PROCEDIMIENTO N° 004 - REVISIÓN 1 CONTROL DE COMBUSTIBLES PARA UNIDADES VEHICULARES

1.0.- OBJETIVO El Procedimiento tiene por objetivo establecer las disposiciones que normen el pedido, abastecimiento y consumo de combustibles para las unidades vehiculares de la empresa, así como la correspondiente revisión y control de facturas de los proveedores (grifos), por este concepto. 2.0

BASE LEGAL Este procedimiento tiene como base, toda la normatividad legal e interna relacionada que se encuentre vigente a la fecha de su emisión y aprobación.

3.0

ALCANCE Este procedimiento alcanza en su contenido y aplicación al Departamento de Logística y al personal a quienes se ha encargado el uso y custodia de vehículos de la empresa.

4.0

APROBACIÓN , DIVULGACIÓN Y ACTUALIZACIÓN: - Aprobación : Por Gerencia General - Administración y aplicación : Departamento de Logística - Divulgación y actualización : Departamento Organización y Métodos e Información

5.0.- NORMAS GENERALES 5.1..- Adquisición: El Departamento de Logística en base a los requerimientos anuales presupuestados para el aprovisionamiento de combustibles para vehículos, definirá la modalidad de contratación. Los contratos deberán ser suscritos como mínimo por un periodo anual a fin de que el aprovisionamiento por parte de los proveedores sea programado y por lo tanto oportuno. El trámite de compra y contratación será efectuado por el Departamento de Logística de acuerdo a la normatividad legal e interna vigentes. La emisión, control y entrega a los usuarios del formulario "Vale de Combustible” para la compra de combustibles es responsabilidad exclusiva del Departamento de Logística.

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Forma de pago : Se regirá de acuerdo a las políticas vigentes en EGASA para el pago a proveedores y a lo establecido en el respectivo contrato . 5.2.- El requerimiento de combustible, para las diferentes unidades vehiculares de EGASA, será efectuado al Departamento de Logística por el jefe de la dependencia a la que ha sido asignado el vehículo, por medio escrito, telefónico o vía correo electrónico. 5.3.- Mediante el "Vale de Combustible” el Departamento de Logística puede autorizar la adquisición de cualquiera de los siguientes combustibles para los vehículos de EGASA. - Gasolina de 90 octanos - Gasolina de 95 octanos - Petróleo Diesel 2 5.4.- La adquisición de combustibles (gasolina y Diesel 2) para stock a fin de abastecer a unidades móviles distantes (cuatrimotos, cargador frontal, motoniveladoras y similares) y para el consumo de los vehículos que viajan a los Albergues de control hidrológico de la empresa, se realizan mediante un “Vale de Combustible”, autorizado por el Gerente o Jefe de Área respectivo. Los combustibles adquiridos para stock obligatoriamente deberán ingresar a los almacenes de la Empresa. 5.5.- Para expedir un "Vale de Combustible", el Departamento de Logística debe verificar los datos del usuario y del vehículo y consignar claramente la información requerida en el mismo. Por ningún motivo debe expedirse este formulario en "blanco". El proveedor (grifero) anotará en el “Vale de Combustible” la cantidad de combustible realmente suministrado. El Departamento de Logística llevará un control de estas cantidades. 5.6.- El conductor de una unidad vehicular, es la única persona encargada de abastecer de combustible al vehículo asignado, siendo responsable de la recepción, para cuyo efecto deberá firmar el “Vale de Combustible” y el “Vale de Crédito” respectivos; quedando terminantemente prohibido proveer de combustible a un vehículo con el “Vale de Combustible” emitido para otro vehículo. 5.7.- El horario de expedición del "Vale de Combustible", será dentro de la jornada de trabajo. 5.8.- El Departamento de Logística llevará el control de las cantidades de combustible suministrado emitidas por vehículo lo que permitirá: - Llevar una estadística de consumo por vehículo. - Efectuar el control de la factura que presenten los grifos contratados.

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5.9.- El último día hábil de cada mes, el Departamento de Logística emitirá un cuadro de “Consumo de Combustibles por Vehículo” con el consumo del mes y el consumo promedio anual. Dicho cuadro se dará a conocer a la Gerencia de Administración y Finanzas por el medio que esta Gerencia determine. 5.10.- El Departamento de Logística es el órgano encargado de revisar y aprobar las facturas de los proveedores contratados (grifos) por la adquisición de combustible para los vehículos de EGASA previa verificación de los "Vales de Combustible" , los mismos que deben contar con la firma de los encargados de los vehículos .

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6.0.- PROCEDIMIENTO PASO Nº

LABOR A REALIZAR

01

El Jefe de Área o el personal a quien se le ha asignado un vehículo, solicita un “Vale de Combustible” al Departamento de Logística mediante correo electrónico o comunicación telefónica o escrita.

02

El Departamento de Logística emite el correspondiente "Vale de Combustible” en original y dos copias. Entrega el original y la copia 1 a la persona encargada del vehículo y archiva la copia 2 de dicho documento, que servirá para el control interno.

03

El conductor encargado del vehículo, procede a abastecerse de combustible acudiendo al grifo del proveedor autorizado. Entrega original y 1 copia del “Vale de Combustible” al grifero.

04

El grifero revisa y verifica la información consignada en el "Vale de Combustible", suministra el combustible al vehículo y registra el kilometraje de la unidad, así como la cantidad y el precio del combustible proporcionado.

05

El grifero una vez abastecido el vehículo, emite el “Vale de Crédito” (original y 1 copia) hace firmar dicho documento así como el “Vale de Combustible” al conductor en todas sus copias en señal de conformidad y distribuye los documentos: Vale de Combustible : - Original - Al Proveedor para adjuntar a su factura - Copia 1 - Al conductor del vehículo para ser presentado al Departamento de Logística al momento de solicitar un nuevo “Vale de Combustible”. Vale de Crédito : - Original - Al Proveedor para adjuntar a su factura - Copia 1 - Al conductor del vehículo para ser presentado al Departamento de Logística al momento de solicitar un nuevo “Vale de Combustible”.

06

El proveedor de acuerdo a las condiciones de pago señaladas en el contrato suscrito presenta al Departamento de Logística, a través de Mesa de Partes, la factura correspondiente, acompañando los originales de los “Vales de Combustible y "Vales de Crédito" por los requerimientos atendidos.

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PASO Nº

LABOR A REALIZAR

07

El Departamento de Logística revisa y verifica los documentos procediendo a la aprobación de la factura.

08

El Departamento de Logística tramita al Departamento de Contabilidad las facturas aprobadas para que continúe su trámite de pago.

09

Término del procedimiento.

APROBADO MEDIANTE RESOLUCION DE GERENCIA GENERAL N° 143/2004-EGASA DEL 25 DE OCTUBRE DEL 2004

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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE COMBUSTIBLE PARA UNIDADES VEHICULARES AREA USUARIA

Verifica información y emite “Vale de Combustible”

INICIO

Jefe de Dependencia requiere Combustible

PROVEEDOR (GRIFERO)

DEPARTAMENTO LOGISTICA

1

Recibe Vale de Combustible y verifica información

Suministra Combustible y hace firmar Vale de Combustible

Genera Vale de Crédito y lo hace firmar con el conductor

2

0

Para adjuntar con Factura

1

Vale de Combustible

1

0

Solicita emisión de Vale de Combustible

Vale de Combustible

2

0

Genera Factura y la presenta por Mesa de Partes

Conductor solicita combustible en Grifo Autorizado

Logística recibe Factura con Vale de Combustible y Vale de Crédito

Verifica conformidad y aprueba

1

0 Vale de Crédito 0 Vale Combustib.

Presenta Vale de Combustible a grifero

Vale de Crédito

2

Factura

1 0 Vale de Combustible

Tramita ante Contabilidad para pago

1

6TÉRMINO

Para que conductor lo presente a Logística al requerir nuevo Vale de Combustible