Departamento Nacional de Planeación República de Colombia

Instructivo Trámite Presupuestal Vigencias Expiradas

Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas

Bogotá D.C., Colombia Febrero de 2015

INSTRUCTIVO TRÁMITE PRESUPUESTAL VIGENCIAS EXPIRADAS

Fecha: Feb/2015 Versión: 2.0 Página 2 de 13

Documento:

INSTRUCTIVO TRÁMITE PRESUPUESTAL VIGENCIAS EXPIRADAS

Autor:

Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas

Estatus:

Preliminar

Control de Versiones Versión 1.0 2.0

Fecha Febrero de 2014 Febrero de 2015

Descripción Elaboración del documento Creación solicitud única Validaciones en el módulo de Ejecución

Autores Carmen Judith Barrera Alvarado Nohora Jeannette Venegas J.

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Fecha: Feb/2015 Versión: 2.0 Página 3 de 13

CONTENIDO

1.

DEFINICION ............................................................................................................................... ….4

2.

REQUISITOS A TENER EN CUENTA: ........................................................................................... 4

3.

PROCEDIMIENTO O PASOS A SEGUIR ...................................................................................... 4

3.1

CREACIÓN DEL TURNO EN EL MODULO DE EJECUCION ............................................. 5

3.2

CREAR SOLICITUD DE ACTUALIZACIÓN DE FICHA ....................................................... 6

3.3

ACTUALIZAR LA FICHA DEL PROYECTO .............................................................................. 7

3.4

VALIDAR Y ENVIAR FICHA .................................................................................................. 9

3.5

REVISIÓN POR PARTE DE LOS FILTROS DE CALIDAD ....................................................... 13

3.6

REGISTRO DEL PROYECTO ............................................................................................... 13

3.7

DILIGENCIAR REQUISITOS DEL TRÁMITE ......................................................................... 14

3.8

ENVIAR TRÁMITE AL DNP ................................................................................................ 17

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MODULO EJECUCION COMPONENTE MODIFICACIONES OPCION TRAMITE PRESUPUESTAL VIGENCIAS EXPIRADAS

1. DEFINICION: La Vigencia Expirada es un traslado presupuestal que se hace para responder a los compromisos u obligaciones adquiridos por la entidad en una vigencia anterior, con el lleno de los requisitos legales, para la cual no se hubiere constituido la reserva presupuestal o la cuenta por pagar correspondiente, o cuando a pesar de haberse constituido, su pago no se hubiese realizado. Es así como se contracreditan recursos de libre afectación para acreditarlos a un nuevo rubro presupuestal identificado con la leyenda: “Pasivos exigibles - Vigencias expiradas”. Esa operación presupuestal se adelanta mediante resolución del jefe del órgano respectivo o, en el caso de los establecimientos públicos del orden nacional, a través de resolución o acuerdo de las juntas o consejos directivos, o por resolución del representante legal cuando ellos no existan.

2. REQUISITOS A TENER EN CUENTA:  El proyecto actúa como Contracrédito con su respectivo código presupuestal y a la vez actúa como Pago Pasivo pero con un nuevo código presupuestal teniendo en cuenta que mantendrá el mismo código de programa y subprograma del proyecto contracrédito.  En el capítulo de costos de las actividades se debe realizar acomodación de los recursos ya que al momento de crear la solicitud para la ficha se crea una nueva actividad conformada por el nombre del proyecto seguido de pasivos exigibles vigencias expiradas por el valor para pagar la vigencia expirada  Se debe proceder a ajustar los montos acorde a los recursos vigentes del proyecto  La actividad de pago de pasivos vigencias expiradas que fue creada automáticamente, no permite ser modificada ni en su nombre ni en sus recursos  Cuando se vaya a realizar una vigencia expirada sobre un proyecto que ya se le ha realizado una vigencia expirada anteriormente, no se volverá a crear una actividad ni rubro presupuestal y se asignará el valor asociado en el turno a la actividad ya creada. Todos los valores de las modificaciones de vigencias expiradas se van acumulando al valor de la actividad creada.

3. PROCEDIMIENTO O PASOS A SEGUIR: 3.1 Creación del turno en el módulo EJECUCIÓN 3.2 Crear solicitud de actualización de ficha en el módulo BPIN 3.3 Actualizar la ficha del proyecto 3.4 Validar y enviar ficha 3.5 Revisión por parte de los filtros de calidad 3.6 Registro del proyecto

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3.7 Diligenciar requisitos del trámite 3.8 Enviar trámite al DNP 3.1 CREACIÓN DEL TURNO EN EL MODULO DE EJECUCION

Ingresar con el rol Proyecto PPTO

Ir a la opción EJECUCION -> MODIFICACIONES -> VIGENCIAS EXPIRADAS

Seleccionar el ícono de Nuevo

Seleccionar sector, entidad, Escribir observación y Clic en el botón Guardar

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El sistema muestra resumen con los datos del turno creado:

3.2 CREAR SOLICITUD DE ACTUALIZACIÓN DE FICHA

Ingresar con el rol Formulador

Ir a la opción BPIN -> Crear Solicitud

Se ingresa al sistema por el módulo de BPIN, con el Rol de Formulador, para crear la actualización de la ficha del proyecto requerido, asociando el turno del trámite de Vigencias Expiradas. En el componente de Crear Solicitud, con el sector y entidad, se selecciona el proyecto al cual se le va a crear la solicitud con el trámite. Se visualiza la pantalla de Crear Solicitud y allí se muestran dos tipos de solicitud Sin trámites presupuestales y Con trámites presupuestales, se selecciona Con trámites presupuestales,

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seleccionando el turno de Vigencia Expirada y colocando el valor de los recursos en Nación y/o Propios.

Posteriormente de creada la solicitud el sistema informa que fue creada con éxito.

3.3 ACTUALIZAR LA FICHA DEL PROYECTO Los capítulos que se deben ajustar en la ficha dependen de la situación en la cual se encuentre el proyecto. Por ejemplo si es un proyecto al que se le incluye la vigencia de la ejecución en el horizonte se le deben actualizar como mínimo los capítulos de: Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas – INSTRUCTIVO TRÁMITE PRESUPUESTAL VIGENCIAS EXPIRADAS

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o o

o o

o

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Cuantificación y Localización: Para ingresar el número de beneficiarios que tiene el proyecto para las vigencias en las cuales se amplió el horizonte del proyecto Objetivos Específicos, Productos por Objetivo Específico, Actividades por Producto, Costos de las Actividades, Indicadores de Producto, Metas y Regionalización de Indicadores de Producto, Ponderación de Indicadores: Para ingresar la cadena de valor del proyecto con las vigencias en las cuales se amplió el horizonte del proyecto. Indicadores de Gestión: Para ingresar las metas de cada indicador para las vigencias en las cuales se amplió el horizonte del proyecto Costos de las Actividades: En este capítulo se debe realizar acomodación de los recursos ya que al momento de crear la solicitud para la ficha se crea una nueva actividad conformada por el nombre del proyecto seguido de pasivos exigibles vigencias expiradas por el valor para pagar la vigencia expirada. Los datos se diligencian en la columna Vigente PGN y la suma incluye la actividad creada automáticamente debiendo ser igual a los recursos vigentes del proyecto.

Datos del turno asociado: Por medio de este capítulo el usuario puede realizar cambios en el valor de los recursos que se van a utilizar para la vigencia expirada y que ingresó al momento de crear la solicitud de modificación de la ficha.

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3.4 VALIDAR Y ENVIAR FICHA Al momento de validar la ficha del proyecto el sistema presenta mensajes informando lo que debe ser ajustado en cada uno de los capítulos de la ficha. A continuación se presentan algunos mensajes y la forma de solucionarlos por parte del usuario:

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La base de la cadena de valor son los Objetivos Específicos, cuando se presenta este mensaje el usuario debe ir a la opción BPIN -> CADENA DE VALOR -> Objetivos Específicos e ingresar los objetivos del proyecto.

Cuando se presenta este mensaje el usuario debe ir a la opción BPIN -> CADENA DE VALOR -> Productos por Objetivo e ingresar el o los productos para cada uno de los objetivos específicos del proyecto.

Cuando se presenta este mensaje el usuario debe ir a la opción BPIN -> CADENA DE VALOR -> Actividades por Producto e ingresar por lo menos una actividad para cada producto de la cadena de valor.

Cuando se presenta este mensaje el usuario debe ir a la opción BPIN -> CADENA DE VALOR -> Actividades por Producto y marcar al menos una de las actividades del proyecto como ruta crítica.

Cuando se presenta este mensaje el usuario debe ir a la opción BPIN -> CADENA DE VALOR -> Actividades por Producto e ingresar para la actividad señalada en el mensaje, la fecha en que termina la actividad en el campo Fecha Final.

Cuando se presenta este mensaje el usuario debe ir a la opción BPIN -> CADENA DE VALOR -> Costos de las Actividades, seleccionar la vigencia 2014, ubicarse en la columna Vigente PGN y asignar para las actividades un valor cuya suma sea igual a los recursos vigentes para la vigencia 2014.

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Cuando se presenta este mensaje el usuario debe ir a la opción BPIN -> CADENA DE VALOR -> Ponderación de Indicadores, seleccionar la vigencia 2014, ingresar el peso porcentual para cada indicador de gestión e ingresar el peso porcentual para el componente de productos y para el componente de gestión.

Cuando se presenta este mensaje el usuario debe ir a la opción BPIN -> CADENA DE VALOR -> Indicadores de Producto, ingresar como mínimo un indicador de producto.

Cuando se presenta este mensaje el usuario debe ir a la opción BPIN -> CADENA DE VALOR -> Productos por Objetivo Específico, editar los productos y completar la información seleccionando la información en el combo Condición Deseada.

Cuando se presenta este mensaje el usuario debe ir a la opción BPIN -> CADENA DE VALOR -> Indicadores de Producto, ingresar como mínimo un indicador de producto.

Cuando se presenta este mensaje el usuario debe ir a la opción BPIN -> CADENA DE VALOR -> Metas y Regionalización de Indicadores de Producto, ingresar para cada indicador y para cada vigencia la Meta Vigente.

Cuando se presenta este mensaje el usuario debe ir a la opción BPIN -> BENEFICIARIOS -> Cuantificación y Localización, ingresar el número total de beneficiarios y el número de beneficiarios para cada una de las vigencias del horizonte del proyecto.

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Cuando se presenta este mensaje el usuario debe ir a la opción BPIN -> ESQUEMA FINANCIERO -> Regionalización de Recursos, seleccionar la vigencia 2014, ubicarse en la columna Asignación Vigente e ingresar la regionalización cuya suma sea igual a los recursos vigentes de la vigencia 2014.

Cuando se presenta el mensaje para el capítulo de Criterios de Focalización el usuario debe ir a la opción BPIN -> BENEFICIARIOS -> Criterios de Focalización, seleccionar la vigencia 2014 e ingresar el total de beneficiarios para la categoría de Red Unidos.

El mensaje para el capítulo de Criterios de Focalización está relacionado con las políticas transversales que ha marcado el usuario para el proyecto y para la vigencia 2014 en la opción BPIN -> INFORMACION BASICA -> Relación con la planificación.

Cuando se presenta este mensaje, que está relacionado con las políticas transversales que tiene el proyecto, para el capítulo de Focalización de Recursos el usuario debe ir a la opción BPIN -> ESQUEMA FINANCIERO -> Focalización de Recursos, seleccionar la vigencia 2014, ubicarse en la columna Asignación vigente e ingresar los valores cuya suma debe ser igual a los recursos vigentes para la vigencia 2014. Cuando todas las validaciones de los capítulos de la ficha son satisfactorias el sistema habilita el botón de Envío a los filtros de calidad. Una vez se ha realizado el envío se muestra mensaje del envío satisfactorio:

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3.5 REVISIÓN POR PARTE DE LOS FILTROS DE CALIDAD El proyecto pasa por todos los filtros de calidad, Control de Formulación por parte de las Oficinas de Planeación de las entidades del nivel nacional, Control de Viabilidad por parte de las Oficinas de Planeación de las entidades líderes sectoriales y Control Posterior por parte de las Direcciones Técnicas del DNP. El flujo del proyecto en el módulo BPIN es el siguiente:

3.6 REGISTRO DEL PROYECTO Para los filtros de calidad Control Posterior de Viabilidad Técnico y Control Posterior de Viabilidad Subdirector además del cuestionario para realizar el control de calidad se presenta un cuestionario adicional para el trámite de vigencia expirada:

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Al momento de registrar el proyecto, el sistema muestra mensaje de confirmación:

3.7 DILIGENCIAR REQUISITOS DEL TRÁMITE

Ingresar con el rol Proyecto PPTO

Ir a la opción EJECUCION -> MODIFICACIONES -> VIGENCIA EXPIRADA

Realizar búsqueda del trámite. La búsqueda se puede realizar por los campos de Solicitud, Estado, Nombre Proyecto, Bpin y utilizando el botón de los binóculos.

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Editar el trámite

Ingresar las Fuentes para el proyecto que actúa a la vez como contra crédito y como pago pasivo a través del ícono del lápiz que se encuentra en la columna Fuentes

Ingresar Cdp para el proyecto a través del ícono del lápiz que se encuentra en la columna CDP. Al ingresar al lápiz de CDP el usuario tiene dos formas de ingresar los CDP que respaldan el trámite:

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a. La primera opción consiste en escribir el número de CDPs y luego dar clic en el botón Agregar

Con esta información el sistema insertará el número de líneas correspondientes con el número de CDPs, el usuario debe diligenciar la información manualmente de número de cdp, Valor del cdp, Fecha del CDP, Valor total del cdp:

b. La segunda opción consiste en realizar el cargue de los CDPs desde un archivo de 16xcel. Solamente si se requiere ingresar muchos CDP.

Ir a la opción EJECUCION -> MODIFICACIONES -> VIGENCIA EXPIRADA -> Justificación Buscar trámite 

Editar trámite

Ingresar Justificación

Ir a la opción EJECUCION -> MODIFICACIONES -> VIGENCIA EXPIRADA -> Documentos Soporte

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Buscar trámite Editar trámite Adjuntar documentos de CDP, Acta de liquidación de contrato o informe de interventoría, Certificado de legalidad del compromiso, Certificado del registro presupuestal Ajuntar Otros documentos que el usuario requiera

3.8 ENVIAR TRÁMITE AL DNP Ir a la opción EJECUCION -> MODIFICACIONES -> VIGENCIA EXPIRADA -> Enviar Trámite Clic en el botón Enviar para aprobación

Clic en el botón Confirme el envío. Si todas las validaciones son exitosas entonces el sistema muestra mensaje informando que el envío se realizó exitosamente:

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Al momento de realizar el envío el sistema realiza validaciones sobre la completitud del trámite, si las validaciones no son satisfactorias el sistema informa a través de mensajes los requisitos que le hacen falta así:

Si el usuario requiere conocer donde se encuentra el trámite puede hacerlo a través del botón Flujo Solicitud, esta consulta podrá realizarla en cualquier momento no importando donde se encuentre el trámite:

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El sistema muestra mensaje de confirmación indicando que el trámite se envió exitosamente Ingresar con el rol Entidad Jefe Planeación Ir a la opción EJECUCION -> APROBACIONES -> Aprobar

Buscar trámite, Editar trámite, Revisar el trámite, Escribir Observación y Clic en el botón Enviar para aprobación, posteriormente Clic en el botón Confirme el envío. El sistema muestra mensaje de confirmación indicando que el trámite se envió exitosamente. En este momento se genera automáticamente un radicado de entrada en el DNP para el trámite que es enviado a través de correo electrónico. NOTA: Si el usuario requiere devolver el trámite a la entidad para realizar ajustes entonces debe utilizar el botón Solicitar información

Para eliminar un proyecto del trámite se debe seguir este procedimiento:   

Buscar trámite Editar trámite Clic en el ícono X

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Confirmar la eliminación del proyecto dando clic en el botón OK Se debe tener en cuenta que si se eliminan todos los proyectos que hacen parte de un trámite, entonces el turno solo podrá verse desde la opción Editar Turno y no tendrá ningún proyecto asociado para verse en las otras opciones del menú del trámite Vigencia Expirada.

Para recuperar un proyecto que se eliminó en el trámite se debe seguir este procedimiento:     

Buscar trámite Editar trámite Clic en el botón Agregar proyectos Aparece marcada por defecto la opción Recuperar proyectos eliminados de esta solicitud Clic en el botón Aceptar

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Seleccionar el o los proyectos que se desea incluir nuevamente en el trámite

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Clic en el botón Restaurar Proyecto. Si no se ha seleccionado ningún proyecto el sistema muestra mensaje informando que no ha seleccionado ningún proyecto

Para eliminar el trámite se debe seguir este procedimiento: Se debe tener en cuenta que para eliminar el trámite debe encontrase en estado TURNO, que es el estado que indica que el trámite se encuentra en la bandeja del rol Proyecto PPTO  



Buscar trámite Clic en el ícono X

Clic en el botón Eliminar Solicitud y Clic en el botón OK. Al terminar la eliminación el sistema muestra mensaje de confirmación informando que la operación fue exitosa:

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