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Desarrolla tu Proyecto
Cómo iniciar un nuevo emprendimiento Por: Miguel Mejía
Índice de contenido Todo Inicia con un Sueño.......................................................................................................................................................................................4 El Sueño Convertido en Objetivo...........................................................................................................................................................................6 ¿Cómo habrás de alcanzar tu objetivo?..................................................................................................................................................................8 Las Actividades....................................................................................................................................................................................................10 ¡Manos a la Obra!.................................................................................................................................................................................................12 La Disciplina...................................................................................................................................................................................................13 El Liderazgo....................................................................................................................................................................................................13 La Cultura........................................................................................................................................................................................................13 Los Mandamientos para el Líder Efectivo............................................................................................................................................................14 Comparando Lo Planeado contra Lo Ejecutado...................................................................................................................................................16 Retroinformación..................................................................................................................................................................................................18 Epílogo.................................................................................................................................................................................................................19 Bibliografía..........................................................................................................................................................................................................20 Recomendación....................................................................................................................................................................................................20
Módulo 1. Visualizar
Todo Inicia con un Sueño Mi querido amigo, imagínate alistando el equipaje para un viaje de placer. Estás en tu dormitorio, doblando ropa, escogiendo las prendas para un mes alrededor del mundo. El entusiasmo no cabe en tu pecho al ver tu pasaporte, listo con toda la documentación que te pedirán en el aeropuerto. Escuchas el despertador. Lo vuelves a ver ¡y son las 4 de la madrugada! ¡Apresúrate pues estás apenas a tiempo para llegar al mostrador de tu aerolínea! Entonces saltas de la cama, te bañas rápidamente y solicitas el taxi, para enrumbarte a la terminal aérea. Al llegar, te encuentras con una enorme fila de pasajeros, que llega hasta la puerta y te preguntas ¿a qué hora iré a documentarme? Finalmente lo logras, pasas por migración y llegas a la sala de espera. Llevas ocho horas de vuelo, cuando escuchas “Estimados pasajeros, favor colocar el asiento y la mesa de servicio en posición vertical, y asegurar el cinturón de seguridad. Estaremos aterrizando en París dentro de veinte minutos.” Llegas a París, y luego viajas a Roma, Grecia, Egipto. Luego te embarcas en un larguísimo vuelo para Río de Janeiro, después a las cataratas del Iguazú. Un día después vuelas al Canal de Panamá, para retornar a tu ciudad natal. ¿Te gustó la gira imaginaria? ¿Y por qué digo imaginaria? ¡Porque los seres humanos pensamos con imágenes! Nuestro cerebro procesa los pensamientos en forma gráfica, por tanto, usemos esta característica para iniciar ese proyecto que ha estado dando vueltas por tu mente por días, mese, o talvez años.
Hazte un cuadro de tí mismo al frente de esa empresa u organización. ¿Cómo estás vestido? ¿Quiénes están a tu izquierda? ¿A tu derecha? ¿Dónde estás? ¿Cómo es ese lugar? ¿Es un edificio? ¿De qué color es la pared a tus espaldas? ¿Está en medio de una ciudad? ¿Cuál? ¿O está frente al mar? Para no sesgar tu imaginación con mis preguntas, te dejo la libertad de formar el cuadro, o la película de tu proyecto. No impongas límites a tu mente. No tienes límites de presupuesto. ¡Soñar es gratis! Y lo mejor de soñar despierto es no estar obligado a sufrir pesadillas. Todo tu sueño es producto de tu creatividad. ¿Listo? ¿Ya terminaste tu cuadro o tu película? ¡Excelente! A partir de este momento vas a respirar tu sueño, vas a enfocarte en él. Pensarás en él como si ya lo estuvieses viviendo. Cierra los ojos e imagina tu proyecto convertido en realidad. Enciérrate en tu cuarto o en tu oficina, y vuelve a pasar la película de tu sueño. Siente los aromas, escucha los sonidos, palpa las texturas relacionadas con tu sueño. No te preocupes si te obsesionas con el mismo. Necesitas alimentar tu cerebro con esa idea. Piensa en cuántas personas se verán beneficiadas cuando tu sueño se haya realizado. Piensa en cuántas sonrisas, aparte de la tuya, se dibujarán en tantos rostros felices. Mañana veremos qué hacer con este tu ideal. De momento, ¡Felices Sueños!
Módulo 2: Objetivo
El Sueño Convertido en Objetivo ¡Hola querido amigo! Me alegra estar de nuevo compartiendo tu sueño. Ahora se comienza a poner más interesante. Vas a comenzar por describirlo por escrito. Si, toma una hoja de papel, o tu procesador de texto, y ... ¡a escribir se ha dicho! No te tomará más de 10 minutos, aunque no debes preocuparte si demoras toda una tarde, escribiendo sin cesar. No te preocupes, yo te espero. ¿Ya? ¡Perfecto! Léelo en voz alta, tan alta como para que tu cerebro lo escuche, y lo entienda. De esa forma vas programando tus neuronas para convertir en realidad esas ideas. Bien, llegamos al momento de tomar responsabilidades. Soñar es fácil y gratis, dijimos en la lección anterior, pero ahora debes asignarle a tu sueño, un plazo determinado para cumplirlo. Un sueño sin un tiempo para realizarlo, no es más que un castillo en el aire! Un sueño con un término de tiempo para hacerlo realidad, es un objetivo. Bueno, pues escríbelo en el mismo documento que hiciste ayer. ¿Cuánto tiempo te asignaste? ¿Diez años? ¿Quince? Ahora tienes una responsabilidad contigo mismo, lo cual es fantástico, pues ¡ya tu sueño se convirtió en objetivo!
En este momento, identificarás otra persona a quien comentarle tu objetivo. Sea alguien de confianza. Alguien quien tenga la disposición, sobre todo anímica, para darte apoyo y animarte cuando sea necesario. No le digas nada aún, pues tu objetivo todavía está muy tierno y demasiado crudo. Le faltan elementos, ingredientes o accesorios para que tu cerebro lo perciba como un plano. Sigamos trabajando. Vas a descomponer tu sueño en “sueñitos”. En otras palabras, tu objetivo, digamos a diez años, necesita ser dividido en subobjetivos. A estos subobjetivos les llamaremos metas, para facilidad de comunicación. ¿Dónde estarás en diez años? ¿Cómo será tu organización de aquí en cinco años? ¿Cuáles son aquellos logros que habrás conseguido con tu organización dentro de diez y cinco años? ¿dentro de dos y un año? Ahora sí, con estas metas en mente, vas a conversar con esta persona, pidiéndole todo su apoyo. Decide si la involucrarás en el proyecto, o si únicamente contarás con su soporte moral. La idea de compartir tu objetivo y tus metas con otra persona, es adquirir un compromiso, y asumir tu responsabilidad.
Módulo 3: El Plan. Parte 1.
¿Cómo habrás de alcanzar tu objetivo? En la primera lección, te dedicaste a soñar, dando libertad a tu imaginación. En la segunda lección, convertiste tu sueño en objetivo, y te planteaste las metas por conseguir. Asumiste de igual forma un compromiso con quien habrá de darte ese apoyo incondicional en esta emocionante jornada. Este es el momento de comenzar a trazar tus planes. Vas a describir cómo llegarás a tu objetivo, con quién y con qué. Comencemos: ¿Necesitarás equipo? Haz una lista de todo el equipo que podrás necesitar. Hazla tan detallada como te sea posible. Vas a incluir toda la maquinaria, el equipo informático, los muebles ¿Cuándo lo necesitarás? Quizá no todo sea absolutamente necesario para iniciar. Es posible que parte del equipo lo necesites a la mitad del camino, dentro de 5 años, el año entrante, en función de las metas que vayas necesitando alcanzar. ¿Necesitarás un local físico donde realizar tus actividades? ¿De qué tamaño es? ¿Irá creciendo en dimensiones a medida que tu proyecto vaya desarrollando?
Hablemos ahora de las personas que habrán de trabajar contigo. En esta etapa, no te angusties por hacer una lista extremadamente detallada. Concéntrate en las personas clave para el desarrollo del proyecto. ¿Cómo saber a quién invitar o contratar? La respuesta está en tu misma descripción personal. Vas a realizar una descripción tuya. Te enfocarás en tus talentos, tus recursos, tus virtudes, conocimientos y destrezas, y las escribirás en papel, o en tu procesador de texto. Una vez terminada esta descripción, la titularás con tu propio nombre. En una página aparte, elaborarás una descripción de los talentos, recursos personales, virtudes, conocimientos y destrezas que habrán de ser necesarios en tu proyecto. Titularás esta descripción con el nombre de tu organización, y procederás a abrir una tercera página. En esta hoja, habrás de acomodar las dos informaciones anteriores. Identifica los talentos, recursos, virtudes, conocimientos y destrezas, necesarias en tu proyecto, y carentes en tu haber. Éstos son los que buscarás en quienes te acompañara, ya sea en calidad de socios, o bien como funcionarios, o cualquier combinación. Este puede ser el momento para que busques entre tus conocidos, si hay alguien que puede involucrarse en el proyecto. Siempre es mejor trabajar con alguien de confianza, sin dejar por fuera la posibilidad de conocer otra persona cuyo aporte al proyecto sea valiosísimo. En el módulo siguiente, conversaremos sobre las actividades por realizar.
Módulo 4: El Plan. Parte 2
Las Actividades Viene ahora la lista de todo lo que se debe llevar a cabo en virtud de conseguir las metas individuales, que han de conducirte a tu objetivo. Algunas personas prefieren definir primero las actividades y luego el recurso humano. Lo anterior es en realidad, como los teóricos de la Planificación Estratégica plantean el orden de cómo ha de planearse: primero las descripciones de trabajo, luego las personas cuyo perfil responda de manera positiva a dicho plan. Por otra parte, recuerda que en materia de administración y gerencia de proyectos, no hay nada escrito en piedra. La razón es muy fácil. Ésto es una ciencia social, por tanto, no es posible recetar fórmulas de laboratorio, las cuales siempre habrán de producir el mismo resultado. Aclarado ese punto, en lo personal, prefiero definir las actividades con respecto a las virtudes, talentos, incluso intereses, de quienes me acompañan, En ocasiones, hago un híbrido de las dos tendencias, dependiendo del proyecto en particular. Procede ahora a preguntarte: ¿Necesitamos vender? ¿Quién venderá? ¿Quién nos promocionará? ¿Necesitamos fabricar? ¿Quién administrará dicho proceso fabril? ¿Quién se encargará de la administración? ¿Quién llevará el control financiero? ¿Hay que desarrollar producto nuevo? ¿Quién es lo suficientemente creativo para hacerlo?
¿Hay que construir o hacer obra civil? ¿Quién lo hará? ¿Es necesario hablar otros idiomas? ¿Se requiere conocimiento técnico de algún equipo? ¿A qué nivel? ¿Necesitamos uno o varios ingenieros? ¿La redacción de documentos será una actividad habitual de mi proyecto? Y de esa forma, harás una lista de las personas que se encargarán de cada una de las actividades. Algunas de ellas serán tus socios, otras las contratarás como funcionarios.: Al final, quizá te queden algunos trabajos que habrán de ser llevados a cabo mediante subcontratación. No olvides asignar fechas límite a las actividades. Toma en cuenta las tres razones por las que muchas veces fallamos en la ejecución de nuestros planes: 1. No se conoce el resultado esperado (Metas). 2. No se sabe cómo llevarlo a cabo (Actividades). 3. No se sabe cómo evaluarlo (Lo veremos posteriormente)
Módulo 5: La Ejecución
¡Manos a la Obra! Ha llegado el momento de arrollarnos las mangas y comenzar el trabajo. Recuerda que ningún plan es eficiente si se queda en el papel. De hecho el cementerio de proyectos está poblado de planes sin ejecutar. ¡Fueron empresas y organizaciones que abortaron antes de nacer! Es por ello que te pedí compartieras tu objetivo y tus metas con alguien de confianza. Ya saber cuándo necesitas conseguir qué, y con quién. Entonces, ¡a trabajar se ha dicho! Aclaro, la ejecución no es fácil. Como no somos capaces de conocer el futuro, entonces con toda certeza te encontrarás con piedras de tropiezo en el camino. Muchas veces saldrás golpeado de alguna caída. Quizá afloren algunas canas, o se multipliquen otras. Una que otra noche de desvelo no será un evento desconocido para tí. Talvez acabes llorando, luego de ver tu esfuerzo hecho trizas por causa de una decisión equívoca, o por alguna causa totalmente fortuita. Lo importante es no desmayar. Lo imprescindible es recordar las palabras del escritor alemán Eugen Berthold Friedrich Brechter Han Culen, conocido como Bertold Brecht “Hay hombres que luchan un día y son buenos. Hay otros que luchan un año y son mejores. Hay quienes luchan muchos años y son muy buenos. Pero hay los que luchan toda la vida: ¡esos son los imprescindibles!”
En esta etapa, las personas que elegiste son de vital importancia. Es por ello que en lo personal, prefiero buscar primero a las personas, y luego acomodo las actividades de mi proyecto, en la medida de lo posible, a las características individuales de todos. Una persona de confianza a tu lado, te proporcionará la tranquilidad de poder dedicarte a lo tuyo, sabiendo que ella ejecutará lo propio, sin necesidad de tu supervisión. Ten siempre en mente los siguientes tres principios referente a la ejecución: La Disciplina
No confundas la ejecución con la táctica para implementar tu plan estratégico. Necesitas estar al corriente de los plazos, las fechas, los resultados. Aún cuando tengas un equipo humano responsable, al final del día, eres tú quien adquirió el compromiso contigo mismo, de manera que estarás al tanto de lo que acontezca en la puesta en marcha, y en la marcha misma de tu negocio. Dedicarás por tanto, un tiempo definido todos los días para atender tu emprendimiento. El Liderazgo
No estás excento de estar al tanto de cuanto acontezca en tu empresa. Eres algo así como el director técnico de tu equipo de fútbol. Aunque no estás en la cancha, estás en el juego. Sobre este acápite conversaremos más adelante. La Cultura
Y te hablo de la cultura interna de tu organización. Los miembros de tu equipo humano han de adoptar tu empresa, y se “pondrán la camiseta de tu equipo”. Sólo así ejecutarán adecuadamente.
Módulo 6: El Liderazgo
Los Mandamientos para el Líder Efectivo Aquí debemos establecer la diferencia entre un jefe y un líder. En primer lugar, el jefe es nombrado, más el líder se gana su posición. Al jefe lo obedecen, al líder lo siguen. Jefe
Líder
Es ajeno a sus subalternos y las funciones de ellos
Conoce a sus seguidores y su negocio
Disimula la realidad con informes ambiguos
Procura y encuentra la situación real de la empresa, por desagradable que sea.
Omite trabajar por objetivos
Fija metas “SMART”: Simples, Medibles, Alcanzables, Realistas y enmarcadas dentro de un Tiempo definido.
No controla los resultados
Mide los resultados ylos compara con las metas
Es indiferente al desempeño de los subalternos
Recompensa a quienes ejecutan.
Es ajeno a las capacidades de sus subalternos
Incentiva el desarrollo de sus seguidores.
Es incapaz de gerenciarse a sí mismo.
Se conoce a sí mismo, reconoce sus emociones y las administra.
El cuadro anterior se elaboró con base en el libro “El arte de la Ejecución en los negocios”, por Lary Bossidy y Ram Charan. Edit. Aguilar
Como ves, la tarea del líder no es sencilla, más es sumamente gratificante. Un líder no tiene subalternos, sino cuenta con seguidores. ¿Y cómo lograrlo? Procurando el desarrollo de las personas en forma conjunta al crecimiento de su organización. “Si yo gano, todos ganan... ¡ganemos pues!” Un líder efectivo se atreve a desafiar a sus seguidores, así como se reta a sí mismo. Se aventura a nuevos horizontes, y atrae a sus seguidores consigo. Aunque parezca contradictorio, no temen al miedo. No es que no sientan miedo, pero no se dejan vencer por él, sino como bueno pioneros, se lanzan al vacío, confiando en la calidad del paracaídas construido por él mismo con el aporte de sus seguidores. Deberás ser capaz de compartir una visión inspiradora con tus seguidores. En otras palabras, vive tu vida “de retroceso”. Para ello primero imaginaste tu futuro y el de tu organización. Luego estableciste las metas intermedias, y con base en ello, construiste tu plan de acción. ¿Por qué era importante buscar personas de confianza? Porque habrás de otorgarle el poder y la autoridad para ejecutar de acuerdo a su buen criterio. Aún cuando es tu responsabilidad sacar adelante tu proyecto, debes confiar a quienes has elegido para ser tus colaboradores. ¿Te das cuenta por qué prefiero buscar primero a las personas, y luego planear la ejecución? Serás un modelo para ellos. Si no te atreves a dar un paso, no lo exigas a los demás. Los animarás, les darás palabras de aliento. Les mostrarás cuánto pueden crecer, manteniéndose a tu lado. Y muy importante, los premiarás de acuerdo a su esfuerzo y resultado.
Módulo 7: El Control
Comparando Lo Planeado contra Lo Ejecutado “Si no puedes medirlo, entonces no puedes mejorarlo”. Lord Kelvin Nuevamente, recordarás la importancia de haber establecido tus objetivos y tus metas. Luego era imprescindible haber puesto por escrito cuáles serían las actividades por ejecutar. También conseguiste el equipo de personas que habrán de llevar a cabo el plan, junto contigo mismo. Ahora te toca confrontar ambos escenarios: Lo Planeado y Lo Ejecutado. ¿Recuerdas que dentro de las características de líder estaba procurar y descubrir la situación real de la empresa, aunque duela? Si algo no está funcionando de acuerdo al plan, mejor te das cuenta cuando aún es tiempo de adoptar una medida correctiva. No te dé vergüenza ni temor exigir informes. Tienes todo el derecho de ordenar auditorías. No pienses que porque tienes una política de crecimiento conjunto, las personas querrán desarrollarse al mismo ritmo que tú. Si quieres desarrollar a cierta velocidad, tus seguidores habrán de crecer igualmente. Si no está sucediendo, por el bien tuyo y de tus seguidores, pide información, y toma decisiones. Si descubres una persona que no es miembro del equipo, aunque labore formalmente en tu organización, deberás retirarla de tu nómina, luego de un proceso de seguimiento. ¿Cómo saber si alguien no está desempeñándose al menos aceptablemente? O incluso ¿cómo saber si tú mismo estás ejecutando por debajo de lo planeado” Lo conseguirás gracias a la existencia de metas “SMART”, uno de cuyos requisitos es ser “Medible”.
Por otra parte, recuerda que todos los seres humanos tenemos el derecho a cometer errores. Tú mismo en calidad de líder, tienes ese derecho, lo cual te faculta para descubrir y reconocer haberte equivocado en el establecimiento de tus metas y tus planes de acción. Por tanto, si el resultado no está de acuerdo al plan, revisa primero la ejecución. Luego, con ojo crítico, pasa a dar un vistazo a tu plan de actividades. Si una o varias de ellas está por encima de las capacidades tuyas o de alguno de tus seguidores, entonces ¡modifica tu plan de actividades! Ahora viene un paso importantísimo, el cual puede ser doloroso. Si te equivocaste estableciendo tus metas, pon la mano en tu corazón, y haz los ajustes necesarios. El “luto” por una eventual reducción en tus planes a corto y mediano plazo, debe ser compensado con la certeza de haber establecido siempre una meta SMART. El peor error sería abandonar tu proyecto ante una inconsistencia entre lo planeado y lo ejecutado. Un último aporte con respecto al proceso de control, me permito mencionarte las palabras de Albert Einstein: “Hay una fuerza motriz más poderosa que el vapor, la electricidad y la energía atómica. Esa fuerza es la voluntad”
Módulo 8: La Retroinformación Retroinformación Ésta es una disciplina presente en todos los procesos de diseño y ejecución de proyectos. Hay métodos formales de retroinformación como lo son los informes, los estados financieros, los reportes y estadísticas. No obstante lo anterior, los métodos no formales de comunicación cobran una enorme relevancia, pues tienen a ser más espontáneos. La ventaja de los métodos formales es su facilidad para medir. Mientras que los informales, a menudo no cuantificables, reflejan el estado de ánimo de las personas, el cual siempre termina afectando la ejecución.
Visualización
Planeamiento
Ejecución
Control Retroinformación
Epílogo Querido amigo: espero este documento haya sido de ayuda para tu próximo proyecto. Si es tu proyecto empresa, o tu organización sin fines de lucro, o si se trata de tu carrera profesional, te deseo el mayor de los éxitos.
Miguel Mejía http://vendepro.com http://www.twitter.com/mejiamiguel
Bibliografía El Legado del Músico. Edición independiente. En línea. El Arte de la Ejecución en los negocios. Larry Bossisy y Ram Charan. Editorial Aguilar. The Leadership Challenge. James Kouzes y Barry Posner. JosseyBass Publishers. El Líder del futuro. Frances Hesselbein, Marshall Goldsmith y Richard Beckhard. Editorial Deusto.
Recomendación Libro electrónico: El Legado del Músico Autor: Miguel Mejía Analogía entre el quehacer artístico de un músico, y las funciones cotidianas de un emprendedor. Recomendado para personas con deseos de iniciar una nueva aventura empresarial, profesional u organizacional.