CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL SOBRE: ADMINISTRACIÓN, PLAN, GESTIÓN, CAMBIO ORGANIZACIONAL, DESEMPEÑO Y RECURSO HUMANO.

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CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL SOBRE: ADMINISTRACIÓN, PLAN, GESTIÓN, CAMBIO ORGANIZACIONAL, DESEMPEÑO Y RECURSO HUMANO.

A. ADMINISTRACIÓN

1 GENERALIDADES La administración es universal, como necesidad, como disciplina, como proceso, como conjunto de técnicas y herramientas que son necesarias estudiar con toda la seriedad y profundidad. La administración cubre diversos aspectos del sector público y del privado con diversas técnicas que son más crecientes cada día. Son las condiciones políticas, económicas, sociales y culturales las que determinan las modalidades de la aplicación de la administración en general, pero son los problemas

empresariales

los

que

exigen

soluciones

prácticas

ante

la

industrialización, la legislación laboral, la acción sindical, tecnología y sus avances, la globalización.

2 DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN

Es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupo, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos1.

1

Koontz Harold, Administración, una perspectiva global, Editorial Mc Graw Hill, 11ª edición, México 1998, Pág. 8

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La administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de la organización y de aplicar los demás recursos de ella para alcanzar las metas establecidas. 2

3 IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN Los mismos conceptos y propósitos analizados para la estructuración de una definición sobre administración nos dan la pauta para determinar su importancia. Las condiciones que imperan en esta época actual de crisis así como la necesidad de convivencia y labor de grupo, requieren de una eficiente aplicación de este proceso que se vera reflejada en la productividad y eficiencia de la institución o empresa que la requiera. Porque a través de la administración hacemos uso de los recursos que una entidad utiliza ya sea con fines o sin fines de lucro.

4. CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN Se ha indicado que la administración proporciona los principios mediante cuya aplicación es factible alcanzar éxito en la dirección de individuos organizados en un grupo formal que tiene propósitos comunes. Dentro de las características de la administración tenemos las siguientes3:

2

Stoner James A.F., R. Edgard Freeman, Daniel R. Gilbert, Administración, Editorial Prentice Hall, 6ª edición, México 1996, Pág. 7 3 http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/definicionadministracion/

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4.1 Universalidad. La administración se da donde quiera que existe un organismo social (estado, ejército, empresas, iglesias, familia, entre otras), porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios.

4.2 Especificidad. La administración tiene sus propias características las cuales son inconfundibles con otras ciencias, aunque va acompañada siempre de ellas (funciones económicas, contables, productivas, mecánicas, jurídicas), son completamente distintas.

4.3 Unidad temporal Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, este es único y por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Así al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar.

4.4 Unidad jerárquica. Todos, cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración, Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general hasta el último mayordomo. Respetándose siempre los niveles de autoridad que están establecidos dentro de la org

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4.5 Valor Instrumental. La administración es un instrumento para llegar a un fin, ya que su finalidad es eminentemente práctica y mediante ésta se busca obtener resultados determinados previamente establecidos.

4.6 Flexibilidad. La administración se adapta a las necesidades particulares de cada organización.

4.7 Amplitud de ejercicio. Esta se aplica en todos los niveles jerárquicos de una organización.

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5. PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN

5.1 Principios Generales de la Administración La aplicación de los principios de administración está orientada a la simplificación del trabajo de la empresa, lo cual incluye que se resuelva el trabajo en algo más sencillo para las personas.

Se han planteado muchos principios de la administración general, cada autor ha expuesto su propio enfoque, sin embargo a continuación se detallan los principios generales de la administración4.

a) Realizar las tareas con el menor Esfuerzo: Todas las actividades que se señalan deben de obtenerse con efectividad y eficiencia, entendiendo por efectividad el logro de los objetivos sin valuar y eficiencia como una relación de los recursos empleados con respecto a los resultados obtenidos.

b) Racionalidad : Todo tiene que preverse o planificar para saber que es lo que puede incidir sobre lo que prioritariamente se quiere y cuanto se puede obtener en base a lo que se tiene.

c) Obtención del máximo provecho: Obtener más con el aprovechamiento de todos los recursos, como pueden ser, tiempo, dinero, esfuerzo, riesgo y otros.

4 Melgar Callejas, José Maria, Organización y Métodos para el mejoramiento administrativo de las empresas, UFG Editores, 1ª edición, El Salvador, 2002 pag. 6

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d) Obtención de productividad: Es el resultado obtenido de dividir el producto total por uno de los factores de la producción o el total de insumos invertidos.

e) Reducción de costos: Busca la efectividad para lograr bajar los precios a través de la reducción del valor del costo de la producción del bien o servicio.

f) Rentabilidad: Es la relación entre el valor de la producción (ventas totales) menos los gastos incurridos en ella por una parte el capital empleado por la otra, se le conoce como el rendimiento patrimonial.

g) Económicidad: Reducción de tiempo, espacio, esfuerzos, recursos.

h) Buen ambiente de trabajo: Relaciones de prosperidad y satisfacción en el desarrollo del trabajo.

5.2 Principios Administrativos según Henry Fayol5 A partir del supuesto de que los principios no son absolutos, sino flexibles y que pueden utilizarse aun en condiciones especiales y cambiantes, Henry Fayol enumero los siguientes principios basados en su experiencia que pueden resumirse así: •

División del trabajo: Tiene por objeto llegar a producir más y mejor con el mismo esfuerzo, es el principio de especialización de las funciones y la separación de los poderes. Lo aplica a todo tipo de actividades, tanto técnicas como administrativas.

5 Taylor Frederick W., Farol Henri, Principios de la Administración Científica, Administración Industrial General, Editorial Herrera Hermanos, 27° Edición, México 1983, Pág.. 158

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•

Autoridad y responsabilidad: Considera que la autoridad y la responsabilidad están relacionadas y señala que esta se desprende de aquella como consecuencia. Concibe la autoridad como una combinación de la autoridad oficial, derivada de la posición del administrador, y la autoridad personal, desprendida de su inteligencia, experiencia, dignidad, moral, servicios prestados.

•

Disciplina: Al definir la disciplina como el respeto por los acuerdos que tiene como fin lograr obediencia, aplicación, energía y señales exteriores de respeto, declara que para lograr disciplina se requiere contar con buenos superiores en todos los niveles.

•

Unidad de mando: Cada empleado no debe recibir órdenes de más de un superior.

•

Unidad de dirección: Cada grupo de actividades con el mismo objetivo debe tener un director y un plan. A diferencia del cuarto principio se refiere a la organización del cuerpo directivo, más que al personal

•

Subordinación del interés particular al interés general: Es función de la administración conciliar estos intereses en los casos en que haya discrepancia.

•

Remuneración: La remuneración y los métodos de retribución deben ser justos y propiciar la máxima satisfacción posible para los trabajadores y para el empresario.

•

Centralización: Como cualquier agrupación las organizaciones deben ser dirigidas y coordinadas desde un sistema nervioso central. Pero la cantidad de centralización o descentralización apropiada depende de cada situación. La

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meta es lograr el grado de centralización que permita el mejor uso de las habilidades de los empleados. •

Jerarquía de autoridad: Se refiere a una cadena de autoridad, la cual va desde los más altos rangos hasta los más bajos, pero se podrá modificar cuado sea necesario.

•

Orden: Tanto el equipo como el personal deben ser bien escogidos, bien ubicados y estar perfectamente bien organizados de manera que la organización opere con suavidad.

•

Equidad: Los administradores deben ser leales y respetuosos con el personal y demostrar cortesía y justicia en el trato.

•

Estabilidad del personal. Los cambios en las asignaciones de los empleados serán necesarios, pero si ocurren con demasiada frecuencia pueden perjudicar la moral y la eficiencia.

•

Iniciativa: Pensar un plan y llevarlo a cabo con éxito puede ser profundamente satisfactorio. Los administradores deben dejar a un lado la vanidad personal y deben alentar a los empleados a hacer esto en la medida que sea posible.

•

La unión del personal. Este principio sintetizado como la unión hace la fuerza es una extensión del principio de unidad de mando y subraya la importancia de buenas comunicaciones para obtenerlo.

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6. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Todo proceso administrativo, por referencia a la actuación de vida social es único, ya que cada acto, cada etapa tiene que estar indisolublemente unidos con los demás y se dan simultáneamente. Seccionar el proceso administrativo, por lo tanto, es prácticamente imposible y es irreal. En todo momento de la vida se van completándose, influyéndose mutuamente e integrándose los diversos aspectos de la administración. No obstante, desde un punto de vista conceptual, metodológico y con el fin de comprender y aplicar mejor la administración. Es conveniente y lógico separar aquellos momentos o elementos que en una circunstancia dada puedan predominar.

Entendiendo como elemento de la administración, de acuerdo con la terminología usada por Fayol los procesos y etapas básicas a través de las cuales se realiza la administración.

Es más fácil entender algo tan complejo como la administración si se describen como una serie de partes o funciones individuales que integran un proceso total. Las descripciones de este tipo, denominadas modelos, han sido utilizadas desde hace muchos años por estudiantes y profesionales de la administración. El modelo es una simplificación del mundo real, usado para presentar relaciones complejas en términos fáciles de entender.

Etapas del proceso administrativo:

a. Planeación Esta fase del proceso predetermina un curso de acción a seguir, permite decidir qué hacer, antes de hacerlo, como base de prever y manejar el futuro; en consecuencia, planeación es sistematizar por adelantado los objetivos, las políticas, los programas,

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los proyectos, los planes de acción. Tiene por objetivo asegurar la supervivencia empresarial y neutraliza la incertidumbre.

a) Conceptos

1.

Es la función que tiene por objetivo fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempo y números necesarios para su realización.6

2.

Es el proceso en que se establecen las metas y las directrices apropiadas para el logro de las metas.7

3.

Es seleccionar información y hacer supocisiones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales.8

b) Importancia

Podemos argumentar que la planeación es la función principal de la administración, entonces, éste planeamiento no permite captar la magnitud de su importancia, sin embargo podemos afirmar que simplemente su importancia recae como la locomotora que conduce las principales actividades organizativas de liderazgo y de control. Se debe tener claro que todo intento de control sin planes carece de sentido, porque no se tendrá manera de saber si efectivamente se dirige a donde quiere ir, sin antes saber a donde se quiere ir, por lo que se concluye lo importante que es la planeación.

6

Guillermo Gómez Ceja, Planeación y Organización de Empresas, Editorial Mc Graw Hill, México 1994, Pág. 11

7

Stoner James A.F., R. Edgard Freeman, Daniel R. Gilbert, Administración, Editorial Prentice Hall, 6ª edición, México 1996, Pág. 11 8 Terry George R., Stephen G. Franklin, Principios de Administración, Editorial Continental, 19° Reimpresió n, México 2003, Pág. 195

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c) Principios •

Contribución a los objetivos: La finalidad de todo plan es facilitar la realización de los objetivos empresariales. Este principio deriva de la naturaleza de la empresa organizada para la consecución de propósitos de grupo.

•

Prevalencia de la planeación: Precede o es antes de la ejecución de las demás funciones administrativas, es decir, debe cumplirse la función de anticipación.

•

Extensión de la planeación: Dicha función debe cubrir desde el nivel alto al inferior de la pirámide de la empresa.

•

Eficiencia en los planes: La efectividad de un plan, se mide por su contribución a la relación de los costos de formulación y puesta en marcha. La contribución se puede medir en horas hombre, unidad de producción.

•

Del compromiso: Abarca un periodo del futuro en el cual la voluntad es la piedra angular para cumplir los objetivos.

•

De la flexibilidad: Capacidad de cambios involucrados en los planes.

•

Cambio de rumbo: Revisión periódica de los planes y nuevos trazos de los mismos, implica revisión en tiempo y reformulación.

•

Unidad: Es decir, debe ser único, congruente en sus medios, de tal manera que puedan integrarse y coordinarse para formar un solo plan general.

•

Continuidad: Puede haber cambios de forma pero no de fondo, el cual debe mantenerse vigente.

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•

Claridad y sencillez: Que sea fácil de comprender y seguir por otras personas que no han intervenido en su elaboración.

•

Realidad: Conocer el ambiente que rodea a lo que se planifica, ya que los objetivos deben responder a una realidad estudiada.

•

Comparabilidad: Los periodos pasados deben servir de referencia para el presente de manera tal que exista una comparación entre ambos.

•

Precisión: Enunciar exactamente los objetivos de las actividades que se pretenden entre ambos. d) Tipos de planes9

Existen varios cursos de acción futuros y los planes son variables y se adaptan a las exigencias de cada tipo de productividad. •

Políticas: las políticas revelan las intensiones del gerente para los periodos futuros y se determinan antes de la necesidad de tales intensiones. Estas son guías generales amplias y dinámicas, y requieren interpretación en su uso. Una política es una guía general verbal, escrita o implicada que establece los límites que proporcionan la dirección, y los límites generales dentro de los cuales tendrá lugar la acción administrativa.

•

Procedimientos: es específico y hecho a la medida para lograr cierto trabajo. Existen procedimientos en todas las partes de una empresa. Han recibido notable atención en los campos de administración, producción e ingeniería de ventas. Formalmente definido un procedimiento es una serie de tareas

9

Terry George R., Stephen G. Franklin, Principios de Administración, Editorial Continental, 19° Reimpresión, México 2003, Pág. 230

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relacionadas que forman la secuencia cronológica y la forma establecida de ejecutar el trabajo que va ha desempeñarse. •

Método: es fundamental para toda acción, el cual puede definirse como la manera prescrita para el desempeño de una tarea dada con consideración adecuada al objetivo, instalaciones disponibles y gastos totales de tiempo, dinero y esfuerzo. Por lo general está confinado a un departamento y con frecuencia a los esfuerzos de un empleado que se dedica a una tarea específica.

•

Estándar: es una unidad de medida establecida para servir como criterio o nivel de referencia para el desempeño. Se pueden establecer estándares sobre la base de la experiencia, la evaluación o el método científico. En muchas compañías en especial las de tamaño medio y pequeñas. Los estándares de trabajo solo se originan con el tiempo sin una evaluación sistemática del máximo potencial o nivel de desempeño. Los estándares también deben contener cierto grado de flexibilidad para ajustarse a las cambiantes condiciones y confrontaciones administrativas únicas.

•

Presupuestos: este es un plan de ingresos, de egresos, o de ambos, de dinero, personal, artículos comprados, asuntos de ventas, o de cualquier otra identidad que el gerente crea que al determinar el futuro curso de acción ayudara en los esfuerzos administrativos. Los presupuestos pueden ser integradores porque incluyen a toda la empresa o pueden ser formulados para cualquier segmento de ella. Al mismo tiempo establecen metas, para cada actividad, así que son relativamente detallados.

•

Programa: es un plan que abarca la empresa relativamente grande, aunque no todos ellos pueden clasificarse así. El término en si se usa en muchas formas diferentes, y esto por desgracia conduce a mal entendidos. Se puede

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definir un programa como un plan amplio que incluye el uso futuro de diferentes recursos en un patrón integrado y que establece una secuencia de acciones requeridas y programas cronológicos para cada uno con el fin de alcanzar los objetivos estipulados. El formato de un programa puede incluir objetivos, políticas, procedimientos, métodos, estándares y presupuestos, pero no necesariamente tiene que incluir todas estas categorías de planes. Los programas trazan las acciones que se deben emprender, por quien, cuando y donde.

a. Organización Esta fase del proceso es donde se realiza que la estructura organizacional de la empresa se ajuste a sus objetivos, sus recursos y su ambiente. La organización une a las personas en tareas interrelacionadas, que implica estructura formal y explicita de funciones o posiciones.

a)

Concepto

La organización reúne todos los recursos básicos en forma ordenada y acomoda a las personas en un esquema aceptable para que puedan desempeñar las actividades requeridas, la organización une a las personas en tareas interrelacionadas, esta diseñada para que apoye a las personas a que trabajen en conjunto de forma eficaz con el objetivo de alcanzar las metas de la empresa.10

La organización consiste en: •

Identificar y clasificar las actividades requeridas.

•

Agrupación de las actividades necesarias para el cumplimiento de objetivos.

•

La asignación de cada grupo de actividades a un administrador dotado de la autoridad necesaria para supervisarlo.

10

Terry George, Principios de Administración, Editorial Continental, 7 Edición, México 1982, Pág. 304

40

•

Estipulación de coordinación horizontal y vertical en la estructura organizativa.

En consecuencia, las personas que trabajan juntas con eficacia, cada una haciendo el máximo de lo que mejor pueden hacer y personas que logran los mejores resultados totales son básicas en el concepto de organización. Una definición la describe así: Organizar es el establecimiento de relaciones efectivas de comportamiento entre personas de manera que puedan trabajar juntos con eficacia y puedan obtener una satisfacción personal al hacer tareas seleccionadas bajo condiciones ambientales dadas con el propósito de alcanzar alguna meta u objetivo11

b)

Importancia

Todos nosotros hemos sido miembros de organizaciones, equipos, clases o grupos que estuvieron muy “organizados”. De igual manera hemos sido miembros de grupos que se podían caracterizar por ser muy “desorganizados”. Es más probable que haya buenos sentimientos y resultados positivos de nuestra asociación con los primeros. La organización promueve la colaboración y negociación entre los individuos en un grupo y mejora así la efectividad y la eficiencia de las comunicaciones en la organización.

La función organizadora crea líneas definidas de autoridad y responsabilidad en una organización mejorando así las funciones de activación y control del gerente. Por ejemplo el contratar y colocar a una persona en el puesto equivocado puede dar como resultado subsecuentes dificultades motivacionales.12 Su importancia radica también en el hecho de ser un medio de ordenación indispensable para lograr la efectividad en el esfuerzo conjunto, donde se coordinan las acciones de muchos individuos, de modo que la actuación sea satisfactoria y de

11

Terry George, Principios de Administración, Editorial Continental, 19 Reimpresion, México 2003, Pág. 250 Terry George R. Sthephen G. Franklin, Principios de Administración, Editorial Continental, 19 reimpresión, México 2003, Pág. 250 12

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gran valor para cada miembro, ya que el propósito de la organización es ayudar a que los objetivos tengan significado y contribuyan a la eficiencia organizacional.

Es de hacer notar que es de vital importancia el diseño de una estructura organizativa para determinar quien realizara cuales tareas y quien será responsable de los resultados, para eliminar los obstáculos que resulten al desempeño de los objetivos empresariales. La causa básica de la estructura organizacional es la limitación del tramo de administración.

c) •

Principios

Objetivos: Todo trabajo debe tener un objetivo específico. Tiene que haber una razón para que exista un trabajo o puesto en particular.

•

Coordinación: Cada trabajo debe tener canales de comunicación claramente definidos y oficiales, estos canales oficiales de comunicación, se muestran gráficamente en un organigrama por medio de líneas entre los puestos.

•

Autoridad: Es la facultad que el jefe tiene para la toma de decisiones a fin de cumplir el objetivo. La autoridad fluye hacia abajo a través de los canales de comunicación de la organización.

•

Responsabilidad: Siempre acompaña al principio de autoridad.

•

Definición: Se refiere a que todo trabajo debe definirse por escrito, reflejando generalmente en la descripción de puestos o descripción del trabajo.

•

Amplitud y Control: Este se refiere al número de áreas principales por lo que es responsable un puesto, es decir su respectiva área de responsabilidad bajo su control. Esta variará según el tipo de de empresa.

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•

Unidad de Mando: Establece que un puesto no debe tener más de un jefe en cada área clave del resultado.

•

Delegación: Se establece que la autoridad para la toma de decisión deberá delegarse hasta el punto más bajo de la organización, en el que pueda tomarse la decisión de manera efectiva.

d) •

Etapas de Organización13:

División del trabajo.

Adam Smith y Max Weber reconocieron que la división del trabajo es esencial para maximizar la producción de los trabajadores y las maquinas. La división del trabajo significa dividir grandes tareas en paquetes más pequeños de trabajo que se distribuyen entre varias personas. Esta especialización del trabajo permite a un empleado dominar una tarea en el tiempo más corto con un mínimo de habilidad. También permite que el trabajo humano se vuelva intercambiable lo que contribuye mucho a la eficiencia organizacional. •

Departamentalización.

Se refiere a la estructura formal de la organización compuesta de varios departamentos y puestos administrativos y a sus relaciones entre si. A medida que crece una organización sus departamentos crecen, y se crean más sub unidades, lo que a su vez aumenta los niveles de la administración. Esto suele crear menos flexibilidad,

adaptabilidad

y

unidad

de

acción

dentro

de

la

firma.

La

departamentalización es un agrupamiento eficiente y efectivo de los puestos en unidades de trabajo significativas para coordinar numerosos puestos.

13

Terry George R., Stephen G. Franklin, Principios de Administración, Editorial Continental, 19° Reimpresión, México 2003, Pág. 251

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•

Grado o alcance de control.

Se refiere al número de subordinados inmediatos que dependen de un gerente. Además, el alcance o grado de control afecta en forma significativa al número de relaciones organizacionales entre el superior y el subordinado. Todo esto quiere decir que las tareas, responsabilidades y complejidades de la administración pueden multiplicarse con rapidez con el aumento de subordinados.

b. La Integración •

Concepto

Es la fase del proceso por medio de la cual se dota a la estructura, de los elementos esenciales de acuerdo con el esquema de la organización, por medio de ella se obtendrán buenos empleados, fondos suficientes y una adecuada inversión, utilización de sistemas y procedimientos acorde con la magnitud de la empresa14. •

Importancia

La integración es importante porque es el primer paso práctico de la etapa dinámica y por lo mismo, de ella depende en gran parte que la teoría formulada en la etapa constructiva o estática tenga la eficiencia prevista y planeada. •

Principios

¾ Debe tratarse de adaptar los hombres a las funciones y no las funciones a los hombres, es decir, que hay que lograr el axioma que expresa: “El hombre adecuado para el puesto adecuado”

14 Melgar Callejas, José Maria, Organización y métodos para el mejoramiento administrativo de las empresas, UFG Editores, 1ª edición, El Salvador, 2002

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¾ Es necesario cuidar los hombres con cualidades excesivas superiores a las que un puesto demanda, no sea asignado a dicho puesto, ya que puede sentir muy poco interés hasta sentirse una persona subutilizada.

c. Dirección La dirección es la fase del proceso administrativo en la cual se influye sobre las actividades del individuo o de un grupo en los esfuerzos que se realicen, encaminados al logro de metas en una situación dada.

También podemos afirmar que es la función ejecutiva de guiar y supervisar los subordinados, su propósito principal es instruirlos, informarlos, revisar su trabajo y sus métodos y tomar la acción que permite ejecutarlos o realizarlos.

a)

Concepto

La dirección es el proceso consistente en influir en las personas para que contribuyan al cumplimiento de las metas organizacionales y grupales15. El proceso de dirección que consiste en combinar los factores de la producción, abarca usualmente cuatro o cinco funciones distintas: •

Planeamiento

•

Organización

•

Operación

•

Control

15

Koontz, Harold, Administración, Una perspectiva global, Editorial McGraw Hill, 11ª edición México 1998, Pág. 498

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b)

Importancia

La dirección es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto, tienen que ver fundamentalmente con los aspectos interpersonales de la administración, todos los administradores coincidirán en que sus problemas más importantes son los que resultan de los individuos y en que los administradores eficaces deben ser al mismo tiempo lideres eficaces.

c) •

Principios

Coordinación de intereses: El objetivo común será más fácil de lograr cuando mejor se coordinen los intereses del grupo y aun los individuales, de quienes participan en el logro de aquel.

•

Principio interpersonal de mando: Debe ejercerse el mando en función de todo el contexto de la empresa y no como una resultante exclusiva del que manda.

•

Principio de la vía jerárquica: Al transmitirse una orden debe seguirse los conductos previamente establecidos y jamás soltarlos sin razón y nunca en forma constante.

•

Resolución de conflictos: Los conflictos deben resolverse en la forma más rápida posible de modo que la disciplina no se lesione en forma acentuada. Diferir un conflicto es obstruir inútilmente la coordinación.

•

Aprovechamiento del conflicto: Debe aprovecharse el conflicto para forzar el encuentro de soluciones, puede realizarse por dominación, conciliación, integración o coordinación.

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•

Principio de excepción:

Se refiere a la delegación de autoridad, la cual

algunos aspectos, por su trascendencia, deberán ser consultados, no así aquellos de rutina.

d. Control Es la última fase del proceso administrativo mediante el cual se mide los resultados obtenidos, con respecto a lo que se esperaban en los planes elaborados para determinado propósito, el control nos permite visualizar y analizar las desviaciones o diferencias con el objeto de informar oportunamente a la dirección para tomar las medidas correctivas.

a)

Concepto

El control fue definido como el proceso de verificar las actividades para asegurarse de que se están llevando a cabo como se planearon y así corregir cualquier desviación importante. La función administrativa de control es la medición y corrección del desempeño a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la empresa y los planes ideados para alcanzarlos.16

b)

Importancia.

Para facilitar de manera eficiente el logro de los objetivos es posible planear, crear una estructura organizacional y dirigir así como motivar a los empleados, no obstante, no hay garantía de que las actividades se realicen como se planeo y de que las metas que los administradores buscan, de hecho, se estén alcanzado, por 16

Koontz, Harold, Administración, Una perspectiva global, Editorial McGraw Hill, 11ª edición México 1998, Pág. 636

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tanto el controles importante debido a su vinculo final en la cadena funcional de la administración, sin embargo, el valor de la función del control radica en su relación con la planeación y la delegación de actividades. El control es importante para todos los administradores, desde el presidente de una compañía hasta los supervisores, algunos administradores particularmente de niveles inferiores, olvidan que la responsabilidad primordial sobre el ejercicio del control recae por igual en todos los administradores encargados de la ejecución de planes, aunque el alcance del control varia de un administrador a otro, los administradores de todos los niveles tienen la responsabilidad de ejecutar planes de manera que el control es una de las funciones administrativas esenciales en cualquier nivel.

c)

Principios •

El objetivo del control: Debe determinarse con anticipación para facilitar la identificación oportuna de las desviaciones actuales y futuras y poder adoptar las medidas correctivas del caso.

•

La eficiencia del control: Debe determinarse la eficiencia mediante los costos que se incurren en la instalación del control.

•

La responsabilidad del control: Es una función recomendada al administrador responsable de todo o parte de los planes.

•

El control indirecto: La necesidad de controles indirectos está en relación inversamente proporcional a la calidad de los administradores y subordinados.

•

Correspondencia con los planes: Debe obedecer a los objetivos que se señalan en los planes.

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•

Adecuación de la organización: Los controles deben de identificar en que punto de la estructura radica la responsabilidad de los resultados.

•

Individualidad del control: Deben adecuarse a la posición, nivel, capacidad de comprensión y necesidades del individuo que deberá ejercerlo.

•

Existencia de normas: La necesidad de establecer normas claras y precisas, adecuadas a los planes sujetos a control, generan más eficiencia.

•

Control de puntos críticos: Se debe concentrar la atención de factores sobresalientes del desempeño que sean indicadores.

•

Flexibilidad: El control debe permitir adaptaciones a las condiciones externas e internas con la mayor rapidez.

•

Principio de acción: Un control se justifica siempre que ente la observación de desviaciones, permitan la aplicación inmediata de medidas correctivas.

B. PLAN

1. GENERALIDADES Toda empresa diseña planes para el logro de objetivos y metas planteadas, estos planes peden ser cortos, mediano y largo plazo, según su amplitud y magnitud de la empresa.

También es importante señalar que la empresa debe precisar con exactitud y cuidando la misión que va a regir la empresa. La misión es fundamental, ya que estas representan las funciones operativas que va a ejecutar en el mercado y va a suministrar clientes y personas que hacen posible el logro de los objetivos.

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El plan es el proceso de anticipar el hecho y determinar estrategias con el fin de alcanzar los objetivos de la organización en el futuro, da lugar a una mayor efectividad de realización de un proyecto el cual debe seguir pasos sumamente rigorosos para obtener mejores resultados, en base a los planes realizados, si un elemento de un plan varia de algún modo, todo el proyecto tendría grandes variaciones y los resultados serian diferentes y no se alcanzarían los objetivos planteados de un proyecto.

El plan organización implica orden y desarrollo concatenado, cada actividad se hace paso a paso, para eliminar errores

y hacer las cosas bien sin mayores

complicaciones, en administración y otras disciplinas el plan es algo que esta discipulado como una regla del orden para obtener mejores resultados. El plan es una partícula importante y necesaria de la administración debido a que este elemento da la pauta de llevar a cabo la administración, de lo contrario ninguno de los siguientes pasos se puede realizar.

2. DEFINICIÓN DE PLAN Documento que contempla en forma ordenada y coherente las metas, estrategias, políticas, directrices y tácticas en tiempo y espacio, así como los instrumentos, mecanismos y acciones que se utilizarán para llegar a los fines deseados. Un plan es un instrumento dinámico sujeto a modificaciones en sus componentes en función de la evaluación periódica de sus resultados. 17

3. IMPORTANCIA DEL PLAN El plan es la herramienta que ayuda a los administradores a desarrollar nuevas aptitudes y procedimientos para encarar los negocios del mañana. Aunque también

17

http://www.definicion.org/plan

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proporciona a la empresa muchas otras cosas valiosas, su mayor aportación radita en hacer frente al cambio, el cambio de los negocios de hoy a los de mañana.

El plan visualiza el futuro, anticipando el posible camino a seguir de los acontecimientos, con el propósito de delinear el desarrollo de las acciones futuras.

4. CARACTERÍSTICAS DEL PLAN El plan es un proceso que comienza por los objetivos, define estrategias, políticas y planes

detallados,

para

alcanzarlos

establece

una

organización

para

la

instrumentación de las decisiones e incluye una revisión del desempeño y mecanismos de retroalimentación para el inicio de un nuevo ciclo de un plan.

1. Lograr las metas generales de la organización. 2. Análisis que facilita la educación de las amenazas y oportunidades externas con las fortalezas y debilidades internas de una organización.

5. OBJETIVOS DEL PLAN El plan es una herramienta con tres objetivos básicos: comunicación, administración y planificación.

Como herramienta administrativa, el plan lo ayuda a seguir, monitorear y evaluar su progreso.

Es un documento dinámico que se puede modificar a medida que adquiera conocimientos y experiencia para establecer tiempos y etapas, puede evaluar el progreso y comparar las proyecciones y logros actuales.

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Un plan bien pensado ayudará a identificar obstáculos para que pueda evitarlos y buscar alternativas.

6. CLASIFICACIÓN DEL PLAN Los planes son variados y se pueden clasificar como: • Propósito o misiones: identifican la función o tarea básica de una empresa o agencia o de cualquier parte de ella. Cualquier clase de empresa organizada tiene un propósito o misión. • Objetivos o metas: Son los fines hacia los cuales se dirige una actividad representan no solo el objetivo general del plan sino también el fin hacia en cual se encamina la organización, la integración de personal, la dirección y el control. Aun los objetivos constituyen el plan básico, los departamentos también pueden tener sus objetivos propios. • Estrategias: Son la determinación de objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y asignación de los recursos necesarios para alcanzarlo. • Políticas: También son planes en el sentido de que constituyen declaraciones o interpretaciones generales, que guían o encausan el pensamiento para la toma de decisiones.

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7. TIPOS DE PLANES18 7.1 Estratégicos. Son los que establecen los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a los demás planes (táctico y operativos), son diseñados por los miembros de mayor jerarquía de la empresa y su función consiste en regir la obtención, uso y disposición de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organización, son a largo plazo y comprenden a toda la empresa.

7.2 Tácticos o funcionales. Estos determinan planes más específicos que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y se subordinan a los Planes Estratégicos. Son establecidos y coordinados por los directivos de nivel medio con el fin de poner en práctica los recursos de la empresa. Estos planes por su establecimiento y ejecución se dan a mediano plazo y abarcan un área de actividad específica.

7.3 Operativos. Se rigen de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Planeación Táctica y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más desarrolladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Los planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de actividad.

18 http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4010014/Contenidos/Capitulo1/Pages/1.5/153Tipos_plan es.htm

53

C. GESTIÓN

1. GENERALIDADES La Gestión es un proceso que comprende determinadas funciones y actividades laborales que los gestores deben llevar a cabo a fin de lograr los objetivos buscados. Los gestores son las personas que asumen la responsabilidad principal para la realización del trabajo en una organización, es decir, las personas que guían, dirigen, y supervisan el trabajo y el rendimiento de los demás empleados que no están en el área de gestión.

2. DEFINICIÓN DE GESTIÓN Es el proceso emprendido por una o mas personas para coordinar las actividades laborales de otras personas con la finalidad de lograr resultados de alta calidad que cualquier otra persona, trabajando sola, no podría alcanzar.19 Los gestores son las personas que asumen la responsabilidad principal para la realización del trabajo en una organización, es decir, las personas que guían, dirigen, y supervisan el trabajo y el rendimiento de los demás empleados que no están en el área de gestión.

Es un proceso que comprende determinadas funciones y actividades laborales que los gestores deben llevar a cabo a fin de lograr los objetivos de la Empresa, involucra en un todo dinámico unos objetivos y direccionamiento estratégico, forma crucial de adaptación el entorno, una estructura, unas prácticas directivas, la cultura y la personalidad en que se basa la organización.20

19

Calidad y Competitividad John M. Meter, Lorenzi, Steven j. Philip,B Gestion Mc Graw Hill España, 1997, Pág.

11 20

Indicadores Integrales de Gestión, 2004

J. Carlos Pacheco, Gilberto C, Gilberto C, Carlos H, C. Mc Graw Hill,

54

3. IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN La importancia de la Gestión empresarial es una técnica gerencial que radica en que con su aplicación se puede contribuir a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la organización. A través del mejoramiento continuo se logra ser más productivos y competitivos en e! mercado a cual pertenece la organización por otra parte las organizaciones deben analizar los procesos utilizados, de manera tal que si existe algún inconveniente pueda mejorarse o corregirse: como resultado de la aplicación de esta técnica puede ser que las organizaciones crezcan dentro de la industria o mercado y hasta llegar a ser lideres.

4. OBJETIVO DE LA GESTIÓN El objetivo fundamental del proceso de gestión es proporcionar altos niveles de calidad en los productos o en los servicios. La gestión permite mejorar los niveles de calidad tanto en los productos como en servicios orientados a la satisfacción de necesidades, entendiendo por calidad, la totalidad de los rasgos y las características de un producto o servicio que se refieren a su capacidad de satisfacer necesidades expresadas o implícitas. Con el fin de comprender los objetivos de la Gestión de los Recursos Humanos en las organizaciones del nuevo siglo, debemos conocer la evolución que esta área de la Empresa ha experimentado. Esta evolución puede ser descrita, de forma muy sintética, en base a tres aspectos: •

Su orientación administrativa y preocupación por el control

•

Su énfasis en las relaciones de trabajo,

•

Su enfoque estratégico.

55

Cada uno de estos tres estados de la Gestión de los Recursos Humanos se diferencian en el grado de implantación y desarrollo de las diferentes prácticas de Gestión así como por el valor que la propia función y departamento tienen asignado en la Empresa

Normalmente estos tres enfoques no son excluyentes entre sí, sino que representan una evolución natural en cuanto a la misión, contenidos y funciones de los departamentos de Recursos Humanos. No obstante, hoy, por la contribución que realiza a la empresa, la perspectiva estratégica es la que se considera de máxima relevancia. La influencia en la competitividad de las empresas del factor humano así lo pone de manifiesto.

En su origen, los departamentos de Recursos Humanos fueron concebidos con un rol meramente burocrático y administrativo, siendo su preocupación fundamental el “manejo” de las nóminas y el control de las personas. Sin embargo, conforme la complejidad de las organizaciones creció, sus responsabilidades y

fueron

incrementándoseles, adquiriendo protagonismo en la Empresa. Las organizaciones se dan cuenta de que su desarrollo depende del de los individuos y por tanto éste adquiere una posición determinante para el futuro de la organización, junto a esta evolución de la función del departamento de Recursos Humanos también se produce la del perfil de su máximo responsable. En la medida en que se entiende que debe estar presente en los comités de dirección y participar en los planteamientos estratégicos, se le pide que hable y entienda el lenguaje de la empresa: el económico.

Cada una de las funciones y actividades vinculadas a la Gestión de los Recursos Humanos son importantes por el efecto e incidencia que tienen en la consecución de los objetivos que la Gestión de los Recursos Humanos se plantea. Estos fines u objetivos se pueden clasificar en tres categorías:

56

4.1 Objetivos Explícitos Existen cuatro objetivos explícitos fundamentales a alcanzar mediante la gestión eficiente de los recursos humanos: ¾ Atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de desarrollar o adquirir las competencias necesarias por la organización. ¾ Retener a los empleados deseables. ¾ Motivar a los empleados para que éstos adquieran un compromiso con la organización y se impliquen en ella. ¾ Ayudar a los empleados a crecer y desarrollarse dentro de la organización.

Para atraer candidatos potencialmente calificados no es suficiente con disponer de un programa de reclutamiento muy minucioso. Puede que también sea preciso contar con programas atractivos de retribuciones y de formación y desarrollo para el individuo. Esto mismo sucede con cualquiera de las demás funciones y actividades de Recursos Humanos: para llevar a cabo una de ellas eficientemente es preciso tener en cuenta las demás. Debido a la importancia y al predominio de este tipo de relaciones sistémicas entre las funciones y actividades de Recursos Humanos. Las funciones y actividades relacionadas con los Recursos Humanos son importantes debido, en gran medida, a que sirven para atraer, retener y motivar a los empleados y, en general, se acepta que cuando se logran estos objetivos explícitos, ello afecta positivamente los resultados de la organización. Por el contrario la selección deficiente de empleados o el diseño defectuoso de un programa para mantener la motivación, dará lugar al descontento y el rendimiento sufrirá las consecuencias.

57

DIAGRAMA No 1 Funciones, actividades y objetivos de la Gestión de los Recursos Humanos ENTORNO EXTERNO

PLANIFICACIÓN Planificación estratégica Planificación de RRHH

OBJETIVOS EXPLÍCITOS

CONTRATACIÓN Reclutamiento Selección y orientación

ANÁLISIS DEL PUESTO DE TRABAJO

ENTORNO INTERNO

AUMENTO DEL POTENCIAL DE LOS RRHH Formación y perfeccionamiento Gestión y planificación de la carrera- profesional EVALUACIÓN RETRIBUCIÓN Evaluación del rendimiento Retribución

OBJETIVOS IMPLÍCITOS

Y

MEJORA Formas de gestionar a la gente La salud e higiene GLOBALIZACIÓN

OBJETIVOS A LARGO PLAZO

Fuente: La Gestión de Recursos Humanos: Preparando profesionales del siglo XXI Dolan Simón Mc Graw Hill 2003 Madrid

4.2 Objetivos Implícitos Existen tres objetivos implícitos relacionados con los Recursos Humanos: mejora de la productividad, mejora de la calidad de vida en el trabajo y el cumplimiento de la legislación. Productividad. Para cualquier organización, la productividad constituye un objetivo importante, a través de la Gestión de los Recursos Humanos puede articularse un conjunto de acciones que conduzcan a un incremento de la productividad de las personas. De hecho las Empresas más productivas se

58

diferencian de las menos productivas, entre otras cosas, por el tratamiento y orientación que dan a la Gestión del Recurso Humano. La mejora en la productividad no es sólo consecuencia de la decisión individual de desplegar un mayor esfuerzo en el trabajo y por tanto de establecer estímulos económicos, sino que en muchos casos dependerá de la capacidad y conocimientos poseídos por la persona. Por tanto, mientras que en el primer caso el diseño de incentivos podría ser importante, en el segundo adquiere relevancia la calidad del proceso de selección y el diseño adecuado de los procesos de formación. Hay dos áreas básicas en las que los directores de Recursos Humanos pueden hacer contribuciones importantes respecto del aumento de la productividad: la organización del trabajo y su diseño. Las investigaciones ponen de manifiesto que el trabajo tradicional, altamente estructurado, donde los cometidos y las tareas de los empleados se describen con todo detalle, impide la creatividad, limitan la capacidad de contribuir y añadir valor y afectan a la productividad.

Son muchas las organizaciones donde el diseño tradicional del puesto de trabajo ha dado paso a un concepto más amplio. Por ejemplo, mientras que el cometido de un operario de fábrica podía consistir en observar indicadores y controlar el flujo del proceso, este trabajo ha cambiado para incorporar, come una competencia del trabajador, la programación del trabajo (incluidos los descansos y las horas extraordinarias) y, ocasionalmente, la evaluación del rendimiento de los compañeros de trabajo.

La Gestión de los Recursos Humanos disfruta de una ocasión única y oportuna para mejorar la productividad. Sin embargo, cada vez más, esto significa mejorar los resultados con una calidad superior a la que nunca haya existido. Este nuevo interés por combinar la cantidad con la calidad es una de las muchas fuerzas que impulsan la necesidad de una Gestión eficiente de los Recursos Humanos. Calidad de vida en el trabajo. Es buscar que los empleados incrementen su nivel de compromiso con su actividad y facilitar que ello tenga lugar.

59

Son muchos los que desean poder ejercer un control personal sobre su trabajo y tener la oportunidad de realizar mayores contribuciones a la organización. Existe un número cada vez creciente de Empresas que están convencidas de que el hecho de dar oportunidades a los empleados para cubrir estas nuevas aspiraciones hará que éstos se sientan más satisfechos y, por tanto, mejorará su calidad de vida en el trabajo. Hay programas y enfoques cuyo propósito es mejorar la calidad de vida en el trabajo y en los cuales el departamento de Recursos Humanos desempeña un papel importante a la hora de su implantación (interviniendo sobre el diseño del trabajo, diseñando sistemas de carreras y de formación, sistemas retributivos equitativos, trabajos más ergonómicos.)

Cumplimiento de la normativa. En lo que respecta a la Gestión de los empleados, las organizaciones deben acatar leves, normas, arbitrajes y decisiones de los tribunales. Esta legislación afecta prácticamente a todas las funciones y actividades en las que está implicada la Gestión de los Recursos Humanos. El director de Recursos Humanos de hoy en día debe conocer o al menos disponer del personal especializado que le asesore en las leyes y normativas que afectan a las decisiones sobre selección, retribuciones, higiene y seguridad en el trabajo y relaciones laborales, por nombrar sólo algunas. El marco normativo debe ser escrupulosamente respetado y marcar los límites de actuación por parte de la organización.

4.3 Objetivos a Largo Plazo Los objetivos a largo plazo, o de balance final, se refieren a la rentabilidad y competitividad, al incremento de valor de la empresa y en definitiva a una mejora de la eficiencia y eficacia de la organización. La Gestión de los Recursos Humanos tiene repercusiones importantes en los resultados finales de la organización, a través de sus contribuciones al logro tanto de los objetivos explícitos como implícitos. El centrarse en el balance final y orientarse hacia los resultados es el camino mediante

60

el cual la Gestión de las Recursos Humanos puede ganarse el reconocimiento y el respeto en las organizaciones. Estas tres categorías, que de ningún modo deben considerarse mutuamente excluyentes.

DIAGRAMA No. 2 Objetivos de la Gestión de Recursos Humanos

GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

OBJETIVOS EXPLÍCITOS Atraer Retener Motivar Desarrollo

OBJETIVOS IMPLÍCITOS Productividad Calidad de vida en el trabajo Cumplimiento de la normativa

OBJETIVOS A LARGO PLAZO Competitividad Resultados de la organización Adaptabilidad

Fuente: La Gestión de Recursos Humanos: Preparando profesionales del siglo XXI Dolan Simón Mc Graw Hill 2003 Madrid

5. CAPACIDADES PROPIAS DE LA GESTIÓN Capacidad es la habilidad o pericia requerida para llevar a cabo una tarea determinada. Las capacidades son de gran importancia para el ejercicio de los roles de Gestión, ya que sea el nivel en el que los gestores ejercen sus funciones todos ellos han de adquirir y han de desarrollar una serie de capacidades.

Entre esas capacidades, se encuentran:

Las Capacidades Técnicas: Habilidades para utilizar conocimientos, técnicas y recursos específicos en la realización de un trabajo. Estas capacidades adquieren especial relieve en la Gestión, pues se trata de la resolución de problemas que surgen en el trabajo diario.

5.2

Capacidades Analíticas: Suponen la utilización de enfoques y técnicas

científicas tales como la planificación de los requerimientos, modelos de control basados en las actividades y sistemas de información.

61

Representan la capacidad para identificar factores clave y para entender como se interrelacionan para desempeñar sus roles en una situación determinada.

5.3 Capacidades en la Toma de Decisiones: Capacidad de tomar decisiones o de elegir entre alternativas diversas.

La capacidad de la toma de decisiones esta

vinculada con las capacidades analíticas, ya que en una habilidad analítica insuficiente se traduce en una toma de decisiones deficiente.

5.4 Capacidades de Informática: los gestores deben de poseer capacidad de comprensión conceptual de informática y en particular saber como utilizar el ordenador y el software

en muchas facetas de sus trabajos.

Los ordenadores

pueden realizar en pocos minutos tareas de análisis financieros, de planificación de Recursos Humanos, así como tareas que, en caso contrario tardarían horas o días en realizar.

5.5

Capacidades Conceptuales: se refiere a la capacidad de visualizar el modo

en que cada parte de una organización encaja e interactúa con los demás para alcanzar metas y objetivos.

5.6 Capacidades en la comunicación: implica comunicarse con otras personas en la forma que puedan comprender, así como para procurarse y utilizar la retroalimentación de otras personas para estar seguro que si han comprendido el mensaje trasmitido.

6. ROLES DE LOS GESTORES.

62

El rol puede definirse, como una pauta que se espera de un individuo dentro de una unidad o posición dentro de la organización.

Entre los roles de los gestores se

encuentran: 21

Roles Interpersonales: son los roles de figura simbólica y de enlace que se derivan de la autoridad formal del gestor y se centran en las relaciones interpersonales.

Rol de Liderazgo: consiste en dirigir y controlar las actividades de sus subordinados trae consigo asegurarse de que las cosas están marchando de acuerdo con lo planeado.

Rol de enlace: compromete a los gestores en relación interpersonales fuera de mando y puede implicar contactos dentro y fuera de la organización. Los gestores han de actuar recíprocamente con otros gestores.

Roles de Información: estos sitúan al gestor como punto de referencia para la recepción y envío de información.

Roles de decisión: estos son roles asumidos por los gestores que los convierten en decidores: solventado de problemas, asignado de recursos y el de negociador.

D. CAMBIO ORGANIZACIONAL

1. GENERALIDADES El rediseño total o parcial de la estructura organizacional, el impacto de diversas variables macroeconómicas, fusiones, adquisiciones, incorporación de nuevas 21

Gestión Calidad y Competitividad John M Meter, Lorenzi, Steven j. Philip,B Mc Graw Hill España, 1997 pp 610-616.

63

op cit

tecnologías, creación de nuevas unidades de negocios, o, la implementación de nuevos procesos, son sólo algunas de las tantas causas que generan en una organización, o en determinados sectores de la misma, una situación de cambio. Cambio que la mayoría de las veces no está ni completa ni eficientemente planificado, y mucho menos, facilitado. 22

2. DEFINICIÓN DE CAMBIO ORGANIZACIONAL Cambio Organizacional se define como: la capacidad de adaptación de las organizaciones a las diferentes transformaciones que sufra el medio ambiente interno o externo, mediante el aprendizaje.

3.

FACTORES

QUE

INFLUYEN

EN

EL

CAMBIO

ORGANIZACIONAL. Los Cambios se originan por la interacción de dos factores, los cuales son: a. Endógenas (Internas): son aquellas que provienen de dentro de la organización, surgen del análisis del comportamiento organizacional y se presentan como alternativas de solución, representando condiciones de equilibrio, creando la necesidad de cambio de orden estructural; es ejemplo de ellas las adecuaciones tecnológicas, cambio de estrategias metodológicas, cambios de directivas, etc. b. Exógenos (Externas): son aquellas que provienen de afuera de la organización, creando la necesidad de cambios de orden interno, son

22

http://www.wikilearning.com/monografia/arquitectura_del_cambio_organizacionalel_concepto_de_cambio_organiz acional/12062-1

64

muestras de esta fuerza: Los decretos gubernamentales, las normas de calidad, limitaciones en el ambiente (tanto físico como económico). 23

DIAGRAMA No. 3

4.

NECESIDAD

DE

UN

PLAN

PARA

UN

CAMBIO

ORGANIZACIONAL. En una organización existen muchos problemas sobre los cuales se puede desarrollar un plan de cambio. Una organización no puede dejar de trabajar en dichos problemas, a su vez es probable que la competencia no esté contenta con su situación y se encuentra en proceso de cambio, por esta razón, si este no se produce los demás mejorarán su posición competitiva.

23

http://www.wikilearning.com/monografia/marco_teorico_del_cambio_organizacionalconcepto_de_cambio_organiz acional/12074-1

65

Como es de esperarse el siglo XXI será dominado por aquellas organizaciones que mejoren cada vez más y sean flexibles, es decir, que logren adaptarse a los cambios necesarios para su supervivencia. Debido al deseo o afán por mejorar su buen desempeño, las organizaciones adoptan muchas y diferentes herramientas o técnicas que le permitan dicho mejoramiento, que proporcionará un impacto positivo, siempre y cuando estén dadas las condiciones apropiadas.

5. ETAPAS DEL CAMBIO ORGANIZACIONAL El Cambio Organizacional está constituido en tres etapas: •

En la primera se trata de concienciar al individuo o a la organización la necesidad

del cambio, es vital reducir la resistencia, es por eso que se debe transmitir la necesidad de una manera más clara posible, que pueda ser captado lo que este cambio traerá y lo que se desea lograr. •

En la segunda etapa, se fomentan los nuevos valores y comportamientos de los

trabajadores para que se identifiquen y los interioricen. Aquí se difunde el proyecto para implementar el cambio, se comunica de manera tal que se planteen retos atractivos, desarrollarlos y evaluarlos. •

En la última etapa se concretan los nuevos aprendizajes, transformando en

norma un nuevo patrón de comportamiento; se utilizan mecanismos de apoyo o refuerzo. 24

24

http://www.sappiens.com/castellano/articulos.nsf/0/e8ce2710d5efe2a2c125738f0004f4bc!OpenDocument&Click

66

6. PROCESO DEL CAMBIO ORGANIZACIONAL

Cambiar no es muy fácil, primeramente por que ni todas las personas están dispuestas a realizar esfuerzos en este sentido y, aun que estén dispuestas es muy fácil volver a los antiguos padrones de funcionamiento. Kurt Lewin estructuro un proceso en la tentativa de tomar un cambio efectivo y duradero. Básicamente, la idea es de descongelar valores antiguos, cambiar y, recongelar estos nuevos valores. 1. Descongelar implica tornar tan obvia la necesidad de cambio a punto del individuo, del grupo o de la organización poder fácilmente verla y aceptarla. 2. El cambio implica un agente de cambio entrenando, que ira a liderar a los individuos, los grupos o toda la organización durante el proceso. En el decorrer de este proceso, el agente de cambio ira a alimentar a los nuevos valores, aptitudes y comportamientos a través de los procesos de identificación e internalización. Los miembros de la organización irán a identificarse con los valores, aptitudes y comportamientos del agente de cambio, internalizandolos así que percibieren su eficacia en el desempeño. 3. Recongelar significa transformar en regla general un nuevo padrón de comportamiento, usando para esto mecanismos de apoyo o refuerzo, de modo que se torne una nueva norma. El cambio es un fenómeno conceptualmente simple en que intervienen dos conceptos bien identificados: una situación inicial de la que queremos salir y una situación objetivo que juzgamos como relativamente ventajosa. El tercer concepto, más difuso, mucho más difícil de calificar y de operar, es el de la transición.

67

7. LA RESISTENCIA AL CAMBIO Vale la pena hacer algunos comentarios sobre la más popular de todas las causas de fracaso mencionadas: la resistencia al cambio. Douglas Smith, en su obra Taking Charge of Change menciona que "la ignorancia sobre la íntima naturaleza de nuestra resistencia a cambiar es lo que mata el cambio, y no la resistencia en sí misma". La resistencia al cambio es un síntoma absolutamente natural. Ahora bien, ¿cuáles son los motivos que pueden ocasionarla?

FIGURA No 1 LA RESISTENCIA AL CAMBIO

En primer lugar, en la base de la pirámide, nos encontramos con que las personas que no conocen lo suficiente, tienden a demorar el cambio, lo que es percibido como cierta forma de resistencia. Esta ignorancia esta generalmente ocasionada por: La falta de comunicación sobre el proyecto de cambio. En general se resiste cualquier tipo de cambio si no se conoce en que consiste, para que se lleve a cabo y cual es su impacto en términos personales;

68

La visión demasiado parcializada del cambio. En numerosas ocasiones las personas juzgan negativamente al cambio exclusivamente por lo que sucede en su ámbito de influencia (su grupo de trabajo, su sector, su gerencia), sin considerar los beneficios globales que obtiene la empresa en su conjunto.

8. ESTRUCTURA

PARA

FACILITAR

EL

PROCESO

DEL

CAMBIO

De las estrategias puntuales planteadas en el punto anterior, rescatamos la estructura básica que debe tenerse en cuenta para facilitar los procesos de cambio. La misma parte de la ejecución mantiene cinco acciones claves: •

Comunicar la necesidad de cambio

•

Obtener una visión compartida

•

Generar el compromiso de los líderes

•

Facilitar la participación del personal

•

Pensar sobre la organización en forma integrada 25

E. DESEMPEÑO

1. GENERALIDADES

El desempeño de los empleados es la piedra angular para desarrollar la efectividad y el éxito de una organización, por esta razón hay un constante interés de las organizaciones por mejorar el desempeño de los empleados a través de continuos programas de capacitación y desarrollo. En años recientes, la administración del

25

http://www.monografias.com/trabajos13/cborgdef/cborgdef.shtml

69

desempeño ha buscado optimizar sus recursos humanos para crear ventajas competitivas. En vista que el desempeño es una variable importante en el desarrollo de las organizaciones, éste es el objeto de estudio de estudiar la presente variable. Para el mejor entendimiento del concepto a tratar se proporcionan el concepto de desempeño en las organizaciones. 26

2. DEFINICIÓN DEL DESEMPEÑO.

Se define desempeño como aquellas acciones o comportamientos observados en los empleados que son relevantes para los objetivos de la organización, y que pueden ser medidos en términos de las competencias de cada individuo y su nivel de contribución a la organización. Algunos investigadores argumentan que la definición de desempeño debe ser completada con la descripción de lo que se espera de los empleados, además de una continua orientación hacia el desempeño efectivo.

3. MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO

Para medir el desempeño, se necesita evaluarlo a través de indicadores de desempeño. Estos indicadores deben ayudar a la gerencia para determinar cuan efectiva y eficiente es la labor de los empleados en el logro de los objetivos, y por ende, el cumplimiento de la misión organizacional. Asimismo, deben estar incorporados en un sistema integral de medición del desempeño que haga posible el seguimiento simultáneo y consistente en todos los niveles de la operación de la organización, desde el logro de los objetivos estratégicos de cada una de las organizaciones al más alto nivel hasta el desempeño individual de cada ejecutivo y empleado. 27 26 27

http://www.monografias.com/trabajos16/administracion-del-desempenio/administracion-del-desempenio.shtml http://www.monografias.com/trabajos16/administracion-del-desempenio/administracion-del-desempenio.shtml

70

4. OBJETIVOS FUNDAMENTALES DEL DESEMPEÑO • Medir el potencial humano. • Mejorar el desempeño y estimular la productividad. • Oportunidades de Crecimiento y participación de todos los miembros de la Organización. • Definir la contribución de los empleados.

5. COMO MEJORAR EL DESEMPEÑO El empleado puede mejorar su desempeño sí: •

Conoce lo que de él se espera.

•

Puede ver los resultados para los cuales ha intervenido.

•

Recibe orientación y supervisión de su superior28

6. LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO. Constituye el proceso por el cual se estima el rendimiento global del empleado, para ello compara el Desempeño laboral de la persona con los parámetros o los objetivos establecidos para el puesto de trabajo ayudando así, a tomar medidas correctivas ó establecer incentivos para los empleados. La Evaluación del Desempeño constituye uno de los subsistemas de la gestión de Recursos

28

Humanos,

siendo

un

instrumento

http://www.joseacontreras.net/rechum/apuntes2.htm

71

altamente

productivo

para

la

organización, ya que a través de este se logran varios resultados claves para el éxito de toda empresa, en el área de Recursos Humanos. Para conocer acerca lo que es la Evaluación, sus objetivos, principios, métodos de Evaluación, importancia y ventajas, a continuación se elabora un marco teórico sobre que servirá de soporte al entendimiento del tema.

6.1 Conceptos de evaluación de desempeño 29 Es calificar a un empleado calificando comparando su actuación presente y pasada, con las normas establecidas para su desempeño. Así pues el proceso de evaluación implica: • Establecer las normas del trabajo • Evaluar el desempeño real de los empleados • Volver a presentar la información al empleado con el propósito de motivarlo, para que elimine las deficiencias de su desempeño. La Evaluación del Desempeño constituye el proceso por el cual se estima el rendimiento global del empleado. La mayor parte de los empleados procura obtener retroalimentación sobre la manera en que cumple sus actividades y las personas que tienen a su cargo la dirección de otros empleados deben Evaluar el Desempeño individual para decidir las acciones que deben tomar. Las Evaluaciones informales, basadas en el trabajo diario, son necesarias pero insuficientes.

Contando

con

un

sistema

formal

y

sistemático

de

retroalimentación, el departamento de personal puede identificar a los empleados que cumplen o exceden lo esperado y a los que no lo hacen. 29

Administración de Personal, Gary Desseler, Pearson Educación 8- Edición, México 2001. Pág. 321

72

Asimismo, ayuda a Evaluar los Procedimientos de reclutamiento, selección y orientación. Incluso las decisiones sobre promociones internas, compensaciones, y otras más, del área del departamento de personal, dependen de la información sistemática y bien documentada disponible sobre el empleado. Por norma general, el departamento de Recursos Humanos desarrolla Evaluaciones del Desempeño para los empleados de todos los departamentos. Esta centralización obedece a la necesidad de dar uniformidad al procedimiento.

Aunque el departamento de personal puede desarrollar enfoques diferentes para ejecutivos de alto nivel, profesionales, gerentes, supervisores, empleados y obreros, necesitan uniformidad dentro de cada categoría para obtener resultados utilizables. La Evaluación del Desempeño es una técnica o procedimiento que tiende a apreciar, de la forma más sistemática y objetiva posible, el rendimiento de los empleados de una organización. Esta Evaluación se realiza sobre la base del trabajo desarrollado, los objetivos fijados, las responsabilidades asumidas y las características personales, todo ello, con vistas a la planificación y proyección de acciones futuras de cara a un mayor desarrollo del individuo, del grupo y de la organización. 30

También plantean que La Evaluación del Desempeño debe ser considerada como una revisión y contraste de opiniones encaminada, entre otras cosas, a fomentar la comunicación vertical y horizontal en el seno de la organización. Jamás debería ser vista como un examen o valoración unidireccional y personal que suponga un elemento de control o juicio sobre la persona. La Evaluación del Desempeño es el proceso de revisar objetivos operacionales, como los logros pasados, y establecer metas de desempeño a futuro.31

30

Administración de Recursos Humanos para el alto desempeño Arias Galicia, L Fernando, Heredia Espinoza y Victor Editorial Trias 3- reimpresión México 2004. Pág. 627 31 Aplicación de la psicología en los negocios, Mark Parkinson, Mc Graw Hill 1- Edición México. 2003 pág. 97

73

6.2 Criterios para la evaluación del desempeño. 6.2.1 Criterio de Desempeño: Es una prueba o una norma mediante la cual se juzga el desempeño. 6.2.2 Criterio de Evaluación del Desempeño: Es la medida dependiente o pronosticada (estándar) para valorar la eficacia de un determinado empleado.

6.3 Importancia de la Evaluación del Desempeño Hay varias razones por las cuales debe Evaluarse a un empleado. En algunos casos la intención principal es beneficiar al trabajador. En otros, el principal beneficiario es la organización. En otros casos más, los datos de la Evaluación pueden satisfacer múltiples necesidades tanto del individuo como de la empresa. Dentro de las finalidades para las que se puede utilizar la Evaluación del Desempeño, se destacan las siguientes: 1) Evaluar el rendimiento y comportamiento de los empleados. 2) Evaluación global del potencial humano. 3) Proporcionar oportunidades de crecimiento y condiciones de efectiva participación a todos los miembros de la organización. 4) Mejorar los patrones de actuación de los empleados. 5) Detección del grado de ajuste persona-puesto. 6) Proporcionar un sistema de doble vía de información. 7) Establecimiento de sistemas de comunicación dentro de la empresa. 8) Implantación de un sistema que motive a los empleados a incrementar su rendimiento. 9) Establecimiento de políticas de promoción adecuadas

74

10) Aplicación de sistemas retributivos justos y equitativos basados en rendimientos individuales. 11) Detección de necesidades de formación o reciclaje. 12) Mejorar las relaciones humanas en el trabajo. 13) Obtener datos acerca del clima laboral, así como detectar problemas ocultos 14) Validación de los programas de selección. 15) Autoconocimiento por parte de los empleados. 16) Conseguir unas relaciones mejores entre jefe y subordinado, basadas en la confianza mutua.

F. RECURSOS HUMANOS

1. GENERALIDADES El origen de la administración de Recursos Humanos se remonta al pasado y su aplicación se manifiesta en todas las áreas de las instituciones y empresas. Así mismo los principios de Taylor y Fayol pusieron las bases de la administración, a través de la coordinación, dirección y, por tanto, del mejor empleo de los Recursos Humanos que intervienen en el trabajo. El mismo Taylor viendo la importancia del área, creo las oficinas de selección. El propósito de la administración de Recursos Humanos es mejorar las contribuciones productivas del personal a la organización, de manera que sean responsables desde un punto de vista estratégico, ético y social. Es por tal situación que los gerentes y los departamentos de Recursos Humanos logran sus metas cuando se proponen fines claros y cuantificables.

75

Estas técnicas mejoran la administración de Recursos Humanos pero también se debe de contar con personal idóneo, elementos y materiales de la mejor calidad y avances técnicos que vayan con la época.

2. DEFINICIONES DE RECURSOS HUMANOS “Consiste en la planeación, la organización, el desarrollo, la coordinación y el control de técnicas capaces de promover el desempeño eficiente del personal, en la medida en que la organización representa el medio que permite a las personas que colaboran en ella alcanzar los objetivos individuales que se relacionan directa o indirectamente con el trabajo”.32 “Es la utilización de los Recursos Humanos para alcanzar objetivos organizacionales, En consecuencia, comprende a los gerentes de todos los niveles.” 33

“Es el proceso administrativo aplicado al acrecentamiento y conservación del esfuerzo, las experiencias, la salud, los conocimientos, las habilidades, de los miembros de la organización, en beneficio del individuo, de la propia organización y del país en general”.34

“Es un conjunto de principios, procedimientos e instituciones que procuran la mejor selección, educación, y armonización de los servidores de una organización. Su satisfacción en el trabajo y el mejor rendimiento a favor de unos y otros”. 35

32

“Administración de Recursos Humano” Idalberto Chiavenatto . 5- Edición. Editorial Mc Graw Hill. Colombia 2000. Pág. 165 33 Administración de Recursos Humanos, Wayne R. Mondy y Noe Robert M, Pearson Educación 9 Edición México 2005 Pág.4 34 Administración de Recursos Humanos para el alto desempeño. Arias G Fernando, 3 Edición. Trillas. México 2004. Pág. 18 35 Administración de Recursos Humanos, Chiavenatto, Idalberto 5- Edición Editorial Mc Graw Hill Colombia 2000 Pag.159

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“Es la disciplina que se encarga de organizar a los trabajadores y a las personas que laboran en una empresa para alcanzar los objetivos de ambas partes”.36

“Recurso Humano son todos los atributos de la fuerza de trabajo disponibles para la producción de bienes y servicios; que incluye conceptos de educación, grado de enseñanza, habilidades, conocimiento y adiestramiento”.37

“Es el esfuerzo o la actividad humana que comprende factores que dan diversas modalidades tales como: conocimientos, experiencias, motivación, intereses vocacionales, aptitudes, actitudes, habilidades, potencialidades y salud entre otros”. 38

3. IMPORTANCIA DEL RECURSO HUMANO El Recurso Humano es de mucha importancia en las empresas, esto se debe a que constituye la fuente principal de una ventaja competitiva, otorgando rasgos distintivos a las organizaciones. Las empresas son lo que las personas hacen, por lo que el recurso más valioso de las organizaciones es el talento humano. Dos empresas pueden tener las mismas máquinas, las mismas instalaciones, la misma forma de hacer las cosas, los mismos recursos disponibles, pero jamás podrán tener las mismas personas. En ese sentido, las necesidades de desarrollo del ser humano están referidas esencialmente al papel que desempeña o desempeñará el empleado en la organización; estableciendo competencias bien definidas entendidas como: los conocimientos, habilidades, destrezas y experiencia requerida por quien desempeñará el cargo. Tomando en

36

La Gestión de Recursos Humanos Simón L Dolán Mc Graw Hill 2- Edición España 2003 Pág. 4 Administración Stoner, James”, Prentice Hall 6- Edición México 1996 página 412 38 Administración de Recursos Humanos”, Arias Galicia, Fernando; Editorial Trias 3a reimp. México “ 2004 pág.24 37

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cuenta las necesidades de capacitación del mismo para lograr los objetivos propuestos por las empresas.

4. CARACTERÍSTICAS DEL RECURSO HUMANO. No puede ser propiedad de una organización, a diferencia de los otros

recursos.

Los conocimientos, las experiencias, las habilidades, son parte inherente de la persona. Los Recursos Humanos implican una posición voluntaria de la persona. Las actividades de las personas en las organizaciones, son voluntarias, pero no por el hecho de existir un contrato de trabajo la organización va a contar con el mejor esfuerzo de sus miembros, por lo contrario solo contara con el, si perciben que esa actitud va a ser provechosa, en alguna forma, y si los objetivos son valiosos y concuerdan con los objetivos personales, los individuos pondrán a disposición de la organización todo su potencial y máximo esfuerzo. Las experiencias, los conocimientos, las habilidades, son intangibles y se manifiestan solamente a través del comportamiento de las personas en las Organizaciones. Los miembros de ella presentan un Servicio a cambio de una remuneración económica efectiva.

Los Recursos Humanos son escasos, no todo mundo posee las mismas habilidades y conocimientos, por eso hay personas u organizaciones dispuestas a cambiar dinero u otros bienes por el servicio de otros, surgiendo así los mercados de trabajo.39

Uno de los más importantes y amplios desafíos que enfrentan actualmente las organizaciones es adaptarse a gente que es diferente. La diversidad de la fuerza de trabajo significa que las organizaciones se están volviendo más heterogéneas en 39

Administración de Recursos Humanos Fernando Arias Galicia, Op Cit Editorial Trias 3- reimpresion México 2004 Pag.25

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función de sexo, raza y grupo étnico (mujeres, discapacitados, homosexuales y semejantes). En consecuencia, el desafío para las organizaciones es darse a sí mismas más espacio para acomodar los diversos grupos de personas mediante la atención de sus diferentes estilos de vida, necesidades familiares y estilos de trabajo.

5. OBJETIVOS DEL RECURSO HUMANO. El principal objetivo es mejorar las contribuciones productivas del personal a la organización, de forma que sean responsables desde el punto de vista estratégico, ético y social.

Recursos Humanos es contratar y trasladar personal, mantener informes y administrar salarios y beneficios.

Los objetivos pueden clasificarse en cuatro áreas fundamentales:

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5.1 Objetivos Corporativos: Es necesario reconocer el hecho fundamental de que la administración de Recursos Humanos tiene como objetivo básico contribuir al éxito de la empresa o corporación. Incluso en las empresas en que se organiza un departamento formal de Recursos Humanos para apoyar la labor de la gerencia, cada uno de los supervisores y gerentes continúa siendo responsable del desempeño de los integrantes de sus equipos de trabajo respectivos.

40

La Gestión de Recursos Humanos Simón L Dolán Mc Graw Hill 2- Edición España 2003 Pág. 7

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La función del departamento consiste en contribuir al éxito de estos supervisores y gerentes. La administración de Recursos Humanos no es un fin en sí mismo, es sólo una manera de apoyar la labor de los dirigentes.

5.2 Objetivos Funcionales: Mantener la contribución del departamento de recursos humanos a un nivel apropiado a las necesidades de la organización es una prioridad absoluta. Cuando la administración de personal no se adecua a las necesidades de la organización se desperdician recursos de todo tipo. La compañía puede determinar, por ejemplo, el nivel adecuado de equilibrio que debe existir entre el número de integrantes del departamento de Recursos Humanos y el total del personal.

5.3 Objetivos Sociales: El departamento de Recursos Humanos debe responder ética y socialmente a los desafíos que presenta la sociedad en general y reducir al máximo las tensiones o demandas negativas que la sociedad pueda ejercer sobre la organización. Cuando las organizaciones no utilizan sus recursos para el beneficio de la sociedad dentro de un marco ético, pueden verse afectadas por restricciones.

5.4 Objetivos Personales: El departamento de Recursos Humanos necesita tener presente que cada uno de los integrantes de la organización aspira a lograr ciertas metas personales legítimas. En la medida en que el logro de estas metas contribuye al objetivo común de alcanzar las metas de la organización, el departamento de Recursos Humanos reconoce que una de sus funciones es apoyar las aspiraciones de quienes componen la empresa.

De no ser este el caso, la productividad de los empleados puede descender o también es factible que aumente la tasa de rotación. La negativa de la empresa a 80

capacitar al personal podría conducir a una seria frustración de los objetivos personales de sus integrantes.

6. PROCESO DE LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS. La administración de Recursos Humanos como ya se dijo anteriormente es de mucho impacto tanto para los empleados como para las organizaciones sociales debido a que encuentran la manera de tratar a los empleados, buscarlos en el mercado. Integrarlos y orientarlas a las empresas, así como también hacerlos trabajar y recompensarlos. Por tanto es muy importante administrar todos estos aspectos en la organización ya que de esto depende que la competitividad exista en cada una de las empresas, los procesos básicos en la administración de personal se detallaran a continuación:

6.1 Provisión Contar con el personal adecuado es muy importante, es por eso que se busca en el mercado al candidato idóneo ya sea por factores internos o por externos, luego viene el reclutamiento que es donde se reciben todos los documentos de los aspirantes al puesto, de ahí el paso último de este proceso es la selección del personal que es la ubicación del personal en el cargo adecuado. Cuando escogemos entre los candidatos reclutados al más adecuado para ocupar el puesto se busca siempre que aumenten la eficiencia y el desempeño del personal, así como la eficacia de las organizaciones sociales.

6.2 Aplicación

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Después de finalizado el proceso de provisión, se realiza la aplicación del Personal o sea emplearlas como fuerzas de trabajo a las organizaciones sin dificultad, los recién llegados son presentados ante el personal general.

6.3 Gratificación En este proceso se busca la manera de mantener al empleado laborando en la empresa, es por esa razón que recibe ciertas prestaciones en cuanto a remuneraciones y compensaciones beneficios y servicios sociales, higiene y seguridad en el trabajo, relaciones laborales. El mantener a los empleados contentos no solo es adecuarlos al puesto, si no que agradarlos con que las condiciones de trabajo garanticen salud y bienestar y con las compensaciones monetarias y otras, éstas sirven para mejorar el desempeño de los empleados, teniendo un estímulo, ellos buscarán la manera de poner todo de su parte y porque los objetivos y propósitos se cumplan con efectividad.

6.4 Desarrollo Los procesos de desarrollo de personas incluyen actividades de entrenamiento, desarrollo de personal y organizacional: el entrenamiento es muy importante ya que las personas se educan profesionalmente para generar cambios de comportamiento y por tanto desarrollarse de manera efectiva en las empresas, generando así cambios sustanciales en cuanto a lo aprendido en el entrenamiento y lo aplicado en la organización social para que se pueda ver en proceso de desarrollo.

6.5 Seguimiento y Control Las organizaciones sociales no funcionan con datos aleatorios, si no que se plantean objetivos alcanzables ya que el control lleva a que las unidades de la organización marchen bien; el control se basa en información obtenida mediante el procesamiento de datos y exige que los datos se almacenen y se acumulen en registros y archivos denominados base de datos, ya que pueden servir para el proceso de la toma de decisiones en las personas.

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7. EL RECURSO HUMANO EN LA ADMINISTRACIÓN. Los individuos que participan en las organizaciones tienen necesidades y objetivos que son particularmente importantes para ellos, de la misma manera que las empresas tienen necesidades y objetivos que suplir. Mediante la función de dirección los gerentes ayudan a las personas a ver que pueden satisfacer sus propias necesidades y utilizar su potencial para la realización de metas de una empresa. Por tanto, los gerentes deberán entender los roles o papeles asumidos por los empleados, la individualidad de las personas y sus personalidades, esto se debe a que los individuos son mucho más que un factor productivo en los planes de la gerencia, son miembros de los sistemas sociales de muchas organizaciones, son consumidores de bienes y servicios y por lo tanto, influyen de manera importante en la demanda. La administración de Recursos Humanos es la disciplina que persigue la satisfacción de objetivos organizacionales contando para ello, con una estructura a través del esfuerzo humano coordinado. Consiste en la planeación, organización, desarrollo, coordinación y control de técnicas capaces de promover el desempeño eficiente del personal. En otras palabras se refiere a conquistar y mantener personas en la organización que trabajen y den el máximo de sí mismas con una actividad positiva y favorable.41 Lo que se persigue es llegar a conciliar las necesidades económicas de la empresa con las necesidades de los individuos que integran la organización, considerando el factor humano como un elemento determinante en el desarrollo de la empresa. El proceso de administración de Recursos Humanos comprende funciones y herramientas que deben ser desarrolladas dentro de un flujo continuo constituido por fases diferentes y consecutivas las cuales se encuentran interrelacionadas y que a continuación se detallan:

41

Administración de Recursos Humanos, Chiavenato, Idalberto , Mc Graw Hill 5˚ edición Colombia Bogotá,2000; pág.149

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7.1 Planeación de Recursos Humanos Es una técnica para determinar en forma sistemática la provisión y demanda de empleados que tendrá una organización en el momento y área oportuna. Al determinar el número y tipo de empleados que serán necesarios, el departamento de personal puede planear sus labores de reclutamiento, selección, capacitación y otras más. Esto permite al departamento de personal suministrar a la organización el personal idóneo en el momento adecuado.

7.2 Reclutamiento Se ocupa de desarrollar una serie de candidatos a empleo, acordes al plan de Recursos Humanos. Por regla general, los candidatos se encuentran por medio de anuncios en periódicos y publicaciones especializadas, agencias de empleo, recomendaciones de amigos y visitas a universidades o centros de enseñanza superior. El Reclutamiento corresponde al proceso mediante el cual la organización atrae candidatos del mercado de Recurso Humano para abastecer su proceso selectivo. El Reclutamiento funciona como un proceso de comunicación: la organización divulga y ofrece oportunidades de trabajo en el mercado de Recurso Humano. El Reclutamiento, como ocurre al proceso de comunicación, es un proceso de doble vía que comunica y divulga las oportunidades de empleo, al tiempo que atrae a los candidatos para el proceso selectivo.

7.2.1 Conceptos de Reclutamiento Es el conjunto de actividades diseñadas para atraer hacia una organización un conjunto de candidatos calificados.42

Es un conjunto de técnicas y procedimientos que busca atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos en la organización.

42

Gestión del talento Humano “El nuevo papel de los Recursos Humanos”, Adalberto Chiavenato Mc Graw Hill Colombia 2002 Pág. 95

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Básicamente, es un sistema de información mediante el cual la organización divulga y ofrece, en el mercado de Recursos Humanos, oportunidades de empleo que pretende llenar.43

7.2.2 Proceso de Reclutamiento de Personal Los reclutadores llevan a cabo varios pasos: Identificación de una vacante, selección de las fuentes de reclutamiento más adecuadas y búsqueda del candidato idóneo. El reclutador identifica las vacantes mediante la planeación de Recursos Humanos o a petición de la dirección. El plan de Recursos Humanos puede mostrarse especialmente útil, porque ilustra las vacantes actuales y las que se contemplan a futuro. El reclutador buscara en futuros candidatos a personas que cumplan con los requisitos del puesto, habilidades, personalidad, conocimiento y experiencia de acuerdo al puesto. Siempre que lo juzgue necesario, el reclutador debe solicitar información adicional poniéndose en contacto con el gerente que solicitó el nuevo empleado.

7.3 Selección Conceptos Se define como la escogencia del individuo adecuado para el cargo adecuado, o en un sentido más amplio escoger entre los candidatos reclutados a los más adecuados para ocupar los cargos existentes en la organización, tratando de mantener o aumentar la eficiencia y el rendimiento del personal.44 La Selección es una actividad, una función, una tarea, que se ubica en una zona límite entre la realidad interna de la empresa y la realidad externa, el mercado o el contexto social; por esa razón requiere de comprensión y conocimiento de ambas realidades y una conducta flexible por parte del selector que debe conjugar ambos sistemas.

43

Idem Administración de Recurso Humano, Adalberto Chiavenato, Editorial: Mcgraw-Hill Interamericana, 2- Edición, Colombia 1994, Pág. 185 44

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Consiste en una serie de pasos específicos que se emplean para decidir qué solicitantes deben ser contratados. El proceso de Selección se inicia en el momento en que una persona solicita un empleo y termina cuando se produce la decisión de contratar a uno de los solicitantes.45

7.3.1 Importancia del Proceso de Selección La importancia de Selección de personal radica en asegurar desde el inicio del proceso de Selección, que los candidatos a evaluar posean cualidades, habilidades y conocimientos fundamentales para que las empresas puedan contratar el personal idóneo para ocupar los puestos adecuados.

La adecuada Selección de personal contribuye, entonces, al desarrollo de las actividades de la empresa y el logro de los objetivos, pues determina el punto fundamental para alcanzar una eficiente administración organizacional, ya que es el elemento humano el que por su eficiencia determinará el desarrollo de la empresa hacia los objetivos que ésta tenga establecidos.

7.3.2 Proceso de Selección de Personal 46 Los pasos que contiene un proceso de Selección de personal varía de una a otra organización por lo tanto cada una de ellas deberá adaptarlos de acuerdo a sus necesidades. • Recepción preliminar de solicitudes • Pruebas de idoneidad Las pruebas de idoneidad son instrumentos para evaluar la compatibilidad entre los aspirantes y los requerimientos del puesto. Algunas de estas pruebas consiste en exámenes psicológicos, otras son ejercicios que simulan las condiciones de trabajo.

45

Administración de personal y recursos humanos Werther, William B. Jr Y Keith Davis. 4- Edición, Mc Graw Hill. México 1997. Pág.155 46 Administración de personal y recursos humanos. Werther, William B. Jr Y Keith Davis 4- Edición, Mc Graw Hill. México 1997. Págs. 161-178

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Las pruebas de selección pueden clasificarse de distintas formas, a continuación se describen brevemente.

o Pruebas de Aptitudes Instrumento que mide el potencial para aprender o adquirir una capacidad o conocimiento especifico. 47 o Pruebas de Rendimiento Instrumento que mide lo que una persona sabe o puede hacer. o Pruebas de Habilidades Cognoscitivas Miden las capacidades mentales, como inteligencia general, comunicación oral, manipulación de los números y razonamiento. o Pruebas de Personalidad Miden las características de personalidad, como extraversión, curiosidad y formalidad. o Pruebas de Capacidad física Este tipo de pruebas se aplica para los puestos más exigentes y potencialmente peligroso. o Pruebas de Conocimiento del Puesto Lo aplican generalmente las dependencias gubernamentales, están diseñadas para medir la experiencia de una persona respecto de un puesto. o Pruebas de Casos Las pruebas de casos o pruebas sobre situaciones de trabajo, exige que el solicitante realice tareas que son parte del trabajo que requiere el puesto. Al igual que las pruebas de conocimiento del puesto, estas se desarrollan a partir de una descripción del puesto desarrollada con cuidado, y que los expertos consideran que recoge las principales funciones del puesto; así, las pruebas se consideraran validas a su contenido. o Pruebas Poligráficas Mide la confiabilidad de las personas en una determinada situación. 47 Pruebas psicológicas: Principios, Aplicaciones y temas; kaplan Robert M. , Saccuzzo Dennos P . ; Thomsom 6Edición, México; ano 2006; Pág. 6

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• Entrevista de Selección • Verificación de datos y referencias • Exámenes médicos • Entrevista con el supervisor • Descripción realista del puesto • Decisión de contratar

7.4

Inducción u Orientación

Sirve para ayudar a que las personas seleccionadas se adapten a la organización, sin dificultad. Los recién llegados son presentados a sus compañeros, enterados de sus responsabilidades e informados de la cultura de la organización, sus políticas y sus expectativas en cuanto a la conducta de los empleados. La Inducción implica dotar a los nuevos empleados de información preliminar sobre la empresa, sus funciones, sus tareas y del personal. Las grandes empresas suelen contar con un programa formal de Inducción, por medio del cual se explican las siguientes características de la compañía: historia, productos y servicios, políticas y prácticas generales, organización (divisiones, departamentos y ubicación geográfica), prestaciones (seguros, retiro, vacaciones), requerimientos de confiabilidad y secreto (especialmente a contratos de defensa), seguridad y otras disposiciones. Si bien es común que estos programas formales sean impartidos por miembros del departamento de personal, la responsabilidad básica de inducción de un nuevo administrador recae necesariamente en su superior.48

La Inducción organizacional implica tres aspectos: • Adquisición de habilidades y capacidades laborales.

48 Administración una perspectiva global ,Harold Koontz,Heinz Weihrich 12- Edición Mc Graw Hill México 2004 Pág. 396

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• Adopción de las conductas apropiadas. • Adecuación a las normas y valores del grupo de trabajo.

Las formas de Inducción

esta compuesto por cuatro 4 fases, que evalúan los

resultados obtenidos en el plan, con la aplicación del instrumento evaluación del programa de Inducción, a fin de aplicar los correctivos correspondientes. Siendo responsables de esta ejecución la gerencia de Recursos Humanos.

7.4.1 Fase de Recepción Esta fase tiene como finalidad el recibimiento de los nuevos trabajadores, dándoles la bienvenida a la organización. Es responsable de la aplicación de esta fase la gerencia de Recursos Humanos y el presidente de la organización.

7.4.2 Fase de Inducción General En esta fase se le suministra al nuevo trabajador información general sobre la empresa a objeto de facilitar su integración con la organización. En esta fase se involucran además de la gerencia de Recursos Humanos, la intervención del supervisor inmediato.

7.4.3 Fase Inducción Específica. Esta fase tiene como finalidad dar a conocer al nuevo trabajador sobre el cargo a desempeñar y a la unidad de trabajo a la cual estará adscrito, la misma será ejecutada por el supervisor inmediato. Suministrando información referente a: denominación del cargo, ubicación dentro de la organización, deberes y responsabilidades del cargo, objetivo, estructura y funcionamiento del área.

7.4.4 Fase de Evaluación y Seguimiento del Programa. En esta fase se evalúan los resultados obtenidos en el plan, con la aplicación del instrumento Evaluación del programa de Inducción, a fin de aplicar los correctivos

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correspondientes. Siendo responsables de esta ejecución la gerencia de Recursos Humanos.

7.5

La Capacitación y el Desarrollo

Buscan aumentar las capacidades de los empleados, a efecto de incrementar la efectividad de la organización. La Capacitación sirve para mejorar las capacidades del trabajo actual y los programas de desarrollo sirven para preparar a los empleados para los ascensos .La Capacitación y el desarrollo de los Recursos Humanos preparan a los individuos para desempeñar nuevas funciones y cumplir responsabilidades más concretas; ambas constituyen un arma poderosa en contra de fenómenos como la obsolescencia de los conocimientos del personal, los cambios sociales y técnicos, y la tasa de rotación del personal.

7.5.1 Tipos de Capacitación Los tipos de Capacitación son muy variados y se clasifican con criterios diversos: ¾ Por su Formalidad o Capacitación Informal. Está relacionado con el conjunto de orientaciones o instrucciones que se dan en la operatividad de la empresa, por ejemplo un contador indica a un colaborador de esa área la utilización correcta de los archivos contables o enseña como llevar un registro de ventas o ingresos, muchas de las funciones de un contador incluyen algún tipo de Capacitación. Una retroalimentación constructiva puede mejorar el

desempeño de un

colaborador de una manera más efectiva que la Capacitación formal.

o Capacitación Formal. Son los que se han programado de acuerdo a necesidades de Capacitación específica pueden durar desde un día hasta varios meses, según el tipo de curso, seminario o taller. ¾ Por su Naturaleza

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o Capacitación de orientación: para familiarizar a nuevos colaboradores de la organización. o Capacitación vestibular: Es un sistema simulado, en el trabajo mismo. o Capacitación en el trabajo: práctica en el trabajo o Entrenamiento de aprendices: período formal de aprendizaje de un oficio. o Entrenamiento técnico: Es un tipo especial de preparación técnica del trabajo. o Capacitación de supervisores: aquí se prepara al personal de supervisión para el desempeño de funciones gerenciales. ¾ Otros tipos: cualquier situación poco usual no incluida anteriormente. ¾ Por su Nivel Ocupacional o Capacitación de operarios o Capacitación de obreros calificados o Capacitación de supervisores o Capacitación de jefes de línea o Capacitación de gerentes

7.6 Entrenamiento: El Entrenamiento aumenta el conocimiento y la habilidad de un empleado para el desempeño de determinado cargo o tarea especifica.

7.6.1 Conceptos Es un proceso educacional a corto plazo aplicado de manera sistemática y organizada, mediante el cual las personas aprenden conocimientos, aptitudes y habilidades en función de objetivos definidos. 49 El proceso mediante el cual la empresa estimula al trabajador a incrementar sus conocimientos, habilidades y destrezas para aumentar la eficiencia en la ejecución de las tareas y así contribuir a su propio bienestar y al de la institución.50

49

Gestión del talento Humano “El nuevo papel de los Recursos Humanos”, Adalberto Chiavenato Mc Graw Hill 1- Edición Colombia 2002 Pag.304 50 Administración de Personal, Amaro Guzmán, Raymundo (1990). Editorial Limusa, México Pág. 266

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7.6.2 Objetivos del Entrenamiento • Preparar personal para la ejecución inmediata de las diversas tareas peculiares de la organización. • Proporcionar al personal oportunidades para el continuo desarrollo en sus cargos actuales, como en otras funciones para las cuales la persona puede ser considerada. • Cambiar la actitud de las personas, para crear un clima más satisfactorio entre empleados, aumentar la motivación y hacerlos más receptivos a las técnicas de supervisión y gerencia.

7.6.3 Importancia del Entrenamiento El Entrenamiento puede ser esencial para asegurar una ejecución satisfactoria del trabajo, e igualmente constituye una herramienta fundamental para efectuar los planes de carrera, transferencias, promociones y cambios originados por nuevas tecnologías.

7.6.4 Métodos y Técnicas de Entrenamiento Existen muchas formas de impartir Entrenamiento, los más comunes son los siguientes: • Adiestramiento en el puesto de trabajo. Consiste en que el trabajador adquiere los conocimientos, habilidades y/o destrezas necesarias para llevar a cabo las tareas que conforman su puesto de trabajo. La principal ventaja de este método es que la persona aprende con el equipo actual y en el ambiente de su trabajo. • Escuela vestibular. Su objetivo es enseñar rápidamente los procedimientos de una labor específica a la que va a dedicarse el nuevo trabajador. Este método es el más apropiado cuando se va a capacitar a muchos empleados nuevos al mismo tiempo para el mismo tipo de trabajo. • Demostración y Ejemplo. Una demostración comprende una descripción del uso de experimentos o ejemplos. En este método el supervisor realiza las tareas, explicando paso por paso el “por qué” y el “cómo” del trabajo.

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• La Simulación. Es una técnica que constituye una réplica exacta de las condiciones reales que existen en el lugar de trabajo. Este método es utilizado cuando la práctica real en el lugar de trabajo involucra alto riesgo o que pudiera causar derroche de material, alguna lesión grave o daño a algún equipo. • El Aprendizaje. Consiste en formar trabajadores especializados. Un aprendiz es un estudiante que por medio de un acuerdo entre la institución y la empresa se establece durante un lapso determinado a ocupar un puesto o desempeñar un oficio en la empresa para su formación. • Métodos en salones de clases. Es uno de los métodos más utilizados hoy en día y consiste en la instrucción en lugares similares a los salones de clases o auditorios. Este método es usado cuando se van a impartir conceptos, teorías y habilidades para resolver problemas. Es adecuado para el personal técnico, profesional y administrativo, donde se espera que adquieran conocimientos específicos. Los métodos más comunes son la conferencia, mesa redonda, estudios de casos, interpretación de papeles e instrucción programada.

7.7 Motivación Toda conducta esta provocada por algún factor, no surge de la

nada, ya que

siempre existe algún móvil es decir un motivo detrás de ella. El hombre se ve estimulado por algo, hacia una acción específica que lo lleva a satisfacer una necesidad. La búsqueda de la satisfacción de la necesidad motiva a una persona a realizar una acción. Un sujeto motivado tiene, relación directa al motivo que lo impulsa, un incentivo o meta que desea lograr. La palabra motivo, como su misma etimología lo indica proviene de “motus” que significa “movimiento”. Se llaman motivos, los factores que dirigen el comportamiento de un individuo hacia una meta determinada.

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7.7.1 Concepto La Motivación es la voluntad para hacer un gran esfuerzo por alcanzar las metas de la organización, condicionado por la capacidad del esfuerzo para satisfacer alguna necesidad personal.51 La Motivación es un término genérico que se aplica a una amplia serie de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares. 52 Es el proceso que impulsa a una persona a actuar de una determinada manera o, por lo menos origina una propensión hacia un comportamiento específico. Ese impulso a actuar puede provenir del ambiente (estimulo externo) o puede ser generado por los procesos mentales internos del individuo. En este último aspecto la Motivación se asocia con el sistema de cognición del individuo. La cognición es aquello que las personas conocen de si mismas y del ambiente que las rodea, el sistema cognitivo de cada persona implica a sus valores personales, que están influidos por su ambiente físico y social, por su estructura fisiológica, por sus necesidades y experiencias.

Se puede hablar pues, de un ciclo de Motivación que se compone de tres partes distintas: • Necesidad o motivo: Una estado de desequilibrio fisiológico psicológico. • Respuesta de la conducta motivada: Una acción dirigida hacia la satisfacción del desequilibrio. • Meta: Lo que se debe obtener para reducir el desequilibrio, el objeto de la conducta motivada.

7.7.2 Importancia El estudio de la Motivación es de vital importancia para el administrador debido a que las organizaciones están compuestas por diversos elementos, encontrándose entre ellos, el hombre, por lo que las empresas funcionan de acuerdo con el esfuerzo, en 51 52

Comportamiento Organizacional. Stephens P. Robbins. Edit Prentice Hall. México, 1994 p.207 Administración una perspectiva global. Harold Koontz,Heinz Weihrich 12- Edicion Mc Graw Hill México 2004

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otras palabras con el comportamiento de sus miembros. Así, es de suma relevancia conocer la fuerza que mueve la acción humana, esto constituye un aspecto vital porque de dicha manera el administrador puede actuar manejando estos elementos a fin de que su organización funcione mas adecuadamente y los miembros de esta se sienten mas satisfechos. También es importante resaltar que los trabajadores son seres humanos con necesidades, deseos y aspiraciones las cuales deben conocerse para encausarlas de una manera efectiva hacia los objetivos de la empresa, por eso es necesario buscar los mecanismos para crear un vinculo entre la empresa y sus integrantes que conlleve a un esfuerzo común para realizar sus metas y ese vinculo es la motivación del personal. La Motivación en una empresa debe ser continua para liberar el potencial humano a la colaboración y productividad, ya que si es administrada de una manera intermitente no se obtendrá ningún resultado positivo, sino de su engaño resentimientos y frustraciones para con la empresa.

7.7.3 Tipos de Motivación De forma general, podemos establecer la distinción entre dos clases de Motivaciones: • Motivación Intrínseca: Aquella en la que la acción es un fin en si mismo y no pretende ningún premio o recompensa exterior a la acción. El trabajador se considera totalmente auto motivado. • Motivación Extrínseca: Se produce como consecuencia de la existencia de factores externos, es decir tomando como referencia algún elemento Motivación al de tipo económico.

7.7.4 Objetivos de la Motivación • Crear y mantener un alto nivel de Incentivos en los empleados para que estos puedan producir a las mejores escalas posibles

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• Contribuir al desarrollo individual de los trabajadores que laboran en las diferentes organizaciones, independientemente del tipo de empresa a que se refiera. • Mantener un ambiente agradable de trabajo, que contribuya a la productividad de las empresas, transformándose en beneficios directos para los empleados. • Contar con trabajadores psicológicamente activos para tomar parte en las decisiones de las empresas. • Fomentar la participación y la creatividad para la solución de problemas en las organizaciones empresariales. • Crear estabilidad dentro de las empresas que contribuya al crecimiento y desarrollo del personal, creando mejores expectativas de vida social.

7.7.5 Elementos de la Motivación ¾ Esfuerzo: es una medida de la intensidad. Cuando alguien está motivado hace un gran esfuerzo, sin embargo es poco probable que el gran esfuerzo conduzca a un buen rendimiento laboral, a no ser que el esfuerzo se canalice en una dirección que beneficie a la organización. Por tanto se debe tomar en cuenta la calidad del esfuerzo, así como su intensidad.53 ¾ Las metas de la organización: Es el tipo de esfuerzo que se concreta mediante la definición de los objetivos y dentro de la organización son importantes al menos por los motivos siguientes: o Las metas proporcionan un sentido de dirección: cuando no existe una meta las personas y sus organizaciones suelen avanzar confundidas, reaccionando a los cambios del ambiente sin un sentido claro de lo que quieren lograr en realidad. Al establecer metas, las personas y sus organizaciones refuerzan su motivación y obtienen una fuente de inspiración que les sirve para superar los obstáculos que inevitablemente se les presentan. o Las metas permiten enfocar esfuerzos: toda persona u organización cuenta con recursos limitados y una amplísima serie de posibilidades para usarlos. Al 53

Comportamiento Organizacional. Stephens P. Robbins. Edit Prentice Hall. México, 1994 p.207

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elegir una sola meta, o una serie de metas relacionadas, establecemos prioridades y nos comprometemos con la forma en que usaremos los recursos limitados. Esto resulta muy importante en el caso de la organización. Pues los gerentes tienen que coordinar las acciones de muchas personas. o Las metas guían nuestros planes y decisiones: las respuestas a las preguntas que usted se formule acerca de lo que quiere lograr, darán forma a sus planes a corto y largo plazo y le servirán para tomar muchas decisiones fundamentales. En las organizaciones las personas deben de tomar decisiones similares. o Las metas sirven para evaluar

avance: una meta definida con claridad,

mensurable y con un límite de tiempo concreto se convierte en parámetro de los resultados y permite a las personas y a los gerentes evaluar los avances logrados.

Por tanto las metas forman parte esencial del control; es decir, el proceso para asegurarse de que los actos se ajustan a las metas y los planes elaborados para alcanzarlas.54 ¾ Necesidades: condición interna que hace que ciertos resultados parezcan atractivos. Una necesidad insatisfecha crea tensión, la cual despierta impulsos dentro de individuo. Estos impulsos generan una conducta de búsqueda de metas específicas que en caso de lograrse, satisfarán la necesidad y reducirán la tensión.55

54 55

Administración James A.F. Stoner y Otros. Prentice Hall 6- Edición Mexico 1996 Op cit ps287-288 Comportamiento Organizacional. Stephen P. Robins Edit. Prentice Hall. México, 1994 p.207 . Op. Cit

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