COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL

Donde nace el cambio en salud y seguridad para todos

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FORMACIÓN NIVEL 1

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¿QUÉ ES EL COPASO Y QUÉ NORMATIVIDAD LO RIGE? Es un organismo de promoción y vigilancia de las normas y reglamentos de salud ocupacional dentro de la empresa. La Resolución 02013 de 1986, por la cual se reglamenta la organización y funcionamiento de los COPASO.

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¿CADA CUÁNTO SE ELIGEN LOS MIEMBROS DEL COPASO? El Decreto 1295/94 aumenta a dos (2) años el período de vigencia de los miembros del Comité y al cabo de este tiempo podrán ser reelegidos.

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¿CADA CUÁNTO SE DEBE REUNIR EL COPASO? Se reunirá por lo menos una vez al mes en el local de la empresa y durante el horario de trabajo y mantendrá un archivo de actas de cada reunión. El artículo 63, literal B, del Decreto 1295/94: “el empleador se obligará a proporcionar, cuando menos, cuatro horas semanales dentro de la jornada normal de trabajo de cada uno de sus miembros para el funcionamiento del Comité”.

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FUNCIONES DEL

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FUNCIONES DEL COPASO a. Proponer a la administración de la empresa o establecimiento de trabajo la adopción de medidas y el desarrollo de actividades que procuren y mantengan la salud en los lugares y ambientes de trabajo. b. Proponer y participar en actividades de capacitación en Seguridad y Salud en el Trabajo dirigidas a trabajadores, supervisores y directivos de la empresa o establecimiento de trabajo. c. Colaborar con los funcionarios de entidades gubernamentales de Seguridad y Salud en el Trabajo en las actividades que éstos adelanten en la empresa y recibir por derecho propio los informes correspondientes.

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FUNCIONES DEL COPASO d. Vigilar el desarrollo de las actividades que en materia de medicina, higiene y seguridad industrial debe realizar la empresa de acuerdo con el reglamento de Higiene y Seguridad Industrial y las normas vigentes; promover su divulgación y observancia. e. Colaborar en el análisis de las causas de los accidentes de trabajo y enfermedades laborales y proponer al empleador las medidas correctivas que haya lugar para evitar su ocurrencia. Evaluar los programas que se hayan realizado. f. Visitar periódicamente los lugares de trabajo e inspeccionar los ambientes, máquinas, equipos, aparatos y las operaciones realizadas por el personal de trabajadores en cada área o sección de la empresa e informar al empleador sobre la existencia de factores de riesgo y sugerir las medidas correctivas y de control.

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FUNCIONES DEL COPASO g. Estudiar y considerar las sugerencias que presenten los trabajadores en materia de medicina, higiene y seguridad industrial. h. Servir como organismo de coordinación entre empleador y los trabajadores en la solución de los problemas relativos a la Seguridad y Salud en el Trabajo. Tramitar los reclamos de los trabajadores relacionados con la Seguridad y Salud en el Trabajo. i. Solicitar periódicamente a la empresa informes sobre accidentalidad y enfermedades laborales con el objeto de dar cumplimiento a lo estipulado en la presente Resolución.

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FUNCIONES DEL COPASO j.

Elegir al Secretario del Comité.

k.

Mantener un archivo de las actas de cada reunión y demás actividades que se desarrollen el cual estará en cualquier momento a disposición del empleador, los trabajadores y las autoridades competentes.

l.

Las demás funciones que le señalen las normas sobre Seguridad y Salud en el Trabajo.

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¿CÓMO ESTÁ CONFORMADO EL

?

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CÓMO ESTÁ CONFORMADO EL COPASO

1 DE 10 A 49 trabajadores, un representante por cada una de las partes.

2

Por un número igual de representantes del empleador y de los trabajadores, con sus respectivos suplentes, así:

3

4

DE 50 A 499

DE 500 A 999

DE 1.000

trabajadores, dos representantes por cada una de las partes.

trabajadores, tres representantes por cada una de las partes.

A las reuniones del Comité sólo asistirán los miembros principales. Los suplentes asistirán por ausencia de los principales y serán citados a las reuniones por el Presidente del Comité.

o más trabajadores, cuatro representantes por cada una de las partes.

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¿QUÉ PASA CON LAS EMPRESAS DE MENOS DE 10 TRABAJADORES? Deberán realizar el nombramiento del vigía ocupacional y actuar en coordinación con los trabajadores para desarrollar bajo la responsabilidad del empleador el programa de Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa. La empresa que posea dos o más establecimientos de trabajo podrá conformar varios COPASO para el cumplimiento de lo dispuesto en esta resolución, uno por cada establecimiento, teniendo en cuenta su organización interna.

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FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COPASO: a. Presidir y orientar las reuniones en forma dinámica y eficaz. b. Llevar a cabo los arreglos necesarios para determinar el lugar o sitio de las reuniones. c. Notificar lo escrito a los miembros del Comité sobre convocatoria a las reuniones por lo menos un vez al mes. d. Preparar los temas que van a tratarse en cada reunión. e. Tramitar ante la administración de la empresa las recomendaciones aprobadas en el seno del Comité y darle a conocer todas sus actividades. f.

Coordinar todo lo necesario para la buena marcha del Comité e informar a los trabajadores de la empresa, acerca de las actividades del mismo. Nota: El vigía ocupacional cumple las mismas funciones del COPASO al interior de la empresa y son las que estipula la resolución 2013 de 1986, el decreto 1295 de 1994 en los artículos en los cuales aplica para el COPASO.

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FUNCIONES DEL SECRETARIO: a. Verificar la asistencia de los miembros del Comité a las reuniones programadas. b. Tomar nota de los temas tratados, elaborar el acta de cada reunión y someterla a la discusión y aprobación del Comité. c. Llevar el archivo referente a las actividades desarrolladas por el Comité y suministrar toda la información que requieran el empleador y los trabajadores.

Nota: El vigía ocupacional cumple las mismas funciones del COPASO al interior de la empresa y son las que estipula la resolución 2013 de 1986, el decreto 1295 de 1994 en los artículos en los cuales aplica para el COPASO.

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OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR: a. Propiciar la elección de los representantes de los trabajadores al comité, garantizando la libertad y oportunidad de las votaciones. b. Designar sus representantes al COPASO. c. Designar al Presidente del Comité. d. Proporcionar los medios necesarios para el normal desempeño de las funciones del Comité. e. Estudiar las recomendaciones emanadas del Comité y determinar la adopción de las medidas más convenientes o informarle las decisiones tomadas al respecto.

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OBLIGACIONES DE LOS TRABAJADORES: a. Elegir libremente sus representantes al COPASO. b. Informar al Comité de las situaciones de riesgo que se presenten y manifestar sus sugerencias para el mejoramiento de las condiciones de Seguridad y Salud en el Trabajo en la empresa. c. Cumplir con las normas de medicina, higiene y seguridad en el trabajo y con los reglamentos e instrucciones de servicios ordenados por el empleador.

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PROCESO DE INSCRIPCIÓN, ELECCIÓN Y CONFORMACIÓN DEL

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ELECCIÓN DE LOS REPRESENTANTES DEL EMPLEADOR:

La Gerencia y/o el Representante Legal de la empresa, elegirá a sus representantes y asignará la Presidencia a alguna de estas personas. Inscripción y elección representantes de los representantes de los Trabajadores:

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1. Se deberá contar con un Coordinador o un Líder de este proceso, quien se encargará de promocionar, motivar y divulgar las funciones del COPASO. Posteriormente liderar la inscripción de los candidatos, escrutinio de votos y diligenciamiento de documentos soportes para formalizar el proceso de conformación del COPASO. 2. Establecer formato para inscripción de candidatos, que contemple: nombre completo, cargo y área Convocar por escrito y publicar en carteleras sitio y fecha límite de inscripción de candidatos. 3. Diseñar formato para las votaciones (si es posible, se recomienda acompañar la información de una foto reciente).

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4. Publicar en carteleras los nombres de los aspirantes y/o candidatos, junto con la fecha y sitio donde estará ubicada la urna. 5. Proceder con las votaciones y contar con listado del personal de planta (nombre, cargo, cédula y firma). 6. Apertura de Urna y conteo de votos (se tiene en cuenta los votos nulos y en blanco); en presencia si es posible de los aspirantes y/o candidatos y designar veedores de las votaciones. 7. Diligenciar el acta de escrutinio y votación. 8. Los candidatos que obtengan mayor número de votos serán principales y suplentes, respectivamente y de acuerdo al número de trabajadores de la empresa.

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PROCESO DE CONFORMACIÓN DEL COPASO: Definidos los representantes por cada una de las partes, el comité en pleno procede a designar el Secretario (a) del mismo y a diligenciar y firmar el acta de Constitución del COPASO, la cual deberá archivarse junto con los demás documentos que soportan el proceso de Inscripción, elección y conformación del COPASO.

IMPORTANTE, ACTUALMENTE EL COPASO YA NO TIENE QUE REGISTRARSE ANTE EL MINISTERIO:

Artículo 65, parágrafo 2 de la Ley 1429 del 29 de Diciembre del 2010, donde se deroga el registro del comité paritario de salud ocupacional suprime el literal, f) del artículo 21 del Decreto Ley 1295 de 1994.

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DIVULGACIÓN Y/O PRESENTACIÓN DEL COPASO A LA EMPRESA: Publicar por medio de carteleras, correo interno, afiches y demás, los nombres de los miembros del COPASO por cada una de las partes, su Presidente y su Secretario (a) y la vigencia del mismo.

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FORMACIÓN NIVEL 2

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CARACTERÍSTICAS DE LOS EQUIPOS EFICACES ¿Cuáles son las cualidades que hacen posible que un equipo tenga alto rendimiento?

Liderazgo Los líderes deben ser entrenadores. El buen liderazgo hace posible que los empleados realicen su trabajo con orgullo. Los líderes no hacen las cosas a su gente; hace las cosas con su gente. Ellos escuchan. Ellos y ellas se ganan el respeto de los demás. Tienen un profundo conocimiento que les permite dirigir. Un líder adecuado debe tener la visión de hacia dónde va la organización. El líder debe ser capaz de comunicar a su equipo las metas de la organización, para que los esfuerzos se dirijan hacia la dirección correcta.

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Metas específicas, cuantificables Sin una meta, no hay equipo. ¿Por qué es importante para un equipo tener un propósito, una meta? Porque ayuda a sus miembros a saber hacia dónde van. Les proporciona una dirección. Un equipo tendrá más probabilidad de alcanzar el éxito en la medida en que todos sus componentes conozcan y comprendan su propósito y metas. Si existe confusión o desacuerdo, el éxito del equipo será más difícil de conseguir.

Respeto, compromiso y lealtad El respeto mutuo entre los miembros del equipo y los líderes, es otra característica de los equipos eficaces. También existirá disposición a hacer un esfuerzo extra si está presente la lealtad y el compromiso con las metas.

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Comunicación eficaz Son numerosas las investigaciones que demuestran que este es el problema principal que perciben los empleados actualmente. El líder y los miembros del equipo deben intercambiar información y retroalimentación. Deben preguntar: ¿Cómo lo estoy haciendo?. ¿Qué es correcto y qué es incorrecto?. ¿Cómo lo puedo hacer mejor?. ¿Qué necesitas para hacer mejor el trabajo?

Aprender durante el camino ¿Hay progreso?. ¿Cómo lo estamos haciendo? Debe obtenerse retroalimentación sobre el resultado del trabajo realizado por el equipo. Esta retroalimentación permitirá rectificar cuando se detecte que no se está en la dirección correcta. Por otra parte, el líder del equipo deberá reconocer los esfuerzos realizados, alabar cuando se está trabajando bien y redirigir cuando no es así.

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Pensamiento positivo Permitir que las ideas fluyan libremente. Ninguna idea debe ser criticada. Las nuevas ideas son bienvenidas y asumir riesgos debe ser valorado y estimulado. Los errores deben ser vistos como oportunidades de crecimiento y aprendizaje, no como ocasiones para la censura y la reprensión.

Reconocimiento El reconocimiento es una clave para la motivación. La otra es el reto, el desafío. El reconocimiento puede ser tan simple como una expresión verbal del tipo: "Bien hecho". O tener la oportunidad de presentar los resultados a la dirección, o una mención del trabajo realizado por el equipo hecha al resto de la organización, una carta de felicitación... En definitiva, el equipo debe ser reconocido por sus esfuerzos y resultados.

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¿CÓMO HACER EFECTIVAS LAS REUNIONES DEL

?

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¿CÓMO HACER EFECTIVAS LAS REUNIONES DEL COPASO? 1.

Establezca todo lo concerniente a logística (Sitio, hora, fecha de reunión, ayudas audiovisuales, citaciones reunión, etc).

2.

Defina los objetivos, no improvise.

3.

Escriba y respete el orden del temario de la reunión y establezca límites de tiempo para cada tema.

4.

Oportunamente prepare y envíe a los miembros del COPASO información soporte de los temas a tratar el día de la reunión.

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¿CÓMO HACER EFECTIVAS LAS REUNIONES DEL COPASO? 5. Recuerde a los miembros del Comité llevar a la reunión los soportes de las tareas y/o compromisos adquiridos en la reunión anterior. 6. Céntrese en el temario (verificación quórum, puntos a tratar, relación de compromisos, conclusiones, cierre y fecha próxima reunión). 7. Finalizada la reunión, evaluar el proceso y resultado de la misma, y hacer realimentación. 8. Notificar a Gerencia resultado de la reunión.

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EL COMITÉ PARITARIO Es un grupo legalmente constituido que tiene a su cargo un alto grado de responsabilidad al ser reconocido como un valioso equipo de trabajo constituido por representantes del empleador y de los trabajadores.

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a. Velar por el cumplimiento de acciones en materia de promoción, prevención y seguridad industrial.

EN LA EMPRESA ES EL ENCARGADO DE:

b. Promover la participación de los trabajadores en su seguridad personal y en el cumplimiento de las normas y procedimientos definidos por el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG- SST).

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UNA REUNIÓN ES EFECTIVA CUANDO: 1. Se logra cada uno de los objetivos positivos propuestos.

5.Se definen las responsabilidades y tiempos de ejecución

2. Se tratan todos los puntos planeados.

de las tareas propuestas.

3. El tiempo empleado es el adecuado según los temas a tratar.

6.Se evitan interrupciones internas y externas.

4. Hay organización previa a la reunión y todos los integrantes

7.Terminar las reuniones a tiempo y en su totalidad.

se comprometen a seguir unas normas o pasos para evitar así fallas.

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¿QUÉ DEBE HACER CADA INTEGRANTE? - Planear la reunión. - Apoyar el desarrollo de la reunión, teniendo en cuenta el tiempo. - Actuar independientemente de los demás, pero contando con su opinión. - Reconocer otros puntos de vista. - Aceptar al otro. - Cumplir con los temas y compromisos adquiridos según la agenda de trabajo. - Asumir una actitud de respeto frente a los demás participantes. - Asistir con puntualidad.

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ETAPAS CLAVES PARA REALIZAR LA REUNIÓN:

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1. PLANEACIÓN: Piense antes de actuar y defina un objetivo. Para establecer los objetivos tenga en cuenta cuales verbos son propositivos y cuáles no, para la efectiva gestión del Comité.

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VERBOS PROPOSITIVOS

VERBOS PROPOSITIVOS

Decidir Asignar Informar Obtener información Ejecutar Analizar

Discutir Hablar

ADEMÁS - Establecer la estructura de la reunión definiendo los temas a tratar y su contenido. - Tener en cuenta las personas, quiénes asisten y cuáles son sus tareas. - Determinar cuánto va a durar la reunión. - Pensar en el lugar ideal para hacer la reunión. - Establecer la lista de invitados si es el caso.

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2. EJECUCIÓN: - Control del ambiente de la reunión: Lugar, equipos o ayudas audiovisuales, ubicación de los asistentes en la sala de reuniones. - El tiempo para llevar a cabo la agenda propuesta.

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- ALGUNOS TRUCOS QUE SERVIRÁN: - No abarcar muchos temas en la agenda. - El Secretario ejercerá la función de medir el tiempo de las intervenciones para dar cumplimiento al horario establecido. - Los informes para la reunión, se deben plantear las posibles soluciones a los problemas o situaciones analizadas. - Metodologías que faciliten la participación de todos los miembros del equipo.

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CARACTERÍSTICAS DE UN PRESIDENTE EFECTIVO: - Determine y aclare el alcance del equipo en la decisión. - Hable menos y escuche más. - Sea un facilitador en la reunión. - Aclare las reglas desde el principio. - Sea amable pero firme. - Cuando intervenga como participante aclare su rol como tal. - Evite las repeticiones.

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CARACTERÍSTICAS DE UN PRESIDENTE EFECTIVO: - Dirija de forma firme y justa. - Acérquese a quienes no están atentos. - Convocar las reuniones con suficiente anticipación a no ser que se convoque a una reunión extraordinaria. - Convocar a la reunión con una agenda de trabajo. - Preparar la información necesaria para su desarrollo.

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CARACTERÍSTICAS DE UNA SECRETARÍA EFECTIVA: - Utilice formatos que le ayuden a tener información concreta. - Sintetice las intervenciones sin cambiar el sentido. - Use diferentes colores para organizar la información. - Escriba claro y grande. - Cuando tenga dudas, aclárelas. - Busque claridad en las intervenciones vagas, ambiguas o desorganizadas. - Controle el tiempo de la reunión. - Elaborar actas y cartas claras. - Sea respetuoso en los términos de las actas y de las intervenciones de los participantes.

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CARACTERÍSTICAS DE UN REPRESENTANTE EFECTIVO: - Solo intervenga cuando este seguro de aportar. - Hable un solo punto a la vez. - Organice sus contribuciones. - No susurre a sus vecinos. - Cumpla las reglas de la reunión. - Utilice esquemas y diagramas. - Sea respetuoso de las intervenciones de los demás representantes.

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3. SEGUIMIENTO: Se realiza mediante actas de las reuniones, en donde se deja constancia de lo sucedido, tratado y acordado, sirve para: RECORDAR CONCLUSIONES:

- Memoria institucional. - Constancia y seguimiento de responsabilidades. - Se debe finalmente evaluar el desempeño de los miembros del grupo y de la reunión.

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FALLAS EN EL MANEJO DE LAS REUNIONES: • En la organización:

• En la actitud de los integrantes:

- El tema de la reunión no es claro, o es desconocido para muchos.

- No hay planeación de las reuniones.

- Los objetivos no son claros.

- Se espera a que los demás intervengan primero.

- El tiempo de duración es excesivo.

- Se ve sólo el punto de vista propio.

- Quien lidere la reunión.

- Se quisiera cambiar a los demás.

- La hora no es adecuada o el lugar no permite que los

- No se corrigen comportamientos agresivos o poco productivos en la reunión.

miembros se concentren en la reunión. - No hay preparación previa de la reunión. - La información que se necesita es insuficiente. - Hay interrupciones. - No hay cierre de los temas agendados en la reunión.

- No se respeta la opinión del otro.

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FUENTE ____________________________ Fuente: Adaptación del texto encontrado en el siguiente link: - http://manuelgross.bligoo.com/content/view/898290/Los-Equipos-de-Trabajo-Caracteristicas-ventajas-desarrollo-y-tipologia.html - Productos Colmena vida y riesgos profesionales - Manual Comité Paritario de Salud Ocupacional, Ministerio de la Protección Social. Bogotá, D.C., Colombia - segunda edición - 2009