CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL

JD

CODIGO

SECCION JUNTA DIRECTIVA

G

GERENTE

SUBSECCION

SERIE

SUBSERIE

ACUERDOS ACTAS

Acuerdos Junta Directiva Actas Junta Directiva

REGISTROS

Registro Especial Departamental de la IPS

INVENTARIOS

Inventarios Documentales

REGISTROS

Registro Consecutivos Formato Único de Necesidades

ACTAS ACTAS

Actas Reuniones Sindicatos Actas Comité de Gerencia

PLANES

Plan de gestión del gerente

INFORMES

Plan de Mercadeo Informes de Gestión

Informes a Junta Directiva Informes de Rendición de Cuentas

CIRCULARES ACTAS

Circulares Internas Circulares Externas Actas de Comité de Ética y Convivencia Institucional

RESOLUCIONES CONVENCIONES COLECTIVAS

CONVENIOS

UNIDAD DOCUMENTAL TIPOLOGIA SIMPLE Acuerdos Convocatoria SIMPLE Comunicaciones - Acta Anexos SIMPLE Registro de Inscripción Acta de Visita SIMPLE Inventarios Transferencias Documentales SIMPLE Registros SIMPLE Registros SIMPLE - Convocatoria - Convocatoria SIMPLE Comunicaciones - Acta Anexos Planes - comunicaciones COMPLEJA Resoluciones Planes- Comunicaciones COMPLEJA Informes - Indicadores de SIMPLE Gestión -Informes de productividad y calidad SIMPLE Informes- Anexos Informes - Indicadores de SIMPLE Gestión -Informes de productividad y calidad Circulares SIMPLE Circulares SIMPLE - Convocatoria SIMPLE Comunicaciones - Acta Anexos SIMPLE COMPLEJA

Convenio Interadministrativo

COMPLEJA

Convenio Docencia de Servicios

COMPLEJA

Resoluciones Pliego de condiciones Actas de negociacion Acta de cierre Acuerdo Acto administrativo Informes de convenciones colectivas Estudios previos Necesidad Minuta contractual Acta de Inicio Plan den Acción Polizas Actas de supervision Informe de ejecucion Acta final y de recibo de satisfaccion Acta de liquidacion Solicitud Documento de constitución de la Universidad Documento poder del representante legal de la institución Copia de identidad del representante legal de la institución

G-CI

G-AM

GERENTE

GERENTE

ASESOR CONTROL INTERNO

AUDITORIA MEDICA

PLANES

Plan de Acción

COMPLEJA

INFORMES

Informes Pormenorizado del Estado de Control Interno (Ley 1474 de SIMPLE 2011) SIMPLE Informes de Seguimiento a los procesos

Informes Control Interno Contable

SIMPLE

Informes de Seguimientos a los Comites Institucionales

SIMPLE

Informes de seguimientos a los Planes de Mejoramiento

SIMPLE

Informes a Entidades del Estado Informes de Austeridad del Gasto Público

SIMPLE SIMPLE

Informes de Seguimiento a las Unidades de Negocio

SIMPLE

Informe de Arqueos de Caja

SIMPLE

INVENTARIOS

Inventarios Documentales

ACTAS

Actas Comités de Coordinación De Control Interno

SIMPLE

ACTAS

Actas Auditoria Medica y Garantía de la Calidad

SIMPLE

PLANES

Plan de Acción

SIMPLE

Plan de Auditorias Internas

COMPLEJA

Registro única tributario, certificado de cámara y comercio Certificado de procuraduría y contraloría de antecedentes Minuta del convenio Acta de inicio Informes de Pasantias Actas de Comité Docente Asistencial CODA. Plan de auditorias Indicadores de Gestión Informe de Seguimiento Encuesta Referencial - Informe Plan de auditorias Hallazgos Reportados por las áreas Acta de auditoria Informe de auditoria Plan de mejoramiento Seguimiento plan de mejora Lista de chequeo Informes Comunicados Anexos Cronogramas de comités Informe de seguimiento a los comités Plan de Mejora Seguimiento al plan de mejora Hallazgos Plan de mejora Seguimiento al plan de mejora Informe de seguimiento al plan de mejora de los entes de control Informes desarrollo del MECI Informe Lista de costos y gastos Plan de auditoria Anexos Lista de recibo de caja por consecutivo Reporte de caja menor Servicios Administrativos Informe de caja menor Subgerencia Científica Informe de caja menor Gerencia y Subgerencia Inventarios Transferencias Documentales - Convocatoria Comunicaciones - Acta Anexos Actas Registro de asistencia Informe de quejas y reclamos Plan Informes Plan de auditorias Documentos de trabajo Comunicaciones Reporte de hallazgos

Plan de Auditorias Internas

AM-C

AM-GD

G-AJ

AUDITORIA MEDICA CALIDAD

AUDITORIA MEDICA GESTION DOCUMENTAL

ASESOR JURIDICO JURIDICA

INVENTARIOS

Inventarios Documentales

INFORMES

Informes a Entidades del Estado Informes del Sistema de Gestión de Calidad

PROGRAMAS

COMPLEJA

Seguimiento de auditorias Informes de Auditoria Médica Inventarios Transferencias Documentales SIMPLE SIMPLE

SIMPLE Informes de Indicadores SIMPLE Informes de Glosas Programa De Auditoria Para El Mejoramiento De La Calidad (PAMEC) COMPLEJA – GIGACS (Software)

PLANES

Plan Auditorias Internas

COMPLEJA

INVENTARIOS

Inventarios Documentales

PLANES

Plan de Acción

SIMPLE

ACTAS

Actas Comité de Archivo

SIMPLE

PLANES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Plan de Acción

SIMPLE SIMPLE

REGISTROS

Registros de Acciones Correctivas y Preventivas Registros de Documentos Externos Registros de Modificaciones Registros de Elaboración, actualización o anulación de Documentos

SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE

INVENTARIOS

Registro de Distribución de Documentos Registros de Divulgación de Documentos Listado Maestro de Documentos Internos Listado Maestro de Documentos Externos Inventarios Documentales

INFORMES PLANES

Informes a Entidades del Estado Plan de Acción

SIMPLE SIMPLE

ACTAS

Actas Comités de Conciliación

SIMPLE

PROCESOS JURIDICOS

Acciones De Tutela

COMPLEJA

Derecho De Petición

COMPLEJA

Informes - Comunicaciones Informes - Comunicaciones Informes - Comunicaciones Informes - Comunicaciones -Autoevaluación -Matriz de priorización -Plan de mejoramiento -Informe de auditoria Interna -Cronograma de comités Cronograma de auditoria Interna Informe de seguimiento Plan de auditorias -Seguimiento al desempeño de auditores -Planificación de auditores -Lista de verificación para la auditoria -Reporte de hallazgos de la auditoria -Informe de auditoria -Determinación de competencia Inventarios Transferencias Documentales Plan Informes de Plan de Acción - Convocatoria Comunicaciones - Acta Anexos Plan Tablas de Retención Documental Comunicaciones Registro de Acciones Registros Registros Registros Registros Registros Registros Registros Inventarios Transferencias Documentales Informes Planes Informes - Convocatoria Comunicaciones - Acta Anexos Oficio de acción de tutela Anexos Respuesta Fallo Impugnación Segundo Fallo Fallo Corte Constitucional cuando aplica Solicitud

Derecho De Petición

G-CID

GERENTE

CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

Conciliaciones Prejurídicas

COMPLEJA

Proceso Laboral Ordinario

COMPLEJA

Proceso Laboral Contencioso Administrativo

COMPLEJA

Procesos Administrativos

COMPLEJA

COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA

INVENTARIOS

Acciones Populares y de Grupo Acciones de Nulidad y de Restablecimiento Del Derecho Acciones De Nulidad Simple Inventarios Documentales

CONCEPTOS JURÍDICOS INFORMES INFORMES PROCESOS DISCIPLINARIOS

Conceptos Jurídicos Informes Sobre Estados De Procesos Disciplinarios Informes a Entidades del Estado Procesos Disciplinarios

SIMPLE SIMPLE SIMPLE COMPLEJA

Autos Inhibitorios

G-P

GERENTE

PLANEACION

COMPLEJA

INVENTARIOS

Inventarios Documentales

PLANES

Plan Auditorias Interna

PLANES

Plan Anticorrupcion y Atencion al Ciudadano

COMPLEJA

Respuesta Anexos Requerimiento Notificaciones Acta Demanda Contestación Audiencia conciliatoria Auto Alegatos de conclusión Fallo Apelación Segunda Instancia Fallo Corte Constitucional cuando aplica Demanda Pruebas Intervenciones Fallo Demanda Pruebas Fallo Solicitud - Concepto Solicitud - Concepto Solicitud - Concepto Inventarios Transferencias Documentales Solicitud - Concepto Informes - Comunicaciones Informes - Comunicaciones procesos disciplinarios Autos Notificaciones Comunicaciones Notas de despacho Edictos Fallos Quejas Informes Remisiones por competencias Inventarios Transferencias Documentales

COMPLEJA

COMPLEJA

PLANES

Plan de Acción

COMPLEJA

PLANES

Plan De Desarrollo

COMPLEJA

Plan de auditoria Papeles de trabajo Informes Valoración de probabilidad de riesgo Valoración de impacto Matriz de calificación del riesgo Valoración de controle Mapas de riesgos Informe de riesgos Planes Indicadores de Gestión Informes Plan de Inversiones Plan de acción para plan de desarrollo Informe de avances de áreas Informe consolidado de avances área de planeación Plan de desarrollo departamental

Plan Indicativo

COMPLEJA

Plan Anual de Inversiones

COMPLEJA

CONCEPTOS TÉCNICOS

Conceptos Técnicos de Planeación

SIMPLE

PROYECTOS

Banco de proyectos

COMPLEJA

ANTEPROYECTOS

Anteproyectos

COMPLEJA

PROYECTOS

Proyectos

COMPLEJA

Proyectos Inversión Recursos De Estampilla Pro Hospital Universitario

COMPLEJA

Inscripción De Proyectos a Nivel Territorial, Nacional e Internacional COMPLEJA

G-CM

GERENTE

COMUNICACIONES

INFORMES INTERVENTORIAS

Informes a Entidades del Estado Interventorias de Contratos

SIMPLE COMPLEJA

INVENTARIOS

Inventarios Documentales

PLANES

Plan de Comunicaciones

SIMPLE

Plan de Acción

SIMPLE

INVENTARIOS

Inventarios Documentales

SIMPLE

INFORMES

Informes de Gestión

SIMPLE

Plan de desarrollo Nacional Indicadores, seguimiento Informe de seguimiento y evaluación Actas Matriz de indicadores Seguimiento indicadores Informes Plan Actas Informe de seguimiento y evaluación Anexos Plan plurianual Conceptos Comunicados Plan Bienal Oficios Asesoria Gestion Oficios Actas de reunión Viabilidad y conceptos técnicos Comunicaciones Informes Documentos soporte Asistencias a reunión Actas Otros documentos y formatos relacionados Anexos. Identificación Preparación Evaluación exante Programacion Ficha EBI Programación metas de indicadores Oficios Informes Anexos Oficio Anexos según metodología y requisitos exigidos. Gestión de recursos de Cofinanciación Informes Conceptos técnicos Informes de supervisión Acta de Inicio Acta de final Liquidación de contrato Revisión con Jurídica Inventarios Transferencias Documentales -Política de comunicaciones -Comunicaciones Plan Informes Inventarios Transferencias Documentales Informes Comunicaciones

SC

SUBGERENCIA CIENTIFICA

ACTAS

PLANES

SC-E

SC-PP

SUBGERENCIA CIENTIFICA

SUBGERENCIA CIENTIFICA

SISTEMAS DE INFORMACION ESTADISTICA

PROMOCION Y PREVENCION

Actas Comité de Referencia y contrareferencia

SIMPLE

Actas Comité de Vigilancia Epidemiológica

SIMPLE

Actas Comité de Infecciones

SIMPLE

Actas Comité de Farmacia y Terapéutica

SIMPLE

Actas Comité de Seguridad del Paciente

SIMPLE

Actas Comité De Docencia-Servicios

SIMPLE

Actas Comité Emergencia y Evacuación

SIMPLE

Actas Comité De Ética Hospitalaria

SIMPLE

Actas Comité de Bioetica

SIMPLE

Actas Comité de Historias Clínicas

SIMPLE

Actas Comité Técnico Científico

SIMPLE

Actas Comité Asistencial

SIMPLE

Plan de Acción

SIMPLE

Plan Hospitalario de Emergencias

SIMPLE

- Convocatoria Comunicaciones - Acta Anexos Convocatoria Comunicaciones - Acta Reporte de Enfermedades de Notificación ObligatoriaReporte de eventos de interes Salud Publica SIVIGILAAnexos - Convocatoria Comunicaciones - Acta Anexos - Convocatoria Comunicaciones - Acta Anexos - Convocatoria Comunicaciones - Acta Anexos - Convocatoria Comunicaciones - Acta Anexos - Convocatoria Comunicaciones - Acta Anexos - Convocatoria Comunicaciones - Acta Anexos - Convocatoria Comunicaciones - Acta Anexos Convocatoria Comunicaciones - Acta Anexos - Convocatoria Comunicaciones - Acta Anexos - Convocatoria Comunicaciones - Acta Anexos Plan Informe de evaluación del plan de acción de la subgerencia cientifica Plan Informes Inventarios Transferencias Documentales

INVENTARIOS

Inventarios Documentales

INFORMES

Informes de Caja Menor Informes Referencia y Contrareferencia Informes de Productividad Informes a Entidades del Estado Informes de Gestión Informes de indicadores Registros de Capacitaciones Informes Estadisticos

SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE

Informes Informes Informes Informes Informes Informes registros de asistencia Informes

Informes de Gestión Informes de Productividad

SIMPLE SIMPLE

Informes a Entidades del Estado Contratos de Promoción y Prevención

SIMPLE COMPLEJA

Informes Comparativo de produccion asistencial Informes Contrato Anexos Técnicos Acta de inicio

REGISTROS INFORMES

CONTRATOS

SC-PP

SUBGERENCIA CIENTIFICA

PROMOCION Y PREVENCION

CONTRATOS

Contratos de Promoción y Prevención

COMPLEJA

Informes consolidados del líder de promoción y prevención.

SC-AA

SUBGERENCIA CIENTIFICA

SERVICIOS AMBULATORIOS

INVENTARIOS

Inventarios Documentales

INTERVENTORIAS

Interventorías de Contratos

Plan de Acción

INFORMES

Informes de Actividades

SIMPLE

INVENTARIOS

Inventarios de Equipos Inventario Carro de Paro Registro de Baja de medicamentos Registros del Estado de los Equipos Médico Quirurgicos Registro de Activos Fijos Informes de Indicadores

SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE

Plan de acción Informes de indicadores

SIMPLE SIMPLE

Informes Satisfacción del Cliente

SIMPLE

Informe Gestión de Citas

SIMPLE

Informe Gestión de Autorizaciones

SIMPLE

Informes Programa de Medicamentos Ambulatorios

SIMPLE

Informes de Negación de Servicios

SIMPLE

Informes Servicio Telefónico

SIMPLE

Informes Gestión de Solicitud, Quejas y Reclamos Informes de Trabajos Comunitarios

SIMPLE SIMPLE

PLANES

Plan de acción

SIMPLE

ACTAS

Actas Servicio de Información y Atención al Usuario

SIMPLE

INFORMES

SUBGERENCIA CIENTIFICA

SIMPLE

PLANES

REGISTROS

SC-AU

Comunicados Acta final Inventarios Transferencias Documentales

PLANES SERVICIO AL CLIENTE INFORMES Y SATISFACCION AL USUARIO

PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS

INVENTARIOS

SIMPLE

Inventarios Documentales

SIMPLE

Certificado De Cumplimiento Contractual Registro Único De Necesidades Comunicados Informes Lista De Chequeo Plan Informes Informes Registro de actividades de promoción y prevención Registro de asistencia Encuestas Certificados Inventario Inventario Registro Registro Registro Indicadores de objetivos y procesos Plan-Informes Indicadores y objetivos por procesos, Encuestas de Satisfacción Tabulación mensual de encuestas tabulación mensual de citas listado de citas Relación mensual de autorizaciones Relación mensual de pacientes autorizados para medicamentos Relacion de negacion de servicios Relacion mensual de llamadas Relación mensual de quejas Evaluacion Temas de Psicoeducación relacion mensual de firmas de actividades Temas de capacitación registro de asistencia actividades con usuarios Plan resultados de auditorias planes de acción - Convocatoria Comunicaciones - Acta Anexos Registro de peticiones, quejas y reclamos Peticiones, quejas y reclamos Respuesta Inventarios

INVENTARIOS

Inventarios Documentales

SIMPLE Transferencias Documentales

SC-HC

SUBGERENCIA CIENTIFICA

ARCHIVO DE HISTORIA CLINICA

INTERVENTORIAS

Interventorias de Contratos

COMPLEJA

Convenios Informes de avances Informes de seguimiento Actas

PROGRAMAS

Programas de Liga de Usuarios

COMPLEJA

HISTORIAS CLINICAS

Historias Clínicas Activas - Historias Clinicas Inactivas

COMPLEJA

estatutos actas Derechos de peticion y/o Solicitudes registros de asistencia temas de capacitación Invitaciones Registro de Inscripción Ficha de registro Cosentimiento Informado de medicamentos Hoja de Evolucion Epicrisis Evaluacion sintomatologica Orden medica Examenes de laboratorio Signos vitales Control de liquidos Control Nocturno Notas de enfermeria Kardex Inventario de medicamentos Evolucion de terapia ocupacional Registro de terapia ocupacional

Historia Clinica Laboral

COMPLEJA

Registro de Entrada y Salida de Historías Clínicas Registro de Entrega de Historia Clínica Registro de Actividades Registro de Compromiso Familiar. Programa Paciente Seguro

SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE COMPLEJA

Gestión del Evento Adverso

COMPLEJA

ACTAS REGISTROS

Registro de Pertenencias de Pacientes Registro de Cambio de Turnos Registro de Reporte de Pacientes Registro de Alta Voluntaria de Pacientes Actas Reuniones de Gestión Servicios Hospitalarios Registros de Escala de Agitación Psicomotriz

SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE

REGISTROS

Registro de Inscripción Nacional de Tecnovigilancia (INVIMA) Registros de Capacitaciones

SIMPLE SIMPLE

CONVENIOS

Convenio Docente Asistencial

SIMPLE

REGISTROS SC-HD SC-H

SUBGERENCIA CIENTIFICA SUBGERENCIA CIENTIFICA

HOSPITAL DIA

REGISTROS

SERVICIOS DE HOSPITALIZACION

PROGRAMAS

REGISTROS

Certificados Hoja de Pertenencias Registro de Inscripción Ficha de registro Examen de Ingreso Hoja de Evolucion Examenes de laboratorio Examen de Egreso Registros Registros registros registros Actas de comité paciente seguro Visitas de seguridad Oficios Informe de incidentes, indicadores programa paciente seguro Registro y análisis del evento adverso Registros Registros Registros Registros Actas Registros Registro Invitaciones registros de asistencia Minuta de Convenio Polizas Carta de Solicitud

CONVENIOS

SA

SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

INFORMES

Informes de actividades

INVENTARIOS

Inventarios Documentales

PLANES

Plan de Acción

HISTORIA JURIDICA

Historia Jurídica de Pacientes Inimputables

INVENTARIOS

Inventarios Documentales

INFORMES

Informes a Entidades del Estado

INVENTARIOS

Inventarios Documentales

REGISTROS

Registro de Estadísticas Registros Condensados de Evaluación Desempeño Ocupacional Registros de Desempeño Ocupacional Registros Control de Pacientes Actividades Diarias Inventarios de Implementos Actas Reuniones de grupos

INVENTARIOS ACTAS

SUBGERENCIA GESTION DEL ADMINISTRATIVA Y TALENTO HUMANO FINANCIERA

SIMPLE

SIMPLE

COMPLEJA

SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE SIMPLE

Registro Registros Registros Registros Listado de Implementos Citación

Quejas y Reclamos Actas Registro de Asistencia Inventarios Transferencias Documentales

PLANES

Plan de Acción

SIMPLE

Plan de Seguimiento y Medición

SIMPLE

Informes de Seguimiento a los procesos Informes a Entidades del Estado Plan de Acción

SIMPLE SIMPLE SIMPLE

Plan de Cargos

SIMPLE

Plan Institucional de Capacitaciones

SIMPLE

PROGRAMAS

Registro de Recargos Inventarios Transferencias Documentales Plan Informes Carta de juzgado Ministerio de la Protección Social Informe de epicrisis de pacientes inimputables Inventarios Transferencias Documentales Solicitud Informes Inventarios Transferencias Documentales

Inventarios Documentales

PLANES

Acta de Inicio Hoja de vida estudiantes Informes de actividades Programación de Vacaciones

SIMPLE

INVENTARIOS

INFORMES SA-TH

Convenio Docente Asistencial

Plan de Medición del Clima Laboral

SIMPLE

Planes de Mejoramiento

SIMPLE

Programa de Bienestar Social y Desarrollo del Talento Humano

COMPLEJA

Plan Informes Reporte de Hallazgos Informes Informes Informes Plan Informes Estudios de Cargos Proyecto Plan de Cargos Resoluciones Acuerdos Informes Necesidades de Capacitación Matriz de priorización registro de asistencia Informes Encuestas Comunicados Informes Reporte de Hallazgos Planes de Mejoramiento Informes Plan de Bienestar Social Invitaciones Eventos Certificados de disponibilidad presupuestal Cuenta de cobro (copia

Programa de Inducción y Reinducción

COMPLEJA

Planta Temporal Vinculación y Selección

SIMPLE

POLIZAS

Polizas de seguros

SIMPLE

INTERVENTORIAS

Servicios Exequiales Interventorias de Contratos

SIMPLE COMPLEJA

REGISTROS

Registros de Viaticos

SIMPLE

ACTAS

Actas Comisión de Personal

SIMPLE

Actas Comité de Bienestar y Becas

SIMPLE

Actas Comité de Deportes

SIMPLE

Historias Laborales Activas

COMPLEJA

HISTORIAS LABORALES

Historias Laborales Inactivas

Informes Resolución Lista de Asistencia Registro de inducción y reinducción Comunicados Plan de Cargos Acuerdos Nombramientos Reporte de Ingresos Polizas Oficios Convenios Informes de avances Informes de seguimiento Registros De Viaticos Actos administrativos Oferta de empleos Soporte de pago Oferta de empleos Actas comisión de personal Resoluciones Reportes CNCS Elección integrante Solicitud de becas Asignación de becas Resoluciones Actas Informes Invitaciones Actas Registro de Asistencia Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo ¨ Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo ¨ Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo ¨ Hoja de Vida (Formato Unico Función Pública) Copia del Documentos de identificación Copia de la libreta militar Copia de registro profesional Copia Acta de grado y de diplomas Constancia de registro en la Secretaría de Salud Departamental (asistenciales) Referencia laboral Acta de posesión Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales Certificado de Antecedentes Fiscales Certificado de Antecedentes Disciplinarios ¨ Declaración de Bienes y Rentas ¨ Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)

¨ Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc. ¨ Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, Licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales,

PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS

INFORMES

SIMPLE

Informes a Entidades del Estado

SIMPLE

SIMPLE SIMPLE

INVENTARIOS

Informes Planta de Personal Informes de Novedades del Personal Inventarios Documentales

ACTAS

Actas Seguridad y Salud en el Trabajo

SIMPLE

PROGRAMAS

Programa de Ergonomía Programa de Riesgo Psicosocial Programa Seguridad Orden y Limpieza (SOL)

COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA

INFORMES

Informes Accidentes de Trabajo

COMPLEJA

INVENTARIOS

Inventarios Documentales

INFORMES

Informe Semana de la Salud Ocupacional

SIMPLE

INFORMES PROGRAMAS

Informe Psicológico Individual a Funcionario Programa de Vida Saludable (Riesgo Psicosocial)

SIMPLE COMPLEJA

Programa de Atención a Prejubilados

COMPLEJA

Contratos Prestación de Servicios

COMPLEJA

CONTRATOS

Inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre Carné de vacunación ¨ Evaluación del Desempeño ¨ Acto administrativo de retiro o desvinculación Evidencias Relación evaluación de desempeño Sistema Integrado de Nómina Auxiliar de Cuentas Informes Informes Informes Inventarios Transferencias Documentales Invitaciones Actas Registro de asistencia Informes Informes Informes Programa Actas Auditorias Lista de chequeos Informes Informe de investigación o incidente de trabajo Informe de accidente a la Administradora de Riesgo Laboral (En el sistema) Estadística Inventarios Transferencias Documentales Presupuesto Píldoras Fotos Registro de Evolución Registro de asistencia a funcionarios y grupo familiar Control de asistencia Informe programa prejubilado Necesidad Hoja de Vida Hoja de vida única Certificaciones Laborales Fotocopia de Cédula Fotocopia Libreta militar (cuando Aplica)

Fotocopia Registro Profesional (área Asistencial) Fotocopia Tarjeta Profesional Fotocopia de acta de grado y de diplomas Constancia de registro en la Secretaría de Salud Departamental (asistenciales) Certificado de antecedentes disciplinarios Garantías establecidas en el contrato (pólizas) Declaración de bienes y rentas Pago de seguridad social Carné de vacunación Certificado de responsabilidad Fiscal Nacional Certificado ante la DIAN – RUT

NOMINAS

Nomina de Contratistas

COMPLEJA

Antecedentes penales Cuenta de cobro Certificado de disponibilidad presupuestal Informe de actividades Certificado de actividades Columnario todos los conceptos Comprobante de pago Relación de pago Relación de consignación en banco Informe de cumplimiento de actividades emitidas por el supervisor Certificado de exoneración de Retención en la fuente Oficios Transacciones para documento

INFORMES NOMINAS

Informes a Entidades del Estado Informes Contratos Prestación De Servicios Nomina de Personal

SIMPLE SIMPLE COMPLEJA

Comprobante contable (interface) Generación de nómina (Av Villas) Informes Informes Novedades de nomina Listado de aportes de seguridad social Cuadro de Vacaciones Autoliquidación Resumen de pago planilla aportes en línea Certificados Certificados de disponibilidad presupuestal Relación de cambios Autoliquidación Licencias Novedades Reajustes Actos administrativos Otras deduciones (embargos, cooperativas, Sindicatos ) Libranzas

SA-F

Aportes Patronales

COMPLEJA

Pago Seguridad Social

COMPLEJA

Aportes Parafiscales

COMPLEJA

Cuotas Partes Pensiónales

COMPLEJA

REGISTROS

Relación de pago de Nómina Banco

SIMPLE

INFORMES

Informes a la Comisión Nacional del Servicio Civil

SIMPLE

REGISTROS

Relación de pago Medicina Prepagada

SIMPLE

Plan de Acción

SIMPLE

Actas de Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable

SIMPLE

SUBGERENCIA GESTION FINANCIERA PLANES ADMINISTRATIVA Y ACTAS FINANCIERA

INVENTARIOS

Inventarios Documentales

INFORMES

Informe de Gestión

SIMPLE

INFORMES

Informe de Costos

COMPLEJA

Informes a Entidades del Estado

SIMPLE

INVENTARIOS

Inventarios Documentales

ACTAS

Actas Comité de Costos

SIMPLE

Interface Con Contabilidad Actualización datos con contabilidad Conciliaciones Oficios Estado de cuenta Saneamiento aportes patronales Actas Derechos de petición Sistema General de participaciones Certificados Paz y salvo Planilla de autoliquidación Pago por PILA (Sistema) Autoliquidación Oficios Radicación de Incapacidades Incapacidad médica Historia Clínica Caja De Compensación Familiar Oficios Certificado de escolaridad Planilla (SIRAP) Bono Pensional Oficios Certificados Liquidación de intereses Informes Listado de pagos Soporte de validación Comisión Nacional del Servicio Nombramientos Provisionales CNCS Nombramientos Planta De Personal CNSC Vacantes Definitivos CNCS Revocatorias CNCS Encargos CNCS Factura Relación de descuentos Plan Informes - Convocatoria Comunicaciones - Acta Anexos Inventarios Transferencias Documentales Informe de Gestion Indicadores finencieros Informes Oficios Memorandos Reportes de lavandería Reportes nomina Reportes mantenimiento Reportes combustible a vehículos. Informes Oficios Inventarios Transferencias Documentales Invitación Actas Registro de Asistencias

DECLARACIONES TRIBUTARIAS

INFORMES

ESTADOS FINANCIEROS

LIBROS

INVENTARIOS

Declaraciones de Estampillas

SIMPLE

Declaraciones de Retencion en la Fuente

SIMPLE

Declaraciones de IVA

SIMPLE

Declaraciones de Retención Impuesto ICA

SIMPLE

Declaración de Renta

SIMPLE

Informes de Declaración de Renta Informes de Medios Magneticos Informes a Entidades del Estado Informes a la Gerencia Informes a Junta Directiva Informes de Depreciación de Muebles y Enseres

SIMPLE SIMPLE

Declaraciones - Comprante de Egreso o Nota Bacaria Declaraciones - Comprante de Egreso o Nota Bacaria Declaraciones - Comprante de Egreso o Nota Bacaria Declaraciones - Comprante de Egreso o Nota Bacaria Declaraciones - Comprante de Egreso o Nota Bacaria Informes Informes

SIMPLE

Informes

Informes Matriz de Contratos Informes de Fiducia Balance General Estado de Ganancias y Perdidas Estado de Cambios en la Situación Financiera Estado de Patrimonio Origen y Aplicación de Fondos Flujo de Caja Notas de los Estados Financieros Libro Diario Libro Bancos

SIMPLE SIMPLE COMPLEJA

Informes Informes Indicadores Financieros

Libro Mayor y Balances Libro de Inventarios Inventarios Documentales

SIMPLE

SIMPLE

CONCILIACIONES BANCARIAS

SIMPLE

BOLETINES DE CAJA

COMPLEJA

PROYECTOS

Proyecto de Presupuesto

COMPLEJA

Informes - Cuadre de caja- Cuadre de cartera y presupuesto Informes Informes Informes Informes Balances Registro de Movimientos de cuentas Notas Debitos y Notas Creditos Comprobantes Diarios Libro Inventarios Transferencias Documentales Auxiliares de Cuenta Extracto bancario Notas bancarias Boletines de caja y bancos Recibos de caja Relación de giros Notas bancarias Conciliación Bancaria Consignación Bancaria Informes Anteproyecto presupuestal Presupuesto de ingreso Presupuesto de Gastos Planta de Cargos Plan de Cargos valorizado Plan de compras Plan de inversión Gerencial Plan Financiero Proyecciones Cuadro comparativo de ejecuciones presupuestales de cuentas por cobrar y cuantas por pagar Presupuestos de gastos por fuente de financiación Resumen comparativo por grupos Disposiciones generales y presupuesto de gastos. Estadísitcas área asistencial

Acuerdo de Junta Directiva Inventarios Transferencias Documentales

INVENTARIOS

Inventarios Documentales

SIMPLE

INFORMES

Informe de Ejecución Presupuestal

COMPLEJA

FACTURAS VENTA DE SERVICIOS

Factura de Venta Arriendo

COMPLEJA

Informe Ejecucion presupuestal Certificados de Disponibilidad Presupuestal Cierre presupuestal Cuentas por cobrar Cuentas por pagar Contrato

COMPLEJA

Oficio remisorio Factura de venta Relación de pacientes Contrato

Factura de Venta Inimputables

Factura de Venta Secretaria Departamental De Salud

Cuentas de Cobro

INVENTARIOS

Inventarios Documentales

INFORMES ACTAS

Informes de Cartera Informes a Entidades del Estado Actas de Comité de Glosas y Cartera

INVENTARIOS

Inventarios Documentales

INFORMES INVENTARIOS

Informes de actividades Inventarios Documentales

COMPROBANTES CONTABLES

Comprobantes de Egreso

COMPLEJA

COMPLEJA

Oficio remisorio Factura de venta Relación de pacientes inimputables Contrato Interadministrativo Prestación de Servicios de Salud Pública Oficio remisorio Factura de venta. Contrato de las entidades responsables de pago Cuentas de cobros entidades responsables de pago Lista de facturas individuales – Radicación de contratos Facturas Individuales de Prestación de Servicios Conciliación Bancaria Extractos bancarios Nota interna Constancia de radicación Notas créditos Oficios Otros anexos Oficio de glosa Relación de glosa Acta de conciliación Oficio tramite de glosa Nota Crédito Inventarios Transferencias Documentales

SIMPLE SIMPLE SIMPLE

Informe Informe Cartera por edades Citación Actas Registro de Asistencias Informes Inventarios Transferencias Documentales

SIMPLE

Informes Inventarios Transferencias Documentales

COMPLEJA

Comprobante de egreso Copia de cheque

COMPROBANTES CONTABLES

Comprobantes de Egreso

COMPLEJA Orden de liquidacion o causacion Certificacion o entrada por compra Documentación Contractual De acuerdo al tipo de contrato Notas Bancarias Solicitud Cheque de gerencia Listados de descuento de nómina

SA-SI

SA-AD

SUBGERENCIA SISTEMAS DE ADMINISTRATIVA Y INFORMACION FINANCIERA

GESTION LOGISTICA Y DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

HOJAS DE VIDA

Hojas de Vida Equipos de Infraestructura Informática

COMPLEJA

PLANES

Plan de Contingencia y Acciones Preventivas para Sistemas

SIMPLE

ACTAS

Actas Comité de Gerencia de la Información

SIMPLE

REGISTROS

Registro de Asignación de Claves y Usuarios

SIMPLE

INVENTARIOS

Inventarios Documentales

SIMPLE

INFORMES

Informes de Gestión

COMPLEJA

Informes de indicadores

SIMPLE

Contratos Sin Formalidades Plenas - Ordenes de Compras

COMPLEJA

CONTRATOS

Hoja de vida de equipos de computo Ficha Técnica de equipos Formato de inventario y estado de equipos Cronograma, Control de Mantenimiento preventivo Solicitudes y/o peticiones Plan - Acciones correctivas y preventivas - Informes Citación Actas Registro de Asistencias Informes Solicitudes y/o peticiones Comunicados Inventarios Transferencias Documentales Gestión de solicitudes de soporte Solicitudes y/o peticiones Indicadores de Gestion Informes Indicadores de objetivos y procesos Necesidad Estudios previos Solicitud de Cotización Cotizaciones Cuadro comparativos (varios proveedores) Contrato Cámara de comercio RUT Copia de cédula Certificado de antecedentes Penales Certificado de antecedentes Disciplinarios Certificado de antecedentes Fiscales Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal Certificado de Disponibilidad Presupuestal Orden de Compra Registro Presupuestal Clausulas Pólizas Entrada De Almacen Comprobantes de pago

Lista de Chequeo Para Pago Informes de supervisión Cuadro Control de Utilizacion de Disponibilidad Presupuestal (cuando aplique) Certificación de Cumplimiento Contratos Sin Formalidades Plenas Ordenes De Servicios

COMPLEJA

Contratos Con Formalidades Plenas -Contratación Directa

COMPLEJA

Necesidad Estudios previos Solicitud de Cotización Cotizaciones Cuadro comparativos (varios proveedores) Cámara de comercio RUT Copia de cédula Certificado de antecedentes Penales Certificado de antecedentes Disciplinarios Certificado de antecedentes Fiscales Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal Certificado de Disponibilidad Presupuestal Orden de Compra Registro Presupuestal Clausulas Pólizas Informes de supervisión Comprobantes de pago Lista de Chequeo Para Pago Cuadro Control de Utilizacion de Disponibilidad Presupuestal (Cuando Aplique) Certificación de Cumplimiento Necesidad Estudios previos Solicitud de Cotización Solicitud de Oferta Cotizaciones Estudios de Mercado Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal Certificado de Disponibilidad Presupuestal Registro único de proponentes Cuadro comparativos (varios proveedores) Registro Presupuestal Cámara de comercio Actas de interventoría (inicio, parcial y avances). Notificacion de Interventor del Contrato Clausulas Pólizas RUT Recibo de Pago Imprenta Departamental Comprobantes de pago Copia de cédula Certificado de antecedentes Penales

Contratos Con Formalidades Plenas- Invitación Pública

COMPLEJA

Certificado de antecedentes Disciplinarios Certificado de antecedentes Fiscales Entrada De Almacen (Cuando aplique) Bitacora de Obra Informes de supervisión Necesidad Estudios previos Pliego de condiciones en borrador (publicación pagina w) Resolución de apertura Pliego de condiciones definitivos Acta de audiencia de cierre Resolución comité evaluador Informe de evaluación comité evaluador Acta audiencia de adjudicación Resolución de adjudicación Cotizaciones Registro único de proponentes

Contrato De Prestación De Servicios De Salud

COMPLEJA

INVENTARIOS INFORMES

Inventarios Documentales Informes a Entidades del Estado

SIMPLE

REGISTROS

Registros Activos Fijos Novedades

REGISTROS

Registros de Salidas y Entradas de Activos Fijos

PLANES

Plan De Gestión Integral De Residuos Hospitalarios Y Similares (PGIRHS)

Cuadro comparativos (varios proveedores) Cámara de comercio RUT Copia de cédula Certificado de antecedentes Penales Certificado de antecedentes Disciplinarios Certificado de antecedentes Fiscales Clausulas Pólizas Acta de inicio Minuta Acta de posesión de gerente Portafolio de servicios CUPS Tarifas Personería Jurídica Pólizas de responsabilidad Cuentas de Cobro Glosas Pagos Acta final Otros si Inventarios Lista de contratos Constancia de envío Oficios Reporte de activos por responsable Reporte devolutivos por responsable Base de datos de activos fijos (sistemas) Entrega devolutivos Reporte de Movimientos de activos fijos Salidas del Hospital Cronograma

PLANES

PLANES

Plan De Gestión Integral De Residuos Hospitalarios Y Similares (PGIRHS)

Plan de Acción

DECLARACIONES AMBIENTALES

Registros de Capacitaciones Evaluaciones de Capacitaciones Plan Informes Formulario Declaración Ambiental Estudios de Emisión Atmosférica Estudios de Emisión de Ruido Estudios de Emisión Vertimientos Control de PH Control de Temperaturas Control Trampa de Grasas Estudios de Residuos Sólidos

PROGRAMAS

Programas Producción mas Limpia

REGISTROS ACTAS

Registros Panorama de Riesgos Actas Comité Ambiental

REGISTROS

Registros de Residuos Hospitalarios

REGISTROS

Registros Controles de Plagas

REGISTROS

Registros Control de Emisiones de Desechos y Residuos

AUDITORIAS

Auditorias Ambientales

INFORMES

Informes a Entidades del Estado

INFORMES

Informes Departamento Administrativo de Gestión Medio Ambienta (DAGMA)

HOJAS DE VIDA

Hojas de Vida Tanque de Reserva

Recibos de Servicios Públicos (copia) Indicadores Consumo y Costo de Acueducto y Alcantarillado Indicadores de Consumo y Costo de Energía Indicadores de Consumo y Costo de Gas Panoramas Actas Indicadores Comunicaciones Informes Registros Residuos Hospitalarios RH1 Control Entrega Residuos Peligrosos Informes de Producción Mensual Certificados de Fumigación Comunicaciones Contrato (copia) Registros Venta de Reciclaje Recibos de Caja Contrato (copia) Cronogramas Comunicados Lista de Chequeo Informes Informes Comunicados Solicitudes Respuestas Actas Registro de Generadores de Residuos o Desechos Hospitalarios RESPEL. Hoja De Vida Cronograma Toma De Muestras Acta De Toma De Muestras Informes De Laboratorio Certificados Lavado De Tanque Registro De Mantenimiento Preventivo Y Correctivo Informes De Mantenimiento

HOJAS DE VIDA

Hojas de Vida del Pozo

Certificados Analisis Microbiologico Hoja de Vida Estudios Exploración Geológica y Geofísica del Suelo Plan de Intervención de Agua Potable Informe de Interventoría de Obra Informe Construcción del Pozo Análisis Bacteriológico del agua Guías Análisis Microbiológico Plan De Acción Certificado De Capacitación Certificados De Análisis Físico Químico Y Microbiológico

REGISTROS

Registros Prestamos de Auditorios

INTERVENTORIAS

Interventorías Contratos

REGISTROS

Registro Solicitudes de Parqueadero

HOJAS DE VIDA

Hojas de Vida Vehículos

REGISTROS

Registros Consumo de Combustibles

REGISTROS HOJAS DE VIDA

Registros y Controles de Movimiento de Vehículos Hojas De Vida De Equipos Industriales Hojas De Vida De Equipos Biomédicos

PLANES

Plan Anual de Mantenimiento

REGISTROS

Registros de Proveedores

Cuentas De Cobros Solicitudes Recibos De Caja Informes Financieros Certificado De Cumplimiento Contractual Registro Único De Necesidades Comunicados Lista De Chequeo Solicitudes Tarjeta de Propiedad Documento de Identidad Comunicados Hoja De Vida De Vehículos Reporte De Mantenimiento Certificado De Gases Pólizas Seguro Obligatorio Facturas Ordenes De Servicios Control De Servicio De Mantenimiento (Sistemas) Recibos Control Consumo de Combustible Registro Revisión de Facturas Registros Ficha Técnica De Equipos Registros De Inventarios Y Estados De Equipos Solicitudes De Mantenimiento Reportes De Mantenimiento Control De Mantenimiento Preventivo Informes De Comprobación Cronograma Mensual Ruta De Inspección Mensual Registro De Inspección De Mantenimiento Bitácora Diaria De Mantenimiento Consolidados De Proveedores

REGISTROS

Registros de Proveedores Cronogramas Visitas A Proveedores Reprogramación De Visitas A Proveedores Registro Visita A Proveedores

REGISTROS

Registros Control de Cafetería

PROGRAMAS INVENTARIOS

Programa de Alimentación y Nutrición Inventarios Físicos de Despensa

INVENTARIOS

Inventarios Físicos De Almacén

PLANES

Plan de Transferencias Documentales

INVENTARIOS

Inventarios Documentales

PLANES

Plan de Acción

PLANES

Plan de Compras

PLANES

Planes de Obras Mayores

REGISTROS

INFORMES

Registros Radicadores de Cuentas Registros de Caja Menor Registros Radicadores de Gasolina y Peajes Informes de Indicadores

INFORMES

Informes a Entidades del Estado

Evaluación De Proveedores Indicadores Recibo De Caja Cafetería Recibo Oficial De Caja Principal Entradas A Cafetería Registro Control De Cafetería Registro Diario de Interconsulta Nutricionales Inventarios Reportes Diferencias en Inventario Físico Protocolos De Inventario Almacén Comunicados Acta De Inicio Hojas De Conteo Registro De Inventario Físico Por Línea Acta Final Plan Cronograma de Transferencias Oficios Oficios Inventarios Documentales Plan Informes de Gestión Indicadores Plan Anual de Compras Informes Actas Plan Informes Anexos Registros

Informes Comunicados Informes Comunicados