Construcción y Operación de Indicadores de Gestión en la Secretaría de la Función Pública 20 de mayo de 2008

Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos

Contenido A. Objetivo y alcance B. Conceptos y definiciones C. Método de operación

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A. Esquema de planeación y alineación de la Secretaría de la Función Pública

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Alineación de la Estrategia • Como parte del ejercicio de Planeación de la Secretaría, anualmente se llevan a cabo Sesiones de Planeación Estratégica, en las que se revisa y ajusta la estrategia de cada unidad administrativa. • Dichas sesiones, tienen la finalidad de alinear la estrategia individual con la estrategia colectiva de la Secretaría, para atender los requerimientos de la Sociedad Compromisos y estrategias gubernamentales Misión y Visión de la SFP Objetivo Estratégico

Objetivo Estratégico

Objetivo Estratégico

Estrategia UA

Estrategia UA

Estrategia UA

Procesos

Proyectos

Procesos

Proyectos

Procesos

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Proyectos

Ejemplo de alineación Ejemplo Objetivo - Mejorar mi salud Línea Estratégica 1 – Control de Peso Línea Estratégica 2 – Incremento de la actividad física Línea Estratégica 3 – Hábitos saludables Proceso 1.1 Controlar alimentación Indicador 1.1.1 Peso en Kg. Meta 1.1.1 75 Kg. Indicador 1.1.2 Calorías ingeridas Meta 1.1.2 1800 Calorías / día

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Beneficios de la alineación La alineación facilita a la Unidad Administrativa la visualización de la relación entre lo que desea conseguir (enfoque), sus acciones (implementación) y los resultados obtenidos. De esta forma puede establecerse el principio de causalidad para desarrollar una Planeación Estratégica efectiva. Beneficios obtenidos del ejercicio: • Despliegue de una estrategia congruente • Disposición para trabajar en equipo para obtener resultados • Visión compartida y un propósito común Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos

Esquema de alineación en la SFP

Misión

Objetivos

Visión

Compromisos Institucionales

Manual de Organización Reglamento Interior

Prioridades Estratégicas Programas Gubernamentales

Alineación

SECRETARÍA

SUBSECRETARIA / OFICIALÍA MAYOR

Ejecución

Evaluación

Objetivos Macroprocesos

DIRECCIÓN GENERAL / JEFATURA DE UNIDAD

Objetivos

Procesos Proyectos Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos

Generación de valor / Logro de resultados

Insumos

Indicadores Secretaría

Indicadores Subsecretaría

Indicadores Objetivo Indicadores procesos Indicadores proyectos

Estrategia de la Unidad Administrativa • Cada Unidad Administrativa define la estrategia que le permitirá contribuir al logro de los objetivos estratégicos. • Igualmente, define los indicadores que permitirán dar seguimiento al cumplimiento de dicha estrategia.

Objetivo

Define en forma clara y específica los resultados esperados por cada Unidad Administrativa

Procesos

Definen de que manera el valor agregado de nuestros procesos impacta en el logro de los resultados

Proyectos

Establecen los proyectos que mejorarán el desempeño de los procesos o incidirán en el logro del objetivo Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos

Indicadores estratégicos

Permiten dar seguimiento al logro de los resultados

Tablero de Indicadores El Tablero de Control Estratégico (TCE) permite dar seguimiento al avance de los procesos y proyectos por medio de indicadores con el fin de conseguir los resultados esperados.

Ventajas y Beneficios: • Identificar desviaciones con respecto a la meta original • Tomar decisiones e implementar acciones oportunas para la corrección del rumbo • Monitoreo efectivo de los inductores (factores críticos de éxito) para el logro de las metas • Comunicar las estrategias de forma concreta y traducidas en acciones a todas las Unidades Administrativas

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Construcción de Indicadores y establecimiento de Metas • Los indicadores establecen parámetros y patrones (variables) • Las acciones (procesos y proyectos) inciden en el comportamiento de los parámetros buscando su control • La meta define el valor cuantificable al que se debe llevar el parámetro (resultado)

• El logro de la meta del indicador (resultado - control del parámetro) debe evidenciar el logro del objetivo (operativo o estratégico) Procesos y Proyectos

Indicadores

Metas

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Logros

Tipo de Indicadores Los indicadores se clasificaron en dos tipos: Estratégicos: Miden el logro de los objetivos, impacto en el cumplimiento del objetivo de la Unidad. Operativos: Miden el desempeño de la unidad en términos de eficiencia como tiempos y volumen. Generalmente se asocian a los procesos y pueden clasificarse en indicadores de entrada, de gestión y de salida.

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Ejemplo: enfoque del tablero Ejemplo: Escudería Automovilismo • Los indicadores más detallados son llevados en los pits

• Los indicadores que lleva el dueño de la escudería son una consecuencia o concentrado de los indicadores detallados •Puntos endel el campeonato •Rendimiento Combustible •Carreras •Velocidad porGanadas vuelta •Patrocinios logrados •Presión de las llantas Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos

Universo de Indicadores El Tablero de Control Estratégico de la Secretaría de la Función Pública constituye el repositorio de todos los indicadores que la Dependencia necesita para proveer información tanto de manera interna a los responsables de las Unidades, como externa a las organizaciones gubernamentales y no gubernamentales, y a la sociedad en general. SPC

ABG

METAS PRESIDENCIALES PNCCTDA

METAS PRESUPUESTARIAS

PRIORIDADES ESTRATÉGICAS

MIDO

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B. Conceptos y definiciones Definiciones de algunos conceptos utilizados en el ejercicio de planeación y en el TCE

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Conceptos ¿Cual es la razón de ser, el motivo de la existencia de la SFP?

Misión

¿Hacia dónde se dirige la Secretaría con el cumplimiento de la misión?

Visión

¿Cuál es el resultado esperado por la Secretaría para el cumplimiento de la misión y visión? ¿Cuál es el resultado esperado por la Unidad para el cumplimiento de la estrategia? ¿Cuáles son las actividades que debe desempeñar la Unidad para lograr el objetivo? ¿Qué proyectos apoyan a mis procesos o directamente contribuyen al logro del objetivo?

Objetivo Estratégico

¿Cómo puedo establecer un parámetro para la medición del objetivo?

¿Qué compromiso cuantificable debo adquirir para el logro del objetivo?

Objetivos

Indicadores

Metas

Procesos

Indicadores

Metas

Proyectos

Indicadores

Metas

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Definición del Objetivo El objetivo define en forma clara y específica los resultados esperados por cada Unidad Administrativa Características del objetivo: •Alineados – Debe estar alineados con los objetivos del PND y las atribuciones en el Reglamento Interior •Orientados a resultados – Deben dar la idea de logro o resultados •Medibles – Se debe poder cuantificar su progreso •Alcanzables – Debe ser posible lograrlo en un cierto lapso de tiempo •Retadores – Debe significar un compromiso Insumos a considerar:

•Misión y Visión de la SFP •Reglamento Interior (atribuciones) •Macroproceso asociado a la unidad

Preguntas a realizar: ¿Qué resultado debo lograr para contribuir al logro de la misión y visión de la SFP? ¿Cuáles son las atribuciones con las que cuento para lograr el resultado? ¿Cómo se relaciona mi objetivo con las demás unidades de la Secretaría?

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Redacción de objetivos Sintaxis

OBJETIVO ESTRATÉGICO

(“¿Qué?”)

(“¿Cómo?”)

MEDIANTE

Define los resultados que se pretenden lograr, o fin último de la Unidad Administrativa

Define las actividades o instrumentos concretos para alcanzar los resultados

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Ejemplo

Coordinación General de Órganos de Vigilancia y Control

Resultados esperados

De que manera se van a alcanzar

(“¿Qué?”)

(“¿Cómo?”)

Garantizar que los Órganos de Vigilancia y Control contribuyan a reducir los riesgos de corrupción y transparentar la Administración Pública Federal, así como a eficientar la operación de ésta

una adecuada relación con las dependencias, entidades, órganos desconcentrados y la Procuraduría General de la República, con un enfoque preventivo del control, una correcta vigilancia de la gestión pública y una efectiva aplicación de medidas correctivas

•

MEDIANTE

¿Está alineado? Contribuye con el objetivo de Prevenir y abatir prácticas de

corrupción e impunidad, e impulsar la mejora de la calidad en la gestión pública. •

¿Es medible? Se evalúa por el sistema MIDO.

•

¿Es retador? Se compromete a garantizar la contribución de los OICs.

•

¿Está enfocado a resultados? El resultado es el garantizar la contribución.

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Procesos Los procesos son el conjunto de actividades que desarrolla la Unidad para lograr el resultado planteado en el objetivo Características de los procesos: •Alineados – Debe estar alineados con el objetivo de la Unidad, sus atribuciones en el Reglamento Interior y el Macroproceso de la Secretaría. •Generan valor – Todo proceso debe tener como salida un producto o entregable con valor agregado para el cliente y contribuir en el logro de los objetivos de la Unidad y de la Secretaría •Medibles – Todo proceso deberá ser medible en cuanto a su desempeño (eficiencia, efectividad) y en cuanto a su salida (producto, entregable). •Permanentes – Los procesos son un conjunto de actividades diseñadas para que su producto de cumplimiento a las atribuciones y objetivo de la unidad, por lo que su operación es permanente hasta que alguna de estas condiciones cambie. •Están encadenados – Las salidas de los procesos se convierten en los insumos de otros procesos para generar una Cadena de Valor de procesos que atraviesa (encadena) a toda la organización más ábarcando varias funciones y Unidades Administrativas Insumos a considerar: Objetivo de la Unidad – Reglamento Interior (atribuciones) – Macroproceso asociado a la unidad Preguntas para la validación de procesos: ¿Qué entregables debo producir para dar cumplimiento al objetivo de la Unidad y qué actividades debo realizar para producirlo? ¿Cuál es el valor del entregable producido y con qué otros procesos tanto internos (dentro de la Unidad), como externos (Otras unidades, dependencias, sociedad) se conecta? Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos

Visión de procesos Un proceso es una serie de actividades coordinadas diseñadas para lograr un producto o entregable con valor agregado. Criterios de calidad

P

E

P

S

C

Proveedores

Entradas

Proceso

Salidas

Clientes

¿Quién provee el insumo disparador del proceso?

¿Cuál es el insumo disparador del proceso?

¿Qué actividades lleva a cabo la unidad para producir el entregable?

¿Cuál es el entregable o producto del proceso?

¿Quién recibe el beneficio del producto?

¿Cuáles son las características que debe cumplir el producto para satisfacer a mi cliente? (Criterios de calidad)

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Ejemplo

Trámite y resolución de inconformidades* Proveedores ¿Quién provee el insumo disparador del proceso?

Entradas

Proceso

Salidas

Clientes

¿Cuál es el insumo disparador del proceso?

¿Qué actividades lleva a cabo la unidad para producir el entregable?

¿Cuál es el entregable o producto del proceso?

¿Quién recibe el beneficio del producto?

• Inconformes.

• Inconformidad

• Convocante.

• Informe de 24 Hrs.

• Terceros Interesados.

• Informe circunstanciado

• Organismos Públicos y privados

1.Recepción de documentación

Resolución:

•Inconformes.

• Nulidad total

•Convocante.

• Nulidad Parcial

•Terceros Interesados.

• Dictámenes Técnicos

2.Integración del expediente

• Escrito desahogo del Derecho de audiencia

•Organismos Públicos y privados

4.Notificación

• Declaración relativa a lo infundado

3.Proyección y resolución

• Documentos Diversos

¿Cuáles son las características que debe cumplir el producto para satisfacer a mi cliente? (Criterios de calidad)

Tiempo promedio de resolución, tiempo promedio de notificación, porcentaje de resoluciones confirmadas

• • • • •

¿Está alineado? Contribuye con el objetivo de la unidad dentro del marco establecido por la normatividad. ¿Genera valor? Cumple con las expectativas del cliente y contribuye al objetivo de la Unidad. ¿Es medible? Se mide tanto la calidad del producto como el desempeño del proceso ¿Es permanente? El proceso cumple con las atribuciones de la unidad y el objetivo de la misma, por lo que su operación es continua. ¿Se conecta con otros procesos? El proceso forma parte de la cadena de valor de la SFP y se relaciona con otras unidades de la SFP

* Elementos tomados del Manual de la Calidad de la Dirección General de Inconformidades

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Cadena de valor de la SFP Procesos Sustantivos Atender

Fiscalizar

Sancionar

Mejorar

Normar Profesionalizar

Establecer la cultura de la legalidad y la rendición de cuentas Coordinar la política de transparencia y de rendición de cuentas Administrar patrimonio

Procesos de Apoyo Coordinar los Órganos de Vigilancia y Control Comunicar Asuntos legales Contraloría Interna Administrar recursos y proveer servicios Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos

Proyectos Un proyecto es una serie de actividades realizadas para el logro de un producto o servicio que se ejecutan una sola vez dentro de un marco temporal predefinido Características • Alineados – Debe estar alineados con el objetivo de la Unidad, con los procesos y con el Reglamento Interior y el Macroproceso de la Secretaría. • Finitos. Son esfuerzos temporales, con fechas de inicio y término definidas • Generan valor – Todo proyecto debe tener al final del mismo un producto o entregable con valor agregado para el cliente y contribuir en el logro de los objetivos de la Unidad y de la Secretaría • Medibles – Todo proyecto deberá ser medible en cuanto a su desempeño (tiempo) y en cuanto a su salida (producto, entregable).

Insumos a considerar Objetivo y procesos del área – Reglamento Interior (atribuciones)

Preguntas para la validación de proyectos: ¿Los entregables apoyan el cumplimiento del objetivo y dan cumplimiento a las atribuciones de la Unidad? ¿Este esfuerzo es temporal? ¿Termina cuando se haya producido el resultado planeado? Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos

Causas principales por las que fracasan los proyectos 1.

Planeación deficiente

7.

Equipo de trabajo inapropiado

2.

Líder del proyecto inapropiado

8.

Falta de control de costos

3.

Falta de apoyo ejecutivo

9.

Insuficiencia de recursos

4.

Mala definición del alcance

10. Falta de incentivos y penalizaciones

5.

Cambio no controlado

11. Deficiente Administración de Información

6.

Programación inadecuada del trabajo

12. Carencia de análisis de riesgos

Sin Administración de Proyectos

¿ Fin ? Inicio

Tiempo

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Con Administración de Proyectos se incrementa el control sobre la obtención de los beneficios esperados

Definición Proyectos Acción (MS Project)

Preparación Definición

Planeación

¿Cuáles son las etapas del proyecto? ¿Cuál es el objetivo? ¿Qué resultado se busca? ¿Quiénes son los responsables? ¿Cuáles son el tiempo y fechas?

¿Cuáles son las tareas a desarrollar para lograr el resultado? ¿Cuál es el resultado esperado (entregables) en cada tarea y etapa? ¿Qué condiciones deben cumplirse para que el proyecto tenga éxito?

Organizació n

Ejecución

Control

Documentación en la herramienta (MS Project)

Seguimiento en la herramienta (MS Project)

¿En qué orden se ejecutarán las tareas? ¿Cuáles son las fechas para desarrollarlas? ¿Quién será el responsable de cada actividad? ¿Qué recursos materiales o financieros requiere cada actividad? ¿Cómo se le dará seguimiento al proyecto?

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Administración de proyectos Guía rápida *

Fase

Objetivo

Acción (MS Project)

Definición

Determinar objetivos y resultados esperados ¿Qué vamos a hacer? ¿Qué resultados vamos a obtener? ¿Qué beneficios vamos a conseguir? Definir a los responsables de los resultados Definir calendario del proyecto

1. Dar nombre del proyecto 2. Definir fecha de inicio y término 3. Definir calendario general de trabajo (días festivos)

Planeación

Definir las etapas del proyecto Definir las tareas y entregables (productos) Desagregar tareas a detalle Identificar hitos Factores de éxito en el proyecto

1. 2. 3. 4.

Definir etapas del proyecto Definir tareas a detalle por fase Definir entregables (productos) Definir hitos

Establecer duración y precedencias Duración de cada actividad Dependencia entre actividades Establecer responsables por tarea Asignar recursos humanos y materiales a las tareas ¿Quién lo va a hacer? ¿Recursos materiales o financieros? Definir las reglas del juego con el equipo de trabajo ¿Cómo y cuando se va a dar seguimiento? ¿Cuándo nos vamos a reunir?

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Establecer la duración de cada tarea en días y no en fechas Definir actividades predecesoras (vínculos) : FC, CC, FF, CF Definir equipo de trabajo (recursos) Definir responsable por cada actividad Establecer disponibilidad del recurso en el proyecto (%) Definir calendario laboral por recurso (plan de vacaciones) Asignar recurso por tarea (responsable) Guardar “Línea de Base” (fijar proyecto)

Ejecución

Registrar avance de las actividades Documentar entregables de las actividades

1. Actualizar % de avance por tarea (0 ó 100%) 2. Vincular entregables (documentos)

Control

Dar seguimiento a la ejecución del proyecto Tomar acción previsoras o correctivas

1. Ver avance: “Gantt de seguimiento” 2. Corregir: ajustar duración y/o asignar más recursos

Organización

* Curso básico de administración de proyectos (DGMAP) Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos

Indicadores, inductores y metas Los Indicadores son elementos que nos permiten medir el logro de un resultado, el avance de un proyecto y nos alertan si existe una desviación entre lo que planeamos y lo que estamos consiguiendo para hacer correcciones y tomar acciones

Características: • Medibles. Todo indicador debe contar con una meta cuantitativa que permita medir su avance y su resultado • Alineados. Los indicadores deben alinearse con el resultado esperado con el elemento a medir: Objetivo, Proceso o Proyecto • Efectivos. Los indicadores deben proveer información suficiente para la toma de decisiones del Objetivo, proceso o proyecto. Adicionalmente, el cumplimiento de las metas debe asegurar el logro del Objetivo, proyecto o proceso • Estratégicos / Operativos. Los indicadores estratégicos miden el logro, fin último del elemento a medir, los indicadores operativos miden el esfuerzo, cantidad de trabajo realizado para alcanzar dicho logro.

Insumos a considerar: Resultados esperados del elemento a medir – Objetivo de la Unidad – Inductores del elemento a medir Preguntas para el identificar inductores y construir los inductores:

¿Qué debe estar sucediendo para evidenciar que se cumple con el objetivo o resultado de lo que quiero medir (inductor)? ¿Cómo puedo medir el inductor? Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos

Construcción de Indicadores estratégicos 1. Identificar el logro requerido para el cumplimiento del objetivo (Resultado último esperado)

OBJETIVO

Resultado esperado: Erradicar el Sarampión de la República Mexicana

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Construcción de Indicadores estratégicos 2. Identificar las variables específicas que indicarán que se está logrando el resultado (Inductores)

OBJETIVO

Resultado esperado: Erradicar el Sarampión de la República Mexicana

INDUCTOR

Disminución de los casos de Sarampión en México

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Construcción de Indicadores estratégicos 3. Establecer el mecanismo de medición del factor de éxito (INDICADOR)

OBJETIVO

Resultado esperado: Erradicar el Sarampión de la República Mexicana

INDUCTOR

Disminución de los casos de Sarampión en México

INDICADOR

Número de casos nuevos identificados cada mes

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Construcción de Indicadores estratégicos 4. Definir un parámetro cuantitativo para el para el mecanismo de medición (metas a lograr)

OBJETIVO

Resultado esperado: Erradicar el Sarampión de la República Mexicana

INDUCTOR

Disminución de los casos de Sarampión en México

INDICADOR

Número de casos nuevos identificados cada mes

META

0 Casos al mes

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Construcción de Indicadores estratégicos 5. Elaborar el programa con las actividades a desarrollar para lograr las metas (plan de acción, PROCESOS y

PROYECTOS) OBJETIVO

Resultado esperado: Erradicar el Sarampión de la República Mexicana

INDUCTOR

Disminución de los casos de Sarampión en México

INDICADOR

Número de casos nuevos identificados cada mes

META PLAN DE ACCIÓN

0 Casos al mes Proceso: Erradicar enfermedades endémicas Proyecto: Campaña de vacunación contra el Sarampión Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos

Construcción de Indicadores estratégicos

OBJETIVO

Resultado esperado: Erradicar el Sarampión de la República Mexicana

INDUCTOR

Disminución de los casos de Sarampión en México

INDICADOR

Número de casos nuevos identificados cada mes

META PLAN DE ACCIÓN

0 Casos al mes Proceso: Erradicar enfermedades endémicas Proyecto: Campaña de vacunación contra el Sarampión Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos

Ejecución

Alineación

Como en la definición de los elementos estratégicos, la alineación y el esquema causa – efecto se mantienen durante la definición de indicadores

Ficha técnica Posteriormente, para cada indicador definido, se deberá establecer una ficha técnica conformada por la siguiente información: – Descripción del indicador. Descripción sobre el sentido general del indicador. – Fórmula. Algoritmo de cálculo para obtener el valor del indicador.

– Unidad de medida. Unidades en las que será evaluado el indicador. – Periodicidad. Frecuencia de medición del indicador (mensual, bimestral, trimestral, semestral o anual). – Valor inicial. Valor al inicio del año en el caso de los indicadores acumulados. – Proveedor. Se refiere a quién califica el indicador. Puede ser una instancia externa, o la misma Unidad Administrativa. – Responsable del seguimiento. – Relación con el Reglamento Interior. Artículo y Fracción del Reglamento Interior que dan sustento al indicador. Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos

C. Método de Operación Criterios y fórmulas de calificación, de acuerdo a los diferentes tipos de indicadores.

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Elementos de evaluación • Cada tipo de indicador es evaluado mediante:

GRADO DE AVANCE: Evalua si estamos llevando a cabo las acciones necesarias para cumplir con la meta.

RESULTADOS: Muestra los resultados obtenidos durante el año de acuerdo a la meta programada.

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Grado de avance Para evaluar el grado de avance se requiere elaborar un programa de trabajo*, con las etapas y tareas requeridas para cumplir con el indicador.

* Se cuenta con una Plantilla de trabajo en MS Project para dar seguimiento a los programas de trabajo. Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos

Evaluación del grado de avance El programa de trabajo se califica de acuerdo al cumplimiento

o retraso de las fechas programadas para cada actividad.

 SEMÁFOROS

Si la tarea está concluida Si la tarea no está concluida, pero está en tiempo Si la tarea muestra un retraso de hasta el 20% de la duración Si la tarea muestra un retraso mayor al 20% de la duración Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos

Resultados Para evaluar los resultados, se debe establecer una programación, es decir, el calendario de resultados esperados a lo largo del año. Programación Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio

Julio Agosto Septiembre

Criterios de programación: – Programar tomando en cuenta la meta sobresaliente – Programar de manera mensual, para dar un seguimiento continuo a los resultados.

Octubre Noviembre Diciembre

TOTAL Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos

Evaluación de resultados Para evaluar los resultados, se debe establecer una programación, es decir, el calendario de resultados esperados a lo largo del año. Programación

Real

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio

Los resultados se evalúan de acuerdo al avance real, comparado con la programación.

Agosto Septiembre Octubre Noviembre

Diciembre

TOTAL Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos

Tipos de indicadores en el TCE Dentro del Tablero, se consideran cuatro tipos de indicadores: I. Sumatoria (Numérico)

Son indicadores cuyo valor a lo largo del año es incremental, es decir, se acumula mes con mes. Ej. Porcentaje de servidores públicos de la APF registrados en el RUSP

II. Promedio (Porcentaje)

Son indicadores que muestran un desempeño estándar durante el año, es decir, se promedia todos los meses. Ej. Tiempo promedio de ocupación de vacantes

III. Calificación Son indicadores cuyo valor es independiente del resultado (SnapShot)

anterior, como puede ser el caso de una encuesta. Ej.

IV. Fecha

Son indicadores cuya meta es el cumplimiento en un mes determinado. Generalmente asociado con indicadores de proyecto. Ej. Fecha de entrega del Programa Anual de Capacitación Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos

Evaluación de resultados I. Indicador Sumatoria

(Numérico)

Ejemplo. Porcentaje de servidores públicos de la APF registrados en el RUSP Programación

Enero

0

Febrero

5

Marzo

5

Abril

10

Mayo

10

Junio

10

Julio

15

Agosto

15

Septiembre

10

Octubre

10

Noviembre

5

Diciembre

5

TOTAL

100%

Mes con mes se acumula el valor del indicador para cumplir la meta al final del año.

Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos

Evaluación de resultados II Indicador Promedio (Porcentaje) Ejemplo. Tiempo promedio de utilización de vacantes Programación Enero

30

Febrero

30

Marzo

30

Abril

30

Mayo

30

Junio

30

Julio

30

Agosto

30

Septiembre

30

Octubre

30

Noviembre

30

Diciembre

30

TOTAL

30

Durante el año, el indicador muestra un comportamiento estándar, o bien, una tasa de desempeño estándar.

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Evaluación de resultados III Indicador Calificación (SnapShot) Ejemplo. … Programación Enero Febrero Marzo

8

Abril Mayo Junio

8.5

Julio Agosto Septiembre

El indicador presenta la última calificación presentada, y es independiente de la calificación anterior.

9

Octubre Noviembre Diciembre

9.5

TOTAL

9.5 Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos

Evaluación de resultados IV Indicador Fecha Ejemplo. Entrega del Programa Anual de Capacitación Programación Enero Febrero

29/02/2008

Marzo Abril

La meta consiste en cumplir en un mes determinado.

Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

TOTAL

Febrero Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos

Criterios de calificación del indicador Tanto el grado de avance como el resultado se consideran para generar una calificación para cada indicador Grado de Avance en el programa de trabajo Concluido En tiempo

Semáforo

Calificación



10 8

Retraso de 20% en alguna actividad

7

Retraso mayor al 20% en la actividad

5

Resultado real VS metas

Semáforo

Calificación

Igual o mayor al sobresaliente

10

Entre satisfactorio y sobresaliente

9

Igual al satisfactorio

8

Entre mínimo y satisfactorio

7

Igual al mínimo

6

Menor al mínimo

5

Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos

Criterios de calificación del indicador

Ambas evaluaciones se consideran para determinar la calificación y semáforo general del indicador, de acuerdo a los criterios mostrados a continuación.

Resultado

Programa de Trabajo

Calif.

10 10 10 10 9 9 9 9 8 8 8 8 7 7 7 7 6 6 6 6 5 5 5 5

10 8 7 5 10 8 7 5 10 8 7 5 10 8 7 5 10 8 7 5 10 8 7 5

10 9 7 5 9 9 7 5 8 8 7 5 7 7 7 5 6 6 6 5 5 5 5 5

Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos

Semáforo

Evaluación de resultados I. Indicador Sumatoria

(Numérico)

Ejemplo I. Porcentaje de servidores públicos de la APF registrados en el RUSP Las metas anuales son:

Programación

Real

Enero

0

0

Min

Sat

Sob

Febrero

5

5 5

80%

90%

100%

Marzo

5

Abril

10

8

Mayo

10

7

Junio

10

Julio

15

Agosto

15

Septiembre

10

Octubre

10

Programación

Real

Noviembre

5

30%

25%

Diciembre

5

TOTAL

100%

De acuerdo a la programación, las metas al mes de mayo son: Min

Sat

Sob

24%

27%

30%

Entonces, al mes de mayo los resultados son:

25% Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos

Semáforo

Calificación 7

Evaluación de resultados II Indicador Promedio

(Porcentaje)

Ejemplo II. Tiempo promedio de utilización de vacantes Las metas anuales son:

Programación

Real

Enero

30

26

Min

Sat

Sob

Febrero

30

37 33

60

45

30

Marzo

30

Abril

30

45

Mayo

30

29

Junio

30

Julio

30

Agosto

30

Septiembre

30

Octubre

30

Programación

Real

Noviembre

30

30

34

Diciembre

30

TOTAL

30

Las metas al mes de mayo son: Min

Sat

Sob

60

45

30

Entonces, al mes de mayo los resultados son:

34 Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos

Semáforo

Calificación 9

Evaluación de resultados IV Indicador Fecha

Ejemplo III. Entrega del Programa Anual de Capacitación Programación Enero

Real

31/01/2008 29/02/2008

Febrero

Las metas son:

Marzo Abril Mayo

Min

Sat

Sob

Marzo

Febrero

Enero

Junio Julio

Los resultados son:

Agosto

Septiembre Octubre Noviembre

Programación

Real

Enero

Febrero

Diciembre

TOTAL

Enero

Febrero Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos

Semáforo

Calificación 8

Evaluación global • La calificación general de cada indicador se pondera con respecto al total de indicadores, para obtener la Calificación Total de la Unidad Administrativa, misma que es mostrada mediante un tacómetro. Calificación Sem

Calif

Ponderación

Indicador 1

9

35%

Indicador 2

9

30%

Indicador 3

5

15%

Indicador 4

8

10%

Indicador 5

7

10%

Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos

Consideraciones especiales • Si algún indicador carece de Programación o Plan de Trabajo* el semáforo aparecerá en gris y la calificación será cero. • Si algún indicador corresponde a un proyecto que aún no ha comenzado (programado para iniciar en una fecha futura) se representará el semáforo con un reloj y por lo tanto considerará en el cálculo de la calificación de la Unidad sino hasta que comience el proyecto. • Cuando el indicador a concluido se desplegará una paloma del color correspondiente al valor del resultado que se haya obtenido y si el valor del resultado es el mínimo o menor a este, el símbolo será de tache rojo Calificación Sem

Calif

Ponderación

Calculo

Indicador 1

9

35%

3.15

Indicador 2

9

30%

2.7

Indicador 3

5

10%

0.50

Indicador 4

0

10%

0

Indicador 5

0

5%

0

Indicador 6

-

1%

-

Indicador 7



8

2%

0.16

Indicador 8



7

2%

0.14

5

5%

0.25

Indicador 9

Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos

Documentación soporte • Para cada indicador, se requiere integrar la siguiente documentación soporte: + INDICADOR ¿Qué voy a medir?

Presentación ejecutiva

¿Qué información adicional a la ficha técnica se requiere precisar para entender el indicador?

Plan de trabajo

¿Qué tareas necesito llevar a cabo para lograr el resultado?

Evidencia de resultados

¿Qué evidencia tengo del resultado alcanzado?

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Muchas Gracias [email protected] [email protected]

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