Caleidoscopio

METODO SISTEMICO PARA LA RESOLUCION DE PROBLEMAS

Raúl Topete Corral

Introducción.

Las necesidades, objetivos y problemas de sistemas complejos deben ser abordados con enfoques, métodos y técnicas adecuados a dicha complejidad. No hacerlo así nos lleva a invertir muchos recursos y a manejar grandes volúmenes de información, sin que con ello se asegure tener éxito en la satisfacción de esas necesidades, en el logro de esos objetivos o en la solución de esos problemas. El enfoque de sistemas resulta útil para los propósitos descritos; sin embargo, no es suficiente para lograr las soluciones deseadas; debemos utilizar también otros conocimientos y técnicas para lograrlo. En el presente trabajo se definen los términos: Sistemas, Necesidades, Objetivos y Problemas; se distinguen diferentes tipos que hay de cada una de esas categorías conceptuales y se aclaran las diferencias y relaciones que existen entre ellos. Se utiliza ese análisis conceptual para proponer un método de trabajo que nos permita de manera lógica y sistemática satisfacer necesidades, alcanzar objetivos y resolver problemas de organismos u organizaciones sociales. El método está diseñado de tal manera que podamos ubicar y destacar la importancia de otros recursos técnicos que se utilizan también en la solución de problemas, tales como: modelado; investigación de operaciones; toma de decisiones; proyectos; control; gestión o conducción de sistemas; etcétera. Para realizar el trabajo se llevó a cabo una investigación documental y un análisis de dicha información. Ese análisis bibliográfico y las propuestas de conceptos y métodos se hacen en los capítulos 1 al 5. Al final se agrega un apartado de conclusiones y de referencias documentales consultadas.

1. Sistemas

La realidad está formada de materia y energía en permanente transformación. Sabemos que cualquier porción de materia forma parte de porciones más amplias, y que a la vez está formada por porciones de materia más pequeñas.

Es posible entonces, hablando de materia, delimitar las fronteras de una porción, constituyendo lo que llamaremos una unidad de materia. Sabemos también que la forma en que se transforma la materia es mediante intercambio de energía. La energía también se transforma como consecuencia de la interacción de las fuerzas energéticas mismas. Las ideas, los conceptos, los pensamientos que se tienen de la realidad son parte misma de dicha realidad; podría decirse entonces que son formas específicas de relación materia-energía. Estas situaciones han llevado al hombre a utilizar el concepto de Sistema para referirse a la realidad o a partes integrantes de la misma. Dicho concepto es importante y útil por su capacidad de representación de la realidad, llevando incluso a algunos estudiosos a desarrollar teorías acerca de los sistemas. Para los fines de este ensayo, baste sólo con manejar el concepto de Sistema e identificar algunos tipos de sistemas. Entenderemos por sistema entonces a un conjunto de elementos interrelacionados que forman una unidad.

1.1 Tipos de sistemas

Para distinguir o cualificar las porciones de realidad representadas como sistemas se han hecho diferentes clasificaciones de éstos, entre las cuales tenemos:

a) En cuanto a sus elementos integrantes: concretos o duros y abstractos o blandos. b) En cuanto a la consideración del ambiente: cerrados y abiertos. c) En cuanto al cambio en los atributos en un periodo de tiempo: estéticos y dinámicos. d) En cuanto a la cantidad de elementos y relaciones: simples y complejos. e) En cuanto a la existencia de objetivos o propósitos: toleológicos y no teleológicos. f)

En cuanto a la cantidad de metas: con una meta, con varias metas.

g) En cuanto al tipo de propósito: con propósito determinado y con propósitos autodeterminados. h) En cuanto a la variedad del comportamiento de sus elementos: de variedad creciente, de variedad decreciente y de variedad creciente o decreciente. i)

Otros tipos de sistemas: homeostáticos, adaptativos, que aprenden, etc.1

2. Necesidades

El universo, el todo, está formado (físicamente) de materia y energía, mismas que están en constante transformación, en intercambio dinámico permanente. Esa materia y energía se encuentra agrupada y organizada en diferentes formas. Una clasificación de la materia y energía existentes podría ser:

MATERIA - Inorgánica (SIN VIDA): Minerales, líquidos, gases, Y

calor, luz, magnetismo, sonido, etc.

ENERGIA - Orgánica (CON VIDA): Vegétales *No racionales Animales *Racionales: el hombre

De cuerdo con lo anterior, podemos decir que el hombre es una unidad de materia y energía con una organización determinada. Esa materia y energía, al igual que toda la del universo, está en constante transformación, en constante dinámica, y la manera en que se establecen las transformaciones es mediante un intercambio de fuerzas. La dinámica interna y externa de la materia y energía del hombre y en el hombre producen en él reacciones o conductas internas y externas también. Cuando el intercambio se da de una manera “natural” se puede decir que existe un equilibrio dinámico. Cuando ese intercambio no se da de esa manera natural o cuando hay algo que impide ese intercambio natural, las fuerzas actuantes tratan de recuperar el equilibrio dinámico de alguna manera. Con base en este enfoque podemos decir que el hombre tiene una “necesidad” si la dinámica de las fuerzas con que se establece su intercambio de materia y energía con el medio ambiente pierde su equilibrio. Así, un desequilibrio interno o externo de las fuerzas de intercambio de materia y energía provocan en el hombre un estado de “tensión” que va a generar en él una reacción, va a llevarle a poner en juego sus fuerzas para tratar de devolver a su organismo el equilibrio perdido. Es a ese estado de tensión al que llamaremos “necesidad”. Las necesidades del hombre son entonces estados de tensión de su organismo quo van a producirle una reacción que busque reducir dicha tensión. Las reacciones del hombre pueden ser no conscientes, instintivas, involuntarias, o pueden ser conscientes, razonadas, voluntarias. El primer tipo do reacciones están regidas por el sistema nervioso involuntario o de la vida vegetativa, o bien consisten en tendencias innatas a realizar ciertas acciones orientadas a un fin sin previo conocimiento de ese fin. En este tipo de reacciones

están las respuestas neuroendocrinológicas (secreciones de adrenalina, sudor, bilis, jugos gástricos, lágrimas, etc.) y los instintos do conservación, de nutrición, sexual, materno, de defensa, etc. Así, por ejemplo, el hombre inhala aire en busca de oxigeno de manera inconsciente; busca algo que mitigue su tensión cuando tiene hambre, etc. El segundo tipo de reacciones implican una actividad inteligente, reflexiva, en la que entra en juego la experiencia y conocimientos adquiridos, llevando al hombre a plantearse objetivos y caminos de acción, y a decidir qué hacer para lograr esos propósitos, por ejemplo el hombre puede proponerse confeccionar una prenda de vestir que le proteja del clima o diseñar una trampa para atrapar un animal, etc.

2.1 Tipos de Necesidades

El hombre tiene dos grandes grupos de necesidades, el primero corresponde a las necesidades de cualquier ser vivo y a las que por tanto suelen llamarse necesidades de supervivencia. Las necesidades que forman parte de este grupo serian, por ejemplo, la necesidad de mantener el cuerpo a una temperatura determinada, de recuperar la energía gastada, de protegerse del medio ambiente hostil para mantener su integridad física y funcional, etc.; en términos de supervivencia de la especie, otra necesidad seria la de reproducirse. Estas necesidades generales se traducen en necesidades más especificas, como son la de respirar, de alimentarse, de descansar, de protegerse de climas muy fríos o muy calientes (necesidad de vestido y vivienda), de sanar de heridas, etc. El otro gran grupo de necesidades del hombre no son de supervivencia, no afectan a la existencia misma del individuo, sin embargo ocupan un lugar privilegiado en la psicología humana. Son necesidades relacionadas con sus emociones, son necesidades de tener emociones agradables o de evitar o impedir emociones desagradables. Este tipo de necesidades se desprenden básicamente del desarrollo de la inteligencia, del aprendizaje y del carácter social del hombre. Algunas de ellas están relacionadas con las percepciones a través de sus sentidos; otras, con las relaciones que mantiene con otras personas; y otras más, con la concepción que tiene de si mismo. Por ejemplo, si para sobrevivir necesitaba alimentarse, para tener una emoción agradable necesita que el alimento tenga un sabor agradable; si para sobrevivir necesitaba vestirse, pan tener una emoción agradable necesita vestirse con algo que le agrade en diseño, color, forma, etc. Asimismo tiene necesidad de sentirse seguro, de sentirse aceptado y reconocido por los demás y de tener afectos, entre otras necesidades psíquicas. Al igual que en sus necesidades biológicas de supervivencia, en el segundo gran grupo de necesidades, el hombre reacciona con actos inconscientes o involuntarios y con actos reflexivos y voluntarios.

3. Objetivos

Hemos visto hasta aquÍ que el hombre ante sus necesidades reacciona, ya sea con actos involuntarios o bien con actos conscientes y meditados, esto es, el estado de tensión que le produce una necesidad le impulsa a hacer algo con el fin de reducir esa tensión. Lograr que desaparezcan los estados de tensión y con ello mantener el estado de equilibrio dinámico de transformación de materia y energía es lo que finalmente preocupa e interesa al hombre: dicho en otras palabras, le interesa sentirse bien (bien-estar) y sus acciones estarán encaminadas involuntaria o voluntariamente, inconsciente o conscientemente a ello. Cuando la acción del hombre es voluntaria, esta acción, precedida por una idea y determinada por ella, supone una reflexión (inteligencia) y un compromiso (responsabilidad). Las conductas que no responden a este criterio (reflejos, tropismos) no dependen, pues, de la voluntad. “Según el esquema clásico, la voluntad implica: 1o. Concepción de un proyecto, 2o. Deliberación (apreciación de la acción mejor), 3o. Decisión (elección entre posibilidades), 4o. Ejecución de la acción hasta su terminación. El acto terminado constituye la prueba de la autenticidad de un proyecto”.2 La idea que determina la acción representa el estado específico deseado de las cosas, aquél que el individuo juzga va a ser el más conveniente en alguno de los aspectos de los que depende su bienestar. Los

objetivos

son

entonces

esos

estados

específicos

deseados

consciente

y

voluntariamente hacia los cuales se dirigen las acciones, son el fin de la acción, el punto a alcanzar. Para esta definición de objetivos debemos hacer una jerarquización de ellos, pudiéndolos ordenar en: valores o ideales, objetivos-fines y objetivos concretos o metas. “Valor es algo que se estima como muy meritorio y apetecible, algo que se respeta y que motiva una acción; la acción terminada no necesita tener éxito, la valoración tiene lugar tanto si se ha conseguido o no el valor. En el uso que damos aquí, los valores deben ser tomados con un significado más amplio, conceptos más abstractos que motivan agentes en general hacia unos objetivos más específicos. Lasswell y Kaplan indican que existen por lo menos dos importantes grupos de valores: valores de bienestar y valores de diferencia. Los valores de bienestar son aquéllos cuya posesión hasta un cierto grado es una condición necesaria para el mantenimiento de la actividad física de la persona, tales como bienestar, propiamente dicho: la salud y seguridad del organismo; riqueza: la renta, servicios y bienes que se acumulan en un individuo; conocimiento práctico: pericia en la práctica de un arte u oficio, comercio o profesión; instrucción: conocimiento, penetración e información concerniente a las relaciones personales y culturales. Los valores de referencia se toman en consideración en cuanto a los actos de los otros y de uno mismo; respeto: valor de status, honor, reconocimiento, prestigio; rectitud: virtud, bondad, equidad; afecto: amor y amistad.

“Un objetivo es un fin al que tiende un designio, un anhelo o propósito; es más un estado especifico deseable que un valor. De manera que el individuo posee unos valores de los que deriva unos fines; de estos fines surgen los objetivos concretos propiamente dichos. Esto son el fin de la acción, el punto a alcanzar”.3 “La posesión de una amplia gama de objetivos, que se centran en la existencia personal de cada uno, se puede considerar que distingue al hombre del animal. Gordon W. Allport dice que lo que el hombre aprende es una clara disposición para formar estructuras psicológicas, que incluyen simples hábitos, pero también estructuras más complicadas y menos rígidas, tales como conciencia moral, esquemas mentales, e incluso la filosofía de la vida que se adopta: un proceso de conversión, de mutación de la individuación hacia formas de vida individuales. Muchas teorías han aceptado que el comportamiento tiende a la eliminación de estados de estimulo, o sea hacia el equilibrio y la reducción de impulsos, pero Allport indica que una fórmula adecuada para la reducción de impulsos se desvirtúa cuando la motivación participa en esfuerzos propios; los objetivos de esfuerzos propios, estrictamente hablando son inalcanzables. (Allport considera la felicidad no como fuerza de motivación, sino como subproducto de otra actividad motivada.) Así pues, esta argumentación infiere que los motivos son de dos clases: deficitarios y expansivos o de crecimiento (aunque en un momento dado los dos se puedan fundir); se pueden comparar con una retroalimentación positiva o negativa. Los motivos deficitarios van tras la reducción de la tensión y el restablecimiento del equilibrio; los motivos de expansión mantienen la tensión en el interés de objetivos lejanos y a menudo inalcanzables. Esto último es lo que Allport considera como distintivo en el hombre y el animal, sobre la base de que los objetivos mejoran con el proceso de desarrollo en forma de propósitos a largo plazo, valores subjetivos y sistemas comprehensivos de interés: en la esfera moral podemos decir que el devenir depende del desarrollo de una conciencia genérica, que a su vez depende de la posesión de una amplia gama de objetivos y de una imagen de si mismo ideal. Sabemos que un adulto sano se desarrolla bajo la influencia de esquemas de valores cuyo cumplimiento considera deseable, incluso aunque nunca puedan ser completamente logrados. De acuerdo con tales esquemas selecciona sus percepciones, consulta su conciencia, evita líneas de conducta improcedentes, crea y da forma a subsistencias de hábitos según sean acordes o no con sus compromisos. En resumen, estos esquemas activos de conducta ejercen influencia sobre la elección especifica a medida que se desarrollan”.4

3.1 Tipos de Objetivos

Los objetivos pueden clasificarse de diferentes maneras. Algunas de estas clasificaciones son:

a) Por el tipo de sistemas en que se ubican: - Los que persiguen algo en sistemas ya existentes (corregir, mejorar).

- Los que persiguen algo en sistemas no existentes o crear sistemas (diseñar el futuro). b) Por su dimensión temporal: inmediatos mediatos (corto, mediano y largo plazo). c) Por la factibilidad que tienen para ser alcanzados: valores o ideales, fines, objetivos, metas. d) Por su alcance personal: individuales, sociales. e) Por su dimensión espacial: puntuales, locales, municipales, regionales, nacionales, internacionales, mundiales. f) Por su función o campo de acción: sectoriales.

4. Problemas

Para alcanzar sus objetivos, esto es, para alcanzar estados específicos deseados, el hombre tiene que enfrentar su materia y energía ante un conjunto de fuerzas que se oponen, interfieren u obstaculizan el avance de sus acciones en la dirección deseada. A ese conjunto de factores que están impidiendo o dificultando el logro de un objetivo lo llamaremos PROBLEMA. Este concepto equivale al que proporciona Chadwick, cuando dice que Problema = Objetivo + Impedimento de lograr este objetivo.5 Otros conceptos de problema son: a) Problema es la contradicció6n entre un estado real y un estado deseado de las cosas.6 b) ". . .se dice que un problema existe si hay un deseo de lograr una transformación de un estado de situaciones a otro, siempre y cuando haya más de una manera posible de lograr dicha transformación, que las diferentes soluciones posibles tengan el mismo grado de aceptación y que no sea palpable el grado posible de aceptación relativa de las diferentes soluciones posibles”.7

El estado de tensión o necesidad de un sistema teolológico suele confundirse con lo que llamamos problema; sin embargo, de acuerdo con lo que hemos planteado, no se llamaría problema sino hasta tener definido lo que pretendemos lograr (objetivo) y lo que está impidiendo ese logro. Las soluciones alternativas del problema serían los distintos caminos de acción que juzgamos nos permitan vencer los obstáculos o impedimentos y alcanzar el objetivo. Los impedimentos u obstáculos para resolver un problema pueden ser:

a) No tener claro cuál es el objetivo que perseguimos. b) No tener claro cuáles son los obstáculos para lograr el objetivo que perseguimos. c) No saber qué hacer ni cómo hacer para vencer los obstáculos. d) No tener con qué vencer los obstáculos (falta de recursos). e) Combinación de los anteriores.

4.1 Tipos de problemas

Los problemas pueden clasificarse según diferentes criterios:

a) Por el tipo de sistema de que se trate: de sistemas existentes o de sistemas no existentes; simples o complejos, etc. b) Por el tipo de objetivos que se persiguen: de corrección o mejoramiento y de expansión o contracción; de creación o modificación; de corto, mediano y largo plazo, etc. c) Por la cantidad de alternativas de solución: con pocas alternativas y con muchas. d) Por el tipo de operaciones que se realizan: de inventario, espera, asignación, secuenciación y coordinación, rutas y reemplazo y mantenimiento, competitivos, búsqueda y heurísticos; de compras y obtención de materiales, producción, comercialización (distribución, ventas, servicios), investigación y desarrollo, personal, finanzas y contabilidad, planificación, etc. e) Por las condiciones existentes para la toma de decisiones; de certidumbre, de riesgo, de incertidumbre.

5. Método para satisfacer necesidades-lograr objetivos-resolver problemas

De acuerdo con lo tratado en el presente trabajo, la satisfacción de una necesidad implica el logro de un objetivo y por tanto haber superado los obstáculos o impedimentos que existían para alcanzar dicho logro, esto es, haber resuelto un problema. A continuación se presentará un método de trabajo para satisfacer necesidades-lograr objetivos resolver problemas. Este método, además de constituir un instrumento racional para el trabajo eficiente, tiene la virtud de diferenciar, ubicar y relacionar elementos conceptuales y metodológicos complementarios y muy utilizados en el proceso de solución de problemas difíciles o complejos. Así, a través del método propuesto podemos distinguir y apreciar el lugar que corresponde y la utilidad que tienen elementos tales como: necesidades, sistemas, modelos conceptuales, investigación, análisis, síntesis, evaluación ex-post, proyecciones y escenarios de referencia, pronósticos, medición, análisis de obstáculos y oportunidades, diagnósticos, objetivos, problemas, soluciones, planeación, medios, modelos formales y de otros tipos, investigación de operaciones, diseño de alternativas, evaluación ex-ante, toma de decisiones, recursos; formulación, gestión, implementación, instrumentación e instalación de proyectos; control, control de gestión, operación y otros más. El método propuesto es el siguiente:

1. El organismo u organización se encuentra en un estado de necesidad o de tensión (Síntomas). 2. Concebir al organismo u organización como un sistema teleológico que tiene necesidades, pretende alcanzar objetivos o resolver problemas (Enfoque de sistemas). 3. Construir el objeto de estudio8 (Modelo conceptual). Cabe aclarar aquí que el procedimiento de referencia recomienda, para la construcción del sistema construido u objeto de estudio, un proceso de retroalimentación entre modelos conceptual y realidad. Esto implica actividades de investigación, análisis, síntesis, medición y evaluación ex-post de sistemas. 4. Elaborar proyecciones y escenarios acerca del comportamiento futuro del sistema, de sus elementos integrantes, de sus relaciones, de su medio ambiente y de sus atributos. 5. Contrastar el estado actual y escenarios de referencia del sistema contra el sistema construido pan apreciar diferencias. 6. Analizar las diferencias encontradas pan determinar sus causas; análisis de obstáculos, impedimentos, fuerzas opositoras al logro de los objetivos; objetivos en conflicto, etc. 7. Elaborar el diagnóstico del sistema. Establecer las relaciones causa-efecto o productorproducto para explicar el estado de tensión del sistema. 8. Definir Ia problemática o sistema de problemas. Establecer la red de objetivos de niveles diferentes o sub-objetivos y sus respectivos obstáculos, impedimentos o restricciones, de los cuales depende la satisfacción de la necesidad, el logro del objetivo principal o la solución del problema principal. 9. Seleccionar los objetivos y establecer la medida en que deberán alcanzarse para el logro del objetivo principal o pan resolver el problema principal. 10. Identificar y seleccionar los medios y caminos alternativos de solución que habrán de utilizarse para lograr los objetivos del inciso anterior. 11. Evaluar (ex-ante) los medios y caminos alternativos de solución y seleccionar uno de ellos, el que se considere óptimo. 12. Estimar los recursos requeridos y disponibles para llevar a cabo la solución elegida, establecer las diferencias entre ellos y analizar la posibilidad de integrar dichos recursos. (En caso de que no sea posible integrar los recursos requeridos se tendrán que redefinir los objetivos, o medida en que deberán ser alcanzados, del inciso 8, ya que estaríamos incorporando nuevos obstáculos o restricciones a la problemática planteada en el inciso 7). 13. Especificar la solución final elegida. 14. Diseñar la implementación a instrumentación de la solución hasta su implementación o instalación. 15. Diseñar el sistema de control de la etapa de implementación y de la ejecución de la solución.

16. Implementar o instrumentar la solución. 17. Ejecutar la solución hasta alcanzar el objetivo propuesto. 18. Evaluar (ex-post) y registrar la experiencia tenida para situaciones futuras.

Conclusiones

Las precisiones conceptuales y el método propuestos en este trabajo pretenden ser elementos integradores del esfuerzo humano que pretenda avocarse a la solución de problemas complejos. El método puede aplicarse sólo con el concurso de especialistas de distintas áreas de conocimiento, por tanto es requisito indispensable que los participantes lo conozcan y comprendan y que ubiquen su propia participación y la importancia de la misma en ese contexto, como marco común de referencia.

Fuentes documentales consultadas

Ackoff, Russell L. Planificación de la empresa del futuro. México, Limusa, 1986, 357 pp. Ackoff, Russell L. Un sistema de conceptos de sistemas. Resumen mimeográfico, s.p.i. Ackoff, Russell L. y Sasieni, Maurice W. Fundamentos de investigación de operaciones. México, Limusa-Wiley, 1971, 502. Chadwick, George F. Una visión sistemática del planteamiento. Barcelona, Gustavo Gili, 1973. Checkland, Peter. De optimización a aprendizaje: Un desarrollo del pensamiento de sistemas para los 90’s. Resumen mimeografiado, s.p.i. Fuentes Zenón, Arturo. El enfoque de sistemas en la solución de problemas. Apuntes de clase mimeografiados. México, UNAM/Facultad de Ingeniería/DEP, 1987. Krick, Edward V. Introducción a la ingeniería y al proyecto en la ingeniería. México, Limusa-Wiley, 1971, 236. Ochoa Rosso, Felipe. Estructuración del proceso de solución de problemas de sistemas. Apuntes mimeografiados, s.p.i. Sillany, Norbert. Diccionario de psicología. 2a. ed. España, Larousse, 1969, 344 pp. Timms, Howard L. Sistemas de decisión gerencial. 3a. ed. Buenos Aires, El Ateneo, 1972, 174 pp.

NOTAS 1

Gran parte de esta tipología fue tomada de Ackoff, Russell L. Un sistema de conceptos de sistemas. Apuntes

mimeográficos. s.p.i. 2

Norbert Sillany. Diccionario de Psicología. 2a. ed. España, Larousse, 1969, pig. 339.

3

George F. Chadwick. Una visión sistemática del planeamiento. Barcelona, Gustavo Gili. 1973, pág. 121 y

122. 4

Ibid., págs. 111 y 112.

5

Ibid., p. 120.

6

FeIipe Ochoa Rosso. Estructuración a del proceso de solución de problemas de sistemas. Apuntes

mimeografiados. s.p.i. 7

Edward V. Krick. Introducción a la ingeniería y al proyecto en la Ingeniería. México, Limusa-Wiley. 1971, pág.

26. 8

La construcción del objeto de estudio se hará de acuerdo con el procedimiento planteado por Arturo Fuentes

Zenón en el documento: El enfoque de sistemas en la solución de problemas. Apuntes de clase mimeografiados. México, Facultad de Ingeniería/División de Estudios de Posgrado, 1987.