La contabilidad agropecuaria y su importancia La contabilidad agropecuaria es el punto de partida para obtener la informa-ción confiable sobre el entorno que involucra al proceso de la producción, estableciendo adecuados controles y reuniendo una adecuada información que sirva a éste para la toma de decisiones. Todo sector agropecuario debe hacer uso de la contabilidad, cualquiera que sea la importancia de su explotación, ya que así obtendría una mayor comprensión del resultado económico y a la vez tiene un mejor conocimiento para determinar si debe seguir en su cultivo actu-al, diversificarlo, combinarlo o arrendar la tierra. La contabilidad agropecuaria se aplica también a otros fines tales como obtener información necesaria y correcta para cumplir con los requisitos del pago del impuesto de la renta; ayudar al finquero a planificar el mejoramiento de la infraestructura de su finca, con lo que éste tendrá mayor conocimiento sobre la gestión empresarial y la rentabilidad del negocio, de acuerdo a los beneficios obtenidos en la explotación. Asimismo, obtiene la información necesaria para hacer comparaciones entre periodos y determinar si ha habido errores que en el futuro pueden ser corregidos de acuerdo a las experiencias vividas, brindar la información necesaria para reunir los requisitos solicitados por los entes financieros para el trámite de créditos. Las dificultades de la Contabilidad Agropecuaria. La aplicación de los principios de contabilidad a las actividades agropecuarias plantea una serie de dificultades especificas a este tipo de actividad económica: • El crecimiento normal de los animales que se poseen, lo cual implica cambios de valor, además debe considerarse el destino que se le dé a los animales. Según el destino, pueden ser considerados como factores de producción o como productos. Si una ternera se vende para producción de carne, es un producto, si se mantiene para convertirse en vaca lechera es un factor de producción. Pero también puede cambiar de destino en función de su crecimiento. Por ejemplo, después de una vida útil como vaca lechera, se puede convertir en un producto como animal de desecho. • Dificultad para identificar los gastos e ingresos familiares de los gastos e ingresos de la empresa. • La actividad agropecuaria depende de ciertos factores difícilmente controlados por el hombre, entre ellos los climáticos. • La valoración del costo de producción de los cultivos en tierra o en proceso dependen de la etapa de desarrollo del cultivo. • El consumo directo de producto y la no remuneración monetaria del trabajo diario. • La combinación de la agricultura y la ganadería que dificulta la determinación del costo de las actividades. • Existencia de mano de obra familiar. Actividad agrícola La actividad agrícola sigue siendo la más importante de la economía nacional, por la contribución al producto interno bruto, como generador de divisas y como principal fuente de trabajo. Objetivo de la contabilidad agrícola La Administración en una empresa agropecuaria busca respuestas a las siguientes problemáticas: ¿Qué producir?

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¿Cómo producir? ¿Cuándo producir? Para tener un panorama respecto a esas tres interrogantes los empresarios necesitan de información correcta y oportuna, de cómo se están moviendo los mercados internos y externos para proyectarse sobre qué se va a producir y a que costos. El Administrador obtiene esta información através del sistema de contabili-dad agropecuaria, la que pone a disposición del empresario para que se tomen las decisiones más acertadas y oportunas. Debido a que en la agricultura los cambios en el mercado son fre-cuentes, el productor debe contar con técnicas de investigación y proyecciones que le faciliten hacer con frecuencia, modificaciones en los procesos de pro-ducción. El conocer cuáles son los propios costos de producción, la proyec-ción y diversificación de nuevos cultivos, le ayuda a tomar mejores decisiones a la hora de determinar que les es más rentable producir. Factores de la producción agrícola La actividad agrícola cuenta con cuatro factores fundamentales para la producción A− Tierra B− Trabajo C− Capital D− Empresario A− Tierra Trozo de globo terráqueo que tiene un valor determinado; es el factor fundamental de la actividad agropecuaria, ya que sobre ella descansan todos los demás factores de la producción, animales, materiales y minerales. B− Trabajo Mano de obra (contratada o familiar) Trabajo del animal Labor mecanizada Labor de investigación y técnicas C− Capital Lo constituyen los recursos económicos y financieros con que cuenta el productor para llevar a cabo el proceso de producción. Ej. Dinero, propiedades, maquinaria, etc. D− Empresario agropecuario

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Es la persona que pone sus recursos financieros, de infraestructura y técnicos para producir la tierra, con una nueva visión de la actividad agropecuaria, en busca de lograr mejores resultados. Costos agropecuarios Toda empresa agropecuaria necesita el recurso financiero para adquirir los insumos y medios de producción, tales como semillas, herbicidas, fertilizantes, insecticidas, animales y el alimento de éstos, maquinaria y equipo, instalaciones y construcciones, mano de obra contratada, etc. Los costos de las empresas agropecuarias se pueden agrupar de acuerdo a su naturaleza en: A) Relaciones con la tierra Costo por agotamiento o arrendamiento (cuando no se es dueño); la carga financiera; el costo de oportunidad, cuando se ha invertido capital pro-pio B) Por remuneraciones al trabajo Jornales de obreros permanentes o temporales, valor de la mano de obra brindada por éstos y su familia. C) Medios de producción duraderos Maquinaria y equipo de trabajo Instalaciones y construcciones D) Medios de producción consumidos Semillas, herbicidas, fertilizantes, insecticidas y fungicidas. E) Servicios contratados externamente Molida y mezcla de granos Transporte de granos y animales Servicios mecanizados D) Gastos de operación Electricidad y comunicaciones (teléfono, radio, localizador). Combustible y lubricantes Materiales (reacondicionamiento de caminos) Es de suma importancia distinguir o hacer una separación de lo que son gastos y costos. Los costos son los recursos utilizados directamente en el pro-ceso de producción, mientras que los gastos son desembolsos que pueden aplicarse a uno o más períodos de producción y aún pueden darse, no habiendo producción. Por ejemplo un costo puede ilustrarse en el siguiente caso:

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Un finquero que invierte en la compra de maquinaria y equipo de trabajo e instalaciones, está invirtiendo a largo plazo y por lo tanto, se involucra a varios períodos de operación. Hay salida de dinero al adquirir esos bienes en el período de compra, y en los demás períodos que se utilizan, no hay más desembolsos, sin embargo en cada período de operación debe asignarse una parte del valor del bien con base en la vida útil de éste, para determinar de una forma razonable, cuales han sido las ganancias o pérdidas en el proceso de producción. En la mayoría de los casos y específicamente en la explotación agrícola de pequeños agricultores no se tiene establecido el pago de salarios a los miembros de sus familias, que colaboran en el trabajo de las fincas, ni tampoco cobran su salario. Si la finca no contara con esa mano de obra, tendría que pagar jornales o peones para llevar a cabo dichas labores, por lo tanto el finquero ante esta realidad y, para tener un costo real de la producción, debería considerar esos salarios no remunerados, de lo contrarío, el resultado del costo de la explotación sería engañoso. Clasificación de los costos Para tener un conocimiento razonable de la rentabilidad de una empre-sa, es indispensable identificar y conocer el comportamiento de cada uno de los costos involucrados en sus actividades. Los costos, de acuerdo a su naturaleza contable los podemos clasificar como: Costos fijos y variables Costos directos e indirectos Costos totales y unitarios Costos fijos y variables Costos fijos: Son aquellos que no varían en relación con el volumen de la producción. Ejemplo: Depreciación Costos variables: Son aquellos que están directamente relacionados con los volúmenes de producción, significa que aumentan en la medida en que aumenta la producción. Ejemplo: Combustibles, Fertilizantes y Mano de Obra Costos directos e indirectos Costos directos: Es cuando el costo está directamente relacionado con la pro-ducción de un producto determinado, por ejemplo el valor de la semilla, del fertilizante, éste está directamente relacionado con la producción. Costos indirectos: Son los que no tienen ninguna relación con la pro-ducción en un producto determinado, son necesarios para 4

la producción pero no se pueden identificar con un costo específico de algún producto, por ejemp-lo los costos de la electricidad, no necesarios para la empresa pero se hace difí-cil saber cuánto corresponde a cada uno de los productos. Los costos directos o indirectos pueden ser fijos o variables, así mismo éstos pueden ser directos o indirectos. Costos totales y unitarios Los costos totales de producción de por ejemplo una hectárea de maíz no son suficientes para evaluar la eficiencia de la producción mientras no se tome en cuenta el rendimiento por hectárea. Los costos totales por kilos de maíz producidos se consideran tanto los costos como el rendimiento, lo que resulta en un mejor dato para la comparación de la eficiencia de la producción. A eso lo llamamos costo unitario, que es la suma de los costos por unidad de un producto determinado. Ejemplo: Un agricultor produjo 4.000.00 Kg. de maíz con un costo de ¢2.500.00. Si dividimos ¢2.500.00 entre las unidades producidas obtenemos un costo unitario de ¢0.625, que es lo mismo que decir que cada kilo de maíz nos costo ¢0.625. El costo unitario tiene suma importancia como base para distintos análisis o comparaciones, según se indica a continuación: • Fijar el precio de venta • Para comparar el costo anual con el de períodos anteriores • Comparar nuestro rendimiento contra otras empresas agropecuarias que tienen el mismo tipo de explotación. Cálculo de los costos La metodología para el cálculo de los costos de producción en las empre-sas agrícolas o ganaderas difiere una de la otra, dependiendo de la clase de producto de que se trate. Para efectos de ese cálculo, se pueden agrupar las diferentes actividades agropecuarias en cuatro grandes grupos: 1. Cultivos anuales 2. Cultivos permanentes 3. Ganadería 4. Otras actividades pecuarias 1.Cultivos anuales Son los que se siembran y se cosechan dentro de un mismo año. Los cultivos anuales se clasifican en costos monetarios y costos imputados. Los monetarios representan gastos en efectivo del agricultor y pueden ser: Semillas 5

Fertilizantes Insecticidas Mano de obra (asalariada) Dirección Técnica Intereses (en el caso de capital ajeno) Renta de la Tierra (en el caso de arrendamiento) Los costos imputados no representan desembolsos en efectivo y que pueden ser costos diferidos (depreciaciones de capital fijo) o costos estimados, de acuerdo a cálculos matemáticos. Estos costos pueden ser depreciación de activo fijo y mano de obra (en el caso de trabajo familiar) 2.Cultivos permanentes Son cultivos que no agotan su vida productiva en el primer año de cosecha, sino que duran por varios años. Una característica importante de estos cultivos es que antes de recoger su primera cosecha, habrá transcurrido un período significativo en el cual es necesario que el empresario realice una gran inversión, sin percibir ingreso alguno. En esta actividad, las diferentes etapas por la que pasa son: adquisición o producción de semilla, preparación del área de siembra del almácigo, deshierbar, abonamientos, y previsión o control de plagas hasta que el almáci-go sea transplantado. Una vez efectuado el transplante y hasta su desarrollo normal para ini-ciar el ciclo de producción debe dársele un mantenimiento semejante al indica-do para el almácigo, en un lapso que va de uno a cuatro años; según el tipo de cultivo de que se trate. Algunos ejemplos de cultivos permanentes son: café, caña de azúcar, banano, cacao, palma africana, cardamomo, macadamia, nuez, moscada, cítricos y otros frutales como papaya, mango, guanábana, durazno, etc. 2.1Cultivos permanentes: Son todos aquellos cultivos arbóreos cuyo ciclo vegetativo puede dividirse en cuatro fases. 1. Establecimiento 2. Incremento 3. Madurez 4. Decremento Cálculo de los costos relacionados con los cultivos permanentes: 2.1.1. Establecimiento Esta fase comienza en el año en que se siembra la plantación y termina en el año en el que el valor de la producción obtenida supera los costos anuales de explotación. En los últimos años esta fase se obtiene las 6

primeras producciones, pero el valor de ellas no alcanza a cubrir los costos anuales de producción y normalmente los ingresos percibidos por esa producción se descuentan de los costos para establecer el costo neto de cada uno de los años. El período de duración de esta fase oscila entre los tres años como mínimo y un máximo de siete años, dependiendo del cultivo de que se trate o de las condiciones climáticas en que se desarrolle. Se calculan por separado y posteriormente deben ser distribuidos entre todo el período de producción de la plantación, sumándoselos a los costos de explotación anual. Estos costos se pueden agrupar en: Semillas o plantulas, dependiendo del sistema de siembra, si dividimos el costo total de vivero más acarreos entre el número de plantulas producidas obtenemos el costo de cada una. El tiempo que permanece la plantula en el vivero no se cuenta para efectos de la fase de establecimiento. Cuando la siembra es directa solo se cargará el valor de la semilla. 2.1.2. Incremento Esta fase se caracteriza en que la producción aumenta en función de la edad de la planta en forma ininterrumpida. El ultimo año de esta fase es aquel en que la producción cesa de crecer y se vuelve constante; su tiempo de duración oscila entre los cuatro y seis años. 2.1.3. Madurez La característica de esta fase es que la producción se vuelve constante en función de la edad de la planta y solo varía en función del clima o de las condiciones naturales. Hay algunos productos como el café, que su producción varia en esta fase por condiciones particulares de este cultivo, la cual es que solo produce en madera nueva, es decir, que ni produce dos veces en la misma rama y por lo tanto necesita ciertas labores de poda, lo cual hace variar su producción en ciclos bianuales. Esta fase termina en el año en que la producción entra en una franca declinación. La duración de la fase de madurez varia entre los diez y veinte años. 2.1.4.Decremento En esta fase, la producción decrece en función directa de la edad de la planta, su duración se mide en función puramente económica y llega el año en que los costos de producción superan a los ingresos. La plantación puede seguir produciendo por muchos años más, pero para el productor rentable establecer una nueva plantación, que seguir explotando esta con producciones deficitarias. Costos de la fase de establecimiento Estos costos se clasifican por separado, ya que después deben ser distribuidos entre todo el período de producción de la plantación, sumados a los costos de explotación anual. Dichos costos se pueden agrupar en semillas o plantas, insumos, mano de obra, administración y dirección técnica, depreciaciones, otros gastos, alquileres, seguros, mantenimiento de activo, electricidad, combustible y lubricantes, intereses y transporte interno.

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Insumos Se refieren a los gastos de insecticidas, fertilizantes, fungicidas que se aplican a los cultivos. El costo se le carga a la explotación. Mano de Obra Incluye los trabajos en la preparación del terreno, siembra, recolección y corta de cosechas. Deben diferenciarse los jornales estimados para mano de obra familiar, cuyo costo no representa desembolsos de dinero. Administración y Dirección Técnica Los cálculos se hacen basándose en estimaciones de cifras absolutas y de acuerdo con la experiencia o sobre el costo total. Depreciaciones El cálculo se hace con base en la vida útil estimada de cada activo. Otros gastos En este rubro se agrupan aquellos gastos cuyo valor es tan reducido que no vale la pena detallarlo, como por ejemplo compra de ciertos utensilios o materiales para la cosecha como sacos redes, cestas, canastas, bolsas, etc. Alquileres Si la empresa no es propietaria de la maquinaria otros medios de tracción debe cargar a este rubro las sumas anuales que pagara por su arrendamiento. Seguros Este rubro se refiere a las primas anuales por concepto de seguro sobre algunos activos como maquinaria, agrícola, instalaciones, etc. y estos activos son utilizados en diferentes cultivos, deberá estimarse la parte proporcional que se cargaría a cada uno de acuerdo que se le indique al bien o al uso que deben tener. Mantenimiento de activos En este rubro se incluyen aquellos gastos por reparación y mantenimiento de instalaciones, estructuras, maquinaria, equipo etc. para mantenerlos en buenas condiciones de uso. Normalmente estos costos se calculan a base de un porcentaje sobre su valor inicial, o de acuerdo a la experiencia que se tenga de ellos. Electricidad, combustible y lubricantes Los gastos por esos conceptos deberán ser cargados al precio que les resulte puestos a la finca. En lo referente a combustible y lubricante, se cargara lo utilizado del ejercicio que se trate. Intereses Los únicos interese que deben ser considerados en los costos de producción son los que se pagan sobre créditos obtenidos para financiar el proyecto. Al capital aportado por el agricultor no se le deberá pagar 8

intereses para ser incluidos en los costos, pues estos formaran parte de la rentabilidad de su inversión si se incluyeran estos intereses dentro de los costos, (lo mismo que la renta imputada a la tierra propia), entonces la rentabilidad resultante del proyecto estaría disminuida en esa proporción y no representaría una base de comparación entre diferentes tipos de inversión. Transporte interno Los gastos relativos al acarreo dentro de la plantación, deberán agruparse en este rubro ya sea que se utilicen medios propios o alquilados. En el caso de este acarreo sea hecho por personas sin utilizar ningún vehículo de tracción mecánica o animal, esta labor deberá ser detallada en el rubro de la mano de obra. Costos de las fases de incremento, madurez y decremento A los costos de estas tres fases se les llaman comúnmente costos de explotación y pueden calcularse en un solo cuadro ya que incluyen los mismos rubros excepto la fase de incremento que debe detallarse año por año, ya que cambian todos los años con o sin los costos variables (mano de obra) com-bustibles y lubricantes, electricidad, intereses, etc. Costos de producción Se incluyen aquí tanto las inversiones iniciales de la fase de establec-imiento, como los costos de explotación incurridos. Para determinar el costo de producción anual se suma al costo de explotación una cuota anual de recargo por las inversiones iniciales. Para establecer el costo de producción anual, se le suma al costo de producción anual de recargo por las inversiones iniciales. El caso de los cultivos permanentes todos los costos en los que se incurren en la fase de establecimiento se consideran como partes integrantes de las inversiones iniciales debido a que esta fase en que se forma la estructura productiva de esta plantación. Consecuentemente, estos costo deben ser distribuidos en todos los años de las fases de producción. Para calcular la cuota anual de recargo por las inversiones iniciales, se debe proceder de la siguiente manera: acumulando todos los costos de la fase establecimiento menos la producción obtenida en esos años, y dividiéndolos entre el número de años de la producción. 3.Ganadería Correlación entre la agricultura y ganadería porque los animales se alimentan de forrajes y productos de la agricultura y se aprovecha el servicio, fuerza y tracción de los animales. Tipos de ganado sujeto a explotación: • Vacuno o bovino (reses) • Equino (caballos) procreación, crecimiento y venta. • Porcino (cerdos) • Ovino a lanar (ovejas) lana de trasquila la principal explotación. • Caprino (cabras) Formas de explotación del ganado bovino • Ganado para carne. • Ganado reproductor de registro. • Ganado de lidia. 9

• Ganado lechero. • Animales de trabajo. Para cada tipo existen características y problemas peculiares para el registro, control y valuación. La actividad ganadera podría dividirse en tres grupos: Producción de leche Crianza de ganado Engorde de ganado Producción lechera Sector que se dedica a la producción de leche en escala comercial en la que es indispensable la rotación de potreros. Por lo que se requiere una superficie mínima para desarrollar esa actividad, que va de acuerdo con el tipo de ganado y las condiciones climáticas de las zonas donde se desarrolla la explotación de la actividad lechera. Una vez establecida la superficie óptima, el cálculo de los costos de producción se efectúa basándose en la explotación en su conjunto y no basándose en las hectáreas o manzanas, como en el caso de los cultivos permanentes. En vista de que en la producción de leche existen fases de incremento y de plena producción, los gastos se pueden agrupar en fijos y variables. Entre los gastos fijos tenemos: Depreciación Mano de obra permanente Administración Electricidad, combustibles y lubricantes Insumos y productos veterinarios Inseminación artificial Riego Forrajes, concentrados y melaza Seguros

Crianza de ganado En esta etapa se incluyen los mismos costos de producción que se aplican a la actividad lechera, con la diferencia de que en los primeros años los costos superan a los ingresos, ese período se considera la fase de establecimiento y los, gastos se distribuyen entre los años, conforme el método utilizando para los cultivos permanentes.

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Ganado de engorde El cálculo de los costos de producción serán los mismos empleados en la explotación lechera, excepto la depreciación por toros reproductores y la inseminación artificial, ya que todos los animales serán comprados a tierna edad y durante la explotación no habrá reproducción. El valor de la compra de los animales y transporte se incluirá en los costos variables. 4.Otras actividades pecuarias El cálculo de costos de producción puede ser usado en otras actividades, como avicultura apicultura y otras. AVIOS Conjunto de costos variables necesarios para llevar a cabo el proceso productivo de determinados productos agrícolas. Son parámetros de medición que permiten comparar los costos variables reales de la producción agrícola contra los costos establecidos por instituciones bancarias para propósitos de financiamiento. Elaboración y aplicación • Elaborados y aplicados: Antes del inicio de cada cosecha respectiva por la "Comisión Interbancaria de Avíos" conformada por: • Un representante (ingeniero) de cada banco comercial del estado (cuatro bancos). • Un representante del INS (para efectos del seguro de cosechas cuando aplica). • Técnicos y profesionales independientes relacionados con la actividad. • Productores o empresas privadas interesadas dedicadas al cultivo. • En ciertos casos representantes del IDA (Instituto de Desarrollo Agrario). • En ciertos casos por representantes del Banco Popular. b. Aplicación Limitada al nivel de entidad bancaria para uso interno solamente aunque algunas instituciones los utilizan como parámetro o punto de comparación. Hay aproximadamente 90 avíos de los cuales 20 son de interés nacional por ser productos con precios fijados por ley, ejemplos; guanábana, para, frijol, palma aceitera, naranja, banano, caña, maíz, arroz, coliflor, etc. Propósitos 1. Financiamiento Bancario Para el cultivo en particular representa los rubros variables máximos sujetos a financiamiento, los que no necesariamente representan la totalidad de los costos de producción porque excluye costos o gastos de administración, financieros, costos fijos propios de cada finca como amortización de mejoras riesgo, drenajes, nivelaciones, destronque, depreciaciones, etc. 2. Instrumento de comparación O estándar para el agrónomo o técnico de la empresa o perito bancario para el seguimiento del crédito 11

otorgado o recibido. 3. Flexibilidad No son inflexibles se pueden variar y en caso de circunstancias especiales y a juicio del técnico bancario se pueden incluir otras actividades como: • Uso de otro tipo de semilla (o variedad) no contemplada originalmente. • Ciertas labores no generalizadas o muy específicas del cultivo o zona del mismo. • Otras actividades a financiar mediante operaciones especiales como: destronque, nivelación, obras de riego, drenaje, construcción y mantenimiento de caminos. • Financiamiento de la prima de seguro de cosechas según cálculos del INS. • Financiamiento de asistencia técnica para el combate de plagas y enfermedades. 4. Cobertura del crédito (Mediano plazo 5 años) • Ajustado lo más posible a las necesidades del cultivo (financiación por hectárea). • Para establecer o renovar plantación. • Erogaciones a efectuar durante la vida económica del cultivo (período vegetativo). • Se da asistencia para cortar la cosecha y pagar con el producto de la misma. Establecido tomando en consideración factores tales como: 1. Tipo o características del cultivo: Incluyendo la cantidad de (Kg) de semilla por hectárea. Requiere uso de semilla certificada (exigido por el INS) excepto que no exista posibilidad en la zona o lugares vecinos según opinión del perito del banco por lo que podría ser un rubro a financiar (se ajustará con base en el precio real de la semilla usada de acuerdo al clima y suelo de cada región). Certificada : resistente o tolerante a enfermedades que afecten seriamente el cultivo. 2.Proceso productivo Toma en cuenta la tecnología e infraestructura en el proceso productivo, que es la forma en que se realizarán las labores de explotación; manual, mecánica o semimecánica, dependiendo de la topografía del terreno, cultivo y área cultivada. 3. Tipo de terreno Topografía, tamaño. 4. Zona geográfica o de cultivo: Que incluye en los costos de flete, riego, mano de obra cuyos salarios varían según la región. 5. Momento dado (fecha de actualización): Debido a la inflación y devaluación de los costos de los insumos y mano de obra varía constantemente por lo que se actualizan por lo menos una vez al año toma en cuenta las variaciones en la técnica y precios de los insumos.

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Contenido • Nombre del cultivo • Nombre científico • Región o zona de cultivo (Chorotega, Huetar, Brunca, Central, Atlántica) • Año agrícola • Fecha de actualización • Fecha de aprobación (integrantes, número sesión y fecha) • Tipo de cambio • Rango de rendimiento o producción promedio esperada: de tantos a tantos Kg por hectárea, toneladas métricas por año, de tanto a tantos sacos de X peso en Kg (seco limpio). • Tamaño del área (10.000 m) • Población por hectárea: número de unidades (matas) por hectárea (en promedio) • Elementos del costo: mano de obra, cargas sociales, maquinaria o equipo, etc. Registros contables en la agricultura 1. Objetivos de los registros contables Quien tiene la responsabilidad del manejo administrativo de una empresa agropecuaria se enfrenta día a día, año tras año, a la toma de decisiones. Y el éxito o fracaso de sus decisiones de pende, en gran parte, de la cantidad y calidad de las informaciones que tenga a su alcance en el momento oportuno, porque el hecho de posponer una decisión hasta tanto se reúnan los datos necesarios, implica tomar una decisión. Se hace entonces indispensable contar con esos elementos en forma actualizada. Y la principal información para tal fin se logra através de los registros contables. Significa lo anterior que el objetivo más importante de los registros contables es obtener los datos necesarios para desarrollar una eficaz administración de la empresa. Aparte del objetivo antes señalado, los registros contables sirven para, entre otros, los siguientes fines: a. Ayudar a obtener crédito (sea en el sistema bancario nacional como en otras fuentes de financiación) b. Cumplir con las disposiciones tributarias vigentes. sobre declaración de renta c. Permitir la comparación de los resultados de la empresa de período con otro d. Medir los logros alcanzados en un período determinado. 2. Características de los registros Independiente del mayor o menor numero de registros contables que decidamos llevar, todos ellos deben tener las siguientes características: a) Deben ser exactos. Los registros contables no pueden contener errores u omisiones. Si ellos suceden, dentro del sistema tiene que existir el mecanismo que permita fácilmente de localizarlos y corregirlos. b) Deben ser sencillos y estar de acuerdo con los objetivos que se quieren alcanzar. Los registros deben ser planeados de forma tal que sean entendibles y puedan ser llevados fácilmente por quien tiene esa responsabilidad y además deben poderse interpretar rápidamente. Si el sistema es complicado, en vez de facilitar la obtención de datos complicará las cosas en forma tal que exigirá un tiempo y esfuerzo que no se justifica. 13

c) Deben ser completos y brindar la información que se pretende. Si omitimos contabilizar algún dato necesario, los registros prácticamente pierden valor, ya que la información que proporcionan no será de utilidad para la toma de decisiones, o pueden inducirnos a errar la conducción de la empresa. d) Deben planearse anticipadamente. Previo a su puesta en uso, deben planificarse, para evitar la duplicación de la información y facilitar su agrupación total y también probarse, para estar seguros de que se alcanzarán los fines que se persiguen. 3. Factores que intervienen en su elaboración La contabilidad para empresas agropecuarias, sea ella simplificada o elaborada (dicho en otros términos, sea por partida simple o por partida doble) siempre se compone de un conjunto de libros o registros contables. Después de lo expuesto, resulta evidente que para obtener los datos necesarios para el buen manejo administrativo de una empresa es indispensable contar con registros contables adecuados. Para elaborar dichos registros contables dependemos fundamentalmente de una serie de factores, todos ellos importantísimos, de los que vale la pena destacar: − Nivel de instrucci6n de los responsables del aspecto administrativo de las empresas. − Interés de los propietarios de las fincas en información útil y confiable para la toma de decisiones. − Tamaño de la finca y organización que se ha previsto para ella. − En funci6n de los puntos anteriores, determinaci6n del tipo de información, que es necesaria para la conducción de la finca. Evidentemente, dependiendo de la respuesta que demos a las interrogantes planteadas líneas arriba, los tipos de registro a utilizar van a ir desde los más sencillos (contabilidad por partida simple) a los más complejos (contabilidad por partida doble). 4. Clasificación de los registros Sin perjuicio de la sencillez o complejidad que demos a los registros contables en. función de los factores anteriormente señalados, hay una serie de operaciones que siempre deben realizarse en cada período contable: − Inventarios al comienzo y al final de cada período − Anotación de las operaciones realizadas durante el período − Preparación de los estados financieros (Balance General y Estado de Resultados). Evidentemente, los registros contables que llevemos pueden ser clasificados en concordancia con las operaciones que anotemos en cada uno de ellos. A simple título de ilustración seguidamente damos la clasificación de los registros mínimos que de acuerdo con la actividad a que se dedique la empresa, creemos son necesarios para una adecuada información para control y toma de decisiones.

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a) Ganadería de carne. Para este tipo de actividad se hace necesario llevar, por lo menos, los siguientes registros: 1) Movimiento de animales: existencia anterior (al inicio del periodo contable) clasificada por edades y sexos: altas (entradas por nacimientos, por compra o por cambios de edades; bajas (salidas) por muerte, por venta o por cambio de edades; existencia al fin del periodo clasificado por edades y sexos. 2) Registro de animales: identificación; historia clínica (vacunaciones, enfermedades, montas, partos, etc.) 3) Control de peso de los animales: peso al inicio del período, peso al final del período, diferencia entre ambos períodos 4) Control de alimentos de los animales: cantidad y costo de concentrados, etc. 5) Registro de ingresos y gastos: concepto y fecha de los ingresos; concepto y fecha de los gastos. • Ganadería de leche. Las necesidades mininas de registros son: 1) Movimiento de animales: existencia al comienzo del período clasificado por edades; altas por nacimientos compras o cambios de edades; bajas por muerte, ventas o cambio de edades. 2) Registro de animales: historia de los servicios, informe de reproducción, producción de leche (diario, semanal, mensual, etc.), historia clínica. 3) Control de alimentos: cantidad y costo de concentrados, melazas, etc. 4) Registro de ingresos y gastos: fecha y cantidad de leche vendida y su precio; detalle de otros ingresos con indicación de fecha y concepto; información sobre los gastos, detallando fecha, concepto y monto. c) Explotación avícola. Los registros básicos en este tipo de labor son: 1) Movimiento de aves: existencia al inicio, clasificada por actividad (aves de postura, aves de reemplazo, pollos de engorde, etc.); altas por nacimientos, por compra por cambios de destino; bajas por muerte por venta o por cambios de destino; existencia al final del período clasificada por actividad. 2) Registro de animales por destino: historia clínica (vacunaciones, enfermedades, etc.). • Control de alimentos de los animales: cantidad y costo de las raciones, etc. d) Explotación de cerdos. En esta actividad se hace necesario, como mínimo, llevar los siguientes registros: 1) Movimiento de animales: existencia anterior clasificada por edades y sexos; altas por nacimientos, compra o cambio de edades; bajas por muerte, venta o cambio de edades; existencia final clasificada por edades y sexos. 2) Registro de animales: identificación, historia clínica (vacunaciones, enfermedades, montas, partos, etc.) 3.) Control de peso de los animales: al nacer, al destete, aumento de peso periódico, etc. 4) Control de alimentación: cantidad y costo de los alimentos y concentrados que se proporcionan. e) Cultivos. En esta actividad se distinguen los cultivos anuales y cultivos denominados permanentes. Sin 15

embargo, en términos generales, las necesidades mininas de registro son: 1) Movimientos de cultivos: identificación del cultivo, hectáreas dedicadas al mismo, costo de semillas, valor de los jornales, valor de las horas de la maquinaria utilizada, cantidad y costo de fertilizantes, hierbicidas y fungicidas utilizados, producción obtenida (en kilos y en valor). 2) Registro de cultivos: detalle de labores realizadas, fecha en que se realiza, materiales utilizados (indicando clase, cantidad y valor). 5. Modelos de registros y explicación sobre su uso Seguidamente se brindan algunos modelos de los formularios de aplicación más común en empresas agrícolas o ganaderas, con explicación del uso que se le da a cada columna. Es un número pequeño de formularios, presentados al solo efecto de ilustración. Conociendo las necesidades de información de una empresa y tomando como base estos modelos, la confección de formularios para registros contables no es una labor difícil. Tan solo debe recordarse cuáles son los fines que se persiguen con esos registros y no perder de vista que si son muy complicados traerá más dificultades que beneficios. En síntesis, para la elaboración de los registros se deben seguir los siguientes pasos: − Identificar las necesidades de información − Planear la forma, es decir, tamaño, columnas, filas, etc. que llevara el registro • Efectuar una prueba, para estar seguros de que será sencillo de llevar y que con el alcanzaremos los objetivos previstos. Registros contables Actividad ganadera engorde con procreadores para renovación de hatos Las cuentas de costos diferidos y gastos de mantenimiento deben de contar con subcuentas para la mano de obra, transporte, etc. • Activo fijo −Padrotes xxx Bancos xxx Compra de padrotes para la reproducción • Inventario Permanente(Semoviente en desarrollo) xxx Bancos xxx Compra de semovientes para engorde. • Inventario Permanente (semoviente en desarrollo) 1.00 Costos de Finca diferidos 1.00 16

Registro del valor simbólico de nuevos nacimientos del mes Según informes del técnico. A un ¢1.00 c/u. Para tener base de comparación entre libros y nacimientos según recuento físico. • Activos fijos − Padrotes xxx Costos de Finca diferidos xxx Idem para registrar nacimientos destinados a reponer padrotes desgastados. 5. Costos de Finca diferidos xxx Mano de obra xxx Honorarios (veterinario, etc.) xxx Transportes xxx Insumos concentrado xxx Insumos medicinas xxx Bancos, Cts. Por pagar, Inventarios, (insumos) xxx Acumulado de costos a distribuir a fin de mes entre nuevos nacimientos y animales en desarrollo, se distribuyen por número de cabezas totales. • Inventario Permanente (semovientes en desarrollo) xxx Activos fijo − padrotes xxx Costos de Finca diferidos xxx Distribuyendo costos diferidos de finca entre nuevos nacimientos para futuros padrotes y animales en desarrollo según costos incurridos. Excepto depreciación de padrotes asiento n° 8. • Gastos de mantenimiento de Finca xxx Bancos, Ctas. por pagar, Inventario (insumos) xxx

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Registro de partidas no asociables al costo de animales en desarrollo o nuevos nacimientos. Puede se el mantenimiento de pastos (fertilizantes), reparación de cercas, caminos, establos, medicinas, sueldos de adminis− tración, etc. Incluye los gastos de mantenimiento de padrotes en producción o animales desarrollados, mayores de 3 años, listos para la venta. • Costos de Finca diferidos (subcuenta Dep. padrotes) o xxx Activos Fijos (Dep. padrotes−p/nuevos padrotes) xxx Depreciación acumulada Reproductores xxx Registra depreciación de padrotes en producción según destino de nuevas crías. Se debe hacer distinción desde que la hembra es preñada se dedica la cría a nuevo procreador (activo fijo) o animal comercial. 9. Otros gastos xxx Inventario permanente (semovientes en desarrollo) xxx Inventario corriente p/venta (semoviente en desarrollo) xxx Registro de pérdidas por hurto, muerte o donación. • Otros gastos xxx Depreciación acumulada − padrotes xxx Activo fijo padrotes xxx Registro de pérdidas por hurto, muerte, robo, etc. Se da de baja la depreciación acumulada. • Bancos o Ctas por cobrar xxx Costo de ventas xxx Ventas de ganado xxx Inventario corriente para venta xxx Registro de las ventas respectivas, según costo acumulado a fecha de realización o venta.

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• Inventario Corriente (para venta) xxx Inventario Permanente (en desarrollo) xxx Traslada a inventario para venta de animales listos para su Realización según costos acumulados. 13. Bancos o Ctas. por cobrar xxx Depreciación Acumulada Reproductores(padrotes) xxx Activo fijo −Padrotes Otros Ingresos Venta de padrotes no apto ya como reproductor. 14. Otros gastos xxx Inventario corriente (semovientes) xxx Otros inventarios corrientes(padrotes) xxx Valuación de semovientes para venta que al cierre su costo resultó mayor al precio de venta de mercado y de padrotes con vida agotada cuyo costo neto resultó también superior al precio de venta o valor de realización. Nota : Se carga "Otros gastos" porque no existe asociación alguna con los ingresos por ventas. 15. Bancos o Ctas. por cobrar xxx Otros ingresos xxx Venta de nuevos nacimientos que son aptos para el Desarrollo. Ejemplo: vaquillas lecheras. Nota: Las cuentas de otros gastos e ingresos, brindan información interesante sobre los efectos los resultados, especialmente lo que podría denominarse factores externos al giro normal del negocio

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o la eficiencia en la administración y custodia de los inventarios. Ganadería Lechera • Activo fijo en desarrollo xxx Bancos xxx Compra de vaquilla para producción lechera futura 2. Activo fijo en producción xxx Bancos xxx Compra de vaquillas para producción lechera. 3. Activo fijo en producción xxx Activo fijo en desarrollo xxx Reclasifica a producción vaquillas en desarrollo aptas para producción. 4. Activo fijo en desarrollo xxx Costos de finca diferidos xxx Registra valor simbólico de nuevos nacimientos del mes • Costo de finca diferidos xxx Bancos, Cts, por pagar, Inventarios xxx Acumulado de costos a distribuir entre nuevos nacimientos Y animales en desarrollo. • Activo fijo en desarrollo xxx Costos de finca diferidos xxx Distribuyendo costos de finca entre nuevos nacimientos y animales en desarrollo. Se supone que todo es activo fijo en desarrollo . • Gastos de mantenimiento de la finca xxx Bancos, Cts. Por pagar Inventarios (insumos) xxx

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Registro de partidas no asociables a animales en desarrollo ni tampoco al mantenimiento de los animales en producción, corres_ ponde al mantenimiento de pastos(fertilizantes), cercas, caminos establos, depreciación de equipo ordeño, sueldos de administración. 8. Costo de ventas o (Gasto de producción, con subcuentas por rubros) xxx Depreciación semovientes en producción xxx Depreciación acumulada (Semovientes en producción) xxx Bancos, Cts. Por pagar, Inventario insumos xxx Registra depreciación de animales en producción y del mantenimiento (alimentación, etc.) de los mismos. Se utilizan cuando sólo produce leche y no procrean o renuevan hato. 9. Otros gatos xxx Activo fijo en desarrollo (sin depreciación) xxx Registra baja por robo, muerte o pérdida. 10. Otros gastos xxx Depreciación acumulada Activo en producción xxx Activo fijo en producción xxx Registra baja por robo, muerte, pérdida de animales en producción 11. Bancos o Cts. por cobrar xxx Ventas de leche xxx Registro de venta de leche proveniente del activo fijo en producción 12. Bancos o Cts. Por cobrar xxx Depreciación Acum. Activo fijo en producción xxx Activo fijo en producción (u otros inventarios) xxx Otros ingresos xxx 13. Bancos o Cts. Por cobrar xxx Otros ingresos xxx

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Venta de nuevos nacimientos no aptos para producción lechera. Ejemplo: terneros machos. Procreación Activo fijo − Procreadores en desarrollo • Activo fijo procreadores en desarrollo xxx Activo fijo procreadores en producción xxx Bancos xxx Compra de padrotes para desarrollo o producción 2. Gastos de finca diferidos xxx Depreciación acumulada padrotes xxx Registra depreciación acumulada de padrotes en producción 3. Padrotes en producción xxx Padrotes en desarrollo xxx Traslado a cuentas de producción los padrotes que entran en esta Etapa. 4. Costos de finca diferidos xxx Bancos, Cts. Por pagar, Inv. Insumos xxx Acumulado de costo a distribuir a fin de mes entre padrotes en desarrollo y cifras en desarrollo y mantenimiento de padrotes en producción. 5. Inventario (corriente) de crías en desarrollo xxx Activo fijo en desarrollo xxx Costos de finca diferidos (Excepto depreciación) xxx Distribuyendo costos diferidos entre padrotes en desarrollo y el inventario de crías. • Activo fijo procreadores en desarrollo xxx Inventario corriente xxx

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Costos de finca diferidos xxx Registro de nuevos nacimientos al valor simbólico. Tanto en animales en desarrollo como nacimientos que se dejan para proveedores. 7. Otros gastos xxx Depreciación acumulada xxx Inventario corriente semovientes xxx Activo fijo en desarrollo xxx Activo fijo en producción xxx Registro de pérdidas por robo, hurto, extravío, muerte. 8. Bancos o Cts. Por cobrar xxx Costo de ventas xxx Ventas de ganado xxx Inventario corriente xxx Registro de ventas, CMV, según costo acumulado a la fecha (aún no valuados a precio de venta). 9. Inventario corriente, semovientes xxx Otros ingresos xxx Valuación del inventario a la fecha de cierre al precio de venta 10. Gastos de mantenimiento de finca xxx Bancos, Cts. Por pagar, etc. xxx Registro de gastos no imputables a la producción Compañía __________________________ Detalle de planilla Para el periodo del __ de __ al __ de __ Nombre Costo Tiempo por

Cultivo _________________

Pago Deducciones Ordinario Extra Bruto

Total CCSS y BP

Neto a Otros

Deducciones Pagar

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Hora

Totales Encargado

Revisado por

Compañía __________________ Manual de cuentas Código de la cuenta 10201

Nombre de la cuenta Terrenos

Grupo contable Activo Fijo

Saldo normal Deudor

Descripción de la cuenta Son los lotes o espacios destinados para la siembra. Representa el costo del terreno perteneciente A la empresa. Débitos

Créditos

Se debita con la adquisición de terrenos.

Se acredita cuando se venden.

Responsable Persona de contabilidad de activos fijos Formularios y documentos que la afectan

Compañía __________________ Manual de cuentas Código de la cuenta 10203

Nombre de la cuenta Herramientas

Grupo contable Activo Fijo

Saldo normal Deudor

Descripción de la cuenta Esta compuesta por todos aquello utensilios o instrumentos de trabajo manuales. Débitos

Créditos

Se debita con la adquisición de los instrumentos O artículos de trabajo manuales.

Se acredita cuando se venden o se dan de baja por inservibles o por perdida.

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Responsable Encargado de bodega de herramientas Formularios y documentos que la afectan

Compañía __________________ Manual de cuentas Código de la cuenta 10204

Nombre de la cuenta Vehículos

Grupo contable Activo Fijo

Saldo normal Deudor

Descripción de la cuenta Esta compuesta por todos los vehículos que se utilizan para la movilización o transporte de los Productos de la empresa. Entre estos están los camiones, jeep, trailers, carretas. Débitos

Créditos

Se debita con la adquisición de alguno de los medios de transporte antes mencionados.

Se acredita cuando se venden o se dan de baja por inservibles o por perdida.

Responsable Encargado de transportes Formularios y documentos que la afectan

Compañía __________________ Manual de cuentas Código de la cuenta 10205

Nombre de la cuenta Maquinaria

Grupo contable Activo Fijo

Saldo normal Deudor

Descripción de la cuenta Representa el conjunto de maquinas de las que se utilizan para realizar la producción. Entre estas están los arados, sembradoras, chapulines, bombas de fumigación, cortadoras Débitos

Créditos

Se debita con la adquisición de alguno de las Maquinarias antes mencionados.

Se acredita cuando se venden o se dan de baja por inservibles o por perdida.

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Responsable Personal de contabilidad de activos fijos Formularios y documentos que la afectan

Compañía __________________ Manual de cuentas Código de la cuenta 10202

Nombre de la cuenta Animales de trabajo

Grupo contable Activo Fijo

Saldo normal Deudor

Descripción de la cuenta Representa el conjunto de animales que pertenecen a la empresa y que están destinados a efectuar algunas labores. Débitos

Créditos

Se debita con la adquisición de alguno de los animales útiles para las diversas labores.

Se acredita cuando se venden o muerte de algún animal.

Responsable Personal de contabilidad de activos fijos Formularios y documentos que la afectan

Compañía __________________ Manual de cuentas Código de la cuenta 10104

Nombre de la cuenta Inventario de cultivos en bodega

Grupo contable Activo circulante

Saldo normal Deudor

Descripción de la cuenta Compuesta por el valor de los productos de los cultivos que se encuentran en las bodegas, en espera del momento oportuno para su venta. Débitos

Créditos

Se debita cuando incorporamos a las bodegas los productos que cultivamos y están en espera de ser vendidos.

Se acredita cuando se venden o se han perdido (perecederos)

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Responsable Personal de inventario de producto final Formularios y documentos que la afectan

Compañía __________________ Manual de cuentas Código de la cuenta 10105/10106/10107/10108

Nombre de la cuenta Existencias de fertilizantes y abonos Hierbicidas, fungicidas e insecticidas

Grupo contable Activo circulante

Saldo normal Deudor

Descripción de la cuenta Esta cuenta se destina al registro de los fertilizantes o abonos, hierbicidas, fungicidas e insecticidas utilizados para el cultivo. Débitos

Créditos

Se debita cuando adquirimos estos productos.

Cuando se calcula el costo de los estos químicos Utilizados en el cultivo.

Responsable Encagardo de insumos agrícolas Formularios y documentos que la afectan Control de consumo de fertilizantes o abonos, fungicidas, hierbicidas y insecticidas.

Compañía __________________________ Control de consumo de combustibles y lubricantes Para el periodo del _____ de ________ al _____ de ______ _____

Fecha

Identificación Combustibles de

Cultivo _________________ Lubricantes

Clase

Cantidad Precio

Clase

Cantidad

Precio

la maquinaria

Totales Encargado

Revisado por 27

Compañía __________________________ Control de uso de maquinaria y equipo Para el periodo del _____ de ________ al _____ de Cultivo ______ _____ _________________

Fecha

Identificación Tipo de de la maquinaria labor

Tipo de

Horas usadas

Observaciones

Explotación

Hora inicio

Hora finalización

Totales Encargado

Revisado por

Compañía __________________________

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