Control 2° cuatrimestre 2003 M.Ramos Mejía MATERIAL DIDÁCTICO Derechos reservados PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN 1
¿Que significa Control? Acepción latina • Intervención de la autoridad • Premios y Castigos Acepción anglosajona • Realimentación (feedback) • Aprendizaje de la realidad M.Ramos Mejía MATERIAL DIDÁCTICO Derechos reservados PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN 2
Significado y contenido de la palabra Control
• • • •
Inspección. Fiscalización. Dominio. Mando.
• Acepción latina: Intervención de la autoridad
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Significado y contenido de la palabra Control
• Guía. • Acepción Anglosajona: • Medio de regulación. Autocontrol • Estándar de comparación. M.Ramos Mejía MATERIAL DIDÁCTICO Derechos reservados PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN 4
El control – Control directivo Qué es el control directivo? Asegurarme que las personas hagan lo que yo (organización / dueño / gerente) quiero que hagan (objetivos) Cuándo hay un buen control? Cuándo se configura una “situación controlada” Cuando puedo confiar razonablemente que no se presentarán sorpresas desagradables El control directivo está en la base misma de la operación diaria del negocio. Es condición necesaria pero no suficiente para la sustentabilidad del mismo a través del tiempo “El ojo del amo engorda el ganado” Cómo puedo evitar el control? • Automatizando • Centralizando • Eliminando tareas • Compartiendo riesgos Fuente: Nota Técnica EMBA - IAE - Universidad Austral - 1999
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CONTENIDOS MINIMOS CUALITATIVOS • Objetivos • Estrategias • Programas de acción
CUANTITATIVOS • Información contable y extracontable • Económica, financiera y patrimonial • Del factor humano • De Calidad y benchmarking
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Normas mínimas del sistema de control • Reflejar la naturaleza y las necesidades de una actividad (análisis de agregado de valor) • Manifestar rápidamente los desvíos respecto del “deber ser” • Ser flexible y adaptable a los cambios • Reflejar el modelo de organización • Asegurar la acción correctiva
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El control – Control directivo
Fuente: Nota Técnica EMBA - IAE - Universidad Austral - 1999
Qué tipos de control Directivo es posible aplicar? POR PERSONAS
POR ACCIONES ESPECIFICAS
POR RESULTADOS
En qué consiste? •Confiar en las personas y en la cultura •Tener recursos clave que saben, quieren y pueden en los lugares clave
En qué consiste? •Establecimiento de estándares y pautas de acción deseables
En qué consiste? •Induce el comportamiento responsabilizando por el logro de objetivos
Cómo se desarrolla? Mediante selección, capacitación y sociabilización (cultura)
Cómo se desarrolla? Mediante restricción de comportamiento (nomas) , revisión preoperativa y observación de actitudes
Cómo se desarrolla? Mediante la mediciónde resultados de la gestión
Ventajas •Efectivo •Forma líderes y reemplazos (visión de largo plazo) •Baja cantidad de control
Ventajas •Estandarización del comportamiento •Aseguramiento de acciones deseables
Ventajas •Autonomía y responsabilidad •Juicio objetivo •Direcciona comportamientos en función de resultados Desventajas •Desplaza comportamientos •Manipulación de informaciòn •“Colchones” •Desmedro del proceso a favor del resultado
Desventajas Desventajas •Limita la autonomía •Requiere inversión en tiempo y •Genera burocracia dinero •Dedifícil aplicación en actividades •Genera dependencia •Puede ser rígido ante situaciones de no repetitivas cambio M.Ramos Mejía MATERIAL DIDÁCTICO Derechos reservados PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN 8
El control – Control directivo Un modelo situacional para la elección del tipo de control Estandarización de las acciones Alta Alta Control por acciones y por resultados Capacidad De medir Los resultados Control por acciones Baja
Director de cine
Baja Control por resultados Y por personas Inmobiliaria
Control por Personas Laboratorio de I+D
Fuente: Nota Técnica EMBA - IAE - Universidad Austral - 1999
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Presupuesto versus real Grado alcance objetivos Análisis de desvíos Inventarios Arqueos Control Cobranzas Control Programas
LATINA
Tendencias de mercado Competencia Evolución de la Mezcla
ESTRATÉGICOS DE GESTIÓN
ANGLOSAJONA
Los controles según el nivel.
DE SEGURIDAD
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El control – Control de gestión El control de gestión supone la adopción del tipo de control por resultados, y la definición de: • • • •
Un determinado nivel de delegación Objetivos a lograr Areas de responsabilidad limitada (el problema de las zonas fuera de influencia) La aplicación de premios y castigos ante desvíos
Para la medición del logro de dichos resultados, es necesario desarrollar indicadores de gestión que la reflejen verdaderamente y que esté claro el proceso: • • •
Reglas de juego claras Sistema de incentivos (ó castigos) Flujo de información precisa, objetiva y oportuna y que ofrezca información sobre la acción
El control presupuestario es la herramienta de retroalimentación del proceso de presupuesto de una empresa, que le permite analizar los desvíos respecto del plan trazado y en función de ello iniciar las acciones correctivas que correspondieran
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Técnicas de control de operaciones • • • • • • • •
Control Interno y Procedimientos Contabilidad General y Contabilidad de Costos Costos de oportunidad Evaluación de Proyectos de Inversión Simulaciones “What if...” Planeamiento y Control de Gestión Presupuesto y Control Presupuestario El Tablero de Control
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¿Que hacer con los desvíos ? • • • • • • • •
Detectarlos Recurrir a la estrategia apropiada Formular Planes de Acción Designar responsables Establecer Fechas Asignar Recursos Reformular estándar Controlar M.Ramos Mejía MATERIAL DIDÁCTICO Derechos reservados PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN 13
El control – Control de gestión La crítica a los sistemas de control de gestión • • • •
Son parciales ó no integrados (por áreas ó funciones de responsabilidad) Analizan las acciones del pasado: cómo manejar con el espejo retrovisor? Son rígidos y cuesta cambiarlos cuando cambia la estrategia competitiva u operativa No ayudan a la perspectiva estratégica
La crítica a los sistemas de control presupuestario, además de las críticas de los sistemas de control de gestión: • Están sólo enfocados a resultados económicos financieros • No analizan la eficiencia operativa
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El control – Tablero de comando El tablero de comando como la evolución los sistemas de control de gestión: • Define sólo unas pocas áreas clave base del negocio • No analiza por funciones sino por procesos (integralidad del análisis) • Incluye proyecciones futuras de las variables para analizar decisiones ex ante • Incluye indicadores: •Económico financieros •De gestión operativa •Estratégicos • Se apoyan en sistemas integrados de información • Tipos de tablero de control: •Operativos: búsqueda de mejora continua en la estandarización y eficiencia de la operación •Estratégicos: seguimiento de indicadores clave del negocio: el Director General como piloto de un jet
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El control – Tablero de comando Areas clave más usuales en un tablero de comando e indicadores Areas clave
Indicadores
1.- Rentabilidad
- ROE - Resultado final
2.- Market Share
- MS por línea de productos
3.- Productividad
- Ventas por persona
4.- Primacía en los productos
- Valoración sobre consideraciones cualitativas
5.- Formación del personal
- Valoración de distintos programas - Personal disponible para puestos clave
6.- Actitud de los empleados
- Ritmo de producción / Ausentismo / Quejas / Encuestas / Accidentes /Faltas de puntualidad
7.- Responsabilidad pública
- Incremento valor de las acciones
8.- Equilibrio en corto y largo plazo
- Revisión impacto en el LP de los planes a CP
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El control – Balanced scorecard (ó Cuadro de Mando Integral) • El dilema de la valuación de los activos y capacidades críticos del negocio • El CMI complementa los indicadores financieros de la actuación pasada con medidas de los inductores de la actuación futura • Los objetivos e indicadores del CMI se derivan de la visión y estrategia de una organización • Revela los inductores de valor para una actuación financiera y competitiva de categoría superior a largo plazo • Busca el equilibrio entre objetivos de corto y largo plazo: •los indicadores externos para accionistas y clientes (de resultados de esfuerzos del pasado) •los indicadores internos de los procesos críticos de negocios, innovación, formación y crecimiento (inductores de actuación que impulsan la actuación futura) • Incorpora 4 perspectivas: •la financiera Fuente: Cuadro de Mando Integral - Kaplan y Norton - HBS Press - Mayo 1999 •la del cliente •la del proceso interno •la de formación y crecimiento M.Ramos Mejía MATERIAL DIDÁCTICO Derechos reservados PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN 17
El control – Balanced scorecard: Perspectivas FINANZAS
¿Cómo deberíamos aparecer ante nuestros accionistas para tener éxito financiero?
CLIENTES
¿Cómo deberíamos aparecer ante nuestros clientes para alcanzar nuestra visión?
PROCESOS INTERNOS
VISIÓN Y ESTRATEGIA
¿En qué procesos debemos ser excelentes para satisfacer a nuestros accionistas y clientes?
FORMACION Y CRECIMIENTO
¿Cómo mantendremos y sustentaremos nuestra capacidad de cambiar y mejorar, para conseguir alcanzar nuestra visión? Fuente: Cuadro de Mando Integral - Kaplan y Norton - HBS Press - Mayo 1999 M.Ramos Mejía MATERIAL DIDÁCTICO Derechos reservados PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN 18
El control – Balanced scorecard • Proporciona a los ejecutivos un amplio marco que traduce la visión y estrategia de una empresa, en un conjunto coherente de indicadores de actuación • Indicadores genéricos por perspectiva Perspectiva Finanzas Clientes Procesos internos Formación y crecim.
Indicadores Rendimiento s/inversiones y VA Satisfacción, retención y cuota de mercado Calidad, tiempo de respuesta, costo e introducc de productos Satisfacción de empleados y disponib. De sist. De inf.
• Las relaciones causa - efecto: •Las estrategias como un conjunto de hipótesis sobre la causa y el efecto •El CMI debe estar saturado por una cadena de causas-efecto que en definitiva tratan de reflejar la estrategia de la compañía Fuente: Cuadro de Mando Integral - Kaplan y Norton - HBS Press - Mayo 1999 M.Ramos Mejía MATERIAL DIDÁCTICO Derechos reservados PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN 19
El control – Balanced scorecard : Ejemplo ROA
Finanzas
FIDELIDAD DEL CLIENTE
Clientes
ENTREGA PUNTUAL DEL PEDIDO
Procesos internos
Formación y crecimiento
CALIDAD DEL PROCESOS
CICLO TEMPORAL DEL PROCESO
HABILIDADES DE LOS EMPLEADOS
M.Ramos Mejía MATERIAL DIDÁCTICO Derechos reservados PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN 20 Fuente: Cuadro de Mando Integral - Kaplan y Norton - HBS Press - Mayo 1999
El control El control presupuestario, como feedback de la marcha del plan, es uno de los sistemas de control de gestión, que es a su vez una herramienta gerencial para el control Directivo
CONTROL DIRECTIVO
CONTROL CONTROL DE DE GESTION GESTION
CONTROL PRESUPESTARIO
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