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DEPARTAMENTO DE BOLIVAR MUNICIPIO DE TURBANA
ALCALDÍA DE TURBANA ADMINISTRACION CENTRAL VERSION:01
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO
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NOMBRE DEL PROCESO
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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NOMBRE DEL PROCESO
INDICE PAGINA INTRODUCCIÓN 1.
ALCANCE Y APLICACIÓN
6
2. 2.1. 2.2.
OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS
9 9 9
3.
MISIÓN
10
4.
VISIÓN DEL ESQUEMA DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL
11
5.
VISIÓN PERIODO DE GOBIERNO 2008-2011
6.
SIMBOLOGÍA PARA EL DISEÑO DE PROCESOS A TRAVÉS DE DIAGRAMAS DE FLUJOS
12
7.
ORGANIGRAMA
15
8.
MARCO LEGAL
16
9.
ACTUALIZACION Y CONSERVACIÓN DEL MANUAL
17
10. 10.1. 10.2 10.3.
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEFINICIONES CONCEPTUALES IDENTIFICACION DE DOCUMENTOS IDENTIFICACION DE CARACTERES
17 18 19 20
11.
PROCESOS MISIONALES
21
11
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11.1. 11.1.1. 11.1.2. 11.1.2.1 11.1.2.2
PROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCESO DE GESTION EN EDUCACION PROCESO DE GESTION EN SALUD PROCEDIMIENTO DE PROMOCION Y PREVENCION PROCEDIMIENTO DE CELEBRACION DE CONTRATOS DEL REGIMEN SUBSIDIADO 11.1.2.3 PROCEDIMIENTO DE SANEAMIENTO BASICO 11.1.2.4 PROCEDIMIENTO DE VIGILANCIA Y CONTROL 11.1.3 PROCESO DE DESARROLLO TÉCNICO AGROPECUARIO 11.1.4. PROCESO DE ADMINISTRACION DEL ACUEDUCTO Y EL ALCANTARILLADO
22 23 34 44 54 62 68 75 84
11.2. 11.2.1. 11.2.2. 11.2.3. 11.2.4.
PROCESO DE GESTION FINANCIERA PROCEDIMIENTO DE GESTION PRESUPUESTAL PROCEDIMIENTO DE GESTION EN TESORERIA PROCEDIMIENTO EN LIQUIDACION DE IMPUESTOS PROCEDIMIENTO DE GESTION CONTABLE
95 109 122 133 140
11.3. 11.3.1. 11.3.2. 11.3.3. 11.3.4.
PROCESO DE GESTION DE CONTRATACION PROCEDIMIENTO DE LICITACION PUBLICA PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN ABREVIADA PROCEDIMIENTO DE CONCURSO DE MERITOS PROCEDIMIENTO DE CONTRATACION DIRECTA
154 169 183 196 209
11.4. 11.4.1.
PROCESO DE GESTION DE GOBIERNO PROCEDIMIENTO DE APOYO A LA JUSTICIA Y A LA CIUDADANIA
219 232
12. 12.1. 12.1.1.
PROCESOS ESTRATÉGICOS PROCESO DE GESTION DE PLANEACION PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACION DEL SISBEN
243 244 261
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13. 13.1. 13.2. 13.3.
PROCESOS DE APOYO PROCESO DE GESTION JURIDICA PROCESO DEGESTION DEL TALENTO HUMANO PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL
269 270 281 291
14. 14.1.
PROCESOS DE EVALUACION PROCESO DE CONTROL INTERNO
297 298
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INTRODUCCIÓN
El presente manual se ha elaborado con el propósito de optimizar la organización interna de la Administración Municipal del Turbana. En este proceso es importante la incorporación física de un sistema de aseguramiento de la calidad, que se logra mediante la documentación, de cada uno de los diferentes procedimientos y quien es el responsable de cada proceso. Para lograr una buena gestión pública municipal, se requiere que todos los funcionarios trabajen por procesos, para lo cual es importante la permanente capacitación,
revisión
y
actualización
de
los
diferentes
procedimientos
previamente establecidos y aplicados a las diferentes actividades que se desarrollan para prestar los servicios a cargo del municipio, con calidad y con la mayor eficiencia y transparencia en el manejo de los recursos públicos. Los
procedimientos
descritos
en
el
presente
manual,
documentados,
estandarizados e institucionalizados constituyen las herramientas básicas para el cumplimiento de la Misión y Visión institucional, de acuerdo con los lineamientos del Plan de Desarrollo Municipal, las políticas del Gobierno Nacional y Departamental. El establecimiento y estandarización de procedimientos hace más viable el autocontrol, puesto que en ellos quedan claramente señaladas las verificaciones
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que se deben hacer para cada una de las actividades que desarrollen, facilitándola la labor los funcionarios y buscando el mejor servicio a la comunidad. Conviene tener en cuenta que el documento está presentado de manera elemental y sencilla para que sea manejable por todos los funcionarios. De acuerdo con lo anterior, este documento será objeto de mejoramiento continuo, razón por la cual, la oficina de Control Interno, en sus evaluaciones periódicas, recomendara los cambios, buscado su adecuación a la estructura del municipio y en cumplimientos las normas sobre control interno y políticas de calidad.
1. ALCANCE Y APLICACIÓN El Manual de Procedimientos se aplica para la Administración Central del Municipio de Turbana Departamento de Bolívar y está dirigido a toda su planta de personal y a los Contratistas que desarrollan funciones de apoyo en las diferentes dependencias.
El Manual de Procedimientos está organizado por Procesos teniendo en las dependencias o áreas de trabajo, y la responsabilidad por funcionarios de la siguiente forma:
1. DESPACHO DEL ALCALDE 1.1
ALCALDE
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1.2
SECRETARIA AUXILIAR DE SISTEMAS
1.3
SECRETARIA DE VIVIENDA Y DESARROLLO
1.4
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
2. SECRETARIA DE GOBIERNO 2.1
SECRETARIO DE GOBIERNO
2.2
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
2.3
INSPECTOR CENTRAL
2.4
SECRETARIA AUXILIAR
2.5
CORREGIDORES
2.6
CELADORES
3. SECRETARIA DE HACIENDA 3.1
SECRETARIO DE HACIENDA
3.2
TESORERO MUNICIPAL
3.3
LIQUIDADOR
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4. SECRETARIA DE SALUD 4.1
SECRETARIO DE SALUD
4.2
PROFESIONAL UNIVERSATARIO EN PP
4.3
PROFESIONAL UNIVERSITARIO EN S.SOCIAL
4.4
PROMOTOR AMBIENTAL
4.5
AUXILIAR DE INFORMACION EN SALUD
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5. SECRETARIA DE PLANEACION Y OBRAS PUBLICAS 5.1
SECRETARIO DE PLANEACION
5.2
ADMINISTRADORA DEL SISBEN
5.3
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
6. UNIDAD MUNICIPAL DE ASISTENCIA TECNICA AGRICOLA 6.1
DIRECTOR DE LA UMATA
6.2
TECNICO AGROPECUARIO
7. ACUEDUCTO TURBANA BALLESTAS 7.1
DIRECTOR DEL ACUEDUCTO
7.2
JEFE DE FONTANEROS
7.3
OPERARIOS
8. OFICINA DE CONTROL INTERNO 8.1
JEFE DE CONTROL INTERNO
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2. OBJETIVOS
2.1. OBJETIVO GENERAL Establecer de forma detallada una guía y estructura metodológica para llevar a cabo la elaboración de los procesos y procedimientos en la administración Municipal de Turbana, en el Departamento de Bolívar.
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Coadyuvar a la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas a los funcionarios municipales. Propiciar la unificación de los procedimientos como herramientas de trabajo. Buscar la eficacia en la realización de las actividades, evitando la repetición de funciones. Servir de medio de orientación al personal que esté vinculado a las diferentes dependencias.
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Optimizar el mejor aprovechamiento de los recursos de la Administración Municipal. Propiciar la supervisión y evaluación del trabajo de las diferentes dependencias.
3. MISIÓN Teniendo en cuenta nuestra Constitución Política de 1991, y lo establecido en el artículo 311 y la ley 136 de 1994, en su artículo 3°, y demás normas pertinentes al municipio de Turbana, como entidad territorial del estado, a través de su administración, le corresponde: Administrar los asuntos municipales y prestar los servicios públicos que determine la Ley, ordenar el desarrollo municipal y construir las obras que demande el progreso municipal, promover la participación comunitaria y el mejoramiento social y cultural de sus habitantes, porque nuestro propósito es siempre servirle a la comunidad en busca de su bienestar. Igualmente planificar el desarrollo económico, social y ambiental del municipio, en coordinación con otras entidades, solucionar las necesidades insatisfechas en salud, educación, saneamiento ambiental, agua potable, servicios domiciliarios, vivienda, recreación y deporte con especial énfasis en la población pobre y vulnerable.
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4. VISIÓN DEL ESQUEMA DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL Turbana se consolidará como un gran centro agropecuario y ganadero del Norte del departamento de Bolívar, atendiendo la demanda de estos productos en la Región. Buscando aprovechar su posición geográfica estratégica cerca de grandes zonas industriales, para convertirse en polo de desarrollo y oportunidades para nuevas industrias. Preservara su vocación, respetando la
sostenibilidad ambiental y diversidad
agroindustrial, buscando el mejoramiento continuo de la calidad de vida de sus habitantes.
5. VISIÓN PERIODO DE GOBIERNO 2008-2011 Al finalizar el periodo “SIEMPRE AL SERVICIO DEL PUEBLO” Turbana, con el apoyo de las entidades Nacionales, Departamentales, las organizaciones no gubernamentales, de la población municipal, liderará en la región norte de Bolívar los subsectores: agrícola, ganadero, como una fuente de ingresos significativos para el municipio; mejorando el saneamiento básico y desarrollo sostenible, aprovechando de manera racional los recursos naturales,
culturales, y
conservación del medio ambiente. Igualmente como estrategia de desarrollo y crecimiento económico, Turbana, contará con adecuadas vías, sin descuidar el cumplimiento de la misión en lo
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social,
en
educación,
salud,
infraestructura
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y
el
desarrollo
institucional
garantizando así la convivencia pacífica. Esta visión estará sujeta a las políticas económicas y sociales de orden nacional, departamental, para lo cual se realizaran todas las gestiones administrativas en busca de cumplir el 100% de nuestros propósitos que buscan mejorar la calidad de vida y el desarrollo armónico del Municipio.
6. SIMBOLOGÍA PARA EL DISEÑO DE PROCESOS A TRAVÉS DE DIAGRAMAS DE FLUJOS Para una mayor comprensión de los procedimientos, a continuación se representa gráficamente la simbología utilizada en el levantamiento de los mismos: Simbología para el diseño de procesos.
SIMBOLO
DEFINICION DE SIMBOLOS DEFINICION SIGNIFICADO Indica la iniciación y terminación del procedimiento, en su interior se escribe la INICIO/FIN
palabra INICIO o FIN
CONECTOR DE
Se utiliza para conectar los diferentes
LÍNEA
gráficas, y con ello orientar el recorrido de la información.
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Representa la actividad que se está llevando a cabo, sea esta para ejecución o ACTIVIDAD
transformación de información, y recursos que dan valor al procedimiento del cual depende, En el espacio interior se debe escribir
la
actividad
que
se
ejecuta,
utilizando un verbo que infinitivo obligue a la acción. Representa
la
preparación
de
un
documento que se elabora en original y MULTIDOCUMENTO
varias copias, utilizando un número por cada copia en icono. Representa la toma de una decisión, cuando puede haber una variación en el
DECISIÓN
flujo
normal
de
las
actividades
del
procedimiento. En su interior se formula una pregunta que genera las diferentes rutas o alternativas del procedimiento. REGISTRO Y/O
Representa la generación de un documento
DOCUMENTO
o registro vital para la continuidad del procedimiento.
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Representa el vínculo que existe con un proceso PROCESO
o
procedimiento
predefinido
externo.
PREDEFINIDO Representa el vínculo que existe con un proceso PROCESO
o
procedimiento
predefinido
internamente.
ALTERNATIVO Identifica
el
archivo
temporal
de
un
archivo
definitivo
de
un
documento. ALMACENAMIENTO Identifica
el
documento. ALMACENAMIENTO Representa el vínculo entre actividades que se encuentran en diferentes lugares del CONECTOR INTERNO
procedimiento, en su interior se debe escribir el número que identifica la actividad con la cual se relaciona. Representa una base de datos y se utiliza para indicar la introducción o registro de
BASE DE DATOS
datos en una base de datos.
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7. ORGANIGRAMA
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8. MARCO LEGAL La Constitución Política en su artículo 209, relativo a la función administrativa, ha estatuido que está al servicio de los intereses generales, basada en los principios de la igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, para cumplir los fines del estado y que la administración pública en todos sus órdenes tendrá un control interno, desarrollado en los términos que señale la Ley. Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones en el Parágrafo del artículo 1º, de esta Ley se determina que las Administraciones deben tener Manual de Funciones y de Procesos y Procedimientos. La Ley 489 de 1998, Estatuto Básico de Organización y funcionamiento de la administración pública, en su artículo 17 ha señalado como política de Desarrollo Administrativo la elaboración de Manuales de Procedimientos. Por lo tanto Los Manuales de Funciones y de Procedimientos se constituyen como una herramienta indispensable para un efectivo control interno dentro de las organizaciones.
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9. ACTUALIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DEL MANUAL Los
manuales de Procesos y Procedimientos están orientados a recoger
sistemáticamente parámetros que le faciliten al personal del municipio, el cumplimiento de las actividades y la forma como deben ser desarrolladas. Es por ello que deben ofrecer una descripción actualizada, clara y concisa de las fases o etapas contenidas en cada proceso y de las actividades que incluyen cada procedimiento. Siempre habrá mejores formas de realizar los procesos y de establecer los procedimientos, por lo que un manual no estará terminado plenamente, sino que deberá ser motivo de actualización permanente. Cualquier modificación que se haga a los procesos o procedimientos, debe ser avalada y autorizada por la oficina de Control Interno; para modificarse un procedimiento se debe registrar el cambio en el formato control de actualizaciones. El registro se llevará de manera cronológica, incorporando al manual las hojas con los cambios generados y extrayendo aquellas que han perdido vigencia.
10. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Antes de definir los procesos y procedimientos es importante definir algunos conceptos y nomenclaturas que se utilizan, para la codificación de un proceso y de
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los procedimientos que lo integran, para así poder determinar si el proceso es Estratégico, Misional, de Apoyo o de Evaluación.
10.1
DEFICIONES CONCEPTUALES
PROCESO: Son las actuaciones administrativas que se realizan para cumplir con un mandato Constitucional o legal, en el desarrollo de la misión institucional
que
se
deba
cumplir,
para
satisfacer
determinadas
necesidades de la comunidad y a cargo del respectivo ente administrativo. PROCESOS MISIONALES: Corresponden al conjunto de actividades que debe realizar el municipio, para cumplir con la funciones que le fija la constitución y la ley de acuerdo con su nivel y naturaleza jurídica, dirigidos a satisfacer necesidades básicas de la comunidad. PROCESOS ESTRATEGICOS: Son aquellos definidos por mandato constitucional, que establecen la obligación de aplicar planes de desarrollo de acuerdo con la naturaleza jurídica de la entidad. PROCESOS DE APOYO: Son los que no tienen relación directa con el mandato constitucional o legal, ni con planes o programas, pero son fundamentales para lograr los objetivos.
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PROCESOS DE EVALUACIÓN: Son los que disponen mecanismos de verificación y evaluación de sistema de control interno, brindan apoyo a la toma de decisiones en procura de lograr los objetivos institucionales, garantizando la correcta gestión de la entidad. PROCEDIMIENTOS: Estos definen la forma como deben realizarse las fases o etapas de un proceso, describiendo las actividades que se deben hacer para lograr el objetivo del respectivo proceso. SIMBOLOGÍA: son las diferentes figuras que representan las diferentes etapas o acciones que hay que desarrollar para iniciar y terminar un procedimiento o proceso. DIAGRAMA DE FLUJO: Es la representación grafica de un procedimiento, identificando las áreas que intervienen y las actividades que desarrollan.
10.2
IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
MC: Manual de calidad PC: Plan de calidad MP: Manual de proceso PR: Proceso
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HOJA 20 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
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CODIGO
NOMBRE DEL PROCESO
PT: Procedimiento RE: Registro DC: Documento
10.3
VERSION: 01
IDENTIFICACIÓN DE CARACTERES
S: Estratégico M: Misionales A: Apoyo E: Evaluación PE: Planeación estratégica GC: Sistema de gestión de calidad DC: Docencia CP. Capacitación AT: Asesoría y asistencia técnica IN: Investigación
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HOJA 21 DE 304
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CODIGO
VERSION: 01
NOMBRE DEL PROCESO
TH: Talento humano GA: Gestión administrativa GF: Gestión Financiera GJ: Gestión Jurídica CT: Gestión en contratación GT: Gestión tecnológica GD: Gestión documental GI: Gestión de comunicaciones institucional GE. Gestión de evaluación
11. PROCESOS MISIONALES Son los que le corresponden al Municipio de acuerdo con su categoría, y por mandato constitucional y legal desarrollar como ente territorial, teniendo en cuenta las competencias y el grado de descentralización, dentro de la evaluación realizada se determinan los siguientes procesos misionales:
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HOJA 22 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-GA-01 GESTION ADMINISTRATIVA
11.1. PROCESO DE GESTION ADMISTRATIVA: Este proceso es uno de los más importantes debido a que comprende todas las competencias, que por Constitución y por Ley debe desarrollar el municipio tales como las contenidas en los planes de desarrollo, programas de gobierno, y demás políticas del Gobierno Nacional y Departamental que como ente territorial están a cargo del municipio, entre los cuales tenemos, la gestión en salud, educación, agua potable y saneamiento básico, construcción de obras de infraestructura y programas de vivienda de interés social, desarrollo agropecuario, gestión en cultura y deportes y desarrollo institucional, y los demás programas que por su competencia sean delegados al Municipio tales como Familias en Acción, Madres Comunitarias, Fomento de la Microempresa, Apoyo a Veeduría Ciudadana y aquellos que de acuerdo a los programas y proyectos de otros entes públicos o privados estén a cargo del Municipio en busca del mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes y el desarrollo económico y social del mismo. Igualmente, a cada proceso administrativo se le desarrollarán los procedimientos que sean necesarios de acuerdo a las competencias que estén a cargo de cada funcionario y las interrelaciones de estos con otros procesos, de tal forma que cada funcionario conozca con claridad los procesos y procedimientos en los cuales es responsable directo y en cuales cumple funciones de apoyo.
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HOJA 23 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-GA-01 GESTION EN EDUCACION
OBJETO: DESARROLLAR LOS PLANES Y PROGRAMAS REFERENTE A LA AMPLIACION DE COBERTURA EDUCATIVA Y EL MANTENIMIENTO DE LAS ESCUELAS Y COLEGIOS Y LA DOTACION DE LOS MISMOS. RESPONSABLE: ALCALDE MUNICIPAL
11.1.1. PROCESO DE GESTIÓN EN EDUCACIÓN: PROPÓSITO: Este proceso incluye todas las acciones relacionadas con las competencias en educación, tales como, la ampliación de cobertura en la educación básica y secundaria y en la dotación y suministro de las escuelas y colegios que se encuentren dentro del municipio, en coordinación con la Secretaría de Educación Departamental y el Ministerio de Educación Nacional. ALCANCE: Este proceso involucra las actividades desempeñadas por el despacho del Alcalde, en cuanto a la ejecución de programas y proyectos de ampliación de cobertura dentro del área urbana y rural del municipio, así como la dotación en infraestructura y equipos, en coordinación con la Secretaría de Educación Departamental y el Ministerio de Educación Nacional de acuerdo con los recursos que de el Sistema General de Participaciones deba invertir el municipio teniendo en cuenta el Plan de Desarrollo Municipal, la Secretaria de Planeación, en cuanto al manejo de la construcción de obras de infraestructura y dotación de las mismas y la Secretaría de Hacienda en cuanto a la ejecución de los recursos del Sistema General de Participaciones para Educación.
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HOJA 24 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-GA-01 GESTION EN EDUCACION
DEFINICIONES: A continuación se define algunos términos que son importantes para entender este proceso: 1) EDUCACIÓN: es un proceso de formación permanente, personal, cultural y social que se fundamenta en una concepción integral de la persona humana, de su dignidad, de sus derechos y de sus deberes. 2) FUNCIÓN SOCIAL: La educación cumple una función social acorde con las necesidades de las personas, de la familia y de la sociedad. 3) NIVELES: es la forma en la que se desarrolla, organiza y se presta el servicio de la educación, entre estos tenemos, preescolares, básica primaria y básica secundaria, media, educación para el trabajo y desarrollo humano, la informal y la educación superior. 4) SERVICIO EDUCATIVO: comprende el conjunto de normas jurídicas, los programas curriculares, la educación por niveles y grados, la educación para el trabajo y desarrollo humano, los establecimientos educativos, las instituciones sociales con funciones educativas, culturales y recreativas, los recursos humanos, tecnológicos, metodológicos, materiales, administrativos y financieros, articulados en procesos y estructuras para alcanzar los objetivos de la educación. 5) CALIDAD Y CUBRIMIENTO DEL SERVICIO: corresponde al Estado, a la sociedad y a la familia velar por la calidad de la educación y promover el
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HOJA 25 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
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CODIGO
PR-M-GA-01
NOMBRE DEL PROCESO
GESTION EN EDUCACION
acceso al servicio público educativo, y es responsabilidad de la Nación y de las entidades territoriales garantizar su cubrimiento. 6) COMUNIDAD
EDUCATIVA:
es
la
conformada
por
estudiantes
o
educandos, educadores, padres de familia o acudientes de los estudiantes, egresados, directivos docentes y administradores escolares. 7) SOCIEDAD: la sociedad es responsable de la educación con la familia y el Estado, colaborará con este en la vigilancia de la prestación del servicio educativo y en el cumplimiento de su función social. 8) EDUCACIÓN FORMAL: es aquella que se imparte en establecimientos educativos aprobados, en una secuencia regular de ciclos lectivos con sujeción a pautas curriculares progresivas, y conducentes a grados y títulos. 9) ETNOEDUCACIÓN: es la educación para grupos étnicos que se ofrece a grupos o comunidades que integran la nacionalidad y que poseen una cultura, una lengua, unas tradiciones y unos fueros propios y autóctonos. 10)PLAN NACIONAL DE DESARROLLO EDUCATIVO: el Ministerio de Educación Nacional en coordinación con las entidades territoriales, preparará por lo menos cada 10 años el Plan Nacional de Desarrollo Educativo,
que
incluirá
las
acciones
correspondientes
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para
dar
HOJA 26 DE 304
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-GA-01 GESTION EN EDUCACION
cumplimiento a los mandatos constitucionales y legales sobre la prestación del servicio educativo. 11)PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL: es aquel que debe responder a situaciones y necesidades de los educandos, de la comunidad local, de la región del país, ser concreto, factible y evaluable. 12)SISTEMA NACIONAL DE ACREDITACIÓN: tiene como fin garantizar al Estado, a la Sociedad y a la familia que las instituciones educativas cumplan con los requisitos de calidad y desarrollo en los fines propios de la educación. 13)CURRÍCULO: Es el conjunto de criterios, planes de estudio, programas, metodologías y procesos que contribuyen a la formación integral y a la construcción de la identidad cultural, nacional, regional y local. 14)AUTONOMÍA ESCOLAR: las instituciones de educación formal gozan de autonomía para organizar las áreas fundamentales de conocimiento definidas para cada nivel, introducir las asignaturas optativas dentro de las áreas establecidas en la ley. 15)PLAN DE ESTUDIOS: es el esquema estructurado de las áreas obligatorias y fundamentales y de áreas optativas con sus respectivas asignaturas que forman parte del currículo de los establecimientos educativos.
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HOJA 27 DE 304
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-GA-01 GESTION EN EDUCACION
16)SISTEMA NACIONAL DE EVALUACION DE LA EDUCACION: tiene como fin velar por la calidad, por el cumplimiento de los fines de la educación y por la mejor formación moral, intelectual y física de los educandos, en coordinación con el ICFES y las entidades territoriales. 17)ALUMNO O EDUCANDO: es el centro del proceso educativo y debe participar activamente en su propia formación integral, y el Proyecto Educativo Institucional reconocerá este carácter. 18)ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL DE LA EDUCACIÓN: administrar la educación en los municipios es organizar, ejecutar, vigilar y evaluar el servicio educativo; nombrar, remover, trasladar, sancionar, estimular, dar licencias y permisos a los docentes, directivos docentes y personal administrativo; orientar, asesorar y en general dirigir la educación en el municipio. 19)INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DE LA EDUCACIÓN: en cumplimiento de la obligación constitucional, el Estado ejercerá a través de la Presidencia de la República la suprema inspección y vigilancia de la Educación y velará por el cumplimiento de sus fines en los términos definidos en la ley. 20)INSPECCIÓN Y VIGILANCIA A NIVEL LOCAL: los gobernadores y alcaldes podrán ejercer la inspección y vigilancia a través de las respectivas Secretaría de Educación o de los organismos que hagan sus veces. En los municipios en los que no exista Secretaría de Educación, el alcalde podrá
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HOJA 28 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-GA-01 GESTION EN EDUCACION
delegar la función de inspección y vigilancia en los directores del núcleo del municipio.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Para desarrollar este proceso se debe tener en cuenta lo establecido en el código de ética, el manual de Funciones, presupuesto, contratación y disponibilidad de recursos, manual de calidad y la cobertura y financiación a cargo del Municipio de acuerdo con los objetivos trazados en el Plan de Desarrollo Municipal. El personal involucrado en este procedimiento debe tener los conocimientos sobre leyes sobre educación, normas de calidad, y el Plan Nacional de Educación. Igualmente, se debe disponer de los recursos logísticos por parte de la administración, como muebles, equipos, software y demás elementos necesarios para el buen desempeño de las actividades que desarrolla cada área para el pleno cumplimiento del objeto de este proceso.
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HOJA 29 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
BASE LEGAL: La Constitución Política de 1991 Ley 115 de 1994 Ley 107 de 1994 Ley 30 de 1992 Decreto 1857 de 1994 Decreto 1859 de 1994 Decreto 1860 de 1994 Resolución 7550 de 1994 Decreto 1581 de 1994 Resolución 2343 de 1996 Decreto 0135 de 1996 Decreto 2343 de 1996 Decreto 3076 de 1997 Ley 715 de 2001 Decreto 196 de 1995
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PR-M-GA-01 GESTION EN EDUCACION
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HOJA 30 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-GA-01 GESTION EN EDUCACION
Decreto 2676 de 1993 Decreto 2680 de 1993
DESARROLLO: Consiste en la descripción de las actividades inherentes para desarrollar el proceso, indicando quien responde por cada actividad. No 1.
2.
3.
4.
5.
ACTIVIDAD/ETAPA Dirige, planifica y coordina la prestación del servicio educativo en condiciones de cobertura, equidad, eficiencia y calidad, en los términos que señale la ley. Coordina con la Secretaría de Educación Departamental y con el Ministerio de Educación Nacional, el mejoramiento, ampliación y calidad de la educación en el municipio. Realiza las gestiones necesarias para asegurar la ejecución de los planes, programas y proyectos con relación al sector de educación. Vigila la aplicación de la regulación nacional sobre tarifas de matrículas, pensiones, derechos académicos y cobros periódicos en las instituciones educativas públicas y privadas. Ejecuta las obras de infraestructura para la construcción, ampliación y mantenimiento de las plantas físicas de los establecimientos
FUNCIONARIO RESPONSABLE Alcalde Municipal
Alcalde Municipal
Alcalde Municipal
Alcalde Municipal
Secretario de Planeación
REGISTROS ASOCIADOS Ley General de Educación 115 y demás normas reglamentarias. Ley General de Educación 115 y demás normas reglamentarias. Plan de Desarrollo Municipal y el Programa de Gobierno. Plan de Desarrollo Municipal y el Programa de Gobierno. Plan de desarrollo y Plan de Inversiones
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CONTROLES Que aplique las normas asumidas por las competencias del municipio Que disponga de los medios para acceder a la ampliación de cobertura Que los incluya en el plan de inversiones y busque su financiación Que realice las solicitudes de las tarifas a los colegios que funcionen en el municipio. Que sean obras de calidad y de acuerdo a las necesidades de la comunidad.
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HOJA 31 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-GA-01 GESTION EN EDUCACION
educativos. 6.
Suministro de vigilancia para los establecimientos educativos
Secretario de Gobierno
7.
Solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Alcalde Municipal
Presupuesto
8.
Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Secretario de Hacienda
Presupuesto
Que sea oportuna para la salvaguarda de los bienes. Solicitud previa al proceso contractual Que se registre el certificado en la apropiación respectiva.
FLUJOGRAMA DESPACHO DEL ALCALDE
SECRETARIA DE PLANEACION
SECRETARIA DE GOBIERNO
INICIO 1 DIRIGE, PLANIFICA Y COORDINA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
2 COORDINA LAS ACCIONES CON LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEPARTAMENTAL Y CON EL MINISTERIO DE EDUCACIÓN
2
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SECRETARIA DE HACIENDA
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DESPACHO DEL ALCALDE
SECRETARIA DE PLANEACION
CODIGO
PR-M-GA-01 NOMBRE DEL PROCESO
SECRETARIA DE GOBIERNO
GESTION EN EDUCACION
SECRETARIA DE HACIENDA
2
3 REALIZA LAS GESTIONES NECESARIAS PARA ASEGURAR LA EJECUCIÓN DE LOS PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS
4 VIGILA LA APLICACIÓN DE LA REGULACIÓN NACIONAL EN EDUCACIÓN
5 EJECUTA LAS OBRAS DE INFRAESTRUCTURA PARA EL DESARROLLO DE OBRAS
6 SUMINISTRO DE VIGILANCIA PARA LOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS
7 SOLICITUD DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
8 EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Certificado de disponibilidad presupuestal
FIN
ANEXOS: Son todos los documentos que se utilizan en la realización de las diferentes actividades de este proceso y los que se producen en el desarrollo del mismo, entre estos tenemos:
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-GA-01 GESTION EN EDUCACION
Plan Nacional de Educación Plan departamental de educación
DOCUMENTOS ASOCIADOS: son los documentos internos o externos que sirven de soporte o de consulta para la correcta interpretación o aplicación del documento en la realización de las diferentes actividades tales como: Plan de Desarrollo Plan Anual de Inversiones Presupuesto
NOTAS DE CAMBIO VERSION DESCRIPCIÓN
NUMERO DE SOLICITUD DE CAMBIO
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FECHA
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-GA-01 GESTION EN SALUD
OBJETO: IDENTIFICAR Y VINCULAR A LOS BENEFICIARIOS DEL RÉGIMEN SUBSIDIADO, REALIZAR ACCIONES DE PROMOCION Y PREVENCIÓN Y DE SANEMAIENTO BÁSICO Y LAS ACTIVIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL EN COORDINACIÓN CON LOS ENTES COMPETENTES. RESPONSABLE: SECRETARIO DE SALUD MUNICIPAL
11.1.2. PROCESO DE GESTIÓN EN SALUD: PROPÓSITO: Este proceso incluye todas las acciones relacionadas con las competencias en salud, tales como, el manejo del régimen subsidiado, manejo de vinculados, planes y programas de saneamiento básico y de promoción y prevención, así como la vigilancia y control de las entidades públicas y privadas que prestan servicios de salud en el municipio. ALCANCE: Este proceso involucra las actividades desempeñadas por el despacho del Alcalde, en cuanto al tipo de contratación de los beneficiarios del Régimen Subsidiado, la Secretaria de Planeación, en cuanto al manejo de la estratificación e identificación de los beneficiarios de los programas sociales, la Secretaria de Salud, en cuanto las acciones, elaboración de contratos, programas de promoción y prevención, saneamiento básico y actividades de vigilancia y control a cargo de esta dependencia. DEFINICIONES: A continuación se define algunos términos que son importantes para entender este proceso: 1) PRINCIPIO DE EFICIENCIA: consiste en la mejor utilización social y económica de los recursos administrativos, técnicos y financieros
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-GA-01 GESTION EN SALUD
disponibles para que los beneficios a que da derecho la seguridad social sean prestados en forma adecuada oportuna y suficiente. 2) PRINCIPIO DE UNIVERSALIDAD: es la garantía de la protección para todas las personas sin ninguna discriminación en todas las etapas de su vida. 3) PRINCIPIO DE LA SOLIDARIDAD: es la ayuda mutua entre las personas, las generaciones, los sectores económicos, las regiones y las comunidades bajo el principio del más fuerte hacia el más débil. 4) PRINCIPIO DE INTEGRALIDAD: consiste en ampliar la cobertura del sistema a todas las contingencias que afectan la salud, la capacidad económica, y en general las condiciones de vida de toda la población. 5) PRINCIPIO DE UNIDAD: es la articulación de políticas, instituciones, regímenes, procedimientos y prestaciones para alcanzar los fines de la seguridad social. 6) PRINCIPIO DE LA PARTICIPACION: es la intervención de la comunidad a través de los beneficiarios de la seguridad social en la organización, control, gestión y fiscalización de las instituciones y del sistema en su conjunto. 7) SEGURIDAD SOCIAL: es un servicio público obligatorio, cuya dirección, coordinación y control está a cargo del Estado y que será prestado por las
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-GA-01 GESTION EN SALUD
entidades públicas o privadas en los términos y condiciones establecidos en la ley. 8) RÉGIMEN SUBSIDIADO: es el conjunto de normas que rigen la vinculación de los individuos al sistema general de seguridad social en salud, cuando tal vinculación se hace a través de una cotización subsidiada total o parcialmente, con recursos fiscales y de solidaridad. 9) SISBEN (Sistema de identificación de beneficiarios de subsidios): es un instrumento de focalización que comprende un conjunto de reglas, normas y procedimientos que permiten obtener información socioeconómica confiable y actualizada de grupos específicos en los distritos y municipios del país. 10) BENEFICIARIOS: son todos los afiliados directos y los familiares que viven bajo su dependencia económica y que hagan parte del núcleo familiar. 11) IDENTIFICACIÓN: consiste en clasificar a los beneficiarios de los niveles I y II del SISBEN en situaciones de extrema pobreza para su afiliación. 12) VINCULADO: son las personas que sin tener la calidad de beneficiarios del régimen subsidiado, temporalmente puede recibir servicios. 13) COBERTURA: es aquella que se presenta por ser un sistema integral, en orden a la ampliación permanente que debe cobijar a todos los sectores de la población.
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-GA-01 GESTION EN SALUD
14) UPC (Unidad de pago por capitación): es el valor fijo anual que reciben del sistema las entidades promotoras de salud, de acuerdo al plan obligatorio en salud. 15) UPC SUBSIDIADA: es la unidad de pago definida por la entidad competente para el régimen subsidiado, con el cual se garantiza la prestación del POSS. 16) PRIMER NIVEL: es el que corresponde a los municipios y a los distritos, la dirección y prestación de servicios de salud del primer nivel de atención, que comprende los hospitales locales, los centros y puestos de salud. 17) FONDO DE SALUD: son los encargados de facilitar el eficiente y oportuno recaudo, asignación, contabilización, administración y control de los recursos para financiar la dirección y la prestación de los servicios de salud de conformidad con los criterios de distribución establecidos en la ley. 18) ACCIONES DE PROMOCIÓN Y EDUCACIÓN: son las acciones de promoción de la salud dirigidas al individuo y a la familia según el perfil epidemiológico de los afiliados, con el objeto de mantener la salud, promover estilos de vida saludables y fomentar el autocuidado y la solidaridad, incluyendo el suministro del material educativo. 19) ACCIONES DE PREVENCIÓN DE LA ENFERMEDAD Y PROTECCIÓN ESPECÍFICA: son las que están dirigidas a los afiliados de manera
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-GA-01 GESTION EN SALUD
obligatoria, podrán ser de tipo individual, familiar y grupal y se orientan a mantener la salud, a prevenir o a detectar precozmente las enfermedades. 20) FOSYGA: es una cuenta adscrita al Ministerio de Protección Social que se maneja por encargo fiduciario, sin personería jurídica ni planta de personal, que tiene por objeto garantizar que la solidaridad del sistema funcione y llegue a todos los niveles de la población. 21) EPS: son las entidades responsables de la afiliación, del registro y carnetización de los afiliados, del recaudo de sus cotizaciones. La oferta de los servicios de salud corresponde a las instituciones prestadoras de salud. 22) CONTRATO DE SERVICIOS: es el convenio que celebran las entidades territoriales con las EPS para la atención de la población beneficiaria del régimen subsidiado y los vinculados. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Para desarrollar este proceso se debe tener en cuenta lo establecido en el código de ética el manual de Funciones, presupuesto, contratación y disponibilidad de recursos, el manual de calidad y la cobertura y financiación a cargo del Municipio de acuerdo con los objetivos trazados en el Plan de Desarrollo Municipal y el Programa de Gobierno Vigente. El personal involucrado en este proceso debe tener los conocimientos sobre ley de seguridad social, tipos de vinculación a la misma, contratación,
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HOJA 39 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-GA-01 GESTION EN SALUD
identificación de factores epidemiológicos, focalización de beneficiarios, presupuesto, normas de calidad y cumplimiento de la misión institucional. Igualmente se debe disponer de los recursos logísticos por parte de la administración, como muebles, equipos, software y demás elementos necesarios para el buen desempeño de las actividades que desarrolla cada área para el pleno cumplimiento del objeto de este proceso. BASE LEGAL: La Constitución Política de 1991 Ley 1122 de 2007 Ley 100 de 1993 Ley 715 de 2001 Ley 10 de 1990 Decreto 3039 de 2007 Resolución 0425 de 2008
DESARROLLO: Consiste en la descripción de las actividades inherentes para desarrollar el proceso, indicando quien responde por cada actividad.
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HOJA 40 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
No 1.
2.
3.
4.
ACTIVIDAD/ETAPA Coordina y ejecuta las acciones de salud contenidas en el Plan de Desarrollo y el Programa de Gobierno Coordina las acciones de los programas de promoción y prevención Ejecuta las políticas del plan territorial de salud en coordinación con las directrices de la Secretaría de Salud Departamental y el Ministerio de Protección Social Supervisa contratos del régimen subsidiado y de ampliación de cobertura.
FUNCIONARIO RESPONSABLE Secretario de Salud
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
REGISTROS ASOCIADOS
PR-M-GA-01 GESTION EN SALUD
CONTROLES Que conozca el Plan de Desarrollo y el Programa de Gobierno Que conozcan los programas de Promoción y Prevención Que se de el cumplimiento de los planes y programas.
Profesional Universitario de Promoción y Prevención Secretario de Salud
Actas de visitas domiciliarias
Profesional Universitario en Seguridad Social
Cuerpo del contrato de acuerdo a los requisitos legales Informes y charlas educativas de acuerdo con los riesgos encontrados Acta de Inspección de cumplimiento de los requisitos
Que sean cumplidas las directrices del régimen subsidiado Que se realicen las inspecciones para detectar focos de residuos que afecten la salud.
Plan Territorial de Salud
5.
Desarrolla las acciones de saneamiento básico para mejorar las condiciones de salubridad de la población
Promotor de Saneamiento Básico
6.
Vigilancia del cumplimiento de requisitos legales de los establecimientos que prestan servicios en el municipio
Secretario de Salud
7.
Otorga licencias de funcionamiento de acuerdo a las solicitudes de los usuarios
Secretario de Salud
Licencia sanitaria
Que se cumplan los requisitos establecidos
8.
Promueve el acceso a los subsidios que otorga el Gobierno a la población vulnerable del municipio
Administrador del SISBEN
Base de datos de beneficiarios depurada
Que se identifique realmente a la población vulnerable
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HOJA 41 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PR-M-GA-01 NOMBRE DEL PROCESO
GESTION EN SALUD
FLUJOGRAMA SECRETARIA DE SALUD
DESPACHO DEL ALCALDE
SECRETARIA DE PLANEACION
INICIO
1 Coordinación y ejecución de las acciones
2 Coordinación de las acciones de promoción y prevención
3 Ejecución de políticas del Plan Territorial de Salud
4 Supervisión de contratos del Régimen Subsidiado
5 Desarrollo de acciones de saneamiento básico
5
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HOJA 42 DE 304
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ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA DE SALUD
CODIGO
PR-M-GA-01
NOMBRE DEL PROCESO
DESPACHO DEL ALCALDE
GESTION EN SALUD
SECRETARIA DE PLANEACION
5
6 Vigilancia del cumplimiento de requisitos legales
8 Promueve el acceso a los subsidios que otorga el Gobierno a la población vulnerable
7 Expedición de licencias de funcionamiento
FIN
ANEXOS: Son todos los documentos que se utilizan en la realización de las diferentes actividades de este proceso y los que se producen en el desarrollo del mismo, entre los cuales tenemos: Plan Territorial de Salud Actas de visita domiciliaria Cuerpo del contrato Informes y charlas educativas Acta de inspección de cumplimiento de los requisitos
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HOJA 43 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-GA-01 GESTION EN SALUD
Licencia de funcionamiento
DOCUMENTOS ASOCIADOS: son los documentos internos o externos que sirven de soporte o de consulta para la correcta interpretación o aplicación del documento en la realización de las diferentes actividades tales como: Manual de selección de personal Manual de funciones Presupuesto
NOTAS DE CAMBIO VERSION DESCRIPCIÓN
NUMERO DE SOLICITUD DE CAMBIO
SIEMPRE AL SERVICIO DEL PUEBLO
FECHA
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GA-01 GESTION EN SALUD
OBJETO: REALIZAR LAS ACCIONES DE PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN TENDIENTES A GARANTIZAR EL BIENESTAR Y LA SALUBRIDAD DE LA POBLACIÓN EN EL MUNICIPIO. RESPONSABLE: PROFESIONAL UNIVERSITARIO EN PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN
11.1.2.1 PROCEDIMIENTO DE PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN: PROPÓSITO: Este procedimiento incluye todas las acciones relacionadas con las competencias en promoción y prevención, tales como, la ejecución de los planes y programas de promoción y prevención, la realización de charlas y capacitaciones a la comunidad en coordinación con la Secretaría de Salud departamental, teniendo en cuenta lo contemplado en el Plan Territorial de Salud y demás competencias que por ley estén a cargo del municipio. ALCANCE: Este procedimiento involucra las actividades desempeñadas por la Secretaría de Salud, en cuanto a la realización de actividades de promoción y prevención, el Despacho del Alcalde en cuanto a la autorización para financiar y ejecutar los planes y programas del plan territorial de salud, y la Secretaría de Hacienda en cuanto al otorgamiento de las disponibilidades presupuestales para la financiación de los diferentes programas y proyectos. DEFINICIONES: A continuación se definen algunos términos que son importantes para entender este procedimiento:
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GA-01 GESTION EN SALUD
1) PLAN NACIONAL DE SALUD PÚBLICA: tiene como objetivo mejorar las condiciones de salud, bienestar, calidad de vida de la población residente en el territorio colombiano, entendiéndose como el producto de la armonización social de actores y la concertación y articulación de las acciones sectoriales e intersectoriales. 2) ENFOQUE POBLACIONAL: son las intervenciones en salud simples o combinadas dirigidas a la población en general que buscan modificar los riesgos acumulados en cada uno de los momentos del ciclo vital, que incrementan la carga de morbilidad, mortalidad u discapacidad. 3) ENFOQUE DE DETERMINANTES: los determinantes son un conjunto de factores que inciden de forma directa en el estado de salud de los individuos y de las poblaciones. El enfoque de determinantes plantea que los resultados en salud de los individuos, grupos, colectividades, dependen de la interacción de cuatro grupos de factores: ambientales, del comportamiento humano, de la herencia y de las respuestas de los servicios de salud. 4) ENFOQUE DE GESTION SOCIAL DE RIESGO: se plantea como un proceso dinámico, creativo en el cual se construyen soluciones a partir de un abordaje causal de los riesgos de salud en poblaciones específicas, buscando la identificación y modificación de éstos, para evitar desenlaces adversos.
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GA-01 GESTION EN SALUD
5) PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD: es la garantía del acceso a las acciones individuales y colectivas en salud pública con oportunidad, calidad eficiencia y equidad. Implica que los actores asuman consecuencias administrativas, penales, civiles, y éticas, por acciones inadecuadas u omisiones que atenten contra la salud o la calidad de vida. 6) PARTICIPACIÓN SOCIAL: es la intervención de la comunidad en la planeación, gestión y control social y evaluación del Plan Nacional de Salud Pública, se deberá promover la vinculación efectiva de la población para garantizar que las prioridades en salud y bienestar territorial respondan a las necesidades sentidas de los grupos sociales, y que éstas se concentren en los planes de salud territoriales. 7) INTERSECTORIALIDAD: es la interacción y articulación de los distintos actores intra y extrasectoriales con el fin de lograr los resultados de salud de manera más eficaz, eficiente y sostenible, orientadas a alcanzar las metas comunes en salud. 8) PROMOCIÓN DE LA SALUD Y CALIDAD DE VIDA: constituye un proceso político y social que abarca las acciones dirigidas a fortalecer los medios necesarios para mejorar la salud como derecho humano inalienable, a consolidar una cultura de la salud que involucre a individuos, familias, comunidades y la sociedad en su conjunto.
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ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GA-01 GESTION EN SALUD
9) PREVENCIÓN DE RIESGOS: Es el conjunto de acciones individuales y colectivas en salud orientadas a la reducción de los riesgos de enfermar o morir, el objetivo es minimizar la pérdida de bienestar, evitando, mitigando o reduciendo al mínimo la probabilidad de daño, mediante intervenciones compartidas entre el Estado, la comunidad y demás entidades. 10)ACCIONES DE PROMOCIÓN Y EDUCACIÓN: son las acciones de promoción de la salud dirigidas al individuo y a la familia según el perfil epidemiológico de los afiliados, con el objeto de mantener la salud, promover estilos de vida saludables y fomentar el autocuidado y la solidaridad, incluyendo el suministro del material educativo. 11)ACCIONES DE PREVENCIÓN DE LA ENFERMEDAD Y PROTECCIÓN ESPECÍFICA: son las que están dirigidas a los afiliados de manera obligatoria, podrán ser de tipo individual, familiar y grupal y se orientan a mantener la salud, a prevenir o a detectar precozmente las enfermedades. 12)ENFERMEDADES TRANSMISIBLES: son las que generan mayor impacto, tales como, el dengue, la malaria, la tuberculosis, y las enfermedades de transmisión sexual, que representan los problemas prioritarios de salud pública dada su alta carga de morbilidad. 13)VECTOR BIOLÓGICO: es el medio de transmisión indirecto o animado de un microorganismo capaz de producir enfermedad.
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HOJA 48 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PT-M-GA-01 NOMBRE DEL PROCESO
GESTION EN SALUD
14)ENFERMEDADES TRANSMITIDAS POR VECTORES: son aquellas que presentan una tendencia creciente con un comportamiento de ciclos epidémicos, por lo general a lo largo de varios años. 15)ENFERMEDADES CRÓNICAS NO TRANSMISIBLES: son las derivadas de factores de riesgos asociados con estilos de vida, tales como, las enfermedades del sistema circulatorio, cerebrovasculares y la hipertensión arterial, enfermedades pulmonares y degenerativas. 16)EVENTO EN SALUD: es el conjunto de suceso o circunstancias que pueden modificar o incidir en el nivel de salud de la comunidad. 17)MORBILIDAD: es el fenómeno resultante de la frecuencia del evento “enfermedad” en una población, lugar y tiempo determinado. 18)MORTALIDAD: es el fenómeno resultante de la frecuencia del evento “muerte” en una población, lugar y tiempo determinado. 19)PREVENCIÓN EPIDEMIOLÓGICA: es el conjunto de actividades o medidas tendientes a evitar la presencia de un evento epidemiológico o a frenar su propagación a un núcleo mayor de población. 20)PLAN DE SALUD TERRITORIAL: es el que tiene como propósito fundamental el mejoramiento del estado de salud de la población en el municipio, para lograr en el mediano y largo plazo la progresión y ocurrencia de desenlaces adversos de la enfermedad, el envejecimiento
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HOJA 49 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GA-01 GESTION EN SALUD
poblacional, y la transición demográfica. Se regirá por los enfoques y principios previstos en el Plan Nacional de Salud Pública. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Para desarrollar este procedimiento se debe tener en cuenta lo establecido en el código de ética, el manual de Funciones, presupuesto, contratación y disponibilidad de recursos, manual de calidad y la cobertura y financiación a cargo del Municipio de acuerdo con los objetivos trazados en el Plan de Desarrollo Municipal y el Plan Territorial de Salud. El personal involucrado en este procedimiento debe tener los conocimientos sobre ley de seguridad social, el Plan Nacional de Salud y el Plan Territorial de Salud del Municipio y sobre acciones de promoción y prevención de la salud y sobre normas de calidad. Igualmente se debe disponer de los recursos logísticos por parte de la administración, como muebles, equipos, software y demás elementos necesarios para el buen desempeño de las actividades que desarrolla cada área para el pleno cumplimiento del objeto de este proceso.
BASE LEGAL: La Constitución Política de 1991 Ley 100 de 1993
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HOJA 50 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GA-01 GESTION EN SALUD
Ley 1122 de 2007 Ley 715 de 2001 Ley 10 de 1990 Decreto 3039 de 2007 Resolución 0425 de 2008 Decreto 1562 de 1984 DESARROLLO: Consiste en la descripción de las actividades inherentes para desarrollar el procedimiento, indicando quien responde por cada actividad. No 1.
2.
ACTIVIDAD/ETAPA Priorización de los programas de promoción y prevención de acuerdo con las necesidades detectadas en la comunidad. Informa al Secretario de Salud sobre los programas de promoción y prevención.
3.
Participa en la elaboración de los programas y prepara el cronograma de actividades.
4.
En compañía de las promotoras de salud, realiza visitas a las familias para detectar posibles causas de las enfermedades. Recibe las notificaciones de los
5.
FUNCIONARIO RESPONSABLE Profesional Universitario en Promoción y Prevención Profesional Universitario en Promoción y Prevención Profesional Universitario en promoción y prevención Profesional Universitario en promoción y prevención Profesional
REGISTROS ASOCIADOS Plan Territorial de Salud
CONTROLES
Plan Territorial de Salud
Plan Territorial de Salud
Formato de la Secretaría de Salud Departamental Informes
SIEMPRE AL SERVICIO DEL PUEBLO
Que se de el cumplimiento de las actividades programadas Que se tenga objetividad en la determinación de las causas
HOJA 51 DE 304
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casos de enfermedades presentadas. 6.
7.
Diligencia formato de la Secretaría de Salud Departamental, donde informa las enfermedades detectadas. Archiva el original y envía copia a la Secretaría de Salud Departamental
8.
Socialización de las enfermedades detectadas en la comunidad.
9.
Levanta acta y la envía a la Secretaría de Salud Departamental
10.
Elabora un informe mensual para la Secretaría de Salud Municipal y Departamental
11.
Programa mensualmente las reuniones del COVE y COVECOM
Universitario en promoción y prevención Profesional Universitario en promoción y prevención Profesional Universitario en promoción y prevención Profesional Universitario en promoción y prevención Profesional Universitario en promoción y prevención Profesional Universitario en promoción y prevención Profesional Universitario en promoción y prevención
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
Formato de la Secretaría de Salud Departamental Formato de la Secretaría de Salud Departamental Talleres y charlas
Acta
Informe mensual
Acta de reunión
SIEMPRE AL SERVICIO DEL PUEBLO
PT-M-GA-01 GESTION EN SALUD
Que el formato sea diligenciado con oportunidad Que los documentos estén debidamente conservados Que la socialización sea comunicada oportunamente a la comunidad.
HOJA 52 DE 304
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ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GA-01 GESTION EN SALUD
FLUJOGRAMA SECRETARIA DE SALUD INICIO 1 Priorización de los programas de promoción y prevención
8 Socialización de las enfermedades detectadas
2 Informa al Secretario de Salud sobre los programas
7 Envía copia a Secretaría de Salud Departamental
3 Participa en la elaboración de los programas y el cronograma
4 Visitas a las familias para detectar posibles causas de las enfermedades
6 Diligencia formato de la Secretaría de Salud Departamental
5 Notificaciones de los casos de enfermedades presentadas
Archiva original
9 Levanta acta y envía a Secretaría de Salud Departamental
10 Elabora informe mensual para Secretaría de Salud Mpal y Dptal.
11 Programa mensualmente reuniones con COVE y COVECOM
FIN
ANEXOS: Son todos los documentos que se utilizan en la realización de las diferentes actividades de este proceso y los que se producen en el desarrollo del mismo, entre estos tenemos:
SIEMPRE AL SERVICIO DEL PUEBLO
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HOJA 53 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GA-01 GESTION EN SALUD
Plan Territorial de Salud Actas de visita domiciliaria Informes y charlas educativas Acta de inspección de cumplimiento de los requisitos
DOCUMENTOS ASOCIADOS: son los documentos internos o externos que sirven de soporte o de consulta para la correcta interpretación o aplicación del documento en la realización de las diferentes actividades tales como: Manual de selección de personal Manual de funciones Presupuesto
NOTAS DE CAMBIO VERSION DESCRIPCIÓN
NUMERO DE SOLICITUD DE CAMBIO
SIEMPRE AL SERVICIO DEL PUEBLO
FECHA
HOJA 54 DE 304
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PT-M-GA-01
NOMBRE DEL PROCESO
GESTION EN SALUD
OBJETO: IDENTIFICAR E INCLUIR LOS BENEFICIARIOS DEL RÉGIMEN SUBSIDIADO Y DEMÁS PROGRAMAS SOCIALES, PARA LA CELEBRACIÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS CON ENTIDADES DEL ORDEN NACIONAL, DEPARTAMENTAL Y MUNICIPAL. RESPONSABLE: PROFESIONAL UNIVERSITARIO EN SEGURIDAD SOCIAL
11.1.2.2.
PROCEDIMIENTO DE
CELEBRACIÓN
DE
CONTRATOS
DEL
RÉGIMEN SUBSIDIADO: PROPÓSITO: Este procedimiento incluye todas las acciones relacionadas con la celebración de contratos del régimen subsidiado, tales como, la priorización de la población beneficiada, la ampliación de cobertura para que la población pueda acceder al sistema y el seguimiento de la ésta a través de la verificación en la base de datos de la comunidad beneficiada del Régimen Subsidiado, teniendo en cuenta lo contemplado en el Plan Territorial de Salud y demás competencias que por ley estén a cargo del municipio. ALCANCE: Este procedimiento involucra las actividades desempeñadas por la Secretaría de Salud, en cuanto a la celebración de los contratos del régimen subsidiado y la ampliación de cobertura para que la población acceda al sistema, la Secretaría de Planeación, en cuanto a la entrega de la base de datos actualizada a las dependencias que manejan programas sociales y la Secretaría de Hacienda, en cuanto a la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal.
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HOJA 55 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GA-01 GESTION EN SALUD
DEFINICIONES: A continuación se definen algunos términos que son importantes para entender este procedimiento: 1) SEGURIDAD SOCIAL: es un servicio público obligatorio, cuya dirección, coordinación y control está a cargo del Estado y que será prestado por las entidades públicas o privadas en los términos y condiciones establecidos en la ley. 2) RÉGIMEN SUBSIDIADO: es el conjunto de normas que rigen la vinculación de los individuos al sistema general de seguridad social en salud, cuando tal vinculación se hace a través de una cotización subsidiada total o parcialmente, con recursos fiscales y de solidaridad. 3) SISBEN (Sistema de identificación de beneficiarios de subsidios): es un instrumento de focalización que comprende un conjunto de reglas, normas y procedimientos que permiten obtener información socioeconómica confiable y actualizada de grupos específicos en los distritos y municipios del país. 4) BENEFICIARIOS: son todos los afiliados directos y los familiares que viven bajo su dependencia económica y que hagan parte del núcleo familiar. 5) IDENTIFICACIÓN: consiste en clasificar a los beneficiarios de los niveles I y II del SISBEN en situaciones de extrema pobreza para su afiliación.
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GA-01 GESTION EN SALUD
6) VINCULADO: son las personas que sin tener la calidad de beneficiarios del régimen subsidiado, temporalmente puede recibir servicios. 7) COBERTURA: es aquella que se presenta por ser un sistema integral, en orden a la ampliación permanente que debe cobijar a todos los sectores de la población. 8) UPC (Unidad de pago por capitación): es el valor fijo anual que reciben del sistema las entidades promotoras de salud, de acuerdo al plan obligatorio en salud. 9) UPC SUBSIDIADA: es la unidad de pago definida por la entidad competente para el régimen subsidiado, con el cual se garantiza la prestación del POSS. 10) PRIMER NIVEL: es el que corresponde a los municipios y a los distritos, la dirección y prestación de servicios de salud del primer nivel de atención, que comprende los hospitales locales, los centros y puestos de salud. 11) GLOSAS: son objeciones que se presentan a las facturas por la prestación del os servicios de salud, derivadas de inconsistencias en la información o mala facturación por parte de la entidad respectiva. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Para desarrollar este procedimiento se debe tener en cuenta lo establecido en el código de ética, el manual de Funciones, presupuesto, contratación y disponibilidad de recursos, manual
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GA-01 GESTION EN SALUD
de calidad y la cobertura y financiación a cargo del Municipio de acuerdo con los objetivos trazados en el Plan de Desarrollo Municipal y el Plan Territorial de Salud. El personal involucrado en este procedimiento debe tener los conocimientos sobre ley de seguridad social, el Plan Nacional de Salud y el Plan Territorial de Salud del Municipio, normas de calidad y sobre la contratación en el régimen subsidiado. Igualmente se debe disponer de los recursos logísticos por parte de la administración, como muebles, equipos, software y demás elementos necesarios para el buen desempeño de las actividades que desarrolla cada área para el pleno cumplimiento del objeto de este proceso.
BASE LEGAL: La Constitución Política de 1991 Ley 100 de 1993 Ley 1122 de 2007 Ley 715 de 2001 Ley 10 de 1990 Decreto 3039 de 2007 Resolución 0425 de 2008
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GA-01 GESTION EN SALUD
Decreto 1562 de 1984
DESARROLLO: Consiste en la descripción de las actividades inherentes para desarrollar el procedimiento, indicando quien responde por cada actividad. No 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
ACTIVIDAD/ETAPA
FUNCIONARIO RESPONSABLE Profesional Universitaria en Seguridad Social
REGISTROS ASOCIADOS Base de datos
CONTROLES
Administrador del SISBEN
Base de datos
Depuración de la información del SISBEN para clasificarla de acuerdo a la identificación de los posibles beneficiarios a afiliar o a subsidiar. Prioriza los beneficiarios, teniendo en cuenta la base de datos, para incluirlos en la cobertura o ampliación del régimen subsidiado. Publica lista de beneficiarios que cumplen los requisitos, para que éstos escojan la EPS.
Administrador de la base de datos de la Secretaría de Salud
Base de datos
Que la base de datos se encuentre actualizada Que se obtenga información veraz
Profesional Universitaria en Seguridad Social
Base de datos
Que se realice una adecuada depuración
Profesional Universitaria en Seguridad Social
Lista de beneficiarios
Cuantifica la financiación a cargo del municipio de acuerdo al número de beneficiarios y la UPC vigente del régimen subsidiado. Informa al Alcalde para que solicite el certificado de
Profesional Universitaria en Seguridad Social
Base de datos
Que se utilicen medios de divulgación apropiados Que se conozca la capacidad de financiación del municipio
Profesional Universitaria en
Certificado de disponibilidad
Solicita información a la Secretaría de Planeación sobre la base de datos del SISBEN actualizada Envío de la base de datos del SISBEN a la Secretaría de Salud
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Que el certificado sea solicitado
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
8.
9.
10.
11.
disponibilidad presupuestal para elaborar contrato. Expedición del certificado de disponibilidad presupuestal de acuerdo a la financiación a cargo del municipio. Elabora contrato de ampliación o cobertura del régimen subsidiado de acuerdo a las normas pertinentes. Envía cuerpo del contrato al Secretario de Salud Municipal para la supervisión y visto bueno respectivo. Celebración del contrato de ampliación o cobertura del régimen subsidiado con EPS escogidas por los beneficiarios.
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
Seguridad Social
presupuestal
Secretario de Hacienda
Certificado de disponibilidad presupuestal
Profesional Universitaria en Seguridad Social
Cuerpo del contrato
Profesional Universitaria en Seguridad Social
Cuerpo del contrato
Alcalde Municipal
Cuerpo del contrato
PT-M-GA-01 GESTION EN SALUD
antes de celebrar el contrato Que se haga el registro del certificado Que se consideren las normas pertinentes Que sea en el término previsto
Que cumpla todos los requisitos legales
FLUJOGRAMA SECRETARIA DE SALUD
SECRETARIA DE PLANEACION
SECRETARIA DE HACIENDA
INICIO 1 Solicita información sobre la base de datos del SISBEN
2 Envío de la base de datos del SISBEN
3 Depuración de la información del SISBEN
3
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DESPACHO DEL ALCALDE
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SECRETARIA DE SALUD
SECRETARIA DE PLANEACION
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
SECRETARIA DE HACIENDA
PT-M-GA-01 GESTION EN SALUD
DESPACHO DEL ALCALDE
3
4 Prioriza los beneficiarios para incluirlos en la cobertura o ampliación del régimen subsidiado
5 Publica lista de beneficiarios para que estos escojan EPS
6 Cuantifica la financiación a cargo del municipio
7 Informa al Alcalde para que solicite el certificado de disponibilidad presupuestal
8 Expedición del certificado de disponibilidad presupuestal
9 Elabora contrato de ampliación o cobertura del régimen subsidiado
10 Envía cuerpo del contrato al Secretario de Salud Municipal
11 Celebración del contrato de ampliación o cobertura del régimen subsidiado con EPS
FIN
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GA-01 GESTION EN SALUD
ANEXOS: Son todos los documentos que se utilizan en la realización de las diferentes actividades de este proceso y los que se producen en el desarrollo del mismo, entre estos tenemos: Plan Territorial de Salud Actas de visita domiciliaria Informes y charlas educativas Acta de inspección de cumplimiento de los requisitos
DOCUMENTOS ASOCIADOS: son los documentos internos o externos que sirven de soporte o de consulta para la correcta interpretación o aplicación del documento en la realización de las diferentes actividades tales como: Manual de selección de personal Manual de funciones Presupuesto NOTAS DE CAMBIO VERSION DESCRIPCIÓN
NUMERO DE SOLICITUD DE CAMBIO
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FECHA
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PT-M-GA-01 GESTION EN SALUD
OBJETO: REALIZAR LAS ACCIONES DE SANEAMIENTO BÁSICO, PARA MEJORAR EL ENTORNO Y PROCURAR EL BUEN MANEJO DE LOS RESIDUOS Y LA PROTECCIÓN DEL MEDIO AMBIENTE. RESPONSABLE: PROMOTOR DE SANEAMIENTO BÁSICO
11.1.2.3 PROCEDIMIENTO DE SANEAMIENTO BÁSICO: PROPÓSITO: Este procedimiento incluye todas las acciones relacionadas con las competencias en protección del entorno saludable, manejo adecuado de los residuos sólidos y líquidos, de acuerdo con los programas y capacitaciones a la comunidad en coordinación con la Secretaría de Salud departamental, teniendo en cuenta lo contemplado en el Plan Territorial de Salud y demás competencias que por ley estén a cargo del municipio. ALCANCE: Este procedimiento involucra las actividades desempeñadas por la Secretaría de Salud, en cuanto a la realización de actividades de saneamiento básico, el Despacho del Alcalde en cuanto a la autorización para financiar y ejecutar los planes y programas que estén incluidos en el plan territorial de salud, y la Secretaría de Hacienda en cuanto al otorgamiento de las disponibilidades presupuestales para la financiación de los diferentes programas y proyectos. DEFINICIONES: A continuación se definen algunos términos que son importantes para entender este procedimiento:
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GA-01 GESTION EN SALUD
1) SANEAMIENTO BÁSICO: Tradicionalmente usado para indicar actividades relacionadas con el mejoramiento de las condiciones básicas ambientales que afectan la salud: suministro de agua, disposición de desechos humanos y animales, protección de los alimentos de la contaminación biológica y condiciones de alojamiento; todo lo cual concierne a la calidad del ambiente humano. 2) PLAN DE SALUD TERRITORIAL: es el que tiene como propósito fundamental el mejoramiento del estado de salud de la población en el municipio, para lograr en el mediano y largo plazo la progresión y ocurrencia de desenlaces adversos de la enfermedad, el envejecimiento poblacional, y la transición demográfica. Se regirá por los enfoques y principios previstos en el Plan Nacional de Salud Pública. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Para desarrollar este procedimiento se debe tener en cuenta lo establecido en el código de ética, el manual de Funciones, presupuesto, contratación y disponibilidad de recursos, manual de calidad y los objetivos trazados en el Plan de Desarrollo Municipal y el Plan Territorial de Salud. El personal involucrado en este procedimiento debe tener los conocimientos sobre ley de seguridad social, saneamiento básico, normas de calidad, el Plan Nacional de Salud y el Plan Territorial de Salud del Municipio.
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GA-01 GESTION EN SALUD
Igualmente se debe disponer de los recursos logísticos por parte de la administración, como muebles, equipos, software y demás elementos necesarios para el buen desempeño de las actividades que desarrolla cada área para el pleno cumplimiento del objeto de este proceso.
BASE LEGAL: La Constitución Política de 1991 Ley 100 de 1993 Ley 142 de1994 Ley 1122 de 2007 Ley 715 de 2001 Ley 10 de 1990 Decreto 3039 de 2007 Resolución 0425 de 2008 Decreto 1562 de 1984
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GA-01 GESTION EN SALUD
DESARROLLO: Consiste en la descripción de las actividades inherentes para desarrollar el procedimiento, indicando quien responde por cada actividad. No 1.
2.
3.
ACTIVIDAD/ETAPA Apoya y coordina la ejecución de las actividades de saneamiento básico. Autoriza la financiación y ejecución de los planes y programas incluidos en el Plan Territorial de Salud Solicita el certificado de disponibilidad presupuestal
FUNCIONARIO RESPONSABLE Promotor de saneamiento básico Alcalde Municipal
REGISTROS ASOCIADOS Plan Territorial de Salud
Alcalde Municipal
Certificado de disponibilidad presupuestal Certificado de disponibilidad presupuestal Formato
4.
Expedición del certificado de disponibilidad presupuestal
Secretario de Hacienda
5.
Estudio de campo en saneamiento básico y visitas a la comunidad.
Promotor de saneamiento básico
6.
Verifica que las recomendaciones realizadas para el manejo de residuos sólidos y contaminantes sean acatadas por la comunidad. Capacita a la comunidad en el manejo y cuidado de los recursos naturales y de protección al medio ambiente. Diligencia formatos de novedades para remitirlas al Secretario de Salud
Promotor de saneamiento básico
7.
8.
Plan Territorial de Salud
Promotor de saneamiento básico
Charlas e informes
Promotor de saneamiento básico
Formato
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CONTROLES Que atienda oportunamente los casos presentados Que se ordene la ejecución de las acciones oportunamente Que el certificado sea solicitado antes de celebrar el contrato Que se haga el registro del certificado Que se determinen las acciones para solucionar la problemática
Que sea pertinente con respecto a las medidas de protección Que los diligencie correctamente
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CODIGO
PT-M-GA-01
NOMBRE DEL PROCESO
GESTION EN SALUD
FLUJOGRAMA SECRETARIA DE SALUD
DESPACHO DEL ALCALDE
SECRETARIA DE HACIENDA
INICIO 1 Apoya y coordina la ejecución del las actividades de saneamiento básico
2 Autoriza la financiación y ejecución de los planes y programas incluidos en el Plan Territorial de Salud
3 Solicita el certificado de disponibilidad presupuestal
5 Estudio de campo en saneamiento básico
6 Verifica que las recomendaciones sean acatadas por la comunidad
7 Capacita a la comunidad en el manejo y cuidado de los recursos naturales
8 Diligencia formatos de novedades
FIN
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4 Expedición del certificado de disponibilidad presupuestal
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GA-01 GESTION EN SALUD
ANEXOS: Son todos los documentos que se utilizan en la realización de las diferentes actividades de este proceso y los que se producen en el desarrollo del mismo, entre estos tenemos: Plan Territorial de Salud Actas de visita domiciliaria Informes y charlas educativas Acta de inspección de cumplimiento de los requisitos
DOCUMENTOS ASOCIADOS: son los documentos internos o externos que sirven de soporte o de consulta para la correcta interpretación o aplicación del documento en la realización de las diferentes actividades tales como: Manual de selección de personal Manual de funciones Presupuesto
NOTAS DE CAMBIO VERSION DESCRIPCIÓN
NUMERO DE SOLICITUD DE CAMBIO
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GA-01 GESTION EN SALUD
OBJETO: EJERCER LA VIGILANCIA Y CONTROL SANITARIO A LA PRESTACIÓN Y DESARROLLO DE LOS SERVICIOS DE SALUD EN EL MUNICIPIO Y EXPEDIR LAS RESPECTIVAS LICENCIAS SANITARIAS A LOS ESTABLECIMIENTOS. RESPONSABLE: SECRETARIO DE SALUD MUNICIPAL
11.1.2.4. PROCEDIMIENTO DE VIGILANCIA Y CONTROL: PROPÓSITO: Este procedimiento incluye todas las acciones relacionadas con la vigilancia y control en el sector de la salud, tales como, la vigilancia en la calidad del servicio en las entidades del municipio, inspecciones periódicas y la expedición de licencias sanitarias de acuerdo con la normatividad vigente. ALCANCE: Este procedimiento involucra las actividades desempeñadas por la Secretaría de Salud, en cuanto a la vigilancia y control de la prestación y desarrollo de los servicios de salud, y la Secretaría de Gobierno, en cuanto la imposición de sanciones cuando haya lugar a ello por violación a normas sanitarias, policivas o administrativas. DEFINICIONES: A continuación se definen algunos términos que son importantes para entender este procedimiento: 1) VIGILANCIA EN SALUD PÚBLICA: La vigilancia en salud pública vigila los riesgos y daños biológicos, del comportamiento y del medio ambiente, tanto individuales como colectivos. Para ello emplea la notificación obligatoria, la vigilancia activa por medio de observatorios y centinelas, entre otros, y la
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CODIGO
PT-M-GA-01
NOMBRE DEL PROCESO
GESTION EN SALUD
investigación de modelos de riesgo y enfermedad en las condiciones y eventos priorizados. Este proceso es liderado por el Instituto Nacional de Salud - INS. 2) VIGILANCIA EN SALUD EN EL ENTORNO LABORAL: La vigilancia en salud en el entorno laboral vigila los riesgos laborales, los accidentes de trabajo y la enfermedad derivada de la actividad laboral. Para ello emplea la vigilancia activa haciendo uso entre otros de la metodología de buenas prácticas, y de la investigación. Este proceso es liderado por el Ministerio de la Protección Social. 3) LA VIGILANCIA SANITARIA: vigila los riesgos relacionados con los alimentos, medicamentos, tecnologías en salud, productos de uso doméstico, establecimientos públicos y las cadenas productivas. Para ello emplea la vigilancia activa haciendo uso entre otros de la metodología de buenas prácticas, y de la investigación. Este proceso es liderado por el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMA. 4) LA INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL DE LA GESTIÓN DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD - SGSSS: es el conjunto de normas, agentes, y procesos articulados entre sí, en los ejes de financiamiento, aseguramiento, prestación de servicios, atención al usuario
y
participación
social.
Este
proceso
es
Superintendencia Nacional de Salud.
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liderado
por
la
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GA-01 GESTION EN SALUD
POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Para desarrollar este procedimiento se debe tener en cuenta lo establecido en el código de ética, el manual de Funciones, presupuesto, contratación y disponibilidad de recursos, manual de calidad y la cobertura y financiación a cargo del Municipio de acuerdo con los objetivos trazados en el Plan de Desarrollo Municipal y el Plan Territorial de Salud. El personal involucrado en este procedimiento debe tener los conocimientos sobre ley de seguridad social en salud, normas de calidad, el Plan Nacional de Salud y el Plan Territorial de Salud del municipio. Igualmente, se debe disponer de los recursos logísticos por parte de la administración, como muebles, equipos, software y demás elementos necesarios para el buen desempeño de las actividades que desarrolla cada área para el pleno cumplimiento del objeto de este proceso. BASE LEGAL: La Constitución Política de 1991 Ley 100 de 1993 Ley 1122 de 2007 Ley 715 de 2001 Ley 10 de 1990
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GA-01 GESTION EN SALUD
Decreto 3039 de 2007 Resolución 0425 de 2008 Decreto 1562 de 1984 DESARROLLO: Consiste en la descripción de las actividades inherentes para desarrollar el procedimiento, indicando quien responde por cada actividad. No 1. 2.
3.
4.
5. 6.
7.
8.
9.
ACTIVIDAD/ETAPA Vigila la calidad en la prestación de los servicios de salud. Revisa la normatividad pertinente para la prestación de los servicios de salud. Levantamiento del acta de la visita que realice a las entidades prestadoras del servicio. Remisión de la información requerida por la Secretaría de Salud Departamental Archiva acta de visita. Recibe la solicitud de la expedición de licencias sanitarias Realiza visita al establecimiento solicitante de la licencia sanitaria y elabora acta Entrega del acta de inspección del cumplimiento de requisitos al Secretario de Salud. Revisa el contenido del acta y verifica los permisos.
FUNCIONARIO RESPONSABLE Secretario de Salud Secretario de Salud
REGISTROS ASOCIADOS Normatividad vigente Normatividad vigente
Secretario de Salud
Acta de visita
Secretario de Salud
Acta de visita
Secretario de Salud Secretario de Salud
Acta de visita
Promotor de saneamiento básico Promotor de saneamiento básico
Acta de visita
Secretario de Salud
Permisos de funcionamiento
CONTROLES
Que se haga dentro del término
Solicitud de licencias
Acta de visita
SIEMPRE AL SERVICIO DEL PUEBLO
Que el establecimiento cumpla con los requisitos
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10.
11. 12.
13.
Cancelación de la tarifa correspondiente por el derecho a la licencia. Expedición de la licencia sanitaria vigente por un año. Realiza inspecciones periódicas para garantizar el control sanitario de los establecimientos. Imposición de sanciones cuando haya lugar a ello por violación a normas sanitarias, policivas o administrativas.
Recaudador
Secretario de Salud Secretario de Salud
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
y acta de visita Estatuto Tributario Municipal Licencia Sanitaria
PT-M-GA-01 GESTION EN SALUD
Que se cumplan los requisitos
Secretario de Gobierno
FLUJOGRAMA SECRETARIA DE SALUD
SECRETARIA DE HACIENDA
INICIO 1 Vigilancia de la calidad en la prestación de los servicios de salud
4 Remisión de la información requerida por la Secretaría de Salud Departamental
5 Archiva acta de visita
2 Revisión de la normatividad pertinente
3 Levantamiento del acta de la visita a las entidades prestadoras del servicio
6 Recibe la solicitud de la expedición de licencias
6
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SECRETARIA DE GOBIERNO
HOJA 73 DE 304
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ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA DE SALUD
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
SECRETARIA DE HACIENDA
PT-M-GA-01 GESTION EN SALUD
SECRETARIA DE GOBIERNO
6
8 Entrega del acta al Secretario de Salud
7 Realiza visita al establecimiento solicitante de la licencia y elabora acta
9 Revisa el contenido del acta y verifica los permisos
11 Expedición de la licencia sanitaria vigente por un año
10 Cancelación de la tarifa correspondiente por el derecho a la licencia
12 Realiza inspecciones periódicas
13 Expedición de la licencia sanitaria vigente por un año
FIN
ANEXOS: Son todos los documentos que se utilizan en la realización de las diferentes actividades de este proceso y los que se producen en el desarrollo del mismo, entre estos tenemos: Plan Territorial de Salud Actas de visita domiciliaria
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HOJA 74 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GA-01 GESTION EN SALUD
Acta de inspección de cumplimiento de los requisitos Licencia sanitaria
DOCUMENTOS ASOCIADOS: son los documentos internos o externos que sirven de soporte o de consulta para la correcta interpretación o aplicación del documento en la realización de las diferentes actividades tales como: Manual de selección de personal Manual de funciones Presupuesto
NOTAS DE CAMBIO VERSION DESCRIPCIÓN
NUMERO DE SOLICITUD DE CAMBIO
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FECHA
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-GA-01 DESARROLLO TECNICO AGROPECUARIO
OBJETO: ASISTIR AL PEQUEÑO Y MEDIANO PRODUCTOR EN LAS ACTIVIDADES DE TIPO TÉCNICO-AGROPECUARIO A FIN DE GARANTIZAR EL DESARROLLO EN LA AGRICULTURA Y LA GANADERÍA DEL MUNICIPIO. RESPONSABLE: DIRECTOR DE LA UMATA
11.1.3. PROCESO DE DESARROLLO TÉCNICO AGROPECUARIO PROPÓSITO: Este proceso incluye todas las acciones relacionadas con la asistencia y el desarrollo de actividades técnico-agropecuarias en el municipio, tales como, la realización de censos de beneficiarios, campañas de vacunación preventiva y de reforestación, asistencia técnica y entrega de material e insumos a los productores de acuerdo con la normatividad vigente. ALCANCE: Este procedimiento involucra las actividades desempeñadas por la Dirección de la UMATA, en cuanto a la asistencia y desarrollo de actividades técnico-agropecuarias, el Despacho del Alcalde, en cuanto a la comunicación y solicitud de los insumos necesarios para brindar la asesoría y la asistencia técnica, y la Secretaría de Hacienda, en cuanto a la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal. DEFINICIONES: A continuación se definen algunos términos que son importantes para entender este procedimiento: 1) AGROPECUARIO: hace referencia a las actividades relacionadas con la agricultura y la ganadería.
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HOJA 76 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-GA-01 DESARROLLO TECNICO AGROPECUARIO
2) ASISTENCIA TÉCNICA DIRECTA RURAL: El servicio de asistencia técnica directa rural comprende la atención regular y continua a los productores agrícolas, pecuarios, forestales y pesqueros, en la asesoría de los siguientes asuntos: en la aptitud de los suelos, en la selección del tipo de actividad a desarrollar y en la planificación de las explotaciones; en la aplicación y uso de tecnologías y recursos adecuados a la naturaleza de la actividad productiva; en las posibilidades y procedimientos para acceder al financiamiento de la inversión; en el mercadeo apropiado de los bienes producidos y en la promoción de las formas de organización de los productores. 3) PEQUEÑOS PRODUCTORES RURALES: Son pequeños productores agropecuarios los propietarios, poseedores o tenedores a cualquier título que directamente o con el concurso de sus familias exploten un predio rural, que no supere el área y los ingresos de dos unidades agrícolas familiares y siempre que deriven de su actividad agropecuaria, forestal, agroforestal, pecuaria, piscícola, silvícola o de zoocría por lo menos el 70% de sus ingresos. Igualmente y para efectos de la Ley, son sujetos beneficiarios de la Asistencia Técnica Rural Directa, el pescador artesanal marítimo o sea aquel cuya embarcación es de menos de cinco (5) toneladas de registro neto, no posee equipo de ubicación y unas dimensiones máximas de tres (3) metros de manga y quince (15) metros de eslora; y el pescador artesanal continental, cuyo registro de embarcación individual indica no poseer motor.
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PR-M-GA-01
NOMBRE DEL PROCESO
DESARROLLO TECNICO AGROPECUARIO
4) MEDIANOS PRODUCTORES RURALES: Son medianos productores rurales, los poseedores o tenedores que a cualquier título exploten un predio rural, que supere el área y los ingresos de dos (UAF) unidades agrícolas familiares en su actividad agropecuaria, forestal, agroforestal, pecuaria, piscícola, silvícola o de zoocría y hasta 5 (UAF) Unidades Agrícolas Familiares y que no superen en ingresos los 10 (diez) salarios mínimos mensuales vigentes. 5) UNIDAD AGRÍCOLA FAMILIAR: la empresa básica de producción agrícola, pecuaria, acuícola o forestal cuya extensión, conforme a las condiciones agroecológicas de la zona y con tecnología adecuada, permite a la familia remunerar su trabajo y disponer de un excedente capitalizable que coadyuve a la formación de su patrimonio. La UAF no requerirá normalmente para ser explotada sino del trabajo del propietario y su familia, sin perjuicio del empleo de mano de obra extraña, si la naturaleza de la explotación así lo requiere. 6) INSUMO AGROPECUARIO: todo producto natural, sintético o biológico, o de origen biotecnológico o químico utilizado para promover la producción agropecuaria,
así
como
para
el
diagnóstico,
prevención,
control,
erradicación y tratamiento de las enfermedades, plagas, malezas y los agentes nocivos que afecten a las especies animales y vegetales o a sus productos.
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HOJA 78 DE 304
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ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 CODIGO
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
7) ANÁLISIS
DE
RIESGO:
Designa
el
PR-M-GA-01
NOMBRE DEL PROCESO
proceso
que
DESARROLLO TECNICO AGROPECUARIO
comprende
la
identificación del peligro, la evaluación del riesgo, la gestión del riesgo y la información sobre el riesgo. 8) ANIMAL PARA SACRIFICIO: Designa cualquier animal destinado a ser sacrificado en breve plazo, bajo control de la Autoridad Veterinaria competente. 9) ANIMAL DE REPRODUCCIÓN O DE CRÍA: Designa cualquier animal destinado a ser sacrificado en breve plazo, bajo control de la Autoridad Veterinaria competente. 10) BIENESTAR ANIMAL: Designa el modo en que un animal afronta las condiciones de su entorno. Un animal está en buenas condiciones de bienestar si (según indican pruebas científicas) está sano, cómodo, bien alimentado,
en
seguridad,
puede
expresar
formas
innatas
de
comportamiento y si no padece sensaciones desagradables de dolor, miedo o desasosiego. Las buenas condiciones de bienestar de los animales exigen que se prevengan sus enfermedades y se les administren tratamientos
veterinarios;
que se les
proteja, maneje
y alimente
correctamente y que se les manipule y sacrifique de manera compasiva. El concepto de bienestar animal se refiere al estado del animal. La forma de tratar a un animal se designa con otros términos como cuidado de los animales, cría de animales o trato compasivo.
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HOJA 79 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-GA-01 DESARROLLO TECNICO AGROPECUARIO
11) BROTE DE ENFERMEDAD: Designa la aparición de uno o más casos de enfermedad o de infección en una unidad epidemiológica. 12) ECOSISTEMA: Complejo dinámico de comunidades de plantas, animales y microorganismos y su ambiente abiótico, que interactúa como unidad funcional. 13) FUMIGACIÓN: Tratamiento con un agente químico que alcanza al producto básico en forma total o principalmente en estado gaseoso. 14) HÁBITAT: Parte de un ecosistema con condiciones en las cuales un organismo está presente naturalmente o puede establecerse.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Para desarrollar este procedimiento se debe tener en cuenta lo establecido en el código de ética, el manual de Funciones, presupuesto, contratación y disponibilidad de recursos, manual de calidad y la cobertura y financiación a cargo del Municipio de acuerdo con los objetivos trazados en el Plan de Desarrollo Municipal y los programas referentes a la asistencia técnico agropecuaria. El personal involucrado en este procedimiento debe tener los conocimientos sobre el Estatuto de Desarrollo Rural, ley de participación y normas de calidad. Igualmente, se debe disponer de los recursos logísticos por parte de la administración, como muebles, equipos, software y demás elementos
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PR-M-GA-01 DESARROLLO TECNICO AGROPECUARIO
necesarios para el buen desempeño de las actividades que desarrolla cada área para el pleno cumplimiento del objeto de este proceso.
BASE LEGAL: La Constitución Política de 1991 Ley 715 de 2001 Ley 607 de 2000 Ley 1152 DE 2007
DESARROLLO: Consiste en la descripción de las actividades inherentes para desarrollar el procedimiento, indicando quien responde por cada actividad. No 1.
2.
3.
ACTIVIDAD/ETAPA Coordinación de programas de asistencia técnica-agropecuaria a pequeños y medianos productores Recibe copia de informe de necesidades observadas al Alcalde para que éste verifique la disponibilidad presupuestal Solicitud de la expedición del certificado de disponibilidad
FUNCIONARIO RESPONSABLE Director de la UMATA
REGISTROS ASOCIADOS
Alcalde Municipal
Informe
Alcalde Municipal
Certificado de disponibilidad
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CONTROLES
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presupuestal Expedición del certificado de disponibilidad presupuestal
Secretario de Hacienda
5.
Visitas a pequeños y medianos productores rurales
Técnico agropecuario
6.
Actualización del censo agropecuario
Técnico agropecuario
Encuesta
7.
Entrega reporte de las visitas realizadas
Técnico agropecuario
Reporte de visita
8.
Preparación y desarrollo de charlas y capacitaciones a la comunidad Coordinación de actividades de protección al medio ambiente con CARDIQUE Realización de campañas forestales y de vacunación preventiva Realización de Diagnósticos y consultas veterinarias Entrega de insumos agropecuarios a pequeños y medianos productores Informa al Alcalde sobre la retroalimentación de los servicios y programas agropecuarios.
Director de la UMATA
Informes, videos, Material educativo
4.
9.
10.
11. 12.
13.
presupuestal Certificado de disponibilidad presupuestal
Director de la UMATA
PR-M-GA-01 DESARROLLO TECNICO AGROPECUARIO
Que se haga el registro presupuestal del certificado Que se realicen inspecciones periódicamente Que la información registrada sea veraz Que exista coherencia entre los observado y el informe Que se avise ala comunidad oportunamente Que se avise ala comunidad oportunamente
Técnico agropecuario Director de la UMATA Director de la UMATA Director de la UMATA
Registro de insumos entregados Informe
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Que se entreguen los insumos necesarios
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-GA-01 DESARROLLO TECNICO AGROPECUARIO
FLUJOGRAMA UNIDAD MUNICIPAL DE ATENCIÓN TÉCNICA AGROPECUARIA
DESPACHO DEL ALCALDE
SECRETARIA DE HACIENDA
INICIO 1 Coordinación de programas de asistencia técnica-agropecuaria
2 Envía copia de informe
3 Solicitud del certificado de disponibilidad presupuestal
6 Actualización del censo agropecuario
7 Entrega de reporte de las visitas realizadas
10 Campañas forestales y de vacunación preventiva
11 Diagnósticos y consultas veterinarias
5 Visitas a pequeños y medianos productores
8 Preparación y desarrollo de charlas y capacitaciones a la comunidad
9 Coordinación de actividades con CARDIQUE
12 Entrega de insumos agropecuarios
13 Retroalimentación de los programas
FIN
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4 Expedición del certificado de disponibilidad presupuestal
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-GA-01 DESARROLLO TECNICO AGROPECUARIO
ANEXOS: Son todos los documentos que se utilizan en la realización de las diferentes actividades de este proceso y los que se producen en el desarrollo del mismo, entre estos tenemos: Plan de desarrollo Informes y charlas Reportes de visitas Material educativo
DOCUMENTOS ASOCIADOS: son los documentos internos o externos que sirven de soporte o de consulta para la correcta interpretación o aplicación del documento en la realización de las diferentes actividades tales como: Manual de funciones Manual de presupuesto Presupuesto
NOTAS DE CAMBIO VERSION DESCRIPCIÓN
NUMERO DE SOLICITUD DE CAMBIO
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FECHA
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CODIGO
PT-M-GA-01
NOMBRE DEL PROCESO
ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO
OBJETO: REALIZAR LAS ACCIONES DE OPERACIONALIZACIÓN DEL ACUEDUCTO Y EL ALCANTARRILLO EN LA CABECERA MUNICIPAL Y EL CORREGIMIENTO DE BALLESTAS, TENIENDO EN CUENTA LO ESTABLECIDO EN LA NORMATIVIDAD PARA EL MANEJO DE AGUA POTABLE Y EL SANEAMIENTO BÁSICO. RESPONSABLE: DIRECTORA DEL ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO
11.1.4. PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DEL ACUEDUCTO Y EL ALCANTARILLADO PROPÓSITO:
El
presente
procedimiento
de
administración
del
ACUEDUCTO TURBANA BALLETAS, que se aplica en el manejo operativo y administrativo del servicio de acueducto y de Alcantarillado en la cabecera municipal y del servicio de agua potable en el corregimiento de Ballestas, tiene como finalidad prestar un óptimo servicio de agua potable y de alcantarillado, de acuerdo con lo reglamentado por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios y la Comisión de Regulación del agua y alcantarillado CRAA., de acuerdo con las competencias asumidas por el Municipio en la< prestación de este servicio público. ALCANCE: Este procedimiento involucra las actividades desempeñadas por el despacho del Alcalde, en cuanto a la designación del personal necesario para operar el acueducto y el alcantarillado, así como la compra de los insumos necesarios para la potabilización del agua, y manejo de la aguas residuales, a la Secretaria de Hacienda, en cuanto a la facturación y recaudo de la prestación del servicio, a la Secretaria de Salud en cuanto al control de la calidad del agua y manejo de los residuos, al Secretario de
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PT-M-GA-01
NOMBRE DEL PROCESO
ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO
Planeación en cuanto la autorización de ampliación de cobertura de acuerdo con lo contemplado en el Esquema de Ordenamiento territorial. DEFINICIONES: A continuación se define algunos términos que son importantes para entender este procedimiento: 1) SISBEN: Es el Sistema de Identificación y Clasificación de Potenciales Beneficiarios para los Programas Sociales. 2) ESTRATIFICACION:
Es
el
documento
que
certifica
el
estrato
socioeconómico oficial de cada predio urbano residencial y rural. que busca mantener actualizada la estratificación del municipio, así como almacenar, procesar y mejorar las bases de información que la sustentan, organizar debidamente la entrega de esta información a la ciudadanía y a las instituciones que lo requieran y desarrollar un Sistema de Información Geográfica que permite monitorear variables de tipo socioeconómico. 3) SUMINISTRO PARA USOS DOMÉSTICOS: Son aquellos en los que el agua potable se utiliza exclusivamente para atender las necesidades primarias de la vida se aplicará esta modalidad exclusivamente a locales destinados a viviendas, siempre que en ellos no realice actividad industrial, comercial o profesional de ningún tipo. 4) SUMINISTROS PARA USOS NO DOMÉSTICOS: Se considerarán como tales todos aquellos suministros de agua potable destinados a locales donde se desarrollen actividades comerciales, profesionales o industriales,
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y además, aquellos suministros que aun precisando el agua como elemento de atención directa a las necesidades primarias de la vida sean objeto de una actividad económica lucrativa. 5) OBLIGACION DEL SUMINISTRO: Dentro del término municipal y en las zonas en que esté instalada la red municipal de distribución, el Servicio Municipal de Aguas viene obligado a suministrar el abastecimiento de agua potable, con arreglo a las condiciones que fija éste Reglamento y demás disposiciones que sean de aplicación. 6) MANTENIMIENTO DE REDES: Se debe mantener y conservar, las redes e instalaciones necesarias para el abastecimiento de agua potable, así como las acometidas hasta la llave del registro. 7) REGULARIDAD DEL SERVICIO: El operador del Servicio de Agua estará obligado a mantener la regularidad en el suministro de agua potable. 8) TARIFAS: EL operador estará obligado a aplicar a los distintos tipos de suministros que tenga establecidos, las tarifas que, en cada momento, tenga aprobada por la Superservicios. 9) FACTURACIÓN: EL Operador del servicio de
Agua y Alcantarillado le
asiste el derecho a percibir en sus oficinas o lugares destinados al efecto, el importe de las facturaciones o cargos que, reglamentariamente formule al abonado.
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PT-M-GA-01
NOMBRE DEL PROCESO
ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO
10)CONSERVACION DE INSTALACIONES: Sin perjuicio de cuanto al efecto establecen las Normas Básicas para Instalaciones Interiores de Suministro de Agua, todo abonado deberá utilizar de forma correcta las instalaciones a su servicio, adoptando las medidas necesarias para conservar las mismas en la forma más adecuada, y evitando el retorno a la red de posibles aguas contaminantes, manteniendo, además, intacto los precintos que garantizan la no manipulación del contador e instalaciones de acometidas, en su caso; así como las condiciones idóneas para la toma de lecturas del mismo. 11)AVISO DE AVERIAS: Los usuarios deberán, en interés general y en el suyo propio, poner en conocimiento del operador
cualquier avería o
perturbación producida o que, a su juicio se pudiera producir en la red general de distribución. 12)RECLAMACIONES: Cuando la reclamación se refiera al cumplimiento de las condiciones del suministro de agua potable, el reclamante deberá acreditar su condición de titular del contrato de suministro, o representante legal del mismo. 13) SOLICITUD DE SERVICIOS: En los mismos, se hará constar el nombre del solicitante, uso y destino que pretende dársele el agua potable solicitada, finca a que se destina y demás circunstancias que sean necesarias para la correcta definición de las características y condiciones del suministro, así como para la aplicación de las tarifas correspondientes a
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GA-01 ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO
la prestación del servicio. En dicho impreso se hará constar, igualmente, la dirección a la que deben dirigirse las comunicaciones, cuando no sea la misma a la que se destine el suministro. 14)EL CONTRATO DE SUMINISTRO: será el único documento que dará fe la concesión del mismo, y junto a las condiciones establecidas en el presente Reglamento, regulará las relaciones entre el operador y el usuario. Dicho contrato se formalizará por escrito y por triplicado, debiendo entregar un ejemplar cumplimentado al suscriptor. 15)SUSPENCIONES TEMPORALES: El Servicio de Agua se podrá suspender temporalmente, cuando sea imprescindible para proceder al mantenimiento, reparación o mejora de las instalaciones a su cargo. 16)LA RED DE DISTRIBUCIÓN DE AGUA POTABLE: Es el conjunto de tuberías y todos sus elementos de maniobra y control que conducen agua a presión, y de la que se derivan las acometidas para los abonados. 17)ACOMETIDAS: Comprende el conjunto de tuberías y otros elementos que unen las conducciones viarias con la instalación interior del inmueble que pretende abastecer. 18) INSTALACIÓN INTERIOR DE SUMINISTRO DE AGUA POTABLE: Es el
conjunto de tuberías y sus elementos de control, maniobra y seguridad, posteriores a la llave de registro en el sentido de la circulación normal de flujo de agua.
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PT-M-GA-01 ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO
19)MEDIDOR: Todo suministro de agua potable realizado por el Servicio Municipal de Aguas, deberá efectuarse a través de un medidor para la medición de los volúmenes de agua suministrado. 20)LA LECTURA DE MEDIDORES: son las que sirven para establecer los consumos efectuados por los usuarios, se realizará mensualmente por los empleados del Servicio Municipal de Aguas designados para ello. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Para desarrollar este proceso se debe tener en cuenta lo establecido en el código de ética, el manual de Selección de Personal, manual de Funciones, presupuesto, contratación y disponibilidad de recursos, el manual de calidad y la necesidades del servicio a contratar de acuerdo con los objetivos trazados en el Plan de Desarrollo Municipal. El personal involucrado en este proceso debe tener los conocimientos sobre ley de servicios públicos domiciliarios, presupuesto, normas de calidad y cumplimiento de la misión institucional. Igualmente se debe disponer de los recursos logísticos por parte de la administración, como muebles, equipos, software y demás elementos necesarios para el buen desempeño de las actividades que desarrolla cada área para el pleno cumplimiento del objeto del proceso.
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HOJA 90 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GA-01 ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO
BASE LEGAL: La Constitución Política de 1991 Ley 142 de 1994 Ley 715 de 2001 Resoluciones de la CRA Decreto 1524 de 1995 Decreto 1738 e 1994
DESARROLLO: Consiste en la descripción de las actividades inherentes para desarrollar el procedimiento, indicando quien responde por cada actividad. No 1.
2.
3.
4.
ACTIVIDAD/ETAPA Envía la base de datos de los usuarios de los servicios de agua y alcantarillado Recibe del Liquidador la facturación del servicio Coordina la repartición de la Facturación a los suscriptores del servicio Se recauda la facturación del servicio de aguas y alcantarillado.
FUNCIONARIO RESPONSABLE Director del acueducto
REGISTROS ASOCIADOS
Liquidador de Impuestos Director del acueducto Liquidador de Impuestos.
SIEMPRE AL SERVICIO DEL PUEBLO
CONTROLES Que se observen las normas de la CRA Que se observen las normas de la Superservicios Que toda sea entregada para el cobro. Que se entregue soporte de pago
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HOJA 91 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Prepara y entrega informe de recaudo del servicio de agua y alcantarillado Envía a los fontaneros a realizar mantenimiento de las redes de acueducto y alcantarillado
Liquidador de Impuestos.
Fontaneros realizan mantenimientos a la redes de acueducto y alcantarillado Informa al alcalde la necesidad de personal y de insumos. El alcalde entrega los insumos para el tratamiento del agua
Jefe de Fontaneros
Se potabiliza el agua en la planta de tratamiento, con los químicos pertinentes. Se realiza mantenimiento a la planta de tratamiento y a las áreas externas Realiza las consultas sobre ampliación de cobertura del servicio al Secretario de Planeación Se envía viabilidad de la ampliación de cobertura
Jefe de Operarios
Se salvaguarda copias de los contratos de los suscriptores
Director del acueducto
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GA-01 ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO
Que se entreguen soportes
Director del acueducto
Que se observen las normas de seguridad Que sea oportuna
Director del acueducto Alcalde Municipal
Que se suministren oportunamente Que se observen las normas Higiene y calidad Que se observen las normas de seguridad
Jefe de Operarios
Director del acueducto
Secretario de Planeación.
Esquema de Ordenamiento territorial
SIEMPRE AL SERVICIO DEL PUEBLO
Que se tenga en cuenta en la ampliación Que se conserven adecuadamente.
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GA-01 ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO
FLUJOGRAMA DIRECCION DEL ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO
SECRETARIA DE HACIENDA
SECRETARIA DE PLANEACION
INICIO 1 2 Facturación del servicio
Envía la base de datos de los usuarios de los servicios de agua y alcantarillado
3 Coordina la repartición de la Facturación a los suscriptores del servicio
7 Fontaneros realizan mantenimientos a la redes de acueducto y alcantarillado
6 Envía a los fontaneros a realizar mantenimiento
4 Se recauda la facturación del servicio
5 Prepara y entrega informe de recaudo del servicio
7
SIEMPRE AL SERVICIO DEL PUEBLO
DESPACHO DEL ALCALDE
HOJA 93 DE 304
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCION DEL ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO
CODIGO
PT-M-GA-01
NOMBRE DEL PROCESO
SECRETARIA DE HACIENDA
SECRETARIA DE PLANEACION
ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO
DESPACHO DEL ALCALDE
7
8 Informa al alcalde la necesidad de personal y de insumos
11 Se realiza mantenimiento a la planta de tratamiento y a las áreas externas
9 El alcalde entrega los insumos para el tratamiento del agua
10 Se potabiliza el agua en la planta de tratamiento
12 Realiza las consultas sobre ampliación de cobertura del servicio
13 Se envía viabilidad de la ampliación de cobertura
14 Salvaguarda copias de los contratos
FIN
ANEXOS: Son todos los documentos que se utilizan en la realización de las diferentes actividades de este procedimiento y los que se producen en el desarrollo del mismo, entre estos tenemos:
SIEMPRE AL SERVICIO DEL PUEBLO
HOJA 94 DE 304
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GA-01 ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO
Plan de Desarrollo Esquema de Ordenamiento Territorial Resoluciones de la CRA Código de Ética Municipal Facturas de servicios
DOCUMENTOS ASOCIADOS: son los documentos internos o externos que sirven de soporte o de consulta para la correcta interpretación o aplicación del documento en la realización de las diferentes actividades tales como Esquema de Ordenamiento Territorial Actas del Comité de Estratificación
NOTAS DE CAMBIO VERSION DESCRIPCIÓN
NUMERO DE SOLICITUD DE CAMBIO
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FECHA
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
OBJETO: REALIZAR LA GESTIÓN DEL MANEJO DE LOS RECURSOS DEL MUNICIPIO EN CUMPLIMIENTO DEL FINANCIAMIENTO Y EJECUCIÓN DE LOS PLANES Y PROGRAMAS Y DEL BUEN FUNCIONAMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN. RESPONSABLE: SECRETARIO DE HACIENDA
11.2. PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA PROPÓSITO: Este proceso incluye todas las acciones relacionadas con los recaudos de los recursos y participación del Municipio en los Ingresos Corrientes de la Nación y la cancelación de las diferentes obligaciones financieras, de acuerdo con el presupuesto aprobado para cada vigencia en coordinación con las políticas y financiamiento del orden Departamental y Nacional y el Plan de Desarrollo de Municipal. ALCANCE: Este proceso involucra las actividades desempeñadas por la Secretaría de Hacienda, en cuanto a la realización de actividades de la preparación y ejecución del presupuesto, el Despacho del Alcalde en cuanto a la solicitud para la expedición de los certificados de disponibilidad presupuestal para financiar y ejecutar los planes y programas que estén incluidos en el plan de desarrollo municipal, y la Tesorería Municipal, en cuanto al recaudo de los recursos y cancelación de las obligaciones legalmente contraídas, y la Sección de Contabilidad en cuanto a la contabilización de todas las operaciones. DEFINICIONES: A continuación se definen algunos términos que son importantes para entender este procedimiento:
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
1) HACIENDA PÚBLICA: Son los recursos disponibles por parte del Estado y las entidades públicas para el cumplimiento de sus actividades y proyectos de acuerdo con las competencias y funciones asignadas por la constitución y la Ley. 2) PRESUPUESTO: El presupuesto es la herramienta que le permite al sector público cumplir con la producción de bienes y servicios públicos para satisfacción de las necesidades de la población de conformidad con el rol asignado al Estado en la economía y la sociedad del país. 3) PLANIFICACIÓN: El Presupuesto General del Municipio debe guardar concordancia con los contenidos del Plan Nacional de Desarrollo, del Plan Nacional de Inversiones, del Plan Financiero y del Plan Operativo Anual de Inversiones y con el Plan de Desarrollo municipal. 4) ANUALIDAD: El año fiscal comienza el 1º de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción. 5) UNIVERSALIDAD.
El presupuesto contiene la totalidad de los gastos
públicos que se espere realizar durante la vigencia fiscal respectiva. En consecuencia
ninguna
autoridad
puede
efectuar
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gastos
públicos,
HOJA 97 DE 304
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VERSION:01 CODIGO
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PR-M-GF-01
NOMBRE DEL PROCESO
GESTION FINANCIERA
erogaciones con cargo al Tesoro o transferir crédito alguno, que no figuren en el presupuesto. 6) UNIDAD DE CAJA: Con el recaudo de todas las rentas y recursos de capital se atenderá el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas en el Presupuesto General del Municipio 7) PROGRAMACIÓN
INTEGRAL:
Todo
programa
presupuestal
debe
contemplar simultáneamente los gastos de inversión y de funcionamiento que las exigencias técnicas y administrativas demanden como necesarios para su ejecución y operación, de conformidad con los procedimientos y normas legales vigentes. 8) ESPECIALIZACIÓN: Las apropiaciones deben referirse en cada órgano de la administración a su objeto y funciones, y se ejecutarán estrictamente conforme al fin para el cual fueron programadas. 9) INEMBARGABILIDAD: Son inembargables las rentas incorporadas en el Presupuesto General del Municipio, así como los bienes y derechos de los órganos que lo conforman. No obstante lo anterior, los funcionarios competentes deberán adoptar las medidas conducentes al pago de las sentencias en contra de los órganos respectivos, dentro de los plazos establecidos para ello, y respetarán en su integridad los derechos reconocidos a terceros en estas sentencias.
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HOJA 98 DE 304
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ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
10) HOMEÓSTASIS PRESUPUESTAL: El crecimiento real del Presupuesto de Rentas incluida la totalidad de los créditos adicionales de cualquier naturaleza, debe guardar congruencia con el crecimiento de la economía, de tal manera que no genere desequilibrio macroeconómico. 11) PRESUPUESTO DE RENTAS: Es la estimación de los ingresos corrientes del Municipio; de las
contribuciones, tasas y tarifas cuando sean
administradas por una dependencia que haga parte del Presupuesto, de los fondos especiales, de los recursos de capital y de los ingresos de los establecimientos públicos del orden Municipal. 12) INGRESOS TRIBUTARIOS: Están conformados por pagos obligatorios al Municipio, sin contraprestación, fijados en virtud de norma legal, provenientes de impuestos, directos o indirectos. 13) INGRESOS NO TRIBUTARIOS: Son las rentas generadas por las actividades propias de la entidad, en cumplimiento de su objetivo social y comprenden, entre otras, venta de bienes y servicios, operaciones comerciales, aportes y otros ingresos. 14) VENTA DE BIENES Y SERVICIOS:
Son los ingresos provenientes de la
venta de bienes producidos directamente por la entidad u obtenidos por la prestación de servicios técnicos, administrativos, docentes, culturales, médicos, hospitalarios y públicos, entre otros.
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HOJA 99 DE 304
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ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
15) CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es un documento expedido por el Secretario de Hacienda, quien maneja el Presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este certificado afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso. 16) RECURSOS DEL BALANCE: Son los provenientes de la liquidación del ejercicio fiscal del año inmediatamente anterior, resultantes de la diferencia que se origina al comparar el recaudo de los ingresos de libre disponibilidad, incluyendo los no presupuestados y las disponibilidades iniciales en efectivo, frente a la suma de los pagos efectuados durante la vigencia
con
cargo
a
las
apropiaciones
vigentes,
las
reservas
presupuestales y las cuentas por pagar constituidas a 31 de diciembre. 17) FONDOS ESPECIALES: Constituyen fondos especiales en el orden municipal, los ingresos creados y definidos en la ley para la prestación de un servicio público específico, así como los pertenecientes a fondos sin personería jurídica creados por el legislador competente. 18) RECURSOS DE CAPITAL: Todos los recursos del crédito externo e interno con vencimiento mayor de un año, el diferencial cambiario, los rendimientos
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HOJA 100 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
por operaciones financieras, los excedentes financieros que el CONPES les reasigne y las donaciones. 19) RENDIMIENTOS FINANCIEROS: Son los que se generan por la colocación de los recursos monetarios, que manejan estos órganos en el mercado de capitales o en títulos valores. Incluye ingresos por intereses, y corrección monetaria. 20) GASTOS DE FUNCIONAMIENTO: Son aquellos que tienen por objeto atender las necesidades de los órganos para cumplir a cabalidad con las funciones asignadas en la constitución y la ley. 21) TRANSFERENCIAS CORRIENTES: Son recursos que transfieren los órganos a entidades nacionales o internacionales, públicas o privadas, con fundamento en un mandato legal. 22) SERVICIO DE LA DEUDA INTERNA:
Constituye el monto total de pagos
que se causen durante la vigencia fiscal por amortización, intereses, gastos y comisiones, correspondientes a empréstitos con acreedores nacionales y que se paguen en pesos colombianos. 23) INVERSIONES: Son aquellas erogaciones susceptibles de causar réditos o de ser de algún modo económicamente productivas, o que tengan cuerpo de bienes de utilización perdurable, llamados también de capital por oposición a
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HOJA 101 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
los de funcionamiento, que se hayan destinado a extinguirse con su empleo. Así mismo, aquellos gastos destinados a crear infraestructura social. 24) CONTABILIDAD PUBLICA: Es la ciencia económica se ocupa de las cuestiones que surgen en relación con la satisfacción de las necesidades de los individuos y de la sociedad, porque en búsqueda de la citada satisfacción los individuos llevan a la práctica actividades productivas. Mediante estas actividades se obtienen bienes y servicios que se necesitan para satisfacer necesidades de la comunidad. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Para desarrollar este proceso se debe tener en cuenta lo establecido en el código de ética, el manual de Presupuesto, Funciones, contratación, manual de calidad, Normas Contables y fiscales, la disponibilidad de recursos, y la cobertura y financiación a cargo del Municipio de acuerdo con los objetivos trazados en el Plan de Desarrollo Municipal y los recursos del Sistema general de Participaciones. El personal involucrado en este procedimiento debe tener los conocimientos sobre Hacienda Pública, Contabilidad Pública, el Plan de Desarrollo Municipal y el Plan Anual de Inversiones del Municipio, normas de calidad y sobre acciones de cobro de Impuestos y pago de obligaciones. Igualmente se debe disponer de los recursos logísticos por parte de la administración, como muebles, equipos, software y demás elementos
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HOJA 102 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
necesarios para el buen desempeño de las actividades que desarrolla cada área para el pleno cumplimiento del objeto de este proceso.
BASE LEGAL: La Constitución Política de 1991 Ley 38 de 1989 Ley 179 de 1994 Decreto 111 de 1996 Ley 225 de 1995 Resolución 036 de 1998 PGCP Contaduría General de la Nación Resoluciones de la Contraloría General de la República Estatuto Tributario Municipal Presupuesto de la Vigencia
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HOJA 103 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
DESARROLLO: Consiste en la descripción de las actividades inherentes para desarrollar el proceso, indicando quien responde por cada actividad: No
ACTIVIDAD/ETAPA
1.
Preparación del presupuesto, según las competencias a cargo del municipio.
2.
Presenta al Alcalde el proyecto de acuerdo para su revisión Presentación de proyecto de presupuesto al Consejo Municipal Aprobación del presupuesto
3.
4.
FUNCIONARIO RESPONSABLE Secretario de Hacienda
Secretario de Hacienda
REGISTROS ASOCIADOS Manual de Presupuesto, Decreto 111 de 1996, Estatuto Tributario Municipal, Plan de desarrollo Presupuesto
Alcalde Municipal
Concejo Municipal
Manual de Presupuesto, Decreto 111 de 1996, Estatuto Tributario Municipal, Plan de desarrollo
Elaboración del acto administrativo de liquidación del presupuesto
Secretario de Gobierno
6.
Firma del acto administrativo de liquidación del presupuesto Apertura de los libros para la ejecución presupuestal
Alcalde Municipal
Secretario de Hacienda
Resolución 036 de 1998
Expide certificado de disponibilidad presupuestal según solicitud del alcalde Liquidación de los
Secretario de Hacienda
Presupuesto
Liquidador de
Estatuto Tributario
8.
9.
Que se realice en el término legal
Que se realice en el término legal
5.
7.
CONTROLES
Que se tenga en cuenta lo aprobado por el Concejo
SIEMPRE AL SERVICIO DEL PUEBLO
Que se aplique en su integridad lo establecido por la anterior resolución Que se haga el registro apropiado
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HOJA 104 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
10.
11.
12.
13.
14.
15.
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
impuestos, tasas y tarifas Preparación del Plan Anual Mensualizado de Caja.
Impuestos Tesorero Municipal
y Presupuesto Estatuto Tributario y Presupuesto
Recaudo de las rentas, impuestos, tasas y tarifas presupuestadas. Preparación de Documentos soporte para la contabilidad. Contabilización de Todas las operaciones contables, financieras y fiscales y tributarias. Preparación de los Informes para los entes de Control.
Tesorero Municipal
Estatuto Tributario y Presupuesto
Envió de la información pertinente a los entes de Vigilancia y Control.
Secretario de Hacienda
PR-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
Que se tenga en cuenta para el pago de obligaciones. Que aplique las tarifas apropiadas
Secretario de Hacienda Contador
Estatuto Tributario Presupuesto PGCP Público
Que sea veraz y oportuna.
Contador
Estatuto Tributario Presupuesto PGCP Público Normas CGR Normas CGN
Que sea veraz y oportuna. Que cumpla requisitos legales.
FLUJOGRAMA DESPACHO DEL ALCALDE
SECRETARIA DE HACIENDA
SECRETARIA DE GOBIERNO
INICIO 1 PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO
1
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CONCEJO MUNICIPAL
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HOJA 105 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DESPACHO DEL ALCALDE
SECRETARIA DE HACIENDA
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
SECRETARIA DE GOBIERNO
PR-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
CONCEJO MUNICIPAL
1
2 PRESENTACIÓN DEL PROYECTO DE ACUERDO PARA SU REVISIÓN 3 PRESENTACIÓN DE PROYECTO DE PRESUPUESTO 4 APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO
5 ELABORACIÓN DEL ACTO ADMINISTRATIVO DE LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO
6 FIRMA DEL ACTO ADMINISTRATIVO DE LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO 7 APERTURA DE LOS LIBROS PARA LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
8 EXPIDE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
9 LIQUIDACIÓN DE LOS IMPUESTOS, TASAS Y TARIFAS
9
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HOJA 106 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DESPACHO DEL ALCALDE
SECRETARIA DE HACIENDA
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
SECRETARIA DE GOBIERNO
9
10 PREPARACIÓN DEL PLAN ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA
11 RECAUDO DE LAS RENTAS, IMPUESTOS, TASAS Y TARIFAS PRESUPUESTADAS
12 PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS SOPORTE PARA LA CONTABILIDAD
13 CONTABILIZACIÓN DE TODAS LAS OPERACIONES CONTABLES
14 PREPARACIÓN DE LOS INFORMES PARA LOS ENTES DE CONTROL
15 ENVIÓ DE LA INFORMACIÓN PERTINENTE A LOS ENTES DE VIGILANCIA Y CONTROL
FIN
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PR-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
CONCEJO MUNICIPAL
HOJA 107 DE 304
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
ANEXOS: Son todos los documentos que se utilizan en la realización de las diferentes actividades de este proceso y los que se producen en el desarrollo del mismo, entre estos tenemos: Manual de Presupuesto PGCP de la Contaduría General de la Nación. Resoluciones de la Contraloría General de la República Plan Anual Mensualizado de Caja.
DOCUMENTOS ASOCIADOS: son los documentos internos o externos que sirven de soporte o de consulta para la correcta interpretación o aplicación del documento en la realización de las diferentes actividades tales como: Plan de Desarrollo Plan Anual de Inversiones Presupuesto Estatuto Tributario PGCP de la Contaduría General de la Nación. Resoluciones de la Contraloría General de la República
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
NOTAS DE CAMBIO VERSION DESCRIPCIÓN
NUMERO DE SOLICITUD DE CAMBIO
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FECHA
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
OBJETO: REALIZAR LAS ACCIONES PERTINENTES PARA PREPARAR Y EJECUTAR EL PRESUPUESTO PARA EL BUEN FUNCIONAMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN, EN CUMPLIMIENTO DE SU MISION INSTITUCIONAL. RESPONSABLE: SECRETARIO DE HACIENDA
11.2.1. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN PRESUPUESTAL PROPÓSITO: Este procedimiento incluye todas las acciones y actividades relacionadas con la preparación del Presupuesto General del Municipio de acuerdo con las rentas, transferencias, inversiones y gastos
de
funcionamiento y la participación del Municipio en los Ingresos Corrientes de la Nación y la expedición de los certificados de disponibilidad presupuestal, de acuerdo con el presupuesto aprobado para cada vigencia en coordinación con las políticas y financiamiento del orden Nacional y Departamental y el Plan de Desarrollo de Municipal. ALCANCE: Este procedimiento involucra las actividades desempeñadas por la Secretaría de Hacienda, en cuanto a la realización de actividades de la preparación y ejecución del presupuesto, el Despacho del Alcalde en cuanto a la solicitud para la expedición de los certificados de disponibilidad presupuestal para financiar y ejecutar los planes y programas que estén incluidos en el plan de desarrollo municipal, la secretaria de Planeación en cuanto a la determinación del plan anual de inversiones de acuerdo con el plan de desarrollo municipal y al Concejo en cuanto a la aprobación y modificación del presupuesto.
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VERSION:01 CODIGO
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
DEFINICIONES: A continuación se definen algunos términos que son importantes para entender este procedimiento: 1) HACIENDA PÚBLICA: Son los recursos disponibles por parte del Estado y las entidades públicas para el cumplimiento de sus actividades y proyectos de acuerdo con las competencias y funciones asignadas por la constitución y la Ley. 2) PRESUPUESTO: El Presupuesto es un acto administrativo que relaciona, de manera detallada y anticipada, los ingresos y autoriza los gastos del Municipio y sus Establecimientos Públicos para una vigencia fiscal que inicia el 1º de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Consta de tres
partes,
presupuesto
de
ingresos,
presupuesto
de
gastos
y
disposiciones generales. 3) PLANIFICACIÓN: El Presupuesto General del Municipio debe guardar concordancia con los contenidos del Plan Nacional de Desarrollo, del Plan Nacional de Inversiones, del Plan Financiero y del Plan Operativo Anual de Inversiones y con el Plan de Desarrollo municipal. 4) ANUALIDAD: El año fiscal comienza el 1º de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción.
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VERSION:01 CODIGO
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PT-M-GF-01
NOMBRE DEL PROCESO
GESTION FINANCIERA
5) UNIVERSALIDAD: El presupuesto contiene la totalidad de los gastos públicos que se espere realizar durante la vigencia fiscal respectiva. En consecuencia
ninguna
autoridad
puede
efectuar
gastos
públicos,
erogaciones con cargo al Tesoro o transferir crédito alguno, que no figuren en el presupuesto. 6) UNIDAD DE CAJA: Con el recaudo de todas las rentas y recursos de capital se atenderá el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas en el Presupuesto General del Municipio 7) PROGRAMACIÓN
INTEGRAL:
Todo
programa
presupuestal
debe
contemplar simultáneamente los gastos de inversión y de funcionamiento que las exigencias técnicas y administrativas demanden como necesarios para su ejecución y operación, de conformidad con los procedimientos y normas legales vigentes. 8) ESPECIALIZACIÓN: Las apropiaciones deben referirse en cada órgano de la administración a su objeto y funciones, y se ejecutarán estrictamente conforme al fin para el cual fueron programadas. 9) INEMBARGABILIDAD: Son inembargables las rentas incorporadas en el Presupuesto General del Municipio, así como los bienes y derechos de los órganos que lo conforman. No obstante lo anterior, los funcionarios competentes deberán adoptar las medidas conducentes al pago de las sentencias en contra de los órganos respectivos, dentro de los plazos
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
establecidos para ello, y respetarán en su integridad los derechos reconocidos a terceros en estas sentencias. 10) HOMEÓSTASIS PRESUPUESTAL: El crecimiento real del Presupuesto de Rentas incluida la totalidad de los créditos adicionales de cualquier naturaleza, debe guardar congruencia con el crecimiento de la economía, de tal manera que no genere desequilibrio macroeconómico. 11) PRESUPUESTO DE RENTAS: Es la estimación de los ingresos corrientes del Municipio; de las
contribuciones, tasas y tarifas cuando sean
administradas por una dependencia que haga parte del Presupuesto, de los fondos especiales, de los recursos de capital y de los ingresos de los establecimientos públicos del orden Municipal. 12) INGRESOS TRIBUTARIOS: Están conformados por pagos obligatorios al Municipio, sin contraprestación, fijados en virtud de norma legal, provenientes de impuestos, directos o indirectos. 13) INGRESOS NO TRIBUTARIOS: Son las rentas generadas por las actividades propias de la entidad, en cumplimiento de su objetivo social y comprenden, entre otras, venta de bienes y servicios, operaciones comerciales, aportes y otros ingresos. 14) VENTA DE BIENES Y SERVICIOS:
Son los ingresos provenientes de la
venta de bienes producidos directamente por la entidad u obtenidos por la
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
prestación de servicios técnicos, administrativos, docentes, culturales, médicos, hospitalarios y públicos, entre otros. 15) CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es un documento expedido por el Secretario de Hacienda, quien maneja el Presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este certificado afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso. 16) FONDOS ESPECIALES: Constituyen fondos especiales en el orden municipal, los ingresos creados y definidos en la ley para la prestación de un servicio público específico, así como los pertenecientes a fondos sin personería jurídica creados por el legislador competente. 17) RECURSOS DE CAPITAL: Todos los recursos del crédito externo e interno con vencimiento mayor de un año, el diferencial cambiario, los rendimientos por operaciones financieras, los excedentes financieros que el CONPES les reasigne y las donaciones. 18) RENDIMIENTOS FINANCIEROS: Son los que se generan por la colocación de los recursos monetarios, que manejan estos órganos en el mercado de capitales o en títulos valores. Incluye ingresos por intereses, y corrección monetaria.
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HOJA 114 DE 304
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PT-M-GF-01 NOMBRE DEL PROCESO
GESTION FINANCIERA
19) GASTOS DE FUNCIONAMIENTO: Son aquellos que tienen por objeto atender las necesidades de los órganos para cumplir a cabalidad con las funciones asignadas en la constitución y la ley. 20) TRANSFERENCIAS CORRIENTES: Son recursos que transfieren los órganos a entidades nacionales o Departamentales y Municipales, públicas o privadas, con fundamento en un mandato legal. 21) SERVICIO DE LA DEUDA INTERNA:
Constituye el monto total de pagos
que se causen durante la vigencia fiscal por amortización, intereses, gastos y comisiones, correspondientes a empréstitos con acreedores nacionales y que se paguen en pesos colombianos. 22) INVERSIONES: Son aquellas erogaciones susceptibles de causar réditos o de ser de algún modo económicamente productivas, o que tengan cuerpo de bienes de utilización perdurable, llamados también de capital por oposición a los de funcionamiento, que se hayan destinado a extinguirse con su empleo. Así mismo, aquellos gastos destinados a crear infraestructura social. 23) CONCEJO MUNICIPAL: Es la entidad encargada de autorizar los gastos a ser ejecutados por la administración municipal. 24) CATEGORIA: En el proceso de programación presupuestal se debe considerar la categoría que le corresponda al municipio en la siguiente vigencia fiscal, para ello es importante recordar que tanto la Ley 136 de 1994,
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HOJA 115 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
como la Ley 617 de 2000, otorgaron a los Alcaldes Municipales la obligación establecer por Decreto, antes del 31 de Octubre de cada año, la categoría que regirá para el año siguiente. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Para desarrollar este procedimiento se debe tener en cuenta lo establecido en el código de ética, el Estatuto Tributario Municipal, Manual de Funciones, contratación, manual de calidad, Normas Contables y fiscales, la disponibilidad de recursos, y las transferencias a cargo del Municipio para los entes municipales y descentralizados. Teniendo en cuenta el Plan de Desarrollo Municipal y los recursos del Sistema general de Participaciones. El personal involucrado en este procedimiento debe tener los conocimientos sobre Hacienda Pública, Contabilidad Pública, normas de calidad, el Plan de Desarrollo Municipal y el Plan Anual de Inversiones del Municipio. Igualmente se debe disponer de los recursos logísticos por parte de la administración, como muebles, equipos, software y demás elementos necesarios para el buen desempeño de las actividades que desarrolla cada área para el pleno cumplimiento del objeto de este procedimiento. BASE LEGAL: La Constitución Política de 1991 Ley 617 de 2000
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PT-M-GF-01 NOMBRE DEL PROCESO
GESTION FINANCIERA
Ley 38 de 1989 Ley 179 de 1994 Decreto 111 de 1996 Ley 225 de 1995 Resolución 036 de 1998 PGCP Contaduría General de la Nación Resoluciones de la Contraloría General de la República Estatuto Tributario Municipal
DESARROLLO: Consiste en la descripción de las actividades inherentes para desarrollar el procedimiento, indicando quien responde por cada actividad: No 1.
2.
ACTIVIDAD/ETAPA Las Secretarías de Hacienda y Planeación retoman las metas financieras del Plan de Desarrollo. Se realiza un proceso de planeación revisando la situación financiera del Municipio y readoptan las
FUNCIONARIO RESPONSABLE Alcalde Municipal
REGISTROS ASOCIADOS Plan de Desarrollo
Secretario de Planeación
Plan de Desarrollo
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CONTROLES
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.
medidas financieras y las metas de inversión para la vigencia fiscal. Elaboración Del Plan Operativo Anual de Inversión Municipal (POAIM).
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
Secretario de Hacienda
Plan Operativo Anual de Inversión Municipal, Estatuto Tributario
4.
Concepto sobre el POAIM financiado con el Sistema General de Participación
Secretario de Planeación
Plan Operativo Anual de Inversión Municipal, Estatuto Tributario
5.
Aprobación del POAIM, según el Estatuto Municipal de Presupuesto.
Concejo Municipal
Plan Operativo Anual de Inversión Municipal, Estatuto Tributario
6.
El POAIM se remite a la Secretaría de Hacienda para ser incluido en el proyecto de presupuesto
Secretario de Hacienda
Plan Operativo Anual de Inversión Municipal, Estatuto Tributario
7.
Prepara las disposiciones generales de presupuesto.
Secretario de Hacienda
Plan Operativo Anual de Inversión Municipal, Estatuto Tributario
8.
Se realizan los ajustes al
Secretario de
Plan Operativo
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PT-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
Que el proyecto corresponda a las prioridades señaladas en el Plan de Desarrollo municipal. Que el proyecto de gastos responda a los criterios establecidos en la Ley de Participación Que se hayan incluido las partidas necesarias para atender los gastos derivados del normal funcionamiento de la administración y las obligaciones contractuales del municipio. Que el cálculo de los ingresos y los gastos corresponda a las metas del Plan Financiero vigente. Que se consideren todos los requisitos necesarios en su elaboración.
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HOJA 118 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
proyecto de presupuestos.
NOMBRE DEL PROCESO
9.
Supervisión de los ajustes al proyecto de presupuestos.
10.
Presenta el proyecto de Presupuesto definitivo al Concejo Municipal
Alcalde Municipal
11.
Si el Concejo Aprueba, envía al despacho del alcalde para su sanción y promulgación
Alcalde Municipal
12.
Presupuesto es enviado a la Secretaría de Gobierno para la expedición del decreto de liquidación
Secretario de Gobierno
Anual de Inversión Municipal, Estatuto Tributario Plan Operativo Anual de Inversión Municipal, Estatuto Tributario Plan Operativo Anual de Inversión Municipal, Estatuto Tributario, Proyecto de Presupuesto Plan Operativo Anual de Inversión Municipal, Estatuto Tributario, Proyecto de Presupuesto Decreto de liquidación
13.
Envío del presupuesto a la Secretaría de Hacienda para su ejecución y registro en los libros respectivos Envío de copia del acuerdo sancionado al gobernador
Secretario de Hacienda
Resolución 036 de 1998
Alcalde Municipal
Acuerdo sancionado
14.
Planeación, Secretario de Hacienda Alcalde Municipal
CODIGO
SIEMPRE AL SERVICIO DEL PUEBLO
PT-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
Que el proyecto esté acompañado de los anexos correspondientes.
Que sea presentado dentro de los términos legales, estudiado dentro de las condiciones estatutarias y debatido durante los dos debates en días sucesivos, aprobado por el Concejo y no objetado por el alcalde. Que se tenga en cuenta los registros Que se haga en los términos
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HOJA 119 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
15.
del departamento para su revisión jurídica. Si El Concejo No Aprueba, El Alcalde expide el decreto de repetición del presupuesto.
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
previstos por la ley Alcalde Municipal
Decreto de repetición
Que se haga en los términos previstos por la ley
FLUJOGRAMA DESPACHO DEL ALCALDE
SECRETARIA DE PLANEACION
SECRETARIA DE HACIENDA
SECRETARIA DE GOBIERNO
CONCEJO MUNICIPAL
INICIO
1 Las Secretarías de Hacienda y Planeación retoman las metas financieras del Plan de Desarrollo
2 Proceso de planeación revisando la situación financiera del Municipio
3 Elaboración del POAIM
4 Concepto sobre el POAIM financiado con el Sistema General de Participación
5 Aprobación del POAIM, según el Estatuto Municipal de Presupuesto 6 El POAIM se remite para ser incluido en el proyecto de presupuesto
7 Prepara las disposiciones generales de presupuesto
7
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HOJA 120 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DESPACHO DEL ALCALDE
SECRETARIA DE PLANEACION
SECRETARIA DE HACIENDA
CODIGO
PT-M-GF-01
NOMBRE DEL PROCESO
GESTION FINANCIERA
SECRETARIA DE GOBIERNO
CONCEJO MUNICIPAL
7 9 Supervisión de los ajustes al proyecto de presupuestos
8 Se realizan los ajustes al proyecto de presupuestos
10 Presenta el proyecto de Presupuesto definitivo al Concejo Municipal Si aprueba
NO aprueba
11 Envía al despacho del alcalde para su sanción y promulgación 12 Presupuesto es enviado para la expedición del decreto de liquidación
14 Envío de copia del acuerdo sancionado al gobernador
15 El Alcalde expide el decreto de repetición del presupuesto
13 Ejecución del presupuesto y registro en los libros respectivos
FIN
ANEXOS: Son todos los documentos que se utilizan en la realización de las diferentes actividades de este procedimiento y los que se producen en el desarrollo del mismo, entre estos tenemos:
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HOJA 121 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
Estatuto Tributario Municipal PGCP de la Contaduría General de la Nación Resoluciones de la Contraloría General de la República
DOCUMENTOS ASOCIADOS: son los documentos internos o externos que sirven de soporte o de consulta para la correcta interpretación o aplicación del documento en la realización de las diferentes actividades tales como: Plan de Desarrollo Plan Anual de Inversiones Presupuesto Estatuto Tributario PGCP de la Contaduría General de la Nación Resoluciones de la Contraloría General de la República
NOTAS DE CAMBIO VERSION DESCRIPCIÓN
NUMERO DE SOLICITUD DE CAMBIO
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FECHA
HOJA 122 DE 304
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PT-M-GF-01 NOMBRE DEL PROCESO
OBJETO: RECAUDAR LOS INGRESOS MUNICIPALES CANCELACIÓN DE LAS OBLIGACIONES LEGALMENTE ACUERDO CON EL PLAN ANUAL MENZUALIZADO DE CAJA.
GESTION FINANCIERA
Y REALIZAR CONTRAÍDAS
RESPONSABLE: TESORERO MUNICIPAL
11.2.2. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE TESORERÍA PROPÓSITO: Este procedimientos incluye todas las acciones y actividades relacionadas con el recaudo de los diferentes impuestos, transferencias. Tasas y tarifas contenidas en el Presupuesto General del Municipio, y la cancelación de las obligaciones legalmente contraídas, de acuerdo con el plan anual mensualizado de caja, para el cumplimiento de las metas financieras de y el Plan de Desarrollo de Municipal. ALCANCE: Este procedimiento involucra las actividades desempeñadas por la Secretaría de Hacienda, en cuanto a la realización de actividades de la registro presupuestal de las obligaciones que se deban cancelar, el Despacho del Alcalde en cuanto a la resolución de autorización para el pago y firma de los cheques y transferencias
y la Tesorería, en lo
relacionado con el recaudo de los ingresos y cancelación de las obligaciones. DEFINICIONES: A continuación se definen algunos términos que son importantes para entender este procedimiento: 1) HACIENDA PÚBLICA: Son los recursos disponibles por parte del Estado y las entidades públicas para el cumplimiento de sus actividades y proyectos
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LA DE
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HOJA 123 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
de acuerdo con las competencias y funciones asignadas por la constitución y la Ley. 2) TESORERÍA : Es la dependencia que maneja la economía municipal, buscando el
fortalecimiento y optimización de los recursos propios y
asignados para afrontar las obligaciones y ejercer la labor recaudatoria y de servicio, mejorando
con calidad en el desempeño de las funciones y la
buena relación con las distintas esferas gubernamentales y ciudadanas. 3) PLAN FINANCIERO: Es un programa de ingresos y gastos de caja y sus posibilidades de financiamiento. El plan define las metas máximas de pagos a efectuarse durante el año que servirán de base para elaborar el Programa anual de caja-PAC. 4) EL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD: es el documento expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos. 5) EL REGISTRO PRESUPUESTAL: Es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no será desviada a ningún otro fin. 6) PROVEEDORES: Son las personas naturales o jurídicas que participen en los procesos de contratación administrativa de bienes o servicios, deberán
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HOJA 124 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PT-M-GF-01 NOMBRE DEL PROCESO
GESTION FINANCIERA
estar registrados y serán evaluados en forma integral en cuanto a su capacidad técnica y demás aspectos que resulten de interés para el Municipio. 7) ENTIDAD FINANCIERA: En términos generales son todas las instituciones que realizan operaciones de intermediación y captación de dineros, tales como los bancos, fiduciarias, compañías de financiamiento y las demás legalmente autorizadas. 8) TÍTULO VALOR: Es un documento que representa un derecho de crédito, cuyo ejercicio y transmisión están condicionados a la posesión del documento que acredita unos derechos a su tenedor y unas obligaciones al emisor del mismo. 9) UNIDAD DE CAJA: Con el recaudo de todas las rentas y recursos de capital se atenderá el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas en el Presupuesto General del Municipio 10)RESOLUCIÓN DE PAGO: Es el documento en virtud del cual el alcalde ordena el pago de una obligación cuando se ha cumplido con los requisitos legales y se ha recibido a satisfacción los bienes y servicios contratados. 11)INEMBARGABILIDAD: Son inembargables las rentas incorporadas en el Presupuesto General del Municipio, así como los bienes y derechos de los órganos que lo conforman. No obstante lo anterior, los funcionarios
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HOJA 125 DE 304
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
competentes deberán adoptar las medidas conducentes al pago de las sentencias en contra de los órganos respectivos, dentro de los plazos establecidos para ello, y respetarán en su integridad los derechos reconocidos a terceros en estas sentencias. 12)INGRESOS TRIBUTARIOS: Están conformados por pagos obligatorios al Municipio, sin contraprestación, fijados en virtud de norma legal, provenientes de impuestos, directos o indirectos. 13)INGRESOS NO TRIBUTARIOS: Son las rentas generadas por las actividades propias de la entidad, en cumplimiento de su objetivo social y comprenden, entre otras, venta de bienes y servicios, operaciones comerciales, aportes y otros ingresos. 14)VENTA DE BIENES Y SERVICIOS: Son los ingresos provenientes de la venta de bienes producidos directamente por la entidad u obtenidos por la prestación de servicios técnicos, administrativos, docentes, culturales, médicos, hospitalarios y públicos, entre otros. 15)FONDOS ESPECIALES: Constituyen fondos especiales en el orden municipal, los ingresos creados y definidos en la ley para la prestación de un servicio público específico, así como los pertenecientes a fondos sin personería jurídica creados por el legislador competente.
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HOJA 126 DE 304
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GESTION FINANCIERA
16)RECURSOS DE CAPITAL: Todos los recursos del crédito externo e interno con vencimiento mayor de un año, el diferencial cambiario, los rendimientos por operaciones financieras, los excedentes financieros que el CONPES les reasigne y las donaciones. 17)RENDIMIENTOS FINANCIEROS: Son los que se generan por la colocación de los recursos monetarios, que manejan estos órganos en el mercado de capitales o en títulos valores. Incluye ingresos por intereses, y corrección monetaria. 18)GASTOS DE FUNCIONAMIENTO: Son aquellos que tienen por objeto atender las necesidades de los órganos para cumplir a cabalidad con las funciones asignadas en la constitución y la ley. 19)TRANSFERENCIAS CORRIENTES: Son recursos que transfieren los órganos a entidades nacionales o Departamentales y Municipales, públicas o privadas, con fundamento en un mandato legal. 20) SERVICIO DE LA DEUDA INTERNA: Constituye el monto total de pagos que se causen durante la vigencia fiscal por amortización, intereses, gastos y comisiones, correspondientes a empréstitos con acreedores nacionales y que se paguen en pesos colombianos. 21) INVERSIONES: Son aquellas erogaciones susceptibles de causar réditos o de ser de algún modo económicamente productivas, o que tengan cuerpo de
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HOJA 127 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
bienes de utilización perdurable, llamados también de capital por oposición a los de funcionamiento, que se hayan destinado a extinguirse con su empleo. Así mismo, aquellos gastos destinados a crear infraestructura social. 22) COMPROBANTE DE EGRESO: Es el documento que se elabora para realizar el pago de una obligación, después de la orden de pago expedida por el alcalde y con los soportes respectivos. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Para desarrollar este procedimiento se debe tener en cuenta lo establecido en el código de ética, el Estatuto Tributario Municipal, Manual de Funciones, les, la disponibilidad de recursos, manual de calidad y las transferencias
a cargo del Municipio para los entes
municipales y descentralizados. Teniendo en cuenta el Plan de Desarrollo Municipal, la distribución de los recursos del Sistema general de Participaciones y Plan Anual Mensualizado de Caja. El personal involucrado en este procedimiento debe tener los conocimientos sobre Hacienda Pública, Contabilidad Pública, normas de calidad, el Plan de Desarrollo Municipal y el Plan Anual de Inversiones del Municipio. Igualmente se debe disponer de los recursos logísticos por parte de la administración, como muebles, equipos, software y demás elementos necesarios para el buen desempeño de las actividades que desarrolla cada área para el pleno cumplimiento del objeto de este procedimiento.
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HOJA 128 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
BASE LEGAL: La Constitución Política de 1991 Ley 617 de 2000 Ley 38 de 1989 Ley 179 de 1994 Decreto 111 de 1996 Ley 225 de 1995 Resolución 036 de 1998 PGCP Contaduría General de la Nación Resoluciones de la Contraloría General de la República Presupuesto de la vigencia Estatuto Tributario Municipal Plan Anual Mensualizado de Caja
SIEMPRE AL SERVICIO DEL PUEBLO
PT-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
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DEPARTAMENTO DE BOLIVAR MUNICIPIO DE TURBANA
ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
DESARROLLO: Consiste en la descripción de las actividades inherentes para desarrollar el procedimiento, indicando quien responde por cada actividad: No
ACTIVIDAD/ETAPA
FUNCIONARIO RESPONSABLE Tesorero Municipal
1.
Preparación del PAC, según el presupuesto aprobado.
2.
Presenta al Secretario de Hacienda el PAC, para su aprobación. Supervisa el Recaudo de los impuestos Municipales Recibe los recursos recaudados por impuestos, tasas y tarifas Consigna los recursos recaudados en la entidad financiera respectiva. Verifica el recibo de las transferencias del sistema general de participación. Distribuye los recursos de las transferencias según las normas pertinentes.
Secretario de Hacienda
3. 4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Tesorero Municipal Liquidador de Impuestos
REGISTROS ASOCIADOS Presupuesto, Estatuto Tributario Municipal. Presupuesto
Estatuto Tributario Municipal Estatuto Tributario Municipal
Tesorero Municipal
CONTROLES Que todo quede contemplado.
Que se aplique las tarifas aprobadas Que verifique con los soportes respectivos Que se informe a hacienda y contabilidad.
Tesorero Municipal
Extractos Bancarios
Tesorero Municipal
Ley 617 de 2000
Prepara informe de Recaudo para la ejecución de ingresos y la contabilidad. Expide Resoluciones de orden de pago de bienes y servicios. Recibe resoluciones de pago y prepara comprobante de egreso
Tesorero Municipal
Presupuesto
Alcalde Municipal
Estatuto Tributario y Presupuesto
Que se cumpla los requisitos de ley
Tesorero Municipal
Estatuto Tributario y Presupuesto
Realiza transferencias a los
Tesorero Municipal
Estatuto Tributario
Que sean obligaciones legalmente contraídas. Que estén
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Que se aplique en su integridad lo establecido en la Ley. Que se haga con base los soportes respectivos
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
12.
13.
14.
15.
entes descentralizados del orden municipal Entrega todos los Documentos soporte para la contabilidad. Prepara informe de obligaciones canceladas según rubros presupuestales Supervisa que todas las cuentas bancarias estén conciliadas. Archiva documentos soportes de todas las obligaciones canceladas.
CODIGO
PT-M-GF-01
NOMBRE DEL PROCESO
GESTION FINANCIERA
y Presupuesto
aprobadas en el presupuesto.
Tesorero Municipal
Presupuesto
Que sea veraz y oportuna.
Tesorero Municipal
Extractos bancarios
Tesorero Municipal
Auxiliar contable
FLUJOGRAMA SECRETARIA DE HACIENDA
DESPACHO DEL ALCALDE
INICIO
1
2
Preparación del PAC
Presentación del PAC, para su aprobación.
6 Verificación del recibo de las transferencias del sistema general de participación
5 Consignación de los recursos recaudados en la entidad financiera respectiva
3 Supervisión del Recaudo de los impuestos Municipales
4 Recepción de los recursos recaudados por impuestos, tasas y tarifas
6
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PT-M-GF-01
NOMBRE DEL PROCESO
SECRETARIA DE HACIENDA
GESTION FINANCIERA
DESPACHO DEL ALCALDE
6
7 Distribución de los recursos de las transferencias
8 Preparación del informe de Recaudo para la ejecución de ingresos y la contabilidad
12 Entrega de los Documentos soporte para la contabilidad
11 Transferencias a los entes descentralizados del orden municipal
13 Preparación de informe de obligaciones canceladas según rubros presupuestales
9 Expedición de Resoluciones de orden de pago de bienes y servicios
10 Recepción de resoluciones de pago y preparación de comprobante de egreso
14 Supervisión de las conciliaciones bancarias
15 Archiva documentos soportes
FIN
ANEXOS: Son todos los documentos que se utilizan en la realización de las diferentes actividades de este proceso y los que se producen en el desarrollo del mismo, entre estos tenemos: Estatuto Tributario Municipal Presupuesto Municipal Plan Anual Mensualizado PGCP de la Contaduría General de la Nación.
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
Resoluciones de la Contraloría General de la República
DOCUMENTOS ASOCIADOS: son los documentos internos o externos que sirven de soporte o de consulta para la correcta interpretación o aplicación del documento en la realización de las diferentes actividades tales como: Plan Anual de Inversiones Presupuesto Estatuto Tributario PGCP de la Contaduría General de la Nación. Resoluciones de la Contraloría General de la República
NOTAS DE CAMBIO VERSION DESCRIPCIÓN
NUMERO DE SOLICITUD DE CAMBIO
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FECHA
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
OBJETO: LIQUIDAR Y FACTURAR LOS IMPUESTOS SEGÚN LO ESTABELCIDO EN EL ESTUTUTO TRIBUTARIO MUNICIPAL Y DE LOS DEMAS SERVICIOS PUBLICOS, DERECHOS, TASAS Y TARIFAS Y RECIBIR EL RECUADO DE LOS MISMO. RESPONSABLE: LIQUIDADOR DE IMPUESTOS
11.2.3. PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIÓN DE IMPUESTOS PROPÓSITO: Este procedimientos incluye todas las acciones y actividades relacionadas con la liquidación, facturación y recaudo de los diferentes impuestos, tasas y tarifas contenidas en el Presupuesto General del Municipio y de los servicios públicos a cargo del Municipio. ALCANCE: Este procedimiento involucra las actividades desempeñadas por la Secretaría de Hacienda, en cuanto a la realización de actividades de la correcta aplicación de las tarifas aprobadas en el Estatuto Presupuestal Municipal y el recibo de los recaudos e los impuestos por parte del Tesorero Municipal, a los funcionarios de recaudo de los servicios públicos e impuestos en los corregimientos, al liquidador en cuanto a la facturación y cobro de los impuestos. DEFINICIONES: A continuación se definen algunos términos que son importantes para entender este procedimiento: 1) HACIENDA PÚBLICA: Son los recursos disponibles por parte del Estado y las entidades públicas para el cumplimiento de sus actividades y proyectos
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PT-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
de acuerdo con las competencias y funciones asignadas por la constitución y la Ley. 2) IMPUESTOS DIRECTOS: Comprende los tributos creados por norma legal que recaen sobre la renta o la riqueza de las personas, naturales o jurídicas, consultando la capacidad de pago de éstas. Se denominan directos porque dependen de la renta de cada persona. 3) IMPUESTOS INDIRECTOS: Son los tributos que recaen sobre la producción, extracción, venta, transferencias, arrendamiento o aprovisionamiento de bienes y prestación de servicios, así como sobre importaciones y exportaciones; y los impuestos específicos al consumo y a los servicios y los que en general gravan una actividad y no consultan la capacidad de pago del contribuyente. 4) CONTRIBUCIONES PARAFISCALES: Son los gravámenes establecidos con carácter obligatorio por la ley, que afectan a un determinado y único grupo social o económico y se utilizan para beneficio del propio sectores. 5) VENTA DE BIENES Y SERVICIOS: Son los ingresos provenientes de la venta de bienes producidos directamente por la entidad u obtenidos por la prestación de servicios técnicos, administrativos, docentes, culturales, médicos, hospitalarios y públicos.
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CODIGO
PT-M-GF-01 NOMBRE DEL PROCESO
GESTION FINANCIERA
6) OTROS INGRESOS: Son los recursos provenientes de tasas, multas, descuentos, indemnizaciones y todos aquellos ingresos que por su carácter y por la naturaleza del recurso no pueden clasificarse dentro de los rubros definidos anteriormente. 7) IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO: es un tributo que grava los inmuebles que se encuentran ubicados en el municipio. Los propietarios, poseedores o usufructuarios lo deben declarar y pagar una vez al año. 8) IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO: Es un gravamen de carácter municipal, que grava toda actividad industrial, comercial o de servicios que se realiza en el municipio en forma ocasional o permanente, con establecimientos o sin ellos. 9) INGRESOS TRIBUTARIOS: Están conformados por pagos obligatorios al Municipio, sin contraprestación, fijados en virtud de norma legal, provenientes de impuestos, directos o indirectos. 10) INGRESOS NO TRIBUTARIOS: Son las rentas generadas por las actividades propias de la entidad, en cumplimiento de su objetivo social y comprenden, entre otras, venta de bienes y servicios, operaciones comerciales, aportes y otros ingresos.
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
11) FACTURA: Es un documento que refleja la liquidación de un impuesto, tasa o tarifa o la prestación de un servicio a cargo del municipio, y sirve de soporte para el recaudo de los mismo. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Para desarrollar este procedimiento se debe tener en cuenta lo establecido en el código de ética, el Estatuto Tributario Municipal, Manual de Funciones, manual de calidad la base de datos de contribuyentes, la información del Instituto geográfico Agustín Codazzi y el Plan Anual Mensualizado de Caja. El personal involucrado en este procedimiento debe tener los conocimientos sobre Hacienda Pública, Contabilidad Pública, Presupuesto, normas de calidad y el Plan Anual de Mensualizado de Caja. Igualmente se debe disponer de los recursos logísticos por parte de la administración, como muebles, equipos, software y demás elementos necesarios para el buen desempeño de las actividades que desarrolla cada área para el pleno cumplimiento del objeto de este procedimiento.
BASE LEGAL: La Constitución Política de 1991 Decreto 111 de 1996
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HOJA 137 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PT-M-GF-01
NOMBRE DEL PROCESO
GESTION FINANCIERA
Resoluciones de la Contraloría General de la República Presupuesto de la vigencia Estatuto Tributario Municipal Plan Anual Mensualizado de Caja
DESARROLLO: Consiste en la descripción de las actividades inherentes para desarrollar el procedimiento, indicando quien responde por cada actividad: No 1.
2. 3.
4.
5.
6.
7.
ACTIVIDAD/ETAPA Recibe Presupuesto de rentas aprobado por el Concejo Municipal. Actualiza Base de datos de contribuyentes. Recibe el Estatuto Tributario para aplicar las tarifas aprobadas Liquida los impuestos según las tarifas aprobadas. Factura los servicios públicos a cargo del municipio Recauda el pago de los impuestos, tasas y tarifas vigentes Prepara informe de recaudo y lo clasifica por impuestos, tasas o tarifas.
FUNCIONARIO RESPONSABLE Tesorero Municipal
Secretario de Hacienda Tesorero Municipal
REGISTROS ASOCIADOS Presupuesto, Estatuto Tributario Municipal. Presupuesto
CONTROLES Que todas las tarifas estén aprobadas.
Estatuto Tributario Municipal
Que se aplique las tarifas aprobadas
Liquidador de Impuestos
Estatuto Tributario Municipal
Que se aplique las tarifas aprobadas
Liquidador de Impuestos
Estatuto Tributario Municipal
Que se aplique las tarifas aprobadas
Liquidador de Impuestos
Estatuto Tributario Municipal
Que se aplique las tarifas aprobadas
Liquidador de Impuestos
Estatuto Tributario Municipal
Que se aplique las tarifas aprobadas
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HOJA 138 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
8.
9.
10.
11.
CODIGO
PT-M-GF-01 NOMBRE DEL PROCESO
GESTION FINANCIERA
Entrega soportes de los impuestos recaudados y el dinero recaudado. Recibe recaudos de los impuestos y servicios públicos. Entrega copia de todos los recaudos realizados para la contabilidad
Tesorero Municipal
Estatuto Tributario y Presupuesto
Que se aplique las tarifas aprobadas
Liquidador de Impuestos.
Estatuto Tributario y Presupuesto
Que se cumpla los tarifas de ley
Liquidador de Impuestos.
Estatuto Tributario y Presupuesto
Archiva todos los documentos soportes.
Liquidador de Impuestos.
Estatuto Tributario y Presupuesto
Que sean obligaciones legalmente contraídas. Que se conserven adecuadamente.
FLUJOGRAMA SECRETARIA DE HACIENDA INICIO 1 Recepción del Presupuesto de rentas aprobado por el Concejo Municipal
8 Entrega de soportes de los impuestos recaudados y el dinero recaudado
9 Recepción de recaudos de impuestos y servicios públicos
2 Actualización de Base de datos de contribuyentes
7 Preparación del informe de recaudo y clasificación por impuestos, tasas o tarifas
10 Entrega de copia de todos los recaudos realizados para la contabilidad
3 Recepción del Estatuto Tributario para aplicar las tarifas aprobadas
4 Liquidación de los impuestos según las tarifas aprobadas
5 Facturación de los servicios públicos a cargo del municipio
6 Recaudo del pago de los impuestos, tasas y tarifas vigentes
11 Archivo de documentos soportes
FIN
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HOJA 139 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PT-M-GF-01 NOMBRE DEL PROCESO
GESTION FINANCIERA
ANEXOS: Son todos los documentos que se utilizan en la realización de las diferentes actividades de este procedimiento y los que se producen en el desarrollo del mismo, entre estos tenemos: Estatuto Tributario Municipal Presupuesto Municipal Plan Anual Mensualizado PGCP de la Contaduría General de la Nación. Resoluciones de la Contraloría General de la República
DOCUMENTOS ASOCIADOS: son los documentos internos o externos que sirven de soporte o de consulta para la correcta interpretación o aplicación del documento en la realización de las diferentes actividades tales como: Presupuesto Estatuto Tributario PGCP de la Contaduría General de la Nación. Resoluciones de la Contraloría General de la República
NOTAS DE CAMBIO VERSION DESCRIPCIÓN
NUMERO DE SOLICITUD DE CAMBIO
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FECHA
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
OBJETO: CONTABILIZAR TODAS LAS OPERACIONES CONTABLES, FINANCIERAS Y TRIBUTARIAS DEL MUNICIPIO, PREPARAR y CERTIFICAR LOS INFORMES PARA LOS ENTES DE CONTROL. RESPONSABLE: CONTADOR
11.2.4. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN CONTABLE PROPÓSITO: Este procedimiento incluye todas las acciones y actividades relacionadas con la contabilización de todas las operaciones de facturación y recaudo de los diferentes impuestos, tasas, tarifas y de los servicios públicos a cargo del Municipio, así como la causación de las obligaciones legalmente contraídas y el pago de las mismas, y el registro de las demás operaciones contables, financieras, tributarias y ambientales, en el cumplimiento del buen funcionamiento de la administración municipal. ALCANCE: Este procedimiento involucra las actividades desempeñadas por la Secretaría de Hacienda, en cuanto a la entrega de todas la información para realizar la contabilidad, al tesorero en cuanto a la entrega de soportes
de las diferentes
operaciones
de recaudo,
pago
y
transferencias, al secretario de Gobierno en cuanto a la entrega de la información de nomina y liquidación de los aportes a la seguridad social y parafiscales, al despacho del alcalde, en la entrega de toda la información de las obligaciones contraídas. al liquidador en cuanto a la facturación que deben contabilizarse en la respectiva vigencia. DEFINICIONES: A continuación se definen algunos términos que son importantes para entender este procedimiento:
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HOJA 141 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
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CODIGO
PT-M-GF-01
NOMBRE DEL PROCESO
GESTION FINANCIERA
1) HACIENDA PÚBLICA: Son los recursos disponibles por parte del Estado y las entidades públicas para el cumplimiento de sus actividades y proyectos de acuerdo con las competencias y funciones asignadas por la constitución y la Ley. 2) CONTABILIDAD
PUBLICA:
Es
la
contabilidad
administrativa
que
desarrollan la administración económica del Estado y los demás organismos públicos. 3) CONTROL INTERNO CONTABLE: Proceso que bajo la responsabilidad del representante legal o máximo directivo de la entidad contable pública, así como de los directivos de primer nivel responsables de las áreas contables, se adelanta en las entidades y organismos públicos, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, capaces de garantizar razonablemente que la información financiera, económica, social y ambiental cumpla con las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata el Régimen de Contabilidad Pública. 4) PROCESO CONTABLE: Se define como un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la capacidad para
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NOMBRE DEL PROCESO
GESTION FINANCIERA
prestar servicios o generar flujos de recursos de una entidad contable pública en particular. Para ello, el proceso contable captura datos de la realidad económica y jurídica de las entidades contables públicas, los analiza
Metodológicamente,
realiza
procesos
de
medición
de
las
magnitudes de los recursos de que tratan los datos, los incorpora en su estructura de clasificación cronológica y conceptual, los representa por medio de instrumentos como la partida doble y la base del devengo o causación en su estructura de libros, y luego los agrega y sintetiza convirtiéndolos en estados, informes y reportes contables que son útiles para el control y la toma de decisiones sobre los recursos, por parte de diversos usuarios. 5) RECONOCIMIENTO: De conformidad con el Plan General de Contabilidad Pública, es la etapa de captura de los datos de la realidad económica y jurídica, su análisis desde la óptica del origen y la aplicación de recursos y el proceso de su incorporación a la estructura sistemática de clasificación cronológica y conceptual de la contabilidad, para lo cual se requiere adelantar procesos de medición, que consisten en la tasación de las magnitudes físicas o monetarias de los recursos que permiten incorporar y homogeneizar los atributos de los hechos acaecidos en la realidad y su impacto para la entidad que desarrolla el proceso contable. Esta etapa incluye
el
reconocimiento
inicial
de
las
transacciones,
operaciones, así como las posteriores actualizaciones de valor.
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hechos
u
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CODIGO
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NOMBRE DEL PROCESO
GESTION FINANCIERA
6) IDENTIFICACIÓN: Actividad en la que se determina la ocurrencia de hechos, transacciones y operaciones que afectan la estructura financiera, económica, social y ambiental, y por lo tanto debe ser objeto de reconocimiento y revelación. Con esta actividad se busca evaluar que la totalidad de los hechos, transacciones y operaciones sean incorporados al proceso contable. 7) CLASIFICACIÓN: Actividad en la que, de acuerdo con las características del hecho, transacción u operación, se determina en forma cronológica su clasificación conceptual según el Catálogo General de Cuentas. En esta actividad se debe evaluar que el hecho financiero, económico, social y ambiental a registrar cumpla con todos los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se clasifica. 8) REGISTRO Y AJUSTES: Actividad en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los registros en los libros respectivos. Corresponde también a la verificación de la información producida durante las actividades
precedentes
del
proceso
contable,
para
corroborar
su
consistencia y confiabilidad, previo a la revelación en los estados, informes y reportes contables, para determinar así las cifras sujetas a ajustes y/o reclasificaciones, los cuales deben registrarse atendiendo lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública. 9) REVELACION: Según el Plan General de Contabilidad Pública, es la etapa que sintetiza y representa la situación, los resultados de la actividad y la
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PT-M-GF-01
NOMBRE DEL PROCESO
GESTION FINANCIERA
capacidad de prestación de servicios o generación de flujos de recursos, en estados,
informes
y
reportes
contables
confiables,
relevantes
y
comprensibles. Para garantizar estas características de los estados, informes y reportes contables, la revelación implica la presentación del conjunto de criterios o pautas particulares, seguidas en la etapa previa de reconocimiento, así como la manifestación de la información necesaria para la comprensión de la realidad que razonablemente representa la información contable pública. 10) ELABORACIÓN
DE
LOS
ESTADOS,
INFORMES
Y
REPORTES
CONTABLES: Actividad mediante la cual se concreta el resultado del proceso contable, expresado en el diseño y entrega oportuna de los estados, informes y reportes contables, los cuales deben contener la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos, transacciones y operaciones realizadas, permitiendo a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de los planes, programas y proyectos de la entidad contable pública. 11) DEPURACION CONTABLE: Las entidades contables públicas cuya información contable no refleje su realidad financiera, económica, social y ambiental, deben adelantar todas las veces que sea necesario las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados, informes y reportes contables, de tal forma que estos cumplan las
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HOJA 145 DE 304
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CODIGO
PT-M-GF-01
NOMBRE DEL PROCESO
GESTION FINANCIERA
características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública. 12) MANUAL DE POLITICAS CONTABLES: Deben documentarse las políticas y demás prácticas contables que se han implementado en el ente público y que están en procura de lograr una información confiable, relevante y comprensible. 13) REGISTRO DE OPERACIONES: Deben adoptarse los controles que sean necesarios para garantizar que la totalidad de las operaciones llevadas a cabo por los entes públicos sean vinculadas al proceso contable, de manera independiente a su cuantía y relación con el cometido estatal, para lo cual deberá implementarse una política institucional que señale el compromiso de cada uno de los procesos en el sentido de suministrar la información que corresponda
al
proceso
contable.
También
debe
verificarse
la
materialización de dicha política en términos de un adecuado flujo de información entre los diferentes procesos organizacionales, así como de los procedimientos implementados y documentados. 14) SOPORTES DOCUMENTALES: La totalidad de las operaciones realizadas por la entidad contable pública deben estar respaldadas en documentos idóneos, de tal manera que la información registrada sea susceptible de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria. Por lo cual, no podrán
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HOJA 146 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
registrarse contablemente los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales que no se encuentren debidamente soportados. 15) LIBROS DE CONTABILIDAD: Como soporte de los estados contables, las entidades públicas deben generar los libros de contabilidad, principales y auxiliares, de que trata el Plan General de Contabilidad Pública. La información registrada en los libros de contabilidad será la fuente para la elaboración de los estados contables. En este sentido, los ajustes que sean necesarios para garantizar la confiabilidad de la información deberán realizarse con la debida. oportunidad, de tal forma que ellos queden reflejados en estos documentos. En ningún caso los valores que aparecen registrados en los libros serán diferentes a los revelados en los estados contables y demás informes complementarios. 16) INDIVIDUALIZACIÓN DE BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES: Los bienes, derechos y obligaciones de las entidades deberán identificarse de manera individual, bien sea por las áreas contables o en bases de datos administradas por otras dependencias. 17) CIERRE CONTABLE: De acuerdo con el Régimen de Contabilidad Pública, las entidades contables públicas deben adelantar todas las acciones de orden administrativo que conlleven a un cierre integral de la información producida en todas las áreas que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, tales como cierre de compras, tesorería y presupuesto, recibo a
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HOJA 147 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
satisfacción de bienes y servicios, reconocimiento de derechos, elaboración de inventario de bienes, legalización de cajas menores, viáticos y gastos de viaje, anticipos a contratistas y proveedores, conciliaciones, verificación de operaciones
recíprocas,
ajustes
por
provisiones,
depreciaciones,
amortizaciones, sentencias y conciliaciones, pasivos pensionales y cálculo actuarial, los límites establecidos para los saldos de las cuentas otros, las cuentas de orden y la presentación de las notas a los estados contables, entre otros aspectos, aplicando los procedimientos contenidos en el Régimen de Contabilidad Pública. 18) SISTEMAS DE INFORMACIÓN: Con independencia de la forma que utilicen las entidades públicas para procesar la información, sea esta manual o automatizada, el diseño del sistema implementado deberá garantizar eficiencia, eficacia y economía en el procesamiento y generación de la información financiera, económica, social y ambiental. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Para desarrollar este procedimiento se debe tener en cuenta lo establecido en el código de ética, el Plan General de Contabilidad Pública, el Presupuesto, el Estatuto Tributario Municipal, Manual de Funciones, la base de datos de contribuyentes, la información del Instituto geográfico Agustín Codazzi y el Plan Anual Mensualizado de Caja, el manual de calidad y control interno contable.
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HOJA 148 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
El personal involucrado en este procedimiento debe tener los conocimientos sobre Hacienda Pública, Contabilidad Pública, Presupuesto y el Plan Anual de Mensualizado de Caja, Normas de Control Interno y de Calidad. Igualmente se debe disponer de los recursos logísticos por parte de la administración, como muebles, equipos, software y demás elementos necesarios para el buen desempeño de las actividades que desarrolla cada área para el pleno cumplimiento del objeto de este procedimiento.
BASE LEGAL: La Constitución Política de 1991 Ley 298 de 1996 Decreto 143 de 2004 Ley 87 de 1993 Ley 489 de 1993 Decreto 2145 de 1999 Ley 734 de 2002 Decreto 1599 de 2005 Resolución 142 de 2006 Decreto 2913 de 2007
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HOJA 149 DE 304
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CODIGO
PT-M-GF-01 NOMBRE DEL PROCESO
GESTION FINANCIERA
Resolución 248 de 2007 Resolución 357 de 2008 Decreto 2145 de 1999
DESARROLLO: Consiste en la descripción de las actividades inherentes para desarrollar el procedimiento, indicando quien responde por cada actividad: No 1.
2.
3.
4.
5.
ACTIVIDAD/ETAPA Identificar e interpretar todos los hechos, operaciones y transacciones susceptibles de reconocerse contablemente Actualizar y Mantener el Sistema Contable según las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación. Interpretar todas las normas de la CGN y aplicarlas en el proceso contable Solicitud de toda la documentación pertinente, para realizar el proceso contable. Entrega de la documentación soporte de las operaciones financieras de facturación, recaudo de Impuestos, tasas y tarifas
FUNCIONARIO RESPONSABLE Contador
REGISTROS ASOCIADOS PGCP Presupuesto, Estatuto Tributario Municipal.
Contador
PGCP
Que se tenga en cuenta los cambios presentados.
Contador
PGNC y Resoluciones y circulares de la CGN Presupuesto, Estatuto Tributario Municipal
Que se Interpreten Correctamente
Estatuto Tributario Municipal
Que se entrega debidamente soportada
Contador
Liquidador de Impuestos
SIEMPRE AL SERVICIO DEL PUEBLO
CONTROLES Que todas las situaciones sean tenidas en cuenta.
Que se aplique en lo pertinente
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HOJA 150 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Entrega de la documentación de los pagos y transferencias en forma clasificada Entrega de la información sobre las nóminas mensuales y las liquidaciones de Seguridad social y parafiscales. Entrega de documentos de las obligaciones legalmente contraídas Realiza registro de todas las operaciones y documentos recibidos Realiza los ajustes pertinentes y depura la información contable Elabora los informes contables y los demás para entes de control. Imprime los Libros de Contabilidad Principales y auxiliares Certifica los estados financieros y demás informes contable y los entrega a Hacienda para su presentación. Realiza Notas de Contabilidad y hace las recomendaciones pertinentes. Archiva y salvaguarda los libros y demás documentos que integran la contabilidad
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
Tesorero Municipal
Estatuto Tributario y Presupuesto
Que se aplique las normas pertinentes
Secretario de Gobierno
Municipal de funciones y Sistema de Seguridad Social
Que se apliquen las normas laborales pertinentes
Alcalde
Estatuto Tributario y Presupuesto
Que se
Contador.
PGCP Estatuto Tributario y Presupuesto PGCP Estatuto Tributario y Presupuesto PGCP Estatuto Tributario y Presupuesto PGCP Estatuto Tributario y Presupuesto PGCP Estatuto Tributario y Presupuesto
Que se cumpla La normatividad de la CGN Que se cumpla La normatividad de la CGN Que se cumpla La normatividad de la CGN y CGR Que se cumpla La normatividad de la CGN Que se cumpla La normatividad de la CGN
PGCP Estatuto Tributario y Presupuesto
Que se cumpla La normatividad de la CGN
Contador.
Contador.
Contador.
Contador.
Contador.
Contador.
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HOJA 151 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
FLUJOGRAMA SECRETARIA DE HACIENDA
SECRETARIA DE GOBIERNO
DESPACHO DEL ALCALDE
INICIO
1 Identificar e interpretar todos los hechos, operaciones y transacciones
6 Entrega de la documentación de los pagos y transferencias en forma clasificada
2 Actualizar y Mantener el Sistema Contable
5 Entrega de la documentación soporte de las operaciones
3 Interpretar todas las normas de la CGN y aplicarlas en el proceso contable
4 Solicitud de la documentación pertinente
7 Entrega de la información sobre nóminas y liquidaciones
11 Realiza los ajustes y depura la información contable
10 Realiza los ajustes y depura la información contable
12 Impresión de Libros de Contabilidad Principales y auxiliares
13 Certifica los estados financieros y demás informes
FIN
9 Realiza registro de operaciones y documentos recibidos
14 Realiza Notas de Contabilidad y hace las recomendaciones
14 Archivo de libros
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8 Entrega de documentos de obligaciones contraídas
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HOJA 152 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
ANEXOS: Son todos los documentos que se utilizan en la realización de las diferentes actividades de este procedimiento y los que se producen en el desarrollo del mismo, entre estos tenemos: Estatuto Tributario Municipal Presupuesto Municipal Plan Anual Mensualizado PGCP de la Contaduría General de la Nación. Resoluciones de la Contraloría General de la República Libros de Contabilidad
DOCUMENTOS ASOCIADOS: son los documentos internos o externos que sirven de soporte o de consulta para la correcta interpretación o aplicación del documento en la realización de las diferentes actividades tales como: Presupuesto Estatuto Tributario PGCP de la Contaduría General de la Nación. Resoluciones de la Contraloría General de la República
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HOJA 153 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GF-01 GESTION FINANCIERA
NOTAS DE CAMBIO VERSION DESCRIPCIÓN
NUMERO DE SOLICITUD DE CAMBIO
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FECHA
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HOJA 154 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PR-M-CT-01
NOMBRE DEL GESTION DE CONTRATACIÓN PROCESO
OBJETO: SELECCIONAR OBJETIVAMENTE LAS PROPUESTAS A CONTRATAR, CON EFICACIA Y EFICIENCIA EN LA PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE LA CONTRATACIÓN DE LAS OBRAS Y EN LA ADQUISICIÓN DE LOS DIFERENTES BIENES Y SERVICIOS. RESPONSABLE: ALCALDE MUNICIPAL
11.3. GESTIÓN DE CONTRATACIÓN: El proceso de gestión de contratación tiene como principal objetivo promover la transparencia, eficiencia y el adecuado uso de los recursos de las adquisiciones públicas para el beneficio del municipio, y demás organismos públicos y de la ciudadanía en general, así como para mejorar las formas de acceso a la información respecto de lo que compra y contrata el Municipio, con el consiguiente impacto económico y social que ello genera en la comunidad en general. La normatividad establece que las entidades del Estado como administradoras de recursos públicos, antes de contratar deben cumplir ciertos procesos que brinden transparencia. Estos son más complejos en la medida que dependen de los bienes y servicios a adquirir y las situaciones especiales para cada caso. Dentro de este proceso surgen unos procedimientos diferentes, para cada tipo de contratación, tales como el procedimiento para licitación, selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa. Igualmente, este proceso comprende las acciones de interventoría, diseño y planeación de las obras públicas, dependiendo de las circunstancias en las cuales se desarrolle la respectiva ejecución contractual.
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HOJA 155 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
PROPÓSITO: El presente proceso de gestión de contratación, tiene como propósito, determinar las actividades relacionadas con la contratación en lo referente a la selección objetiva de las propuestas, la agilidad y la eficiencia, la planeación, programación, conveniencia y oportunidad en la contratación de las obras, y en la adquisición de bienes y servicios, de acuerdo con los requerimientos legales. ALCANCE: Este proceso involucra las actividades desempeñadas por el despacho del Alcalde, en cuanto a los bienes y servicios a contratar, la Secretaría de Gobierno, en cuanto a la elaboración de los actos administrativos necesarios para contratar en lo referente a los contratos de prestación de servicios, la Secretaría de Planeación, en cuanto al diseño e interventoría, cumplimiento de los requisitos legales para los diferentes tipos de contratación y la necesidad de los bienes o servicios a adquirir, de acuerdo con el Plan de Inversiones y el Plan de Desarrollo Municipal y la Secretaría de Hacienda en cuanto a la expedición de certificados de disponibilidad presupuestal y al pago de las obligaciones convenidas, y el control de legalidad ejercido por el Asesor Jurídico respectivo. DEFINICIONES: A continuación se definen algunos términos que son importantes para entender este proceso: 1) CONTRATO ESTATAL: Son contratos estatales todos los actos jurídicos generadores de obligaciones, que celebran las entidades estatales,
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HOJA 156 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
previstos en el derecho público o privado, típicos o atípicos y los derivados, en general, de la autonomía de la voluntad. 2) LA CONTRATACIÓN PÚBLICA: tiene lugar cuando las entidades públicas contratan con personas jurídicas o naturales del sector público o privado, para cumplir con algunas de sus obligaciones. Generalmente se ha asociado a la prestación de servicios públicos, a la construcción de obras, etc. 3) CONTRATANTE: El contratante es la entidad estatal, que para el cumplimiento de sus funciones institucionales y legales requiere la contratación de un particular, para el desempeño de servicios a cargo. 4) CONTRATISTA:
Son
las
personas
consideradas
capaces
en
las
disposiciones vigentes. Entiéndase por esta capacidad la persona natural, jurídica o bien, el consorcio o unión temporal, según el esquema que a bien tenga en presentar el contratista, con miras a la celebración y ejecución de un contrato. 5) PROPONENTE: Es la persona natural o jurídica, consorcio o unión temporal, que formula su propuesta con fundamento en los términos establecidos en los pliegos de condiciones ó términos de referencia. 6) REGISTRO DE PROPONENTES: Es un registro de creación legal en el cual se inscriben las personas naturales o jurídicas que aspiran a celebrar con entidades estatales contratos de obra, consultoría, suministro y
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HOJA 157 DE 304
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
compraventa de bienes muebles. Tiene como finalidad suministrar la información necesaria de un contratista inscrito en lo relacionado con su experiencia, capacidad técnica, capacidad de organización y capacidad financiera a dichas entidades y a todas las personas interesadas en celebrar los contratos señalados en el párrafo anterior. 7) PROPUESTA: Está constituida por los formularios que debe llenar el proponente y aquellos documentos que deba anexar, según lo determine el pliego de condiciones o términos de referencia. 8) INTERVENTORÍA: Proceso de supervisión y control que un tercero o la misma entidad ejerce sobre un contrato para verificar, exigir y velar por el cumplimiento de lo establecido contractualmente desde el punto de vista técnico, administrativo y financiero. 9) MENOR CUANTÍA: Límite establecido en la ley para determinar la modalidad de contratación que debe seguir una entidad para seleccionar a sus contratistas. Se determina en función del presupuesto anual de cada entidad pública, expresado en salarios mínimos legales mensuales vigentes. 10) LICITACIÓN: Es un proceso mediante el cual una entidad estatal, hace públicamente una convocatoria para que en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable.
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HOJA 158 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PR-M-CT-01 NOMBRE DEL PROCESO
GESTION DE CONTRATACIÓN
11) SELECCIÓN ABREVIADA: La Selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. 12) CONCURSO DE MÉRITOS: corresponde a la modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos, en la que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación. En este último caso, la conformación de la lista de precalificados se hará mediante convocatoria pública, permitiéndose establecer listas limitadas de oferentes utilizando para el efecto, entre otros, criterios de experiencia, capacidad intelectual y de organización de los proponentes, según sea el caso. 13) CONTRATACIÓN DIRECTA: Es aquella que se presenta por situaciones especiales que no hacen posible el proceso licitatorio, y cuando el objeto del contrato contiene necesidades técnicas específicas, cuando el costo de los bienes o servicios es demasiado reducido y no justifica un proceso licitatorio y cuando suceden actos imprevistos que implican la acción oportuna de las autoridades. 14) PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En virtud de este principio, los actos administrativos que se expidan en la actividad contractual o con ocasión de ella, salvo los de mero trámite, se motivarán en forma detallada y precisa e
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HOJA 159 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
igualmente lo serán los informes de evaluación, el acto de adjudicación y la declaratoria de desierto del proceso de escogencia. 15) PRINCIPIO DE ECONOMÍA: Hace referencia a que los procedimientos constituyen un medio para lograr una meta y, por tanto, al no ser un fin en sí mismos, deben adelantarse en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervienen en ellos. 16) PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD: Busca, de una parte, centrar la responsabilidad en los funcionarios encargados en general, del manejo de la gestión contractual y de otro lado, establecer en forma clara que los funcionarios deben responder por sus actuaciones y omisiones contrarias a derecho, que causen perjuicio al contratista, a terceros o a la misma entidad. 17) DEBER DE SELECCIÓN OBJETIVA: Es objetiva la selección en la cual la escogencia se hace al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. 18) PUBLICIDAD: La actividad contractual se considera pública, con el fin de permitir a los interesados el conocimiento del proceso. De igual manera, se establecen procedimientos y términos precisos en los cuales la información, debe ser publicada, con esta disposición, se logra ampliar el universo de los posibles proponentes y contribuir con una selección más objetiva.
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HOJA 160 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
19) INTERPRETACIÓN UNILATERAL: Si durante la ejecución del contrato surgen discrepancias entre las partes sobre la interpretación de algunas de sus estipulaciones que puedan conducir a la paralización o a la afectación grave del servicio público que se pretende satisfacer con el objeto contratado, la entidad estatal, si no se logra acuerdo, interpretará en acto administrativo debidamente motivado, las estipulaciones o cláusulas objeto de la diferencia. 20) UNIÓN TEMPORAL: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado. 21) CADUCIDAD: Es una cláusula excepcional que consiste en la facultad que tiene la entidad para dar por terminado unilateralmente el contrato, en aquellos casos en los cuales advierta que haya claras evidencias de que el contratista está incumpliendo con las obligaciones del contrato y que esta circunstancia afecta de manera grave y directa la ejecución del mismo, hasta el punto de considerar que se puede presentar su parálisis. 22) GARANTÍA ÚNICA: La garantía única tiene por objeto respaldar el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones que surjan a cargo de los contratistas frente a las entidades estatales, por razón de la celebración, ejecución y liquidación de contratos estatales. Las garantías
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HOJA 161 DE 304
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
consisten en pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, o establecimiento bancario. 23) INHABILIDADES
E
INCOMPATIBILIDADES:
Son
impedimentos
o
circunstancias que afectan la capacidad de una persona natural o jurídica, que pretenda contratar con la administración pública. 24) El PORTAL ÚNICO DE CONTRATACIÓN: Es la herramienta para que las entidades del Estado publiquen sus procesos de contratación, desde la etapa precontractual hasta la finalización de la fase contractual. 25) REGISTRO ÚNICO DE PRECIOS DE REFERENCIA, RUPR: Es la base de datos que contiene los precios de referencia de los diferentes bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra que los proveedores están en capacidad de ofrecer a la administración pública y a los particulares o entidades que manejan recursos públicos. 26) CATÁLOGO ÚNICO DE BIENES Y SERVICIOS, CUBS: Es el conjunto de códigos, identificaciones y estandarizaciones de los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra que la administración pública y los particulares o entidades que manejan recursos públicos pueden adquirir, estandarizados en función de sus propiedades físicas, químicas y de uso, clasificados en códigos que permiten una identificación para cada uno de ellos.
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HOJA 162 DE 304
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
27) SICE: El Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, se aplica a los organismos que conforman la administración pública, a los particulares o entidades que manejan recursos públicos, y a sus proveedores de bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra, de conformidad con las normas pertinentes.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Para desarrollar este proceso se debe tener en cuenta lo establecido en el código de ética, el manual de contratación del municipio y disponibilidad de recursos, manual de calidad y la cobertura y financiación a cargo del Municipio de acuerdo con los objetivos trazados en el Plan de Desarrollo Municipal y el Programa de Gobierno Vigente. El personal involucrado en este proceso debe tener conocimientos sobre el Estatuto
General
de
Contratación
de
la
Administración
Pública,
presupuesto, normas de calidad y cumplimiento de la misión institucional. Igualmente se debe disponer de los recursos logísticos por parte de la administración, como muebles, equipos, software y demás elementos necesarios para el buen desempeño de las actividades que desarrolla cada área para el pleno cumplimiento del objeto de este proceso.
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
BASE LEGAL: La Constitución Política de 1991 Ley 1150 de 2007 Decreto 2474 de 2008 Ley 80 de 1993 Decreto 3512 de 2003 Ley 598 de 2000 Decreto 2170 de 2002 Decreto 111 de 1996 Decreto 2326 de 1995 Ley 152 de 1994 Decreto 1584 de 1994
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PR-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
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HOJA 164 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
DESARROLLO: Consiste en la descripción de las actividades inherentes para desarrollar el proceso, indicando quien responde por cada actividad. No
ACTIVIDAD/ETAPA
FUNCIONARIO RESPONSABLE Alcalde Municipal
REGISTROS ASOCIADOS Plan anual de inversiones y plan de desarrollo Manual de Contratación y Especificaciones de Ing. Civil
1.
Determinación de la necesidad de los bienes o servicios a contratar.
2.
Estudio y diseño de planos con especificaciones técnicas de acuerdo a los bienes y servicios a contratar.
Secretario de Planeación
3.
Determinación de costos de bienes y servicios a contratar de acuerdo a las necesidades de los mismos. Solicitud del certificado de disponibilidad presupuestal.
Secretario de Planeación
SICE, RUPR y CUBS
Alcalde Municipal
5.
Expedición del certificado de disponibilidad presupuestal para contratar.
Secretario de Hacienda
Plan Anual de Inversiones y el presupuesto Plan Anual de Inversiones y el presupuesto
6.
Determinación del procedimiento (licitación, selección abreviada, méritos y contratación directa) a utilizar en la contratación. Elaboración de los actos administrativos necesarios de acuerdo al proceso seleccionado.
Asesor jurídico
Cumplimiento de los requisitos legales para la celebración del contrato.
Alcalde Municipal
4.
7.
8.
Secretario de Gobierno
Normatividad vigente sobre contratación pública Requisitos establecidos en el Estatuto de Contratación
Requisitos establecidos en el Estatuto de Contratación
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CONTROLES Que se tenga en cuenta los registros asociados Que se tenga presente el Esquema de Ordenamiento Territorial Que se considere la aplicación de los registros asociados Que ésta sea una etapa previa a la contratación Que se haga el registro presupuestal del certificado Lo establecido en las normas de contratación pública Lo establecido en el Código Contencioso Administrativo y el Estatuto de Contratación
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HOJA 165 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
9.
Celebración del contrato de acuerdo con las condiciones técnicas, la disponibilidad de recursos y el cumplimiento de requisitos legales.
Alcalde Municipal
10.
Pago de anticipo de acuerdo con las cláusulas contractuales pactadas, previo a la constitución de la garantía única.
Tesorero Municipal
11.
Vigilancia de la ejecución del objeto del contrato de acuerdo con las características del mismo.
Secretario de Planeación
12.
Recibo a satisfacción de los bienes y servicios contratados por parte del funcionario respectivo Pago de los bienes y servicios contratados, previo cumplimiento de los requisitos legales
Alcalde Municipal
Salvaguarda de documentos
Alcalde Municipal
13.
14.
Tesorero Municipal
CODIGO
PR-M-CT-01 NOMBRE DEL PROCESO
GESTION DE CONTRATACIÓN
Manual de Contratación, Plan Anual de Inversiones, Plan de Desarrollo Cuerpo del contrato y Plan Anual Mensualizado de Caja
Se debe tener en cuenta lo reglamentado para el tipo de contratación
Normas técnicas pertinentes y las establecidas de acuerdo al objeto del contrato El objeto contractual
Que se tengan presentes normas de interventoría y auditoría
Plan Anual Mensualizado de Caja
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La aprobación de los amparos contractuales
Que se cumpla el objeto contractual
Tener en cuenta el plazo y la forma de pago convenida
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HOJA 166 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
FLUJOGRAMA DESPACHO DEL ALCALDE
SECRETARIA DE PLANEACION
SECRETARIA DE GOBIERNO
SECRETARIA DE HACIENDA
ASESOR JURIDICO
INICIO
1 DETERMINACIÓN DE LOS BIENES O SERVICIOS A CONTRATAR
2 ESTUDIO Y DISEÑO DE PLANOS CON ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
3 DETERMINACIÓN DE COSTOS DE LOS BIENES Y SERVICIOS A CONTRATAR
4 SOLICITUD DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Estudio y diseño respectivo
5 EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Certificado de disponibilidad presupuestal 7 ELABORACION DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS
7
SIEMPRE AL SERVICIO DEL PUEBLO
6 DETERMINACION DEL PROCEDIMIENTO A UTILIZAR
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HOJA 167 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DESPACHO DEL ALCALDE
SECRETARIA DE PLANEACION
SECRETARIA DE GOBIERNO
CODIGO
PR-M-CT-01 NOMBRE DEL PROCESO
SECRETARIA DE HACIENDA
7 8 VERIFICACION DEL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES
Proyección de acto administrativo
9 CELEBRACION DEL CONTRATO 10 PAGO DE ANTICIPO SI ES CONVENIDO CONTRACTUALMENTE Cuerpo Del Contrato 11 VIGILANCIA O INTERVENTORIA SEGÚN OBJETO CONTRACTUAL
12 RECIBE BIENES Y SERVICIOS Y AUTORIZA PAGO
Acta de liquidación
Comprobante de pago
Archivo SI
13 ELABORACIÓN DEL COMPROBANTE DE PAGO
14 Archivo
FIN
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GESTION DE CONTRATACIÓN
ASESOR JURIDICO
HOJA 168 DE 304
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ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PR-M-CT-01 NOMBRE DEL PROCESO
GESTION DE CONTRATACIÓN
ANEXOS: Son todos los documentos que se utilizan en la realización de las diferentes actividades de este proceso y los que se producen en el desarrollo del mismo, entre estos tenemos: Plan Anual de Inversiones Plan de Desarrollo Esquema de Ordenamiento Territorial Cuerpo del contrato
DOCUMENTOS ASOCIADOS: son los documentos internos o externos que sirven de soporte o de consulta para la correcta interpretación o aplicación del documento en la realización de las diferentes actividades tales como: Manual de contratación pública Plan Anual Mensualizado de Caja Presupuesto
NOTAS DE CAMBIO VERSION DESCRIPCIÓN
NUMERO DE SOLICITUD DE CAMBIO
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FECHA
HOJA 169 DE 304
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ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
OBJETO: SELECCIONAR LA OFERTA A CONTRATAR MÁS BENEFICIOSA PARA LA ADMINISTRACIÓN, DE ACUERDO CON LOS REQUISITOS O NECESIDADES PREVIAMENTE DTERMINADAS. RESPONSABLE: ALCALDE MUNICIPAL
11.3.1. PROCEDIMIENTO DE LICITACIÓN PÚBLICA PROPÓSITO: El presente procedimiento de licitación pública, tiene como propósito, determinar las acciones relacionadas con la transparencia del proceso licitatorio de acuerdo a bases previamente determinadas, con la finalidad de obtener la oferta más beneficiosa para la Administración Municipal. ALCANCE: Este procedimiento involucra las actividades desempeñadas por el despacho del Alcalde, en cuanto a la contratación mediante el uso del procedimiento de licitación publica según las normas pertinentes, la Secretaría de Gobierno, en cuanto a la elaboración del acto administrativo correspondiente a la licitación, la Secretaría de Planeación, en cuanto al diseño, elaboración de pliegos y cronograma, venta de pliegos e interventoría, especificaciones técnicas, y la Secretaría de Hacienda en cuanto a la expedición de certificados de disponibilidad presupuestal y el recaudo de la venta de los pliegos. DEFINICIONES: A continuación se define algunos términos que son importantes para entender este procedimiento:
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HOJA 170 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
1) PLIEGO DE CONDICIONES: un documento contractual, de carácter comprensivo y obligatorio donde se establecen las condiciones o cláusulas que se aceptan en un contrato de obras o servicios, una concesión administrativa, una subasta, etc. 2) REGISTRO DE PROPONENTES: Es un registro de creación legal en el cual se inscriben las personas naturales o jurídicas que aspiran a celebrar con entidades estatales contratos de obra, consultoría, suministro y compraventa de bienes muebles o inmuebles, que contiene datos sobre la capacidad administrativa, operativa y financiera de los proponentes. 3) ADJUDICACION: La aceptación formal de una oferta o propuesta de un oferente. Luego de dicha aceptación, la administración normalmente emite una orden de compra o celebra el contrato al oferente y emitiendo el acto administrativo de la adjudicación. 4) EVALUACION: Es el análisis que se realiza a las diferentes propuestas, por el comité o funcionario responsable, emitiendo un concepto técnico, de acuerdo con los criterios preestablecidos. 5) AUDIENCIA: Es una forma en donde los oferentes conocen la calificación a su propuesta y se escoge la más favorable, de acuerdo con los criterios económicos, técnicos, jurídicos y de experiencias aprobados.
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HOJA 171 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
6) CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es un documento expedido por el Secretario de Hacienda, quien maneja el Presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este certificado afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso. 7) OBJETO CONTRACTUAL: Lo conforma la realización temporal de actividades inherentes al funcionamiento de la entidad respectiva, es decir, relacionadas con el objeto y finalidad para la cual fue creada y organizada. 8) ADICIONES: Son contratos adicionales cuando haya necesidad de modificar el plazo o el precio, derivadas de circunstancias especiales y no previstas que sean necesarias para el pleno cumplimiento del objeto contractual. 9) PLAN DE DESARROLLO: Un plan de desarrollo es aquel documento de política pública a través del cual se describen los objetivos, las estrategias, los programas, los proyectos y las metas que comprometen al Estado con la ciudadanía y en el que se especifican las acciones a adelantar en cada período de gobierno, así como los respectivos recursos asociados para garantizar que las mismas se cumplan.
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HOJA 172 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
10) EL PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES: Es aquel que señala los proyectos de inversión clasificados por sectores, órganos y programas. Este plan guardará concordancia con el Plan Nacional de Inversiones. 11) CONSTRUCTOR: Es el profesional, ingeniero civil, arquitecto o constructor en arquitectura e Ingeniería, que representa al contratista durante la construcción de la edificación u obra, bajo cuya responsabilidad se construye de acuerdo con todas las reglamentaciones correspondientes, siguiendo los planos, diseños y especificaciones realizados por los diseñadores. 12) INTERVENTOR: Es el profesional, ingeniero civil, arquitecto o en Ingeniería, que representa al contratante durante la construcción de la edificación u obra, bajo cuya responsabilidad se verifica que esta se adelante de acuerdo con todas las reglamentaciones correspondientes, siguiendo los planos, diseños y especificaciones realizados por los diseñadores. 13) SUPERVISOR TECNICO: Es el profesional, ingeniero civil, arquitecto o constructor en arquitectura e ingeniería, bajo cuya responsabilidad se realiza la supervisión técnica. Parte de las labores de supervisión puede ser delegada por el supervisor en personal técnico auxiliar, el cual trabajará bajo su dirección y su responsabilidad. La Supervisión técnica puede ser realizada por el mismo profesional que efectúa la interventoría.
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HOJA 173 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PT-M-CT-01 NOMBRE DEL PROCESO
GESTION DE CONTRATACIÓN
14) ETAPA PRECONTRACTUAL: Relaciona en forma directa los productos de planificación, los pliegos de condiciones, la selección del contratista y la celebración del respectivo contrato. 15) ETAPA CONTRACTUAL: Comprende el desarrollo del objeto contractual, por parte del Contratista, y de la Contraprestación por parte del Contratante; en las condiciones forma y plazos pactados. 16) ETAPA POST CONTRACTUAL: son aquellas actuaciones posteriores al vencimiento del término establecido en el contrato, o en el acto que lo da por terminado de manera anticipada. Generalmente versan sobre temas accesorios de la contratación misma. 17) SANCIONES: Son la multas o clausulas penales que se imponen a un contratista cuando este incumple alguna o algunas de la clausulas pactadas en el respectivo contrato y que afecten el cabal desarrollo del objeto contractual. 18) ACTA DE LIQUIDACION DEL CONTRATO: Es acto administrativo bilateral que se realiza cuando se ha cumplido por el contratista el objeto contractual y este ha sido recibido a satisfacción de acuerdo los parámetros del régimen contractual público, dentro de los plazo establecidos y se considera un paz y salvo para el contratista y contratante.
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HOJA 174 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Para desarrollar este proceso se debe tener en cuenta lo establecido en el código de ética, el manual de contratación del municipio y disponibilidad de recursos, manual de calidad y la cobertura y financiación a cargo del Municipio de acuerdo con los objetivos trazados en el Plan de Desarrollo Municipal y el Programa de Gobierno Vigente. El personal involucrado en este proceso debe tener conocimientos sobre el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, presupuesto, normas de calidad y cumplimiento de la misión institucional. Igualmente se debe disponer de los recursos logísticos por parte de la administración, como muebles, equipos, software y demás elementos necesarios para el buen desempeño de las actividades que desarrolla cada área para el pleno cumplimiento del objeto de este proceso.
BASE LEGAL: La Constitución Política de 1991 Ley 80 de 1993 Decreto 2474 de 2008 Ley 1229 de 2008 Decreto 3512 de 2003
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HOJA 175 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
Ley 1150 de 2007 Decreto 2170 de 2002 Ley 400 de 1997 Decreto 111 de 1996 Ley 152 de 1994 DESARROLLO: Consiste en la descripción de las actividades inherentes para desarrollar el procedimiento, indicando quien responde por cada actividad. No
ACTIVIDAD/ETAPA
FUNCIONARIO RESPONSABLE Secretario de Planeación y obras públicas
REGISTROS ASOCIADOS Manual de Contratación y Especificaciones de Ing. Civil Banco Nacional de proyectos
1.
Diseño, presupuesto, planos y especificaciones técnicas
2.
Proyecto de Inversión en Metodología Gral. Ajustada
Secretario de Planeación y obras públicas
3.
Información sobre la licitación a Cámara de Comercio Registro en el plan de compras en el Portal SICE
Secretario de gobierno
Publicación Cámara de Comercio
Secretario de Planeación y obras públicas Secretario de Planeación y obras públicas Secretario de gobierno Secretario de
Portal del SICE
4.
5.
Estudios previos
6.
Aviso de la Convocatoria Pública Proyecto de Pliegos de
7.
Esquema de ordenamiento territorial Acto administrativo correspondiente Plan anual de
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CONTROLES Que se tenga en cuenta el Esquema de Ordenamiento Territorial Que se tengan en cuenta los documentos de DPN Que se informe en el término legal. Que se realice con todos los requerimientos
Que cumpla los
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
condiciones 8. 9.
10.
11.
Observaciones y respuestas al Proyecto de Pliegos Certificado de disponibilidad presupuestal
Acto administrativo que ordena la apertura del proceso de selección y convocatoria Veeduría Ciudadana Pliegos de condiciones definitivos
12.
Avisos de prensa
13.
Designación del comité asesor y evaluación Aclaraciones que se presenten durante el proceso de selección y respuestas Audiencia para revisión de la asignación de riesgos conjuntamente entre oferentes y entidad Apertura de la licitación Audiencia aclaratoria de Pliegos de condiciones definitivos
14.
15.
16. 17.
18.
Planeación y Obras públicas Asesor jurídico Secretario de hacienda
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
inversiones, presupuesto Recomendaciones escritas Plan Anual de Inversiones y el presupuesto
Secretario de gobierno
Pliego de condiciones
Secretario de Planeación y obras públicas Secretario de gobierno Alcalde Municipal
Manual de contratación pública Periódico de amplia circulación
Alcalde Municipal
Documentos aclaratorios
Alcalde Municipal
Actas de visitas de los contratistas
Alcalde Municipal Secretario de Planeación y obras públicas
19.
Acto de cierre de licitación y apertura de propuestas Evaluación de propuestas
Secretario de gobierno Comité respectivo
20.
Informe de evaluación
21.
Respuestas a las
Comité de evaluación Secretario de
requisitos técnicos
Que se haga el registro presupuestal del certificado
Que cumpla los requisitos establecidos Que se conserve la publicación Que se informe a los designados
Plan anual de inversiones, especificaciones técnicas
Pliegos definitivo de condiciones Pliego definitivo de condiciones Ofertas presentadas
SIEMPRE AL SERVICIO DEL PUEBLO
Que se observan las condiciones establecidas
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
observaciones dadas al Informe de evaluación Audiencia de adjudicación
Planeación y obras públicas Alcalde municipal
23.
Acto de adjudicación o acto de declaratoria desierta
Secretario de Gobierno
24.
Suscripción por parte del proponente favorecido con la adjudicación del Pacto de Probidad con la Cámara de Cio. Celebración del contrato de acuerdo con las condiciones técnicas, la disponibilidad de recursos y el cumplimiento de requisitos legales Publicación del Contrato
Secretario de Gobierno
22.
25.
26.
27.
28. 29. 30.
31.
32.
Pago de anticipo de acuerdo con las cláusulas contractuales pactadas, previo a la constitución de la garantía única Registro del Contrato en el Portal del SICE Adiciones, modificaciones o suspensiones del Contrato Sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o posterior Acta de liquidación de mutuo acuerdo o acto administrativo de liquidación unilateral Salvaguarda de los documentos
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
Pliegos definitivos Estatuto contractual Estatuto de contratación pública
Que participen todos los oferentes Que el seleccionado cumpla todos la condiciones
Alcalde Municipal
Manual de Contratación, Plan Anual de Inversiones, Plan de Desarrollo
Alcalde municipal
Tarifas del diario oficial
Tesorero Municipal
Cuerpo del contrato y Plan Anual Mensualizado de Caja
Se debe tener en cuenta lo reglamentado para el tipo de contratación Que el contratista la realice por el valor del contrato La aprobación de los amparos contractuales
Secretario de Gobierno Secretario de Gobierno Alcalde municipal
Pliego de condiciones Clausulas contractuales
Que se apliquen si hay incumplimiento.
Alcalde municipal
Cuerpo del contrato
Alcalde Municipal
Normas de archivo general
Que el contratista haya cumplido con el objeto contractual Que se conserven los documentos
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
FLUJOGRAMA DESPACHO DEL ALCALDE
SECRETARIA DE PLANEACION
SECRETARIA DE GOBIERNO
SECRETARIA DE HACIENDA
INICIO
1 DISEÑO, PRESUPUESTO Y PLANOS
2 PROYECTO MGA
3 COMUNICACIÓN A CÁMARA DE COMERCIO
4 REGISTRO EN PLAN DE COMPRAS SICE
5 ESTUDIOS PREVIOS
Estudio y diseño respectivo
6 AVISO DE CONVOCATORIA PÚBLICA
7 PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES
7
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ASESOR JURIDICO
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DESPACHO DEL ALCALDE
SECRETARIA DE PLANEACION
SECRETARIA DE GOBIERNO
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
SECRETARIA DE HACIENDA
7
PT-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
ASESOR JURIDICO
8 OBSERVACIONES Y RESPUESTAS AL PROYECTO 9 ELABORACION DE CERTIFICADO
11 PLIEGOS DE CONDICIONES DEFINITIVOS
10 ACTO ADMTIVO. APERTURA LICITACION
Certificado de disponibilidad presupuestal
12 AVISOS DE PRENSA 13 DESIGNACION COMITÉ ASESOR Y EVALUADOR
14 ACLARACIONES DURANTE EL PROCESO
15 AUDIENCIA PARA REVISION DE RIESGOS
15
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DESPACHO DEL ALCALDE
SECRETARIA DE PLANEACION
SECRETARIA DE GOBIERNO
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
SECRETARIA DE HACIENDA
15
16 APERTURA DE LICITACION
17 AUDIENCIA ACLARATORIA DE PLIEGOS DEFINITIVOS
18 ACTO DE CIERRE Y APERTURA DE PROPUESTAS
19 ENVIO DE DOCUMENTOS AL COMITÉ RESPECTIVO
22 AUDIENCIA DE ADJUDICACION
21 RESPUESTA A OBSERVACIONES
20 INFORME DEL COMITÉ DE EVALUACION
23 Acto admtivo. de adjudicación
25 CELEBRACION DEL CONTRATO
26 PUBLICACION DEL CONTRATO
24 SUSCRIPCION POR PARTE DEL PROPONENTE 27 PAGO DE ANTICIPO
Comprobante de pago
27
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PT-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
ASESOR JURIDICO
HOJA 181 DE 304
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DESPACHO DEL ALCALDE
SECRETARIA DE PLANEACION
SECRETARIA DE GOBIERNO
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
SECRETARIA DE HACIENDA
PT-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
ASESOR JURIDICO
27 28 REGISTRO DEL CONTRATO EN EL PORTAL SICE
30 SANCIONES EJECUTORIADAS
29 MODIFICACIONES DEL CONTRATO
31 ACTA DE LIQUIDACION
32 Archivo
FIN
ANEXOS: Son todos los documentos que se utilizan en la realización de las diferentes actividades de este procedimiento y los que se producen en el desarrollo del mismo, entre estos tenemos: Plan Anual de Inversiones Plan de Desarrollo Esquema de Ordenamiento Territorial
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PT-M-CT-01 NOMBRE DEL PROCESO
GESTION DE CONTRATACIÓN
Cuerpo del contrato Pliego de condiciones
DOCUMENTOS ASOCIADOS: son los documentos internos o externos que sirven de soporte o de consulta para la correcta interpretación o aplicación del documento en la realización de las diferentes actividades tales como: Manual de contratación pública Plan Anual Mensualizado de Caja Presupuesto Plan de desarrollo
NOTAS DE CAMBIO VERSION DESCRIPCIÓN
NUMERO DE SOLICITUD DE CAMBIO
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FECHA
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CODIGO
PT-M-CT-01 NOMBRE DEL PROCESO
GESTION DE CONTRATACIÓN
OBJETO: SELECCIONAR LA OFERTA A CONTRATAR MÁS BENEFICIOSA PARA LA ADMINISTRACIÓN, DE ACUERDO CON LOS REQUISITOS O NECESIDADES PREVIAMENTE IDENTIFICADAS. RESPONSABLE: ALCALDE MUNICIPAL
11.3.2. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN ABREVIADA PROPÓSITO: El presente procedimiento de selección abreviada, que implica la utilización de la subasta inversa, la menor cuantía y mínima cuantía, que tiene como propósito, determinar las acciones relacionadas con las propuestas a
seleccionar para contratar de acuerdo a bases
previamente determinadas, con la finalidad de obtener la propuesta más beneficiosa para la Administración Municipal. ALCANCE: Este procedimiento involucra las actividades desempeñadas por el despacho del Alcalde, en cuanto a la contratación mediante el uso del procedimiento de selección abreviada de subasta inversa, menor cuantía y mínima cuantía, según las normas pertinentes, la Secretaría de Gobierno, en cuanto a la elaboración de los actos administrativos correspondientes, la Secretaría de Planeación, en cuanto al diseño, elaboración de requisitos y cronograma, publicidad, interventoría, especificaciones técnicas, y la Secretaría de Hacienda en cuanto a la expedición de certificados de disponibilidad presupuestal y el pago de las obligaciones contractuales. DEFINICIONES: A continuación se define algunos términos que son importantes para entender este procedimiento:
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
1) SELECCIÓN ABREVIADA. La Selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. 2) MENOR CUANTÍA: Límite establecido en la ley para determinar la modalidad de contratación que debe seguir una entidad para seleccionar a sus contratistas. Se determina en función del presupuesto anual de cada entidad pública, expresado en salarios mínimos legales mensuales vigentes. 3) MINIMA CUANTÍA:
Es
un límite a la adquisición, suministro o
arrendamiento de bienes; así como para la contratación de servicios en general, servicios de consultoría y de ejecución de obras, cuyos montos sean inferiores a la décima parte del límite mínimo establecido por la Ley Anual de Presupuesto para las licitaciones públicas o concursos públicos, según corresponda. 4) PRESUPUESTO: Es la estimación del valor de los bienes y servicios a contratar de acuerdo con los requerimientos técnicos y cantidades de obras que se vayan a adquirir.
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CODIGO
PT-M-CT-01 NOMBRE DEL PROCESO
GESTION DE CONTRATACIÓN
5) PROYECTO DE INVERSION: Es un documento que contiene el objeto y el alcance de una inversión de acuerdo con los sectores y cumplimiento de la ejecución del plan de desarrollo. 6) CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: es un documento expedido por el Secretario de Hacienda o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. 7) OBJETO CONTRACTUAL: Lo conforma las actividades o bienes que el municipio contrata, en el desarrollo y funcionamiento de la entidad respectiva, es decir, relacionadas con el objeto y finalidad con ente territorial del orden municipal. 8) AUDIENCIA: Es una forma en donde los oferentes conocen la calificación a su propuesta y se escoge la más favorable, de acuerdo con los criterios económicos, técnicos, jurídicos y de experiencias aprobados 9) PLAN DE DESARROLLO: Un plan de desarrollo es aquel documento de política pública a través del cual se describen los objetivos, las estrategias, los programas, los proyectos y las metas que comprometen al Estado con la ciudadanía y en el que se especifican las acciones a adelantar en cada período de gobierno, así como los respectivos recursos asociados para garantizar que las mismas se cumplan.
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HOJA 186 DE 304
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
10) EL PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES: Es aquel que señala los proyectos de inversión clasificados por sectores, órganos y programas. Este plan guardará concordancia con el Plan Nacional de Inversiones. 11) INTERVENTORÍA: Proceso de supervisión y control que un tercero o la misma entidad ejerce sobre un contrato para verificar, exigir y velar por el cumplimiento de lo establecido contractualmente desde el punto de vista técnico, administrativo y financiero. 12) GARANTÍA ÚNICA: La garantía única tiene por objeto respaldar el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones que surjan a cargo de los contratistas frente a las entidades estatales, por razón de la celebración, ejecución y liquidación de contratos estatales. 13) ADENDAS: Son documentos
para anexar o añadir consideraciones o
cláusulas a contratos firmados o las condiciones para celebrarlo. 14) SORTEOS: Es proceso que se realiza mediante una audiencia con el objeto de escoger de manera transparente y en igualdad de oportunidades a un contratista, teniendo en cuenta las propuestas más favorables a la administración. 15) ETAPA
PRECONTRACTUAL:
relaciona
en
forma
directa
con
la
planificación, las condiciones, selección del contratista y la celebración del respectivo contrato.
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HOJA 187 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
16) ETAPA CONTRACTUAL: comprende el desarrollo del objeto contractual, por parte del Contratista, y de la Contraprestación por parte del Contratante; en las condiciones forma y plazos pactados. 17) ETAPA POST CONTRACTUAL: son aquellas actuaciones posteriores al vencimiento del término establecido en el contrato, o en el acto que lo da por terminado de manera anticipada. Generalmente versan sobre temas accesorios de la contratación misma. 18) ADICIONES: Son contratos adicionales cuando haya necesidad de modificar el plazo o el precio, derivadas de circunstancias especiales y no previstas que sean necesarias para el pleno cumplimiento del objeto contractual. 19) SANCIONES: Son la multas o clausulas penales que se imponen a un contratista cuando este incumple alguna o algunas de la clausulas pactadas en el respectivo contrato y que afecten el cabal desarrollo del objeto contractual. 20) ACTA DE LIQUIDACION DEL CONTRATO: Es acto administrativo bilateral que se realiza cuando se ha cumplido por el contratista el objeto contractual y este ha sido recibido a satisfacción de acuerdo los parámetros del régimen contractual público, dentro de los plazo establecidos y se considera un paz y salvo para el contratista y contratante
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Para desarrollar este proceso se debe tener en cuenta lo establecido en el código de ética, el manual de contratación del municipio y disponibilidad de recursos, manual de calidad y la cobertura y financiación a cargo del Municipio de acuerdo con los objetivos trazados en el Plan de Desarrollo Municipal y el Programa de Gobierno Vigente. El personal involucrado en este proceso debe tener conocimientos sobre el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, presupuesto, normas de calidad y cumplimiento de la misión institucional. Igualmente se debe disponer de los recursos logísticos por parte de la administración, como muebles, equipos, software y demás elementos necesarios para el buen desempeño de las actividades que desarrolla cada área para el pleno cumplimiento del objeto de este proceso.
BASE LEGAL: La Constitución Política de 1991 Ley 80 de 1993 Decreto 2474 de 2008 Ley 1229 de 2008 Decreto 3512 de 2003
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
Ley 1150 de 2007 Decreto 2170 de 2002 Ley 400 de 1998 Decreto 111 de 1996 Ley 152 de 1994
DESARROLLO: Consiste en la descripción de las actividades inherentes para desarrollar el procedimiento, indicando quien responde por cada actividad. No
ACTIVIDAD/ETAPA
FUNCIONARIO RESPONSABLE Secretario de planeación y obras públicas.
1.
Diseño, presupuesto, planos y especificaciones técnicas
2.
Proyecto de Inversión en Metodología Gral. Ajustada
Secretario de planeación y obras públicas.
3.
Invitaciones y comunicación a los posibles proponentes Registro en el plan de compras en el Portal SICE
Secretaria de gobierno Secretario de Planeación y Obras públicas Alcalde municipal
4.
5.
Solicitud del Certificado de disponibilidad presupuestal.
6.
Expediciones del certificado
Secretario de
REGISTROS ASOCIADOS Manual de Contratación y Especificaciones técnicas de ingeniería Banco Nacional de proyectos
CONTROLES Que se tenga en cuenta el Esquema de Ordenamiento Territorial Que se tengan en cuenta los documentos de DPN
Portal SICE
Presupuesto general del municipio. Presupuesto general
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Solicitud previa al proceso contractual Que se Registre el
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HOJA 190 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
7.
8.
9.
10.
11.
12.
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
de disponibilidad presupuestal
Hacienda
del municipio.
Acto administrativo para de publicación del objeto, presupuesto y plazo de la Convocatoria Pública Requisitos Técnicos de los bienes y servicios a contratar
Secretario de gobierno
Condiciones de la invitación.
Secretario de Planeación y Obras públicas Asesor jurídico
Plan Inversiones Normas de ingeniería
Secretario de Planeación y Obras públicas Alcalde municipal
Plan de inversiones y presupuesto oficial
Alcalde municipal Comité de evaluación Comité de evaluación
Manual de funciones y competencias laborales Requisitos de la invitación
Observaciones y requisitos legales y método contractual a utilizar. Estudios previos y análisis de conveniencias y oportunidad Recepción de ofertas presentadas por los diferentes proponentes. Designación del comité de estudios de las propuestas Verificación del cumplimiento de los requisitos exigidos.
14.
Informe del comité sobre consideraciones económicas, técnicas y jurídicas para escoger a los proponentes Audiencias de adjudicación o declaratorio desierta Elaboración del contrato de acuerdo con los requisitos establecidos.
Comité de evaluación
Pliego de condiciones
Alcalde municipal
Requisitos invitación Estatuto contractual Requisitos invitación Estatuto contractual
Celebración del contrato y su publicación en el portal SECOP. Pago de anticipo de acuerdo con las cláusulas contractuales pactadas,
Alcalde municipal
Requisitos invitación Estatuto contractual
Tesorero Municipal
Cuerpo del contrato y Plan Anual Mensualizado de
16.
17.
18.
Secretaria de Gobierno
Se verifique los requisitos técnicos
Recomendaciones escritas
13.
15.
certificado en la apropiación respectiva. Que tenga en cuenta todos los requisitos exigidos
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Que se tenga en cuenta el plan de inversiones
Que se verifiquen los requisitos exigidos
Que participen todos los oferentes Que el contrato sea el indicado para el tipo de contratación Que se verifique todos los requisitos legales La aprobación de los amparos contractuales
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19. 20.
21. 22.
23.
24.
previo a la constitución de la garantía única Registro del contrato en el portal SICE. Adiciones o modificaciones al contrato si aplican Suspensiones del contrato y su publicación en SECOP. Aplicación de sanciones si hay incumpliendo por el contratista. Acta de liquidación por mutuo acuerdo entre las partes o acto administrativo de terminación unilateral. Salvaguarda de los documentos del respectivo contrato.
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
Caja Secretaria de Gobierno Secretario de Planeación y Obras públicas Alcalde municipal Alcalde municipal
Clausulas contractuales
Alcalde municipal
Cuerpo del contrato
Alcalde municipal
Normas de archivo general
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Que se apliquen si hay incumplimiento. Que el contratista haya cumplido con el objeto contractual Que se conserven los documentos
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PT-M-CT-01 NOMBRE DEL PROCESO
GESTION DE CONTRATACIÓN
FLUJOGRAMA DESPACHO DEL ALCALDE
SECRETARIA DE PLANEACION
SECRETARIA DE GOBIERNO
SECRETARIA DE HACIENDA
ASESOR JURIDICO
INICIO
1 DISEÑO, PRESUPUESTO Y PLANOS
2 PROYECTO MGA
5 SOLICITUD
3 INVITACION Y COMUNICACIÓN
4 REGISTRO EN PLAN DE COMPRAS SICE 6 EXPEDICION DE CERTIFICADO PRESUPUESTAL
8 REQUISITOS TECNICOS
7 ACTO ADTIVO. PARA PUBLICACION DEL OBJETO
Certificado de disponibilidad presupuestal 9 OBSERVACIONES Y REQUERISITOS LEGALES
10 ESTUDIOS PREVIOS Y ANALISIS
10
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DESPACHO DEL ALCALDE
SECRETARIA DE PLANEACION
SECRETARIA DE GOBIERNO
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
SECRETARIA DE HACIENDA
10 11 RECEPCION DE OFERTAS
12 DESIGNACION COMITÉ ASESOR Y EVALUADOR
13 VERIFICACION DEL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS
14 INFORME DEL COMITÉ EVALUADOR
15 AUDIENCIAS DE ADJUDICACION
16 ELABORACION DE CONTRATO
17 CELEBRACION Y PUBLICACION DEL CONTRATO 18 PAGO DE ANTICIPO
21 SUSPENSIONES DEL CONTRATO (SI LAS HAY)
20 MODIFICACIONES AL CONTRATO
19 REGISTRO DEL CONTRATO EN PORTAL SICE
Comprobante de pago
21
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PT-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
ASESOR JURIDICO
HOJA 194 DE 304
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ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DESPACHO DEL ALCALDE
SECRETARIA DE PLANEACION
SECRETARIA DE GOBIERNO
CODIGO
PT-M-CT-01 NOMBRE DEL PROCESO
SECRETARIA DE HACIENDA
GESTION DE CONTRATACIÓN
ASESOR JURIDICO
21
22 APLICACIÓN DE SANCIONES (SI LAS HAY)
23 ACTA DE LIQUIDACION
24 Archivo
FIN
ANEXOS: Son todos los documentos que se utilizan en la realización de las diferentes actividades de este procedimiento y los que se producen en el desarrollo del mismo, entre estos tenemos: Plan Anual de Inversiones Plan de Desarrollo Esquema de Ordenamiento Territorial Cuerpo del contrato
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
Requisitos de la invitación
DOCUMENTOS ASOCIADOS: son los documentos internos o externos que sirven de soporte o de consulta para la correcta interpretación o aplicación del documento en la realización de las diferentes actividades tales como: Manual de contratación pública Plan Anual Mensualizado de Caja Presupuesto
NOTAS DE CAMBIO VERSION DESCRIPCIÓN
NUMERO DE SOLICITUD DE CAMBIO
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FECHA
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
OBJETO: SELECCIONAR AL MEJOR CONCURSANTE Y ESCOGER LA OFERTA MÁS BENEFICIOSA PARA LA ADMINISTRACIÓN, DE ACUERDO CON LOS REQUISITOS O NECESIDADES PREVIAMENTE IDENTIFICADAS. RESPONSABLE: ALCALDE MUNICIPAL
11.3.3. PROCEDIMIENTO DE CONCURSO DE MÉRITOS PROPÓSITO: El presente procedimiento de contratación por concurso de méritos, que implica la utilización de los métodos de preclasificación, que tiene como propósito, determinar las acciones relacionadas con las mejores calidades del contratista para seleccionar y contratar de acuerdo a bases previamente determinadas, con la finalidad de obtener la propuesta más beneficiosa para la Administración Municipal. ALCANCE: este procedimiento involucra las actividades desempeñadas por el despacho del Alcalde, en cuanto a la contratación mediante el uso del procedimiento del concurso de meritos con precalificación, según las normas pertinentes, la Secretaría de Gobierno, en cuanto a la elaboración de los actos administrativos correspondientes, la Secretaría de Planeación, en cuanto al diseño, elaboración de requisitos y cronograma, interventoría, especificaciones técnicas, y la Secretaría de Hacienda en cuanto a la expedición de certificados de disponibilidad presupuestal y el pago de las obligaciones contractuales. DEFINICIONES: A continuación se define algunos términos que son importantes para entender este procedimiento:
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CODIGO
PT-M-CT-01
NOMBRE DEL PROCESO
GESTION DE CONTRATACIÓN
1) CONCURSO DE MERITOS: Es un proceso de contratación modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos
en que por las
características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. 2) PRECALIFICACIÓN: En la selección de consultores la entidad estatal podrá utilizar el sistema de concurso abierto o el sistema de concurso con precalificación. En este último caso será posible surtir la precalificación mediante la conformación de una lista corta o mediante el uso de una lista multiusos. En la selección de proyectos de arquitectura siempre se utilizará el sistema de concurso abierto por medio de jurados. 3) SECOP: es un sistema electrónico de contratación pública, que permite la expedición de actos administrativos, documentos y contratos; debe utilizarse para los procedimientos de subasta interna y de compras por catálogo y permite estandarizar las bases de la contratación de bienes y servicios con características técnicas uniformes y de común utilización. 4) PROPUESTA TECNICA SIMPLIFICADA: es un proceso de selección de propuestas en donde la entidad suministra a los posibles proponentes, los requerimientos técnicos, la metodología exacta, así como los planes y cargas de trabajo para la ejecución de la misma. En estos casos se procede
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CODIGO
PT-M-CT-01 NOMBRE DEL PROCESO
GESTION DE CONTRATACIÓN
la selección por el sistema de concurso abierto, o mediante el de precalificación con lista corta o listas multiusos. 5) PROPUESTA TECNICA DETALLADA: es un proceso de selección de propuestas en donde se suministran los requerimientos técnicos de los servicios y donde se pueden ejecutar con diferentes enfoques o metodologías. El proceso de selección se da mediante el sistema de precalificación con lista corta. 6) LISTA CORTA: es aquella precalificación que se hace para un sólo proceso de concurso de méritos. 7) LISTA MULTIUSOS: es aquella que se realiza para varios concursos de méritos determinados o determinables. 8) OBJETO CONTRACTUAL: Lo conforma las actividades o bienes que el municipio contrata, en el desarrollo y funcionamiento de la entidad respectiva, es decir, relacionadas con el objeto y finalidad con ente territorial del orden municipal. 9) AUDIENCIA: Es una forma en donde los oferentes conocen la calificación a su propuesta y se escoge la más favorable, de acuerdo con los criterios económicos, técnicos, jurídicos y de experiencias aprobados. 10) PLAN DE DESARROLLO: Un plan de desarrollo es aquel documento de política pública a través del cual se describen los objetivos, las estrategias,
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
los programas, los proyectos y las metas que comprometen al Estado con la ciudadanía y en el que se especifican las acciones a adelantar en cada período de gobierno, así como los respectivos recursos asociados para garantizar que las mismas se cumplan. 11) EL PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES: Es aquel que señala los proyectos de inversión clasificados por sectores, órganos y programas. Este plan guardará concordancia con el Plan Nacional de Inversiones. 12) ADENDAS: Son documentos
para anexar o añadir consideraciones o
cláusulas a contratos firmados o las condiciones para celebrarlo. 13) ADICIONES: Son contratos adicionales cuando haya necesidad de modificar el plazo o el precio, derivadas de circunstancias especiales y no previstas que sean necesarias para el pleno cumplimiento del objeto contractual. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Para desarrollar este proceso se debe tener en cuenta lo establecido en el código de ética, el manual de contratación del municipio y disponibilidad de recursos, manual de calidad y la cobertura y financiación a cargo del Municipio de acuerdo con los objetivos trazados en el Plan de Desarrollo Municipal y el Programa de Gobierno Vigente.
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
El personal involucrado en este proceso debe tener conocimientos sobre el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, presupuesto, normas de calidad y cumplimiento de la misión institucional. Igualmente se debe disponer de los recursos logísticos por parte de la administración, como muebles, equipos, software y demás elementos necesarios para el buen desempeño de las actividades que desarrolla cada área para el pleno cumplimiento del objeto de este proceso.
BASE LEGAL: La Constitución Política de 1991 Ley 80 de 1993 Decreto 2474 de 2008 Ley 1229 de 2008 Ley 909 de 2004 Decreto 785 de 2005 Decreto 3512 de 2003 Ley 1150 de 2007 Decreto 2170 de 2002
SIEMPRE AL SERVICIO DEL PUEBLO
DEPARTAMENTO DE BOLIVAR MUNICIPIO DE TURBANA
HOJA 201 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
Ley 400 de 1998 Decreto 111 de 1996 Ley 152 de 1994
DESARROLLO: Consiste en la descripción de las actividades inherentes para desarrollar el procedimiento, indicando quien responde por cada actividad. No
ACTIVIDAD/ETAPA
FUNCIONARIO RESPONSABLE Secretario de planeación y obras públicas.
REGISTROS ASOCIADOS Manual de Contratación y Especificaciones técnicas de ingeniería. Banco Nacional de proyectos
1.
Diseño, presupuesto, planos y especificaciones técnicas.
2.
Proyecto de Inversión en Metodología Gral. Ajustada.
Secretario de planeación y obras públicas.
3.
Registro en el plan de compras en el Portal SICE. Estudios previos que se deben publicar en SECOP.
Secretario de Gobierno Secretario de Planeación y Obras públicas
Portal SICE
Designación del Comité Asesor y Evaluador Validación de los requerimientos técnicos por parte del Comité Asesor Proyecto de Pliego de Condiciones y publicación en
Alcalde Municipal
Manual de funciones
Comité Asesor y Evaluador
Pliegos de condiciones
Secretario de Planeación y
Plan anual de inversiones,
4.
5. 6.
7.
Plan de inversiones y presupuesto oficial
SIEMPRE AL SERVICIO DEL PUEBLO
CONTROLES Que se tenga en cuenta el Esquema de Ordenamiento Territorial Que se tengan en cuenta los documentos de DPN Que se haga en el término Que se tengan en cuenta los registros asociados. Que se informe a los designados
Que cumpla los requisitos
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HOJA 202 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
SECOP
Obras públicas
presupuesto
Convocatoria pública para la presentación de expresiones de interés y publicación en SECOP Observaciones y respuestas al proyecto de pliego de condiciones Solicitud del Certificado de disponibilidad presupuestal
Secretario de gobierno
Acto administrativo correspondiente
Asesor Jurídico
Recomendaciones escritas
Alcalde municipal
Presupuesto general del municipio.
11.
Expediciones del certificado de disponibilidad presupuestal
Secretario de Hacienda
Presupuesto general del municipio.
12.
Acto administrativo que ordena la apertura del proceso de selección y convocatoria de Veeduría ciudadana. Pliego de Condiciones Definitivos y publicación en SECOP Audiencia Aclaratoria De Pliego De Condiciones Y Publicación En SECOP Verificación del cumplimiento de los requisitos exigidos.
Secretario de Gobierno
Condiciones de la invitación.
Secretario de Planeación y Obras públicas Alcalde Municipal
Plan Inversiones Normas de ingeniería
Se verifique los requisitos técnicos
Alcalde Comité asesor y evaluador Comité asesor y evaluador
Requisitos de la invitación
Que se verifiquen los requisitos exigidos
Secretario de gobierno Alcalde Municipal
Lista de precalificados
8.
9.
10.
13.
14.
15.
16.
17. 18.
Precalificación y conformación de la lista de precalificados y publicación en SECOP Invitación a presentar propuesta Recepción de la Presentación de oferta dependiendo si es propuesta técnica detallada o propuesta técnica simplificada.
SIEMPRE AL SERVICIO DEL PUEBLO
técnicos y económicos
Solicitud previa al proceso contractual Que se Registre el certificado en la apropiación respectiva. Que tenga en cuenta todos los requisitos exigidos
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HOJA 203 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
19. 20.
21. 22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29. 30.
31.
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
Adendas y su publicación en SECOP Acto de cierre de concurso
Secretario de Gobierno Secretario de Gobierno
Las adiciones o modificaciones Acta de cierre
Evaluación de propuesta técnica y económica Informe de evaluación de propuestas y su publicación en SECOP Audiencia pública para dar a conocer el orden de las propuestas Verificación en el portal SICE del registro o bien ofrecido, de acuerdo con el número de certificado de registro presentado por el proponente. Consulta del CUBS y del precio indicativo en el portal SICE Acto administrativo de adjudicación o de declaratoria desierta y publicación en SECOP. Elaboración del contrato de acuerdo con los requisitos establecidos.
Comité Asesor y Evaluador Secretario de Planeación y Obras públicas Alcalde Municipal
Pliegos definitivos
Celebración del contrato y su publicación en el portal SECOP. Registro del contrato en el portal SICE. Adiciones o modificaciones al contrato y publicación en SECOP Suspensiones del contrato y su publicación en SECOP.
PT-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
Que el acta contenga todos los requisitos legales
Informe del Comité asesor y evaluador
Secretario de Gobierno
Secretario de Gobierno Secretario de Gobierno
Ofertas presentadas y los pliegos de condiciones
Secretaria de Gobierno
Requisitos invitación Estatuto contractual
Alcalde municipal
Requisitos de invitación Estatuto contractual
Secretaria de Gobierno Secretario de Gobierno Alcalde municipal
SIEMPRE AL SERVICIO DEL PUEBLO
Que el contrato sea el indicado para el tipo de contratación Que se verifique todos los requisitos legales Que se haga en el término
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HOJA 204 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
32.
33.
34.
Aplicación de sanciones si hay incumpliendo por el contratista. Acta de liquidación por mutuo acuerdo entre las partes o acto administrativo de terminación unilateral. Salvaguarda de los documentos del respectivo contrato.
CODIGO
PT-M-CT-01 NOMBRE DEL PROCESO
Alcalde municipal
Clausulas contractuales
Alcalde municipal
Cuerpo del contrato
Alcalde municipal
Normas de archivo general
GESTION DE CONTRATACIÓN
Que se apliquen si hay incumplimiento. Que el contratista haya cumplido con el objeto contractual Que se conserven los documentos
FLUJOGRAMA DESPACHO DEL ALCALDE
SECRETARIA DE PLANEACION
SECRETARIA DE GOBIERNO
SECRETARIA DE HACIENDA
INICIO 1 DISEÑO, PRESUPUESTO Y PLANOS
2 PROYECTO MGA
3 REGISTRO EN EL PLAN DE COMPRAS PORTAL SICE
3
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ASESOR JURIDICO
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HOJA 205 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DESPACHO DEL ALCALDE 5 DESIGNACION COMITÉ ASESOR Y EVALUADOR
6 VALIDACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS TÉCNICOS
SECRETARIA DE PLANEACION
SECRETARIA DE GOBIERNO
CODIGO
PT-M-CT-01 NOMBRE DEL PROCESO
SECRETARIA DE HACIENDA
3
7 PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES
9 OBSERVACIONES Y RESPUESTAS AL PROYECTO
8 CONVOCATORIA PÚBLICA
11 EXPEDICION DEL CERTIFICADO
13 PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVOS
12 ACTO ADMTIVO. DE APERTURA DEL PROCESO
Certificado de disponibilidad presupuestal
15 VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS
16 PRECALIFICACION Y CONFORMACION DE LA LISTA
ASESOR JURIDICO
4 ESTUDIOS PREVIOS
10 SOLICITUD DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
14 AUDIENCIA ACLARATORIA
GESTION DE CONTRATACIÓN
17 INVITACIÓN A PRESENTAR PROPUESTA
18 RECEPCIÓN DE LA PRESENTACIÓN DE LA OFERTA
18
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HOJA 206 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DESPACHO DEL ALCALDE
SECRETARIA DE PLANEACION
SECRETARIA DE GOBIERNO
CODIGO
PT-M-CT-01 NOMBRE DEL PROCESO
SECRETARIA DE HACIENDA
19 ADENDAS Y PUBLICACION EN SICE
18
20 ACTO DE CIERRE DE CONCURSO
23 AUDIENCIA PARA DAR A CONOCER EL ORDEN DE LAS PROPUESTAS
22 INFORME DE EVALUACIÓN DE PROPUESTA
21 EVALUACION DE PROPUESTA (COMITÉ EVALUADOR)
24 VERIFICACION DEL REGISTRO O BIEN OFRECIDO EN PORTAL SICE
25 CONSULTA DEL CUBS
26 Acto administrativo de adjudicación o declaratoria decierta 27 ELABORACIÓN DEL CONTRATO 28 CELEBRACIÓN DEL CONTRATO
Contrato
28
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GESTION DE CONTRATACIÓN
ASESOR JURIDICO
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HOJA 207 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DESPACHO DEL ALCALDE
SECRETARIA DE PLANEACION
SECRETARIA DE GOBIERNO
CODIGO
PT-M-CT-01 NOMBRE DEL PROCESO
SECRETARIA DE HACIENDA
GESTION DE CONTRATACIÓN
ASESOR JURIDICO
28 29 REGISTRO DEL CONTRATO EN EL PORTAL SICE
30 ADICIONES O MODIFICACIONES DEL CONTRATO 31 SUSPENSIONES DEL CONTRATO
32 APLICACIÓN DE SANCIONES
33 ACTA DE LIQUIDACION
34 Archivo
FIN
ANEXOS: Son todos los documentos que se utilizan en la realización de las diferentes actividades de este procedimiento y los que se producen en el desarrollo del mismo, entre estos tenemos: Plan Anual de Inversiones Plan de Desarrollo
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HOJA 208 DE 304
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ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PT-M-CT-01 NOMBRE DEL PROCESO
GESTION DE CONTRATACIÓN
Esquema de Ordenamiento Territorial Cuerpo del contrato Requisitos de la invitación
DOCUMENTOS ASOCIADOS: son los documentos internos o externos que sirven de soporte o de consulta para la correcta interpretación o aplicación del documento en la realización de las diferentes actividades tales como: Manual de contratación pública Plan Anual Mensualizado de Caja Presupuesto
NOTAS DE CAMBIO VERSION DESCRIPCIÓN
NUMERO DE SOLICITUD DE CAMBIO
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FECHA
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HOJA 209 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
OBJETO: SELECCIONAR Y ESCOGER LA OFERTA MÁS BENEFICIOSA PARA LA ADMINISTRACIÓN, DE ACUERDO CON LOS REQUISITOS, NECESIDADES PREVIAMENTE IDENTIFICADAS, DE URGENCIA MANIFIESTA Y EN LOS DEMÁS CASOS CONTEMPLADOS EN LA LEY. RESPONSABLE: ALCALDE MUNICIPAL
11.3.4. PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DIRECTA PROPÓSITO: El presente procedimiento de contratación directa, que se aplica en los casos de urgencia manifiesta, contratación de empréstitos y contratos interadministrativos, implica el señalamiento de la causal que se invoca, la determinación del objeto a contratar, la consideración del presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán a los proponentes si las hubiera, la indicación del lugar en donde se podrán consultar los estudios y documentos previos, así como los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, y de arrendamiento y adquisición de inmuebles. ALCANCE: Este procedimiento involucra las actividades desempeñadas por el despacho del Alcalde, en cuanto a la contratación mediante el uso del procedimiento del concurso de meritos con precalificación, según las normas pertinentes, la Secretaría de Gobierno, en cuanto a la elaboración de los actos administrativos correspondientes y su publicidad, la Secretaría de Planeación, en cuanto al diseño, elaboración de requisitos y cronograma de actividades, interventoría, especificaciones técnicas, y la Secretaría de
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HOJA 210 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
Hacienda en cuanto a la expedición de certificados de disponibilidad presupuestal y el pago de las obligaciones contractuales. DEFINICIONES: A continuación se define algunos términos que son importantes para entender este procedimiento: 1) CONTRATACIÓN DIRECTA: Es aquella que se presenta por situaciones especiales que no hacen posible el proceso licitatorio, y cuando el objeto del contrato contiene necesidades técnicas específicas, cuando el costo de los bienes o servicios es demasiado reducido y no justifica un proceso licitatorio y cuando suceden actos imprevistos que implican la acción oportuna de las autoridades. 2) PLAN DE COMPRAS: es aquel que tiene por objeto la satisfacción oportuna de las necesidades logísticas de los procesos misionales y de apoyo teniendo en cuenta la misión de cada área, con el fin de cumplir los objetivos establecidos en la ley. 3) OFERTA: son los bienes y servicios que son ofrecidos a la Administración de acuerdo a las necesidades y precios del mercado, de acuerdo a las reglamentaciones vigentes. 4) OBJETO CONTRACTUAL: Lo conforma las actividades o bienes que el municipio contrata, en el desarrollo y funcionamiento de la entidad respectiva, es decir, relacionadas con el objeto y finalidad con ente territorial del orden municipal.
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HOJA 211 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
5) PLAN DE DESARROLLO: Un plan de desarrollo es aquel documento de política pública a través del cual se describen los objetivos, las estrategias, los programas, los proyectos y las metas que comprometen al Estado con la ciudadanía y en el que se especifican las acciones a adelantar en cada período de gobierno, así como los respectivos recursos asociados para garantizar que las mismas se cumplan. 6) EL PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES: Es aquel que señala los proyectos de inversión clasificados por sectores, órganos y programas. Este plan guardará concordancia con el Plan Nacional de Inversiones. 7) ADENDAS: Son documentos
para anexar o añadir consideraciones o
cláusulas a contratos firmados o las condiciones para celebrarlo. 8) ADICIONES: Son contratos adicionales cuando haya necesidad de modificar el plazo o el precio, derivadas de circunstancias especiales y no previstas que sean necesarias para el pleno cumplimiento del objeto contractual.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Para desarrollar este proceso se debe tener en cuenta lo establecido en el código de ética, el manual de contratación del municipio y disponibilidad de recursos, manual de calidad y la cobertura y financiación a cargo del Municipio de acuerdo con los objetivos trazados en el Plan de Desarrollo Municipal y el Programa de Gobierno Vigente.
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HOJA 212 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PT-M-CT-01 NOMBRE DEL PROCESO
GESTION DE CONTRATACIÓN
El personal involucrado en este proceso debe tener conocimientos sobre el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, presupuesto, normas de calidad y cumplimiento de la misión institucional. Igualmente se debe disponer de los recursos logísticos por parte de la administración, como muebles, equipos, software y demás elementos necesarios para el buen desempeño de las actividades que desarrolla cada área para el pleno cumplimiento del objeto de este proceso.
BASE LEGAL: La Constitución Política de 1991 Ley 80 de 1993 Decreto 2474 de 2008 Ley 1229 de 2008 Ley 909 de 2004 Decreto 785 de 2005 Decreto 3512 de 2003 Ley 1150 de 2007
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HOJA 213 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
Decreto 2170 de 2002 Ley 400 de 1998 Decreto 111 de 1996 Ley 152 de 1994
DESARROLLO: Consiste en la descripción de las actividades inherentes para desarrollar el procedimiento, indicando quien responde por cada actividad. No
ACTIVIDAD/ETAPA
FUNCIONARIO RESPONSABLE Secretario de planeación y obras públicas.
REGISTROS ASOCIADOS Banco Nacional de proyectos
Secretario de Planeación y Obras públicas Secretario de Planeación y Obras públicas
Portal SICE
Presupuesto general del municipio. Presupuesto general del municipio.
1.
Proyecto de Inversión en Metodología Gral. Ajustada
2.
Registro en el plan de compras en el Portal SICE
3.
Estudios previos que se deben publicar en SECOP
4.
Solicitud del certificado de disponibilidad presupuestal
Alcalde municipal
5.
Emisión del certificado de disponibilidad presupuestal
Secretario de Hacienda
6.
Acto administrativo de Justificación de la contratación
Secretario de Gobierno
Plan de inversiones y presupuesto oficial
Manual de funciones y
SIEMPRE AL SERVICIO DEL PUEBLO
CONTROLES Que se tengan en cuenta los documentos de DPN
Que se tengan en cuenta los registros asociados. Solicitud previa al proceso contractual Que se Registre el certificado en la apropiación respectiva.
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HOJA 214 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
directa 7. 8. 9.
10. 11.
12.
13.
Invitación a presentar oferta según los precios del mercado Recepción de la Presentación de ofertas Verificación de propuestas y requisitos exigidos en la invitación Consulta del CUBS y del precio indicativo en el portal SICE Informe de verificación de propuesta Acto administrativo de adjudicación o declaratoria desierta Elaboración del acto administrativo contractual y su publicación en el SECOP
Secretario de Gobierno Alcalde Municipal
competencias laborales Portales CUBS y SICE
Requisitos invitación Estatuto contractual Requisitos de invitación Estatuto contractual
15.
Registro del contrato en el portal SICE Adiciones y modificaciones del contrato y publicación en SECOP Suspensiones y sanciones durante el curso de la ejecución contractual y publicación en el SECOP Acta de liquidación por mutuo acuerdo o liquidación unilateral
Secretaria de Gobierno Secretario de Gobierno
Salvaguarda de documentos
19.
GESTION DE CONTRATACIÓN
Secretaria de Gobierno
Alcalde municipal
18.
NOMBRE DEL PROCESO
Acto administrativo, las condiciones de la invitación
Celebración del contrato
17.
PT-M-CT-01
Secretario de Planeación y obras públicas Secretario de Gobierno Secretario de Planeación y obras públicas Secretario de Gobierno
14.
16.
CODIGO
Que cumpla los requisitos exigidos
Acto administrativo, las condiciones de la invitación Ofertas presentadas Que el contrato sea el indicado para el tipo de contratación Que se verifique todos los requisitos legales Que se haga en el término
Alcalde municipal
Clausulas contractuales
Que se apliquen si hay incumplimiento.
Alcalde municipal
Cuerpo del contrato
Alcalde Municipal
Normas de archivo general
Que el contratista haya cumplido con el objeto contractual Que se conserven los documentos
SIEMPRE AL SERVICIO DEL PUEBLO
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HOJA 215 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PT-M-CT-01 NOMBRE DEL PROCESO
GESTION DE CONTRATACIÓN
FLUJOGRAMA DESPACHO DEL ALCALDE
SECRETARIA DE PLANEACION
SECRETARIA DE GOBIERNO
SECRETARIA DE HACIENDA
INICIO 1 PROYECTO MGA
4 SOLICITUD DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
2 REGISTRO EN EL PLAN DE COMPRAS PORTAL SICE
3 ESTUDIOS PREVIOS
5 Expedición Certificado de disponibilidad presupuestal 6 Acto administrativo de justificación
8 RECEPCION DE LA PRESENTACION
7 INVITACION A PRESENTAR OFERTA
9 VERIFICACION DE PROPUESTAS Y REQUISITOS
9
SIEMPRE AL SERVICIO DEL PUEBLO
ASESOR JURIDICO
HOJA 216 DE 304
DEPARTAMENTO DE BOLIVAR MUNICIPIO DE TURBANA
ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 CODIGO
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DESPACHO DEL ALCALDE
SECRETARIA DE PLANEACION
SECRETARIA DE GOBIERNO
PT-M-CT-01 NOMBRE DEL PROCESO
SECRETARIA DE HACIENDA
9
11 INFORME DE VERIFICACION DE PROPUESTA
10 CONSULTA DEL CUBS
12 Acto administrativo de adjudicación o declaratoria decierta
13 ELABORACIÓN DEL CONTRATO
14 CELEBRACIÓN DEL CONTRATO
Contrato
15 REGISTRO DEL CONTRATO PORTAL SICE
17 SUSPENSIONES DEL CONTRATO
16 ADICIONES O MODIFICACIONES DEL CONTRATO
17
SIEMPRE AL SERVICIO DEL PUEBLO
GESTION DE CONTRATACIÓN
ASESOR JURIDICO
HOJA 217 DE 304
DEPARTAMENTO DE BOLIVAR MUNICIPIO DE TURBANA
ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DESPACHO DEL ALCALDE
SECRETARIA DE PLANEACION
SECRETARIA DE GOBIERNO
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
SECRETARIA DE HACIENDA
PT-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
ASESOR JURIDICO
17
18 ACTA DE LIQUIDACION
19 Archivo
FIN
ANEXOS: Son todos los documentos que se utilizan en la realización de las diferentes actividades de este procedimiento y los que se producen en el desarrollo del mismo, entre estos tenemos: Plan Anual de Inversiones Plan de Desarrollo Esquema de Ordenamiento Territorial Cuerpo del contrato Requisitos de la invitación
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HOJA 218 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-CT-01 GESTION DE CONTRATACIÓN
DOCUMENTOS ASOCIADOS: son los documentos internos o externos que sirven de soporte o de consulta para la correcta interpretación o aplicación del documento en la realización de las diferentes actividades tales como: Manual de contratación pública Plan Anual Mensualizado de Caja Presupuesto
NOTAS DE CAMBIO VERSION DESCRIPCIÓN
NUMERO DE SOLICITUD DE CAMBIO
SIEMPRE AL SERVICIO DEL PUEBLO
FECHA
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HOJA 219 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-GA-01 GESTION DE GOBIERNO
OBJETO: REALIZAR TODAS LAS ACCIONES DE GOBIERNO EN COORDINACION CON EL DESPACHO DEL ALCALDE, EN LO REFERENTE AL MANEJO DEL ORDEN PUBLICO, Y PREPARACION Y PROYECCION DE LOS DIFERENTES ACTOS ADMINISTRATIVOS, LIQUIDACION DE NOMINA Y SEGURIDAD SOCIAL. RESPONSABLE: SECRETARIO DE GOBIERNO
11.4. PROCESO DE GESTIÓN DE GOBIERNO PROPÓSITO: Este proceso incluye todas las acciones y actividades relacionadas con las acciones de gobierno, en lo referente al orden público, preparación de los actos administrativos como decretos, resoluciones, contratos de vinculación de personal y contratista del municipio, así como la liquidación mensual de la nomina y la liquidaciones de la seguridad social del personal de planta del municipio. ALCANCE: Este proceso involucra las actividades desempeñadas por el Despacho del alcalde en cuanto a las solicitudes de elaboración de actos administrativos, convocatoria a consejo de gobierno, El secretario de Gobierno, en cuanto a la elaboración y proyección de los actos administrativos, elaboración de la nomina y liquidación de seguridad social, al asesor jurídico en cuanto a la repuesta a las peticiones y consultas formuladas, revisión de los actos administrativos, como resoluciones, contratos, procesos licitatorios, DEFINICIONES: A continuación se definen algunos términos que son importantes para entender este proceso:
SIEMPRE AL SERVICIO DEL PUEBLO
HOJA 220 DE 304
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ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1) ASESORIA JURÍDICA: es el
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-GA-01 GESTION DE GOBIERNO
asesoramiento que desarrolla funciones
consultivas en materia jurídica emitiendo opinión legal, encargado de organizar, coordinar y evaluar la ejecución de actividades de carácter jurídico; así como brindar asesoramiento sobre la adecuada interpretación, aplicación y difusión de las normas de competencia municipal. 2) ACTO ADMINISTRATIVO: El acto administrativo constituye una decisión jurídico- administrativa realizada por una persona adscrita o vinculada a una entidad, organismo, dependencia o sección administrativa a una cualquiera de las tres ramas del poder público, a los organismos de control de cualquier nivel, jerarquía o ámbito territorial y funcional; así como por personas jurídicas de derecho privado, cuando unos y otros, ejerzan una “función administrativa” estatal por disposición del ordenamiento jurídico vigente o por delegación constitucional o legal. 3) LA VOLUNTAD ADMINISTRATIVA: En ocasiones se asemeja a la voluntad civil reflejada en la voluntad de un funcionario para emitir un acto administrativo, pero en otras esa voluntad está supeditada al ordenamiento jurídico. 4) CONTENIDO Y OBJETO DEL ACTO: Es la esencia de la decisión, por lo que debe ser claro, preciso, determinado y preordenado a un ordenamiento jurídico vigente y con precisas finalidades.
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HOJA 221 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-GA-01 GESTION DE GOBIERNO
5) LA MOTIVACIÓN: Las razones por las cuales se expide el acto administrativo.
6) LA FINALIDAD: Hace referencia al o a los objetivos que se pretende lograr con un determinado acto administrativo.
7) ELEMENTO SUBJETIVO: Se refiere sobre todo a la calidad de quien expide el acto es decir a la determinación de que si el organismo es competente para proferirlo y que pueda ser válido. Los organismos competentes son aquellos pertenecientes a la administración directamente, aunque también puede ser que cumplan algunas funciones en su representación.
8) ELEMENTO OBJETIVO: En cuanto a este elemento lo fundamental es el contenido mismo del acto, es decir, lo que contiene el asunto a tratar o sobre lo que recae. En sí, este contenido es crear, distinguir o modificar una situación jurídica y para ello debe encontrarse dentro de lo razonable y no ser imposible de cumplir. Algunos tratadistas distinguen tres tipos de contenido de acto administrativo, un contenido natural, uno implícito y otro eventual. 9) ELEMENTO FORMAL: Hace referencia a los requisitos y a la forma como se plantean y exteriorizan los actos administrativos, se puede decir que se refiere “al como del acto”, que no es único para todos y puede ser distinto para cada uno, así como se encuentran algunas formas especiales que deben ser observadas en determinados actos, pues hacen referencia a como se
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HOJA 222 DE 304
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ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PR-M-GA-01
NOMBRE DEL PROCESO
GESTION DE GOBIERNO
producen sus requerimientos y procedimientos, por lo que son de imperativa observancia al ser de requerimientos sustanciales. 10) . ORDEN PUBLICO: son las acciones que se dictan, en caso de urgencia o gravedad,
con
carácter
de
provisionales,
órdenes
y
disposiciones
administrativas que, no siendo de su incumbencia ordinaria, juzgue indispensables; pero siempre que para esto haya recibido delegación del Gobierno, a quien corresponde aprobarlas definitivamente. 11) TERMINO PARA RESOLVER: Las peticiones se resolverán o contestarán dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible resolver o contestar la petición en dicho plazo, se deberá informar así al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando a la vez la fecha en que se resolverá o dará respuesta. 12) DERECHO A LA INFORMACION: El derecho de petición de que trata el artículo 45 de la Constitución Política incluye también el de solicitar y obtener acceso a la información sobre la acción de las autoridades y, en particular, a que se expida copia de sus documentos. 13) CONSULTAS: El derecho de petición incluye el de formular consultas escritas o verbales a las autoridades, en relación con las materias a su cargo, y sin perjuicio de lo que dispongan normas especiales.
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HOJA 223 DE 304
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ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-GA-01 GESTION DE GOBIERNO
14) DEBER DE COMUNICAR: Cuando de la actuación administrativa iniciada de oficio se desprenda que hay particulares que pueden resultar afectados en forma directa, a éstos se les comunicará la existencia de la actuación y el objeto de la misma. 15) DEBER DE RESPONDER LAS PETICIONES: Será deber primordial de todas las autoridades hacer efectivo el ejercicio del derecho que consagra el artículo 45 de la Constitución Política mediante la rápida y oportuna resolución de las peticiones que, en términos comedidos, se les formulen y que tengan relación directa con las actividades a cargo de esas mismas autoridades. 16) DERECHO DE PETICION Y ACCION DE LITIGAR: El simple ejercicio del derecho de petición es distinto de la acción de litigar en causa propia o ajena, y no causará impuesto de timbres. 17) SILENCIO NEGATIVO: Transcurrido un plazo de tres meses contados a partir de la presentación de una petición sin que se haya notificado decisión que la resuelva, se entenderá que ésta es negativa. 18) DEBER Y FORMA DE NOTIFICACION PERSONAL: Las demás decisiones que pongan
término
a
una
actuación
administrativa
se
personalmente al interesado, o a su representante o apoderado.
SIEMPRE AL SERVICIO DEL PUEBLO
notificarán
HOJA 224 DE 304
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ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 CODIGO
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCESO
PR-M-GA-01 GESTION DE GOBIERNO
19) NOTIFICACION POR EDICTO: Si no se pudiere hacer la notificación personal al cabo de cinco (5) días del envío de la citación, se fijará edicto en lugar público del respectivo despacho, por el término de diez (10) días, con inserción de la parte resolutiva de la providencia. 20) PUBLICIDAD: Cuando, a juicio de las autoridades, las decisiones afecten en forma directa e inmediata a terceros que no hayan intervenido en la actuación, ordenarán publicar la parte resolutiva, por una vez, en el Diario Oficial, o en el medio oficialmente destinado para estos efectos, o en un periódico de amplia circulación en el territorio donde sea competente quien expidió las decisiones. 21) RECURSOS EN LA VIA GUBERNATIVA: Por regla general, contra los actos que pongan fin a las actuaciones administrativas procederán los siguientes recursos.1). El de reposición, ante el mismo funcionario que tomó la decisión, para que la aclare, modifique o revoque. 2). El de Apelación, para ante el inmediato superior administrativo, con el mismo propósito. 22) SILENCIO ADMINISTRATIVO: Transcurrido un plazo de dos (2) meses, contado a partir de la interposición de los recursos de reposición o apelación sin que se haya notificado decisión expresa sobre ellos, se entenderá que la decisión en negativa. 23) EMPLEOS
TEMPORALES:
De
acuerdo
con
sus
necesidades,
los
organismos y entidades a los cuales se les aplica la ley 909 de 2004, podrán
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contemplar excepcionalmente en sus plantas de personal empleos de carácter temporal o transitorio. 24) NOMBRAMIENTO
ORDINARIO:
El
nombramiento
ordinario,
con
la
consiguiente posesión se utiliza para los empleados de libre nombramiento y remoción y para los de período fijo. 25) SEGURIDAD SOCIAL: es un servicio público obligatorio, cuya dirección, coordinación y control está a cargo del Estado y que será prestado por las entidades públicas o privadas en los términos y condiciones establecidos en la ley, en lo referente a la afiliación de los servidores del municipio a Salud, Pensión y Riesgos Profesionales.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Para desarrollar este proceso se debe tener en cuenta lo establecido en el código de ética, la Constitución Política de Colombia, El código Contencioso administrativo, Código de Policía, Contratación Pública, Presupuesto Municipal, el manual de selección de personal y demás normas que estén vigentes para resolver el asunto, petición formulada por la comunidad. El personal involucrado en este proceso debe tener los conocimientos sobre las Ciencias Jurídicas, Derecho Administrativo, Código de Policía, Seguridad Social, normas de calidad y las demás normas especiales que sean necesarias para resolver la petición, o consulta de la ciudadanía.
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Igualmente se debe disponer de los recursos logísticos por parte de la administración, como muebles, equipos, software y demás elementos necesarios para el buen desempeño de las actividades que desarrolla cada área para el pleno cumplimiento del objeto de este proceso. BASE LEGAL: La Constitución Política de 1991 Código contencioso administrativo. Ley 136 de 1994 Ley 909 de 2004 Código Nacional de policía Código Laboral Administrativo Código Civil Código Penal Decreto 1355 de 1970 Ley 1150 de 2007 Ley 100 de 1993 Ley 1122 de 2007
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Ley 87 de1993 Ley 715 de 2001
DESARROLLO: Consiste en la descripción de las actividades inherentes para desarrollar el proceso, indicando quien responde por cada actividad: No 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
ACTIVIDAD/ETAPA El alcalde municipal realiza consultas verbales o escritas, sobre el orden público Se citan a Consejos de Gobierno, se coordina con la policía y demás entes pertinentes Se preparan los actos administrativos, de acuerdo con el asunto para revisión, y control de legalidad. Solicita al Asesor jurídico concepto sobre los asuntos tratados en los actos administrativos. Recibe conceptos verbales o escritos sobre los asuntos consultados Imprime y envía al alcalde los actos administrativos con las observaciones realizadas por el asesor jurídico Asiste al alcalde en las diligencias administrativas
FUNCIONARIO RESPONSABLE Alcalde
REGISTROS ASOCIADOS
CONTROLES Que se mantenga el orden público en el municipio
Secretario de Gobierno
Secretario de Gobierno
Normas pertinentes
Secretario de Gobierno
Normas pertinentes
Asesor jurídico
Normas pertinentes
Secretario de Gobierno
Normas pertinentes
Secretario de Gobierno
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Que se tomen las medidas para preservar el orden publico Que se Interpreten Correctamente
Que se tengan en cuenta las recomendaciones formuladas.
Que se informe al alcalde sobre lo
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8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
por asuntos de gobierno y atención a la Comunidad Articula acciones con el inspector de policía sobre los asuntos de apoyo a la justicia y a la ciudadanía. Envía a la Gobernación los actos administrativos que sean necesarios para el control de legalidad Realiza inspecciones y expide las licencias de funcionamiento a los establecimientos comerciales. A solicitud del alcalde realiza estudios de factibilidad y necesidad de personal para cumplir la misión institucional. Supervisa la preparación de la nomina del personal de planta del municipio. Verifica el cumplimiento del objeto contractual de los contratos de prestación de servicios Envía al alcalde los contratos de prestación de servicios para autorización del pago Supervisa la liquidación de la seguridad social y envía a tesorería para su pago.
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tratado. Secretario de Gobierno
Que se observen las normas pertinentes.
Secretario de Gobierno
Que se envié en término.
Secretario de Gobierno
Normas pertinentes
Que se cumplan los requisitos de legales vigentes.
Secretario de Gobierno
Normas pertinentes
Que realmente exista la necesidad de los servicios a contratar.
Secretario de Gobierno
Que se cumplan los requisitos laborales
Secretario de Gobierno
Manual de selección y presupuesto municipal Manual de Contratación
Secretario de Gobierno
Manual de Contratación
Que se haga en termino contractual
Secretario de Gobierno
Presupuesto municipal
Que se envié en los términos establecidos.
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Que se haya cumplido el objeto contractual
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FLUJOGRAMA SECRETARIO DE GOBIERNO
DESPACHO DEL ALCALDE
ASESOR JURÍDICO
INICIO 3 Se preparan los actos administrativos PARA su revisión
2 Se citan a Consejos de Gobierno, se coordina con la policía y demás entes
1 consultas verbales o escritas sobre el orden público
4 Solicitud de concepto sobre los asuntos tratados
7 Asiste al alcalde en las diligencias administrativas por asuntos de gobierno y atención a la Comunidad
8 Articula acciones con el inspector de policía
5 Recibe conceptos verbales o escritos
6 Imprime y envía al alcalde los actos administrativos
9 Envía a la Gobernación los actos administrativos
11 Realiza estudios de factibilidad y necesidad de personal para cumplir la misión
10 Realiza inspecciones y expide las licencias de funcionamiento
12 Supervisa la preparación de la nomina del personal de planta
13 Verifica el cumplimiento del objeto contractual de los contratos de prestación de servicios
13
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SECRETARIO DE GOBIERNO
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
DESPACHO DEL ALCALDE
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ASESOR JURÍDICO
13
14 Envía al alcalde los contratos de prestación de servicios para autorización del pago
15 Supervisa la liquidación de la seguridad social y envía a tesorería para su pago
FIN
ANEXOS: Son todos los documentos que se utilizan en la realización de las diferentes actividades de este proceso y los que se producen en el desarrollo del mismo, entre estos tenemos: Estatuto Tributario Municipal Manual de Contratación Presupuesto Municipal Nomina de Personal de Planta
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DOCUMENTOS ASOCIADOS: son los documentos internos o externos que sirven de soporte o de consulta para la correcta interpretación o aplicación del documento en la realización de las diferentes actividades tales como: Presupuesto Manual de contratación Manuel de selección de Talento humano Estatuto Tributario NOTAS DE CAMBIO VERSION DESCRIPCIÓN
NUMERO DE SOLICITUD DE CAMBIO
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FECHA
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OBJETO: REALIZAR TODAS LAS ACCIONES Y GESTIONES DE APOYO A LA JUSTICIA Y ATENCION AL CIUDADANO EN COORDINACION CON EL SECRETARIO DE GOBIERNO Y LOS CORREGIDORES, EN LO REFERENTE A LAS COMISIONES DE DILIGENCIAS JUDICALES Y AL ORDEN PUBLICO. RESPONSABLE: INSPECTOR CENTRAL
11.4.1. PROCEDIMIENTO DE APOYO A LA JUSTICIA Y A LA CIUDADANIA PROPÓSITO: Este procedimiento incluye todas las acciones y actividades relacionadas con las diligencias y comisiones de apoyo a la justicia, y así como la atención y recepción de las denuncias de pérdida de documentos, supervivencias, litigios entre vecinos, recuperación del espacio público y salvaguarda de los bienes de uso público, levantamiento de cadáveres y accidentes de tránsito, cuando las circunstancia lo ameriten y el apoyo en las diligencias administrativos en las que el alcalde solicite la colaboración. ALCANCE: Este proceso involucra las actividades desempeñadas por el Despacho del alcalde en cuanto a las solicitudes de colaboración en diligencias administrativas, salvaguardo de los bienes de uso público, al secretario de gobierno en cuanto al apoyo en diligencias y medidas para la conservación del orden público, así como a la atención a despecho comisiones que impartan los jueces y fiscales, cuando las diligencias de embargos y demás medidas cautelares que sean competencia de esta inspección y sus corregidores, así como expedir constancias e denuncias de la ciudadanía sobre bienes y documentos y ocupaciones de hecho.
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DEFINICIONES: A continuación se definen algunos términos que son importantes para entender este proceso: 1) ASESORIA JURÍDICA: es el
asesoramiento que desarrolla funciones
consultivas en materia jurídica emitiendo opinión legal, encargado de organizar, coordinar y evaluar la ejecución de actividades de carácter jurídico; así como brindar asesoramiento sobre la adecuada interpretación, aplicación y difusión de las normas de competencia municipal. 2) ACTO ADMINISTRATIVO: El acto administrativo constituye una decisión jurídico- administrativa realizada por una persona adscrita o vinculada a una entidad, organismo, dependencia o sección administrativa a una cualquiera de las tres ramas del poder público, a los organismos de control de cualquier nivel, jerarquía o ámbito territorial y funcional; así como por personas jurídicas de derecho privado, cuando unos y otros, ejerzan una “función administrativa” estatal por disposición del ordenamiento jurídico vigente o por delegación constitucional o legal. 3) ORDEN PÚBLICO: son las acciones que se dictan, en caso de urgencia o gravedad,
con
carácter
de
provisionales,
órdenes
y
disposiciones
administrativas que, no siendo de su incumbencia ordinaria, juzgue indispensables; pero siempre que para esto haya recibido delegación del Gobierno, a quien corresponde aprobarlas definitivamente.
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4) TERMINO PARA RESOLVER: Las peticiones se resolverán o contestarán dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible resolver o contestar la petición en dicho plazo, se deberá informar así al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando a la vez la fecha en que se resolverá o dará respuesta. 5) DILIGENCIAS DE POLICIA: Son las diligencias realizadas para la recepción de las denuncias, ratificaciones y testimonios, se adelantarán todos los trámites, se realizarán las audiencias de conciliación extraprocesal y todas las actuaciones administrativas de competencia de las Inspecciones.
6) AUDIENCIAS DE CONCILIACION: Son Herramientas de la justicia para dar por terminado un litigio sobre asuntos que sean de competencias de este despacho buscando siempre la justicia, para resolver a través de acuerdo entre las partes el conflicto surgido. 7) DENUNCIA: Son el mecanismo mediante el cual cualquier persona notifica o da aviso en forma verbal o escrita a la Inspección a los corregidores de hechos o conductas con los que se puede estar configurando un manejo irregular o detrimento de los fondos o bienes del Municipio o del mismo denunciante. 8) DILIGENCIAS DE EMBARGO Y SECUESTRO: Son medidas cautelares en la que los jueces y fiscales solicitan apoyo a la inspección de policía, para
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practicar las medidas respectivas, previo el cumplimiento de las formalidades legales. 9) DERECHO A LA INFORMACION: El derecho de petición de que trata el artículo 45 de la Constitución Política incluye también el de solicitar y obtener acceso a la información sobre la acción de las autoridades y, en particular, a que se expida copia de sus documentos. 10) VIAS DE HECHO: Las vías de hecho son actuaciones de las autoridades y de los particulares contraria a la Constitución y a la Ley, que desconoce la obligación de respetar los derechos de las demás personas de acuerdo con la naturaleza misma del proceso y según las pruebas aportadas al mismo. Los servidores públicos y específicamente los funcionarios judiciales, no pueden interpretar y aplicar las normas en forma arbitraria, pues ello implica abandonar el ámbito de la legalidad y pasar a formar parte de actuaciones de hecho contrarias al Estado de derecho. 11) BIENES DE USO PUBLICO: Son los que pertenecen al Municipio y por los
tanto son intransferibles a cualquier titulo a los particulares, quienes solo podrán obtener concesiones, permisos o licencias para su uso y goce de acuerdo a la ley y a las disposiciones legales vigentes. En consecuencia los permisos o licencias no confieren título alguno sobre el suelo ni el subsuelo.
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12) CONSULTAS: El derecho de petición incluye el de formular consultas escritas o verbales a las autoridades, en relación con las materias a su cargo, y sin perjuicio de lo que dispongan normas especiales. 13) DEBER DE COMUNICAR: Cuando de la actuación administrativa iniciada de oficio se desprenda que hay particulares que pueden resultar afectados en forma directa, a éstos se les comunicará la existencia de la actuación y el objeto de la misma. 14) DEBER DE RESPONDER LAS PETICIONES: Será deber primordial de todas las autoridades hacer efectivo el ejercicio del derecho que consagra el artículo 45 de la Constitución Política mediante la rápida y oportuna resolución de las peticiones que, en términos comedidos, se les formulen y que tengan relación directa con las actividades a cargo de esas mismas autoridades. 15) DERECHO DE PETICION Y ACCION DE LITIGAR: El simple ejercicio del derecho de petición es distinto de la acción de litigar en causa propia o ajena, y no causará impuesto de timbres. 16) SILENCIO NEGATIVO: Transcurrido un plazo de tres meses contados a partir de la presentación de una petición sin que se haya notificado decisión que la resuelva, se entenderá que ésta es negativa.
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NOMBRE DEL PROCESO
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17) DEBER Y FORMA DE NOTIFICACION PERSONAL: Las demás decisiones que pongan
término
a
una
actuación
administrativa
se
notificarán
personalmente al interesado, o a su representante o apoderado. 18) NOTIFICACION POR EDICTO: Si no se pudiere hacer la notificación personal al cabo de cinco (5) días del envío de la citación, se fijará edicto en lugar público del respectivo despacho, por el término de diez (10) días, con inserción de la parte resolutiva de la providencia. 19) RECURSOS EN LA VIA GUBERNATIVA: Por regla general, contra los actos que pongan fin a las actuaciones administrativas procederán los siguientes recursos.1). El de reposición, ante el mismo funcionario que tomó la decisión, para que la aclare, modifique o revoque. 2). El de Apelación, para ante el inmediato superior administrativo, con el mismo propósito. 20) SILENCIO ADMINISTRATIVO: Transcurrido un plazo de dos (2) meses, contado a partir de la interposición de los recursos de reposición o apelación sin que se haya notificado decisión expresa sobre ellos, se entenderá que la decisión en negativa. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Para desarrollar este proceso se debe tener en cuenta lo establecido en el código de ética, la Constitución Política de Colombia, El código Contencioso administrativo, Código de Policía, Código Penal, Código de los recursos naturales, Código Nacional de Transito, y
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demás normas pertinentes para resolver las
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PT-M-GA-01 GESTION DE GOBIERNO
peticiones formuladas por la
comunidad. El personal involucrado en este proceso debe tener los conocimientos sobre las Ciencias Jurídicas, Derecho Administrativo, Código de Policía, Código Penal, Código de Recursos Naturales, normas de calidad y las demás normas especiales que sean necesarias para resolver la petición, o consulta de la ciudadanía. Igualmente se debe disponer de los recursos logísticos por parte de la administración, como muebles, equipos, software y demás elementos necesarios para el buen desempeño de las actividades que desarrolla cada área para el pleno cumplimiento del objeto de este procedimiento. BASE LEGAL: La Constitución Política de 1991 Código contencioso administrativo. Ley 136 de 1994 Código Penal Código Nacional de policía Código Nacional de Transito
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Código de Protección de los Recursos Naturales Código Civil Decreto 1355 de 1970 Ley 87 de1993 Ley 715 de 2001
DESARROLLO: Consiste en la descripción de las actividades inherentes para desarrollar el proceso, indicando quien responde por cada actividad: No 1.
2.
3.
4.
5.
ACTIVIDAD/ETAPA Recibe denuncias verbales o escritas de los ciudadanos, sobre perdida de bienes y documentos Se Citan a audiencias de la denunciantes y denunciados cuando sea necesario. Se realizan inspecciones oculares y prácticas de pruebas cuando sea necesario. Se apoya a las autoridades jurisdicciones en los asuntos de embargos y secuestros y demás medidas cautélales. Impone las sanciones y multas cuando los asuntos
FUNCIONARIO RESPONSABLE Secretaria de la Inspección
REGISTROS ASOCIADOS
CONTROLES Que se informe en el término al inspector
Inspector central
Denuncia presentada
Inspector central
Denuncia presentada
Inspector central
Normas pertinentes
Que se tomen las medidas según las denuncias presentadas Que se tomen las medidas según las denuncias presentadas Que sea dentro de los términos legales
Inspector central
Normas pertinentes
Que sea sanciones contempladas
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7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
sean de su competencia. Diligencias formatos pertinentes en las diligencias de exhumación y levantamiento de cadáveres. Apoya al alcalde en las diligencias administrativas por asuntos de gobierno y Orden publico Coordina las acciones con los corregidores sobre los asuntos de su competencia. Realiza inspecciones y toma las medidas para la protección de los bienes de uso público, en coordinación con el alcalde Realiza inspecciones e impone multas a quienes violen las normas de recursos naturales y protección animal. Tramita las diligencias por ocupación por vías de hecho, y amparo a la posesión. Expide certificados de supervivencia cuando lo solicite la comunidad.. Apoyar las acciones del alcalde para proteger la flora y fauna municipal. Entrega copia de todas las diligencias a la secretaria de la inspección para el archivo correspondiente.
Inspector central
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
Normas pertinentes
PT-M-GA-01 GESTION DE GOBIERNO
legalmente Que se los formatos establecidos
Inspector central
Que se informe al alcalde sobre lo tratado.
Inspector central
Que se observen las normas pertinentes.
Inspector central
Que tome las medidas necesarias.
Inspector Central
Normas pertinentes
Que se cumplan los requisitos de legales vigentes.
Inspector Central
Normas pertinentes
Que se cumplan los requisitos de legales vigentes.
Inspector Central
Que se cumplan en presencia personal.
Secretario de Gobierno Inspector Central
Normas pertinentes
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Que se salvaguarden los documentos
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NOMBRE DEL PROCESO
PT-M-GA-01 GESTION DE GOBIERNO
FLUJOGRAMA SECRETARIA DE GOBIERNO
INSPECCION CENTRAL
INICIO 1 Recibe denuncias verbales o escritas de los ciudadanos
2 Se Citan a audiencias de la denunciantes y denunciados
3 Se realizan inspecciones oculares y prácticas de pruebas
4 Se apoya a las autoridades jurisdicciones en los asuntos de embargos y secuestros
6 Socialización de las enfermedades detectadas
5 Impone las sanciones y multas
7 Diligencias formatos pertinentes en las diligencias de exhumación y levantamiento de cadáveres
8 Apoya al alcalde en las diligencias administrativas por asuntos de gobierno y Orden publico
9 Realiza inspecciones y toma las medidas para la protección de los bienes de uso público
11 Tramita las diligencias por ocupación por vías de hecho, y amparo a la posesión.
10 Realiza inspecciones e impone multas a quienes violen las normas
12 Expide certificados de supervivencia
13 Apoyar las acciones del alcalde para proteger la flora y fauna municipal 14 Archiva
Entrega copia de todas las diligencias
FIN
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HOJA 242 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
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PT-M-GA-01 GESTION DE GOBIERNO
ANEXOS: Son todos los documentos que se utilizan en la realización de las diferentes actividades de este proceso y los que se producen en el desarrollo del mismo, entre estos tenemos: Presupuesto Municipal Código de Ética Municipal Acta de las diligencias
DOCUMENTOS ASOCIADOS: son los documentos internos o externos que sirven de soporte o de consulta para la correcta interpretación o aplicación del documento en la realización de las diferentes actividades tales como: Código Nacional de Policía Código Penal
NOTAS DE CAMBIO VERSION DESCRIPCIÓN
NUMERO DE SOLICITUD DE CAMBIO
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FECHA
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PR-S-PE-01 PROCESOS ESTRATEGICOS
12. PROCESOS ESTRATÉGICOS Los procesos estratégicos son aquellos que corresponden al municipio por mandato constitucional, que establecen la obligación de aplicar planes de desarrollo de acuerdo con la naturaleza jurídica de la entidad. Entre estos procesos tenemos:
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HOJA 244 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
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PR-S-PE-01 GESTION DE PLANEACION
OBJETO: REALIZAR LAS ACCIONES DE PLANIFICACIÓN DE LAS OBRAS DE INFRAESTRUTURA, EN SU DISEÑO, ESTRUCTURA Y SUPERVISION DE SU EJECUCIÓN, ASI COMO COORDINAR LA PREPARACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO Y PLAN ANUAL DE INVERSIONES. RESPONSABLE: SECRETARIO DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS
2.1. PROCESO DE GESTIÓN DE PLANEACIÓN PROPÓSITO: El presente proceso de planeación, que se aplica en la planeación de los estudios de conveniencia y oportunidad, diseño, estructura y costo de las diferentes obras de infraestructura, así como la supervisión de la ejecución de las mismas de acuerdo con el objeto y tipo de contratación, como también certificar la necesidad de los bienes y servicios que vaya adquirir el municipio de acuerdo con el Plan general de Compras, en el cumplimiento de los objetivos trazados en el Plan de desarrollo municipal. ALCANCE: Este proceso involucra las actividades desempeñadas por el despacho del Alcalde, en cuanto a la contratación de acuerdo con el tipo de contratación utilizado, y las solicitudes de la necesidades de adquisición de bienes y servicios de acuerdo con el plan anual de compras, al Secretario de Haciendo en cuanto a la inclusión del Plan Anual de Inversiones en el Presupuesto General del Municipio, y la determinación del Valor de las Obras a Contratar, a la Administradora del SISBEN, en cuanto a la Coordinación de las actividades del Comité de estratificación Municipal y actualización de la Base de datos para el desarrollo de programas sociales.
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PR-S-PE-01 GESTION DE PLANEACION
DEFINICIONES: A continuación se define algunos términos que son importantes para entender este procedimiento: 1) PLAN DE COMPRAS: es aquel que tiene por objeto la satisfacción oportuna de las necesidades logísticas de los procesos misionales y de apoyo teniendo en cuenta la misión de cada área, con el fin de cumplir los objetivos establecidos en la ley. 2) OFERTA: son los bienes y servicios que son ofrecidos a la Administración de acuerdo a las necesidades y precios del mercado, de acuerdo a las reglamentaciones vigentes. 3) OBJETO CONTRACTUAL: Lo conforma las actividades o bienes que el municipio contrata, en el desarrollo y funcionamiento de la entidad respectiva, es decir, relacionadas con el objeto y finalidad con ente territorial del orden municipal. 4) PLAN DE DESARROLLO: Un plan de desarrollo es aquel documento de política pública a través del cual se describen los objetivos, las estrategias, los programas, los proyectos y las metas que comprometen al Estado con la ciudadanía y en el que se especifican las acciones a adelantar en cada período de gobierno, así como los respectivos recursos asociados para garantizar que las mismas se cumplan.
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HOJA 246 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-S-PE-01 GESTION DE PLANEACION
5) EL PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES: Es aquel que señala los proyectos de inversión clasificados por sectores, órganos y programas. Este plan guardará concordancia con el Plan Municipal de Desarrollo. 6) ADENDAS: Son documentos
para anexar o añadir consideraciones o
cláusulas a contratos firmados o las condiciones para celebrarlo. 7) PLIEGO DE CONDICIONES: un documento contractual, de carácter comprensivo y obligatorio donde se establecen las condiciones o cláusulas que se aceptan en un contrato de obras o servicios, una concesión administrativa, una subasta, etc. 8) REGISTRO DE PROPONENTES: Es un registro de creación legal en el cual se inscriben las personas naturales o jurídicas que aspiran a celebrar con entidades estatales contratos de obra, consultoría, suministro y compraventa de bienes muebles o inmuebles, que contiene datos sobre la capacidad administrativa, operativa y financiera de los proponentes. 9) ADJUDICACIÓN: La aceptación formal de una oferta o propuesta de un oferente. Luego de dicha aceptación, la administración normalmente emite una orden de compra o celebra el contrato al oferente y emitiendo el acto administrativo de la adjudicación.
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HOJA 247 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
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PR-S-PE-01 GESTION DE PLANEACION
10) EVALUACIÓN: Es el análisis que se realiza a las diferentes propuestas, por el comité o funcionario responsable, emitiendo un concepto técnico, de acuerdo con los criterios preestablecidos. 11) AUDIENCIA: Es una forma en donde los oferentes conocen la calificación a su propuesta y se escoge la más favorable, de acuerdo con los criterios económicos, técnicos, jurídicos y de experiencias aprobados. 12) CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es un documento expedido por el Secretario de Hacienda, quien maneja el Presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este certificado afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso. 13) OBJETO CONTRACTUAL: Lo conforma la realización temporal de actividades inherentes al funcionamiento de la entidad respectiva, es decir, relacionadas con el objeto y finalidad para la cual fue creada y organizada. 14) ADICIONES: Son contratos adicionales cuando haya necesidad de modificar el plazo o el precio, derivadas de circunstancias especiales y no previstas que sean necesarias para el pleno cumplimiento del objeto contractual.
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HOJA 248 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-S-PE-01 GESTION DE PLANEACION
15) PLAN DE DESARROLLO: Un plan de desarrollo es aquel documento de política pública a través del cual se describen los objetivos, las estrategias, los programas, los proyectos y las metas que comprometen al Estado con la ciudadanía y en el que se especifican las acciones a adelantar en cada período de gobierno, así como los respectivos recursos asociados para garantizar que las mismas se cumplan. 16) EL PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES: Es aquel que señala los proyectos de inversión clasificados por sectores, órganos y programas. Este plan guardará concordancia con el Plan Nacional de Inversiones. 17) CONSTRUCTOR: Es el profesional, ingeniero civil, arquitecto o constructor en arquitectura e Ingeniería, que representa al contratista durante la construcción de la edificación u obra, bajo cuya responsabilidad se construye de acuerdo con todas las reglamentaciones correspondientes, siguiendo los planos, diseños y especificaciones realizados por los diseñadores. 18) INTERVENTOR: Es el profesional, ingeniero civil, arquitecto o en Ingeniería, que representa al contratante durante la construcción de la edificación u obra, bajo cuya responsabilidad se verifica que esta se adelante de acuerdo con todas las reglamentaciones correspondientes, siguiendo los planos, diseños y especificaciones realizados por los diseñadores.
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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19) SUPERVISOR TECNICO: Es el profesional, ingeniero civil, arquitecto o constructor en arquitectura e ingeniería, bajo cuya responsabilidad se realiza la supervisión técnica. Parte de las labores de supervisión puede ser delegada por el supervisor en personal técnico auxiliar, el cual trabajará bajo su dirección y su responsabilidad. La Supervisión técnica puede ser realizada por el mismo profesional que efectúa la interventoría 20) ADICIONES: Son contratos adicionales cuando haya necesidad de modificar el plazo o el precio, derivadas de circunstancias especiales y no previstas que sean necesarias para el pleno cumplimiento del objeto contractual. 21) ESTUDIOS PREVIOS: Son los aspectos técnicos y económicos
para
establecer los diseños, características y el monto de la contratación de una obra, bien o servicio. 22) PROPUESTA TÉCNICA DETALLADA: es un proceso de selección de propuestas en donde se suministran los requerimientos técnicos de los servicios y donde se pueden ejecutar con diferentes enfoques o metodologías. 23) PROPUESTA TECNICA SIMPLIFICADA: es un proceso de selección de propuestas en donde la entidad suministra a los posibles proponentes, los requerimientos técnicos, la metodología exacta, así como los planes y cargas de trabajo para la ejecución de la misma. En estos casos se procede
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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la selección por el sistema de concurso abierto, o mediante el de precalificación con lista corta o listas multiusos. 24) INTERVENTORÍA: Proceso de supervisión y control que un tercero o la misma entidad ejerce sobre un contrato para verificar, exigir y velar por el cumplimiento de lo establecido contractualmente desde el punto de vista técnico, administrativo y financiero. 25) CONTRATISTA:
Son
las
personas
consideradas
capaces
en
las
disposiciones vigentes. Entiéndase por esta capacidad la persona natural, jurídica o bien, el consorcio o unión temporal, según el esquema que a bien tenga en presentar el contratista, con miras a la celebración y ejecución de un contrato. 26) PROPONENTE: Es la persona natural o jurídica, consorcio o unión temporal, que formula su propuesta con fundamento en los términos establecidos en los pliegos de condiciones ó términos de referencia. 27) PUBLICIDAD: La actividad contractual se considera pública, con el fin de permitir a los interesados el conocimiento del proceso. De igual manera, se establecen procedimientos y términos precisos en los cuales la información, debe ser publicada, con esta disposición, se logra ampliar el universo de los posibles proponentes y contribuir con una selección más objetiva.
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VERSION:01 CODIGO
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCESO
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28) SORTEOS: Es proceso que se realiza mediante una audiencia con el objeto de escoger de manera transparente y en igualdad de oportunidades a un contratista, teniendo en cuenta las propuestas más favorables a la administración. 29) ETAPA
PRECONTRACTUAL:
relaciona
en
forma
directa
con
la
planificación, las condiciones, selección del contratista y la celebración del respectivo contrato. 30) ACTA DE LIQUIDACION DEL CONTRATO: Es acto administrativo bilateral que se realiza cuando se ha cumplido por el contratista el objeto contractual y este ha sido recibido a satisfacción de acuerdo los parámetros del régimen contractual público, dentro de los plazo establecidos y se considera un paz y salvo para el contratista y contratante 31) PROYECTO DE INVERSION: Es un documento que contiene el objeto y el alcance de una inversión de acuerdo con los sectores y cumplimiento de la ejecución del plan de desarrollo 32) SELECCIÓN ABREVIADA. La Selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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PR-S-PE-01 GESTION DE PLANEACION
33) MENOR CUANTÍA: Límite establecido en la ley para determinar la modalidad de contratación que debe seguir una entidad para seleccionar a sus contratistas. Se determina en función del presupuesto anual de cada entidad pública, expresado en salarios mínimos legales mensuales vigentes. 34) MINIMA CUANTÍA:
Es
un límite a la adquisición, suministro o
arrendamiento de bienes; así como para la contratación de servicios en general, servicios de consultoría y de ejecución de obras, cuyos montos sean inferiores a la décima parte del límite mínimo establecido por la Ley Anual de Presupuesto para las licitaciones públicas o concursos públicos, según corresponda. 35) PRESUPUESTO: Es la estimación del valor de los bienes y servicios a contratar de acuerdo con los requerimientos técnicos y cantidades de obras que se vayan a adquirir.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Para desarrollar este proceso se debe tener en cuenta lo establecido en el código de ética, la Constitución Política de Colombia, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, Plan de Desarrollo y demás normas pertinentes para resolver las peticiones formuladas por la comunidad.
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HOJA 253 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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PR-S-PE-01 GESTION DE PLANEACION
El personal involucrado en este proceso debe tener los conocimientos sobre procesos de contratación, planeación e interventoría y las demás normas especiales que sean necesarias para resolver la petición, o consulta de la ciudadanía. Igualmente se debe disponer de los recursos logísticos por parte de la administración, como muebles, equipos, software y demás elementos necesarios para el buen desempeño de las actividades que desarrolla cada área para el pleno cumplimiento del objeto de este procedimiento.
BASE LEGAL:
La Constitución Política de 1991 Ley 80 de 1993 Decreto 2474 de 2008 Ley 1229 de 2008 Decreto 785 de 2005 Decreto 3512 de 2003 Ley 1150 de 2007
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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PR-S-PE-01 GESTION DE PLANEACION
Decreto 2170 de 2002 Ley 400 de 1998 Decreto 111 de 1996 Ley 152 de 1994
DESARROLLO: Consiste en la descripción de las actividades inherentes para desarrollar el proceso, indicando quien responde por cada actividad. No 1.
2.
3.
4.
5.
ACTIVIDAD/ETAPA Recibe solicitud de estudios técnicos de las obras públicas en cuanto al diseño y características técnicas según Metodología Gral. Ajustada, Realiza estudios técnicos, del diseño y condiciones técnicas para pliegos de las licitaciones Realiza Estudios de Conveniencia y Oportunidad de las Compras y servicios del Municipio. Determina los pliegos de condiciones y envía al asesor jurídico para determinar el tipo de contratación a utilizar Entrega de las Observaciones del asesor Jurídico e inclusión en los pliegos definitivos
FUNCIONARIO RESPONSABLE Alcalde Municipal
REGISTROS ASOCIADOS Plan de Desarrollo Municipal y Presupuesto
Secretario de Planeación y Obras públicas Secretario de Planeación y Obras públicas
Metodología General ajustada
Secretario de Planeación y Obras públicas
Presupuesto general del municipio.
Que cumpla los requerimientos establecidos. Que se tengan en cuenta los registros asociados. Que sean previos al proceso contractual
Asesor jurídico
Presupuesto general del municipio.
Que sea el proceso contractual
Plan de inversiones y presupuesto oficial
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CONTROLES
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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PR-S-PE-01 GESTION DE PLANEACION
adecuado 6.
Determina los Pliegos definitivos y los entrega al Secretario de Gobierno para su publicación en el portal SECOOP
Secretario de Gobierno
Manual de Contratación
Que se publique en los términos legales
7.
Publicación de los pliegos o invitación a presentar oferta según los precios del mercado Recepción de la Presentación de ofertas Verificación de propuestas y requisitos exigidos en los pliegos de condiciones o la invitación Participa de los comités de evaluación de propuestas que conforme el alcalde Presenta Informe de verificación de propuesta si es de su competencia Coordina las acciones para la Elaboración del Plan de Desarrollo Municipal Coordina la actualización del Esquema de ordenamiento territorial Expide las Licencias de Construcción por solicitud de los interesados
Secretario de Gobierno
Portales SECOOP
Que se publique en termino
Portales CUBS y SICE, estatuto de contratación
Que cumpla los requisitos exigidos
Pliego de condiciones o de invitación Programa de Gobierno
Que se tenga en cuenta para contratar
15.
Verifica la actualización de la base de datos del SISBEN
16.
Determina la factibilidad técnica de la cobertura de los servicios públicos a cargo del municipio Tramita a solicitud de los
Secretario de Planeación y obras públicas Secretario de Planeación y obras públicas
8. 9.
10.
11.
12.
13.
14.
17.
Alcalde Municipal Secretario de Planeación y obras públicas Secretario de Planeación y obras públicas Secretario de Planeación y obras públicas Secretario de Planeación y obras públicas Secretario de Planeación y obras públicas Secretario de Planeación y obras públicas
Estatuto Tributario y Esquema de Ordenamiento Territorial
Secretario de
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Que se cumplan las requisitos del DPN Que se cumplan los requisitos legales Que se cumplan las requisitos del DPN Que se cumpla el esquema de Ordenamiento Territorial Que se cumpla el
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
interesados el desenglobe de terrenos
Planeación y obras públicas
18.
Asiste a reuniones del Comité de atención de desastres y propone acciones
Secretario de Planeación y obras públicas
Esquema de Ordenamiento territorial
19.
Salvaguarda de documentos
Alcalde Municipal
Normas de archivo general
PR-S-PE-01 GESTION DE PLANEACION
esquema de Ordenamiento Territorial Que se cumpla el Esquema de Ordenamiento territorial Que se conserven los documentos
FLUJOGRAMA DESPACHO DEL ALCALDE
SECRETARIA DE PLANEACION
SECRETARIA DE GOBIERNO
INICIO 1 Solicitud de estudios técnicos de las obras públicas
2 Realiza estudios técnicos, del diseño y condiciones técnicas para pliegos de las licitaciones
3 Realiza Estudios de Conveniencia y Oportunidad de las Compras y servicios del Municipio
3
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ASESOR JURIDICO
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HOJA 257 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DESPACHO DEL ALCALDE
SECRETARIA DE PLANEACION
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
SECRETARIA DE GOBIERNO
PR-S-PE-01 GESTION DE PLANEACION
ASESOR JURIDICO
3 5 Entrega de las Observaciones del asesor Jurídico e inclusión en los pliegos definitivos
4 Determina los pliegos de condiciones 6 Determinación de los Pliegos y publicación en el portal SECOOP
8 Recepción de la Presentación de ofertas
7 Publicación de los pliegos o invitación a presentar oferta 9 Verificación de propuestas y requisitos exigidos en los pliegos
10 Participa de los comités de evaluación de propuestas
11 Presenta Informe de verificación de propuesta
12 Coordina las acciones para la Elaboración del Plan de Desarrollo Municipal
12
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DESPACHO DEL ALCALDE
SECRETARIA DE PLANEACION
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
SECRETARIA DE GOBIERNO
12
13 Coordina la actualización del EOT
13 REGISTRO DEL CONTRATO PORTAL SICE
14 Expedición de Licencias de Construcción
15 Verifica la actualización de la base de datos del SISBEN
16 Determina la factibilidad técnica de la cobertura de los servicios públicos
17 Tramita a solicitud de los interesados el desenglobe de terrenos
17
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ASESOR JURIDICO
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DESPACHO DEL ALCALDE
SECRETARIA DE PLANEACION
CODIGO
PR-S-PE-01 NOMBRE DEL PROCESO
SECRETARIA DE GOBIERNO
GESTION DE PLANEACION
ASESOR JURIDICO
17
18 Asiste a reuniones del Comité de atención de desastres y propone acciones
19 Archivo
FIN
ANEXOS: Son todos los documentos que se utilizan en la realización de las diferentes actividades de este procedimiento y los que se producen en el desarrollo del mismo, entre estos tenemos: Plan Anual de Inversiones Plan de Desarrollo Esquema de Ordenamiento Territorial Pliego de condiciones Requisitos de la invitación
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-S-PE-01 GESTION DE PLANEACION
DOCUMENTOS ASOCIADOS: son los documentos internos o externos que sirven de soporte o de consulta para la correcta interpretación o aplicación del documento en la realización de las diferentes actividades tales como: Manual de contratación pública Presupuesto General del Municipio Esquema de Ordenamiento Territorial
NOTAS DE CAMBIO VERSION DESCRIPCIÓN
NUMERO DE SOLICITUD DE CAMBIO
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FECHA
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-S-PE-01 GESTION DE PLANEACION
OBJETO: REALIZAR LAS ACCIONES DE ACTUALIZACIÓN Y DEPURACIÓN DE LA BASE DE DATOS DEL SISBEN, ASI COMO SU CONSERVACIÓN Y MANTEMIENTOS DE ACUERDO CON LOS LINEAMIENTOS DEL DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN, PARA EL DESARROLLO DE LOS PROGRAMAS SOCIALES. RESPONSABLE: ADMINISTRADOR DEL SISBEN
11.3.4. PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DEL SISBEN PROPÓSITO: El presente procedimiento de administración del SISBEN, que se aplica en la estratificación y determinación de las necesidades básicas insatisfechas de los habitantes del municipio, de acuerdo con la metodología impartida por el Departamento Nacional de Planeación y los requerimientos establecidos por el Consejo Nacional de Política Económica y Social-CONPES, tiene la finalidad de identificar a los beneficiarios de los diferentes programas sociales del orden Nacional, departamental y Municipal, en concordancia con el Plan Nacional de Desarrollo y en el Plan de desarrollo municipal. ALCANCE: Este proceso involucra las actividades desempeñadas por el despacho del Alcalde, en cuanto a la priorización de los programas sociales contenidos en el Plan de Desarrollo Municipal, a la Secretaria de Salud en cuanto a la utilización de la base de datos para identificar los beneficiarios del Régimen Subsidiado y vinculados al sistema de Seguridad Social en salud, y al Secretario de Planeación en cuanto a la determinación de las acciones de coordinación del comité de estratificación municipal.
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PT-S-PE-01
NOMBRE DEL PROCESO
GESTION DE PLANEACION
DEFINICIONES: A continuación se define algunos términos que son importantes para entender este procedimiento: 1) SISBEN: Es el Sistema de Identificación y Clasificación de Potenciales Beneficiarios para los Programas Sociales. 2) ESTRATIFICACIÓN:
Es
el
documento
que
certifica
el
estrato
socioeconómico oficial de cada predio urbano residencial y rural. que busca mantener actualizada la estratificación del municipio, así como almacenar, procesar y mejorar las bases de información que la sustentan, organizar debidamente la entrega de esta información a la ciudadanía y a las instituciones que lo requieran y desarrollar un Sistema de Información Geográfica que permite monitorear variables de tipo socioeconómico. 3) ENCUESTA DEL SISBEN: La encuesta SISBEN es un documento de carácter público, razón por la cual la falsedad o distorsión de la información dada por los ciudadanos acarreará las sanciones previstas en el Código Penal. 4) FICHA DE CLASIFICACIÓN SOCIOECONÓMICA: Es el documento que finalizar la encuesta el ciudadano que esté respondiendo deberá verificar que las respuestas que él dio coincidan con lo que el encuestador registró, Y si está de acuerdo deberá firmarlo o colocar su huella digital, del índice derecho, en caso de que no sepa firmar.
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-S-PE-01 GESTION DE PLANEACION
5) RESPONSABLE DE LA ENCUESTA: Quien responda la encuesta deberá mostrar el original o la copia de los documentos de identificación de todas las personas que conforman el hogar, así como el carné de afiliación al Sistema General de Seguridad Social, en caso de tenerlo. 6) RESPONSABILIDAD DEL DNP: La principal responsabilidad del DNP consiste en la consolidación y depuración de las bases a nivel nacional de todos los municipios y distritos del país; para tal fin se desarrolló un programa que permite revisar todas las bases de datos, verificando su estado y las inconsistencias que se hubieran filtrado y de esta manera generar un archivo de cada uno de ellos para posteriormente obtener la base maestra que contiene la información depurada y validada de todos los municipios y distritos del país. Esta base se entrega a las entidades del orden nacional que tienen a su cargo la ejecución de los programas sociales del Estado y a cada una de las entidades territoriales. 7) COMPETENCIAS TERRITORIALES: Bajo la coordinación del DNP, los alcaldes de todo el país son los responsables de la administración y uso del SISBEN en sus municipios y distritos. De su gestión depende que la población en mayores condiciones de vulnerabilidad acceda a los beneficios de los programas sociales del Estado que incorporan subsidios. No obstante, el DNP y el departamento a través de las gobernaciones, tienen competencias específicas.
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HOJA 264 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-S-PE-01 GESTION DE PLANEACION
POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Para desarrollar este proceso se debe tener en cuenta lo establecido en el código de ética, la Constitución Política de Colombia,
la ley de participaciones, documentos CONPES, Plan de
Desarrollo y demás normas pertinentes para resolver las
peticiones
formuladas por la comunidad. El personal involucrado en este proceso debe tener los conocimientos sobre el sistema de seguridad social, administración del SISBEN, el sistema general de participaciones y las demás normas especiales que sean
necesarias para resolver la petición, o consulta de la ciudadanía. Igualmente se debe disponer de los recursos logísticos por parte de la administración, como muebles, equipos, software y demás elementos necesarios para el buen desempeño de las actividades que desarrolla cada área para el pleno cumplimiento del objeto de este procedimiento.
BASE LEGAL: La Constitución Política de 1991 Ley 100 de 1993 Ley 715 de 2001 Ley 1122 de 2007
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HOJA 265 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-S-PE-01 GESTION DE PLANEACION
Acuerdo 299 de 2005 Acuerdo 318 de 2005 Acuerdo 346 de 2006 Acuerdo 329 de 2006 Documentos Conpes
DESARROLLO: Consiste en la descripción de las actividades inherentes para desarrollar el procedimiento, indicando quien responde por cada actividad. No 1.
2.
3.
4.
ACTIVIDAD/ETAPA Prepara encuestadores para actualizar la base de datos del Sisben. Coordina la vistitas de los encuestadores, de acuerdo con las encuestas socioeconómicas determinadas por el DNP Realizan visitas y llenan encuestas socioeconómicas y toman forma del encuestado Recibe encuestas diligenciadas con el lleno de los requisitos establecidos
FUNCIONARIO RESPONSABLE Administrador del SISBEN.
REGISTROS ASOCIADOS
Que se observen las normas del DNP Que se observen las normas del DNP
Administrador del SISBEN.
Encuestadores
CONTROLES
Formatos determinados por DNP
Administrador del SISBEN.
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Que se llene con datos reales. Que se observen las normas del DNP
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HOJA 266 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Actualiza la Base de datos en el SOFTWARE, suministrado por el DNP Depura la Base de Datos según los datos suministrados por los beneficiarios
Administrador del SISBEN.
Prepara informes para el DNP, según los requerimientos establecidos Recibe Solicitud de información de la Secretaría de Salud, para identificar beneficiarios del Régimen Subsidiado. Entrega Base de Datos del Datos del SISBEN, para priorizar los beneficiarios del Régimen Subsidiado Participa del comité de estratificación Municipal
Administrador del SISBEN.
Salvaguarda Copia de seguridad de la Base de Datos Realiza las consultas al DNP, sobre las situaciones especiales que se presenten Archiva las encuestas socioeconómicas
Administrador del SISBEN.
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
Documentos Conpes
Administrador del SISBEN.
PT-S-PE-01 GESTION DE PLANEACION
Que se observen las normas del DNP Que se observen las normas del DNP Que se observen las normas del DNP
Secretario de Salud Municipal
Administrador del SISBEN.
Administrador del SISBEN.
Que se observen las normas del DNP Esquema de Ordenamiento Territorial
Administrador del SISBEN.
Administrador del SISBEN.
SIEMPRE AL SERVICIO DEL PUEBLO
Que se observen las normas del DNP Que se observen las normas del DNP Que se observen las repuestas del DNP Que se custodien debidamente
HOJA 267 DE 304
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ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PT-S-PE-01
NOMBRE DEL PROCESO
GESTION DE PLANEACION
FLUJOGRAMA SECRETARIA DE PLANEACION
SECRETARIA DE SALUD
INICIO 1 Prepara encuestadores para actualizar la base de datos del Sisben
6 Depuramiento de la base de datos
2 Coordina la vistitas de los encuestadores
5 Actualiza la Base de datos en el SOFTWARE
3 Realizan visitas y llenan encuestas socioeconómicas
4 Recibe encuestas diligenciadas
8 Recibe Solicitud de información de la Secretaría de Salud, para identificar beneficiarios del Régimen Subsidiado.
7 Prepara informes para el DPN
10 11 Salvaguarda copia de seguridad
12 Realiza las consultas al DNP
Participa del comité de estratificación Municipal
13 Archiva encuestas
9 Entrega de base de datos del SISBEN
FIN
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HOJA 268 DE 304
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ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PT-S-PE-01 GESTION DE PLANEACION
ANEXOS: Son todos los documentos que se utilizan en la realización de las diferentes actividades de este procedimiento y los que se producen en el desarrollo del mismo, entre estos tenemos: Plan de Desarrollo Esquema de Ordenamiento Territorial Actas del Comité de Estratificación Encuestas socioeconómicas Código de Ética Municipal
DOCUMENTOS ASOCIADOS: son los documentos internos o externos que sirven de soporte o de consulta para la correcta interpretación o aplicación del documento en la realización de las diferentes actividades tales como Esquema de Ordenamiento Territorial Actas del Comité de Estratificación
NOTAS DE CAMBIO VERSION DESCRIPCIÓN
NUMERO DE SOLICITUD DE CAMBIO
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FECHA
HOJA 269 DE 304
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-A-GJ-01 PROCESOS DE APOYO
13. PROCESOS DE APOYO Los Procesos de Apoyo son los aquellos que no tienen relación directa con el mandato constitucional o legal, ni con planes o programas, pero son fundamentales para lograr los objetivos. Entre estos tenemos:
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-A-GJ-01 GESTION JURIDICA
OBJETO: ASESORAR AL ALCALDE Y DEMÁS DEPENDENCIAS EN TODOS LOS ASUNTOS JURÍDICOS, PROYECTAR LAS RESPUESTAS A LAS PETICIONES Y DEFENDER AL MUNICIPIO EN LAS ACTUACIONES JUDICIALES EN LAS QUE SEA AUTORIZADO. RESPONSABLE: ASESOR JURÍDICO
13.1. PROCESO DE GESTIÓN JURÍDICA PROPÓSITO: Este proceso incluye todas las acciones y actividades relacionadas con la asesoría legal que solicite el despacho del alcalde y demás funcionarios municipales, relacionados con asuntos propios de la administración, así dar repuestas a los derechos de petición, tuteles que presente los ciudadanos y defender judicialmente al municipio en los asuntos que sea autorizado por el señor alcalde, así como asistir a los eventos o instituciones en los que invitado por la administración. ALCANCE: Este proceso involucra las actividades desempeñadas por el asesor jurídico, en cuanto a la repuesta a las peticiones y consultas formuladas, revisión de los actos administrativos, como resoluciones, contratos, procesos licitatorios, y representación judicial y extrajudicial del municipio en los cosos que le otorguen poder, El despacho del alcalde ne cuanto a la formulación de las consultas jurídicas, al secretario de Gobierno, en cuanto a la revisión de los diferentes actos administrativos. DEFINICIONES: A continuación se definen algunos términos que son importantes para entender este proceso:
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HOJA 271 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1) ASESORIA JURÍDICA: es el
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-A-GJ-01 GESTION JURIDICA
asesoramiento que desarrolla funciones
consultivas en materia jurídica emitiendo opinión legal, encargado de organizar, coordinar y evaluar la ejecución de actividades de carácter jurídico; así como brindar asesoramiento sobre la adecuada interpretación, aplicación y difusión de las normas de competencia municipal. 2) ACTUACION ADMINISTRATIVA: Los funcionarios tendrán en cuenta que la actuación administrativa tiene por objeto el cumplimiento de los cometidos estatales como lo señalan las leyes, la adecuada prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados, reconocidos por la ley. 3) PETICIONES ESCRITAS Y VERBALES: Toda persona podrá hacer peticiones respetuosas a las autoridades, verbalmente o por escrito, a través de cualquier medio. 4) TERMINO PARA RESOLVER: Las peticiones se resolverán o contestarán dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible resolver o contestar la petición en dicho plazo, se deberá informar así al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando a la vez la fecha en que se resolverá o dará respuesta. 5) PETICIONES: Toda persona podrá formular peticiones en interés particular.
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HOJA 272 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-A-GJ-01 GESTION JURIDICA
6) DERECHO A LA INFORMACION: El derecho de petición de que trata el artículo 45 de la Constitución Política incluye también el de solicitar y obtener acceso a la información sobre la acción de las autoridades y, en particular, a que se expida copia de sus documentos. 7) CONSULTAS: El derecho de petición incluye el de formular consultas escritas o verbales a las autoridades, en relación con las materias a su cargo, y sin perjuicio de lo que dispongan normas especiales. 8) DEBER DE COMUNICAR: Cuando de la actuación administrativa iniciada de oficio se desprenda que hay particulares que pueden resultar afectados en forma directa, a éstos se les comunicará la existencia de la actuación y el objeto de la misma. 9) DEBER DE RESPONDER LAS PETICIONES: Será deber primordial de todas las autoridades hacer efectivo el ejercicio del derecho que consagra el artículo 45 de la Constitución Política mediante la rápida y oportuna resolución de las peticiones que, en términos comedidos, se les formulen y que tengan relación directa con las actividades a cargo de esas mismas autoridades. 10) PRUEBAS: Durante la actuación administrativa se podrán pedir y decretar pruebas y allegar informaciones, sin requisitos ni términos especiales, de oficio o a petición del interesado.
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HOJA 273 DE 304
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-A-GJ-01 GESTION JURIDICA
11) DERECHO DE PETICION Y ACCION DE LITIGAR: El simple ejercicio del derecho de petición es distinto de la acción de litigar en causa propia o ajena, y no causará impuesto de timbres. 12) SILENCIO NEGATIVO: Transcurrido un plazo de tres meses contados a partir de la presentación de una petición sin que se haya notificado decisión que la resuelva, se entenderá que ésta es negativa. 13) DEBER Y FORMA DE NOTIFICACION PERSONAL: Las
demás
decisiones que pongan término a una actuación administrativa se notificarán personalmente al interesado, o a su representante o apoderado. 14) NOTIFICACION POR EDICTO: Si no se pudiere hacer la notificación personal al cabo de cinco (5) días del envío de la citación, se fijará edicto en lugar público del respectivo despacho, por el término de diez (10) días, con inserción de la parte resolutiva de la providencia. 15) PUBLICIDAD: Cuando, a juicio de las autoridades, las decisiones afecten en forma directa e inmediata a terceros que no hayan intervenido en la actuación, ordenarán publicar la parte resolutiva, por una vez, en el Diario Oficial, o en el medio oficialmente destinado para estos efectos, o en un periódico de amplia circulación en el territorio donde sea competente quien expidió las decisiones.
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-A-GJ-01 GESTION JURIDICA
16) RECURSOS EN LA VÍA GUBERNATIVA: Por regla general, contra los actos que pongan fin a las actuaciones administrativas procederán los siguientes recursos.1). El de reposición, ante el mismo funcionario que tomó la decisión, para que la aclare, modifique o revoque. 2). El de Apelación, para ante el inmediato superior administrativo, con el mismo propósito. 17) SILENCIO ADMINISTRATIVO: Transcurrido un plazo de dos (2) meses, contado a partir de la interposición de los recursos de reposición o apelación sin que se haya notificado decisión expresa sobre ellos, se entenderá que la decisión en negativa. 18) FIRMEZA DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS: Los actos administrativos quedarán en firme: 1. Cuando contra ellos no proceda ningún recurso. 2. Cuando los recursos interpuestos se hayan decidido. 3. Cuando no se interpongan recursos, o cuando se renuncie expresamente a ellos. 4. Cuando haya lugar a la perención, o cuando se acepten los desistimientos. 19) ACCIÓN DE NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO DEL DERECHO: Toda persona que se crea lesionada en un derecho amparado en una norma jurídica, podrá pedir que se declare la nulidad del acto administrativo y se le restablezca en su derecho; también podrá solicitar que se le repare el daño.
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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La misma acción tendrá quien pretenda que le modifiquen una obligación fiscal, o de otra clase, o la devolución de lo que pago indebidamente. 20) ACCIÓN DE REPARACION DIRECTA: La persona interesada podrá demandar directamente la reparación del daño cuando la causa sea un hecho, una omisión, una operación administrativa o la ocupación temporal o permanente de inmueble por causa de trabajos públicos o por cualquiera otra causa. 21) CONTROVERSIAS CONTRACTUALES: Cualquiera de las partes de un contrato estatal podrá pedir que se declare su existencia o su nulidad y que se hagan las declaraciones, condenas o restituciones consecuenciales, que se ordene su revisión, que se declare su incumplimiento y que se condene al responsable a indemnizar los perjuicios y que se hagan otras declaraciones y condenas. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Para desarrollar este proceso se debe tener en cuenta lo establecido en el código de ética, la Constitución Política de Colombia, El código Contencioso administrativo, Contratación Pública, Presupuesto, el Estatuto Tributario Municipal, y demás que de acuerdo con el asunto especifico se deban aplicar, para resolver la situación, petición o demanda presentada. El personal involucrado en este proceso debe tener los conocimientos sobre las Ciencias Jurídicas, Derecho Administrativo, Presupuesto y las
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PR-A-GJ-01 NOMBRE DEL PROCESO
GESTION JURIDICA
demás normas especiales que sean necesarias para resolver la petición, o consulta formulada por el alcalde o los demás funcionarios municipales. Igualmente se debe disponer de los recursos logísticos por parte de la administración, como muebles, equipos, software y demás elementos necesarios para el buen desempeño de las actividades que desarrolla cada área para el pleno cumplimiento del objeto de este proceso.
BASE LEGAL: La Constitución Política de 1991 Código contencioso administrativo. Ley 136 de 1994 Código Laboral Código Civil Código Penal Ley 80 de 1993 Ley 1150 de 2007 Ley 100 de 1993
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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PR-A-GJ-01 GESTION JURIDICA
Ley 1122 de 2007 Ley 87 de1993 Ley 715 de 2001 Estatuto Tributario Municipal DESARROLLO: Consiste en la descripción de las actividades inherentes para desarrollar el proceso, indicando quien responde por cada actividad: No 1.
2.
3.
4.
5.
6. 7.
ACTIVIDAD/ETAPA El alcalde municipal realiza consultas verbales o escritas Se proyectan los actos administrativos, de acuerdo con el asunto para revisión, y control de legalidad. Interpretación de las normas, y emisión de concepto verbal o escrito de acuerdo con la consulta o acta administrativo. Solicita toda la documentación pertinente, para emitir conceptos. Responde derechos de petición, que sean formuladas Estudia y responde tutelas presentadas Emite concepto y recomienda el proceso de contratación de obras, bienes y servicios.
FUNCIONARIO RESPONSABLE Alcalde
REGISTROS ASOCIADOS
CONTROLES Que sean para mejorar la gestión administrativa. Que se tenga en cuenta las normas pertinentes
Secretario de Gobierno
Normas pertinentes
Asesor jurídico
Normas pertinentes
Que se Interpreten Correctamente
Asesor jurídico
Normas pertinentes
Que sea completa la información.
Asesor jurídico
Normas pertinentes
Que se responda en término.
Asesor jurídico
Normas pertinentes Normas pertinentes
Que se responda en término. Que se aplique lo recomendado.
Asesor jurídico
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
8. 9.
10.
11.
12.
Recibe poder para representar al municipio Responde los recursos de la vía gubernativa, en defensa de los intereses municipales Estudia y presenta la defensa jurídica del municipio, presentando y contestando las demandas Asiste y representa al municipio ante las entidades en las que sea autorizado. Presenta informe mensual de los asuntos jurídicos que tiene a su cargo.
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-A-GJ-01 GESTION JURIDICA
Alcalde Asesor jurídico
Normas pertinentes
Que se responda en término.
Asesor jurídico
Normas pertinentes
Que responda en término.
Asesor jurídico
Que rinda informe de los asuntos tratados
Asesor jurídico
Que rinda informe mensual
FLUJOGRAMA DESPACHO DEL ALCALDE
SECRETARIA DE GOBIERNO
ASESOR JURÍDICO
INICIO 1 Realiza consultas verbales o escritas
2 Se proyectan los actos administrativos
3 Interpretación de las normas y emisión de concepto verbal o escrito
6 Estudia y responde tutelas presentadas
6
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4 Solicita toda la documentación pertinente
5 Responde derechos de petición
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DESPACHO DEL ALCALDE
NOMBRE DEL PROCESO
SECRETARIA DE GOBIERNO
PR-A-GJ-01 GESTION JURIDICA
ASESOR JURÍDICO
6
8 Recibe poder para representar al municipio
7 Emite concepto y recomienda el proceso de contratación de obras, bienes y servicios
9 Responde los recursos de la vía gubernativa
12 Presenta informe mensual de los asuntos jurídicos que tiene a su cargo.
10 Presenta y contesta las demandas
11 Asiste y representa al municipio cuando sea autorizado
FIN
ANEXOS: Son todos los documentos que se utilizan en la realización de las diferentes actividades de este proceso y los que se producen en el desarrollo del mismo, entre estos tenemos: Estatuto Tributario Municipal Manual de Contratación
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-A-GJ-01 GESTION JURIDICA
Presupuesto Municipal
DOCUMENTOS ASOCIADOS: son los documentos internos o externos que sirven de soporte o de consulta para la correcta interpretación o aplicación del documento en la realización de las diferentes actividades tales como: Presupuesto Estatuto Tributario NOTAS DE CAMBIO VERSION DESCRIPCIÓN
NUMERO DE SOLICITUD DE CAMBIO
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FECHA
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-A-TH-01 TALENTO HUMANO
OBJETO: SELECCIONAR, INDUCIR, CAPACITAR, NOMBRAR, CONTRATAR Y RETIRAR AL PERSONAL AL SERVICIO DEL MUNICIPIO RESPONSABLE: ALCALDE MUNICIPAL
13.2. PROCESO DE GESTION DEL TALENTO HUMANO PROPÓSITO: El presente proceso de gestión del talento humano, tiene como propósito, determinar las actividades relacionadas con la selección del personal al servicio del municipio, de acuerdo con el manual de selección, funciones y competencias laborales, que implica el proceso de selección, inducción y capacitación, el nombramiento y/o contratación del personal, así como el pago de los salarios, prestaciones sociales y aportes a la seguridad social y parafiscales, incluyendo las novedades y situaciones administrativas que se presenten, para la buena marcha de la administración. ALCANCE: Este proceso involucra las actividades desempeñadas por el despacho del Alcalde, en cuanto al tipo de contratación del personal, la Secretaria de Gobierno, en cuanto al manejo de la liquidación del personal, las novedades y descuentos legales de nómina, la Secretaria de Hacienda, en cuanto la disponibilidad y registro presupuestal, y la Tesorería en cuanto al pago al personal de nomina y contratada. DEFINICIONES: A continuación se define algunos términos que son importantes para entender este proceso:
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CODIGO
PR-A-TH-01 NOMBRE DEL PROCESO
TALENTO HUMANO
1) EMPLEO: Se entiende por empleo el conjunto de funciones, tareas y responsabilidades que se asignan a una persona y las competencias requeridas para llevarlas a cabo, con el propósito de satisfacer el cumplimiento de los planes de desarrollo y los fines del Estado. 2) FUNCIÓN PÚBLICA: la función pública asegurará la atención y satisfacción de los intereses generales de la comunidad. Quienes prestan servicios personales remunerados, con vinculación legal y reglamentaria, en los organismos y entidades de la administración pública, conforman la función pública 3) CRITERIOS DE MÉRITO: El criterio de mérito, de las calidades personales y de la capacidad profesional, son los elementos sustantivos de los procesos de selección del personal que integra la función pública. Tales criterios se podrán ajustar a los empleos públicos de libre nombramiento y remoción, de acuerdo con lo previsto en la normatividad vigente. 4) EMPLEOS DE PERIODOS FIJOS: en la función pública el empleado cualquiera que sea la vinculación con la administración desarrollará sus servicios bajo la modalidad de tiempo completo, de medio tiempo o tiempo parcial, esto depende de las necesidades del servicio y previo estudio técnico que así lo demuestre. 5) EMPLEOS TEMPORALES: De acuerdo con sus necesidades, los organismos y entidades a los cuales se les aplica la ley 909 de 2004,
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-A-TH-01 TALENTO HUMANO
podrán contemplar excepcionalmente en sus plantas de personal empleos de carácter temporal o transitorio. 6) NOMBRAMIENTO ORDINARIO: El nombramiento ordinario, con la consiguiente posesión se utiliza para los empleados de libre nombramiento y remoción y para los de período fijo. 7) NOMBRAMIENTO PROVISIONAL: El nombramiento en provisionalidad, cuando se trate de proveer cargos de carrera, por vacancia temporal o definitiva 8) EL TRASLADO: Tiene lugar cuando se provee un cargo vacante definitivamente con un empleado en servicio activo, y con funciones afines al que desempeña, de la misma categoría y para el cual se exijan requisitos mínimos similares. 9) NIVELES JERÁRQUICOS DE EMPLEOS: Según la naturaleza general de sus funciones, las competencias y los requisitos exigidos para su desempeño, los empleos de las entidades territoriales se clasifican en los siguientes niveles jerárquicos: Nivel Directivo, Nivel Asesor, Nivel Profesional, Nivel Técnico y Nivel Asistencial 10) CAPACITACIÓN: La definición de capacitación hace énfasis en la adquisición de conocimientos; para complementar, mejorar y superar habilidades, capacidades para el desempeño en un área específica.
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PR-A-TH-01 NOMBRE DEL PROCESO
TALENTO HUMANO
11) JORNADA LABORAL: La jornada laboral en la administración pública comprende el período de tiempo durante el cual los empleados se encuentran a disposición de la administración en desarrollo de las funciones que les corresponde ejercer. 12) SITUACIONES ADMINISTRATIVAS: En términos generales, Situación Administrativa puede definirse como el estado en que se encuentran los empleados públicos frente a la Administración en un momento determinado. 13) CONCURSOS: los concursos para el ingreso y el ascenso a los empleos públicos de carrera administrativa serán abiertos para todas las personas que acrediten los requisitos exigidos para su desempeño. 14) EVALUACIÓN: Es una herramienta de gestión que con base en juicios objetivos sobre la conducta, las competencias laborales y los aportes al cumplimiento de las metas institucionales de los empleados de carrera y en período de prueba en el desempeño de sus respectivos cargos, busca valorar el mérito como principio sobre el cual se fundamenten su permanencia y desarrollo en el servicio. 15) RETIRO: El retiro del servicio de quienes estén desempeñando empleos de libre nombramiento y remoción y de carrera administrativa se produce en los casos señalados en las normas pertinentes.
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VERSION:01 CODIGO
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PR-A-TH-01 NOMBRE DEL PROCESO
TALENTO HUMANO
16) RENUNCIA: Es un acto unilateral, libre y espontáneo del empleado, mediante el cual expresa su voluntad de dejar el cargo que ocupa, para que la Administración aceptando esa solicitud lo desvincule del servicio.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Para desarrollar este proceso se debe tener en cuenta lo establecido en el código de ética, el manual de Selección de Personal, manual de Funciones, presupuesto, contratación y disponibilidad de recursos, el manual de calidad y la necesidades del servicio a contratar de acuerdo con los objetivos trazados en el Plan de Desarrollo Municipal y el Programa de Gobierno Vigente. El personal involucrado en este proceso debe tener los conocimientos sobre
ley
de
empleo
público,
tipos
de
vinculación,
contratación,
presupuesto, normas de calidad y cumplimiento de la misión institucional. Igualmente se debe disponer de los recursos logísticos por parte de la administración, como muebles, equipos, software y demás elementos necesarios para el buen desempeño de las actividades que desarrolla cada área para el pleno cumplimiento del objeto del proceso.
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PR-A-TH-01 NOMBRE DEL PROCESO
BASE LEGAL: La constitución política de 1991 Ley 909 de 2004 Decreto Ley 785 de 2005 Decreto 1227 de 2005 Decreto 2539 de 2005 Ley 770 de 2005 Ley 443 de 1998 Ley 489 de 1998 Ley 100 de 1993 Ley 27 de 1992 Ley 61 de 1987 Presupuesto Municipal Plan Anual Mensualizado de Caja
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TALENTO HUMANO
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PR-A-TH-01 NOMBRE DEL PROCESO
TALENTO HUMANO
DESARROLLO: Consiste en la descripción de las actividades inherentes para desarrollar el proceso, indicando quien responde por cada actividad. No
ACTIVIDAD/ETAPA
FUNCIONARIO RESPONSABLE Alcalde
REGISTROS ASOCIADOS
1.
Selección del personal, de acuerdo con la necesidad del servicio, y las competencias requeridas
2.
CONTROLES
Elaboración del acto administrativo de vinculación del funcionario o Contratista
Secretario de Gobierno.
Los definidos en el manual de selección
Que se le facilite la labor al nuevo funcionario
3.
Inducción del personal seleccionado, para el cargo o labor contratada
Secretario de Gobierno.
Según Plan de Capacitaciones
Que se le facilite la labor al nuevo funcionario
4.
Afiliación del personal contratado al sistema de Seguridad Social
Según formatos de las EPS, AFP, ARP y Sena, ESAP.
5.
Preparación de la Nomina de pago del personal de planta.
6.
Supervisión de la nomina de acuerdo con las novedades presentadas
Auxiliar Administrativo de la Secretaria de Gobierno Auxiliar Administrativo de la Secretaria de Gobierno Secretario de Gobierno
7.
Registro presupuestal de la Nomina
Secretario de Hacienda
Libro de presupuesto
8.
Pago de la nomina y de los descuentos respectivos.
Tesorero Municipal
Elaborar Comprobantes de pago
Afiliar dentro del mismo día al funcionario contratado. Tener en cuenta las situaciones administrativas que se presenten. Se debe tener en cuenta todas las novedades presentadas. Registrar cada mes el gasto de personal por dependencia. Debe hacer firman la constancia de pago
Que se observen los requisitos mínimos de cada empleo
Formato de nomina preestablecido en Excel y/o Software respectivo.
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HOJA 288 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PR-A-TH-01 NOMBRE DEL PROCESO
TALENTO HUMANO
FLUJOGRAMA DESPACHO DEL ALCALDE
SECRETARIA DE GOBIERNO
SECRETARIA DE HACIENDA
INICIO
1
2
SELECCIÓN DE PERSONAL
ELABORA ACTO ADMINISTRATIVO
FIRMA ACTO ADMINISTRATIVO
DECRETO O ACTO DE VINCULACION
3
DECRETO O ACTO DE VINCULACION
ARCHIVO
INDUCCION DEL PERSONAL
4 AFILIACION AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL SENA, ESAP, ETC
4
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HOJA 289 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DESPACHO DEL ALCALDE
SECRETARIA DE GOBIERNO
CODIGO
PR-A-TH-01
NOMBRE DEL PROCESO
TALENTO HUMANO
SECRETARIA DE HACIENDA
4
5 PREPARACION DE LA NOMINA
NOMINA DE PERSONAL DE PLANTA
FIRMA RESOLUCION DE PAGO DE NOMINA
6 SUPERVISION DE LA NOMINA
7 REGISTRO PRESUPUESTAL DE LA NOMINA
DOCUMENTO DE RESOLUCION DE PAGO
ARCHIVO
FIN
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HOJA 290 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO
PR-A-TH-01 NOMBRE DEL PROCESO
TALENTO HUMANO
ANEXOS: Son todos los documentos que se utilizan en la realización de las diferentes actividades de este proceso y los que se producen en el desarrollo del mismo, entre estos tenemos: Acto de vinculación Formato de Seguridad Social Nómina de personal Resolución de pago
DOCUMENTOS ASOCIADOS: son los documentos internos o externos que sirven de soporte o de consulta para la correcta interpretación o aplicación del documento en la realización de las diferentes actividades tales como: Manual de selección de personal Manual de funciones Presupuesto
NOTAS DE CAMBIO VERSION DESCRIPCIÓN
NUMERO DE SOLICITUD DE CAMBIO
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FECHA
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HOJA 291 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 CODIGO
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PR-A-GD-01
NOMBRE DEL PROCESO
GESTION DOCUMENTAL
OBJETO: PERMITIR A TODAS LAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN LA ORGANIZACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA Y DEMÁS DOCUMENTOS, ASÍ COMO LA RECEPCIÓN Y ENVÍO DE LOS MISMOS. RESPONSABLE: AUXILIAR ADMINISTRATIVO
13.3. GESTIÓN DOCUMENTAL: PROPÓSITO: El presente proceso de gestión documental, tiene como propósito,
determinar
las
actividades
relacionadas
con el
manejo
documental de la administración municipal, tales como, el recibo y envío de correspondencia,
la
distribución
de
la
misma
en
las
diferentes
dependencias a las que corresponda, la respuesta oportuna a las comunicaciones y el archivo y salvaguarda de los documentos. ALCANCE: Este proceso involucra las actividades referentes a la gestión documental desempeñada por todas las dependencias municipales, debido a que el flujo de comunicaciones se da tanto a nivel interno como a nivel externo. DEFINICIONES: A continuación se define algunos términos que son importantes para entender este proceso: 1) ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-A-GD-01 GESTION DOCUMENTAL
de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. 2) ARCHIVO PÚBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas. 3) ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PÚBLICO: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador. 4) ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. 5) DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. 6) FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. 7) GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
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HOJA 293 DE 304
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-A-GD-01 GESTION DOCUMENTAL
8) PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. 9) SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel
existente
los
archivos
audiovisuales,
fotográficos,
fílmicos,
informáticos, orales y sonoros. 10) TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. 11) DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Para desarrollar este proceso se debe tener en cuenta lo establecido en el código de ética, el manual de Selección de Personal, manual de Funciones, de acuerdo con los objetivos trazados en el Plan de Desarrollo Municipal y el Programa de Gobierno Vigente. El personal involucrado en este proceso debe tener los conocimientos sobre ley general de archivos, atención al público y cumplimiento de la misión institucional.
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HOJA 294 DE 304
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-A-GD-01 GESTION DOCUMENTAL
Igualmente se debe disponer de los recursos logísticos por parte de la administración, como muebles, equipos, software y demás elementos necesarios para el buen desempeño de las actividades que desarrolla cada área para el pleno cumplimiento del objeto del proceso.
BASE LEGAL: La constitución política de 1991 Ley 594 de 2000 Decreto 4124 de 2004
DESARROLLO: Consiste en la descripción de las actividades inherentes para desarrollar el proceso, indicando quien responde por cada actividad. No
ACTIVIDAD/ETAPA
1.
Recibo de correspondencia, inscribiendo en ella la hora y fecha. Revisión del asunto para remitirla a la dependencia respectiva Registro de la correspondencia y entrega a la dependencia Se da respuesta a la comunicación y se archiva Entrega de la correspondencia al auxiliar
2.
3.
4. 5.
FUNCIONARIO RESPONSABLE Auxiliar administrativo o Secretaria Auxiliar administrativo o Secretaria Auxiliar en archivo Jefe del proceso respectivo Auxiliar Administrativo
REGISTROS ASOCIADOS Correspondencia recibida
CONTROLES
Correspondencia recibida Libro de registros
Que se identifique el asunto apropiadamente Que se consideren los datos a registrar
Correspondencia enviada
Que se haga oportunamente Que se tengan en cuenta los datos
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HOJA 295 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
6.
7.
8.
administrativo para ser radicada Entrega de la correspondencia al destinatario, en original y copia Recepción de copia de la correspondencia enviada y entrega a la dependencia respectiva Archivo de la copia firmada
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-A-GD-01 GESTION DOCUMENTAL
para la radicación Mensajero
Correspondencia enviada
Auxiliar Administrativo
Correspondencia enviada
Tesorero Municipal
Que la copia se encuentre debidamente firmada Que se salvaguarde la información
FLUJOGRAMA DEPENDENCIA RESPECTIVA INICIO 1 Recibo de correspondencia inscribiendo la hora y fecha.
2 Revisión del asunto para remitirla a la dependencia respectiva
3 Registro de la correspondencia y entrega a la dependencia
4 Respuesta a la comunicación
Archiva
Archiva
7 Recepción de copia de la correspondencia enviada y entrega a la dependencia
6 Entrega de la correspondencia al destinatario
FIN
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5 Entrega de la correspondencia para ser radicada
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HOJA 296 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-A-GD-01 GESTION DOCUMENTAL
ANEXOS: Son todos los documentos que se utilizan en la realización de las diferentes actividades de este proceso y los que se producen en el desarrollo del mismo, entre estos tenemos: Correspondencia enviada Correspondencia recibida Libro de registro
DOCUMENTOS ASOCIADOS: son los documentos internos o externos que sirven de soporte o de consulta para la correcta interpretación o aplicación del documento en la realización de las diferentes actividades tales como: Manual de selección de personal Manual de funciones Código de Ética
NOTAS DE CAMBIO VERSION DESCRIPCIÓN
NUMERO DE SOLICITUD DE CAMBIO
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HOJA 297 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-E-GE-01 PROCESOS DE EVALUACION
14. PROCESOS DE EVALUACIÓN Los procesos de evaluación Son los que disponen mecanismos de verificación y evaluación de sistema de control interno, brindan apoyo a la toma de decisiones en procura de lograr los objetivos institucionales, garantizando la correcta gestión de la entidad. Entre estos tenemos:
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HOJA 298 DE 304
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-E-GE-01 CONTROL INTERNO
OBJETO: PERMITIR A LA ENTIDAD EVALUAR RIESGOS TANTO INTERNOS COMO EXTERNOS, QUE PUEDAN AFECTAR O IMPEDIR EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES, TAMBIÉN IDENTIFICAR OPORTUNIDADES, PARA MEJORAR EL CUMPLIMIENTO DE SUS METAS. RESPONSABLE: JEFE DE CONTROL INTERNO
14.1. PROCESO DE CONTROL INTERNO PROPÓSITO: El presente proceso de gestión documental, tiene como propósito, determinar las actividades relacionadas con el control interno, tales como, la determinación de riesgos o eventualidades negativas, el análisis y la priorización de los riesgos, el aprovechamiento de oportunidades, la implementación de acciones tendientes a reducir los riesgos y a optimizar las ventajas y la presentación de resultados y propuestas que promuevan el alcance de los objetivos y la misión de la administración. ALCANCE: Este proceso cubre el diseño e implementación del sistema de control interno sobre toda la organización y el acompañamiento de la Dirección, teniendo en cuenta todos sus procesos de coordinación e integralidad hasta el proceso de seguimiento en su etapa de consolidación y los mecanismos de retroalimentación necesarios. DEFINICIONES: A continuación se define algunos términos que son importantes para entender este proceso:
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HOJA 299 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-E-GE-01 CONTROL INTERNO
1) ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS: Conjunto de acciones desarrolladas en forma estructural e integral, que permite a las organizaciones identificar, calificar y evaluar los riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos de la Institución. 2) MAPA DE RIESGOS: Panorama que permite organizar la información sobre los riesgos de las empresas y visualizar su magnitud, con el fin de establecer las estrategias adecuadas para su manejo. 3) COMITÉ DE COORDINACIÓN: Encargado de formular, orientar, dirigir y coordinar el proyecto de diseño e implementación del modelo MECI y el sistema de Gestión de la Calidad. Particularmente en lo relacionado con la Administración del riesgo. 4) CAUSA DE RIESGO: Motivo o circunstancia por la cual se puede generar un riesgo. 5) AGENTE GENERADOR DE RIESGO: Persona, elemento, situación, entidad que actúa ó tiene capacidad de actuar y puede ocasionar un riesgo. 6) EFECTO: Consecuencia que trae la ocurrencia de un riesgo.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Para desarrollar este proceso se debe tener en cuenta lo establecido en el código de ética, el manual de Selección de
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DEPARTAMENTO DE BOLIVAR MUNICIPIO DE TURBANA
HOJA 300 DE 304 ADMINISTRACION CENTRAL
VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-E-GE-01 CONTROL INTERNO
Personal, manual de Funciones, de acuerdo con los objetivos trazados en el Plan de Desarrollo Municipal y el Programa de Gobierno Vigente. El personal involucrado en este proceso debe tener los conocimientos sobre ley de control interno, diseño e implementación del MECI y Gestión de Calidad y cumplimiento de la misión institucional. Igualmente se debe disponer de los recursos logísticos por parte de la administración, como muebles, equipos, software y demás elementos necesarios para el buen desempeño de las actividades que desarrolla cada área para el pleno cumplimiento del objeto del proceso.
BASE LEGAL: La Constitución Política de 1991 Ley 87 de 1993 Decreto 1826 de 1994 Decreto 2145 de 1999 Decreto 1599 de 2005
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ADMINISTRACION CENTRAL
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CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-E-GE-01 CONTROL INTERNO
DESARROLLO: Consiste en la descripción de las actividades inherentes para desarrollar el proceso, indicando quien responde por cada actividad.
No
ACTIVIDAD/ETAPA
1.
Iniciar y coordinar el proceso de administración del riesgo
2.
Diseñar cronograma de actividades
3.
Capacitar a los responsables de llevar a cabo este proceso en cada área para desarrollar habilidades necesarias.
4.
Socializar y sensibilizar a los demás funcionarios de la administración sobre la importancia del control interno. Identificar factores internos y externos que impidan el logro de objetivos institucionales. Diligenciar formatos de identificación de riesgos.
Comité de coordinación de control interno
Jefe de control interno y Jefe del proceso Jefe de control interno
Formato de identificación de riesgos Matriz de riesgos
7.
Analizar los riesgos, y priorizarlos según su impacto y probabilidad.
Mapa de riesgos
8.
Consolidar mapa de riesgos de los procesos con sus correcciones.
Jefe de control interno y Comité de coordinación de control interno Jefe de control interno
5.
6.
FUNCIONARIO RESPONSABLE Jefe de control interno
REGISTROS ASOCIADOS Plan de trabajo
CONTROLES
Comité de coordinación de control interno Comité de coordinación de control interno
Cronograma
Confirmar fechas
Libro de registros
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Que se tengan priorizados los riesgos
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9.
10.
Definir las acciones para mitigar los riesgos y diligenciar el formato correspondiente. Implementar las acciones
11.
Elaborar plan de seguimiento y cronograma y establecer los responsables.
12.
Efectuar seguimiento a la implementación de los compromisos adquiridos.
13.
Presentar resultados y propuestas
Jefe de control interno y jefe del proceso Jefe de control interno y jefe del proceso Jefe de control interno y Comité de coordinación de control interno Jefe de control interno y Comité de coordinación de control interno Jefe de control interno y Comité de coordinación de control interno
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-E-GE-01 CONTROL INTERNO
Formato de acciones para mitigar los riesgos Informe de manejo de riesgos
FLUJOGRAMA OFICINA DE CONTROL INTERNO
COMITÉ DE COORDINACION DE CONTROL INTERNO
INICIO 1 Iniciar y coordinar el proceso de administración del riesgo .
6 Diligenciar formatos de identificación de riesgos.
2 Diseñar cronograma de actividades
5 Identificar factores internos y externos que impidan el logro de objetivos institucionales
4 Socializar y sensibilizar a los demás funcionarios de la administración
6
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3 Capacitar a los responsables de llevar a cabo este proceso en cada área
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-E-GE-01 CONTROL INTERNO
COMITÉ DE COORDINACION DE CONTROL INTERNO
6
7 Analizar los riesgos, y priorizarlos según su impacto y probabilidad.
9 Definir las acciones para mitigar los riesgos y diligenciar el formato
8 Consolidar mapa de riesgos de los procesos con sus correcciones
10 Implementar las acciones
11 Elaborar plan de seguimiento y cronograma y establecer los responsables.
12 Efectuar seguimiento a la implementación de los compromisos
13 Presentar resultados y propuestas
FIN
ANEXOS: Son todos los documentos que se utilizan en la realización de las diferentes actividades de este proceso y los que se producen en el desarrollo del mismo, entre estos tenemos: Plan de trabajo Cronograma
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VERSION:01 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCESO
PR-E-GE-01 CONTROL INTERNO
Libro de registros Formato de identificación de riesgos Mapa de riesgos Formato de acciones para mitigar los riesgos Informe de manejo de riesgos
DOCUMENTOS ASOCIADOS: son los documentos internos o externos que sirven de soporte o de consulta para la correcta interpretación o aplicación del documento en la realización de las diferentes actividades tales como: Manual de selección de personal Manual de funciones Manual de control interno Código de Ética
NOTAS DE CAMBIO VERSION DESCRIPCIÓN
NUMERO DE SOLICITUD DE CAMBIO
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FECHA