REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS

DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS PARA EL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA DEL SISTEMA TELEFÉRICO DE MÉRIDA

MÉRIDA, NOVIEMBRE 2013

COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS SUBDIRECCIÓN ACADEMICA AREA DE PASANTIAS

DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS PARA EL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA DEL SISTEMA TELEFÉRICO DE MÉRIDA

TUTOR ACADEMICO ALEJANDRA CRUZ

AUTOR. ANDREA V. RODRIGUEZ H.

TUTOR EMPRESARIAL OSMAN RODRIGUEZ

MÉRIDA, NOVIEMBRE 2013

COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS SUBDIRECCIÓN ACADEMICA COORDINACION DE INVESTIGACIÓN

DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS PARA EL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA DEL SISTEMA TELEFÉRICO DE MÉRIDA AUTOR: ANDREA VANESSA RODRÍGUEZ HOLOD AÑO: 2013

RESUMEN El presente trabajo de investigación tuvo lugar en el área de administración, específicamente en la Unidad y/o Departamento de Tesorería del Sistema Teleférico de Mérida, ubicado en la ciudad de Mérida estado Mérida, cumpliendo el proceso de realización de pasantías administrativas como requisito parcial para optar por el título de T.S.U en Hotelería y Servicios de la Hospitalidad. La Unidad de Tesorería cumple la función de establecer el conjunto de leyes y procedimientos destinados a la contabilización tanto física como financiera de las transacciones relacionadas con los Ingresos y Egresos del Sistema Teleférico de Mérida; además, está a cargo del manejo de la Caja Chica, la cual cumple con un proceso manual que interfiere en el desenvolvimiento eficaz para realizar los demás trabajos pautados para la misma unidad, es por ello que el enfoque está basado en una propuesta viable que haga posible resolver la problemática encontrada a través de una herramienta tecnológica que permita automatizar dicho proceso. Descriptores: Base de datos, caja chica, comprobante de caja, egresos, herramienta

i

ÍNDICE GENERAL RESUMEN ........................................................................................................................................... I ÍNDICE DE FIGURAS, TABLAS Y GRAFICOS......................................................................................... IV ÍNDICE DE ANEXOS ............................................................................................................................ V DEDICATORIA ................................................................................................................................... VI AGRADECIMIENTOS .......................................................................................................................... 7 INTRODUCCIÓN................................................................................................................................. 8 FASE I .............................................................................................................................................. 11 LA EMPRESA.................................................................................................................................... 11 1.1 PASANTIAS ADMINISTRATIVAS………………………………………………………………………………………….10 1.2 LA EMPRESA……………………………………………………………………………………………………………………..10 1.3 UNIDAD ADMINISTRATIVA………………………………………………………………………………………………..24 1.4 DESEMPEÑO DURANTE EL PERÍODO DE PASANTIAS…………………………………………………………..26 1.5 DESCRIPCIÓN DE SITUACIONES REALES……………………………………………………………………………..28 1.6 INFORMACIÓN DE BITACORAS……………………………………………………………………………………………29 FASE II ............................................................................................................................................. 31 EL PROBLEMA ................................................................................................................................. 31 2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA……………………………………………………………………………………..30 2.2 OBJETIVO GENERAL…………………………………………………………………………………………………………..33 2.3 OBJETIVOS ESPECIFICOS…………………………………………………………………………………………………….33 2.4 JUSTIFICACIÓN Y ALCANCE DE LA INVESTIGACIÓN…………………………………………………………….33 FASE III ............................................................................................................................................ 36 MARCO TEORICO ............................................................................................................................ 36 3.1 ANTECENDENTES DE LA INVESTIGACIÓN……………………………………………………………………………35 3.2 BASES TEÓRICAS……………………………………………………………………………………………………………….37 FASE IV ............................................................................................................................................ 47 MARCO METODOLÓGICO ................................................................................................................ 47 4.1 TIPO Y DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN……………………………………………………………………………….46 4.2 POBLACIÓN Y MUESTRA…………………………………………………………………………………………………….47 4.3 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN…………………………………….47 FASE V ............................................................................................................................................. 50 DIAGNÓSTICO QUE SUSTENTA LA PROPUESTA ............................................................................... 50 5.1 ANÁLISIS DE RESULTADOS………………………………………………………………………………………………….49

FASE VI ............................................................................................................................................ 52 LA PROPUESTA ................................................................................................................................ 52 6.1 INTRODUCCIÓN A LA PROPUESTA………………………………………………………………………………………51 6.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA……………………………………………………………………………………..52 6.3 OBJETIVOS DE LA PROPUESTA……………………………………………………………………………………………53 6.3.1 OBJETIVO GENERAL…………………………………………………………………………………………………..54 6.3.2 OBEJTIVOS ESPECIFICOS……………………………………………………………………………………………54 6.4 JUSTIFICACIÓN Y ALCANCE DE LA PROPUESTA…………………………………………………………………..54 6.5 ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA……………………………………………………………………………………….55 6.6 DESARROLLO DE LA PROPUESTA……………………………………………………………………………………….55 6.7 VIABILIDAD DE LA PROPUESTA…………………………………………………………………………………………69 CONCLUSIONES ............................................................................................................................... 72 BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................................. 73

ÍNDICE DE FIGURAS, TABLAS Y GRAFICOS

Fig. 01 Recorrido del Sistema Teleférico de Mérida…………………………………………………………………………18 Fig. 02 Estructura organizativa de VENTEL……………………………………………………………………………………….19 Fig. 03 Organigrama departamental del Sistema Teleférico de Mérida…………………………………………..21 Tab. 01 Capacidad operativa del Sistema Teleférico de Mérida………………………………………………………24 Fig. 04 Organigrama de la oficina de administración……………………………………………………………………….26 Fig. 05 Organigrama del departamento de tesorería……………………………………………………………………..27 Graf. 01 Gestión del departamento de tesorería……………………………………………………………………………28 Fig. 06 Fases del diseño de una base de datos………………………………………………………………………………..59 Fig. 07 Diseño conceptual. Modelo entidad-relación……………………………………………………………………..63 Fig. 08 Diseño físico de la base de datos………………………………………………………………………………………..66 Fig. 09 Página de inicio de la base de datos……………………………………………………………………………………67 Fig. 10 Formulario para ingresar los datos del personal del STM…………………………………………………..68 Fig. 11 Formulario para ingresar los departamentos adscritos al STM…………………………………………...69 Fig. 12 Formulario de egresos de caja chica…………………………………………………………………………………..70 Fig. 13 Comprobante digital de caja chica……………………………………………………………………………………..71

ÍNDICE DE ANEXOS

Anexo. 01 Comprobante manual de caja chica…………………………………………………………………………………77 Anexo. 02 Información de bitácoras……………………………………………………………………………………………….78

DEDICATORIA

A Dios por sobre todas las cosas ya que él es motivo de inspiración y dedicación, “Si Dios es todo lo que tú tienes, tú tienes todo lo que necesitas” JOHN 14:8.

AGRADECIMIENTOS

Agradeciendo como primera persona a mi mami que siempre ha estado para mí en todos los momentos en que la he necesitado guiándome por el mejor camino, gracias mami te amo eres mi guía, a mi hermano Daniel que siempre ha estado presente en el transcurrir de mi vida te amo, a mi papá, mi hermano Jesús Manuel, familiares y amigos dios los bendiga, en especial a José amable que ha sido mi compañero siempre en las buenas y malas te amo, a mi mejor amiga Andrea la cual me ha impulsado a pensar siempre en positivo y agradeciendo enormemente a todos los trabajadores del Sistema Teleférico de Mérida los cuales me dedicaron un poco de su tiempo para enseñarme las labores empresariales y compartir su tiempo conmigo y en especial a mis tutoras académicas Alejandra Cruz, Nancy Bonavino y Urquia Saavedra por instruirme en la realización de mi trabajo de grado.

7

INTRODUCCIÓN

La tecnología se ha convertido en uno de los factores más importantes en el desarrollo de todas las actividades y procesos que se realizan diariamente en cualquier entidad, empresa y/o institución. Es por ello que se utilizan muchas herramientas tecnológicas que permiten el desarrollo sistemático y eficiente de cualquier institución que utilice dichos instrumentos de la manera más adecuada.

Hoy en día los sistemas de información se encuentran en todo lo que hacemos facilitando los procesos para obtener un beneficio propio y a su vez, logrando la creación de nuevas herramientas para brindar soluciones a cualquier empresa.

Actualmente, los servicios que se brindan van de la mano de un sistema automatizado que nos permite introducir, almacenar y emitir datos concretos sobre la información pertinente que se requiera utilizar, brindando así procesos rápidos y eficaces a la hora de prestar un servicio, es por ello que, se requiere estar siempre a la vanguardia de cualquier avance tecnológico innovador que se observe en el mundo actual, no sólo para prestar un servicio a un cliente externo, sino también, al cliente interno que trabaja en pro de cualquier empresa y/o entidad.

Por esta razón, surge la idea de crear una base de datos para el Registro y Control Administrativo del Departamento de Tesorería del Sistema Teleférico de Mérida, el cual requiere la automatización de uno de sus procesos administrativos.

8

A continuación se presentan las seis (6) fases que sustentan el desarrollo de este trabajo de investigación.

Fase I. La empresa

En esta fase se presenta la información relacionada con la empresa en donde se realizaron las pasantías administrativas.

Fase II. El problema

Se describe la problemática encontrada en el desarrollo de las pasantías, en esta fase se especifica el tema principal, se definen los objetivos y se justifica el objeto de estudio.

Fase III. Marco teórico

En el marco teórico se encuentran todos los datos bibliográficos que sustentan el objeto de estudio así como también los trabajos realizados en base al diseño de una herramienta tecnológica, tomados como antecedentes de la investigación.

Fase IV. Marco metodológico

En esta fase se describe el tipo de investigación realizada, así como también la población y muestra y se presentan las técnicas que se utilizaron para la recolección de datos.

9

Fase V. Diagnóstico

El diagnóstico define los resultados obtenidos por medio de las técnicas e instrumentos de recolección de datos.

Fase VI. La propuesta

La propuesta se presenta en base a la problemática planteada y se desarrolla la misma aplicando la metodología y los conocimientos adquiridos que darán forma a la propuesta.

10

FASE I

LA EMPRESA

1.1 Pasantías administrativas

El Colegio Universitario Hotel Escuela de Los Andes Venezolanos tiene como requisito parcial la realización de unas pasantías administrativas las cuales son una unidad curricular que debe ser cumplida por el estudiante, dichas pasantías tienen como objetivo “aplicar los conocimientos, habilidades destrezas obtenidos a lo largo de la formación del estudiante, mediante el diagnostico de una situación en particular, relacionada con el servicio y en donde se propone la optimización de la misma profundizando en los aspectos gerenciales” según el artículo 41 de la Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 5.342

En otras palabras se realizaron las respectivas pasantías administrativas como requisito parcial para optar al título de la carrera de Hotelería y Servicios de la Hospitalidad, con una duración de dieciséis (16) semanas de conformidad con lo establecido en los artículos 32, 33 y 38 de la Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 5.342 del Colegio Universitario Hotel Escuela de Los Andes Venezolanos.

1.2 LA EMPRESA

1.2.1 Nombre. SISTEMA TELEFÉRICO DE MÉRIDA

1.2.2 Ubicación 11

El Sistema Teleférico de Mérida se encuentra ubicado en el Municipio Libertador, Parroquia El Sagrario, sector Barinitas, específicamente al final de la calle 24, frente a la plaza las Heroínas estado Mérida, Venezuela.

1.2.3 Filosofía corporativa

El Sistema Teleférico de Mérida tiene como filosofía corporativa afirmar el compromiso de trasladar a los visitantes a las cumbres más elevadas de Venezuela de la manera más eficiente posible sin excluir a los sectores sociales desfavorecidos con un compromiso mutuo entre el Sistema Teleférico de Mérida y el público, resaltando los valores de integridad, respeto, seguridad y promoción de las costumbres y tradiciones andinas. Indicadores de gestión del sistema teleférico de Mérida, (2009)

1.2.4 Fines

Trasladar a los distintos usuarios del Sistema Teleférico de Mérida a las cumbres más altas de Venezuela, maximizando la rentabilidad y asegurando la auto sostenibilidad del mismo. Indicadores de gestión del sistema teleférico de Mérida, (2009)

1.2.5 Valores Corporativos

Integridad Excelencia Respeto 12

Compromiso mutuo Proyección social Creatividad en la atención al publico Seguridad para los trabajadores Uso de tecnología propia Hospitalidad y confianza Rentabilidad y eficiente y asequibilidad social

1.2.6 Misión

Ofrecer servicios de transporte por cable a los distintos usuarios del Teleférico para satisfacer las necesidades de recreación, esparcimiento, aprendizaje y disfrute de la naturaleza, ubicado en el parque Nacional Sierra Nevada, promoviendo el desarrollo de actividades eco-turísticas, resaltando las costumbres del andino y su acervo cultural y tradicional. Indicadores de gestión del sistema teleférico de Mérida, (2009)

Visión

Consolidar el Sistema Teleférico de Mérida como el mejor prestador de servicios turísticos de su área por excelencia en el ámbito nacional e internacional, dentro de un enfoque integrador de inclusión y bienestar social, aspirando a los más altos niveles de eficiencia organizacional y proyectando la imagen de una Venezuela multidestino. Indicadores de gestión del sistema teleférico de Mérida, (2009)

13

1.2.7 Objetivos

Prestar un servicio de calidad integral a todos nuestros clientes, tanto internos como externos. Satisfacer las expectativas de nuestros visitantes en cuanto a recreación, esparcimiento y acercamiento a la naturaleza, atraídos por el Parque Nacional Sierra Nevada. Ofrecer a nuestros visitantes el mejor servicio turístico para hacerlos sentir como en casa. Mantenerse como la empresa turística del estado Venezolano más eficiente y rentable del occidente nacional, favorecedora de la economía regional y promotora de la imagen turística de Venezuela ante el mundo y de los Andes ante el país. Crecer, diversificarse y desarrollarse en áreas de servicio complementario y secundario para optimizar la estadía del turista nacional y extranjero que utiliza el sistema de acceso a la Sierra Nevada de Mérida. Proyectar y estimular la práctica del turismo de bajo impacto para armonizar con nuestros espacios naturales protegidos y asegurar la calidad de vida de las generaciones futuras, junto a los recursos destinados a ser fuente de desarrollo social.

14

1.2.8 Reseña histórica del Sistema Teleférico de Mérida

En la región andina venezolana se encuentra ubicado el estado Mérida, cuya estructura económica ha estado sustentada en las últimas décadas por los ingresos del sector público, lo que hace dependiente del presupuesto público, por ello el estado Mérida requiere una urgente diversificación económica, siendo el desarrollo ordenado de la actividad turística una alternativa viable, más aun cuando la evolución de los sectores de comercio, transporte y comunicaciones y parte de los servicios privados han dependido del incremento de la actividad turística. El sistema teleférico de Mérida, atiende a un fin turístico, ya que fue construido para salvar la distancia que existía entre la ciudad y el parque sierra nevada con sus nevadas cumbres y poder explotar de esta manera la belleza natural del estado, de esta manera se presenta de manera resumida la reseña histórica del sistema Teleférico de Mérida según los indicadores de gestión, (2009)

El Teleférico de Mérida fue preconcebido en 1952 por un grupo de andinistas venezolanos con la finalidad de facilitar el ascenso a la sierra nevada de Mérida. En 1955, la iniciativa fue tomada en cuenta y se procedió a hacer el levantamiento topográfico a fin de desarrollar el proyecto. Para 1957 ya estaba en funcionamiento el teleférico de carga hasta la estación la Aguada, el cual sirvió de transporte para los materiales necesarios para la construcción de las estaciones. El Teleférico fue construido mayormente con apoyo francés, suizo y alemán; la obra se concluyó en marzo de 1960 gracias al apoyo de mano de obra venezolana y del equipo técnico extranjero dirigido por el especialista francés Maurice Comte. La obra tuvo un costo para el momento histórico de su construcción de aproximadamente 16 millones de dólares.

15

A través de los años, el sistema ha sido actualizado tecnológicamente para asegurar su vigencia y calidad de servicio. Los sistemas de electricidad, electrónica y mecánica han recibido el beneficio de los adelantos de la tecnología computarizada, en apoyo a un excelente diseño que se mantiene a la vanguardia dentro de los teleféricos del mundo. En agosto de 2008, el experto suizo Hily Manz y un comité técnico de ese país realizaron una inspección general del sistema, en dicha inspección se determinó que los cables portadores de los vagones estaban a punto de cumplir los 50 años, finalizando así su vida útil; de igual manera se detectó una fisura en una de las torres del sistema. Por recomendaciones de este grupo de expertos europeos el Teleférico de Mérida fue cerrado en el mismo mes para resguardar la seguridad de los usuarios. A partir de diciembre de 2010, el gobierno venezolano contrató los servicios de la empresa austriaca Doppelmayr para modernizar el sistema Teleférico de Mérida, a fin de solventar los problemas presentados en las conclusiones del informe de inspección del cual se derivó su cierre. Se estima que para mediados del 2014 se dará nuevamente apertura a este medio de transporte que constituye al mismo tiempo uno de los principales atractivos turísticos del Estado Mérida.

El Sistema Teleférico de Mérida fue construido en 1958, comenzó operaciones en 1960, posteriormente pasó a formar parte de la Corporación Venezolana de Hoteles y Turismo C.A (CONAHOTU), según Gaceta Oficial 1.591 de fecha 22/06/1973, una vez suprimida la CONAHOTU, se crea la corporación Venezolana de Turismo, quien asume su adscripción hasta el año 2001 cuando esta desaparece según Gaceta Oficial 37.332, de fecha 26/12/2001.

16

El Sistema Teleférico de Mérida pasa entonces a formar parte de los activos de CONVIASA e INATUR hasta mediados del año 2006, posteriormente es transferido a VENETUR S.A, según Gaceta Oficial N° 38.915 de fecha 22/04/2008.

El Sistema Teleférico de Mérida cuenta con dos (2) líneas de transporte, uno de carga o de servicios, dirigido al transporte de personal de mantenimiento, traslado de herramientas, equipos de trabajo e insumo para los servicios turísticos y una principal o de turistas dirigidos al transporte de visitantes y usuarios. Ambos sistemas cuentan con 12,5 Km de recorrido en cuatro (4) tramos y cinco (5) estaciones, tal como se presenta en la figura siguiente.

Figura Nº 01 Recorrido del Teleférico de Mérida Fuente. Sistema Teleférico de Mérida. Indicadores de Gestión, (2009)

1.2.9 Estructura Organizativa

En su estructura organizativa se visualiza al Sistema Teleférico de Mérida como un organismo público adscrito a Venezolana de Teleférico C.A

17

(VENTEL C.A), ente dependiente del Ministerio del Poder Popular para el Turismo (MINTUR). En los actuales momentos el Sistema Teleférico de Mérida es dirigido por el Ing. José Gregorío Martínez. Indicadores de gestión, (2009)

EJECUTIVO NACIONAL

MINTUR

VENTEL

SISTEMA TELEFÉRICO DE MÉRIDA

Figura 02. Estructura Organizativa de VENTEL Fuente. Manual de Normas del STM, (2007)

El Sistema Teleférico maneja una estructura organizativa lineastaff donde la gerencia mantiene una línea de mando sobre los diferentes departamentos que lo conforman, garantizando el trabajo en conjunto para alcanzar un mismo objetivo sin desperdiciar recursos.

18

Gerencia General Asistente Gerencia General

Auditor Interno SubGerencia

Asesor Jurídico

Controlador Principal

Oficina de Administración Mensajero Oficina

Asistente Administrativo

Unidad Compras

Unidad Contabilidad

Unidad Almacén

Unidad Tesorería

Ayudante de Almacén

Mini-Tienda Teleférico.

Oficina Recursos Humanos Auxiliar de RRHH

Unidad Bienes Muebles

Analista de Personal I

Oficina de Informática

Unidad de Seguridad y Salud laboral

Unidad de Seguridad Interna

Controlador Estacionamiento

Gerencia Mercadeo y Ventas

Gerencia de Ing. y Mantenimiento

Asistente de Mercadeo

Adjunto de la Gerencia de Ing. Y Mantenimiento Departamento Mecánico

Departamento Eléctrico

Departamento De Taller

Departamento Reservaciones

Figura 03. Organigrama departamental del Sistema Teleférico de Mérida Fuente. Manual de Normas y procedimientos, (2007)

19

Oficina de Seguridad Integral Adjunto de la Oficina de Seguridad Integral

Asistente de Informática

Analista de Planificación y Presupuesto

Asistente de Tesorería Taquillas Boletos

Oficina de Planificación Y Presupuesto

Departamento Atención al Cliente

Unidad Primeros Auxilios

Unidad de Servicios Generales

1.2.10. Modernización del Sistema Teleférico de Mérida

El estado Venezolano atendiendo los informes técnicos preliminares toma la decisión de cerrar de manera preventiva el Sistema Teleférico de Mérida en el año 2008, desde entonces se han venido realizando los estudios técnicos

necesarios

para

determinar

la

condición

exacta

de

su

funcionamiento, concluyendo en el año 2009 que este sistema había agotado su vida útil. Durante este mismo año se formula el proyecto de intervención y se tramitan los recursos necesarios para dar inicio al desarrollo de esta importante obra de ingeniería; el proyecto consiste en la modernización del teleférico de carga y la construcción de un nuevo teleférico principal.

El 30 de julio de 2010, se firma el acta de inicio de obra relacionada al suministro, instalación y puesta en marcha de equipos electromecánicos fabricados en Europa ( Austria y Suiza ) para el proyecto de modernización del Sistema Teleférico de Mérida, con la participación de MINTUR, VENTEL, PDVSA y los ingenieros de la empresa Doppelmayr. En el mes de marzo del 2012, se tiene en Mérida un 95% de todos los materiales electromecánicos necesarios para la construcción del nuevo teleférico, lo cual equivale a más de 4.000 toneladas de materiales, los mismos ya están ubicados en cada una de las estaciones de trabajo para su instalación.

El elemento logístico del transporte de materiales (electromecánicos y obras civiles) constituye el nodo critico más importante en el desarrollo de la obra, ya que se deben transportar más de 20.000 toneladas de materiales en las distintas estaciones, utilizando como principal medio de transporte el viejo

20

teleférico, con capacidades y condiciones limitadas de trabajo, y ante todo, garantizando la seguridad integral de la obra. Indicadores de gestión, (2009)

1.2.11 Objetivos en el marco de modernización

Modernizar el sistema teleférico principal optimizando los indicadores de eficiencia, seguridad y confort, aprovechando parte de la infraestructura original.

Recuperar la infraestructura física integral de cada una de las cinco estaciones que componen el sistema, mejorando sus servicios básicos. Recuperar el teleférico de carga como línea estratégica para garantizar el avance de los trabajos de modernización electromecánica y mejoramiento físico, con el propósito de optimizar los programas permanentes de mantenimiento preventivo y correctivo para todas las estaciones. Ejecutar

los

estudios

pertinentes

(ambientes

y

físicos)

necesarios para la puesta en marcha de las obras en base a la condición particular de la zona.

Entre las acciones principales para la modernización del sistema teleférico se encuentran: ingeniería, procura, llegada de equipos, proyectos conexos y complementarios, tales como: avaluó de bienes muebles, estudio de impacto ambiental y sociocultural, planta de tratamiento para aguas servidas, recuperación del teleférico de carga, proyecto de seguridad, prevención,

21

higiene y ambiente, ensayos no destructivos a la estructura de concreto, adecuación del suministro eléctrico por cada estación, adecuación del suministro de agua por cada estación, operatividad de las labores, acarreo de las cabinas y materiales a cada estación vía área.

Una vez concluido el proceso de modernización, el sistema Teleférico de Mérida obtendrá evidentes mejoras en cuanto a la capacidad operativa tal como se indica en la tabla comparativa Nº1

Tabla N°01. Capacidad operativa del antiguo sistema teleférico vs el modernizado.

CONCEPTO

TELEFÉRICO ACTUAL

TELEFÉRICO MODERNIZADO

1. Capacidad por Cabina 2. Velocidad de

40 pax ( 30 sentado, 10

60 pax (40 sentados y

de pie)

20 de pie)

Máx. 5 m/s

Máximo 7 m/s

Máx 160 personas

Máximo 320 personas

trayecto 3. Traslado de personas/hora 4. Maquinaria de impulsión

No apta para el

Eficiencia para el

total

total

aprovechamiento

aprovechamiento

de la capacidad

de la capacidad

física instalada.

física instalada.

Componentes no

Garantía de

disponibles en el

disponibilidad de

mercado.

componentes y

22

tecnología de punta. 5. Tipo de Sistema Teleférico

6. Sistema de

Un (1) cable

Dos (2) cables

portador

portadores

Dos (2) cables

Un (1) cable

tractores

tractor

Sistema electrónico

control y

Sistema computarizado (PLC)

potencia 7. Sistema de rescate y

Rescate Vertical (winch

Sistema de Rescate

manual)

integrado horizontal: (i)

salvamiento

motor disel hidráulico, (ii) Rueda dentada acoplada a poleo motriz.

8. Sistema de

12 torres estructurales

torres de soporte

9 torres estructurales nuevas.

Fuente. Sistema Teleférico de Mérida. Indicadores de Gestión, (2009)

23

1.3 Unidad Administrativa

Las pasantías Administrativas se realizaron en el área de Administración específicamente en la Unidad de Tesorería del Sistema Teleférico de Mérida dirigido por la T.S.U Jazmín López Santana.

La oficina de administración tiene como objetivo principal dirigir, controlar, planificar y organizar todas las actividades inherentes al área administrativa, así como velar por el estricto cumplimiento de los procesos administrativos del Sistema Teleférico de Mérida.

Oficina de Administración Asistente de Administración

Mensajero

Unidad de Compras

Unidad de Tesorería

Unidad de Cuentas Por pagar

Unidad de Presupuesto

Unidad de Contabilidad

Figura 04. Organigrama de la Oficina de Administración Fuente. Manual de normas del STM, (2007)

24

Unidad de Almacén

1.3.1 Unidad de Tesorería

La Unidad de tesorería tiene como objetivo principal establecer el conjunto de leyes y procedimientos destinados a la contabilización tanto física como financiera de las transacciones relacionadas con los ingresos y egresos del Sistema Teleférico de Mérida, además de establecer las responsabilidades de cada uno de los integrantes que intervienen en los distintos procedimientos, a fin de procurar una gestión eficaz y efectiva. Manual de normas y procedimiento del sistema teleférico de Mérida, (2007).

Jefe de Oficina de Administración

Jefe Unidad de Tesorería

Asistente de Tesorería

Figura 05. Estructura Organizativa de la Unidad de Tesorería Fuente. Manual y normas del STM, (2007)

En la Unidad de tesorería se gestionan distintas actividades que permiten el funcionamiento adecuado de la contabilización física y financiera de la institución; entre ellas se encuentran los procesos relacionados con la caja chica del STM, la cual sirve de fondo destinado al manejo de pagos a través de la misma.

25

Registrar y tramitar los ingresos y obligaciones por el STM

Atender el oportuno y eficiente tramite de las órdenes de pago para la adquisición de bienes y servicios de las distintas áreas administrativas y operativas, así como la recaudación de ingresos del STM (Por los momentos el STM solo tiene egresos ya que esta en el proceso de modernización)

INSUMOS

Órdenes de Pago

ACTIVIDADES

Analizar los requerimientos y solicitudes

Total de ingresos recaudados por diferentes conceptos

Elaborar cheques

Pago de Nomina

Recaudación de ingresos

Solicitud de atención por parte de proveedores

Constitución, ejecución y reposición de caja chica

Solicitud de reposición de caja chica

Expediente de compra de bienes o servicios

PRODUCTOS Cheques elaborados Depósito diario de ingresos y/o egresos en bancos Cumplimiento de compromisos con clientes internos y externos Caja chica del STM

Grafica N°01 Gestión de la Unidad de Tesorería Fuente. Manual de Normas del Sistema Teleférico de Mérida, (2007)

26

1.4 Desempeño durante el período de pasantías

Las respectivas pasantías administrativas realizadas en el Sistema Teleférico de Mérida tuvieron una duración de dieciséis (16) semanas según lo establecido en el Colegio Universitario Hotel Escuela de Los Andes Venezolanos; dichas pasantías dieron inicio el día 10/07/2013 y culminaron satisfactoriamente el día 25/10/2013 cumpliendo con todas las actividades que requería la empresa por parte del pasante.

En el área de Administración donde se desempeñaron las distintas actividades se conocieron los departamentos que integran esta área, entre ellos la unidad de cuentas por pagar, la unidad de presupuesto, la unidad de contabilidad, la unidad de compras y la unidad de tesorería donde se requirió más trabajo y aprendizaje ya que en esta unidad se presenta el problema a tratar.

A continuación se especifican las distintas labores que se realizaron en cada departamento durante el período de pasantías.

1. Unidad de Cuentas por Pagar

Elaboración de las solicitudes de pago a proveedores Elaboración de las solicitudes de viático Elaboración de las solicitudes de pago nómina

2. Unidad de Presupuesto

Emitir las disponibilidades presupuestarias de cada partida que requiera el bien que se necesite. Emitir la disponibilidad presupuestaria del I.V.A. 27

Emitir la disponibilidad presupuestaria de caja chica.

3. Unidad de Contabilidad

Registro sistemático de todas las transacciones y la situación económica-financiera del ente contable.

Producción de los estados financieros básicos: estado de resultados (ingresos y gastos), estado de origen y aplicación de fondos y balance general, a los fines de mostrar los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos del ente contable.

Creación de comprobantes de retención de I.V.A e I.S.L.R

Conciliación bancaria a fin de Mes.

4. Unidad de Compras

Elaboración de las solicitudes internas de compras de materiales y suministros

Emisión de las solicitudes de adquisición de bienes y servicios

Elaboración de las solicitudes de contratación de obras

28

5. Unidad de Tesorería

Programación y emisión de pagos a proveedores, personal contratado, IVSS, BANAVIH, Servicios Básicos (Corpoelec, aguas de Mérida, Intercable)

Depósitos diarios

Caja chica del Sistema Teleférico Mérida

Escaneo de pagos

Se realizaron todos los procesos correspondientes con cada departamento de la unidad de administración, cumpliendo con las actividades descritas anteriormente siendo este el trabajo diario que se realiza dentro de la oficina de administración del Sistema Teleférico de Mérida.

1.5 Descripción de situaciones reales

En el departamento de administración se observa gran demanda de datos cuantitativos, pues, en el mismo, se maneja la información necesaria para la conducción de los fondos monetarios que utiliza el Sistema Teleférico de Mérida, por tanto se hace ineludible un método donde se almacenen todos estos datos.

29

Dentro de la unidad de tesorería donde se dedicó más tiempo laboral se observó el manejo de dinero en efectivo ya que dentro del mismo departamento se conducen los procesos de apertura y cierre de caja chica, por ello se requiere una buena fuente de información donde se registren y almacenen los egresos y al mismo tiempo se ejecute el respectivo comprobante de caja que actualmente se realiza manualmente como se observa en el anexo número 01 del presente trabajo, lo que genera un retardo para la jefe de tesorería en la ejecución de sus labores diarias.

1.6 Información de Bitácoras

Dentro de las bitácoras se encuentran de manera concreta las actividades y tareas realizadas con sus respectivas fechas, horas y desarrollo las cuales se ubican en los anexos del presente trabajo. Anexo. 02

30

FASE II

EL PROBLEMA

2.1 Planteamiento del Problema

Venezuela es uno de los países de América Latina que cuenta con todos los atractivos turísticos para el disfrute de muchos visitantes tanto extranjeros como venezolanos. Entre los atractivos turísticos se encuentran los ubicados en las diferentes regiones de nuestro país; como lo son la Región de Los Llanos, La Región Andina, la Región del Amazonas, la Región CentroOccidental y la Región Oriental que juntas complementan la diversidad que tiene el visitante para escoger y así bridarle una experiencia única acorde con el ambiente donde se encuentre; es por ello que el tema turístico es de gran importancia en Venezuela.

El turismo actualmente es una de las actividades económicas y culturales más importantes con las que puede contar un país, ya que dicha actividad genera empleos, desarrollo de establecimientos y cuidado de los atractivos naturales. Por otra parte, al pasar de los años, las empresas han desarrollado nuevos sistemas e innovaciones donde el cliente recibe una atención mucho más rápida cumpliendo con la satisfacción de sus necesidades en cualquier empresa de atención al cliente.

Venezuela por ser un país con amplios espacios y atractivos turísticos se caracteriza por la gran cantidad de turistas extranjeros que llegan al país a

31

conocer los distintos destinos que tiene Venezuela como potencia turística latinoamericana. Entre las ciudades con más demanda turística se encuentra la ciudad de Mérida la cual se encuentra en el Occidente del país y es el estado más montañoso del mismo, atravesado por la Cordillera de los Andes, donde se encuentra la Sierra Nevada con su punto culminante, el Pico Bolívar de 5.007 m. que también es la cumbre más alta del país. Por tal razón, Mérida se ubica como uno de los principales destinos turísticos del país y por ende se deben realizar los avances tecnológicos pertinentes para que el servicio a los turistas sea mucho más rápido y eficaz.

El Sistema Teleférico de Mérida desde que abrió sus puertas en el año 1960 ha creado un sistema eficaz, rápido y seguro para sus clientes; al pasar los años, específicamente después de los pasados cincuenta años, el Sistema Teleférico de Mérida cerró sus puertas porque muchos de los sistemas operativos culminaron su vida útil, por ende se dió paso a la creación de un sistema nuevo y modernizado donde se le brinde al turista un teleférico seguro, moderno, eficaz y eficiente para su disfrute.

El Sistema Teleférico de Mérida desde su inicio ha trabajado bajo los mismos sistemas operativos y administrativos a nivel tecnológico con ciertas modificaciones al pasar de los años, sin embargo, la mayoría de los trabajos administrativos son bastante eficientes y por tanto se pueden mejorar algunos procedimientos que tienen ciertas debilidades con el propósito de optimizar todos los procesos del sistema administrativo. El Sistema Teleférico lleva cerrado desde el 09/08/2008 hasta la fecha actual y se pronostica la apertura para mediados de agosto del 2014, el movimiento turístico que se espera es mucho mayor al que tenía antes de su cierre, por ello es necesario mejorar el trabajo administrativo para que los procesos sean mucho más

32

rápidos y eficientes a la hora de la reapertura del Nuevo Sistema Teleférico de Mérida.

Actualmente la tecnología es una herramienta que ayuda a la simplificación de los trabajos manuales en cualquier empresa donde se registran

grandes

cantidades

de

información

necesaria

para

su

funcionamiento, es por ello que las entidades deben estar a la vanguardia de todas las nuevas herramientas tecnológicas que existen para el registro y control administrativo de cualquier instituto.

Ya descrita la situación observada se plantean las siguientes interrogantes.

¿Cuáles son las debilidades principales del departamento de tesorería del Sistema Teleférico de Mérida?

¿Cómo se podrá disminuir el trabajo administrativo para que los procesos sean más rápidos y eficaces?

¿Cuál sería la herramienta tecnológica adecuada para que sea utilizada en uno de los procesos administrativos de la gestión de caja chica en la unidad de Tesorería del Sistema Teleférico de Mérida?

33

2.2 Objetivo General

Establecer

un

sistema

automatizado

para

que

los

procesos

administrativos de gestión de caja chica en la unidad de Tesorería del Sistema Teleférico de Mérida sean más rápidos y eficientes.

2.3 Objetivos Específicos

Diagnosticar la situación real que existe en el departamento de Tesorería del Sistema Teleférico de Mérida.

Describir las bases teóricas para solventar el problema existente dentro del departamento de tesorería.

Definir cuáles son las herramientas adecuadas para desarrollar el sistema automatizado.

2.4 Justificación

Se espera que el Sistema Teleférico de Mérida abra sus puertas a mediados de agosto del año 2014, la gran demanda

34

turística que se

pronostica es alta por representar al sistema teleférico más alto y largo del mundo, es por ello que los procesos administrativos deben ser mucho más rápidos y eficaces a la hora de la reapertura del nuevo sistema para que de esta manera se simplifiquen los procesos manuales dentro de uno de los departamentos del STM.

En este caso el departamento y/o unidad de Tesorería del STM, cumple un papel fundamental en el proceso administrativo del mismo ya que maneja gran cantidad de efectivo, es por ello que se observaron y se analizaron los procesos de dicho departamento donde se plantearon las interrogantes para solventar las causas que originan el problema dentro de la unidad, mediante la aplicación de un sistema de base de datos que permita la rapidez y efectividad del mismo en el desarrollo de todos los procesos que conforman el departamento.

2.5 Alcance de la Investigación.

El presente trabajo de investigación está dirigido a definir una herramienta tecnológica que optimice los procesos administrativos dentro del departamento de Tesorería del Sistema Teleférico de Mérida de manera que el sistema logre mejorar la eficiencia dentro de los procesos habituales de trabajo, motivando de forma directa a los trabajadores ya que se pretende formalizar dicha herramienta para que se ejecuten las labores con mayor eficiencia y comodidad, respaldados por mejores herramientas de trabajo.

35

FASE III

MARCO TEORICO

3.1 Antecedentes de la Investigación

Base de datos para el departamento de Animación y Recreación del Hotel Venetur Mérida, Terán, A. (2012)

Esta investigación tuvo como finalidad definir una herramienta tecnológica que apoye el desarrollo de los procesos operacionales y administrativos del Departamento de Animación y Recreación del Hotel Venetur Mérida, para que el hotel mejore la calidad de servicio en cuanto a la recreación, y que además los trabajadores realicen su labor con mayor eficiencia y comodidad, motivados y respaldados con mejores herramientas de trabajo. Esta investigación fue tomada como antecedente ya que su objetivo principal fue crear una base de datos para almacenar y proporcionar información de todos los datos referentes al departamento seleccionado, siendo así una guía para el desarrollo del presente trabajo.

Base de datos para el control del pago del 1% de los Prestadores de Servicios, Toro, M. (2012).

36

El objetivo de esta investigación fue el de agilizar el proceso de control por medio de un diseño de base de datos a fin de permitir acelerar el almacenamiento de los datos referidos a los pagos realizados por los Prestadores de Servicio del Estado Mérida. Se tomó como antecedente este trabajo ya que el autor diseña una base de datos como herramienta para digitalizar los procesos de control y a través de esta se podrán almacenar datos que proporcionan informes inmediatos de los procesos realizados.

Diseño de una base de datos relacional para apoyar los procesos de reclutamiento y selección del personal de la Gerencia de Talento Humano de Venetur Hotel Maremares, Cinfuentes, Y (2011).

El objetivo de esta investigación fue el de diseñar una base de datos con el fin de permitir a los usuarios obtener uno o varios candidatos para ocupar una vacante de trabajo de manera más rápida, garantizando que los postulados sean los más acordes y posean la documentación necesaria para ser reclutados. Se tomó como antecedente este trabajo ya que la razón principal del mismo fue diseñar una base de datos como herramienta tecnológica que permitiera mejorar la organización de los datos dentro del departamento de Recursos Humanos del Hotel Venetur Maremares.

37

3.2 Bases Teóricas

A continuación se presenta la construcción de las bases teóricas que apoyan esta investigación cabe destacar que los términos que se manejan y/o se plantean dentro del marco teórico corresponden al área donde se realizaron las pasantías y al trabajo de investigación.

Las actividades realizadas dentro del periodo de pasantías fueron ejecutadas en la oficina de administración, específicamente en la unidad de tesorería, por esta razón, el investigador indaga sobre temas relacionados con la administración, tecnología, sistemas de información y diseño de una base de datos, cabe destacar que todos estos términos son esenciales para el desarrollo del presente trabajo.

Entre los principales temas de interés podemos recalcar que la tecnología es utilizada hoy en día como una herramienta que facilita muchos de los procesos que el ser humano realiza durante su vida cotidiana, bien sea, como medio de comunicación o herramienta de trabajo que le permita disminuir las labores manuales en una empresa determinada; cabe destacar que las entidades requieren estar a la vanguardia de cualquier herramienta tecnológica para mantenerse como líderes en aspectos que marquen la diferencia con otros institutos buscando complacer necesidades, preferencias y gustos tanto en los clientes internos como externos.

38

Es por ello que el investigador se pregunta ¿Qué es la tecnología? El Término , proviene de las palabras griegas tecné, ´arte u oficio´, y logos, ´conocimiento, ciencia´. Designa el proceso por el cual, los seres humanos diseñan herramientas y maquinarias para el control del entorno, e incluye los instrumentos y materiales que se incorporan al proceso de producción. (Rubio, 2001).

Por otra parte, las empresas tienen un sinfín de departamentos y/o unidades donde se ejecutan las labores diarias en pro al objetivo de cada instituto, en esta ocasión las actividades realizadas dentro de período de pasantías fueron ejecutadas en la oficina de administración, específicamente en la unidad de tesorería del Sistema Teleférico de Mérida, por esta razón, se desean conocer los términos concretos de dicha área de trabajo.

3.2.1 ¿Qué se entiende por Administración?

Según Jones y George, (2010), “la administración es la planeación, organización, dirección y control de los recursos humanos y de otra clase, para alcanzar con eficiencia y eficacia las metas de la organización. “

39

3.2.2 Unidad de Tesorería

Según el manual de políticas, normas y procedimientos del Sistema Teleférico de Mérida, (2007), es la unidad donde se gestionan los flujos monetarios de las empresas, incluye ejecución de pagos y cobros, gestión de caja y las diversas gestiones bancarias.

Las grandes empresas requieren del almacenamiento de todos los datos que se generan dentro de la misma, por ello requieren de herramientas y/o sistemas de información para el respectivo registro y control administrativo, por esta razón, el investigador se pregunta.

3.2.3 ¿Qué es un sistema de información?

Según June Jamrich, (2008), “un sistema de información recopila, guarda y procesa datos para ofrecer información útil, precisa y oportuna, por lo general dentro del contexto de una organización’’

Los sistemas de información abarcan los datos, las personas y las maquinas que recopilan, procesan, producen y guardan datos, las redes que los transmiten y reciben, y los procedimientos que controlan el modo en que se manejan los datos.

40

3.2.4 Sistemas de Información para la Administración

Según June Jamrich, (2008), “el termino Sistema de Información para la administración se refiere a un tipo de sistema que emplea los datos recopilados por un sistema de procesamiento de transacciones y los manipula para preparar informes que los administradores utilizan para tomar decisiones empresariales rutinarias en respuesta a problemas estructurados’’

En otras palabras los sistemas de información para la administración se caracterizan

por

la

producción

de

informes

periódicos

que

los

administradores emplean para tareas estructuradas y rutinarias

.

Dentro de la presente propuesta se quiere diseñar un sistema de

información que recopile, guarde y procese los datos necesarios dentro del departamento ya especificado, por medio de una herramienta tecnológica como lo son las bases de datos.

3.2.5 ¿Qué es una Base de Datos?

Según June Jamrich, (2008), “una base de datos es un conjunto de información. En la actualidad, las bases de datos se guardan como archivos de sistemas de cómputo. Una base de datos puede ser una sencilla lista de personal, como una libreta de direcciones, o una lista enorme, como el directorio telefónico de la ciudad de Nueva York”

41

Las bases de datos pueden incorporar varias listas. Por ejemplo, la base de datos para un sitio de comercio electrónico, como Amazon.com incluye listas de inventario y listas de cliente.

Una base de datos es un conjunto de datos, pero ese conjunto suele crecer conforme se obtienen datos adicionales. Los datos se pueden introducir de forma manual o electrónica.

Una de las principales actividades en la administración de una base de datos es conservar actualizados los datos. Igual que con los datos recopilados, las actualizaciones se hacen en forma manual o electrónica.

3.2.6 ¿Por qué una Base de datos?

Según Date, (2001), “el sistema de base de datos ofrece a la empresa un control centralizado de sus datos. Esta situación contrasta en gran medida con la que se encuentra en una empresa que no cuenta con un sistema de base de datos, en donde por lo general cada aplicación tiene sus propios archivos privados, de modo que los datos están muy dispersos y son difíciles de controlar de una forma sistemática”

42

3.2.7 Etapas del diseño de una base de datos.

Según Costal, (2005), “establece que el diseño de una base de datos no es un proceso sencillo. Habitualmente, la complejidad de la información y la cantidad de requisitos de los sistemas de información hacen que sea complicado, Por lo tanto, conviene descomponer el proceso del diseño en varias etapas; en cada una se obtiene un resultado intermedio que sirve de punto de partida de la etapa siguiente, y en la última etapa se obtiene el resultado deseado. De este modo, no hace falta resolver de golpe toda la problemática que plantea el diseño, sino que en cada etapa se afronta un sólo tipo de subproblema. Así se divide el problema y, al mismo tiempo, se simplifica el proceso.”

Dentro de las fases requeridas para realizar una base de datos tenemos las siguientes etapas.

Diseño Conceptual.

Según Forouzan, (2003), “el nivel conceptual, define un punto de vista lógico de los datos. En este nivel se define el modelo de datos y los diagramas de esquemas. Las funciones principales del sistema de administración de base de datos (DBMS) están en este nivel. El DBMS cambia la vista interna de los datos a la vista externa de los mismos que el usuario necesita ver. El nivel conceptual es un intermediario y libera a los usuarios del manejo del nivel interno.

43

Diseño Lógico.

Según Costal, (2005), “en esta etapa se parte del resultado del diseño conceptual, que se transforma de forma que se adapte a la tecnología que se debe emplear. Más concretamente, es preciso que se ajuste al modelo del SGBD con el que se desea implementar la base de datos. Por ejemplo, si se trata de un SGBD relacional, esta etapa obtendrá un conjunto de relaciones con sus atributos, claves primarias y claves foráneas”

Esta etapa parte del hecho de que ya se ha resuelto la problemática de la estructuración de la información en un ámbito conceptual, y permite concentrarnos en las cuestiones tecnológicas relacionadas con el modelo de base de datos.

Diseño Físico. Según Costal, (2005) “el diseño físico es una etapa donde se transforma la estructura obtenida en la etapa del diseño lógico, con el objetivo de conseguir una mayor eficiencia; además, se completa con aspectos de implementación física que dependerán del SGBD. Por ejemplo, si se trata de una base de datos relacional, la transformación de la estructura puede consistir en lo siguiente: tener almacenada alguna relación que sea la combinación de varias relaciones que se han obtenido en la etapa del diseño lógico, partir una relación en varias, añadir algún atributo calculable a una relación, etc.”

44

3.2.8 ¿Qué es una base de datos relacional?

Según June Jamrich. (2008), “una base de datos relacional guarda los datos en un conjunto de tablas relacionadas. Cada tabla es una secuencia de registros, similar a un archivo plano. Todos los registros de una tabla son del mismo tipo de registro. Cada fila de una tabla equivale a un registro. Cada columna de la tabla equivale a un campo. Una base de datos relacional suele contener varias tablas.”

El modelo relacional fue seleccionado como modelo de la base de datos que se describe en detalle en la Fase V.

Existen diversas herramientas tecnológicas que están disponibles para ser usadas por un individuo o una empresa y/o institución con la finalidad de implementar una base de datos con distintas configuraciones e interfaz visual que permiten al usuario escoger la herramienta tecnológica que más convenga para su utilización, entre estas podemos nombrar. Visual FoxPro MySQL Data base SQL Server Oracle Estas herramientas de base de datos tienen la característica que están estrechamente unidos a un lenguaje de programación poco amigable lo que requieren más conocimientos técnicos, además poseen servidores de base de datos a niveles empresariales, por esta razón, se quiso utilizar la base de datos de Microsoft Access.

45

3.2.9 ¿Qué es Microsoft Access?

Microsoft Access es una aplicación para manejo de base de datos que cuenta con una interfaz de usuario amigable que facilita su uso sin requerir un conocimiento especializado de programación. Así mismo, la información disponible en una base de datos puede ser cualquier cosa que se considere importante para el individuo o la organización.

46

FASE IV

MARCO METODOLÓGICO

En este capítulo se definirán los métodos o instrumentos que se utilizaron para realizar la investigación y crear datos a partir de conceptos, para alcanzar los objetivos propuestos.

4.1 Tipo y diseño de la investigación

La investigación es de tipo proyecto viable, ya que se desarrolla la propuesta para que se utilice en la realidad y así solucionar el problema ya planteado.

Según la UPEL (2003), Define el proyecto viable como un estudio que consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales.

De igual manera, la Universidad Simón Rodríguez (1980), Considera que un proyecto factible está orientado a resolver un problema planteado o a satisfacer las necesidades de una institución.

47

El diseño de la investigación es de campo y observación directa ya que los datos se obtuvieron directamente de la realidad durante el desarrollo de las labores desempeñadas en el periodo de pasantías.

4.2 Población y muestra

“La población representa el conjunto de individuos que tienen las características o propiedades que se desean estudiar. Cuando se conoce el número de individuos que la compone, se habla de población finita”. (Arias, G 2006) En el caso del presente trabajo de investigación la población es el departamento de Tesorería conformado por el jefe del área y su respectiva asistente. La muestra se considera finita por cuanto corresponde a la misma población.

4.3 Técnicas e instrumentos de recolección de información

Según Arias, G (2006), “la investigación de campo es aquella que consiste en la recolección de datos directamente de los sujetos investigados, o de la realidad donde ocurren los hechos ( datos primarios ), sin manipular o controlar variable alguna, es decir, el investigador obtiene la información pero no altera las condiciones existentes”

48

por otra parte según el mismo autor establece “ la observación como una técnica que consiste en visualizar o captar mediante la vista, en forma sistemática, cualquier hecho, fenómeno o situación que se produzca en la naturaleza o en la sociedad, en función de unos objetivos de investigación preestablecidos” se hace referencia a la observación directa, ya que la indirecta se realiza a través de instrumentos muy sofisticados tales como; microscopio, telescopio, monitores, entre otros, es por ello que en el caso de la observación directa o libre, se emplean instrumentos tales como: diario de campo, libreta o cuadernos de notas, cámara fotográfica entre otros.

Gracias a los instrumentos de recolección de información como las anotaciones diarias por medio de la técnica de observación directa, se obtuvo como resultado establecer las debilidades y/o necesidades que requiere el departamento de tesorería para mejorar uno de sus procesos administrativos de una manera eficaz, por medio de la aplicación de una herramienta tecnológica, las debilidades se detectaron en el período de pasantías donde se realizaron las diversas anotaciones diarias de todos los procesos que se hacen dentro del departamento, lo que llevo a conocer el problema ya planteado y de alguna u otra forma buscar la mejor solución.

49

FASE V

DIAGNÓSTICO QUE SUSTENTA LA PROPUESTA

5.1 Análisis de resultados

La recolección de información es parte fundamental para el desarrollo de una investigación y/o propuesta que tiene como finalidad solventar un problema, es por ello, que se obtuvieron datos por medio de la observación directa que se utilizó desde el comienzo del proceso de pasantías hasta su respectiva culminación.

De acuerdo a la información recolectada,

se observó como debilidad

principal la deficiencia en la ejecución de uno de los procesos administrativos y de control en el área de administración específicamente el departamento y/o unidad de tesorería, donde es necesario implementar una herramienta tecnológica la cual automatice el proceso en el que se ubica el problema planteado, cabe destacar que existe la disposición por parte de la encargada del departamento para manejar una nueva herramienta que le permita disminuir el trabajo manual.

50

COLEGIO UNVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS SUBDIRECCION ACADEMICA AREA DE PASANTIAS

BASE DE DATOS PARA EL DEPARTAMENTO DE TESORERIA DEL SISTEMA TELEFERICO DE MERIDA

AUTOR. ANDREA VANESSA RODRIGUEZ HOLOD

MERIDA, NOVIEMBRE 2013

51

FASE VI

LA PROPUESTA

BASE DE DATOS PARA EL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA DEL SISTEMA TELEFÉRICO DE MÉRIDA

6.1 Introducción de la propuesta

La finalidad de toda industria de la hospitalidad es brindar a los usuarios un servicio rápido, eficaz y eficiente para su mayor disfrute de manera que el cliente se sienta a gusto con el servicio que se le brinda; al igual que los clientes, están los clientes internos que son los mismos trabajadores que laboran para satisfacer las necesidades de los clientes externos; estos trabajan tanto directa como indirectamente; es por ello, que al igual que los clientes externos los cuales requieren de un servicio rápido y eficaz para el disfrute de su actividad, también lo necesitan los trabajadores donde estos puedan agilizar los procesos durante su tiempo laboral.

Observando la situación de la empresa, se puede detectar fácilmente la necesidad de agilizar los procesos diarios para el mejor control administrativo de la organización, en este caso, en el Sistema Teleférico de Mérida, específicamente en la unidad de tesorería adscrita al área de administración.

Lo anteriormente expuesto conllevó a una búsqueda e investigación de la problemática observada, y se presenta en el planteamiento de la propuesta

52

para la creación de una base de datos para el control administrativo de la caja chica en el departamento de tesorería del Sistema Teleférico de Mérida.

6.2 Planteamiento del problema

Luego de un período de observación se pudo detectar la problemática en el desarrollo de las actividades dentro del departamento de Tesorería adscrito al área de Administración del Sistema Teleférico de Mérida. Cabe destacar que el departamento de tesorería es aquel donde se gestionan los flujos monetarios de las empresas, incluye ejecución de pagos y cobros, gestión de caja y las diversas gestiones bancarias; por ello la necesidad principal de controlar los procesos administrativos en esta área para que exista una mayor seguridad en cuanto a los procesos de gestión de la caja chica, además de una mayor rapidez en cuanto al desarrollo de la misma.

Según el manual de Normas y procedimientos del Sistema Teleférico de Mérida, (2007), se indica que la caja chica es un fondo fijo que se tiene estipulado y en efectivo para cubrir gastos menores que puedan surgir del día a día, estos fondos se reintegran por lo general al final de cada mes; al cierre de mes, el efectivo que quede más los gastos realizados deben sumar el monto inicial del fondo, luego se realiza la reposición de la caja chica.

Tomando la observación como técnica de recolección de datos, se pudieron identificar los siguientes síntomas: descontrol a la hora de cuadrar la caja chica diariamente por que no hay un registro real de que persona natural y/o departamento que solicito el dinero ante el área de tesorería para 53

solventar algún gasto improvisto; no existe un registro real de la relación de salidas de caja chica y la pérdida de tiempo al realizar los comprobantes de caja chica a mano. Por tal motivo, el departamento de Tesorería presenta un bajo rendimiento en cuanto a sus labores diarias y se evidencia por el retardo en la ejecución de los comprobantes de caja chica, es por ello que se requiere cubrir estas deficiencias y/o debilidades para que dicho departamento labore de la manera más rápida y eficiente a la hora que se incremente el trabajo en esta área cuando el Sistema Teleférico de Mérida abra sus puertas al público en general. En estos momentos el departamento de tesorería sólo maneja los egresos del sistema por estar en un proceso de modernización, por ello se plantea la necesidad de crear una base de datos para el control administrativo del departamento de tesorería del Sistema Teleférico de Mérida. Así es como se centralizan los datos y por ende se aumente la eficiencia y rapidez dentro del departamento, y como objetivo principal facilitar el registro de datos y obtención de información a la hora de una auditoria.

6.3 Objetivos de la propuesta

En esta sección se muestran los objetivos a seguir dentro de la elaboración de la propuesta.

54

6.3.1 Objetivo general

Diseñar una base de datos para el registro y control administrativo de la caja chica en el departamento de tesorería del área de administración del Sistema Teleférico de Mérida.

6.3.2 Objetivos específicos

Determinar los requerimientos necesarios para la creación de la base de datos.

Describir el esquema conceptual y lógico para la elaboración de la base de datos. Crear el diseño físico de la base de datos para el departamento de tesorería del Sistema Teleférico de Mérida.

6.4 Justificación y alcance de la propuesta

Un sistema de información recopila, guarda y procesa datos que son útiles para cualquier organización donde es fundamental llevar los registros que se utilizan en las diversas empresas; es por ello la importancia de un 55

sistema que permita organizar los procesos administrativos en el departamento de tesorería del Sistema Teleférico de Mérida de manera que exista el registro y control de la caja chica de dicha unidad, para el desarrollo de las actividades y laborales diarias de forma computarizada, de este modo se podrá obtener un registro concreto de las salidas diarias de caja chica y así agilizar los procesos para generar comprobantes de caja.

Los procesos que se quieren determinar en el diseño de la base de datos corresponden a todos los procedimientos administrativos que se realizan a diario dentro de la unidad ya antes mencionada, sin perjudicar el manejo de los datos que se realizan en los procesos habituales de la caja chica del departamento, lo que va a permitir realizar a cabalidad las labores para salvaguardar la operatividad dentro de la misma unidad.

La ventaja al aplicar esta nueva herramienta tecnológica es que proporciona rapidez y sencillez y no amerita ningún tipo de inversión, además de agilizar los procesos de registro y control en los flujos de efectivo que se realizan en la caja chica. Anexo comprobante.

Así mismo, para el departamento de tesorería es indispensable esta herramienta tecnológica, pues le permitirá obtener información necesaria y precisa de todos los egresos realizados en el día, es decir podrá adquirir una relación de los egresos de caja chica, por medio del registro preciso de información dentro de la base de datos.

56

6.5 Estructura de la propuesta

A continuación se presentan las etapas del diseño para la creación de la base de datos que tendrá como resultado final mejorar la debilidad que existe dentro del departamento de Tesorería del Sistema Teleférico de Mérida.

6.6 Desarrollo de la propuesta.

Según Costal, D (2005),

organiza las actividades de desarrollo de

sistemas de información en fases.

ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS

DISEÑO CONCEPTUAL ENTIDAD-RELACIÓN

DISEÑO LÓGICO MODELO RELACIONAL

DISEÑO FÍSICO

Figura 06. Fases en el Diseño de una base de datos. Fuente. Costal, D. (2005).

57

Según el mismo autor se detalla a continuación a través de sus fases los procesos para realizar la base de datos.

6.6.1 Fase I – Análisis de los requerimientos

En esta fase se describen todos los requerimientos tanto técnicos, humanos e informativos que son necesarios para la construcción de la base de datos.

Requerimientos humanos: (01) una persona capacitada para manejar las herramientas básicas de Microsoft office 2007.

Requerimientos técnicos: Hardware: (01) Computador que posea teclado, monitor, mouse y procesador mínimo 1.3GHZ y una memoria RAM de 512 MB Software: Windows XP O 7 / con Microsoft Office 2007 / Access 2007

Requerimientos de información

De entrada El sistema debe permitir ingresar los datos que se van a utilizar como objetos dentro de la base de datos.

De almacenamiento: El sistema debe permitir ver la información que se registró por medio de la pantalla 58

De salida: El sistema debe permitir emitir reportes de los registros que tienen la base de datos.

6.6.2 Fase II - Diseño conceptual.

Según Date, C (2001) “la vista conceptual está definida por medio del esquema conceptual, el cual comprende definiciones de cada uno de los diversos tipos de registros conceptuales. Entre los diversos tipos de registros encontramos: las entidades, relaciones y atributos.”

Según Costal, D (2005), “el modelo Entidad Relación (ER) proporciona una notación diagramática para representar gráficamente las entidades y sus atributos.”

A continuación se presentan las entidades, sus respectivos atributos y relaciones.

Caja Chica del Sistema Teleférico de Mérida

Egreso: idEgreso (Clave Primaria)

Personal: idPersonal (clave primaria)

59

Departamento: idDepartamento (clave primaria)

Según Costal, D (2005), “el origen del modelo entidad relación (ER) Se encuentra en trabajos efectuados por Peter p. Chen en 1976.” A continuación se presenta el esquema conceptual por medio del diagrama entidad-relación.

60

EGRESO

1

N

CAJA CHICA SISTEMA TELEFERICO DE MERIDA

Real iza

1

1: N

1

PERSONAL 1

N

1: N

1

Pertenece

DEPARTAMENTO 1

Figura 07. Diseño conceptual modelo entidad-relación Fuente. Rodríguez, A (2013)

61

6.6.3 Fase III - Diseño lógico Según Costal, D (2005),

“el diseño lógico es la etapa que parte del

resultado del diseño conceptual más concretamente, es preciso que se ajuste al modelo del SGBD con el que se desea implementar la base de datos, el resultado del diseño lógico se sitúa en el mundo de las representaciones.”

Tabla N° 01. Egreso. Dentro de esta tabla se ingresarán las salidas de caja chica, y además la emisión del comprobante de caja obteniendo como atributos principales -

Fecha

-

Monto

-

Nombre del solicitante

-

Departamento

-

Concepto

-

Proveedor

-

Monto de factura

-

Numero de factura

-

Fecha de factura

Esta tabla generará un informe de todos los egresos durante el día y la emisión del comprobante respectivo de cada egreso.

Tabla N° 02. Personal. Dentro de esta tabla se ubicará todo el personal de la empresa, obteniendo como atributos principales -

Cedula

-

Nombre

62

-

Departamento

Tabla N° 03. Departamento. Dentro de esta tabla se ubicarán todos los departamentos en los que se divide la empresa y estará relacionada con la tabla de personal ubicando al personal que solicitó el egreso y a su vez a que unidad pertenece, obteniendo como atributo principal.

-

Nombre del departamento

Concluyendo de esta manera las tablas que conforman la base de datos para luego continuar con el diseño físico de la misma.

6.6.4 Fase IV Diseño Físico

Según Costal, D (2005) señala que “el diseño físico es la etapa donde se transforma la estructura obtenida en la etapa del diseño lógico con el objetivo de conseguir una mayor eficiencia; además se completa la implementación física que dependerá del SGBD.”

El resultado de la etapa del diseño físico se sitúa en el mundo de las representaciones, al igual que el diseño lógico, la diferencia con respecto a la etapa anterior es que ahora se tienen en cuenta aspectos de carácter más físico.

63

Luego de realizar las tablas y definir de manera adecuada las entidades con sus respectivos atributos, claves principales y secundarias se procedió a realizar el diseño físico de la base de datos.

A continuación se presenta el diseño físico de la base de datos en relación a la propuesta planteada.

Figura N° 08 Diseño Físico de la Base de datos Fuente. Rodríguez, A (2013)

64

Figura N° 09. Página de inicio de la base de datos Fuente. Rodríguez, A (2013)

65

Figura N° 10. Formulario para ingresar los datos de personal del STM. Fuente. Rodríguez, A (2013)

66

Figura N° 11. Formulario para ingresar los departamentos adscritos al STM Fuente. Rodríguez, A (2013)

67

Figura N° 12. Formulario de egresos de caja chica Fuente. Rodríguez, A (2013)

68

Figura N° 13. Comprobante digital de caja chica. Fuente. Rodríguez, A (2013)

69

6.7 Viabilidad de la propuesta.

La viabilidad de la propuesta y/o investigación se definén en varios aspectos que indican si el proyecto es viable o no para su implementación, en este caso, como principales aspectos tenemos los de viabilidad técnica, viabilidad económica y viabilidad operacional.

Viabilidad técnica. Dentro de la factibilidad técnica se evalúan si existen las capacidades técnicas requeridas para la ejecución de la herramienta tecnológica que se desee utilizar.

En este caso la empresa y/o unidad donde se propone automatizar unos de los procesos administrativos cuenta con todos los requerimientos tecnológicos planteados para poder operar en este caso la base de datos.

Viabilidad operacional. Dentro de la factibilidad operacional se indaga sobre el uso que pueda tener el sistema donde se implemente la base de datos.

En cuanto a la factibilidad operacional de la propuesta planteada es viable ya que la base de datos se realizó en el manejador de Microsoft Access, con una interfaz de sencilla comprensión, que facilita la utilización del usuario.

70

Viabilidad económica.

Dentro de la factibilidad económica se

evalúan los costos de la inversión que se deben realizar para dar funcionamiento a la propuesta planteada.

De acuerdo a que la propuesta del presente trabajo es la creación de una base de datos no se requiere ningún gasto económico ya que la empresa cuenta con todos los requerimientos técnicos necesarios para poder implementar dicha herramienta tecnológica.

Evaluando la viabilidad de la propuesta por medio de la viabilidad tanto operacional, técnica y económica expuestas anteriormente se obtuvo como resultado una propuesta factible que se puede implementar dentro del Sistema Teleférico de Mérida, ya que la misma brindará rapidez y eficacia dentro del proceso administrativo para el registro y control de la caja chica dentro del departamento y/o unidad de tesorería.

71

CONCLUSIONES

Una vez realizada la propuesta planteada para solventar el problema observado en la unidad de tesorería del Sistema Teleférico de Mérida a través de los objetivos trazados, se determinó la importancia de la creación de una base de datos para automatizar uno de los procesos administrativos dentro de la unidad ya nombrada. Mediante la aplicación de esta herramienta tecnológica el personal que maneja el proceso de caja chica tendrá la facilidad de registrar todos los egresos que se realicen dentro de la unidad para solventar algún gasto menor que surja del día a día, además la base de datos permitirá al usuario imprimir el respectivo comprobante de caja requerido por los procesos que se realizan dentro del departamento y como requisito parcial del manual de normas y políticas del Sistema Teleférico de Mérida, resolviendo de alguna manera la ejecución manual del comprobante de caja.

Cabe destacar que la aplicación de las herramientas tecnológicas dentro de una empresa, institución o entidad permitirán el registro, almacenamiento y

salidas de informes relacionados con los datos que

contiene cualquier base de datos, para que de esta manera se logre el manejo rápido y eficaz de cualquier proceso administrativo dentro de cada entidad, tomando en cuenta la importancia que tienen las herramientas tecnológicas cuando se aplican a los recursos humanos ya que estos interactúan entre sí para facilitar el desempeño laboral óptimo.

72

BIBLIOGRAFÍA

Arias, F. (2006). El proyecto de investigación. Introducción a la metodología cientifica (5ta ed). Caracas: Episteme. Cinfuentes, Y. (2011). Diseño de una base de datos relacional para apoyar los procesos de reclutamiento y selección del personal de la gerencia de talento humano de Venetur Hotel Maremares. Anzoategui. Costal, D. (2005). Introducción al diseño de base datos. Barcelona, España: RA-MA S.A . Date, C. (2001). Introducción a los sistemas de base de datos (7ma ed). Mexico: Alhambra mexicana S.A . Forouzan, B. (2003). Transmisión de datos y redes de computación (4ta ed). mc-graw-hill. Jamrich, J. (2008). Conceptos de computación . Thomson. Jone, G. y. (2010). Administración contemporanea. mc- graw- hill. Mérida, S. t. (2007). Manual de normas del sistema teleferico de Mérida. Caracas. Mérida, S. t. (2009). Indicadores de gestión. Mérida. Rubio, A. (2001). Los recursos humanos en el sector turistico español: organizacion de trabajo y empleo. España: Ariel. S.A . Téran, A. (2012). Base de datos para el departamento de animacion y recreación del hotel Venetur Mérida. Mérida. Toro, M. (2012). Base de datos para el control del 1% de los prestadores de servicio. Mérida. UPEL, U. (2003). Manual de investigación. Universidad pedagógica experimental libertador.

73

ANEXOS

74

Anexo 01. Comprobante manual de caja chica

75