INFORME DE FIN DE GESTION JEFE UNIDAD DE GESTION INTEGRAL DE LA INFORMACIÓN MCI.PETRONILA MAIRENA TRAÑA, ING 01 OCTUBRE 2009 - 30 SETIEMBRE 2013

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RESUMEN EJECUTIVO Según lineamientos de la Directriz D-1-2005-CO-DFOE, los jerarcas y titulares subordinados de la Administración, tienen la obligación de presentar al final de su gestión, independientemente de las razones por las que se deja el cargo, un informe de rendición de cuentas de los resultados obtenidos en cumplimiento de las funciones bajo su responsabilidad conforme al artículo 12 de La Ley General de Control Interno. De ahí que para garantizar la transparencia en las actuaciones de mi gestión, así como brindar información relevante a mi sucesor en el desempeño de mi cargo, presento el informe respectivo. Este informe contiene información relacionada a la gestión realizada por la Magíster Petronila Mairena Traña, como Jefe de la Unidad de Gestión Integral de la Información, en el período comprendido entre el 01 de Octubre del año 2009 al 30 de setiembre del año 2013, dado que por acatamiento a Resolución de la Sala Primera No. 294-F-S1-2013 se ordena al Ministerio de Salud, restituir en su cargo al Ing. Edgar Morales Gonzalez, quien antes del proceso de Desarrollo Organizacional del Ministerio de Salud se destacaba como Director de Informática, por tal motivo mediante DM-RM-6508-2013 se comunica a la Ingeniera Mairena que se le asigna al cargo de SubJefe de la Unidad de Gestión Integral de la Información, a cargo del Ing. Edgar Morales Gonzalez, a partir del 01 Octubre 2013 a la fecha. La ingeniera Mairena solicita traslado horizontal de su puesto a la Presidencia de la República, quien a su vez solicita al Despacho de la Ministra de Salud analizar y brindar respuesta oportuna al caso. Por tanto el Despacho Ministerial manifiesta su aval para trasladar el puesto a otro Ministerio seguiendo el procedimiento establecido por la Dirección General de Presupuesto del Ministerio de Hacienda y el procedimiento del Ministerio receptor.

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CONTENIDO LABOR SUSTANTIVA DE LA UNIDAD DE GESTION INTEGRAL DE LA INFORMACION

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1. Equipo Sistemas de Información

5

2. Equipo Infraestructura Informática

5

3. Equipo Gestión Documental

5

CAMBIOS ACONTECIDOS DURANTE EL PERIODO DE GESTION

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CONTROL INTERNO

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LOGROS INSTITUCIONALES DE LA UNIDAD

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ESTADO DE PROYECTOS

15

ADMINISTRACION DE RECURSOS FINANCIEROS

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INFORMACION DEL PERSONAL DE LA UNIDAD

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REPRESENTACIÓN EN AGRUPACIONES

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OBSERVACIONES Y SUGERENCIAS

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LABOR SUSTANTIVA DE LA UNIDAD DE GESTION INTEGRAL DE LA INFORMACION Según el Manual de Organización y Funciones del Ministerio de Salud, publicado en Junio del 2008, la Unidad de Gestión Integral de la Información es la Unidad responsable de gestionar la información requerida por el Ministerio de Salud para desarrollar sus funciones. Esto incluye: desarrollar las tecnologías de información que garanticen la efectiva captura, procesamiento, análisis y divulgación de la información, la efectividad de las comunicaciones internas y externas de la Institución y el resguardo de la memoria institucional, para impulsar las estrategias del Ministerio de Salud y contribuir al ejercicio efectivo de la rectoría de la producción social de la salud y a la satisfacción de los requerimientos de información y comunicación de los clientes internos y externos. Entre las funciones específicas de la unidad, se tienen las siguientes: 1. Elaborar y ejecutar el Plan Maestro de Gestión Integral de Información, con el propósito de garantizar el éxito de los proyectos y su adecuada articulación eintegración de la gestión de información. 2. Orientar y acompañar oportunamente, en materia de gestión integral de información, los procesos y actividades del Ministerio de Salud según sus requerimientos. 3. Promover el desarrollo y adecuada administración de la información, garantizando la seguridad, confiabilidad, exactitud, accesibilidad y oportunidad de los datos e información, manteniendo vigentes tecnologías apropiadas y eficientes. 4. Diseñar normas, estándares y procedimientos aplicables a gestión de información en el Ministerio, relacionados con los elementos de sistemas de información, hardware, software, redes, comunicaciones y gestión documental, en procura de lograr la gestión integral de información en condiciones adecuadas para el ejercicio de la función rectora del Ministerio de Salud. 5. Promover, desarrollar y mantener sistemas de información para apoyar la función rectora de la Institución. 6. Administrar y ejecutar las acciones necesarias que permitan el buen funcionamiento de la infraestructura informática. Esto incluye: la administración de la base de datos institucional, la administración de la red de datos y comunicaciones, y la administración de los servicios que presta la red de datos y comunicaciones, tales como correo electrónico, Internet, intranet, antivirus, filtrado de contenidos, entre otros. 7. Analizar, diseñar, desarrollar y ejecutar métodos, instrumentos y técnicas de tratamiento, almacenamiento, recuperación y divulgación de la información; así como el control de calidad del proceso documental. 8. Diseñar, desarrollar y administrar los sitios Web.

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9. Orientar, coordinar y gestionar oportunamente la adquisición y distribución de los recursos de tecnologías de información de la Institución, acorde con la detección de necesidades y la sana administración a fin de optimizar la utilización de los recursos y mejorar la efectividad de las inversiones. 10. Coordinar actividades diversas relativas a las tecnologías de información con diferentes entes gubernamentales, instituciones privadas y organismos internacionales según corresponda, en función del desarrollo y mejoramiento de los sistemas de información intra e interinstitucionales concernientes a la función rectora del Ministerio de Salud. 11. Evaluar el cumplimiento de la normativa establecida en materia de gestión de información. Por la complejidad y especialización de las funciones de internamente en tres equipos de trabajo:

esta unidad organizativa, se divide

1. Equipo Sistemas de Información Es responsable de promover, orientar, planificar, controlar y evaluar el desarrollo del sistema de información institucional para asegurar la oportunidad, confiabilidad, integridad y seguridad de la información, así como la agilización de los procesos y actividades institucionales, que permita una toma de decisiones con calidad.

2. Equipo Infraestructura Informática Es responsable de promover, orientar, planificar, controlar, evaluar el desarrollo y mantenimiento de la infraestructura informática de la Institución, en condiciones adecuadas de funcionamiento, confidencialidad, integridad y disponibilidad, que soporte la demanda de sus servicios en respuesta a los requerimientos institucionales.

3. Equipo Gestión Documental Es responsable de impulsar y generar soluciones de gestión de información basadas en la adecuada explotación de las aplicaciones informáticas existentes, datos e información que apoyen la continuidad y optimización de las operaciones institucionales relativas al manejo de información.

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CAMBIOS ACONTECIDOS DURANTE EL PERIODO DE GESTION A finales del año 2008 en el Ministerio de Salud se ejecutaron una serie de cambios organizacionales conocido como el “Desarrollo Organizacional”, proceso que habia iniciado años atrás. Uno de estos cambios fue el nacimiento de la Unidad de Gestión Integral de la Información, conformada por lo que hasta ese entonces había sido la Dirección de Informática además de la Gestión Documental que consta de la oficina de Publicaciones, el Centro de Documentación e Información y el Archivo Central, lográndose consolidar esta gran Unidad Organizativa. Como todo cambio tiene sus consecuencias y repercusiones, el Ministerio de Salud entró en un proceso de transición para lograr renovar los objetivos estratégicos, misión y visión en función de la nueva estructura organizacional. En esta transición la Unidad de Gestión Integral de la Información no permaneció ajena, en todos los sentidos, entre ellos: nuevos procesos, nuevas jefaturas, nuevos retos y sobre todo mucho escepticismo del personal que la conforma, para ajustarse a los nuevas jefaturas, cambios, objetivos y prioridades de las autoridades del momento. En el año 2009 se declara emergencia nacional por la incidencia del dengue en el país. Fue a finales del año 2009, luego de la renuncia de dos jefaturas anteriores que asumo la jefatura de la Unidad de Gestión Integral de la Información. En el 2010 el Ministerio realiza la Encuesta Nacional de Salud Sexual y Reproductiva, liderada por la Viceministra de Salud de ese entonces, la Dra. Ana Morice. En ese mismo año, se realiza una fuerte inversión para sustitución y reemplazo de equipo de cómputo destinado a funcionarios de las Areas Rectoras de Salud, Direcciones Regionales y Nivel Central. Además se logró consolidar el Centro de Datos Principal del Ministerio de Salud, mediante la adquisición y renovación del Switch Principal, Enfibrado Optico de los Edificios del Nivel Central y la compra de dos Fortigate FortiAnalyzer para filtrado de contenido. Fue a finales del año 2011, cuando de manera repentina la Ministra de Salud, Dra. María Luisa Avila renuncia a su cargo, asimismo los Viceministros y Directora General.

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De esta manera, la Dra. Daysi María Corrales Díaz, por designación de la Presidenta de la República a finales del año 2011, asume el cargo de Ministra de Salud. Surge entonces la posibilidad de proponer la Creación de la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, lo que antes del Desarrollo Organizacional se denominaba Dirección de Informática, dicha propuesta fue presentada en setiembre 2013 ante el Director de Desarrollo Estratégico. Entre el 2012 y 2013 se replantea, actualiza y ajusta el Plan Maestro de la Unidad para dar paso a lo que ahora se denomina Plan Estratégico de Tecnologías de la Información, Comunicaciones y Gestión Documental (PETICGD), mismo que se presenta en setiembre 2013 ante el Director de Desarrollo Estratégico. El Plan Estratégico pone sobre la mesa una serie de iniciativas que pretenden renovar y optimizar la infraestructura tecnológica y telemática del Ministerio de Salud en sus tres niveles de Gestión, asimismo considera el análisis y desarrollo de Sistemas de Información que coadyuven en la función rectora y propone tareas y actividades para el proceso de Gestión Documental del Ministerio de Salud. Desde finales del 2011, los servidores del Centro de Datos Principal empiezan a dar alertas que han entrado en una fase de obsolescencia, se empiezan a caer ciertos servicios de misión crítica para el Ministerio de Salud. Se reinician gestiones para solicitar presupuesto para el remplazo, actualización y sustitución de los servidores. A finales del año 2012, por iniciativa de la Señora Ministra de Salud, Dra. Daysi Corrales Díaz, mediante una carta de entendimiento entre el Ministerio de Salud y la Secretaría Técnica de Gobierno Digital, se inicia la implementación de un Portal de Registros de Productos de Interés Sanitario, el cual pretende reducir los tiempos de espera para emisión de los certificados de registro de productos. Puesto en producción desde el 21 de octubre 2013 en la siguiente dirección www.registrelo.go.cr En el 2012 se publica la Política de Salud Mental, la Ley de Control del Tabaco y sus efectos nocivos en la salud, lo cual genera la necesidad de contar con un sistema de información para el registro nacional de infractores. A mediados del 2013 se realizan gestiones para renovar y actualizar los servidores del Centro de Datos Principal. A finales del año 2013 el Ministerio de Salud experimenta la mas alta incidencia de casos de Dengue que había experimentado el país en varios años, generando iniciativas del sector salud para contrarrestar los criaderos del mosquito a nivel nacional.

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CONTROL INTERNO Durante la gestión del año 2009 al año 2013 se realizaron anualmente las Autoevaluaciones de Control Interno de la Unidad de Gestión Integral de la Información, a cargo del enlace designado para el control Interno, la Ingeniera Ana Lucía Carmona Chavarría, en coordinación de la Jefatura de Unidad. Debido a que la Unidad es grande en la cantidad de personal, para realizar cada evaluación se contó con una muestra del personal, cada año el personal convocado no fue el mismo, y fueron convocados funcionarios de cada uno de los procesos de la Unidad. El machote para realizar la autoevaluación, la proveé la Unidad de Planificación Institucional, a traves de los compañeros encargados del proceso de Control Interno Institucional. De este machote se extrae el gráfico ANALISIS GENERAL DE CUMPLIMIENTO para cada año. Autoevaluación Control Interno 2010-2011 Analisis General de Cumplimiento UGII 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

18% 0%

3% 0%

13% 10%

48%

83% 82% 0% 17%

6%

97%

33%

22%

77%

Cump. Parcial 45%

44%

Incumplimiento Cumplimiento

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Ministerio de Salud Autoevaluación Control Interno 2011-2012 Análisis general de cumplimiento UGII 100%

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0%

0%

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5% 5%

80% 70% 100%

100%

29% 0%

67%

60% 50%

18% 0%

91%

40%

82%

71%

30% 20%

33%

10% 0% Deberes Generales

Ambiente de Control

Cumplimiento

Valoración del Riesgo

Actividades de Control

Incumplimiento

Sistemas de Criterios de Información Seguimiento

Cump. Parcial

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Ministerio de Salud Autoevaluación Control Interno 2012-2013 Análisis general de cumplimiento UGII 100%

0% 0%

0% 13%

10%

90%

30%

80%

15% 0%

30%

70%

43%

60% 50%

14%

30%

100%

87%

40%

85%

60%

30%

43%

40%

20% 10% 0% Deberes Generales

Ambiente de Control Cumplimiento

Valoración del Riesgo

Actividades de Control

Incumplimiento

Sistemas de Criterios de Información Seguimiento Cump. Parcial

A la fecha no se ha recibido ninguna realimentación por parte de la Unidad de Planificación Institucional, respecto a las autoevaluaciones realizadas. Como lo muestran los gráficos, las actividades de control y criterios de seguimiento han tenido una variación negativa de la autoevaluación 2011-2012 a la realizada en el período 2012-2013 debido al incremento de actividades, proyectos y acciones de misión crítica así como pérdida de recurso humano por traslados, préstamos y jubilación, factores que tienen una incidencia en el ambiente de control y seguimiento por recargo de actividades. Al incrementarse los proyectos y actividades se aumentan las actividades que deben ser controladas, el ambiente de control varía y los criterios de seguimiento tambien aumentan; de ahí las diferencias porcentuales. Algunas acciones realizadas entre el 2010 y 2013, como mejora al proceso de control interno de la Unidad son las siguientes:  Un acceso en la intranet con el compendio de la información de Control Interno para acceso a todos los funcionarios, la actualización a cargo del enlace de Control Interno de la Unidad.

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 Se ha definido por escrito a cada funcionario de la Unidad, las funciones que debe ejecutar en el cumplimiento de su jornada laboral.  Elaboración de políticas, normas y procedimientos de seguridad de la información y procedimientos para el manejo de la información manual.  Sesión de trabajo con el personal de la UGII, donde se dio a conocer la metodología utilizada para elaborar los planes institucionales y los insumos en los que se apoyan los planes operativos.  Oficialización y socialización del procedimiento de transferencia y eliminación de documentos.  Establecimiento de medidas de control de salidas de oficina.  Se establecieron bitácoras de eventos del Centro de Datos Principal y cuartos de comunicaciones.  Creación de herramienta de gestión informática regional.  Creación de herramienta de gestión documental regional.  Sesiones de trabajo y talleres para socializar políticas, normas de seguridad de la información y sobre la ley derechos de autor y nuevo decreto.  Designación de Orientadores de cada proceso de la Unidad.  Planeación de actividades y proyectos anual.  Seguimiento y control de actividades programadas a traves de cada Orientador de proceso. En cuanto a las actividades propuestas como plan de mejora para el 2014 están las siguientes:  Enviar por correo a los funcionarios de esta Unidad una vez por semana, una reflexión relacionada al tema de control interno.  Definir los lineamientos para realizar las evaluaciones de los controles que están implementados y aplicar las medidas correctivas necesarias.  Solicitar a la Dirección de Recursos Humanos en caso de que existan políticas sobre este tema, que se nos facilite el procedimiento para implementarlo en esta Unidad.  Solicitar a la Unidad de Planificación Institucional documentación que respalde las acciones sobre estos temas estratégicos Institucionales, para ser divulgados entre el personal.  Implementar la Administración del Riesgo  De acuerdo a los riesgos identificados en la Unidad, se procederá a aplicar para cada uno de ellos el instrumento de Administración del Riesgo.  Implementar un servidor donde se mantenga información compartida sobre los Sistemas de Información Institucionales para todos los funcionarios de la Unidad.  Diseñar e implementar estandares para que los nuevos sistemas de información puedan controlar riesgos y limitaciones.

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 El Plan Estratégico de Tecnología de la Información, Comunicaciones y Gestión Documental se divulgó a todos los funcionarios de la Unidad. Fue enviado al Director de Desarrollo Estratégico Institucional para revisión y aprobación. El siguiente paso es la oficialización y divulgación a nivel institucional así como su ejecución.  Comunicar a todo el personal de la Unidad sobre las acciones de seguimiento realizadas. Esto por cuanto las acciones de seguimiento se dan con los Orientadores de cada proceso.  Elaborar e implementar verificaciones de calidad técnica de las actividades realizadas en la Unidad.  Implementar los resultados del seguimiento.

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LOGROS INSTITUCIONALES DE LA UNIDAD A continución se enlistan una serie de actividades realizadas por la Unidad de Gestión Integral de la Información, que constituyen logros institucionales por perseguir como objetivo común apoyar a todas las unidades organizativas en los tres niveles de gestión del Ministerio de Salud en el ejercicio de su funcion rectora.  Actualización y Ajuste del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información, Comunicaciones y Gestión Documental 2013-2018.  Propuesta de organización funcional de la Dirección de Tecnología de la Información.  Actualización del Plan de Implementación de Normas Tecnicas de la Contraloría General de la República.  Enfibrado Optico edificios Nivel Central.  Sustitución y renovación del Switch Principal.  Sustitucion y renovacion de Switch de Cuartos de Comunicaciones edificios Nivel Central y Direcciones Regionales.  Mejoramiento de las condiciones de cableado estructurado de Areas y Regiones.  Compra de equipo de cómputo para Areas, Regiones y Nivel Central.  Compra e instalación de los dispositivos de seguridad Fortigate FortiAnalyzer.  Instalación y Configuración de la Solución de Correo Electrónico Institucional.  Diagnóstico de la Red de Datos Institucional.  Adquisición del antivirus Symantec EndPoint.  Establecimiento del Centro de Tecnologías de la Información, siguiendo las premisas de ITIL v3.  Propuesta de Solución para la renovación y actualización de la Infraestructura de servidores y equipos para el Centro de Datos Principal.  Adquisición y configuración de la Red de Almacenamiento (SAN)  Adquisición y configuración del Sistema de Respaldos  Rediseño del Sitio Oficial Ministerio de Salud  Rediseño del a Intranet Institucional.  Creación de nuevos dominios para comisiones especiales del Ministerio de Salud  Establecimiento y señalización de la ruta de evacuación en situaciones de Emergencia para funcionarios del Archivo Central.  Elaboración, oficialización y divulgación de procedimientos en materia de Gestión Documental para el Ministerio de Salud.  Elaboración de tablas de plazos de documentos para Areas y Regiones.

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Talleres de elaboración de tablas de plazos para los tres niveles de gestión. Boletín del Centro de Documentación e Información. Creación del Club de Lectura del Ministerio de Salud. Oficialización y divulgación de las Politicas de Gestion Integral de la Información. Oficialización y divulgación de las Normas de Seguridad de la Información. Creación de herramientas de gestión documental y gestión informática Regional. Elaboración y actualización del Inventario de Sistemas de Información. Actualización de EPower, ECapture Actualización del Modulo de Seguridad Integrado Desarrollo del Sistema Nacional de Tumores Actualización del Sistema Estandarizado de Regulación en Salud. Análisis y Desarrollo del Sistema Nacional de Medicamentos (SINAMED) Instalación y Configuración del Sistema Regional de Monitoreo de Eventos (SIME) Análisis, desarrollo e implementación del Sistema de Denuncias Internas. Construcción e implementación de los Web Services para la ficha técnica de productos químicos que utiliza el Sistema de Ventanilla Unica de Comercio Exterior (SIVUCE). Análisis y desarrollo de la primera etapa del Sistema de Gestión de Recursos Humanos (GestionRH). Implementación del Sistema de Recursos Humanos en Salud (SINARHUS). Análisis y elaboración de términos de referencia para el Sistema Desarrollo Científico y Tecnológico en Salud. Análisis y elaboración de términos de referencia para el Sistema Nacional de Registro de Infractores. Análisis y elaboración de términos de referencia para el Sistema Integral de Gestión de Residuos Sólidos (SIGIRS). Análisis y elaboración de términos de referencia para el Sistema de Información Financiera (SIF). Elaboración de especificaciones técnicas para la Solución de Registros de Productos de Interés Sanitario. Conformación de un equipo de trabajo para cumplir con el decreto N° 37549-JP. Se realizaron gestiones con la Secretaría Técnica de Ministros de Salud de Centroamérica y República Dominicana para lograr implementar en el Ministerio de Salud de Costa Rica, el Sistema de Planificación y Seguimiento de Actividades que utiliza Panamá y que fue diseñado e implementado por el Ingeniero de SECOMISCA, Cristian Rodríguez.

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ESTADO DE PROYECTOS Se enlista la descripción, proceso y estado de cada uno de los proyectos de la Unidad. NOMBRE DEL PROYECTO FORTALECIMIENTO DEL CENTRO DE DATOS PRINCIPAL ENFIBRADO OPTICO DE LAS SEDES REGIONALES MEJORAMIENTO DE LAS CONDICIONES DE CABLEADO ESTRUCTRADO EN LAS AREAS RECTORAS DE SALUD RENOVACION DE WINDOWS Y OFFICE IMPLEMENTACIÓN DEL DIRECTORIO ACTIVO ACTUALIZACIÓN ANTIVIRUS INSTITUCIONAL ADMINISTRACION DEL CENTRO DE SERVICIOS TI INTERCONEXION DE LOS TRES NIVELES DE GESTION (VPN) REDISEÑO DE LA RED DE DATOS Y COMUNICACIONES EN NIVEL CENTRAL REEMPLAZO EQUIPO DE COMUNICACIONES PARA NIVEL CENTRAL Y REGIONAL (SWITCHES) CONTRATO SOPORTE Y MANTENIMIENTO SERVIDORES (CORREO Y EQUIPOS DE COMUNICACIÓN) AMPLIACION ESPACIO SERVIDOR DE CORREO ACTUALIZACIÓN DE SERVIDORES (HARDWARE) ACTUALIZACIÓN DE LICENCIAS DE LOS SERVIDORES CONSULTORIO MEDICO INSTITUCIONAL (CMI) PRORESA - REGISTRALO SISTEMA DE REGISTRO DE ALIMENTOS Y MATERIAS PRIMAS (RAMP) SISTEMA DE REGISTRO DE COSMETICOS (RECO) SISTEMA NACIONAL DE MEDICAMENTOS (SINAMED) SISTEMA ESTANDARIZADO DE REGULACION EN SALUD (SERSA) SISTEMA DE GESTION DE RECURSOS HUMANOS (GESTIONRH) SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS EN SALUD (SINARHUS) SISTEMA DE PLANIFICACION DE ACTIVIDADES SISTEMA DE INFORMACION FINANCIERA (SIF) SISTEMA NACIONAL DE VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA INTEGRADA (SIVEI) SISTEMA NOMINAL DE VACUNAS (SINOVAC) SISTEMA REGISTRO NACIONAL DE TUMORES (SIRNAT)

PROCESO INFRAESTRUCTURA INFRAESTRUCTURA

ESTADO En curso Esperando

INFRAESTRUCTURA

En curso

INFRAESTRUCTURA INFRAESTRUCTURA INFRAESTRUCTURA INFRAESTRUCTURA INFRAESTRUCTURA

Esperando Esperando Esperando En curso En curso

INFRAESTRUCTURA

Esperando

INFRAESTRUCTURA

En curso

INFRAESTRUCTURA

En curso

INFRAESTRUCTURA INFRAESTRUCTURA INFRAESTRUCTURA SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS

Esperando Esperando Esperando En curso En curso En curso En curso Completado Esperando En curso En curso Esperando Esperando

SISTEMAS

En curso

SISTEMAS SISTEMAS

En curso En curso

SISTEMA DE VIH SIDA (SINVIH)

SISTEMAS

En curso

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NOMBRE DEL PROYECTO

PROCESO

ESTADO

SISTEMA INTEGRAL DE GESTION DE RESIDUOS SOLIDOS (SIGIRS)

SISTEMAS

En curso

SISTEMA DE MONITOREO DE EVENTOS (SIME) SISTEMA NACIONAL DE MORTALIDAD MATERNO INFANTIL (SINAMMI) SISTEMA DEL PROYECTO MESOAMERICANO CUENTAS SATELITES SISTEMA DE DENUNCIAS INTERNAS REGISTRO DE INFRACTORES - CONTROL DEL TABACO SISTEMA DE GESTION DE LICENCIAS SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO CONSTRUCCION DE WEB SERVICES PARA LA FICHA TECNICA DE QUIMICOS EN EL SISTEMA VENTANILLA UNICA COMERCIO EXTERIOR (SIVUCE) SISTEMA DE INFORMACION PARA QUIMICOS INFOQUIM FLUJO DE PROCESOS (BPM) CARGA DE ENFERMEDAD -BID SISTEMA DESARROLLO CIENTIFICO Y TECNOLOGICO EN SALUD TALLER DE CORRECCION DE TABLAS DE PLAZO DIGITALIZACIÓN DE FONDO FOTOGRAFICO INSTITUCIONAL EXPEDIENTE ELECTRONICO DEL FONDO FOTOGRAFICO INSTITUCIONAL HERRAMIENTA DE GESTION DOCUMENTAL REGIONAL ELABORACION DE VALORACIONES PARCIALES EN DOCUMENTACION DE ARCHIVO CENTRAL TRANSFERENCIA DOCUMENTAL DE LOS DESPACHOS Y MERCADOTECNIA INSTITUCIONAL ASESORIA EN DOCUMENTACION Y GESTION ARCHIVISTICA A LA DIRECCION NACIONAL DE CEN CINAI CLUB DE LECTURA INSTITUCIONAL DISEÑO DEL BOLETIN ELECTRÓNICO DEL CENTRO DE INFORMACION Y DOCUMENTACION REDISEÑO DE PÁGINA WEB DEL MINISTERIO DE SALUD MIGRACIÓN DE LA INTRANET AL NUEVO SERVIDOR Y ACTUALIZACIÓN DE COMPONENTES CAMBIO DE VERSIÓN E IMAGEN DE LA NUEVA INTRANET ACTUALIZACIÓN PÁGINA RECAFIS MIGRACIÓN Y CAMBIO DE IMAGEN DE LA PÁGINA DE RECAFIS INCLUSIÓN DEL ESPACIO PARA CENTRO NACIONAL DE ENLACE

SISTEMAS

Completado

SISTEMAS

En curso

SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS

En curso Esperando Completado En curso Esperando En curso

SISTEMAS

Completado

SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS GESTION DOCUMENTAL GESTION DOCUMENTAL

En curso En curso En curso En curso Completado Esperando

GESTION DOCUMENTAL

Esperando

GESTION DOCUMENTAL

Completado

GESTION DOCUMENTAL

En curso

GESTION DOCUMENTAL

En curso

GESTION DOCUMENTAL

Completado

GESTION DOCUMENTAL

En curso

GESTION DOCUMENTAL

En curso

GESTION DOCUMENTAL

Completado

GESTION DOCUMENTAL

Completado

GESTION DOCUMENTAL GESTION DOCUMENTAL GESTION DOCUMENTAL GESTION DOCUMENTAL

Completado Completado Completado Completado

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NOMBRE DEL PROYECTO ACTUALIZACIÓN DEL SITIO DE LA LEY 8839 Y SU BIBLIOTECA DE ARCHIVOS OBSERVATORIO NACIONAL DE RECURSOS HUMANOS EN SALUD RIMAIS IMPLEMENTACIÓN DE LIMESURVEY IMPLEMENTACIÓN DE BUSINESS OBJECTS MOODLE ELLUMINATE PLAN ESTRATEGICO TECNOLOGIA DE LA INFORMACION, COMUNICACIONES Y GESTION PLAN IMPLEMENTACION DE NORMAS TECNICAS DE LA CGR ANALISIS Y PROPUESTA DE ORGANIZACIÓN FUNCIONAL DE LA UNIDAD DE GESTION INTEGRAL DE LA INFORMACION HERRAMIENTA DE GESTION INFORMATICA REGIONAL HERRAMIENTA DE EVALUACION DE CUMPLIMIENTO DE NORMAS DE SEGURIDAD POLÍTICAS Y NORMAS DE SEGURIDAD EN GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS, PROTOCOLOS Y HERRAMIENTAS ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO DE GESTION ADMINISTRACION DE ARCHIVO DE PROYECTOS

PROCESO

ESTADO

GESTION DOCUMENTAL

Completado

GESTION DOCUMENTAL GESTION DOCUMENTAL GESTION DOCUMENTAL GESTION DOCUMENTAL GESTION DOCUMENTAL GESTION DOCUMENTAL

Completado Completado Esperando Esperando Esperando Esperando

NORMATIVA TECNICA

Completado

NORMATIVA TECNICA

En curso

NORMATIVA TECNICA

Completado

NORMATIVA TECNICA

Completado

NORMATIVA TECNICA

Completado

NORMATIVA TECNICA

En curso

NORMATIVA TECNICA APOYO LOGISTICO ADMINISTRATIVO APOYO LOGISTICO ADMINISTRATIVO

En curso En curso En curso

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ADMINISTRACION DE RECURSOS FINANCIEROS Esta Unidad no es responsable de administrar recursos financieros propios, durante la gestión se hizo uso de las Solicitudes de Materiales y Cajas Chicas para compra y/o reparación de algunos bienes, según procedimientos de la Unidad Financiera.

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INFORMACION DEL PERSONAL DE LA UNIDAD La funcionaria Doris Ulate Carranza se encuentra gozando de un permiso sin sueldo, en su puesto está nombrado en forma interina el funcionario Brian Paul Gil Gómez. El puesto del funcionario Guillermo Fernández Barboza se encuentra en préstamo en la Dirección Nacional de CEN CINAI. El puesto del funcionario Antón Zamora Ilarionov se encuentra actualmente como Asesor de la Ministra de Salud. La funcionaria Laura Gonzalez Barrantes se encuentra en un permiso sin sueldo por nombramiento en el Ministerio de Educación Pública, el puesto de la funcionaria está ocupado en forma interina por la funcionaria Yancy Ruiz Fallas y se encuentra en préstamo en la Dirección de Desarrollo Estratégico Institucional. El puesto del funcionario Jhonny Berrios Corea se encuentra ocupado en forma interina. La funcionaria Emilia García Piedra, se encuentra gozando de un permiso especial para asistir dos veces por semana a su madre en condición de ancianidad. Los funcionarios Salvador López Latino, Amalia Arias Gonzalez, Jorge Sánchez y Luis Rosales Gonzalez se encuentran participando del grupo de PreJubilados organizado por la Unidad de Progreso Humano del Ministerio de Salud. A finales del 2011 se pensionó la funcionaria Mirna Granados. A finales del 2012 se pensionó la funcionaria Yalile Gonzalez. El funcionario Marvin Marín Zuñiga tiene discapacidad auditiva parcial y es solicitado por la Unidad de Progreso Humano en forma ocasional para impartir cursos de LESCO 1 y LESCO 2 a funcionarios del Ministerio de Salud. El funcionario Gerardo Carrillo Naranjo tiene discapacidad auditiva total, por lo que comunicarse con él es un reto, aunque él lee muy bien los labios se sugiere utilizar medios escritos como oficios, circulares y mensajes de correo electrónico. El resto del personal destacado en la Unidad de Gestión Integral de la Información, se encuentra nombrado en propiedad.

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En mayo 2013 dio inicio el proceso de Estudio Integral de Puestos de la Dirección de Desarrollo Estratégico, que incluye el estudio de todos los puestos de la Unidad. Este proceso es responsabilidad de la Unidad de Progreso Humano de la Dirección de Desarrollo Humano y ya ha dado inicio.

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REPRESENTACIÓN EN AGRUPACIONES En calidad de Jefe de la Unidad de Gestión Integral de la Información se participó representando al Ministerio de Salud y a la Unidad en las siguientes agrupaciones:  Red Interinstitucional de Gobierno Digital, 2010-2013.  CIO Gartner para América Latina, 2013.  COTEVISI (Comisión Técnica de Vigilancia de la Salud y Sistemas de Información de Centroamérica y República Dominicana), 2011-2013.  Red Costarricense de Directores de Tecnología de la Información (MICIT), 2013.  CIO costarricenses, según Revista IT Now, 2013.  Estudio del Uso de Software Libre, realizado por la Universidad Nacional, 2012.

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OBSERVACIONES Y SUGERENCIAS En la Revista Suma del mes de abril 2013, se publicó un interesante artículo que muestra las tendencias tecnológicas para los próximos 3 años en América Latina. "...Extreme Networks identificó 5 tendencias del mercado tecnológico en donde el manejo de datos informáticos será crucial para los próximos 3 años. Las crecientes necesidades de accesibilidad de información, evolución de los procesos y la necesidad de acceso a aplicaciones conectadas a Internet, hacen que las redes de información crezcan y se mantengan de ese modo a un ritmo sostenido. “La rápida evolución en el manejo de datos y su transferencia a través de las redes Ethernet, son temas que han ido cobrando cada vez más importancia en los últimos 10 años – Las acciones que en esta materia se tomen por las empresas, gobiernos y corporativos en Latinoamérica, serán fundamentales si desean crecer, fortalecerse y sobre todo, ser más competitivos“, explicó Carlos Perea, vicepresidente de Ventas de Extreme Networks para América Latina. Extreme Networks identifica 5 tendencias tecnológicas clave para el desarrollo de las redes en Latinoamérica: 1. Aplicaciones Definidas por Software y el uso del BYOD (Bring Your Own Device).- En vez de que las empresas y personas se adapten a las infraestructuras informáticas, son los programas los que definirán perfiles, archivos y datos por criterios previamente establecidos, y necesidades particulares. Todo esto se gestionará por medio de cualquier dispositivo móvil, donde quiera que el usuario se encuentre localizado. 2. Data Centers con tasas de transferencia mucho más robustas y Cloud Computing.- Cualquier dato informático, aplicación o programa será almacenado, compartido o usado gracias a los procedimientos y flujos de datos, que serán transferidos en centros de datos con capacidades mucho muy superiores a las que se manejan actualmente o bien, en la nube. 3. Medios de Comunicación y Broadcasting.- Los contenidos multimedia serán un condicionante para el mejoramiento de coberturas con información veraz y precisa. 4. Seguridad e Integridad de las Personas. En un futuro muy cercano, cada individuo tendrá acceso desde su dispositivo móvil a redes empresariales, así como a servicios personales que requerirán de una solidez única para que su información e identidad, estén seguras dondequiera que este se encuentre. 5. Redes de Telecomunicaciones Móviles. El uso de redes telefónicas 4G (LTE) crecerá exponencialmente, la gente tendrá cada vez más acceso a teléfonos inteligentes que resuelvan tareas

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cotidianas, lo cual requerirá que los prestadores de servicios consoliden su infraestructura para adaptarse a la velocidad en términos de transferencia de información que cada individuo requerirá. La tendencia que más se apreciará durante los próximos años será la de BYOD, más de 250 millones de trabajadores ya hacen uso de ésta, utilizan smartphones, tablets y laptops para manejar datos y entregar resultados a sus empleadores. En Latinoamérica, las redes 4G (LTE) y la democratización de los teléfonos inteligentes será determinante para la compartición masiva de datos de trabajo, afirma la consultora IDC. Ante estas predicciones, Extreme Networks seguirá innovando y ampliando su gama de switches para cualquier segmento: empresarial, corporativo o gubernamental. Se continuará impulsando a las instituciones educativas para actualizar o implementar nuevas redes que caminen a la velocidad a la que evoluciona la tecnología. La familia de productos BlackDiamond y Summit se adapta a cualquier exigencia, ya sean soluciones en redes alámbricas o inalámbricas, telefonía IP o Video Audio Broadcasting de alta definición. "En el futuro queremos que los equipos y las soluciones que se usan en todo Data Center, sean realmente eficientes – Actualmente, el 90% de la energía de un centro de datos se pierde en enfriadores, servidores y otros aparatos. La verdadera eficiencia será el tema a seguir en la industria, mismo que nosotros debemos liderar", finalizó Perea". Para el Ministerio de Salud, por ser una institución geográficamente distribuida en todo el territorio nacional, es de suma importancia tomar en cuenta en los procesos de TI todas estas consideraciones. Aunque se han realizado grandes esfuerzos aún falta mucho por hacer, mucho por mejorar y mucho que ofrecer en materia de TI y para ello es necesario contar con el apoyo de las autoridades del Ministerio para asignar el presupuesto que se requiere a cada iniciativa y proyecto planteado así como con el compromiso de cada uno de los funcionarios de la Unidad. Algunas sugerencias que se proponen para fortalecer y optimizar el desarrollo de las Tecnologías de la Información en el Ministerio de Salud, son:  Impulsar y gestionar la creación de la Dirección de Tecnología de la Información, conformando Unidades para sus procesos y una participación activa en conjunto con las autoridades del Ministerio en la toma de decisiones donde las Tecnologías de la Información cumplen un rol fundamental.  Promover la conformación del Comité Gerencial de Informática Institucional, a fin de garantizarse que las inversiones en proyectos de tecnología cumplan con toda la documentación y estudios necesarios para su adquisición.

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 Gestionar y garantizar la asignación de presupuesto para cada una de las iniciativas y proyectos para llevar a cabo el Plan de Tecnología de la Información, Comunicaciones y Gestión Documental.  Fortalecer y modernizar la infraestructura física del Archivo Central del Ministerio de Salud, para que la documentación que se custodia tenga la seguridad y se garantice su preservación.  Gestionar y proveer la infraestructura tecnológica y licencias de software necesarias para el buen funcionamiento de los sistemas y servicios que utilizan los usuarios internos y externos del Ministerio de Salud.  Gestionar y aprovisionar la capacitación continua y actualización profesional del personal de la Unidad en las nuevas tecnologías que demandan los usuarios.  Reorganizar y ubicar al personal de la Unidad en los procesos según su competencia y experiencia adquirida, a fin que se empoderen de la función que realizan y se promueva el trabajo en equipo.  Fortalecer el proceso de planificación de actividades en coordinación con la Unidad de Planificación Institucional, con el objetivo de conocer el seguimiento y control de cada una de las actividades, la identificación y valoración del riesgo así como la implementación efectiva de los planes de mejora.  Implementar y mejorar el proceso de Control Interno en la Unidad.