Programa Informática en la Escuela

Curso de Word Barras y menús del entorno de trabajo

E

n esta lección, aprenderemos a abrir y a usar los distintos menús de Word XP, así como la activación de los mismos. También veremos la función de la Barra de estado, las barras de desplazamiento y las Barras de herramientas.

Apertura y uso de menús En ésta zona de la ventana, aparecen los títulos de los menús que contiene la aplicación. Pulsando sobre cada uno de ellos, se despliegan las opciones que encierran.

1. Para activar un menú mediante el ratón, pulsaremos directamente sobre el título del menú y desplazaremos el ratón hasta la opción que desee ejecutar. 2. Esta operación la podremos realizar también mediante el teclado, pulsando la tecla ALT conjuntamente con la letra subrayada del menú. Por ejemplo, el menú Ventana tiene subrayada la letra “n”, por lo que lo activaremos pulsando las teclas ALT+N. 3. Los menús, en ocasiones, contienen en su interior submenús. Para acceder a éstos, pulsaremos sobre el título del menú que queremos abrir y situaremos el puntero del ratón en la opción que incluya un triángulo negro. Inmediatamente, veremos, a la derecha, un submenú donde podremos ejecutar cualquier orden que contenga y esté activa. 4. Las opciones de los menús, en ocasiones, muestran cuadros de diálogo, debido a que una orden ejecutada necesite información adicional. Para ver un ejemplo, activamos la orden Desde archivo del submenú Imagen en el menú Insertar. Nota: Los cuadros de diálogos están formados por cuadros de textos, cuadros combinados, casillas de verificación, etc., donde se proporciona la información solicitada.

Menús inteligentes Los menús posen la característica de mostrar sólo los comandos que utilizamos con más frecuencia. Para desplegar el resto de comandos, disponemos de un botón en la parte inferior que, al pulsarlo, se desplegará el menú completo. 1. Word detecta cuáles son los comandos más usados. Estos comandos estarán situados en la parte superior de los menús, ocultándose el resto de ellos.

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Curso de Word 2. También podemos personalizar los menús para que aparezcan siempre todos los comandos. Para ello, accedemos al menú Ver, orden Barras de herramientas, opción Personalizar y, en la pestaña Opciones, activamos la casilla de verificación Mostrar siempre los menús completos.

3. Veremos todos los comandos que comprenden un menú tras dejar unos segundos el cursor sobre él. Para ello, activamos la casilla de verificación Mostrar menús completos transcurridos unos segundos.

Uso de menús contextuales Además de los menús que encontramos en la Barra de menús, podemos acceder a los menús contextuales haciendo un clic con el botón secundario del ratón en cualquier parte de la ventana. En estos menús, nos encontraremos con un conjunto de acciones aplicables al trabajo que estemos desempeñando. Con ellos, simplificaremos la tarea de desplazar el ratón hasta la Barra de menús y de navegar por ella hasta encontrar la opción deseada.

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Curso de Word 1. Para activar un menú contextual, abriremos un documento. 2. Haremos clic en el botón secundario del ratón sobre varias zonas del entorno de trabajo, y observaremos que los menús contextuales que nos vamos encontrando son diferentes.

Nota: Para realizar esta operación mediante el teclado, nos situamos del mismo modo sobre la zona o elemento a tratar y pulsamos, directamente, la combinación de teclas MAYÚS+F10.

Barra de estado La Barra de estado se encuentra en el área inferior de Microsoft Word XP. Esta barra nos aporta información acerca del documento, además de apreciar otros datos que se presentan dependiendo de la acción que se esté realizando.

A continuación, vamos a describir los distintos elementos y símbolos que componen la Barra de estado. - Pág. (Página): Indica el número de página en la que está el cursor. Se basa en un esquema de numeración lógica de la página. Si hacemos un doble clic sobre esta opción, se abrirá el cuadro de diálogo Ir a.

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Curso de Word - Sec. (Sección): Nos muestra el número de sección de la página que se muestra en la ventana. - 5/8: Esta opción se basa en el recuento real o físico de las páginas de un documento. Su esquema es número de página donde está situado el cursor/número total de páginas. - A (Distancia): Nos indica la distancia en centímetros desde la parte superior de la página hasta el cursor. No se muestra ninguna distancia si el cursor no se encuentra en la ventana. - Lín. (Línea de texto): Nos señala la línea de texto donde se encuentra el cursor. No muestra ninguna medida si el cursor no se encuentra en la ventana. - Col.: Esta opción da la distancia, en número de caracteres, desde el margen izquierdo al cursor. No muestra ninguna medida si el cursor no se encuentra en la ventana. - GRB: Nos informa del estado de la grabación de macros. Hacemos doble clic en GRB para activar o desactivar la grabación de macros. Cuando no se está grabando ninguna macro, se atenúa. - MCA: Nos enuncia el estado del control de cambios. Hacemos doble clic en MCA, para activar o desactivar la función de marcar cambios. Cuando no se marcan cambios, MCA aparece atenuado. - EXT (Estado modo de selección extendido): Esta opción permite seleccionar texto con sólo mover los cursores del teclado. Hacemos doble clic en EXT para activar o desactivar el modo. Cuando el modo de selección esté desactivado, EXT aparece atenuado. Si está activada, no permite la edición. - SOB (Estado modo de sobrescribir): Esta opción nos permite reescribir el texto. Hacemos doble clic en SOB para activarlo o desactivarlo. Cuando el modo sobrescribir está desactivado, se atenúa. - Estado de revisión de ortografía y gramática: Cuando Word está comprobando si existen errores, se muestra una pluma animada sobre el libro. Si no se encuentran errores, se indica con una marca de verificación. Si se detecta alguno, aparecerá una “X” para resolver el error detectado. - Estado de guardar en segundo plano: Un icono con un disco parpadeante indica que Word está guardando el documento en segundo plano. Esta opción nos informa que Word realiza otra acción distinta mientras estamos trabajando. - Estado de impresión en segundo plano: Cuando aparezca un icono de impresora, Word estará imprimiendo el documento en segundo plano mientras trabaja. Un número junto al icono de impresora muestra el número de la página que se está imprimiendo. Para cancelar el trabajo de impresión, hacemos doble clic en el icono. Puede darse el caso de que tengamos desactivada la Barra de estado. Podremos activarla del siguiente modo:

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Curso de Word 1. Seleccionaremos el menú Herramientas. 2. Pulse sobre la orden Opciones o active la combinación de teclas rápidas (ALT+H)+N. 3. En el cuadro de diálogo, pulse sobre la pestaña Ver y active la casilla Barra de estado. 4. Para finalizar la acción, pulse el botón Aceptar.

Documentos minimizados Además de todos los iconos que aparecen en la Barra de tareas de Windows, nos podemos encontrar con un botón por cada documento que tengamos abierto, permitiéndonos así un acceso automático. De este modo, podemos abrir documentos minimizados, especialmente cuando estamos realizando operaciones de cortar y pegar. 1. Para cambiar de un documento a otro, abrimos un documento ya creado. 2. Posteriormente, lo minimizamos pulsando el botón destinado a tal acción y, de este modo, obtendremos el documento convertido en un icono sobre la Barra de tareas. 3. Abrimos otro documento y lo minimizamos de la misma manera que el anterior. 4. Haciendo clic en cada uno de ellos, cambiamos automáticamente de un documento a otro.

Barras de desplazamiento Las barras de desplazamiento nos ofrecen una de las principales posibilidades para movernos por un documento. El tamaño de la hoja es lo que en Word se denomina área activa. Esta área es rectangular y contempla toda la zona representada por una hoja en blanco. Las barras de desplazamiento son dos: vertical y horizontal. En la barra de desplazamiento vertical, existen tres botones:

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Curso de Word Página anterior y Página siguiente: Con estos botones, iremos con rapidez y facilidad de una página a otra. La función de estos botones cambiará cuando seleccionemos un objeto de búsqueda diferente. Ambos botones se podrán usar también con el teclado, mediante combinación de las teclas rápidas: - CTRL+RE PÁG (Página anterior). - CTRL+AV PÁG (Página siguiente). Seleccionar objeto de búsqueda: Con esta opción, podemos desplazarnos rápidamente de un lugar del documento a otro, seleccionando el tipo de objeto que se desea examinar, como página, título, gráfico, tabla, campo, etc. Este botón también tiene asignada una combinación de teclas rápidas: ALT+CTRL+INICIO. Ambas barras funcionan del mismo modo, veamos; 1. Podremos desplazarnos con las flechas de desplazamiento, botón de desplazamiento, o bien pulsando sobre cualquier zona de la barra de desplazamiento.

2. Para activar o desactivar las barras de desplazamiento, seleccionamos el menú Herramientas, y pulsamos sobre el comando Opciones, o bien con la combinación de teclas rápidas (ALT+H)+N. 3. A continuación, activamos o desactivamos la casilla de verificación correspondiente a la barra de desplazamiento deseada. 4. Para finalizar, pulsamos sobre el botón Aceptar.

Vistas de un documento En la barra de desplazamiento horizontal, podemos encontrar cuatro botones que permiten cambiar la vista del documento activo. Estos son:

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Curso de Word • Vista Normal: Nos muestra una versión simplificada del documento. Los saltos de página se muestran por líneas punteadas; las columnas múltiples aparecen como una sola columna, los objetos de dibujo, cuadros de texto y los márgenes superior e inferior no serán visibles. • Vista Diseño Web: Especialmente diseñada para visualizar lo más aproximadamente posible el resultado de nuestras páginas Web creadas con Microsoft Word. • Vista Diseño de impresión: Esta vista mostrará el aspecto que tendrá el documento impreso. Podrá ver, por ejemplo, las imágenes y los objetos de dibujo, los títulos y los pies de página, así como las columnas múltiples y las reglas. • Vista Esquema: Con esta vista, veremos la estructura de un documento. Podremos contraer documentos para ver sólo los títulos principales, o expandirlos para ver el documento completo. Para ello, sólo tendremos que hacer un doble clic con el ratón sobre el símbolo del título en forma de cruz.

1. Abrimos un documento ya creado. 2. Desplazamos el ratón hacia la zona inferior izquierda, donde se encuentran los botones de vistas. 3. Pulsamos sobre cada uno de ellos y comprobamos las diferentes formas de presentación del documento. 4. También, podemos activar estos tipos de vistas seleccionando el menú Ver y pulsando directamente sobre la vista deseada.

Barras de herramientas Microsoft Word tiene una serie de Barras de herramientas. Cada botón dispone de un dibujo que representa la acción que realiza, por lo que siempre será más fácil utilizar éstos que ejecutar la misma opción por medio de los menús. No debemos confundir un botón activado con un botón seleccionado, veamos: Un botón está seleccionado cuando, al colocar el puntero del ratón sobre él, se diferencia del resto en que los colores son más fuertes. Sin embargo, un botón está desactivado cuando no podemos hacer uso de él en ese momento, y se diferencia del resto en que no tiene colores.

Las Barras de herramientas usadas con más frecuencia en Word son la Estándar y Formato.

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Curso de Word Barra de herramientas Estándar

• Nuevo: Crea un archivo en blanco a partir del cual podemos empezar a trabajar.

• Abrir: Este botón nos permite abrir un documento ya existente.

• Guardar: Guarda el documento que tenga activo en ese momento.

• Correo electrónico: Envía por correo el contenido del documento.

• Buscar: Busca, partiendo de unos criterios, un archivo en concreto.

• Imprimir: Imprime el objeto que tenga activo en ese momento. • Vista preliminar: Muestra la apariencia del documento completo que tengamos abierto en ese momento. • Ortografía: Revisa ortográficamente el texto del documento que tengamos activo en ese momento. • Cortar: Guarda en memoria auxiliar (portapapeles) lo que tengamos seleccionado, desapareciendo del lugar de origen. • Copiar: Guarda en memoria auxiliar (portapapeles) lo que tengamos seleccionado, sin desaparecer del lugar de origen. • Pegar: Coloca lo que previamente habíamos cortado o copiado en el lugar donde le indiquemos con el cursor. • Copiar formato: Copia el formato del texto seleccionado y lo aplica al texto que deseemos. • Deshacer: Invierte el último cambio que se haya producido en el documento. Podemos desplegar el triángulo situado a la derecha para deshacer más de una acción a la vez. • Rehacer: Invierte las acciones del botón Deshacer. Al igual que el comando anterior, el triángulo se utiliza para invertir más de una acción simultáneamente. • Insertar hipervínculo: Nos inserta un hipervínculo en el documento o modifica uno ya creado. • Tablas y bordes: Muestra la Barra de herramientas Tablas y bordes con la que podemos crear y modificar una tabla y/o sus bordes.

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Curso de Word • Insertar tabla: Inserta una tabla en el documento. Nos permite indicar las filas y las columnas que deseamos utilizar. • Insertar hoja de Microsoft Excel: Inserta una hoja de cálculo de Microsoft Excel en la que podemos indicar las filas y columnas que queremos que aparezcan. • Columnas: Este botón nos da la facilitad de presentar nuestro documento en columnas. Podemos elegir la cantidad de columnas que queremos insertar hasta un máximo de seis.

• Dibujo: Muestra u oculta la Barra de herramientas Dibujo. • Mapa del documento: Este botón muestra un listado en la parte izquierda de la pantalla con una serie de frases recogidas del documento, las cuales, si pulsamos sobre ellas, nos posiciona en el lugar exacto donde están. • Mostrar u ocultar: Muestra u oculta los códigos que se le asignan a marcas de formatos como tabulaciones, espacios, etc. • Zoom: Amplía o reduce la vista del documento según el porcentaje que introduzcamos. • Ayuda de Microsoft Word: Muestra el Ayudante de Office. Éste nos ofrece ayuda y sugerencias.

Barra de herramientas Formato

• Estilos y formato: Muestra un panel de tareas en el que podemos crear estilos y aplicar formatos. • Estilo: Vemos el estilo que estamos usando. Si lo desplegamos, accedemos a todos los estilos disponibles que podemos elegir. • Fuente: Vemos el nombre de la fuente que estamos usando. Si desplegamos el botón, mostraremos todas las fuentes de las que disponemos. • Tamaño de fuente: Nos muestra el número del tamaño de la fuente que estamos aplicando.

• Negrita: Activa o desactiva la negrita en el texto.

• Cursiva: Activa o desactiva el formato cursiva en el texto.

• Subrayado: Activa o desactiva el subrayado en el texto.

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Curso de Word • Alinear a la izquierda, Centrar, Alinear a la derecha y Justificar: Justifica a la izquierda, derecha, centro o a ambos márgenes, el texto donde tenemos colocado el cursor. • Interlineado: Nos da la opción de elegir la distancia que queremos poner entre líneas. Si desplegamos el botón, tenemos una serie de distancias a escoger. • Numeración y Viñetas: Agrega o elimina viñetas a los párrafos seleccionados. • Reducir sangría y Aumentar sangría: Disminuye o aumenta la distancia del texto al borde derecho de la página. • Borde exterior: Agrega o elimina el borde que rodea al texto. Si desplegamos el botón, observamos varias opciones que podemos utilizar haciendo clic con el ratón. • Resaltar: Resalta la parte del texto que deseemos. Tiene la misma utilidad que los rotuladores fluorescentes. • Color de fuente: Con este botón, podemos aplicarle al texto el color que deseemos. Podemos conocer las Barras de herramientas que tenemos activas del siguiente modo: 1. Pulsamos, con el botón secundario del ratón, sobre cualquier barra. Aparece un menú contextual que muestra los nombres de todas las Barras de herramientas que podemos activar, y nos marca las que ya están activas con una señal a la izquierda de cada una de ellas. 2. Activaremos o desactivaremos todas aquellas que necesitemos haciendo clic sobre sus nombres. Si pulsamos sobre una barra visible, ésta se ocultará y viceversa. 3. Otra posibilidad para realizar esta tarea es acceder al cuadro de diálogo Personalizar mediante el menú Herramientas, y hacer clic en la pestaña Barras de herramientas.

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Práctica: Barras y menús del entorno de trabajo - Trabajaremos con los menús desplegables y los menús contextuales. - Configuraremos Word para que cada vez que despleguemos un menú, éstos se vean enteros, es decir, con todas las opciones. - Activaremos y desactivaremos la Barra de herramientas Dibujo. Seguidamente, la cambiaremos de lugar. - Ocultaremos la Barra de estado y las barras de desplazamiento. - Minimizaremos dos documentos para, posteriormente, restaurarlos y maximizarlos.

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