CÓDIGO:

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COLOCACIÓN DE EXCEDENTES TEMPORALES EN CERTIFICADOS A TÉRMINO FIJO

REVISÓ SECRETARIO DE HACIENDA / GERENCIA DE TESORERIA

APROBÓ REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

ORIGINAL FIRMADO

ORIGINAL FIRMADO

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1. OBJETIVO Establecer las directrices para garantizar la conservación y uso adecuado de la documentación de acuerdo a la ley general de archivo. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia en el momento en que el auxiliar administrativo encargado del pago de cheques hace entrega formal de los egresos para su archivo y finaliza con la entrega de los documentos al centro de documentación después del tiempo establecido por la norma. Aplica para el proceso de Gestión Financiera. 3. DEFINICIONES  

Egreso: Es un comprobante donde se autoriza la cancelación del pago de una orden de pago especifica. Orden pago: Soporte de la cuenta que interrelaciona la cuenta contable con la cuentas presupuestal de la misma.

4. RESPONSABLE   

Gerente de Tesorería Secretaria Auxiliar Administrativo

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5. DESARROLLO No

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

FLUJOGRAMA

REGISTRO

INICIO

1

Gerente de Tesorería

Analizar el flujo de caja de las diferentes fuentes para determinar la disponibilidad de recursos para colocación.

Determinar disponibilidad de recursos

2

Secretario de Hacienda

Determinar los montos a colocar de acuerdo a los resultados arrojados por el análisis del flujo de caja.

Determinar montos a colocar

3

Secretaria de la Gerencia de Tesorería

Elaborar oficios dirigidos a las entidades bancarias y se radican en la oficina de cada entidad.

Elaborar oficios y dirigirlos a las entidades bancarias

Oficios dirigidos a Entidades Bancarias

Recibir las diferentes propuestas provenientes de las Entidades Bancarias.

Recibir propuestas de Entidades Bancarias

Propuestas de Entidades Bancarias

Convocar al Comité Técnico Financiero para analizar la mejor propuesta para la adquisición de certificados a término fijo, estipulando la decisión por escrito mediante acta de reunión.

Analizar mejor propuesta para adquisición de certificados

Acta de reunión.

4

5

Gerente de Tesorería

Gerente de Tesorería

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No

RESPONSABLE

6

Gerente de Tesorería

ACTIVIDAD

Oficiar a los seleccionados, que respuesta.

FLUJOGRAMA

bancos dieron

Elaborar cheque como giro tesoral de la cuenta bancaria seleccionada durante el análisis del flujo de caja, y se entrega a la entidad financiera seleccionada recibiendo a cambio el certificado a término fijo.

7

Gerente de Tesorería

8

Secretaria de la Gerencia de Tesorería

Relacionar los certificados.

9

Gerente de Tesorería / Secretaria de la Gerencia de Tesorería

Guardar el titulo según normas de seguridad vigentes. Los soportes se deben fotocopiar y archivar en carpeta denominada “Soportes Títulos Adquiridos”.

Oficiar a bancos seleccionados

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REGISTRO

Oficio a Bancos

Elaborar cheque y entregar a entidad financiera seleccionada

Relacionar certificados

Guardar titulo y archivar copia de soportes

Soportes

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No

RESPONSABLE Miembros del Comité

10

La responsabilidad de convocar al comité técnico financiero recae en el Gerente de tesorería.

ACTIVIDAD Convocar al Comité Técnico Financiero con tres (3) días hábiles de anticipación a la terminación del tiempo pactado en el certificado para que decida acerca de: a)Cancelar CDT el certificado. b) Adquirir un nuevo certificado.

FLUJOGRAMA

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REGISTRO

Convocar a Comité Técnico, antes de la terminación del tiempo pactado en el certificado

La base para la toma de decisión con respecto a los puntos anteriores es el análisis del flujo de caja para el próximo trimestre. NO 3

¿Se decide Liquidar? SI

11

12

Gerente de Tesorería / Secretaria de la Gerencia de Tesorería

Oficiar a la entidad financiera que emitió el título con dos (2) días hábiles de antelación a la terminación del tiempo pactado en el certificado.

Gerente de Tesorería

Solicitar al banco realizar consignación de los rendimientos y traer el soporte de la consignación, independiente de si se renueva o no el titulo.

Oficiar a entidad financiera que emitió título

Oficiar a la entidad financiera

Oficia a la entidad financiera

Oficio enviado a la entidad financiera

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FLUJOGRAMA

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No

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTRO

13

Auxiliar Administrativo

Elaborar los recibos de caja de los ingresos correspondientes tanto a capital como intereses.

Elaborar recibos de caja de ingresos

recibos de caja de ingresos

14

Auxiliar Administrativo

Consignar los ingresos de capital e intereses en el sistema PCTG

Consignar ingresos de capital e intereses

Recibo de caja y comprobante de consignación

15

Gerente de Tesorería

Liquidar los intereses de los CDTS, para comparar y verificar el pago recibido por el banco

Liquidar los intereses de los CDTS.

16

Gerente de Tesorería / Secretaria de la Gerencia de Tesorería

Elaborar para firma del Gerente de Tesorería, el oficio de solicitud de devolución de recursos descontados

Elaborar oficio de solicitud

17

Gerente de Tesorería / Auxiliar Administrativo

Recibir la consignación una vez efectuada la devolución por parte de la entidad bancaria, entregar al auxiliar administrativo para que efectué el ingreso en el sistema PCTG y elaborar el recibo de caja.

18

Auxiliar administrativo / Secretaria de la Gerencia de Tesorería

Entregar copia del recibo de caja y del comprobante de consignación a la Secretaria de la Gerencia de Tesorería para su correspondiente archivo

Oficio de solicitud

Elaborar recibo de caja

Recibo de caja y comprobante de consignación

Entregar copia del recibo

Recibo de caja y comprobante de consignación

FIN

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6. REGISTROS Registro

Responsable

Como conservarlo

Donde conservarlo

Tiempo de conservación

Disposición final

Acta Comité Técnico financiero

Tesorero

Medio físico en caja fuerte

Archivo de Tesorería

Tiempo de colocación

Archivo Central

7. HISTORIAL VERSIÓN

VIGENCIA

IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS

01

Según Acto Administrativo

Versión Inicial

02

Según Acto Administrativo

Reingeniería de Procesos

03

30/03/2010

04

16/11/2012

05

13/08/2013

Revisión y ajuste como resultado de la acción correctiva No. 0001 del 15 de febrero de 2010. Se realiza revisión y ajuste en la parte de responsables, se incluye el Auxiliar Administrativo. Se agregan las actividades No 12,15,16,17,18, como parte de la actualización del procedimiento Se realizan ajustes en la designación de los cargos a partir de la reestructuración de la Gobernación del Meta, en el decreto 0460 de 2012.

Nota: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.

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GENERALIDADES 1. GENERAR Y ANÁLIZAR EL FLUJO DE CAJA El análisis del flujo de caja se compone de las siguientes actividades: a) Consultar saldos. Para la consulta de los saldos bancarios se debe ingresar al sistema PCT – Módulo de Egresos – Consultas – Cuentas Bancarias.

b) Establecer flujo de programación mensual de ingresos para el trimestre siguiente. Se debe consultar el PAC ingresando al sistema PCT – Modulo PAC – Consultas – Ingresos – Histórico de Transacciones, allí se debe seleccionar:   

Tipo de fuente. Fecha del documento. Tipo de Transacción (PAC inicial de ingresos)

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Complementariamente se deben tener en cuenta las modificaciones al programa anual mensualizado de caja (PAC). c) Establecer flujo de programación mensual de egresos para el trimestre siguiente. Este debe ser generado a través del sistema PCT – Modulo de presupuesto – Consulta – Programación de PAC en compromisos, el cual muestra la siguiente tabla:

El desarrollo de los puntos a), b) y c) se deben efectuar sobre las rentas correspondientes a:     

Regalías Petrolíferas. Sistema General de Participaciones. (Salud – Educación) Rentas Cedidas. Estampilla Prodesarrollo. Recursos Propios.

Luego de haber obtenido la información correspondiente a los numerales a), b) y c) se extrae la información a una hoja de cálculo y se consolida, formando así el flujo de caja dentro del cual se establecen los excedentes temporales por fuente. Este informe debe ser entregado al secretario de despacho para que determine cuales son los excedentes temporales que pueden ser utilizados para compra de certificados a término fijo.

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2. EVALUAR PROPUESTAS Una vez recibidas las propuestas, se reúne el Comité de Constitución de CDTS para la clasificación y escogencia de las mejores propuestas teniendo en cuenta los siguientes criterios:    

Tasa de interés ofrecida por la entidad frente a la ofrecida por otras entidades. Calificación adjudicada al Banco por una calificadora de riesgos vigilada por la Superintendencia Bancaria. Nivel de prestación de otros servicios a la gobernación del Meta. Cantidad de dinero colocado en certificados a término fijo con la entidad bajo estudio.

Luego de haber deliberado acerca de los tipos de inversiones temporales más convenientes, se elabora un acta de reunión donde se deben dejar estipuladas las razones utilizadas en la toma de decisiones efectuada, la cual debe ser firmada por cada uno de los integrantes del Comité de Constitución de CDTS.   

Secretario de Hacienda Gerente de Presupuesto. Gerente de Tesorería.

Se debe incluir en el acta la cuenta bancaria y el recurso de donde provendrán el dinero para adquisición del certificado. 3. ARCHIVAR SOPORTES Una vez recibidos los respectivos títulos se fotocopian los siguientes documentos soportes:      

Acta del Comité Constitución de CDTS. Propuestas enviadas por las diferentes entidades bancarias. Formato “Comunicación de Selección”. Egreso. Certificado a Término Fijo Recibo de caja y comprobante de consignación

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Estos documentos reposarán como se establece dentro del cuadro control de registros en una carpeta denominada “Soportes Títulos Adquiridos”. 4. INGRESAR VALOR DE CONSIGNACION El ingreso de los valores de consignación está compuesto por los pasos de elaborar recibos de caja y consignar ingresos al sistema PTC. 5. RELIQUIDACION DE VALORES Se deben reliquidar los valores recibidos de los rendimientos, de acuerdo con la formula estimada para ello. 6. ELABORAR RECIBO DE CAJA Para elaborar el recibo de caja de los recursos provenientes de la liquidación de una inversión temporal se ingresa al sistema PCTG – Módulo de Ingresos – Ingresos – Nuevo - Ingreso, donde se visualiza la siguiente pantalla:

Se deben llevar a cabo los siguientes pasos:   

Seleccionar el icono “Recibo de caja”. Seleccionar unidad ejecutora Seleccionar tipo de Ingresos.

a) Para realizar el recibo de caja correspondiente a Capital se selecciona el tipo de ingreso denominado “Cancelación de Inversión”.

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b) Para realizar el recibo de caja correspondiente a intereses generados por el CDT se selecciona el tipo de ingreso denominado “Rendimientos Financieros” (El tipo de rendimiento se debe seleccionar teniendo en cuenta el tipo de recurso del cual provino el capital para adquirir el CDT).      

Escribir número de identificación tributaria (NIT) de la entidad bancaria con la cual se liquida el certificado. Escribir nombre de la entidad bancaria con la cual se liquida el certificado. Escribir concepto del recibo. Digitar valor a ingresar. Grabar. Imprimir.

Luego de haber desarrollado estos pasos en el sistema, el auxiliar administrativo quien desarrollo esta tarea procede a colocar sello de pagado sobre el recibo de caja impreso, firmarlo y hacer entrega de éste a la secretaria de la Gerencia de Tesorería. 7. ELABORAR CONSIGNACIÓN Inmediatamente después de recibir copia de las consignaciones efectuadas en las entidades bancarias, éstas se archivan y se procede a consignar los recursos en el sistema PCTG – Módulo de Ingresos – Consignar Recibo de Caja – Cheque o Efectivo, donde se visualiza la siguiente pantalla:

Se deben llevar a cabo los siguientes pasos:

CÓDIGO:

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    

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Seleccionar unidad ejecutora. Seleccionar cuenta bancaria. Escribir concepto. (Día de arqueo al que pertenece). Adicionar (Pasar recibos de caja de la casilla izquierda a la derecha). Dar clic sobre el Icono consignar.