CAPITULO I: FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 1.1 Titulo descriptivo del proyecto Desarrollo de un sistema informático automatizado para la administración del taller de vehículos automotores de la Alcaldía Municipal de San Miguel.

1.2 Planteamiento del problema Los sistemas informáticos se han convertido en un recurso que muchas instituciones tanto públicas como privadas emplean hoy en día, para mejorar sus procesos administrativos y operativos y con ello simplificar el trabajo al interior de dichas instituciones. El departamento de mantenimiento y aseo de la Alcaldía Municipal de San Miguel, cuenta con un taller para la reparación y mantenimiento de aproximadamente 58 vehículos automotores entre los que se encuentran vehículos livianos y pesado, estos son propiedad de la Alcaldía Municipal, el servicio que estos vehículos prestan a la población es de mucha importancia ya que con ellos se da el mantenimiento a la ciudad de San Miguel. El proceso administrativo interno que se realiza para dichas tareas se hace de forma manual, utilizando distintos formularios que se llenan dependiendo de la tarea a realizar, el encargado del proceso administrativo del taller hace la recepción de vehículos, cuando este necesita su respectivo mantenimiento o reparación; hace una serie de diagnósticos a través de formularios que se hacen de forma manual, estos a su vez permiten llevar el historial de cada uno de los vehículos, las piezas que han sido reparadas y el monto de la pieza que ha sido sustituida, si se les ha hecho algún cambio de lubricante y demás reparaciones, cabe mencionar que los formularios no siempre están actualizados

y la información no está en un lugar centralizado y

seguro donde se pueda revisar con facilidad, a su vez se lleva en otros formularios el control de gastos de cada mes, que son necesarios para totalizar los gastos que se 10

hacen en cada año, los cuales son archivados de forma manual lo que dificulta su tiempo de búsqueda de algún documento cuando es requerido. El jefe de taller es el encargado de pedir las piezas de los vehículos que se van a reparar, lo hace a través de una nota dirigida a la UACI la cual se realiza en máquina de escribir, este proceso es muy tedioso ya que debe de llenar de

una forma

manual.

1.3 Situación problemática El taller de vehículos automotores de la Alcaldía Municipal de San Miguel, cuenta en la actualidad con un mecanismo manual con el cual llevan a cabo los diferentes procesos mencionados anteriormente; siendo este un mecanismo que hace que el procesamiento, búsqueda y emisión de reportes de datos sea lento, y con poca seguridad de los mismos.

Por tal razón surge la necesidad de brindar una solución adecuada proponiendo el desarrollo de un sistema que les facilite llevar el control de sus procedimientos, tiene como meta final hacer el proceso administrativo interno de una forma automatizada para mejorar la eficiencia y el control del mismo.

1.4 Enunciado del problema El desarrollo de un sistema informático automatizado para la administración del taller de vehículos automotores de la Alcaldía Municipal de San Miguel, permitirá mejorar la eficiencia del proceso administrativo interno.

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1.5 Justificación Los sistemas informáticos son una herramienta muy importante tanto en las instituciones públicas como privadas, ayudan a mejorar los procesos, haciéndolos más eficientes y eficaces, esto es de gran beneficio ya que se ahorra tiempo y recursos además de llevar un mejor control interno, lo cual permite la búsqueda de archivos de una forma más rápida, segura y confiable. Es por ello que toda institución que maneje información de tipo administrativa debe contar con sistemas informáticos que hagan estas tareas de manera más optima, permita incorporar técnicas modernas de control y administración que proporcionan herramientas que ayudan a simplificar las tareas, y ayude a la organización de las instituciones. A través de este sistema se pretende llevar un mejor control en el área administrativa para simplificar los procesos que se realizan en la actualidad, así como el registro de todos los diagnósticos e historiales de los vehículos y de las piezas a cambiar en ellos. En la realización de este sistema informático se verán beneficiados:



La alcaldía municipal de San Miguel: Tendrá un mejor control sobre las operaciones que se realizan en el departamento de mantenimiento específicamente en su taller ya que la información estará ordenada, y ahorrará tiempo en la entrega de reportes.



Los empleados del área administrativa del Departamento de Mantenimiento de la alcaldía municipal de San Miguel: Podrán hacer su trabajo de una forma más eficiente y con un mayor control sobre el mantenimiento de los vehículos, simplificará la manera de llenar los formularios de control, haciendo estos procesos de forma más rápida y eficaz.



Grupo investigador: Permitirá poner en práctica los conocimientos adquiridos durante el desarrollo académico y así obtener experiencia en el área del desarrollo y análisis de 12

sistemas, además conocer la gestión y operación de los procesos administrativos del área de mantenimiento de vehículos en el taller de la Alcaldía Municipal de San Miguel. 1.6 Delimitaciones

1.6.1 Delimitación espacial. El presente trabajo se realizará en el taller de la Alcaldía Municipal de San Miguel que se ubica sobre la avenida Roosevelt ex predio DUA San Miguel, El Salvador.

1.6.2 Delimitación temporal. El tiempo estimado para elaborar el trabajo, será de siete meses a partir de la fecha de aprobación del perfil del proyecto de tesis.

1.6.3 Delimitación teórica. 

HERNÁNDEZ SAMPIERI, Metodología de la investigación, Mc Graw Hill, 2003, México.



ROGERS. PRESSMAN, Ingeniería de Software, Un enfoque practico, Mc Graw Hill.

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. LAUDON KENNETH C, LAUDON JANE P., Sistemas de Información Gerencial, Prentice Hall

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1.6.4 Definición de unidades de análisis o elementos de observación

Jefe de de taller: Es el encargado de supervisar todas las funciones que se realizan en el taller, además se encarga de autorizar las reparaciones y hace los pedidos de repuestos. Secretario: Su función principal es redactar los pedidos que el jefe de taller hace, además de archivar la documentación. Operador: La función principal es apoyar al jefe de taller tanto en las acciones administrativas como operativas del departamento. Mecánico: es el encargado de dar mantenimiento y reparación a los vehículos. Motorista: La función principal es la de llevar el vehículo al taller para su respectivo mantenimiento y llevarlo cuando presente una falla. 1.6.5 Situar el problema en el contexto socioeconómico, político, histórico y tecnológico. Contexto socioeconómico. Con la realización de los procesos en el área de taller de vehículos, que pertenece al departamento de mantenimiento, actualmente se beneficia el área del control y manejo vehicular de la Alcaldía Municipal de San Miguel y la comunidad migueleña, ya que cuando ocurre alguna falla en el equipo, esta área les ayuda a solucionar el problema, sin embargo para el área administrativa, esto genera mucha demora de tiempo ya que todo se realiza de forma manual, lo que produce atrasos en el servicio brindado, lo cual incurre en inversión de mas tiempo y dinero, afectando así a la Alcaldía como ente representativo, y a la sociedad, porque al mantenerse en reparación los vehículos por mucho tiempo, dejan de cumplir con las obligaciones sociales de la comunidad migueleña. Con el desarrollo del sistema informático se beneficiará de manera primordial a las 195 personas directamente relacionadas con el área de taller, a los diferentes departamentos o aéreas de la Alcaldía Municipal que hacen uso de los vehículos y a toda la población del municipio de San Miguel ya que los vehículos estarán menos

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tiempo en el área de taller para poder cumplir con la misión de servir a la población de una manera más eficiente. Contexto político. La alcaldía municipal de San Miguel es una de las principales entidades políticas a nivel Nacional, por ende tiene que llevar todos sus procesos de una forma óptima y ordenada, el área de taller específicamente es considerado por la Alcaldía Municipal de San Miguel, una de las instituciones reconocidas por los servicios que presta a la comunidad migueleña por medio de la reparación de los vehículos municipales y el control y manejo de los registros que estos llevan, cumpliendo con las políticas y normas establecidas. Contexto Histórico. Los administradores del área de mantenimiento de vehículos llevan un control y registro de todos los procesos de forma manual, los cuales son almacenados posteriormente en cajas y buscados de forma manual desde revisiones a los automóviles, ajuste y alineados como también el manejo de inventarios y controles de los procesos que se realizan dentro de los talleres mecánicos, dichos procesos se efectuaran con agilidad y eficacia al implementar nuevas herramientas de trabajo que en este caso es el desarrollo de un Sistema Informático.

Contexto Tecnológico. Algo que resulta fundamental en la administración moderna, es el hecho de organizar; incluso se considera que ninguna organización puede funcionar a la larga sin un Sistema Informático y una cadena de comunicación formal que coordine las actividades de la empresa y canalice las instrucciones al usuario respectivo. El organizar, controlar y planear constituye las funciones básicas de la administración, mismas que son altamente significativas en el desempeño de los sistemas de información para la administración. Los Sistemas Informáticos ayudan en la planeación, control y toma de decisiones asegurando que la información sea exacta, segura y confiable y que esté disponible cuando se necesite. 15

1.7 Objetivos de la Investigación

1.7.1 Objetivo General Diseñar un sistema informático que permita controlar y gestionar eficientemente el proceso

administrativo

del

departamento

de

mantenimiento

de

vehículos

automotores de la Alcaldía Municipal de San Miguel.

1.7.2 Objetivos Específicos a) Analizar los requerimientos de los usuarios para la automatización de los procesos administrativos: 1- Inventario de taller. 2- Control de vehículos. 3- Control de reportes. b) Diseñar a la medida el sistema informático que cumpla las necesidades actuales y futuras del taller de la Alcaldía Municipal de San Miguel. c) Implementar el sistema informático para obtener un mejor tiempo de respuesta en la reparación inspección y toma de vehículos.

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1.8 Alcances 

Automatizar el inventario de vehículos automotores del taller de la Alcaldía Municipal de San Miguel.

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Seguimiento de las órdenes de compra de piezas y suministros que se utilizan en el taller de vehículos automotores de la Alcaldía Municipal de San Miguel.

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Estandarizar los formularios de control de operaciones de los vehículos.

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Organizar físicamente los tipos de reportes que el sistema genere.

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1.9 Limitaciones. a) El taller no cuenta con un inventario de vehículos, piezas y herramientas. b) El taller no lleva un seguimiento de las órdenes de compra de los repuestos y suministros que se realizan dentro del mismo. c) La información que posee el taller no se encuentra en formularios estándar.

d) El sistema propuesto es un sistema aislado que no tendrá relación con ninguna otra

área de la alcaldía municipal de San Miguel.

e) Los registros actuales se encuentran desorganizados lo que dificulta la búsqueda de los mismos.

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