NEW YORK CITY DEPARTMENT

Disposición

OF

EDUCATION

del Canciller

Categoría:

ESTUDIANTES

Número:

A-815

Asunto:

ADMINISTRACIÓN Y RESPONSABILIDAD EN EL PROGRAMA DE SERVICIOS ALIMENTARIOS ESCOLARES

Página:

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Fechal:

23/Ago/2005

RESUMEN DE CAMBIOS La presente disposición reemplaza a la A-815 anterior con fecha del 21 de julio de 2004. Proporciona información básica sobre los procedimientos necesarios relacionados con la responsabilidad para el Programa de servicios alimentarios escolares. Cambios: •

Esta disposición ha sido actualizada de manera que se agrega otro método para el control de la responsabilidad.

•

La disposición agrega nuevos procedimientos para el control de la responsabilidad a seguir por los directores en instalaciones que incluyen varias escuelas o varios programas.

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EXTRACTO Los servicios de desayuno y almuerzo en las escuelas públicas deben comenzar el primer día de clase y deben ofrecerse todos los días de clase, incluso los días de media jornada administrativa. Esta disposición brinda información básica sobre los procedimientos para el control de la responsabilidad destinados a justificar todos los reclamos de reembolso presentados por el Departamento. Si no se aplican los procedimientos apropiados, la pérdida potencial de ingresos podría afectar negativamente a los programas educativos y de nutrición. Es obligación de todo el personal involucrado en el Programa de comidas escolares familiarizarse con estas instrucciones y cumplir con ellas. I.

RESPONSABILIDAD A.

B.

II

Por medio de la presente, la responsabilidad se define como aquellos métodos y procedimientos que se usan para cumplir con lo siguiente: 1.

Proporcionar un conteo diario y documentado desde el punto de servicio (POS, por sus siglas en inglés) del número de desayunos y almuerzos que se sirven a los estudiantes de acuerdo con su categoría de calificación (gratuito, de precio reducido o de precio completo), independientemente de donde se consuman las comidas, p. ej.: en la cafetería, los salones de clase, etc.

2.

Garantizar que las comidas contengan los componentes alimentarios necesarios: tres de cuatro componentes obligatorios en el desayuno; y tres de cinco componentes en el almuerzo

El conteo documentado de comidas reclamadas para el reembolso se realiza en el punto de servicio, el cual se define como el punto en el transcurso de los servicios alimentarios donde se pueda determinar, de manera precisa, que se ha servido una comida reembolsable a un estudiante que reúne los requisitos necesarios para recibirla. Se deben estipular cuáles serán las vías para recaudar el dinero y para documentar su entrega en el caso de aquellos participantes que deberán pagar sus comidas a precio reducido o completo.

DOCUMENTACIÓN RELACIONADA CON LOS REQUISITOS A.

Siempre se debe contar con los procedimientos administrativos para la identificación según la categoría de calificación de cada estudiante que utilice los servicios alimentarios. Dichos procedimientos deberán incluir maneras de identificar a aquellos estudiantes que

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han perdido o han sufrido el robo de su credencial o talonario de comidas. Los requisitos reunidos de todos los estudiantes deben documentarse a través del sistema Automatizar las escuelas (ATS, por sus siglas en inglés), o bien, en forma automática por computadora, o bien en forma manual por medio de la solicitud SD1041 o la carta de certificación directa (consulte la Disposición del Canciller A-810). 1.

B.

III.

El ATS constituirá la base para el control de la responsabilidad con respecto a las comidas de todos los estudiantes; y, a través de la Liga eléctrica de Rocky Mountain (RMEL, por sus siglas en inglés) del ATS, se generará directamente una lista completa de identificadores para las comidas estudiantiles.

En septiembre, las escuelas pueden seguir utilizando las listas de comidas o el listado completo con respecto a la categoría de calificación del año anterior hasta el 21 de octubre de 2005. Por lo tanto, las escuelas públicas deberán guardar desde el comienzo de las clases sus listas de comidas o listados completos con respecto a la categoría de calificación generados por el ATS y usarlos solamente hasta la fecha indicada. 1.

A mediados de septiembre, todas las designaciones anteriores de los códigos de comida serán retiradas (borradas) del ATS y a través del sistema computerizado se cotejarán los datos de todos los estudiantes con la información suministrada por la Administración de Recursos Humanos sobre los participantes de los programas asistencia pública (Asistencia temporaria para familias necesitadas [TANF, por sus siglas en inglés]) y cupones para alimentos. En todo caso en que se produzca una correspondencia automática, el ATS le asignará un código al estudiante por medio del cual éste tendrá el derecho de recibir el almuerzo gratuito, independientemente de que su familia presente o no una solicitud de almuerzo escolar.

2.

A partir del 24 de octubre de 2005, las listas de comidas y otras herramientas de verificación de la categoría de calificación en el punto de servicio (p. ej.: listas de clases, credenciales de identificación y talones de comida) serán generadas por medio del informe RMEL del ATS, y el criterio de calificación deberá basarse en la información del año en curso. Las escuelas no pueden usar listas escritas a mano.

MÉTODOS OBLIGATORIOS PARA EL CONTROL DE LA RESPONSABILIDAD A.

Pueden usarse únicamente los siguientes métodos para el control de la responsabilidad, todos los cuáles deberán acordar con los códigos de comidas del año en curso reflejados en el ATS: 1.

Una lista de clases codificada del RMEL en el ATS (se puede usar en todas las escuelas)

2.

Credenciales de comidas permanentes con una lista numerada (se puede usar en todas las escuelas)

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3. 4. B.

C.

IV.

Talonario (se puede usar en escuelas intermedias, secundarias júnior y secundarias) Sistema electrónico en el punto de servicio

Más allá del método que se utilice, algunas funciones permanecerán iguales. 1.

El director o su representante designado debe determinar primero si el estudiante reúne los requisitos necesarios. Para ello, deberá usar algún mecanismo autorizado, tal como la codificación automática a través del ATS, un formulario SD1041 o una carta de certificación directa válida.

2.

El método que se elija para el control de la responsabilidad no debe basarse en la apariencia física de la credencial, el talonario, etc. que revele la categoría de calificación del estudiante.

3.

Después de proporcionar los servicios del día, el cajero o el miembro del personal designado por el director deberá calcular el número total de comidas servidas por categoría de calificación, e informar del conteo a la persona responsable de completar el informe de comidas servidas (MIE-1).

4.

En las instalaciones donde funcionan varias escuelas u otros programas cuyas comidas servidas se incluirán en el mismo reclamo de reembolso (formulario para el informe de comidas servidas “MIE-1”), los directores deberán designar un miembro del personal para que realice un control de responsabilidad independiente desde el punto de servicio. Este miembro del personal informará, todos los días, sobre la participación estudiantil según las pautas expuestas anteriormente y luego proporcionará el conteo final al principal miembro designado del personal escolar.

5.

La documentación pertinente se debe conservar por tres años, más el año en curso.

En la Oficina de Alimentación Escolar (Office of SchoolFood) estarán disponibles descripciones escritas en que se detallan los métodos de responsabilidad autorizados. El personal del área de alimentos escolares también está disponible para brindar asesoramiento acerca de todos los requisitos y acerca de cuál método puede ser el más apropiado para cada situación específica. De tener alguna duda, el director deberá consultar el supervisor de alimentación escolar asignado a la escuela.

PROCESO DE COMIDAS ESCOLARES UNIVERSALES A.

Primer año o año base: 1.

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La escuela debe hacer llegar una solicitud de almuerzos (SD1041) a cada estudiante de la escuela.

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B.

2.

También debe certificar las solicitudes de almuerzo estudiantiles según la categoría de calificación que corresponda (gratuito, de precio reducido o pagado) de acuerdo con las pautas federales actuales y la Disposición del Canciller A-810.

3.

La escuela debe implementar uno de los métodos para el control de la responsabilidad delineados anteriormente.

4.

La escuela debe garantizar que diariamente en el punto de servicio todos los desayunos y almuerzos estudiantiles se presenten en el reembolso de manera precisa según la categoría de calificación (gratuito, precio reducido o pagado), basándose en el conteo de comidas obtenido por medio del sistema de control de la responsabilidad.

5.

El método para el control de la responsabilidad debe implementarse todos los días al servirse el desayuno y almuerzo, incluyendo los días de media jornada y los días de excursión. Asimismo, se deberá implementar en los salones de clases y otros lugares donde se sirvan las comidas.

6.

No se recaudará dinero por el desayuno ni el almuerzo, excepto en el caso de ventas a la carta para estudiantes y adultos.

7.

Se deberá completar un formulario MIE-1 (informe de comidas servidas) y un formulario MIE-2 (hoja de registro del dinero recibido en efectivo), los cuales deberán presentarse ante el supervisor de alimentación escolar el lunes siguiente a la semana del servicio.

8.

La escuela debe archivar todos los documentos (solicitudes, listas, talones, formularios MIE-1 y MIE-2, listados completos, etc.) por tres años, más el año en curso, si el establecimiento no está autorizado a servir comidas universales. Si la escuela sí está autorizada para ello, se deberán guardar los documentos durante el mismo lapso luego del término del ciclo de comidas universales.

Años 2 a 4 (luego de la autorización del Departamento de Educación del Estado [SED, por sus siglas en inglés] como escuela con comidas universales) 1.

Todos los días en el punto de servicio el miembro del personal designado por el director deberá contar el número de desayunos y almuerzos completos servidos a los estudiantes. Se deberá usar un contador electrónico para obtener el conteo de comidas. Las bandejas, la leche, las porciones de comida o los métodos de deducción no son métodos aceptables para contar las comidas.

2.

Al término de cada día, el miembro del personal designado por el director deberá informar a la persona que prepara el formulario MIE-1 del número total de desayunos y almuerzos completos servidos a los estudiantes. Este número sólo se registrará en el renglón correspondiente al total.

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3.

V.

Las comidas que se sirven a los estudiantes y se incluyen en el reclamo de reembolso deben ser comidas completas. La comida debe contener los componentes alimentarios necesarios. Por ende, los desayunos estudiantiles reembolsables deben contener al menos tres de los cuatro componentes alimentarios. Los almuerzos estudiantiles reembolsables deben contener al menos tres de los cinco componentes alimentarios.

PUBLICACIÓN DE AVISO DE VENTA DE CREDENCIALES O TALONES DE COMIDAS DIARIOS A.

Las escuelas que no sean escuelas con comidas escolares universales deberán colocar un aviso a plena vista de todos en la cafetería con el fin de garantizar que las credenciales y los talones de comidas diarios estén disponibles para la venta con anterioridad a la comida. El aviso debe decir: CREDENCIALES O TALONARIOS DE COMIDAS DIARIOS DISPONIBLES PARA LA VENTA TODOS LOS DÍAS. (DAILY MEAL CARDS OR STUBS ARE AVAILABLE FOR PURCHASE DAILY.)

B. VI.

VII.

Este aviso también deberá incluirse en los anuncios que se leen a los estudiantes en su salón de clases principal.

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA PARA EL CONTROL DE LA DE RESPONSABILIDAD A.

Bajo ninguna circunstancia podrá el director o su representante designado poner en marcha ningún método para el control de la responsabilidad que no se especifique en esta disposición. De preferir algún otro método, el nuevo método propuesto deberá remitirse a la dirección de la Oficina de Alimentación Escolar que figura al final de la presente disposición para que se evalúe y reciba la autorización por escrito del SED.

B.

Si un organismo federal o estatal niega un reclamo de reembolso debido a que una escuela en particular no ha utilizado un método autorizado para el control de la responsabilidad o no ha implementado algún otro requisito de los programas de desayuno, almuerzo u otro programa alimentario, la pérdida de ingresos resultante se repondrá de los fondos de la carga impositiva del distrito escolar o del departamento educativo responsable.

PRESENTACIÓN DE LOS DATOS RELACIONADOS CON LOS DESAYUNOS Y ALMUERZOS A.

Todos los directores o sus representantes designados deberán certificar la participación y recaudación de dinero en efectivo por el desayuno y almuerzo de su escuela. Para ello, deberán presentar semanalmente un formulario de informe de comidas servidas (MIE-1) y una hoja de registro del dinero recibido en efectivo (MIE-2) con un cheque adjunto a la

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Oficina de Alimentación Escolar a fin de preparar el reclamo de reembolso estatal y federal.

VIII.

B.

Desde el primer día del año escolar, la escuela deberá efectuar un sistema autorizado de control de la responsabilidad. El estatus de calificación del estudiante del año anterior tendrá vigencia hasta el 21 de octubre de 2005 o hasta cuando se elabore un nuevo criterio de calificación en el nuevo año escolar, según lo que ocurra primero.

C.

Todas las credenciales permanentes, los talonarios, las listas, los boletos o las credenciales de almuerzos diarios, los formularios MIE-1 y MIE-2, así como cualquier otro tipo de documento (p. ej.: recibos de cajas registradoras) asociado con el método para el control de la responsabilidad de la escuela deben archivarse en la escuela por tres años, más el año en curso y deberán estar disponibles para su revisión por parte de auditores de la ciudad, el estado y el gobierno federal durante las horas de clase habituales.

PEDIDOS DE INFORMACIÓN Todas las consultas relacionadas con la presente disposición deberán dirigirse al Departamento de Auditoría Interna de la Oficina de Alimentación Escolar:

Teléfono (718) 707-4250

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Office of SchoolFood Internal Audit Unit NYC Department of Education 44-36 Vernon Boulevard Long Island City, NY 11101

Fax (718) 349-5463