Desarrollo de un Business Case para justificar un Proyecto de Inversión

Qué buscan los Tomadores de Decisiones? Los tomadores de decisiones desean asegurarse de que las decisiones que toman son las correctas y proporcionarán los resultados esperados...

Qué buscan los Tomadores de Decisiones: o o o o o o o o o

Cortos Tiempos para el logro de Beneficios Bajo/Justo Costo Total de los Proyectos Habilitar el Crecimiento y Agilidad Reducir Riesgos Resultados del Business Case (ej., Retorno sobre la Inversión - ROI) Autosuficiencia y Gente Preparada Simplicidad Aprovechamiento de la Organización Fundaciones para la Mejora Continua

Soluciones que sean: o Apropiadas o Justificadas o Implementables o Sustentables

Algunas cosas debieran ser obvias… En ciertos casos, el Business Case para hacer algo simplemente se trata de “es necesario hacerlo” – sentido común

Desafortunadamente, el “sentido común” es muchas veces el menos común de los sentidos

Qué es un Business Case? Definición de Business Case… • Un Business Case es parte de los entregables de un proyecto, generado previo al inicio de la implementación del mismo • El Business Case responde a una necesidad de la empresa que el proyecto busca satisfacer. Incluye: o Razón(es) del proyecto o Beneficios esperados y métricas claves o Opciones consideradas (con las razones para el rechazo o aprobación de cada opción) o Costos / Inversiones esperados o Análisis financiero o Supuestos principales o Riesgos esperados o Cronograma de implementación o Próximos pasos • La comparación entre la “situación base" y el proyecto propuesto define la justificación

Qué es un Business Case? En su forma más simple, un Business Case se trata de justificar la inversión requerida en función del valor potencial de creación

Business = Case

Valor Agregado Inversión Requerida

El Valor Cuantitativo y Cualitativo y los componentes de Inversión deben tenerse en cuenta para desarrollar un Business Case

Qué significa Valor Agregado? Hay distintas formas de crear Valor, y todas deben ser tenidas en cuenta en un Business Case • Facturación • Crecimiento Incrementar • Calidad Estos • Servicio • Flexibilidad

Valor =

• • • • •

Riesgos Tiempos Costos Capital de Trabajo Impuestos

Reducir Estos

Cuáles son los drivers que afectan el ROI?

Activos y Pasivos

Gastos e Ingresos

Incrementar Facturación Reducir Costo de Bienes Vendidos Reducir Costo de Ventas Reducir Costos Logísticos Reducir Costos Administrativos

Incrementar Margen Bruto

Reducir Costos Operativos

Reducir Impuestos Incrementar Margen Operativo Neto Antes de Imp.

Estos son los Drivers que impactan en el Business Case Incrementar Ingresos Netos

Reducir Pago Intereses

Incrementar Retorno sobre Inversión (ROI)

Depreciación Reducir Capital de Trabajo

Reducir Capital Neto

Reducir Activos Fijos

Reducir % Costo de Capital

Reducir Costo de Capital

Beneficios Intangibles “Si bien los beneficios intangibles son difíciles de cuantificar, no hay razón para valorarlos en cero en un análisis de gastos de capital. El cero es, al fin, no menos arbitrario que cualquier otro número. Contadores conservadores que asignan valor cero a muchos beneficios intangibles prefieren estar equivocados con precisión para ser imprecisamente correctos. Los gerentes no deben seguir su ejemplo.” - Robert Kaplan, Harvard Business School

En conclusión Es un beneficio o no? Si lo es, cuantifíquelo, aunque sea en forma imprecisa.

Cuáles son los costos involucrados?

Ilustrativo

Los distintos componentes de costos involucrados debe ser definidos y calculados… Costos Logísticos Totales Costos de Transporte

Costos de Mano Obra

Costos de Sistemas

Costos de Inventario

Costos de Infraestr.

Otros Costos

Entrada

Cendis

WMS

Costo Producto

Centros de Distribución

Servicios Profesionales

Servicios de Apoyo

Costos de Transición

Salida InterBodegas

Directa Indirecta

Soporte Operaciones

WCS TMS

Directo Indirecto

Rutas de Distribución

LMS

Indemnizac.

ERP

Devoluciones

Capacitación

Otros Sistemas de Ejecución y Planeación de Cadena de Suministro

Costos Flota Mantenimiento Arriendo Gasolina Peajes Impuestos Seguros

InventarioCompras Cantidades Descuentos Fletes Otros

Costo Tierra Mantenim. Parques Edificios Equipamiento

Equipos de Manejo de Materiales Servicios Eléctrico Gas Agua

Personal Materiales Inventario Apertura/Cierre Edificios

Impuestos Aranceles IVA Renta Otros

Seguros

Propiedad Responsabilidad

Incentivos Contingencias

Por qué las Compañías invierten en Logística? En general existen 2 razones típicas para proyectos logísticos estratégicos y de diseño e implementación de Centros de Distribución 1. Re-alineación con Cambios en el Negocio

Dónde estamos Cambio requerido en Capacidades

Dónde debemos estar

2. Cambio del trade off Costo vs. Servicio

Mejora Servicio

Nivel de Servicio

T2

T1

Reducción Costos

Costos Logísticos         

Cambios Negocio Crecimiento en Volumen (o Reducción) Ejemplos Nuevos Clientes Cambios en Requerimientos de Clientes Cambios en capacidades de distribución Nuevos Servicios Nuevos Mercados / Áreas Geográficas Cambios en portafolio de productos Fusiones y Adquisiciones Decisión de tercerización o insourcing de operaciones

Objetivos Negocio          

Racionalización de Inventarios Ejemplos Minimización Costos de Transporte Minimización Costos de Infraestructura Minimización Costos de Mano de Obra Minimización Costos Administrativos / Planeación Minimización de Impuestos Minimización de nivel de errores Incremento de Fill Rate Incremento de Flexibilidad Incremento de Seguridad

Enfoque del Business Case – Preguntas Clave Una serie de preguntas clave que deben ser respondidas para definir el enfoque de Business Case...

Cuál es el enfoque, roles y responsabilidades?

Cuáles son los Indicadores para la justificación?

Por qué se está realizando el proyecto?

Qué define el éxito del proyecto?

Preguntas del Business Case

Qué drivers justificarán el proyecto?

Cuál es la “situación base” para justificar el proyecto?

Cuál es el resultado esperado?

Preguntas Clave (continuación) Debemos definir “por qué” se está realizando el proyecto y “qué” define el éxito del mismo… • Por qué se está realizando el proyecto? o Habilitar crecimiento (ej. limitaciones capacidad, adquisiciones)? o Habilitar cambios (ej. Nuevos canales, cobertura geográfica, cambios en perfil de pedidos de clientes)? o Reducir costos (ej. eficiencia, consolidación, tercerización, reducción de inventarios (capital de trabajo), transporte)? o Combinaciones? • Qué define el éxito del proyecto? o Logro de Capacidades (capacidad, productividad, servicios, etc.)? o Costos (ej. costo por unidad)? o Velocidad de implementación? o Facilidad de Implementación? o Otros?

Preguntas Clave (continuación) Tenemos que saber que “esperar” del proyecto y cuál es la “situación base” para comparar distintas alternativas… • Cuál es el resultado esperado (cuál es la hipótesis)? o Instalaciones Actuales: Mejoras operacionales, cambios operativos (ej. servicios), expansión, reingeniería, combinación? o Nuevas Bodegas: Incrementar capacidades (SKUs, Volúmenes, Almacenamiento), consolidación de operaciones existentes, etc.? o Viabilidad de Tercerización (parcial o total) de operaciones? • Cuál es la “situación base” para justificar el proyecto? o Enfoque actual (equipamiento, procesos, sistemas, mano de obra) extrapolado para soportar el crecimiento? o Alternativas manuales o de mínima tecnología (equipamiento, procesos, mano de obra) extrapolado para soportar crecimiento? o Tercerización parcial o total de operaciones? o Otros?

Preguntas Clave (continuación) Debemos saber cuáles son los drivers de valor que justificarán el proyecto y los indicadores a medir? • Cuál es la base para la justificación (drivers de valor)? o Reducción de costos (ej. costo por unidad)? De ser así, qué o Margen operativo incremental? parte de este valor es posible asociar o Reducción de costos de transporte? con el proyecto o Ahorro de inventarios por cross docking? logístico? o Cumplir con un presupuesto pre-definido? o Costo más bajo? …comparado con qué? o Otros? • Cuáles son los indicadores o Tasa mínima de retorno? o Período de Repago? o Flujo de caja descontado?

de justificación del proyecto? o TIR? o VAN? o Otro?

Preguntas Clave (continuación) Debe haber un claro entendimiento respecto a cómo va a desarrollarse el Business Case… • Cuál será la metodología, roles y responsabilidades para el desarrollo del Business Case? o Quién hará qué cosa? o Cómo será comunicado el Business Case y por Quién? − Plantillas existentes para desarrollo de Business Case? − Presentación a la Junta Directiva? − Otros?

o Qué metodología y enfoque se utilizará? − Business Case “todo incluido” (inversiones esperadas y retorno asociado)? − Proveer componentes del Business Case (ej. Equipamiento, Sistemas, Mano de Obra)?

Las respuestas a estas preguntas clave que proporciona una base sólida para el desarrollo de un Business Case

10 Principales Razones de Fracaso de Proyectos! Desafortunadamente, el mundo cuenta con muchos proyectos que no han sido exitosos – estas son las 10 principales razones: 1. La falta de apoyo de la Alta Dirección. 2. Demasiado trabajo, muy pocos recursos, sin tiempo suficiente y con limitaciones presupuestarias. 3. La falta de miembros del equipo dedicados y conocedores del proyecto con clara responsabilidad y empoderamiento.

4. Falta de metodología, documentación, reportes y planes probados. 5. Trabajo en "Silos", falta de integración de flujos de trabajo, con impacto en gente, procesos, tecnología y activos. 6. La falta de participación transversal y del usuario final – no se cuenta con voces y visiones (lentes) de las distintas áreas de la empresa.

7. Cronograma del proyecto y el alcance no está bien definido o administrado. 8. Falta de Planes de Transición a tiempo. 9. Expectativas sin alineación referentes a las aplicaciones (ERP, WMS, WCS, etc.). 10. Falta de voluntad y/o capacidad de cambiar el “status quo”.

Resumen Conclusiones de la presentación… • El Business Case debiera basarse en el Retorno sobre la Inversión (ROI) o En general se pone mucho foco sobre la “I” (Inversión) y un menor tiempo es dedicado a analizar la “R” (Retorno) o Los tomadores de decisiones se van a enfocar en la “R” (Retorno sobre el Capital Invertido) – deben creer y apoyar el valor de los factores involucrados en la “R” o Ejemplo: En un proyecto de 8 años de vida útil que tiene un repago simple de 2 años, un error del 10% en el cálculo de la “R” es igual a un 40% de error en la “I” – es importante dedicarle suficiente tiempo a validar el cálculo de las “Rs”!

• En última instancia, un Business Case se enfoca en ayudar a los responsables de las empresas a la toma de las mejores decisiones • Una vez aprobado el proyecto, el foco debe orientarse a garantizar el cumplimiento de dicho Business Case!

Acerca de Fortna

Fortna diseña, implementa y soporta soluciones de Cadena de Suministros, garantizando soluciones exitosas, compartiendo riesgos con sus Clientes Ubicaciones

Algunas Cifras

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Información adicional sobre los servicios y herramientas discutidos se encuentra disponible en www.fortna.com. Para mayor información: Juan Recondo Vice Presidente LATAM Teléfono: 314.299.7722 Email: [email protected] Web-site: www.fortna.com