Consolidado de preguntas frecuentes Circular 16 (Respuestas consensuadas con la Dirección de Presupuestos)

1. Gastos de publicidad, difusión y suscripciones 1.1.-Para el dato “Total presupuesto gasto en publicidad, difusión y suscripción” ¿se debe considerar el prorrateo inicial realizado para todo el año por el Servicio, incluir las modificaciones presupuestarias o se trata de presupuesto trimestral? R: Se debe reportar el total del presupuesto asignado para el año para el ítem Gasto en Publicidad, difusión y suscripciones, más las modificaciones presupuestarias. 1.2.-¿Para el dato “Total ejecutado” se deben considerar sólo los gastos del trimestre, sin acumular? R: Se deben registrar sólo los gastos del trimestre. 1.3.-¿La columna “Explicación” debe completarse en caso positivo, negativo o en ambos? R: Se debe responder en caso de respuesta positiva en alguna de las dos preguntas de la planilla. 1.4.- ¿Se deben detallar todos los gastos del trimestre o puede establecerse un monto mínimo a considerar? R: La información considera el detalle de todos los gastos del trimestre. 1.5.-¿Para el detalle de los montos se utiliza devengados o pagados? R: Se deben utilizar los montos devengados. 1.6.- Los montos asociados a publicaciones en el Diario Oficial que son de carácter obligatorio por Ley, se deben incorporar en los gastos en publicidad que se requiere reportar. En términos contables se asocia al ítem, pero en términos operacionales no son gastos en publicidad propiamente tal. ¿Se deben detallar todas las publicaciones realizadas en el Diario Oficial?(Consulta DGOP MOP) R: Se deben detallar todas las publicaciones realizadas en el Diario Oficial. 1.7.-Aclarar si en Gastos de Publicidad se deben informar todos los llamados a Licitación Pública que se realizan en diarios a nivel Nacional y Diario Oficial, como también publicaciones de Decretos en Diario Oficial. (MOP) R: La información debe considerar la totalidad de los Gastos de Publicidad.

1.8.- En cuanto a las suscripciones, ¿se debe informar cada transacción realizada en el trimestre o en términos agregados? (MOP) R: Se debe informar cada transacción realizada en el trimestre.

2. Gastos de representación 2.1.-¿Se deben detallar todos los gastos del trimestre o puede establecerse un monto mínimo a considerar? R: Se deben detallar todos los gastos del trimestre. 2.2.-¿Para el dato “Total gasto de representación presupuesto” se debe considerar el prorrateo inicial realizado, para todo el año por el Servicio, incluir las modificaciones presupuestarias o se trata de presupuesto trimestral? R:Se debe reportar el total del presupuesto asignado para el año para el ítem Gastos de Representación, más las modificaciones presupuestarias. 2.3.- ¿Para el detalle de los montos en pesos, se utiliza devengados o pagados? R: Se deben utilizar los montos devengados. 3. Uso y circulación de vehículos 3.1.-La columna “¿Se decidió dar de baja al 30 de Junio 2015?” quiere decir si en el trimestre se decidió la baja del vehículo? R: Si, y además indicar las bajas efectivas realizadas en el trimestre, dentro del plazo de 60 días. 3.2.- ¿Se deberán revisar las bitácoras de todos los vehículos de la Institución, o se podrá tomar una muestra? R: la revisión de todas las Bitácoras de los vehículos es un control que le corresponde al encargado o responsable de la administración de los Vehículos del Servicio. La revisión del Auditor deberá basarse en su criterio profesional y podría realizarse sobre una muestra que le permita opinar sobre del cumplimiento de la Circular 16. 3.3.-Respecto de la revisión periódica de la bitácora, la fecha de la última revisión de la bitácora, la periodicidad de la revisión de la misma y la periodicidad de entrega del informe de uso de los vehículos institucionales a la autoridad. ¿Esta revisión se refiere a la realizada por el Encargado de la Unidad donde se administra el uso de los vehículos, o a una revisión que debería realizar la Unidad de Auditoría Interna. Lo anterior, dado que el Of Circular Nº16 punto 3.iv señala “Se encomendará las unidades de auditoría interna la revisión periódica de las bitácoras de los vehículos y la entrega de informes periódicos a la autoridad del servicio”

R: Los datos de la revisión periódica de la Bitácora, tales como la fecha, su periodicidad, se refieren al control que le corresponde realizar al encargado o responsable de la administración de los Vehículos del Servicio. La revisión periódica de la Unidad de Auditoría de las Bitácoras corresponde a la revisión a realizar sobre el control efectuado por el encargado o responsable, para verificar el cumplimiento de la Circular N°16. (Este reporte) 3.4.- ¿A qué se refiere la columna “Destinación”? R: Se refiere al destino o uso que se le da al vehículo, que debería establecerse mediante Resolución Exenta, de acuerdo al uso real que se le da al vehículo.

4. Comisiones de servicios 4.1.- ¿Los datos de la planilla Comisiones de Servicio y Pasajes Aéreos, se trata de Comisiones de Servicios sólo con pasajes aéreos o todas? R: Se trata sólo de las Comisiones de Servicio con compra de pasajes aéreos. 4.2.- ¿Se refiere sólo a las autoridades o a todo el personal? R: Se debe informar todo el personal 4.3.- ¿La ID solicitada corresponde a la ID de la Orden de Compra o de la licitación (en los casos que la adquisición se realizase por licitación)? R: Se debe registrar el ID de la forma de adquisición (Orden de Compra o Licitación) 4.4.- Se solicita especificar si corresponde: a un Viaje Programado, Emergente y No programado, ¿cuál es la diferencia entre “Emergente” y “No Programado? R: Programado, corresponde a una Comisión de Servicios con pasaje aéreo que es conocido con anticipación y se encuentra en una Programación de Comisiones de Servicios a realizar. No programado, es una Comisión de Servicios con pasaje aéreo que es conocido con anticipación, pero que no se encuentra dentro de la Programación de Comisiones de Servicios a realizar. Emergente, es una Comisión de Servicios urgente o imprevista, que no se encuentra programada.

5. a. Gastos fijados en glosas – horas extraordinarias 5a.1.-En la columna ¿Se controla que sean necesarias y su utilización efectiva?, las opciones de respuesta son absolutas y no permite responder en separado cada consulta. R: Basta con que una respuesta sea negativa y se debe indicar negativo.

5a.2.- En relación a las Horas Extraordinarias, se realiza la siguiente consulta “¿Cuántas horas extras se compensaron con descanso complementario?, allí se debe informar cuántas horas extraordinarias se realizaron con derecho a compensar, o el número de horas en que la compensación se hizo efectiva? R: Se debe indicar las horas compensadas que se otorgaron y autorizaron en forma efectiva. 5.a.3- El “Programa de Horas Extraordinarias”, se refiere a proyecciones respecto a la ejecución presupuestaria o a la Resolución de aprobación periódica de horas extras? R:Se refiere al programa de horas que distribuye o delimita el presupuesto disponible para horas extras. 5.b.- Gastos fijados en glosas - honorarios 5b.1.-¿A qué refiere el concepto “Monto máximo honorario mensual”? R: Corresponde a la remuneración mensual del Jefe Superior del Servicio que es referencia para el tope máximo del pago a Honorarios. 5.b.2.-La pregunta ¿Existen honorarios que excedan el máximo autorizado? ¿Se refiere al monto máximo mensual a pagar a cada prestador de servicios o a lo señalado en el instructivo del M. de Hacienda respecto de que no pueden exceder la remuneración bruta mensual del correspondiente Subsecretario o Jefe Superior del Servicio? R: Si, se refiere al máximo señalado en instructivo del Ministerio de Hacienda del mes de Marzo 2014. 5.b.3.- ¿Se deben informar los honorarios que se pagan con cargo a algunos Programas del Servicio, que no se pagan por el ítem 21? (22 o 24) R: Sólo se deben informar los gastos correspondientes al subtítulo 21. 6.a. Adquisiciones – tratos directos 6a.1.-¿Se deben detallar todos los TD del trimestre o puede establecerse un monto mínimo a considerar?, ¿Se pueden informar sólo los más relevantes? R: Se deben detallar todos los TD y se puede revisar una muestra de los mismos que permita formarse una opinión acerca del cumplimiento de la Ley de Compras y su reglamento. 6.b. Adquisiciones- Licitaciones 6.b.1.- Respecto al alcance de las litaciones, ¿qué se entiende por Licitaciones realizadas en el trimestre?

R: Corresponde a aquellos procesos que se encuentren en uno de los siguientes estados: publicada, cerrada, adjudicada o desierta. 7. Obligaciones Ley 20.730 7.1.-En la página de Gobierno Transparente del Servicio, existe un apartado llamado Ley de Lobby - Acceso Subsitio Lobby, donde se coloca toda la información referente a esta ley, por lo que la consulta es si hay que volver a repetir la información en la hoja N°7 de la planilla Formato_Reporte_Acciones_Aseguramiento Circular 16 R: La información a reportar en la planilla 7, corresponde a información respecto de la existencia de los registros obligatorios respecto a la Ley del Lobby, por lo que se debe contestar la planilla en relación a esos registros. 7.2.- ¿En las celdas “N° de Lobbistas” y “N° de Gestores de Intereses Particulares”, se completa con la cantidad de lobbistas o gestores de intereses con los que el sujeto pasivo ha tenido reuniones o audiencias (independiente del N° de reuniones que haya sostenido con un mismo lobbista o gestor de intereses se cuenta una vez)? R: Se debe indicar la cantidad de lobistas o gestores de intereses con los que el sujeto pasivo ha tenido reuniones y se cuenta una vez. 7.3- El llenado se refiere sólo a los sujetos pasivos permanentes establecidos en el artículo 3 de la norma (autoridades del servicio), ya que según su Reglamento Decreto 71, artículo 4° letra e) además se señala que también son sujetos pasivos los integrantes de los paneles de expertos, paneles técnicos y comisiones evaluadoras formadas en el marco de la Ley de Compras (sólo en lo que respecto al ejercicio de sus funciones y mientras integren esas comisiones) La consulta se fundamenta en que estos últimos son de naturaleza transitoria y no necesariamente tienen relación directa con lobistas y/o gestores de intereses particulares, viajes, reuniones y/o donativos que permitan completar la información requerida en la planilla. R: Deben registrarse también, aquellos sujetos pasivos temporales o transitorios, ya que quedan igualmente afectos a todas las obligaciones de la normativa, en cuanto al registro de sus reuniones, viajes y donativos. 7.4.- Si el Director del Servicio como sujeto pasivo de la Ley lobby debe ausentarse como Director, el reemplazante que quede en su puesto, deberá asumir las mismas obligaciones con las actividades del lobista y también sus obligaciones? R: Las obligaciones y funciones son en relación al cargo y no a la persona, por lo que el reemplazante pasa a tener las mismas obligaciones del sujeto pasivo titular.

8. Otros gastos 8.1.-La pregunta ¿Se revisaron los gastos?, es muy amplia. ¿Es posible especificar un poco más a qué se refieren con “Otros Gastos”? R: Se deberán revisar todos aquellos gastos que no tengan una justificación plena, relación directa o sean sustituibles en relación a la actividad prioritaria del Servicio, tales como gastos en teléfonos celulares, Notebooks, Internet Móvil, realización de eventos, reuniones y seminarios. 8.2.-Si la revisión de gastos que pudieren rebajarse se encuentra en proceso, y no arroja a la fecha de reporte resultados, cómo podemos informarlo? R:Se debe informar con un “No” y en la columna “Resultado de la revisión” señalar cuál es la revisión que se está realizando y en qué etapa se encuentra. 9. Medidas adicionales y Plan de acción 9.1.-¿Se trata de medidas para racionalizar gastos? R: Si. 9.2.-¿Cuál es la diferencia entre medidas adicionales y plan de acción (además del formato) y cuál es la oportunidad de envío? R: Las medidas adicionales, se refieren a otras medidas de racionalización o reducción de gastos que haya tomado el Servicio. Los Planes de Acción son las acciones concretas que el Servicio implementa para subsanar las situaciones observadas en los ítems o gastos en cada una de las planillas.