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Las empresas privadas de "Tratamiento de la documentación" una circular, un informe, un pliego de contratación y ocho puntos de ineludible cumplimiento para afrontar esta cuestión Ana Duplá del Moral Directora del Archivo Regional de la Comunidad

de

Madrid

!. Circular II. Informe III. Un pliego de contratación (como ejemplo) IV. Ocho puntos de ineludible cumplimiento para afrontar esta cuestión Desde 1990 el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid {antes denominado Servicio de Archivos y Patrimonio Documental) empezó a elaborar un Plan Sectorial para la organización de los Archivos autonómÍcos\ Desde este m o m e n t o , y aún ya antes, el Archivo Regional comenzó a prepararse y a preparar a la Administración autonómica para la implantación de un Sistema de Archivos^ sin ocultar que tal propósito estaba lleno de dificultades por la tradicional falta de "cultura archivística" en la Administración y de "cultura administrativa o de gestión" en la profesión archivera y por la carencia de modelo de sistema, carencias éstas últimas cuyas causas son ya conocidas y convenientemente estudiadas. A pesar de las citadas dificultades se empezaron a sentar las bases de los Archivos Centrales, se ha publicado el Manual de Archivos de Oficina para Gestores. Comunidad de Madrid^, se construyó la sede del Archivo Regional en su fase de Archivo Histórico y está ya finalizado el proyecto del Archivo Regional en su fase de Archivo Intermedio. Además se comenzaron a realizar los Inventarios de los documentos acumulados en las sedes de las distintas Consejerías y se realizó el análisis funcional del Sistema Informático de Archivos de la Comunidad de Madrid (SIARC), que contempla las cuatro fases de Archivo, todo ello de acuerdo con el citado Plan Sectorial, cuya redacción final se acaba de terminar y que va

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a ser enviado a Consejo de Gobierno para su aprobación por la Asamblea. Sin embargo, y aunque la sensibilización de la Administración autonómica al problema de los Archivos es creciente y a pesar del Decreto 288/1995, de 30 de noviembre, que adjudica todas las competencias en materia de Archivos en todas sus fases a la Dirección General de Patrimonio Cultural a través del Archivo Regional, cierta descoordinación (lógica en un inicio debido a las razones "culturales" antes aludidas) hizo que determinada Consejería contratase directamente, es decir sin contar con el Archivo Regional y a través de su Secretaría General Técnica, los servicios de una empresa de Tratamiento de la Documentación. Este hecho es el que dio origen a la circular que se envió a todos los Secretarios Generales Técnicos de las Consejerías y Secretarios Generales de los Organismos Autonómos, al informe que figura a continuación (que indica que los trabajos archivísticos han de realizarse por profesionales de los Archivos y siempre bajo la Dirección y coordinación del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid), a los pliegos de contración de archiveros a través de empresas por parte del Archivo Regional (cuando la cuantía del Contrato hace ir a concursos) del que incluimos un ejemplo y a la reflexión por nuestra parte que ha dado lugar, por fin al apartado III de este trabajo, es decir, a los "Ocho puntos de ineludible cumplimiento para afrontar esta cuestión". En la Comunidad de Madrid, superada esa dificultad (no otras que seguiremos afrontando), todo ello ha sido de gran utilidad y eficacia. Con la esperanza de que la experiencia pueda servir a otros y con el convencimiento de que hay que ir señalando criterios de actuación que orientan tanto a la Administración como a las propias empresas, es por lo que se ha realizado este trabajo.

I. Circular Desde la Dirección General de Patrimonio Cultural de la Comunidad de Madrid se ha observado con alarma la importante incursión de una serie de empresas de "gestión documental" en el ámbito de las Administraciones Públicas, afectando directamente en estos momentos a la Comunidad de Madrid. Esta Dirección General, en el ejercicio de su competencia de la defensa, conservación y uso adecuado del Patrimonio Documental y Archivos de interés para la Comunidad de Madrid, a través del Archivo Regional, ha elaborado un "Informe sobre la problemática que se deriva de la realización del tratamiento y custodia de documentos de la Administración Autonómica por empresas privadas", que se adjunta, con el objeto de que en las Consejerías y en los Organismos Autónomos adscritos a las mismas se tenga conocimiento de esta problemática para poder actuar

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de forma coordinada con esta Dirección General, a través del Archivo Regional, como se prevé en el Decreto 288/1995, de 30 de noviembre, en todo lo que afecta a los Archivos Autonómicos y, en general, al Patrimonio Documental Madrileño. EL DIRECTOR G E N E R A L DE P A T R I M O N I O C U L T U R A L

Con este escrito se hizo circular el informe que figura a continuación a todos los Secretarios Generales Técnicos de las Consejerías y a los Secretarios Generales de los Organismos Autónomos de la Comunidad de Madrid.

It. Informe^ Las empresas privadas dedicadas a la "gestión documental" han experimentado en la actualidad una gran expansión ofreciendo a la administración pública sus servicios tanto para el tratamiento como para la custodia de los documentos de archivo. Algunas Consejerías de la Administración autonómica, debido a los problemas de acumulación de documentos y la falta de espacio, ya que la mayor parte de ellas no cuentan todavía con un Archivo Central que funcione adecuadamente, han resuelto contratar empresas privadas para llevar a cabo la organización de sus Fondos de Archivo por iniciativa de algunas Secretarías Generales Técnicas mediante concursos públicos de contratos de consultoría y asistencia. El que estas empresas realicen este tipo de trabajos presenta una serie de inconvenientes que pueden rozar la ilegalidad y que afectan a la planificación archivística de la Comunidad de Madrid, así como a la metodología de trabajo que se pretende Implantar desde el Archivo Regional de la Dirección General de Patrimonio Cultural. Esta metodología responde a la concepción de la Archivística como ciencia al servicio de la Administración realizada por las más altas instituciones expertas en la materia como es el caso del Consejo Internacional de Archivos, organismo dependiente de UNESCO y que está íntimamente relacionado con la coordinación del Sistema de Archivos y la normalización de actuaciones respecto a los documentos. Esto afecta tanto a la propia organización de los documentos como a su propia condición de Patrimonio Documental, en este caso, madrileño.

Legislación sobre Archivos y Patrimonio Documental respecto del tema que nos ocupa En relación con esta problemática, la normativa vigente que regula los Archivos y el Patrimonio Documental es la siguiente: - Constitución Española de 1978.

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- Ley Orgánica 3/1983, de 25 febrero, de Estatuto de Autonomía de la Comunidad de Madrid. - Real Decreto 680/1985, de 19 de abril, sobre traspaso de funciones y servicios de la Administración del Estado a la Comunidad de Madrid en materia de cultura. - Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español. - Ley 1/1986, de 10 de abril, de la Función Pública de la Comunidad de Madrid. - Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. - Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid. - Decreto 288/1995, de 30 de noviembre, por el que se aprueban las Consejerías y la estructura orgánica de la Consejería de Educación y Cultura. La Constitución de 1978 en su Art. 46 determina que los poderes públicos garantizarán la conservación y promoverán el enriquecimiento del Patrimonio Histórico y artístico de los pueblos de España y de los bienes que lo integran, cualquiera que sea su régimen jurídico y su titularidad. En su Art. 105 B) establece que la Ley regule el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos. La Ley Orgánica 3/1983, de 25 de febrero, de Estatuto de Autonomía de la Comunidad de Madrid, en su Art. 26.13 y 26.15 determina que dicha Comunidad tendrá plenitud de función legislativa en los archivos de Interés para la Comunidad de Madrid que no sean de titularidad estatal así como el fomento de la cultura y la Investigación. Por el Art. 28.2 corresponde a la Comunidad de Madrid, en los términos que establezcan las leyes y normas reglamentarlas que en desarrollo de su legislación dicta el Estado, la función ejecutiva de los archivos de titularidad estatal de interés para la Comunidad en el marco de los convenios que en su caso, puedan celebrarse con el Estado. Por Real Decreto 680/1985, de 19 de abril, sobre traspaso de funciones y servicios de la Administración del Estado a la Comunidad de Madrid en materia de Cultura, se regula las transferencias de todas las funciones que en materia de Archivos radicados en el territorio de la Comunidad de Madrid venía realizando el Estado, salvo para los archivos de titularidad estatal a excepción de los que son de interés para la Comunidad de Madrid sobre los cuales ejerce la función ejecutiva. De acuerdo con el mandato constitucional se promulga la Ley 16/1985, de 25 de junio, que en su Art. 1.2. determina que "integran el Patrimonio Histórico Español los inmuebles y objetos muebles de Interés artístico, histórico, paleontológico, arqueológico, etnográfico, científico o técnico. También forman parte del mismo el Patrimonio documental y bibliográfico..."

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En este sentido, la Dirección General de Patrimonio Cultural, desde el Archivo Regional, elaboró en 1993 la Ley de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid. Esta Ley, en sus artículos 4, 5, 6 y 7, establece qué documentos son los integrantes del Patrimonio Documental madrileño. Forman parte, dice, del Patrimonio Documental madrileño, entre otros, todos los documentos de archivo recogidos o no en Centros de Archivo, generados en cualquier época, producidos, reunidos o conservados en el ejercicio de sus funciones por la Asamblea de Madrid y todos los órganos de Gobierno y de la Administración general e institucional de la Comunidad de Madrid. Asimismo, en su exposición de motivos, señala que esta Ley no se concibe sólo para la conservación del Patrimonio Documental sino que es también una Ley de Archivos de la Comunidad de Madrid que estructura un sistema archivístico que proporciona los criterios básicos para el funcionamiento de los Archivos del Consejo de Gobierno y la Administración Autonómica. En el Art. 2 se establece qué es un Fondo de Archivo y qué es un Centro de Archivo, y en los Arts. 10 al 25 se regula el funcionamiento del Sistema de Archivos autonómicos. La unidad de la que dependen se establecerá reglamentariamente según el Art. 10.2. En su Art. 22 la Ley de Archivos citada dice que los Archivos de uso público estarán atendidos en todas sus fases por personal especializado con la titulación adecuada y en su Art. 37 dice que el destino primordial de los documentos de Archivo es su consulta por parte de las instituciones que los producen y de todos los ciudadanos. La Ley 30/92, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y de! Procedimiento Administrativo Común regula los derechos de los ciudadanos respecto de los documentos generados por las Administraciones Públicas. El Decreto 288/1995, de 30 de noviembre, por el que se aprueban las competencias y la estructura orgánica de la Consejería de Educación y Cultura, establece que la Dirección General de Patrimonio Cultural es quien tiene la competencia de la defensa, conservación, acrecentamiento, difusión y uso adecuado del Patrimonio Documental, Archivos... de interés de la Comunidad de Madrid, así como la coordinación, dirección técnica y elaboración de normativa específica sobre todas las Fases Archivo, respecto al Subsistema de Archivos del Consejo de Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid.

Personal a quien corresponde el tratamiento y custodia de los documentos constitutivos de Patrimonio Documental De todo lo analizado anteriormente se desprende que los poderes públicos, por mandato constitucional, son los responsables de velar por

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el Patrimonio Histórico. Desarrollando este mandato, en lo que concierne a Patrimonio Documental, tanto la Administración del Estado como la Autonómica han legislado sobre qué documentos son constitutivos de Patrimonio Documental (Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español) y cuáles son constitutivos del Patrimonio Documental madrileño {Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid), así como la adopción de medidas para su protección, las correspondientes sanciones en caso de Infracción y el servicio de los documentos a ciudadanos e investigación. Ahora bien, tratándose de documentos generados por las Administraciones Públicas (Ley 30/92, de Régimen Jurídico y Procedimiento Administrativo Común) y además constitutivos de Patrimonio Documental madrileño sometidos por todo ello a medidas de protección especial, habrá que delimitar a quién le corresponde legalmente el tratamiento y custodia de los mismos. La Ley 1/1986, de 10 de abril, de la Función Pública de la Comunidad de Madrid, señala en su Art. 14.1 que "los puestos de trabajo de los Servicios Centrales de la Comunidad quedan adscritos a funcionarios públicos cuando supongan el ejercicio de actividades de asesoramiento, autoridad, inspección y control de la Administración". En un informe emitido por los Servicios Jurídicos del Ayuntamiento de Barcelona se señala que la actividad consistente en decir qué documentación pública ha de ser eliminada y cuál merece un tratamiento determinado, la de custodiarla y asumir la responsabilidad de su guarda y controlar su consulta comporta ejercicio de autoridad y podría considerarse equivalente o casi equivalente a una función pública "strictu sensu" y por tanto estaría reservada a funcionarios. Asimismo la Ley 4/1993, en su Art. 26 señala que "los titulares de los Fondos y Centros de Archivo y de los documentos constitutivos de Patrimonio Documental madrileño están obligados a su custodia, conservación, organización, control, recuperación y servicio y al cumplimiento de cualesquiera otros deberes y cargas en relación con los mismos, impuestos por la normativa vigente". El Art. 22 de la misma Ley determina que los Centros de Archivo estarán dotados del personal suficiente y con la cualificación profesional adecuada. Los Archivos de uso público estarán atendidos en todas sus fases por personal especializado con la titulación adecuada, en las condiciones que reglamentariamente se determine, con el apoyo del personal auxiliar y subalterno necesario, obligados a guardar secreto profesional de acuerdo con los criterios establecidos en el Art. 38 de esta misma Ley. Con respecto a lo anterior, la Ley 1/1986, de 10 de abril, de la Función Pública de la Comunidad de Madrid, establece la clasificación de los cuerpos de funcionarios de la Comunidad de Madrid y prevé la existencia de Cuerpos Especiales cuando su cometido suponga exclusivamen-

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te el desempeño de funciones objeto de un oficio, profesión o titulación específica. En los Arta. 34.3.a) y 35 señala que son Cuerpos de la Administración Especial el Cuerpo de Técnicos Superiores Facultativos, Escala de Archivos, Bibliotecas y Museos, Especialidad Archivos y el Cuerpo de Técnicos y Diplomados Especialistas, Escala de Ayudantes de Archivos, Bibliotecas y Museos, Especialidad Archivos.® El Art. 39.2. establece que "a los Cuerpos de la Administración Especial les corresponden las funciones que se derivan de la profesión o actividad específica de que se trate de cada cuerpo, escala y especialidad, según la titulación superior, media o auxiliar, exigida para el acceso".

Planificación archivística Respecto a la planificación archivística, la Dirección General de Patrimonio Cultural por el Decreto 288/1995, de 30 de noviembre, es quien tiene la competencia, como ya se ha especificado, en la coordinación, dirección técnica y elaboración de normativa específica sobre todas las Fases de Archivo respecto al Subsistema de Archivos del Consejo de Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid, que ejerce a través del Archivo Regional como cabeza del citado Subsistema. En este sentido, desde la Dirección General de Patrimonio Cultural, se elaboró la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid. Esta Ley desarrolla en su Art. 10 el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid para cuya implantación existe un Plan Sectorial que organiza el Subsistema de Archivos del Consejo de Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid, en este momento en proceso de actualización para su presentación en la Asamblea. En este Plan, así como en proyectos concretos que se han elaborado a petición de diversas Consejerías, se contempla la Implantación de los Archivos Centrales de las Consejerías mediante una serie de programas que recogen, entre otras, las necesidades de Infraestructuras y personal más inmediatas para la puesta en marcha de su funcionamiento. Estos proyectos contemplan, asimismo, el tratamiento de documentos acumulados en fases de Archivo Central, Intermedio e Histórico. Por el Archivo Regional se ha elaborado, además, un Manual de Archivos de Oficina para Gestores. Comunidad de Madrid, ya publicado, que supone® una normalización en el tratamiento de los documentos. Está en fase de análisis el Sistema Informático de Archivos de la Comunidad de Madrid (SIARC), de aplicación horizontal, que parte de los citados Plan y Manual y cuyo desarrollo ha comenzado ya en algunos aspectos y se prevé a lo largo de los siguientes ejercicios.

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En este sentido las previsiones de actuación que parten de estos proyectos se ven afectadas cuando una Consejería en particular decide contratar una empresa privada para solucionar problemas de acumulación de documentos, ya que estas entidades no se encuentran sujetas a la política general de Archivos de la Comunidad de Madrid y actúan con una metodología ajena totalmente al control que el Archivo Regional ha de mantener sobre el tratamiento de los documentos públicos en cuanto a su cualidad testimonial, garante de derechos y deberes de los ciudadanos y de la Administración autonómica. Otra cosa es que, debido a las limitaciones impuestas por la Ley de Contratos del Estado, el propio Archivo Regional, si cuenta con los medios suficientes haya de contratar empresas de servicios bien de carácter general, bien de "tratamiento de la documentación" o "de la información", como suelen autodenominarse las empresas que se dedican a este tipo de trabajos. Esto se hará siempre bajo la dirección y supervisión de los funcionarios técnicos archiveros del Cuerpo de la Administración Especial, Técnicos Superiores Facultativos, Escala de Archivos, Bibliotecas y Museos, Especialidad Archivos. A estas empresas se les requiere que cuenten con personal con un perfil profesional lo más adecuado posible (Escuela-Taller, Especialidad de Archivo, organizado por el Ministerio de Cultura, Máster de Archivística y otros similares) para la realización de estos trabajos y no con perfil de documentalista que es el personal con que en general cuentan estas empresas y que tratan los documentos con una metodología ajena, y, en la mayoría de los casos, perjudicial para este tipo de documentos.

Metodologías de trabajo comparadas para tratamiento archivístico de los documentos El Archivo Regional, a través del manual de archivos de oficina citado, ofrece una normalización en cuanto al tratamiento archivístico de los documentos en la Primera Fase de Archivo de Oficina, tanto en aspectos terminológicos como de procedimientos, instrumentos de control e información, etc. para toda la Administración autonómica. El tratamiento de los documentos de archivo requiere el cumplimiento de lo establecido en la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid en su Arts. 15 y 16. A continuación presentamos un estudio comparativo de los procesos más importantes que señala esa Ley y lo que ofrecen, por un lado, las empresas en el mismo sentido, y por otro, el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid. Se han seleccionado de entre varias ofertas y, como ejemplo, las de dos empresas que presentan suficientes datos respecto a su metodología de trabajo.

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Cuadro comparativo de aplicación de la legislación de archivos entre una selección de empresas privadas y el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid Ley 4/1993, Art. 1: Definición apoyo informativo.

de documento

ARCHIVO REGIONAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID Cumple este precepto en el tratamiento de los documentos en sus Archivos y lo implanta desde los Archivos de Oficina impidiendo que la documentación de Apoyo informativo llegue al Archivo Central.

Ley 4/1993, Art. 11: Conformación La Ley establece en el Art. 11.3 que los Subsistemas de Archivos se ajustarán a Planes Sectoriales que serán aprobados por el Consejo de Gobierno. En este sentido, el Archivo Regional ha elaborado el Plan Sectorial que organiza el Subsistema de Archivos del Gobierno y la Administración autonómica, pendiente de aprobación por el Consejo de Gobierno. Este Plan se presenta en dos fases: - Estudio y planificación. - Implantación por Programas.

y documentación

de

EMPRESAS"''

Empresa A y Empresa B, no contemplan esta diferenciación, lo cual es grave ya que esto facilita que el archivo se llene de elementos (publicaciones, fotocopias de informes, duplicados y demás documentación de carácter informativo) que no constituyen documento de archivo. del Sistema de

Archivos.

Empresa A Ofrece una "Normativa de Procedimientos del Sistema de Archivos", pero no lo desarrolla. Empresa B El Sistema de Archivo que proponen se define relacionando una serie de "tareas": - Estudio para definir el Sistema de Archivo a implantar. - Puesta en marcha del Sistema de Archivo a implantar. - Informatización de la Gestión del Archivo. - Elaboración de la Normativa de Procedimiento:

N o se cita el n o m b r e de las empresas por no querer particularizar en dos empresas en concreto algo que responde a una situación general, por tanto las d e n o m i n a r e m o s Empresa A y Empresa B. Los párrafos en letra cursiva corresponden a consideraciones del Archivo Regional de la C o m u n i d a d de Madrid.

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La primera de ellas tuvo como resultado el Censo de Producción de Documentos de las Consejerías y Organismos A u t ó n o m o s de la Comunidad de Madrid. Una vez estructurados los datos analizados en el Censo, se procedió a la segunda fase, que se desarrolla por Programas; son los siguientes: - Programa de Infraestructuras. - Programa de Personal. - Programa de Análisis y Valoración de Series Documentales. - Programa de Descripción de Fondos de Archivo. - Programa de Procesos. - Programa de Informatización. - Programa de Conservación y funcionamiento de Centros. - Programa de servicios a usuarios. En cuanto a criterios de normalización para toda la Administración autonómica, es Inminente la publicación del Manual de Archivos de Oficina para Gestores. Comunidad de Madrid.

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O Manual de Normas de Procedimiento de Archivo. O Manual de Procedimientos para el usuario. - Formación de Personal. El Art. 20 de la Ley de Archivos establece que "Reglamentariamente se desarrollarán las normas de organización y funcionamiento de los Archivos en los casos precisos de acuerdo con los criterios contenidos en el capítulo III". Por este motivo una empresa privada no puede establecer normativas de procedimiento ni puede formar al personal de la Administración según sus criterios.

Ley 4/1993, Art. 13: Fases o edades de los Fondos de La Comunidad de Madrid, a través de su Ley de Archivos establece que los documentos, según su edad, atraviesan diferentes fases: Oficina, Central, Intermedio e Histórico. Desde el Archivo Regional se ha elaborado el Manual de Archivos de Oficina para Gestores. Comunidad de Madrid

Archivo.

Empresa A No diferencia fases o edades de los Fondos de Archivo, por lo que no considera que los documentos tienen unos valores administrativo, legal, fiscal, informativo e histórico que han de considerarse en cada una de las fases en las que el tratamiento archivístico es también diferente. Además, el paso de una

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que supone una normalización para el tratamiento de los documentos en fase de Archivo de Oficina y Central. El Archivo Regional c o m o Centro de Archivo comprende las Fases de Archivo Intermedio e Histórico y dirige y coordina las dos anteriores. En cada fase se aplica un tratamiento archivístico específico y el paso de una a otra requiere unos criterios concretos respecto las transferencias.

Ley 4/1993, Art. 15 y 16: Análisis Documentales. De acuerdo con la Ley, el Archivo Regional propone realizar desde la unidad a la que se refiere el Art. 10.2 el Análisis e Identificación de las Serles Documentales. Proceder a este Análisis y Valoración es fundamental para señalar los distintos valores de los documentos, sus plazos de vigencia, acceso y conservación. Una vez identificadas las Series Documentales, señalados los valores y establecidos los plazos de vigencia, se someterán a

Fase a otra se realiza mediante transferencias que suponen el traspaso de la responsabilidad sobre los documentos transferidos. Empresa B Utiliza una terminología confusa y en cierto modo peligrosa, al hablar de documentación activa, semiactiva y pasiva, así como de vigencia activa y pasiva. El uso de estos términos es sumamente confuso, en el primer caso, la "documentación pasiva" se refiere a los documentos de carácter histórico y cuan- . do habla de "vigencia pasiva " puede llegar a entenderse que se trata de documentos que pueden ser destruidos. El Archivo Regional entiende que los documentos siempre están activos en cada una de las fases por las que atraviesan, según su edad y para sus diversos usos: administración, ciudadanos e investigación. e Identificación

de las Series

Empresa A No se pronuncia al respecto. Empresa B Propone el "Análisis y evaluación de los contenidos de cada grupo de documental" (no sabemos a que se refiere exactamente con esta denominación), así c o m o el "análisis de los aspectos cuantitativos y cualitativos de los grupos documentales". Proponen la realización de unos "cuestionarlos de análisis cumplimentados por los Documentalistas-Consultores".

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la aprobación del Consejero competente, previo informe del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, dando lugar dicha aprobación a las actuaciones e instrumentos oportunos en cuanto a transferencias, expurgos y eliminaciones, acceso y servicios. Para llevar esto a cabo se ha elaborado el Impreso de Análisis y Valoración de las Series Documentales, lo que supone una normalización a la hora de realizar el estudio de Series y permite, a su vez, que se realice desde los Archivos Centrales, consultando a los gestores. Es por tanto un proceso imprescindible y complejo. El modelo de este Impreso está recogido en el Manual de Archivos de Oficina para Gestores. Comunidad de Madrid.

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No se dispone de ningún ejemplar de este cuestionario. Cuando hablan de análisis y evaluación, podrían referirse al Análisis y Valoración de Series Documentales que, según señala la Ley 4/1993, en su Art. 16, es una obligación fundamental a ejecutar por la unidad a la que se refiere el Art. 10.2 de dicha Ley, con el fin de que sean señalados sus valores y establecidos los distintos plazos de vigencia, acceso y conservación de documentos. La unidad a la que se refiere el Art. 10.2 queda establecida por el Decreto 288/1995 de la Consejería de Educación y Cultura y se refiere al Archivo Regional dentro de la Dirección General de Patrimonio Cultural. Choca la rapidez de realización de este trabajo que C.T.D., S.A. propone, ya que se trata de un proceso complejo del que dependen actuaciones sustanciales con respecto a los documentos.

Ley 4/1993, Art. 16: Determinación de los valores de los y plazos de vigencia, y conservación de los mismos. • Impreso de Análisis y Valoración de las Series Documentales donde se establecen los valores en los documentos y los distintos plazos de vigencia, acceso y conservación. {Recogido en el Manual de Archivos de Oficina para Gestores. Comunidad de Madrid). El Análisis y Valoración planteado es obligación fundamental a ejecutar por la unidad a la que

documentos

Empresa A Cita como elemento en la implantación del Sistema de Achivos de una entidad, establecer criterios en cuanto a períodos de conservación y lugar de custodia de la documentación. {No desarrolla los criterios). El Sistema de Archivos está establecido por Ley. Empresa 6 A través de las entrevistas y las unidades administrativas

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se refiere el Art. 10.2. de la Ley de Archivos Autonómica. Existe un procedimiento que señala la Ley de Archivos del cual un paso importante del trámite es el informe del Consejo de Archivos, de próxima regulación.

Ley 4/1993, Arts. 17, 18 y 19:

establecen la periodicidad y vigencia de los Fondos Documentales (período de actividad y vigencia de los grupos documentales). La valoración de las Series Documentales se resuelve tras los procesos de Análisis y Valoración para poder establecer finalmente los plazos de vigencia, acceso y conservación. No es suficiente la información que ofrecen las unidades administrativas para establecer los valores, ya que si bien informan del valor administrativo, no interviene a la hora de establecer los valores informativo e histórico. Además se ha de establecer un informe calificador preceptivo del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid.

Transferencias.

Tanto en el Manual de Archivos de Oficina para Gestores. Comunidad de Madrid c o m o en el Plan Sectorial que organiza el Subsistema de Archivos del Gobierno y la Administración autonómica se prevé este aspecto en cuanto al procedimiento para realizar las Transferencias y el Archivo Regional ha planificado cada transferencia en su fase de archivo correspondiente, contemplando las responsabilidades que les afectan tanto en el orden físico c o m o en el jurídico o administrativo. Estas transferencias han de realizarse mediante la cumpli-

Empresa A Cita traslados de Archivos. Refundiciones y Absorciones de Archivos {no desarrolla estos conceptos). Empresa B Cita que habrá unas " N o r m a s para ordenamiento y transferencia al archivo". No desarrolla este aspecto. Estas empresas no tienen capacidad para establecer las transferencias para las fases de Archivo que establece la Ley de Archivos. Únicamente sus previsiones podrán aplicarse a la Fase de Archivo de Oficina pero con la particularidad de que el traspaso de responsabilidad de custodia y

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mentación de Relaciones de Entrega cuyas instrucciones se encuentran en el citado Manual.

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servicio que supone una transferencia no se puede delegar a una empresa privada.

Ley 4/1993, Art. 18, 34 y Disposiciones Se está trabajando también en este sentido, en la elaboración de una serie de cuadros de expurgo, muchos más que los que contemplan las empresas, que en última instancia serán sometidos a los órganos competentes expresados en la Ley. Es este un tema de vital importancia y el más deseado por todos, tanto archiveros c o m o gestores, en cuanto que afecta al espacio y costes de conservación de los documentos que, en este m o m e n t o , es indiscriminada. Sin embargo es un tema delicado cuando se trata de conservar / destruir documentos que, c o m o se ha dicho, sustenten derechos y deberes de los ciudadanos y de la Administración y son o pueden ser constitutivos de Patrimonio Documental.

Transitorias:

Empresa A Cita el expurgo de la documentación (no desarrolla los criterios). Empresa B Elaboración de cuadros de expurgo a partir de la información obtenida en las entrevistas realizadas en las unidades administrativas. Esto comprenderá una 1® propuesta de expurgo que deberá ser aprobada por cada una de las unidades administrativas y en última instancia por la Consejería. Cita que habrá unas " N o r m a s de expurgo". Una empresa privada no puede elaborar "Normas de expurgo" ya que la Ley establece que será el Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid el canal por el que se regulará el expurgo y eliminación de los documentos de Archivo.

Ley 4/1993, Arts. 21, 22 y 23: Infraestructuras, económicos. En 1995 se inaugura el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid. La Ley 4/1993, en su Art. 2, define el Centro de Archivo c o m o el lugar donde se custodian, organizan y sirven los documentos de los diferentes Fondos de Archivo de una o diversas procedencias... dotado de instalaciones

Expurgo.

personal

y medios

Empresa A No expresa nada sobre este aspecto. Empresa B Cita la "Estructuración y racionalización de la nave de archivo" (no desarrolla este punto). Un Centro de Archivo nunca es una nave. La Empresa B propone que a

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adecuadas y personal suficiente para su atención". Por lo tanto, de acuerdo con esta Ley, una nave no es un Centro de Archivo. El Plan Sectorial, en su programa de infraestructuras y personal prevé, las necesidades de cada Consejería para la implantación de los Archivos Centrales, tanto respecto a su ubicación c o m o las superficies necesarias en m2, personal necesario en relación directa con la distinta producción de documentos de cada Consejería, así c o m o los costes totales de personal e infraestructuras para la puesta en marcha de estos Archivos Centrales. Todas estas previsiones son necesarias para la realización de un adecuado tratamiento y consulta de los documentos custodiados. Al ser archivos de uso público serán atendidos por el personal especializado con la titulación adecuada, obligados a guardar secreto profesional de su contenido, de acuerdo con los criterios establecidos en la Ley y dirigidos por funcionarios públicos del Cuerpo de Técnicos Superiores de Archivos y Cuerpo de Diplomados de Archivos, que habrán de manejar aspectos jurídicos, administrativos e históricos de gran complejidad.

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través de su "Manual de Normas de Procedimiento" se realizará la Formación General del personal adscrito ai Sistema de Archivos. También habrá una formación específica en el manejo del paquete de "software de gest i ó n " del Archivo. (Esta formación la realizará en 3 jornadas laborales). La Ley 4/1993, en su Art. 22, señala que los Centros de Archivo estarán dotados del personal suficiente y con la cualificación adecuada. Por tanto, la Formación del personal habrá de hacerse por profesionales que habrán de contar con titulación académica y oposición específica para ello. La puesta en marcha de un Centro de Archivo no depende de que se utilice o no un sistema informático, que sólo es una herramienta de trabajo. Sí se requiere una organización de las infraestructuras y una previsión de personal que la Administración autonómica debe proporcionar tanto para la creación como para el mantenimiento de los Centros de Archivo.

Ley 4/1993, Arts. 37 a 42; Ley 30/1992, Arts. 35 y 37: Acceso y accesibilidad. El Archivo Regional proporciona y facilita el acceso a los Centros de Archivos de la Comunidad de Madrid mediante

Empresa A No expresa nada sobre este aspecto.

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un servicio público a la propia administración, a los ciudadanos y a la investigación en los términos que establecen las Leyes. El Art. 38.4 de la Ley de Archivos establece que cuando la información contenida en los documentos afecte a la seguridad, honor, intimidad, propia imagen o a cualesquiera otros datos cuya reserva tutelan las leyes no podrán ser consultados, salvo que medie consentimiento expreso de los afectados o en los casos y condiciones señalados por la legislación reguladora de esta materia.

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Empresa B Cita los siguientes puntos: - Aplicar un Sistema adecuado a las necesidades de gestión de la Consejería y de sus usuarios. - Utilizar nuevos sistemas de difusión de los fondos y prestaciones del Archivo Central. - Acceder de forma pertinente y exhaustiva a las peticiones de información que se realicen a dicho archivo. (No desarrolla en qué consisten esos sistemas). Cita que habrá unas " N o r m a s para consultar al Archivo". El acceso a los archivos y registros públicos está regulado por la Ley 30/1992, en su Art. 31, y la Ley 4/1993 establece que la Administración autonómica garantizará el acceso libre y gratuito a todos los ciudadanos. De nuevo, cabe decir que no tiene capacidad para establecer normativas, y menos en este caso, en el que existe una abundante legislación vigente y compleja en su aplicación.

Conclusiones A la vista de lo analizado pueden establecerse, tanto en relación a lo ofrecido por las empresas c o m o a los aspectos legales y funcionales de la contratación de las mismas, siempre y cuando no estén bajo la dirección de los profesionales del Archivo Regional de la Dirección General de Patrimonio Cultural, las siguientes conclusiones: 1. En la Comunidad de Madrid está establecido por Ley el Sistema de Archivos autonómicos. Para que un "sistema" funcione es necesaria su planificación y su organización de m o d o centralizado. Como el Sistema está básicamente compuesto por documentos es necesaria su normalización, en la actualidad, inexistente. Esta ha de hacerse también centralizadamente y para toda la Administración autonómica. Esto es lo que se pretende realizar por el Archivo Regional de la Dirección General de Patrimonio Cultural, órgano competente, a través del Plan Sectorial para

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los Archivos autonómicos y del Manual de Archivos de Oficina para Gestores, ya publicado. Dentro de este planteamiento, las empresas de servicios podrían afrontar dentro del complejo conjunto de tareas (nunca funciones), la de descripción, y sólo de modo temporal, y siempre dirigidas y coordinadas por el personal técnico especializado del Cuerpo de Archiveros. En el citado Plan se contempla el número y tipo de personal fijo que los archivos precisan y que deberán atender el tratamiento de los documentos en todas sus fases. Este personal fijo no se prevé para el tratamiento de todos los documentos acumulados en Oficinas y Almacenes desde la creación de la Comunidad de Madrid, acumulados precisamente, por no haberse dotado de medios mínimos necesarios para el funcionamiento del Sistema. Una vez "desatascado" el problema de los documentos acumulados y dotados de medios requeridos en el Plan, no debe ser preciso acudir a este tipo de empresas, salvo en algún caso excepcional, ya que sus costes son lógicamente mucho más elevados al tener que percibir su margen de beneficios. 2. Por lo que se refiere al análisis efectuado de las empresas, éstas no consideran en ningún momento los aspectos relacionados con la formación de los expedientes como consecuencia de los procedimientos administrativos. Así no señalan, por ejemplo, la importancia de diferenciar dentro de un expediente documentos originales y copias, si los expedientes están completos o incompletos, si han finalizado su trámite, etc. Tampoco presentan criterios claros de ordenación de los documentos que integran un expediente y de los expedientes entre si. 3. Las empresas señalan que analizarán los "períodos de actividad y los períodos de vigencia", en el caso de la Empresa B, y los "períodos de conservación", en el de Empresa A. Estos términos ios utilizan de forma genérica como una tarea más a realizar. No hacen ninguna mención relativa a los valores administrativo, legal y fiscal, o bien de los valores informativo e histórico, todos ellos imprescindibles para poder establecer las posibles tablas de expurgo. Sobre este último aspecto. Empresa B fundamenta la elaboración de cuadros de expurgos a partir de las entrevistas con las unidades administrativas. Sin embargo, los trabajos previos al expurgo son lentos y complejos y no son sólo las oficinas quienes establecen los criterios de valoración y expurgo. Estas actuaciones son fundamentalmente las siguientes: - A n á l i s i s e Identificación de las Series Documentales, con el fin de que sean señalados sus diferentes valores. - Establecer los plazos de vigencia, acceso y conservación de los documentos. - Informe del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid (pendiente de creación).

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- Se someterán a la aprobación del Consejero competente. - U n a vez aprobado dará lugar a las actuaciones e instrumentos oportunos en cuanto a transferencias, expurgos y eliminaciones, acceso y servicios. Por esta razón parece imposible que estas empresas puedan realizarlos en el tiempo que plantean. Estas actuaciones no se ejercen de manera puntual, sino que deben aplicarse en todas y cada una de las Series Documentales constitutivas de Patrimonio Documental. 4. No fundamentan la organización de los documentos de acuerdo con el Principio de Respeto a la Estructura en que se generan los documentos, ni siguiendo los principios de Respeto a la Procedencia de los Fondos ni al Orden Original, principios hoy indiscutibles universalmente en cuanto a la organización de los documentos de Archivo. 5. Los proyectos de implantación del Sistema de Archivos que presentan estas empresas están muy determinados por los "software" que introducen para el proceso informático, sometiendo la metodología de trabajo a estos recursos en cuanto a los criterios de normalización del tratamiento archivístico. 6. En este mismo sentido, estas empresas también introducen Manuales o normas de procedimiento de esos "software" destinados a la formación del personal que va hacer uso de los mismos, sin expresar nada relativo al perfil profesional que se requiere, cuando ellos mismos despliegan un equipo de profesionales (documentalistas y archiveros) para poner en práctica sus "Sistemas de Archivo". La Comunidad de Madrid cuenta con profesionales específicos que forman parte de un Cuerpo de Administración Especial, de Archivos, Bibliotecas y Museos, como ya se ha expresado. Además organiza a través de la Dirección General de la Función Pública cursos de Archivos de Oficina para auxiliares y administrativos en todo el ámbito de la Administración autonómica, impartidos por estos profesionales del Archivo Regional. 7. Como la producción de documentos es diarla, continua, imparable, estas empresas, si no están coordinadas y dirigidas por el Archivo Regional (que puede emplearlas, pero sólo para trabajos temporales, como pueden ser para el tratamiento de determinadas acumulaciones de documentos), conseguirían una contratación continua y permanente en clara suplatanción de la Función Pública. 8. Los documentos generados por la Administración autonómica contienen gran cantidad de información considerada como reservada. Si bien es cierto que las empresas garantizan la confidencialidad, en sus ofertas, no hacen ninguna mención a la legislación vigente que asegura y protege la misma:

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- La Constitución Española de 1978. - Ley Orgánica de 5 de mayo de 1982, sobre Protección Civil del Derecho al Honor, a la Intimidad Personal y Familiar y a la Propia Imagen. - Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico español. - Ley 1/1986, de 10 de abril, de la Función Pública de la Comunidad de Madrid. - L e y Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación de Tratamiento automatizado de datos de carácter Personal (LORIAD). - Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. - Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid. - Ley 13/1995, de 21 de abril, de Regulación del Uso de Datos Personales por la Comunidad de Madrid (modificada por la Ley 13/1997). 9. Todos los documentos de Archivo, recogidos o no en Centros de Archivo generados en cualquier época producidos, reunidos o conservados en el ejercicio de sus funciones por todos los órganos de Gobierno y de la Administración General e Institucional de la Comunidad de Madrid forman parte del Patrimonio Documental madrileño. 10. Los titulares del Patrimonio Documental madrileño están obligados a su custodia, conservación, organización, control, recuperación y servicio y al cumplimiento de cualesquiera otros deberes y cargos en relación con los mismos, impuestos por la normativa vigente. En este caso la Administración autonómica debe habilitar los recursos para que ello se realice por su personal o en todo caso éste coordine y dirija la intervención temporal de este tipo de empresas en casos considerados como inevitables. Si existe presupuesto para poder ejecutar estos trabajos, éste debe ser administrado por el Archivo Regional de la Dirección General de Patrimonio Cultural como competente en ello, como ya se viene produciendo en casi todas las Consejerías. 11. Tal y como se señala en el informe de los Servicios Jurídicos del Ayuntamiento de Barcelona, la responsabilidad de la guarda y custodia de los documentos se puede considerar como una "función pública" y no puede ser asumida por una empresa privada. Está reservada a funcionarios públicos por comportar ejercicio de autoridad. 12. La Ley de Archivos madrileña prevé la creación del Sistema de Archivos en el que se integran varios Subsistemas, entre ellos el Subsistema de Archivos del Consejo de Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid. Este sistema se entiende como el conjunto

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ordenado de normas, medios y procedimientos con que se protegen y se hacen funcionar los Archivos sobre los que la Comunidad Autónoma tiene competencias, lo cual supone una normalización en el tratamiento de los documentos albergados en los Centros de Archivo competencia de la Comunidad normalización que, como de su propia denominación se desprende, ha de ser coordinada. 13. Los documentos son testimonio de derechos y deberes de la propia Administración y de los ciudadanos, portante deben estar atendidos por personal especializado, con titulación adecuada, que está obligado a guardar secreto profesional. Como se señala en el citado Informe del Ayuntamiento de Barcelona, esta confidencialidad estará más garantizada si los documentos son tratados por un organismo público a diferencia de una empresa privada que "tenderá legítimamente a la obtención de lucro". 14. Por todo ello, el uso de las empresas de tratamiento de documentación quedará limitado en casos extraordinarios y de duración temporal y a aquellos trabajos que les sean encargados por el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid y siempre bajo la supervisión y el control del personal técnico de la misma.

III. Un pliego de contratación de archivos a través de empresas (como ejemplo) 1. Objeto de contrato Será objeto del contrato el tratamiento archivístico de 2.588 metros lineales, aproximadamente, de documentos y documentación de apoyo informativo del Organismo Autónomo mediante la identificación, clasificación, ordenación, descripción e instalación de los documentos.

2. Condiciones específicas a que debe ajustarse su ejecución 2.1 La empresa adjudicataria facilitará el personal necesario, de acuerdo con lo que se establece en el apartado 2.3 de este Pliego, para la realización del tratamiento archivístico de 2.588 metros lineales de documentos y de documentación de apoyo informativo del Organismo Autónomo mediante la realización de las tareas que se Indican a continuación, con la dirección, coordinación y supervisión del Archivo

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Regional de la Comunidad de Madrid y de acuerdo con el Manual de Archivos de Oficina para Gestores. Comunidad de Madrid (Madrid, Consejería de Educación y Cultura de la Comunidad de Madrid y Marcial Pons, Ediciones Jurídicas y Sociales, S.A.,1997), en io que sea de aplicación. a) Separación de los documentos de archivo de la documentación de apoyo informativo, atendiendo a la definición del artículo 1 de la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, con el fin de eliminar la documentación de apoyo informativo si ya no fuera de utilidad, según las directrices y criterios de la Dirección del Archivo Regional. Antes de eliminarla habrá de medirse en términos absolutos y relativos (porcentuales) la proporción de documentos de archivo y documentación de apoyo informativo u otros, debiendo el adjudicatario presentar los correspondientes informes donde conste dicha proporción y posteriores certificados de la documentación de apoyo que se destruya por no ser de utilidad. Para la destrucción, en su caso, de la documentación de apoyo, el adjudicatario aportará una máquina destructora de papel, que garantice la ilegibilidad de lo que se destruya, que se ubicará en el lugar donde se realicen los trabajos. h) Identificación de las Series Documentales a inventariar. Dentro de esta operación se realizará la identificación del órgano productor, competencia, función y tipo documental. ciClasificación de las Series Documentales. Se clasificarán siguiendo los principios de respeto a la procedencia de los fondos de Archivo (que llevará implícito el principio de respeto a la estructura en que se generen los documentos) y al orden original. d) Realización de un Cuadro de Clasificación de Series Documentales, con el formato que se determine por el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid; así como confección de un Registro de órganos o unidades productores, para lo que se utilizará un fichero que será facilitado por el Archivo Regional. e) Ordenación de las Unidades Documentales dentro de cada Serie, atendiendo a los criterios cronológico, alfabético y numérico, según la naturaleza de los documentos. f) Separación física y descriptiva de las fracciones de Series que están en fase de Archivo de Oficina y Central y de las que ingresarán, por su edad, directamente en el Archivo Intermedio o Histórico. g) Descripción con el fin de controlar los documentos y de informar sobre los mismos. Dicha descripción se plasmará en una ficha de recogida de datos, con el formato que se determine por el Archivo Regional. Para el control de los documentos se realizará el Inventario General y el Inventario Topográfico. h} Signaturado de carpetillas y de cajas de archivo, encajado de documentos y colocación en las estanterías de los depósitos. Para el encajado de documentos se utilizarán cajas de archivo de cartón y cinta bal-

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duque de algodón blanca, que serán aportadas por el adjudicatario y a su costa, con las características y dimensiones que se determinen por el Archivo Regional en función de lo que se requiera según los documentos a tratar. Las carpetillas que sea necesario sustituir o reponer serán aportadas por la Comunidad de Madrid conforme al modelo oficial. i) Realización de un croquis o esquema de situación de las cajas en los depósitos de archivo. j) Informatizaclón de lo contenido en las fichas de recogida de datos y obtención de los Inventarlos a que se refiere el apartado g) anterior, mediante la api icación Informática que se facilitará por el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid. Para ello, el adjudicatario aportará la asistencia técnica y los equipos físicos informáticos que sean necesarios (estimándose tres ordenadores personales y una impresora láser), con los siguientes niveles de prestaciones que se requieren para la realización de los trabajos: - Los ordenadores personales - Procesador Intel Pentium 166 Mhz MMX - 16 Mb de memoria RAM - 256 Kb de memoria Caché - Monitor de 15", de 0,28 pitch y no entrelazado - Tarjeta Gráfica 2 MB - 2,1 GB en disco duro - Disquetera de 31/2" y 1,44 Mb -Teclado tipo mecánico de 105 teclas adaptado para Windows 95 - Ratón compatible Microsoft, 2 botones y conector PS/2 - T a r j e t a de red SMC COMBO para red Ethernet. - La impresora - Láser, B/N - para 6 usuarios - 12 ppm - 600x600 dpi - PCL5 nativo - Posibilidad de lenguaje PostScript-Nlvel 2 - 4 MB RAM - Paralelo bidireccional IEEE 1284-ECP - 250 Hojas - Posibilidad de impresión a doble cara - Drivers/software MS-Windows 3.X y Windows 95 -Tarjeta de conexión a red Ethernet interna o bien HP-Jet Direct externa. Así mismo, el adjudicatario aportará, a su costa, el material informático necesario para el funcionamiento de los equipos informáticos y análogos (disquetes, papel, filtros para pantallas, cartuchos de tóner, etc.).

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k) Realización de informe y listado de Series Documentales expurgables (incluida propuesta de muestreo), así como de Series a conservar permanentemente y de Series a conservar temporalmente (en directa relación con los plazos de vigencia de los valores), con expresión, en todos los casos, de motivos y límites cronológicos. 1} Memoria detallada de los trabajos realizados, correspondientes al tratamiento archivístico. 2.2 Para poder llevar a cabo el tratamiento archivístico de los documentos reflejado en el apartado 2.1 anterior, el adjudicatario procederá previamente al traslado de los documentos ubicados en el edificio de la c/ ,s/n hasta las dependencias del edificio de la c/ , 23, donde se realizará dicho tratamiento, así como a su posterior colocación en el lugar definitivo. Además, el adjudicatario deberá realizar el traslado y colocación de los documentos que ingresen, por su edad, en el Archivo Regional. En ambos casos, el contratista aportará los medios necesarios a su costa {medios de transporte, personal, carros de mano, cajas de embalaje, etc.). 2.3 Las tareas se realizarán por un equipo de personas facilitado por la empresa formado por 7 archiveros y los auxiliares administrativos y mozos que sean necesarios (estimándose 3 auxiliares y 1 mozo). De mutuo acuerdo con el adjudicatario se designará a uno de los archiveros como responsable de que las tareas descritas en los apartados 2.1 y 2.2 anteriores se lleven a cabo en calidad y plazo. Asimismo, esta persona actuará como interlocutor con el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid en lo relativo a la coordinación, programación y grado de realización de los trabajos. No obstante lo anterior, el adjudicatario realizará el control periódico de los trabajos que se lleven a cabo por dicho equipo. Entre los requisitos para que el Archivo Regional dé la conformidad a los trabajos realizados, será preciso que el adjudicatario haya efectuado previamente dicho control periódico y comunique por escrito los medios y procedimientos utilizados para ello. Las personas que la empresa destine a la realización de las tareas objeto del contrato deberán tener el siguiente perfil académico y profesional: a) Los archiveros: - Título de licenciado o diplomado universitario o equivalente, en las Áreas de Humanidades o de Ciencias Sociales y Jurídicas (imprescindible). - Conocimientos de Archivística (imprescindibles), acreditados por la superación de algún curso específico de Archivística que se estime suficiente por el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid en función de sus características y número de horas. Se valorarán con preferencia respecto a otros cursos, la superación de un Máster en Archivística impartido por una Facultad Universitaria o de un curso de Escuela-Taller en la especialidad de Archivos.

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- Experiencia acreditada en tratamiento archivístico de documentos en centros públicos de Archivo (valorable). Se valorará preferentemente la experiencia relativa a documentos en fase de Archivo Central e Intermedio, respecto a la de Archivo Histórico. - Conocimientos o experiencia acreditada en manejo de aplicaciones informáticas de tratamiento de textos {Wordperfect 6.0 ó 6.1), de bases de datos (Paradox) y hoja de cálculo (Quattro-pro) mediante el sistema operativo Windows (valorable). b) Los auxiliares-administrativos: - Título de F.P.I. en la especialidad de Auxiliar Administrativo, Graduado Escolar o equivalente (imprescindible). - Conocimientos o experiencia acreditada en manejo de aplicaciones informáticas de tratamiento de textos (Wordperfect 6.0 ó 6.1), mediante el sistema operativo Windows (Impréscindible). - Conocimientos o experiencia acreditada en manejo de aplicaciones Informáticas de bases de datos (Paradox) y hoja de cálculo (QuattroPro), mediante el sistema operativo Windows (valorables). c) Los mozos: - Certificado de escolaridad (Imprescindible). 2.4 Los licitadores deberán presentar, junto con la documentación exigida para participar en la licitación, una relación de las personas que el empresario se compromete a adscribir a la ejecución de los trabajos, acompañada de sus currículos y de fotocopias compulsadas de los títulos y demás documentos acreditativos de los conocimientos y experiencia de cada una de las personas que formarán el equipo a que se refiere el apartado 2.3 anterior. 2.5 El adjudicatario deberá disponer lo necesario para evitar que se produzcan cambios en el personal que realice los trabajos, con excepción de lo dispuesto en el siguiente párrafo; no obstante, si por causas inevitables debe producirse algún cambio, la empresa vendrá obligada a cubrir de Inmediato la vacante, previa comunicación de las causas que lo motivan y del nuevo personal que se Incorpore, con la suficiente antelación, a la Dirección del Archivo Regional, la cual, si aprecia que el motivo no es justificado, podrá negarse a aceptar la sustitución. El nuevo personal que se incorpore, en su caso, deberá reunir y acreditar los mismos requisitos exigidos en este Pliego para los archiveros, auxiliares administrativos o mozos, según a quién sustituya. A solicitud de la Dirección del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid, el adjudicatario procederá a la sustitución, en el plazo máximo de 3 días, de una persona por otra de la propia empresa, en caso de disconformidad con la actitud, comportamiento y/o forma de realización del servicio. El nuevo personal que se Incorpore deberá reunir y acreditar los mismos requisitos exigidos en este Pliego que la persona a quién sustituya.

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En caso de ausencia de una persona por enfermedad o baja temporal por otra causa, por plazo superior a 3 días, el adjudicatario procederá a su sustitución, en el plazo de 48 horas, por otra persona que deberá reunir y acreditar los mismos requisitos exigidos a la persona a quién sustituya. La persona sustituida deberá incorporarse a la ejecución de los trabajos objeto del contrato en el momento en que desaparezca la causa que motivó su ausencia. Puesto que para la adjudicación del contrato se valorará el perfil académico y profesional de las personas que las empresas destinarán a la realización de las tareas, en los supuestos de sustitución anteriores, cada sustituto deberá acreditar una titulación, conocimientos y experiencia similar a la de la persona a quién sustituya, de modo que se mantengan los supuestos que sirvieron de base para la valoración de las proposiciones en la fase de licitación, no siendo suficiente, salvo decisión justificada en contrario del Archivo Regional, que los sustitutos reúnan los conocimientos y experiencia establecidos como imprescindibles en este Pliego. 2.6 En cuanto al ritmo de ejecución de las tareas, se realizará el tratamiento archivístico conforme a lo siguiente: a) La separación de los documentos de archivo de la documentación de apoyo informativo a que se refiere la letra a) del apartado 2.1 y las tareas, referidas a los documentos de archivo que de ello resulten, indicadas en las letras b),c),e),f),g),h) y ]) del mismo apartado, se realizarán en dos períodos de tres meses por cada 935 m/l. cada uno y un último período de dos meses y medio por 718 m/l. Dichas tareas, referidas al total de los 2.588 m/l., deberán estar finalizadas con una antelación de al menos 15 días a la fecha estipulada para la conclusión del plazo del contrato. b) Las tareas indicadas en las letras d),i),k) y I) del apartado 2.1, referidas a los documentos de archivo que resulten del total de los 2.588 m/l., deberán estar finalizadas antes de la conclusión del plazo del contrato. Un avance de dichas tareas se realizará para los documentos que resulten de los primeros 935 m/l. En todo caso será precisa la comunicación por escrito del adjudicatario de los medios utilizados para el control periódico de los trabajos, a que se refiere el segundo párrafo del apartado 2.3 anterior. Este ritmo de ejecución es imprescindible, por un lado, para garantizar la calidad de los trabajos, y por otro, para que por el personal técnico del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid se pueda dirigir, coordinar y supervisar el trabajo adecuadamente, no admitiéndose, por tanto, mejora en el plazo de ejecución del contrato. Lo anterior se entiende sin perjuicio de lo establecido en el apartado 3 de este Pliego. Respecto al horario de prestación de los servicios, se efectuará durante el número de horas que sean necesarias, de las cuales, 7,30

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horas de trabajo se realizarán de 8'00 a 15,30 h. de lunes a viernes en días laborables, al objeto de coincidir con el horario del personal técnico del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid que debe dirigir, coordinar y supervisar el trabajo. Las restantes horas que sean necesarias, en su caso, se realizarán de lunes a viernes en horario de tarde o en sábados, domingos y festivos. 2.7 El personal que el adjudicatario destine a la ejecución de los trabajo deberá someterse a las normas de funcionamiento interno del centro que se apliquen para todo el personal, salvo las excepciones que estipule la Comunidad de Madrid. 2.8 El adjudicatario será responsable de los daños causados por fallos, pérdidas o deterioros ocasionados por su personal, como consecuencia o con ocasión de acciones u omisiones en la ejecución de los trabajos. 2.9 La empresa adjudicataria y el personal encargado de la realización de las tareas guardarán secreto profesional sobre todas las informaciones, documentos y asuntos a los que tengan acceso o conocimiento durante la vigencia del contrato, estando obligados a no hacer públicos o enajenar cuantos datos conozcan como consecuencia o con ocasión de su ejecución, incluso después de finalizar el plazo contractual. 2.70 El resultado de las tareas realizadas, así como el soporte donde se refleje el tratamiento archivístico de los documentos {cajas de archivo, papel, fichas, disquetes, etc.) serán propiedad de la Comunidad de Madrid. Una vez finalizados los servicios, el adjudicatario retirará la máquina destructora de papel, los equipos físicos informáticos y los medios para el traslado de documentos citados en los apartados 2.1 y 2.2 anteriores. De los equipos informáticos, previamente a su retirada, deberá borrarse de su memoriátodas las aplicaciones informáticas y cuanta información haya sido utilizada o se derive de la ejecución del contrato, mediante el formateo del disco duro. 2.77 La custodia y el servicio de los documentos se efectuará por los Centros de Archivo de la Comunidad de Madrid. 2.72 La aplicación informática, el formato de los cuadros de clasificación, registros, ficheros, inventarios, modelos, gráficos, ideas o cualquier otra información contenida o derivada de los mismos, se entregarán al adjudicatario para el exclusivo fin de la realización de las tareas objeto de este contrato, quedando prohibido, para el adjudicatario y para el personal encargado de su realización, su reproduc-

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ción por cualquier medio y la cesión total o parcial a cualquier persona física o jurídica. Lo anterior se extiende, asimismo, al producto de dichas tareas. 2.13 En toda actividad que implique divulgación o publicidad de los servicios, se hará constar expresamente que se trata de trabajos meramente ocasionales, que se realizan (o se han realizado) bajo la dirección, coordinación y supervisión del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid, las fechas de inicio y finalización de los servicios, y que la custodia y el servicio de los documentos corresponden exclusivamente a los Centros de Archivo de la Comunidad de Madrid.

3. Plazo de ejecución del contrato El plazo de ejecución de los servicios será de 9 meses. No se admitirá mejora en el plazo de ejecución del contrato, de acuerdo con lo establecido en el apartado 2.6 anterior. No obstante, si como consecuencia del procedimiento de adjudicación y formalización del contrato, la ejecución de los trabajos se iniciara con posterioridad al 1 de marzo de 1998, se reducirá proporcionalmente el número de m/l. de documentos y documentación de apoyo informativo a tratar, el plazo de ejecución del contrato y el precio, de forma que dicho plazo no exceda del 30 de noviembre de 1998.

4. Presupuesto del contrato El presupuesto máximo estimado asciende a 24.330.000.- ptas., l.V.A. incluido, que se financiará con cargo al Programa 812, partida 64090, quedando condicionado dicho gasto a la existencia de crédito adecuado y suficiente en el Presupuesto de Gastos de la Comunidad de Madrid para 1998.

5. Forma de pago Sin perjuicio de lo establecido en el apartado 3 anterior, se efectuarán tres pagos, previa presentación de las facturas correspondientes y la conformidad del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid, conforme a lo siguiente: - Un primer pago referido a los trabajos citados en el apartado 2.6 a), para los primeros 935 m/l., y al avance de las tareas a que se refiere el apartado 2.6 b).

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- Un segundo pago referido a los trabajos citados en el apartado 2.6 a), para los segundos 935 m/l. - Un tercer pago referido a los trabajos citados en el apartado 2.6 a), para los últimos 718 m/l., y a los citados en el apartado 2.6 b) para el total de los 2.588 m/l.; ello, como se ha Indicado, sin perjuicio de lo establecido en el apartado 3 de este Pliego. M a d r i d , 10 de diciembre de 1997 LA DIRECTORA DEL A R C H I V O R E G I O N A L DE LA C O M U N I D A D DE M A D R I D

IV. Ocho puntos de ineludible cumplimiento para afrontar esta cuestión Hace tiempo que determinados organismos públicos del Estado, de las Comunidades Autónomas y de la Administración Local vienen encargando la organización y custodia de los Archivos y documentos públicos a empresas privadas denominadas de tratamiento de la documentación o de la información. Se tiene noticia de ello bien a través de los medios de comunicación, bien por la propia publicidad que de ello hacen las empresas en la documentación que exhiben. Todo ello viene planteando un cúmulo de situaciones de enorme gravedad tanto para la conservación del Patrimonio Documental, como para los intereses de los ciudadanos, como para la gestión de las propias Administraciones. Esto es así porque se producen contrataciones sin tener para ello criterios, ya que la organización, conservación, custodia y servicio de los documentos de Archivo son funciones que forman parte de la Función Pública que afectan a derechos de los ciudadanos y, por tanto, irrenunciables, y por ello, no sólo han de realizarse por profesionales de los archivos, esto es archiveros, sino por personal fijo perteneciente a esa Función Pública. Sin embargo, es un hecho que en numerosas ocasiones hay tareas y trabajos - q u e no funciones- que con carácter temporal es necesario llevar a cabo en un tiempo determinado. Es ahí donde las empresas privadas, en relación con la cuantía del contrato, pueden realizar su trabajo. Para ello y ante este cúmulo de situaciones planteadas en las Administraciones por la contratación indiscriminada de empresas privadas de "tratamiento de la documentación o de la información" se hace necesario establecer criterios. Estos pueden resumirse en los ocho puntos que se enumeran a continuación:

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1. Es imprescindible distinguir entre documentos de archivo y documentación de apoyo informativo. Profesionales que se ocupan de los documentos de archivos: archiveros'. Profesionales que se ocupan de la documentación de apoyo informativo: documentalistas. Esto no es banal ya que se trata de objetos diferentes que se tratan y clasifican de modo diferente y sirven a diferentes fines como podemos ver en el cuadro de la nota'. - principios de la clasificación de los archiveros: principios de respeto a la estructura en que se generan los documentos, a la procedencia de los fondos, ai orden original. - métodos de la clasificación de los documentalistas: - por materias - por lugares - por personas (físicas o jurídicas) (para los archiveros éstos son los métodos de ordenación: nunca de clasificación). Es ya necesario, por otro lado, que se cree la profesión de archivero (diplomado y licenciado) como tal vinculada a Ciencias de la Administración (organización y gestión de empresas), y con asignaturas comunes con Documentación (recuperación de la información) y específicas como Historia de las instituciones, Paleografía y Diplomática, entre otras. 2. La dirección, organización, conservación, custodia y servicio de los documentos de archivos públicos ha de ser realizada por archiveros, esto es, por funcionarios Grupos A y B de Administración Especial con esta cualificación o especialidad, o en todo caso, por personal fijo cualificado como tal (titulado). 3. Esto ha de ser así porque las funciones enumeradas pertenecen a lo considerado como Función Pública. 4. Otra cosa es que siempre bajo la dirección de esos funcionarios antes citados puedan realizar tareas (inventario u otras) profesionales de archivos, llevando a cabo trabajos de carácter temporal, cuando fuera necesario. 5. Que esos trabajos temporales deberán ser realizados por profesionales de archivos, nunca por documentalistas u otros, esto es, y en tanto no esté creada la profesión como tal, por licenciados que además hayan realizado cursos tales como Escuela Taller del Ministerio de Educación y Cultura (3 años), Máster de Archivística en alguna Universidad o curso similar.

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6. Estos profesionales temporales no podrán efectuar funciones de dirección, organización, custodia o servicios de los documentos de archivos públicos. 7. Nunca los trabajos temporales para realización de tareas podrán ser encargados por las Administraciones Públicas sin que estén dirigidos por los funcionarios archiveros antes mencionados o personal fijo cualificado como tal (titulado). 8. Los profesionales temporales podrán ser reclutados por la dirección facultativa de Archivos por el procedimiento de becas, contratación directa o, si la cuantía económica así lo exige, mediante la convocatoria de concurso abierto a empresas de servicios especializadas en tratamiento de documentación o información, o empresas de trabajo temporal, siempre y cuando estas empresas proporcionen el personal titulado mencionado en el punto número 5. En su publicidad las empresas citarán siempre que los trabajos realizados se han llevado a cabo bajo la dirección de archiveros de las Administraciones Públicas. Cualquier otra solución no sólo puede ser lesiva para los intereses de los ciudadanos, sino que se revela como ineficaz y, además, mucho más costosa, no sólo por el lógico margen de beneficios de las empresas, sino porque en experiencias parecidas se ha visto que al no contemplar la globalidad de funciones y al no tener continuidad y, por tanto, no conocer a fondo el carácter de los documentos (cuestión que se dilata en el tiempo), ha sido necesario rehacer esos trabajos o, lo que es peor, se ha destruido el valor evidencial de los documentos, es decir, su "estratigrafía", con lo cual no pueden ya abordarse trabajos esenciales para su conservación o expurgo, entre otros.

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CUADRO

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COMPARATIVO ARCHIVO

DOCUMENTOS

DE SIMILITUDES

Y DIFERENCIAS

Y DOCUMENTACIÓN

DE APOYO

DE

ARCHIVO

ENTRE DOCUMENTOS

DOCUMENTACION DE INFORMATIVO

Son ejemplares únicos, testimonio de las actividades de las personas físicas y jurídicas en ei ejercicio de sus funciones y contienen derechos y obligaciones de la Administración y de los ciudadanos.

DE

INFORMATIVCP APOYO

Está constituida por ejemplares múltiples (impresos, fotocopias, etc.), de origen y características diversos, cuya utilidad en la Administración reside en la información que contienen, para ayudar a la gestión.

Deben recibir tratamientos adecuados, a u n q u e diferentes, para asegurar la eficacia d e la gestión administrativa y el servicio a la Administración Productora, al ciudadano y a la investigación. La confusión terminológica ha contribuido a la dificultad para discernir el d o c u m e n t o de Archivo de la documentación de apoyo informativo, diferencia que hay que tener presente pues a cada uno le corresponde un tratamiento y una ubicación distintos y dan diferentes servicios. SIMILITUDES -

Igual denominación (equívoco): Documentación, d o c u m e n t o s Ofrecen información: D o c u m e n t o s d e A r c h i v o : fuente primaria de información: ej.: un libro de actas. Documentación de apoyo informativo: fuente secundaria de información, es decir, ya elaborada. Ej.: un boletín, una revista. DIFERENCIAS

DOCUMENTOS DE ARCHIVO - Generados por una Institución en el ejercicio de sus funciones - Gestión de una Institución: testimonio Ej.: * Dictamen jurídico * Expediente de Adquisición de Mobiliario y Enseres

Temporal

DOCUMENTACION DE APOYO INFORMATIVO - Recogida para Informar sobre un asunto concreto. - Apoyo a la gestión de una Institución: información exhaustiva Ej.: * Disposiciones que sirven de apoyo para la elaboración d e un Dictamen Jurídico. * Folletos de Casas Comerciales, listados de Proveedores.

Adminis-

Fijados los

trativo

plazos por

tivo

Fiscal

normativa

Fiscal

Legal

legal

Legal

No tiene

informativo

Fijados los

Informativo

Obsolece

Valor

plazos por la

Temporal

Administra-

Valor

pronto.

utilidad de la

Fijados los

información

plazos por la

contenida

utilidad de la información contenida

Histórico

Permanente

No tiene

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Revista Catalana d'Arxivística

- Ejemplares únicos: reflejan una actuación o conjunto de actuaciones e n c a m i n a d a s a la resolución de un asunto. Por tanto, son originales, o en cualquier caso son tratados c o m o tales. Ej.: * Expedientes de Construcción de Carreteras. - Son o pueden ser Patrimonio Documental. - Es o puede ser fuente primaria para la historia - Son conjuntos orgánicos: clasificación orgánico-funclonal (Respeto a la estructura en que se generan los d o c u m e n t o s y a la procedencia de los fondos de Archivo), basada en el valor de testimonio de los documentos. - Expediente: conjunto ordenado de documentos que materializan actuaciones secuenciales de la Administración, e n c a m i n a d a s a la resolución de un asunto, que reflejan una situación continuada en el tiempo, o que están dotados de una cierta autonomía.

- Ejemplares múitiples: dan información, no son originales: editados o reprografíados. Ej.: * Folletos comerciales de materiales de construcción, revistas de Arquitectura, fotocopias de informes. - No es Patrimonio Documental. - Es o puede ser fuente secundaria para la historia. - Es un Conjunto facticio o artificial: clasificación temática, basada exclusivamente en el valor de información de la documentación. - Dossier: conjunto de documentación ordenada según el asunto de que se trate, cuyo fin único es proporcionar información sobre dicho asunto. - Se destruye: puede conservarse en algunos casos por su valor de Información. - No pasa al Archivo Central - P r o f e s i o n a l de la documentación de apoyo informativo: documentalista.

- S e conservan; no pueden destruirse en función de sus valores de testimonio y de Patrimonio Documental. - Pasan al Archivo Central - Profesional de los Archivos: Archivero. Instalación

física diferente

y

separada.

163

Lligall 13/1998

Notes 1.

DUPLÁ DEL M O R A L , Ana. "Los nuevos Archivos: Administraciones rábula,

autonómicas".

n ú m e r o 1, 1992, pp. 129-146.

- DUPLÁ DEL M O R A L , Ana. "Sistema y Red de Archivos de la C o m u n i d a d de Madrid. Valoración de la Gestión". En: Actas del VI Congreso Nacional de AN ABAD. Murcia, 1996, pp. 169-193. - DUPLÁ DEL M O R A L , Ana. "El Sistema Archivístico de la C o m u n i d a d de M a d r i d " . En: Sistemas

Archivísticos

las Autonomías. 2.

y Tratamiento

de Documentos

Administrativos

en el Estado

de

Santander, 1997, pp. 87-115.

Ley 4/1993, d e 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la C o m u n i d a d de M a d r i d y en especial, los Capítulos III y IV del Título II.

3.

DUPLÁ DEL M O R A L , Ana. Manual de Madrid.

4.

de Archivos

de Oficina para Gestores.

Comunidad

Madrid: Marcial Pons, 1997.

Agradezco a Pilar D o m í n g u e z M a n g a s y a Asunción M a g a ñ a Romera su colaboración en la preparación de este informe.

5.

La Ley 28/1997, de 26 de diciembre, de M e d i d a s Fiscales y Administrativas crea el Cuerpo d e Técnicos Superiores de Archivos, Bibliotecas y Museos, modificando la Ley 1/86 de la Función Pública de la C o m u n i d a d de M a d r i d en la que el actual Cuerpo era sólo una Escala.

6.

Op. cit. pág. 1. Nota (3)

7.

Ver Cuadro comparativo de similitudes y diferencias entre d o c u m e n t o s de Archivo y documentación de apoyo informativo que se reproduce a continuación y que pertenece al Manual de Archivos de Oficina para Gestores. Comunidad de Madrid. Duplá del M o r a l , Ana. Op. cit. pág. 1. Nota (3).

8.

Op. cit. pág. 1. Nota (3).

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Revista Catalana d'Arxivística

Resum Aquest article recull la problemàtica que es deriva de la contractació d'empreses privades de tractament de la documentació per part de les Administracions Públiques. Es parteix de les propostes de contractació d'aquestes empreses fetes a un òrgan d'una de les Conselleries de la Comunitat de Madrid, es fa un estudi comparatiu d'aquest supòsit i s'ofereixen criteris per afrontar aquesta qüestió que passen, sens dubte, per l'entesa que el tractament dels arxius públics és una Funció Pública i, per tant, al davant d'aquest tractament hi ha d'haver sempre arxivers de les Administracions.

Résumé Cet article aborde la problématique dérivée de la sous-traitance des documents des Administrations publiques par des entreprises privées. Partant des propositions de contrat que de telles entreprises ont adressées à un organe de l'un des départements du gouvernement autonome de la Communauté de Madrid, l'article centre le problème, effectue une étude comparative de cas et propose pour affronter la question divers critères qui, sans doute, exigent de comprendre que le traitement des archives publiques est une fonction publique et doit par conséquent toujours être géré par des archivistes de l'Administration.

Abstract This article addresses the problems arising from the hiring of private document processing companies by government administrations. It begins with the proposals for hiring outside contractors made to one of the agencies of the Autonomous Government of Madrid, then goes on to focus on the problem and offer a comparative study of this case, and finally offers criteria for facing this problem which entail, without a doubt, the understanding that the processing of public archives is a Public Function and, thus, such efforts must always be led by government archivists.