Ministerio de la Protección Social República de Colombia Despacho del Ministro CIRCULAR INTERNA 000018 PARA:

Viceministros del Ministerio de la Protección Social Secretario General Representantes Legales de las entidades adscritas o vinculadas al Ministerio de la Protección Social Funcionarios del Ministerio de la Protección Social

DE:

MINISTRO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL

ASUNTO:

TRAMITE DE COMISIONES DE SERVICIOS AL EXTERIOR

Bogotá, D.C., 5 de mayo de 2003-05-29

Teniendo en cuenta los inconvenientes que se han presentado en el trámite de las Comisiones de Servicios al Exterior, con el objeto de unificar el procedimiento, es necesario precisar las instancias responsables y las condiciones y términos para así facilitar su otorgamiento. Por lo anterior me permito impartir las siguientes instrucciones: 1. DEPENDENCIAS RESPONSABLES 1.1

Oficina de Cooperación y Relaciones Internacionales. Corresponde a esta Oficina recibir las solicitudes tanto de los funcionarios del Ministerio como de las entidades descentralizadas, solicitar la autorización a este Despacho o al Despachos de los Viceministerios, según el caso, revisar la documentación allegada, proyectar los actos administrativos (Decreto de Autorización y Resolución de Comisión de Servicios, esta última también contendrá el encargo, cuando haya lugar a ello) y tramitar, vía la Secretaría General, la expedición de los mencionados actas administrativos.

1.2

Representante Legales de las entidades adscritas o vinculadas, Directores Generales, Jefes de Oficina, Jefe de Unidad Especial, Jefe de Unidad Administrativa Especial y Directores Territoriales. Corresponde a estos funcionarios allegar trimestralmente, en forma anticipada, la programación de los eventos internacionales en los cuales deban participar o sean invitados, indicando el nombre de los funcionarios de la respectiva dependencia.

1.3

Secretaría General. Corresponde a la Secretaría General adelantar la revisión y trámite ante la Presidencia de la República de los actos administrativos requeridos para o con ocasión del otorgamiento de las comisiones de servicio al exterior y la suscripción de las Resoluciones de Comisión de su competencia.

1.4

Despacho de los Viceministerios. Corresponde a los Viceministros autorizar internamente la asistencia a eventos internacionales de los funcionarios del Ministerio de la Protección Social asignados a las Direcciones Generales de los respectivos Viceministerios, previa consulta con el Despacho del Ministro.

1.5

Despacho del Ministro de la Protección Social. Corresponde a este Despacho autorizar internamente la asistencia a eventos internacionales de los Viceministros, Secretario General y representantes legales de las entidades adscritas o vinculadas al Ministerio de la Protección Social, solicitar y suscribir los actos administrativos para la firma del señor Presidente de la República o de este Despacho.

2. INSTRUCCIONES INTERNAS 2.1

Las solicitudes de Comisión de Servicios al Exterior deberán allegarse con una antelación no menor a quince (15) días del evento internacional, a la Oficina de Cooperación y Relaciones Internacionales.

2.2

Las solicitudes incompletas serán devueltas por la Oficina de Cooperación y Relaciones Internacionales y sólo podrán tramitarse si llegan en el tiempo previsto en el numeral precedente.

2.3

Las solicitudes de Comisión de Servicios al Exterior que sean financiadas con cargo a recursos del presupuesto nacional, conforme a la Directiva Presidencial 11 de 2002, deberán surtir el proceso de autorización ante la Secretaría General de la Presidencia de la República; por tal razón deberán venir acompañadas del respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal y cuando requieran decreto de autorización, la documentación deberá allegarse en dos (2) copias. Para su estricto cumplimiento, remito copia de la citada Directiva Presidencial.

2.4

Cuando con ocasión de la Comisión de Servicios al Exterior sea necesario expedir un Decreto de Encargo, deberá allegarse la hoja de vida del funcionario que va a ser encargado, acompañada de la fotocopia pertinente del acto administrativo de requisitos y funciones y de certificación del Jefe de Personal, o quien haga sus veces, en la que indique que el funcionario cumple con los requisitos para desempeñar el cargo para el cual va a efectuarse el encargo.

2.5

Los funcionarios comisionados deberán entregar los informes sobre las actividades cumplidas en desarrollo de la comisión a los Representantes Legales de las entidades adscritas o vinculadas, Directores Generales, Jefes de Oficina, Jefe de Unidad Especial, Jefe de Unidad Administrativa Especial y Directores Territoriales, quienes a su vez, deberán reportar a los Viceministros, Secretario General y a este Despacho, según el caso, el nombre de los funcionarios comisionados, si éstos entregaron el informe y si cumplieron el objetivo de la Comisión.

2.6

Por último, quiero informarle que no serán autorizadas Comisiones de Servicios al Exterior, salvo que la asistencia o participación del Ministerio de la Protección Social o de las entidades descentralizadas sea estrictamente necesaria y de la mayor importancia, caso en el cual deberá sustentarse plenamente.

Cordialmente,

DIEGO PALACIO BETANCOURT

DIRECTIVA PRESIDENCIAL NUMERO 11 DE 2002

(septiembre 6)

PARA: VICEPRESIDENTE DE LA REPUBLICA, MINISTROS DEL DESPACHO, DIRECTORES DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS Y DIRECTORES GERENTES Y PRESIDENTES DE ENTIDADES CENTRALIZADAS Y DESCENTRALIZADAS DEL ORDEN NACIONAL

DE: PRESIDENTE DE LA REPUBLICA

ASUNTO: COMISIONES AL EXTERIOR.

FECHA: Bogotá, D. C., septiembre 6 de 2002.

CONSIDERACIONES GENERALES

La ejecución del Presupuesto General de la Nación, así como de todos los recursos públicos, debe regirse por principios de eficiencia y enderezarse al logro de los fines estatales.

Las comisiones de servicios al exterior implican un alto costo para el Estado y por tanto es necesario aplicar un criterio de austeridad con el fin de que el esfuerzo que implican para el erario los viajes al exterior esté plenamente justificado para el país.

Por lo anterior se imparten precisas instrucciones a los destinatarios de esta directiva en materia de comisiones al exterior:

INSTRUCCIONES

1. Las autorizaciones para aceptar invitaciones de gobiernos o entidades extranjeras sólo se tramitarán cuando no impliquen costos para el erario y sean indispensables y convenientes para el país, lo cual debe estar plenamente justificado.

2. Las comisiones de estudios y servicios al exterior deben limitarse a lo realmente urgente, indispensable y conveniente para el país, hecho que debe estar plenamente justificado.

3. El Secretario General de la Presidencia de la República debe impartir autorización previa para toda comisión de estudios o servicios fuera del país que se pretenda otorgar con cargo a recursos del presupuesto nacional. Esta autorización es requisito para la expedición de los actos administrativos relacionados con las comisiones al exterior.

4. No se recibirán proyectos de decreto o solicitudes de autorización previa que no se ajusten a lo anterior.

5. Los Ministros y Directores de Departamento Administrativo impartirán las orientaciones necesarias para que las entidades del respectivo sector den cumplimiento a lo previsto en la presente directiva.

ÁLVARO URIBE VÉLEZ