CARTA DE AUTORIZACIÓN DE LOS AUTORES (Licencia de uso) Bogotá, D.C., 9 de febrero de 2015
Señores Biblioteca Alfonso Borrero Cabal S.J. Pontificia Universidad Javeriana Ciudad
Los suscritos: Leidy Johana Gaitan Jaimes, con C.C. N° 1.030.573.312 de Bogotá. En mí (nuestra) calidad de autor (es) exclusivo(s) de la obra titulada: Fortalecimiento Institucional a través de la creación de evaluación de desempeño y complementación del plan de emergencia para el segundo semestre del 2014. (Por favor señale con una “x” las opciones que apliquen) Tesis doctoral. Trabajo de Grado x Premio o distinción: Si NO x Cual: _________________________________________________________________________ Presentado y aprobado en el año 2014, por medio del presente escrito autorizo (autorizamos) al a Pontificia Universidad Javeriana para que, en desarrollo de la presente licencia de uso parcial, pueda ejercer sobre mi (nuestra) obra las atribuciones que se indican a continuación, teniendo en cuenta que en cualquier caso, la finalidad perseguida será facilitar, difundir y promover el aprendizaje, la enseñanza y la investigación. En consecuencia, las atribuciones de usos temporales y parciales que por virtud de la presente licencia se autorizan a la Pontificia Universidad Javeriana, a los usuarios de la Biblioteca Alfonso Borrero Cabal S.J., así como a los usuarios de las redes, bases de datos y demás sitios web con los que la Universidad tenga perfeccionado un convenio, son: AUTORIZO (AUTORIZAMOS) La conservación de los ejemplares necesarios en la sala de tesis y trabajos de grado de la Biblioteca. La consulta física o electrónica según corresponda La reproducción por cualquier formato conocido o por conocer La comunicación pública por cualquier procedimiento o medio físico o electrónico, así como su puesta a disposición en Internet. La inclusión en bases de datos y en sitios web sean éstos onerosos o gratuitos, existiendo con ellos previo convenio perfeccionado con la Pontificia Universidad Javeriana para efectos de satisfacer los fines previstos. en este evento, tales sitios y sus usuarios tendrán las mismas facultades que las aquí concedidas con las mismas limitaciones y condiciones La inclusión en la Biblioteca Digital PUJ (sólo para la totalidad de las Tesis Doctorales y de Maestría y para aquellos trabajos de grado que hayan sido laureados o tengan mención de honor.)
SI x x x x
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NO
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BIBLIOTECA ALFONSO BORRERO CABAL S.J. DESCRIPCION DE LA TESIS DOCTORAL O DEL TRABAJO DE GRADO FORMULARIO TITULO COMPLETO DELA TESIS DOCTORAL O TRABAJO DE GRADO Fortalecimiento Institucional a través de la creación de evaluación de desempeño y complementación del plan de emergencia para el segundo semestre del 2014. SUBTITULO, SI LO TIENE
AUTOR O AUTORES Apellidos Completos
Nombres Completos
Gaitan Jaimes
Leidy Johana
DIRECTOR (ES) DEL TRABAJO DE GRADO Apellidos Completos
Nombres Completos
Villamil Jiménez
Jaime Alexander
FACULTAD CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS PROGRAMA ACADÉMICO Tipo de Programa (seleccione con una "X") Pregrado
Especialización
Maestría
Doctorado
X Nombre del programa académico ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Nombres y apellidos del Director del programa académico DAVID ANDRES LONDOÑO BEDOYA TRABAJO PARA OPTAR AL TITULO DE: ADMINSITRADOR (A) DE EMPRESAS
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PREMIO O DISTINCIÓN (En caso de ser LAUREADAS o tener una mención especial):
CIUDAD
AÑO DE PRESENTACION DE LA TESIS O DEL TRABAJO DE GRADO
NUMERO DE PÁGINAS
Bogotá
2014
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Dibujos
Pinturas
Tablas, gráficos y diagramas
Planos
Mapas
Fotografías
Partituras
SOFTWARE REQUERIDO O ESPECIALIZADO PARA LA LECTURA DEL DOCUMENTO Nota: En caso de que el software (programa especializado requerido no se encuentre licenciado por la Universidad a través de la Biblioteca (previa consulta al estudiante), el texto de la Tesis o Trabajo de Grado quedará solamente en formato PDF.
N.A
MATERIAL ACOMPAÑANTE
TIPO
DURACION (Minutos)
FORMATO CANTIDAD CD
DVD
Otro ¿Cuál?
Video Audio Multimedia Producción electrónica Otra ¿Cuál?
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DESCRIPTORES O PALABRAS CLAVE EN ESPAÑOL E INGLES Son los términos que definen los temas que identifican el contenido. (En caso de duda para designar estos descriptores, se recomienda consultar con la Sección de Desarrollo de Colecciones de la Biblioteca Alfonso Borrero Cabal S.J.
[email protected] donde se les orientará). ESPAÑOL
INGLÉS
Inclusión social
Social inclusion
Responsabilidad social
Social responsability
Filantropía
Philanthropy
Evaluación de desempeño
Performance evaluation
Plan de emergencia
Emergency plan
RESUMEN DEL CONTENIDO EN ESPAÑOL E INGLES (Máximo 250 palabras - 1530 caracteres)
Gotas de Misericordia es una fundación sin ánimo de lucro que tiene como fin el trabajo social a través del comedor comunitario ubicado en la localidad de Fontibón, su objetivo es ayudar a las familias de vulnerabilidad social y con pobreza. La fundación cuenta con los recursos para poder prestar un óptimo servicio en el comedor, por lo que es importante contar con el personal capacitado para cada una de las actividades que tiene que realizar la fundación y poder identificar las fortalezas y debilidades de los empleados para mitigar errores que puedan generar sanciones a la fundación, razón por la cual se requiere de una evaluación de desempeño laboral. A demás la fundación debe cumplir a cabalidad con los requisitos exigidos por la Alcaldía Mayor de Bogotá partiendo de esto hecho la fundación debe completar el plan de emergencia bajo los parámetros expuesto por estos mismo. Para lograr el proyecto de fortalecimiento institucional en la Fundación se implementó los objetivos: crear una estructura que permita medir el desempeño de las funciones que realizan los empleados y complementar el plan de emergencias de la fundación en el segundo semestre del 2014. Obteniendo como resultado la elaboración de la evaluación de desempeño para tres cargos de la fundación y complementación del plan de emergencias con los parámetros exigidos por los entes de control.
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Gotas de Misericordia is a non-profit that has the end social work through the community dining room located in the town of Fontibón, its goal is to help families with poverty and social vulnerability. The Foundation has the resources to be able to provide an optimal service in the dining room, so it is important to have the trained staff for each of the activities that must make the Foundation and be able to identify the strengths and weaknesses of employees to mitigate errors that may cause sanctions to the Foundation, reason for which requires an evaluation of job performance. Other Foundation must comply fully with the requirements of the greater Bogota Mayor's Office on the basis of this fact the Foundation must complete exposed by these same parameters under the emergency plan. To achieve institutional strengthening in the Foundation project was implemented goals: create a structure that allows you to measure the performance of the functions that employees perform and complement the emergency plan of the Foundation in the second half of 2014. Resulting in the development of the performance evaluation for three members of the Foundation and complementation of the emergency plan with the parameters required by the control bodies.
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
PROYECTO LIDER Fortalecimiento Institucional a través de la creación de evaluación de desempeño y complementación del plan de emergencia para el segundo semestre del 2014
Leidy Johana Gaitan Jaimes
Tutor Jaime Alexander Villamil
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS BOGOTÁ D.C 2014 9
Contenido 1. Resumen Ejecutivo…………………………………………………………………………….. 4 2. Descripción de la fundación………………………………………………………………….... 6 2.1 Misión……………………………………………………………………………………….... 6 2.2 Visión…………………………………………………………………………………….…… 7 3. Balance de la problemática………………………………………………………………....….. 8 4. Diagnóstico del área de práctica………………………..………………………………….…. 10 5. Delimitación del problema………………………………………………………………...…. 12 5.1 Pregunta…………………………………………………………………….…………..…… 14 5. 2 Funciones ……………………………………………………………………………...…… 14 6. Objetivo General………………………………………………………………………...……. 15 6.1 Objetivo Especifico……………………………………………………………………….… 15 6.2 Metas………………………………………………………………………………………... 15 6.3 Índice……………………………………………………………………………………..…. 15 7. Marco Teórico…………………………………………………………………………...…… 16 7.1 Marco Conceptual………………………………………………………………………….... 18 7.2 Metodología…………………………………………………………………………….…… 20 8. Cronograma…………………………………………………………………………………... 22 10
9. Resultados del proyecto …………………………………………………………………….... 23 9.1 Evaluación de desempeño para el mejoramiento del personal de la fundación………..…… 23 9.2 Complementación del plan de emergencia……………………………………………..…… 27 9.3 Socialización………………………………………………………………………………… 28 10. Conclusiones……………………………………………………………………………….... 29 11. Recomendaciones………………………………………………………………………….... 30 Bibliografía Anexo
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1. Resumen Ejecutivo Gotas de Misericordia es una fundación sin ánimo de lucro que tiene como fin el trabajo social a través del comedor comunitario ubicado en la localidad de Fontibón, su objetivo es ayudar a las familias de vulnerabilidad social y con pobreza. La fundación cuanta con los recursos para poder prestar un óptimo servicio en el comedor, por lo que es importante contar con el personal capacitado para cada una de las actividades que tiene que realizar la fundación y poder identificar las fortalezas y debilidades de los empleados para mitigar errores que puedan generar sanciones a la fundación, razón por la cual se requiere de una evaluación de desempeño laboral. A demás de la fundación debe cumplir a cabalidad con los requisitos exigidos por la Alcaldía Mayor de Bogotá partido de esto hecho la fundación debe completar el plan de emergencia bajo los parámetros expuesto estos mismo. Para lograr un fortalecimiento institucional se formula la siguiente pregunta: ¿La carencia en la medición de desempeño de los empleados, y el no tener un plan de emergencia terminado afecta a la Fundación Gotas de Misericordia en la calidad del servicio del comedor comunitario? Pregunta que se desarrollara con el objetivo de crear una estructura que permita medir el desempeño de las funciones de los empleados y complementar el plan de emergencias de la fundación en el segundo semestre del 2014. En la metodología para el desarrollo del proyecto se realizara lectura de las tres cartas descriptivas de los cargos a los cuales se les desarrollara la evaluación para poder identificar las funciones que mayor impacto tiene en el funcionamiento del comedor, para esto se va a tener en cuenta los factores laborales como sociales, posteriormente se dará el valor de importancia a cada indicador a calificar; al terminar la evaluaciones de desempeño se iniciara con la 12
complementación del plan de emergencias se verificara la información que tiene la fundación sobre el plan de emergencia y cuáles son los requisitos exigidos para poder realizar corrección y complementación, para esto se realizara investigación de la normatividad para el desarrollo de planes de emergencia e incluyendo una visita a una estación de bomberos. Al finalizar el proyecto se logró cumplir con los tres formatos para las evaluaciones de los cargos y complementar el plan de emergencias bajo los parámetros exigidos por la Alcaldía Mayor de Bogotá Se logra crear las evaluaciones de desempeño para la fundación, puesto que este ayuda a identificar como se está realizando el trabajo por partes de los empleados y poder detectar las falencias y corregirlas a tiempo para evitar sanciones por parte por los entes de control. También se complementa el plan de emergencias con los parámetros exigidos y se deja un documento que permite identificar las amenazas a las cuales están expuesto los empleados de la fundación y se deja un documento con el proceso que se debe seguir antes, durante y después de una emergencia.
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2. Descripción de la fundación Gotas de Misericordia es una fundación sin ánimo de lucro que tiene sus raíces en el trabajo pastoral social en el sector de Fontibón, se inició en el año 2000, la cual tiene como objetivo ayudar a las familias en riegos de vulnerabilidad social y pobreza como también a madres cabeza y familia y adultos mayores. Dentro de las actividades que desarrollo está el comedor comunitario, formación en ética ciudadana, refuerzos escolares, capacitación en manualidades. 2.1 Misión “Somos un grupo de familias y personas creyentes en Jesucristo, palabra de vida e hijos de Dios, confiando en su acción liberadora y humanizada”. (Gotas de Misericordia, p. 4) La misión en una organización es fundamental y en este se debe mencionar el propósito de la empresa y a que se dedica, “la es la razón de ser de la organización” (Planeación Estratégica, 2005, p. 33), teniendo en cuenta lo anterior considero que la misión de la Fundación no contestan a las preguntas ¿Cuál es valor agregado? y ¿a qué se dedican?, por lo cual una persona externa a la organización cuando la lea no podrá identificar a que se dedica la Fundación. Se plantea la siguiente misión: “Somos un grupo de familias y personas creyentes en Jesucristo que ayuda a las familias, madres cabeza de familia y adultos mayores vulnerables de la Localidad de Fontibón , tenemos la disposición para ayudar a las personas que está excluida de la sociedad a través de la un comedor comunitario y actividades de inclusión social”.
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2.2 Visión “Ser una fundación en la cual la persona y los núcleos familiares estén integrados activamente a la sociedad. Alcanzando así un mejoramiento integral para mejorar la calidad de vida y superar la injusticia y pobreza”. (Gotas de Misericordia, p. 4) En la visión de la Fundación se puede identificar claramente como la fundación se ve en el futuro y teniendo en cuenta que “la visión es el enunciado del estado deseado en el futuro para la organización” (Planeación Estratégica, 2005, p. 34). La visión está bien planteada pues se menciona que se quiere lograr pero no tiene un tiempo definido por lo cual se propone la siguiente: “Ser una fundación en la cual la persona y los núcleos familiares estén integrados activamente a la sociedad. Alcanzando en el 2024 un mejoramiento integral para mejorar la calidad de vida y superar la injusticia y pobreza”.
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3. Balance de la problemática La desnutrición es considera como una enfermedad causada por la deficiencia de nutrientes vitales que están en la dieta de una persona. La carencia de nutrientes puede causar un crecimiento más lento en los niños, estados depresivos y las personas son más propensos a enfermedades en comparación a un niño o adulto que se alimente correctamente. En un informe realizado por la Secretaria Distrital de planeación se menciona que durante esta última década en Bogotá ha disminuido los índices de desnutrición en los menores de 5 años, como se evidencia en la gráfica I, en los resultados arrojados se identificó para los niños menores de cinco años la desnutrición paso del 14,5% en el 2001 al 10,3% para el 2011; para la localidad de Fontibón se obtuvo uno de los niveles más bajos de desnutrición con el 3,7% seguida de Kennedy con 4,1%. Grafica I. Tasa de desnutrición global para menores de 5 años
Fuente: tomado de http://www.bogotacomovamos.org/sectores/salud/tasa-de-desnutricion-global-para-menores-de-5-anos, El día 14 de agosto de 2014 a las 8:52pm
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En la encuesta realizada en el 2011 por la Encuesta Distrital de Demografía y Salud (EDDS) se divide la población en otros dos rangos: niños, niñas y adolescentes entre los 5 a 17 años y adultos entre 18 a 64 años. Para la población entre 5 a 17 años se evidencio que la desnutrición era del 1,4% a nivel Bogotá y en la localidad de Fontibón es del 2,8%. En la población de 18 a 64 se registró una desnutrición del 1,9% a nivel Bogotá; información suministrada por EDDS. La pobreza es la situación socioeconómica en la que se encuentra una población, la cual no cuenta con los recursos necesarios para cubrir sus necesidades básicas (alimentación, vivienda y educación); en el informe divulgado por el Alcalde de Bogotá, Gustavo Petro, se dio a conocer la disminución en tres puntos para el nivel de pobreza de la ciudad, tiendo una tasa del 2% para el 2013. A demás en la presentación realiza por “Bogotá como vamos” se habló de la calidad de vida en la capital y se dio a conocer que el coeficiente de Gini que está en el 0.5, dicho indicador mide la distribución de ingreso en una sociedad.
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4. Diagnóstico del área de práctica Se pretende identificar las debilidades y fortalezas con las que cuenta las fundación, para lograrlo se utiliza el análisis DOFA el cual permite hacer una diagnóstico de la situación actual de la fundación en una evaluación interna (fortalezas y debilidades) y externo (amenazas y oportunidades) para así generar estrategias para el fortalecimiento institucional. DOFA FORTALEZAS
DEBILIDADES Carece de una estructura para la medición
Funciones descritas y asignadas.
del desempeño de los trabajadores.
Convenios con Universidades para labores Costos de personal altos. médicas.
No hay seguimiento de las funciones de los
Se brinda el servicio bajo valores de operarios. respeto y colaboración.
Falta equipo apropiado para el programa Cepillero. No se ha definido el plan de emergencia.
AMENAZAS
OPORTUNIDADES
Fundaciones con la misma razón social que Gestión de recursos a través de la Alcaldía. consiguen primero los beneficios.
Incremento de la conciencia de la sociedad
Recursos y otras fundaciones.
por ayudar al otro.
Capacidad
de
otras
fundaciones
mantener un control de los funcionarios.
de Capacitaciones para manejo de comedores comunitarios.
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La fundación cuenta con toda la capacidad para desarrollar su actividad de manera óptima y con la calidad exigida por los entes de control, por lo que es indispensable que la fundación tenga la capacidad de poder identificar los problemas y darles una solución rápida y oportuna. Para un desarrollo adecuado de los procesos y prevenir el problemas que causen sanciones en las auditorias que realiza la Alcaldía de Bogotá se recomienda que la Fundación tenga un método de resolución de problemas llamado análisis de causa raíz (RCA) con el cual podrán identificar los problemas y eliminarlos desde el origen. Implementado medidas correctivas, en el caso específicos de la fundación es cumpliendo con los requerimientos de calidad por parte de la Alcaldía, estar actualizando los manuales de plan de emergencia con los requerimientos establecidos por los Bomberos de la Localidad y teniendo diseñado el modelos de evaluación de desempeño de los funcionarios; lo anterior son requerimientos exigidos en el contrato que firmó con la Alcaldía de Bogotá para que le otorgara el convenio para el funcionamiento del comedor que administra.
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5. Delimitación del problema Toda empresa y fundación deben contar con equipos de trabajo eficientes y no basta con tener a las personas más capacitadas o con la mayor cantidad de habilidades; es importante contar con personal que se adaptar mejor a la cultura y las normas de la organización, es por tal razón que es fundamental realizar una medición periódica del desempeños de los empleados. La fundación Gotas de Misericordia cuenta con un manual de funciones que le permite delegar las distintas actividades que debe realizar cada una de las personas que trabajan allí, pero no cuenta con una matriz que le permita medir y evaluar el desempeño de los empleados; generando una puntuación negativa en la interventoría que le fue realizada el 16 de agosto de 2014 en donde se le pidió a la Fundación que implemente un formato para la medición de desempeño, el cual debe estar para la próxima interventoría. El evaluar el desempeño que tiene los empleados en sus funciones permite a la fundación detectar tanto las fortalezas y debilidades que tiene sus colaboradores y de esta manera poder realizar retroalimentación y generar fortalecimientos en cada una de las actividades que se realizar, mitigando errores que puede generar penalizaciones a la fundación en las auditorias que realiza la Alcaldía de Bogotá (que son sin previo aviso). Otro factor crítico es que la fundación no cuenta con un plan de emergencia completo, tanto en las interventorías realizada como los bomberos de la localidad le han solicitado que desarrolle el plan de prevención y atención de desastres (plan de emergencia); actualmente se encuentra incompleto y debe realizarse correcciones que cumpla con los parámetros y estándares de la Secretaria Distrital Social Subdirección para la Identificación, Caracterización e Integración.
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Toda institución debe tener un plan de emergencias y este debe estar actualizado, pues esta herramienta permite realizar un análisis de la vulnerabilidad en la que se encuentra la organización. A demás permite que los empleados sepan que debe y no hacer en caso de un accidente o estados de emergencia, disminuyendo el riesgo para los funcionarios. Es fundamental que la fundación logre cumplir con los estándares de calidad que solicita la Alcaldía Mayor de Bogotá, por lo tanto debe implementar la evaluación de desempeño y completar el plan de emergencia para que de esta manera se logre un fortalecimiento como institución y pueda obtener mayor apoyo de la Alcaldía de Bogotá, permitiendo que la calidad en todos los procesos internos sean óptimos en la prestación del servicio del comedor. El tiempo para el desarrollo de este proyecto está comprendido para el segundo semestre del año 2014, el cual finaliza el 22 de noviembre de 2014, se espera entregar a la Fundación el formato para la medición de desempeño de los trabajadores y el plan de emergencias completo.
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5.1 Pregunta ¿La carencia en la medición de desempeño de los empleados, y el no tener un plan de emergencia terminado afecta a la Fundación Gotas de Misericordia en la calidad del servicio del comedor comunitario? 5.2 Funciones Realizar apoyo en el área administrativa mediante tareas que comprenden seguimiento a los pedidos que realiza la fundación y el respectivo ingreso de información en la carpeta de proveedor. Crear el formato para la evaluación de desempeño laboral para el generar un fortalecimiento institucional. Complementar el plan de emergencia para la auditoria de calidad que realiza la Alcaldía Mayor de Bogotá.
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6. Objetivo Generar Crea una estructura que permita medir el desempeño de las funciones de los empleados y complementar el plan de emergencias de la fundación Gotas de Misericordia en el segundo semestre del 2014. 6.1 Objetivos específicos Elaborar un formato que permita medir el desempeño de las funciones de los empleados de la fundación. Completar el plan de emergencias para la Fundación bajo la normatividad de la Alcaldía Mayor de Bogotá y los Bomberos de la localidad de Fontibón. Socializar el formato de medición de desempeño y el plan de emergencia. 6.2 Metas Para la semana 10 se tendrá desarrollado evaluación de desempeño. En la semana 15 se habrá terminado el plan de emergencias. Se socializara el plan de emergencia y la evaluación de desempeño en la semana 17 en las instalaciones de la fundación. 6.3 Índices Elaborar la evaluación de desempeño de 3 cargos de la fundación. Completar el plan de emergencias de la fundación.
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7. Marco Teórico Responsabilidad Social Empresarial “Significa estar dispuestos o ser capaz de responder ante alguien por algo” (Raufflet, 2012, p. 22), se refiere que se es responsable por las acciones, decisiones y tareas; por lo tanto cada empresa es responsable de las consecuencias que implica las decisiones y las actividades que realicen. Es vital que las organizaciones puedan tener un equilibrio para lograr un desarrollo sostenible, esto implica que la empresa sea capaz de dar soluciones responsables para lograr un crecimiento a través de estrategias que tenga un impacto positivo en la práctica de la actividad que esta realice. Ser socialmente responsable no implica cumplir las todas las obligaciones jurídicas, sino hacer más allá de la norma haciendo una inversión para la mejora de la calidad de vida del su capital humano y la relación con los diferentes grupos de interés. Este concepto se relaciona en el trabajo con el fin de entender que la fundación por su ideología filantrópica, concepto que se definirá más adelante, y principios no busca tener una retribución económica de su actividad. Inclusión Social Este concepto hace referencia al proceso en el que se vincula una persona que se encuentra en riesgo de pobreza o exclusión social a un entorno de oportunidades y recursos para que puedan tener una economía y cultura que se considere normal dentro de una sociedad. Lo que se quiere con la inclusión social es una sociedad justa en donde todas las personas tengas una participación en la parte económica, legal, cultural y política. En las últimas décadas la inclusión social se ha integrado lentamente en las políticas públicas de cada país y se han vinculado a todas las campañas de acción social, este concepto se ha 24
promovido desde los niveles más altos hacia los menos favorecidos. Las políticas de inclusión social inician en la Unión Europea y lentamente se ha propagados a otras naciones. Por otro lado, la exclusión social hacer referencia a la diferenciación y estratificación de una sociedad. La situación de vulnerabilidad y el riesgo al que hace regencia la exclusión social, tiene consecuencias el impedimento para acceder a recurso y espacios tanto materias como inmateriales que tiene valor en una sociedad colectiva. Desde los principios la exclusión social se genera por un fenómeno de expulsión o negación de espacios o recursos a una persona o sociedad. La sociedad tiene una estructura de jerarquizada en donde unos pocos tiene los privilegios y el poder, y la otra parte de la sociedad es marginada o sus recursos obtenidos no les permite acceder a toda clase de lujos. Filantropía La filantropía “se refiere al hecho de dar o transferir dinero u otros recursos, especialmente a los pobres” (Spicker, 2009, p.146) sin esperar una retribución a cambio. Lo que busca la filantropía es integrar los aspectos sociales que están dentro de las consideraciones afectivas y morales, dejando de lado el marco de los derechos. En el siglo XIX la filantropía promovía, a parte de la ayuda voluntaria, la autonomía por medio de empleos, ahorros y educación para las personas que no tenían acceso a este. A demás el concepto relacionaba la educación para pobres para así civilizarlos. También se puede decir que la filantropía hace referencia al desinterés y el aprecio, dejando en un segundo plano e incluso rechazado lo político y lo democrático. En ocasiones la filantropía puede llegar a hacer la representación de la solidaridad a través de una democracia más amplia y justa para una sociedad.
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La inclusión social y la filantropía es la razón de ser de la fundación, pues ellos buscan ayudar a una sociedad vulnerable sin esperar una retribución. Al tener una misión de ayudar al otro realizar un trabajo de en donde no solo buscan aportar un recurso, sino también ayudar a las personas de la localidad de Fontibón a vincularse dentro de una sociedad por medio de actividades donde los relacionan con el entorno. 7.1 Marco Conceptual Con el fin de desarrollar el fortalecimiento institucional propuesto en este trabajo, se define los conceptos de evaluación de desempeño y plan de emergencias puntos claves para la implementación y cumplimiento de los objetivos propuestos. Evaluación de desempeño Es un sistema que permite calificar el desempeño de la persona en el cargo asignado y el potencial que detiene para desarrollar las habilidades que tiene. El propósito de la evaluación de desempeño es ayudar al área de recursos humanos a tomar decisiones para ascensos, traslados o despedidos. A demás “las evaluaciones también identifican las necesidades de capacitación y desarrollo” (Robbins, 2009, p. 595), esto implica que la organización identifique las falencias que tiene los empleados y realizar retroalimentaciones generando un impacto positivo en el desarrollo de las actividades; al medir el desempeño de los funcionarios se logra hacer un plan para mejor los estándares de calidad de la organización ayudando al cumplimientos de las metas y requisitos que tiene la empresa frente a los clientes, proveedores y otros entes. En las evaluaciones de desempeño se mide los resultados de las tareas asignadas individualmente, comportamientos y características de los empleados.
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Los objetivos que se quiere logran con la medición de desempeño en primer lugar es mantener un óptimo nivel de eficiencia y productividad en las diferentes áreas de la organización que esté acorde con los lineamientos de la empresa, se pueden planear estrategias de mejoramiento continuo en casos en que el empleado tenga falencias o debilidades, tener resultados del trabajador y poderlos medir, y por ultimo poder generar planes de carrera dentro de la organización con el funde crear un crecimiento dentro de la organización y tener una participación y compromiso de los funcionarios hacia la organización. Plan de Emergencias Es un grupo de procedimientos administrativos y técnicos de control y prevención de riesgo el cual permite ordenar y optimizar los recursos de la organización con el objetivo de evitar o mitigar la pérdida o daño al recurso humano y físico que pueden generarse en una situación de emergencia. El plan de emergencia es una exigencia que se realiza a todas las organizaciones y debe diseñarse de acuerdo a la situación de riesgo de cada empresa. El tener este documento diseñado permite a la empresa tener identificados los factores de riesgo y por lo tanto tomar las medidas necesarias de prevención y control para que no se generen incidentes, en caso de que suceda tener un proceso diseñado eficazmente para minimizar las pérdidas o daños que se pueden ocasionar. Al diseñar el un plan de emergencia se debe incluir: política de la empresa que corresponde a el compromiso con la salud, ambiente y seguridad de la organización; marco legal son las normas y legislaciones locales; Análisis de riesgo que debe contener la identificación del riesgo, evaluación de riesgo, valoración del riesgo, definición de sistemas a implementar; ejecución de medidas para
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disminuir riesgo; brigada de emergencia; plan de evacuación; simulacro de evacuación; actualización y mantenimiento periódico del plan. Es muy importante implementar y tener al día la evaluación de desempeño y el plan de emergencia, pues dentro del contrato que tiene con la Alcaldía Mayor de Bogotá es fundamental que la fundación cuente con procesos que garanticen la calidad del servicio prestado a través del comedor y que las personas que laboran se le garanticen todas la medidas de seguridad y que sean capacitados en caso de emergencias para proteger su vida y evitar mayores pérdidas. Para la fundación la medición del desempeño de los empleados permitirá que pueda identificar las falencias y tomar medidas correctivas evitando sanciones y garantizando el buen funcionamiento del comedor y que las metas de esta se cumplan con el compromiso de cada persona que apoya las actividades de la organización. Con respecto al plan de emergencia es un fundamental que cada persona que labora allí conozca la manera de actuar y el proceso de a seguir en el caso que estén en riesgo, esto con el fin de que puedan tener un mayor control de la situación y evitar daños su persona. 7.2 Metodología Para el desarrollo del proyecto de fortalecimientos institucional a través de la implementación de la evaluación de desempeño y complementación del plan de emergencia se iniciara la lectura de las cartas descriptivas de los cargos que la fundación maneja para el desarrollo de su actividad, al realizar la lectura se tomara en cuenta las actividades más relevantes para poder evaluar el desempeño de los empleados, para esto se va a tener en cuenta los factores de comportamiento laboral como social, relación con sus compañeros; posteriormente se le dará el nivel de
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importancia a cada indicador a calificar para así poder darle un rango de desempeño al funcionario. Al terminar la elaboración de las evaluaciones de desempeño se procederá a verificar la información que la fundación tiene sobre el plan de emergencia y cuáles son los requerimientos que le están solicitando para poder realizar correcciones y complementarlo. Para la segunda meta se realizara investigación de la normatividad para el desarrollo de planes de emergencia. El proyecto tiene un método cuantitativo, debido que la problemática es específica y está orientada a tener un resultado medible basada en datos sólidos. A demás, para el desarrollo de los objetivos se requiere sustentación teórica que será aplicada en la solución del problema, en este caso es la implementación de evaluación de desempeño y el plan de mejora, documentos que son exigidos a la fundación como requisito de auditoria.
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8. Cronograma
Proyecto Líder: Fortalecimiento Institucional
Fundación: Gotas de Misericordia
Alumno: Leidy Johana Gaitan Jaimes
Area de Practica: Administrativa
Objetivo General
Desarrollar una estructura que permita medir el desempeño de las funciones de los empleados y complementar el plan de emergencias de la fundación Gotas de Misericordia en el segundo semestre del 2014, Semana
Objetivo Especifico
Actividad Presentación ante la fundacion Inducción
1
2
3
Elaborar formato de evalución de desempeño
Observacion de las necesidades Lectura de las cartas descriptivas Selección de actividades a calificar Elaboración de Formatos
Leer el plan de emergencia actual Revisar las recomendaciones que Compeltar el realiza la Alcaldía Mayor plan de de Bogotá emergencia Investigar con FOPADE como elaborar un plan de emergencias Realizar correcciones al plan de emergencias Reunion con la Jefe directa para socializar los formatos Socialización de evaluación de del proyecto desempeño y mostrar los ajustes que se realizaron en el plan de emergencia
Responsable Leidy Luz Leidy Leidy Leidy Leidy Leidy
1
2
3
4
5
6
7
8
10 11 12 13 14 15 16 17
R P R P R P R P R P R P R P
Leidy R Leidy
P R
Leidy
P R P
leidy y Luz R M1
P R
9
P
M2
Observaciones Planeado o programado, cuando de definio o programó Real Cuando se efectúo realmente
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9. Resultados del proyecto 9.1 Evaluación de desempeño para el mejoramiento del personal de la fundación Para el desarrollo de los formatos de las evaluaciones de desempeño se tuvo en cuenta dos factores importantes el primero de ellos es el rendimiento que tiene el empleado frente a las actividades que desempeña dentro de la fundación y en segunda estancia se evaluara el factor humano para así poder cumplir con una evaluación que permita tener un concepto más completo del funcionario. En el proceso para la elaboración de la evaluación desempeño se realizó lectura de las cartas descriptivas de los tres cargos a evaluar y se escogió las funciones que tiene mayor influencia para el funcionamiento eficaz de la fundación; se logró realizar los tres formatos dentro de los tiempo estipulados en el cronograma de actividades y se dio a conocer a la fundación el resultado final de los formatos para retroalimentaciones. El formato permite obtener el rango en el cual se encuentra el funcionario evaluado basa en una métricas de evaluación por rangos: Malo (1 a 1,9), Regular (2 a 2,9), Bueno (3 a 3,9), Muy Bueno (4 a 4,9) y Excelente (5). Se relacionan a continuación las tres evaluaciones de desempeño, donde malo y regular es una calificación desfavorable (generando plan de mejora) y bueno, muy bueno y excelente es favorable. En la elaboración de los formatos se tuvo en cuenta las funciones que mayor impacto tienen para el buen funcionamiento de la fundación tales como: el debido proceso en la preparación de alimentos, seguimiento en el plan de inclusión social, cumplimiento de las normas estipuladas por las Alcaldía Mayor de Bogotá y en el factor humano la actitud frente al trabajo y hacia los demás. 31
Version 001
EVALUCIÓN DE DESEMPEÑO COORDINADOR DE INCLUSION SOCIAL Nombres y Apellidos Evaluador DD
Fecha
MM
AA
Métricas de Evaluación por Rangos Malo (1 a 1,9) Regular (2 a 2,9) Bueno (3 a 3,9) Muy Bueno (4 a 4,9) Excelente (5) Desempeño Laboral Realiza procesos adecuados de inclusión social haciendo uso de la participación de la comunidad Realiza constasmente socialización del manual de convivencia Implementa estrategias de sostenibilidad para el comedor Crea y realiza el cronograma de actividades, plan de acción y caracterización de la población Realiza seguimiento a las inasistencias de los usuarios del comedor
Valor
% de Cumplimiento
Nota por Desempeño
Nota General
15%
10%
3,33
0,50
10%
10%
5,00
0,50
10%
10%
5,00
0,50
10%
10%
5,00
0,50
13%
13%
5,00
0,65
% de Cumplimiento 10% 10% 5% 5% 5% 5% 5% 5% 5% 5% 12% 12% 100% 95%
Factor Humano
Valor
Puntualidad Responsabilidad Actitud hacia los compañeros Actitud hacia la Fundación Actitud hacia los usuarios Presentación personal Rango
Nota por Factor H. 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00
Nota General 0,50 0,25 0,25 0,25 0,25 0,60 4,75 Muy Bueno
De modo general, la calificación que obtuvo el evaluado en el periodo fue: Favorable
Desfavorable Observaciones
_____________________________ Firma del Evaluador
_____________________________ Firma del Evaluado
32
Versión 001
EVALUCIÓN DE DESEMPEÑO OPERARIO DE COCINA 1 Nombres y Apellidos Evaluador DD
Fecha
MM
AA
Métricas de Evaluación por Rangos Malo (1 a 1,9) Regular (2 a 2,9) Bueno (3 a 3,9) Muy Bueno (4 a 4,9) Excelente (5) Desempeño Laboral Utiliza adecuadamente la materia prima para la preparación el menú. Mantiene en orden, aseo y desinfección las áreas, utensilios del comedor. Cumple con las normas de distribución y servicio. Manipula, prepara y distribuye los alimentos siguiendo las normas técnicas y sanitarias Asiste a las reuniones de evalución con el coordinador y el representante legal Supervisa los pedidos y preparación de los alimentos. Reporta oportunamente al coordinador las novedades en el servicio.
Valor
% de Cumplimiento
Nota por Desempeño
Nota General
15%
10%
3,33
0,50
9%
5%
2,78
0,25
8%
8%
5,00
0,40
9%
9%
5,00
0,45
5%
5%
5,00
0,25
5%
1%
1,00
0,05
10%
1%
0,50
0,05
% de Cumplimiento 9% 8% 5% 3% 5% 1% 4% 1% 5% 1% 11% 1% 100% 54%
Factor Humano
Valor
Puntualidad Responsabilidad Actitud hacia los compañeros Actitud hacia la Fundación Actitud hacia los usuarios Presentación personal Rango
Nota por Factor H. 4,44 3,00 1,00 1,25 1,00 0,45
Nota General 0,40 0,15 0,05 0,05 0,05 0,05 2,70
Regular
De modo general, la calificación que obtuvo el evaludo en el periodo fue: Favorable
Desfavorable Observaciones
_____________________________ Firma del Evaluador
_____________________________ Firma del Evaluado
33
Versión 001
EVALUCIÓN DE DESEMPEÑO OPERARIO DE COCINA 2 Nombres y Apellidos Evaluador DD
Fecha
MM
AA
Métricas de Evaluación por Rangos Malo (1 a 1,9) Regular (2 a 2,9) Bueno (3 a 3,9) Muy Bueno (4 a 4,9) Excelente (5) Desempeño Laboral
Valor
Utiliza adecuadamente la materia prima para la preparación el menú. Mantiene en orden, aseo y desinfección las áreas, utensilios del comedor. Cumple con las normas de distribución y servicio. Manipula, prepara y distribuye los alimentos siguiendo las normas técnicas y sanitarias Asiste a las reuniones de evaluación con el coordinador y el representante legal Revisa oportunamente el menú del día Factor Humano Puntualidad Responsabilidad Actitud hacia los compañeros Actitud hacia la Fundación Actitud hacia los usuarios Presentación personal Rango
Nota por % de Cumplimiento Desempeño
Nota General
15%
10%
3,33
0,50
9%
9%
5,00
0,45
8%
8%
5,00
0,40
9%
9%
5,00
0,45
5%
5%
5,00
0,25
9%
1% % de Valor Cumplimiento 10% 8% 5% 3% 5% 1% 5% 1% 5% 1% 15% 1% 100% 57%
0,56 Nota por Factor H. 4,00 3,00 1,00 1,00 1,00 0,33
0,05 Nota General 0,40 0,15 0,05 0,05 0,05 0,05 2,85
Regular
De modo general, la calificación que obtuvo el evaluado en el periodo fue: Favorable
Desfavorable Observaciones
_____________________________ Firma del Evaluador
_____________________________ Firma del Evaluado
34
9.2 Complementación de plan de emergencias Para la complementación del plan de emergencia se tuvo en cuenta los requisitos que la Alcaldía Mayor de Bogotá le solicitó a la fundación, el cual está comprendido por cinco aspectos que son: contexto, análisis del riesgo, organización, concepto técnico de seguridad y seguimientos; de los aspectos mencionados anteriormente se complementó de la siguiente manera: Contexto: Se realizó corrección del objetivo general y se adiciono información general. Análisis del riesgo: Para este ítem se desarrolló la identificación de amenazas, estimación de la probabilidad, estimación de la vulnerabilidad y cálculo del riesgo. Organización: Este aspecto fue complementado con plan general, plan de seguridad, plan de primeros auxilias, plan contra incendios, plan de evacuación, plan de información pública y plan de atención temporal de afectados. Concepto técnico de seguridad: Se realiza validación con la estación de Bomberos de Kennedy quienes manifiesta que se debe solicitar a través de una carta el concepto de Bomberos; se le informa a la fundación el proceso a seguir para obtener el dicho concepto. Para la ejecución del plan de emergencia que tuvo como referencia las recomendaciones que realiza la Alcaldía Mayor de Bogotá y el documento Metodologías de Análisis de Riesgo Documento Soporte Guía para Elaborar Planes de Emergencia y Contingencia. Observar plan de emergencias final en el anexo 1.
35
9.3 Socialización Para la socialización de resultados que se lograron durante la práctica social, se programó el día 15 de noviembre de 2014 a las 11:00 am en presencia de la coordinadora de alimentos Luz Helena Barreto Acosta. Al iniciar se mostros una presentación en PowerPoint el título del proyecto, objetivo general y específicos para así poder mostrar los resultados que estaban compuestos por las tres evaluaciones de desempeño y el plan de emergencias. Durante la presentación de las evaluaciones de desempeño se explicó cómo está compuesta y las métricas que se utilizan en esta. Se explicó la manera de calificar y usar los porcentajes para cada una de las actividades, además se mencionó la posibilidad de cambiar la importancia de las tareas dependiendo de los requerimientos de cada cargo. Para el plan de emergencias se mostró el documento terminado, se explicó la forma de realizar los cálculos para el análisis del riesgo, posteriormente se validó la información del documento para certificar que la información es veraz. Se concluye la presentación guardando los archivos en el equipo de la fundación para que se puedan disponer desde ese mismo día.
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10 .Conclusiones La fundación cuenta con el recurso humano que pude ayudar a dar un buen funcionamiento al comedor por lo cual es importante implementar las evaluaciones de desempeño diseñadas en este proyecto para así evaluar el rendimiento de cada funcionario, realizar retroalimentaciones a tiempo y mitigar errores que generan sanciones a la fundación. Es fundamental que la fundación pueda realizar las evaluaciones de desempeño, pues este permite “aumentar el conocimiento de la organización sobre cómo se está realizando el trabajo” (Díaz, et al., 2014, p. 116) y así identificar falencias que se tiene en los procesos y poder realizar las correcciones en los procesos mejorando el servicio del comedor y obtener mayores beneficios que tiene la Alcaldía Mayor de Bogotá para así brindar una mayor cobertura en la localidad de Fontibón y poder cumplir con la misión de la organización y dar un valor agregado al servicio del comedor, generando una mejor experiencia al beneficiario de la fundación. El plan de emergencias es un documento fundamental dentro de la organización, pues este permite identificar las posibles amenazas en las que se encuentran los empleados de la fundación en caso de emergencia; la implementación de este mitiga el riesgo de pérdida humana y de infraestructura con la que cuenta la fundación. A demás de ser un documento base del proceso a seguir antes, durante y después de un evento. La fundación cuenta con los lineamientos para poder cumplir con los requisitos que contempla el plan de emergencia pero no lo hace extensivo a sus funcionarios, por lo cual es indispensable que se haga una socialización.
37
11. Recomendaciones Se recomienda aplicar las evaluaciones de desempeño a los empleados de la fundación mensualmente con el fin de poder detectar falencias que generen penalizaciones en las auditorias que realiza la Alcaldía Mayor de Bogotá a la fundación. A demás al realizar dichas evaluaciones podrán mejorar el servicio que presentan a través de comedor y así detectar a tiempo inconsistencias. Implementar un plan de mejora para los funcionarios que no tiene un buen desempeño. Archivar las evaluaciones de cada empleados en carpetas separadas para tener un histórico y poder identificar el comportamiento que ha tenido en las funciones asignadas. Implementar estrategias de reconocimiento para motivar a los empleados a desarrollar las actividades de manera óptima. Identificar por medio de los resultados las falencias en los procesos y corregirlo a tiempo. Realizar retroalimentaciones a tiempo para evitar sanciones al empleado. Para el plan de emergencias es importante que cumplan con los planes de capacitación del plan de prevención a emergencias y que se obtenga el concepto de bomberos para que se pueda presentar el plan de emergencias completo frente al ente encargado y le dé cumplimiento al requisito que solicita la Alcaldía Mayor de Bogotá. Realizar las actualizaciones del plan de emergencias según cambios que se realicen en la estructura de la fundación. Desarrollar el cronograma de actividades para el plan de emergencias 38
Crear el grupo de brigadistas para la fundación. Capacitar a los empleados en el plan de emergencias para que sepan actuar en caso de evacuación por los menos una vez cada seis meses. Terminar el proceso con los bomberos para certificación que dese ser incluida en el plan de emergencia que se envía a la Alcaldía Mayor de Bogotá. Mantener actualizado el plan de emergencias de acuerdo a las correcciones que le exigen en la revisión de los bomberos. Tener visibles las rutas de evacuación. Contar con linterna con pilas, pico y un botiquín en lugar de fácil acceso en caso de emergencia.
39
40
41
42
43
Bibliografía Lourdes, M. G. (2005). Planeación Estratégica: Rumbo hacia el éxito. México, D.F. México. Editorial Trillas, S.A. de C.V. Emmanuel, R. (2012). Responsabilidad Social Empresarial. México, D.F. México. Pearson Educación de México Gotas de Misericordia. Cartilla. Bogotá, Colombia. Paul, S. (2009). Pobreza un glosario internacional. Buenos Aires, Argentina. Editorial Consejo Latinoamericano de Ciencias Sociales (CLACSO). CM&. Índices de desnutrición en Bogotá han disminuido en la última década. (2013). Recuperado de http://www.cmi.com.co/?n=98063 Bogotá comovamos. Tasa de desnutrición global para menores de 5 años. (2011). Recuperado de http://www.bogotacomovamos.org/sectores/salud/tasa-de-desnutricion-global-para-menores-de5-anos
Fondo de Prevención y Atención de Emergencias (FOPAE). Metodologías de Análisis de Riesgo Documento Soporte Guía para Elaborar Planes de Emergencia y Contingencias. (2014). Disponible en: http://www.sire.gov.co/documents/13276/69801/A.3.4+Metodologias+AR.pdf/288b65be-c4d84d3f-a5f6-51942324e699
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ANEXO 1 PLAN DE PREVENCIÓN DE EMERGENCIA
INTRODUCCIÓN
Bogotá está ubicada en la región andina Colombiana zona que hoy en día se considera altamente expuesta a la actividad sísmica, ya que este punto
geográfico del país está
íntimamente ligado a la actividad de tres grandes placas tectónicas que son: Nazca, Suramericana y del Caribe, debido al constante movimiento de dichas placas se han desarrollado varios sistemas de fallas que acumulan gran cantidad de energía y que al ser liberadas por la naturaleza provocan sismos con grandes consecuencias. El Comedor Comunitario prados de Alameda se encentra expuesto a amenazas como inundaciones, terremotos, incendios forestales, explosiones de gas, entre otros. Este localizado cerca al río Bogotá y por ello es una continua amenaza para nosotros. Las amenazas naturales como inundaciones, deslizamientos, sismos y las amenazas tecnológicas como los incendios, las fugas de gas, el derrame de sustancias peligrosas, entre otras, están presentes en nuestra ciudad, es por eso que debemos conocer y manejar el riesgo al que estamos expuestos, pues resultan necesario. Este plan de prevención de desastres provee jugadas maestras para tener en cuenta en el hogar, trabajo, colegio, etc., pues contiene recomendaciones para todos que contribuyan a la prevención de riesgos y conocer los servicios de asistencia durante y después de una emergencia. A través de esto se busca que los que permanecen en el comedor comunitario Prados de Alameda conozcan los aspectos más comunes y cuidados necesarios para prevenir los riesgos y atender así las emergencias. Toda empresa debe elabora un Plan de Emergencia que tenga en cuenta cuatro actuaciones concretas: Prevención y extinción de incendios. Medidas de primeros auxilios. Designación del personal encargado de poner en práctica estas medidas. Evacuación de personal.
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JUSTIFICACIÓN
El Plan de Emergencias del Comedor Comunitario define las políticas, sistemas de organización y los procedimientos generales aplicables para enfrentar de manera oportuna y eficaz las situaciones de calamidad, desastre o emergencia que se presente en el Comedor Comunitario con el fin de mitigar o reducir los efectos negativos o lesivos para las personas, los bienes, la economía, el medio ambiente, y la infraestructura de la casa donde opera el Comedor. La elaboración de este plan se realiza teniendo en cuenta que están expuestos a cualquier desastre natural, pues Bogotá está ubicada en la región andina colombiana zona que se considera altamente expuesta a la actividad sísmica. En este comedor se encuentran expuestos a amenazas como inundaciones, terremotos, incendios, explosiones de gas, entre otros, por esta razón es necesario este plan de emergencia.
46
ALCANCE
En este Plan de Emergencias se asignan las responsabilidades de los funcionarios y empleados del Comedor Comunitario Prados de Alameda, y se establecen las medidas a tomar y las acciones a seguir antes, durante y después de un evento de emergencia. Estas acciones abarcan desde atender una pequeña situación de emergencia, hacer un desalojo parcial en cualquier área de trabajo, hasta tener que proceder al desalojo y cierre de todas las instalaciones del Recinto. Las situaciones de emergencias pueden viarias desee un incidente aislado caracterizado por una solución rápida por parte del Comedor Comunitario y algunos departamentos pequeños, hasta un desastre mayor que requiera una respuesta coordinada de ciertas entidades de prevención de desastres y la utilización de recursos externos.
47
OBJETIVO GENERAL
Establecer un plan de emergencias donde se identifique los riesgos a los cuales está expuesta la instalación como los trabajadores de la fundación para así diseñar las normas de seguridad en caso de emergencia. A demás de informar a los trabajadores del área las normas de seguridad para la prevención de desastres.
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OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Identificar y evaluar los riesgos que puedan generar emergencias dentro y fuera de la organización.
Comprobar el grado de riesgo y vulnerabilidad derivados de las posibles amenazas.
Establecer medidas preventivas y de protección para los escenarios de riesgo que se han identificado.
Organizar los recursos que la organización tiene, tanto humanos como físicos para hacer frente a cualquier tipo de emergencias.
Ofrecer las herramientas cognitivas y conductuales necesarias, que permitan ejecutar los planes de acción de manera segura para las personas expuestas a peligros.
Preservar los bienes y activos de los daños que se puedan generar como consecuencia de accidentes y emergencias, teniendo en cuenta no solo lo económico sino lo estratégico para la organización y la comunidad.
Garantizar la continuidad de las actividades y servicios de la organización.
Garantizar una mejor respuesta ante las emergencias que se generen.
Articular la respuesta interna con el
Sistema Distrital de Prevención y Atención de
Emergencias- SDPAE.
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INFORMACIÓN GENERAL
En Bogotá, las entidades encargadas del tema están organizadas dentro del Sistema Distrital de Prevención y Atención de Emergencias, y que tiene representantes en las 20 localidades de la ciudad a través de los Comités Locales de Emergencia (CLEs). El sistema está integrado por el Cuerpo Oficial de Bomberos, la policía Metropolitana, Policía de Tránsito, la Cruz Roja, la Defensa Civil, la Secretaría Distrital de Salud, Secretaría de Tránsito, el Departamento Administrativo de Bienestar Social y empresas como Acueducto, Codensa, ETB, Gas Natural, entre otras. Hoy la ciudad cuenta con el Fondo para la prevención y Atención de Emergencias (FOPAE) como fuente de recursos, la Dirección de Prevención y Atención de Emergencias (DPAE) como entidad coordinadora y el Sistema Distrital de Prevención y Atención de Emergencias (SDPAE), que reúne y articula a diversos actores públicos, privados y comunitarios con responsabilidades en estos temas. Recomendaciones antes de un terremoto, para reducir el impacto: Lo primero que se debe tener en cuenta, y tal vez lo más importante antes de que suceda un terremoto, es verificar que las instalaciones del Comedor Comunitario cumplan con las normas sismo resistente. Esto quiere decir que cuenta con una estructura adecuada para soportar los movimientos producidos por un sismo. Adicionalmente hay que conocer los peligros de la casa por falla o caída de elementos no estructurales como ventanas, vidrios, anaqueles, adornos y objetos colgantes. Así mismo es necesario aprender a cerrar llaves de gas y agua y desconectar los equipos eléctricos. Por último, tener siempre a la mano un equipo de elementos básicos que contenga un radio portátil, una lista de teléfonos, un pito, un extintor, copias de las llaves, copias de los documentos importantes, una linterna y un botiquín. Que debo hacer en el momento que suceda un terremoto: Lo primero que debo hacer es mantener la calma y quedarse en la vivienda cuando la construcción sea confiable (sismo resistente) y salir a un sitio despejado después del sismo, siempre y cuando las condiciones sean seguras. Si se queda dentro de la vivienda debe 50
alejarse de las ventanas, muebles altos, lámparas y demás elementos que puedan romperse o caerse. Si sale de la vivienda o del sitio donde se encuentre en el momento del sismo, deber verificar que no caigan elementos de las partes altas obre la ruta de evacuación y ubíquese en un lugar despejado y seguro. Si está en su carro no salga, pare tan pronto pueda hacerlo con seguridad. Esté alerta para detectar los peligros en la vía: postes caídos, cables, grietas, entre otros. Recomendaciones después de un terremoto: Después del movimiento principal es posible que ocurran otros temblores conocidos réplicas, por eso debe seguir atento. No toque cables caídos ni objetos que estén en contacto con estos cables, si las condiciones de seguridad no representan riesgos, evacue rápidamente pero en forma ordenada hacia el sitio seguro identificado con anterioridad o sitios despejados. Si se queda atrapado utilice una señal visible o sonora que llame la atención, calme a las personas que se hallen en estado de shock, no trate de desplazarse a otras zonas de la ciudad a menos que sea absolutamente necesario, al usar las escaleras cerciórese de que estén en buenas condiciones, sintonice la radio para recibir instrucciones de las autoridades y cuelgue los teléfonos descolgados. Tareas del Distrito para proteger a la comunidad frente a la posibilidad de un sismo: El distrito incorporó el mapa de microzonificación sísmica de Bogotá en el plan de ordenamiento territorial que complementó el código de construcciones de la ciudad. Se han realizado estudios de vulnerabilidad estructurales en edificaciones indispensables y reforzamientos de ellas. También estudios de vulnerabilidad en las redes de servicios públicos e infraestructura tendientes a garantizar la prestación de servicios básicos después de un sismo. Se creó el sistema de información para la gestión de riesgos y atención de emergencia SIRE y se desarrollan continuamente planes de divulgación y educación. Además se adelanta el plan de respuesta a emergencias por terremoto, que busca garantizar la atención oportuna y eficiente y las gobernabilidades caso de un evento de gran magnitud. De otra parte se tiene previsto adelantarla actualización del código de construcciones de Bogotá, la emisión de un decreto para reconocimiento de viviendas de interés social en estratos
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1 y 2 para el reforzamiento sismo resistente y la formulación de una estrategia financiera para l aseguramiento de las edificaciones públicas y privadas. Si se piensa construir o iniciar alguna obra: Inicialmente debe dirigirse al Departamento Administrativo de Planeación distrital (DAPD) para averiguar si el lote o asa que desea adquirir se encuentra en un sector legalizado, con cobertura de servicios públicos básicos, e identificar las restricciones y/o condiciones de uso del suelo en el respectivo acto administrativo de legalización. Comités locales de emergencia: Son órganos de coordinación interinstitucional local y de gestión del riesgo construido para discutir, estudiar y emprender acciones encaminadas a la reducción de riesgos específicos de la localidad y a la preparación de la comunidad para a la atención de las situaciones de emergencia que se presenten. El comité local de emergencias (CLE) está integrado por entidades distritales y privadas con representación local y presididas por el respectivo Alcalde Local. Como prepararse para la emergencia: Mantener un equipo en el trabajo para emergencia permitirá a los funcionarios de la Fundación Gotas de Misericordia enfrentar mejor una situación de crisis. Pues permite disponer de elementos y provisiones básicas para subsistir hasta recibir ayuda humanitaria. Son grupos de elementos que se debe disponer en el trabajo: un botellón plástico de agua potable, una provisión de alimentos no precederos para tres días, un pito, botiquín de primeros auxilios, herramientas básicas, linterna, pilas, radio transistor, fósforos, llaves de repuesto de oficinas y planta de operación, copia de los documentos y afiliación a EPS. ¿Qué se debe hacer si se percibe una situación de emergencia donde se trabaja?: Si se percibe una situación de inminente peligro que pueda afectar la vida de los funcionarios y usuarios del Comedor Comunitario Prados de la Alameda se puede solicitar a través del 123 de línea de emergencia. También se puede dirigir a la Alcaldía Local donde existe una oficina encargada de coordinar estos temas; allí se prestan asesorías y brindan ayuda que las personas necesiten o también se puede comunicar con la FOPAE al teléfono 4297414.
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Que se debe hacer en el momento de una emergencia: Conservar la calma es muy importante para tomar decisiones en caso de una emergencia. En caso de incendio es indispensable salir de inmediato de la casa por la ruta más adecuada y ubicarse en un lugar seguro (lejos del alcance de las llamas y del humo o del lugar de emergencia. En caso de inundación se recomienda evacuar la zona cuando lo ordene la autoridad competente. En caso de no poder hacerlo, corte el suministro energía (tenga siempre en cuenta la ubicación del tablero eléctrico) y ubíquese en las partes altas de la vivienda o del sito donde se encuentre). En caso de sismo debe quedarse en la vivienda cuando la construcción sea confiable y salir a un sitio despejado después del sismo, siempre y cuando las condiciones sean seguras. Si se queda dentro de la vivienda debe alejarse de las ventanas, muebles altos, lámparas y demás elementos que puedan romperse o caerse. Si sale de su vivienda o del sitio donde se encuentra en el momento del sismo debe verificar que no caigan elementos de las partes altas sobre la ruta de evacuación. Ubíquese en un lugar despejado y seguro.
Que se debe hacer en caso de haber sido afectado por un desastre: Inicialmente debe proteger su vida y la de sus compañeros de trabajo aleándonos de la zona directa de afectación. Si existen dudas acerca de la estabilidad de las instalaciones del Comedor Comunitario por haber sufrido daños asociados al evento, entonces se debe llamar a los bomberos o a la FOPAE para que determinen las acciones urgentes para protección de la vida de las personas del sector, ellos analizan la necesidad de apoyo con evaluación de profesionales especializaos quienes determinan las acciones de mitigación pertinentes. Atender las recomendaciones de los organismos de socorro, colaborando con la ejecución de actividades para establecer la normalidad en el menor tiempo posible. ¿Cómo funcionan los albergues en casos de emergencia? Cuando la evaluación que adelanta la FOPAE establece que hay una o varias viviendas que presentan deficiencias en las condiciones de habilidad debido a la generación de daños 53
estructurales asociados a una situación de emergencia, se recomienda la evacuación de la familia para proteger la vida de los habitantes de esta zona de la ciudad. Esta medida de evacuación puede ser temporal o definitiva. Se considera evacuación temporal cuando se establece que es responsabilidad de los propietarios o particulares la ejecución de las acciones de mitigación y el restablecimiento de las condiciones de habitabilidad; en estos casos el personal de la Secretaría Distrital de Integración Social presta apoyo para la ubicación de un alojamiento temporal e identifica la necesidad de entrega de ayudas humanitarias. Los albergues temporales se constituyen para recibir temporalmente a las familias que no pueden volver a sus casas o que pueden correr peligro de permanecer en ellas. Allí satisfacen sus necesidades primarias y comodidades mínimas por un tiempo definido, mientras se supera la situación de emergencia. En estos albergues se deben mantener normas de convivencia relacionadas con el aseo del sitio que se ocupa, el respeto de los bienes ajenos y de la integridad de las personas. ¿Qué sucede con los servicios públicos instalados en los sitios que han sido evacuados? Si el Comedor Comunitario ha sido evacuado por recomendación de la DPAE, ésta entidad emite una certificación en la que consta que la vivienda fue evacuada y con dicha certificación el dueño de la casa adelanta el trámite de desinstalación de servicios públicos y cancelación de cuenta ante las empresas que prestan estos servicios.
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GLOSARIO
Un plan de emergencia es un conjunto de medidas que se puede aplicar antes, durante y después de que se presente una emergencia. Tiene como fin organizar e integrar los recursos humanos, físicos y financieros para así mitigar las consecuencias de una situación súbita que puede poner en peligro la estabilidad de un sistema. Una emergencia es el estado de perturbación súbito que puede poner en peligro la estabilidad de un sistema. También se considera como una situación fuera de control que se presenta por el impacto de un desastre. El plan de evacuación de una empresa es un acuerdo preestablecido por todos los ocupantes de un área o edificación, en donde se define las responsabilidades de guiar a niños y ancianos, sitios de reunión después de la evacuación, rutas más convenientes y tiempo utilizado en cada una de ellas durante la evacuación. Este plan se debe activar en caso de ocurrencia de un sismo, un incendio, una inundación o la presencia de materiales peligrosos. Medios de protección, determina de forma precisa los medios materiales y humanos de los que se disponen. Se definen los equipos, las funciones y otros datos de interés para garantizar la prevención de riesgos y el control inicial de las posibles emergencias. La evaluación de riesgo identifica y valora las condiciones de riesgo en el lugar de trabajo en relación a los medios de los que se dispone. La implantación de un plan de emergencia consiste en el ejercicio de divulgar el plan, la realización de la formación específica del personal, la realización de los simulacros y su revisión. La identificación de peligros consiste en determinar los peligros a los cuales está expuesta la empresa, para lo cual se debe hacer un estudio detallado de los procesos, actividades y el entorno, indicando cuales son aquellas situaciones que pueden llegar a generar una emergencia. La amenaza es un fenómeno natural o provocado por la actividad humana cuya ocurrencia es peligrosa para las personas, propiedades, instalaciones y para el medio ambiente.
55
El análisis de vulnerabilidad es un proceso para determinar los componentes críticos o débiles de los sistemas ante las amenazas. La confiabilidad es la seguridad de un componente o sistema para resistir amenazas. Cuantificado como complemento de la probabilidad de falla. Un desastre natural es una
ocurrencia de un fenómeno natural en un espacio y tiempo
limitado que causa trastornos en los patrones normales de vida, y ocasiona pérdidas humanas, materiales y económicas debido a su impacto sobre poblaciones, propiedades, instalaciones y ambiente. Un fenómeno natural es una manifestación de las fuerzas de la naturaleza tales como terremotos, huracanes, erupciones volcánicas y otro. Un Impacto es un efecto en el medio ambiente y en obras hechas por el hombre, a causa de un desastre. Un plan de mitigación es un conjunto de medidas y obras a implementar antes de la ocurrencia de un desastre, con el fin de disminuir el impacto sobre los componentes de los sistemas. La preparación es un conjunto de medidas que deben implementarse antes que se presente u desastre. La prevención son acciones de preparación para disminuir el efecto del impacto de los desastres. El programa para la atención de emergencias y desastres comprende el plan de emergencia y el plan de mitigación. El riesgo es el resultado de una evaluación, generalmente probabilística, de que las consecuencias o efectos de una determinada amenaza excedan valores prefijados. La vulnerabilidad es susceptibilidad a la pérdida de u elemento o conjunto de elementos como resultado de la ocurrencia de un desastre.
56
ANÁLISIS DEL RIESGO
ANÁLISIS DE AMENAZAS
AMENAZA
INTERNO
EXTERNO
DESCRIPCIÓN DE LA AMENAZA (FUENTE, PUNTO CRÍTICO)
CALIFICACIÓN
COLOR
NATURALES
SISMO
x
x
INUNDACIÓN
El edificio no cuenta con las debidas condiciones antisísmicas, teniendo en cuenta que Bogotá se encuentra en una zona con fallas geológicas y probabilidad de un terremoto a futuro.
PROBABLE
La fundación se encuentra cerca al rio Bogotá y en época de invierno es probable que se desborde el río.
PROBABLE
TECNOLÓGICO INCENDIO ELÉCTRICO
Se cuenta con equipos de cómputo, la cual no está exenta de sufrir una falla eléctrica.
x
PROBABLE
SOCIAL
HURTO
x
En algunas ocasiones se han presentado situaciones de hurto en la institución.
INMINENTE
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ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD DE LAS PERSONAS
ASPECTO VULNERABLE
OBSERVACIÓN
RECOMENDACIÓN
ORGANIZACIÓN ¿La fundación cuenta con el Comité de Emergencias, su respectivo organigrama y funciones?
Si
Ninguna
¿En la fundación se hace la debida divulgación del Plan de Emergencia y Contingencia para todo el personal?
Si
Ninguna
CAPACITACIÓN ¿Los organismos encargados del PEC dentro de la fundación, cuentan con un plan de capacitación en los temas de emergencias?
No
¿El comité de PEC constantemente se actualiza sobre temas de emergencia?
No DOTACIÓN
¿La fundación cuenta con el espacio suficiente para el número de personas que permanecen en la sede?
Si
¿La fundación cuenta con un espacio despejado y seguro para la protección de la comunidad en general en caso de emergencia?
No
Ninguna
58
ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD DE LOS RECURSOS
ASPECTO VULNERABLE
OBSERVACIÓN
RECOMENDACIÓN
MATERIALES ¿La fundación cuenta con la cantidad suficiente de extintores vigentes para la sede, botiquín de primeros auxilios, radios con pilas, reservas de agua, linternas con pilas y herramientas básicas para una emergencia?
Si
Ninguna
¿La fundación cuenta con señalización de emergencias, mapas físicos internos y externos, los cuales tienen una ubicación estratégica e instalación de manera adecuada a la vista de toda la comunidad?
Si
Ninguna
EDIFICACIÓN ¿El tipo de construcción de la fundación es sismo resistente?
No
¿Dentro de la fundación se han establecido y señalado las rutas de evacuación así como una salida de emergencias?
Si
Ninguna
EQUIPOS ¿La fundación cuenta con sistema de alarma de emergencias la cual cubre la totalidad de la sede?
No
¿La fundación cuenta con un sistema automático de detección de incendios en buen estado?
No
59
ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD DE LOS SISTEMAS Y PROCESOS
ASPECTO VULNERABLE
OBSERVACIÓN
RECOMENDACIÓN
SERVICIOS PÚBLICOS La fundación cuenta con un buen suministro de los siguientes servicios públicos: energía, agua, gas natural, telecomunicaciones y alcantarillado.
Si
Ninguna
¿La fundación cuenta con un programa adecuado de recolección de basuras?
Si
Ninguna
SISTEMAS ALTERNOS ¿La fundación cuenta con un sistema de reserva o tanques de almacenamiento de agua?
Si
¿La fundación cuenta con un buen sistema de vigilancia física?
No
Ninguna
RECUPERACIÓN ¿La fundación cuenta con un sistema de seguros que cubre a todos los empleados?
Si
¿La edificación se encuentra asegurada en caso de terremoto, incendio, entre otros?
No
Verificar las posibles consecuencias con los organismos especializados y tomar medidas de precaución.
60
ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD CONSOLIDADO
APECTOS VULNERABLES POR CALIFICAR
CALIFICACIÓN INDIVIDUAL BUENO
REGULAR
MALO
RESUMEN DE LA INTERPRETACIÓN CALIFICACIÓN
COLOR
PERSONAS
ORGANIZACIÓN
1
CAPACITACIÓN
0,0
DOTACIÓN
0,5
SUBTOTAL
1
No
0,0
No
0,5
No
1,5
Media
1.0
No
0,5
No
0,0
No
1.5
Media
RECURSOS
MATERIALES
1.0
EDIFICACIÓN
0.0
0.5
EQUIPOS
0,0
SUBTOTAL
SISTEMAS Y PROCESOS SERVICIOS PÚBLICOS
1
1
SISTEMAS ALTERNOS
0,5
0,5
RECUPERACIÓN
0,5
0,5
SUBTOTAL
2
Media
61
NIVEL DE RIESGO
AMENAZA
DIMANTE DE RIESGO
INTERPRETACIÓN
SISMO
MEDIA
INUNDACIÒN
MEDIA
INCENDIO ELECTRICO
MEDIA
HURTO
MEDIA
62
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
CONCEJO DE FUNDADORES Máximo organismo de autoridad
Junta Directiva
Presidente Wilson Alfonso Mejía Naranjo
Vicepresidente Edward Ricaurte
Tesorero María del Carmen Acero
Secretaria María Nelly Muñoz
Fiscal Jenny Ramos
Representante Legal Fanny Rodríguez
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PLAN DE EMERGENCIA EN CASO DE TERREMOTO
Debido a la gran cantidad de fallas que podrían generar terremotos de gran intensidad y dado al mucho tiempo que ha pasado sin que ocurra un fuerte terremoto en esta área, un terremoto podría ocurrir en cualquier momento, por lo que debemos prepararnos para prevenir mayores daños durante y después del fenómeno. Al comienzo de un terremoto se puede observar el golpeteo de los pequeños objetos del área cercana donde usted se encuentre. El sonido que puedan producir aumentará en intensidad según aumente el movimiento, siendo posible que usted sienta la sensación del mareo o pérdida del equilibrio. También podría sentirse una fuerte y hasta violenta sacudida inicial, seguida esa de otros continuos movimientos. Un fuerte movimiento de este tipo puede causar el derrumbe de edificios y estructuras, derribamiento de muebles y equipos, roturas de líneas de gas inflamables y agua, incendios y derrames de sustancias peligrosas. Antes de que ocurra un terremoto: 1. El representante legal del Comedor Comunitario se asegurará de nombrar un Coordinador de Emergencias y que el COE estén debidamente nombrados. 2. El Coordinador de Emergencia deberá establecer una comunicación con las agencias y entidades de apoyo externo para recibir ayuda. 3. El COE revisará este plan por lo menos una vez al año y programará charlas y conferencias sobre el tema para la comunidad. (Estas charlas las hará el departamento de bomberos ubicado en la localidad de Fontibón o un estudiante voluntario de Ingeniería Industrial. 4. El Coordinador debe asegurarse que las áreas de trabajo se mantengan ordenadas y seguras. a. En las instalaciones del Comedor Comunitario se deben identificar los riesgos y situaciones en el área que puedan provocar un accidente o crear otra situación de emergencia. Ejemplos de algunos riesgos físicos: Apoyo a personas con impedimentos o necesidades especiales, construcciones cercanas que puedan sufrir colapso total o parcial, muebles u
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objetos pesados que puedan caer, pasillos y rutas de escape obstaculizadas, tuberías de gas propano rotas, ventanas y puertas vencidas o rotas, cables eléctricos suelto. Ejemplos de riesgos químicos: Derrames de sustancias químicas, liberación de gases. Ejemplos de riesgos emocionales: Aquellas personas que no puedan reaccionar adecuadamente ante una emergencia. b. Deben identificar anticipadamente los lugares más seguros dentro de su área de trabajo, así como aquellos lugares que más frecuenta. c. Se asegurarán de que todos los empleados conozcan este Plan de Emergencia y las instrucciones a seguir durante una Emergencia. d. Es necesario que se efectúen las siguientes medidas, esto teniendo en cuenta que la mayoría de las lesiones y accidentes pasan al caer objetos pesados de lugares más altos. Ejemplo: Asegure los archivos, tablillas y muebles altos a las paredes. Los objetos pesados colocados sobre usted deberán ser reubicados en lugares más bajos o más seguros (gaveta, gabinete con puertas, etc.). Asegure y sujete bien los objetos colgantes en el techo, como por ejemplo las lámparas, adornos, etc.
e. Coordine y lleve a cabo simulacros de emergencia en caso de terremoto con sus compañeros de trabajo y con usuarios del Comedor Comunitario. f.
Se tiene que tener a mano en cada unidad de trabajo los suficientes suministros de emergencia como: pito, linterna, un radio portátil con pilas, agua en botella, comida enlatada, copia de los documentos personales, y un equipo básico de primeros auxilios. Alistar una bolsa pequeña para que pueda llevar su equipo consigo y por último no olvidar una lista con los números de emergencia.
Algunas medidas de preparación:
Establezca sitios de reunión con sus compañeros de trabajo.
Establezca canales de comunicación con sus compañeros de trabajo. 65
Luego de un terremoto, si logra hacer una llamada telefónica, sea breve, no congestione las líneas.
Al momento de ocurrir un terremoto: Si algún empleado se encuentra en el interior del Comedor Comunitario y sienten o le alertan sobre el comienzo de un terremoto debe hacer lo siguiente: No se desespere y mantenga la calma. El ruido es el elemento que más pánico produce. No se pare en los marcos de las puertas. Si está adentro del Comedor Comunitario, en general, debe quedarse adentro hasta que pase el movimiento fuerte de las instalaciones y de los objetos. Cúbrase bajo una mesa o escritorio; si no hay mesa o escritorio cúbrase la cabeza con sus brazos y colóquese en un lugar más seguro agachándose cerca de muebles fuertes y seguros. Aléjese inmediatamente de las puertas y ventanas de cristal. Esté atento de las tareas que le corresponden en el momento del sismo. Si está afuera aléjese de los postes, árboles y de edificios altos. Si está en un vehículo debe detener el mismo lejos de postes, de árboles y de edificios altos.
Después que pase el terremoto:
El Coordinador de Emergencias activará el plan de emergencia general del Comedor Comunitario. Espere instrucciones para proceder con el desalojo del Comedor. Se debe prestar atención especial y la ayuda necesaria a las personas con algún impedimento físico o necesidad especial. Se debe mantenerse alerta a las réplicas, sismos de menor intensidad y magnitud que siguen un terremoto o sismo fuerte, estos puede causar movimientos secundarios, aunque la mayoría de estos son menores que el terremoto principal, algunos pueden causar daños derrumbando objetos sueltos y estructuras ya debilitadas. Las réplicas se 66
pueden seguir sintiendo por meses, aunque la frecuencia y tamaño de los mismos tienden a disminuir con el paso del tiempo. Se debe observar o preguntar si hay personas heridas. No intentar mover a las personas lesionadas o inconscientes a menos que estén en peligro. Solicite ayuda médica de inmediato. Identifique los riesgos o peligros que puedan haberse creado por el terremoto, tales como tuberías de gas rotas, cables eléctricos caídos o equipos energizados que puedan representar un riesgo eléctrico. Si se percibe el olor a gas o de alguna sustancia química haga lo siguiente: 1. Abra las ventanas para que circule el aire. 2. Tratar de cerrar la válvula principal de gas. 3. No encender luces o equipos. 4. Desconectar o apagar el interruptor principal de corriente eléctrica. 5. Apagar el sistema central de acondicionamiento de aire, si lo hay. 6. Proceder con el desalojo del área y salga al aire libre. Coopere con las autoridades y con el personal de la brigada de emergencia, espere instrucciones y preste la ayuda que esté a su alcance, pero no entre a las áreas afectadas a menos que las autoridades soliciten ayuda y usted entienda que puede. No consuma agua de los grifos. Luego de un terremoto, si logra hacer una llamada telefónica, sea breve, no congestione las líneas. Cuando pase a inspeccionar los daños, desconectar la electricidad y cerrar las llaves de paso del agua y del gas para evitar fugas que puedan generar inundaciones e incendios. Activar el plan de emergencia e ir a un lugar seguro. Pues no olvidar que en cualquier momento puede ocurrir un nuevo temblor.
RECOMENDACIONES GENERALES AL EVACUAR:
Siempre que suene la alarma hay que evacuar, pu4de ser un simulacro o una falsa alarma, tome la situación como si fuera real, no trate de averiguar lo que sucede solo evacue.
Si se sospecha de una falsa alarma, o una activación accidental de la alarma, la evacuación se realizará totalmente hasta el punto de encuentro.
Conserve la calma y haga que los demás la conserven. 67
Conserve la calma y haga que los demás la conserven.
RECOMENDACIONES GENERALES:
En lo posible deben quedar apagados y valores asegurados.
En lo posible las personas deben llevar documentos, dinero y celular.
Se debe transitar por la derecha, sin correr y en escaleras tomarse de la baranda.
No gritar o hacer comentarios alarmistas.
Asigne acompañantes a personas embarazadas, minusválidas y niños.
ACCIONES DURANTE LA EVACUACIÓN:
Los vehículos no se moverán de su sitio.
Ninguna persona está autorizada para responder
información a medios de
comunicación.
No se debe utilizar ascensores.
ACCIONES DURANTE LA EVACUACIÓN:
Si alguien no puede salir por sus propios medios. Asígnele un par de acompañantes para que lleven esta persona a la salida.
Los visitantes son responsabilidad del visitado.
Calme a las personas que estén alteradas.
No se considera evacuación a techos, esta solo será una última alternativa.
PLAN: Coordinadora del Sistema Operativo: Cerrar la llave del gas del segundo piso y realizar las llamadas de emergencia. Calmar al personal. Por último recordarles a los empleados las funciones del plan de emergencia. Coordinadora de Inclusión Social: Tomar el botiquín y cerrar el registro de la llave del agua del segundo piso.
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Coordinadora Operativa: Vigilar que los equipos queden totalmente desconectados y apagar las luces del segundo piso. Operaria 1: Cerrar las llaves del gas del primer piso. Operaria 2: Desconectar los equipos eléctricos como las dos enveras y la licuadora industrial. Calmar al personal. Operaria 3: Cerrar el registro de la llave del agua del primer piso. Operaria 4: Se encargará de apagar las luces y de bajar el taco del a luz. El punto de encuentro establecido es el potrero que queda al frente del comedor Comunitario. El cual se ingresa por la calle 17B. (Saliendo del comedor hacia la izquierda).
INUNDACIONES: Que es una alerta: Es un estado que se declara frente a la posible ocurrencia de una inundación, con el fin de que las instituciones y la comunidad desarrollen acciones de preparación ante una eventual emergencia. El sistema de alertas está compuesto por diferentes colores por lo general, se utilizan tres: amarillo, naranja y rojo. Todas las alertas son de carácter preventivo. Alerta Amarilla: Indica que han aumentado las lluvias y caudales del río y coloca en situación de aislamiento las instituciones que hacen parte del Sistema Distrital de prevención y Atención de Emergencias. Durante esta alerta se realiza un monitoreo de puntos críticos de los ríos que permiten una evacuación permanente de su comportamiento. Alerta Naranja: Señala que se ha incrementado el nivel de ríos o quebradas afluentes y por lo tanto se requiere el concurso de varias instituciones, aislamiento y movilización de equipos y de personal e incluso el establecimiento de un puesto de mando unificado, que coordina acciones y reporta información sobre la evolución de la situación.
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Se realizan acciones que van desde la convocatoria a los Comités Locales de Emergencia has5ta la ubicación de posibles albergues y centros de acopio de ayudas humanitarias, identificación de rutas de evacuación, inventario de recursos humanos, técnicos y económicos. Alerta Roja: Representa la existencia de niveles críticos de ríos o quebradas afluentes y de una alta probabilidad de presentar desbordamiento hacia comunidades y, por lo mismo, se requiere la respuesta inmediata de las instituciones del Sistema Distrital de Prevención y Atención de Emergencias. En esta FACE se activan todas las coordinaciones, entran en acción las instituciones que hacen parte del sistema y se pone marcha el plan de emergencia establecido para la zona afectada. Es frecuente que se requiere la evacuación preventiva de los trabajadores y de familias. Las inundaciones usualmente son causadas por el desbordamiento o salida de sus cauces de los ríos y quebradas, como resultado de copiosas lluvias y extensos periodos de eventos. Son caudales o niveles de agua por encima de lo normal, los cuales cubren superficies de terreno que de otra forma permanecerían secos. Causas: Cada año las inundaciones producen mayores desastres porque el hombre deteriora progresivamente las cuencas y cauces de los ríos quebradas. Deposita en ellos basura, tapona los drenajes naturales limitando los humedales, aumenta la erosión con talas y quemas y además construye sus viviendas en lugares propensos a inundarse. Como consecuencia de estas acciones, re disminuye la capacidad de la tierra de absorber el agua y se reduce el tiempo necesario para que el agua de las lluvia llegue a los ríos y quebradas, lo que genera aumentos súbitos de caudal y las inundaciones. La cantidad de agua que llueve anualmente en el país es aproximadamente igual: sin embargo, por estas razones, los daños que produce son cada vez mayores. “La suma de los perjuicios causados por las inundaciones convierte este fenómeno en una de las calamidades que origina más pérdidas y deterioro social”. Sin embargo, la mayoría de las veces las inundaciones se pueden predecir, por lo que es preciso saber cómo se producen, cuáles son las épocas en las que son más frecuentes y dónde pueden ocurrir. Así como la forma de eliminar o reducir sus efectos.
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Como identificar una posible inundación: Aguaceros intensos: Las lluvias intensas o moderadoras pero de prolongada duración pueden originar inundaciones repentinas. Cambios de niveles en el río: La disminución o aumento del caudal puede significar la formación de un represamiento en algún lugar del río, lo que posteriormente pude producir una inundación. Zonas de taponamiento: También es frecuente que las piedras y tierra desprendida aguas arriba se dispersen sobre el lecho del río e grades cantidades (colmatación), lo que ocasiona una disminución del lecho y un aumento del nivel de las aguas, las cuales desbordan e inundan las cercanías. “El hombre aumenta este fenómeno cuando cierra o desvía brazos o desagües derivados del río principal. Recomendaciones para evitar las inundaciones y reducir sus consecuencias: No construya, compre, ni alquile edificaciones en zonas tradicionalmente inundables como pueden ser algunas riberas de ríos y quebradas, sus antiguos lechos y las llanuras o valles de inundación. No obstruya bosques ni vegetación en los nacimientos o lugares cercanos a quebradas o ríos, ya que la vegetación da firmeza al suelo, impide la erosión, absorbe el agua, y le quita velocidad y fuerza a las corrientes. Establezca corredores verdes en las dos orillas de ríos y quebradas. Siempre plantas que crezca y desarrollen con rapidez, así se amortigua el efecto del invierno. Realice periódicamente remoción de arbustos caídos sobre el río o cualquier material arrastrado por la creciente para evitar un represamiento del agua. No permita que sean arrojados a los ríos y quebradas basuras o escombros por que pueden tapar o desviar su cauce. Evite que el lecho del río se llene de sedimentos, troncos o materiales que impidan el libre tránsito de las aguas. Construya desagües firmes y límpielos periódicamente evitando que se taponen.
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No desvíe ni tapone caños o desagües. Por el contrario, construya y proporcione mantenimiento o desagües firmes. El adecuado manejo de basuras y el tratamiento de aguas negras permiten la conservación de los ríos y las fuentes de agua, además garantiza mejores condiciones de salubridad. No deteriore ni destruya los diques o carillones de los ríos sacándole material para ser utilizado en la construcción de las viviendas, estos son construidos a lo largo de las orillas con el fin de evitar los desbordamientos.
PLAN DE EMERGENCIA EN CAOS DE INCENDIOS: Los incendios, son quizás, las situaciones de emergencias de mayor incidencia. Su magnitud puede variar desde un simple conato o pequeño incendio, fácilmente controlable, hasta incendios de grandes proporciones que pueden causar pérdidas de vida y propiedad. Este plan contempla que los funcionarios del Comedor Comunitario Prados de Alameda, tratarán de controlar fuegos incipientes que puedan ser extinguidos o controlados con extintores de incendio portátiles u otros medios en los que han sido capacitados. Incendios mayores serán controlados por los bomberos. Este plan contempla el cierre y desalojo de las instalaciones del Recinto para asegurar la salud y seguridad de las personas durante emergencias de incendios. Análisis de Riesgos: En la mayor parte de los lugares de trabajo los riesgos son comunes y bastaría con mantener las medidas básicas de prevención de incendios. Estas medidas incluyen tener un plan de Desalojo, extintores inspeccionados, lámparas de emergencia en funcionamiento, diagramas de las rutas de salida debidamente localizados y visibles, detectores de humo sistemas de alarma, mantener las áreas limpias y organizadas y el personal capacitado, entre otras medidas. Antes de que ocurra un incendio: El Coordinador del Comedor Comunitario establecerá un programa de capacitación para los empleados sobre prevención de incendios, uso y manejo de extintores y operaciones de desalojo de emergencia, este con la supervisión del FOPAE.
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Se debe asegurar que todo el equipo de prevención y extinción, así como el sistema de alarma de incendios, se inspeccione anualmente por personal cualificado. Todos los empleados son responsables de mantener sus lugares de trabajos ordenados, limpios y seguros. Además, informarán a sus supervisores sobre cualquier situación peligrosa que pueda provocar un incendio. Durante una emergencia de Incendio: La responsabilidad de dar la alerta o aviso de emergencia de incendios está en manos de cualquier empleado o persona que detecte o tenga conocimiento de que se ha desarrollado un incendio. Tan pronto ocurra la alerta o aviso de incendio, o en su lugar se active la alarma de incendio. El Coordinador del Comedor Comunitario se comunicará con el Cuerpo de Bomberos. Sólo los empleados que tengan la certeza de poder tratar de extinguir o controlar el incendio podrán hacerlo utilizando extintores portátiles apropiados u otros medios en los que han sido capacitados. Recomendaciones en el momento de un incendio: Si hay humo, gatee. Si debe abrir una puerta, tóquela, si está caliente no el abra. Si el fuego es pequeño, retire a las personas, use un extintor, solo si está seguro de su uso. Si el fuego es grande salga dejando puertas cerradas. Si sus ropas se incendian, no corra, cúbrase la cara con sus manos, bótese al piso y ruede.
SI QUEDA ATRAPADO POR EL FUEGO O EL HUMO: Enciérrese en una oficina o cuarto, del piso más bajo posible con una ventana a la calle. Con ropa o telas preferiblemente húmedas tape cualquier entrada de humo (rendijas, ductos de ventilación, etc.). Coloque en la ventana, una prenda de color vistoso, esta es una señal que indica que allí hay personas atrapadas. No abra o rompa ventanas hasta que el rescate sea inminente. 73
Después de una emergencia de incendios: El Coordinador de Emergencias evaluará los daños e investigará las causas que dieron margen al incendio con la ayuda del Cuerpo de Bomberos. El director, supervisor o la persona a cargo de las instalaciones rendirá al DPAE un informe de daños y de todo lo sucedido. El Rector o su Representante revisarán los informes y procederán a solicitar las acciones y gestiones necesarias para atender la situación. El Coordinador de Emergencias re inspeccionará las áreas afectadas para determinar si es posible retornar a las actividades normales, luego de efectuadas las actividades de recuperación.
DIRECTORIO TELEFÓNICO DE EMERGENCIAS
ENTIDAD
No TELÉFONO
BOMBEROS
2676810
POLICÍA
123
CRUZ ROJA
123
DEFENSA CIVIL
144
CENTRO REGULADOR DE URGENCIAS (AMBULANCIAS)
123
ACUEDUCTO
116
CODENSA
115
GAS NATURAL
164
FOPAE
4 297414
HOSPITAL DE FONTIBON
4216376-2670955
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FORMATO PLANES DE ACCIÓN PLAN GENERAL
FORMATO DE PLANES DE ACCIÓN PLAN DE ACCIÓN
COORDINADOR
PLAN GENERAL
JEFE DE EMERGENCIAS
TELÉFONO
Luz Helena
5492447
COORDINACIÓN Se realiza la coordinación general del simulacro realizado para este año en el mes de octubre; el cual fue programado por el centro de desarrollo local de suba y la FOPAE, a nivel distrital.
FUNCIONES EN EL DESARROLLO NORMAL DE LA ACTIVIDAD
FUNCIONES EN CASO DE EMERGENCIAS
Antes El Jefe de emergencias, ha venido desarrollando plan de contingencia y preparación a los empleados, brindando la información básica en caso de un evento que se pueda presentar.
RECURSOS
Capacitación y socialización de los eventos a realizar tales como simulacros y capacitaciones.
Durante
La supervisión y recolección de información del jefe de brigada.
Después
Consolidación de la información y acciones a seguir.
Listado de los empleados de la fundación y números de emergencia.
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PLAN DE ATENCION MÉDICA Y PRIMEROS AUXILIOS
FORMATO DE PLANES DE ACCIÓN
PLAN DE ACCIÓN
PLAN DE ATENCION MEDICA Y PRIMEROS AUXILIOS
TELÉFONO COORDINADOR
Luz Helena 5492447
COORDINACIÓN Se realiza la compilación de las personas heridas y se realiza la clasificación de los mismos de acuerdo a la evaluación ABC realizada por el brigadista.
FUNCIONES EN EL DESARROLLO NORMAL DE LA ACTIVIDAD
FUNCIONES EN CASO DE EMERGENCIAS
Antes Debe estar pendiente de la organización y clasificación de heridos para su posterior evacuación a centros médicos de acuerdo a la gravedad de sus heridas.
Revisar la ubicación de botiquines, su estado e inventario actualizado.
Durante
La ubicación y clasificación de los heridos de acuerdo a la gravedad.
Después
Control de los pacientes y seguimiento de la atención brindada y a qué punto fueron evacuados.
SEGUIMIENTO Y CONTROL
CAPACITACIÓN
Jefe de Emergencias.
Jefe de Emergencias.
RECURSOS
Botiquín, Camillas, Medios de comunicación.
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CONTRA INCENDIOS
FORMATO DE PLANES DE ACCIÓN PLAN DE ACCIÓN
TELÉFONO
CONTRA INCENDIOS
COORDINADOR
Luz Helena 5492447
COORDINACIÓN Se realiza la verificación de los diferentes espacios y conexiones que puedan generar riesgo de incendio.
FUNCIONES EN EL DESARROLLO NORMAL DE LA ACTIVIDAD
FUNCIONES EN CASO DE EMERGENCIAS
Antes Debe estar pendiente del perfecto funcionamiento de los extintores y su oportuna recarga, así como de los sitios en donde estos se encuentren.
Revisar la ubicación de extintores y su estado.
Durante
La ubicación y clasificación de los incendios o conatos que se puedan generar.
Después
Realizar el control de pérdidas y posibles causas del incendio.
SEGUIMIENTO Y CONTROL
CAPACITACIÓN
Jefe de Emergencias.
Jefe de Emergencias.
RECURSOS
Extintores, bitácora y hoja de vida de los extintores
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ATENCION TEMPORAL A AFECTADOS
FORMATO DE PLANES DE ACCIÓN PLAN DE ACCIÓN
TELÉFONO
ATENCION TEMPORAL A AFECTADOS
COORDINADOR
Luz Helena 5492447
COORDINACIÓN Se realiza la verificación del personal que se encuentra en la fundación, su estado de salud y acciones tomadas, de igual forma se consolidan los datos entregados por la brigada de primeros auxilios sobre pacientes remitidos a los diferentes centros de salud.
FUNCIONES EN EL DESARROLLO NORMAL DE LA ACTIVIDAD
FUNCIONES EN CASO DE EMERGENCIAS
Antes
Consolidación de datos sobre la situación actual de los estudiantes.
Contar con el directorio general de la fundación, donde se encuentra la información básica de los empleados y números de contacto de un familiar.
Durante
Consolidación de datos sobre estado actual de los empleados.
Después
Realizar el control de salida de empleados
SEGUIMIENTO Y CONTROL
CAPACITACIÓN
Jefe de Emergencias.
Jefe de Emergencias.
RECURSOS
Directorio de empleados y teléfono celular.
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INFORMACION PÚBLICA
FORMATO DE PLANES DE ACCIÓN PLAN DE ACCIÓN
TELÉFONO
INFORMACION PUBLICA
COORDINADOR
Luz Helena 5492447
COORDINACIÓN Es la encargada de la respectiva comunicación pública a medios de comunicación y manejo de información entre los funcionarios, entidades de emergencia y jefes de brigada, con el objetivo de informar clara, precisa y concisamente acerca de la condición actual de los miembros de la fundación.
FUNCIONES EN EL DESARROLLO NORMAL DE LA ACTIVIDAD
De acuerdo a los datos suministrados por las diferentes brigadas, se entregará la información a los medios de comunicación, empleados y miembros de la comunidad.
FUNCIONES EN CASO DE EMERGENCIAS
Antes
Contar con los números de emergencia y centros de salud más cercanos a la institución.
Durante
Revisar datos suministrados por las diferentes brigadas para poder dar un consolidado general.
Después
Entregar los datos consolidados a medios de comunicación y empleados del estado actual de la emergencia.
SEGUIMIENTO Y CONTROL
CAPACITACIÓN
Jefe de Emergencias.
Jefe de Emergencias.
RECURSOS
Directorio de empleados, teléfono celular, teléfonos de emergencia.
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PROGRAMA DE CAPACITACIÓN
Definición General: Conjunto grande de personas o cosas reunidas en un lugar, muy juntas y generalmente desordenadas. Amontonamiento, reunión sin orden de cosas o personas. Tipos de eventos:
Servicio de Comedor Comunitario (300 almuerzos diarios)
Presentación de talleres de Hábitos de vida saludable y formación ciudadana
Asamblea general.
Lugares: Casa Fundación Gotas de Misericordia:
Primer piso donde se encuentra el Comedor Comunitario
Segundo piso donde se dictan los talleres y asamblea general
Actores invitados en las diferentes fases:
Participantes del comedor comunitario
Junta Directiva de la Fundación Gotas de Misericordia
Fases de las aglomeraciones:
Fase Ingreso
Fase durante el desarrollo de la actividad
Fase de Egreso.
Áreas de trabajo durante las aglomeraciones:
Primer piso, área de servido. 9 Metros de largo por 6 metros de ancho. Que corresponde a público.
Segundo piso, área para dictar los talleres y realización de asambleas. 10 metros de largo por 4.5 metros de ancho. Que corresponde a público.
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Caracterización de las aglomeraciones: Tipos de eventos y frecuencia: Los tipos de eventos son: Servicio de comedor comunitario para repartir 300 almuerzos y elaboración de talleres y asambleas. Frecuencia: En el servicio de comedor comunitario es todos los días de Lunes a Sábado a excepción de domingos y festivos. Y los talleres y asambleas se dictan cada mes. Dinámica Colectiva: Para el ingreso del comedor comunitario existen horarios estipulados para la entrega de los almuerzo como son: 11:00 am a 12: 00 pm Escolares. 12:00 pm a 1:30 pm Adultos y Adultos Mayores. 2:00 pm a 3:30 pm De esta manera se tiene un orden evitando aglomeraciones. Para el ingreso a los talleres y asambleas ingresan en orden al segundo piso el cual es amplio como se especificó anteriormente, al finalizar salen primero los que están a la entrada del salón y por último los que están al interior del salón. Para cada evento existe una persona encargada de controlar la entrada y salida de los participantes evitando posibles aglomeraciones y accidentes. Movilidad: Para el ingreso del comedor de los participantes se cuenta con espacio de: Ancho: 1 metro con 65 cm y de largo 9 metros. Y ante una emergencia se cuenta con un espacio de 6 metros que pertenece al portón principal. Para el ingreso al tercer piso para tomar los talleres y asambleas se cuenta con un espacio de 1 metro (escaleras) pues es la única entrada y salida que se tiene. Limitación de Ingreso: Para el ingreso de los participantes al comedor comunitario, como se dijo anteriormente existen horarios estipulados por lo cual se tiene una limitación y no se hacen aglomeraciones.
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Y para el ingreso al tercer piso máximo son 150 personas el cual va llegando aleatoriamente, evitándose así aglomeraciones. Características del lugar del evento y su entorno: Tanto el primero como el tercer piso son lugares cerrados y amplios. El primer piso cuenta con dos salidas de emergencia, con adecuada ventilación. No cuenta con estantes o armarios que puedan afectar la seguridad del participante. En el tercer piso cuenta con una salida de emergencia, con adecuada ventilación. Cuenta con un estando donde se cuenta con dos bibliotecas que están aseguradas a la pared. Las escaleras de acceso al tercer piso están recubiertas con material antideslizante. Duración y movilidad de la presentación: Para el comedor comunitario el servicio va de: 11:00 A.M
a
3:30 P.M. (con horarios
establecidos). Se tiene un voluntariado que está pendiente para coordinar el ingreso y el egreso de las personas. La duración para los talleres y asambleas de una hora, también se tiene un voluntariado que ayuda a coordinar el ingreso y el egreso de los participantes. Duración de reingreso o ingreso: En el ingreso de comedor comunitario se registran 300 participantes a diario, el cual en el reingreso dura cada usuario 1 minuto en registrarse y recibir su ficha. Y cuando hay fila duran aproximadamente 5 minutos. Al ingresar al servicio del comedor duran en el servido 1 minuto pero cuando hay fila duran aproximadamente 10 minutos. Producción 1. Respondiente de atención de emergencia: Coordinadora Operativa: Luz Helena Barreto Acosta Coordinadora Inclusión Social: Andrea Chiquisá
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2. Manejo de multitudes: Para eventos como asambleas y servicio de comedor comunitario se tiene un voluntariado que maneja y controla estas actividades evitando accidentes; además que el salón del tercer piso donde se realizan las asambleas y talleres es amplio, por esta razón no se forman multitudes. 3. Manejo de Vallas de seguridad: El volumen de personas que ingresan a diario a la Fundación es flotante tanto en el servicio de comedor comunitario como las que ingresan a una asamblea o taller, no amerita la valla de seguridad. 4. Manejo de escenario: Para el servicio del primer piso es decir para comedor comunitario no aplica el manejo de escenario. Y en el segundo piso para las asambleas y talleres solo está una persona en el escenario dictando el taller acompañada (o) de un video sin el cual no se genera ningún peligro mayor, es decir allí no se registran multitudes. 5. Riesgo del entorno: A la salida del comedor comunitario se encuentra una calle por donde entran y salen las busetas de un paradero cercano. Por ello los niños menores de 10 años vienen acompañados por los padres o acudiente. Otro riesgo de entorno, es la presencia de un poste de luz que se encuentra muy cercano a la entrada del comedor comunitario. Ante cualquier corto de este transformador se corre peligro para los participantes y empleados del comedor comunitario. Conocimiento de seguridad física: Para el ingreso de los participantes al comedor comunitario se encuentra un voluntariado que controla para que no se forme aglomeración y que la fila se haga organizadamente. Y que ante cualquier eventualidad de peligro esta persona tranquilice a los participantes. Para el ingreso de los participantes a los talleres y asambleas también se ubica una persona en el segundo piso controlando la entrada de estos hacia el tercer piso, lo mismo se hace para el egreso de estos participantes. Conocimiento en servicio al cliente: En este caso nuestros clientes son los participantes del comedor comunitario el cual asisten a diario para recibir la ración de almuerzo. A ellos se les ofrece un menú diferente cada tres 83
semanas es decir un total de 18 raciones diferentes que ya son establecidos por la Secretaría Distrital de Integración Social. En las asambleas se habla acerca de las normas del comedor comunitario, contenido del manual de convivencia y derechos y deberes de los participantes. Y en los talleres existen charlas de Formación ciudadana, fortalecimiento y organizaciones sociales, formación en hábitos de vida saludable los cuales contemplan varios temas en el área de Nutrición. Manejo y administrativo de emergencia: Modelos organizacionales: La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación.
Elementos de la organización (requerimientos) -Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables. Para que sean precisos deben ser cuantitativos y para ser verificables deben ser cualitativos. -Tiene que haber una clara definición de los deberes, derechos y actividad de cada persona. -Se tiene que fijar el área de autoridad de cada persona, lo que cada uno debe hacer para alcanzar las metas. -Saber cómo y dónde obtener la información necesaria para cada actividad. Cada persona debe saber dónde conseguir la información y le debe ser facilitada. ¿Qué es organizar? ¿Cómo se organiza? 1.- Identificar y clasificar las actividades que se tienen que realizar en la empresa. 2.- Agrupar estas actividades.
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3.- A cada grupo de actividades asignar un director con autoridad para supervisar y tomar decisiones. 4.- Coordinar vertical y horizontalmente la estructura resultante. Estructura organizacional Estratego: (1988) Es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad deber cumplir y el modo de comunicación entre cada unidad. FORMATO PLAN DE EVACUACIÓN
FORMATO DE PLAN DE EVACUACIÓN Nombre del Coordinador
LUZ HELENA
Objetivos
Teléfono
5492447
Planificar y coordinar simulacros de evacuación de la fundación
Describir las rutas de escape, señalar vías de evacuación, zonas de seguridad de la fundación y sus alrededores. Esquematizar con exactitud los aspectos técnicos y organizativos para el desplazamiento de los empleados en casos de emergencia. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
COORDINADOR GENERAL: LUZ HELENA BARRETO
BRIGADA DE EVACUACIÓN: TODOS LOS EMPLEADOS
COLOR DE IDENTFICACIÓN DE LOS INTEGRANTES DE LA BRIGADA: LISTON AMARILLO. PROCEDIMIENTOS COORDINACIÓN
PROCEDIMIENTOS DE OCUPANTES
El coordinador empieza a Permanecer en las oficinas alejados de las ventanas en posición fetal hasta que organizar la evacuación de las escuchen la alarma de evacuación. oficinas de la fundación.
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El coordinador debe informar con alarma o megáfono para iniciar la evacuación de todas las personas para llegar al punto de encuentro.
Al inicio de la evacuación toda la comunidad educativa debe seguir las flechas que indican la ruta de evacuación, el docente que se encuentra en la clase será responsable de los estudiantes en caso de una emergencia. Para la sede de primaria la zona de encuentro es la cancha y en la sede de bachillerato es la cancha de futbol en el costado occidental al igual que el parqueadero.
El coordinador debe confirmar que todo el personal en general de la fundación está ubicados en la zona de encuentro e informar al coordinador de la Al llegar a la zona de encuentro los empleados deben estar sentados o en brigada. cuclillas en el lugar asignado, deben hacer un conteo del grupo e informarlo al brigadista encargado. Igualmente debe informar el momento de regreso de los empleados a sus respectivas labores si la situación de riesgo ya no existe. Silbatos Alarma RECURSOS
Listones de identificación de brigada de evacuación Listado general del coordinador de la cantidad Listado de los empleados
CAPACITACIÓN
SUPERVISIÓN Y AUDITORIAS
Las capacitaciones se realizarán La rectoría y las brigadas del comité del PEC serán las encargadas de realizar el con el apoyo de los Bomberos proceso de supervisión y auditoría del mismo. de la localidad ACTUALIZACIONES
Fecha Observaciones
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