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PROCEDIMIENTO COMPRAS DE BIENES O SERVICIOS MENORES A 3 UTM CÓDIGO: PAP-037-007 UNIDAD: Unidad de Adquisiciones

COMPRAS DE BIENES O SERVICIOS MENORES A 3 UTM

Firma

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Revisado por: Loreto Marcoleta Hevia

Aprobado por: Marcelo Tello Moreno

Cargo: Jefe Sección Compras

Cargo: Jefe Unidad de Adquisiciones

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1. OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo del procedimiento es dar a conocer las actividades a seguir para realizar las compras necesarias de bienes o servicios menores a 3 UTM. Dichas compras son un mecanismo establecido en la Ley 19.886 de Compra Públicas, Art. 53 letra a), sobre exclusión del sistema. El procedimiento se aplica en la Unidad de Adquisiciones y se inicia con la recepción del requerimiento de compra por parte del comprador de la Sección Compras hasta el envío de la orden de compra interna a la Sección Activación y Seguimiento de Procesos. 2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Para el presente procedimiento se entenderá como requerimiento de compra a la solicitud de compra enviada en Peoplesoft por el centro de costo con las especificaciones de los productos y/o servicios que requiere.

Por otra parte, en relación a la Orden de Compra Interna, ésta puede ser tanto de bienes como de servicios; para todos los casos se conocerá como PO. 2.1 Recepción y análisis del requerimiento de compra

El Comprador recibe vía electrónica desde Peoplesoft el requerimiento de compra, verifica que la documentación recibida se encuentre asignada en Peoplesoft y revisa el requerimiento de compra con la documentación que ésta pueda traer adjunta. La solicitud de compra puede llegar de dos formas:

a) Solicitud de compra acompañada de factura o cotización (ver punto 2.5) b) Solicitud de compra sin cotizaciones adjuntas COPIA NO CONTROLADA CUANDO SE ENCUENTRE IMPRESA

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2.2 Revisión y elaboración de cotización

Si no trae cotizaciones adjuntas, el Jefe de Sección Compras indica al comprador que debe cotizar, como mínimo 3 veces, seleccionando la de menor precio y comprando directamente a través del portal, sin licitar, de acuerdo al punto 2.3. En caso de existir diferencias en los bienes cotizados o que el monto de la compra supere el presupuesto, el comprador solicita mediante correo electrónico la aceptación de la alternativa ofrecida en la cotización o el V°B° por el aumento presupuestario (sin sobrepasar las 3 UTM) al Jefe Administrativo del centro de costo involucrado para proceder con la compra. Si este último no autoriza, el comprador realiza una nueva cotización, actividad que se repite hasta lograr la conformidad del Jefe Administrativo del centro de costo o hasta que la solicitud de compra sea anulada y comprado el producto por otro medio. 2.3 Generación de la orden de compra del portal

El Comprador genera la orden de compra completando toda la información requerida por el portal. En el caso que el proveedor no se encuentre inscrito en ChileCompra procede de acuerdo al punto 2.5 de este procedimiento. Después de generar la orden de compra, el Comprador la entrega al Supervisor con el respectivo requerimiento de compra y los posibles documentos de respaldo del usuario que aceptan cambios en productos, cantidades y/o incrementos de gasto y la registra en Peoplesoft.

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2.4 Revisión, autorización y envío de orden de compra al proveedor

El Supervisor revisa y compara el detalle del requerimiento de compra v/s lo ingresado en la orden de compra del portal, verificando la existencia y contenidos de la documentación. Si la emisión de la orden de compra realizada por el Comprador es conforme, el Supervisor autoriza y envía la orden de compra al proveedor en el portal y devuelve físicamente la documentación al Comprador. Asimismo el Supervisor registra la fecha de envió al proveedor en Peoplesoft. Si presenta alguna falencia y/o error, el Supervisor devuelve físicamente al Comprador la orden de compra con la documentación enviada e indica por escrito los errores a corregir. La actividad se repite hasta lograr su conformidad. 2.5 Generación de orden de compra interna

a) En el caso de la solicitud de compra con factura o cotización, el Jefe de Sección Compras la asigna a la Secretaria de la Unidad o al Administrativo Encargado de Recepción, para confeccionar la orden de compra interna en Peoplesoft.

Si el proveedor no existe en Peoplesoft, el Comprador solicita al Jefe de Sección Compras su creación, entregándole la Orden de Compra del portal. La Secretaria de la Unidad o el Administrativo Encargado de Recepción registra la orden de compra interna en el Sistema de Adquisiciones y físicamente la entrega junto con su documentación de respaldo al Jefe de Sección Compras para posterior revisión y aprobación.

b) En el caso de la solicitud de compra con cotizaciones, el Comprador recibe físicamente la(s) orden(es) de compra del portal con la documentación de respaldo por parte del Supervisor y se contacta telefónicamente y/o por correo electrónico con el COPIA NO CONTROLADA CUANDO SE ENCUENTRE IMPRESA

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proveedor para informar envío de la orden de compra y acordar fecha de despacho de los productos, cuando corresponda. Una vez aceptada la orden de compra por el proveedor en el Portal, el Comprador debe generar la orden de compra interna en Peoplesoft e imprimir tres copias (Adquisiciones, Almacén y Contabilidad). Si el proveedor no existe en Peoplesoft, el Comprador solicita al Jefe de Sección Compras su creación, entregándole la Orden de Compra del portal.

El Comprador registra la orden de compra interna en el Sistema de Adquisiciones y la entrega físicamente con su documentación de respaldo al Jefe de Sección Compras para su revisión y aprobación. 2.6 Revisión y aprobación de orden de compra interna

El Jefe de Sección Compras revisa la orden de compra interna v/s la orden de compra del portal y la documentación de respaldo, en caso de conformidad, firma la orden de compra interna y la entrega con su documentación al Jefe de la Unidad. En caso contrario, el Jefe de Sección Compras la devuelve al Comprador para que la corrija o adjunte los documentos de respaldo faltantes. De requerir corrección, el Comprador modifica la orden de compra interna en Peoplesoft; en caso de que no pueda realizar la modificación, solicita al Jefe de Sección Compras que la deje en estado anulado en Peoplesoft estampando en ella el timbre de “Inutilizada”, para luego generar una nueva orden de compra interna. La actividad se repite hasta lograr su conformidad. La orden de compra y/o servicio interna cancelada (nula) se anexa a la nueva orden de compra interna generada.

Posteriormente, el Jefe de la Unidad revisa y aprueba la orden de compra interna mediante firma y la entrega con la documentación de respaldo al Administrativo COPIA NO CONTROLADA CUANDO SE ENCUENTRE IMPRESA

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Encargado de Recepción. En caso de no estar conforme se devuelve al Jefe de Sección Compras. La actividad se repite hasta lograr su conformidad. 2.7 Envío de órdenes de compra a Sección Activación y Seguimiento de Procesos

El Administrativo Encargado de Recepción recibe la orden de compra interna y el cuadro comparativo de Adquisiciones acompañado de la solicitud de compra, cotización, factura, orden de compra portal (si no tiene factura), certificado de habilidad de cada proveedor, otra documentación de respaldo y orden de compra y/o servicio interna cancelada (nula), si existe. El Cuadro comparativo de Adquisiciones, con toda la documentación adjunta, lo guarda en el Archivador “Cuadros comparativos”. Luego, registra la fecha de entrada de la orden de compra interna en la Carpeta “Órdenes de Compra y/o Servicio ” y entrega las órdenes de compra del portal e interna (copias para Almacén, Contabilidad y Adquisiciones) al Jefe de la Sección Activación y Seguimiento de Procesos.

En el caso que se anexe una orden de compra y/o servicio interna cancelada (nula) el Administrativo Encargado de Recepción debe efectuar el registro de la fecha de entrada a la Sección de Activación y Seguimiento de Procesos en la carpeta “Ordenes de compras y/o servicios ”, indicando además el estado “Inutilizada” de dicha orden, luego entrega la orden de compra interna y/o servicio cancelada (nula) (copias para Almacén, Contabilidad y Adquisiciones) al Jefe de la Sección Activación y Seguimiento de Procesos quien la deriva al Administrativo Encargado de Recepción y Entrega de Bienes para su custodia en el archivador “Ordenes Compras y/o Servicios nula ”. Nota: El procedimiento para la recepción y entrega del producto se realiza según Procedimiento PAP-037-011, “Recepción y entrega del producto”.

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3. CONTROL DE REGISTROS

Identificación del registro

Almacenamiento

Protección Recuperación

Retención y disposición

Solicitud de Compra con documento de respaldo.

Administrativo Registro físico: Encargado, En archivador de “Órdenes según orden Orden de Acceso de Compra Pagadas ” Compra Interna disponible, en correlativo de Ubicados en estantería de la Orden de (PO) archivador la Oficina de Sección Compra del Activación y Seguimiento de Portal Orden de Procesos. Compra del Portal Mercado Público

Registro incorporado en el Sistema de Adquisiciones

Órdenes de Compra internas canceladas (nulas)

Registro electrónico: En Servidor Maule.usach.cl ubicado en las dependencias de Segic–Usach.

Acceso restringido, clave de usuario

Registro físico: Archivador “Órdenes de Acceso Compra Cancelada ” disponible en estantería de la Jefa de la Sección Compras

2 años, luego almacenar en oficina de archivos

En Sistema de Adquisiciones mediante Usuarios habilitados por Permanente la Jefe de Sección Compras

Jefa de la Sección Compras

2 años, luego almacenar en oficina de archivos.

4. GLOSARIO a) Solicitud de Compra Solicitud de compra de bienes o servicios realizada por el Centro de Costo, donde se detalla especificaciones técnicas, cantidad, valor estimado, imputación presupuestaria,

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autorización del gasto mediante firma del Responsable del Centro de Costo y Encargado de Presupuesto. b) Orden de compra del portal Documento mediante el cual se formaliza la adquisición con el proveedor cuya oferta ha sido aceptada y adjudicada a través del Portal Mercado Público. c) Orden de compra interna Documento que formaliza la compra entre la Universidad y el Proveedor adjudicado en el sistema informático corporativo, donde se detallan antecedentes del Proveedor, detalles de bienes o servicios, cantidad, precio unitario y total, plazo de entrega, autorización de la Orden mediante firma del Jefe de la Unidad de Adquisiciones, Jefe Sección Compras y quien la elabora (Comprador, Secretaria o Administrativo Encargado de Recepción).

5. MATERIALES, EQUIPOS Y/O SOFTWARE -

Sistema de Adquisiciones

-

Acceso a Internet

-

Acceso a Plataforma Mercado Público

-

Sistema Peoplesoft

6. DOCUMENTOS REGLAMENTARIOS -

Ley Nº 19.886 de Compras Públicas y su Reglamento.

-

Clasificador presupuestario.

7.

TABLA DE ACTUALIZACIONES COPIA NO CONTROLADA CUANDO SE ENCUENTRE IMPRESA

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Resumen del cambio

Pág. Modificada

Para cada uno de los puntos donde se mencione “Departamento”, se reemplaza por Todas las “Unidad”, esto en referencia al Departamento de Adquisiciones, “Jefe del páginas departamento” o “secretaria del departamento”. Todas las Donde se indica “nota de compra” se reemplaza por “solicitud de compra” páginas Todas las Donde se indica “nula o inutilizada” se reemplaza por “cancelada (nula)” páginas Donde se indica “Sistema de Adquisiciones” se reemplaza por “Peoplesoft”, excepto Todas las en el punto 2, párrafo 2 de la parte a), en punto 2 párrafo 3 de la parte b), en el punto páginas 3 y en el punto 5. En el punto 2, párrafo 2 se reemplaza el texto “si es de bienes, se denomina Orden de Compra y si es de servicios, Orden de Servicio. Independiente de ello, para los 2 procesos de compras el tratamiento para ambas es el mismo.” Por “Para todos los casos se conocerá como PO.” 2

En el punto 2.1 se sustituye “físicamente del Jefe de Sección Compras” por “vía correo electrónico desde Peoplesoft”

7

En el punto 3, se modifica la tabla Control de Registros en forma y fondo para lograr un mayor entendimiento del proceso.

8

En el punto 5, se sustituye “Sistema de Control Presupuestario” por “Sistema Peoplesoft”

8

En el punto 5, se elimina “”Sistema de Adquisiciones””

8. ANEXOS -

No aplica.

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