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Medellín, 09 de mayo de 2013

Doctor DAIRO DE JESUS RODRIGUEZ BONILLA Representante Legal E TRAINING S.A.S. [email protected] Bogotá

REFERENCIA: Asunto: CONCEPTO INFORME TRIMESTRAL Convenio No.00427 de 2012 Conviniente: E TRAINING S.A.S. Líneas Programáticas: Desarrollo e implementación de tecnologías. Vector: Gestión tecnológica, innovación y emprendimiento para la competitividad. Objeto: Es la implementación y desarrollo del proyecto aprobado en el Programa de Innovación y Desarrollo Tecnológico Productivo, el cual debe generar resultados que impacten la productividad y competitividad de los sectores objeto de esta convocatoria. Respetado doctor Rodriguez: Hemos recibido los informes de avance técnico y financiero correspondiente al trimestre ENERO - MARZO del convenio del asunto, con corte a 31 de marzo de 2013, radicados en el SENA con el consecutivo 1-2013-007188 el 17 de abril de 20131 y enviados por el conviniente a la interventoría radicados con el consecutivo No. SI_1704_615 del 17 de abril de 2013. Al respecto la interventoría manifiesta lo siguiente: 1. Informe de Avance Técnico E-TRAINING reporta las siguientes actividades y productos terminados: •

1

El producto final PF-01 Documento de vigilancia tecnológica para profundizar en el conocimiento de software de Gestión de proyectos, junto a las actividades relacionadas al mismo. El documento mencionado es una investigación que realizo el conviniente para tener una referencia en cuanto a la creación de un software de gestión de proyectos, puntos a favor y en contra de un software creado a la medida versus las aplicaciones que están en el mercado laboral en

Remitidos por el SENA a la Interventoría y radicados bajo el consecutivo No. SI_2304_661 del 23 de abril de 2013.

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cuanto a la gestión de proyectos. Dicho documento es base para el desarrollo del software para la gestión de proyectos educativos, ya que de esta investigación se puede escoger la mejor opción para el desarrollo respectivo. Además se entregó un documento comparativo de las aplicaciones ya existentes en el mercado explicando sus características detalladas. El documento cumple con lo establecido en el proyecto aprobado. •

El producto final PF-02 Diagnóstico interno de los procesos de la empresa como parte del insumo de identificación de necesidades para el desarrollo del software de Gestión de Proyectos de E-Training, junto a las actividades relacionadas al mismo. El producto obtenido consta de dos documentos, el primero de ellos describe el diagnostico interno de los procesos actualmente utilizados en la compañía para la gestión de proyectos, dentro de dicho diagnostico se muestra la matriz DOFA de cada proceso, junto a su diagrama de bloques PEPSU, diagrama de flujo, diagrama de relación de actividades y diagrama de contexto; el segundo documento es la propuesta de mejora de los procesos previamente mencionados en el anterior documento. Los documentos cumplen con lo establecido en el proyecto aprobado.

•

El producto intermedio PF08-PI01 Presentar ante el Comité Operativo y solicitar al SENA la aprobación de la Ficha del Plan de Transferencia al SENA, junto a las actividades relacionadas al mismo.

Y el avance de las siguientes actividades: CÓDIGO PROD.

NOMBRE Y DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO

PF03

Documento de requisitos funcionales y no funcionales para el desarrollo del Software de Gestión de Proyecto

PF04

Documento de Arquitectura del aplicativo, para presentar las diferentes vistas del sistema, lineamientos desarrollo de la aplicación en cuanto estándares, mecanismos y estilo de programación.

CÓDIGO DE LA ACTIVIDAD

NOMBRE DE LA ACTIVIDAD

% EJECUT ADO

PF03-Act1

Elaboración del documento de requerimientos funcionales y no funcionales necesarios para el desarrollo del software de Gestión de Proyectos de E-Training teniendo en cuenta descripciones gráficas y el lenguaje natural de los requerimientos del software, construcción del prototipo para la especificación ejecutable.

40%

PF04-Act1

Elaboración de la Arquitectura del aplicativo, definición de los casos de uso para cubrir funciones del sistema, consideraciones de implementación tecnológica, transformación las entidades definidas en el análisis de requisitos en clases de diseño para la obtención de un modelo cercano a la programación orientada a objetos para presentar las diferentes vistas del sistema.

30%

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El convenio lleva un avance del 34% de ejecución a la fecha del corte, correspondiente a los productos terminados PF01, PF02 y PF08-PI01; y a los que se encuentran en ejecución PF03 y PF04 tal como se detalla en el siguiente cuadro:

DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO

PESO PORCENTUAL SOBRE EL PROYECTO

PORCENTAJE EJECUTADO

PORCENTAJE TOTAL

PF01

Documento de vigilancia tecnológica para profundizar en el conocimiento de software de Gestión de proyectos

3%

100%

3%

PF01- A01

Ejercicios para la elaboración del documento en 4 ejes de actividades Tecnológico: tecnologías disponibles o que acaban de aparecer, Competitivo: competidores actuales y potenciales, Comercial: datos referentes a productosmercados de clientes y proveedores, Legislativo: reglamentaciones, normas.

100%

100%

100%

PF02

Diagnóstico interno de los procesos de la empresa como parte del insumo de identificación de necesidades para el desarrollo del software de Gestión de Proyectos de E-Training

20%

100%

20%

PF02-A01

Elaboración del diagnóstico interno de proceso como parte del insumo para la identificación de necesidades para el desarrollo del software de Gestión de Proyectos de E-Training, teniendo en cuenta requisitos funcionales secciones, diseño, servicios y estructura.

50%

100%

50%

PF02- A02

Rediseño de los procesos que ejecuta el grupo de proyectos de educación en la compañía según las buenas prácticas propuestas por el PMBOK edición 4.

50%

100%

50%

PF-03

Documento de requisitos funcionales y no funcionales para el desarrollo del Software de Gestión de Proyecto

15%

40%

6%

CÓDIGO

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DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO

PESO PORCENTUAL SOBRE EL PROYECTO

PF03- A01

Elaboración del documento de requerimientos funcionales y no funcionales necesarios para el desarrollo del software de Gestión de Proyectos de ETraining teniendo en cuenta descripciones gráficas y el lenguaje natural de los requerimientos del software, construcción del prototipo para la especificación ejecutable.

100%

40%

40%

PF-04

Documento de Arquitectura del aplicativo, para presentar las diferentes vistas del sistema, lineamientos desarrollo de la aplicación en cuanto estándares, mecanismos y estilo de programación.

15%

30%

5%

PF04- A01

Elaboración de la Arquitectura del aplicativo, definición de los casos de uso para cubrir funciones del sistema, consideraciones de implementación tecnológica, transformación las entidades definidas en el análisis de requisitos en clases de diseño para la obtención de un modelo cercano a la programación orientada a objetos para presentar las diferentes vistas del sistema.

100%

30%

30%

PF-05

Software de Gestión de Proyectos de ETraining

36%

0%

0%

PF05- A01

Construcción del aplicativo del software de Gestión de Proyectos de E-Training versión inicial

80%

0%

0%

PF05-A02

Aplicativo del software de Gestión de Proyectos de E-Training versión ajustada para funcionamiento de prueba

20%

0%

0%

PF-06

Informe de pruebas funcionales y de desempeño del software de Gestión de Proyectos de E-Training

3%

0%

0%

PF-06- A01

Prueba funcional y de desempeño del software de Gestión de Proyectos de ETraining

80%

0%

0%

PORCENTAJE EJECUTADO

PORCENTAJE TOTAL

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PESO PORCENTUAL SOBRE EL PROYECTO

PORCENTAJE EJECUTADO

PORCENTAJE TOTAL

PF-06- A02

Elaboración del informe de pruebas funcionales y de desempeño del software de Gestión de Proyectos de E-Training

20%

0%

0%

PF-07

Manual de usuario final y de administrador del sistema

3%

0%

0%

PF-07- A01

Elaboración del manual de usuario final y de administrador del sistema del software de Gestión de Proyectos de E-Training

80%

0%

0%

PF-07- A02

Ajustes y aprobación del manual de usuario final y de administrador del sistema del software de Gestión de Proyectos de ETraining

20%

0%

0%

PF-08

Plan de Transferencias al SENA y al Sector

5%

10%

1%

PF01-PI01

Documento de aprobación del Plan de Transferencias al SENA y al Sector

10%

100%

10%

PF01-PI01

Ejecución del Plan de Transferencias al SENA y al Sector

90%

0%

0%

Total Proyecto

34%

A excepción del Plan de Transferencia al SENA y al Sector, la ejecución de los anteriores productos y actividades se desarrolla según lo descrito en el cronograma del proyecto. E TRAINING S.A.S. radicó ante el SENA el 26 de febrero de 2013 el plan de transferencia y entregó información adicional requerida el 11 de marzo no obstante a la fecha de emisión de este concepto la entidad no se ha pronunciado al respecto. Según el cronograma del proyecto el conviniente esperaba que el Plan fuera aprobado el 11 de marzo de 2013. 2. Informe de Avance en la Ejecución Financiera De acuerdo con el informe de ejecución financiera E TRAINING S.A.S. presenta la siguiente ejecución de recursos:

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RECURSOS

VALOR APROBADO

VALOR EJECUTADO

% DE EJECUCIÓN

Cofinanciación

81.500.000

14.320.000

18%

Contrapartida en efectivo Contrapartida en especie Total Contrapartida

69.250.000 37.250.000 106.500.000

10.500.000 9.470.000 19.970.000

15% 25% 15%

Total General

188.000.000

34.290.000

18%

Producto de la visita de Interventoría realizada el 22 de abril de 2013, las siguientes precisiones: Se indicó al conviniente que sólo se reconocerán los pagos relacionados con los cambios de personal de que trata el concepto de modificación 1-030 del 14 de marzo de 2013, a partir del 22/03/2013 fecha de recibo del pronunciamiento del SENA al respecto. Por lo tanto no se reconocen los valores asociados a Giovanny Ortiz antes de la fecha mencionada por valor de $1.700.000 registrados en la contrapartida especie. En relación con el pago realizado por valor de $850.000 a Giovanny Ortiz, por error, con los recursos de cofinanciación (la partida aprobada en presupuesto es en especie), se evidenció que la compañía reintegro los recursos a la cuenta del convenio el 27 de marzo. Al respecto se indicó al conviniente que deben tasarse los rendimientos financieros del tiempo transcurrido entre al pago y la fecha de reintegro. Remitir a la interventoría el cálculo realizado a más tardar 5 días hábiles después de la notificación de la tasa por parte de la entidad financiera. Tener en cuenta dichos rendimientos para consignarlos al SENA junto con los rendimientos financieros del segundo semestre del año.

Frente al pago realizado a Jenny Arenas Méndez por valor de $1.000.000, teniendo en cuenta que la profesional no fue vinculada2 al proyecto; toda vez que fue reemplazada por Yudy Natalia Ladino Camargo según aprobación del SENA a partir del 22 de Marzo de 2013; por lo tanto, se indicó al conviniente que debe reintegrar inmediatamente (a más tardar el viernes 27 de abril) los recursos a la cuenta del convenio y tasar los rendimientos financieros correspondientes, enviar a la interventoría los resultados del cálculo (Remitir a la interventoría el cálculo realizado a más tardar 5 días hábiles después de la notificación de la tasa por parte de la entidad financiera) y consignarlos al SENA junto con los rendimientos del segundo trimestre del año 2013.

2

No se evidenció contrato de Prestación de Servicios celebrado con Jenny Arenas Méndez.

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Otras observaciones y el análisis exhaustivo de los soportes entregados por el Conviniente, será consignado en el informe de visita.

De acuerdo con la tabla anterior, la ejecución de recursos aportados por el SENA y ejecutados por E TRAINING S.A.S. es de $14.320.000, correspondiente al 18%. La ejecución reportada por el conviniente se enmarca dentro de los rubros aprobados en el proyecto, en las siguientes cuantías: APORTE SENA VALOR APROBADO

VALOR EJECUTADO SEGÚN INFORME TRIMESTRAL

% PORCENTAJE DE EJECUCIÓN

Administración del proyecto

9.400.000

2.820.000

30%

Honorarios de personal Investig y Téc - Nal /internal

69.250.000

11.500.000

17%

Plan de Transferencia al SENA

2.850.000

-

0%

81.500.000

14.320.000

18%

RUBRO

TOTAL

3

En cuanto a la ejecución de recursos de contrapartida en efectivo E TRAINING S.A.S. reporta una ejecución de 15% por valor de $10.500.000, correspondiente a los rubros: CONTRAPARTIDA EFECTIVO RUBRO

Honorarios de personal Investig y Téc Nal /internal TOTAL

VALOR APROBADO

VALOR EJECUTADO SEGÚN INFORME TRIMESTRAL

% PORCENTAJE DE EJECUCIÓN

69.250.000

10.500.000

15%

69.250.000

10.500.000

15%

Con respecto a los recursos de contrapartida en especie el Conviniente reporta una ejecución de 22% por valor de $9.470.000 con cargo a los siguientes rubros:

3

No es reconocido por la interventoría el pago por $1.000.000 realizado a Jenny Arenas Méndez ya que si bien dicha profesional se encuentra registrada en el proyecto aprobado, ésta no fue vinculada a las actividades del convenio.

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RUBRO

CONTRAPARTIDA ESPECIE VALOR % VALOR EJECUTADO PORCENTAJE APROBADO SEGÚN INFORME DE EJECUCIÓN TRIMESTRAL

Administración del proyecto

9.400.000

2.820.000

30%

Adquisición de equipos necesarios para el desarrollo del proyecto

15.000.000

4.500.000

30%

Conexión a redes telemáticas, Hosting, Servidores

1.500.000

450.000

30% 4

Costo personal especializado vinculado a la entidad

8.500.000

1.700.000

20%

Plan de Transferencia al SENA

2.850.000

-

0%

TOTAL

37.250.000

9.470.000

25%

3. Concepto

En relación con las actividades presentadas en el Informe de Ejecución Técnica, la Interventoría considera que a excepción del Plan de Transferencia el proyecto se desarrolla según lo establecido en el formato de planeación técnica.

Con respecto a la ejecución financiera, los pagos relacionados corresponden a rubros aprobados para el proyecto vigente, de acuerdo con lo establecido en el formato de planeación financiera. Sin embargo, no son reconocidos por la interventoría los pagos realizados por valor de $1.700.000 a Giovanny Ortiz en razón a que remunera actividades efectuadas antes de la aprobación de modificación tramitada ante el SENA, y por valor de $1.000.000 a Jenny Arenas Méndez ya que el conviniente no celebró contrato con dicha profesional para el desarrollo de actividades del convenio.

Este concepto no constituye aceptación o aprobación de la ejecución técnica ni financiera del proyecto o del cumplimiento de las demás obligaciones contractuales. La información detallada en los documentos presentados será verificada en cualquier momento por parte de la Interventoría.

4

Valor no reconocido ya que corresponde a la ejecución de actividades del Ingeniero Giovanny Ortiz antes del 22/03/2013 fecha de recibo del pronunciamiento del SENA respecto a la solicitud de modificación realizada por el conviniente y conceptuada por la Interventoría bajo el documento 1-030 del 14 de marzo de 2013.

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El porcentaje de la ejecución Técnica, Financiera y el cumplimiento de las obligaciones convenidas, se definirán en el concepto de liquidación del convenio de cooperación No. 00427 de 2012.

Cordialmente,

______________________________________ Ing. JONATHAN BALCAZAR HERNANDEZ Interventoría Convenios Sena Universidad de Antioquia

______________________________ LUZ ANGÉLICA ARANGO PORRAS Interventoría Convenios Sena Universidad de Antioquia

Nota. Soportes técnicos y financieros en la ruta: https://drive.google.com/folderview?id=0B3Jt8o2SecoUVTAyZ0pHX3daXzA&usp=sharing&tid=0B3Jt8o2SecoUYVg0dXo3UldLdzA

C.C. Dr. Carlos Eusebio Lugo Silva, Coordinador Grupo de Investigación, Desarrollo Tecnológico e Innovación Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Bogotá. Proyectó: LAAP/JBH Revisó: JCOB/EMZR Vo.Bo. MEFB