CODIGO: CT-MS-01 VERSION: 07

CARACTERIZACION MERCADEO Y COMUNICACIONES

VIGENCIA: 21/04/2016

Hoja de Control de Actualizaciones del Documento VERSION

FECHA

01

29/06/2011

DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN 1. 2. 3. 4.

Se adicionan actividades ciclo PHVA en el Hacer en cuanto a promoción nacional y local, comunicaciones y Plan de Pauta. Modificación de los indicadores Se modifica flujograma PROMOCIÓN Y MERCADEO Se modifica el flujograma COMUNICACIONES (Se adiciona actividad No.1, 8 y 9).

02

01/03/2012

Se elimina el formato FT-MS-07 CRONOGRAMA DE VISITAS COMUNICACIONES.

03

27/05/2013

Se modifica el objetivo y alcance del proceso Se modifica entradas, salidas y PHVA del proceso.

04

21/05/2014

Se realizan los siguientes cambios: 1. Se modifican las interacciones de promoción y comunicación. 2. Se adiciona la interacción Comercialización. 3. Se modifican los flujogramas (promoción, comunicaciones).

05

06/04/2015

Se modifica versión 05 a 06. Se modifica interacción de procesos referente a promoción. Se incluyen los indicadores para iniciar medición en el segundo semestre de 2015: No de pieza publicitarias entregadas en 10 días hábiles/No. de piezas solicitadas, No. de visitas efectuadas/No. de visitas programadas.

06

06/07/2015

Se modifican entradas y salidas del proceso.

ELABORÓ NOMBRE: Fray Yelmer Alfonso Larrotta O.P

REVISÓ NOMBRE: Guillermo Bolívar

APROBÓ NOMBRE: Fray Yelmer Alfonso Larrotta O.P

Director Administrativo y Financiero

Representante de Mejora Continua

Director Administrativo y Financiero

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CARACTERIZACION MERCADEO Y COMUNICACIONES

VIGENCIA: 21/04/2016

NOMBRE DEL PROCESO: OBJETIVO: ALCANCE:

COMUNICACIONES Y MERCADEO

RESPONSABLE:

Director Administrativo y Financiero

Posicionar la marca de la Universidad Santo Tomas sede Medellín, estrategias de mercadeo y acciones comunicacionales internas y externas que permitan establecer, desarrollar y afianzar las actividades y programas académicos que ofrece la Universidad. Inicia con el reconocimiento de la institución por parte del aspirante hasta la gestión de preinscritos y acciones comunicacionales tendientes a mantener la imagen y fidelizacion de la Universidad Santo Tomás.

PROVEEDORES Int. - Ext.

Facultades

Todos los procesos y unidades

Vicerrectoría Administrativa y Financiera

ENTRADAS Actividades en las cuales se requiere apoyo de Comunicaciones y Relaciones Públicas.

CICLO PHVA

Presupuesto

- Identificar necesidad en comunicaciones externas e internas. - Identificar disponibilidad Piezas publicitarias de recursos. Información periodística, relaciones - identificar oportunidades de mejora por unidades públicas, participación académicas y de apoyo. en eventos, página web, Redes sociales actualizadas

Generar acciones frente a la ejecución de las actividades realizadas en el proceso. Revisar las actividades desarrolladas y generar las estratégicas encaminadas al cumplimiento del Plan de mercadeo y comunicaciones,

solicitud de comunicación interna y externa

. -Validar y actualizar página web y comunicación interna de la institución.

SALIDAS

A

P

V

H - Desarrollar acciones mercadológicas. Recepción y elaboración de piezas publicitarias

CLIENTES Int. - Ext.

Unidades académicas Facultades Comunidad en general Empresas Instituciones

Registro fotográfico, Guiones y protocolos para eventos Participación en medios de comunicación.

Personal con inducción, programa de Gestión del Talento capacitación, Humano necesidades de evaluación del personal

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VERSION: 07 VIGENCIA: 21/04/2016

-Verificar contenidos de piezas, pagina web, información periodística, protocolos, eventos. - Realizar seguimiento al plan de mercadeo..

Proyección Social

Apoyo en acciones de mercadeo social Portafolio de Educación continua

Personal con inducción,

Gestión del Talento Humano

programa de capacitación, necesidades de evaluación del personal Mejora Continua

Necesidad de controlar los documentos y registros, Plan de auditoria, Informe de auditoría, necesidad de tomar acciones correctivas y preventivas

- Administración de página web - Apoyo a eventos - Generar contenidos periodísticos -Manejo de imagen institucional. - Manejo de relaciones públicas. -Administración y seguimiento de redes sociales. -Mantener actualizadas las carteleras internas. -Establecimiento de relaciones colaborativas con instituciones pares para intercambio de información. Mejora Continua

Necesidad de controlar los documentos y registros Necesidad de tomar acciones correctivas y preventivas

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CARACTERIZACION MERCADEO Y COMUNICACIONES

VERSION: 07 VIGENCIA: 21/04/2016

COMERCIALIZACIÓN OBJETIVO:

RESPONSABLE:

Director Administrativo y Financiero

Promocionar y Comercializar todos los programas de posgrado y educación continua de la Universidad Santo Tomas sede Medellín a través de estrategias de promoción, relaciones públicas y comercialización que permitan establecer, desarrollar y afianzar los grupos y el número de estudiantes esperados para cada programa por periodo académico.

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CARACTERIZACION MERCADEO Y COMUNICACIONES

VERSION: 06 VIGENCIA: 06/07/2015

PROVEEDORES Int. - Ext. Facultades – Proyección Social

Direccionamiento comercial y estratégico

Vicerrectoría

ENTRADAS Portafolio de programas de educación continua y posgrado.

CICLO PHVA

Generar acciones tendientes a incrementar el número de preinscritos

- Efectuar seguimiento el

CLIENTES Int. - Ext.

- Identificar el público objetivo para cada programa. - Identificar gremios, agremiaciones, asociaciones, cooperativas, fondos de empleados y Personas empresas del sector preinscritas público y privado para establecer convenios o alianzas.

Directrices en relaciones Generar acciones publicas tendientes al mejoramiento del proceso.

Metas comerciales

SALIDAS

Admisiones matricula

- Identificar las empresas potenciales para promocionar programas académicos A

P

V

H

- Planear agenda de Comercialización de visitas y Proyección Social y educación continua y acompañamiento Facultades Posgrados comercial.

- Organización y

y

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CARACTERIZACION MERCADEO Y COMUNICACIONES

VERSION: 06 VIGENCIA: 06/07/2015

Administrativa y Financiera

Costos por programa Aprobación de convenios. Aprobación de presupuesto por programa/curso

número de preinscritos - Realizar seguimiento a los prospectos a través de acciones propuestas.

asistencia a eventos de promoción en posgrado y educación continua. - Depurar las bases de datos de prospectos. - Construcción de Base de Datos de empresas, cooperativas y gremios para educación continua y posgrados. - Recolección de información de charlas, ferias educativas, eventos, stand. - Envío de información a prospectos. - Envío de propuestas de educación continua y posgrado, a través de bases de datos, telemercadeo y redes sociales, para grupos individuales y grupos cerrados.

CODIGO: CT-MS-01

CARACTERIZACION MERCADEO Y COMUNICACIONES

VERSION: 06 VIGENCIA: 06/07/2015

Apoyo en acciones de mercadeo social Portafolio de Educación continua Proyección Social Solicitud de divulgación de Información Institucional

Interesados

Personal con inducción, programa de capacitación, necesidades de evaluación del personal

Mejora Continua

Solicitud de información de programas académicos

Gestión del Talento Humano

Necesidad de controlar los documentos y registros, Plan de auditoria, Informe de auditoría, necesidad de tomar acciones correctivas y preventivas

Documentos y Mejora Continua registros controlados, Resultados de auditoria, toma de acciones y seguimientos a acciones correctivas Resultados de indicadores de Gestión

CODIGO: CT-MS-01 VERSION: 06

CARACTERIZACION MERCADEO Y COMUNICACIONES

VIGENCIA: 06/07/2015

RECURSOS • • • • •

REQUISITOS NTC ISO 9001:2008. Requisitos: 7.2, 7.2.1, 7.2.2,7.2.3.

Físicos. Software. Hardware. Personal competente. Financieros.

DOCUMENTOS Y REGISTROS FT-MS-04 SOLICITUD DE SERVICIO FT-MS-06 VISITAS COMERCIALES FT.MS.07 SEGUIIMIENTO COMERCIAL FT.MS-08 VISITAS COMERCIALES FT.MS-09 ENTREGA DE INFORMACION A DEPENDENCIAS

SEGUIMIENTO Y MEDICION SEGUIMIENTO Y/O INDICADOR

FRECUENCIA

META

No. de Inscritos/No. de preinscritos

Semestral

70%

No de pieza publicitarias entregadas en 10 días hábiles/No. de piezas solicitadas

Semestral

100%

No. de visitas efectuadas/No. de visitas programadas

Semestral

100%

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CARACTERIZACION MERCADEO Y COMUNICACIONES

VERSION: 06 VIGENCIA: 06/07/2015

CODIGO: CT-MS-01

CARACTERIZACION MERCADEO Y COMUNICACIONES

VERSION: 07 VIGENCIA: 21/04/2016

DIAGRAMA DE FLUJO PARA COMUNICACIONES ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN

INICIO

1. APRUEBA PLAN COMUNICACIONES MERCADEO

Comité Administrativo y 1. Aprueba el Plan de Estratégico de Financiero Mercadeo (Plan de Comunicaciones)

DE Y

2. RECIBIR SOLICITUD CON LA INFORMACIÓN QUE SE REQUIERE DIVULGAR

Comunicador Si

3. Cumple con especificaciones?

S I

No

2

4. REALIZA CORRECCIONES

N O

Usuario Interno 5. COTIZAR DE ACUERDO AL TIPO DE REQUERIMIENTO

Comunicador 6. ACLARA CONDICIONES DEL REQUERIMIENTO

N O

No

Coordinador de Comunicaciones Usuario Interno 1

Si

S I Administrativo

Comité Financiero

7. Aprueba cotización?

2. Recibe vía correo electrónico el FTMS-04 SOLICITUD DE SERVICIO, con las necesidades difusión a nivel interno y externo. Esta SOLICITUD DE SERVICIO FT-MS-04. 3. Cumple con las especificaciones? SI, Ir a la actividad No. 5 NO, Ir a la actividad No. 4

4. Realiza correcciones en cuanto al diligenciamiento de la solicitud o la claridad del requerimiento. Realiza cotización de acuerdo al requerimiento (afiche, plegable etc.). Identificando el público objetivo, presupuesto y medios adecuados de divulgación. Se procede a realizar solicitud de arte. Ver No. 10. Si el usuario lo requiere o en las especificaciones que solicitó requieren de diseño. 6. Aclara condiciones del requerimiento descrito en el FT-MS-04 SOLICITUD DE SERVICIO. 7. Aprueba cotización? SI, Ir a la actividad No. 10 y NO, Ir a la actividad No. 4

2 3 Si No

N O

8. Aprueba arte?

Usuario Inteno

8. Aprueba arte? SI, Ir la actividad No. 10 NO, Ir a la actividad No.4

Comunicador

9. Procede a solicitar impresión de servicios requeridos.

S I

4 9. SOLICITAR IMPRESIÓN DE SERVICIOS REQUERIDOS.

1

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CARACTERIZACION MERCADEO Y COMUNICACIONES

VERSION: 07 VIGENCIA: 21/04/2016

DIAGRAMA DE FLUJO PARA COMUNICACIONES ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1 Comunicador 3

1

DESCRIPCIÓN

10. Comunicaciones envía información al Diseñador. Diseña boceto con la información

10. ENVIAR Y DISEÑAR BOCETO CON LA INFORMACION

Comunicador

11. Envía el boceto inicial al usuario interno

11 ENVIA EL BOCETO INICIAL AL USUARIO INTERNO

Usuario Interno

12. Aprueba? SI, Ir a la actividad No. 14 NO, Ir a la actividad No. 13

Si 12 Aprueba?

NO

Comunicador N O

13. REALIZAR AJUSTES

Comunicador 14. REALIZA DIVULGACION

FIN

13. Realiza ajustes y verifica que estos ajustes correspondan con las indicaciones descritas en el FT-MS-04 SOLICITUD DE SERVICIO. 14. Una vez el Usuario Interno apruebe el diseño con su firma en el FT-MS-04 SOLICITUD DE SERVICIO, se procede a realizar divulgación de la información en el medio elegido (página web, carteleras, sitios de interés).