CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE AGENCIA DE VIAJES PARA LA COMISIÓN DE TURISMO DEL GRUPO DE CIUDADES PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD DE ESPAÑA
Grupo Ciudades Patrimonio de la Humanidad de España Contratación del servicio de agencia de viajes para la Comisión de Turismo
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1. Introducción. Introducción.
España es uno de los países con mayor presencia en la lista de Ciudades y Sitios Patrimonio de la Humanidad de la UNESCO (Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura). En concreto, nuestro país tiene, en la actualidad, un total de cuarenta y tres bienes catalogados como Patrimonio de la Humanidad y trece ciudades que se califican en su conjunto como Patrimonio de la Humanidad. Alcalá de Henares, Ávila, Cáceres, Córdoba, Cuenca, Ibiza, Mérida, Salamanca, San Cristóbal de La Laguna, Santiago de Compostela, Segovia, Tarragona y Toledo son ciudades que representan paisajes urbanos diferentes pero que simbolizan una de las aportaciones más brillantes de nuestra cultura al Patrimonio de la Humanidad. Unidas en asociación desde 1993, este Grupo de Ciudades Patrimonio de la Humanidad de España, tiene como objetivo difundir el valor cultural de sus núcleos históricos, velando, a su vez, por los intereses de sus habitantes. Elementos clave de esta función del Grupo de Ciudades Patrimonio de la Humanidad son la conservación y potenciación de sus valores históricos-culturales mediante la realización de proyectos comunes y la planificación de una política turística y de difusión de imagen conjunta. En el marco del Plan Operativo del Grupo de Ciudades Patrimonio de la Humanidad de España se contemplan acciones de promoción que implican el desplazamiento de técnicos de la Comisión de Turismo a destinos nacionales e internacionales para la asistencia a ferias, jornadas, workshops, presentaciones de producto, campañas de público, reuniones, etc., así como la organización de viajes de familiarización y viajes de prensa a los distintos destinos patrimoniales. El Grupo de Ciudades Patrimonio de la Humanidad de España invita a presentar ofertas a todas las empresas interesadas.
2. Objeto del contrato. El objeto del presente pliego es definir las condiciones que regirán la selección de la agencia de viajes a través de la cual se contratará la gestión de aquellos servicios, que la Comisión de Turismo del Grupo de Ciudades Patrimonio de la Humanidad de España considere conveniente encomendar al adjudicatario: información, programación de viajes, reservas, confirmación, emisión, modificación, anulación en su caso y entrega de billetes de transporte aéreo, terrestre y marítimo, alojamiento, gestión y reserva de restaurantes, traslados y otros servicios.
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3. Descripción de los servicios a realizar.
La agencia de viajes adjudicataria negociará condiciones especiales con los distintos proveedores de servicios (alojamiento, transporte, traslados, restauración, etc.) tanto en lo que se refiere a condiciones económicas, como a condiciones de preferencia, con respecto a los viajes derivados del Plan Anual de Promoción definido por el Grupo de Ciudades Patrimonio de la Humanidad de España. a) Alojamiento Gestión de precios especiales, reservas, confirmación y facturación de habitaciones de hotel. La agencia adjudicataria ofertará en toda ocasión las tarifas más competitivas en el momento de la solicitud de cotización. Será un requisito indispensable que la empresa adjudicataria garantice, con medios propios, la no obligación por parte de los miembros de la Comisión de Turismo del Grupo de Ciudades Patrimonio de la Humanidad de España de presentar su tarjeta de crédito personal en los establecimientos contratados para garantizar las estancias en los hoteles. La agencia adjudicataria se responsabilizará de poner los medios oportunos a tal efecto. Se valorarán las tarifas más competitivas. b) Reservas de billetes de avión, ferrocarril, autobuses y barco. La agencia de viajes deberá contar con conexión a los sistemas de reservas que permitan la confirmación inmediata de plazas en todas las compañías aéreas, navieras o ferroviarias, en su caso, con reserva de asientos y emisión de billetes. Se valorarán acuerdos específicos de la agencia ó grupo de gestión con compañías aéreas y de transporte, así como la flexibilidad ofertada en relación con los plazos de emisión de los billetes, tarifas especiales, cambios de horarios sin penalización, etc. c) Programa integrado que permita elegir en cada ocasión la tarifa más conveniente, de acuerdo con las particularidades de cada viaje, clase, fechas y duración. d) Restauración y catering: gestión y reserva de restaurantes. Para las anteriores modalidades la agencia adjudicataria pondrá a disposición del Grupo de Ciudades Patrimonio de la Humanidad de España las tarifas más ventajosas establecidas y cuantas otras existan en el momento de solicitud de los servicios. Para estos servicios se valorará el menor porcentaje de comisión por gastos de gestión.
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e) Otros servicios. Todos aquellos comprendidos en la actividad de negocio habitual de la agencia de viajes: traslados, gestión de visados, emisión de seguros, traductores u otros. La agencia de viajes debe, en caso de ser requerida por el Grupo de Ciudades Patrimonio de la Humanidad de España, gestionar y proporcionar contacto, negociación de condiciones especiales y contratación con los distintos proveedores y facturar todo tipo de servicios en cualquier parte del mundo: -
Traslados Alquiler de vehículos Guías y personal de apoyo Seguros de enfermedad Accidentes y repatriación Tramitación de visados Cualesquiera otros de análoga naturaleza
4. Requerimientos en la prestación de los servicios. El Grupo de Ciudades Patrimonio de la Humanidad de España comunicará a la empresa adjudicataria, con antelación suficiente, tanto las fechas y destinos como la clase de los servicios solicitados. El adjudicatario asumirá el compromiso de cumplir con los siguientes requisitos: a) Prepagos, cuando fuera necesario, para gestionar reservas a cargo de la Asociación. b) Entrega y recogida de documentación a través de un servicio de mensajería, cuando ello sea necesario. c) Servicio de asistencia en viaje 24 horas. d) La agencia de viajes adjudicataria deberá poner a disposición del Grupo los medios personales, materiales y técnicos necesarios para la óptima prestación del servicio. e) Servicio personalizado. f) La agencia adjudicataria deberá asegurar el acceso telefónico y garantizar la rapidez y comodidad en las comunicaciones, en las reservas y recogida de documentación. g) En los supuestos de viajes a países que exijan visado de entrada o cualquier otro documento extraordinario, además de los documentos de identidad o pasaportes, la agencia de viajes adjudicataria se responsabilizará de su obtención, con el cargo que en cada caso corresponda. h) Asimismo, cuando las autoridades sanitarias españolas o la Organización Mundial de la Salud aconsejen la vacunación o medidas o cuidados sanitarios extraordinarios en determinados países, informarán puntualmente y por escrito al peticionario de la reserva.
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i) La agencia de viajes adjudicataria proporcionará los medios humanos con la formación necesaria para atender sus obligaciones, y materiales suficientes para que cumpla los fines a que está destinada, que incluirán los terminales expendedores de billetaje necesarios. Se deberá garantizar la atención a los miembros de la Comisión de Turismo del Grupo de Ciudades Patrimonio de la Humanidad de España a través de correo electrónico y/o vía telefónica.
5. Plazos Plazos y horarios de atención. La agencia adjudicataria remitirá los presupuestos solicitados por parte de la Comisión de Turismo del Grupo de Ciudades Patrimonio de la Humanidad de España, para los servicios requeridos, en un plazo máximo desde la recepción de la solicitud de 48 horas para los destinos nacionales y de 72 horas para destinos internacionales. Los servicios solicitados para cada viaje deben estar completados y remitidos para supervisión a la Comisión de Turismo del Grupo de Ciudades Patrimonio de la Humanidad de España con al menos una antelación de 72 h previas a la fecha de inicio del viaje. La empresa adjudicataria deberá ofrecer flexibilidad para realizar cambios de programas y servicios del viaje derivados de imprevistos de último momento. La agencia adjudicataria garantizará para el Grupo de Ciudades Patrimonio un servicio de atención, reservas, confirmaciones y emisión de documentos en un horario comprendido entre las 10:00 y las 20:00 horas, de lunes a viernes. Se valorará la prestación de un servicio de asistencia de 24 horas.
6. Penalización por modificación / cancelación de servicios. La empresa adjudicataria facilitará todos los medios posibles para que las posibles modificaciones ó cancelaciones de servicios contratados se resuelvan sin cargo para el Grupo de Ciudades Patrimonio de la Humanidad de España, ó con la menor penalización posible. Los gastos derivados de modificaciones o anulaciones debidos a una negligencia imputable a la empresa adjudicataria, será asumidos a cargo de la misma.
7. Relación contractual de no exclusividad. exclusividad. La Comisión de Turismo del Grupo de Ciudades Patrimonio de la Humanidad de España irá solicitando los servicios a lo largo de la vigencia del contrato según las necesidades que vayan surgiendo, sin estar obligado a solicitar servicios por un importe mínimo.
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El Grupo se reserva el derecho a negociar directamente con otros proveedores, los servicios ofertados en este pliego, no obligándose a mantener exclusividad ninguna con la agencia adjudicataria.
8. Datos referentes a viajes en 2011 Como referencia se facilita relación de vuelos derivados de los viajes contratados por la Comisión de Turismo del Grupo de Ciudades Patrimonio de la Humanidad de España en 2011. Mes Enero Enero Enero Febrero Febrero Febrero Febrero Febrero Marzo Marzo Marzo Marzo Marzo Marzo Abril Abril Abril Abril Mayo Mayo Mayo Mayo Mayo Mayo Mayo Mayo Mayo Mayo Mayo Junio Junio Junio Juno Junio Junio Junio Septiembre Septiembre
Actividad Puerta a Puerta París Puerta a Puerta París FITUR Jornadas Turespaña Jornadas Turespaña Jornadas Turespaña Comisión Córdoba Comisión Córdoba ITB Berlín ITB Berlín Roadshow FTI Puerta a Puerta Holanda Puerta Puerta Holanda Puerta a Puerta Madrid Encuentros Turespaña Press Trip Puerta a Puerta Lisboa Reunión Spagna Itinera Spagna Itinera Spagna Itinera Spagna Itinera Spagna Itinera Spagna Itinera Jornadas Turespaña Jornadas Turespaña Jornadas Turespaña Jornadas Turespaña Reunión Presentación Madrid Presentación Madrid Presentación Madrid Presentación Madrid Jornadas Turespaña Jornadas Turespaña Jornadas Turespaña JATA Encuentros Turespaña
Trayecto Ibiza - París (i/v) Santiago - París (i/v) Ibiza - Madrid (i/v) Santiago - Delhi Delhi - Bombay Bombay - Santiago Ibiza - Madrid (i/v) Santiago - Madrid (i/v) Madrid - Berlín (i/v) Ibiza - Berlín Paddeborn - Madrid Ibiza - Amsterdam (i/v) Madrid - Amsterdam (i/v) Madrid - Ibiza Ibiza - Madrid (i/v) Barcelona - Tenerife (i/v) Madrid - Lisboa (i/v) Ibiza - Madrid (i/v) Barcelona - Milán Verona - Barcelona Madrid - Pisa Nápoles - Madrid Madrid - Bolonia Florencia - Madrid Ibiza - Shanghai Shanghai - Cantón Cantón - Pekín Pekín - Ibiza Ibiza - Madrid (i/v) Ibiza - Madrid (i/v) Tenerife - Madrid (i/v) Barcelona - Madrid (i/v) Santiago - Madrid (i/v) Madrid - Atenas Atenas - Estambul Estambul - Madrid Madrid - Tokio (i/v) Ibiza - Barcelona (i/v)
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Pasajeros 1 1 1 1 1 1 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 1 1 1 1 1 1 1 2 6
Noviembre Noviembre Noviembre Noviembre Noviembre Noviembre Noviembre Noviembre Diciembre Diciembre Diciembre Diciembre Diciembre
Presentación Argentina Presentación Argentina Presentación Argentina Reunión Presentación Presentación Presentación Press Trip Press Trip Press Trip Presentación Presentación Presentación Vuelos domésticos Vuelos Europa Vuelos Intercontinentales
Ibiza - Buenos Aires (i/v) Madrid - Buenos Aires (i/v) Madrid Buenos Aires (i/v) Ibiza - Santiago (i/v) Ibiza - Santiago (i/v) Tenerife - Santiago (i/v) Madrid - Santiago (i/v) Barcelona - Ibiza (i/v) Barcelona - Santiago (i/v) Barcelona - Badajoz (i/v) Madrid - Nueva York (i/v) Madrid - Nueva York (i/v) Ibiza - Nueva York (i/v)
1 2 1 1 2 1 9 1 1 1 2 1 1
31 i/v 1 solo ida 6 i/V 8 solo ida 9 i/v 4 solo ida
Volumen orientativo de facturación en viajes (transporte, alojamiento y otros servicios) a cargo de la Comisión de Turismo del Grupo de Ciudades Patrimonio de la Humanidad de España en 2011: 57.000 €
9. Facturación Facturación y gestión. La agencia que resulte adjudicataria facturará los servicios prestados de acuerdo con las tarifas contratadas, detallando el tipo de servicio y su coste. La agencia adjudicataria facturará mensualmente los servicios prestados: -
Se emitirá una factura diferente por cada una de las acciones. Se detallarán los servicios de forma pormenorizada.
El Grupo de Ciudades Patrimonio de la Humanidad de España abonará las facturas repercutidas en el plazo de 60 días desde la fecha de recepción de as mismas. Si el Grupo de Ciudades Patrimonio de la Humanidad de España lo considerara oportuno, se solicitará la documentación acreditativa de los precios sobre los que se hayan aplicado los descuentos o comisiones por gestión, garantizándose poner a disposición de la Asociación copia de las facturas sobre las que han sido aplicados los descuentos o comisiones.
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El adjudicatario deberá acomodar la facturación, con desglose de IVA, siguiendo las indicaciones del Grupo de Ciudades Patrimonio de la Humanidad, a los efectos de emitir las facturas por las operaciones y conceptos correspondientes a las aprobaciones específicas de gasto tramitadas con cargo al prepuesto de la agencia de viajes. Corresponde al contratista la obtención de todas las autorizaciones y licencias, tanto oficiales como particulares, que se requieran para la realización del servicio. El concesionario habrá de someterse en todo momento a las decisiones que le afecten y que sean adoptadas por la persona designada por Ciudades Patrimonio de la Humanidad de España.
10. Personal. El personal necesario para la realización del contrato o aquel otro que haya de tomarse transitoriamente para determinados casos, será contratado por el adjudicatario. La empresa adjudicataria asumirá la dirección técnica del personal que aporte, así como la totalidad de las remuneraciones salariales, seguridad social y contribuciones sociales que correspondan conforme a la legislación y el Convenio Colectivo vigentes para el sector. En relación con este personal, el Grupo de Ciudades Patrimonio de la Humanidad de España, no contrae ningún vínculo laboral, jurídico, económico o de cualquier otro género. Asimismo no tendrán derecho alguno frente a la Asociación, sin que en ningún caso resulte responsable de las obligaciones surgidas entre ambos, aun cuando los despidos y medidas que se adopten sean como consecuencia directa o indirecta de la ejecución y/o extinción del contrato. La agencia adjudicataria pondrá al frente de la cuenta del Grupo de Ciudades Patrimonio de la Humanidad de España, profesionales del sector que cuenten con la calificación técnica precisa y una experiencia en el sector de al menos diez años para atender la normal ejecución de lo servicios requeridos. El Grupo de Ciudades Patrimonio de la Humanidad podrá solicitar de la empresa adjudicataria la sustitución de cualquier persona asignada a la cuenta, cuando concurran circunstancias que así lo aconsejen. En casos de fuerza mayor debidamente justificados, la agencia adjudicataria propondrá al Grupo de Ciudades Patrimonio de la Humanidad de España la sustitución de las personas asignadas, debiendo la Asociación dar su conformidad a la nueva propuesta de candidatos suplentes.
11. Presentación de ofertas. Las ofertas deberán contener la siguiente documentación:
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A. Documentación administrativa. -
Nombre o razón social de la empresa. Datos de contacto: dirección, e-mail, teléfono y fax.
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Si se trata de personas jurídicas, escritura de constitución o modificación en su caso, debidamente inscrita en el Registro Mercantil, cuando este requisito fuera exigible conforme a la legislación mercantil que le sea aplicable. Si no lo fuere, la acreditación de la capacidad de obrar se realizará mediante la escritura o documento de constitución, estatutos o acto fundacional, en el que constaren las normas por las que se regula su actividad, inscritos, en su caso, en el correspondiente registro Oficial. Para los empresarios individuales será obligatoria la presentación del D.N.I.
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D.N.I. del firmante de la proposición.
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Los que comparezcan o firmen proposiciones en nombre de otro, presentarán poder. Si la empresa fuera persona jurídica, este poder deberá figura inscrito en el registro Mercantil.
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Cédula de Identificación Fiscal.
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Declaración responsable de estar al corriente en el pago de las obligaciones tributarias y de Seguridad Social.
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Fotocopia del título – licencia de agencia de viajes.
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Declaración responsable de no estar incurso en prohibición de contratar.
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Acreditación de la solvencia técnica de la persona o empresa. A través de:
Descripción de equipos e instalaciones que se utilizarán en los trabajos directamente relacionados con el contrato. Descripción de la cobertura geográfica de sus servicios. El GCPHE valorará positivamente la cobertura más amplia y la implantación en las ciudades de oficinas del grupo licitante. Equipos humanos que participarán en el servicio con aportación del C.V. de los componentes que vayan a tener relación directa con el servicio.
B. Oferta económica. -
A título orientativo, se solicita, para su valoración, cotización y programa para los servicios detallados a continuación. En las ofertas se considerarán incluidos todos los gastos de cualquier tipo que pudieran presentarse (mensajería, transporte, etc.) hasta la entrega de los billetes, documentación en los lugares.
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4 – 9 de noviembre: noviembre: Presentaciones Miami y Atlanta. Vuelos 4/11 7/11 9/11
Madrid - Miami x 2 pax Miami – Atlanta x 2 pax Atlanta – Madrid x 2 pax
Alojamiento 4 – 7 de noviembre 7 – 9 de noviembre
2 habitaciones DUI (A/D) en Miami 2 habitaciones DUI (A/D) en Atlanta
Traslados Aeropuertos – hoteles – aeropuertos. Seguro de viaje.
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Compromiso expreso y de la forma más pormenorizada posible en relación con las distintas prestaciones que constituyen el objeto contractual, a la obtención, para cada caso, de tarifas especiales, entendiéndose por tales aquellas que impliquen abaratamiento sobre las que obtendría un ciudadano ordinario en su gestión individual.
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En las ofertas se indicarán los descuentos, rappeles o bonificaciones que se aplicará, para los diferentes servicios que el Grupo de Ciudades Patrimonio de la Humanidad de España contrate durante la vigencia del contrato.
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Política de anulación de billetes de transporte, alojamiento y otros servicios.
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Se requiere especificación acerca de los cargos que se repercutirán durante los próximos 12 meses por emisión de billetaje, aéreo y ferroviario.
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Cada licitador no podrá presentar más de una proposición, ni presentar propuesta en régimen de agrupación temporal de empresas si lo ha hecho individualmente, con la penalización, en su caso, de la desestimación de todas las proporciones por él presentadas.
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Cuando la documentación se envíe por correo, el empresario deberá justificar la fecha de imposición del envío en la oficina de Correos y anunciar al órgano de contratación la remisión de la oferta mediante télex, fax o telegrama en el mismo día y antes de las 14 horas.
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Transcurridos, no obstante, diez días siguientes a la fecha de terminación del plazo de presentación de ofertas sin haberse recibido la documentación, ésta no será admitida en ningún caso.
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La presentación de oferta supone la aceptación de todos y cada uno de los puntos del presente pliego de condiciones.
12. Criterios de adjudicación. Los criterios objetivos que servirán de base para la adjudicación del contrato serán los siguientes:
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Oferta económica para los viajes descritos en este pliego de condiciones ……………...….. 0 – 30 puntos.
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Programa, itinerarios y hoteles propuestos para los mencionados viajes programados………. 0– 20 puntos.
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Equipo de trabajo asignado para la gestión de la cuenta……………………….…………….. 0 – 10 puntos.
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Descuentos, rappeles, bonificaciones……………………..…...………...……………….…
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Cobertura del seguro de viajes ………………………………………..….………….………..
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Asistencia durante el viaje (directa ó a través de representantes en destino) …….……….... 0 – 5 puntos.
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Implantación del grupo empresarial licitante a través de sus oficinas en el conjunto de ciudades que forman parte de la Asociación ……………………………...………….…………..……….… 0 – 5 puntos.
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Ventajas ofertadas……………………………………………………………………………… 0 – 10 puntos.
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Horario de atención ………………………………………………………………………...….. 0 – 5 puntos.
0 – 10 puntos. 0 – 5 puntos.
13. Incumplimiento. El Grupo de Ciudades Patrimonio de la Humanidad de España podrá rescindir unilateralmente el acuerdo, además de por causas previstas en la legislación vigente, por alguno de los siguientes motivos: -
Que el adjudicatario no prestase los servicios con el nivel de calidad adecuado. Que los servicios se realizaran en desacuerdo con las prestaciones solicitadas. El incumplimiento por parte del adjudicatario de cualquiera de sus obligaciones contractuales.
Por su parte el adjudicatario podrá rescindir unilateralmente el acuerdo además de por las causas previstas en la legislación vigente, por alguno de los siguientes motivos:
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Que el Grupo de Ciudades Patrimonio de la Humanidad de España incumpla cualquiera de sus obligaciones contractuales, y específicamente las referidas al pago de los servicios.
14. Vigencia del contrato. Los servicios de la agencia tendrán vigencia durante un año desde la fecha de adjudicación.
15. Confidencialidad. La empresa adjudicataria deberá observar reserva absoluta de la información obtenida en el desarrollo de la colaboración. No podrá transferir a personas o entidades información alguna recibida con ocasión de los trabajos con relación a los mismos, sin el consentimiento previo, por escrito, del Grupo de Ciudades Patrimonio de la Humanidad de España. En todo caso, el adjudicatario será responsable de los daños y perjuicios que se deriven del incumplimiento de esta obligación.
16. Protección de datos. La empresa adjudicataria en relación con ficheros que contengan datos de carácter personal a los que pudiere tener acceso, se compromete al cumplimiento con lo establecido en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de datos de Carácter Personal (LOPD) a: -
No aplicar o utilizar los datos personales obtenidos, para fines distintos a los que figuren en el contrato, ni cederlos ni siquiera para su conservación a otras personas. Guardar secreto profesional respecto de los mismos, aun después de finalizar sus relaciones con el Grupo de Ciudades Patrimonio de la Humanidad de España. Adoptar las medidas de seguridad de índole técnica y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal y evitar su alteración, tratamiento o acceso no autorizado.
Los datos personales de empleados o colaboradores de las empresas licitadoras que sean facilitados al Grupo de Ciudades Patrimonio de la Humanidad de España con motivo de la licitación del concurso serán incluidos en un fichero de la Asociación con la finalidad de gestionar el procedimiento de licitación. Las empresas licitadoras no podrán facilitar al Grupo dichos datos sin haber obtenido previamente el consentimiento de los titulares y haberles informado de la presente cláusula. Los titulares de los datos personales podrán ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición dirigiendo su solicitud por escrito a la Secretaría del Grupo de Ciudades Patrimonio de la Humanidad de España, con sede en Excmo. Ayuntamiento de Ávila. Plaza del Mercado Chico, 1. 05001 Ávila.
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17. Adjudicación del servicio. El plazo máximo de presentación de ofertas finalizará a las 14 horas del día 1 de octubre de 2012. 2012 Envío de propuestas: a) En sobre cerrado a: -
Grupo Ciudades Patrimonio de la Humanidad de España Comisión de Turismo. At. Marian Revuelta Ayuntamiento de Eivissa San Ciriaco, 5 07800 Eivissa
b) Por correo electrónico:
[email protected] Transcurrido el plazo, el órgano de contratación, a la vista de las ofertas presentadas, adoptará la decisión de adjudicar el contrato a una de ellas, comunicando por escrito a todas las empresas o personas que hayan presentado oferta si han resultado o no seleccionadas.
18. Jurisdicción competente. Las cuestiones litigiosas surgidas sobre interpretación, modificación, resolución y efectos de este contrato, serán resueltas por el órgano competente del Grupo de Ciudades Patrimonio de la Humanidad de España.
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