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CAPITULO II MARCO TEORICO SOBRE: MODELO DE COSTOS BASADO EN ACTIVIDADES (ABC), PARA CONTRIBUIR A LA MEDICION Y CUANTIFICACION RAZONABLE DE LOS COSTOS DE PRODUCCION. A. MODELO En la filosofía de las ciencias, el término modelo ha logrado una gran aceptación y empleo, ya que los usos son diversos y frecuentes. En la ciencia continuamente se hace referencia a los modelos científicos, los cuales pueden entenderse abarcando las tres significaciones: 1. Representan la teoría 2. Muestran las condiciones ideales en las que se produce un fenómeno al verificarse una ley o una teoría. 3. Constituyen una muestra particular de la explicación general de la teoría.
Así, un modelo científico es la configuración ideal que representa de manera simplificada una teoría. Los modelos son construcciones racionales o constructos, que fundamentalmente se forman a partir de otros conceptos y no directamente de la observación de la realidad.
El modelo describe una parte del campo cubierto por la teoría, la cual incluye modelos, y éstos la representan justamente mostrando la referencia que hace la teoría a la realidad. La función básica del modelo es la de ayudarnos a comprender las teoría y las leyes y proporcionar una interpretación de las mismas, de manera que
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si el modelo nos ayuda a comprender es porque además de darnos una explicación nos permite predecir.1
La elaboración de un modelo tiene que ver tanto con el arte como con la ciencia, es decir que es algo que se debe aprender de experiencias así como del seguimiento de procesos formales, los modelos no se suelen elaborar únicamente de manera que tan solo unos aspectos de las actividades o de los temas de interés aparezcan mejor descritos.
1. CONCEPTO Modelo es una representación simplificada de la realidad y que sólo recoge los aspectos básicos del problema.2
Es un conjunto de relaciones lógicas, ya sean cualitativas o cuantitativas, las cuales enlazan entre si las características relevantes de la realidad concerniente.3
Modelo es la abstracción de los sucesos que rodean un proceso, una actividad o un problema. Aíslan una entidad de su entorno de tal manera que puede examinarse sin el ruido o perturbación de otras influencias del medio circundante.4
2. CARACTERISTICAS
Estudian un problema del mundo real
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Guillermo Baena Paz, Metodología de la Investigación Publicaciones Cultural 6° Reimpresión Mexico, 2004 2 Decisiones empresariales con Riesgo e Incertidumbre, Emilio Soldeville Garcia, Editorial Hispano Europea, Barcelona, 1984. 3 Contruccion de modelos para análisis de decisiones, Rivett, Patrick 1ª Edición Editorial Limusa, S.A. Mexico,1983. 4 Administración Una Perspectiva Global Harold Koontz y Weihrich 11ª Edición Editorial Mc Graw Hill, México, 2001.
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Hacen uso de conocimientos matemáticos y científicos, con el objetivo de llegar a conclusiones finales.
Comparan los datos obtenidos como predicciones con datos reales.
Son completamente exactos con problemas de la vida real, de hecho se trata de una idealización.
El modelo debe ser bastante aproximado al sistema real e incorporar la mayoría de sus aspectos importantes.
El modelo no debe ser tan complejo, debe ser entendible y a la vez flexible.
3. CLASES Los modelos más difundidos en los estudios investigativos son los siguientes:
3.1 MODELO DE DECISION El proceso de decisión tiende a buscar la mejor decisión posible, siendo la decisión optima la que maximiza el criterio que se ha adoptado como objetivo de la decisión. La decisión puede plantearse en función del riesgo e incertidumbre a que se somete.
3.2 MODELO DETERMINISTA Un modelo es determinista cuando sigue el método de las ciencias exactas, apoyándose en mediciones precisas y cálculos matemáticos. Estos modelos se usan para explicitar las relaciones y las leyes que pueden ser válidas para las decisiones y las predicciones. Es una representación matemática de ello, en la cual todas las variables de entrada son conocidas con exactitud. Es un modelo que algunas veces toma como exactamente conocidos todos los resultados de análisis previos que han tenido en algunos elementos de incertidumbre.
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3.3 MODELO PROBABILISTICO O ESTOCÀSTICO Es aquel en el cual al menos una de las principales variables es de naturaleza incierta. El juicio probable es sólo una opinión, el mismo juicio puede ser probablemente cierto y probablemente incierto. En la toma de decisiones hay que operar limitándose al mayor grado posible de probabilidad aportado por el conocimiento de la realidad.
3.4 MODELO DE INFORMACION La toma de una decisión consiste en elegir entre diversas acciones o estrategias posibles de acuerdo a la información disponible.
B. COSTOS 1. ANTECEDENTES La necesidad de diseñar procedimientos y registros que por si mismos, pudieran acumular los costos realmente incurridos, separadamente para cada distinto articulo elaborado, a fin de utilizar esos costos en la valuación de los inventarios y en la determinación de la utilidad periódica; derivó la estructuración de procedimientos y registros y dieron origen a la contabilidad de costos. Una ventaja inmediata se derivó de esta nueva técnica: la de permitir que los registros contables reflejaran constante y progresivamente las cifras relacionadas con unidades y costos de los artículos vendidos y en existencia, prescindiendo de la antigua práctica de tomar inventarios físicos generales y proceder a la recapitulación y valuación de costos.
La contabilidad de costos en un proceso evolutivo surge como un auxiliar, como un apéndice de la contabilidad general en su necesidad de suministrar información periódica, más frecuente, oportuna y veraz a la administración de las empresas
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industriales, prescindiendo al mismo tiempo de la práctica de tomar inventarios físicos totales y valuarlos a costos unitarios estimados. La contabilidad de costos, como consecuencia de sus procedimientos analíticos peculiares, posee un caudal cuantioso, por lo que a cifras y datos de operación se refiere, que le permite proporcionar en un momento dado, todo un conjunto de información pertinente para las decisiones en estudio, de manera que la evaluación de cada una se apoye en datos objetivos y fehacientes y no en simples apreciaciones subjetivas, contribuyendo así a la integración cuantificada de los estudios de la economía de las empresas. Desde el punto de vista histórico, la contabilidad de costos ha tenido un desarrollo paralelo al progreso industrial tan pronto como surgieron las actividades fabriles se hizo necesario utilizar procedimientos y registros contables. El empleo de datos de costos con fines distintos al de su determinación fue otro avance importante en el desarrollo de la contabilidad de costos, por lo que debe ser considerada como la compañera clave de la Gerencia en las actividades de planificación y control, ya que le suministra las herramientas necesarias para planear, controlar y evaluar las operaciones. Dichos procedimientos y registros permitieron que los registros contables reflejen constante y progresivamente las cantidades relacionadas con unidades, costos de ventas e inventarios físicos.
2. CONCEPTO Costo es el sacrificio realizado para obtener algún bien o servicio. Este sacrificio puede medirse por las erogaciones de efectivo, propiedad transferida o servicios realizados.5
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Contabilidad de Costos Carlos Fernando Cuevas 2ª Edición Pearson Educación, Colombia 2001 Pág. 12-13 31
Costo es el consumo valorado en términos monetarios de los diferentes factores que se incorporan racionalmente y de forma necesaria en el proceso de producción para la obtención de un producto o la prestación de un servicio.6
El costo mide el sacrificio económico en que se haya incurrido para alcanzar las metas de una organización. En el caso de un producto representa la medición monetaria de los recursos que se hayan usado, como los materiales, mano de obra y los costos indirectos. En el caso de un servicio, el costo es el sacrificio monetario que se haya hecho para proporcionar el servicio.7
3. OBJETIVOS Los objetivos de la Contabilidad de Costos son:
Generar informes para medir la utilidad, proporcionando el costo de ventas correcto.
Valuar los inventarios para el estudio de las situaciones financieras.
Proporcionar reportes para ayudar a ejercer el control administrativo.
Ofrecer información para ayudar a la administración a fundamentar la estrategia competitiva.
Ayudar a la administración en el proceso del mejoramiento continuo, eliminando las actividades que no generan valor.
Contribuye a determinar correctamente el costo unitario: A través de este objetivo se logra la fijación de precios de venta, valuación de artículos terminados, valuación de producción en proceso, determinación del costo de producción de lo vendido, normas y políticas de operación y explotación, indicativos para la planeación y control presupuestales.
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Contabilidad de Costes: Supuestos Prácticos Ángel Tejada Ponce y Pérez 1ª Edición Pearson Prentice Hall, España 2004 7 Contabilidad y Administración de Costos, Rayle Rayburn, Gale 6ª Edición, Editorial Mc Graw Hill, México 1999, Pág. 5 32
Proporcionar información amplia y oportuna: otro objetivo importante de los Costos está relacionado con el enfoque gerencial en lo que respecta a la planeación de utilidades para la toma de decisiones frente a diferentes alternativas, contribuye a la orientación de la política de precios de venta y permite hacer vinculaciones con las técnicas presupuestales.
4. IMPORTANCIA La importancia principal radica en que al conocer los costos relacionados con la fabricación de un producto, ayuda a tomar decisiones de carácter administrativo y/o financieros, tales como:
Fabricar o comprar un artículo: Para la fabricación o elaboración de un determinado producto algunas veces se requiere de ciertas piezas o partes, las cuales se adquirirán en función del costo en que se incurría al fabricarlos y el precio que tendría que pagar al comprarlos ya elaborados.
Expandir la Producción y Ventas: Se analizan tomando como punto de partida los costos fijos debido a que una reducción en la producción no dá como resultado una disminución en ellos, un aumento tampoco dará resultado un aumento en los costos fijos.
Fijar precios a los productos: La contabilidad de costos proporciona información acerca de los costos de los materiales, mano de obra, gastos de fábrica, gastos de administración y gastos de venta, a partir de lo cual se fijarán precios de venta que proporcionen al negocio cierta ganancia.
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5. CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE COSTEO8 5.1 DE ACUERDO PRODUCCIÓN
CON
LAS
CARACTERÍSTICAS
DE
LA
5.1.1 SISTEMA DE COSTO POR ÓRDENES: es un sistema que acumula los costos por lotes o por órdenes de fabricación. Generalmente la producción es muy heterogénea.
5.1.2 SISTEMA DE COSTOS POR PROCESOS: es un sistema que acumula los costos en cada proceso sobre una base de tiempo. Los costos se trasladan de proceso en proceso hasta su terminación. Usualmente los productos son homogéneos y permiten una fabricación en serie.
5.2 DE ACUERDO CON LA BASE DE COSTOS 5.2.1 SISTEMA DE COSTO HISTÓRICO: es aquel sistema que registra los costos reales; o sea, los costos incurridos en la fabricación o comercialización del producto o la prestación de servicio. En el sistema de costos por órdenes, los materiales directos y la mano de obra directa se puede registrar sobre una base histórica; los costos indirectos de fabricación o del servicio, por su dificultad para conocerlos en el momento de la producción, se deben predeterminar. En el sistema de costos por procesos todos los elementos del costo se pueden cargar al valor real ya que se acumulan sobre una base de tiempo.
5.2.2 SISTEMA DE COSTOS PREDETERMINADOS: es el sistema que calcula los costos antes de que la producción ocurra o el período comience. Puede ser estimados o estándares. Los primeros son los costos que pueden ser y los segundos, los costos que deben ser.
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Ibid 2 Pags. 17-20 34
5.3 DE ACUERDO CON ALGUNAS FILOSOFÍAS SOBRE EL COSTO: 5.3.1 COSTEO TOTAL, ABSORBENTE O TRADICIONAL (FULL COSTING): asigna al producto los tres elementos del costo. No hace distinción entre variables o fijos. Los gastos son considerados sacrificios del período y nada tienen que ver con los inventarios. La utilidad bruta es la diferencia entre las ventas y el costo de estas ventas.
Costo Total = Materiales + Mano de Obra + Costos Indirectos + Contratación con Terceros
5.3.2 COSTEO DIRECTO, VARIABLE O MARGINAL (DIRECT COSTING): este sistema asigna al producto los costos variables. Los costos y gastos fijos son considerados sacrificios del período. Aparece el concepto de la contribución o utilidad marginal como la diferencia entre el precio y los costos y gastos variables. Costo Total = Materiales + Mano de Obra Variable + Costos Indirectos Variables + Contratación con Terceros
5.3.3 COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES (ACTIVITY BASED COSTING): este sistema asigna a los productos o servicios los materiales directos y el costo de las actividades necesarias para producirlos o prestarlos y costea las actividades con base en los recursos necesarios para realizarlas. Los costos y gastos agrupados son los recursos del sistema.
Costo Total = Materiales + Sumatoria del costo de cada una de las actividades
5.3.4
COSTEO
EN
TEORÍA
DE
LAS
RESTRICCIONES
(THROUGHPUT
ACCOUNTING): modelo que asigna los costos indirectos en los puntos débiles del sistema. La identificación de los recursos escasos (cuellos de botella) se hace absolutamente necesaria para sincronizar el sistema. El throughput es la velocidad a la cual se genera el dinero. El recurso escaso es el que determina el throughput. 35
La teoría de las restricciones conduce a los gerentes al ataque de las limitaciones para alcanzar su meta más importante: generar valor para la empresa. La manera de expresar la meta es aumentando las utilidades, mientras que simultáneamente se reducen los inventarios y los gastos de operación. La meta no es mejorar un parámetro aisladamente, sino todos integralmente.
Throughput = Precio de venta – Costos variables Por consiguiente, todos los demás costos serán fijos.
5.3.5 COSTEO OBJETIVO (TARGET COSTING): es un procedimiento que permite determinar los costos a partir del precio. En un ambiente de alta competencia donde el precio está determinado por el mercado, la empresa sólo cuenta con la opción de encontrar el camino que le permita el costo para lograr la rentabilidad deseada.
5.3.6 COSTE EN EL CICLO DEL PRODUCTO (LIFE CYCLE COSTING): es la acumulación de costos de actividades que se realizan a lo largo del ciclo de vida de un producto. Generalmente el costo de un producto se identifica exclusivamente en la fase de producción, cuando éste se genera desde la planeación del producto, hasta el desarrollo del soporte logístico. El ciclo de vida de un producto es el tiempo que existe, desde su concepción, hasta su abandono. Por lo general se refiere a una clase de producto como un todo. El ciclo de vida es manejado a través de la administración de costos que es un enfoque que elabora una estructura conceptual que facilita la capacidad de la administración para aprovechar los vínculos internos y externos de la compañía.
5.3.7 COSTO POR PROTOCOLOS (PROTOCOLS COSTING): es una técnica en el sector de la salud con el ánimo de establecer para el médico, el tratamiento de menor costo, bien sea en procedimientos o en tratamientos de problemas clínicos.
5.3.8 COSTEO BASADO EN VENTAS (SALES BASED COSTING): los japoneses lo denominan Fortalecimiento del Espíritu Emprendedor. Siempre se ha conocido como 36
el modelo de centro de utilidad. No es un método de costeo; es una cultura de gestión que busca que todas las áreas de una institución sean rentables, aunque sus clientes sean internos. Se requiere para su adecuado manejo la filosofía de los precios de transferencia.9
C. COSTOS BASADOS EN ACTIVIDADES (ABC) 1. ANTECEDENTES El primer desarrollo del ABC, comienza a principios de los años 60 en la General Electric, donde la gente de finanzas y control de gestión buscaban mejor información para controlar los costos indirectos; los contadores de General Electric
pueden
haber sido los primeros en utilizar la palabra actividad para describir una tarea que genera costos, pero realmente fueron los académicos españoles los que utilizaron este término por primera vez en sus trabajos de investigación.
Sin embargo, el costeo basado en actividades (Activity Based Costing, ABC) apareció con mayor aceptación a mediados de la década de los ochenta; sus promotores, Robin Cooper y Robert Kaplan, determinaron que el costo de los productos debe comprender el costo de las actividades necesarias para fabricarlo. Se desarrolló como herramienta para resolver el problema que se presenta en la mayoría de las empresas, respecto a los sistemas de costeo tradicionales que se desarrollaron principalmente para cumplir la función de valoración de inventarios, pero que se presentan muchos defectos, en especial cuando se utilizan con fines de gestión interna.
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Ibid 2 Pags. 17-20
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El sistema ABC se basa en la agrupación de centros de costos que conforman una secuencia de valor de los productos y servicios de la actividad productiva de la empresa. Centra sus esfuerzos en el razonamiento gerencial de forma adecuada sobre las actividades que causan costos y que se relacionan a través de su consumo con el costo de los productos. Lo más importante es conocer el origen de los costos para obtener el mayor beneficio posible de ellos, minimizando todos los factores que no añaden valor.
Desde el punto de vista del costeo tradicional, los costos indirectos se asignan utilizando como base los productos, a diferencia del ABC, que no asigna estos costos a los productos sino a las actividades que se realizan para producirlos. La actividad se entiende como la actuación o conjunto de actuaciones que se realizan en la empresa para la obtención de un bien o servicio. Estas actividades son el núcleo de de acumulación de los costos.10
2. CONCEPTO El Costeo basado en actividades (Activity Based Costing), es un sistema que asigna a los productos o servicios los materiales directos y el costo de las actividades necesarias para producirlos o prestarlos y costea las actividades con base en los recursos necesarios para realizarlas. Los costos y gastos son los recursos del sistema.11 El ABC es un sistema gerencial y no un sistema contable donde los recursos son consumidos por las actividades y éstas a su vez son consumidas por los objetos de costos (resultados). Así mismo es una metodología que asigna costos a los
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Contabilidad de Costos, Oscar Gómez Bravo 5ª Edición Editorial Mc Graw Hill, México, 2005. Pags. 352-353 11 Costeo Basado en Actividades ABC Joaquin Tafur y Jair Agudelo 1ª Edición ECOE Ediciones, Colombia, 2006 38
productos o servicios con base en el consumo de actividades; considera todos los costos y gastos como recursos en una jerarquía departamental.12
3. OBJETIVOS La implementación de un sistema de costos basados en actividades permite la obtención de los siguientes objetivos: •
Medir el desempeño de las actividades que se ejecutan en una empresa y la adecuada asignación de los costos a los productos o servicios a través del consumo de las actividades, para lograr mayor exactitud en la asignación de los costos.
•
Medir los costos de los recursos utilizados al desarrollar las actividades en un negocio o entidad.
•
Asignar costos en forma más racional para mejorar la integridad del costeo de los productos.
•
Ser una medida de desempeño, que permita mejorar los objetivos de satisfacción y eliminar el desperdicio en actividades operativas.
•
Proporcionar herramientas para la planeación del negocio, determinación de utilidades, control y reducción de costos y toma de decisiones estratégicas.
•
Identificar las actividades realizadas en la organización (para asignar el costo y visualizar el proceso).
•
Identificar los elementos del costo (para visualizar la asignación del costo) y medir el desempeño (para visualizar el proceso).
•
Determinar la relación entre las actividades y los elementos del costo (para visualizar la asignación del costo)
•
Identificar y medir los inductores del costo que determinan la carga del trabajo (para visualizar el proceso) y hacen que el costo fluya a las actividades y que
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Contabilidad de Costos Oscar Gómez Bravo 5ª Edición Editorial Mc Graw Hill, México, 2005. Pag. 352 39
a su vez fluya a otras actividades o a los productos y servicios de la organización (para visualizar la asignación del costo).
4. FUNDAMENTOS DEL COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES. Fundamento 1: Es un sistema gerencial y no un sistema contable. Si el propósito es diseñar un modelo a la medida de la empresa, o de la administración, o de las necesidades de la gestión, no debe concebirse como sistema contable, sino como un sistema gerencial.
Fundamento 2: Los productos o servicios (objetos de costo) consumen actividades. Los productos o servicios no consumen recursos; consumen actividades. El mayor aporte del costeo basado en actividades a la teoría general de costos es haber encontrado el camino para asignar de manera razonable la cantidad de recursos que un producto consume.
Fundamento 3: Considera todos los costos y gastos como recursos. Los costos ABC respetan la diferencia contable entre costos y gastos pero no la utiliza. Todos los esfuerzos para producir o comercializar un bien o prestar un servicio son recursos; tanto los costos como los gastos son recursos. Según esta metodología el costo de un producto incluye, además de los recursos directos, una parte de gerencia, una parte de contabilidad, una parte de recursos humanos, etc., Vincular la estructura corporativa a los costos ha sido señalada una virtud de este sistema.
Fundamento 4: Acierta en las relaciones de causalidad entre los recursos y las actividades y entre éstas y los objetos de costo (productos o servicios). La verdadera relación de causalidad debe buscarse entre los elementos que se corresponden: recurso-actividad y actividad-producto. El recurso se consume porque
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hay una actividad que lo utiliza y el producto adquiere costo porque consume una actividad que cuesta.
Fundamento 5: Su enfoque es sistémico; poco interesan las jerarquías departamentales. El costeo basado en actividades es un sistema que se ocupa más del verbo que del sustantivo. Es más importante la actividad y el proceso que la división o el departamento. Si bien es cierto que es un modelo que se alimenta de una contabilidad por áreas de responsabilidad, lo fundamental es lo que la entidad realiza.
Fundamento 6: Es la base fundamental para desarrollar la Administración basada en Actividades ABM. Una empresa logra su viabilidad, no porque calcula sus costos, sino porque los gestiona estratégicamente, esto se hace mediante la Administración basada en Actividades ABM (Activity Based Management)
Fundamento 7: Si no existe compromiso de grupo, sus objetivos fracasan. El costeo y la administración basada en actividades son modelos cuyos resultados no se logran por sí solos; requieren de todos los empleados de la organización 13
5. VENTAJAS Según Malcolm Smith, las ventajas para las empresas que implantan un sistema ABC son: •
Las organizaciones con múltiples productos pueden observar una ordenación totalmente distinta de los costos de sus productos; esta nueva ordenación
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Costeo Basado en Actividades ABC Joaquin Tafur y Jair Agudelo 1ª Edición ECOE Ediciones, Colombia 2006. Pag. 36-45 41
refleja una corrección de las ventajas previamente atribuidas a los productos con menor volumen de venta. •
Un mejor conocimiento de las actividades que generan los costos estructurales puede mejorar el control que se ejecute sobre los costos incurridos de esa naturaleza.
•
Puede crear una base informativa que facilite la implantación de un proceso de gestión de calidad total, para superar los problemas que limitan los resultados actuales.
•
El uso de indicadores no financieros para valorar inductores de costos, facilita medidas de gestión, además de medios para valorar los costos de producción. Estas medidas son esenciales para eliminar el despilfarro y las actividades sin valor añadido.
•
El análisis de inductores de costos facilita una nueva perspectiva para el examen del comportamiento de los costos y el análisis posterior que se requiere a efectos de planificación y presupuestos.
•
El ABC incrementa la credibilidad y utilidad de la información de costos en el proceso de toma de decisiones y hace posible la comparación de operaciones entre plantas y divisiones.
Otras ventajas importantes del modelo de Costos ABC son las siguientes: •
Permite calcular de forma más precisa los costos, fundamentalmente determinados
costos
indirectos
de
producción,
comercialización
y
administración. •
Aporta más información sobre las actividades que realiza la empresa, permitiendo conocer cuáles aportan valor añadido y cuáles no, dando la posibilidad de poder reducir o eliminar estas últimas.
•
Permite relacionar los costos con sus causas, lo cual es de gran ayuda para gestionar mejor los costos.
•
El ABC es muy útil en la etapa de planeación, pues suministra abundante información que sirve de guía para varias decisiones estratégicas, tales como:
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fijación de precios, búsqueda de fuentes, introducción de nuevos productos y adopción de nuevos diseños o procesos de fabricación.
6. APLICACION DE LOS COSTOS BASADOS EN ACTIVIDADES (ABC) El costeo tradicional aceptado por la contabilidad financiera, considera que el recurso de la mano de obra directa y los materiales directos son los factores de producción predominantes. Bajo este enfoque de costeo, los costos indirectos de fabricación se asignan a los productos usando para ello una tasa, la cual para su cálculo considera una medida de la producción. Sin embargo en el Sistema ABC, los costos indirectos de fabricación son asignados a las actividades consumidoras de los recursos, para posteriormente asignarlos a los productos, en proporción al consumo que éstos hacen de las actividades, para lo cual se debe buscar los conductores de costos adecuados (cost-driver). Los costos resultantes de la aplicación del sistema tradicional y del sistema de costo basado en actividades son diferentes y las variaciones corresponden a actividades operativas no cuantificadas debidamente en los sistemas de costos tradicionales y cuya falta de proporcionalidad esta definida por uno de los siguientes aspectos:
a) Diversidad por tamaño de producto; b) Diversidad por complejidad, en el sentido que los productos complejos pueden consumir más labor; c) Diversidad en el volumen de producción. Para la implementación de un modelo de costos basado en actividades es necesario hacer las consideraciones necesarias sobre el tipo de empresas donde es conveniente aplicar este sistema. A continuación se presenta una valoración de estos aspectos:
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•
Se deben considerar aquellas empresas en las que los costes indirectos juegan un parte importante de los costos totales.
•
Empresas en las que se observa un crecimiento, año tras año en sus costos indirectos.
•
Empresas con alto volumen en sus costos fijos.
•
Aquellas en las que los costos indirectos se vienen imputando a los productos mediante una base arbitraria.
•
Empresas en las que la asignación de los costos indirectos a los productos individuales no resulta realmente proporcional respecto al volumen de producción de los productos.
•
Las empresas inmersas en un entorno de fuerte competencia.
•
Empresas en las que existen una gran variedad de productos y de procesos de producción, en las que además, los volúmenes de producción varían sensiblemente.
•
Empresas con mucha diversidad de las estructuras de apoyo, dada a los productos.
•
Empresas con un nivel alto de coincidencia de procesos o actividades entre los productos.
•
Empresas en la que existe un gran número de canales de distribución y de compradores que provocan la necesidad de acometer actividades de ventas muy diferenciadas.
•
Empresas en que se demuestre que existe insatisfacción con el sistema de costos existente.
•
Empresas en que se haya escogido como forma de competir el liderazgo en costos.
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7. METODOLOGÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LOS COSTOS BASADO EN ACTIVIDADES (ABC). Partiendo que la filosofía de los Costos ABC, está cimentada en la asignación de los costos indirectos a los productos con base en las actividades que generan dichos costos y que fueron consumidas por los productos para su elaboración; es necesario considerar que la implementación de un sistema de costos ABC implica la adopción de una metodología que de manera eficiente y eficaz permita a la entidad costear sus bienes o servicios con base a las actividades; para ello se adoptará la metodología paso a paso.
Una guía practica para comprender la metodología de costos basado en actividades, se logra a través del planteamiento de la estructura de navegación del modelo ABC; dicha estructura es un grafico o esquema de cómo fluyen los costos bajo la filosofía de costos ABC, son una ayuda didáctica muy practica para presentar a los usuarios del modelo ABC, el funcionamiento y los beneficios de este.
A continuación se presenta un diagrama del flujo de determinación de los costos bajo la metodología de costos ABC
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Gráfico Nº 5 Diagrama del flujo de Aplicación de los Recursos a través de la Metodología de Costos Basados en Actividades (ABC)
Elaborado por Equipo de Tesis
7.1 TERMINOS BASICOS UTILIZADOS POR LOS COSTOS ABC a) Actividad: es un conjunto de tareas o acciones homogéneas que tienen un objetivo común y para su adecuada ejecución consumen recursos. Son
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acciones que se realizan para satisfacer una determinada necesidad o demanda en la empresa, en algunos casos agregan valor a los productos. b) Centro de costos: unidad de la organización que es responsable por todos sus costos y gastos en los que incurre para el desarrollo de todas sus actividades. c) Costo de conversión: es un inductor alternativo que es utilizado para distribuir costos a otras actividades u objetos de costos, aunque ello implique que estos puedan ser centros de costos. Generalmente se utiliza en aquellos casos en que es prácticamente imposible reunir y conservar datos relativos al inductor de costos teóricamente mas correcto del costo de la actividad. d) Diccionario de Actividades: es una recopilación de las actividades realizadas en una organización, agrupadas por procesos y seguidas de su definición. e) Direccionador o Inductor de costos (Cost Dirvers): es un criterio de aplicación o distribución de todos aquellos parámetros convencionales que se toman como referencia para hacer una asignación objetiva y razonable de costos. Son los que llevan los costos desde los centros de costos a las actividades y desde estas a los objetos de costos; establecen una relación causa - efecto entre los objetos de costos y las actividades y entre estas y los centros de responsabilidad. f) Inductores de Actividad o Activity Drivers: son unidades en que los objetos de costo (productos, servicios, clientes, etc.), consumen actividades que deben desempeñarse para que la empresa pueda fabricar (productos) prestar (servicios) o atender (clientes). Los activity drivers son factores que se usan para asignar el costo de una actividad al objeto de costo que se estudia; mide asimismo la frecuencia e intensidad de uso que hace el objeto de costo de la actividad. g) Objeto de costo: representa todo aquello que en ultima instancia se desea costear o que es la razón de ser del negocio, como servicios, productos, ordenes de fabricación, clientes, mercados, proveedores, centros de costos,
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etc. Es el producto, servicio, departamento, el cual se desea medir, acumular y asignar los costos. h) Recursos: conjunto de todos los saldos monetarios que tienen las cuentas contables de resultados para un determinado periodo. i) Recursos contables: son todos aquellos constituidos por las cuentas de costos y gastos que directamente provee la contabilidad financiera.
7.2 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL COSTO BASADO EN ACTIVIDADES (ABC). Una vez que la empresa ha establecido la necesidad de proceder a mejorar la calidad de su sistema de información de costes y ha decidido que el enfoque basado en actividades es el medio más apropiado para conseguir dicho fin, la compañía debe seguir los pasos necesarios para poner en marcha un sistema ABC efectivo.
Para la implementación de un modelo de costos basado en actividades, se deben desarrollar como mínimo, los siguientes pasos:
1. Conocimiento preliminar de la estructura de costos 2. Análisis de los procesos 3. Identificar, definir y organizar las actividades relevantes por centros de costes. 4. Identificar los componentes de costes principales 5. Determinar las relaciones entre actividades y costes 6. Identificar los inductores de costes para asignar los costes a las actividades. 7. Establecer la estructura del flujo de costes 8. Seleccionar herramientas apropiadas para diseñar e implantar la estructura del flujo de costes y el Modelo de acumulación de costes.
Al desarrollar un sistema de costos ABC, una empresa no puede simplemente pasar a través de los citados pasos una única vez y obtener la respuesta de los mismos. El
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desarrollo de cualquier sistema es un proceso reiterativo, y el sistema ABC no es excepción.
PASO 1. CONOCIMIENTO PRELIMINAR DE LA ESTRUCTURA DE COSTOS Se parte de la premisa de que no se puede costear ni evaluar lo que no se conoce. Al tomar contacto por primera vez con una empresa o con un departamento o sector de una compañía se debe averiguar cuál es su estructura de costos. Uno de los puntos básicos de este estudio, pasa por conocer la relevancia económica de los mismos, es decir si el esfuerzo que implique la determinación, medición y control será compensado con el ahorro por un ahorro que lo supere.
No realizar este primer paso puede provocar que se pierdan demasiados recursos (el tiempo es uno de los principales) en indagar sobre tareas absolutamente menores e intrascendentes. La obtención de los datos preliminares de la estructura de costos, para saber a qué tarea abocarse, pasa fundamentalmente por dos ejes importantes: a) Las características propias de ese sector industrial. b) Las características propias de la empresa, dentro de ese sector.
Es importante, considerar que la información básica y primaria, puede obtenerse a través de entrevistas personales a las máximas autoridades de la empresa, y análisis históricos de los periodos anteriores, lo cual brindara un esquema bastante preciso de la composición de los costos. La información contable de los cuadros de resultados y los anexos a los costos y gastos será también de suma utilidad. A través de este estudio preliminar, se conoce cuáles son los puntos críticos, o los que más “tormento” provocan al empresario desde el punto de vista de los costos.
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PASO 2. ANALISIS DE LOS PROCESOS En las empresas se realizan distintos procesos, para plasmar los objetivos de las mismas. Estos procesos no se limitan exclusivamente a los sectores productivos, sino que también hay procesos para abastecerse de materias primas, para retirarlas de los depósitos, para complementar las normas administrativas, para comercializar los productos elaborados, etc. Las actividades, encadenadas en secuencia entre sí, son las que constituyen los procesos completos. Partiendo que debe entenderse como procesos el conjunto de actividades interrelacionadas para cumplir un objetivo común, debemos también tener en consideración que en todo proceso obtendremos como salida el producto principal deseado, uno o más productos secundarios y una cantidad (más o menos importante según cada caso) de “ruido” o “basura” o “scrap” del sistema. El análisis de los productos que dan como resultado los procesos, se completa preguntando si estos procesos le agregan o no valor, y si este valor agregado, en el caso de los secundarios, supera al mayor costo que es necesario para elaborarlo junto con el producto principal. Esta simple relación costo-beneficio permitirá decidir si debe ser eliminado o continuar con el. •
Obtención de la información de los procesos
a) Entrevistas personales: Estas pueden ser realizadas al personal de supervisión, jefaturas y gerencias; darán la pauta de los procesos que se realizan y cuáles son los procedimientos de ejecución. b) Cuestionarios: Las entrevistas se pueden perfeccionar mediante la utilización de cuestionarios en los que se solicita descripciones de los procesos y de las actividades necesarias para su ejecución. c) Recorrido de la planta industrial: La observación del plano de la planta industrial y el recorrido a la misma acompañado de personal idóneo, es sumamente útil para indicar el flujo de materiales, y facilitar grandemente la comprensión del proceso productivo.
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•
Inicio del análisis de los procesos en detalle
El análisis de procesos debe empezar por aquellos en que se observa, una mayor posibilidad de obtener mejoras rápidas, importantes y sustentables en el tiempo. Muchas veces, la mejora, no es demasiado relevante por sí misma, pero la interrelación de este proceso con otros, hace que esa mejora tenga un efecto cascada sobre las demás.
PASO 3. IDENTIFICAR, DEFINIR Y ORGANIZAR RELEVANTES POR CENTROS DE COSTES.
LAS
ACTIVIDADES
En primer lugar deben ubicarse las actividades de forma adecuada en los procesos productivos que agregan valor, para que en el momento que se inicien operaciones la organización tenga la capacidad de responder con eficiencia y eficacia a las exigencias que el mercado le imponga. Después que se hayan especificado las actividades en la empresa y se agrupen en los procesos adecuados, es necesario establecer las unidades de trabajo, los transmisores de costos y la relación de transformación de los factores para medir con ello la productividad. El análisis de las actividades es el corazón del sistema ABC. Mientras el sistema tradicional detiene su evaluación en los centros de costos. Las actividades describen, de forma, lo que se hace en la empresa, en qué se invierte el tiempo y los distintos inputs. Actividad es un conjunto de tareas o acciones que se realizan para satisfacer una determinada necesidad o demanda en la empresa, ya que, las anteriormente denominadas tareas son en definitiva una inversión de tiempo e inputs. 14 Obviamente el listado de las actividades que se realizan dentro de una compañía, o tan sólo en un sector de la misma, es prácticamente infinito; ya que se podría llegar a
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Ángel Sáez Torrecilla, Antonio Fernández Fernández, Gerardo Gutiérrez Díaz, Contabilidad de Costos y Contabilidad de Gestión. 51
descomponer cada actividad en tareas y éstas en sus mínimas unidades de movimiento, es decir hacer uso del término “therbligs” 15. Dado que una gran cantidad de actividades significa mayores puntos de control, mayor necesidad de análisis de información, mayor cantidad de imputaciones contables, etc.; es necesario formar un cuadro de situación de las posibilidades de cada compañía.
Cuando se empieza a desarrollar una lista de actividades, lo mejor es identificar tantas como sea posible y no sólo unas pocas. Posteriormente siempre es posible combinar actividades si se considera pertinente. Las actividades de una empresa pueden identificarse revisando los organigramas y la disposición / distribución de las instalaciones, y entrevistando al personal de la empresa para determinar lo que cada uno hace. Si bien no es necesario que aparezcan en detalle cada acción que tenga lugar dentro de la empresa, cualquier función ejecutada por un empleado, contratista o por un equipo, debería ser considerada como una de las tantas actividades identificadas por la empresa.
Para este análisis, es de suma importancia considerar las siguientes interrogantes: ¿Para qué? Una actividad en la que no se pueda encontrar respuesta a esta pregunta será porque seguramente no agrega casi ningún valor, entonces, se justifica que continúe siendo realizada. ¿En qué momento y dónde? En algunas oportunidades, una determinada actividad debe ser realizada, pero si se complementa en otra etapa del proceso, o en otro lugar físico, siendo los resultados mejores en calidad, tiempo o costo. ¿Quién o cómo? Cuál es la persona que la realiza, con qué conocimientos cuenta, y cuál es la metodología empleada para realizarla.
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Término con el que el matrimonio Gilbreth, a principios del siglo XX, identificaba a cada unidad de movimiento o de pensamiento 52
Mientras que la primera pregunta tiende a identificar las actividades prescindibles, las dos siguientes ayudan a mejorar otras. Cuando se toma la decisión de prescindir de alguna de las actividades, se debe realizar un modelo del proceso sin ella, para observar si la modificación sugerida provoca algún inconveniente no previsto anteriormente. Esto significa contestar una nueva pregunta: ¿Qué pasa si…? De esta manera, se van eliminando actividades, depurando aquellas actividades innecesarias y ordenándolas en secuencia lógica de ejecución. Una vez que las actividades han sido identificadas y definidas, deben ser organizadas en una serie de centros de costos. Debe tenerse en cuenta, en todos los casos, la materialidad de cada actividad no sólo su nivel corriente de materialidad, sino también su materialidad futura basada en los planes de la empresa. El perfil de coste es otro factor a considerar. En su sentido más simple, el perfil de coste de una actividad consiste en su inductor o inductores básicos de costes y en su tasa básica de aplicación de costes. Si una actividad identificada tiene un perfil de costes único, con frecuencia es preferible dejarla como un centro de costes independiente, incluso si es inmaterial. Por otro lado, puede ser ventajoso combinar dos actividades no relacionadas dentro de un centro de costes: en caso de ser similares, no existe necesidad de mantenerlas separadas.
El agrupamiento de las actividades tiene el sentido de simplificar la cantidad o el grado de detalle, abierto en la etapa anterior. Esto se debe a que es necesario obtener un nivel de análisis adecuado, pero no excesivo. Esto guarda, una estrecha relación con las características propias de cada empresa. Si bien una gran apertura facilitará el control y la toma de decisiones posteriores, ya que el elemento analizado es muy pequeño y simple, estas ventajas se verán invalidadas por un sistema de información contable sumamente complejo.
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Además, una apertura en un gran número de actividades, no permitirá distinguir los puntos de decisión claves para la empresa: a) Muchas veces se realizan actividades similares en distintos centros de costos que no son económicamente relevantes en forma independiente y que convendría que fueran analizadas en forma conjunta. b) Algunas veces imaginamos que dos o más actividades, que además normalmente están en secuencia, tendrán único cost driver para ser distribuidas entre los objetos del costo. Si, además, su relevancia actual y futura es baja, y sus análisis en forma independiente no agregan ninguna información notable para la toma de decisiones, son candidatas a ser agrupadas.
Este paso de agrupar las actividades, suele ser uno de los más complejos. No sólo se debe tener en consideración la realidad de la compañía, con sus diversidades actuales, sino también prever como evolucionará la misma en tiempos futuros. Esto significa saber qué le interesa y poder preveer qué le interesará en el futuro a la empresa conocer en forma independiente. Para ello hay que conocer los planes de las compañías en el futuro inmediato.
PASO 4. IDENTIFICAR LOS COMPONENTES DE COSTE PRINCIPALES.
Los componentes de los costos pueden ser vistos como las partidas en un presupuesto o como las cuentas incluidas en el libro de gastos. En esta situación, sólo se consideran los componentes de coste indirectos. Los materiales directos, las piezas o componentes adquiridos directos, los servicios externos directos y los costes directos similares no se incluyen porque pueden ser asignados a los productos directamente, sin necesidad de efectuar un análisis de flujo de costes.
En la mayoría de los casos, es necesario identificar más componentes de coste de los que han sido identificados en la práctica a través de la contabilidad ordinaria de la
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empresa. Es necesario porque los dos objetivos son: en primer lugar, estimar la magnitud de cada coste y, en segundo, repartir cada coste a los centros de coste. Definidos los pasos anteriores, se procede a analizar y tratar de calcular los costos de las actividades o grupo, es decir buscamos ahora la metodología para trasladar los costos de los centros de costos a las actividades.
La cascada de los costos Los costos fluyen en cascada a través de la organización. Habrá algunas actividades que son de apoyo para la realización de otras actividades y habrá centros de costos que son en su totalidad de apoyo para otros centros de costos. Los recursos que haremos referencia son en forma genérica de dos tipos:
a) Los recursos humanos: Estos recursos se trasladarán a las actividades generalmente mediante bases temporales, es decir se determinará cuánto tiempo le dedica el personal del centro de costos a cada una de las actividades que se realizan en el mismo.
b) Los recursos no humanos: Cuando nos referimos a recursos no humanos, la asignación suele poder realizarse más sencillamente ya que existe una mayor posibilidad de medición. Si pensamos, por ejemplo, la energía eléctrica, la utilización de sistemas informáticos, los seguros o amortizaciones de equipo, podemos encontrar claramente el cost driver que permita distribuir éstos entre las actividades. Es decir el grado de utilización de recursos no humanos es más fácilmente identificable, mensurable y asignable que el de los humanos.
No obstante también en este caso estará presente la base temporal en sus formas simples o combinadas, como una de las más comunes y representativas. Base temporal simple: Horas máquina. Su medición puede ser realizada mediante un simple reloj.
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Base temporal combinada: Kilovatios hora, la potencia de una máquina multiplicada por el tiempo de funcionamiento.
PASO 5. DETERMINAR LAS RELACIONES ENTRE ACTIVIDADES Y COSTES
Una vez que las actividades se han identificado y organizado en centros de costes y se han establecido los componentes de costos principales, deben determinarse las relaciones entre las actividades y los costos. Este paso consiste básicamente en determinar qué costes pertenecen a qué centros de costes.
Los objetos de costos son productos, servicios o departamentos para el cual se desea medir, acumular y asignar el costo. En forma más general se puede decir que objeto de costos, son aquellos ítems en los que se desea acumular costos. Esta parece la etapa más sencilla en la implementación de un modelo de costos ABC. Toda empresa conoce los productos que elabora y comercializa y de los cuales necesita conocer sus costos. Si se parte de la base, que estos objetos valorizados, son los que darán la primera señal de alerta al empresario, se esta reconociendo la verdadera importancia que tiene determinar los costos de aquellos objetos de costos que resultan fundamentales. Esto nos permitirá reconocer cuáles son los objetos más costosos y a veces también cuáles son los más inútiles. Esta etapa tiene la característica de poder ser realizada en cualquier momento de la implementación de un modelo ABC. A pesar de ello, se recomienda realizarla cuando ya se posee un alto grado de conocimiento de la empresa y de su problemática.
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PASO 6. IDENTIFICAR LOS INDUCTORES DE COSTES (COST DRIVERS) PARA ASIGNAR LOS COSTES A LAS ACTIVIDADES.
Conocidos los costos de las actividades, y habiendo realizado un detalle de qué objetos de costos se aplicara a las mismas, se procede a determinar los inductores de costos o cost driver de actividades. Si bien cada actividad puede tener sus inductores de costos para ser asignados a los objetos de costos, cada inductor de costos distinto que se defina, dará lugar a sistemas de medición y control también independientes.
Cada inductor de costos debe tener consistencia interna. Esto significa que se puede utilizar una determinada metodología para distribuir las actividades entre los productos, si y sólo si ese indicador es igualmente válido para todos los objetos de costos. Los inductores de costos de actividades, a diferencia de los recursos, no utilizan casi exclusivamente una base temporal sino que suelen distribuirse también en función de la cantidad de partes o piezas. Habiendo establecido los centros de costes, los componentes de costos y los inductores que hacen que tales componentes de coste ocurran en los centros de coses, el paso siguiente es establecer un flujo de costes lógico para conducir los costes a través de los centros de costes hacia los objetivos de los costes.
PASO 7. ESTABLECER Y DISEÑAR LA ESTRUCTURA DEL FLUJO DE COSTES.
Una estructura del flujo de costes bien diseñada, constituye un factor clave para la eficacia de cualquier sistema de cálculo de costes basado en actividades implantado en una empresa. El primer paso para desarrollar la estructura del flujo de costes es dividir los centros de costes en cuatro categorías: centro de servicios, actividades de apoyo a operaciones, actividades administrativas y actividades operativas.
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a) Los centros de servicios son negocios dentro del negocio, ya que los servicios prestados son generalmente para otros centros de costes, para terceros o para proyectos específicos; en consecuencia tales servicios pueden ser imputados (aunque no necesariamente) a los centros de costes usuarios, tomando como base el tiempo y los materiales usados. Generalmente se ubican en estos centros de costes: Mantenimiento, Ingeniería y Programación. b) Las actividades de apoyo a operaciones son aquellos centros de costes cuyas actividades soportan las actividades de operaciones directas, pero cuyos servicios no son tan fácilmente imputables a los usuarios; los centros de costes más comunes incluidos en esta categoría son: Compras, Control de producción, Bodega y otros similares. c) Actividades administrativas de apoyo son todas aquellas actividades relativas a la administración y dirección de la empresa; se incluyen entre otros la Dirección general, Contabilidad, Finanzas, Recursos Humanos, Ventas, Marketing. d) Las actividades operativas están compuestas por aquellos centros de costos que procesan directamente los bienes o servicios ofrecidos por la empresa, se incluyen Montaje, Limpieza, Extrusión, Acabado, Preparación de materiales, etc.
Una vez que los costes y los centros de costes han sido clasificados, se puede comenzar con el diseño de la estructura del flujo de costes; una forma útil para visualizar el proceso es mediante el empleo de diagramas.
PASO 8. SELECCIONAR HERRAMIENTAS APROPIADAS PARA DISEÑAR E IMPLANTAR LA ESTRUCTURA DEL FLUJO DE COSTES Y EL MODELO DE ACUMULACIÓN DE COSTES.
Una vez desarrollado el modelo de flujo de costes, el diseñador del sistema debe recurrir a una caja de herramientas para seleccionar y estructurar la mecánica adecuada para implantar el modelo de costos basado en actividades. El modelo de acumulación de costes es la clave para el ABC.
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Algunas de las herramientas utilizadas para la implantación de este sistema son los costes de conversión: inductores de costes alternativos o sustitutos; las unidades de consumo y los repartos de costos basados en mano de obra, demanda, tarifas por pieza, horas máquina, tiempo de ciclo, tiempo de línea, etc. A partir de este punto, el diseñador cuenta con la capacidad para diseñar un modelo de flujo de costes y con una diversidad de herramientas con las cuales poner en práctica dicho modelo.
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D. MEDICION Y CUANTIFICACION RAZONABLE DE LOS COSTOS. D.1 MEDICIÓN RAZONABLE 1. CONCEPTO En contabilidad asignar cuantitativamente expresiones valorizadas a activos, pasivos, resultados, etc.16 Comparar una cantidad con su respectiva unidad con el fin de averiguar cuantas veces esta consumida en la primera. Asignación de un sistema de números ordinales o cardinales a los resultados de un sistema de investigación o un aparato de observación, de acuerdo con reglas matemáticas.17 La Medición se describe como el procedimiento para determinar las cantidades monetarias mediante los cuales los elementos de los estados financieros deberán ser reconocidos y registrados en el balance general y en el estado de ganancias y pérdidas. Implica la selección de una base particulares de medición.18
2. TIPOS DE MEDICIONES
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2.1 MEDICIONES FINANCIERAS Existen tres medidas de la capacidad de una empresa para hacer dinero: Utilidad neta: una medición absoluta en dólares. Rendimiento sobre la inversión: una medida relativa basada en la inversión. Flujo de efectivo: una medición de supervivencia.
16
Diccionario Contable y Comercial O. Greco y A. Godoy 2da. Edición Valletta Ediciones Argentina 2003 17 Diccionario Kohler para Contadores Cooper, William 6ª Edición Editorial Limusa, S.A. DE C.V. México 2005 18 David Alexander y Simon Archer Guia Miller de Normas Internacionales de Contabilidad/NIIF 2005 2006 RED Contable 2005. 19 Administración de Producción y Operaciones Chase Aquilano Jacobs 8º Edición Eitorial Mc Graw Hill,México, 2000 60
Estas tres medidas deben utilizarse juntas. Por ejemplo: una utilidad neta de US $10 millones es importante como medición, pero no tiene significado real hasta saber cuánta inversión hubo que hacer para generar esos US $10 millones. Si la inversión fue de US $100 millones, éste es un rendimiento sobre la inversión del 10%. El flujo de efectivo es importante por que el efectivo es necesario para pagar la cuenta de operaciones diarias; sin efectivo, una compañía puede ir a la quiebra incluso si es muy sólida en términos contables normales. Una empresa puede tener altas utilidades y altos rendimientos sobre la inversión pero quedarse corta en el efectivo si, por ejemplo, las utilidades se invierten en nuevos equipos o están vinculadas al inventario.
2.2 MEDICIONES OPERATIVAS Las mediciones financieras funcionan bien al más alto nivel, pero no pueden utilizarse al nivel operativo. Se necesitan otra serie de mediciones que darán orientación: •
Demanda atendida o throughput: tasa a la cual el dinero es generado por el sistema a través de las ventas.
•
Inventario: todo el dinero que el sistema ha invertido en comprar cosas que intentan vender.
•
Gastos operativos: todo el dinero que el sistema gasta para cambiar el inventario a demanda atendida o throughput.
La demanda atendida o throughput se define específicamente como los bienes vendidos. Un inventario de bienes terminados no es la demanda atendida sino el inventario; se deben registrar las ventas reales. Se define específicamente de esta manera para evitar que el sistema siga produciendo con la ilusión de que los bienes puedan venderse. Tal medida simplemente incrementa los costos, aumenta el inventario y consume efectivo. El inventario que se lleva (ya sea trabajo en proceso o bienes terminados) se valora sólo según el costo de los materiales que contiene. Los costos de la mano de obra y de las horas de maquinaria se ignoran. (En términos contables tradicionales, el dinero gastado se llama valor agregado).
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2.3 OTROS TIPOS DE MEDICIÓN20 Adicionalmente a las mediciones financieras y operativas, se encuentran otros tipos de medición, los cuales se basan en alguna forma en normas o estándares establecidos, que pueden ser: 2.3.1 MEDICIÓN CONTABLE Mediciones que se efectúan para fines contables. Tales medidas pueden estar en unidades monetarias o en otras unidades. También se dan en una variedad de formas diferentes a la vez para reflejar aspectos de transacciones que se están registrando o reportando. 2.3.2 MEDICIÓN DEL TRABAJO Método de control de costos que se basa en el análisis formal de las operaciones que se requieren para dejar terminado un proyecto. Conjunto de técnicas con las que se trata de determinar la carga de trabajo que se requiere para un proyecto y los recursos necesarios para llevarlo a su término de manera eficiente. El método comprende estudios de tiempo y movimientos, muestreos de trabajo, y otros métodos para analizar las deficiencias de insumo/producto de los empleados. 2.3.3 ESTÁNDARES HISTÓRICOS Pueden basarse en registros e información concernientes a las experiencias pasadas de una organización. 2.3.4 ESTÁNDARES EXTERNOS Son los provenientes de otras organizaciones u otras unidades de la misma organización.
20
http://www.contabilidad.tk/clasificacion-42.htm
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3. MEDICIÓN DE LOS ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS21 Cuatro bases distintas de medición se mencionan y son descritas específicamente (sin cualquier pretensión limitativa): el costo histórico, el costo corriente (de reemplazo o convenido), el costo realizable (para los pasivos) o valor convenido y el valor presente. El costo histórico se menciona como base de medición comúnmente adoptada por entidades al preparar sus estados financieros, generalmente en combinación con otras bases de medición. Un ejemplo de esto último, cuando se registran los inventarios al costo histórico o al valor neto de realización, el menor de los dos. Los valores negociables se pueden registrar al valor de mercado, y el pasivo proveniente por alguna pensión se registra a su valor presente. El costo corriente se puede utilizar como el medio para tomar en cuenta los efectos de los cambios de precios en los activos no monetarios.
D.2 CUANTIFICACIÓN RAZONABLE 1. CONCEPTO Este principio ratifica las definiciones de la contabilidad como una ciencia que expresa en términos de dinero hechos económicos que afectan una entidad. Sin la determinación de las cifras todas las decisiones gerenciales carecerían de un soporte mínimo.22 Cualquier estado expresado en números en especial una preposición expresada o reafirmada en términos numéricos.23
21
David Alexander y Simon Archer Guia Miller de Normas Internacionales de Contabilidad/NIIF 2005 2006 RED Contable 2005. 22 http://www.monografias.com/trabajos28/principios-contabilidad/principios-contabilidad.shtml 23 Diccionario Kohler para Contadores- Cooper, William 6° Edición- Editorial Limusa, S.A. de C.V., Mexico 2005 63
Explicitación de la cantidad. Acción de expresar numéricamente una magnitud.24
2. IMPORTANCIA DE LA CUANTIFICACIÓN La cuantificación del resultado es uno de los principales objetivos perseguidos por la Contabilidad, puesto que la generación de utilidades o beneficios es una de las principales metas que se marca la empresa en el momento de su constitución. Así, conviene señalar algunas precisiones, en este sentido, su carácter de magnitud relativa, en cuanto que no existe una unívoca forma de determinación contable. No obstante lo anterior, su definición como magnitud relativa se debe al haber tomado una de las acepciones posibles en torno a su conceptualización. Es decir, aún cuando en la concepción descrita, nos estamos refiriendo al resultado como magnitud periódica o resultado periódico, ha de señalarse que tal magnitud puede también ser objetiva; su determinación, cualesquiera que sean las personas ocupadas de ello, es idéntica. En este caso, nos estamos refiriendo al resultado total: aquel resultado que se obtiene cuando el período considerado es toda la vida de la empresa. En la cuantificación contable, toda cifra es expresión de una valoración subjetiva a través de los precios. Como esa valoración es una proyección de los fines de quienes valoran sobre los recursos valorados, en su misma esencia está implícita la calidad, también subjetiva, de aquellos que, en cada momento, realizan esa función estimativa. En la contabilidad monetaria es imposible huir de la estimación y, por lo tanto, difícilmente nos podemos escapar de la variable calidad. Ni siquiera en la valoración de los costes podemos escabullirnos de esa tarea subjetiva porque tratamos de calcular los costes de oportunidad implícitos en cada cifra fechada.
24
Diccionario Contable y Comercial O. Greco y A. Godoy 2da. Edición Valletta Ediciones Argentina 2003 64
De ahí que tenga sentido poner como objetivo empresarial último la consecución del máximo beneficio en términos no sólo cuantitativos, sino también cualitativos. Obtener un buen beneficio en cualquier empresa, siempre que sea obtenido respetando las reglas del juego, no es egoísmo ni interés perverso especulativo, sino que es manifestación de esa aspiración hacia lo mejor que todos llevamos dentro, junto con la constatación de que se está prestando un buen servicio a todos los clientes asiduos y potenciales.
3. CUANTIFICACIÓN EN TÉRMINOS MONETARIOS Los derechos, obligaciones y en general las operaciones que realice el ente, serán registradas en moneda nacional. Los entes deben presentar los eventos y operaciones que lleven a cabo en moneda nacional. Uno de los objetivos de la contabilidad es mostrar la situación financiera del ente en términos monetarios; la contabilidad no registra aquellos eventos que no pueden ser valuados en unidades monetarias y que se refieren a valorizaciones subjetivas o cualitativas; sin embargo algunos de estos eventos por su importancia requieren ser revelados a través de notas en los estados financieros.
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E. COSTOS DE PRODUCCION 1. CONCEPTO El costo de producción es el valor del conjunto de bienes y esfuerzos en que se ha incurrido o se va a incurrir, que deben consumir los centros fabriles para obtener un producto terminado, en condiciones de ser entregado al sector comercial.25
La contabilidad de costos de producción puede definirse como todo sistema o procedimiento contable que tiene por objeto conocer, en la forma más exacta posible, determinar lo que cuesta producir un artículo cualquiera.
En una definición más concreta se concibe como un sistema que utiliza la contabilidad financiera para registrar y luego interpretar de la manera más correcta posible, los costos por los materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación que son necesarios para elaborar un artículo.
Los costos de producción son propios de las empresas de transformación (manufacturera o industrializada), o sea, aquellas que convierten la materia prima, con ayuda de los trabajadores y las máquinas, en productos terminados nuevos.26 Los costos de producción también llamados costos de operación son los gastos necesarios para mantener un proyecto, línea de procesamiento o un equipo en funcionamiento.
2. IMPORTANCIA En la actualidad los directores de las empresas necesitan información fidedigna, respecto a los costos de producción, por medio del cual se pueden tomar decisiones mas acertadas.
25 26
www.monografias.com/trabajos4/costos Contabilidad de Costos Oscar Gómez Bravo 5º Edición Editorial Mc Graw Hill, Colombia 2005
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Los costos de producción permiten mejorar la gestión de las empresas por las razones siguientes: a) Se obtiene información confiable,
oportuna
y
razonable,
especialmente
relacionada con los costos unitarios de un producto. b) Mejora la toma de decisiones de la administración. c) Sirve de base para el establecimiento de precios de venta.
3. TIPOS DE PROCESOS PRODUCTIVOS Las materias primas se transforman en productos terminados a través de uno o varios procesos productivos que pueden ser secuenciales, paralelos o de ensamble.
a) Procesos productivos secuenciales
Son aquellos en los cuales las unidades producidas deben pasar por todos y cada uno de los procesos productivos de la empresa. Se les conoce como “bola de nieve”, puesto que el de los productos se va acumulando a medida que se avanza en su producción.
Gráfico Nº 6 Esquema del proceso productivo secuencial
b) Procesos productivos paralelos Son procesos independientes en donde cada uno elabora un producto determinado, sin necesidad de que las unidades utilicen los distintos procesos existentes.
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Gráfico Nº 7 Esquema del proceso productivo paralelo.
c) Procesos productivos de ensamble Son aquellos procesos que independientemente producen partes, que en última instancia concluyen en un proceso que es el encargado de ensamblar y obtener el producto terminado.
4. ELEMENTOS DEL COSTO La contabilización de los costos incurridos en un proceso productivo está vinculada por tres grandes elementos, los cuales son:
a) MATERIA PRIMA DIRECTA: es considerado como el primer elemento del costo y es el insumo tangible necesario para el desarrollo productivo, el cual sufre una transformación que conlleva a la obtención del producto final, disponible para la venta. La materia prima que interviene directamente en la elaboración de un producto se denomina material directo y es el primer elemento del costo. Este elemento tiene las siguientes características: •
Son tangibles
•
Son de cuantía significativa
•
En las empresas de transformación, integran físicamente el producto y se identifican directamente con él.
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b) MANO DE OBRA DIRECTA: este elemento tiene como misión transformar la materia prima en una pieza, parte o producto final. Constituye el valor del trabajo directo e indirecto realizado por los operarios, o dicho en otros términos, el esfuerzo aportado al proceso fabril. En otras palabras, es el esfuerzo humano que se emplea, el cual utiliza su esfuerzo físico, herramientas o maquinarias para transformar la materia prima en producto final; así mismo en la incorporación del material directo.
c) COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN: está compuesto por todos aquellos costos que por su naturaleza están relacionados a la producción de forma indirecta, sin embargo son costos incurridos indispensablemente para producir un determinado artículo. Son todos aquellos que no son ni materiales directos ni mano de obra directa, como tampoco gastos de administración y de ventas.
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