DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS EJECUTADOS EN LA UNIDAD DE CREDITO Y COBRANZA DE LA EMPRESA VELAS 3N, C.A, CIUDAD BOLIVAR, ESTADO BOLIVAR

INFORME DE PASANTÍA PRESENTADO COMO REQUISITO PARA OPTAR AL TÍTULO DE LICENCIADA EN CONTADURÍA PÚBLICA.

Tutor Industrial

Tutor Académico

Lic. Isaura Maestre

Lic. Hector Zorrilla

C.I. V-12.189.768

C.I. V-8.452.045

PASANTE T.S.U. Estefania Suarez C.I. V-19.728.985

Ciudad Bolívar, Mayo 2012 i

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICE-RECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTÍA

En mi carácter de Tutor del Informe Final de Pasantía de Grado Titulado: DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS EJECUTADOS EN LA UNIDAD DE CREDITO Y COBRANZA DE LA EMPRESA VELAS 3N, C.A, CIUDAD BOLIVAR, ESTADO BOLIVAR. Presentado por ESTEFANIA CAROLINA SUAREZ ALVAREZ, C.I V19.728.985,

como requisito para

optar

al

título de

LICENCIADA EN

CONTADURIA PUBLICA. Considero que dicho informe final reúne los requisitos y meritos suficientes para ser sometido a la presentación pública y evaluación por parte del jurado examinador que se designe para este fin. En Ciudad Bolívar, a los días de su presentación del mes de Mayo de 2012.

Tutor Industrial

Tutor Académico

Lic. Isaura Maestre

Lic. Hector Zorrilla

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DEDICATORIA

Les dedico el presente informe primeramente a Dios y la Divina Pastora por darme su fortaleza.

A mi familia por sus consejos y sus palabras de aliento.

A mis padres: Mario Suarez y Camelia Álvarez que me han brindado su apoyo incondicional en todas las metas que me he propuesto, con sus consejos y acciones me han hecho ser la persona que soy hoy en día sin pedir nada a cambio.

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AGRADECIMIENTO

A mi tutor académico Héctor Zorrilla por ayudarme a la culminación de mi informe de pasantía y guiarme en este lapso de ejecución.

A mi tutora industrial Isaura Maestre por explicarme y enseñarme con paciencia cada una de las actividades que debía realizar.

A todo el personal de la empresa Velas 3N, C.A por el apoyo brindado y por ser parte de mis metas profesionales.

Por último, quiero agradecer a todas aquellas personas que sin esperar nada a cambio compartieron conocimientos y diversión. A todos aquellos que durante estos años en los que duro este sueño lograron convertirlo en una realidad.

viv

INDICE Pág. DEDICATORIA………………………………………………………………… AGRADECIMIENTO………………………………………………………….. INDICE GENERAL……………………………………………………………. INDICE DE FIGURAS………………………………………………………… INDICE DE ANEXOS…………………………………………………………. INTRODUCCION………………………………………………………………

iii iv v vii viii 1

CAPITULO I DIAGNOSTICO DE LA ORGANIZACIÓN 1.1Descripción de la Organización……………………………………………… 1.1.1 Identificación de la Organización………………………………………… 1.1.2 Misión…………………………………………………………………….. 1.1.3 Visión……………………………………………………………………… 1.1.5 Políticas …………………………………………………………………… 1.2 Descripción de la Unidad Donde Se Desarrolló Las Pasantías……………… 1.3.1 Evaluación de la situación actual………………………………………….

3 3 4 4 5 7 8

CAPITULO II DESCRIPCIÓN Y ANALISIS DEL PROCESO DE PASANTIA 2.1 Objetivos de la Pasantía……………………………………………………... 2.1.1 Objetivo General…………………………………………………………... 2.1.2 Objetivos Específicos……………………………………………………… 2.2 Descripción y Conceptualización de las actividades realizadas ……………. 2.3. Justificación y relevancia para el desarrollo del perfil profesional………… 2.4. Alcance………………………………………………………………………

9 9 9 10 14 15

CAPITULO III FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA 3.1 Fundamentación Teórica …………………………………………………… 3.1 Crédito………………………………………………………………………. 3.1.2 Registro mercantil………………………………………………………… 3.1.3 RIF (Registro de Información Fiscal)…………………………………….. 3.1.4 Cuentas y Documentos por Cobrar……………………………………….. 3.1.5 Profit Plus…………………………………………………………………. 3.1.6 Persona Natural …………………………………………………………… 3.1.7Persona Jurídica…………………………………………………………… 3.1.8 Aliados Comerciales………………………………………………………. 3.1.9 Choferes…………………………………………………………………… 3.2 Bases Legales………………………………………………………………..

16 16 17 18 18 19 20 20 21 21 21

v vi

CAPITULO IV PERSPECTIVA METODOLÓGICA 4.1. Descripción de los métodos y procedimientos para la realización de las actividades de pasantía………………………………………………………….. 4.1.1 Método Aplicado………………………………………………………….

27 27

CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 5.1 Conclusiones………………………………………………………………… 5.2 Recomendaciones ……………………………………………………………

29 31

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS………………………………………….. ANEXOS………………………………………………………………………...

32 34

vi vii

INDICE DE FIGURAS Figura Nº01. Estructura Organizativa de la empresa Velas 3N, C.A............................ 6 Figura Nº 02 Organigrama de la Unidad donde se realizo la Pasantía.......................... 7

vii viii

INDICE DE ANEXOS Anexo 1. Cronograma de Actividades ........................................................................ 35 Anexo 2.Planilla de Recepción de Documentos Clientes Nuevos .............................. 36 Anexo 3. Revisión de RIF ........................................................................................... 37 Anexo 4. Planilla de Referencias ................................................................................ 38 Anexo 5. Planilla de Apertura de Nuevos Clientes ..................................................... 39 Anexo 6. Pantalla 1 Acceso en Profit Plus a Tablas ................................................... 40 Anexo 7. Pantalla 2 Carga de Clientes en Profit Plus ................................................. 40 Anexo 8. Pantalla 3 Carga de Rif, créditos y observaciones....................................... 41 Anexo 9. Pantalla 4 selección de tipo de persona ....................................................... 41 Anexo 10. Formato de Solicitud de Pedido………………………………………….42 Anexo 11. Pantalla Proceso-Cotizaciones A Clientes…………………………….....43 Anexo 12. Búsqueda De Cliente Anexo 13. Pantalla Cotización de Productos…….43 Anexo 13. Pantalla 1 Acceso A Profit Plus a Módulos............................................... 44 Anexo 14. Pantalla 2. Acceso a Reportes.................................................................... 45 Anexo 15. Pantalla 3 Selección de fecha .................................................................... 46 Anexo 16. Pantalla 4 Selección de Clientes ................................................................ 47 Anexo 17. Pantalla 5 Estado de Cuenta del Cliente .................................................... 47 Anexo 18. Pantalla 1. Proceso y clic en Cobros.......................................................... 48 Anexo 19. Pantalla 2 Ventana donde son cargados las facturas o notas a crédito ...... 49 Anexo 20. Pantalla 3. Selección del Cliente ............................................................... 49 Anexo 21. Pantalla 4. Escribir Nombre del Cliente .................................................... 50 Anexo 22. Pantalla 5. Documentos a Cancelar ........................................................... 51 Anexo 23. Pantalla 6. Cancelación en efectivo ........................................................... 52 Anexo 24. Pantalla 7. Cancelación en Cheque............................................................ 52 Anexo 25. Pantalla 8.Cancelacion en Deposito .......................................................... 53

viii ix

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO PROYECTO DE CARRERA DE CONTADURÍA PÚBLICA

DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS EJECUTADOS EN LA UNIDAD DE CREDITO Y COBRANZA DE LA EMPRESA VELAS 3N, C.A EN CIUDAD BOLIVAR EDO. BOLIVAR

Autor: Estefanía Suarez Tutor: Héctor Zorrilla Marzo 2012.

Resumen: El presente informe se realizo en la Fabrica de Velas 3N, donde se realizaron actividades como recibir la documentación de nuevos clientes para análisis y certificar para aprobación de la coordinación las referencias comerciales y documentos consignados, Verificar el estatus financiero y certificar la solvencia de los clientes que deseen solicitar nuevos pedidos, Descargar en el sistema las cuentas por cobrar de acuerdo con la forma de pago recibido, Archivar y Realizar Seguimiento a las Facturas o Cuentas por Cobrar, Recibir del área de Tesorería los Cheques Devueltos y Gestionar el cobro de los mismos. La metodología utilizada fue un tipo de investigación descriptiva y el diseño fue de campo. El primer paso que se realiza en la unidad de crédito y cobranza es la recibir la información. Se debe de verificar el estatus financiero y certificar la solvencia de los clientes que deseen solicitar nuevos pedidos.

10 ix

INTRODUCCION

Velas 3N,C.A es una empresa que se encarga de la producción y comercialización de velas, velines y velones con productos de alta calidad, basados en la utilización de tecnología de punta en las áreas industrial y de información bajo estrictos controles de calidad, posicionándonos como líderes en la región sur oriental.

En el siguiente informe se describirán los procedimientos ejecutados en la Unidad de Crédito y Cobranza de la empresa Velas 3N, C.A. con la finalidad de poner en práctica los conocimientos teóricos, desarrollar habilidades, destrezas y adquisición de nuevos conocimientos adquiridos en el desarrollo de la carrera, mediante el trabajo directo en las organizaciones.

De acuerdo a la inducción e instrucciones realizadas por el tutor industrial se realizó un plan de trabajo, el cual se siguió continuamente donde se realizaron las siguientes tareas, recibir y verificar la información suministrada por nuevos clientes, verificar el estatus financiero de los clientes, que desee solicitar nuevos pedidos, descargar en el sistema de las cuentas por cobrar de acuerdo con la forma de pago recibido, archivar y realizar seguimiento a las facturas o cuentas por cobrar, recibir del área de tesorería los cheques devueltos y gestionar el cobro de los mismos. El informe está estructurado en cinco (5) capítulos que se nombran y se describen a continuación: Capítulo I – Formulación del Problema: Está basado en el planteamiento del problema, en donde se evidencian las razones, alcance, metas y los motivos para realizar el presente informe.

1

Capítulo II – Marco Teórico: Se presenta una recopilación de información relacionada con las actividades cumplidas y una síntesis de las leyes que se aplican en este caso. Capítulo III – Marco Metodológico: Se describe de manera clara el proyecto factible, el problema a resolver, el tipo de investigación, diseño, técnicas, y los recursos utilizados en la elaboración del informe. Capítulo IV – Resultados: Contiene el análisis de los resultados, partiendo de los objetivos específicos, así mismo se presentan el análisis de los datos obtenidos. Seguidamente se presentan las conclusiones y las recomendaciones a las cuales se llegaron en la presente investigación.

Igualmente se reseñan, las referencias bibliográficas consultadas y por último se presentan anexos referentes al estudio.

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CAPITULO I DIAGNOSTICO DE LA ORGANIZACIÓN

1.1 Descripción de la Organización

1.1.1 Identificación de la Organización.

En el año 1997 es creada Velas 3N, C.A, por dos primos, Nabil Nasser Nasser y Nasser Nasser, como una empresa manufacturera de velas y velones casera y con pocos recursos económicos, contando con 1 maquina de vela, 1 maquina de velón, 1 tanque de agua 2x1, 1 tanque de almacenamiento de parafina 2x1, 2 bombas de gas con mechón, 1 camioneta usada como medio de transporte de mercancía, 3 empleados,

con

una

capacidad

de

producción

mensual

de

1

½

de

toneladas.

Para el año 1998 los primos Nasser venden Velas 3N, C.A a Sabek Nasser y a Himan Nasser e inician una profunda transformación en el proceso de desarrollo de esta empresa, trazando una serie de objetivos a corto, mediano y largo plazo incorporando progresivamente a una serie de profesionales que fuesen plasmando con proyectos y estrategias las ideas ambiciosas de crecimiento que tenían para la empresa. 10 años más tarde, con una misión y visión más clara de crecimiento, Sabek Nasser como presidente de Velas 3N, C.A, logra consolidarla como la empresa número uno en el sur oriente del País, obteniendo la imagen deseada en el mercado Venezolano y garantizando un producto de alta calidad a un precio competitivo, iniciando en su proceso de mejora continua, nuevos objetivos que le permitieron expandirse no sólo en el mercado Venezolano sino también en el extranjero, creando políticas económicas que le garantizaban sostenibilidad a la empresa, filosofía de gestión y nuevas proyectos que involucran a la tecnología como principal aliado para su continuo desarrollo. 3

1.1.2 Misión

Producir productos de alta calidad que garanticen la satisfacción plena de nuestros clientes, a través de la gestión eficiente, eficaz, oportuna y compartida, tomando en cuenta, el mejoramiento continuo de nuestro recurso humano y plataforma

tecnológica.

Fortaleciendo

el

proceso

de

producción

y

comercialización.

1.1.3 Visión

Consolidar a Velas 3N, C.A como la empresa más importante en la producción y comercialización de velas, velines y velones con productos de alta calidad, basados en la utilización de tecnología de punta, en las áreas industrial y de información bajo estrictos controles de calidad, posicionándonos como líderes en la región sur oriental.

1.1.4 Objetivos

Tiene como objetivo la especialización en la fabricación de velas, velones, lamparitas, productos de excelente calidad con capacidad avalada por muchos años de presencia en el mercado de las velas, que les permita satisfacer las expectativas a los consumidores y asegurar una adecuada rentabilidad en beneficio de los clientes y accionistas.

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1.1.5 Políticas

Políticas Sociales.

Ofrecer sueldos dignos a sus trabajadores. Impulsar el desarrollo social de la comunidad. Promover relaciones institucionales con diferentes entes públicos y privados. Establecer políticas de beneficios sociales que estén conformadas en la Ley del Trabajo.

Políticas Económicas

Llevar una gestión eficiente de sus recursos financieros. Realizar un esfuerzo importante para mantener o disminuir los gastos administrativos. Mantener un margen de rentabilidad que cubra los costos y satisfaga el trabajo y riesgo de sus accionistas. Mantener los flujos de efectivo acordes con las operaciones. Reducir costos, implementando nuevas técnicas de trabajo y reduciendo las pérdidas por desperdicios.

Políticas Tecnológicas.

Cuenta con computadoras, impresoras, entre otros. Cuenta con un sistema totalmente automatizado. El sistema Profit Plus que le permite la realización de las diferentes actividades que ejecuta la empresa, de

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una manera eficaz, permitiendo que la misma logre de una manera exitosa y efectiva sus metas y objetivos a cumplir. Busca minimizar los costos que vayan en beneficios de empresa.

1.1.6 Estructura Organizativa de la Empresa Velas 3N, C.A. Figura Nº01. Estructura Organizativa de la empresa Velas 3N, C.A

Junta Directiva

Presidencia Asesoría Legal Gerencia de Administración y Finanzas

Coordinación de Contabilidad

Coordinación de Servicios y suministros

Coordinación de RRHH

Vigilancia y Seguridad Integral Unidad Financiera

Unidad Fiscal

Fuente: Velas 3N, C.A

Unidad de Costos

Unidad de crédito y Cobranza

Unidad de Compras y servicios

Control de Inventario

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Unidad de Solvencias y Seguros

Unidad de Facturación

1.2 Descripción de la Unidad Donde Se Desarrollo Las Pasantías.

La pasantía se realizó en la Unidad de Crédito y Cobranza de la empresa Velas 3N, C.A la cual esta adscrita a la Coordinación de Servicios y Suministros. En la siguiente figura se muestra el organigrama de la Coordinación de Servicios.

Figura Nº 02 Organigrama de la Unidad donde se realizo la Pasantía.

Fuente: Velas 3N, C.A

Entre las funciones que cumple, se encuentran las siguientes:

Unidad de Crédito y Cobranza:  Esta encargada de la administración de la oficina, en cuanto a planificación, organización y control de la misma. Así mismo se encarga

7

de la información necesaria con respecto a los créditos a ser otorgados y los plazos establecidos para su cancelación.  Elabora la información financiera que refleja el resultado de la cobranza. De la Analista:  Revisar facturas, comprobantes y demás documentos.  Relacionar todos los documentos para ser enviados a los distintos representantes de ventas.  Realizar registros de clientes nuevos de acuerdo a los procedimientos de la empresa.  Imprimir reportes y estados financieros de las empresas.  Asistir a los representantes de ventas en aspectos relacionados con las actividades de la unidad.

Diagnostico Situacional

1.3.1 Evaluación de la situación actual

En la Unidad de Crédito y Cobranza existen dos personas, una es la Coordinadora de Servicios y Suministros y otra, una analista de cobranzas, las cuales se encargan de manejar una cartera de más de 1500 clientes, siendo el personal insuficiente, por otra parte es importante resaltar que en esta unidad no existen manuales de procedimientos para las diferentes actividades que se realizan, lo que afecta la eficacia y eficiencia del empleado. Al no poseer manuales de procedimiento, los analistas pierden tiempo consultando a otros con mayor experiencia sobre cómo se realiza el procedimiento indicado para realizar una determinada actividad.

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CAPITULO II DESCRIPCIÓN Y ANALISIS DEL PROCESO DE PASANTIA

2.1 Objetivos de la Pasantía

2.1.1 Objetivo General

Describir los procedimientos ejecutados en la unidad de crédito y cobranzas perteneciente a la empresa “Velas 3N, C.A., ubicada en Ciudad Bolívar-Estado Bolívar.

2.1.2 Objetivos Específicos

Recibir la documentación de los nuevos clientes para su análisis y aprobación de las referencias comerciales y documentos consignados por el cliente. Evaluar la solicitud que el cliente desea realizar, y cargar el pedido al sistema para su facturación. Verificar el estatus financiero y solvencia de los clientes que deseen solicitar nuevos pedidos a través del sistema. Ingresar en el sistema la solvencia de pago de los clientes que deseen tomar nuevos pedidos. Realizar un seguimiento de las Cuentas por Cobrar. Recibir del área de tesorería los cheques devueltos y gestionar el cobro de los mismos con los aliados comerciales.

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2.2 Descripción y Conceptualización de las actividades realizadas

1. Recibir la documentación de los nuevos clientes para su análisis y aprobación de las referencias comerciales y documentos consignados por el cliente.

- El primer paso es recopilar la información suministrada por los nuevos clientes, las cuales son el Registro Mercantil, Rif, Referencias Bancarias y Comerciales entre otras. Llenándose allí la Planilla de Recepción de Documentos Clientes Nuevos (Ver Anexo 2).

- Seguidamente se realiza la verificación de los documentos consignados por los nuevos

clientes,

el

Rif

en

la

página

http://contribuyente.seniat.gob.ve/BuscaRif/BuscaRif.jsp, (Ver Anexo 3), las referencias bancarias y comerciales mediante llamadas telefónicas, por cada referencia se debe de llenar la Planilla de Verificación de Referencias (Ver Anexo 4). - Luego de terminado el paso anterior se procede a realizar la apertura de nuevos clientes mediante la Planilla Apertura de Nuevos Clientes (Ver Anexo 5). - Toda esta información es colocada en carpetas debidamente identificadas. - Se carga en el sistema Profit Plus los datos de los clientes: -

Se entra en el sistema Profit Plus en Tablas (Ver Anexo 6).

-

En la ventana siguiente se colocan todos los datos del cliente en la pestaña “Generales” (Ver Anexo 7).

-

En la pestaña de “Crédito y Saldo” se colocan el crédito que pidió el nuevo cliente, los documentos recibidos y algún comentario (Ver Anexo 8).

-

En la pestaña de “Otros” se coloca el tipo de persona (natural o jurídica) (Ver Anexo 9).

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2. Evaluar la solicitud que el cliente desea realizar, y cargar el pedido al sistema para su facturación.

Este paso se realiza en el Departamento de Crédito y Cobranza y consiste en elaborar la cotización de los pedidos. Para esto se lleva a cabo el siguiente procedimiento:

-Se solicita que el cliente llene el formato de solicitud de pedido (Ver Anexo 10). -Luego se carga en el sistema dicha solicitud. -Se entra en el Sistema Procesos-Cotizaciones (Ver Anexo 11). -Mediante la búsqueda de clientes se especifica el nombre del cliente (Ver Anexo 12).

-Se carga el pedido realizado por el cliente (Ver Anexo 13).

Después de cargar el pedido en el sistema se imprime la factura y la misma se lleva al departamento de Facturación para enviar dicho pedido.

3. Verificar el estatus financiero y solvencia de los clientes que deseen solicitar nuevos pedidos a través del sistema.

Es importante verificar el estatus financiero de los clientes que deseen solici tar nuevos pedidos a la empresa. Básicamente se realiza las siguientes actividades: •

El analista de crédito y cobranza realiza toda la investigación del crédito.

•

Actualización de los estados de cuenta de los clientes.

•

Se verifica el saldo pendiente del deudor, si debe facturas con 30 días de antigüedad, no se le realizan despachos.

•

El plazo para cancelar es de 07 días, para las ventas nacionales.

11

•

Generalmente se elabora el estado de cuenta, donde aparece el movimiento de los últimos tres (3) meses y el monto pendiente.

•

Llevar un registro de las cuentas por cobrar por cada cliente, los cuales están separados en varias categorías:

a) Las que están dentro del término otorgado y no están vencidas. b) Las vencidas entre 1 a 30 días. c) Las vencidas entre 31 a 60 días. d) Más de 61 días vencidas. •

Mantener actualizadas las cuentas por cobrar.

•

Decisión de otorgar créditos, la que es tomada por el jefe de la unidad y en última instancia por los propietarios de la empresa.

En el sistema Profit Plus se realiza la visualización del estado de cuenta de los clientes de la siguiente manera:

-

Se entra al sistema en la pestaña de “Módulos” luego “Ventas y Cuentas por Cobrar” (Ver Anexo 14).

-

En la pestaña de “Reportes” se busca Estado de Cuenta de los Clientes (Ver Anexo 15).

-

Se abre una nueva ventana que es “Impresión de Estado de Cuentas de los Clientes” allí se coloca la fecha desde y cuando se quiere el estado de cuentas (Ver Anexo 16).

-

Seguidamente se escoge el cliente (Ver Anexo 17).

-

Finalmente aparece listo para imprimir donde se pueden observar los movimientos que ha tenido el cliente (cobranza, notas de crédito, de debito, cheques devueltos, facturas, entre otros) (Ver Anexo 18).

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4. Ingresar en el sistema la solvencia de pago de los clientes que deseen tomar nuevos pedidos.

Una vez finalizado el paso anterior se descarga en el sistema Profit Plus las cuentas por cobrar. Los pasos son los siguientes:

-

Se entra al sistema en “Procesos”, se le da un clic a “Cobros” (Ver Anexo 19).

-

Se abre una nueva ventana y en la pestaña de “Generales” se cargan las facturas por cobrar que tenga el cliente (Ver Anexo 20).

Las facturas y cuentas por cobrar se cargan en el Sistema Administrativo Profit Plus de la siguiente manera:

-

En la pestaña de Procesos se le da un clic a cobros (Ver Anexo 21).

-

Se abre una nueva página de Cobros a Clientes (Ver Anexo 22).

-

Se pulsa F2 para elegir al cliente (Ver Anexo 23).

-

Se coloca el nombre del cliente (Ver Anexo 24).

-

Se pulsa documentos a cancelar (Ver Anexo 25).

-

Se elige la forma de pago (Ver Anexo 26).

Cabe destacar que los pagos son recibidos mediante los choferes, los cuales a la hora de descargar la mercancía en el negocio del cliente, éste le debe entregar el pago de la factura (Cheque contra Camión o en su defecto Efectivo o Deposito), el cual el chofer es la persona responsable de dicho pago, hasta que llega a la empresa y haga entrega del despacho al analista de cobranzas. Las facturas que fueron firmadas por los clientes son enviadas a los aliados comerciales para su respectivo cobro.

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5. Realizar un seguimiento de las Cuentas por Cobrar.

Las facturas o notas de crédito son archivadas en carpetas debidamente identificadas con la finalidad de llevar un mayor de cuentas por cobrar de cada cliente y todas las operaciones financieras procesadas por la unidad de crédito y cobranza. Seguidamente se hace una relación de las facturas de los clientes con saldos pendientes para ser enviada por MRW a los aliados comerciales.

6. Recibir del área de tesorería los cheques devueltos y gestionar el cobro de los mismos con los aliados comerciales.

Este paso se realiza al devolverse los cheques por parte del banco. El departamento de tesorería lo envía nuevamente al analista de crédito y cobranza, el cual se encarga de:

Ingresarlos al sistema para que realice una relación de los cheques devueltos para un nuevo proceso de cobranza, los cuales serán entregados a los respectivos cobradores o aliados comerciales para su respectivo cobro. Introducir los datos en el Sistema Profit Plus para la actualización del estado financiero del cliente, esto con la finalidad de tener un historial para nuevos pedidos (Ver Anexo 27). Se hace una relación de las facturas o notas por cobrar las cuales son entregadas a los respectivos cobradores.

2.3. Justificación y relevancia para el desarrollo del perfil profesional.

La realización de la pasantía tiene un papel de relevancia porque permite aplicar conocimientos teóricos prácticos, desarrollar habilidades, aplicar destrezas y adquirir

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nuevos conocimientos que contribuyen a la profesionalización del pasante. De igual manera, permite la consolidación y aplicación de conocimientos académicos adquiridos en el desarrollo de la carrera, mediante el trabajo directo en las organizaciones.

En el desarrollo de la pasantía se pudo conocer el sistema de administración Profit Plus, dicha herramienta ayuda al analista de crédito y cobranza a administrar, controlar y verificar el estatus de cada cliente, ampliando así habilidades para el manejo de herramientas propias de la carrera de contaduría.

2.4. Alcance

Se plantea un análisis descriptivo de los procedimientos realizados en la unidad de crédito y cobranzas de la empresa Velas 3N, C.A, desde la recepción asi como la verificación de la información suministrada por los clientes, revisión de sus estados de cuentas que desean solicitar nuevos pedidos. Descargar en el sistema administrativo Profit Plus las cuentas por cobrar, archivar y realizar seguimiento a dichas cuentas y recibir cheques devueltos para así gestionar su posterior cobro.

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CAPITULO III FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA

3.1 Fundamentación Teórica Definición de Términos. 3.1 Crédito: Para Wikipedia, el crédito “es una manifestación en especie o en dinero donde la persona se compromete a devolver la cantidad solicitada en el tiempo o plazo definido según las condiciones establecidas para dicho préstamo más los intereses devengados, seguros y costos asociados si los hubiera” (Wikipedia en linea, 2012)

3.1.1 Tipos de Créditos: Wikipedia también establece los siguientes tipos de crédito: “Crédito tradicional: Préstamo que contempla un pie y un número de cuotas a convenir. Habitualmente estas cuotas incluyen seguros ante cualquier siniestro involuntario. Crédito de consumo: Préstamo a corto o mediano plazo (1 a 4 años) que sirve para adquirir bienes o cubrir pago de servicios. Crédito comercial: Préstamo que se realiza a empresas de indistinto tamaño para la adquisición de bienes, pago de servicios de la empresa o para refinanciar deudas con otras instituciones y proveedores de corto plazo. Crédito hipotecario: Dinero que entrega el banco o financiera para adquirir una propiedad ya construida, un terreno, la construcción de

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viviendas, oficinas y otros bienes raíces, con la garantía de la hipoteca sobre el bien adquirido o construido; normalmente es pactado para ser pagado en el mediano o largo plazo (8 a 40 años, aunque lo habitual son 20 años). Crédito consolidado: Es un préstamo que añade todos los otros préstamos que usted tiene en curso, en uno único y nuevo crédito. Reunificar todos sus préstamos le permite bajar la tasa de interés de los créditos a corto plazo y pagar menos al mes. Crédito personal: Dinero que entrega el banco o financiera a un individuo, persona física, y no a personas jurídica, para adquirir un bien mueble (entiéndase así por bienes que no sean propiedades/viviendas), el cual puede ser pagado en el mediano o corto plazo (1 a 6 años). Crédito prendario: Dinero que le entrega el banco o entidad financiera a una persona física, y no a personas jurídicas para efectuar la compra de un bien mueble, generalmente el elemento debe de ser aprobado por el banco o entidad financiera, y puesto que este bien mueble a comprar quedara con una prenda, hasta una vez saldada la deuda con la entidad financiera o Bancaria.”

3.1.2 Registro Mercantil En la ciudad de Tunja, Colombia, en el trabajo “El Registro Mercantil” definen el registro mercantil como “una institución a cargo de las cámaras de comercio a través de las cuales, por virtud de la ley, se da publicidad a ciertos actos de los comerciantes que deben ser conocidos por la comunidad.

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Es el registro que deben efectuar todas las personas naturales, sociedades

comerciales

y

civiles,

empresas

unipersonales,

establecimientos de comercio, sucursales o agencias, sucursales de sociedades extranjeras y empresas asociativas de trabajo, que ejerzan actividades comerciales.”

3.1.3 RIF (Registro de Información Fiscal) Figueroa (2009) establece que el Registro de Información Fiscal es “un registro destinado al control tributario, en el cual deben inscribirse las personas naturales o jurídicas, las comunidades y las entidades o agrupaciones sin personalidad jurídica, susceptibles en razón de los bienes o actividades, de ser sujetos o responsables del Impuesto sobre la Renta, los agentes de retención del impuesto, y los residentes en el extranjero sin establecimiento permanente o base fija, siempre que la causa del enriquecimiento esté u ocurra en Venezuela. Igualmente, todas las personas naturales y jurídicas obligadas por las leyes, reglamentos y demás normas a inscribirse en el Registro de Contribuyentes (RIF) de la Administración Tributaria, tales como: Los que opten al beneficio de la exoneración del IVA establecido en el Programa “Venezuela Móvil“ y los que deban inscribirse en el Registro de Información Tributario de Tierras (RITTI).”

3.1.4 Cuentas y Documentos por Cobrar Pyle, White y Larson (1985) señalan que “las empresas que venden mercancías en abonos normalmente reciben de sus clientes documentos firmados, como constancia de su adeudo. Asimismo, cuando el periodo de crédito es largo, como sucede con la venta de maquinaria agrícola, también se exigen documentos. Los proveedores también solicitan a sus clientes que firmen documentos cuando se les amplía el plazo para pagar sus

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cuentas vencidas. En todos estos casos, los proveedores prefieren tener un documento por cobrar que una cuenta abierta, debido que el documento puede convertirse en efectivo antes de su vencimiento, descontándolo en un banco. Se prefieren también los documentos debido a que, en caso de ser necesario un juicio para cobrar la cuenta, la posesión de un documento implica tener un reconocimiento escrito, tanto de la existencia de la deuda como de su importe. Por último, conviene tener documentos por cobrar debido a que, generalmente, ganan intereses.”

3.1.5 Profit Plus “Profit Plus representa una nueva era en Sistemas de Información Integral, ya que es uno de los primeros y de hecho pocos sistemas empresariales diseñados y construidos enteramente para operar bajo ambiente Windows. Además, ofrece capacidades para una adaptación sin precedentes y una arquitectura abierta única, desarrollada con herramientas estándar de la industria, incluyendo Visual Studio de Microsoft®, y tecnología SQL Server 2005 como base de datos que permiten que el sistema se pueda extender e integrar fácilmente con aplicaciones particulares de la empresa. Este diseño proporciona a los usuarios la máxima flexibilidad, eficiencia, confiabilidad y desempeño. Con Profit Plus se obtiene un sistema de información para toda la empresa, que proporciona características tan avanzadas como: Procesamiento de transacciones a alta velocidad e integridad de datos, Seguridad definida por el usuario, Escalabilidad del Sistema, Flexibilidad Modular. Posee todas las bondades que brinda la tecnología NET diseñada para conectar información de acuerdo a la estructura que Microsoft® le brinda.”

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3.1.6 Persona Natural De acuerdo con Crece Negocios (2010) la persona natural es “una persona humana que ejerce derechos y cumple obligaciones a título personal. Al constituir una empresa como Persona Natural, la persona asume a título personal todos los derechos y obligaciones de la empresa.”

3.1.7 Persona Jurídica Crece Negocios (2010) también establece que la persona jurídica es “una empresa que ejerce derechos y cumple obligaciones a nombre de ésta. Al constituir una empresa como Persona Jurídica, es la empresa (y no el dueño) quien asume todos los derechos y las obligaciones de la empresa. Lo que implica que las deudas u obligaciones que pueda contraer la empresa, están garantizadas y se limitan sólo a los bienes que pueda tener la empresa a su nombre (tanto capital como patrimonio).”

3.1.8

Comprobantes de Retención

Ortiz (2009) describe los comprobantes de retención como “porcentajes que se deben aplicar según disposiciones de la administración tributaria a los subtotales de las facturas que recibe la empresa antes de proceder al pago de las mismas. La retención es la obligación que tiene el comprador de bienes y servicios, de no entregar el valor total de la compra al proveedor, sino de guardar o retener un porcentaje en concepto de impuestos. Este valor debe ser entregado al Estado a nombre del contribuyente, para quien esta retención le significa un prepago o anticipo de impuestos.”

20

3.1.8

Aliados Comerciales

Para efectos de este trabajo, los aliados comerciales se refieren al nombre dado por la empresa Velas 3N, C.A. a los representantes de ventas. 3.1.9

Choferes.

Son los encargados de transportar la mercancía al cliente, recibiendo a cambio la cancelación de las facturas que le entrega al mismo.

3.2 Bases Legales

Constitución Nacional. Artículo 112: “Todas las personas pueden dedicarse libremente a la actividad económica de su preferencia, sin más limitaciones que las previstas en esta Constitución y las que establezcan las leyes, por razones de desarrollo humano….” Tal como lo establece el artículo precedente se infiere en que todos los venezolanos, pueden dedicarse a la actividad comercial de su preferencia, siempre y cuando esta sea lícita, y a su vez cumplir con todos y cada uno de los preceptos constitucionales establecidos, así como los estipulados en leyes, reglamentos y códigos.

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PROVIDENCIA 0257 PROVIDENCIA QUE ESTABLECE LAS NORMAS GENERALES DE EMISION DE FACTURAS Y OTROS DOCUMENTOS

CAPITULO I

DISPOSICIONES GENERALES Artículo 1. La presente Providencia tiene por objeto establecer las normas que rigen la emisión de facturas, órdenes de entrega, guías de despacho, notas de débito y notas de crédito, de conformidad con la normativa que regula la tributación nacional atribuida al Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT). Artículo 2. El régimen previsto en esta Providencia será aplicable a: Las personas jurídicas y las entidades económicas sin personalidad jurídica. Las personas naturales cuyos ingresos anuales sean superiores a un mil quinientas unidades tributarias (1500 U.T.). Las personas naturales cuyos ingresos anuales sean iguales o inferiores a un mil quinientas unidades tributarias (1500 U.T.), únicamente cuando las facturas sean empleadas como prueba del desembolso por el adquirente del bien o el receptor del servicio, conforme a lo previsto en la Ley de Impuesto Sobre la Renta. El resto de las facturas emitidas por las personas a las que hace referencia este numeral, deberán emitirse conforme a lo dispuesto en esta Providencia o cumpliendo lo establecido en la Providencia Administrativa Nro 1.677, publicada en la Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela Nro 37.661 del 31 de marzo del 2003. CAPÍTULO II DE LOS MEDIOS DE EMISIÓN

Artículo 6. Los sujetos regidos por esta Providencia deben emitir las facturas y las notas de debito y de crédito, a través de los siguientes medios:

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Sobre formatos elaborados por imprentas autorizadas por el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT). Sobre formas libres elaboradas por imprentas autorizadas por El Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT). En ningún caso las facturas y otros documentos podrán emitirse manualmente sobre formas libres. Mediante Máquinas Fiscales. La adopción de cualquiera de los medios establecidos en este artículo queda a la libre elección de los contribuyentes, salvo lo previsto en el Artículo 8 de esta Providencia.

CAPITULO III DE LOS DOCUMENTOS Sección I De las facturas Artículo 13. Las facturas emitidas sobre formatos o formas libres, por los contribuyentes ordinarios del Impuesto al valor agregado, deben cumplir los siguientes requisitos: Contener la denominación de “factura”. Numeración consecutiva y única. Número de Control reimpreso. Total de los Números de Control asignados, expresado de la siguiente manera “desde el Nº… hasta el Nº…”. Nombre y Apellido o razón social, domicilio fiscal y número de Registro Único de Información Fiscal (Rif) del emisor. Fecha de emisión constituida por ocho (8) dígitos. Nombre y Apellido o razón social y número de Registro de Información Fiscal, del adquiriente del bien o receptor del servicio. Podrá prescindirse del número de Registro Único de Información Fiscal (RIF), cuando se trate de personas naturales que no requiera la factura a efectos tributarios, en cuyo caso deberá expresarse, como mínimo, el número de cédula de identidad o pasaporte, del adquiriente o receptor. Descripción de la venta del bien o de la prestación del servicio, con indicación de la cantidad y monto. Podrá omitirse la cantidad en 23

aquellas prestaciones de servicio que por sus características ésta no pueda expresarse. Si se trata de un bien o servicio exento, exonerado o no gravado con el Impuesto al valor agregado, deberá aparecer al lado de la descripción o de su precio, el carácter E separado por un espacio en blanco y entre paréntesis según el siguiente formato: (E). En los casos que se carguen o cobren conceptos en adición al precio o remuneración convenidos o se realicen descuentos, bonificaciones, anulaciones y cualquier otro ajuste al precio, deberá indicarse la descripción y valor de los mismos. Especificación del monto total de la base imponible del impuesto al valor agregado, discriminada según la alícuota, indicando el porcentaje aplicable, así como la especificación del monto total exento o exonerado. Especificación del monto total del impuesto al valor agregado, discriminado según la alícuota indicando el porcentaje aplicable. Indicación del valor total de la venta de los bienes o de loa prestación del servicio o de la suma de ambos, si corresponde. Contener la frase “sin derecho a crédito fiscal”, cuando se trate de las copias de las facturas. En los casos de operaciones gravadas con el impuesto al valor agregado, cuya contraprestación haya sido expresada en moneda extranjera, equivalente a la cantidad correspondiente en moneda nacional, deberán constar ambas cantidades en la factura, con indicación del monto total y del tipo de cambio aplicable. Razón social y el número de Registro Único de Información Fiscal (RIF), de la imprenta autorizada, así como la nomenclatura y fecha de La Providencia Administrativa de autorización. Fecha de elaboración por la imprenta autorizada, constituida por ocho (8) dígitos. SECCION III De las notas de débito y de crédito

Artículo 22. Las notas de debito o de crédito deben emitirse en el caso de ventas de bienes y prestaciones de servicios que quedaren sin efecto parcial o totalmente u originaren un ajuste, por cualquier causa, y por las cuales se otorgaron facturas. El original y las copias de las notas de débito y de crédito, deben contener el enunciado: “Nota de Débito” o “Nota de Crédito”. Artículo 24. Las notas de débito y de crédito emitidas a través de 24

Máquinas Fiscales deben tener una numeración consecutiva y única y contener los requisitos señalados en el Artículo 14 o en el Artículo 16 de esta Providencia, según sea el caso, con excepción de lo establecido en el numeral 1 de los referidos artículos. Igualmente, deben contener: Nombre y apellido o razón social y número de Registro Único de Información Fiscal (RIF) o cédula de identidad del comprador. Número y fecha de la factura que soportó la operación. Número de Registro de la Máquina Fiscal a través de la cual se emitió la factura que soportó la operación. Número de Control de la factura que soportó la operación, si ésta fue emitida sobre un formato o una forma libre. Artículo 28. El original y las copias de las facturas y otros documentos que se emitan a través de los medios señalados en los numerales 1 y 2 del Artículo 6 de esta Providencia, deben poseer el mismo número de control.

Artículo 33. La fecha de emisión de los documentos, así como su fecha de elaboración por la imprenta, debe estructurarse con el siguiente formato: DDMMAAAA, donde DD serán los dos (2) dígitos del día, MM serán los dos (2) dígitos del mes y AAAA, serán los cuatro (4) dígitos del año. Los dígitos podrán separarse mediante caracteres en blanco o separadores entre ellos, tales como puntos, guiones y barras, entro otros. Artículo 34. Las facturas y otros documentos emitidos sobre formatos o formas libres pueden ser diseñados según las necesidades del emisor para la realización de sus actividades, pero en todo caso deben cumplir con los requisitos exigidos en esta Providencia.

Artículo 40. Las facturas y otros documentos que se emitan no deben tener tachaduras ni enmendaduras, salvo en los casos que autorice el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT), mediante Providencia Administrativa de carácter general.

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Artículo 41. Mientras no esté prescrita la obligación tributaria, los datos contenidos en las facturas y otros documentos deben ser legibles y permanecer sin alteraciones. Artículo 42. En los casos en que la pérdida de la factura, nota de debito o nota de crédito, obedezca a circunstancias no imputables al contribuyente receptor, tendrán el mismo valor probatorio que los originales, las certificaciones de las copias que, bajo fe de juramento, emitan los proveedores de los bienes y servicios. El Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT), mediante Providencia, podrá establecer el cumplimiento de determinados deberes y formalidades para la emisión de las referidas certificaciones. La emisión de las certificaciones a las que hace referencia este artículo no menoscaba el ejercicio de las facultades de verificación, fiscalización y determinación de la Administración Tributaria.

REGLAMENTO PARCIAL DE LA LEY DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA EN MATERIA DE RETENCIONES CAPITULO I Disposición General Artículo 1°: Están obligados a practicar la retención del impuesto en el momento del pago o del abono en cuenta y a enterarlo en una oficina receptora de fondos nacionales dentro de los plazos, condiciones y formas reglamentarias aquí establecidas, los deudores o pagadores de los siguientes enriquecimientos o ingresos brutos a los que se refieren los artículos 27, 32, 35, 36, 37, 39, 40,41, 42, 51, 53, 65, 66 y 68 de la Ley de Impuesto sobre la Renta.

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CAPITULO IV MARCO METODOLOGICO

4.1. Descripción de los métodos y procedimientos para la realización de las actividades de pasantía.

4.1.1 Método Aplicado

El siguiente informe de pasantía se ubica dentro de un estudio descriptivo, que se realizó en la empresa Velas 3N, C.A. ubicada en Ciudad Bolívar, Estado Bolívar Arias (2009) refiere la investigación descriptiva como “la investigación que permite caracterizar un hecho, fenómeno, individuo o grupo, con el fin de establecer su estructura o comportamiento.” El autor también resalta que es una investigación que se ubica dentro de un nivel intermedio en cuanto a la profundidad de los conocimientos (p.24).

Así también el presente informe de pasantía se ubica dentro de una investigación documental, por cuanto el mismo se trata de profundizar el conocimiento sobre un departamento en este caso el de crédito y cobranzas de la empresa Velas 3N, C.A., con el apoyo principal de la información y datos obtenidos del mismo sitio de la pasantía, por lo que la autora establece recomendaciones de acuerdo a las experiencias vividas durante el lapso que duró la pasantía. En este sentido el manual de trabajos de grado de especialización y maestría de tesis doctorales de la Universidad pedagógica Libertador acota que la investigación documental es el "estudio de problemas con el propósito de ampliar y profundizar el conocimiento de su naturaleza, con apoyo, principalmente en trabajos previos, información y datos divulgados por medios impresos, audiovisuales o electrónicos" (p. 20) 27

La investigación según Arias (1999) “La metodología del proyecto incluye el tipo o tipos de investigación, las técnicas y los procedimientos que serán utilizados para llevar a cabo la indagación. Es el "cómo" se realizará el estudio para responder al problema planteado” (p. 19). El nivel de investigación según Arias (1999) “El nivel de investigación se refiere al grado de profundidad con que se aborda un objeto o fenómeno” (p. 19).

Para describir los procedimientos ejecutados en la unidad de crédito y cobranzas de la empresa Velas 3N, C.A. se utilizó el Sistema Administrativo Profit Plus, el cual es el único sistema que utiliza la empresa para vaciar toda la información física. De manera que cualquier error que pueda surgir durante la descarga de la información puede afectar a los demás departamentos, lo que trae consigo inconvenientes y retrasos, lo que implica dar una explicación sobre lo sucedido y de esa manera pues se ocasiona una pérdida de tiempo.

4.2. Fuentes de información Las fuentes de información que se utilizaron en la pasantía y que permitieron redactar el informe fueron:

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Fuentes electrónicas.

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Sistema Administrativo Profit Plus.

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Consultas al personal de la empresa de Velas 3N, C.A.,

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Referencias bibliográficas como trabajos de pasantía, tesis de grado relacionados con el tema en estudio que le dieron soporte al informe final de la pasantía.

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CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1 Conclusiones

A continuación se presentan las siguientes conclusiones, las cuales se pudo llegar luego de haber realizado el informe:

1. Se presentan inconvenientes debido que los aliados comerciales no envían los datos de los nuevos clientes completos para realizar la solicitud del pedido, esto interfiere con el proceso de ingreso de dichos clientes, por lo que el pedido es paralizado hasta tener la documentación completa.

2. La evaluación de los pedidos que se realiza en el Departamento de Crédito y Cobranza a través del sistema Profit Plus, es elaborado de forma eficiente y cumple con los requerimientos de la empresa.

3. La verificación del estatus financiero y certificación de la solvencia de los clientes que deseen solicitar nuevos pedidos, se realiza con la finalidad de facilitar el análisis del estado de cuentas del cliente para poder evitar posibles complicaciones futuras, tales como, un posible atraso en la cancelación de la nueva solicitud de pedido realizada.

4. El ingreso del pago que se carga al sistema Profit Plus se realiza de forma efectiva y sin ninguna complicación, a excepción de la recepción de los comprobantes de retención por parte de los aliados comerciales y choferes, los cuales no verifican que las retenciones estén bien elaboradas

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5. La relación y resguardo de las facturas por cobrar, se realiza sin ningún tipo de inconvenientes, por lo cual se lleva un mayor control de las mismas, con la limitante del espacio físico en el cual son resguardadas, el cual es muy reducido. 6. Seguir cumpliendo con el procedimiento establecido por la empresa para el cobro de cheques que han sido devueltos.

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5.2 Recomendaciones

Es necesario que el departamento implemente nuevos métodos más estrictos para que los aliados comerciales envíen toda la información correspondiente y así poder realizar de forma efectiva el proceso de ingreso de los nuevos clientes.

El uso del sistema Profit Plus le ha permitido a la empresa evaluar los pedidos e ingresar los pagos de forma efectiva, por lo tanto su utilización ha sido de gran beneficio y deben de seguir utilizando este sistema.

Es recomendable que se siga realizando la verificación del estatus financiero del cliente, ya que con esto se evitan futuros problemas con los clientes cuando realizan nuevas solicitudes de pedidos.

Buscar otro espacio físico donde pueda resguardarse la información.

Capacitar al personal que labora en la parte de crédito y cobranza, en especial a los aliados comerciales y choferes que entregan los despachos a los clientes.

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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

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Comercio

de

Tunja

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Registro

Disponible.www.ccomerciotunja.org.co/ftp/el_registro_mercantil.docv

Mercantil. (Consulta

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y Persona Jurídica. Disponible.

http://www.crecenegocios.com/persona-natural-y-persona-juridica/ (Consulta 2012, Marzo 20).

Arias, Fidas (1999). El proyecto de investigación. 3era edición. Caracas: Editorial Episteme.

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Mercantil.

Disponible.http://www.monografias.com/trabajos68/derecho-mercantil/derechomercantil2.shtml (Consulta 2012, Marzo 20).

Pyle, White, Larson (1985) Principios Fundamentales de Contabilidad. México. Compañía Editorial Continental, S.A. Ortiz,

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Facturación,

Cobros,

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Disponible.

http://www.mailxmail.com/curso-facturacion-cobros-pagosimpuestos/retenciones-fuente-impuesto-renta. (Consulta 2012, Mayo 15) Profit

Plus (s.f) Disponible. (Consulta 2012, Marzo 20)

http://www.miprofit.com/pages/profit_plus.aspx.

Providencia N° 0257 Providencia que Establece las Normas Generales de Emisión de Facturas y Otros Documentos. (SENIAT).

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Universidad Pedagógica Liberador (2006) Manual de trabajos de grado de especialización y maestría y tesis doctorales. Caracas: FEDUPEL

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ANEXOS

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Cronograma de Actividades.

Anexo 1

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VECERRECTORADO ACADEMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACION DE PASANTÍA FECHA DE INICIO: FECHA DE FINALIZACIÓN:

17/10/2011 06/02/2012

PLAN DE TRABAJO ACTIVIDADES

SEMANAS 8 9 10

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Cotizar los pedidos de los clientes y cargarlos en sistema para enviarlos a facturacion.

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Verificar el estatus financiero de los clientes que desee solicitar nuevos pedidos.

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Descargar en el sistema de las cuentas por cobrar de acuerdo con la forma de pago recibido.

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Recibir y Verificar la información suministrada por nuevos clientes.

Archivar y Realizar Seguimiento a las Facturas o Cuentas por Cobrar.

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Recibir del área de Tesorería los Cheques Devueltos y Gestionar el cobro de los mismos.

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_________________________ Firma Tutor Académico

_________________________ Firma Tutor Industrial

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Sello de la Empresa

Planilla de Recepción de Documentos Clientes Nuevos.

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Anexo 2

Revisión de RIF.

Anexo 3

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Planilla de Referencias.

Anexo 4

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Planilla de Apertura de Nuevos Clientes.

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Anexo 5

Pantalla 1. Acceso en Profit Plus a Tablas.

Pantalla 2. Carga de Clientes en Profit Plus.

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Anexo 6

Anexo 7

Pantalla 3. Carga de Rif, créditos y observaciones.

Pantalla 4. selección de tipo de persona.

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Anexo 8

Anexo 9

Formato de Solicitud de Pedido.

Anexo 10

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Pantalla Proceso-Cotizaciones A Clientes.

Anexo 11

Búsqueda De Cliente.

Anexo 12

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Pantalla Cotización de Productos.

Anexo 13

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Pantalla 1. Acceso A Profit Plus a Módulos.

Pantalla 2. Acceso a Reportes.

Anexo 14

Anexo 15

45

Pantalla 3. Selección de fecha.

Anexo 16

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Pantalla 4. Selección de Clientes.

Anexo 17

Pantalla 5. Estado de Cuenta del Cliente.

Anexo 18

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Pantalla 1. Proceso y clic en Cobros

Anexo 19

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Pantalla 2. Ventana donde son cargadas las facturas o notas de crédito.Anexo 20

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Pantalla 3. Selección del Cliente.

Anexo 21

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Pantalla 4. Escribir Nombre del cliente.

Anexo 22

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Pantalla 5. Documentos a Cancelar.

Anexo 23

Pantalla 6. Cancelación en efectivo.

Anexo 24

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Pantalla 7. Cancelación en Cheque.

Anexo 25

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Pantalla 8.Cancelacion en Deposito.

Anexo 26

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