CONTRALORíA REGIONAL DEL BíO-Bío UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

SEMCO Municipalidad de Concepción Número de Informe: IE-30/2012 14 de agosto de 2012

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA REGIONAL DEL Blo-Blo UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

REF. W 82.997/11.88.043/12.87.028/12.RNGNAP/hop.-

REMITE INFORME FINAL N" IE-30/12.-

12539 í 4. _, 2O1¿

CONCEPCiÓN,

La Contraloría Regional del Bio-Bio, cumple con remitir a Ud., copia de Informe Final N" IE-30/12, que contiene los resultados de una auditoría efectuada en la Corporación Social Municipal de Concepción, de Servicio Educacional, Salud y Atención de Menores. Saluda atentamente a Ud.

'\,-'

:,.\'-' ., ,",I~

J

_,./

'-" ,> _ _ _ __::>~,r(.

i . . .: e,

.o'A

~

<

AL SEÑOR PATRICIO KHUN ARTIGUEZ PRESIDENTE DE LA CORPORACiÓN SOCIAL MUNICIPAL DE CONCEPCiÓN, DE SERVICIO EDUCACIONAL SALUD Y ATENCiÓN DE MENORES, SEMCO PRESENTE.

O'Higgins Poniente N' 74, Concepción, fono 41-2443000 - fax 41-2443001 www.contraloria.cl-concepción@contra!oria.cl

•

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORiA REGIONAL DEL 8io-810 UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

REF. W 82.997/11.88.043/12.87.028/12.RNGNAP/hop.-

REMITE INFORME FINAL W IE-30112.-

CONCEPCiÓN,

12 51¡ O í 4, 02 2012

La Contraloria Regional del Bio-Bio, cumple con remitir a Ud., copia de Informe Final N° IE-30/12, que contiene los resultados de una auditoría efectuada en la Corporación Social Municipal de Concepción, de Servicio Educacional, Salud y Atención de Menores. Saluda atentamente a Ud.

AL SEÑOR SECRETARIO GENERAL DE LA CORPORACiÓN SOCIAL MUNICIPAL DE CONCEPCiÓN, DE SERVICIO EDUCACIONAL SALUD Y ATENCiÓN DE MENORES, SEMCO PRESENTE.

~~~tÓ,

./>:rr:'>;Jt, "jil

I

,

--",,-:'

,

,

f

•

¡

116 AGO 2012 O'Higgins Poniente W 74. Concepción. fono 41-2443000 - fax 41-2443001 www.contraloria.cl-concepció[email protected]

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA REGIONAL DEL slo-slo UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

REMITE 30/12.-

REF. 80.083/12.88.043/12.87.028/12.RNGNAP/hop.-

INFORME

CONCEPCiÓN,

FINAL W

IE-

1254 314. 0~ zon

La Contraloría R~gional a.el Bío-Bío, cumple con remitir a Ud., Informe Final W IE-30/12, relacionado con una visita efectuada en la Corporación Social Municipal de Concepción, de Servicio Educacional, Salud y Atención de Menores, SEMCO, con el propósito que en su condición de Secretario Municipal de la citada comuna, se sirva entregarlo a ese cuerpo colegiado en la primera sesión que lleve a cabo tal órgano, lüego de la recepción del presente informe, ello en virtud de lo dispuesto en el artículo 55°, de la ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades. Al respecto, cabe hacer presente que deberá informar a este Organismo Contralor sobre el cumplimiento de tales diligencias en el mismo día en que éstas se materialicen. Saluda atentamente a Ud.

;:¿?' PABLO HERNÁNDEZ MATUS Ccntrator Regional subrOgant~ Contralo ria Regional del a,,,-S'o

AL SEÑOR SECRETARIO MUNICIPAL MUNICIPALIDAD DE CONCEPCiÓN PRESENTE. O'Higgins Poniente N" 74. Concepción. fono 41-2443000 - fax 41-2443001 www.contraloria.cl~concepció[email protected]

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA REGIONAL DEL slo-slo UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

REF. W 82.997/11.88.043/12.87.028/12.RNGNAP/hop.-

REMITE INFORME FINAL N° IE-30112.-

CONCEPCiÓN,

12544 14.082012

La Contraloría Regional del Bío-Bío, cumple con remitir a Ud., copia de Informe Final W IE-30/12, que contiene los resultados de una auditoría efectuada en la Corporación Social Municipal de Concepción, de Servicio Educacional, Salud y Atención de Menores. Saluda atentamente a Ud.

~ ~?

~ ..

/~ / / ERNÁNOEZ MATUS Pfd3LO H.

'. ,1 Subrogante

cont:,aior Reg 1Qf •3 ',,' . . I del 610-610 Conlra.\oria Regl ona

,....,-kIA%A

Í;ii""

eA~ AL SEÑOR DIRECTOR UNIDAD DE CONTROL MUNICIPALIDAD DE CONCEPCiÓN PRESENTE.

Q'Higgins Poniente W 74, Concepción, fono 41-2443000 - fax 41-2443001 www.contraloria.cl-concepció[email protected]

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORrA REGIONAL DEL BrO-BrO UNIDAD DE CONTROL EXTERNO REF. N° 82.997/2011 88.043/2012 87.028/2012

INFORME FINAL N° lE 30/12 SOBRE EFECTUADA EN LA AUDITORrA CORPORACiÓN SOCIAL MUNICIPAL DE CONCEPCiÓN, DE SERVICIO EDUCACIONAL, SALUD Y ATENCiÓN DE MENORES.

CONCEPCiÓN,

1 4 AGO. 2012

Esta Contraloría Regional, de acuerdo con las facultades establecidas en la ley N" 10.336, de Organización y Atribuciones de este Organismo Contralor y en atención ajo requerido por el alcalde de la Municipalidad de Concepción, don Patricio Kuhn Artíguez, en cumplimiento del acuerdo adoptado por el Concejo Municipal, en sesión ordinaria N° 79 de 17 de febrero de 2011, efectuó una auditarla financiera y administrativa en la Corporación Social Municipal de Concepción, de Servicio Educacional, Salud y Atención de Menores, SEMCO por la operaciones realizadas en los años 2010 Y 2011, la que incluyó el correspondiente examen de cuentas y cuyo resultado consta en el presente documento.

Objetivo Esta auditoría tuvo como finalidad verificar el cumplimiento de normativa legal vigente en materia de obtención y uso de los recursos por parte de la Corporación, SEMCO; constatar y examinar el registro contable y el respaldo documental de las operaciones efectuadas en el referido periodo y evaluar los controles internos establecidos para cautelar el patrimonio institucional y el adecuado desarrollo de las operaciones, en concordancia con su estatuto y reglamento.

Metodología El trabajo se ejecutó de conformidad con las disposiciones contenidas en los artículos 131 y 132 de la ley N" 10.336, sobre Organización y Atribuciones de este Organismo Contralor y lo contemplado en el artículo 136, de la ley N" 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades, e incluyó el examen de registros, documentos, informes, la aplicación de cuestionarios de control interno, así como también la solicitud de antecedentes, certificaciones y otros que se estimó necesario en las circunstancias.

. AL SEt\JOR )"ABLO HERNÁNDEZMATUS .. CONTRALOR REGIONAL DEL BrO-BrO (S) II PRESENTE i

VAP/AMMC/LMF/JPL

/

O'Higgins Poniente W 74. Concepción. fono 41-2443000 - fax 41-223 65 71 [email protected]

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA REGIONAL DEL Blo-Blo UNIDAD DE CONTROL EXTERNO Universo y Muestra De la información contenida en los informes contables presentados por la Corporación SEMCO, se determinaron ingresos y gastos durante los años 2010 y 2011, por un total de M$ 2.246.927 Y M$ 2.135.667, respectivamente. El examen de cuentas, en referencia tanto para los ingresos como gastos, se efectuó del universo observado mediante un muestreo aleatorio simple, con un nivel de confianza del 95% y una tasa de error del 2,5%, parámetro estadístico aprobado por esta Entidad Fiscalizadora, que abarcó las cuentas más representativas de las operaciones ocurridas durante los años 2010 y 2011, respecto del cual se devengaron ingresos por la suma de M$ 480.211 Y M$ 676.063 y, gastos por M$ 178.841 Y M$ 174.901, respectivamente. Las muestras seleccionadas en esta revisión, en el caso de los ingresos alcanzaron a M$ 149.168 Y M$ 361.094, por los años 2010 y 2011, respectivamente, lo que representa el 31 % Y 53 % del universo de ingresos muestreados y, para los gastos M$ 61.018 Y M$ 89.815, lo que equivale al 34% y 51 % del universo de gastos seleccionados para los citados periodos, anexo N° 1.

Antecedentes Generales La Corporación Social Municipal de Concepción, de Servicio Educacional, Salud y Atención de Menores, SEMCO, es una institución de derecho privado, sin fines de lucro, con personalidad jurídica aprobada por el decreto N° 207, de 1982, del Ministerio de Justicia, que tiene por finalidad administrar y operar servicios en las áreas de educación, salud y atención de menores que haya tomado a su cargo la Municipalidad de Concepción. Se encuentra regulada en el Decreto Ley N° 3.063, de 1980 y sus modificaciones, y por las demás disposiciones legales y reglamentarias pertinentes. Dentro de la estructura organizacional, la Corporación SEMCO, tiene definido como principales áreas un director como Secretario General y tres unidades de administración y finanzas; recursos humanos y adquisiciones. Asimismo, administra la biblioteca municipal José Toribio Medina; las bibliotecas comunitarias: Pedro Aguirre Cerda; Villa San Francisco; Teresa Águila y Gabriela Mistral, la Galería de la Historia de Concepción, Cementerio General de Concepción, Crematorio, Hogar de Discapacitados Psíquicos y Guardería Infantil. Cabe hacer presente que la información utilizada fue proporcionada a la comisión fiscalizadora a contar del día 16 de abril de 2012.

í;

El resultado del examen consta en el preinforme de observaciones PIO N" IE- 30/12, el cual fue puesto en conocimiento del Presidente y del Secretario General de la Corporación SEMCO mediante oficios N"s 10.371 Y 10.372, de 2012, respectivamente, de la Contraloría Regional del Bío-Bío, con la 'finalidad de que formularan los alcances y precisiones que, a su juicio procedieran, aspecto que se materializó en el reservado N" 003/12, de 2012, mediante el cual el municipio remitió su respuesta la cual ha sido analizada para la emisión del presente informe final.

2 O'Higgins Poniente W 74, Concepción, fono 41-2443000 - fax 41-223 65 71 w.ww.con:y:mQ[!.~I.:.g - conceQc;on@contraloria,cl

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORíA REGIONAL DEL BíO-Blo UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

Del examen practicado se desprenden las siguientes observaciones en cada una de las materias analizadas:

1.- Evaluación de Control Interno En este rubro se evaluaron materias relacionadas con las áreas administrativa, contable y de personal, de cuyo examen se establecieron las siguientes debilidades de control interno: 1. El sistema de información contable implementado por la Corporación SEMCO, no opera sobre la base del principio del devengado, procesando sólo las operaciones que implican aumento o disminución de recursos, procedimiento que implica dejar fuera del referido sistema, las transacciones que generan derechos u obligaciones con terceros. En la respuesta se informa que el sistema contable, desde su implementación, funciona sobre la base de los ingresos percibidos y los egresos realizados, de tal forma que los ingresos por percibir se reflejan en el libro de ventas electrónico, que se mantiene en el Cementerio General de Concepción. En cuanto a los compromisos pendientes de pago, indica que ellos se registran en el departamento de adquisiciones de la corporación, agregando que por ser una entidad de derecho privado, no le asiste la obligación de mantener el sistema de Contabilidad General de la Nación. Sobre el particular, cabe hacer presente que todo sistema de información contable, debe estar fundamentado en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, de tal forma de reflejar de manera objetiva y confiable la composición de derechos y obligaciones de las instituciones que lo implementan y de esa forma generar la información necesaria para la toma de decisiones. Entre estos principios, figuran el del devengado y de realización, los cuales persiguen reflejar los cambios que se producen en el patrimonio y el comportamiento de los derechos y obligaciones que se generan, producto del desarrollo de las operaciones que se ejecutan en el ámbito o área de acción de la organización de que se trate. En consecuencia, la observación se mantiene dado que el sistema de información contable utilizado por la Corporación SEMCO, omite importante información relacionada con activos y pasivos que se derivan de las transacciones que ejecuta. Sobre la materia el municipio en su respuesta, no hace más que confirmar los aspectos observados sin formular una propuesta tendiente a corregir las falencias detectadas. Cabe hacer presente, que esta Contraloría Regional no ha observado el hecho de que esa Corporación no procese la información de acuerdo con el sistema de Contabilidad General de la Nación, sino que no se ajusta a un principio de contabilidad generalmente aceptado, como lo es el del devengado.

/ ,"

2, Los comprobantes de ingreso que confecciona la administración de SEMCO, por las transferencias de recursos que le efectúa la Municipalidad de Concepción, se confeccionan antes de que ésta gire los fondos y emita los decretos de pago. A modo de ejemplo en el anexo W 2, se citan algunos casos.

3 Q'Higgins Poniente W 74, Concepción, fono 41-2443000 - fax 41-223 65 71 \!:Iw'l-L.contfª.lmiSlº - [email protected]

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORiA REGIONAL DEL Bio-Bio UNIDAD DE CONTROL EXTERNO Sobre el particular, se informa que por instrucciones del departamento de finanzas de la Municipalidad de Concepción se ha operado con ese procedimiento, fundamento que no aporta antecedentes que justifiquen la referida operatoria, razón por la cual la observación se mantiene.

3. Se constató que los cheques a fecha que recibe el centro de costos Cementerio General de Concepción, por el pago de prestaciones, no son informados ni entregados para su custodia a la administración central de SEMCO. Asimismo, en la rendición de cuentas de los ingresos, no se individualizan los números de los comprobantes interno emitidos en el periodo que se está rindiendo. En la respuesta se informa, que el Secretario General instruyó al Cementerio General mediante oficio N° 43, de 2012, para que a contar del mes de julio 2012 en forma mensual se entregue la nómina de deudores a la unidad de contabilidad, adjuntando además los comprobantes de ingreso que la componen, razón por lo cual se levanta la observación. 4. El sistema implementado para controlar las

ventas diarias que se generan en el Cementerio General de Concepción, no refleja los movimientos reales efectuados, por cuanto no se consignan en él, las operaciones que se realizan al crédito. Asimismo, no se anotan en dicho registro los dos apellidos de quiénes están adquiriendo un bien o servicio, situación que dificulta el control y seguimiento posterior de las prestaciones efectuadas por el cementerio. Sobre el particular, en la respuesta se indica que la observación está directamente relacionada con el punto anterior y que en el Cementerio de Concepción, existe absoluta claridad respecto de las deudas pendientes que corresponden a cheques o convenios de pago con vencimiento posterior. Al respecto, cabe precisar que se mantiene la observación toda vez que en la planilla excel de control de ventas diarias no se controlan los saldos deudores de los clientes y además, no se cuenta en todos los casos con la identificación completa de ellos. Asimismo es necesario indicar que la referida información debe emanar directamente del sistema contable y no de registros al margen del mismo, ya que ello le resta confiabilidad a la información.

5. Las facturas de ventas y servicios exentos de IVA, emitidas por el Cementerio General de Concepción, no especifican los códigos y detalle de los servicios prestados, sólo se hace mención al número del comprobante de ingreso interno emitido como soporte de lo recaudado. Cabe hacer presente, que las glosas consignadas en los citados comprobantes, no son lo suficientemente descriptivas, situación que no permite efectuar comprobaciones respecto de la correcta aplicación de los aranceles, a modo de ejemplo se citan los siguientes N°S 114787, 119084, 119194, 119398, 119409 Y 119480, de 2011.

"

j

/ En la respuesta se informa que cada factura que / se emite está respaldada con un comprobante de ingreso y que en forma excepcional los casos planteados pueden no coincidir con el arancel, lo que puede deberse a descuentos o situaciones especiales por ser un cementerio municipal. 4 O'Higgins Poniente N' 74, Concepción, fono 41-2443000 - fax 41-223 65 71 YiWl'!.contraloria.cI - g).ncepcion@!;Q[1traloria.Q

·

,

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA CONTRALORíA REGIONAL DEL Bio-Bio UNIDAD DE CONTROL EXTERNO En la respuesta, el mUnicipiO no formula planteamientos que muestren una situación distinta a la observada por este Organismo Contralor, más aun, cabe indicar que en los casos señalados como ejemplo, no fue posible validar el monto cobrado, por cuanto no coincide dicho valor con las tarifas vigentes y tampoco se indica en ningún documento, factura o comprobante de ingreso, los descuentos realizados. Por tal razón y con el fin de otorgar la debida transparencia a las operaciones, los recursos que se perciben deben quedar claramente identificados, con indicación del código del arancel y de 105 descuentos aplicados, 105 cuales deben contar con la firma de la jefatura correspondiente y estar contemplados en un reglamento interno sobre la materia. En consideración a las razones expuestas, la observación se mantiene. 6. No se ejerce un control de las facturas emitidas y de las nulas, lo cual implica que en la rendición de cuentas que efectúa el Cementerio de Concepción a la administración de SEMCO, no se incluya dicha información. En esta materia 5010 se han implementado procedimientos para controlar las series de 105 talonarios en blanco entregados y timbrados por el Servicio de Impuestos Internos. En la respuesta se informa que el control se lleva en el libro de ventas diarias, al cual tiene acceso el contador general y contralor interno de la administración central, no obstante ello, se instruyó por oficio N° 44, de 2012, al director del Cementerio de Concepción, para que informe sobre las facturas emitidas y las anuladas a la unidad de contabilidad, razón por la cual la observación se levanta. 7. El cementerio general, no remite a la administración de la Corporación SEMCO, una copia de 105 convenios de pago establecidos por las deudas de 105 clientes que no se encuentran respaldadas mediante cheque u otro documento, situación que no permite disponer de un control independiente respecto del cumplimiento de 105 mismos. En la respuesta se informa, que 105 convenios de pago se rinden cuando se cumple con la recaudación de la deuda en la fecha comprometida, pero que en todo caso se impartieron nuevas instrucciones para que se envíen a la administración central, copia de 105 convenios. En atención a ello, se levanta la observación, cuyo cumplimiento se validará en una futura auditoría. 8. La Corporación SEMCO, habilitó un correlativo único para 105 comprobantes de ingreso y egreso, procedimiento que desde el punto de vista del control no resulta procedente, toda vez que se trata de documentos de naturaleza distinta, cuyo control requiere de correlativos independientes, a fin de fortalecer el sistema de control interno. Por memorándum interno W 003, de 2012, el Secretario General, instruyó a la unidad de contabilidad que a contar del mes de agosto de 2012, se lleven correlativos separados de ingresos y egresos, por lo cual se levanta la observación, sin embargo, su implementación se validará en una próxima auditoria.

/

I

9. Producto de que la contabilidad se registra sobre la base del percibido y pagado, no se emiten comprobantes contables de traspaso de todas aquellas operaciones que no implican movimiento de fondos,

5 O'Higgins Poniente W 74, Concepción, fono 41-2443000 - fax 41-223 65 71 W'W)N.contralor@,Q - [email protected]

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORíA REGIONAL DEL Blo-Blo UNIDAD DE CONTROL EXTERNO aspecto que distorsiona la información contable, relativa a los derechos y obligaciones de la corporación. En la respuesta se informa que se adoptarán las medidas técnicas y contables a fin de subsanar la observación, situación que se instruyó en el memorándum N" 003, de 2012, por lo tanto se da por subsanada la observación, cuyo cumplimiento se validará en una próxima auditoria. 10. Los documentos en garantía, recibidos por el fiel cumplimiento de los contratos suscritos por la corporación, se incorporan como respaldo de los comprobantes de egreso, lo cual deja de manifiesto que no se han implementado procedimientos de control para su custodia. En la respuesta se informa, que no había sido necesario implementar un sistema de control, debido a que esporádicamente se había requerido dicha documentación, pero que sin embargo, mediante memorándum W 004, de 2012, el Secretario General instruyó al contador general acerca de su regularización, por lo tanto se levanta la observación, lo que se validará en una próxima auditoria. 11. No se ha implementado un inventario de bienes muebles, con su correspondiente codificación, con el fin de permitir una fácil identificación de ellos, en los procesos de recuento que se efectúen para constatar su existencia física. Asimismo, éstos no se encuentran incorporados en el sistema de contabilidad de la corporación. En su reemplazo, se dispone de un registro de artículos que se encuentra separado por centro de costo y dependencia, donde se describe la cantidad, nombre del artículo y observaciones atingentes. En relación al tema, se informó que en la corporación existe un inventario de bienes muebles en cada centro de costos y oficinas, además de un funcionario encargado de su control, pero que se perfeccionará el sistema de registro y control. En atención a que no se informan medidas concretas adoptadas a fin de fortalecer el sistema de control, se mantiene lo observado, cuya implementación se validará en una próxima auditoria. 12. Los documentos mercantiles que soportan o sustentan los comprobantes de egreso, no son inutilizados con el fin de evitar una eventual duplicidad de pago. En la respuesta, se restringe la observación a los honorarios indicando que se confeccionará un timbre donde se describa el número, fecha y valor pagado. No obstante lo indicado, cabe precisar que la observación se refiere a todos los pagos realizados por la Corporación SEMCO, por lo tanto ésta se mantiene y la implementación de mejoras será validada en una próxima auditoria.

¡

f

13. Las remuneraciones del personal que trabaja en el cementerio, biblioteca y galería de la historia se pagan en efectivo, para Jo cual se gira un cheque por el valor total de los sueldos líquidos de la planilla, el que es cobrado en el banco por el habilitado, procedimiento que conlleva un alto riesgo inherente debido al traslado de recursos en efectivo, desde la entidad financiera hasta las oficinas de pago.

6 O'Higgins Poniente N' 74. Concepción. fono 41-2443000 - fax 41-223 65 71 ~.coDtralQ[i¡H;! - [email protected]

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORiA REGIONAL DEL Bio-Bio UNIDAD DE CONTROL EXTERNO Sobre el particular, la autoridad informa que se utiliza ese procedimiento como una facilidad que le ofrece la Corporación a sus funcionarios, debido a que los centros de costos se encuentran lejos de las instituciones bancarias y correrían un mayor riesgo concurriendo a las oficinas del BancoEstado, con las demoras de tiempo que ello implica. No obstante lo expuesto, se informa que se están realizando las gestiones con el banco a fin de ver la posibilidad de sacar una tarjeta de cuenta vista a los funcionarios, operación que tendría un costo de 2,5 UF más IVA, mensual, lo que será evaluado con el directorio de la Corporación. En relación con las observaciones de control interno que se mantiene, corresponde que la Corporación SEMCO implemente las medidas que resultan procedentes, a objeto de subsanar las debilidades establecidas en este rubro, las que deberán ser informadas a este Organismo de Control.

11.- Arqueos y conciliaciones 1.- Arqueo de Fondos Se practicaron arqueos a los recursos existentes por concepto de recaudación y a los mantenidos en la caja chica para gastos menores, en el Cementerio General de Concepción, los cuales resultaron conformes con los registros y documentos respaldatorios de las operaciones ejecutadas. Sin perjuicio de ello, corresponde formular las siguientes observaciones: 1.1. Se comprobó que en la caja recaudadora al 25 de abril de 2012, se mantenía el cheque W 108 del Banco Santander, por $ 260.100, el cual debió depositarse, el 10 de marzo del presente año. Asimismo, se constató la existencia del cheque W 2010139, de la Sociedad Española de Beneficencia, que se había entregado en garantía, el cual se encontraba abierto al portador, en blanco y sin fecha, lo que evidencia la carencia de procedimientos de control sobre éstos documentos. En la respuesta se indica que el caso del cheque W 108 es una situación especial, toda vez que la giradora por el último pago pendiente solicitó que se postergara el depósito en razón de una grave enfermedad, el que a la fecha se encuentra cobrado. Ahora bien, respecto del cheque entregado por la Sociedad Española, este correspondió a una situación puntual debido a que producto del terremoto del 27 de febrero de 2010, resultó seriamente dañado el mausoleo, por lo cual se requirió a los representantes legales la urgente desocupación y para ello fueron depositando mediante abonos la suma de $ 3.410.000 por noventa y cinco reducciones, doscientos ochenta y un traslado interno y su respectivo retorno, razón por lo que no era posible calcular la cantidad exacta a pagar por tales servicios y se aceptó el documento para garantizar los pagos posteriores, lo que finalmente quedó regularizado con los comprobantes de ingreso que se remiten, razón por la cual se levanta lo observado.

I

1.2. No se ha autorizado formalmente a los directores de las dependencias que se indican, el manejo de fondos en efectivo. 7 O'Higgins Poniente W 74. Concepción. fono 41-2443000 - fax 41-223 65 71 www.contraloriª.9-coQcepcion@ con!!:aloria.cl

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA REGIONAL DEL Blo-Blo UNIDAD DE CONTROL EXTERNO FUNCIONARIO Ernesto Cruces Muñoz Alejandro Mihovilovich Gratz Luis Torres Reyes Alejandro Mihovilovich Gratz Mónica Lagos Pérez

UNIDAD

CARGO Director Director

Cementerio General Biblioteca Municipal

Encargado Director

Hogar Protegido Galería de la Historia

Encargada de Administración Central Adguisiciones

MONTO

$ 730.000 280.000

58.334 50.000 50.000

En la respuesta, la autoridad informa que los funcionarios nombrados son de jerarquía dentro de la institución, los que actualmente cumplen funciones de director y jefes de las respectivas unidades y tienen al día sus respectivas pólizas de fianzas, no obstante se efectuó una modificación en sus contratos de trabajo, incorporando la obligación de manejar un fondo global con dinero en efectivo, con lo cual se levanta la observación. 2. Conciliaciones Bancarias La Corporación SEMCO mantiene vigente tres cuentas corrientes en el BancoEstado, cuyos números y denominación es la siguiente: W 170664; "Gastos Operacionales"; W 171997 "Transbank" y W 170699 "Actividades Culturales". En el examen practicado en este rubro, se determinaron las siguientes observaciones: 2.1. Desde marzo del año 2011, mes en el que 171997, denominada se efectuó la apertura de la cuenta corriente W "Transbank" no se han confeccionado las respectivas conciliaciones mensuales. Del mismo modo, para la cuenta corriente W 170699, "Actividades Culturales", la última conciliación data del mes de julio del año 2011. Sobre el particular se informa que por la cuenta Transbank, el banco no entrega oportunamente los certificados de saldos mensuales y la cuenta de actividades culturales no tuvo movimiento en el período. Asimismo, se remitieron las conciliaciones bancarias correspondientes, razón por la cual se levanta la observación. 2.2. Se comprobó que la cuenta corriente principal N° 170664, denominada "Gastos de Operación", se encuentra abierta en el BancoEstado sucursal Concepción, a nombre de Municipalidad de Concepción Corporación SEMCO, lo cual no corresponde por cuanto SEMCO es una persona jurídica distinta de dicho municipio y por ende todos los contratos que ella suscriba, debe efectuarlos exclusivamente a su nombre.

,/ ,/

Sobre el particular, el Secretario General de la citada corporación, mediante certificado N° 11 de 15 de mayo de 2012, informó que la ; cuenta corriente fue abierta en el año 1988, con el nombre de Ilustre Municipalidad de Concepción Corporación SEMCO, atendido al hecho de que el municipio efectuaba aportes mensuales que se depositaban en ella, para financiar parte de los gastos operacionales, aspecto que no justifica la apertura en la forma señalada, toda vez que como ya se ha indicado, se trata de personas jurídicas distintas. 8 O'Higgins Poniente W 74, Concepción, fono 41-2443000 - fax 41-223 65 71 'fIWW.contraloria.cI ~ [email protected]

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORíA REGIONAL DEL BíO-Bío UNIDAD DE CONTROL EXTERNO En la respuesta dada a este Organismo, se adjunta el oficio W 045, de 2012, del Secretario General de la Corporación SEMCO, donde se está solicitando el cambio de nombre de la cuenta corriente al gerente regional del BancoEstado, sucursal Concepción, por lo tanto se levanta la observación. 2.3 En la conciliación bancaria de la cuenta 170664, del BancoEstado, correspondiente al mes de diciembre corriente W 2011, figuran en la nómina de cheques girados y no cobrados, cheques caducados por $ 1.376.927, cuyo detalle consta en el anexo W 3, respecto de los cuales no se han efectuado los ajustes correspondientes. En relación a ello, en la respuesta al informe se adjuntaron los comprobantes de traspaso emitidos para regularizar la condición de dichos documentos, razón por la que se da por subsanada la observación. 2.4. Las conciliaciones bancarias se registran en las libretas de banco habilitadas por cada cuenta corriente, lo cual no permite visualizar ordenadamente los movimientos y ajustes realizados ya que no se presenta el detalle y la explicación de cada uno de los movimientos, debidamente firmado por quienes las confeccionan y autorizan, anexo N° 4. En relación al tema, se informa que se ha implementado un sistema de control mediante la confección del cheque correspondiente, dejando constancia de los antecedentes identificatorios en el talonario, talón y libreta de banco. Al respecto la observación se mantiene, puesto que los antecedentes que se adjuntan, si bien permiten aclarar e identificar en mejor forma las transacciones realizadas en un periodo, ellos no forman parte de las conciliaciones bancarias, las cuales deben ser preparadas en forma separada del libro banco, con la demostración de los datos que permitan determinar el saldo de libro del mes que se está confeccionando y con un detalle secuencial por fecha de los ajustes realizados, lo que se validará en una próxima auditoria. 2.5. Del examen de la correlatividad de la numeración de los cheques de la cuenta corriente W 170664, se constató que el cheque W 956366, girado el 24 de febrero de 2011 por la suma de $ 48.900 figuraba como cheque girado y no cobrado, sin embargo al examinar el comprobante de egreso correspondiente, se determinó que éste se encontraba anulado, situación que deberá ser regularizada. En relación a lo observado, en la respuesta se adjunta el comprObante de traspaso que anula el cheque por la suma indicada precedentemente, con lo cual se levanta la observación.

3. Área Contable / ,

3.1. El sistema de información contable implementado por la Corporación SEMCO no opera sobre la base de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, puesto que como ya se señalara, procesa las operaciones sobre la base del percibido y el pagado. aspecto que no permite conocer los derechos y las obligaciones de la entidad a un determinado período. 9 O'Higgins Poniente N° 74. Concepción. lona 41-2443000 - lax 41-223 65 71 wwW-,-~ontrmoria.c! - concepciQJ1@!;:ontraloria.cl

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA REGIONAL DEL Blo-Blo UNIDAD DE CONTROL EXTERNO Al respecto, cabe señalar que pese a procesar la información en los términos señalados, el sistema, no dispone de registros contables de movimiento de fondos derivado de las operaciones de entrada y salida de dinero, por cada una de las cuentas habilitadas. La información se registra en una libreta banco, en forma manual y en la cual a su vez, se deja constancia de la respectiva conciliación bancaria. Al respecto, se informa que se incorporarán mecanismos de control para fortalecer el registro y control de los acreedores y deudores, se utilizará el concepto del devengado y se implementarán los registros contables de movimiento de fondos. Con tal propósito el Secretario General mediante memorándum W 005, de 2012, impartió las instrucciones pertinentes para su corrección, no obstante lo indicado, la observación se mantiene, hasta cuando no se encuentren funcionando las mejoras implementadas, aspecto que será validado en una futura auditoria. 3.2. Se verificó que algunos comprobantes de ingresos emitidos por la administración SEMCO, por las recaudaciones del cementerio, se confeccionan en fecha posterior a la recepción y depósito real de los fondos. En la respuesta la jefatura acoge la observación y dispone las instrucciones pertinentes mediante memorándum interno W 006, de 2012, para que se adopten las medidas tendientes a su regularización, por lo tanto se levanta la observación. 4. Abastecimiento 4.1. La Corporación cuenta con un inventario de bienes elaborado en base a tres aspectos, cantidad, descripción general del artículo y estado en que se encuentra el bien, separado por unidad de costo y dependencia, lo cual no se ajusta a lo establecido en el manual de políticas operativas y procedimiento de la Corporación. Por otra parte, se verificó que los bienes muebles no se encuentran contabilizados en el sistema contable habilitado por la entidad. Además, no están debidamente individualizados con sus respectivas especificaciones técnicas, números de series y codificación, que permitan una clara identificación de ellos. En la respuesta la autoridad indica que se efectuarán los cambios en la medida que sea posible, en consecuencia la observación se mantiene, sin embargo su normalización será validada en una próxima auditoría. 4.2. De la toma de inventario practicada en dependencias de la administración central, cementerio, crematorio y biblioteca, a trescientos ochenta y cuatro artículos, se verificó que ninguno de ellos consignaba un número de inventario que permita su identificación y tampoco se han habilitado planchetas murales por dependencia debidamente firmadas por el funcionario responsable, como una buena práctica de control interno.

!

/ /

v

Sobre el particular la autoridad indica que se implementará un sistema de control para subsanar lo indicado, por lo tanto se mantiene la observación, sin perjuicio de señalar que en una futura auditoría se validará la efectividad de los controles adoptados en este rubro. 10 O'Higgins Poniente W 74. Concepción. fono 41-2443000 - fax 41-223 6571 '!fflW.C