DESARROLLO DE SISTEMA DE INFORACION EMPRESA: EMPRESA

DESRIPCION DE LA EMPRESA: “LA EMPRESA” es una empresa dedicada a la venta de viajes y turismo tanto para individuales como grupos estudiantiles. Se encuentra ubicada en la calle la central en Tucumán, la sucursal de Salta en la calle, la sucursal de Santiago del Estero en. Tiene una variedad de destinos y servicios, entre los destinos nacionales podemos encontrar Bariloche, Carlos Paz, Cataratas de Iguazú, Salta (tren a las nubes), y distintos puntos del país. Entre los destinos internacionales podemos encontrar Camboriú (Brasil), Cancún (México), Isla Margarita (Venezuela), Cuba, Cartagena (Colombia); San Pablo

(Brasil), Punta Cana (Republica Dominicana), Buzios (Brasil), contando con distintos hoteles de 3, 4 y 5 estrellas, excursiones, bailes, restaurantes, trasferencia de dinero, asistencia medica, legal y demás servicios para que el cliente disfrute de un viaje inolvidable. Además cuenta con el “PLAN DE TRANSFORMACION DEL TURISMO ESTUDIANTIL” dictaminado por la secretaria de la Nación Argentina. Cuenta con dos sucursales en funcionamiento en la provincia de Salta y en la provincia de Santiago del Estero, y están en construcción en las provincias de Neuquén y San Luis. Cuentan con 120 empleados en total. En cuanto a lo organizacional la empresa “LA EMPRESA” esta dirigida por un presidente y hay un gerente por cada sucursal. Cada sucursal cuenta con 40 empleados. Las ventas están dividas en viajes particulares y viajes estudiantiles. Las ventas de estos dos servicios es distintas ya que para los viajes particulares se hace publicidad televisiva, grafica y radial y para los viajes estudiantiles un grupo de vendedores van por los colegios buscando los grupos que van a realizar el viaje de egresados. Esta venta de estudiantiles se hace por lo menos de 15 a 6 meses antes del viaje, esto se hace así porque la venta también incluye reuniones diversas con alumnos y padres hasta la firma del contrato. Una vez firmado el contrato la empresa tiene como plazo mínimo presentar a la empresa EMPRESA TRANSPORTE el listado de pasajeros para la afectación de las unidades que los trasladaran, de la misma manera para las empresas hoteleras de Carlos Paz, Bariloche, Foz de Iguazú y Camboriú. A los clientes de los viajes estudiantiles se los ayuda con rifas para que cada alumno pueda juntar dinero para pagar su viaje poniendo la empresa los diversos premios para el sorteo, como así también la organización de eventos para recaudar fondos. La empresa “LA EMPRESA” una vez que realiza el contrato tiene un tiempo mínimo de tres (3) meses para hacer la reservaciones de las unidades de EMPRESA TRANSPORTE, este listado con los datos de los pasajeros se lo envía en forma personal, donde EMPRESA TRANSPORTE se comunica con la central en Buenos Aires y hace la reservación de las unidades. Se tiene que respetar el plazo de hasta 3 meses para hacer las reservaciones. En cuanto a las empresas hoteleras trabajan con 1 hotel de cuatro (4) estrellas en Carlos Paz, dos hoteles de cuatro (4) estrellas en San Carlos de Bariloche, dos hoteles en Foz de Iguazú de cuatro (4) estrellas. Una vez firmado el contrato también se les envía un listado con los datos de los clientes y especificaciones en caso de ser necesarias como ser enfermedades de algún pasajero para tomar los recaudos pertinentes tanto para su bienestar y en cuanto a la comida. Una vez realizada las reservaciones la empresa “LA EMPRESA” entrega los “vouchers” (es un vale, que acredita que has prepagado un servicio y que te permite hacer uso de ciertos servicios en destino, por ejemplo, traslado aeropuerto-hotel, el hotel en sí, comidas, etc., que son los que normalmente te dan cuando contratas un tours no tienen ninguna formalidad especial; o son de formularios pre-impresos que los llenan a mano en la Agencia, o, te los generan por computador). Quien hace entrega de los vouchers es el departamento de Reservaciones. La forma recibe el pago del servicio en efectivo y tarjeta de crédito. En caso que lo paguen en efectivo puede realizar un solo pago o pagos parciales hasta completar el total que debe ser cubierto hasta una semana antes del viaje. Esta empresa tiene la misión ser la empresa líder de viajes y turismo de Argentina, brindando servicios de excelente calidad y dejando a sus cliente encantado con la empresa.

DIAGNOSTICO

PROBLEMA Vamos a separar la empresa y tomar solo la operatoria de ventas de estudiantiles que es el área problemática. El problema se presenta en el momento de hacer las reservaciones que se las realiza de forma manual y personal en el caso de las reservaciones de los colectivos de la empresa EMPRESA TRANSPORTE, y de los hoteles en los distintos puntos con los que trabaja lo hace mediante fax y teléfono. Con este método de reservaciones se producen problemas como perder hojas del listado, no llegar a tiempo para hacer las reservaciones, así como también el costo económico y de tiempo que conlleva hacerlo de esta manera. UBICACIÓN DEL PROBLEMA El problema se encuentra en el departamento de reservaciones Como la empresa no tenia organigrama con la información que me dieron realice un organigrama de “LA EMPRESA”

RELACION CON OTRAS AREAS Este departamento tiene distintas relaciones con otras áreas, entre ellas se encuentran: VENTAS: Le pasa al departamento de reservaciones los listados de los pasajeros con los datos personales, cantidad, datos médicos, etc. GERENTE: Controla las ventas realizadas y las reservaciones. CLIENTES: Reciben los Vouchers de parte del departamento de reservaciones PROVEEDORES: A los que le realizan las reservaciones

PRESIDE NTE

ASESOR LEGAL/ CONTA BLE

GERENTE

GERENTE SALTA

TUCUMAN

ADMINISTR ACION

VENTAS

RESERVA CIONES

ADMINISTR ACION

VENTAS

GERENTE S. DEL ESTERO

RESERVA CIONES

ADMINISTR ACION

VENTAS

RESERVA CIONES

CONTABILI DAD

VIAJES PARTICULA RES

CONTABILI DAD

VIAJE PARTICULA RES

CONTABILI DAD

VIAJES PARTICULA RES

CAJA/COBR ANZA

VIAJES ESTUDIANT ILES

CAJA/COBR ANZAS

VIAJES ESTUDIANT ILES

CAJA/COBR ANZAS

VIAJES ESTUDIANT ILES

PERSONAL

PERSONAL

PERSONAL

DESCRIPCION DEL PROBLEMA Una vez firmado el contrato con la empresa se confirma la venta del servicio, el departamento de ventas pasa al departamento de reservaciones quien es el encargado de realizar las reservaciones con la empresa EMPRESA TRANSPORTE y con los hoteles. Los listados de los pasajeros tienen la cantidad y datos personales de los pasajeros así como detalles médicos. Estos listados son llevados a EMPRESA TRANSPORTE en forma personal y tienen que ser realizados con una anticipación de tres (3) meses de no hacerlo en este tiempo se pierden las unidades. En cuanto a las reservaciones de los hoteles lo hace a través de fax y teléfono con una anticipación de entre 3 y 4 meses. Los problemas se presentan cuando se traspapelan los listados, se pierden hojas del listado o no se cumplen los tiempos de reservación causando problemas económicos perdidas de tiempo y por sobre todo dañando la imagen de la organización. Además de estos problemas también se quiere analizar el proceso de reservaciones por el costo de papelería, traslado, tiempo y teléfono.

CONCLUSION Los listados se pierden en forma parcial, total o llegan tarde a los proveedores, causando costos económicos, de tiempo y perdida de imagen de la organización no pudiendo cumplir con los objetivos organizacionales y su misión. Por lo tanto se recomienda una integración entre la organización y la empresa EMPRESA TRANSPORTE, y los hoteles con una extranet así las listas son enviadas en forma segura y apenas se concrete la venta. Permitiendo hacer transacciones seguras entre las empresas reduciendo costos, tiempo y cumpliendo con los objetivos organizacionales.

FACTIBILIDAD

ANALISIS DEL PROBLEMA En cuanto a la urgencia del problema podemos decir que tiene una urgencia media alta ya que si bien esto no ocurre a menudo pero cuando ocurre los costos son muy altos. Por ello vamos a hacer un cálculo que seria perder un solo viaje. En un colectivo entran 42 personas, cada una paga por una semana de viaje estudiantil la suma de $2800. Por lo tanto seria un total de $117.600, de los cuales un 60% pertenece a la empresa y seria $70.560 por viaje de 42 personas. Como en temporada (septiembre, octubre y noviembre) por cada mes tienen un promedio de 16 viajes por mes y según registro paso esto en 3 oportunidades en promedio por mes $70.560 x 3= $211.680 y por lo tanto en los 3 meses seria $635.040 si a eso lo dividimos en 12 meses seria $52.920 mensuales. A todo esto le agregamos los costos de papel y otros de $6000 por mes, por lo tanto por mes seria un gasto de $58.920. El estudio de factibilidad de la solución es de 2 meses. En cuanto a las restricciones y requerimientos tenemos: Económicas: el valor de la solución no debe superar el monto de $58.920 Técnicos: las reservaciones deben ser realizadas a los 2 días máximo de realizada la venta. Se hace mucho hincapié en la seguridad del sistema. Otros: el equipamiento técnico deben pertenecer a empresas de prestigio, que nos den garantías de seguridad y calidad de los sistemas de información

Solo proponemos una alternativa que es la de instalar un red de extranet con le empresa EMPRESA TRANSPORTE y con los HOTELES que trabajan con “LA EMPRESA”. Vamos a necesitar: - Servidor de la extranet: aloja los datos que se pondrán a disponibilidad de los usuarios externos: socios de negocios, proveedores y/o clientes. - Sistemas internos: parte de los datos de estos sistemas se colocan en la extranet, y a la vez, los usuarios de la extranet podrán ingresar datos a los sistemas a través de ésta. - Protección de acceso: de acuerdo a la importancia estratégica de los datos ofrecidos, se colocarán mecanismos de protección más o menos fuertes, de modo de garantizar al menos la identificación de los usuarios externos que acceden a los datos. - Firewall: un conjunto de software, hardware y políticas de seguridad que protege la red interna de la organización, de modo que no pueda ser accedida por usuarios no autorizados. Es una protección fuerte, crítica para la seguridad de la red. - Conexión a Internet: en general, se trata de una línea dedicada, en lugar de accesos discados (dial-up).

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Se puede configurar un dispositivo SonicWALL Aventail E-Class SRA EX-750, EX6000 o EX-7000 para ofrecer sitios individuales del portal Aventail WorkPlace para cada socio empresarial. Cada socio tendrá su propio URL que le permitirá acceder a un portal que se ha personalizado para ajustarse al aspecto de su empresa. El acceso de socios se rige por reglas de control que limitan el acceso únicamente a la información que es importante para ellos. Según las necesidades, las reglas de acceso permiten que ciertos socios faciliten agentes cliente-servidor a los usuarios como parte del inicio de sesión en el portal. Así la empresa ofrece a sus socios un acceso seguro a las aplicaciones, al tiempo que garantiza que los socios accedan únicamente a información pertinente y autorizada. El sistema va a demandar entre 3 y 4 meses de diseño administrativo, prueba, conversión, documentación y entrenamiento. CONCLUSION RECOMENDACIONES

Observamos un ahorro en el costo del papel y del tiempo de respuesta, además los usuarios acceden a la información cuando lo desean (durante las 24 horas, los 7 días de la semana), a su propio ritmo y en la medida en que lo necesitan. Esto redunda en una mejor calidad de atención, una reducción del personal que normalmente debería atender consultas telefónicas y una agilización de los procesos de información entre las compañías. Los sistemas de la empresa son virtualmente accesibles desde cualquier parte del mundo, al costo de acceso a Internet. Los accesos a la extranet no tienen porque ser permanentes, puede brindarse el acceso temporario a los datos a un grupo de personas de otra organización y luego eliminar el acceso cuando ya no es necesario. Una extranet puede significar una optimización considerable de los procesos de la compañía, tanto internos como en relación con otros individuos (clientes, proveedores, socios de negocios). Esta mejora en los procesos puede implicar la reducción de los tiempos de atención, acercamiento de los distintos participantes, mayor automatización y simplificación del proceso en si mismo.

DISEÑO LOGICO OBJETIVOS El objetivo es mejorar de manera eficiente la reservación de los servicios de los proveedores necesarios para el paquete de servicios de la empresa “Estrella Líder”

RESUMEN DE ANTECEDENTES El nuevo sistema debe permitir a través de una red extranet estar en línea con los proveedores (EMPRESA TRANSPORTE y hoteles) y poder realizar las reservaciones pertinentes en forma eficiente. La empresa tiene como fecha limite 3 meses antes del viaje para realizar las reservaciones, con este sistema apenas se firma el contrato con los grupos estudiantiles (clientes). Para ello se requiere el listado de pasajeros y el certificado de reservaciones. El departamento de reservaciones cuenta con dos empleados encargados de hacer las reservaciones previamente chequeado el listado de pasajeros. Se cuenta con servidor de extranet, sistemas internos ya que parte de los datos de estos sistemas se colocan en la extranet, a su vez los usuarios de la extranet podrán ingresar datos de los sistemas a través de estas. También se realizo una protección de acceso de los datos ofrecidos, se colocaran mecanismos de protección mas o menos fuertes de modo de garantizar al menos la identificación de los usuarios externos que acceden a los datos. Del mismo modo se instala un FIREWALL para proteger a la red interna de la organización de modo que no pueda ser accedida por usuarios no autorizados, siendo fuerte ya que es crítica para la seguridad de la red. También contamos con una conexión a Internet y tres maquinas con un disco rígido de 320 GB y una memoria de 2 GB.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Los cambios propuestos sobre el sistema actual son los siguientes: •

•

Función reservaciones: las reservaciones se realizaran on line a través de una red de extranet que permite ver y modificar el archivo de reservaciones y también poder ver su archivo maestro de servicios, cambiando así la manera anterior de reservaciones que era de forma manual, vía fax o telefónica Respecto a los formularios: se rediseño el formulario de reservaciones incluido en anexos.

ANTECEDENTES 1-Descripción de funciones Se ha rediseñado las siguientes funciones: Relacionadas: función ventas que no va a ser computarizada. Principales: función reservaciones

Vamos a detallar las funciones recién nombradas:

Función ventas: Su objetivo es concretar las ventas con los clientes y emitir el listado de pasajeros para que se realicen las reservaciones pertinentes y los vouchers para los clientes Entradas: necesita el contrato firmado de los clientes para poder emitir el listado de pasajeros. Salidas: emisión del listado por duplicado Archivos: el archivo que utiliza es el maestro de clientes Procedimiento: la gente de ventas cierra el contrato y traspasa los datos de los pasajeros al sistema, emitiendo un listado por duplicado archivando uno por fecha y al otro emitiéndolo a reservaciones. Una vez que reservaciones envía a ventas el certificado de reservaciones ingresa al sistema e imprime los vouchers que serán entregados a los clientes. Se archiva el certificado de reservaciones firmado por el gerente.

Función reservaciones:

Su objetivo es realizar las reservaciones pertinentes y de forma eficiente Entradas: Recibe el listado de pasajeros con sus datos e información pertinente para realizar las reservaciones adecuadas. Salidas: emite el certificado de reservaciones por triplicado. Archivos: Usa los archivos reservaciones y maestro de servicios ambos de los proveedores a través de la extranet. También utiliza el archivo de reservaciones de la empresa. Procedimiento: Recibe el listado de pasajeros e ingresa a los archivos de los proveedores de reservaciones y maestro de servicios. En el archivo de los proveedores de reservaciones cargamos nuestros datos y el/los servicios que requerimos de ellos. Emite el certificado de reservaciones por triplicado. El gerente controla que las reservaciones sean correctas en cuanto a la cantidad de pasajeros y otras informaciones. Si están correctas las reservaciones se firma y se envía una a ventas así emita los vouchers a los clientes. Archiva un certificado de reservaciones junto con el listado de pasajeros por fecha y envía al departamento Caja/cobranzas para que autorice el pago a los proveedores por las reservaciones.

VENTAS

RESERVACIONES

cliente firma contrato

1

Reservaci ones proveedor

reservacio nes

Mtro cliente

Mtro. Servicios proveedor

2 Listado1

Reservaciones 1

Listado

2

F control

no

Reservacione 1

Gerente

Reserv Correcta?

si

firma

reservacion vouchers

listado F

Reservacione 2

Cliente F

Reservaciones 3

Caja/Cobranzas

2-Sistema de codificación Sevan a codificar los clientes (colegios) por el numero del contrato. 3-formularios

Listado de pasajero EMPRESA San miguel de Tucumán Numero: 0000010 (numero del contrato) Fecha:

DESTINO: CANTIDAD DE PASAJEROS: FECHA DE IDA: FECHA DE VUELTA: ESCUELA/COLEGIO: APELLIDO/NOMBRE DNI

DIRECCION

TELEFONO

OTRO

CERTIFICADO DE RESERVACIONES DE EMPRESA TRANSPORTE EMPRESA TRANSPORTE Nº: XXX Av. Brigido Terán 250 Teléfonos: (0381-43075 84) Fecha: Cuil:

CLIENTE: LA EMPRESA UNIDADES: XXXX CARACTERISTICAS: Semi cama (56 asientos) TV/DVD Calefacción/aire Baño DESTINO: FECHA DE VIAJE FECHA DE VUELTA CANTIDAD DE PASAJEROS

FIRMA: