Colegio Villa Fátima Manual Práctico MS Word 2003

1. ¿Qué es MS WORD? Microsoft Word es un software destinado al procesamiento de textos. Fue creado por la empresa Microsoft, y actualmente viene integrado en la suite ofimática Microsoft Office. 2. Acceso a Word Tres accesos:  Botón derecho -Nuevo  Documento Word  Inicio - Ejecutar  winword.exe  Inicio - Programas MS Office - Word 3. Interfaz de Word 

Barra de Título: Contiene el nombre del documento. A la derecha tenemos los botones para minimizar, restaurar o cerrar el programa.

La “x” de más abajo, cerraría el documento, pero no el programa.

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Barra de menús : Accedemos a todas las opciones del programa

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Barra de herramientas: Al colocar el cursor sobre un botón, aparece un cuadro indicando su utilidad.

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Barra de desplazamientos: Gracias a ellos nos desplazamos de manera rápida por el documento. Al pulsar el botón izquierdo sobre las barras verticales, vemos información sobre nuestra posición dentro del documento.

Esta imagen debería de estar en vertical, al lado izquierdo del documento. Desplazamiento vertical.

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Esta imagen nos muestra como sería los botones de desplazamiento horizontal. 

Barra informativa: Muestra el número de la página actual, el número de páginas del documento, la distancia de la línea al margen superior, y el número de la línea y de la columna.

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Área de escritura: Es la hoja en blanco que queda en el centro de la pantalla, rodeada del resto de barras.

4. Desplazamiento por el documento. Cursores: Existen dos tipos de cursores:  El cursor de escritura: Es una barra vertical negra intermitente, que indica el lugar en el que va a aparecer el carácter que se escriba con el teclado. Este cursor se desplaza en la zona escrita, principalmente por medio de las flechas del teclado.  El cursor del ratón: Puede presentar dos aspectos:  Cuando se mueve por la zona de escritura  Cuando se mueve por fuera de la zona de escritura, es decir, por la barra de herramientas, menús, barras de desplazamiento,… Desplazamientos por el texto Además de las cuatro flechas de desplazamiento del teclado, y el desplazamiento rápido del cursor debido al ratón (haciendo un clic izquierdo en la zona deseada), el cursor de escritura se puede desplazar por medio de las siguientes teclas o combinaciones. Tecla o Combinación Av Pág Re Pág Inicio Fin CTRL +  CTRL +  CTRL +  CTRL +  CTRL + Av Pág CTRL + Re Pág CTRL + Inicio CTRL + Fin CTRL + Intro

Desplazamiento Avanza una pantalla Retrocede una pantalla Al comienzo de la línea Al final de la línea Retrocede una palabra Avanza una palabra Retrocede un párrafo Avanza un párrafo Avanza al comienzo de la página siguiente Retrocede al comienzo de la página siguiente Retrocede al comienzo del documento Avanza al final del documento Pasa a una nueva página, antes de acabar de escribir la actual 2

Colegio Villa Fátima Barras de desplazamiento. Permite desplazarse por el texto de forma visual, es decir, permite ir viendo diferentes partes del documento, pero no mueve el cursor de escritura, que permanece donde está aunque en la pantalla se esté viendo otra cosa. Al hacer clic sobre estos botones, el texto de la pantalla sube o baja una línea. Si se mantiene pulsado, el texto sube o baja de forma continua.

Pinchando es este rectángulo y arrastrándolo por la barra, aparece un cuadro de texto con el número de la página. Este permite decidir cuándo se suelta

Estos botones avanzan o retroceden una página, pero, al contrario que los de arriba, mueven el cursor de escritura.

Opción Ir a…

Permite desplazarse en un documento a cualquier punto de interese. Para acceder a esta opción existen tres posibilidades:   

Edición - Ir a… CTRL + I Doble clic sobre el área izquierda de la barra informativa. 3

Colegio Villa Fátima Una vez abierto se puede seleccionar ir a una determinada página, a una línea, nota al pie de página, etc.…En el recuadro de la derecha se indica el número de la página, línea, etc.... que se desea ir.

5. Atajos rápido de teclado Hay ciertas combinaciones de teclas que sirven tanto para Windows como para Word. Unas pocas de ellas se recogen en la siguiente tabla:

Combinación CTRL + Z CTRL + Y CTRL + C CTRL + V CTRL + X CTRL + E CTRL + F4 ALT + F4

Efecto Deshacer última acción Rehacer la última acción Copiar Pegar Cortar Seleccionar todo Cerrar el documento Cerrar la aplicación

6. Selección de texto La selección de un texto consiste en marcarlo para realizar alguna acción sobre él, como por ejemplo borrarlo, cortarlo, modificar el tipo de letra,… Cuando el texto está seleccionado aparece en negativo, es decir, con el fondo negro y el texto en blanco:

Esta línea está seleccionada. Hay varias formas de seleccionar un texto: 

Por medio del ratón: o Se coloca el cursor del ratón al comienzo del texto que se quiere seleccionar y, con el botón izquierdo pulsado, se lleva hasta el final. o Con doble clic sobre una palabra, para seleccionarla. o Con triple clic sobre un párrafo, para seleccionarlo.

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Por medio del teclado: o Se coloca el cursor de escritura al comienzo y, manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas (), se lleva el cursor hasta el final del texto que se quiere seleccionar por medio de las flechas o utilizando las teclas y combinaciones descritas en el punto 4. Atajos rápidos de teclado. o Ayudándonos de la tecla CTRL, podremos seleccionar a nuestro antojo palabras, párrafos, hojas, etc.…de forma no consecutiva con el ratón, siempre que mantengamos pulsada la tecla. Si clicamos sobre el texto sin tener pulsada la tecla CTRL, se deseleccionará todo.

7. Modificar texto escrito Veamos cuáles son las operaciones más comunes a la hora de modificar un texto: 

Borrar texto: Existen tres maneras para borrar texto:

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o Colocar el cursor de escritura al comienzo del texto y utilizar el botón Supr o Colocar el cursor de escritura al final del texto y utilizar el botón de borrado en retroceso () o Seleccionar el texto que se quiere borrar y utilizar la tecla Supr, la de borrado en retroceso (), o bien la barra espaciadora. Insertar texto Para escribir un nuevo texto dentro de otro que ya está escrito, se coloca el cursor de escritura en el punto donde se quiere insertar y, a continuación, se escribe el texto.

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Mover texto: Se puede cambiar de posición un texto, de varias maneras: o Seleccionar el texto que se quiere mover y mandarlo al portapapeles por medio del botón Cortar de la barra de herramientas; después, colocar el cursor de escritura en el punto donde se desea insertar y hacer clic en el botón Pegar. Cortar Pegar o Seleccionar el texto que se quiere mover y mandarlo al portapapeles por medio de la combinación CTRL + X Cortar; después, colocar el cursor de escritura en el punto donde se desea insertar y hacer CTRL + V Pegar. o Seleccionar el texto que se quiere mover y mandarlo al portapapeles por medio del menú Edición - Cortar; después, colocar el cursor de escritura en el punto donde se desea insertar y hacer Edición - Pegar. o Seleccionar el texto que se quiere mover y mandarlo al portapapeles por medio del botón derecho del ratón Cortar; después, colocar el cursor de escritura en el punto donde se desea insertar y hacer clic derecho y Pegar. o Con el texto seleccionado, pinchar con el ratón sobre él y, sin dejar de pulsar el ratón, arrastrar hasta el lugar que se quiera mover. Al pinchar sobre el texto seleccionado, el cursor del ratón toma forma de flecha acompañada de un pequeño cuadrado y una línea vertical discontinua, que indica donde se va a insertar el texto cuando se suelte el botón.

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Copiar texto: Para copiar un texto los pasos son los mismos que para moverlo, pero en la primera opción se debe de utilizar el botón Copiar en vez de utilizar el botón Cortar. En los atajo habrá que utilizar CTRL + C para Copiar. 5

Colegio Villa Fátima Copiar Para Copiar mediante el ratón los pasos son los mismos, pero manteniendo pulsada la tecla CTRL mientras se arrastra el texto. Con está opción, además del cuadrado y la barra discontinua vertical, aparecerá un signo +, que indica que el texto seleccionado se va a copiar.  Sobrescribir: Cuando se escribe un texto en medio de otro que ya estaba escrito, el nuevo texto va desplazando al anterior, pero sin eliminarlo. Si se desea que un texto se escriba sustituyendo a otro, se debe de activar la opción Sobrescribir (SOB), que se encuentra en la parte inferior de la barra de información, por medio de un doble clic. 

Reemplazar texto:

Cuando un texto está seleccionado, al pulsar cualquier tecla, todo ese texto es reemplazado por la tecla pulsada. Por ejemplo, si con un texto seleccionado pulsamos la tecla Intro, se reemplaza por un paso de línea. Con este mismo sistema, un texto seleccionado puede ser reemplazado por el contenido del portapapeles, pegando dicho texto.

8. Menú Archivo    

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Nuevo: Abre el panel de tareas y nos da la opción de crear un nuevo documento Word. Para empezar un documento de cero, pulsar Documento en blanco. Abrir: Selecciona mediante el explorador el documento compatible con Word que deseas abrir. Cerrar: Cierra el documento actual con el cual se está trabajando. Guardar: Los textos escritos en la pantalla del procesador se encuentran almacenados en la memoria RAM del ordenador, por lo que, si no se guardan como un archivo, se perderán al apagar el ordenador o al salir del programa. Cuando estemos modificando un documento ya existente y queremos guardar los cambios realizados, utilizaremos esta opción. Automáticamente el documento se actualizará a los cambios realizados, sin poder recuperar ya el documento original una vez hayamos cerrado el programa Word. Guardar como…: Los archivos con los que trabaja Word se llaman documentos y tienen la extensión .doc. Cuando se trabaja con un documento nuevo que no tiene aún una ubicación física en el ordenador, y se quiere guardar por primera vez, se debe de seleccionar esta opción. El ordenador nos preguntará en que sitio lo queremos guardar y cuál será el nombre que le daremos (¡¡Atentos a la extensión del documento!!). También podemos utilizar Guardar como…si se desea mantener un archivo original (sin modificaciones) y guardar también un nuevo documento modificado de este original. Este último deberá guardarse con un nombre diferente del anterior. Así pues se formaran dos documentos: el original sin cambios, y otro nuevo documento, con un nombre diferente al primero, con las modificaciones pertinentes. Si al Guardar como… utilizamos el mismo nombre del documento y lo guardamos en el mismo sitio, estaremos reemplazando el documento original, pero si lo guardamos en un sitio diferente, seguiremos manteniendo el documento original, y obtendremos un nuevo documento modificado en otra ubicación del ordenador (donde hayamos elegido).

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Configurar página: Al abrir un documento nuevo, el tamaño del papel y la distancia del texto al borde (márgenes), vienen determinados por defecto. Para cambiar estos valores y muchos más, hay que recurrir a esta opción. Las tres pestañas que se pueden modificar son las siguientes: 

Márgenes:

Principalmente configuraremos la distancia del texto a los bordes de la hoja (normalmente en centímetros), y la orientación de esta.

También podemos configurar el escribir poniendo Márgenes simétricos (permite enfrentar los márgenes cuando se imprime en páginas enfrentadas), Dos páginas por hoja, y Libro plegado (realización de un folleto), etc.…  Papel: Opciones para la impresión de la hoja, por ejemplo, para personalizar el tamaño del papel, o el elegir entre varios tipos estándar.

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Diseño:

Opciones para modificar los encabezados y pies de página una vez establecidos los márgenes, así como el numerar todas las líneas de un documento (o bien de forma continua, o reiniciando cada página). Configuramos los Encabezados y pies de página. Ver pag. 12

La configuración se puede aplicar a todo el documento o sólo a una parte de él. 

Vista preliminar:

Antes de imprimir un documento, esta opción permite ver cómo van a quedar las páginas una vez impresas. Al hacer clic en esta opción se abre una ventana donde se ve el documento, la barra de menús y una nueva barra de herramientas. En esta ventana se puede escribir un nuevo texto en el documento o modificar el que existe. Es decir, se puede trabajar con el documento, pero no se dispone de la barra de herramientas. Desde aquí también disponemos de la opción de imprimir, lupa para aumentar lo que se ve en el documento, aumentar con el zoom el tamaño de las hojas, ver sólo una página por pantalla, ver varias páginas por pantalla, poner y quitar la regla, reducir hasta ajustar (ajustar el texto hasta reducir una página)…Con la opción Cerrar finalizaremos el modo en Vista preliminar.

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Imprimir: Permite obtener copias impresas de todo el documento o de parte del mismo.

Este botón abre una ventana con diferentes opciones que dependen de la impresora instalada. Número de copias a realizar, intercaladas o no.

Abre una ventana que permite seleccionar diferentes características de la impresión, como imprimir un borrador, que las páginas se impriman en orden inverso, etc.…

Selección de la impresora a utilizar, en el caso de que existan varias.

Se puede imprimir:    

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Todo el documento La página actual Una selección del documento, (previamente hay que seleccionar el texto para que nos salga la opción) Varias páginas determinadas. Para ello se escribe en número de las páginas que se quiere imprimir, separadas por una coma, (por ejemplo: 5, 7, 13 sólo imprimirá esas páginas). Si lo que queremos es un intervalo de páginas, las tendremos que escribir separadas por un guión, por ejemplo 5-83, imprimirá las páginas comprendidas entre la 5 y la 83, ambas incluidas. También se pueden combinar ambas, por ejemplo 3,5,7, 9-15 .

Propiedades:

Accedemos a las propiedades del documento, como son la fecha de creación, modificación, ubicación, tamaño, estadísticas (número de minutos de edición, palabras, líneas,…), etc.… 9

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Salir: Cerramos el documento y salimos de MS Word.

9. Menú Edición En este menú encontramos acciones que ya hemos visto con anterioridad. A destacar:       

Deshacer (Ctrl.+ Z): Deshace las últimas acciones (Nota: una vez cerremos el documento, ya no podremos deshacer los últimos cambios realizados) Rehacer (Ctrl. + Y) : Rehace de nuevo las últimas acciones. Cortar (Ctrl. + X) Copiar (Ctrl. + C) Pegar (Ctrl. + V) Seleccionar todo (Ctrl. + E) Buscar… / Reemplazar… / Ir a… : Se encuentran en la misma ventana, en pestañas diferentes.

Palabra a buscar dentro del documento

Oculta las opciones avanzadas Clicar la opción para poder buscar directamente todas las palabras coincidentes del documento

Ya visto anteriormente Con esta opción sólo se marcaran las palabras que sean idénticas a la que buscamos

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Palabra a buscar en el documento Palabra por la cual sustituiremos a la palabra que buscamos. Es decir, reemplazaremos todas las palabras “hola” por “casita” en el documento.

Reemplazamos todas las palabras de golpe

Reemplazamos una a una las palabras conforme avanzamos o retrocedemos. Buscamos las palabras, pero no las reemplazamos

10. Menú Ver En este menú encontraremos opciones para ver el documento de diversos modos diferentes, y opciones sobre las barras de herramientas, entre otras cosas.     

Normal Diseño Web Diseño de impresión Diseño de lectura Esquema

Diferentes modalidades para ver el documento. La más típica es Diseño de impresión, que suele ser la predeterminada. También se pueden realizar los cambios desde los iconos situados abajo a la izquierda:

Poniendo el ratón encima de los iconos nos saldrá un texto explicativo sobre cada uno de ellos.

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Panel de tareas: Abre a la derecha del documento una ayuda rápida a la hora de realizar acciones, como puedan ser abrir nuevos documentos, crearlos, utilizar plantillas,…Recomendable tenerlo cerrado. Barra de herramientas: Desde esta opción podemos controlar las barras de herramientas que queramos que estén visibles a la hora de trabajar. Normalmente tendremos siempre operativas la barra Estándar y Formato en la parte superior del documento, y la de Dibujo en la parte inferior. Clicando sobre los diferentes tipos de barras que existen, las podemos activar o desactivar. Todas ellas se pueden mover por la pantalla, poniéndolas en la parte superior, inferior o los laterales. También pueden encontrarse libremente en el centro del documento. Para desplazarlas simplemente hay que clicar manteniendo el botón izquierdo del ratón sobre los 4 puntitos que aparecen a la izquierda de la barra y desplazarla. En el momento de poner el cursor encima, cambiará a un cursor de flecha cuádruple. Para volverla a poner en el sitio, en caso de que esté en el centro de la pantallas, clicar sobre la parte superior gris de la barra, y desplazar a la ubicación deseada. Flecha cuádruple:

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Regla: Activa o desactiva la regla del documento. Suele estar en centímetros, aunque se puede modificar a pulgadas o píxeles. Recomendable tenerla activada. Vistas en miniatura: Podremos ver todas las hojas del documento activo a la izquierda, pero mucho más reducidas. Así podremos movernos de forma rápida por todo el documento. Encabezado y pie de página:  Ambos elementos se sitúan dentro de los márgenes de la hoja.  El Encabezado en el margen superior y el pie de página en el margen inferior.  Nosotros también podemos seleccionar a que altura queremos colocar el encabezado o el pie de la página.  Debemos tener cuidado en no definir un espacio de Encabezado o Pie de página más grande que el margen superior e inferior ya que nos daría problemas en el momento de imprimir el documento.  Normalmente en un manual aparece un encabezado, parte superior de la hoja, que nos puede servir para indicar la lección o apartado que estamos realizando.  También puede tener un pie de página que nos puede servir para poner el número de página en la que nos encontramos en este momento. 

Tanto los encabezados como los pies de página podemos personalizarlos adaptándolo a nuestras necesidades y propósitos (Ver pag. 8). En definitiva podemos decir que tanto el encabezado, como el pie de página se tratan de la misma forma y en lo único que se diferencian es que el encabezado está situado en el margen superior de la página y el pie de página esta en el margen inferior.

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Cambiar Encabezado / pie: saltaremos del encabezado al pie y viceversa dentro de la misma página

Destacar la opción X de Y, que quiere decir que nos numerará las páginas, pero también nos indicará el total de ellas en el documento. Por ejemplo, en un documento de 30 páginas, si nosotros estamos en la página 12, estará numerada de la siguiente forma : 12 de 30. La siguiente hoja será 13 de 30, etc.…

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Pantalla completa: eliminamos las barras de herramientas, tareas, reglas… y sólo veremos la página del documento en toda la pantalla. Zoom: permite ampliar la página con diferentes opciones: Aumentamos o disminuimos el porcentaje de las páginas.

Aumentamos o disminuimos la página a su ancho.

Aumentamos o disminuimos la página al ancho del texto que tenga escrita. Puede tener márgenes muy grandes, y por tanto, ampliarse mucho más que en la opción anterior, donde al ampliar se contemplaban los márgenes.

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Colegio Villa Fátima 11. Menú Insertar: 

Números de página…: Desde esta opción numeraremos las páginas del documento.

A la derecha, izquierda, centro,…

Pie de página o el encabezado

A, B, C,… -1-, -2-, -3-,… Varios tipos de formatos

Número del cual queremos iniciar la cuenta. Normalmente será 1 al principio de un documento.

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Fecha y hora…: Podremos elegir entre varios formatos para grabar al documento automáticamente la fecha y la hora actuales.

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Símbolo…: Podemos incluir en nuestro documento símbolos de cualquier tipo. Los más raros y curiosos los encontraremos en Wingdings, Wingdings 2, Wingdings 3 y Webdings. Previamente elegimos con el cursor donde queremos que aparezca el símbolo, y luego hacemos doble clic sobre el símbolo, o apretamos insertar con el ratón.

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Comentario: Previamente elegimos con el cursor donde queremos que aparezca el comentario, o seleccionamos la palabra o frases a las cuales queremos que afecte el comentario. Estos comentarios se podrán ver cuando estemos trabajando con el Word, y en la vista preeliminar, pero no saldrán impresos. Se pueden eliminar con el menú contextual del botón derecho, sobre el comentario. Referencia: De esta opción, simplemente vamos a fijarnos en la posibilidad de escribir Nota al pie…

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Normalmente la numeración se realiza continua, para que sigan un orden en el documento las notas

Cambiamos el formato de la numeración

Podemos poner símbolos, en lugar de numerar con números o letras…

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Colegio Villa Fátima Primero elegiremos sobre que palabra o letra queremos añadir la nota, dejando el cursor a su izquierda. Insertaremos la nota bien en formato número, bien en formato símbolo, y veremos como sobre la palabra aparece dicha marca, y al final de la hoja (no en el pie de la hoja), tendremos un espacio separado del texto por una línea continua en la cual poder escribir la anotación. 

Imagen: Desde aquí podremos insertar las imágenes en nuestros documentos Aparece el panel lateral de Insertar imagen prediseñada. En el cuadro Buscar texto introduciremos las palabras que describan lo que buscamos, si lo dejamos en blanco, aparecerán todas la imágenes disponibles. Por ejemplo al escribir "motocicleta" aparecen las imágenes que tengan relación con ese concepto. Para insertar una imagen en el documento basta hacer clic sobre ella. Los resultados podemos elegir entre imágenes, fotografías, películas o sonidos; también podemos elegir dentro de cada uno de estos grupos unos tipos más

Se abrirá una ventana similar a la que se nos muestra cuando queremos Abrir un documento Word, y que ya conocemos. En la parte derecha muestra la vista previa de la imagen seleccionada. Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botón Insertar y la imagen se copiará en nuestro documento.

Si no eres muy hábil dibujando con el ratón, no te preocupes, mediante las Autoformas dispondrás de multitud de formas listas para usar que te permitirán realizar esquemas, diagramas de flujo, y otros muchos gráficos. El primer icono de la barra sirve para realizar nuestros propios diseños y los cinco siguientes para utilizar las formas creadas por Word, el último icono permite acceder a las imágenes prediseñadas. Las autoformas admiten multitud de modificaciones como giros y cambios de tamaño y proporciones. Para modificar un gráfico lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, para ello hacer clic sobre él y aparecerán unos puntos de control a su alrededor. Para modificar el tamaño, situar el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño. Para mantener la proporción mantener pulsada la tecla MAYÚSCULAS mientras se arrastra desde una de las esquinas. Algunos gráficos también tienen un rombo amarillo que sirve para distorsionar o cambiar la forma del gráfico. Para girar el gráfico, seleccionarlo y hacer clic sobre el círculo verde que vemos en la parte superior central de la imagen, y mover el ratón para hacer girar el objeto, para acabar el proceso dejamos de presionar el ratón. También se pueden cambiar los colores de las líneas, el color de relleno, añadir efectos de sombra y 3D. Estas modificaciones se pueden realizar a partir de la barra de dibujo.

Mediante WordArt se pueden crear títulos y rótulos vistosos para nuestros documentos. Sólo tenemos que introducir o seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo de WordArt y automáticamente Word creará un objeto gráfico WordArt. Observar que una vez hemos aplicado WordArt a un texto dejamos de tener texto y pasamos a tener un gráfico, esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortográfico no detectará un error en un texto WordArt, y también que el texto WordArt seguirá las reglas de alineación de los gráficos. Al hacer clic sobre el icono aparecerá un cuadro de diálogo con la galería de WordArt. Haciendo clic seleccionaremos el tipo de letra que más nos guste. A continuación aparecerá el siguiente cuadro de diálogo para que introduzcamos el texto. Si hemos seleccionado texto previamente no será necesario teclearlo en este cuadro de diálogo. También podemos elegir la fuente el tamaño y el estilo del texto. Al pulsar el botón

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Texto que servirá de hipervínculo. Lo podemos escribir, o podemos seleccionarlo del texto. Aparecerá subrayado finalmente.

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Diagrama: Podemos elegir entre diferentes tipos de diagramas, por ejemplo uno de los más comunes como es el organigrama.

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Cuadro de texto: Son zonas para escribir que se pueden colocar en cualquier sitio de la pantalla. Podemos modificar su tamaño a nuestro antojo, y también la orientación del texto que escribamos en su interior. Hola mundo

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Hipervínculo: Un hipervínculo es una conexión de una página a otro destino como, por ejemplo, otra página o una ubicación diferente en la misma página. El destino es con frecuencia otra página Web, pero también puede ser una imagen, una dirección de correo electrónico, un programa…. Un hipervínculo puede ser un texto o una imagen.

Podemos seleccionar un archivo en vez de una dirección Web, que se abra al ejecutar el hipervínculo

Dirección URL de Internet a la cual queremos que nos lleve el enlace escrito arriba. Tiene que ser del tipo 17 http://www.google.es