Organismo Autónomo Programas Educativos Europeos
Controles primarios a las acciones del Programa de Aprendizaje Permanente Asociaciones Proyectos de Voluntariado
Área de Evaluación y Control 15 de septiembre de 2011
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¿Qué son los controles primarios? Una obligación de la Agencia Nacional (OAPEE) en cumplimiento de su contrato con la Comisión Europea Una valiosa fuente de información sobre la implementación y resultados del programa Objetivo general: Verificar la realidad y elegibilidad de las actividades financiadas por el PAP y la veracidad y legalidad de las operaciones subyacentes. 15 de septiembre de 2011
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Controles primarios en el PAP Aplicables a Proyectos de Asociaciones y de Voluntariado: • Visitas de Control in situ • Evaluación de informes finales • Revisión documental
15 de septiembre de 2011
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Objetivo de los controles Controles durante el desarrollo de la acción: pretenden verificar que las actividades en marcha cumplen con la solicitud, con el acuerdo de subvención y con el marco regulatorio aplicable en cada caso (convocatoria, guía del PAP, etc.). Sus resultados permiten establecer medidas correctoras de cara al final de la actividad. Controles ex post: pretenden verificar que las subvenciones concedidas y liquidadas por el OAPEE no contienen errores significativos o errores repetitivos. Sus resultados permiten ajustar el valor de las subvenciones liquidadas y analizar las causas y cuantía de los ajustes.
15 de septiembre de 2011
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Visitas de Control in Situ Objetivo: Verificar que las actividades en marcha son acordes al marco normativo Procedimiento • Antes de la fecha de la visita: notificación del control y solicitud de documentación previa (productos, resultados) actualizada a la fecha de la notificación de la visita. • Durante la visita solicitud de evidencias de las actividades en marcha, incluyendo copias de una muestra de documentación justificativa de las movilidades/ actividades/ resultados hasta la fecha. Resultados: el beneficiario recibe un informe provisional (que en ausencia de alegaciones pasa a definitivo) con: • Observaciones, recomendaciones y medidas de seguimiento a tener en cuenta en las actividades pendientes. • Información a tener en cuenta en la declaración final de costes (si procede) • Propuesta de finalización del convenio (casos excepcionales) 15 de septiembre de 2011
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Revisión Documental Objetivo: Verificar que la solicitud de fondos del informe final no contiene errores significativos o repetitivos. Procedimiento: • El OAPEE solicita una muestra de documentación justificativa del informe final y verifica el cumplimiento de las normas de cálculo de la subvención en la declaración del beneficiario. Resultados: • Ajustes en el cálculo de la subvención final comunitaria del contrato • Observaciones y recomendaciones a tener en cuenta en futuros contratos de subvención. • Ajustes financieros (si procede). 15 de septiembre de 2011
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Marco normativo de los controles Contrato de subvención • Condiciones Especiales • Condiciones Generales (en su caso) • Anexos Anexo I: Formulario de solicitud Anexo ...... Anexo : Modelo de Informe final
Documentos generales de la Convocatoria Nacional 15 de septiembre de 2011
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Normativa relevante controles En general: Anexo I: Formulario de solicitud ARTÍCULO 3: Financiación de la actividad ARTÍCULO 4: Condiciones de pago ARTÍCULO ...: Convenios complementarios (enmiendas) ARTÍCULO ...: Suspensión del convenio ARTÍCULO ...: Finalización del convenio • 13.1 Finalización por la entidad beneficiaria • 13.2. Finalización por la Agencia Nacional (sin indemnización)
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Incidencias frecuentes detectadas en controles Acción Ayudantía Comenius
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Incidencias Asociaciones Multi-Bi(I) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Cambios relevantes no comunicados/ autorizados (enmiendas) Publicación de los resultados/ productos del proyecto en EST ausente o incorrecta (error Missing project summary translation). No cumplimiento del número mínimo de movilidades acordado Participantes en movilidades no vinculados a las instituciones colaboradoras aprobadas Documentación justificativa de las movilidades ausente o incompleta (tarjetas de embarque y/o certificados de asistencia) Seguimiento y evaluación del proyecto no sistemáticos: indicadores/actividades ausentes o no apropiados. Actividades de Difusión ausentes/ poco estructuradas/de alcance muy limitado/no acordes a la solicitud Valor añadido europeo escaso: poca interrelación de los socios/productos entre sí
15 de septiembre de 2011
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Incidencias Voluntariado 1. Costes declarados según lo máximo aprobado en el contrato en lugar de considerar lo real (nº participantes, fechas, costes) 2. Certificados de asistencia ausentes/ no individuales/ sin información suficiente (fechas actividad) 4. Facturas/justificantes no disponibles
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Análisis de riesgos
Elevado % ajustes financieros Retrasos en los pagos Aumento de burocracia
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Consecuencias para la AN Necesidad de aumentar el número de controles Necesidad de poner en marcha medidas correctoras: – Información a todos los beneficiarios – Sanciones a los beneficiarios que recurrentemente provoquen ajustes por causas similares
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Objetivo final
Conseguir la “elegibilidad” de todos los costes relacionados con la ejecución del proyecto.
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Meta
Convertir a los sistemas de educación y formación europeos en referencia de calidad mundial (Estrategia 2020 UE)
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Gracias por vuestra atención
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15 de septiembre de 2011