CONCEPTOS FUNDAMENTALES CONTABILIDAD AGROPECUARIA Nova García Nora Mercedes (2011) Diseño de una guía contable financiera para la empresa agropecuaria escalafón docente Universidad Pedagógica Y Tecnológica De Colombia Facultad Seccional Duitama Duitama

Con el fin de facilitar la comprensión de algunos términos básicos del manejo contable financiero, se hace necesario desarrollar en esta primera etapa, algunos conceptos fundamentales, como la definición de la contabilidad agropecuaria, los objetivos de la misma, la ecuación contable explicando cada uno de los elementos que la conforman, las cuentas, sus partes, la clasificación de éstas y un ejemplo aplicado a una empresa agropecuaria, en el que se explica de manera sencilla el uso de las cuentas . Definición de la contabilidad agropecuaria. La contabilidad agropecuaria es una aplicación de la contabilidad general, que organiza, registra, analiza e interpreta todas las operaciones de las empresas del sector agropecuario y agroindustrial , teniendo en cuenta la concepción de Carvajal, María Eugenia y Martínez, Jorge Arturo. 1 Objetivos de la contabilidad agropecuaria: "La contabilidad es una herramienta valiosa en la administración de una empresa porque:  Clasifica, registra y analiza objetivamente las operaciones que de lo contrario, las olvidaría el productor.  Informa sobre su historia a través de los libros de contabilidad.  Controla efectivamente todos los bienes o recursos y las obligaciones.  Facilita el análisis no solo en cifras numéricas, sino del conocimiento del desarrollo o retroceso de la empresa agropecuaria.  Permite la planeación y la toma de decisiones por parte del administrador, para una mejor organización, considerando las oportunidades que ofrecen las entidades relacionadas con el sector". Ecuación contable. La ecuación fundamental o ecuación contable es la manera que relaciona los conceptos de activo, pasivo y patrimonio. 1

CARVAJAL, María Eugenia y MARTINEZ , Jorge Arturo. Curso de Contabilidad y costos , programa agropecuario.2|aEd.Cali.Fundación Carvajal.1998. 1

Cualquier sistema contable utilizado sin importar la actividad, debe partir de la ecuación contable, la cual se expresa de la siguiente forma: Activos = Pasivo + Patrimonio La explicación de esta ecuación es muy sencilla. Los activos que la empresa posee son iguales a los que ésta debe a terceros (pasivos), más lo que realmente es de sus dueños (patrimonio). En esta primera etapa, cuando el patrimonio es igual al aporte de sus propietarios se denomina situación estática. Esta ecuación se puede expresar de otras formas: Activos - Pasivos Activos - Patrimonio

= Patrimonio = Pasivo

Las utilidades o pérdidas de la empresa afectan la ecuación fundamental, reflejándose en una disminución o aumento de capital, condición en la que el patrimonio no es igual al aporte de los dueños, debido a los resultados generados en el ejercicio, etapa conocida como dinámica. Ejemplo: El señor Pedro Rojas propietario de la Finca "El Rincón" tiene un activo de $64.000.000, un pasivo de $15.000.000 y un patrimonio de $49.000.000; compró unos semovientes por valor de $ 8.000.000 a crédito. La ecuación contable inicial y la final quedarán expresadas así: Ecuación inicial: Activos 64.000.000

= =

Pasivos + 15.000.000 +

Patrimonio 49.000.000

= =

Pasivo + 23.000.000 +

Patrimonio 49.000.000

Ecuación final: Activos 72.000.000

Activos. Los activos son el conjunto de bienes, recursos y derechos que son propiedad de la empresa y además ésta puede apreciarlos en dinero. Ejemplo: efectivo, inventarios, bancos, maquinaria y equipo, etc.

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Pasivo. El pasivo está conformado por las deudas y obligaciones que la empresa ha contraído con terceras personas y deberán ser canceladas. Ejemplo: Obligaciones bancarias (créditos obtenidos con entidades bancarias), Cuentas por pagar, proveedores por la compra de ganado, semillas, insumos, etc. Patrimonio El patrimonio está constituido inicialmente por el aporte del propietario de la empresa, si ésta es una persona o por las partes correspondientes a cada uno, sí es una sociedad. En el caso de una finca o explotación agropecuaria donde existe un solo propietario que aporta veinticinco millones de pesos $25.000.000, el patrimonio inicial son estos veinticinco millones de pesos. Si son dos socios y cada uno aporta doce millones quinientos mil pesos $12.500.000, el patrimonio inicial es de $25.000.000 veinticinco millones de pesos. Se dice patrimonio inicial porque una vez la empresa empiece a producir, las utilidades obtenidas pasan a formar parte del patrimonio en los montos no distribuidos a los socios. Ejemplo: La empresa agropecuaria “ El Nogal”, constituida por dos socios con un capital inicial de $50.000.000 en su primera producción obtuvo utilidades por $4.000.000, no siendo distribuidas entre los socios. En este momento el patrimonio es la suma del capital inicial más la utilidad, quedará así numéricamente: 50.000.000 + 4.000.000 = 54.000.000 Si los socios tienen estipulado un porcentaje determinado de las utilidades para repartir entre ellos, el patrimonio varía en su monto. Se supone un 30% de utilidades a distribuir. Utilidad obtenida = 4.000.000 Utilidad a distribuir (30%) = 4.000.000 * 30 = 1.200.000 100

Utilidad no distribuida = 4.000.000 - 1.200.000 = 2.800.000 Patrimonio = capital inicial + utilidad no distribuida.

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Patrimonio = 50.000.000 + 2.800.000 Patrimonio = 52.800.000 En resumen el patrimonio está constituido por los aportes iniciales más las utilidades o también puede ser los aportes iniciales menos las pérdidas que presente la empresa en su vida productiva. LAS CUENTAS EN CONTABILIDAD AGROPECUARIA La cuenta es un recurso contable utilizado para registrar los aumentos y disminuciones de una partida del activo, pasivo o patrimonio, bajo un nombre apropiado que facilita su interpretación y distinción en los libros contables. Para registrar las operaciones realizadas en las empresas, es necesario llevar una cuenta separada por cada concepto de activos, pasivos y patrimonio. Las empresas requieren generalmente llevar un gran número de cuentas para registrar sus operaciones. (Ver anexo A, Plan único de cuentas, según Decreto 2650 de 1993 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, relacionando específicamente algunas cuentas de las correspondientes a la empresa agropecuaria). Una cuenta se compone de las siguientes partes: ver cuadro 2 Cuadro 1. Partes de la cuenta Nombre de la cuenta Fecha Concepto o motivo de registro

Debe

Haber

Saldo

Fuente: NOVA GARCÍA, Nora Mercedes. Contabilidad Agropecuaria. Editorial UPTC, Tunja 1995 Explicación: Nombre de la cuenta: activos, pasivos o patrimonios

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Fecha: en forma cronológica Concepto: motivo o razón de registro, anotando el comprobante respectivo en el cual se puede comprobar y ampliar la información. Debe: columna en la cual se registran los cargos. Haber: columna en la cual se registran los abonos Saldo: columna en la que se registra la diferencia entre el debe y el haber. Un esquema sencillo de la Cuenta se representa tal como aparece en el cuadro 3. Cuadro 2. Cuenta T. Nombre de la cuenta DEBE Se registran DÉBITOS o CARGOS

HABER Se registran CRÉDITOS o ABONOS

Las columnas del Debe y del Haber de una cuenta, así como la estructura de la Cuenta T, se han mencionado en forma general; sin embargo, existen algunas normas que se deben tener presente, para analizar y registrar las diferentes cuentas que representan los grupos de activo, pasivo, patrimonio, gastos e ingresos: - Las cuentas que representan un activo o un gasto, se registran inicialmente en el Debe; aumentan con una partida en el debe y disminuyen con una partida en el haber. Generalmente el saldo de éstas cuentas es Débito. - Las cuentas que representan un pasivo, patrimonio o un ingreso, se registran inicialmente en el Haber, aumentan con un registro en el haber y disminuyen con una partida en el debe. Generalmente el saldo de éstas cuentas es Crédito. Clasificación de las cuentas. Las cuentas se clasifican según su naturaleza en: Cuentas reales o de balance: son de carácter permanente, se representan en el Balance General. Cuentas nominales o de Resultados: son de carácter transitorio, se representan en el estado de resultados (Pérdidas y Ganancias). Cuentas de orden: Son registros extracontables de información, no afectan el patrimonio de la empresa, ni su situación económica y financiera.

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Figura 1. Clasificación de las cuentas

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1. CUENTAS REALES O DE BALANCE

DEL ACTIVO Saldo Débito DEL PASIVO Saldo crédito DEL PATRIMONIO Saldo Crédito

Caja, Bancos, Inventarios (cultivos en proceso de desarrollo y producción agroindustrial, semovientes de producción), Cuentas por cobrar, Maquinaria y Equipo, etc

Cuentas por pagar, proveedores, obligaciones bancarias

Capital, Utilidades, Reservas

2. CUENTA S NOMINAL ES

De Ingreso Saldo Crédito De Gastos Saldo Débito A CARGO A FAVOR

Ventas Ingresos por servicios Ingresos Financieros

Productos agrícolas, productos pecuarios, productos procesados, otros productos

Maquinaria y asistencia técnica agrícola, equipo y asistencia técnica pecuaria, Comisión por mercadeo de productos agrícolas o pecuarios, Productos procesados u otros productos.

Costo de ventas, Compras, Gastos de administración Gastos de ventas, Gastos financieros Documentos, mercancías y demás bienes recibidos pro la empresa en custodia o garantía Documentos, mercancía y otros bienes entregados por las empresas en custodia o garantía

3. CUENTAS DE ORDEN

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Fuente: NOVA GARCÍA, Nora Mercedes. Contabilidad Agropecuaria. Editorial UPTC, Tunja 1995

Las empresas realizan durante el ciclo contable varias operaciones que se deben analizar y registrar teniendo en cuenta los pasos que muestra la figura 2. Figura 2. Proceso para el registro de una operación Leer la operación Identificar las cuentas y clasificarlas, es decir si son activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos o de orden.

Determinar si de acuerdo a la transición aumentan o disminuyen.

Las cuentas de Activos y Gastos aumentan en la comuna del debe y disminuyen en la columna del haber.. Las de pasivo, patrimonio e ingresos aumentan en la columna del haber y disminuyen en la columna del debe Registrar las operaciones teniendo presente que el total de los débitos debe ser igual al total de los créditos. Fuente: NOVA GARCÍA, Nora Mercedes. Contabilidad Agropecuaria. Editorial UPTC, Tunja 1995

Ejemplo La finca "San Vicente", realiza las siguientes transacciones durante la segunda semana de Octubre de 20__

1. Vende de contado 14 cargas de papa a $300.000 cada una según factura 015

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2. Compra 3 bultos de abono a $65.000 cada uno según factura 186, cancelada en efectivo. 3. Vende a crédito una vaca (para carne) por valor de $ 800.000 según factura 382 4. Cancela por valor de $200.000 jornales en efectivo según comprobante de pago 054. 5. Compra fungicidas a crédito por valor de $260.000 según factura 145. Se inicia el proceso elaborando los registros contables en cuentas T. Caja DEBE (1)4.200.0 00

HABER 195.000( 2) 200.000( 4) $395.000

DEBE

Ventas HABER (1)4.200.000 (3) 800.000 $5.000.000

$4.200.000 Cuentas por cobrar DEBE HABER (3) $800.000 $800.000

Cuentas por pagar DEBE HABER (5)260.000 260.000 260.000

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Gastos generales DEBE HABER (2)195.000 (4)200.000 (5)260.000 $655.000

Referencias bibliográficas CARVAJAL, María Eugenia y MARTINEZ , Jorge Arturo. Curso de Contabilidad y costos , programa agropecuario.2|aEd.Cali.Fundación Carvajal.1998.

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