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197 IV
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE INFORMACION GEOGRAFICA (SIG), COMO
HERRAMIENTA
DECISIONES
ADMINISTRATIVA
FINANCIERAS
EN
LAS
PARA
LA
MEDIANAS
TOMA
DE
EMPRESAS
DISTRIBUIDORAS DE REPUESTOS PARA VEHICULOS UBICADAS EN EL AREA METROPOLITANA DE SAN SALVADOR.
I.
INTRODUCCION.
En el presente capitulo se expone la propuesta de un Sistema de Información Geográfica (SIG), para las Medianas Empresas Distribuidoras de Repuestos para Vehículos, su finalidad es proveer de una nueva herramienta administrativa tecnológica útil para fundamentar la toma de decisiones de inversiones financieras, logrando la eficiente utilización de los recursos en todas las actividades de la empresa con la aplicación del SIG, que
la toma de
decisiones se lleve a cabo en una base obtenida de la investigación de los proyectos a realizar.
Se definen los objetivos de la propuesta que van orientados al logro de toma de decisiones más responsables y confiables, siendo esta, la finalidad de mayor importancia en la propuesta. Y se justifica la propuesta del Sistema de Información Geográfica (SIG) por la falta de herramientas administrativas de ultima tecnología, sencillas en la implementación y útiles en adaptación a cualquier ámbito o actividad que se requiera.
Se enumeran algunas características de la propuesta para una mejor comprensión, se presenta un esquema de la propuesta que se desarrolla en seis etapas como parte principal de este capitulo. El diseño del sistema integra partes esenciales de la empresa; clientes, proveedores, recurso humano, inventarios y competencia; siendo el eje central el Sistema de Información Geográfica (SIG) para establecer una interacción directa, fundamentar la tomas
198 de decisiones, permitiendo costos eficientes en todos los proyectos de innovación y de mejora, estrategias de comercialización, distribución y expansión de la empresa para alcanzar nuevos mercados.
1. Objetivos de la Propuesta.
1.1. •
Objetivo General:
Proporcionar una herramienta administrativa para la aplicación de un Sistema de Información Geográfica (SIG), en la toma de decisiones financieras de las Medianas Empresas Distribuidoras de Repuestos para Vehículos, ubicadas en la Área Metropolitana de San Salvador.
1.2. •
Objetivos Específicos:
Presentar la situación actual de las Medianas Empresas Distribuidoras de Repuestos para Vehículos, mediante herramientas que ofrezcan una información comprensible y técnica.
•
Dar a conocer cuales son las utilidades empresariales del Sistema de Información Geográfica (SIG).
•
Proveer de una herramienta administrativa tecnológica de última generación, para que la alta gerencia pueda agilizar e incentivar la toma de decisiones en los diferentes proyectos, que conllevan a la consecución de los objetivos perseguidos por la empresa.
199 2. METODOLOGIA DE LA PROPUESTA.
2.1.
Justificación de la Propuesta.
En la investigación de campo se determino que las Medianas Empresas Distribuidoras de Repuestos para Vehículos, presentan una serié de dificultades que le hacen más lento el crecimiento y desarrollo, entre los problemas que enfrentan podemos mencionar: Falta de estructura organizativa definida, de sistemas y procedimientos, para realizar sus operaciones; entre los más relevantes para objeto del presente estudio.
La forma tan rápida que todo en el entorno de las medianas empresas va cambiando; provoca mayor expectativa ante los retos que
afrontan, por tal
razón, es necesario hacer uso de las herramientas administrativas modernas para poder estar al mismo nivel que la competencia. Todas las empresas de cualquiera que sea la actividad económica a la que se dedican luchan por lograr un posicionamiento o un lugar especial en el mercado en relación a su demanda y oferta; las empresas deben buscar soluciones a los problemas de una manera ágil y efectiva que genere ahorro y confiabilidad en su actividad.
La tarea más
difícil en las empresas y especialmente en las medianas
empresas es hacer productivas la toma de decisiones y además conseguir crear las mejores condiciones para que todos los recursos con que cuentan tengan una utilización y desarrollo optimo a través de los diferentes proyectos necesarios para la consecución de los planes empresariales.
Por lo antes expuesto, es necesario diseñar una propuesta de un Sistema de Información Geográfica (SIG), como herramienta administrativa para la toma de decisiones de inversiones financieras, que permita a las Medianas Empresas Distribuidoras de Repuesto para Vehículos, lograr un eficiente desarrollo de recursos .-
200
2.2.
Importancia de la Propuesta.
El Sistema de Información Geográfica (SIG) esta orientado a fundamentar la toma de decisiones financieras, actualmente se fundamenta en el criterio, experiencia y buen juicio del ejecutor.
En esta Era denominada del Conocimiento, momento de evolutivos y continuos cambios tecnológicos, que en el mundo se demanda mayor competitividad para estar atentos a las oportunidades que ofrecen los retos del nuevo siglo; retos como la globalización, uno de los más fuertes que deben enfrentan las empresas.
Las empresas perciben la necesidad de adoptar nuevas herramientas, que le permitan superar las expectativas del mercado, de la misma forma contar con instrumentos que le permitan y le faciliten
su crecimiento y desarrollo
empresarial; esto conlleva a la responsabilidad de hacer un uso eficiente y racional de los recursos que por lo general siempre son insuficientes.
La importancia de la aplicación de un Sistema de Información Geográfica (SIG) en las Medianas Empresas Distribuidoras de Repuestos para Vehículos es que les permite contar con una base de datos geográfica relacionada con información propia de la actividad, como elemento fundamental en la toma de decisiones para realizar un análisis eficiente de los proyectos que se propongan como parte del logro de la competitividad de la empresa, que no sean a criterio del ponente, sino mas bien el resultado de una investigación permanente y seria.
201 2.3.
Beneficios de la Propuesta.
El Sistema de Información Geográfica (SIG), proporciona una base fundamental de evaluación y análisis para las inversiones financieras, requerido por las gerencias para la toma de decisiones.
a) Para el Empresario •
Con este sistema la empresa obtiene información gerencial útil y oportuna, aun costo razonable.
•
Ayuda a administrar en forma eficiente los recursos de la empresa y también a maximizarlos, para la consecución de los fines empresariales.
•
Provee de una herramienta eficiente y eficaz a la alta gerencia, para la toma de decisiones.
•
Proporciona a la gerencia mayor seguridad al momento de emprender un análisis de proyecto, por que no se prevalece solo su excelente criterio o su basta experiencia en la toma de decisión.
•
Mayores ventas, pues el empresario no elabora pronósticos en base a criterio,
sino en datos estadísticos por ubicación y demanda de los
productos. •
Facilita la integración de los recursos en las áreas idóneas, evitando el ocio y desperdicio.
•
Evita la duplicidad de funciones, no cumplimiento de procedimientos, retrasos, gastos innecesarios de tiempo y capital que valorado en las
202 actividades diarias de la empresa se traduce a un pobre desempeño o mal servicio al cliente.
b) Para el Sector •
Combina experiencia y análisis de base de datos en la toma de decisiones, fomentando una nueva actitud ante esta función tan importante dentro de las empresas.
•
El sector percibirá los cambios con un
aumento significativo del
crecimiento ordenado de los establecimientos y de las ventas de estos. •
El sector de repuestos automotrices será mas productivo, especializado y competitivo.
c) Para la Economía •
Incremento de las importaciones.
•
Mayor generación de empleos.
2.4.
Alcance de la Propuesta.
La propuesta de un Sistema de Información Geográfica (SIG), pretende demostrar y desarrollar un plan de aplicación de una herramienta tecnológica alternativa, enfocada
a eficientizar,
maximizar y evolucionar el cimiento
fundamental para la toma de decisiones de inversiones financieras en las diferentes áreas gerenciales, de las Medianas Empresas Distribuidoras de Repuestos para Vehículos.
203 El sistema va dirigido a la alta
gerencia, la autoridad superior de la
organización que ocupa el nivel estratégico,
la responsable de la toma de
decisiones, enfocada a la misión y visión de empresa, nunca dejando de lado las políticas empresariales.
El sistema pretende generar información permanente útil y oportuna, que contribuya a la expansión de la empresa, ya sea en las diferentes áreas internas, tales como: Finanzas, Operaciones, Ventas, y Recurso Humano. O externamente a través de la identificación de nuevos nichos de mercado, competencia, polos de desarrollo y entorno en general.
3. DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN GEOGRÁFICA (SIG).
El desarrollo del sistema en una empresa que opera continuamente es una actividad interminable y cíclica. Cada sistema nuevo recién acabado proporciona a su vez la guía para la siguiente secuencia de desarrollo. A pesar de su naturaleza infinita, el desarrollo de un sistema es organizado habitualmente como una serie de proyectos lineales.
En todo caso, el punto de partida en el desarrollo de un sistema es la idea de la compañía, la estrategia, la política, incluso aunque estas no estén documentados. Otros temas importantes son el estado del mercado y la presión por parte de los competidores. Por tanto, la compañía debe llevar a cabo los estudios necesarios para la investigación de los factores antes mencionados, es así como evoluciona el desarrollo del sistema.
La aplicación del SIG por su naturaleza, sugiere un proceso ordenado de actividades bajo la modalidad de un proyecto que tome en cuenta las
204 características de la información, programas, equipos de cómputo y la organización que soporta el sistema.
Se pueden identificar las principales etapas involucradas en la ejecución del desarrollo SIG, como: 1. Diseño del Proyecto.
2. Selección y Acondicionamiento de la Información.
3. Automatización y Conversión de Datos.
4. Análisis Geográfico y Modelamiento.
5. Producción Cartográfica.
6. Presentación de Resultados y/o Transferencia del Sistema al Usuario. (Las etapas antes mencionadas han sido desarrolladas en el capitulo II)
El flujo de este proceso está en función del tipo de proyecto que se pretende desarrollar. La finalidad puede ser sólo para producción cartográfica o para desarrollo y/o análisis de base de datos en cada caso. Esto determina la complejidad y costos operativos en términos de tiempo, recursos humanos y económicos.
205
3.1.
Esquema de la Propuesta. ESQUEMA DE LA PROPUESTA SIG
ETAPA I DIAGNOSTICO SITUACIONAL
ETAPAII DEFINICION DEL SIG
ETAPA III ESTRATEGIAS DEL SISTEMA
GENERALIDADES DEL SIG
ESTRATEGIAS GENERALES (metas, objetivos, acciones especificas)
DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO
DEFINICIÓN DEL SIG
ESTRATEGIAS POR AREAS DE GESTION
DESCRIPCION DE LOS CLIENTES
PLANEACION ESTRATEGICA (mision, vision, valores, politicas, y normativas)
MATRIZ FODA
ETAPA IV ORGANIZACIÓN
ETAPA V FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA
ETAPA VI EVALUACIÓN Y CONTROL DEL SISTEMA
UBICACIÓN EN EL ORGANIGRAMA
IDENTIFICACIÓN DE ACTIVIDADES POR AREAS DE GESTIÓN
EVALUACION DEL SISTEMA
RESPONSABLES DE LA ORGANIZACION
ESQUEMA DE EVALUACIÓN DEL SIG
CONTROL DEL SISTEMA
PLANIFICACION DE FUNCIONES
FLUJOS DE PROCESOS
HERRAMIENTAS DE APLICACION
IDENTIFICACION DE NECESIDADES DE LOS CLIENTES
RETROALIMENTACION
Fuente: Elaboración de Grupo de Tesis
206 3.2.
Etapas de la Propuesta.
3.2.1 ETAPA I: Diagnóstico Situacional.
El propósito es realizar una valoración y análisis sobre la situación actual de la organización en relación a una serie de factores que permitan explorar la empresa, pretende identificar la condición inicial de la organización.
El objetivo de esta etapa es definir la situación actual de las Medianas Empresas Importadoras, Distribuidoras y
Comercializadoras Repuestos
para Vehículos, describir su desarrollo y el rol que tienen en el mercado. De tal manera que se realice un análisis de la situación actual con el fin de pronosticar la situación futura.
Se debe de identificar si la organización cuenta con una efectiva comunicación interna, si tienen margen de maniobra y poder de decisión, procesos básicos identificados y
clara su orientación empresarial. Esta
exploración deberá realizarse periódicamente y revisar los avances realizados.
Para realizar la valoración y análisis de la situación actual se realizaron algunas entrevistas con altos ejecutivos de las empresas y también a funcionarios de instituciones afines que tienen que ver tanto con las Medianas Empresas Distribuidoras de Repuestos para Vehículos, así como con demás empresas del sector comercio.
En las entrevistas, se considero importante alcanzar la visión de la empresa y sus características desde varios puntos de vista, hacer uso de herramientas de análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA), ya que a través de este modelo es posible identificar lo que la empresa puede hacer en el presente con la enumeración de sus puntos fuertes o fortalezas y sus puntos débiles o debilidades y lo que podría hacer en el futuro por medio del análisis de la relación con su entorno a través de la identificación de las oportunidades y amenazas externas.
207
Esta etapa esta conformada por la combinación de dos métodos y/o medidores situacionales: a) Matriz FODA del sector
b) Diagrama Causa y Efecto
A la vez se presenta una descripción de los clientes e identificación de sus necesidades.
El objetivo principal de la etapa I es presentar, de manera fehaciente, como se encuentra el sector actualmente, determinar el entorno competitivo donde se desempeña las empresas distribuidoras de repuestos para sus posteriores estrategias.
a) Matriz FODA de sector
La matriz FODA se desarrolla en base a la información existente del entorno de las distribuidoras de repuestos para vehículos, la esencia de este análisis es evaluar el ambiente interno a través de las debilidades y fortalezas, así como también, el ambiente externo por medio de la identificación de las amenazas y oportunidades de las empresas.
208
FODA
FORTALEZAS
9 Experiencia y garantía de los productos.
OPORTUNIDADES
9 Desarrollo e implementación de un
DEBILIDADES
9 Falta de estructura organizativa.
AMENAZAS
9 Falta de seguridad y orden publico
Sistema de Información 9 Disposición a utilizar nuevas herramientas para la toma de decisiones.
Geográfica. 9 Surgimiento de nuevas tecnologías.
9 Plan estratégico de las empresas poco definido.
desarrollan al sector.
mercados. 9 Mercado versátil. 9 Beneficios de Los
9 Demanda Creciente.
Tratados de Libre Comercio
Fuente: Elaboración de grupo
burocracia en los tramites de importación
9 Apertura de nuevos 9 Gremiales que apoyan y
9 Irregularidades y
9 Poco conocimiento de la competencia.
9 Competencia desleal
209
b) Diagrama de causa y efecto.
Este identifica cuales son los problemas principales y secundarios que aquejan a las Medianas Empresas Distribuidoras de Repuestos para Vehículos. Los cuales se identifican en las siguientes áreas:
Mercadeo y Ventas
Recursos Humanos, Financieros y tecnológicos
Operaciones
Entorno.
La segmentación en estas áreas permite conocer de manera precisa los problemas primarios (conformados por las flechas horizontales) y los problemas secundarios (conformados por las flechas en forma diagonal que interceptan a las flechas horizontales)
Los problemas primarios de Mercadeo y Ventas
son:
9 Competencia 9 Publicidad 9 Asociatividad
Los problemas secundarios son: 9 Competencia desleal 9 Altos costos publicitarios 9 Paradigmas de la demanda. 9 Espionaje de precios.
Los problemas primarios de recursos humanos, financieros y tecnológicos 9 Mano de obra 9 Incentivos
210 9 Proveedores 9 Presupuestos 9 Sistemas y equipos
Los problemas secundarios son: 9 Mano de obra especializada y poco capacitada 9 Incentivos de Ley y deficientes prestaciones 9 Anticipos y falta de políticas financiera 9 Presupuestos deficientes o falta de seguimiento 9 Sistemas obsoletos o manuales 9 Equipos deficientes o desfasados
Los problemas primarios de Operaciones 9 Falta de políticas y procesos
Los problemas secundarios son: 9 Políticas mal orientadas y falta de procedimientos 9 Procesos manuales y de poca coordinación
Los problemas primarios del entorno son: 9 Entorno interno y Externo
Los problemas secundarios son: 9 Falta de visión gerencial 9 Resistencia al cambio 9 Falta de apoyo de gremiales 9 Alto índice delincuencial
Todos los problemas primarios y secundarios expuestos antes generan efecto en costos poco eficientes en las Distribuidoras de Repuestos para Vehículos, por lo tanto, existe la necesidad de proponer una herramienta como el SIG que contribuya a que dicho problemas lo superen.
211
Diagrama Causa y Efecto
Fuente: elaboración del Grupo
212 A continuación se presenta una descripción de los clientes y la identificación de sus necesidades. 9 Descripción de los Clientes.
Clasificación de clientes de las Medianas Empresas Distribuidoras de Repuestos para Vehículos Consumidor Final
Empresa Privada
Para consumo
DISTRIBUIDORAS DE REPUESTOS PARA VEHICULOS
Para la venta
Instituciones Públicas
Talleres y Aseguradoras
Fuente: grupo de tesis.
Las Medianas Empresas Distribuidoras de Repuestos para Vehículos poseen cuatro grandes grupo de clientes divididos específicamente por el giro de actividad económica a la cual se dedican o por la finalidad para la cual demandan los productos, a continuación se presenta una breve descripción de estos para mayor comprensión de su clasificación:
9 Sector Privado o Empresa Privada: Este grupo esta compuestos por todas las empresas que poseen una flotilla de vehículos para el desarrollo de actividades propias de su giro económico, por lo general es un sector muy importante por su alto y continuo consumo debido a que sus unidades sufren desgaste ocasionado por el uso continuo. Y otras de estas empresas los adquieren para comercializarlos.
213
9 Sector gubernamental o Instituciones Publicas: Esta compuesto por todas las instituciones públicas o de gobierno que tienen un parque vehicular muy amplio a escala nacional muy variada; por que sus unidades pueden ser desde livianos hasta de uso pesado. 9 Consumidor Final: Este lo forman todas las personas que poseen vehículos para uso particular, siendo uno de los grupos más importantes para las medianas empresas que constituyen su mercado meta. Debido a que aproximadamente el 70% del parque vehicular de El Salvador lo constituyen los vehículos de uso particular según las estadísticas de registro de SERTRACEN. Unido a este grupo es de mencionar, que se considera de gran importancia a las personas naturales que importan vehículos usados, por la elevada tasa de importación de vehículos que el país presenta. Para comercializarlos por la misma legislación prefieren reparar dentro del país luego de introducirlos chocados o en malas condiciones para disminuir de alguna manera el pago arancelario de importación. 9 Talleres y Aseguradoras: Son todas aquellas empresas que aunque pertenecen al grupo de empresas
privadas por el tipo de consumo
directo de los productos que las Medianas empresas Distribuidoras de Repuestos para Vehículos ofrecen y por que presta el servicio de reparación y en el caso de las aseguradoras son las empresas que cubren las reparaciones de los vehículos con cualquier tipo de daño se les separa y constituyen uno de los grupos de mayor relevancia en la comercialización.
El propósito de la clasificación de los clientes es determinar como acceder a ellos y satisfacer la necesidad de acuerdo al grupo al que pertenecen, como orientar el servicio y estrategias para atraerlo o mantenerlo.
214 9 Identificación de las necesidades de los clientes. CUADRO No. 16
Para el sector de privado Necesidad Catalogo
Prioridad Moderada
Automotriz
Problema
No están integradas en
revistas
Solución actual Cada empresa por 9
Promocionar
su
emite
automotrices o catálogos de las
de
principales marcas y modelos de
su
vehículos que se comercializan
parte
publicidad
promocional
Solución propuesta
acuerdo
a
capacidad.
revistas
en el país y que se dispongan a las empresas.
Comercio
Critica
Pocos sitios Web con información
electrónico
importante.
Dirección de correo 9
Crear sitios Web interactivos con
electrónico
las necesidades, donde se pueda
para
consultas.
asesorar para las consultas sobre repuestos
para
vehículos
y
realizar las compras.
Publicidad
Critica
Poca presencia en los principales medios publicitarios.
Entrega
de
hojas 9
Presencia
publicitaria
en
los
volantes o artículos
principales
medios
publicitarios
periódicos, directorios
como
los
y sitios
Web.
CUADRO No. 17
Para el sector gubernamental o instituciones publicas Necesidad
Prioridad
Problema
Solución actual
Solución propuesta
Tramite de licitación, Se trata de agilizar 9 Agilizar trámites.
Critica
cotización
los
engorroso
trámites,
diferentes que
la
comercialización de
Disponer
de
un
mecanismo
estandarizado para la atención de las licitaciones o cotización de las diferentes instituciones.
productos para las empresas
públicas
se requiere.
Sitios Web
Critica
Pocos sitios Web con información importante.
Comunicación
vía 9 correo electrónico.
Acceso a información en la Web que
exponga
productos
que
claramente cada
una
los de
medianas empresas distribuidoras de repuestos ofrece.
215
CUADRO No. 18
Para el consumidor final
Necesidad
Precios altos
Prioridad
Critica
Problema
Solución actual
No existen precios a la
preferencia,
ni
de Critica La información se encuentra
Descuentos del 10% 9
Precios
a 20% en algunos
incentiven la lealtad y preferencia.
competitivos
que
productos.
escalonados.
Registro Usuarios
Solución propuesta
en
diferentes bases de datos.
Por el momento la 9
Unir
información
diferentes bases de datos para
relevante desde
se
bases
crea
en
sólo
repositorio
las
originar y mostrar información
de
relevante
de
datos en Excel y se
inventarios,
consolida
competencia.
para
los
clientes,
proveedores
y
generar información Final manualmente.
del 9
Cambios Productos calidad
de Moderada
Productos de baja calidad.
de Critica
una mayor durabilidad.
especificas 9 concentración
del sector.
en
abastecimiento
el
servicio,
eficiente
de
inventarios.
9 Correo por Critica
Mayor Acceso a puntos de venta, prontitud
accesibles.
Compras Internet
por
eléctrico.
de Puntos de ventas no
respaldados
certificaciones de calidad para
Zonas Puntos ventas
Productos
producto si no es
electrónico
Falta de sitios Web para consulta cotización. interactivos.
y
Acceso a compras en la Web con las
medianas
distribuidoras ofrece.
de
empresas repuestos
216
CUADRO No. 19
Para los Talleres y Aseguradoras.
Necesidad
Prioridad
Problema
Solución actual
Comercialización de Productos calidad
de Critica
productos certificados
no con
normas de calidad
Solución propuesta
Si se le deteriora en 9
Importar
Productos
un tiempo estimado
proveedores
respaldados
de
certificaciones
acuerdo
a
la
pieza, se le cambia
de
de por
normas
internacionales de calidad para ofrecer garantía real.
Identificar Puntos ventas
de Critica
localización
la optima
de las sucursales.
sucursal 9
Apertura siguiendo
concentración
Evaluación de localización optima
la
en base a un análisis geográfico
del
real. Mayor Acceso a puntos de
sector.
venta, prontitud
en el servicio,
abastecimiento
eficiente
de
inventarios.
Comercio electrónico
Moderada
Falta de sitios Web interactivos.
Correo para
electrónico 9 consulta
y
cotización.
Acceso a sitios Web interactivos que enlacen la necesidad de los talleres y aseguradoras, con la prestación de sus servicios; en las Medianas Empresas Distribuidoras de Repuestos.
Distribución eficiente
Critica
Estrategias
de
distribución
mal
orientadas
Organizan rutas con 9
Permite aplicar estrategias de
base a: experiencia,
distribución con análisis innovador
ubicación, criterio.
y
tecnológico
geográfica.
de
aplicación
217 3.2.2. ETAPA II: Definición del SIG. 9 Generalidades del SIG. Adquisición de datos, procesamiento de datos, administración de datos, manipulación y análisis
constituyen parte del proceso de desarrollo de los
Sistemas de Información Geográfica (SIG).
Los Sistemas de Información Geográfica (SIG), mejoran la habilidad en la toma de decisiones, es como una cadena de operaciones desde planear, observar, coleccionar, almacenar y analizar información durante un proceso. Por lo cual un Sistema de Información Geográfica ha sido diseñado con el propósito principal de trabajar con datos que generen soluciones referidas por coordenadas geográficas. Esta tecnología constituye una de las herramientas más importantes en el manejo de información hacia el rumbo correcto mediante la aplicación y manejo de bases de datos a través de un software, que son nada más que sistemas desarrollados para necesidades específicas de una organización.
Disponer de un sistema de información computarizado que ayude a manejar los recursos de información no solo de grandes Organizaciones y Corporaciones sino también de entidades del gobierno con intereses comunes, impulsando a la incorporación de nuevos modelos que faciliten obtener la información requerida necesaria en el momento apropiado y con los resultados exactos, es una de las grandes soluciones propuestas por los Sistemas de Información Geográfica (SIG). 9 Definición del SIG Un SIG se define como un conjunto de métodos, herramientas y datos que están diseñados para actuar coordinada y lógicamente para capturar, almacenar, analizar, transformar y presentar toda la información geográfica y de sus atributos con el fin de satisfacer múltiples propósitos. Los SIG son una
218 nueva tecnología que permite gestionar y analizar la información y surgió como resultado de la necesidad de disponer rápidamente de información para resolver problemas y contestar a preguntas de modo inmediato. Es una herramienta esencial para el análisis y toma de decisiones en muchas áreas vitales para el desarrollo. 9 Planificación Estratégica del SIG en la Empresa.
La planeación estratégica establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo. La eficiencia en la ejecución depende en gran parte de una adecuada planeación.
Los Sistemas de Información Geográfica (SIG), sostienen una planeación estratégica en el reordenamiento de información para planear la toma de decisiones, establecen controles geográficos que les permiten administrar datos encaminados hacia un conjunto de soluciones.
Como todo proceso tiene su propósito en la medida en que el conocimiento sobre la información necesaria se acerque al nivel de certeza el grado de riesgo y fracaso se disminuye; es decir, que el logro de los objetivos es más exacto. Este sistema computarizado ofrece estos y más propósitos encaminados hacia el reordenamiento y éxito de las empresas.
Con ello se lleva a cabo el conocimiento de esta herramienta en todas las áreas funcionales de cada empresa con el objetivo que cada una de estas áreas mejore su calidad laboral, minimice tiempos de búsqueda de información y el reordenamiento en grupos de trabajo, establecer un mayor positivismo que radica en hacer frente al cambio, cambio que implica un poco de esfuerzo y compromiso de querer hacer crecer a las empresas.
219 Los principios básicos de una planificación estratégica dentro de un Sistema de Información Geográfica (SIG) son: 9 Factibilidad en la Información, es inaceptable elaborar objetivos que resulten inalcanzables, antes de ejecutar el sistema deben establecerse objetivos acordes a la magnitud de la situación para que los resultados sean verdaderos y no infructuosos, de esto depende que a la hora de identificar los objetivos de la investigación de información estén definidos y parametrizados con los dispositivos de búsqueda y captura de datos correctos. 9 Objetividad y Cuantificación, este proceso depende del nivel de conocimiento de los analistas de datos basados siempre en objetivos reales, precisos y exactos, es necesario emplear técnicas estadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, cálculos probabilísticos, modelos matemáticos y gran variedad de datos numéricos, siempre con la finalidad de minimizar la probabilidad de riesgo. 9 Flexibilidad en el Sistema, hay que establecer márgenes de holgura que le permitan afrontar situaciones no previstas, en algunos casos la información deberá ser extraída de otro sistema por lo cual se hace necesario hacer cálculos para la introducción y almacenamiento en un SIG, este fenómeno es valioso en muchas circunstancias ya que permite que los sistemas
sean fácilmente extendibles al unirse con otras
herramientas de Software. 9 Estrategias para la obtención de la información, este proceso depende directamente del factor tiempo ya que siempre hay que rehacerlas completamente a la hora de modificar el proceso, por lo que deducimos que la empresa deberá estar cambiando periódicamente sus
220 estrategias, procedimientos
y presupuestos, para que la información
almacenada siempre este actualizada.
La planeación estratégica en un Sistema de Información Geográfica (SIG) suministra una guía de procedimientos sobre las expectativas de las empresas. Conocer el papel que se espera que el sistema desempeñe en la situación de las empresas es esencial para el desarrollo de los programas y estrategias de mercado, por lo que se debe conocer lo siguiente:
¾
Cómo debería contribuir cada producto a la empresa.
¾
Cómo deben asignarse los recursos a los productos.
Contribuyendo a la toma de decisiones en las empresas, es necesario que la planeación estratégica se ponga en marcha y para ello es indispensable la aplicación de algunas variables.
El Sistema de Información Geográfica (SIG) parte de la misión, visión y estrategias de la empresa las cuales se traducen en indicadores y metas estratégicas, derivadas de perspectivas relevantes: la financiera, servicio al cliente, procesos administrativos y la competitividad, para mostrar una imagen más completa y significativa en la Organización.
Para una empresa tener definida su misión y visión planteadas partiendo de un análisis FODA son parte fundamental del plan estratégico, en ese sentido es necesario definirlas en cuanto a la orientación que debe perseguir la empresa.
En cuanto a la definición de la misión de empresa se debe establecer un enunciado que represente “lo que se va hacer y para quien lo va hacer” esto será lo que la diferencie, de las demás empresas del sector; observando características claras tales como:
221 9 Filosofía de la empresa, en cuanto a sus creencias y aspiraciones. 9 Razón inspiradora, que motive a todos a tomarla como suya. 9 Razón integradora, de sus clientes, mercados y recursos humanos y tecnológicos.
A continuación se declara la misión que la Mediana Empresa Distribuidora de Repuestos para Vehículos, puede definirse como parte de la propuesta SIG. MISION “Ser una empresa especializada en Repuestos para Vehículos enfocada al servicio al cliente, logrando el liderazgo mediante la implementación de un Sistema de Información Geográfica (SIG), que identifique las principales necesidades de nuestros clientes para llevar acabo proyectos que las superen”
Para definir la Visión de una empresa debe tener clara su orientación, hacia donde dirige su desarrollo y crecimiento a corto, mediano y largo plazo, teniendo presente su entorno interno y externo, de esta forma su visión se definirá a través de características tales como: 9 Filosofía de la empresa, expresara sus principios y valores. 9 Compromiso; con ella misma, con su gente y con la sociedad. 9 Razón desarrolladora; para sus clientes, el mercado y proveedores.
A continuación se declara la visión que la Mediana Empresa Distribuidora de Repuestos para Vehículos, puede definirse como parte de la propuesta SIG.
222
VISION “Ser un modelo de empresa distribuidora de repuestos para vehículos con una administración sólida, que a través de un Sistema de Información Geográfica nos permita satisfacer las necesidades de nuestros clientes”
Las
políticas
son
las
declaraciones
o
pautas
generales
que
guían
discrecionalmente la toma de decisiones, con el objetivo de alcanzar las metas. POLITICAS 9
Aprovechar al máximo los recursos disponibles y aportar el mayor esfuerzo en el desempeño de las funciones.
9
Capacitar constantemente al personal que integra la empresa, constituye el principal instrumento generador de valor agregado al servicio.
9
Mantener mecanismos de mejora continua incorporando a estas herramientas de tecnología avanzada
9
Establecer metas de trabajos que con lleven a obtener resultados más efectivos.
NORMAS 9 Para la implementación del sistema se requiere que las empresas cuenten con una misión, visión, políticas y estrategias que estén bien definidas. 9 El involucrar a los altos directivos es parte esencial para asegurar el éxito en la implementación del sistema. 9 Formar comité de trabajo que se encarguen del desarrollo del sistema abierto a cualquier sugerencia que provengan de las diferentes áreas de gestión. 9 Una divulgación adecuada del sistema para lograr la integración de toda organización.
223
VALORES Prioridad Que las necesidades de los clientes tengan prioridad sobre las de la empresa, y sean resueltas en menor tiempo posible con la ayuda del Sistema de Información Geográfica (SIG).
Innovación A través del Sistema de Información Geográfica (SIG) se puede lograr una mejor competitividad e innovación en los servicios que ofrece la empresa.
Unidad Que a través del Sistema de Información Geográfica (SIG) se logre una buena administración que permita una comunicación efectiva y trabajo en equipo.
3.2.3. ETAPA III: Estrategia Generales del SIG. a) Estrategias Generales
Esta etapa define otras de las partes integrales del plan estratégico que al igual que en la definición de
Misión y Visión, se bebe considerar como base el
análisis FODA y el diagnostico situacional realizado a la empresa para que el establecimiento de los objetivos, metas, políticas, normas, valores y estrategias de estas sean apegados a sus verdaderas necesidades actuales como futuras.
Los objetivos de una empresa son los resultados que una empresa aspira, y puede llevar acabo si los define con base en su Misión.
224
OBJETIVOS Objetivo General: 9
Proporcionar a los clientes la satisfacción de sus necesidades obteniendo la información necesaria que permita la toma de decisiones financieras eficientes y
con ello lograr el
desarrollo organizacional.
Objetivos Específicos: 9
Brindar un servicio de calidad a través de la implementación de herramienta administrativas de alta tecnología que contribuya de manera favorable al logro de las expectativas.
9
Establecer estrategias idóneas que minimice los costos, agilice tiempos como parte del desarrollo de los proyectos de innovación de la empresa.
9
Proveerse de información confiable y oportuna que ayude a la administración para la toma de decisiones.
Las metas al igual que los objetivos son puntos de referencias o aspiraciones que al mas largo plazo o en un futuro se espera alcanzar; deben ser medibles, realistas, cuantitativos, cualitativos y coherentes entre todo el plan estratégico.
METAS 9
Poseer los procedimientos que aseguren la eficiencia, efectividad y la economía en las operaciones y actividades de la empresa distribuidora de repuesto para vehiculo.
9
Mantener una comunicación
interactiva con los clientes, conocer sus necesidades y
expectativas para satisfacerlas en forma oportuna. 9
Reducir el plazo de entrega de pedidos a los clientes, en relación al proceso actual.
9
Establecer las ventajas y desventajas de poseer herramientas de alta tecnología para sacar el mejor provecho en cada área de gestión.
Las estrategias generales son definidas como los medios por los cuales se logran los objetivos de la empresa, su propósito es determinar y transmitir la imagen que se desea proyectar adaptando recursos y habilidades en un entorno cambiante.
225
9
ESTRATEGIAS Desarrollar herramientas administrativas de última tecnología para que cada uno de los gerentes de las Medianas Empresas Distribuidoras de Repuestos para Vehículos se apoyen en la toma de decisiones de inversiones financieras.
9
Proveer programas de Capacitación constantes a todo el recurso humano para lograr el desarrollo y crecimiento integral de la empresa.
9
Instituir y Mantener canales de comunicaciones eficientes, con todas las áreas de la empresa para evitar inconsistencia en la información.
9 Dar ha conocer la importancia y beneficios de los diferentes proyectos de la empresa para lograr con ello el éxito del mismo.
b) Estrategias por áreas de gestión ESQUEMA DE RELACIÓN ENTRE ÁREAS DE GESTIÓN
FINANZAS
VENTAS Y MERCADEO
OPERACIONES
RECURSOS HUMANOS Fuente: grupo de tesis.
Es importante contar con una estructura organizativa clara y definida, para poder implementar el Sistema de Información Geográfica (SIG), con el fin de conocer cuales son las áreas funcionales con las que cuentan las Medianas Empresas
Distribuidoras de Repuestos para Vehículos, e identificar las
funciones y responsabilidades de todos los elementos que pertenecen a ellas y
226 de manera que se puedan realizar los cambios necesarios. Cuando se ha definido la razón de ser de la empresa y hacia donde quiere llegar, es necesario determinar como logar el desarrollo de la misma, del estado actual al estado deseado.
Las Medianas Empresas de Repuestos para Vehículos deben de determinar los objetivos y metas para cada área funcional y estos tienen la función de ser orientados por políticas afines a las acciones que se realizan tomando en cuenta que estos deben ser claros y específicos, realistas, flexibles, alcanzables, expresar solución y logro de resultados.
Todo lo antes expuesto necesita para llevarse a cabo, la aplicación estrategias bien definidas ya que estas no solo se considera
de
una formula
comprobada para el éxito organizacional, sino que, también es la mejor prueba de la excelencia administrativa. La definición de estrategias por área de función permite lograr los objetivos de la organización. 9 Estrategias de Gestión de Gerencia General:
El área gerencial es parte esencial para la integración de la Aplicación del Sistema de Información Geográfica (SIG) con todas las demás áreas, ya que la máxima aprobación de los diferentes proyectos se define en esta, por tal razón el área gerencial es la encargada de que la información fluya hacia arriba y hacia debajo de la organización.
227 CUADRO No. 20
OBJETIVO Proveer
a
META
POLITICAS
organización
de organización
tenga toma de decisiones involucren
herramientas
parámetros
administrativas
control de calidad herramientas
toma
de
de se fundamentara en decisiones en inversiones financieras
eficientes para lograr en sus análisis de administrativas un
ESTRATEGIAS
la Trabajar para que la El Análisis de la Aplicar en los proyectos que
desarrollo toma de decisión.
última
sostenible.
de herramientas
las tecnológicas
tecnología necesarias.
innovadora.
Con la aplicación de el Sistema de Información Geográfica (SIG) como base fundamental en la información que se genera para el análisis de cualquier proyecto que sea necesario en las diferentes áreas de gestión. 9 Estrategias de gestión de finanzas:
El área de finanzas es la administración de activos, es el encargado de velar por las decisiones financieras que se toman.
CUADRO No. 21
OBJETIVO Obtener la mejor planificación
de
egresos mediante
la
aplicación del SIG en relación
con
la
evaluación global de la empresa
a
fin
de
META
POLITICAS
Respaldar
los
proyectos
de
inversión financiera en
la información
generada por el SIG
Analizar
ESTRATEGIAS
toda
inversión financiera Coordinar con
información financieros
obtenida
los
recursos
mediante
de aplicación del SIG
herramientas administrativas
generar utilidades.
Para poder garantizar que la aplicación del SIG se traducirá en el logro de costos eficientes que serán reflejados en; coordinación de los recursos, en una
la
228 comunicación eficiente en todas las áreas funcionales y los resultados financieros en el tiempo oportuno. 9 Estrategias de gestión de Ventas:
Como sabemos todas las áreas funcionales son importantes dentro de la empresa sin dejar a un lado el área de ventas
cuyo papel es apoyar la
estrategia general de las unidades de negocios. CUADRO No. 22
OBJETIVO META POLITICAS Proporcionar un SIG Realizar constante Controlar
la Se
que
el plan de incentivos que le
contribuya
mejorar
a actualizaciones
de proyección
las datos y necesidades cumplimiento
y
ESTRATEGIAS deberá establecer un
de permita motivar al personal
negociaciones en las de los clientes
metas del área de por el logro de las metas
ventas
ventas.
y
obtener
alcanzadas.
excelentes resultados.
Las Medianas Empresas de Repuestos para Vehículos a través del sistema de Información Geográfica podrán mantener un contacto permanente entre el cliente y la empresa, mantener una capacitación constante para los vendedores, dar a conocer
las estrategias de ventas, para mejorar la
competitividad de la empresa. 9 Estrategias de gestión de Mercadeo:
El mercadeo juega un papel importante en la vida actual y futura de la empresa, porque gracias a todas sus actividades podemos disfrutar de los bienes necesarios para satisfacer las necesidades de los clientes, impactando una acción para conquistar los mercados a través de la promoción de ventas, publicidad y otros; todo esto con el fin de alcanzar los objetivos deseados.
229 CUADRO No. 23
OBJETIVO Conocer con
META POLITICAS la Elegir la localización Constantemente
aplicación del SIG los óptima y/o ubicación identificar
ESTRATEGIAS Participar y patrocinar los distintos
eventos
estilos de vida, gusto y apropiada para las clientes potenciales permita a la preferencias
de
clientes.
que
le
organización
los nuevas aperturas de o nuevos mercados. una ventana para llegar a salas de ventas.
todos los usuarios de sus productos.
Lograr un posicionamiento a través de la implementación del Sistema de Información Geográfico, estableciendo características enfocadas al servicio al cliente y con ello Identificar y satisfacer sus necesidades de acuerdo a los resultados obtenidos a través del SIG implementar proyectos a los diferentes segmentos del mercado de la demanda potencial. 9 Estrategias de gestión de Recursos Humanos
El área de recursos humanos es una de las fuentes principales para el bienestar de una organización, esto conduce a crear un ambiente laboral con actitudes positivas en su personal generando a la vez una impresión positiva de parte de los clientes que demandan este sector. CUADRO No. 24
OBJETIVO Definir
funciones
responsabilidades personal.
META Capacitar y personal
con
POLITICAS al el Promover
la constantemente controlando
del propósito de mejorar comunicación la
atención
cliente.
ESTRATEGIAS Supervisar al personal
al toda
en los
tiempos
para
la ejecución de procesos.
organización.
Proveer al personal encargado de interactuar con el cliente del apoyo necesario para que pueda ejecutar sin demoras y en tiempos reales los procesos que con llevan a la satisfacción en el servicio, con un sistema que detecta las debilidades del área de Recursos Humanos
en
servicio al cliente
de las
la
230 Medianas Empresas Distribuidoras de Repuestos para Vehículos
a fin de
obtener una mayor eficiencia y productividad en el personal, a través de la divulgación y capacitación del personal involucrado, también se debe dar a conocer los beneficios que se obtendrán al implementar el SIG en todas las áreas. 9 Estrategias de gestión de operaciones.
Dentro de las medianas empresas el área de operaciones es la que permite la creación de procedimientos que conlleva a la ejecución de un proceso en la organización. CUADRO No. 25
OBJETIVO
META
POLITICAS
Mantener información Comprobar Verificar
que
la actualizada
implementación del SIG bases minimiza los costos
en
ESTRATEGIAS la
las ejecución correcta del Evaluar
de datos del SIG
para
periódicamente
los
evitar conocimientos adquiridos del
SIG que contribuyan al perdida de tiempo y el SIG minimizando los márgenes mejoramiento
de desgaste financiero
de error al ejecutar operaciones
funciones de las áreas involucradas.
Si se diseñan propuestas con soluciones
en las áreas con deficiencias
relevantes que obstaculizan el buen desempeño de las empresas Distribuidoras de Repuestos Automotrices. La Evaluación del SIG se debe hacer a través del sistema e Implementación de controles específicos.
3.2.4. Etapa IV: Organización.
Para que se lleve a cabo el desarrollo de un Sistema de Información Geográfica (SIG) es necesario que la empresa cuente con la integridad de cada uno de los empleados incrementando así el grado de compromiso, para que este funcione en perfectas condiciones y lograr los objetivos. Se creara un comité de análisis
231 con un miembro de cada área de gestión quienes serán los encargados de dar el seguimiento al sistema.
a) Ubicación en el Organigrama de la Empresa FIGURA No.20
Ubicación en el Organigrama de Comité SIG
Gerente General
Auditoria externa y fiscal
Gerencia Financiera
Comité de análisis y seguimiento del SIG
Gerencia de R.R.H.H.
Gerencia de Operaciones
SUCURSALES
Fuente: grupo de Tesis.
Algunos aspectos a considerar: 9 El comité deberá ser aprobado por la alta gerencia 9 Se reportara directamente a la Gerencia General
Gcia. de Ventas y Mercadeo
232 9 Se deberá contar con el máximo apoyo de la alta gerencia así también que las observaciones sean tomadas en cuenta 9 El comité deberá de estar conformado por un miembro de las distintas áreas de gestión 9 El comité debe contar con el conocimiento del proceso
Es necesario que las personas que intervienen en este proceso estén claras de las funciones y de la responsabilidad que este requiere, a continuación se mencionan algunas características que deben poseer. 9 Habilidad para dirigir 9 Conocimientos de los procesos 9 Simpatía con el personal 9 Responsabilidad en el cumplimiento de metas 9 Alta capacidad para relacionarse y comunicarse con el resto de la empresa 9 Habilidad para dar a conocer la importancia de la implementación del Sistema de Información Geográfica (SIG). 9 Detectar y plantear abiertamente los problemas y las oportunidades
Funciones que desarrolla el comité de análisis 9 Participar en todo el proceso de realización 9 Revisar y modificar procesos de las diferentes áreas de gestión 9 Realizar un análisis de los puestos, de procedimientos y funciones, en caso de no existir proceder con la elaboración con el fin de permitir una mejor relación entre las distintas áreas de gestión. 9 Capacitar a los empleados de la empresa
233 3.2.5. Etapa V: Funcionamiento de la Propuesta del SIG. a) Identificación de actividades involucradas por áreas de gestión con el Sistema SIG. FIGURA No. 21 ESQUEMA DE AREAS DE GESTION CON EL FUNCIONAMIENTO DEL SIG
EVALUACION DE PROYECTOS SIG I N F O R M A C I O N
GERENCIA FINANCIERA
COMITÉ SIG SIG
GERENCIA GENERAL
S O L U C I O N E S
IDENTIFICACION DE NECESIDADES OPERACIONES
MERCADEO VENTAS
R.R.H.H.
PROYECTOS EN EJECUCION
SATISFACCION DE NECESIDADES
FUENTE: Grupo de Tesis
9 Gerencia General Políticas: Inadecuadas decisiones tomadas por diferencias de criterios en las juntas de accionistas o gerencia general, que generan políticas inadecuadas.
Existen ciertos pensamientos por parte de los directivos que impide que se apliquen técnicas de mejora en sus operaciones de una manera adecuada, y
234 caer al grado de no aplicarlas, estas barreras mentales son conocidas como paradigmas empresariales, generando así malas políticas. 9 Gerencia Financiera Una deficiente administración de los pocos recursos de capital: la no utilización de políticas claras de crédito para con sus clientes, paradigma el mejor negocio se cierra de contado. Falta de acceso o capacidad para negociar crédito con los proveedores, realizar eficientes inversiones en activos fijos para poder respaldar la institucionalidad de la empresa, esto contribuirá a la imagen de la empresa en razón de sus estados financieros ante instituciones externas.
Toma de decisiones de Inversiones Financieras: el contar con herramientas administrativas que fundamenten la toma de decisión puede ser el factor que cambie el criterio aplicativo de la inversión.
Comunicación: la comunicación entre diferentes áreas de las empresa es muy importante ya que para poder mejorar la competitividad, y poder aplicar técnicas modernas se necesita de la cooperación de todas las áreas que forman parte de la empresa, una mala comunicación genera, falta de información para mejoras en el desarrollo de las tareas y la coordinación de las actividades de la empresa. 9 Operaciones Gestión de Operaciones: La gestión de operaciones se inicia con la toma de decisiones operativas a cargo de los mandos medios y superiores. La toma inadecuada de estas decisiones da origen a una mala gestión que implica que no se apliquen eficientemente los procedimientos para medir la operatividad de los empleados, la cantidad de personal adecuada que se requiere dentro del área operativa y el manejo inadecuado de los programas de capacitación.
235 También una mala gestión influye en que no haya una revisión adecuada y frecuente de manuales de procedimientos lo cual genera que estos estén incompletos y que en algunas tareas no existan manuales para la realización de esas operaciones.
Los Productos defectuosos: La elaboración de pedidos de productos defectuosos o baja calidad, puede surgir por la falta de calidad en los procesos de selección de proveedores, como también por desconocimientos de la verdadera demanda del mercado.
En algún
momento del proceso pedido, estos productos suponen para la
empresa: 9 Perdida de la inversión efectuada hasta que se descubre el defecto. 9 Reclamos constantes de otras piezas en sustitución de la anterior. 9 Tiempo y recursos en reparar defectos en la pieza, si tiene reparación o devolución al cliente, así como existencias de obsoletos. 9 En el peor de los casos desechar la pieza definitivamente.
Rechazos: Son consecuencia directa de la existencia de productos defectuosos, o de piezas equivalentes que no corresponden a la descripción.
Inventarios mal almacenados: Muchos productos son apilados directamente en el suelo sin mantener un orden y ante cualquier humedad o derrame generan pérdidas.
Gestión de inventarios: Una mala gestión de stock puede generar situaciones de sumo cuidado en los inventarios como lo pueden ser, el exceso de algunos productos de baja rotación, también la ruptura de los stocks de inventario que es la falta de productos de alta rotación. El no tomar en cuenta los tiempos de de negociación y envió de los pedidos. La pérdida de productos es otro problema muy importante en la gestión de inventario por la mala contabilización
236 que se cuenta en las bodegas y el control de entradas y salidas que existen en estas.
Personal: el personal no calificado y sin capacitación en el área de control operativo y supervisión, genera el mal uso de herramientas y la interpretación errónea de los resultados obtenidos por las pruebas y mediciones a los productos para determinar el nivel de calidad que se esta obteniendo. 9 Mercadeo / Ventas Procesos productivos: Existen una gran cantidad de actividades innecesarias para la realización de la venta del producto, volviendo ineficiente el proceso, no aprovechando al máximo los recursos y el tiempo.
Tiempos de procesos: Los tiempos requeridos para la ejecución de una tarea efectuada según un método definido, en muchos casos no es cumplida en su cabalidad generando así un tiempo estándar alto.
Inflexibilidad de los procesos: La rigidez de algunos procesos no permite un tiempo de respuesta inmediato a los cambios inesperados en la demanda.
Desperdicios: Entre estos se pueden mencionar: • Cuellos de botella. • Falta de agilidad en el servicio, por espera entre operaciones • Exceso de inventarios. • Obsoletos. • Movimiento innecesario. 9 Mano de obra: La mano de obra no calificada ocasiona un alto grado de errores, deterioro en el servicio, en la asesoría brindada al cliente a cerca del producto y un deficiente servicio.
237 Métodos de control: la deficiencia en los métodos de control de calidad en el servicio y en el producto, como lo son: Selección de las unidades de medición, Fijación de las mediciones, Establecimiento de los estándares de desempeño, Medición del desempeño real, Interpretación de las diferencias, Corrección de las diferencias. Dan como resultado una gran cantidad de errores y de mala calidad en el servicio.
Planificación y Logística de Ventas Retrasos en las Entregas: Hay Empresa que sufren el síndrome de los pedidos urgentes, lo que genera dificultades con los empleados y trabajadores que son sometidos a presiones y genera gastos en tiempos y unidades de distribución. Las urgencias son consecuencias de una falta de adaptación de los procesos de distribución a las exigencias del mercado, que se traducen en un constante aumento en el incumplimiento de los plazos de entrega.
Mala distribución de los puntos de ventas o sucursales: el no tener una herramienta tecnológica respaldada y aprobada por otras instituciones en la aplicación de las tomas de decisiones de GeoMarketing.
b) Esquema de evaluación del SIG
Antes de desarrollar el esquema de evaluación de proyectos de inversión financiera SIG, tiene que estar claro el concepto de herramienta administrativa para su mejor comprensión.
Herramientas Administrativas: Se definen como las que permiten a las organizaciones generar, acceder, almacenar y transmitir de forma eficiente la información de la empresa. Por lo antes expuesto; las herramientas administrativas son aquellas que nos permiten, la administración eficiente de la información y el conocimiento en la organización.
238 Como cualquier otra herramienta, están diseñadas para facilitar el trabajo y permitir que los recursos sean aplicados eficientemente intercambiando información y conocimiento dentro y fuera de la organización. Las herramientas administrativas tienen que tener dos características bien identificadas: 9 Administración de datos relacionados (información o data) 9 Administración de información razonada (conocimiento)
Por lo antes expuesto se puede concebir al Sistema SIG como una herramienta administrativa en el que se puede desarrollar varios elementos importantes en la actividad de la empresa, generando muy buenos resultados.
Todo sistema integra tres grandes elementos: 9 Como elementos de entrada del sistema se consideraran para efectos de este estudio algunos componentes claves en una empresa tales como: clientes, proveedores, distribución, Recurso Humano e inventarios. 9 Como parte del proceso en la plataforma SIG (la base de datos SIG) hay componentes importantes que se relacionaran tales como: datos alfanuméricos (registros, estadísticas, tendencias entre otras), que son obtenidos por varios medios como centro de servicios, encuestas, reportes, entre otras. 9 Como elementos de salida diferentes resultados siendo, siempre el mas idóneo para analizar el elemento de entrada. Entre los que podemos mencionar segmentación de mercado, estrategias de distribución, proyecto de mejora e inventarios eficientes.
239 FIGURA No. 22
SIG ENTRADA
PROCESO
PROVEEDORES
9 9 9 9 9 9
CLIENTES DISTRIBUCION RRHH
CALL CENTER. ENCUESTAS. REPORTES. SOLICITUDES. REGISTROS. CRM
BASE DE DATOS
INVENTARIOS
RESULTADOS
SEGMENTO DE MERCADO PROVEEDORES
SEGMENTO DE MERCADO CLIENTES
ESTRATEGIAS DE DISTRIBUCION
PROYECTOS DE MEJORA
SALIDA ELABORACION DE PROYECTOS. COMITE
ASIGNACION DE RECURSOS PROYECTOS EN EJECUCION
Fuente: Grupo de Tesis.
INVENTARIOS EFICIENTES
240
c) Flujos de procesos
Flujo de procesos de Selección de Proveedores A continuación se detallan los procedimientos para la selección de proveedores FIGURA No. 23
Reconocimiento del problema
Descripción general de necesidades
Búsqueda del Proveedor
Especificación del Proceso
Solicitud de Propuesta
Revisión del desempeño del Proveedor
Selección de Proveedores
Especificación del Pedido
Para comprar se deben identificar los proveedores mas apropiados mediante la búsqueda por catalogo en línea, directorio telefónico, ferias comerciales, fax entre otros. Se elabora una solicitud de propuesta para la selección de proveedores en base al Sistema de Información Geográfica (SIG), este para evaluarlos tiene que tomar en cuenta los siguientes atributos. ¾ Precio ¾ Confiabilidad del producto ¾ Confiabilidad del servicio
241 ¾ Flexibilidad del proveedor ¾ Confiabilidad en la entrega
Flujo de identificación y de clientes FUGURA No. 24
Registros Internos (Bitácora de Ventas)
Formato de sugerencias
Registro de Precios
Encuesta a los clientes
Satisfacción de los clientes
Para realizar una gestión sobre la relación con los clientes
es necesario
mantener la información actualizada mediante el Sistema de Información Geográfica (SIG), en cuanto, a gustos y preferencias. La estrategia de la empresa tiene que estar centrada en anticipar, conocer y satisfacer las necesidades y deseos presentes de los clientes, por ello debe tomar en cuenta siguientes herramientas: ¾ La creación de anuncios publicitarios ¾ Promociones atractivas ¾ Distribución de panfletos ¾ Habilitar pagina web ¾ Realizar llamadas telefónicas a referidos
242
Flujo de proceso de selección y retención de clientes FIGURA No. 25
Personas Sospechosas
Personas Descalificadas
Clientes Primerizos
Clientes Repetitivos
Clientes Inactivos o Ex_clientes Clientes Permanentes
Miembros
Socios
Fuente: Grupo de Tesis
Para retener clientes la empresa debe crear programas de retención, tomando en cuenta algunos aspectos importantes que se detallan a continuación.
Flujo de proceso de Distribución
243 FIGURA No. 26 Emisión de documentos: Factura, C.C.F
Solicitud de pedidos
Verificación de rutas
Revisión de productos
Asignación de unidad a utilizar
Traslado de mercadería
Tiempo de entrega
Entrega al cliente
Fuente: Grupo de Tesis
Para una distribución eficiente se debe identificar el tipo de producto y verificar el estado de este de acuerdo al pedido solicitado, previo a un análisis de estrategias de distribución evaluadas mediante del Sistema de Información Geográfica (SIG), se realiza la verificación de rutas y asignación de tiempos para realizarla. Flujo de Recursos Humanos FIGURA No. 27 Identificación de necesidades
Identificación de posibles soluciones
Evaluación de vent. y dev. de posibles soluciones
Selección de posibles soluciones
Solución final
Solicitud de proyecto de mejora
Aprobación de proyecto de mejora
Evaluación de proyecto de mejora
Fuente: Grupo de Tesis
244 Dentro de las Medianas Empresas son muchas las necesidades existentes, mediante el Sistemas de Información Geográfica (SIG), se puede identificar y priorizar aquellas que a través de un proyecto de mejora pueden generarle valor agregado a la empresa Flujo de Inventarios FIGURA No. 28
Identificación de necesidades de producto
Análisis de información relacionada con pedidos
Elaboración de pro forma de pedido
Verificación de pedidos pendientes
Identificación del proveedor
Envío de pro forma de pedido
Revisión y análisis de cotización
Recepción de cotización
Negociación financiera
Solicitud de asignación de recurso
Recepción de los productos
Autorización de cotización
Fuente: Grupo de Tesis
El máximo reto dentro de la administración de los activos de una empresa contar con el abastecimiento de inventarios eficientes, para lograrlo debe tener un proceso definido y la información necesaria en el momento oportuno. Para ello el Sistema de Información Geográfica (SIG), provee una relación entre la información que orienta sobre las necesidades de la demanda y las existencias de las Medianas Empresas Distribuidoras de Repuesto para Vehiculo.
245 c) Herramientas de aplicación para la Información de Análisis de la toma de decisiones FIGURA No. 29
La segmentación de mercados clientes 1º ETAPA DE ESTUDIO
S E G M E N T O
A través del Sistema de Información Geográfica se puede realizar entrevistas de exploración, para entender mejor las motivaciones y conducta de los consumidores, sirve para recavar datos acerca de los atributos e importancias y calificaciones de marcas; patrones de uso del producto, datos demográficos, geográficos, psicograficos, y mediagraficos de los consumidores.
D E M E R C A D O
2º ETAPA DE ANALISIS Se aplica el análisis de datos para eliminar variables con alta correlación, y luego se aplica análisis de agrupación para crear segmentos de mercados. Lo que permite en el SIG un mejor filtro de información.
3º ETAPA DE PREPARACION DE PERFILES Mediante el SIG se tiene información actualizada sobre los gustos y preferencias de los consumidores lo que ayudaría a la Preparación de perfiles de cada grupo en términos de sus actitudes, conductas, demografía, psicografia. Esta segmentación debe repetirse periódicamente porque los segmento de los mercados cambian.
Fuente: Grupo de Tesis
Dentro de un Sistema de Información Geográfica (SIG) el esfuerzo es para mejorar la precisión del funcionamiento de las empresas. Este es un enfoque a medio camino entre un mercadeo directo y un mercadeo individual, ya que los compradores de cada segmento son muy similares entre los deseos y sus necesidades; además el segmento de mercado puede ofrecer varios beneficios a las empresas, puede crear una oferta de producto o servicio mas afinada y ponerle el precio apropiado para los clientes objetivos y facilitar la búsqueda de información a través del SIG.
246 El SIG retoma de la información existente dos variables muy importantes como son: la Segmentación Geográfica y La segmentación demográfica para generar análisis de datos. SEGMENTACION GEOGRAFICA
SEGMENTACION DEMOGRAFICA En esta segmentación, el mercado se divide en grupos con
La segmentación geográfica es la parte principal del base a variables las cuales se pueden medir a través del Sistema de Información Geográfica (SIG) mediante esta Sistema de Información Geográfica (SIG) como por segmentación se puede dividir el mercado en diferentes ejemplo, sexo, edad, ocupación, ingresos; las variables unidades geográficas las cuales ayudan al momento de demográficas son las bases mas utilizadas para distinguir tomar una decisión de cualquier índole y contribuye grupos de clientes. Una razón es que los deseos y grandemente en las Medianas Empresas de Repuestos preferencias de los consumidores están relacionados con variables demográficos y además son variables más fáciles
Automotrices a la mejora continua.
de medir a través del proceso del SIG.
En las Medianas Distribuidoras de Repuestos para Vehículos su rol principal es la comercialización de los productos que son importados del extranjero o comprados en plaza nacional sus proveedores no siempre son los fabricantes del producto, por la
cantidad de lotes
que se producen en los países de
procedencia como Taiwán, Corea, Japón entres otros; se hace uso de empresas intermediarias que tienen la capacidad de un volumen de compra pues tienen como clientes regiones completas como Centro América. FIGURA No.30
SEGMENTO DE MERCADO PROVEEDORES PROCECENCIA DEL PRODUCTO
CLASIFICACION DE LAS EMPRESAS
EXTRANJEROS MAYORISTA
FABRICANTE O INTERMEDIARIO
DISTRIBUIDOR
MINORISTA
NACIONALES Fuente: Grupo de tesis.
247
En el esquema se detallan los diferentes segmentos de mercado de proveedores que ofertan los diferentes productos que las Medianas Empresas para Vehículos demandan. 9 Distribuidor: Este segmento lo constituyen las empresas que compran volumen considerable de productos y que su giro es realizar una distribución generalmente al mayorista sin dejar a un lado los minoristas. 9 Mayorista: este segmento lo forman por lo general aquellas empresas que su fin es seguir el canal de comercialización del producto como la pequeña y microempresa de Repuestos para Vehículos, también algunas empresas que por el giro de su actividad se convierte en mayorista de repuestos para vehículos como pueden citarse las Aseguradoras y la gran empresa por la amplitud de su flotilla vehicular. 9 Minorista: este segmento de mercado esta integrado por todas aquellas empresas que demandan el producto para comercializarlo pero en menor cantidad
la mediana empresa en general, talleres y extranjeros que
vienen a comprar a la plaza San Salvador.
Existen informes sobre la calidad de los proveedores, los cuales involucran a los clientes a hacer todo lo posible, por asegurarse de que sus proveedores reciban un flujo continuo de información oportuna, clara y coherente acerca de su desempeño, todo esto se puede medir mediante el sistema SIG. Para ayudar al proveedor a emprender una acción es indispensable informarle los números de los embarques, las cantidades exactas implicadas, las fechas y la descripción precisa de los productos. Se manejan tres criterios en el desempeño de los proveedores que son: 9 Calidad de los procesos productivos y productos. 9 Tiempos de entregas.
248 9 Negociación de costos y formas de financiamiento
A través del SIG se puede medir un índice general de desempeño de los proveedores estos tienen una tendencia a ofrecer a los clientes mas de lo que realmente necesitan como una manera de aumentar la ganancia cuanto mas organizados y realistas son los planes de los clientes desde el comienzo, mas satisfechos tienen a estar con el contrato.
Los clientes requieren atención, tiempo y recursos inadecuados a la gestión del contrato, las Medianas Empresas de Repuestos no deben subestimar el tiempo y el esfuerzo necesario para garantizar el éxito.
Estrategias de Distribución FIGURA No.31
CANALES DE DISTRIBUCION
Proveedores
Transpor -tistas y Bodega
Fabricante
Transpor -tistas y Bodega
Distribuidores
Transpor -tista
Clientes
Fuente: Grupo de tesis
El Sistema de Información Geográfica (SIG) es una herramienta muy importante en los canales de distribución, ya que mediante este podemos tener entregas más eficientes con menos costos. El SIG busca nuevos mercados cuyas necesidades puedan ser satisfechas con los productos actuales: 9 Las empresas distribuidoras de Repuestos pueden identificar grupos de clientes áreas geográficas para ser más eficientes la distribución.
249 9 Las empresas podrían obtener canales de distribución adicionales, organizados, estratégicos en las áreas actuales, con la flexibilidad de integrar cualquier área nueva. 9 La localización optima de puntos de venta en nuevos lugares a nivel nacional e internacional.
Proyectos de Mejora FIGURA No.32
Fuente: elaboración de grupo.
Si las Medianas Empresas Distribuidoras de Repuesto para Vehiculo desean que su recurso humano implemente en cada una de sus actividades la mejora continua tiene que crear en sus áreas de gestión esa actitud. Es así, como las diferentes áreas de gestión identifican los proyectos de mejora necesarios que podrán ser analizados y comparados con la información que el Sistema de Información Geográfica (SIG) genere. Para que de acuerdo, a toma de decisión que resulte se apruebe o deniegue. Estos proyectos pueden ser:
250 9 Mejoramiento de procesos. 9 Planes de Capacitación. 9 Planes de incentivos.
Inventarios Eficientes FIGURA No.33
Solicitud de pedido en base a información SIG
Recepción de pedido
Revisión y análisis de la información para la Cotización
Asignación de Recursos
Las Medianas Empresas Distribuidoras de Repuestos para Vehículos trabajan por hacer, de la fuente generadora de sus operaciones un excelente uso de los recursos financieros, y es así como surgen varias interrogantes al momento de abastecer sus inventarios: ¿Qué comprar?, ¿Cuánto comprar?, ¿A quién comprar?, ¿Cuál es el stop idóneo?. Las anteriores preguntas pueden ser analizadas a través del SIG, en busca de tener inventarios eficientes con el mínimo de obsolescencia, realizando un análisis minucioso de los proveedores para asegurarse que los productos que ofrecen los respalde estándares de calidad y poder satisfacer las principales necesidades de la demanda.
251 1.2.6. Etapa VI. Evaluación y Control del Sistema Es esta etapa se van a definir los puntos importantes para llevar a cabo la implementación del Sistema de Información Geográfica (SIG), definiendo el factor tiempo como muy importante para el correcto desarrollo de las estrategias a la vez llevando a cabo la actualización de las mismas, con el objetivo principal de proporcionar un feedback estratégico sobre todo el proceso de la implementación del sistema.
a) Revisión de las Estrategias en períodos de tiempo. Después de haber establecido los indicadores, las metas y los objetivos estratégicos para cada una de las Perspectivas (Financiera, Operaciones, Recurso Humano, Mercadeo y Venta), que forman parte de la implementación del Sistema de Información Geográfica (SIG), es necesario monitorear la evolución que ha tenido el sistema para lo cual se deben realizar revisiones estratégicas por períodos de tiempo (mensual y trimestral), en los cuales se revisen los resultados financieros derivados de la gestión, destacando como lo más importante una evaluación de cerca para determinar si la empresa esta logrando sus metas estratégicas generales en cuanto a los clientes, procesos internos, formación y crecimiento de la misma.
De esta forma las revisiones de desempeño estratégico alcanzan a revisar el pasado y a la vez aprender del futuro. Estas revisiones son importantes ya que deben estar enfocadas a tratar sobre temas estratégicos, y no solo sobre temas operativos ya que las dos partes deben de ir de la mano.
b) Presentación y Análisis de los resultados. Para la presentación de los resultados obtenidos luego de la evaluación del desempeño estratégico, se recomienda poner en marcha el uso correcto de la tecnología informática, ya que con ello se facilita el cálculo de los distintos
252 indicadores de problemas, de hecho también es más fácil lograr un control de los resultados de la evaluación del desempeño sobre el personal de la empresa.
El uso correcto de la tecnología informática, que se recomienda puede llevarse a cabo mediante la implementación de la creación de un sitio Web, que les permita al personal y a los clientes obtener mejor información sobre este sector en un menor tiempo posible, a la vez la implementación de un sitio Web, que facilitara la entrada de pedidos con menos tiempo, además de las soluciones tecnológicas mencionadas anteriormente también se pueden tener Software compatible con el nuevo sistema, con el fin de satisfacer siempre las necesidades de los clientes.
Estas soluciones tecnológicas contribuirán a que el comité directivo del proyecto, logre obtener los resultados esperados en menor tiempo y con un análisis mas profundo a cerca de la evaluación sobre el buen funcionamiento del SIG, y que entre estos resultados sobre el nuevo Sistema se obtengan soluciones como un entorno amistoso entre la empresa y el cliente, además un fácil acceso sobre la información de los clientes para la empresa y viceversa.
En este análisis de resultados es esencial poder determinar el nivel de conciencia de parte de los usuarios, es decir lograr que el personal este consiente de que el Sistema de Información Geográfica (SIG), se encuentra en funcionamiento en todo momento, lo que indica que cualquier interesado puede obtener la información requerida cuando lo desee.
Además se recomienda que las evaluaciones del desempeño sobre el personal se realicen en periodos mensuales con el fin de poder corregir desviaciones y que los resultados sean satisfactorios.
253 CUADRO No. 27
MATRIZ EVALUACION DEL SIG ETAPAS A EVALUAR
RESPONSABLES
ACCIONES A
RESULTADOS
EVALUAR ETAPA I
Definir
ESPERADOS
el
Sector,
DIAGNOSTICO
desarrollo y el papel
SITUACIONAL
de la empresa.
Comité encargado del Altos Ejecutivos de la
Confirmar la visión.
Participación oportuna de los empleados.
proyecto.
Mayor
conocimiento
sobre la empresa y la posición que tiene en
empresa.
el mercado Líderes de opinión de
estrategias.
la empresa. ETAPA II
Establecer
las
DEFINICION DEL
perspectivas
SISTEMA.
(financiera,
Contratación
del
consultor externo. Comité encargado del proyecto.
operaciones,
Determinar la visión según
cada
empresa.
empresa. Comunicar la visión de la empresa. Comunicar
Líderes de opinión de
los
objetivos y estrategias de la empresa.
la empresa.
perspectiva
Evaluación de las
estrategias integrales de la
Altos ejecutivos de la
mercadeo.)
Conocer la visión y sus
estratégica. ETAPA III
Identificar los puntos
ESTRATEGIAS DEL
críticos para el logro
MODELO SIG
del
Comité encargado del Altos ejecutivos de la
Alinear y evaluar los
Líderes de opinión de
de
los
proyecto.
la
éxito
Eficiencia y eficacia en
Participación
masiva
de los empleados de la
la empresa
puntos críticos.
del del
SIG.
empresa.
empresa.
procesos
funcionamiento
empresa. ETAPA IV ORGANIZACIÓN DEL SIG
Selección
de
los
estratégicos
para
Identificar la relación Establecimiento para
Altos ejecutivos de la
Comunicar
los
resultados
Líderes de opinión de la empresa
causa y efecto.
Evaluación sistemática de la empresa.
empresa.
cada perspectiva.
metas
Comité encargado del proyecto.
indicadores
de
la
evaluación.
Aumento
de
operaciones
de
en
las la
empresa.
cada
perspectiva. ETAPA V FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA
Revisión
de
estrategias
las en
Análisis
de
y
empresa.
Actualización de las
Personal
motiva
entusiasta.
los
resultados.
estrategias.
empresa
Mejora en la toma de de decisiones de la
proyecto. Altos ejecutivos de la
períodos de tiempo. Presentación
Comité encargado del
Feedback estratégico.
y
254 ETAPA VI
Establecimiento
Comité encargado del proyecto.
nuevos objetivos.
EVALUACION Y CONTROL DEL SISTEMA
de
Altos ejecutivos de la
Plan de acción Definición
empresa.
de
Líderes de opinión de
Resultados. Puesta en marcha Cronograma
la empresa de
actividades.
Satisfacción
de
los
clientes. Fijación y aumento de clientes potenciales. Competitividad. Mejores costos para la empresa
Presupuesto.
4.
PLAN DE IMPLEMENTACION DE LA PROPUESTA
El proceso de implantación de una nueva tecnología en la organización implica la aplicación de una metodología que garantice minimizar el impacto organizacional que genera su implementación en la organización, y mejore las relaciones de eficiencia, efectividad, eficacia, calidad, productividad y competitividad.
Objetivo. Proponer una serie de procedimientos que faciliten la implementación del Sistema de Información Geográfica, en las Medianas Empresas Distribuidoras de Repuestos para vehículos (SIG).
Recursos para la implementación del SIG. 9 Recurso Humano 9 Recurso Técnico 9 Recurso Financiero.
Recurso Humano. Capacitación a Usuarios: Para la implementación del SIG, se ejecuta un plan de capacitación a los usuarios del SIG. Dicho plan contempla la enseñanza en el manejo de las herramientas, aplicaciones y módulos elaborados para el sistema por medio de los cuales se extraerá la información necesaria.
255 Divulgación del Sistema: Para garantizar la eficiencia de la implementación del Sistema es necesario establecer un proceso de divulgación en todos los niveles jerárquicos. Se debe mantener informado a todo el personal de los cambios que vayan surgiendo en la empresa con la implementación del SIG.
Recurso Técnico. Para implementar un Sistema de Información Geográfico (SIG), se debe tener en consideración que implica un proceso de implementación de una nueva tecnología, es decir un cambio de una situación actual a una situación deseada, lo cual requeriría considerar diversos aspectos que condicionan el proceso de implementación.
Este recurso es indispensable para el desarrollo de la implementación del sistema, ya que mediante este se elaboran informes, se mantienen controles y se realizan presentaciones de la información generada.
Recurso Financiero. Para la implementación de un SIG es importante disponer de un apoyo económico, de lo contrario no puede llevarse a cabo su implementación, en este sentido contando con dicho apoyo deben seleccionarse los instrumentos existentes más adecuados los cuales permitan establecer un ambiente deseado. Se deben estimar fondos necesarios para la adquisición de mobiliario y equipo y pagos de salarios al personal de la Unidad Integradora.
Aspectos a Medir con la Aplicación del Sistema. El Sistema permite evaluar los siguientes aspectos: 9 Identificación de la Organización y el Tipo de Información Geográfica que Maneja.
256 9 Metodología Empleada. De este aspecto se pretende evaluar si la organización empleara una metodología existente o una metodología propia, una descripción de cuáles son los pasos que contempla dicha metodología, si utilizó los servicios de consultoría para implantar el SIG, y según el juicio del evaluado identificar si considera a la metodología empleada una metodología abierta o cerrada según el contexto de aplicación. 9 Eficiencia y Efectividad. Se evaluaron tres aspectos que reflejan la eficiencia y efectividad organizacional según la orientación del SIG implementado como lo son: el grado de satisfacción de lo esperado, su contribución en los procesos organizacionales y su aplicabilidad, función o utilización del sistema. 9 Impacto Organizacional. Este aspecto es el más importante para evaluar una metodología SIG, ya que de él depende el éxito o no de la implementación de un SIG; con el propósito de establecer el grado de impacto generado por la implementación de un SIG.
Actividades o Tareas Mejoradas con la Implementación del SIG. Las tareas o actividades que mejoraron con la implementación del SIG, son las siguientes: 9 La toma de decisiones mediante la obtención de información precisa y confiable. 9 La actualización de datos gráficos y atributivos. 9 La cantidad y calidad de consultas mediante la creación de una base de datos digital.
257 9 La calidad en la producción de reportes. 9 Los procesos de captura y almacenamiento de datos
Consecuencias de Implementación del SIG. Las consecuencias más inmediatas como resultado de la implementación de un SIG en la organización, deben ser los siguientes: 9 Resistencia al cambio. 9 Reducción de personal. 9 Automatización de procesos y actividades. 9 Reorganizaciones. 9 Transferencia Tecnológica. 9 Mejoras en la Toma de Decisiones
Beneficios Obtenidos con Implementación del SIG. Los beneficios como resultado de la implantación del SIG, se pueden mencionar algunos: a) Inventario completo de recursos b) Facilidades de análisis, consulta y representación de la información geográfica d) Información precisa y actualizada para mejorar la toma de decisiones e) Mejores tiempos de respuesta f) Generación de modelos para análisis marketing, localización optima, estrategias de distribución y rutas.
258 •
Presupuesto de Implantación del SIG.
Se presenta
a continuación el
presupuesto mínimo que se requiere para
implementar el SIG en las mediana empresa distribuidora de repuesto para vehiculo de la zona metropolitana de San Salvador.
Este presupuesto contempla
los recursos mínimos
necesarios para
implementar el SIG como son: Recursos humanos, Materiales y técnicos.
CUADRO No. 29
Recursos Humanos Firma Consultora
Cantidad 90 horas
Precio
Sub - total
$3,500.00 $3,500.00
Materiales Papelería
$ 900.00 $ 900.00
Técnicos Conexión IP
1
$ 112.00 $ 112.00 $4,512.00
Sub – Total Gastos Imprevistos (10%)
$ 451.20 $4,963.20
Membresía Mensual
1
$ 113.00
Queda a opción de la empresa la adquisición de software, con las consultas realizadas el presupuesto presentado considerando acceso vía Internet es la mejor decisión.
la cancelación de un
259
•
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE INFORMACION GEOGRAFICA (SIG). CUADRO No. 28
MES 1 ACTIVIDADES A RELIZAR
RESPONSABLES
1
Presentación del Sistema
Equipo que elaboró la propuesta
2
Contratación de un Consultor
Depto. De compras y Alta Gerencia
3
Obtener el apoyo de la Alta Dirección
Consultor, Alta Gerencia
4
Formación del grupo encargado del proyecto
Alta Dirección y consultor
5
Comunicación del Sistema
Unidad integradora y Recursos Humanos
6
Migración de Datos
Unidad integradora, Alta gerencia.
7
Evaluación del Sistema.
Alta Dirección y Unidad integradora
8
Seguimiento del proceso de implementación
Unidad integradora
MES 2
MES 3
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
MES 4 1
2 3 4
260