¿CÓMO ADMINISTRAR EL FLUJO DE CAJA DE LA EMPRESA?

CONOZCAMONOS Saludo, bienvenida, presentación del facilitador y los asistentes

OBJETIVOS Al finalizar la asesoría grupal, usted estará en capacidad de: • Identificar la información necesaria para preparar el flujo de caja de la empresa. • Preparar el flujo de caja proyectado de su empresa bajo el esquema de flujo clasificado. • Separar los conceptos del flujo de caja personal de los del flujo de caja de la empresa. • Reflexionar sobre la importancia de separar las finanzas personales de las finanzas empresariales. • Entender los beneficios que representa para la empresa la apropiación de la práctica de proyectar periódicamente el flujo de caja y analizar la ejecución del mismo. • Conocer y utilizar la herramienta “Proyección del flujo de caja”.

PROYECCIÓN DEL FLUJO DE CAJA

EN SU NEGOCIO…

Empresa comercial

Empresa manufacturera

Empresa de servicios

Movimiento permanente de entradas y salidas de dinero

MOVIMIENTO DEL DINERO EN LA EMPRESA Entradas de $$$

Salidas de $$$

Ventas de contado

Compra de materia prima

Pagos de deudores

Compra de inventario

Venta de activos fijos

Pago a proveedores Pago a trabajadores

Préstamos obtenidos Pago de préstamos Rendimientos de inversiones

Compra de activos fijos

REFLEXIONES…

¿Alguna vez no ha contado con el dinero suficiente para pagarle a los trabajadores?

¿Alguna vez no ha contado con el dinero suficiente para pagarle a los proveedores?

¿Cómo se administra el dinero en su empresa?

¿Sabe si la empresa necesita endeudarse?

¿Qué acaba con una empresa? ¿La falta de dinero o la falta de ventas? ¿Sabe cuál es el presupuesto mensual de la empresa?

¿CÓMO CONTROLAR EL DINERO?

El Flujo de Caja

La herramienta que le permite planear, administrar, organizar y controlar el movimiento de dinero en su negocio

¿PARA QUÉ SIRVE PROYECTAR EL FLUJO DE CAJA DE LA EMPRESA?

• Para coordinar y controlar la administración del efectivo. • Para prever necesidades de efectivo. • Para administrar liquidez. • Para planear financiamiento.

ESTRUCTURA DEL FLUJO DE CAJA

¿CÓMO SE ESTABLECE EL FLUJO DE CAJA?

Entradas de efectivo

Salidas de efectivo

Flujo neto de caja

ENTRADAS DE DINERO

Relacionadas con la operación del negocio

Ventas de contado

Recaudo de cartera

Anticipos de clientes

Relacionadas con las inversiones fijas, temporales y diferidas

Venta de activos fijos

Liquidación de

inversiones

Relacionadas con la financiación del negocio

Recaudo de préstamos a terceros

Préstamos nuevos

Rendimientos de

Nuevos aportes de

inversiones

socios

primas, insumos, mercancías, servicios, etc.)

• Pagos a trabajadores • Pagos de arrendamientos y servicios • Pagos de impuestos

• Pago a proveedores de activos fijos • Pago de nuevas inversiones • Realización de préstamos a terceros

Relacionadas con la financiación del negocio

Relacionadas con la operación

• Pagos a proveedores (materias

Relacionadas con las inversiones temporales, fijas o diferidas

SALIDAS DE DINERO

• Atención del servicio de deuda • Pago de dividendos o distribución de utilidades a socios

FLUJO DE CAJA DE OPERACIÓN PERIODO

PERIODO 1

…

Recaudo por ventas del periodo Recaudo ventas de periodos anteriores Anticipos de clientes … Total entradas de operación Pagos compra materia prima e insumos para fabricación / servucción Pagos por compra mercancía para comercilización Pagos de personal de producción / servucción / prestación del servicio Pagos arrendamientos bodega de producción Pagos arrendamientos seguridad, administarción, y servicios de bodega de producción Honorarios profesionales Pagos personal de administración Pagos de arrendamientos oficinas Pagos de administración y servicios públicos de oficinas Pagos de persoanl de ventas Pagos de arrendamiento de locales comerciales Pagos de administración y servicios píublicos de locales comerciales Pago de ICA y Rete ICA Pago de IVAS Pago de Retenciones en la Fuente Pago de impuestos de renta, prediales y vehículos … Total salidas de operación

PERIODO N

FLUJO DE CAJA DE INVERSIÓN PERIODO Venta de activos fijos Venta de inversiones temporales Liquidación otros activos … Total entradas por venta inversiones Pagos por inversión en inmuebles Pagos inversión en computadores y equipos de oficina Pagos inversión maquinaria y equipo de operación / servucción Pagos compra muebles y enseres Pagos compra equipos de transporte Pago compra otros activos Pago impuestos sobre inversiones predial / vehículos … Total salidas por inversión Flujo de Caja Neto de Inversión

PERIODO 1

…

PERIODO N

FLUJO DE CAJA DE FINANCIACIÓN

PERIODO Desembolso préstamos nuevos Incrementos de capital Total entradas por financiación Amortizaciones a capital pasivos actuales Pago de intereses sobre pasivos actuales Amortización capital nuevos préstamos Pago intereses nuevos préstamos Readquisición de acciones / aportes Pago de dividendos / reparto de utilidades Total pagos por financiación Flujo de Caja Neto de Financiación

PERIODO 1

…

PERIODO N

UN ESQUEMA DE PRESENTACIÓN

Flujo de caja de operación Flujo de caja de inversión Flujo de caja de financiación

Flujo neto de caja

PROYECCIÓN DEL FLUJO DE CAJA

PROYECCIÓN DEL FLUJO DE CAJA Definición del periodo de proyección

Revisión y análisis de información disponible

Definición de conceptos de ingresos del negocio

Definición de conceptos de egresos del negocio

PROYECCIÓN DEL FLUJO DE CAJA

Definición del periodo de proyección

• En función de la actividad de su negocio

• Análisis financiero del negocio

Revisión y análisis de información disponible

• Políticas de la empresa • Proyecciones macroeconómicas, indicadores y tendencias del sector

• Composición y condiciones de la cartera • Composición y condiciones de los pasivos

PROYECCIÓN DEL FLUJO DE CAJA Definición de conceptos de ingresos del negocio • Recaudo por ventas del periodo • Recaudo ventas de periodos anteriores • Anticipos de clientes • Venta de activos fijos • Venta de inversiones temporales

• Liquidación otros activos • Desembolso préstamos nuevos • Incrementos de capital •…

Tenga en cuenta las condiciones de su negocio • Ejemplo: • Se venden $10 millones al mes y pagan de la siguiente forma: • • • •

El El El El

10% 20% 40% 30%

de contado. a 30 días. a 60 días. a 90 días.

• Los ingresos operativos por concepto de ventas se registran de la siguiente forma:

Tenga en cuenta las condiciones de su negocio Concepto

Mes 1

Mes 2

Ingresos operativos Ventas de contado 1.000.000 Ventas a 30 días Ventas a 60 días Ventas a 90 días Total ingresos 1.000.000 operativos

Mes 3

Mes 4

Mes 5

2.000.000 4.000.000 2.000.000 4.000.000

3.000.000 3.000.000

Si todos los meses se vendiera lo mismo, entonces: Concepto

Mes 1

Ingresos operativos ventas de contado 1.000.000 ventas a 30 días ventas a 60 días ventas a 90 días Total ingresos 1.000.000 operativos

Mes 2

Mes 3

1.000.000 1.000.000 2.000.000 2.000.000 4.000.000 3.000.000 7.000.000

Mes 4

Mes 5

1.000.000 2.000.000 4.000.000 3.000.000 10.000.000

1.000.000 2.000.000 4.000.000 3.000.000 10.000.000

Aunque la venta es igual en todos los meses, solo se registra el efectivo que realmente se espera ingrese a la empresa en el período respectivo.

Tenga en cuenta las condiciones de su negocio Ventas

•

Establezca el presupuesto de ventas con base en el mercado y en el comportamiento histórico de los últimos años.

•

Defina qué parte de las ventas se hace de contado y qué parte a crédito.

•

Tenga en cuenta las temporadas.

PROYECCIÓN DEL FLUJO DE CAJA Definición de conceptos de pagos en el negocio • Pagos a proveedores de compra materia prima, mercancías, insumos y servicios para el proceso de fabricación / servucción • Pagos de personal de producción / servucción / prestación del servicio / ventas / administración • Honorarios profesionales • Pagos arrendamientos • Pagos de administración y servicios públicos de oficinas

• Pago de impuestos nacionales y distritales • Compra de activos • Atención del servicio de deuda (capital e intereses sobre obligaciones)

• Pago de dividendos / reparto de utilidades •…

Refleje las condiciones de su negocio Ejemplo:

Suponga que para vender 10 millones de pesos se requieren 2 millones en materia prima, que se compra de la siguiente forma: • • • •

El Al Al Al

10% 30% 40% 20%

se paga de contado. el proveedor otorga un plazo de 30 días. el proveedor otorga un plazo de 60 días. el proveedor otorga un plazo de 90 días.

Los gastos de ventas son por comisiones del 7%. Los egresos operativos por concepto de ventas se registran de la siguiente forma:

Refleje las condiciones de su negocio

Concepto

Mes 1

Mes 2

Mes 3

Mes 4

Mes 5

Egresos operativos Materia prima contado

200.000

Materia prima 30 días

200.000

200.000

200.000

200.000

600.000

600.000

600.000

600.000

800.000

800.000

800.000

400.000

400.000

70.000

70.000

Materia prima 60 días Materia prima 90 días Gastos de venta

70.000

70.000

70.000

Refleje las condiciones de su negocio

Compras Materia prima, en empresas manufactureras. Mercancía e inventarios, en empresas comerciales.

Costo de la mano de obra Como egreso en el flujo. Lo que realmente se paga dentro del período.

Refleje las condiciones de su negocio

Gastos de administración y de ventas Se deben considerar los que se pagan dentro del período como gastos de personal, honorarios, impuestos, servicios, etc.

Recordar: la depreciación y las amortizaciones de gastos diferidos no son salidas de efectivo.

EN CUANTO A LAS INVERSIONES EN ACTIVOS

… Reflexione … ¿Realmente se necesita el activo? ¿Necesita comprar o se puede arrendar?

¿Es necesario comprar ahora? ¿Es ese el activo que conviene comprar?

LOS COMPROMISOS FINANCIEROS

Constituyen una salida de efectivo. Se debe identificar el momento del pago, de acuerdo con los compromisos y con la tabla de amortización de créditos. En el flujo de caja deben considerarse todos los pagos, ya sean abonos a capital o pagos de intereses

PROYECCIÓN DEL FLUJO DE CAJA

Observe y analice los resultados

FRENTE A LOS SALDOS FINALES POSITIVOS •

Aprovechar los posibles descuentos de los proveedores por pagos de contado.

 Realizar inversiones de corto plazo.

•

 Cubrir las obligaciones de largo plazo.

Costo de oportunidad.

FRENTE A LOS SALDO FINALES NEGATIVOS  Negociar un plazo para pagar a los proveedores. •

•

Planear promociones y descuentos que permitan lograr un mayor recaudo por ventas de contado. 

Realizar compras conjuntas (cadenas productivas).

Controlar el inventario.

 Acudir al factoring.

•

Recurrir al leasing (arrendar en vez de comprar).

AL ELABORAR LA PROYECCIÓN ¿Qué hacer? 

Confirmar que las proyecciones sean creíbles.



Basar las proyecciones en hechos, no en conjeturas.



Tener en cuenta posibles imprevistos.

¿Qué no hacer? •

Proyecciones sin mostrar acciones específicas a realizar para obtener determinados resultados.

•

Ignorar los factores económicos.

PROYECCIÓN DEL FLUJO DE CAJA

Ajuste sus proyecciones

Considere otros escenarios

EJERCICIO PRÁCTICO

REFLEXIÓN ¿Cómo se sintieron en el desarrollo del ejercicio? ¿Qué les aportó? ¿Fue útil? ¿Qué opinan en este momento sobre la herramienta del flujo de caja? A partir de ahora, ¿van a administrar de mejor manera el flujo de dinero en sus empresas? El flujo de caja es una herramienta práctica, sencilla de manejar y de mucha utilidad para hacer una mejor gestión de la empresa.

PLAN DE ACCIÓN A SEGUIR Una vez ha trabajado en aspectos relacionados con el desarrollo de las habilidades empresariales… …continúe tomando los servicios para el crecimiento de empresas en edad temprana del Programa “Región Empresaria”: - Cómo desarrollar las habilidades empresariales - Cómo Hacer de la Contabilidad una Herramienta Gerencial - Cómo Vender Más - Cómo Participar con Éxito en Ferias y Ruedas de Negocios - Cómo Conseguir Recursos de Financiamiento - Rueda de Soluciones Financieras - Encuentro Empresarial: Cara a Cara Empresarial - Encuentro Empresarial: Diálogos Empresariales

EVALUACIÓN DEL SERVICIO