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Diseño Organizacional
DISEÑO ORGANIZACIONAL
Lectura No. 6 Nombre: Ciclo de Vida Organizacional Introducción
En esta sesión se analizará el ciclo de vida de las organizaciones. De manera específica, veremos que las organizaciones se desarrollan y cambian durante un proceso conformado por diferentes etapas, en las que las características organizacionales se modifican. El ciclo de vida organizacional hace referencia a un proceso de evolución natural por el que atraviesan las organizaciones. La transición de la organización por las etapas de este ciclo genera cambios determinantes en las dimensiones que la conforman. Es importante identificar esos cambios y las características que adquiere la organización durante cada fase de este proceso.
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Contextualización
1. Etapas de desarrollo del ciclo de vida 6. Características organizacionales durante el ciclo de vida
2. Etapa empresarial
Ciclo de Vida Organizacional
5. Etapa de elaboración
3. Etapa de colectividad
4. Etapa de formalización
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Explicación Ciclo de vida organizacional El ciclo de vida organizacional permite comprender las transformaciones que experimenta una organización como resultado natural de su crecimiento y desarrollo durante su existencia. Una concepción muy explícita acerca del ciclo de vida organizacional es la siguiente: “las organizaciones nacen, crecen y, al final, mueren”. 1 Etapas del desarrollo del ciclo de vida Cada vez que una organización ingresa a una etapa en el ciclo de vida se modifica su funcionalidad. El entorno interno genera nuevas necesidades de cambio en todos los sentidos: estructura, procesos, estrategias etc. De igual manera, las demandas del entorno externo también cambian. En la sesión anterior se analizó la vinculación de las organizaciones con el ambiente externo y el impacto de éste en sus operaciones.
Entonces, esta
relación también forma parte esencial del ciclo de vida organizacional. Cada etapa del desarrollo de las organizaciones conlleva nuevas necesidades y, por tanto, se modifica también la influencia del ambiente externo. En la medida en que una empresa evoluciona, el ambiente externo exige más.
Las
organizaciones deben desarrollarse de la mejor forma posible y cada vez más rápido para pasar con éxito de una etapa a otra. ¿Podrías dar un ejemplo de las necesidades de cambio provocadas por el entorno interno que debe enfrentar una organización? Para distinguir el desarrollo de las organizaciones se sugieren cuatro etapas: • Etapa empresarial • Etapa de colectividad • Etapa de formalización • Etapa de elaboración
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2 Etapa empresarial Esta etapa se puede comparar con la primera etapa del desarrollo humano. Cuando un ser humano nace, requiere de toda la atención y ayuda de sus padres para seguir creciendo y poco a poco, con el tiempo, podrá ser autosuficiente.
De igual manera, en sus inicios, una organización necesita
cimentar sus bases. Sus fundadores deben estar involucrados en el desarrollo y dedicar un esfuerzo exhaustivo para que su empresa logre funcionar por sí misma. Para identificar esta etapa se pueden señalar las siguientes características: •
Todos los esfuerzos se destinan a establecer en el mercado, los productos o servicios que la organización ofrece.
•
Los fundadores o dueños participan generalmente de manera directa y dedican sus esfuerzos en actividades de producción y venta.
•
En cuanto a sus procesos internos, la organización no está formalizada es decir, aún no establece una estructura organizacional respaldada en reglamentaciones, políticas y procedimientos documentados oficialmente.
•
La supervisión y el liderazgo se ejercen por parte de los fundadores, emprendedores o dueños.
•
Las jornadas de trabajo son extensas, ya que las necesidades de supervivencia son fuertes (al igual que un recién nacido que requiere todo el tiempo de sus padres para sobrevivir en sus primeros meses de vida).
Como en cualquier proceso de cambio y desarrollo existen momentos críticos. Estos momentos suponen necesidades especiales para lograr con mayor posibilidad de éxito, la transición de una etapa a otra. La crisis de cada etapa señala los puntos clave para afrontar nuevos retos, vencer obstáculos y crear condiciones de desarrollo organizacional.
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DISEÑO ORGANIZACIONAL Respecto a la etapa empresarial, el momento de crisis surge, entre otros aspectos, con la necesidad de liderazgo. En la medida en que la organización crece, el mayor número de empleados genera problemas y demanda nuevas necesidades. Asimismo, en este momento de crisis, los fundadores o dueños se enfocan principalmente en los asuntos de administración y se origina la necesidad de deslindar responsabilidades en líderes capaces de continuar coordinando actividades de producción, venta y dirección de personal. De igual manera, los fundadores, y ahora los directivos, se ven en la necesidad de rediseñar la estructura organizacional para adaptarla a una nueva etapa. 3. Etapa de colectividad Cuando una organización logra solucionar la necesidad de liderazgo comienza el reto de hacer extensivos los propósitos y objetivos al personal. Algunas de las principales características de esta etapa son: 1. Se cristaliza la división del trabajo. 2. Resulta necesario establecer departamentos regulados por una jerarquía de mando donde se definan puestos y funciones, los cuales se orientan a trabajar en función de los objetivos o metas. 3. El personal se identifica con los objetivos oficiales de la organización (la misión) y trabajan arduamente en función de estos objetivos. 4. Predomina la comunicación informal, es decir, aún no se formaliza por medio de reglamentos, políticas y sistemas de control; aunque comienzan a surgir algunos sistemas formales. 5. Los miembros de la organización sienten el crecimiento, es decir, se están desarrollando junto con la organización y se consideran parte de un grupo que trabaja para asegurar ese desarrollo.
Retomando la comparación de las etapas del ciclo de vida organizacional con las etapas del desarrollo humano, la etapa de colectividad se asemeja con la
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DISEÑO ORGANIZACIONAL juventud temprana o adolescencia. En este momento, la organización se orienta a formalizar sus procesos para madurar su estructura y afrontar de mejor manera nuevos retos y necesidades. El momento de crisis en esta etapa surge con la necesidad de autonomía. El personal, administradores de rango inferior y subordinados, quienes han adquirido experiencia y seguridad a partir del resultado de sus esfuerzos, comienzan a sentir limitaciones en la toma de decisiones debido a la función que ejerce la jerarquía de mando, donde las responsabilidades, decisiones y acciones se centran en niveles de autoridad superior. Al igual que un adolescente que comienza a buscar autonomía y la posibilidad de expresar sus ideas y capacidades, al momento de sentir límites por parte de la autoridad que ejercen sus padres, reacciona generalmente con actitudes de resistencia. Por su parte, los altos directivos también muestran cierta resistencia a ceder responsabilidades, quizás por mantener la seguridad de que las cosas funcionen bien, ya que fue por medio de su visión y liderazgo como se ha logrado mantener la organización hasta esta etapa. En este momento, si los altos directivos de la organización quieren superar con éxito la etapa de colectividad, deben encontrar mecanismos que les permitan continuar controlando a los diversos departamentos, pero sin ejercer una supervisión directa, es decir, delegar a sus administradores de área o gerentes responsabilidades y oportunidades en la toma de decisiones para que éstos, a su vez, se apoyen de las capacidades y la participación de sus subordinados. Cuando un adolescente asimila que sus padres le están brindando confianza y reconocen en él la capacidad de tomar con responsabilidad sus decisiones, el joven desarrolla habilidades, actitudes y aptitudes de verdadera autonomía, lo que le permitirá adquirir madurez para afrontar vivencias más complejas que requieren decisiones más difíciles de tomar.
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DISEÑO ORGANIZACIONAL De forma semejante, en la organización, los directivos deben delegar responsabilidades y brindarle confianza a la gente que coordina las acciones de la empresa para que el personal se sienta capaz de hacerlo con verdadero compromiso y con sentido de eficacia. 4 Etapa de formalización Cuando una organización se encuentra en esta etapa es porque se distingue en sus operaciones una característica específica: la formalización de los procesos. Hasta este punto se ha logrado establecer reglas, políticas, procedimientos y sistemas de control sustentados en documentos oficiales. En otras palabras, se burocratiza. Por el motivo anterior, las comunicaciones dejan de ser informales y se tornan menos frecuentes y menos directas; se formalizan. La mayor parte de la información se transmite por medio de documentos, que adquieren un carácter oficial. Algunas características de esta etapa son: a. Los altos directivos se preocupan por asuntos de estrategia y planeación y delegan responsabilidades de operación a los mandos medios. b. La comunicación es menos frecuente y más formal. c. Se agregan especialistas a las operaciones de la organización como apoyo externo. d. Se crean grupos de productos u otras unidades descentralizadas para mejorar la coordinación. e. Se incorporan sistemas de motivación para los ejecutivos para asegurar su eficacia. f. Se agregan incentivos y recompensas para asegurar el rendimiento laboral. g. La presión que supone la implementación de sistemas de control interno y las demandas de una estructura formalizada ejerce presión sobre los mandos medios.
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Con la implementación de sistemas de control, programas, procedimientos formales y mecanismos de supervisión y coordinación, viene la burocratización de los procesos internos.
Por tanto, surge la necesidad de incrementar la
documentación en las operaciones de la organización. Esta medida genera que las comunicaciones se tornen menos estrechas entre los mandos medios con su grupo de trabajo, y viceversa.
En concreto, lo que sucede se considera de
carácter oficial y debe estar por escrito. 5 Etapa de elaboración En este momento la burocracia que caracteriza a la etapa de formalización parece alcanzar su límite. Algunas características de la etapa de elaboración son: 1. El control social y la autodisciplina reducen la necesidad de controles formales adicionales. 2. Los administradores aprenden a trabajar dentro de la burocracia sin agravarla. 3. Los sistemas formales se pueden simplificar y sustituir con equipos de administradores y fuerzas de tareas. 4. Para alcanzar la colaboración es frecuente que se formen equipos de todas las funciones o divisiones de la compañía.
En concreto, al llegar a esta etapa las organizaciones deben renovarse.
El
hecho de llegar a esta etapa supone que la empresa ha operado a través de muchos años, quizás más de diez. Entonces surge un nuevo momento de crisis, lo que algunos teóricos organizacionales denominan: revitalización. Retomando la comparación con el desarrollo de una persona, se puede decir que la etapa de elaboración se asemeja con la etapa de madurez de un ser humano. Al igual que una persona madura necesita mantenerse lo más sano
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DISEÑO ORGANIZACIONAL posible y revitalizar energías; en la etapa de elaboración, la organización presenta períodos de declinación, los cuales deben alertarla para renovarse en sus operaciones. Es en esta etapa cuando se pueden tomar decisiones sumamente radicales para que la organización permanezca con vida. Tal vez los cambios de altos directivos con nuevas ideas funcionan en estos momentos. Por tanto, la sugerencia para los directivos que ubican a sus organizaciones en esta etapa se orienta a la idea de establecer renovaciones periódicas que les permitan innovar sus procesos y permanecer vigentes. En resumen, las etapas del ciclo de vida organizacional representan transiciones que conllevan cambios organizacionales.
En la medida en que las
organizaciones evalúen sus características, factores internos y externos generarán mejores posibilidades de adaptación y éxito en cada una de las etapas por las que atraviesan. Respecto a lo anterior, Daft (2005) menciona que es necesario que una organización considere la etapa de desarrollo del ciclo de vida en la que se encuentra para adaptar el diseño de la estructura organizacional y crear mejores oportunidades de desarrollo organizacional. ¿Qué otros beneficios crees que puede representar para el diseño organizacional considerar el ciclo de vida organizacional?
6 Características organizacionales durante el ciclo de vida Las transiciones de la organización durante las etapas del ciclo de vida organizacional generan cambios en las características que la definen. Para abordar este tema es necesario especificar cuáles son esas características que sufren modificaciones conforme la organización pasa de un momento situacional a otro como consecuencia de su crecimiento. En otras palabras, qué
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rasgos distinguen a la organización durante las cuatro etapas del ciclo de vida organizacional. El autor R. Daft (2005) propone analizar las características organizativas durante cada fase del ciclo de vida en función del tipo de crecimiento que experimenta la organización durante el proceso de evolución; además, considerar el reto que persiguen los miembros que la conforman, como otro punto de referencia para identificar el comportamiento organizacional. El siguiente esquema muestra las características organizacionales relacionadas con el tipo de crecimiento en cada fase del ciclo de vida y el reto que debe enfrentar la organización para evolucionar en cada etapa de su crecimiento.
FASE
CARACTERISTICAS
1. Nacimiento o etapa Crecimiento empresarial
RETO
rápido, Supervivencia
obligación de novedad.
2. Etapa de colectividad
Crecimiento equilibrio,
continuado, Delegación de responsabilidad estabilidad
y y dirección profesional.
flexibilidad. 3. Etapa
de Crecimiento
formalización
lento, Necesidad de equilibrio para la
organización
formal, coordinación y control con la
comienzo de la burocracia 4. Etapa de elaboración
Crecimiento
lento
flexibilidad y responsabilidad o Reestructuración, reinvención y
estancamiento,
larga
y reducción de plantilla.
compleja,
altamente
burocrática.
Es importante señalar que las definiciones de la etapa empresarial, de colectividad, formalización y elaboración responden a las características que adquiere la organización durante estas fases.
DISEÑO ORGANIZACIONAL Otro punto a destacar es el hecho de que estamos hablando de características generalizadas, es decir, se trata de estandarizaciones de los rasgos que manifiestan las organizaciones en general cuando las necesidades, objetivos, procesos, sistemas, entre otros elementos, condicionan a la organización a generar cambios estructurales que atiendan a nuevos retos, producto de la evolución organizacional. Es interesante el hecho de que si bien las organizaciones viven características semejantes durante sus ciclos de vida, no en todas ellas el impacto o la afectación de los cambios producto del crecimiento se experimentan de manera similar en los componentes de su conformación. Por ejemplo: un negocio que inicia con un respaldo importante para la conformación de su estructura, quizás mercados abiertos y tal vez apoyo financiero para iniciar sus operaciones por parte de una compañía de experiencia, no vivirá el mismo trayecto en la etapa empresarial que un negocio que inicia sin ningún tipo de soporte o antecedente. Tal es el caso de un negocio de tipo familiar. Aunque iniciara con una fuerte inversión, nichos de mercado proyectados y sólida asesoría administrativa, se aventura a la experiencia de emprender siendo pioneros de su propia empresa, corriendo los riesgos que esto supone. Características organizacionales Continuando con las características que adquieren las organizaciones en cada fase del ciclo de vida, el autor Richard L. Daft (2005) menciona que conforme una organización evoluciona por las cuatro etapas del ciclo de vida tienen lugar cambios en su estructura, sistemas de control, innovación y objetivos. Enseguida se presenta un esquema que generaliza los principales elementos que caracterizan a las organizaciones durante las cuatro etapas del ciclo de vida organizacional: estructura, productos y servicios, sistemas de control, innovación, meta y estilo de la alta dirección.
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Características de la organización durante las etapas del ciclo de vida CARACTERISTICAS/ ETAPAS
EMPRESARIAL
COLECTIVIDAD
FORMALIZACION
ELABORACIÓN
Trabajo en equipo
Estructura
Informal
Parte informal
División del
dentro de la
en algunos
trabajo.
burocracia,
procesos.
Especialización
pensamiento de compañía pequeña
Productos y servicios
Sistemas de control
Innovación
Un solo
Producto
Línea de
producto o
principal con
productos o
servicio.
variaciones
servicios
Un solo
Producto
Línea de
Extensos, ajustados
producto o
principal con
productos o
al producto y al
servicio
variaciones
servicios.
departamento.
Por empleados
Por grupo
Por investigación y
y
innovador
desarrollo.
administradores
separado
Institucionalizados.
Por el propietario
Líneas de productos o servicios múltiples
Estabilidad Meta
Supervivencia
Crecimiento
interna y expansión de
Reputación.
mercado. Estilo de la alta
Individualista,
dirección
emprendedor.
Carismático,
Delegación de
Enfoque de equipo,
proporción de
autoridad con
burocracia de
dirección.
control
ataque.
A continuación se explican las características de cada una de las etapas: En la etapa empresarial la organización se caracteriza por ser pequeña e impulsada por una persona (fundador) y no es burocrática.
La energía
organizacional se dedica a la supervivencia y a la producción de un sólo producto o servicio.
DISEÑO ORGANIZACIONAL La etapa de colectividad es la juventud de la organización. El crecimiento es rápido y los miembros están motivados y comprometidos con el éxito y la misión. La estructura todavía es principalmente informal, aunque ya comienzan a surgir algunos procedimientos formales. Es en la etapa de formalización cuando la organización entra en la etapa media de su vida. Surgen características burocráticas. La organización agrega grupos de personal de apoyo, formaliza procedimientos y establece una división clara del trabajo.
La innovación se consigue mediante un departamento de
investigación y desarrollo. Las metas en esta etapa son la estabilidad interna y la expansión del mercado. La alta dirección delega, pero implanta sistemas formales de control. La maduración de la organización llega en la etapa de elaboración. Esta se torna extensa y ampliamente burocrática. La caracterizan amplios sistemas de control, reglas y procedimientos. Los directivos tratan de desarrollar una orientación de equipo dentro de la burocracia para evitar mayor burocratización. La reputación organizacional es importante.
La innovación se institucionaliza mediante departamentos de
investigación y desarrollo. La administración tiene la capacidad de atacar la burocracia, eliminarla o reducirla. En conclusión, la importancia de analizar el ciclo de vida organizacional permite que los administradores comprendan las necesidades y problemas que se les presentan en sus organizaciones.
Es de gran utilidad para los directivos o
administradores conocer y evaluar la etapa en la que se encuentra la organización para alcanzar de manera más consciente los retos, metas y objetivos organizacionales. Además de propiciar el trayecto de la organización durante cada etapa de manera más eficaz.
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Conclusión En esta sesión aprendimos el ciclo de vida organizacional. En éste observamos lo siguiente: en su crecimiento y desarrollo, una organización experimenta transformaciones en una, varias o todas las etapas. Seis son las etapas del ciclo de vida de una organización: 1. Etapas de desarrollo del ciclo de vida 2. Etapa empresarial 3. Etapa de colectividad 4. Etapa de formalización 5. Etapa de elaboración 6. Características organizacionales durante el ciclo de vida
Es sumamente importante recalcar, que los administradores son responsables de diseñar estrategias para enfrentar cada etapa del ciclo de vida de una organización y logren mantenerla viva.
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Para aprender más Lectura complementaria: La comparación de las etapas del ciclo de vida organizacional con el proceso del desarrollo humano ha sido útil para comprender las fases de evolución que experimentan las organizaciones. Sin embargo, las organizaciones difieren de los seres humanos en algunos sentidos. Una diferencia importante es que no todas las organizaciones nacen de la misma manera.
Por ejemplo, un negocio dedicado a la reparación de
automóviles que inicia tomando los riesgos de la aventura empresarial, sin antecedentes o esquemas formales de operación. Por otro lado, podemos encontrar extensiones de negocios o aquel tipo de organización que se origina de operaciones más o menos formalizadas. En este caso, encontramos a las sucursales que inician con el soporte de la matriz para orientar sus operaciones, aunque con el reto de establecer su propia identidad corporativa. Otra diferencia que puede distinguir a las organizaciones de las personas en su proceso de desarrollo es el hecho de que las organizaciones pueden “volver hacia atrás”. Las organizaciones maduras, propensas al estancamiento o a desaparecer, mediante la reorganización, reingeniería y otros procesos pueden revitalizarse
y retomar muchos aspectos de
las etapas de juventud
organizacional.
Hodge, B, Anthony, W. y Gales, L. (2003). Teoría de la organización un enfoque estratégico. Madrid. Pearson Prentice Hall.
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Actividad de Aprendizaje
Realiza un mapa conceptual del contenido que aprendiste esta semana. Agrega a cada etapa sus características, para que así puedas diferenciar cada una de ellas y logres comprender ampliamente el ciclo de vida organizacional.
Al finalizar sube la actividad a la plataforma en el lugar indicado.
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Referencias
•
Daft, R. (2005). Teoría y diseño organizacional. México: Thomson.
•
Hodge, B., Anthony, W. y Gales, L. (2003). Teoría de la organización un enfoque estratégico. Madrid: Pearson Prentice Hall.
•
Mintzberg, H. y Quinn, B. (1997). El proceso estratégico: concepto, contextos y casos. México: Pearson Educación.
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