INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN Proceso

CONTROL Y EVALUACIÓN

Procedimiento Fecha de Aprobación: 31-03-2014

AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN Código: CYE03-FOR02

Versión: 03

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO, PROCEDIMIENTO, ÁREA O TEMA A AUDITAR: AUDITORIA

INTERNA DE GESTIÓN AL PROCEDIMIENTO CPU-PRC07 “ELABORACIÓN CONTENIDOS PARA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL” DEL PROCESO COMUNICACIÓN PÚBLICA. INFORME DEFINITIVO1:

1.

X

FECHA (09/09/2014)

INTRODUCCIÓN.

El Grupo Interno de Trabajo (GIT) de Control Interno, en ejercicio de las facultades legales otorgadas por la Ley 87 de 1993, modificada por la Ley 1474 de 2011, el Decreto 2145 de 1999 y sus modificaciones, los Decretos 1537 de 2001, 1599 de 2005, 019, 2482 y 2641 de 2012 y 943 del 21 de mayo de 2014, así como los lineamientos establecidos en la nueva Guía de Auditoria para Entidades Públicas del DAFP, y las Resoluciones CGN 328 de 2005 y 220 de 2013, tiene como función realizar la evaluación independiente al Sistema de Control Interno, a los procesos, procedimientos, actividades y actuaciones de la administración, con el fin de determinar la efectividad del Control interno, el cumplimiento de la gestión institucional y los objetivos de la entidad, produciendo recomendaciones para asesorar al Representante legal en busca del mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno. En cumplimiento al Programa General de Auditorías aprobado el 24 de febrero de 2014 y modificado el 15 de julio de 2014, por el Comité del Sistema Integrado de Gestión Institucional SIGI, el GIT de Control Interno adelantó la Evaluación al Procedimiento CPUPRC07 “Elaboración Contenidos para Comunicación Organizacional” del Proceso Comunicación Pública, a fin de verificar su grado de cumplimiento y efectividad y de esta manera efectuar las recomendaciones necesarias en ejercicio del mejoramiento contínuo, lo cual redundará en el cumplimiento de los Objetivos de la Entidad. 2.

OBJETIVO

Verificar el grado de cumplimiento y efectividad del procedimiento auditado relacionado con la realización de contenidos para medios de comunicación internos de la UAE CGN; así como los controles existentes, la oportunidad y pertinencia de la información divulgada sobre temas de bienestar, capacitación y actividades deportivas y recreativas; su grado de contribución a la comunicación de la Entidad y el acatamiento de las disposiciones internas y exigencias legales pertinentes. 3.

ALCANCE

El GIT de Control Interno en cumplimiento al Programa General de Auditorías, realizó Auditoría Interna de Gestión al procedimiento CPU-PRC07 “Elaboración Contenidos para Comunicación 1

Este ítem cambia a definitivo en el informe final

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Organizacional” del Proceso Comunicación Pública, con el fin de verificar el cumplimiento de las actividades relacionadas en el procedimiento documentado, la pertinencia de los medios utilizados para la divulgación de la información, su oportunidad, calidad y coherencia, los niveles de responsabilidad, los estándares y criterios establecidos para la elaboración de los contenidos de las publicaciones, los controles existentes y su grado de efectividad, entre otros aspectos.

Lo anterior, en cumplimiento a los criterios de auditoría relacionados en el formato No. 1 Plan de Auditoria, enviado al líder del proceso. Esta auditoría se llevó a cabo en atención a las normas de auditoría generalmente aceptadas, verificando su aplicación, la cual se desarrolló del 04 al 29 de agosto de 2014. 4.

DESARROLLO DE LA AUDITORIA

4.1 Revisión integral al procedimiento documentado CPU-PRC07 “ELABORACIÓN CONTENIDOS PARA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL” - Versión: 02, del Proceso Comunicación Pública. Este procedimiento fue aprobado el día 17 de septiembre de 2013 y hasta la fecha no ha sido modificado, actualizado o anulado, aunque en la inspección realizada se observó que se está trabajando en su actualización y modificación. Se procedió a verificar su contenido, aplicación y cumplimiento, así como la efectividad de su objeto, la oportunidad y suficiencia de sus definiciones, la vigencia y pertinencia del marco legal, entre otros, detectándose lo siguiente: a.

En el numeral 2, denominado “Definiciones”, se observó que la referente a “Carteleras” ya no se usa como canal de comunicación interna y los contenidos que se publicaban a través de este medio se socializan en las pantallas de televisión dispuestas en la Entidad y por ende se evidencia la desactualización del contenido del procedimiento, incumpliendo con lo establecido en el literal “b” del numeral 4.2.3 “Control de Documentos” de la NTCGP 1000:2009. Así mismo, se utilizan otros canales de comunicación interna como el magazín “Todos Contamos”, la revista virtual y la Intranet, que no están asociados a la respectiva definición dentro de este numeral del procedimiento auditado.

b. En el numeral 3 “Marco Legal”, se observa que no es pertinente ni aplicable la referencia al Decreto 1914 del 23 de Octubre de 1996 “Por el cual se establece la estructura interna de la Unidad Administrativa Especial Contaduría General de la Nación, se determinan sus funciones y se dictan otras disposiciones”, por cuanto esta norma fue derogada a través del Decreto No. 143 del 21 de Enero de 2004 “Por el cual se modifica la estructura de la Contaduría General de la Nación y se determinan las funciones de sus dependencias”. Igualmente se omite normatividad importante relacionada con el procedimiento, como las referidas a continuación: Página 2 de 8

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Resolución No. 311 del 05 de octubre de 2011 “Por la cual se modifica un Grupo Interno de Trabajo en la Unidad Administrativa Especial Contaduría General de la Nación y se fijan sus funciones”. Numeral 5.5.3 “Comunicación Interna” de la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2009. Decreto 943 del 21 de mayo de 2014 “Por el Cual se actualiza el Modelo estándar de Control Interno”. Numeral 3 “Eje Transversal de Información y Comunicación” del Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno – MECI 2014. Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”. Decreto 2693 de 2012 “Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la república de Colombia, se reglamentan parcialmente las leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011 y se dictan otras disposiciones” y el Manual de Gobierno en línea Versión. 3.1 en lo correspondiente al Componente de “información en línea”.

c. En cuanto a los “Documentos Relacionados” en el numeral 4, el citado no aplica, porque este Manual no es una referencia que el ejecutor de las actividades inmersas en el procedimiento necesite consultar para su desarrollo. d. El Numeral 5 “Procedimiento”, no contiene todas las actividades desarrolladas en la cotidianidad para la elaboración y publicación de contenidos en los diferentes canales de comunicación interna, por las siguientes razones: -

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De acuerdo al resultado de las indagaciones efectuadas, para iniciar el procedimiento, el GIT Logístico de capacitación y Prensa, se reúne con el fin de definir cuál es la información que se va a tratar, dándole prioridad a los asuntos misionales, sin descuidar los requerimientos de las otras dependencias; también para definir el medio a través del cual se va a publicar la información y asignar los diferentes temas al servidor público correspondiente para que proceda con la recopilación de la información, proyección del artículo y/o elaboración de la Nota o sección según el caso. De la misma manera en la descripción de la actividad No. 3 referente a “publicar y/o socializar el producto” no se hace una referencia general a la forma de publicación de los contenidos en cada uno de los canales de comunicación utilizados; los cuales, aunque puedan ser objeto de supresión o de innovación, no se citan dentro del procedimiento para su identificación. No se encuentra incorporada una actividad que describa la revisión y aprobación de los contenidos antes de su publicación, la cual es ejecutada una vez se surte la actividad No. 2 y está a cargo de un Profesional del GIT de Capacitación y Prensa en la cual se hace corrección ortográfica y de estilo, entre otros. La casilla correspondiente a “registro” en las actividades No. 1 y 2 no define un documento que sirva como soporte de los resultados obtenidos, o evidencie la ejecución de las actividades señaladas siendo este un requisito establecido por la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009.

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Con base en lo anterior se concluyó que la descripción de estas actividades no proporcionan la “…descripción detallada incorporando los elementos, anexos, registros, aclaraciones u otros que sirvan para ejecutar la acción descrita.”2 4.2 Otros Aspectos Auditados: Dentro de las pruebas de auditoría programadas, se inspeccionaron las últimas publicaciones realizadas en los canales de comunicación interna con los que cuenta la Entidad, que son las pantallas de televisión, el magazín “Todos Contamos”, la revista virtual “Le cuento que” y la Información que se publica en la Intranet en apoyo al GIT de Informática y se aplicó un cuestionario dirigido a los servidores públicos que hacen parte del GIT de Capacitación y Prensa el cual contenía un total de doce (12) preguntas relacionadas con el procedimiento y con el contenido específico de ciertas disposiciones aplicables como es el Manual de Gobierno en Línea Versión: 3.1, la Ley 1712 del 6 de marzo de 2014 “Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”, entre otras; de lo cual se pudo apreciar lo siguiente: a. La publicación de contenidos en las pantallas de televisión, a pesar de encontrarse dentro de las definiciones del procedimiento auditado, se realiza siguiendo el procedimiento interno CPUPRC09 “Procedimiento Publicación en Pantallas”. b. La frecuencia de las publicaciones a través de los diferentes medios de comunicación no se encuentra definida dentro del procedimiento, aunque el tiraje de la revista virtual se hace quincenalmente, el magazín se hace mensualmente y “los habladores” quincenal, las pantallas y la intranet de acuerdo al requerimiento de permanencia de cada área. c. El proceso de comunicación pública cumple con la publicación de la información que la ley exige, como por ejemplo los estados financieros y los encargos. d. Cada uno de los canales de comunicación utilizados, sigue una estructura fija que siempre tiene en cuenta los temas misionales y también aporta información relacionada con otros asuntos de interés como se observó en la revista virtual que incluye una editorial escrita por el Señor Contador General de la Nación, su agenda, información de sensibilización solicitada por cualquier área, redes sociales, “pildoritas”; sección de cultura, deportes, tecnología, talento humano y una galería fotográfica de los eventos realizados en la quincena correspondiente. e. El GIT Logístico de Capacitación y Prensa conserva en debida forma, los archivos de las publicaciones efectuadas a través de sus diferentes medios, verificándose que cuenta con un “backup” realizado cada dos (2) meses y con un archivo físico de la revista virtual que también puede ser consultada desde su primera publicación a través del aplicativo “free” ISSUU. f. De acuerdo con la disposición establecida en la actividad de “publicación de información” del componente de “Información en línea” contenida en el Manual de Gobierno en línea versión 3.1, que en su tenor literal aduce que: “la provisión de información a través de medios electrónicos, hace necesario que al interior de cada entidad se defina una política que permita tener claro e institucionalizado este proceso. Por ello, la entidad implementa la política editorial y de actualización sobre los contenidos de sus sitios Web incluyendo la periodicidad de actualización y la dependencia responsable, teniendo en cuenta lo que establece el presente Manual al respecto. Dicha política debe estar documentada y aprobada oficialmente por el director de la 2

Paso 5, Numeral 2. “FORMATOS PARA ELABORAR DOCUMENTOS” del Instructivo para la Elaboración de Documentos PI04-INS01 Versión: 10.

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entidad.”; se procedió a verificar su existencia al interior del proceso, evidenciándose que fue debidamente aprobada y publicada, aunque su formato no cumple con el establecido en el Instructivo para la Elaboración de Documentos Código: PI04- INS01 Versión: 10, el cual indica que debe hacerse uso de la plantilla PI04-FOR06 “…para identificar de una manera uniforme la política que haga parte de un procedimiento” . No obstante, lo anterior, es importante señalar que la política editorial publicada por la Entidad, tuvo que ser ajustada con base en lo establecido en la Ley 1712 de 2014 pero aún no ha sido actualizada oficialmente por cuanto falta surtir el proceso de revisión por parte del Señor Contador General de la Nación y de aprobación del Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión Institucional conforme a lo estipulado en los literales “g” y “h” del artículo 9 de la Resolución interna No. 220 de 2013 “Por la Cual se actualiza el Sistema Integrado de Gestión Institucional (SIGI) en la Unidad Administrativa Especial Contaduría General de la Nación y se dictan otras disposiciones”. g. Revisado el procedimiento auditado y confrontado con los demás procedimientos del Proceso, se observó la variación que se presenta en cuanto al responsable de su revisión y aprobación, al igual que su denominación en el cargo. 4.3. Revisión Riesgos e Indicadores asociados al procedimiento: El procedimiento auditado impacta en el riesgo “Comunicación pública débil”, pero no se procedió con una verificación exhaustiva del mismo por cuanto el mapa de riesgos del proceso se encuentra en etapa de revaluación con el apoyo del GIT de Planeación siguiendo las indicaciones del Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestión Institucional (SIGI). Así mismo se revisó el indicador de efectividad denominado “Grado de satisfacción de comunicaciones internas” con el que se busca “Medir el grado de cobertura y Satisfacción de la información que reciben los funcionarios y colaboradores de la CGN a través de los canales de comunicación existentes” el cual se mide con una periodicidad semestral con base en la aplicación y resultado de una encuesta aplicada a todos los servidores públicos de la UAE CGN, en la cual se verificó que la evaluación y análisis correspondiente al primer semestre de 2014, arrojó un resultado del 87.7 % con lo cual se observó la tendencia creciente en el grado de satisfacción generado respecto a la información publicada en los diferentes canales de comunicación utilizados.

HALLAZGOS DE AUDITORIA 5.1 Se evidenció que el procedimiento CPU-PRC07 “Elaboración Contenidos para Comunicación Organizacional”, presenta inconsistencias y omisiones en su contenido y formalidad en cada uno de los aspectos planteados en el literal “d” del numeral 4.1 de este informe, incumpliendo con las generalidades descritas en el Instructivo para la Elaboración de Documentos PI04-INS01 Versión: 10 de fecha de aprobación 11/03/2013.

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OBSERVACIONES DE AUDITORIA

6.1 Se observó que no se tiene en cuenta lo establecido en el literal “b” del numeral 4.2.3 “Control de Documentos” de la Norma Técnica de calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 por cuanto no se evidencian controles al interior del proceso que conlleven a la revisión y actualización oportuna del procedimiento conforme a lo descrito en el literal “a” y “d” del numeral 4.1 del presente informe. 6.2 Se observaron definiciones al interior de las actividades no relacionadas en el numeral 2 “Definiciones”; al igual que la desactualización de las normas contenidas en el numeral 3 “Marco Legal”, tal como se describe en los literales “a y b” del numeral 4.1 del presente informe. 6.3 Se observó que la “Política editorial y de Actualización de contenidos en el Portal (WEB, CHIP, BDME, INTRANET) de la Contaduría General de la Nación”, no cumple con los requisitos del formato para elaborar Políticas PI04-FOR06.

7.

CONCLUSIÓN DE AUDITORIA

7.1 El GIT de Control Interno concluye que el proceso de Comunicación Pública cumple con el procedimiento documentado CPU-PRC07 “Elaboración Contenidos para Comunicación Organizacional”, existiendo varios aspectos susceptibles de mejora que deben ser identificados y ajustados de acuerdo con los hallazgos y observaciones establecidos en el presente informe, los cuales han sido objeto de recomendación por parte del equipo auditor. 8.

RECOMENDACIONES3

8.1 Se recomienda revisar y ajustar en su integridad el procedimiento auditado con el fin de dar aplicación a las indicaciones pertinentes para cada uno de los ítems especificados en el Instructivo para la Elaboración de Documentos Código PI04-INS01- Versión 10. 8.2. Se recomienda actualizar y modificar el procedimiento CPU-PRC07 “Elaboración Contenidos para Comunicación Organizacional” dentro del Sistema Integrado de Gestión Institucional para adaptar y actualizar su contenido a los cambios, innovaciones y decisiones surtidos durante la presente vigencia. 8.3. Se recomienda agilizar la aprobación y publicación de la política editorial actualizada con el fin de que esta sea incorporada dentro del procedimiento auditado y se dé cumplimiento a lo establecido en la normatividad correspondiente ajustándola a la plantilla PI04-FOR06. 8.4 Se recomienda realizar una revisión integral a todos los procedimientos que hacen parte de este proceso, en todo lo relacionado con el responsable de su revisión, aprobación y designación del cargo, con el fin de fortalecer la importancia de este proceso.

3

Se incluye este texto como última recomendación en el informe definitivo

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8.5. Suscribir Plan de Mejoramiento que incluya los temas que ameritan adoptar acciones correctivas, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo del informe definitivo por medio del trámite de comunicación interna4, dando cumplimiento al procedimiento CYE-PRC04 Planes de Mejoramiento 9.

MESA DE TRABAJO5

En atención a la actividad 10 del procedimiento CYE-PRC-03 – Auditorías Internas de Gestión, una vez remitido el informe preliminar por el GIT de Control Interno, el responsable del tema auditado dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, convocó para la realización de la mesa de trabajo; soportada bajo el formato CYE03-FOR03, debidamente firmado por los siguientes participantes: NOMBRE ILIANA MATILDE FAJARDO MARIA ISABEL MUÑOZ JULIO ANDRES CORTÉS SANDRA MILENA CEPEDA GÓMEZ

CARGO Profesional Universitario GIT Logístico de Capacitación y Prensa. Contratista GIT Logístico de capacitación y Prensa Contratista GIT Logístico de capacitación y Prensa Contratista GIT de Control Interno - Auditora

En el desarrollo de la mesa de trabajo se revisó el contenido del informe preliminar presentado, comenzando con la revisión del hallazgo 5.1 relacionado con los aspectos planteados en el literal “d” del numeral 4.1 y se solicitó al equipo auditor la revisión de su alcance por cuanto para el proceso auditado, este tiene connotación de observación y no implica un incumplimiento porque el procedimiento se encuentra en actualización y los cambios ya fueron remitidos al GIT de Planeación para lo pertinente. Frente a los argumentos dados, la auditora procedió a explicar los motivos que conllevan a determinar la ratificación de este hallazgo por cuanto lo evidenciado y descrito en ese literal tiene relación directa con el acatamiento de disposiciones normativas específicas como es la NTCGP 1000:2009 y el Instructivo para la elaboración de documentos Código PI04-INS01 Versión: 10. Seguidamente, se puso a consideración el Hallazgo 5.2 y se presentaron los argumentos que demuestran la implementación por parte de la Entidad de la referida Política Editorial, razón por la cual, el equipo auditor se comprometió a su revisión y al evidenciar su publicación, procedió con la eliminación de este Hallazgo. No obstante, al verificarse que la política publicada no se ajusta a la Plantilla PI04-FOR06, se realizó la correspondiente observación en el presente informe de auditoría. Igualmente el equipo auditor recibió la solicitud de cambiar la redacción o corregir la referencia a “consejo de redacción” citada en el primer párrafo del literal “d” del numeral 4.1 del informe 4

La fecha de recibo hace referencia a la entrega informada al responsable por medio del trámite de comunicación interna de la CGN la cual se verificara en el historial de correspondencia. 5 El texto se modifica para el informe final informando los asistentes, fecha y lugar de la realización de la mesa, en su defecto se informa que no se realizó la correspondiente mesa de trabajo

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preliminar puesto que en el procedimiento auditado, se realizan reuniones de trabajo del GIT que no se pueden definir con el término utilizado. De lo tratado en esta mesa de trabajo, se concluyó lo siguiente:

10.

•

Ratificar el hallazgo No. 5.1 del informe preliminar, teniendo en cuenta que los argumentos brindados para su connotación como observación, no desvirtúan las consideraciones expuestas por el equipo auditor y que implican inobservancias de disposiciones normativas tanto internas como externas.

•

Retirar el hallazgo No. 5.2 contenido en el informe preliminar, relacionado con el incumplimiento de la a ampliación de las garantías por adición al plazo contractual por considerar pertinentes y válidos los argumentos expuestos en la mesa de trabajo realizada.

•

Suprimir de la redacción del primer párrafo del literal “d” del numeral 4.1, la referencia a “consejo de redacción” según las explicaciones brindadas por los auditados.

ANEXOS

No se consideraron anexos.

Aprobado por:

Elaborado por:

ORIGINAL FIRMADO

ORIGINAL FIRMADO

ELKIN ORLANDO ANGEL MUÑOZ Coordinador GIT de Control Interno

SANDRA MILENA CEPEDA GOMEZ. Auditora

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Fecha aprobación ( 09 - 09 - 2014)