DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA NORMALIZADA Santiago Muriel Hernández Mayra M. Mena Múgica

Aplicación de ISAD (G) Tomando la Norma como modelo, los distintos archivos y sistemas archivísticos la han desarrollado y utilizado en sus procedimientos descriptivos. En el caso de los Archivos Estatales del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, el esquema de ISAD (G) es la base del sistema de trabajo y difusión documental de PARES (Portal de Archivos Españoles)

Aplicación de ISAAR (CPF) Al igual que con la ISAD (G), en los Archivos Estatales del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, el esquema de ISAAR (CPF) es la base del sistema de trabajo y difusión de las autoridades productoras de documentos. Los registros de Autoridad se crean en PARES y se difunden a través del Censo Guía de Archivos.

Aplicación de ISDIAH En los Archivos Estatales del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, el esquema de ISDIAH es la base del sistema de trabajo y difusión de las descripción de instituciones que conservan fondos de archivo. Los registros de se generan en el Censo Guía de Archivos; aunque la información que proponen sus distintos campos también se observa en las distintas páginas web de los Archivos Estatales.

NORMAS DEL CIA El Consejo internacional de Archivos (ICA/CIA) ha desarrollado cuatro normas internacionales de descripción: • ISAD (G) (1ª ed. 1994: 2ªed. 2000), destinadas a describir el contenido de los fondos desde un punto de vista multinivel • ISAAR (CPF) (1º ed. 1994; 2º ed. 2004), para documentar el contexto de creación de los fondos (Productores) • ISDF (2007), para describir las funciones • ISDIAH (2008), para la descripción de las instituciones que custodian de fondos archivísticos

El proyecto de Normas Españolas de Descripción Archivística: NEDA •

La Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA) se crea por Orden del Ministerio de Cultura de 25 de mayo de 2007, disposición en la que se regula su adscripción, objetivo, composición, funciones y determinadas cuestiones de funcionamiento.

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En el preámbulo de esta disposición se expone la carencia de la comunidad archivística española de unos estándares profesionales comunes en el campo la descripción de documentos de archivo.

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Se destaca la urgente necesidad de reactivar el proceso de normalización en esta materia, especialmente si se tiene en cuenta el actual contexto social y tecnológico, en el que el proceso continuo de mejora del acceso a los recursos archivísticos implica seguir avanzando en la plena utilización de las nuevas tecnologías de la información y de las comunicaciones, impulsar el trabajo en red, la consulta a distancia y la configuración de sistemas unificados de información archivística.

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Se creó la Comisión de trabajo permanente, integrada por expertos, la cual asume el desarrollo y actualización del conjunto de normas profesionales (reglas, convenciones, directrices, etc) que conformarán las Normas Españolas de Descripción Archivística (NEDA).

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El objetivo de la CNEDA es el asesoramiento al Ministerio en el desarrollo y actualización de las NEDA, que quedan definidas como la herramienta normativa aplicable en la descripción de documentos de archivo, orientada a la mejora continua del acceso a los recursos archivísticos.

ISAD (G) ISAAR (CPF) ISDIAH ISDF

El Modelo Conceptual de Descripción Archivística de la NEDA El Modelo establece los requisitos mínimos para la elaboración de Descripciones de Documentos de Archivo, Agentes y funciones. Definición de Descripción Archivística Elaboración de representaciones de documentos de archivo y, en su caso, de otras entidades archivísticas: agentes, funciones, etc. - Un proceso continuo. - Para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo. - Mediante el registro de información estructurada sobre el contexto, contenido y estructura de los documentos de archivo.

El Modelo establece una serie de entidades, y subentidades, que explica en cada caso, y las relaciones entre las mismas:

TIPOS DE ENTIDADES QUE ESTABLECE EL MCDA:

TIPOS DE RELACIONES QUE ESTABLECE EL MCDA: Definición de Relación: Desde el punto de vista de la técnica de modelado de datos entidadrelación, en este Modelo conceptual las relaciones constituyen asociaciones de cualquier clase entre entidades (de los seis tipos) de la realidad archivística (mundo real), percibidas como vinculaciones de diferente tipo (mundo conceptual), las cuales pueden estar reflejadas en los sistemas de descripción archivística (mundo de las representaciones) de distinta manera, pudiendo incluso llegar a constituir enlaces electrónicos entre descripciones digitales. La identificación de los diferentes tipos de relación constituye una parte fundamental del Modelo, dado que en los sistemas de descripción archivística las relaciones son esenciales para preservar el significado, el valor testimonial, el contexto y la accesibilidad de los documentos de archivo a través del tiempo.

Tipos de Relaciones mínimas:

Documento de Archivo con Documento de Archivo Documento de Archivo con Agentes Documento de Archivo con Funciones y Subfunciones Documento de Archivo con Normas Documento de Archivo con Conceptos, Objetos, Acontecimientos Documento de Archivo con Lugares

ICA-EGAD: Grupo de Expertos en Descripción Archivística •

Fue creado por el Consejo Internacional de Archivos, para tratar de responder a las mismas preguntas que se está planteando NEDA.

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Su objetivo es desarrollar un modelo conceptual de datos que permita a los archiveros integrar e interrelacionar las cuatro normas descriptivas del CIA en sistemas de información archivística completos.

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Toma como modelos de inspiración, el MCDA, y el Modelo Conceptual de los Archivos de Finlandia (2013).

NORMAS PARA LA ELABORACIÓN DE PUNTOS DE ACCESO NORMALIZADOS •

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En el año 2007 comenzaron los trabajos para la elaboración de una Norma de Puntos de Acceso, presentada en Julio de 2010 como Norma para la elaboración de puntos de acceso normalizados, creada por la Subdirección General de los Archivos Estatales. Se trataba de responder a la necesidades de crear índices (puntos de acceso) pertinentes para la recuperación de las descripciones de los documentos de archivo, en todos sus niveles. Las NPA1 se implantaron en el sistema PARES, para generar registros de Puntos de Acceso normalizados dentro del sistema. Puede ser adaptada como documento de referencia para otras instituciones archivísticas y sistemas de descripción. Está abierta a modificaciones, a medida que el sistema informático vaya evolucionando e incorporando nuevas mejoras. Así, las NPA1 han dado paso a las NPA2, en período de pruebas desde 2012, y que con algunas mejoras serán publicadas en breve.

Las NPA desde sus inicios pretendieron ajustarse a los trabajos desarrollados por la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA), conforme a los Tipos de entidad y relaciones propuestos por el Modelo Conceptual de Descripción Archivística. Definición de Punto de Acceso Normalizado: ISAAR (CPF): “Nombre, término, palabra clave, frase o código que se puede utilizar para buscar, identificar y localizar descripciones archivísticas, incluyendo los registros de autoridad” NPA2: “Es el término o términos preferidos para representar una entidad, establecido y construido de acuerdo con una norma determinada, el cual puede formar parte o no de un registro de autoridad o de un tesauro”

Tipos de puntos de Acceso Instituciones Agentes

Familias Personas Materias

Formas Autorizadas del Nombre Términos preferentes

Lugares

Objetivo Una única Forma Autorizada Término Preferente

Varias Unidades de Descripción

Procedimiento de asignación de Puntos de Acceso: 1- Determinar las entidades (instituciones, personas, familias, lugares o materias) mencionadas en la descripción de los documentos de archivo. En general, no se indicarán puntos de acceso de entidades que no figuren en la descripción de la unidad documental. •

Fondos: puntos de acceso normalizados de los agentes (instituciones, familias, personas) vinculados a la creación o producción de los documentos. También los puntos de acceso de las funciones y divisiones de funciones realizadas por dichos agentes.

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Series: puntos de acceso de funciones y de las actividades y procesos que desarrolla una entidad.

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Unidades documentales: Puntos de acceso relacionados con cualquier entidad directamente relacionada con el asunto que trata la unidad.

2- Asignar a la descripción el punto de acceso normalizado que representa a cada entidad

3- Una vez identificado el tipo de punto de acceso normalizado a elaborar para una entidad concreta, se deberá realizar las siguientes operaciones, para lograr la unívoca identificación del mismo: • Para un punto de acceso de institución, familia o persona, deberá construirse una única Forma autorizada del nombre. En algunos casos también será necesarias las Formas paralelas del nombre u Otras formas del nombre. • Para una materia o un lugar, debemos construir un Término preferente; en algunos casos también Términos preferentes equivalentes en otra lengua y Términos no preferentes.

PUNTOS DE ACCESO DE INSTITUCIONES Definición de Institución: Para ISAAR (CPF), es una organización o grupo de personas, identificado por un nombre propio y que actúa o puede actuar como una entidad. Puede incluir también a una persona individual que actúe como una persona jurídica. (p.8) En el Modelo de Entidades y Relaciones de la CNEDA, la institución es una organización o grupo de personas identificado por un nombre propio y que actúa o puede actuar, como una unidad, o bien un cargo institucional desempeñado por una persona. (p.8)

PUNTOS DE ACCESO DE INSTITUCIONES La Forma autorizada se compone de: 1. Nombre de la institución 2. Nombre del área jurisdiccional: en la que desarrolló su actividad o función. 3. Nombre de las institución superior: cuando queramos indicar una jerarquía, la forma autorizada de la institución superior antecederá al de la inferior. 4. Calificadores: cualquier término o frase unidos al nombre de la institución, para deshacer homonimias y ayudar a su identificación. • De actividad o función desempeñada por la institución • De lugar • De fechas de existencia de la institución

Reglas Generales: •

Se consignará como Forma Autorizada el nombre oficial de la institución, a menos que exista una forma convencional consolidada en los documentos de archivo, obras de referencia, estudios especializados, etc. Forma Autorizada: Consejo de Indias Otras formas: Real y Supremo Consejo de Indias

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No se indicará el área jurisdiccional del cuando se trate de instituciones anteriores a 1834 y que no continúen existiendo después de dicha fecha. Forma Autorizada: Consejo de Indias

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Se respetará el nombre legal u oficial de la institución. Si este figura en varias lenguas, se consignará como Forma autorizada la variante en castellano, el resto serán Formas Paralelas del nombre. Forma Autorizada: Archivo Histórico Provincial de Álava (España) Forma Paralela: Arabako Artxibo Historiko Probintizialia (España)

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Si el nombre oficial de la institución sólo existe en una lengua oficial del Estado Español, se indicará este como Forma autorizada, y su traducción al castellano figurará como Otra forma del Nombre. Forma Autorizada: Universitat Operta de Catalunya (España) Otra Forma: Universidad Abierta de Cataluña (España)

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En el caso de instituciones extranjeras o internacionales se respetará el nombre oficial en su lengua original, salvo que exista una forma convencional comúnmente conocida en castellano. Forma Autorizada: Organización de las Naciones Unidas Forma Paralela: United Nations

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Se desarrollarán los acrónimos o siglas en la Forma Autorizada, indicándose en Otras Formas del Nombre. Forma Autorizada: Partido Socialista Obrero Español Otras Formas: PSOE

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Si una institución ha cambiado de nombre a lo largo del tiempo, se elegirá como Forma Autorizada la más reciente, el resto serán Otras Formas del Nombre.

PUNTOS DE ACCESO DE INSTITUCIONES Fuentes de información: Para construir la Forma autorizada de un nombre, se pueden consultar: • El documento o documentos que se están describiendo. • Sistemas de información documental. • Legislación y fuentes oficiales: órdenes, reglamentos, registros oficiales, ordenanzas, etc. • Obras de referencia y monografías especializadas. • Publicaciones y documentos emanados de la propia institución.

PUNTOS DE ACCESO DE INSTITUCIONES Tipologías de Instituciones: 1. Instituciones Territoriales Forma Autorizada: España Otra Forma del nombre: Reino de España 2. Instituciones diplomáticas Forma Autorizada: Embajada de España en Francia (París, Francia) Otra Forma del nombre: Embajada de España en París 3. Instituciones religiosas • Para instituciones comunes a toda la Iglesia u organismos de la Santa Sede Forma Autorizada: Iglesia Católica. Sínodo de los Obispos • Para instituciones de nivel igual o inferior a diócesis: Forma Autorizada: Arzobispado de Zaragoza (España) Forma Autorizada: Parroquia de San Juan Bosco (Madrid, España)

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Órdenes Religiosas Forma Autorizada: Compañía de Jesús Otras formas: Societas Iesus

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Monasterios y conventos Forma Autorizada: Monasterio de San Salvador de Tábara (Zamora, España)

4. Instituciones Temporales Forma Autorizada: Congreso Internacional de Archivos (14º, 2000, Sevilla, España) 5. Instituciones unipersonales: empleos honoríficos, cargos públicos, dignidades representadas por una única persona: Forma Autorizada: Arzobispo de México Forma Autorizada: Virrey de Perú Forma Autorizada: Capitán General de Cuba

PUNTOS DE ACCESO DE FAMILIAS Definición de Familia: Para ISAAR (CPF), las familias son órganos productores de documentos de archivo, junto a instituciones y personas (p. 17). El MCDA, recoge esta idea, las familias son agentes, sujetos que crean, producen y gestionan documentos de archivo. (p. 75). Se entiende por familia a dos o más personas relacionadas por matrimonio, nacimiento, adopción u otra situación jurídica similar, o bien por presentarse ellos mismos como una familia (p. 82)

PUNTOS DE ACCESO DE FAMILIAS La Forma autorizada se puede componer de: 1. Nombre de la familia, casa, dinastía o título nobiliario. 2. Calificadores: cualquier término o frase unidos al nombre de la familia, para deshacer homonimias y ayudar a su identificación. • De actividad: ocupación, negocio o naturaleza que desempeña la institución. • De lugar: el área jurisdiccional en donde la familia desarrolló su actividad o funciones. • Fechas: de existencia o actividad de una familia. • De Título nobiliario: siempre que una familia ostente un título nobiliario se consignará como calificador, puesto que se trata de un rasgo distintivo de la misma.

Reglas Generales: •

Se consignará la Forma Autorizada en orden indirecto Forma Autorizada: Mendoza, familia de

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En el caso de familias casas o dinastías, el primer elemento del punto de acceso será el apellido o apellidos, si la familia tiene un título nobiliario se indicará como calificador: Forma Autorizada: León-Huerta, familia (marqueses de Villafuerte)

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Si hay varias formas para identificar a la familia, etc, se utilizará las más conocida Forma Autorizada: Zúñiga, familia (duques de Béjar) Otra Forma: Stúñiga, familia (duques de Béjar)

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Sólo se optará por el título nobiliario como Forma autorizada cuando no conozcamos la familia, o nos refiramos al conjunto de todas las personas con dicho título: Forma Autorizada: Veragua, duques de

PUNTOS DE ACCESO DE FAMILIAS Fuentes de información: Para construir la Forma autorizada de un nombre, se pueden consultar: • El documento o documentos que se están describiendo. • Sistemas de información documental. • Fuentes oficiales como: registros civiles, registros parroquiales, documentos acreditativos, censos electorales, padrones de población, documentos expedidos por las administraciones públicas o presentados ante ellas por el interesado o sus representantes. • Obras de referencia y monografías especializadas.

PUNTOS DE ACCESO DE FAMILIAS Tipologías de Familias: 1. Casas, dinastías, familias Forma Autorizada: Alba, Casa de Forma Autorizada: Estuardo, dinastía (Escocia) Otra Forma: Stuart, dinastía (Escocia) Forma Autorizada: Artieta, familia (comerciantes) 2. Títulos nobiliarios Forma Autorizada: Infantado, duques de Forma Autorizada: Santillana, marqueses de

PUNTOS DE ACCESO DE PERSONA Definición de Puntos de acceso de Persona: Una persona es cualquier individuo de la especie humana, como indica el DRAE. Las personas son agentes, es decir, sujetos que crean, producen y gestionan documentos de archivo. Pero también pueden aparecer en la documentación sin desempeñar ese papel, sino como actores destacados del acto o materia que se describe en el documento de archivo. En el Modelo de Entidades y Relaciones de la CNEDA, la Persona, es el tercer subtipo del tipo de entidad agente, como individuo de la especie humana.

PUNTOS DE ACCESO DE PERSONAS Los puntos de acceso de personas se componen de: 1. Nombre de persona: es el nombre completo dado a un individuo, o aquel por el cual es conocido. Combinación de términos que permiten individualizar a una persona respecto a otras. Puede ser nombre real, seudónimo, sobrenombre o apelativo, apodo, título nobiliario, etc. 2. Calificadores: cualquier término o frase unidos al nombre de la persona, para deshacer homonimias y ayudar a su identificación. >> Fechas: de nacimiento y muerte, obligatorias si son conocidas. >> De actividad o profesión: ocupación de la persona. >> Condición social: >> Naturaleza o vecindad: >> Parentesco: >> Título Nobiliario y orden religiosa:

Reglas Generales: •

No se creará un punto de acceso normalizado de persona cuando sólo sepamos de la misma un nombre propio

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Se consignará la Forma autorizada en orden indirecto, se respetará su nombre oficial, a menos que exista una forma consolidada del mismo más comúnmente conocida. Forma Autorizada: Bolívar, Simón (1738-1830) Otras Formas: Bolívar y Ponte Palacios y Blanco, Simón José Antonio de la Santísima Trinidad (1783-1830)

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Se desarrollarán las abreviaturas: María y no Mª

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Se suprimirán fórmulas de tratamiento o títulos de cortesía. Nada de Don, Doña, Santidad, Alteza,…

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Se evitarán los diminutivos

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Los títulos nobiliarios se considerarán como Otra Formas del nombre: Forma Autorizada: Colón, Luis (1522-1572) Otra Forma: Veragua, duque de (1522-1572)

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Los cambios de nombre se indicarán en Otras Formas, la Forma Autorizada será la última que haya tenido la persona: Forma Autorizada: Neruda, Pablo (1904-1973) Otras Formas: Reyes Basoalto, Nefatlí Ricardo Eliécer (19041973) Forma Autorizada: Onassis, Jacqueline Kennedy (1929-1994) Otra Forma: Kennedy, Jacqueline (1929-1994) Otra Forma: Bouvier, Jacqueline (1929-1994)

PUNTOS DE ACCESO DE PERSONAS Fuentes de información: Para construir la Forma autorizada de un nombre, se pueden consultar: >> El documento o documentos que se están describiendo. >> Sistemas de información documental. >> Fuentes oficiales como: registros civiles, registros parroquiales, documentos acreditativos, censos electorales, padrones de población, documentos expedidos por las administraciones públicas o presentados ante ellas por el interesado o sus representantes. >> Obras de referencia y monografías especializadas. >> Bases de datos y ficheros de autoridades.

PUNTOS DE ACCESO DE PERSONAS Tipologías de Personas: 1. Nombre clásicos griegos y latinos: se elegirá la forma del nombre consolidada en castellano Forma Autorizada: Cicerón, Marco Tulio (106 a.C.-43 a.C.) Otra Forma del nombre: Cicero, Marcus Tullius (106 a.C.-43 a.C.) 2. Nombres medievales: aquellos comúnmente conocidos en orden directo, se mantendrán en orden directo. Los nombres árabes o hebreos usarán la forma castellana comúnmente conocida. Forma Autorizada: Gonzalo de Berceo (ca. 1197-ca.1264) Forma Autorizada: Avicena (ca. 980-1037) Otras Forma: Abu Ali Ibn Sina (ca. 980-1037) 3. Papas y otras dignidades eclesiásticas: Forma Autorizada: Alejandro VI (1431-1503, papa) Otras Forma: Borja Borja, Rodrigo de (1431-1503, papa)

4. Nombre de Reyes y gobernantes: Forma Autorizada: Felipe VI (1968-,rey de España) Otra Forma del nombre: Borbón y Grecia, Felipe (1968-) 5. Santos, beatos y nombres de religión: en estilo directo, en su forma comúnmente más conocida: Forma Autorizada: Francisco de Asís (1182-1226, santo) Otras Forma: Bernadonne, Giovanni Francesco (1182-1226)

PUNTOS DE ACCESO DE LUGAR Definición de Puntos de acceso de Lugar: En las NPA2, se entiende por lugar, al topónimo que designa un lugar o entidad geográfica, tanto presente como pasada. El nombre del lugar puede estar formado por un nombre genérico o nombre común, para identificar la naturaleza general del topónimo, y por un nombre específico o nombre propio que lo identifica. En el Modelo de Entidades y Relaciones de la CNEDA, los Lugares son el sexto tipo de Entidad, 6ª entidad archivística. Se define como un espacio determinado, en el que los Agentes implementan sus Funciones/Actividades, plasmándose en el Documento de Archivo.

PUNTOS DE ACCESO DE LUGARES • El Lugar archivístico es coincidente con la entidad geográfica del conocimiento geográfico – Entidad geográfica es una abstracción de un fenómeno del mundo real localización relativa a la Tierra

asociada

a

una

PUNTOS DE ACCESO DE LUGAR Los puntos de acceso de lugares se componen de: 1. Nombre de lugar: es el nombre completo dado a la entidad geográfica, necesita de calificadores para que sea unívoco 2. Calificadores: cualquier término o frase unidos al nombre del lugar, para deshacer homonimias y ayudar a su identificación. >> Nombres propias de entidades jurisdiccionales superiores. >> Nombres comunes de entidades jurisdiccionales superiores

Reglas Generales: •

Se consignará como Termino preferente el nombre oficial del lugar, en orden directo, con los artículos al principio: Término preferente: La Moralita (Cipérez, Salamanca, España)

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Las abreviaturas serán otras formas del nombre: Término preferente: Estados Unidos Término prefrente en otra lengua: United States Término no prefrente: EEUU

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Si un lugar cambia de nombre oficia, el Término preferente será el último nombre oficialmente aceptado, el resto serán Términos no preferentes: Término preferente: Miraflores de la Sierra (Madrid, España) Término no preferente: Porquerizas (Madrid, España) Término preferente: San Petersburgo (Rusia) Término no preferente: Leningrado (Rusia)

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Si un lugar tiene varias formas oficiales del nombre, elegiremos como Término Preferente la forma en castellano, la otra será Término preferente en otra lengua: Término preferente: Alicante (provincia, España)

Término preferente em otra lengua: Alacant (provincia, España) •

Si el lugar sólo tiene una forma oficial en una lengua que no sea la castellana, esta será el término preferente, y su traducción castellana será el Término no preferente: Término preferente: Girona (España) Término no preferente: Gerona (España)

•

Para las entidades geográficas naturales, se indicará como máxima su pertenencia a dos provincias, regiones o departamentos, etc, dentro de un país, o bien a dos países: Término preferente: Río Tajo (España y Portugal) Término preferente: Río Amazonas

PUNTOS DE ACCESO DE LUGAR Fuentes de información: Para construir la Forma autorizada de un nombre de lugar, se pueden consultar: • El documento o documentos que se están describiendo. • Legislación y fuentes oficiales. • Obras de referencia, tesauros geográficos. • Diccionarios geográficos antiguos • Bases de datos de entidades poblacionales, etc de cada país. • O bien, bases de datos de entidades geográficas internacionales

PUNTOS DE ACCESO DE LUGAR Tipologías de lugares: 1. Entidades de población y jurisdiccionales, que pueden ser países, municipios, estados, regiones, etc: Término Preferente: España Término Preferente: Hidalgo (estado, México) Término Preferente: Alcorcón (Madrid, España) 2. Entidades geográficas naturales: Término preferente: Océano Atlántico Término Preferente: Río Paraguay Término Preferente: Lago Titicaca (Bolivia y Perú) 3. Entidades geográficas artificiales: Término Preferente: Aeropuerto de La Aurora (Guatemala) Término Preferente: Canal de Panamá

4. Entidades de población inferiores a municipio: se indica en el calificador el municipio al que pertenece, y si es necesario, su tipología Término Preferente: Huertas (barrio, Madrid, España) 5. Despoblados Término Preferente: Pero-Moro (despoblado, Camarena, Toledo, España) Término No Preferente: Peromoro (jurisdicción antigua, Camarena, Toledo, España) 6. Jurisdicciones antiguas: aquellas entidades geográficas que ya no existen como tales. Cuando podemos, debemos añadir en los calificadores en que entidad geográfica actual se ubica: Término Preferente: Nueva España (virreinato, jurisdicción antigua) Término Preferente: Nueva Cádiz (municipio, jurisdicción antigua, Cubagua, Nueva Esparta, Venezuela)

PUNTOS DE ACCESO DE MATERIAS Definición de Materia: Todo lo que no es persona, familia, institución o lugar queda incluido dentro de materias. Son los términos o conceptos que utilizamos para informar acerca de la materia o temática expresada en los documentos de archivo: 1. Conceptos y objetos (nociones abstractas, fenómenos naturales, profesiones, tipos documentales, objetos,etc.) 2. Eventos (períodos cronológicos, acontecimientos históricos y sociales, eventos míticos o de ficción) Según el MCDA, una materia es un tipo de entidad; es el concepto, objeto o acontecimiento, es decir, cualquier idea o noción abstracta, cosa material, evento o suceso del que trata un documento de archivo.

PUNTOS DE ACCESO DE MATERIAS Los puntos de acceso de materias se componen de: 1. Término Preferente de la materia: nombre que designa a un concepto de materia 2. Calificadores: cualquier que sea necesario para identificar de forma unívoca a una materia y evitar homonimias.

Reglas Generales: •

El término preferente se redactará en estilo directo, se utilizarán sustantivos o formas sustantivizadas que sirvan para expresar el tema o materia.

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El término preferente podrá ser una palabra o un conjunto de palabras Término preferente: Derecho canónico

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Se redactarán en plural, los conceptos y objetos que no tengan forma en singular, que sean cuantificables y que designen colectividades. Término preferente: Espadas Término preferente: Guatemaltecos

•

Se redactarán en singular los conceptos abstractos, o que no designen a una pluralidad de seres vivos u objetos Término preferente: Asesinato

PUNTOS DE ACCESO DE MATERIAS Fuentes de información utilizadas: Para elaborar el Término Preferente y los Términos no Preferentes de una Materia pueden usarse: •

El propio documento de archivo que se describe

•

Obras de referencia, monografías especializadas y tesauros de materia

•

Legislación y otras fuentes oficiales

•

Otros sistemas de información documental

PUNTOS DE ACCESO DE MATERIAS Tipologías de materias: 1. Abstracciones o nociones abstractas (ciencias, movimientos artísticos): Término Preferente: Archivística Término Preferente: Barroco 2. Fenómenos naturales: Término preferente: Terremotos 3. Categorías de personas: Término Preferente: Aztecas Término Preferente: Jóvenes 4. Profesiones: Término preferente: Zapateros 5. Tipos Documentales: Término Preferente: Tratados Internacionales

6. Objetos y materiales: Término Preferente: Madera Término Preferente: Sillas 7.

Acontecimientos Históricos: Término preferente: Guerra Civil Española, 1936-1939

8. Funciones: Término preferente: Nombramientos de empleados públicos

ETC, ETC

SISTEMAS DE INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Definición: Es un sistema orientado al control intelectual de los documentos de archivo, tanto en lo que respecta a la descripción por parte del archivero, como en lo referente a la búsqueda y localización por parte del usuario de los documentos que sean de su interés.

EL PORTAL DE ARCHIVOS ESPAÑOLES (PARES) ¿Qué es PARES? Es una portal web, para la, difusión y acceso al Patrimonio Documental conservado en los Archivos Estatales a través de Internet , a través de la web de PARES: http://pares.mcu.es Es una plataforma de trabajo interna de los archiveros, para la descripción y gestión del Patrimonio Documental. El llamado INTRAPARES. En la actualidad, cuenta con aproximadamente 2,5 millones de descripciones accesibles a los usuarios, y casi 30 millones de imágenes.

INTRAPARES

Es un sistema de trabajo en red, en el que todos los Archivos Estatales dependientes del Ministerio de Educación y Cultura, trabajan de manera simultánea. INTRAPARES se divide en varios módulos de trabajo, con distintos perfiles de acceso según el papel de cada trabajador en los procesos de creación de información en el Portal: • • • •

Módulo de Descripción Estadísticas Búsquedas Sencilla, Avanzada e Inventario Dinámico (a nivel interno) Gestión Interna, para el control de los usuarios y el control físico de los fondos documentales.

La descripción archivística se realiza en el Módulo de Descripción, donde cada Archivo desarrolla su propio Cuadro de Clasificación y describe sus documentos. Hay otros Espacios que son comunes para todos los Archivos, como las Autoridades o Productores, y los Puntos de Acceso. Se permite la navegación de unos espacios a otros, gracias a las vinculaciones establecidas entre las descripciones de cada entidad archivística::

En el Módulo de Descripción, se describen Documentos de Archivo conforme a ISAD (G), pudiendo vincularse desde estas fichas descriptivas a los registros de productores y de puntos de Acceso.

En el Módulo de Autoridades se describen, los productores de documentos de archivo, conforme a las normas ISAAR (CPF), pudiendo vincularse desde estas fichas descriptivas a otros registros de productores y a registros de Puntos de Acceso o recursos externos al sistema

En el Módulo de Puntos de Acceso, se describen, las Formas Autorizadas y Términos Preferentes de los puntos de acceso de la documentación; conforme a las NPA1 y NPA2, de creación española. Desde este Módulo se pueden crear tesauros de puntos de acceso, se pueden realizar vinculaciones entre los mismos, y se puede acceder a las descripciones de documentos asociadas a cada punto de acceso.

EL CENSO GUÍA DE ARCHIVOS DE ESPAÑA E IBEROAMÉRICA ¿Qué es Censo Guía? La Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español, determina en su artículo 51 que "la Administración del Estado, en colaboración con las demás Administraciones competentes, confeccionará el Censo de los bienes integrantes del Patrimonio documental". Este punto queda reforzado en el Real Decreto 1708/2011 de 25 de noviembre por el que se establece el Sistema Español de Archivos, se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso. En los artículos 3.a, 13.2.c y 19.b se establece que el Censo Guía es una guía electrónica y directorio de archivos de España e Iberoamérica (dependiente del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte de España)

Permite a los ciudadanos la localización inmediata de los centros de archivo, así como los fondos y colecciones que custodian y los servicios que éstos prestan, además de servir como herramienta para la conservación y difusión del patrimonio documental y su defensa frente a la expoliación. En este sentido, el Censo Guía ha de entenderse con un doble carácter funcional: por un lado, es un instrumento de control, enfocado a la defensa del patrimonio documental y, por otro, es un instrumento de difusión básico para el conocimiento de los archivos por parte de la Administración, los ciudadanos y los usuarios. El proyecto de elaborar un instrumento que censara todos los archivos españoles nació en los años 60, impulsado desde la Inspección General de Archivos, dando como primer fruto una publicación impresa en 1972, que consolidó el término de Censo Guía de Archivos Españoles. La labor fue continuada dentro de las actividades del CIDA, que difundió la información primero a través de los PIC (Puntos de Información Cultural) y, más recientemente, por internet a través de la página web de la Subdirección General de los Archivos Estatales.

Contenidos: Desde el punto de vista de los contenidos, el Censo Guía de Archivos proporciona información de: •

Los Archivos, definidos como la institución, unidad administrativa o persona privada encargada de la custodia y servicio de la documentación. Desde este punto de vista, el Censo Guía es un directorio de archivos. Responde a la pregunta Dónde.

•

Los Fondos / Colecciones Documentales que custodia cada Archivo, descritos de acuerdo con las normas ISAD-G, respondiendo a la pregunta Qué.

•

Fichero de Autoridades con información de contexto sobre los productores de la documentación. Responde a la pregunta Quién.

Interoperabilidad con otros sistemas de información Los Archivos Estatales, a través de la Subdirección General, colaboran en una serie de proyectos nacionales e internacionales, cuyo fin último es convertirse en grandes recolectores y difusores de recursos digitales, no sólo de archivos, sino también de bibliotecas y museos.

¿Qué es la interoperabilidad? Es la habilidad de organizaciones y sistemas dispares y diversos para interaccionar con objetivos consensuados y comunes y con la finalidad de obtener beneficios mutuos. La interacción implica que las organizaciones involucradas compartan información y conocimiento, mediante el intercambio de datos entre sus respectivos sistemas de tecnología de la información y las comunicaciones. Como ejemplos fundamentales, los Archivos Estatales colaboran, a través de PARES, con el proyecto del Portal de Archivos Europeos (APEx), que a su vez, ofrece información al Portal de Europeana.

NUEVAS NECESIDADES ¿QUÉ SON LOS METADATOS? El desarrollo de Internet y las múltiples posibilidades que ofrece para el trabajo y la difusión de los contenidos archivísticos, ha generado nuevas necesidades. Debido a la gran diversidad y volumen de las fuentes y recursos en Internet, se hizo necesario establecer un mecanismo para etiquetar, catalogar, describir y clasificar los recursos presentes en la World Wide Web con el fin de facilitar la posterior búsqueda y recuperación de la información. Este mecanismo lo constituyen los llamados metadatos basados en lenguajes de marcado (xml, html, etc). Un lenguaje de marcado o lenguaje de marcas es una forma de codificar un documento que, junto con el texto, incorpora etiquetas o marcas que contienen información adicional acerca de la estructura del texto o su presentación.

NUEVAS NECESIDADES ¿QUÉ SON LOS METADATOS? El desarrollo de Internet y las múltiples posibilidades que ofrece para el trabajo y la difusión de los contenidos archivísticos, ha generado nuevas necesidades. Debido a la gran diversidad y volumen de las fuentes y recursos en Internet, se hizo necesario establecer un mecanismo para etiquetar, catalogar, describir y clasificar los recursos presentes en la World Wide Web con el fin de facilitar la posterior búsqueda y recuperación de la información. Este mecanismo lo constituyen los llamados metadatos basados en lenguajes de marcado (xml, html, etc). Un lenguaje de marcado o lenguaje de marcas es una forma de codificar un documento que, junto con el texto, incorpora etiquetas o marcas que contienen información adicional acerca de la estructura del texto o su presentación.

Algunos ejemplos Metadato del griego meta, “después de, más allá de” y del latín datum, “lo que se da”. En esencia, son aquellos datos que describen otros datos ya existentes, completando su significado y ayudando a su localización. CASA à (Vivienda, concepto) à (Sustantivo, categoría gramatical)

El niño compró una pelota (Sujeto)

(Predicado)

El niño compró una pelota (Complemento Directo) (Verbo: 3ª persona singular, Pretérito Perfecto) Otros ejemplos: Una imagen

NORMAS DE DESCRIPCIÓN CON METADATOS Existe una gran variedad de tipologías de metadatos, que pueden combinarse: Metadatos administrativos: para la gestión y administración de recursos de información Ø

Metadatos descriptivos: para la descripción e identificación de los recursos de información Ø

Metadatos de preservación: relativos a la gestión y preservación de los recursos de información Ø

Metadatos técnicos: sobre cómo funcionan información o cómo se comportan los metadatos Ø

los sistemas

de

Metadatos de uso: referentes al nivel y tipo de uso de los recursos de información. Ø

NORMAS DE DESCRIPCIÓN CON METADATOS Dependiendo de los contenidos que se quieran aportar, han ido apareciendo toda una serie de diferentes esquemas o estándares de metadatos, ISAD (G) ISAAR (CPF) ISDIAH Objetos Digitales

EAD (ENCODED ARCHIVAL DESCRIPTION) En 1993 la Universidad de Berkeley comenzó el desarrollo de las EAD. La incorporación al proyecto de otras instituciones como la Sociedad de Archiveros Americanos o la Library of Congress permitió la publicación de una primera versión en 1998, siendo su segunda versión del año 2002. EAD es una norma de descripción archivística, basada en la norma ISAD (G), pero desarrollada en un formato de lenguaje de marcado en XML. Se compone de dos grandes áreas de descripción, cuyas etiquetas o elementos son: • , con información sobre el título de la unidad descriptiva, el autor, etc • contiene la información sobre los documentos en sí, como por ejemplo el alcance y contenido, la historia institucional, las características para el acceso a la documentación, etc. La documentación se estructura en dos grandes tipos: • HoldingGuide: La totalidad de la colección de un repositorio. Colecciones, Grupos de Fondos, Fondos… • FindingAid: una herramienta que facilita la búsqueda de información dentro de una colección de registros. Niveles descriptivos, a partir de Serie.La totalidad de la colección de un repositorio

Elementos de ISAD (G) ISAD (G) Establece 26 elementos o campos que pueden ser combinados para describir una unidad archivística, 6 son obligatorios: 1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN 5. ÁREA DE DOCUMENTACIÓN ASOCIADA Código de referencia (signatura) Existencia y localización de lo originales Título Existencia y localización de copias Fechas Unidades de descripción relacionadas Nivel de descripción Nota de publicaciones Volumen y soporte 6. ÁREA DE NOTAS 2. ÁREA DE CONTEXTO Notas Nombre del Productor 7. ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN Historia institucional/reseña biográfica Nota del archivero Historia archivística Reglas o normas Forma de ingreso Fecha de la descripción 3. ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA Alcance y contenido Valoración, selección y eliminación Nuevos ingresos Organización 4. ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIÓN Condiciones de acceso Condiciones de reproducción Lengua/escritura de los documentos Características físicas y requisitos técnicos Instrumentos de descripción

Elementos de ISAD (G)

Elementos de EAD. Ejemplos de uso La EAD fue creada y es mantenida por la Sociedad de Archiveros Americanos y la Library of Congress de los Estados Unidos. Podemos encontrar toda la información en su sitio web. Podemos encontrar el conjunto de elementos y subelementos de la EAD en su publicación en inglés. Dentro de los sistemas de información de los Archivos Estatales del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, el Portal PARES en su versión de interna de trabajo, permite la exportación a formato EAD de las fichas descriptivas en formato ISAD (G)

EAC-CPF (ENCODED ARCHIVAL CONTEXT) En 2010 se publica la versión actual de las Encoded Archival Context (EAC-CPF), una norma de codificación e intercambio de descripciones de agentes (instituciones, familias y personas) conforme con la segunda edición de las ISAAR-CPF, pero con un modelo de representación en XML (Extensible Markup Language): • • •

proporciona un sistema de relaciones dinámico y flexible, para proveer información sobre contexto, permite establecer las relaciones entre agentes, los fondos y documentar las funciones y actividades. permite que los registros de autoridad puedan funcionar también como fuentes o recursos biográficos e históricos.

Se recomienda uso combinado con las EAD, para vincular los ficheros descriptivos con los ficheros de autoridades en EAC-CPF.

Elementos de ISAAR (CPF) ISAAR (CPF), establece 27 elementos o campos que pueden ser combinados para describir una unidad archivística, 4 son obligatorios: 1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN 4. ÁREA DE CONTROL Tipo de entidad Identificador del registro de autoridad Forma(s) autorizada(s) del nombre Identificador(es) de la institución Forma(s) paralela(s) del nombre Reglas y/o convenciones Forma(s) normalizada(s) según otras reglas Estado de elaboración Otras formas del nombre Nivel de detalle Identificadores para instituciones Fechas de creación, revisión, eliminación 2. ÁREA DE DESCRIPCIÓN Lengua(s) y escritura(s) Fechas de existencia Fuentes Historia Notas de mantenimiento Lugares Estatuto jurídico Funciones, ocupaciones y actividades Atribución(es)/Fuente(s) legal(es) Esctructura(s) interna(s)/Genealogia(s) Contexto general 3. ÁREA DE RELACIONES Nombre(s)/Identificador(es) de las instituciones, familias o personas relacionadas Naturaleza de la relación Descripción de la relación Fechas de la relación

Elementos de EAC-CPF. Ejemplos de uso La EAC-CPF fue creada y es mantenida por la Sociedad de Archiveros Americanos. Podemos encontrar toda la información en su sitio web. Existe una traducción al castellano del conjunto de etiquetas y elementos que conforman la norma. Dentro de los sistemas de información de los Archivos Estatales del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, el Censo-Guía de Archivos es la entidad encargada del control de las autoridades archivísticas. En su portal, podemos encontrar los registros de autoridad en formato ISAAR (CPF) y en EAC-CPF.

Y TODO ESTO ¿PARA QUÉ? Los metadatos han cobrado gran relevancia en el mundo de Internet, para poder clasificar y ordenar la enorme cantidad de datos que se están volcando en la Red. Los metadatos pueden ayudar en las búsquedas y permiten interoperar y compartir la información de los registros descriptivos con otros sistemas de información. La información así aportada, no tiene por qué ser de interés para el usuario final pero sí de suma importancia para el sistema que maneja los datos. Usando información adicional los resultados de las búsquedas son más precisos. La estandarización y normalización de la información en un conjunto de metadatos permite que las herramientas informáticas puedan comprender, codificar e intercambiar el conocimiento. Para ello, se han de generar una serie de plantillas (DTD), que permitan realizar estos trabajos. Existen toda una serie de crosswalks o pasarelas, que permiten transformar la información de una norma a otra.

LOS NUEVOS RETOS: DOCUMENTO ELECTRÓNICA El esfuerzo por mejorar la transparencia y la accesibilidad a la información, y a los servicios de las diferentes administraciones dio lugar a la llamada “Administración Electrónica”. La Administración electrónica se basa en el uso de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), combinado con los cambios organizativos necesarios, con el objetivo de mejorar la eficiencia interna, las relacionas interadministrativas y las relaciones de la Administración con los ciudadanos, las empresas y las organizaciones. En consecuencia, los procesos que anteriormente eran presenciales o semipresenciales, y en papel, ahora pasar a ser procesos electrónicos, que generan los llamados documentos electrónicos.

¿Qué es documento electrónico? Es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido electrónicamente. Por sus propias características, y la posibilidad de generar numerosas copias de un único documento electrónico; su autenticidad necesita de dos elementos complementarios e gran importancia: •

La firma electrónica

•

Referencias a una base de datos segura, con un código seguro de verificación que permita la individualización del documento y su integridad

Descripción y gestión de documentos electrónicos En el año 2005 el CIA, publicó un Manual de documentos electrónicos para archiveros, que de forma general trataba las distintas problemáticas que surgen al gestionar estos documentos y algunas posibles soluciones, etc.

El documento electrónico podrá describirse de manera similar a un documento tradicional, no obstante sus características específicas harán necesaria la implementación de un modelo de descripción basado en metadatos. El DLM-FORUM, grupo de trabajo interdisciplinar sobre documentos electrónicos organizado por la Comisión Europea, elaboró también una Guía de Buenas prácticas para el uso de información electrónica, en 1997. También ha surgido el Modelo MOREQ2010, para la gestión de documentos electrónicos.

En España, está trabajándose en un Modelo de Gestión de Documentos electrónicos y en un Esquema de descripción de los mismos mediante metadatos:

LOS NUEVOS RETOS: WEB 2.0 y WEB SEMÁNTICA El protagonismo de los usuarios La Web 2.0 no se basa sólo en la capacidad de dos o más sistemas de información de interoperar entre sí. Si bien, es un avance, la web 2.0 va más allá, es el usuario final el que participa en la mejorar de los contenidos web, en su creación y difusión. Se basa en la interacción, no sólo de los contenidos existentes en bases de datos diferentes, sino entre los propios usuarios en un modelo colaborativo. Un ejemplo es Wikipedia. ¿Cómo podrían los sistemas de información archivística beneficiarse de la web 2.0?, el trabajo colaborativo entre instituciones archivísticas y la interoperabilidad es un paso; pero por ejemplo, podríamos dar la opción a los usuario a que propusieran mejoras en nuestras propias descripciones, mediante una interfaz basada en las normas y lenguajes de metadatos que hemos manejado.

Avanzar hacia la web semántica La apertura de nuestros sistemas de información a la web 2.0 puede ser una opción deseable o no; pero la evolución a la web semántica será un paso indispensable una vez logremos la normalización de nuestras bases de datos y la interoperabilidad con otros sistemas. La web semántica es un conjunto de actividades tendente a la creación de tecnologías para publicar datos legibles por aplicaciones informáticas. Se basa en la idea de añadir metadatos a la Web (Worl Wide Web). Esas informaciones adicionales —que describen el contenido, el significado y la relación de los datos— se deben proporcionar de manera formal, para que así sea posible evaluarlas automáticamente por máquinas de procesamiento. Objetivo: Posibilitar la interconexión de los datos, ampliando el conocimiento que podamos conseguir sobre cada concepto existente en la web. El objetivo último sería crear ontologías.

¿Qué es una ontología? El término ontología en informática hace referencia a la formulación de esquemas conceptuales dentro de uno o varios dominios dados; con la finalidad de facilitar la comunicación y el intercambio de información entre diferentes sistemas y entidades. La informática usa esta definición de ontología en el campo de la inteligencia artificial y la representación del conocimiento. En algunas aplicaciones, se combinan varios esquemas en una estructura de facto completa de datos, que contiene todas las entidades relevantes y sus relaciones dentro del dominio.

Ejemplos de Portales colaborativos Como ya hemos visto, los Archivos Estatales, a través de la Subdirección General, colaboran en una serie de proyectos nacionales e internacionales. Desde PARES, estamos trabajando fundamentalmente en la elaboración de Tesauros de Puntos de Acceso y registros de Autoridades, que permitan la interconexión con otras bases de datos. Además compartimos descripciones de documentos en EAD con distintos sistemas de información.

Otros usos de Metadatos Georreferenciación: en PARES se están empezando a georreferenciar algunos Puntos de Acceso. Un de las utilidades será la creación de una APP para móvil de fotografías georreferenciadas

Otros usos de Metadatos Relaciones con otras bases de datos: -VIAF: para registros de autoridad

-Library of Congress: especialmente para materias (Subject Headings). 40.18788143389433,-3.779876232147217

-Biblioteca Nacional: materias, personas, etc.

GRACIAS POR VUESTRA ATENCIÓN [email protected]