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Documentación del producto SAP Business ByDesign 1302
Gestión de flujo de caja
PUBLIC
Tabla de contenidos
1
Gestión de flujo de caja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9
2
Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
11
2.1
Salidas de pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
11
Salida de pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
11
Determinación de modalidad de pago/reserva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14
Salidas de pagos automáticas iniciadas internamente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
16
Pagos efectuados manuales iniciados externamente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
21
Pagos efectuados manuales iniciados internamente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
26
2.2
2.3
Creación de formatos de archivo de pago definidos por el usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
31
Pagos recibidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
32
Pagos recibidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
32
Pagos entrantes automáticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
36
Pagos recibidos manuales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
41
Pagos recibidos mediante débito directo SEPA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
44
Transacciones comerciales especiales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
50
Cancelar una factura de proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
50
Cancelar una factura de cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
51
Avisos de pago de cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
52
Transmisión electrónica de avisos de pago salientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
55
Avisos de pago de proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
58
Procesamiento de transacción de punto de venta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
61
3
Débitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
64
3.1
Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
64
Partidas abiertas de débitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
64
Monitor de cuenta de proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
65
3.2
3.3
3.4
Descuentos por pronto pago para débitos en Finanzas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
70
Anticipos realizados en Finanzas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
72
Conversión de moneda extranjera . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
74
Reclasificación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
75
Vista Proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
78
Guía rápida Proveedores (en Débitos) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
78
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
80
Vista Pagos automáticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
84
Guía rápida para Pagos automáticos (Débitos) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
84
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
86
Vista Compensación de pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
86
Guía rápida de Compensación de pagos (Débitos) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
86
SAP Business ByDesign 1302 Tabla de contenidos
P U B L I C • © 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos
3
3.5
3.6
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
88
Tareas periódicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
91
Guía rápida de Ejecuciones de pago (Débitos) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
91
Mensajes en el registro de aplicación de ejecución de pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
93
Guía rápida de Ejecuciones de confirmación de saldos (Débitos) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
96
Guía rápida para Conversión de moneda extranjera (débitos) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
97
Guía rápida de reclasificación (en Débitos) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
102
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
105
Informes del banco central . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
110
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
112
Información relacionada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
115
Informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
116
Lista de antigüedad para débitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
116
Lista de previsiones para débitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
117
Detalles para partidas de proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
119
Lista de posiciones abiertas – Clientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
120
Estadísticas de pago: Proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
122
Estadísticas de pagos: Descuento por pronto pago . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
123
Lista de proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
125
4
Créditos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
4.1
Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
126
Posiciones abiertas de créditos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
126
Compensación manual e inversa en el Monitor de cuenta de cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
127
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4
Reclamación automática . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
132
Anticipos recibidos en Finanzas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
134
Descuentos por pronto pago de créditos en Finanzas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
136
Devolución de pagos recibidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
139
Vista Clientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
141
Guía rápida de Clientes (en Créditos) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
141
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
143
Vista Pagos automáticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
150
Guía rápida de Pagos automáticos (Créditos) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
150
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
151
Vista Compensación de pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
152
Guía rápida para Compensación de pagos (Créditos) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
152
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
154
Vista Reclamación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
155
Guía rápida de reclamación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
155
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
156
Tareas periódicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
157
Guía rápida para Ejecuciones de reclamación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
157
Guía rápida de ejecuciones de pago (Créditos) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
159
Guía rápida de Ejecuciones de confirmación de saldos (Créditos) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
160
Guía rápida para conversión de moneda extranjera (Créditos) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
161
Guía rápida de Reclasificación (en Créditos) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
166
© 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos • P U B L I C
SAP Business ByDesign 1302 Tabla de contenidos
4.7
Guía rápida para informes del banco central . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
170
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
173
Informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
178
Lista de antigüedad para créditos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
178
Lista de previsiones para créditos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
179
Historial de reclamaciones - Clientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
181
Historial de reclamaciones: Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
182
Estadísticas de reclamaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
183
Detalles para partidas de clientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
184
Detalles para partidas abiertas de clientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
185
Lista de clientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
187
Datos financieros de cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
187
Lista de mandatos SEPA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
189
Deudores – Cesión de partidas abiertas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
190
5
Gestión de pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
5.1
Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8
192
Asignación y compensación de pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
192
Reembolsos de tarjeta de crédito . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
194
Pagos salientes en efectivo: Suiza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
198
Actividad de fin de período para pagos externos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
198
Pagos de cliente mediante pagos externos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
200
Pagos de clientes con tarjeta de crédito . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
202
Contabilizaciones para letras de cambio por cobrar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
210
Vista Control de pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
213
Guía rápida de Control de pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
213
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
221
Vista Asignación de pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
222
Guía rápida de Asignación de pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
222
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
223
Vista Gastos menores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
240
Guía rápida de Gastos menores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
240
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
242
Vista Depósitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
246
Guía rápida Depósitos de cheques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
246
Guía rápida de Lotes de lockbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
248
Guía rápida de Depósitos de letras de cambio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
250
Guía rápida de Cobros de letras de cambio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
254
Vista Notas de avisos de pago . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
258
Guía rápida de Avisos de pago . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
258
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
259
Declaraciones del centro de compensación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
260
Guía rápida para Estados del centro de compensación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
260
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
261
Vista Tareas periódicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
262
Guía rápida para Ejecuciones de medios de pago . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
262
SAP Business ByDesign 1302 Tabla de contenidos
P U B L I C • © 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos
5
5.9
Guía rápida para Ejecuciones de depósitos de pago . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
264
Guía rápida de Ejecuciones de liquidación de tarjeta de crédito . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
266
Guía rápida de Conversión de moneda extranjera (Efectivo) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
268
Guía rápida para Ejecuciones de rechazo de débito directo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
272
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
273
Informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
274
Estadísticas de pago: Clientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
274
Registro de talonario de cheques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
275
6
Gestión de liquidez . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277
6.1
Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
277
Posición de caja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
277
Directorio bancario y actualizaciones de directorio bancario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
278
Carga de directorio bancario para Six Interbank Clearing: Suiza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
281
Estados de cuenta bancaria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
281
Transferencias bancarias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
284
Aviso de pago bancario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
285
Remesa de cheques y números de cheque para cheques salientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
286
Supervisar procesamiento de asignación de pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
287
Datos maestros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
288
Previsiones de liquidez . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
297
Formas de pago . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
303
Vista Datos maestros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
306
Guía rápida de Datos maestros (en Gestión de liquidez) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
306
Vista Posición de caja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
311
Guía rápida de Posición de caja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
311
6.4
Vista Gestión de ficheros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
313
Guía rápida de Gestión de archivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
313
6.5
Vista Extractos bancarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
317
Guía rápida de Estados de cuenta bancaria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
317
6.2 6.3
6.6
Vista Control de pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
319
Guía rápida de Control de pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
319
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
326
6.7
Vista Avisos de pagos bancarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
327
Guía rápida de Avisos de pagos bancarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
327
6.8
Vista Previsión de liquidez . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
329
Guía rápida Previsiones de liquidez . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
329
6.9
6.10
6
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
330
Vista Notificaciones del estado de transacciones bancarias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
331
Guía rápida para Notificaciones del estado de transacciones bancarias . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
331
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
333
Informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
335
Posición de caja por modalidad de pago . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
335
Posición de caja por origen de transacción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
338
Previsión de liquidez por nivel de liquidez . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
340
Previsión de liquidez por modalidad de pago . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
343
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Previsión de liquidez por moneda de transacción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
346
Previsión de liquidez por origen de transacción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
348
7
Contabilidad fiscal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352
7.1
Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
352
Centro de trabajo Gestión fiscal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
352
Declaraciones de impuestos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
353
Pagos de impuestos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
366
Operaciones fiscales y contabilizaciones de impuestos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
367
Determinación de impuestos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
385
7.2 7.3
7.4
7.5 7.6
Determinación de impuestos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
385
Acceso de las autoridades fiscales a datos de impuestos (GDPdU) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
407
Vista Administraciones fiscales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
409
Guía rápida de Autoridades fiscales (Gestión fiscal) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
409
Vistas de entradas manuales de impuestos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
411
Guía rápida para Entradas de impuestos sobre ventas y consumo (Estados Unidos) . . . . . . . . . .
411
Guía rápida de Entradas de IVA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
412
Guía rápida para Entradas de importe de base gravable de retención (Estados Unidos) . . . . . . . .
413
Vista Declaraciones fiscales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
415
Guía rápida para declaraciones de impuestos sobre ventas y consumo (Estados Unidos) . . . . . .
415
Guía rápida para Declaraciones de retención de impuestos (Estados Unidos) . . . . . . . . . . . . . .
419
Guía rápida para Declaraciones de IVA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
420
Guía rápida para Declaraciones recapitulativas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
422
......................................................................
424
Guía rápida de Declaraciones de impuestos sobre servicios/especiales - India . . . . . . . . . . . . . .
424
......................................................................
425
Guía rápida de declaraciones de TCS: India . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
425
......................................................................
425
Vista Pagos de impuestos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
425
Guía rápida de Pagos de impuestos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
425
Tareas periódicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
432
Guía rápida para Ejecuciones de declaración de impuestos sobre ventas y consumo (Estados
7.7
Unidos) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
432
Guía rápida para ejecuciones de declaración de retención de impuestos (Estados Unidos) . . . . .
434
Guía rápida Ejecuciones de declaración de IVA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
436
Guía rápida para Ejecuciones de la declaración recapitulativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
438
......................................................................
440
Guía rápida de Ejecuciones de declaración de impuestos sobre servicios/especiales: India . . . . .
441
Guía rápida para ejecuciones de devolución de TCS: India . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
441
......................................................................
441
Informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
441
Posiciones abiertas de IVA/impuesto sobre ventas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
441
Posiciones informadas de IVA/impuesto sobre ventas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
442
Todas las posiciones de IVA/impuesto sobre ventas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
443
Todas las posiciones de IVA/impuestos sobre ventas con detalles de asientos contables . . . . . .
444
Resumen de cálculo de IVA/impuesto sobre ventas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
445
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7
Posiciones de retención de impuestos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
446
8
Viajes y gastos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448
8.1
Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
448
Anticipos por viajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
448
Revisión y aprobación de informes de gastos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
450
Regla de 183: Austria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
452
Regla de 5/5/15: Austria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
452
Compensación no monetaria - Alemania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
452
Vista Informe de gastos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
454
Guía rápida de Informes de gastos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
454
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
455
Vista Acuerdos de gastos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
457
Guía rápida de Acuerdos de gastos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
457
Vista Nuevo cálculo de liquidación de gastos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
458
Guía rápida de Nuevo cálculo de liquidación de gastos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
458
8.5
Vista Acumulación de kilometraje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
459
Guía rápida de Acumulación de kilometraje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
459
8.6
Vista acumulación del día . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
460
Guía rápida para la acumulación del día: Austria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
460
Informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
461
Informes de gastos por objeto de coste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
461
Informes de gastos - Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
462
Informes de gastos: Recibos y reembolsos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
464
8.2
8.3 8.4
8.7
8
Informes de gastos - Importes sujetos a impuestos y libres de impuestos para nómina . . . . . . . .
465
Informes de gastos – Devolución de IVA soportado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
466
Informes de gastos: Itinerario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
468
Informes de gastos: Resumen de viajes a comunidades en Austria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
469
Informes de gastos: Importes gravables y libres de impuestos para Austria . . . . . . . . . . . . . . . .
470
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1 Gestión de flujo de caja
Resumen La gestión de flujo de caja en la solución SAP Business ByDesign brinda soporte a su organización en el seguimiento y la optimización del flujo de caja y en el mantenimiento de un control estricto de acreedores, deudores, pagos y liquidez. La automatización acelera el cobro de los créditos, y las funciones analíticas evalúan su posición de tesorería en tiempo real. SAP Business ByDesign le ayuda a optimizar su liquidez de forma que tenga suficientes recursos financieros disponibles en todo momento.
Relevancia El área empresarial Gestión de flujo de caja es relevante si necesita soporte para: ●
Deudores/Acreedores
●
Gestión de pagos y liquidez
●
Gestión fiscal
●
Viajes y gastos
Beneficios ●
Sus operaciones centrales quedan totalmente integradas. Casi todos los procesos empresariales soportados por la solución SAP Business ByDesign están conectados al área de Finanzas. Los datos fluyen automáticamente a las actividades financieras, como el procesamiento de acreedores y deudores, y a actividades de contabilidad como la contabilidad de existencias. Esta profunda integración permite funciones innovadoras para automatizar la distribución de los ingresos así como para prever y analizar la rentabilidad.
●
Consigue un mejor control de los acreedores, los deudores, los pagos y la liquidez. Las funciones de gestión de liquidez de SAP Business ByDesign le permiten optimizar su capital circulante. Puede evaluar las posiciones de caja en tiempo real, identificar sucesos críticos y generar tareas nuevas para el personal de finanzas responsable de estos asuntos. Esto se traduce en ciclos de tesorería más cortos. El software también puede ayudarlo a optimizar sus procesos de pago al aprovechar los descuentos por pronto pago que pueden reducir el flujo de caja a corto plazo, pero que en última instancia le permiten ahorrar dinero y contribuyen directamente al resultado final.
●
Puede colaborar más con sus socios comerciales a lo largo de la cadena de creación de valor. Con el software de flujo de medios financieros de SAP Business ByDesign, puede recortar costes y reaccionar más rápidamente a los cambios empresariales. Una completa funcionalidad integrada (como el soporte para recordatorios de pago, avisos de pago y transferencias o estados de cuenta bancaria electrónicos) le permite racionalizar y acelerar sus operaciones financieras. SAP Business ByDesign proporciona la funcionalidad de colaboración holística y flexible que usted necesita para conectarse y comunicarse de forma fluida con el ecosistema de su negocio, por ejemplo, con los bancos, centros de compensación, administraciones fiscales y proveedores lockbox. Nota: Si la Gestión de flujo de caja no está activada, los datos maestros de, por ejemplo, autoridades fiscales, bancos o centros de compensación también se pueden introducir en el centro de trabajo Datos de socio comercial.
●
Las tareas adquieren un mayor grado de automatización y esto acelera el rendimiento de sus empleados.
SAP Business ByDesign 1302 Gestión de flujo de caja
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9
SAP Business ByDesign le permite automatizar las tareas rutinarias siempre que sea posible. Por ejemplo, el software soporta automáticamente los procesos de compensación, reclamación y pago. Cuando se produce alguna excepción, SAP Business ByDesign envía una alerta proactiva al empleado responsable y puede ofrecer sugerencias o funciones adicionales; por ejemplo, durante el proceso de compensación el software proporciona de forma proactiva coincidencias potenciales de posiciones pendientes y pagos recibidos.
10
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SAP Business ByDesign 1302 Gestión de flujo de caja
2 Conceptos básicos
2.1 Salidas de pagos 2.1.1 Salida de pagos Resumen El proceso de pago saliente cubre la baja de fondos disponibles de la empresa. Los pagos salientes disminuyen la disponibilidad de liquidez, como el saldo de caja o el saldo bancario. Un pago saliente no disminuye necesariamente los activos financieros (incluídos débitos y créditos a corto plazo). La compensación de un débito por un pago saliente reduce el saldo de la cuenta bancaria. A la vez también vence el débito, pero no se modifican los activos financieros. Ejemplos de pagos salientes: ●
Pago de débitos comerciales
●
Compra de productos físicos y servicios
●
Pagos de tasas y contribuciones al seguro
●
Reembolsos de gastos
●
Pagos de impuestos
●
Amortización de préstamos
●
Retiradas privadas
El sistema realiza una distinción entre pagos salientes automáticos y pagos salientes manuales. Los pagos salientes pueden encontrarse en el centro de trabajo Gestión de pagos, en Control de pagos. Las mismas modalidades de pago están disponibles para ambos tipos de pagos salientes: ●
Cheques
●
Transferencias bancarias
●
Débitos directos Usted no ve el débito directo como una modalidad de pago en los pagos salientes, ya que no necesita iniciarlo usted mismo.
●
Letra de cambio La modalidad de pago de letras de cambio no se libera para Alemania.
●
Transacciones de gastos menores Las transacciones de gastos menores no están en el control de pagos, sino en la vista Gastos menores. Estas transacciones se utilizan únicamente con pagos manuales.
Requisitos previos Configuración Ha seleccionado las siguientes opciones predefinidas en la configuración: Definición del alcance SAP Business ByDesign 1302 Conceptos básicos
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En
Preguntas Gestión de flujo de caja , ha establecido las parametrizaciones básicas para los procesos de pago.
Ajuste preciso En el centro de trabajo Configuración empresarial, en la lista de tareas incluida en la fase Ajuste preciso, ha establecido las siguientes parametrizaciones relevantes para la gestión de flujo de caja: ●
Determinación y priorización de cuentas bancarias y modalidad de pago para pagos automáticos: Puede definir qué cuenta desea utilizar para las distintas modalidades de pago. También puede asignar una prioridad a las cuentas bancarias y a las modalidades de pago que se utilizan para pagos automáticos. Puede establecer esta prioridad incluyendo o excluyendo importes de pago.
●
Estados de cuenta bancaria electrónicos: El formato de importación utilizado para los estados de cuenta bancaria electrónicos corresponde al formato del archivo que envía el banco. El formato de importación contiene códigos de transacciones comerciales que determinan el tipo de transacción en cuestión. Los códigos de transacciones comerciales se deben asignar a los códigos internos del sistema de modo que los tipos de transacciones se puedan visualizar correctamente en el formulario de los correspondientes pagos entrantes y salientes. SWIFT MT940 es el formato de importación común en Alemania. Proveedores - Condiciones de pago.
●
Proveedores - Condiciones de pago: Puede definir las condiciones de pago que existen en su empresa, es decir, los plazos de pago y los importes de descuento. También puede añadir condiciones adicionales. Según la estrategia que utilice, las facturas se incluyen automáticamente en la lista de propuestas de pago en una fecha anterior o una fecha posterior, junto con el importe completo o reducido de la factura.
●
Gestión de tareas empresariales para procesamiento de pagos y compensaciones: Para pagos entrantes agrupados por modalidades de pago y para usuarios determinados, puede especificar el importe de pago a partir del cual se inicia el proceso de aprobación. Luego, se envía la solicitud de aprobación a la persona responsable de realizar las aprobaciones.
●
Estrategias de pago Puede definir si siempre desea aplicar los descuentos por pronto pago disponibles o si, por lo general, desea utilizar el descuento máximo disponible. También puede definir el período de gracia a tener en cuenta durante la ejecución de pagos.
●
Estrategias de compensación: Puede especificar un importe máximo, hasta el cual el sistema tolere diferencias entre el importe de la factura y el importe de pago real cobrado por el proveedor y compense automáticamente los débitos con los pagos salientes. Si se excede este importe de diferencia, el sistema emite un mensaje (si se realizó esta parametrización en la configuración). Además, puede definir cómo debe distribuirse un importe de pago cuando existen varias posiciones abiertas que deben compensarse (por fecha de vencimiento, por ejemplo). Si crea varias estrategias de compensación, debe definir cuál desea utilizar como estándar. También puede definir estrategias para empresas, clientes o proveedores específicos. Esta estrategia únicamente se utiliza para pagos salientes iniciados externamente (por débito directo del proveedor).
Datos maestros ●
Datos bancarios: Puede crear sus propios datos bancarios en el centro de trabajo Gestión de liquidez, en Mis bancos.
●
Definición de datos de proveedores y modalidades de pago: Proveedores Proveedores . Elija Puede definir estos datos en el centro de trabajo Débitos, en Nuevo para crear un proveedor nuevo o seleccione uno de los proveedores existentes y elija Editar -> Datos financieros para modificar los datos de un proveedor existente. En los datos de pago, introduzca las empresas que utilizan este proveedor. Con el grupo de determinación de cuentas puede determinar la cuenta de débitos que se utiliza durante la contabilización. También puede determinar la modalidad de pago que desea utilizar para pagar las facturas de proveedor. Cuando asigne la
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empresa a un proveedor, la cuenta de libro auxiliar se creará automáticamente y en segundo plano. Si no asigna una empresa, la cuenta de libro auxiliar se creará automáticamente con la primera factura o nota de crédito que introduzca para este proveedor.
Flujo del proceso Pagos salientes automáticos Puede permitir que el sistema genere una lista de propuestas de pago que incluya las posiciones que se pagarán y se compensarán según la estrategia de pago configurada. Puede editar los pagos propuestos, como eliminar posiciones de ellos o modificar el importe de pago. Para realizar modificaciones, navegue hasta el centro de trabajo Débitos, vista Pagos automáticos. Seleccione un pago y haga clic en Editar . Una vez verificados los detalles, haga clic en Ejecutar pago . Si las parametrizaciones de configuración requieren aprobación, el sistema inicia el proceso de aprobación. Puede reinicializar las propuestas de pago ya liberadas y también los pagos generados, siempre que no hayan sido confirmados por el estado de cuenta bancaria. Las posiciones que elimine temporalmente de la propuesta de pago actual se tendrán en cuenta en la siguiente ejecución de pagos, a menos que, entretanto, estén bloqueadas para pago. Para crear el medio de pago, navegue hasta el centro de trabajo Gestión de pagos. Allí puede generar un archivo de pago o imprimir un cheque. También puede crear el medio de pago de forma manual e indicar esto en el sistema (Fijar como creado manualmente). Puede automatizar y programar la creación de medios de pago con la ejecución de medios de pago. El flujo del proceso descrito para un pago saliente se refiere a los pagos salientes automáticos iniciados internamente. Sin embargo, los pagos salientes también se pueden iniciar externamente, por ejemplo, si son desencadenados por parte de sus proveedores. El procedimiento de débito automático pertenece a este tipo de pago.
Pagos salientes manuales Puede crear y editar pagos salientes manuales iniciados internamente. Puede hacer esto en los centros de trabajo Débitos o Gestión de pagos: El centro de trabajo Gestión de pagos le permite crear pagos salientes usando el control de pagos para débitos de proveedores y otros pagos que usted puede contabilizar directamente en una cuenta de mayor. El centro de trabajo Débitos le permite crear pagos salientes manuales usando el monitor de cuenta de proveedor para débitos de proveedores. 1.
Proveedores Navegue al centro de trabajo Débitos y seleccione un proveedor y elija Visualizar . Aparece la pantalla Monitor de cuenta de proveedor.
2.
Puede realizar un pago saliente manual seleccionando la factura requerida y seleccionando Pagar manualmente mediante y la modalidad de pago requerida (por ejemplo, cheque saliente, transferencia bancaria saliente). En la ventana de pagos visualizada, también puede añadir o eliminar facturas, notas de crédito o pagos a cuenta que ya se hayan realizado. Introduzca los datos requeridos. Se requieren distintos datos según la modalidad de pago (por ejemplo, transferencia bancaria o cheque). A continuación, se describen algunos campos relevantes: ● Moneda La moneda en la que debe realizarse el pago. Las contabilizaciones en todas las cuentas bancarias se realizan en moneda local. Puede gestionar las cuentas bancarias en moneda extranjera y realizar pagos en moneda extranjera. Las conversiones de moneda extranjera se realizan en el libro mayor y no pueden
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Cuentas de proveedores . Seleccione
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verse en las cuentas bancarias individuales. Para obtener más información, consulte Guía rápida para conversión de moneda extranjera (efectivo) [página 268], Guía rápida para conversión de moneda extranjera (créditos) [página 161] y Guía rápida para conversión de moneda extranjera (débitos) [página 97]. ●
Fecha valor de débito La fecha en la que se debita el pago. La fecha valor puede ser diferente a la fecha de contabilización del pago. Esta entrada es importante, ya que ésta es la fecha de contabilización del débito según el estado de cuenta bancaria, es decir, la contabilización en la cuenta bancaria de compensación se realiza en esta fecha. Si no introduce ninguna fecha aquí, el sistema propone la fecha de hoy. Si introduce estados de cuenta bancaria, debe modificar esta fecha a la fecha de contabilización adecuada.
●
Fecha valor de crédito La fecha valor de crédito representa el pago entrante planificado en el destinatario y se transfiere al banco. El banco transfiere el pago al destinatario este día.
●
Detalles bancarios y de la empresa (desde los cuales debe realizarse el pago) Puede modificar sus propios datos bancarios en el centro de trabajo Gestión de liquidez, en maestros
●
3.
Mis bancos
Datos
.
Información de beneficiario y de banco de beneficiario Puede definir los datos financieros en los datos maestros del proveedor. De manera opcional, puede introducir la fecha de ejecución y la fecha de transacción para transferencias bancarias. La fecha de ejecución muestra al banco cuándo debe ejecutarse el pago saliente. La fecha de transacción representa la fecha, en la que el sistema crea la contabilización y envía el archivo al banco.
Libere el pago. Si las parametrizaciones de configuración requieren una aprobación, se inicia el proceso de aprobación.
También puede seleccionar si desea imprimir el documento (por ejemplo, un cheque) o si ya existe el medio de pago y solamente desea representar la contabilización en el sistema.
Consulte también Posiciones de débito pendientes [página 64] Determinación de modalidad de pago/reserva [página 14] Asignación y compensación de pagos [página 192] Estados de cuenta bancaria [página 281]
2.1.2 Determinación de modalidad de pago/reserva Resumen La modalidad de pago especifica cómo se ejecutan los pagos; por ejemplo, mediante cheque o transferencia bancaria. Debe crear las parametrizaciones de modalidad de pago para los pagos iniciados dentro de la empresa y la información de cuenta de su empresa. Especifique la modalidad de pago en las siguientes ubicaciones: ●
En los datos maestros del cliente o proveedor
●
En las partidas abiertas
También debe definir la información detallada (por ejemplo, el número de cuenta y el código de banco para una transferencia bancaria).
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El sistema utiliza estos datos al crear la lista de propuestas de pago: Si no especificó la modalidad de pago en los datos maestros, puede introducirla en las partidas abiertas al procesar la lista de propuestas de pago. La modalidad de pago especificada en las partidas abiertas anula la modalidad de pago especificada en el registro maestro. En las partidas abiertas, también puede especificar una modalidad de pago que no esté incluida en el registro maestro. Si se especifican varias modalidades de pago en los datos maestros y ninguna en las partidas abiertas, el sistema verifica en la secuencia en la que se introdujeron las modalidades de pago si éstas fueron especificadas para la ejecución de pago que se puede realizar. El sistema intenta determinar la modalidad de pago óptima (la más favorable y más rápida). Para reembolsos en moneda extranjera, el sistema verifica si las modalidades de pago permiten reembolsos a proveedores, clientes o bancos de otros países. Para cobros en moneda extranjera, se debe permitir la modalidad de pago para pagos en moneda extranjera.
Requisitos previos Parámetros de configuración Ajuste preciso Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Se activa la determinación del método de pago/reserva en su configuración de solución. Para encontrar esta actividad, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y después seleccione las actividades siguientes de la lista. ●
Modalidades de pago del país en Opciones globales para pagos: Definiciones que son necesarias y específicas de un país para una modalidad de pago. Esto es necesario para todas las modalidades de pago utilizadas por su empresa en un país. Por ejemplo, si tiene empresas en Alemania, Francia y los Estados Unidos, debe definir la Verificación de modalidad de pago para cada país por separado.
●
Modalidades de pago de la empresa en
Determinación y priorización de cuentas bancarias y modalidad de
pago para pagos automáticos Priorizar cuentas bancarias y modalidad de pago en base al importe : Defina las modalidades de pago utilizadas para cada empresa con los importes máximos y mínimos.
Datos maestros de proveedor Si acordó una modalidad de pago con un socio comercial, por ejemplo, puede especificarlo directamente en el registro maestro. En el registro maestro, también puede especificar varias modalidades de pago. El sistema selecciona una de estas modalidades durante la ejecución de pago. Realiza esto según la modalidad de pago especificada en el documento (por ejemplo, una factura o nota de crédito) o según una de las modalidades especificadas en la configuración durante la priorización del banco. Para especificar modalidades de pago en el registro maestro, seleccione
Débitos Proveedores , seleccione un
proveedor y haga clic en Editar . En Datos financieros , seleccione Datos de pago Debajo de Modalidades de pago, seleccione todas las modalidades de pago que definió en la configuración correspondiente a su empresa.
Datos maestros de cliente Si desea ejecutar pagos iniciados internamente, defina la modalidad de pago en el registro maestro. Esto incluye, por ejemplo, un acuerdo con el cliente para debitar facturas de cliente directamente de la cuenta del cliente mediante
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débito directo con mandato. Si define modalidades de pago en los datos maestros del cliente, estos pagos también se incluirán en la lista de propuestas de pago. Seleccione
Débitos
Clientes
y haga clic en Ir . Seleccione el cliente y haga clic en Editar
y seleccione
Datos financieros Datos de pago . Debajo de Modalidades de pago, seleccione todas las modalidades de pago que definió en la configuración correspondiente a su empresa.
Características Modalidades de pago en partidas abiertas Puede especificar la modalidad de pago para cada desembolso al introducir la factura. Luego, esta modalidad de pago aparece automáticamente en la lista de propuestas de pago. Sin embargo, si no se especifica ninguna modalidad de pago, la modalidad estándar de los datos maestros aparece en la lista de propuestas de pago. Puede modificar esta modalidad de pago al procesar la lista de propuestas de pago con otra modalidad de pago definida en el registro maestro. Para modificar la modalidad de pago en partidas abiertas, realice lo siguiente: 1.
En el centro de trabajo Débitos, seleccione Pagos automáticos. En esta vista, se muestra la Lista de propuestas de pago, es decir, todas las partidas abiertas vencidas.
2.
Seleccione el pago que desea modificar o para el cual desea introducir la modalidad de pago y seleccione Editar . Se muestra la pantalla Propuesta de pago:.
3.
Introduzca una modalidad de pago debajo de Modalidad de pago o modifique la modalidad de pago existente. Si introduce explícitamente la modalidad de pago en la partida que va a pagar, esta entrada tiene prioridad sobre las entradas del registro maestro.
4.
Grabar las entradas.
Reserva de pagos Para ejecutar el pago, debe haber una Asignación de liquidez en caso de que la empresa esté en una situación financiera precaria. Durante este proceso, el sistema verifica si hay suficiente liquidez para el desembolso en el banco y reserva el importe relevante para realizar el pago. Para pagos importantes, puede decidir que no haya asignación de liquidez. En este caso, el pago se realiza independientemente de la disponibilidad de fondos.
2.1.3 Salidas de pagos automáticas iniciadas internamente Resumen En su rol de contable de acreedores, requiere funciones para procesar transacciones de pago salientes nacionales e internacionales realizadas con proveedores y otros acreedores. Estas funciones están disponibles en el sistema, en los centros de trabajo Gestión de pagos y Débitos. Al crear un pago, se puede especificar la modalidad de pago y otros detalles, como por ejemplo, la cuenta bancaria propia desde la cual se realizará el pago, los datos bancarios del proveedor/cliente o la fecha del procesamiento bancario. También se puede utilizar el Control de pagos del centro de trabajo Gestión de pagos para controlar todas las transacciones de pago, independientemente del estado, el medio de pago o el beneficiario. Como contable de acreedores de su empresa, deberá iniciar la creación automática y la edición de los pagos salientes en el centro de trabajo Débitos. Aquí se crea una ejeución de pago, que se utiliza para generar una lista de propuestas de pago basada en la estrategia configurada y los criterios de selección seleccionados. Los criterios de selección posibles son:
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●
Empresa
●
Fecha de la próxima ejecución de pago; si es necesario, teniendo en cuenta las parametrizaciones de configuración para la estrategia de pago Especifique esta fecha si desea realizar la ejecución de pago una sola vez. Si programa la ejecución de pago para que se ejecute periódicamente, el sistema determina la fecha apropiada.
●
Proveedores y otros acreedores
●
Moneda
●
Fecha de procesamiento bancario Especifique la fecha de pago solicitada (para transferencias y débitos directos bancarios únicamente). Según los días laborables, el banco puede realizar el pago más tarde. Si desea programar la ejecución periódicamente, deje este campo vacío.
●
Fecha de contabilización La fecha de contabilización estándar es la fecha de ejecución. Si desea programar la ejecución periódicamente, deje este campo vacío.
En su rol de contable de acreedores, puede editar las propuestas de pago y luego liberarlas para la creación de pagos. Tenga en cuenta que el sistema reemplaza todas las listas de propuestas de pago existentes cada vez que se genera una nueva lista manualmente para la misma selección de proveedores o para selecciones que se superponen. Puede realizar manualmente la ejecución de pago con la frecuencia que desee. El sistema soporta las siguientes formas de pago: ●
Cheque saliente, con la opción de incluir avisos de pago
●
Transferencia electrónica saliente
●
Transferencia bancaria saliente, con la opción de incluir avisos de pago El procesamiento de letras de cambio por pagar no se libera para Alemania.
Requisitos previos Ha establecido las siguientes parametrizaciones predefinidas en la configuración y los datos maestros: Configuración Alcance Preguntas En pago.
Gestión de flujo de caja , ha establecido las opciones básicas para los procesos de salidas de
Ajuste preciso Ha seleccionado las siguientes actividades en el centro de trabajo Configuración empresarial en actividades
Ajuste preciso
Gestión de flujo de caja :
●
Gestión de tareas empresariales para Procesamiento de extractos bancarios (opcional)
●
Gestión de tareas empresariales para Gestión de pagos (opcional)
●
Gestión de tareas empresariales para Pago y Liquidez
●
Cheques salientes (obligatorio)
●
Transferencias electrónicas salientes (obligatorio)
●
Transferencias bancarias salientes (obligatorio)
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Lista de
Autorizaciones de pago
(opcional)
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●
Aviso de pago saliente (obligatorio)
●
Grupos de bancos (obligatorio)
●
Parametrizaciones globales para pago (opcional)
●
Parametrizaciones básicas para Gestión de liquidez (obligatorio)
●
Motivos de bloqueo de pago (opcional)
●
Formatos de import para extractos bancarios (obligatorio)
●
Liberar extractos bancarios (obligatorio)
●
Perfiles de previsión de liquidez (opcional)
●
Estrategia de compensación (obligatorio)
●
Estrategia de pago (obligatorio)
Datos maestros ●
Ha definido un país en el cual su empresa está registrada.
●
Ha configurado los detalles bancarios de sus cuentas bancarias para sus cuentas de proveedores y acreedores.
●
Ha realizado un acuerdo de pago con sus proveedores y acreedores.
●
Ha definido los formatos de pago admitidos para su banco.
●
Ha asegurado que sus cuentas bancarias están activas y tienen asignados las modalidades de pago deseadas.
Flujo del proceso La siguiente sección explica los pasos que se deben llevar a cabo para usar el proceso de pago automático y para procesar las posiciones abiertas relevantes. El flujo de procesos describe los pasos individuales que son específicos para un pago saliente automático por transferencia bancaria. El flujo de proceso es el mismo para los pagos salientes que usan otras modalidades de pago. Crear la factura 1.
El departamento de compras de su empresa ha solicitado servicios o ha pedido mercancías a un proveedor, por ejemplo, con un pedido desde el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos.
2.
El proveedor desde el cual su empresa obtiene las mercancías pedidas o los servicios solicitados emite una factura de proveedor y la envía a su empresa. La factura de proveedor contiene una referencia a los documentos precedentes, por ejemplo, a un pedido subyacente y a una entrada de mercancías y un documento de servicio externo. Además, el sistema proporciona funciones para el pago de facturas de proveedor sin documentos precedentes. En este caso, puede introducir facturas o notas de crédito adicionales para cada cuenta de proveedor en el monitor de cuenta de proveedor.
3.
En su función de responsable de acreedores, quiere compensar las posiciones pendientes de la factura de proveedor.
Para obtener más información, consulte:
18
●
Procesamiento de solicitud de pedido
●
Procesamiento de pedidos
●
Procesamiento de entradas de mercancías y servicios
●
Tipos de facturación de proveedor
●
Crear una factura o una nota de crédito con referencia a documentos precedentes
●
Crear una factura o una nota de crédito sin un pedido
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Desencadenar el proceso de pago automático 1.
Vaya al centro de trabajo Débitos y seleccione
2.
Seleccione Nuevo y, a continuación, Ejecución de pago. Defina para qué proveedor(es) y según qué criterios desea programar una ejecución de pago para compensar las posiciones abiertas. Según estos criterios, crea una nueva ejecución de pago. Los criterios de selección posibles son: ● Fecha de contabilización ●
Fecha de procesamiento bancario
●
Incluir pagos a cuenta
●
Empresa
●
ID de proveedor de/a
Tareas periódicas
Ejecuciones de pago .
Puede definir un ámbito de valor y, en consecuencia, seleccionar varios proveedores para una ejecución de pago. Si no selecciona un proveedor, el sistema selecciona todos los proveedores introducidos en el sistema para la ejecución de pago. ●
Moneda
●
Fecha de próxima ejecución de pago
3.
Active la ejecución de pago y seleccione Programar.
4.
Aparece la pantalla Planificar tarea. Seleccione cuándo debe ejecutarse la ejecución de pago. Tiene las siguientes opciones: ● Iniciar automáticamente El sistema inicia la ejecución de pago directamente después de que haya guardado sus entradas. ●
Ejecución simple El sistema inicia la ejecución en la fecha y a la hora que especificó.
●
Ejecutar después de tarea El sistema inicia la ejecución de pago según otra ejecución de pago. Es decir, la ejecución de pago inicia directamente después de completar la ejecución de pago que seleccionó de una lista de selección.
El sistema inicia la ejecución de pago y genera una lista de propuestas de pago utilizando los valores definidos en la configuración. Tenga en cuenta que el tiempo de ejecución de la ejecución de pago varía según el número de posiciones que se pagarán. 5.
En el centro de trabajo Débitos, en la vista Pagos automáticos, visualice las propuestas de pago que se han creado con los proveedores que se pagarán y otros acreedores de su empresa, con quienes existan débitos. Si las propuestas de pago que se muestran no están actualizadas o no se pueden editar manualmente, el sistema las elimina. Por lo tanto, ya no puede ver estas propuestas en la vista Pagos automáticos.
Para obtener más información, consulte: ●
Posiciones de débito pendientes [página 64]
Creación y liberación automáticas del medio de pago 1.
Vaya al centro de trabajo Gestión de pagos y navegue hasta la vista Control de pagos para visualizar los pagos editados y sus estados.
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2.
En el centro de trabajo Gestión de pagos, vaya a la vista Tareas periódicas y seleccione Ejecuciones de medios de pago.
3.
Defina para qué pagos y según qué criterios desea programar una ejecución de medios de pago. Los criterios de selección posibles son: ● Modalidad de pago ●
Medios de pago
●
Formato de pago
●
Socio comercial (por ejemplo, proveedor o cliente) Puede definir una ámbito de valor y seleccionar varios socios comerciales o una fecha de procesamiento de pago para una ejecución de medio de pago. Si no selecciona un socio comercial o una fecha de procesamiento de pago, el sistema selecciona todos los socios comerciales introducidos en el sistema independientemente de las fechas de procesamiento de pago posibles para la ejecución de medios de pago.
4.
●
Empresa
●
Moneda
Si es necesario, inicie manualmente la ejecución de medio de pago predefinida o programe la ejecución periódicamente. Para hacerlo, vaya a la pantalla Planificador de tareas y seleccione Activar y Programar. Puede activar una ejecución de medio de pago directamente en la pantalla Planificador de tareas o desde el resumen de la ejecución de medio de pago en la vista Tareas periódicas. Puede usar la ejecución de medio de pago para los métodos estándar de transferencia bancaria y pago de cheques. El sistema genera las siguientes tareas según el método de pago seleccionado: ● Si ha seleccionado el método de pago estándar transferencia bancaria, el sistema genera un archivo para una transferencia bancaria nacional de Alemania, por ejemplo, en el formato DTAUSDE0. Puede transferir este archivo al banco mediante un software bancario específico. ●
Si seleccionó el método de pago estándar cheque, el sistema genera un archivo de impresión. Puede imprimir este archivo de impresión del cheque y enviarlo a los proveedores a fin de compensar sus débitos. También puede imprimir los cheques directamente en el centro de trabajo Gestión de pagos dentro de la vista Control de pagos. En la actualidad, el sistema sólo admite los archivos de impresión para cheques; no es posible procesar cheques bancarios. Para obtener más información, consulte Envío electrónico de avisos de pagos salientes [página 55].
5.
Descargue el archivo desde el sistema y grabe una copia local. Necesita la copia local para transferir el archivo saliente al banco. El archivo se transferirá mediante un software bancario específico que debe recibir de su banco.
6.
Transmita el archivo saliente local por Internet a su banco mediante el software bancario requerido.
Editar estado de cuenta bancaria 1.
Dentro del centro de trabajo Gestión de liquidez, navegue hasta la vista Estados de cuenta bancaria.
2.
Introduzca sus datos de estado de cuenta bancaria en el sistema.
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Para asegurar una actualización oportuna de sus saldos bancarios, recomendamos que grabe el estado de cuenta bancaria como un archivo local de estado de cuanta bancaria el día después de la transferencia en línea. Según los procesos estándar de su empresa, tiene las siguientes opciones para introducir datos del estado de cuenta bancaria en el sistema: ● Entrada electrónica de datos de estado de cuenta bancaria enviados en línea Una vez que haya cargado el archivo de estado de cuenta bancaria, el sistema transfiere los datos del archivo automáticamente. ●
3.
Entrada manual de datos de estado de cuenta bancaria en papel Introduzca las posiciones de estados de cuenta bancaria manualmente en el sistema desde la copia local; tenga en cuenta las referencias a los documentos precedentes (por ejemplo, facturas).
Si el estado de cuenta bancaria se liberó, el pago correspondiente se indica como confirmado.
Para obtener más información, consulte Estados de cuenta bancaria [página 281].
2.1.4 Pagos efectuados manuales iniciados externamente Resumen Como contable de acreedores, su tarea es procesar las transacciones de pago salientes nacionales e internacionales de su empresa realizadas con proveedores y otros acreedores. Esto también incluye pagos de compensación que sus proveedores ha recopilado de su empresa. Todas las funciones necesarias están disponibles en el sistema, en los centros de trabajo Débitos, Gestión de pagos y Gestión de liquidez. El sistema admite las siguientes modalidades de pago estándar: ●
Débitos directos
●
Cobros de tarjeta de crédito
●
Efectos comerciales a pagar El procesamiento de letras de cambio por pagar no se libera para Alemania.
Requisitos previos Parámetros de configuración Definición del alcance Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Los procesos de pagos salientes se activan en la configuración de la solución. Para hacerlo, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance de proyecto . En la etapa Definición del alcance del proyecto, asegúrese de que Procesamiento de débitos y créditos esté seleccionado dentro de Gestión de flujo de caja. En la etapa Preguntas, desglose el elemento de definición de alcance Gestión de flujo de caja, seleccione Procesamiento de débitos y créditos y responda las preguntas.
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Ajuste preciso Debe haber efectuado las siguientes actividades de ajuste preciso en el centro de trabajo Configuración empresarial: Seleccione la vista Proyectos de implementación, a continuación seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y a continuación selección Gestión de flujo de caja y efectúe las siguientes actividades de la lista de actividades: ●
Gestión de tareas empresariales para Gestión de pagos y compensaciones (opcional)
●
Gestión de tareas empresariales para procesamiento de estado de cuenta bancaria (opcional)
●
Gestión de tareas empresariales para procesamiento de pagos (opcional)
●
Grupos de bancos (obligatorio)
●
Parametrizaciones globales para Gestión de liquidez (obligatorio)
●
Formatos de importación para estados de cuenta bancaria (obligatorio)
●
Liberar estados de cuenta bancaria (obligatorio)
●
Estrategia de compensación (obligatorio)
Datos maestros ●
Ha definido un país en el cual su empresa está registrada.
●
Ha establecido sus cuentas bancarias.
Flujo del proceso La siguiente sección explica los pasos preventivos y de proceso que deben llevarse a cabo para compensar las posiciones abiertas de los pagos recibidos de proveedores. El flujo de procesos describe los pasos individuales que son específicos para la compensación de una salida de pago por débito directo. El flujo de proceso es el mismo para las salidas de pagos que usan otras modalidades de pago y otros procedimientos de pago. Creación de la factura y recolección del pago mediante débito directo 1.
El departamento de compras de su empresa ha solicitado servicios o ha pedido mercancías a un proveedor, por ejemplo, con un pedido desde el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos.
2.
El proveedor de las mercancías pedidas o los servicios solicitados genera una factura y la envía a su empresa. La factura contiene una referencia a los documentos precedentes, por ejemplo, a un pedido subyacente y a una entrada de mercancías y un documento de servicio externo. Además, el sistema proporciona funciones para el pago de facturas sin documentos precedentes.
3.
Para compensar las posiciones abiertas de la factura, el proveedor recolecta el importe pendiente de las mercancías pedidas o los servicios solicitados mediante débito directo al banco de su empresa.
Gestión del pago mediante débito directo en el extracto bancario 1.
En su función de contable de acreedores, puede recibir un extracto bancario del banco de su empresa. Una posición del extracto bancario hace referencia al pago efectuado a sus proveedores mediante débito directo.
2.
Se recomienda que introduzca y gestione el pago mediante débito directo en la forma de una posición del extracto bancario de su sistema.
3.
Navegue hasta el centro de trabajo Gestión de liquidez y seleccione la vista Estados de cuenta bancaria. Aquí puede ver todos los estados de cuenta bancaria de su empresa que se introdujeron manualmente o que el sistema generó automáticamente.
4.
Para crear un estado de cuenta bancaria que represente el pago mediante débito directo como una posición, haga clic en Nuevo y seleccione Estado de cuenta bancaria.
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5.
En la siguiente pantalla Extracto bancario: de la etapa Introducir datos generales, introduzca los datos generales para el pago mediante débito directo. El sistema necesita estos datos para la posterior compensación de los pagos. No es necesario que realice todas las entradas manualmente para cada pago por separado. Según sus parametrizaciones, el sistema propone automáticamente los siguientes valores: ● ID de estado de cuenta Si no hay nada más planificado en la configuración, el sistema asigna IDs de estados de cuenta bancaria secuenciales. ●
Saldo inicial El sistema deriva el saldo inicial de la cuenta bancaria de su empresa del saldo del estado de cuenta bancaria anterior.
Debe introducir manualmente los siguientes valores de la posición del extracto bancario que hacen referencia al pago efectuado a sus proveedores mediante débito directo. ● Nombre del banco ●
Saldo final Es necesario introducir el saldo final de la cuenta bancaria de su empresa para definir el importe que se pagó mediante débito directo. El sistema gestiona la diferencia entre el saldo inicial y el saldo final de la cuenta bancaria de su empresa como el pago.
6.
Una vez que haya introducido los datos, diríjase a la selección de posiciones (etapa Seleccionar posiciones) con Siguiente . El sistema muestra un resumen de todas las transacciones iniciadas internamente que ya se introdujeron para el estado de cuenta bancaria seleccionado. El sistema no muestra aquí ninguna de las transacciones para los pagos salientes iniciados externamente. Debe introducirlas en su sistema primero como transacciones separadas.
7.
Introduzca el pago mediante débito directo como una nueva transacción. Se recomienda que gestione este pago como una posición del estado de cuenta bancaria recientemente creado. Asegúrese de introducir todos los valores requeridos. Esto incluye los datos en las siguientes fichas:
8.
Seleccione Siguiente para ir a la etapa Crear y editar posiciones, e introduzca los valores requeridos. Seleccione la acción Detalles de posición para introducir los siguientes datos adicionales: ● Datos de transacción Utilice los datos de la transacción especificada para gestionar el tipo de transacción, el importe de moneda original, el socio comercial (proveedor), el ID de documento, la fecha valor y el titular de cuenta, por ejemplo. ●
Referencias
Utilice las referencias introducidas para gestionar el ID de referencia de la factura interna, la fecha del documento o el importe que debe pagar, por ejemplo. Esto significa que define las facturas, que ya existen para el proveedor en el sistema, a las que hace referencia el pago mediante débito directo. Recomendamos que introduzca referencias a las facturas editadas que se pagaron mediante débito directo. El sistema transfiere automáticamente estas referencias para la posterior compensación de pagos. Puede introducir un descuento por pronto pago o deducciones por otros motivos dentro de la posterior compensación de pagos. ●
Destino de utilización (opcional)
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Utilice el destino de utilización específico para gestionar información adicional sobre el pago mediante débito directo que está editando. Esta información se utiliza para asignar en forma única el pago a las posiciones en su sistema contable de cuentas de créditos. 9.
Una vez introducidos los datos, puede verificar su extracto bancario para el que haya introducido el pago mediante débito directo como una nueva transacción. A continuación, puede finalizar el procesamiento y liberar el estado de cuenta bancaria. Para ello, durante la Verificación, seleccione las acciones Verificar, Grabar borrador, Liberar y, en la etapa de confirmación, la acción Cerrar. En función de las entradas que ha efectuado en el tipo de transacción y proveedor, el sistema reconoce la transacción como un pago saliente gestionado como una posición del extracto bancario. El sistema envía esta información al centro de trabajo Débitos, en donde se continúa el procesamiento del extracto bancario.
Compensación del pago mediante débito directo 1.
Vaya al centro de trabajo Débitos para iniciar la compensación de pagos de las posiciones del extracto bancario editado. Si ha especificado referencias al introducir su extracto bancario en las facturas editadas que se pagaron mediante débito directo, el sistema efectúa automáticamente la compensación de pagos. Por lo tanto, no es necesario el procesamiento manual. Por lo tanto, se recomienda que especifique referencias directamente al introducir los extractos bancarios. Cuanto más alto sea el nivel de automatización, mayor será la eficiencia de sus procesos contables y se reducirán los costes que surjan del esfuerzo de procesamiento.
2.
Si se requiere iniciar manualmente la compensación de pagos, el sistema le ofrece las siguientes funciones según los procesos de su empresa y las parametrizaciones de la configuración: ● Compensación de pagos manual Este proceso de compensación de pagos hace referencia a un pago seleccionado. Utilice este proceso en los siguientes casos: ○ No se introdujeron referencias en el sistema.
●
3.
○
Hay un pago excesivo.
○
Se introdujo un pagador diferente.
Actualización de cuenta de proveedor Este proceso de compensación de pagos hace referencia a todos los pagos que existen en el sistema para un proveedor seleccionado.
Según el proceso seleccionado de compensación de pagos, seleccione una de las alternativas que se describen en las siguientes secciones. Siga las etapas del proceso mencionados.
Compensación de pagos manual 1.
Navegue dentro del centro de trabajo Débitos hasta la vista Compensación de pagos y muestre las posiciones que se introdujeron en el sistema.
2.
Seleccione la posición del pago mediante débito directo que desee compensar y a continuación seleccione Editar . Las posiciones que desea compensar deben tener el estado Abierto o Parcialmente compensado. En la siguiente pantalla Compensación de pagos manual: , el sistema muestra los detalles en la posición seleccionada en la ficha Compensación manual. Esto incluye el importe del pago, el importe del pago no asignado, el descuento por pronto pago aplicable, otras deducciones o tipo
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de pago. Además, el sistema muestra una lista de todas las posiciones abiertas que puede usar para la compensación de pagos. Las posiciones propuestas por el sistema que están basadas en el importe, las referencias o la compensación de pagos, se seleccionan en forma automática en la lista de posiciones abiertas. Puede sustituir esta selección previa, de ser necesario. 3.
En la ficha Compensación manual de la lista Posiciones abiertas, seleccione la o las facturas que desee compensar con el pago mediante débito directo. Una factura puede compensarse en forma completa o parcial con un pago: ● Compensación parcial de una factura El importe de la factura excede el importe realmente recibido mediante débito directo. Si compensa la factura con el pago, se creará una posición residual. ●
4.
Compensación de múltiples facturas Los importes de las facturas individuales son inferiores al importe realmente recibido mediante débito directo. Si compensa múltiples facturas con el pago, el sistema combina tantas facturas como sea necesario hasta que los importes de las facturas sean similares al importe del pago real.
Una vez que haya completado el procesamiento, se cumplen los requisitos previos para la compensación de pagos. Seleccione Acciones o las facturas seleccionadas.
Compensar para iniciar el proceso de compensación de pagos para la
Según las parametrizaciones de la configuración, aquí puede introducir un descuento en efectivo o una deducción por otro motivo (por ejemplo, defecto o entrega demorada) en su factura. Probablemente se requiera una aprobación adicional de un superior de la unidad organizativa. Actualización de cuenta de proveedor 1.
Navegue dentro del centro de trabajo Débitos hasta la vista Proveedores y seleccione la pantalla Cuentas de proveedor.
2.
En el pool de trabajo que se muestra, seleccione la cuenta de proveedor desde la que se inició el pago mediante débito directo. Para hacerlo, seleccione Visualizar cuenta. En la siguiente pantalla Monitor de cuenta de proveedor: en la ficha Débitos comerciales , el sistema muestra la vista detallada de la cuenta de proveedor seleccionado.
3.
Comience la actualización de cuenta y seleccione la o las facturas que desee compensar con el pago mediante débito directo. Seleccione Compensar manualmente . Una factura puede compensarse en forma completa o parcial con un pago: ● Compensación parcial de una factura El importe de la factura excede el importe realmente recibido mediante débito directo. Si compensa la factura con el pago, se creará una posición residual. ●
Compensación de múltiples facturas Los importes de las facturas individuales son inferiores al importe realmente recibido mediante débito directo. Si compensa múltiples facturas con el pago, el sistema combina tantas facturas como sea necesario hasta que los importes de las facturas sean similares al importe del pago real. Puede visualizar las posiciones de la factura seleccionada mediante Abrir detalles de posición . El sistema muestra todas las posiciones independientemente de su estado. Puede seleccionar una posición compensada e ir directamente al proceso de compensación de pagos relacionados a través de Visualizar documento de compensación. Por ejemplo, esto puede ser necesario para ver las posiciones o para cancelar la compensación de pagos.
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4.
Aparecerá la pantalla Nueva compensación manual. En la ficha Compensación manual , seleccione el pago mediante débito directo con el que desea compensar la factura seleccionada anteriormente. Según las parametrizaciones de la configuración, aquí puede introducir un descuento en efectivo o una deducción por otro motivo (por ejemplo, defecto o entrega demorada) en su pago. Probablemente se requiera una aprobación adicional de un superior de la unidad organizativa. Durante el proceso de compensación de pagos manual que se describió, puede introducir un descuento en efectivo u otra deducción para una factura, pero no para un pago.
5.
Una vez efectuada la selección, elija Compensar . El sistema cierra automáticamente la compensación de pagos utilizando las posiciones seleccionadas.
Consulte también Salidas de pagos [página 11] Pagos recibidos [página 32]
2.1.5 Pagos efectuados manuales iniciados internamente Resumen En su rol de contable de acreedores, requiere funciones para procesar transacciones de pago salientes nacionales e internacionales realizadas con proveedores y otros acreedores. El sistema pone a disposición estas funciones en distintos centros de trabajo. Todas las funciones especiales se pueden definir, como las parametrizaciones de formas de pago, modalidades de pago, formatos de pago y medios de datos. El sistema también le permite supervisar las transacciones de pago con un registro completo del estado de procesamiento de todos los procesos de pago relevantes. En el centro de trabajo Débitos o directamente en el centro de trabajo Gestión de pagos, inicie la creación manual y la edición de pagos salientes para su empresa. En el centro de trabajo Débitos, puede utilizar la vista de cuentas de proveedores para crear pagos individuales. Una vez que se haya creado el pago, puede ir al centro de trabajo Gestión de pagos para visualizar la contabilidad de acreedores de su empresa. El sistema admite las siguientes formas de pago:
26
●
Cheque saliente, con la opción de incluir avisos de pago
●
Pago en efectivo saliente Para obtener más información, consulte Guía rápida para gastos menores [página 240].
●
Transferencia electrónica saliente
●
Pago de tarjeta de crédito saliente Para obtener más información, consulte Ajustes del precio de tarjeta de crédito [página 194].
●
Devolución saliente de pago recibido Para obtener más información, consulte Devolución de pagos recibidos [página 139].
●
Transferencia bancaria saliente, con la opción de incluir avisos de pago
●
Efectos comerciales a pagar
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El procesamiento de letras de cambio por pagar no se libera para Alemania.
Requisitos previos Ha establecido las siguientes parametrizaciones predefinidas en la configuración y los datos maestros: Configuración Definición del alcance En Preguntas pago.
Gestión de flujo de caja , ha establecido las opciones básicas para los procesos de salidas de
Ajuste preciso Ha seleccionado las siguientes actividades en el centro de trabajo Configuración empresarial en actividades
Ajuste preciso
Lista de
Gestión de flujo de caja :
●
Gestión de tareas empresariales para procesamiento de estado de cuenta bancaria (opcional)
●
Gestión de tareas empresariales para procesamiento de tarjetas de crédito (opcional)
●
Gestión de tareas empresariales para procesamiento de pagos (opcional)
●
Gestión de tareas empresariales para Pago y Liquidez
Autorizaciones de pago
●
Cheques salientes (obligatorio)
●
Transferencias electrónicas salientes (obligatorio)
●
Transferencias bancarias salientes (obligatorio)
●
Aviso de pago saliente (obligatorio)
●
Grupos de bancos (obligatorio)
●
Parametrizaciones globales para pago (opcional)
●
Parametrizaciones básicas para Gestión de liquidez (obligatorio)
●
Motivos de bloqueo de pago (opcional)
●
Formatos de importación para estados de cuenta bancaria (obligatorio)
●
Liberar estados de cuenta bancaria (obligatorio)
●
Tipos de tarjetas de crédito (opcional)
●
Perfiles de previsión de liquidez (opcional)
●
Estrategia de compensación (obligatorio)
●
Estrategia de pago (obligatorio)
●
Asignación de pagos (opcional)
(opcional)
Datos maestros ●
Ha definido un país en el cual su empresa está registrada.
●
Ha configurado los detalles bancarios de sus cuentas bancarias para sus cuentas de proveedores y acreedores.
●
Ha realizado un acuerdo de pago con sus proveedores y acreedores y ha establecido otras parametrizaciones relacionadas.
●
Ha definido los formatos de pago admitidos para su banco.
●
Se ha asegurado de que sus cuentas bancarias están activas para los pagos salientes y de que se han establecido todas las parametrizaciones relacionadas. Esto incluye configurar el procedimiento de pago y la verificación de liquidez, y liberar las monedas requeridas.
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Flujo del proceso La siguiente sección explica los pasos preventivos y de proceso que deben llevarse a cabo para usar el proceso de pago manual y para procesar las posiciones abiertas relevantes de forma manual. El flujo de procesos describe los pasos individuales que son específicos para un pago saliente manual por transferencia bancaria. El flujo de proceso es el mismo para los pagos salientes que usan otras formas de pago y otros métodos de pago. Crear la factura 1.
El departamento de compras de su empresa ha solicitado servicios o ha pedido mercancías a un proveedor, por ejemplo, con un pedido desde el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos.
2.
El proveedor desde el cual su empresa obtiene las mercancías pedidas o los servicios solicitados emite una factura de proveedor y la envía a su empresa. La factura de proveedor contiene una referencia a los documentos precedentes, por ejemplo, a un pedido subyacente y a una entrada de mercancías y un documento de servicio externo. Además, el sistema proporciona funciones para el pago de facturas de proveedor sin documentos precedentes. En este caso, puede introducir facturas o notas de crédito adicionales para cada cuenta de proveedor en el monitor de cuenta de proveedor. Para hacerlo, seleccione Nueva factura/nota de crédito en la cuenta del proveedor.
3.
En su función de responsable de acreedores, quiere compensar las posiciones pendientes de la factura de proveedor.
Para obtener más información, consulte: ●
Procesamiento de solicitud de pedido
●
Procesamiento de pedidos
●
Procesamiento de entradas de mercancías y servicios
●
Tipos de facturación de proveedor
●
Crear una factura o una nota de crédito con referencia a documentos precedentes
●
Crear una factura o una nota de crédito sin un pedido
Inicio manual del proceso de pagos 1.
Proveedores Cuentas de proveedor Navegue hasta el centro de trabajo Débitos y seleccione mostrar las cuentas de proveedores de su empresa en las que existen los débitos.
2.
Seleccione la cuenta de proveedor que desea usar para pagar la factura y seleccione Ver cuenta. En la pantalla Monitor de cuenta de proveedor, el sistema muestra datos generales de la cuenta de proveedor seleccionado y, en la ficha Débitos comerciales, los débitos que tiene su empresa con este proveedor.
para
El sistema muestra de forma automática en la ficha Débitos comerciales por defecto.
3.
Para iniciar el pago de una factura de forma manual, selecciónelo y elija
Acciones
Pagar manualmente
mediante . Utilice la ayuda para entradas para seleccionar el método de pago que desee usar para compensar la factura de forma manual. Puede elegir entre los siguientes métodos de pago: ● Cheques salientes
28
●
Transferencia bancaria saliente
●
Transferencia electrónica saliente
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Si ha realizado un acuerdo de pago con sus proveedores, el sistema le ofrece sólo las modalidades de pago definidas en dicho acuerdo. Si no ha realizado un acuerdo de pago, la ayuda para entradas se restringe a Cheque saliente y Otras modalidades de pago. También puede iniciar pagos directamente en el centro de trabajo Gestión de pagos dentro de la vista Control de pagos. Para hacerlo, seleccione Pagar manualmente mediante, especifique la factura de acreedor que desee pagar, y seleccione las posiciones abiertas que se pagarán. El sistema abre la pantalla de seguimiento correspondiente en función de la modalidad de pago seleccionada: Para obtener más información, consulte: ● Posiciones abiertas de Débitos [página 64]
4.
●
Determinación de modalidad de pago/reserva [página 14]
●
Monitor de cuenta de proveedor [página 65]
En la pantalla Nueva transferencias bancaria saliente, introduzca los datos necesarios para pagar la factura. Tenga en cuenta que el nombre de la pantalla cambia en función de la modalidad de pago que haya seleccionado. De ser necesario, puede definir un descuento de efectivo o deducción adicional para el pago editado. Según las parametrizaciones de su configuración, el sistema añade de forma automática una propuesta de pago para la optimización de pagos utilizando los datos introducidos (por ejemplo, mejor modalidad de pago o detalles bancarios). Para ello, seleccione Completar datos de banco. Ya no es necesario introducir los datos faltantes de forma manual. Para la propuesta de pago, puede asignar previamente el importe y la modalidad de pago como criterios de selección. El sistema ofrece criterios adicionales si selecciona Visualizar todo. Tenga en cuenta que el importe de pago real de acuerdo a la configuración puede ser diferente del importe de la factura original, por ejemplo, a causa de un descuento de efectivo u otro tipo de deducción. En este punto, el sistema muestra la factura que desea pagar y todas las demás posiciones abiertas del proveedor correspondiente. De ser necesario, puede seleccionar otras posiciones abiertas en esta etapa que desee pagar. Puede influir en la forma en que se utiliza su pago saliente y, a continuación, verlo en la pantalla. Si elige el botón de selección Referencia a posiciones, las posiciones abiertas que se compensarán con el pago se seleccionan explícitamente para su pago en el sistema. Si se elige el botón de selección Contabilización directa en cuenta de mayor, el pago no hace referencia a una selección de posiciones abiertas. En cambio, la contabilización se realiza directamente en la cuenta de mayor correspondiente. Esto significa que puede especificar las cuentas en las que se realizan las contabilizaciones. El botón de selección Contabilización directa en cuenta de mayor también se muestra en los centros de trabajo Gestión de pagos y Gestión de liquidez. Ambos centros de trabajo incorporan el botón de selección, que puede usar para pagos específicos, como donaciones o descuentos de efectivo.
5.
Una vez que haya introducido los datos, seleccione Liberar. El sistema emite un mensaje adecuado con el que puede ver el cambio de estado del pago.
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El mensaje también se muestra si el pago se inició directamente o si, conforme a la configuración, se requiere la aprobación de un superior de la unidad organizativa. Para verificar la aprobación, puede asignar previamente un límite máximo para el importe del pago como criterio. No es posible continuar con el procesamiento del pago hasta que el superior responsable haya aprobado el pago de esta factura. Creación y liberación manuales del medio de pago 1.
Vaya al centro de trabajo Gestión de pagos y navegue hasta la vista Control de pagos.
2.
Seleccione el pago para el que desea crear el medio de pago. Para acelerar el proceso de búsqueda, recomendamos utilizar la función de búsqueda ampliada. Para hacerlo, seleccione Avanzada e introduzca los criterios de búsqueda (por ejemplo, modalidad de pago, ID de documento o nombre del beneficiario). Según la modalidad de pago que haya seleccionado para el pago, puede realizar distintas acciones: El sistema ofrece las siguientes Acciones para transacciones bancarias; por ejemplo: Crear archivo de pago, Fijar como creado manualmente y Fijar como no transferido.
3.
Cree el medio de pago real para procesar el pago mediante transferencia bancaria. Para hacerlo, seleccione Acciones para transacciones bancarias
4.
Según la modalidad de pago que tenga prevista para el pago de la factura, el sistema ofrece diferentes opciones para editar los datos adicionales y proporcionar al banco los datos para la transferencia real de efectivo. El sistema genera las siguientes tareas dentro del proceso de creación de medios de pago para las modalidades de pago estándar, transferencia bancaria y cheque: ● Si ha seleccionado el método de pago estándar transferencia bancaria, el sistema genera un archivo para una transferencia bancaria nacional de Alemania, por ejemplo, en el formato DTAUSDE0. Puede transferir este archivo al banco mediante un software bancario específico. ●
5.
Crear archivo de pago .
Si seleccionó el método de pago estándar cheque, el sistema genera un archivo de impresión. Puede imprimir este archivo de impresión del cheque y enviarlo a los proveedores a fin de compensar sus débitos.
Descargue el archivo desde el sistema y grabe una copia local. Necesita la copia local para transferir el archivo saliente al banco. El archivo se transferirá mediante un software bancario específico que debe recibir de su banco.
6.
Transmita el archivo saliente local por Internet a su banco mediante el software bancario requerido.
Editar estado de cuenta bancaria 1.
Dentro del centro de trabajo Gestión de liquidez, navegue hasta la vista Estados de cuenta bancaria.
2.
Introduzca sus datos de estado de cuenta bancaria en el sistema. Para asegurar una actualización oportuna de sus saldos bancarios, recomendamos que grabe el estado de cuenta bancaria como un archivo local de estado de cuanta bancaria el día después de la transferencia en línea. Según los procesos estándar de su empresa, tiene las siguientes opciones para introducir datos del estado de cuenta bancaria en el sistema: ● Entrada manual de datos de estado de cuenta bancaria en papel
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Introduzca las posiciones de estados de cuenta bancaria manualmente en el sistema desde la copia local; tenga en cuenta las referencias a los documentos precedentes (por ejemplo, facturas). ●
3.
Entrada electrónica de datos de estado de cuenta bancaria enviados en línea Una vez que haya cargado el archivo de estado de cuenta bancaria, el sistema transfiere los datos del archivo automáticamente.
Si el estado de cuenta bancaria se liberó, el pago correspondiente se indica como confirmado. Para obtener más información, consulte Estados de cuenta bancaria [página 281].
Consulte también Salida de pagos [página 11] Pagos recibidos [página 32]
2.1.6 Creación de formatos de archivo de pago definidos por el usuario Resumen El sistema soporta los formatos de archivo más utilizados para la transferencia bancaria electrónica en los países para los cuales está disponible una solución totalmente localizada. Sin embargo, puede ser que el banco utilice su propio formato de pago personalizado o una variante de uno de los formatos más utilizados. Ahora es posible crear formatos de archivo de pago definidos por el usuario, según especificación del banco, mediante la actividad de ajuste preciso Transferencias bancarias salientes. Para crear un formato de archivo de pago, en primer lugar debe crear una estructura de archivo de pago en Estructuras de archivo de pago. Así, se asigna esta estructura de fichero de pago a los formatos medios de pago. Para encontrar esta actividad, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y, a continuación, seleccione la actividad Transferencias bancarias salientes de la lista de actividades. Puede crear formatos de archivo de pago definidos por el usuario que son ficheros planos utilizando esta actividad; no se pueden crear formatos basados en XML.
Requisitos previos Existe un formato medio de pago adecuado. Si no existe uno, deberá crear un formato del medio de pago. Para obtener más información, consulte Editar formatos del medio de pago en Transferencias bancarias salientes
Flujo de proceso 1.
En Transferencias bancarias salientes Estructuras de archivo de pago , cree una estructura de archivo de pago en función de la especificación del banco para el formato. 1.
Introduzca los datos generales, como el ID de la estructura de archivo de pago.
2.
Defina los registros que deben utilizarse dentro de la estructura.
3.
Defina los campos utilizados dentro de cada uno de estos registros.
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Para obtener más información, consulte Crear una estructura de archivo de pago. 2.
Entonces deberá asignar esta estructura de archivo de pago al formato del medio de pago. En Asignar una estructura de archivo de pago a un formato del medio de pago, asigne la estructura de archivo de pago a un formato de medio de pago existente. Para obtener más información, consulte Asignar una estructura de archivo de pago a un formato del medio de pago.
3.
Después seleccione el nuevo formato de archivo de pago en Mi banco. Si en el paso previo ha asignado la estructura de archivo de pago a un formato de archivo ya en uso dentro de Mis bancos, puede saltarse este paso.
4.
1.
Vaya a
2.
Seleccione el banco relevante y haga clic en Editar .
3.
Añada el formato de archivo de pago que ha creado en Formatos de pago .
Gestión de liquidez
Mis bancos .
Después puede crear transferencias bancarias salientes mediante este formato de archivo de pago. 1.
Vaya a Gestión de pagos Control de pagos , cree un pago nuevo haciendo clic en Pago nuevo por Transferencias bancarias salientes.
2.
Introduzca los detalles necesarios para la transferencia bancaria, como el beneficiario, el número de cuenta bancaria del beneficiario y el importe del pago. Para obtener más información, consulte la tarea Crear una transferencia bancaria saliente en la Guía rápida Control de pagos [página 213].
Después de liberar una transferencia bancaria saliente, el pago que utiliza el formato de archivo de pago aparece en Control de pagos. 5.
Entonces puede crear un archivo de pago mediante este formato de archivo de pago. 1.
En el Control de pagos, seleccione la transferencia bancaria saliente que ha liberado en el paso anterior. Debería tener el estado Listo para transferencia.
2.
Haga clic en Acciones para transacciones bancarias
3.
Para descargar localmente el archivo de pago, debe hacer lo siguiente: Vaya a la subvista Archivos de salida de la vista Gestión de archivos, seleccione el archivo de pago nuevo y haga clic en Editar . Desde Archivo de salida vaya a los Anexos y seleccione el archivo de pago. Para descargar el archivo desde la ventana de navegador a su PC, haga clic en Descargar .
y seleccione Crear archivo de pago.
Si el banco rechaza el archivo de pago, un motivo potencial son los errores en el diseño o el contenido del archivo. En tal caso deberá volver a verificar que la estructura del archivo de pago sea correcta frente a la especificación del banco y hacer uso de cualquier feedback que reciba del banco.
2.2 Pagos recibidos 2.2.1 Pagos recibidos Resumen El proceso de pago recibido cubre la adquisición de fondos disponibles de la empresa. Por tanto, un pago recibido aumenta el efectivo y los equivalentes de efectivo, como el saldo de caja o el saldo bancario.
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Un pago recibido no aumenta necesariamente los activos financieros (incluídos débitos y créditos a corto plazo). La compensación de un crédito por un pago recibido aumenta el saldo de la cuenta bancaria. A la vez también vence el crédito, pero no se modifican los activos financieros. Ejemplos de pagos recibidos: ●
Pago de créditos comerciales por los clientes
●
Ventas de productos físicos y servicios
●
Interés y reembolso de préstamos (como prestamista)
●
Reembolsos de impuestos
●
Contribución de capital privado
●
Venta al contado
El sistema realiza una distinción entre pagos recibidos automáticos y pagos recibidos manuales. Las mismas modalidades de pago están disponibles para ambos tipos de pagos recibidos: ●
Verificación Los cheques entrantes se visualizan en el centro de trabajo Gestión de pagos, en la vista Control de pagos.
●
Débitos directos
●
Tarjetas de crédito
●
Transferencias bancarias
●
Transacciones de gastos menores Los pagos en efectivo recibidos se visualizan en el centro de trabajo Gestión de pagos, en la vista Gastos menores. Solo son relevantes los pagos manuales.
●
Letras de cambio La modalidad de pago de letras de cambio no se utiliza en Alemania.
Requisitos previos Configuración Seleccionó las siguientes opciones predefinidas en la configuración: Definición del alcance En
Preguntas Gestión de flujo de caja , ha establecido las parametrizaciones básicas para los procesos de pago.
Ajuste preciso En el centro de trabajo Configuración empresarial, en la lista de tareas incluida en la fase Ajuste preciso, ha establecido las siguientes parametrizaciones relevantes para la gestión de flujo de caja: ●
Estados de cuenta bancaria electrónicos: El formato de importación utilizado para los estados de cuenta bancaria electrónicos corresponde al formato del archivo que envía el banco. El formato de importación contiene códigos de transacciones comerciales que determinan el tipo de transacción en cuestión. Los códigos de transacciones comerciales se deben asignar a los códigos internos del sistema de modo que los tipos de transacciones se puedan visualizar correctamente en el formulario de los correspondientes pagos entrantes y salientes. SWIFT MT940 es el formato de importación común en Alemania.
●
Clientes: condiciones de pago: Puede definir las condiciones de pago que existen en su empresa, es decir, los plazos de pago y los importes de descuento. También puede añadir condiciones adicionales.
●
Gestión de tareas empresariales para pagos y liquidez:
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Para pagos entrantes agrupados por modalidades de pago y para usuarios determinados, puede especificar el importe de pago a partir del cual se inicia el proceso de aprobación. Luego, se envía la solicitud de aprobación a la persona responsable de realizar las aprobaciones. ●
Estrategias de compensación: Puede especificar hasta qué importe el sistema tolera las diferencias entre el importe de la factura y el importe de pago del proveedor y compensa automáticamente los créditos con los pagos recibidos. Si se excede este importe de diferencia, el sistema emite un mensaje (si se realizó esta parametrización en la configuración). Además, puede definir cómo debe distribuirse un importe de pago cuando existen varias posiciones abiertas que deben compensarse (por fecha de vencimiento, por ejemplo). Si crea varias estrategias de compensación, debe definir cuál desea utilizar como estándar. También puede definir estrategias para empresas, clientes o proveedores específicos.
●
Estrategia de reclamación: Defina la estrategia de reclamación que utilice. Se especifica qué transacciones empresariales (por ejemplo, facuras) se reclaman en qué ciclos y a partir de qué importe se crea un aviso de reclamación. El sistema crea una lista de propuestas de reclamación según sus parametrizaciones al final del respectivo límite de tiempo. Si crea varias estrategias de reclamación, debe definir qué estrategia desea utilizar como estándar. También puede definir estrategias para empresas o clientes específicos.
Datos maestros ●
Datos bancarios: Puede crear sus propios datos bancarios en el centro de trabajo Gestión de liquidez, en Datos maestros -> Mis bancos.
●
Definición de datos de clientes y modalidades de pago: Para ello, navegue hasta el centro de trabajo Créditos y seleccione Clientes -> Clientes. Seleccione Nuevo para crear un cliente nuevo o para marcar uno de los clientes existentes y seleccione Editar -> Datos financieros para modificar los datos de un cliente existente.
Flujo del proceso Normalmente se emite una factura antes de recibir un pago. Un pago recibido tiene que compensar este crédito restante (posiciones abiertas) para clientes. Dependiendo de la modalidad de pago acordada con el cliente, los datos se introducen manualmente (cheque), se ejecutan automáticamente (débito directo, tarjeta de crédito) mediante una ejecución de pago o se transfieren al sistema al importar los datos bancarios. También se puede pagar en efectivo. Si el cliente ha decidido pagar con un cheque, introduzca los datos manualmente en el centro de trabajo Gestión de pagos en la vista Control de pagos o en el centro de trabajo Créditos en la vista Gestión de la cuenta del cliente. Si se ha planificado un débito directo o un pago con tarjeta de crédito para el cliente, se puede ejecutar el pago automáticamente utilizando una ejecución de pagos. Si se ha hecho una nota de crédito mediante transferencia bancaria a la cuenta bancaria, es un pago recibido iniciado externamente que automáticamente se transfiere al sistema al importar los estados de cuenta bancaria o al introducirlos manualmente. Puede diferenciar entre los pagos iniciados interna y externamente tanto para los pagos recibidos automáticos como los manuales.
Entrada de pagos automática Los cheques, las transferencias bancarias y las letras de cambio a pagar son pagos recibidos automáticos iniciados externamente. Los pagos por débito directo con mandato y tarjeta de crédito son pagos recibidos automáticos iniciados internamente. El proceso de pago recibido se describe a continuación utilizando el ejemplo de débito directo con mandato. 1.
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Iniciar la Ejecución de pago
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Para iniciar la ejecución de pago, vaya al centro de trabajo Créditos y seleccione Tareas periódicas -> Ejecuciones de pago. Inicie una ejecución de pago o acceda a la ejecución de pago estándar que ya se ha configurado. 2.
Ejecutar pagos Puede verificar las facturas de cliente vencidas que tengan la modalidad de pago seleccionada y que la ejecución de pago haya incluido con las facturas y ejecutar los pagos. Puede hacer esto en el centro de trabajo Créditos -> Mi trabajo o en Pagos automáticos.
3.
Aprobación del pago Dependiendo de las parametrizaciones de configuración, es necesaria una aprobación del empleado responsable de la empresa. A continuación, verá los pagos recibidos a cobrar en el centro de trabajo Gestión de pagos -> Control de pagos, independientemente de si tienen que pasar por un proceso de aprobación.
4.
Transferencia de datos al banco Para poder transferir los datos al banco, los pagos tienen que estar en la vista Control de pagos con el estado Listo para transferir. Para transferir débitos directos bancarios y débitos automáticos, seleccione el pago apropiado (modalidad de pago débito directo recibido) y seleccione las acciones para las Transacciones bancarias -> Crear archivo de pago. De manera alternativa, puede automatizar este proceso creando los medios de pago en las tareas periódicas. Vaya al centro de trabajo Gestión de liquidez y seleccione Gestión de archivos ->Archivos de salida. Aquí puede encontrar el archivo de pago que puede enviar al banco o puede transferir utilizando el software bancario. Seleccione el archivo y haga clic en Editar . Aparece la ventana Archivo saliente: . En el área de pantalla Anexo, descargue el archivo de pago saliente en su PC y envíelo en un correo electrónico separado al banco. Como alternativa, puede transferir el archivo al software bancario. En sistema no transfiere automáticamente los datos al banco.
5.
Pago recibido en la cuenta bancaria El estado de cuenta bancaria transfiere al sistema los pagos recibidos en la cuenta bancaria. Se puede hacer electrónicamente en el centro de trabajo Gestión de liquidez seleccionando Gestión de archivos -> Archivos de entrada. Sin embargo, también puede indicar el estado de cuenta bancaria manualmente en el centro de trabajo Gestión de liquidez en la vista Estados de cuenta bancaria.
6.
Asignación de pagos Cuando crea el estado de cuenta bancaria, el sistema automáticamente asigna el cobro a una transacción de pago si las referencias son únicas. Si no hay diferencias entre la transacción de pago y el cobro, el sistema puede hacer la asignación automáticamente. Si las referencias no son unívocas, por ejemplo, porque el importe en el estado de cuenta bancaria (por ejemplo, por tasas) no coincide con el importe de transacción, el sistema crea una tarea para que pueda verificarla manualmente. Realice las aclaraciones necesarias navegando en el centro de trabajo Gestión de pagos a la vista Asignación de pagos y asignando manualmente el cobro.
Para obtener más información, consulte Pagos entrantes automáticos [página 36].
Pagos recibidos manuales Los cheques y las letras de cambio a pagar pertenecen a los pagos recibidos manuales iniciados externamente que puede desencadenar en el centro de trabajo Gestión de pagos. Puede crear cheques nuevos en la vista Control de pagos y nuevos depósitos de cheques utilizando Depósitos -> Depósitos de cheques. Puede navegar a un cliente específico en el centro de trabajo Créditos para crear un pago directamente en el monitor de cuentas de cliente. También puede ser un débito directo o pago con tarjeta de crédito. Para obtener más información, consulte Pagos entrantes manuales [página 41].
Consulte también Asignación y compensación de pagos [página 192] SAP Business ByDesign 1302 Conceptos básicos
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35
Posiciones abiertas de créditos [página 126] Avisos de pago de cliente [página 52] Estados de cuenta bancaria [página 281] Entrada de pagos automática [página 36] Contratos en deudores
2.2.2 Pagos entrantes automáticos Resumen En su rol como contable de deudores, requiere funciones para procesar transacciones de pago entrantes nacionales e internacionales realizadas con clientes y otros deudores. Estas funciones están disponibles en el sistema, en los centros de trabajo Gestión de pagos Créditos y Gestión de liquidez. Al crear un pago, se puede especificar la modalidad de pago y otros detalles, como por ejemplo, los datos bancarios del cliente/proveedor o la fecha del procesamiento bancario. También puede utilizar el Control de pagos del centro de trabajo Gestión de pagos para supervisar todas las transacciones de pago, independientemente del estado, el medio de pago o el pagador. Los pagos recibidos automáticos iniciados internamente se crean y editan en el centro de trabajo Créditos. La creación automática de medios de pago se edita en los centros de trabajo Gestión de pagos y Gestión de liquidez. Los criterios de selección se utilizan primero para definir la ejecución de la selección preliminar (ejecución de pago) para la creación de una lista de propuestas de pago. A continuación, puede editar las propuestas de pago y liberarlas de la creación de pagos. Tenga en cuenta que el sistema sustituye todas las listas de propuestas de pago existentes cada vez que el usuario genera una lista nueva de forma manual. Puede realizar manualmente la ejecución de pago con la frecuencia que desee. Cuando las propuestas de pago se pagan, el sistema automáticamente ejecuta la compensación de pagos. El sistema admite las siguientes modalidades de pago estándar para los pagos recibidos iniciados internamente: ●
Débitos directos
●
Tarjeta de crédito
●
Letras de cambio por cobrar con o sin aceptación
Requisitos previos Ha establecido las siguientes parametrizaciones predefinidas en la configuración y los datos maestros:
Configuración Definición del alcance En
Preguntas Gestión de flujo de caja , ha establecido las opciones básicas para los procesos de pagos recibidos.
Ajuste preciso Ha seleccionado las siguientes actividades en el centro de trabajo Configuración empresarial en actividades
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Ajuste preciso
Lista de
Gestión de flujo de caja :
●
Categorías de deducción – Alemania (opcional)
●
Categorías de deducción – Alemania (opcional)
●
Rectificación de impuestos para Diferencias de pago (obligatorio)
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●
Gestión de tareas empresariales para Gestión de pagos y compensaciones (opcional)
●
Gestión de tareas empresariales para Gestión de pagos y compensaciones (opcional)
●
Gestión de tareas empresariales para Gestión de extractos bancarios (opcional)
●
Gestión de tareas empresariales para Gestión de tarjetas de crédito (opcional)
●
Gestión de tareas empresariales para Procesamiento de pagos (opcional)
●
Gestión de tareas empresariales para Pago y Liquidez
Autorizaciones de pago
●
Grupos de bancos (obligatorio)
●
Perfiles de previsión de liquidez (opcional)
●
Parametrizaciones globales para Gestión de pagos (opcional)
●
Parametrizaciones globales para Gestión de liquidez (obligatorio)
●
Umbral de autorización de pagos (opcional)
●
Motivos de bloqueo de pago (opcional)
●
Formatos de importación para extractos bancarios (obligatorio)
●
Liberar extractos bancarios (obligatorio)
●
Tipos de tarjetas de crédito (opcional)
●
Débitos directos (obligatorio)
●
Perfiles de autorización de tarjetas de crédito (opcional)
●
Estrategia de compensación (obligatorio)
●
Período de borrado de aviso de pago (opcional)
●
Estrategia de pago (obligatorio)
●
Asignación de pagos (opcional)
(opcional)
Datos maestros ●
Ha definido un país en el cual su empresa está registrada.
●
Ha realizado un acuerdo de pago con sus clientes y deudores y ajustado otras parametrizaciones relacionadas; por ejemplo, definió la cuenta para autorización de débito automático de donde se va a deducir el dinero o definió al menos una tarjeta de crédito para realizar pagos con tarjeta de crédito.
●
Ha definido los formatos de pago admitidos para su banco.
●
Se ha asegurado de que sus cuentas bancarias están activas para los pagos recibidos y de que se han establecido todas las parametrizaciones relacionadas. Esto incluye configurar el procedimiento de pago y liberar las monedas requeridas.
Flujo del proceso La siguiente sección explica los pasos que se deben llevar a cabo para usar el proceso de pago automático y para procesar las posiciones abiertas relevantes. El flujo del proceso describe los pasos individuales específicos para un pago recibido automatizado e iniciado internamente realizado mediante débito directo.
Crear la factura 1.
Un cliente ha solicitado servicios o pedido mercancías al empleado de ventas de su empresa mediante un pedido de cliente de los centros de trabajo Pedidos de cliente Órdenes de servicio o Portafolio de productos y servicios.
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2.
En el centro de trabajo Facturación a clientes, el empleado de ventas de su empresa le envía la factura al cliente que solicitó los servicios o pidió mercancías de su empresa. La factura de cliente contiene una referencia a los documentos precedentes, por ejemplo, a una cotización, un pedido de cliente o una orden de servicio subyacentes. Además, el sistema proporciona funciones para el pago de facturas de cliente sin documentos precedentes. Seleccione la función Factura manual en el centro de trabajo Facturación a clientes.
3.
En su función de contable de deudores, es posible que quiera compensar las posiciones pendientes de la factura de proveedor.
4.
Si usted o su cliente inician el pago entrante para compensar posiciones abiertas de la factura, debe realizar los pasos del proceso que se enumeran.
Desencadenar el proceso de pago automático 1.
Navegue al centro de trabajo Créditos y seleccione
2.
Seleccione Nuevo y, a continuación, Ejecución de pago. Defina para qué cliente(s) y según qué criterios desea programar una ejecución de pago para compensar las posiciones abiertas. Cree una nueva ejecución de pago en base a estos criterios. Los criterios que puede seleccionar para la ejecución de pago son: ● Fecha de contabilización ●
Fecha de procesamiento bancario
●
Incluir pagos a cuenta
●
Empresa
●
ID de cliente desde/hasta
Tareas periódicas
Ejecuciones de pago .
Puede definir un ámbito de valores y, en consecuencia, seleccionar varios clientes para una ejecución de pago. Si no selecciona un cliente, el sistema selecciona todos los clientes introducidos en el sistema para la ejecución de pago. ●
Moneda
●
Fecha de próxima ejecución de pago
3.
Active la ejecución de pago y seleccione Programar .
4.
Aparece la pantalla Planificar tarea. Seleccione cuándo debe ejecutarse la ejecución de pago. Tiene las siguientes opciones: ● Iniciar automáticamente El sistema inicia la ejecución de pago directamente después de que haya guardado sus entradas. ●
Ejecución simple El sistema inicia la ejecución en la fecha y a la hora que especificó.
●
Ejecutar después de tarea El sistema inicia la ejecución de pago según otra ejecución de pago. Es decir, la ejecución de pago inicia directamente después de completar la ejecución de pago que seleccionó de una lista de selección.
El sistema inicia la ejecución de pago y genera una lista de propuestas de pago utilizando los valores definidos en la configuración. Tenga en cuenta que el tiempo de ejecución de la ejecución de pago varía según el número de posiciones que se pagarán.
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5.
En el centro de trabajo Créditos, en la vista Pagos automáticos, visualice las propuestas de pago que se han creado con los clientes y otros acreedores de su empresa, con quienes existan créditos.
6.
Para realizar modificaciones en una propuesta de pago, seleccione la propuesta de pago adecuada y haga clic en Editar .
7.
Aparecerá la pantalla correspondiente a la propuesta de pago seleccionada. Puede modificar la modalidad de pago, introducir otros detalles bancarios o introducir o modificar un importe de descuento por pronto pago. También puede modificar la fecha del pago. Además, aquí puede cancelar la propuesta de pago. Esto no afectará a las posiciones abiertas, ya que no se realizó ninguna contabilización en el sistema.
8.
Para realizar un pago, selecciónelo y elija Ejecutar pago.
Para obtener más información, consulte: ●
Posiciones abiertas de créditos [página 126]
Creación automática del medio de pago Puede ver el estado del pago en el control de pagos. Vaya al centro de trabajo Gestión de pagos y navegue hasta la vista Control de pagos. Para acelerar el proceso de búsqueda, recomendamos utilizar la función de búsqueda ampliada. Para hacerlo, seleccione Avanzada e introduzca los criterios de búsqueda (por ejemplo, modalidad de pago, ID de documento o fecha de contabilización). Para automatizar el próximo paso, realice lo siguiente: 1.
En el centro de trabajo Gestión de pagos, vaya a la vista Tareas periódicas y seleccione Ejecuciones de medios de pago.
2.
Defina para qué pagos y según qué criterios desea programar una ejecución de medios de pago. Los criterios de selección posibles son: ● Modalidad de pago Puede definir la modalidad de pago y la cuenta desde la que se cobra el pago en el centro de trabajo Datos del socio comercial, bajo ●
Medios de pago
●
Formato de pago
●
Cliente o proveedor
Acuerdo de pago
Socio comercial
Datos de pago .
Puede definir una ámbito de valor y seleccionar varios socios comerciales o una fecha de procesamiento de pago para una ejecución de medio de pago. Si no selecciona un socio comercial o una fecha de procesamiento de pago, el sistema selecciona todos los socios comerciales introducidos en el sistema independientemente de las fechas de procesamiento de pago posibles para la ejecución de medios de pago. ●
Empresa
●
Moneda
●
Fecha de ejecución de pago
●
Modalidad de pago (por ejemplo, débito directo con autorización de débito automático o sin ella) Puede definir la modalidad de pago y la cuenta desde la que se cobra el pago en el centro de trabajo Datos del socio comercial, bajo
●
Socio comercial
Acuerdo de pago
Datos de pago .
Orden de pago
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3.
Si es necesario, inicie manualmente la ejecución de medio de pago predefinida o programe la ejecución periódicamente. Para hacerlo, diríjase a la pantalla Planificador de tareas y seleccione Activar y Programar . Puede activar una ejecución de medio de pago directamente en la pantalla Planificador de tareas o desde el resumen de la ejecución de medio de pago en la vista Tareas periódicas. Puede usar la ejecución de medio de pago para todas las modalidades de pago estándar que admite el sistema.
4.
Descargue el archivo desde el sistema y grabe una copia local. Necesita la copia local para transferir el archivo saliente al banco. El archivo se transferirá mediante un software bancario específico que debe recibir de su banco.
5.
Transmita el archivo saliente local por Internet a su banco mediante el software bancario requerido.
Para obtener más información, consulte: ●
Reembolso de tarjeta de crédito [página 194]
●
Guía rápida de Ejecuciones de liquidación de tarjeta de crédito [página 266]
Proceso alternativo: Creación manual del medio de pago Si no desea crear el medio de pago automáticamente, como se describe anteriormente en Creación automática del medio de pago, realice lo siguiente: 1.
Vaya al centro de trabajo Gestión de liquidez o Gestión de pagos y navegue hasta la vista Control de pagos.
2.
Verifique su lista de trabajo para ver qué pagos ya fueron disparados y si se generaron medios de pago apropiados. Para acelerar el proceso de búsqueda, recomendamos utilizar la función de búsqueda ampliada. Para hacerlo, seleccione Avanzada e introduzca los criterios de búsqueda (por ejemplo, modalidad de pago, ID de documento o estado).
3.
Seleccione el archivo saliente para el pago mediante débito directo y elija
Acciones para transacciones
bancarias Crear archivo de pago para generar un archivo saliente para descargar. El estado del documento de pago cambia a En traslado. 4.
Descargue el archivo desde el sistema y grabe una copia local. Necesita la copia local para transferir el archivo saliente al banco. El archivo se transferirá mediante un software bancario específico que debe recibir de su banco.
5.
Transmita el archivo saliente local por Internet a su banco mediante el software bancario requerido.
Editar estado de cuenta bancaria 1.
Dentro del centro de trabajo Gestión de liquidez, navegue hasta la vista Estados de cuenta bancaria.
2.
Introduzca sus datos de estado de cuenta bancaria en el sistema. Para asegurar una actualización oportuna de sus saldos bancarios, recomendamos que grabe el estado de cuenta bancaria como un archivo local de estado de cuanta bancaria el día después de la transferencia en línea. Según los procesos estándar de su empresa, tiene las siguientes opciones para introducir datos del estado de cuenta bancaria en el sistema: ● Entrada manual de datos de estado de cuenta bancaria en papel
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Introduzca las posiciones de estados de cuenta bancaria manualmente en el sistema desde la copia local; tenga en cuenta las referencias a los documentos precedentes (por ejemplo, facturas). ●
Entrada electrónica de datos de estado de cuenta bancaria enviados en línea Para transferir al sistema un archivo de estado de cuenta bancaria grabado localmente, seleccione Informes bancarios
Archivos de entrada
Nuevo archivo de entrada
Tipo de archivo de estado de
cuenta bancaria . Verifique los datos del estado de cuenta bancaria y libérelo. El sistema transferirá automáticamente los datos del archivo de estado de cuenta bancaria grabado localmente al sistema. Marque el archivo de estado de cuenta bancaria como Confirmado. 3.
Si el estado de cuenta bancaria se liberó, el pago correspondiente se indica como confirmado.
Para obtener más información, consulte Estados de cuenta bancaria [página 281].
Consulte también Contratos en deudores
2.2.3 Pagos recibidos manuales Resumen En su rol de contable de deudores, procesa transacciones de pago entrantes nacionales e internacionales realizadas con clientes y otros, contra los cuales la empresa tiene reclamaciones. En el sistema, esto se realiza en los centros de trabajo Créditos, Gestión de pagos y Gestión de liquidez. Algunas de las funciones incluidas se pueden configurar, como las parametrizaciones de las modalidades de pago y los procedimientos de pago, los formatos de pago o los medios de datos. El sistema también le permite supervisar las transacciones de pago con un registro completo del estado de procesamiento de todos los procesos de pago relevantes. Usted mismo puede iniciar los pagos (pagos entrantes iniciados internamente) o editar los pagos que sus clientes y otros han iniciado (pagos entrantes iniciados externamente). Los pagos entrantes manuales se crean según la modalidad de pago en el centro de trabajo Créditos (por ejemplo, para débitos directos), en el centro de trabajo Gestión de pagos (por ejemplo, para cheques entrantes) o en el centro de trabajo Gestión de liquidez (por ejemplo, para estados de cuenta bancaria). Puede realizar procesamientos adicionales, como editar depósitos en cheques, en el centro de trabajo Gestión de pagos. Finalmente, puede compensar manualmente los pagos entrantes editados en el centro de trabajo Créditos, si es necesario. El sistema admite las siguientes modalidades de pago estándar: ●
●
Modalidades de pago para pagos entrantes iniciados internamente ○ Débitos directos ○
Pago con tarjeta de crédito
○
Efectivo entrante (gastos menores)
○
Modalidades de pago específicas de país – enlace a documento, por ejemplo, letra de cambio, etc.
Modalidades de pago para pagos entrantes iniciados externamente ○ Cheques, depósitos de cheques y proveedores lockbox, si es necesario ○
Transferencia bancaria
○
Efectivo entrante (fondos de gastos menores)
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Requisitos previos Parámetros de configuración Definición del alcance Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. La opción Pagos entrantes manuales está activada en la configuración de la solución. Para encontrar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance de proyecto. En la etapa Definición del alcance del proyecto, asegúrese de que Gestión de pagos y liquidez esté seleccionado dentro de Gestión de flujo de caja. En el paso Preguntas, despliegue el elemento de definición del alcance Gestión de flujo de caja y seleccione Gestión de pagos y liquidez, y responda las preguntas relacionadas con Pagos entrantes manuales. Ajuste preciso La opción Pagos entrantes manuales está activada en la configuración de la solución. Para encontrar esta actividad, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y después seleccione las actividades siguientes de la lista: ●
Categorías de deducción – Alemania (obligatorio)
●
Categorías de deducción – Estados Unidos (obligatorio)
●
Gestión de tareas empresariales para procesamiento de pagos y compensaciones (opcional)
●
Gestión de tareas empresariales para procesamiento de tarjetas de crédito (opcional)
●
Gestión de tareas empresariales para procesamiento de estado de cuenta bancaria (opcional)
●
Gestión de tareas empresariales para procesamiento de pagos (opcional)
●
Parametrizaciones globales para gestión de pagos (opcional)
●
Umbral de autorización de pagos (opcional)
●
Motivos de bloqueo de pago (opcional)
●
Formatos de importación para estados de cuenta bancaria (obligatorio)
●
Liberar estados de cuenta bancaria (obligatorio)
●
Tipos de tarjetas de crédito (opcional)
●
Débitos directos (obligatorio)
●
Perfiles de autorización de tarjetas de crédito (opcional)
●
Estrategia de compensación (obligatorio)
●
Estrategia de pago (obligatorio)
●
Instrucción de pago (opcional)
Datos maestros
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●
Ha realizado un acuerdo de pago para los pagos iniciados internamente con sus clientes y deudores, y ha establecido las parametrizaciones relacionadas. Para los pagos entrantes, solamente es necesario especificar acuerdos de pago para débitos directos y tarjetas de crédito. No es necesario definir un acuerdo de pago para introducir cheques.
●
Ha definido los formatos de pago admitidos para su banco.
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●
Se ha asegurado de que sus cuentas bancarias están activas para los pagos recibidos y de que se han establecido todas las parametrizaciones relacionadas. Esto incluye configurar el procedimiento de pago y la verificación de liquidez, y liberar las monedas requeridas. No es necesario establecer parametrizaciones en la configuración de cheques entrantes. No obstante, antes de poder introducir un cheque, debe crear un almacenamiento de cheques en los datos maestros.
Flujo de proceso El proceso de pago entrante manual que se describe aquí comienza con una factura de cliente, se centra en el procesamiento de pagos en Gestión de pagos y Gestión de liquidez, y por último finaliza con la compensación de la posición abierta en Créditos. Este flujo de proceso contiene los pasos que son específicos de un pago entrante iniciado externamente mediante cheque, y supone que no se utiliza la tabla Posiciones abiertas.
Creación de una factura En el centro de trabajo Facturación a cliente, un empleado de ventas de su empresa procesa la solicitud de factura o crea una factura manual. Para obtener más información sobre la facturación a clientes, consulte Quía rápida de solicitudes de factura.
Introducción manual del pago mediante cheque 1.
Introducir el cheque El cliente envía a su empresa el pago mediante cheque, y el empleado de su empresa introduce esta información en el sistema mediante la creación de un nuevo cheque entrante en la vista Control de pagos de los centros de trabajo Gestión de pagos o Gestión de liquidez. Para obtener más información, consulte Introducir un cheque entrante o múltiples cheques en la sección Tareas de la Guía rápida Control de pagos. Si lo prefiere, también puede asignar y compensar el pago que está creando en la sección Posiciones abiertas de la pantalla Nuevo cheque entrante. Para obtener más información, consulte Uso de la tabla de partidas abiertas.
2.
Asignar el cheque a un depósito de cheques En la subvista Depósitos de cheques del centro de trabajo Gestión de pagos, puede crear depósitos para cheques entrantes y liberarlos para depositar en su banco. Puede ver el estado de sus cheques entrantes en la vista Control de pagos; en este caso, su cheque entrante debe tener el estado En transferencia. Para obtener más información, consulte Guía rápida de Depósitos de cheques.
Introducción manual de la posición de estado de cuenta bancaria Los depósitos de cheques entrantes acreditados en su cuenta bancaria se transfieren al sistema cuando se carga el estado de cuenta bancaria. Se introduce manualmente el estado de cuenta bancaria con las posiciones individuales enumeradas en él en la vista Estados de cuenta bancaria de Gestión de liquidez. Si las posiciones confirman transacciones conocidas en el sistema, estas posiciones de estados de cuenta bancaria también se visualizan, a continuación, en la vista Control de pagos hasta que se procesa la asignación de pagos; en este caso, su cheque entrante se visualiza con el estado Confirmado. Para obtener más información, consulte Introducción manual de un estado de cuenta bancaria en la sección Tareas de la Guía rápida de Estados de cuenta bancaria.
Asignación del pago Después de haber confirmado o liberado los estados de cuenta bancaria, el sistema contabiliza las posiciones. Una vez que se contabilizó completamente el pago, el sistema asigna automáticamente ambas posiciones; en este caso,
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el depósito de cheques y la posición de estado de cuenta bancaria. La ejecución de asignación de pagos se inicia automáticamente cada minuto. Después de haber asignado correctamente las posiciones, solo un pago se visualiza en la vista Control de pagos; en este caso, el cheque entrante con el estado Confirmado. Para obtener más información, consulte Supervisar procesamiento de asignación de pagos. Algunas veces, el sistema no puede asignar pagos con los datos disponibles. Para seguir los pagos que requieren asignación manual, navegue a la vista Asignación de pagos del centro de trabajo Gestión de pagos. También puede utilizar esta vista para asignar pagos manualmente. El proceso de asignación de pagos se lleva a cabo antes del proceso de compensación. O haga clic en el enlace Procesamiento posterior en el Control de pagos Para obtener más información, consulte Asignar un pago manualmente y Guía rápida de Asignación de pagos.
Compensación manual de la factura (posición abierta) con el pago En el proceso de compensación, los pagos se concilian con las posiciones abiertas, que, como consecuencia, compensan los créditos o débitos abiertos correspondientes. Por lo general, esto se realiza automáticamente, y se crean tareas de compensación manuales cuando el sistema no puede compensar la posición abierta con los datos disponibles. En estos casos, el proceso de compensación manual se lleva a cabo en la vista Compensación de pagos del centro de trabajo Créditos. Si embargo, para los pagos a cuenta, no se aplica el proceso automático, y el proceso de compensación se debe completar manualmente. Para compensar la factura con el cheque entrante que recibió, vaya a
Créditos Cuentas
de clientes , seleccione la cuenta correcta y seleccione Vista . Clasifique las posiciones abiertas por referencia. Seleccione todas las posiciones que tengan un saldo cero y seleccione Compensar manualmente . En la siguiente pantalla, verifique que el Saldo restante sea cero y, a continuación, seleccione Compensar . Esta acción modifica el estado de las posiciones relevantes a Compensado en el Monitor de cuenta de cliente; en este caso, el pago mediante cheque entrante que recibió, además de las facturas abiertas seleccionadas, las notas de crédito o cualquier otra posición abierta. Para obtener más información general sobre cómo la asignación y la compensación se relacionan entre sí en el sistema, consulte Asignación y compensación de pagos.
Consulte también Pagos de cliente mediante pago externo
2.2.4 Pagos recibidos mediante débito directo SEPA Resumen La Zona Única de Pagos en Euros (SEPA) le permite realizar débitos directos dentro de los países europeos participantes. Este tipo de débito directo se puede utilizar dentro de un país o fuera de los límites nacionales. Para realizar débitos directos SEPA, debe obtener una autorización legal de débito en forma de mandato. Si ha creado un mandato válido de su cliente en el sistema, dicho mandato estará seleccionado en la ejecución de pago o durante el débito directo manual, y los datos relevantes serán enviados al banco. Para las transacciones SEPA, debe introducir el código bancario internacional BIC (SWIFT) que reemplaza al código bancario nacional convencional. También debe introducir el número de cuenta internacional IBAN que aparece en lugar del número de cuenta nacional. También se utilizan formatos de pago XML nuevos. Si en su rol de contable de deudores desea debitar directamente a sus clientes (es decir, dentro de los países que participan en el SEPA), el sistema habilita las funciones necesarias en los centros de trabajo Créditos, Gestión de pagos y Gestión de liquidez.
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Este documento trata las medidas preventivas que se deben tomar para utilizar los débitos directos SEPA y los débitos directos automáticos o manuales. El sistema no admite ningún débito directo SEPA saliente que sea iniciado por un proveedor, por ejemplo.
Requisitos previos Ha establecido las siguientes parametrizaciones predefinidas en la configuración y los datos maestros:
Configuración Definición del alcance En Preguntas → Gestión de flujo de caja, ha establecido las opciones básicas para los procesos de pago entrante. Ajuste preciso En la actividad de ajuste preciso Parametrizaciones globales para pago, ha seleccionado “Débito directo” y ha movido la entrada a la posición deseada haciendo clic en Desplazar hacia arriba para priorizar las modalidades de pago a fin de que incluyan el débito directo SEPA para todos los países interesados. Datos maestros ●
Datos maestros Mis bancos Ha seleccionado el banco en el centro de trabajo Gestión de liquidez en utilizando Editar → General y ha seleccionado Formatos de pago . Allí ha seleccionado el formato de medio de pago Débito directo SEPA. En la ficha Cuentas bancarias , también seleccionó la entrada Débito directo SEPA en el área inferior de la pantalla, en la ficha Modalidad de pago .
●
Ha recibido un identificador de acreedor único del banco nacional de su país y ha registrado a su empresa en los datos maestros del centro de trabajo Gestión organizativa.
●
En el centro de trabajo Créditos o Datos del socio comercial, ha seleccionado la vista Clientes y, mediante Editar → Datos financieros → Datos de banco , ha introducido el número de cuenta internacional IBAN. En esta vista, debajo de Datos de pago, también ha definido la modalidad de pago Débito directo.
●
Ha obtenido y activado la autorización de débito en forma de mandato SEPA que recibe de su cliente. También la introdujo en el centro de trabajo Créditos o Datos del socio comercial.
Para obtener más información sobre el identificador de acreedor y el mandato SEPA, consulte la sección Etapas iniciales.
Etapas iniciales Solicitar e introducir identificador de acreedor El identificador de acreedor único (UCI) permite identificar al colector de un débito directo. En conexión con el número de mandato, permite que el pagador o el banco de pagador verifiquen el mandato. El pagador solicita este número a un emisor central, por ejemplo, al banco nacional. Se puede solicitar un solo número. Si se modifica algún dato, como la empresa o la forma jurídica del solicitante, se debe solicitar un número nuevo y el número anterior se debe enviar para eliminación. Debe definir el identificador de acreedor en el sistema, en el centro de trabajo Gestión organizativa. Para obtener más información, consulte Identificadores de actividades empresariales externas.
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Crear y editar mandatos SEPA El mandato SEPA se puede comparar con la autorización de débito convencional, y se utiliza como la aprobación del pagador (deudor) para que el beneficiario (acreedor) inicie un débito automático en el que el banco del deudor pueda cumplir con esta solicitud y debitar la cuenta. Como beneficiario, usted puede crear el mandato SEPA en el sistema, introducir los datos e imprimirlo. Debe enviar este formulario por correo a su cliente, es decir, el pagador. El cliente firmará el mandato y lo devolverá, y eso lo autorizará a debitar la cuenta. Usted debe agregar la información faltante en el sistema y activar el mandato. Debe conservar este formulario y enviar las entradas necesarias al banco para cada débito directo del archivo de pago. Debe informar al banco las siguientes modificaciones mediante la actualización de datos del archivo de pago: ●
ID de mandato
●
Nombre de pagador
●
IBAN o BIC de pagador
●
Nombre de empresa
Para los mandatos, legalmente se solicita que distinga entre débitos directos centrales para clientes privados y débitos directos Business-to-Business. El tipo de mandato determina en qué períodos los bancos deben realizar débitos directos SEPA. La información del mandato siempre está definida en el sistema, en los datos maestros del pagador.
Para obtener más información, consulte Crear un mandato de débito directo SEPA [página 143]. Si desea realizar un seguimiento de los mandatos de todos sus clientes o de determinados períodos, por ejemplo, puede utilizar la Lista de mandatos SEPA [página 189] que proporciona un resumen de todos los mandatos SEPA.
Flujo del proceso
Crear pedido de cliente u orden de servicio y factura manual 1.
Un cliente ha solicitado servicios o pedido mercancías al empleado de ventas de su empresa mediante un pedido de cliente de los centros de trabajo Pedidos de cliente u Órdenes de servicio. En el pedido de cliente o la orden de servicio, el empleado de ventas introduce la modalidad de pago Débito directo. Luego, la modalidad de pago se transfiere automáticamente con una nota en la factura que indica que el importe fue debitado (por ejemplo, “El importe de la factura vencida se recaudará según las condiciones de pago mediante débito directo”.).
2.
Opcional: Si no hay documentos anteriores, como un pedido de cliente o una orden de servicio, puede crear una factura manualmente. Esto lo hace en el centro de trabajo Facturación a cliente, donde el empleado de ventas de la empresa ha emitido la factura manual correspondiente para el cliente. Al introducir la factura, el empleado de ventas introduce la modalidad de pago Débito directo. Por lo tanto, la factura automáticamente contiene la nota que indica que el importe fue debitado mediante débito directo. El empleado de ventas envía la factura al cliente. En el próximo paso, en su rol de contable de deudores, le gustaría compensar las posiciones abiertas de la factura.
Iniciar débito directo automático
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Crear y realizar la ejecución de pago 1.
Vaya al centro de trabajo Créditos y seleccione
2.
Seleccione Nuevo . En la pantalla Nueva ejecución de pago, debe introducir el cliente cuyos débitos desea compensar con el débito directo SEPA.
Tareas periódicas
Ejecuciones de pago
.
Sólo debe introducir una fecha en el campo Fecha de próxima ejecución de pago si desea realizar la ejecución de pago una sola vez. Si programa la ejecución de pago para que se realice periódicamente, la fecha de la próxima ejecución de pago estará determinada por el sistema. Según la estrategia de pago, el sistema determinará para cada posición abierta si el pago se realizará durante esta o la próxima ejecución de pago. 3.
Guarde la ejecución y actívela. Seleccione Programar para introducir la hora en que se debe realizar la ejecución. También puede programar ejecuciones periódicas regularmente. El sistema inicia la ejecución de pago a la hora especificada y genera una propuesta de pago.
Para obtener más información, por ejemplo, al programar ejecuciones de pago, consulte Pagos automáticos entrantes [página 36].
Verificar la propuesta de pago y ejecutar el pago 1.
Navegue hasta la vista Pagos automáticos y abra la propuesta de pago generada anteriormente seleccionando la propuesta y luego Editar .
2.
Verifique la propuesta de pago y realice las modificaciones necesarias. Por ejemplo, puede seleccionar otro ID de mandato en la ficha Datos generales mediante la ayuda para entradas si el sistema no propuso el mandato correcto.
3.
Para iniciar el pago, seleccione Ejecutar pago .
Para obtener más información, por ejemplo, al programar ejecuciones de pago, consulte Pagos automáticos entrantes [página 36].
Iniciar débito directo manual 1.
Vaya al centro de trabajo Créditos y seleccione Clientes Cuentas de clientes . Seleccione el cliente cuyo débito se debe compensar con el débito directo SEPA. Seleccione Visualizar .
2.
Seleccione las posiciones abiertas que se compensarán y luego Pagar manualmente por
3.
Verifique en la pantalla Nuevo débito directo entrante si las entradas rellenadas previamente son correctas y, de ser necesario, modifíquelas. Por ejemplo, puede seleccionar otro ID de mandato mediante la ayuda para entradas si el sistema no propuso el mandato correcto.
4.
Haga clic en Completar datos de banco . De ser posible, el sistema completa automáticamente los campos ID de cuenta bancaria y Nombre de banco. Para introducir información opcional, como por ejemplo instrucciones de pago, haga clic en Visualizar todo para mostrar todos los campos disponibles. Si desea ver las parametrizaciones que utiliza el sistema para completar sus datos de banco y pagos, haga clic en También puede y seleccione Abrir parametrizaciones de banco y pagos.
→ Débito directo.
También puede obtener una vista previa de la línea de nota de un débito directo entrante haciendo clic en Vista previa →Línea de nota. Para cambiar la configuración de la línea de nota, cierre la ventana emergente, haga clic en También puede y seleccione Editar perfiles de correspondencia de pago. Debe tener derechos de acceso al centro de trabajo Configuración empresarial.
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5.
Seleccione Liberar . Según las parametrizaciones de configuración, el pago atravesará un proceso de aprobación. En cuanto finaliza dicho proceso, se compensa el pago. Si desea realizar un seguimiento del estado del pago, cambie la opción al centro de trabajo Gestión de pagos y seleccione la vista Control de pagos.
Crear y descargar el medio de pago 1.
Para crear un medio de pago automáticamente, cambie la opción al centro de trabajo Gestión de pagos y seleccione la subvista Ejecuciones de medios de pago debajo de Tareas periódicas.
2.
Seleccione Nuevo → Ejecución de medios de pago. En la pantalla Nueva ejecución de medios de pago, introduzca su empresa y el cliente para quien desea realizar el débito directo SEPA. Fije el indicador Transacciones bancarias incluidas, y en el campo Formato, seleccione la entrada Débito directo SEPA. Grabe las entradas.
3.
Active la ejecución del medio de pago. Seleccione Programar para introducir la hora en que se debe realizar la ejecución. También puede programar ejecuciones periódicas regularmente. El sistema inicia la ejecución del medio de pago a la hora especificada y genera un archivo de pago que puede enviar al banco. Para obtener más información, consulte Guía rápida para ejecuciones de medios de pago [página 262].
4.
Para descargar el archivo de pago y grabar una copia local, navegue hasta el centro de trabajo Gestión de liquidez y seleccione Gestión de archivos y luego Archivos de salida. En la pantalla Archivo de salida: , seleccione el archivo correspondiente y haga clic en Descargar . El archivo se transferirá mediante un software bancario específico que debe recibir de su banco.
5.
Transmita el archivo saliente local de forma electrónica a su banco mediante el software bancario. Su estado de cuenta bancaria muestra que el pago se ha recibido.
Opcional: Crear medio de pago manualmente 1.
Para crear el medio de pago manualmente, cambie la opción a la vista Control de pagos. Esta vista está disponible en el centro de trabajo Gestión de pagos y Gestión de liquidez.
2.
En la lista, seleccione el débito directo SEPA requerido que se inició en el centro de trabajo Créditos y que tiene el estado Listo para transferencia. Para acelerar el proceso de búsqueda, puede utilizar la función de búsqueda ampliada. En este caso, seleccione Avanzada e introduzca los criterios de búsqueda. Por ejemplo, en el campo Detalles de modalidad de pago, seleccione la entrada Débito directo SEPA. Hace clic en Ir . Sólo se muestran los pagos que corresponden a los criterios de búsqueda seleccionados.
3.
Seleccione Acciones para transacciones bancarias y luego Crear archivo de pago . El sistema genera un archivo de pago que se puede enviar al banco. El estado del pago cambia a En transferencia.
4.
Para descargar el archivo de pago y grabar una copia local, navegue hasta el centro de trabajo Gestión de liquidez y seleccione Gestión de archivos y luego Archivos de salida. En la pantalla Archivo de salida: , seleccione el archivo correspondiente y haga clic en Descargar . El archivo se transferirá mediante un software bancario específico que debe recibir de su banco.
5.
Transmita el archivo saliente local de forma electrónica a su banco mediante el software bancario. Su estado de cuenta bancaria muestra que el pago se ha recibido.
Editar estado de cuenta bancaria
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1.
Para introducir el estado de cuenta bancaria que contiene el pago entrante de su posición de débito directo SEPA, cambie la opción al centro de trabajo Gestión de liquidez y seleccione la vista Estados de cuenta bancaria.
2.
Según los procesos estándar de su empresa, tiene las siguientes opciones para introducir datos del estado de cuenta bancaria en el sistema: ● Entrada manual de datos de estado de cuenta bancaria en formulario de papel En la actividad guiada del estado de cuenta bancaria, seleccione manualmente los pagos de débito directo SEPA y luego libere el estado de cuenta bancaria. ●
Entrada electrónica de datos de estado de cuenta bancaria enviados electrónicamente Para transferir al sistema un archivo de estado de cuenta bancaria grabado localmente, seleccione la vista Gestión de archivos y luego Archivos de entrada. Puede cargar el archivo al sistema desde esta vista. Verifique los datos del estado de cuenta bancaria en la vista Estados de cuenta bancaria y libere el estado de cuenta bancaria. El sistema transferirá automáticamente los datos del archivo de estado de cuenta bancaria grabado localmente al sistema. Si el estado de cuenta bancaria se liberó, el pago correspondiente se indica como confirmado.
Para más información, consulte Estados de cuenta bancaria [página 281].
Información adicional sobre tiempos de procesamiento bancario Los bancos deben cumplir legalmente con determinados períodos cuando procesan pagos de débito directo SEPA. Estos períodos difieren según si el cliente es un cliente privado y utiliza un mandato central o es un cliente corporativo y utiliza un mandato Business-to-Business. El sistema calcula las fechas estándar para el procesamiento bancario según la fecha del documento, que corresponde a la fecha del pago respectivo. Sin embargo, estos campos de fecha se pueden sobrescribir. El sistema calcula las siguientes fechas estándar según los requisitos legales: ●
Nuevo mandato central En el caso de mandatos centrales que se utilizan por primera vez, la fecha de procesamiento bancario estándar fijada por el sistema es de cinco días de operación bancaria posteriores a la fecha del documento.
●
Mandato central modificado En el caso de mandatos centrales que están en uso pero que han sido modificados con una corrección, la fecha de procesamiento bancario estándar fijada por el sistema para el primer uso después de la modificación es de cinco días de operación bancaria posteriores a la fecha del documento.
●
Mandato central periódico En el caso de mandatos centrales que se utilizan reiteradamente y ya se han utilizado por primera vez, la fecha de procesamiento bancario estándar fijada por el sistema es de dos días de operación bancaria posteriores a la fecha del documento.
●
Mandato Business-to-Business En el caso de mandatos Business-to-Business, la fecha de procesamiento bancario estándar fijada por el sistema es siempre de un día de operación bancaria posterior a la fecha del documento.
Recuerde que el cálculo del sistema asume que usted envía el archivo de pago al banco el mismo día que lo genera. Esto permite al banco procesar los pagos dentro de esos períodos. Además, puede realizar un seguimiento del estado de cada pago en el centro de trabajo Gestión de pagos, en la vista Control de pagos. Los mandatos SEPA utilizados para un débito directo se muestran en el control de pagos.
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2.3 Transacciones comerciales especiales 2.3.1 Cancelar una factura de proveedor Resumen Puede cancelar facturas entrantes que pagó manualmente o en una ejecución de pago, o facturas para las que solicitó el pago. El procedimiento de cancelación depende del estado de la factura y del pago. Es mejor no cancelar una factura que ya fue pagada o compensada. Sin embargo, si necesita cancelar una factura que ya fue pagada, primero vaya al centro de trabajo Débitos para anular la compensación y, luego, cancele la factura en el centro de trabajo Facturación a proveedores. Si primero cancela la factura para el proveedor en el centro de trabajo Facturación a proveedores, la compensación original aún existirá y el sistema generará una nueva posición abierta (documento de anulación).
Flujo de proceso Cancelar el pago Primero verifique si es posible anular el pago. Por ejemplo, no es posible anular el pago si ya se envió una verificación al proveedor o si se transfirieron fondos electrónicamente al banco. Si no es posible la anulación del pago En este caso, anule la compensación del pago en el monitor de cuenta de proveedor. 1.
Proveedor Cuentas de proveedores . En esta vista Diríjase al centro de trabajo Débitos y seleccione seleccione el ID cuenta que desea ver y haga clic en Vista . Seleccione la factura y haga clic en Documento de compensación . Haga clic en Visualizar todo y, a continuación, Reinicializar compensación . Resultado: El estado cambia de Compensado a Abierto.
Si es posible la anulación del pago Después de que el pago se haya realizado mediante transferencia bancaria o cheque, el centro de trabajo Débitos muestra el estado Compensado. En el centro de trabajo Gestión de pagos, se muestra el estado Listo para transferencia si aún no se imprimió cheque. En ese caso, para cancelar el pago, puede comenzar directamente con el paso 2 a continuación. En el centro de trabajo Gestión de pagos, se visualiza el estado En transferencia si ya se imprimió un cheque. En tal caso, proceda primero de la sisguientsiguiente manera para restablecer el estado a Listo para transferencia y a continuación cancele el pago. 1.
Vaya al centro de trabajo Gestión de pagos y elija el pago adecuado en Control de pagos. Por ejemplo, para Fijar como No transferido . un cheque, seleccione Acciones para cheques Resultado: El estado que se visualiza en el control de pagos es Listo para transferencia.
2.
50
Proveedor Cuentas de proveedores . En esta vista Diríjase al centro de trabajo Débitos y seleccione seleccione el ID cuenta que desea ver y haga clic en Vista . Seleccione el pago y elija el número en la columna ID de documento. Haga clic en Visualizar todo y, a continuación, haga clic en el botón Acciones y seleccione Anular de la lista.
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Resultado: Se anulan el pago y la compensación. El estado que se visualiza en el monitor de cuenta de proveedor y en el control de pagos es Cancelado.
Cancelar la factura 1.
Para cancelar la factura, vaya al centro de trabajo Facturación a proveedores.
2.
Debajo de Facturas y notas de crédito, seleccione la factura que desea cancelar (con el estado Contabilizado) y seleccione Cancelar documento . Resultado: El sistema genera una factura de cancelación. De manera simultánea, en el centro de trabajo Débitos, en el monitor de cuenta de proveedor, el estado de la factura cambia de Abierto a Cancelado. Las facturas y los importes de pago sólo pueden cancelarse en su totalidad.
Consulte también Monitor de cuenta de proveedor [página 65] Asignación y compensación de pagos [página 192] Casos especiales de anulación
2.3.2 Cancelar una factura de cliente Resumen Puede cancelar facturas emitidas que ya han sido pagadas por débito directo. El procedimiento de cancelación depende del estado de la factura y del pago. Es preferible que no cancele una factura que ya fue pagada o compensada. Sin embargo, si necesita cancelar una factura que ya fue pagada, primero vaya al centro de trabajo Créditos para anular la compensación y, luego, cancele la factura en el centro de trabajo Facturación a clientes. Si primero cancela la factura para el cliente en el centro de trabajo Facturación a clientes, la compensación original aún existirá y el sistema generará una nueva posición abierta (documento de anulación).
Flujo de proceso Cancelar el pago Primero verifique si es posible cancelar el pago. Por ejemplo, no es posible anular un pago si ya se envió al banco un débito directo en un archivo de pagos. Si no es posible la anulación del pago En este caso, usted ya recibió el pago de su cliente y anula la compensación de pagos en el monitor de cuenta de cliente: 1.
Diríjase al centro de trabajo Créditos y llame el monitor de cuenta de cliente adecuado en Cuentas de clientes → Visualizar . Seleccione la factura y haga clic en Documento de compensación . Haga clic en Visualizar todo y, a continuación, en Reinicializar compensación . Resultado: El estado cambia de Compensado a Abierto.
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Si es posible la anulación del pago Sólo es posible anular el pago si se trata de un pago mediante débito directo o con tarjeta de crédito realizado por su cliente y si el pago aún no fue procesado por el banco. En este caso, en el centro de trabajo Créditos, se visualiza el estado Compensado. En el centro de trabajo Gestión de pagos, se visualiza el estado Listo para transferencia si un archivo de pagos aún no fue creado. (El estado de ejecución de pago en el centro de trabajo Créditos se fija en los mismos valores de estado). En ese caso, para cancelar el pago, puede comenzar directamente con el paso 2, que se describe a continuación. Si ya se generó un archivo de pagos, se visualiza el estado En transferencia. Si todavía no envío el archivo al banco, debe realizar lo que se indica a continuación para, primero, reinicializar el estado a Listo para transferencia y, luego, cancelar el pago. 1.
Vaya al centro de trabajo Gestión de pagos y elija el pago adecuado en Control de pagos. Para un débito directo entrante, por ejemplo, seleccione Acciones para transacciones bancarias → Fijar como no transferido. Resultado: El estado que se visualiza en el control de pagos es Listo para transferencia.
2.
Diríjase al centro de trabajo Créditos y llame el monitor de cuenta de cliente adecuado en Cuentas de clientes → Visualizar . Seleccione el pago y elija el número en la columna ID de documento. Haga clic en Visualizar todo y, a continuación, en Acciones → Anular . Resultado: Se anulan el pago y la compensación. El estado que se visualiza en el monitor de cuenta de cliente y en el control de pagos es Cancelado.
Cancelar la factura Este documento contiene texto que sólo es relevante para México. Para asegurarse de que el sistema muestre el texto correcto, seleccione Personalizar > Mis parametrizaciones. Seleccione Ayuda en pantalla y, seleccione México en el menú desplegable País. Grabe sus parametrizaciones y salga del sistema a fin de asegurarse de que se realicen los cambios. 1.
Para cancelar la factura, vaya al centro de trabajo Facturación a clientes.
2.
En Facturas y notas de crédito, seleccione la factura que desea cancelar y seleccione Cancelar . En la pantalla Nueva cancelación - Factura, seleccione Grabar y liberar . Resultado: El sistema genera una factura de cancelación. De manera simultánea, en el centro de trabajo Créditos, en el monitor de cuenta de cliente, el estado de la factura cambia de Abierto a Cancelado. Las facturas y los importes de pago sólo pueden cancelarse en su totalidad.
Consulte también Monitor de cuenta de cliente [página 127] Asignación y compensación de pagos [página 192] Casos especiales de anulación
2.3.3 Avisos de pago de cliente Resumen Un aviso de pago es un mensaje entre el pagador y el beneficiario que automatiza la compensación de posiciones abiertas informando cuándo, y qué importe de qué facturas se pagarán. Ambos, tanto el comprador como el vendedor pueden enviar el mensaje.
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Los avisos de pago saliente contienen: ●
Importes (importe del pago e importe bruto) y moneda
●
Número de factura de la posición abierta
Los avisos de pago entrante contienen: ●
Importes (importe del pago e importe bruto)
●
Entradas de la posición abierta (como número de factura)
El objetivo de este mensaje es automatizar y acelerar la compensación de posiciones abiertas. Dependiendo de la política de empresa, los clientes envían un aviso de pago para cada pago o solo para pagos que combinan múltiples facturas. Ya que conoce qué posiciones pendientes el cliente está compensando con el pago, es más fácil para usted, como receptor del pago, asignar el pago la posición pendiente. Si ha autorizado a los clientes a débito directo con mandato, ellos pueden mandar un aviso de pago para anunciar el débito directo desde la cuenta y explicar qué posiciones abiertas se compensan con este pago. Trata los avisos de pago en el centro de trabajo Gestión de pagos. Al proceso empresarial del aviso de pago se le aplica: ●
Un aviso de pago es un mensaje sobre una operación de pago.
●
Un aviso de pago puede hacer referencia a una o varias operaciones comerciales, pero solo a un pago.
●
Un aviso de pago puede contener una nota a un método de pago, por ejemplo, una transferencia bancaria o un cheque.
●
Un aviso de pago individual puede hacer referencia tanto al procesamiento de pagos tanto nacional como internacional.
●
Cada aviso de pago hace referencia solo a una fecha de pago.
●
Dependiendo de los acuerdos, un aviso de pago se puede crear por y para cada socio comercial.
Los avisos de pago salientes se imprimen al realizar la ejecución de medios de pagos, si se ha seleccionado el campo relevante en la ejecución del medios de pago y si se cumplen ciertos requisitos (véase la sección Crear avisos de pago de cliente a continuación). Los avisos de pago entrantes se asignan a pagos del sistema como estándar y no necesita realizar parametrizaciones adicionales. Los avisos de pago entrantes que vencen en el futuro se incluyen en la previsión de liquidez, sin parametrizaciones adicionales. Para ver la previsión de liquidez abra la vista Previsiones de liquidez en el centro de trabajo Gestión de liquidez.
Requisitos previos Ha establecido las siguientes parametrizaciones predefinidas en la configuración y los datos maestros:
Configuración Definición del alcance En
Preguntas Gestión de flujo de caja , ha establecido las parametrizaciones básicas para los procesos de pago.
Ajuste preciso En el centro de trabajo Configuración empresarial, en la lista de tareas incluida en la fase Ajuste preciso, ha establecido las siguientes parametrizaciones relevantes para la gestión de flujo de caja: ●
Para avisos de pago salientes: ○ Ha configurado la nota para el beneficiario en caso que se deba imprimir un aviso de pago.
●
Para avisos de pago entrantes:
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○
Período de borrado de aviso de pago (opcional) Especifica cuanto tiempo los datos del aviso se deben guardar en el sistema.
○
Estrategias de compensación (obligatorio) Las opciones que realice aquí se aplicarán también a los avisos de pago. Especifica las opciones de los límites de tolerancia y cuando se debe realizar la compensación o la asignación manual.
Características Introducir avisos de pago recibidos de los clientes Copiar manualmente o electrónica, todos los avisos de pago entrantes al sistema. Introduce avisos de pago recibidos en el centro de trabajo Gestión de pagos de la vista Avisos de pago.
Asignación automática de avisos de pago recibidos de pagos entrantes El sistema soporta una asignación automática de avisos de pago recibidos de facturas abiertas y pagos entrantes relacionados. Después de haber transferido los avisos de pago al sistema, este ejecuta una asignación automática a los pagos entrantes relacionados utilizando el número de aviso. Por tanto, ya no necesita buscar posiciones abiertas o asignar de forma manual a pagos entrantes. Esto no tiene como consecuencia ninguna contabilización en el sistema. El sistema solo modifica el estado de la factura a Pedido. Los pagos entrantes no se compensan con partidas abiertas hasta la compensación. Si el sistema encuentra diferencias al asignar el aviso a los pagos entrantes que afectan el importe o la fecha de la factura, muestra las diferencias. El sistema también permite avisos de pago que no se pueden asignar a cualquier factura. Para visualizar una lista de avisos de pago, en el centro de trabajo Gestión de pagos seleccione Asignación de pago.
Creando avisos de pago de cliente Si se pagan múltiples facturas de un cliente con débito saliente, el sistema crea automáticamente un aviso de pago cuando utiliza un medio de ejecución del pago. Esto ocurre si se ha especificado en los datos maestros o si el espacio predefinido de la nota al beneficiario del método de pago no es suficiente para representar las explicaciones de las facturas individuales. El sistema no graba avisos de pago enviados a los clientes. Sin embargo puede imprimir avisos con la frecuencia que desee. Puede crear avisos de pago para cada pago o solo para pagos seleccionados: ●
Para cada pago Defina si los avisos de pago se deben crear para pagos en los datos maestros del cliente. Para activar la creación de un aviso de pago para cada pago para el cual tiene autorización a pagar los importes de la factura desde la cuenta del cliente por débito directo con mandato, haga lo siguiente: 1.
En el centro de trabajo Créditos, abra la vista Clientes; luego, abra la subvista Clientes.
2.
Seleccione el cliente para el cual quiere fijar la opción.
3.
Elija Editar
4.
En Control de avisos, seleccione la casilla de selección Aviso de pago necesario. Debe realizar estas opciones individualmente para cada cliente.
●
Para pagos en los que el espacio predefinido para la nota al beneficiario no es suficiente: El aviso de pago se crea con el medio de pago.
●
Para los pagos seleccionados: Si quiere crear un aviso de pago para pagos de facturas individuales o pagos de múltiples facturas sin haberlo predefinido en los datos maestros, haga lo siguiente: 1.
54
→ Datos financieros.
En el centro de trabajo Gestión de pagos, abra la vista Control de pagos.
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2.
Seleccione los pagos necesarios.
3.
Haga clic en Crear aviso de pago . El sistema accede a los datos de factura durante la creación. El nuevo estado de aviso del pago Emitido se visualiza en el área de detalle de la pantalla en Datos de aviso de pago.
Enviar un aviso de pago de cliente Puede enviar avisos de pago salientes electrónicamente si ha realizado las parametrizaciones necesarias en la configuración y para los datos maestros. Para obtener más información, consulte Envío electrónico de avisos de pagos salientes [página 55].
Generar un aviso de pago de proveedor Para imprimir los avisos de pago del cliente o enviarlos electrónicamente si el cliente le ha autorizado a débitos directos, haga lo siguiente: 1.
En el centro de trabajo Gestión de pagos, abra la vista Tareas periódicas y la subvista Ejecuciones de medios de pago.
2.
Haga clic en Nuevo → Ejecución de medios de pago. Aparecerá la pantalla Nueva ejecución de pago.
3.
Complete los campos necesarios de la pantalla Nueva ejecución de medios de pago y seleccione la casilla de selección Incluyendo aviso de pago. Grabe las entradas.
4.
Haga clic en Fijar como activo . Los avisos de pago se generan automáticamente durante la próxima ejecución de medios de pago. Puede generar avisos de pago salientes para cliente más de una vez.
5.
Para programar la impresión o envío electrónico de avisos de pago, y para hacerlo en momentos específicos de forma recurrente, haga clic en Programar . Introduzca los datos necesarios para la programación y grabe las entradas.
Visualización del estado de un aviso de pago de proveedor Puede ver el estado del aviso para cada pago saliente en el centro de trabajo Gestión de pagos, en la vista Control de pagos. El estado se visualiza en los detalles, en Datos del aviso. En el campo Aviso necesario, el sistema también visualiza si se necesita aviso de pago, si se ha especificado en los datos maestros del cliente, o si el espacio de la nota al beneficiario no es suficiente.
Visualizando el historial de avisos de pago Si quiere visualizar el historial de un aviso de pago de cliente, haga lo siguiente: 1.
En el centro de trabajo Gestión de pagos, abra la vista Avisos de pago.
2.
Para visualizar el pago de un cliente específico, seleccione la función de filtro e introduzca el cliente en el campo ID de pagador/beneficiario. Se visualizan todos los avisos del cliente seleccionado. Puede clasificar los avisos según su estado (por ejemplo, liberado, cancelado, confirmado).
2.3.4 Transmisión electrónica de avisos de pago salientes Puede enviar avisos de pago salientes a sus clientes o proveedores mediante una interfaz electrónica si las configuraciones requeridas se realizaron tanto del lado del emisor como del receptor.
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Requisitos previos Parámetros de configuración Definición del alcance Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Se activa la transmisión electrónica de avisos de pagos salientes en su configuración de solución. Para encontrar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance de proyecto . En la etapa Definición del alcance del proyecto, asegúrese de que Gestión de pagos y liquidez esté seleccionado dentro de Gestión de flujo de caja. En la etapa Preguntas, desglose el elemento Gestión de flujo de caja y seleccione Gestión de pagos y liquidez y responda las cuestiones relacionadas con la Transmisión electrónica de avisos de pago salientes.
Datos maestros Tanto la empresa emisora como la receptora del aviso de pago debe tener sus propios estándares de identificación, como un número D-U-N-S (Data Universal Numbering System) de empresa único, el cual es asignado a empresas por Dun & Bradstreet. Ambas partes introducen este ID en los datos maestros y el sistema lo requiere en cada caso para asignar de manera única el intercambio electrónico de datos entre las dos empresas. Los siguientes IDs se pueden utilizar como un formato estándar de identificación: ●
Número de aduana alemana
●
Número D-U-N-S
●
Número de ubicación global
●
Standard Carrier Alpha Code (para empresas de transporte)
Para introducir un ID estándar, vaya al centro de trabajo Gestión organizativa y seleccione
Tareas
comunes Editar estructuras organizativas . En la ficha General , puede introducir su ID estándar mediante el enlace Identificadores de actividades empresariales externas. Tanto el emisor como el receptor necesitan estar de acuerdo sobre el ID estándar a utilizar y comunicarlo mutuamente para poder activar la interfaz electrónica. El siguiente procedimiento utiliza el número D-U-N-S como el ID estándar.
1.
Recuperación de datos y entrada de número D-U-N-S para emisor de aviso de pago: ● Si es el emisor: Vaya al centro de trabajo Débitos y seleccione
Tareas comunes
Mostrar estructuras
organizativas . En la pantalla Estructura organizativa: , la ficha General muestra el número D-U-N-S. Informe al receptor este número. ●
2.
56
Si es el receptor: Navegue hasta el centro de trabajo Créditos y seleccione Clientes. Seleccione el cliente adecuado y elija Editar → General. En la pantalla Cliente corporativo: , introduzca en el campo Número D-U-N-S el número D-U-N-S que recibió del emisor. Elija Grabar.
Recuperación de datos y entrada de número D-U-N-S para receptor de aviso de pago: ● Si es el receptor:
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Navegue hasta el centro de trabajo Créditos y seleccione
Tareas comunes
Mostrar estructuras
organizativas . En la pantalla Estructura organizativa: , la ficha General muestra el número D-U-N-S. Informe al emisor este número. ●
Si es el emisor: Navegue hasta el centro de trabajo Débitos y elija Proveedores. Seleccione el proveedor adecuado y elija Editar → General. En la pantalla Proveedor: , introduzca en el campo Número D-U-N-S el número D-U-N-S que recibió del emisor. Elija Grabar.
Flujo del proceso Para que su empresa sea capaz de enviar avisos de pago electrónicamente, tanto usted como el proveedor necesitan asegurarse de que el canal de publicación XML esté establecido y que la interfaz esté configurada como se describe a continuación.
Configuración de la transmisión electrónica de avisos de pago La función para emitir avisos de pago electrónicamente debe estar activada tanto en la parte emisora como receptora. Las siguientes secciones explican cómo configurar esas parametrizaciones. Configuración de acuerdo de comunicación por parte del receptor 1.
Vaya al centro de trabajo Gestión de aplicaciones y usuarios y seleccione salidas
2.
Gestión de entradas y
Acuerdos de comunicación . Seleccione Nuevo .
En la pantalla Nuevo acuerdo de comunicación, introduzca los datos necesarios incluido el cliente en el campo ID de socio comercial. Introduzca Número Dun & Bradstreet en Tipo de identificación. En Servicio seleccionado, seleccione los siguientes valores: ● Documento comercial: Aviso de pago entrante ●
Plantilla de colaboración: Aviso de pago (entrante mediante SAP ESD)
●
Tipo de plantilla de colaboración: Entrada de XI
En la sección Seguridad en el campo Autenticación, seleccione el valor Certificado de cliente SSL. Como alternativa, seleccione el valor Nombre de usuario/Contraseña y edite el campo Nombre de usuario según corresponda. 3.
El sistema genera una URL que debe informar al emisor. Esto se muestra en Parametrizaciones técnicas.
4.
Elija Grabar.
La interfaz configurada ahora le permite recibir avisos de pago en formato electrónico, en los que se le notifica electrónicamente acerca de las solicitudes de pago. Configuración de acuerdo de comunicación por parte del emisor 1.
Vaya al centro de trabajo Gestión de aplicaciones y usuarios y seleccione salidas
2.
Gestión de entradas y
Acuerdos de comunicación . Seleccione Nuevo .
En la pantalla Nuevo acuerdo de comunicación, introduzca los datos necesarios incluido el proveedor en el campo ID de socio comercial. En el campo Tipo de identificación, introduzca Número Dun & Bradstreet. En Servicio seleccionado, seleccione los siguientes valores: ● Documento comercial: Aviso de pago saliente ●
Plantilla de colaboración: Aviso de pago (saliente mediante SAP ESD)
●
Tipo de plantilla de colaboración: Salida de XI
En Parametrizaciones técnicas, introduzca en el campo URL la URL que el destinatario del aviso de pago le proporcionó.
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En la sección Seguridad en el campo Autenticación, seleccione el valor Certificado de cliente SSL. En el campo Nombre de usuario, seleccione Clave del sistema ByDesign, que le permite utilizar la función Descargar certificado que se muestra al costado. Como alternativa, seleccione el valor Nombre de usuario/Contraseña y edite el campo Nombre de usuario según corresponda. Elija Grabar. 3.
Navegue hasta el centro de trabajo Débitos y elija Proveedores. Seleccione su proveedor y elija Editar Direcciones. En la ficha Comunicación , seleccione Colaboración.
4.
En el campo Aviso de pago saliente, seleccione XML y, luego, Grabar.
→
Ahora puede iniciar transacciones de pago mediante las facturas de proveedor correspondientes y enviar avisos de pago a los proveedores electrónicamente con notificación de las solicitudes de pago. Si el destinatario del aviso de pago no utiliza SAP Business ByDesign pero utiliza un servicio Web, el destinatario puede informar al emisor la URL proporcionada por este servicio Web. El aviso de pago se puede entonces emitir mediante esta URL.
Consulte también Avisos de pago de proveedor [página 58] Introducir un aviso de pago [página 259]
2.3.5 Avisos de pago de proveedor Resumen Un aviso de pago es un mensaje entre el pagador y el beneficiario que automatiza la compensación de posiciones abiertas informando cuándo, y qué importe de qué facturas se pagarán. Ambos, tanto el comprador como el vendedor pueden enviar el mensaje. Los avisos de pago saliente contienen: ●
Importes (importe del pago e importe bruto) y moneda
●
Número de factura de la posición abierta
Los avisos de pago entrante contienen: ●
Importes (importe del pago e importe bruto) y moneda
●
Entradas de la posición abierta (como número de factura)
Dependiendo de la política de empresa, los proveedores reciben un aviso de pago para cada pago o solo para pagos que combinan múltiples facturas. Puede crear un aviso de pago para informarle al beneficiario qué posiciones abiertas se compensará con el pago, y facilitarle la tarea de asignar el pago a la posición abierta. Si ha autorizado a los proveedores a débito directo con mandato, ellos pueden mandar un aviso de pago para anunciar el débito directo desde la cuenta e indicar qué posiciones abiertas se compensan con este pago. Trata los avisos de pago en el centro de trabajo Gestión de pagos. Al proceso empresarial del aviso de pago se le aplica:
58
●
Un aviso de pago es un mensaje sobre una operación de pago.
●
Un aviso de pago puede hacer referencia a una o varias operaciones comerciales, pero solo a un pago.
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●
Un aviso de pago puede contener una nota a un método de pago, por ejemplo, una transferencia bancaria o un cheque.
●
Un aviso de pago individual puede hacer referencia tanto al procesamiento de pagos tanto nacional como internacional.
●
Cada aviso de pago hace referencia solo a una fecha de pago.
●
Dependiendo de los acuerdos tomados, un aviso de pago se puede crear por y para cada cliente o proveedor.
Los avisos de pago se imprimen al realizar la ejecución de pagos, si se ha seleccionado el campo relevante en la ejecución del medios de pago y si se cumplen ciertos requisitos (véase la sección Crear avisos de pago de proveedor). Los avisos de pago entrante se asignan a pagos por defecto. Los avisos de pago entrante que vencen en el futuro se incluyen en la previsión de liquidez. Para ver la previsión de liquidez abra la vista Posición de caja y previsión de efectivo en el centro de trabajo Gestión de liquidez.
Requisitos previos Ha establecido las siguientes parametrizaciones predefinidas en la configuración y los datos maestros: Definición del alcance En
Preguntas Gestión de flujo de caja , ha establecido las parametrizaciones básicas para los procesos de pago.
Ajuste preciso En el centro de trabajo Configuración empresarial, en la lista de tareas incluida en la fase Ajuste preciso, ha establecido las siguientes parametrizaciones relevantes para la gestión de flujo de caja: ●
Para avisos de pago salientes: ○ Ha configurado la nota para el beneficiario en caso que se deba imprimir un aviso de pago.
●
Para avisos de pago entrantes: ○ Estrategias de compensación Las opciones que realice aquí se aplicarán también a los avisos de pago. Especifica las opciones de los límites de tolerancia y cuando se debe realizar la compensación o la asignación manual.
Características Introducir avisos de pago recibidos de los proveedores Copiar manualmente o electrónica, todos los avisos de pago entrantes al sistema. Introduce avisos de pago recibidos en el centro de trabajo Gestión de pagos de la vista Avisos de pago.
Crear avisos de pago de proveedor Si se pagan múltiples facturas de un proveedor con un pago saliente, el sistema crea automáticamente un aviso de pago cuando utiliza un medio de ejecución del pago. Esto ocurre si se ha especificado en los datos maestros o si el espacio predefinido de la nota al beneficiario del método de pago no es suficiente para representar las explicaciones de las facturas individuales. El sistema no graba avisos de pago enviados a los proveedores. Sin embargo puede imprimir avisos con la frecuencia que desee. Puede crear avisos de pago para cada pago o solo para pagos seleccionados: ●
Para cada pago Defina si los avisos de pago se deben crear para pagos en los datos maestros del proveedor. Para activar la creación de avisos de pago para cada pago, haga lo siguiente: 1.
En el centro de trabajo Débitos, abra la vista Proveedoresy la subvista Proveedores.
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2.
Seleccione el proveedor para el cual quiere fijar la opción.
3.
Seleccione Editar
4.
En Control de avisos, seleccione la casilla de selección Aviso necesario.
→ Datos financieros.
Debe realizar estas opciones individualmente para cada proveedor. ●
Para pagos en los que el espacio predefinido para la nota al beneficiario no es suficiente: El aviso de pago se crea con el medio de pago.
●
Para los pagos seleccionados Si quiere crear un aviso de pago para pagos de facturas individuales o pagos de múltiples facturas sin haberlo predefinido en los datos maestros, haga lo siguiente: 1.
En el centro de trabajo Gestión de pagos, abra la vista Control de pagos.
2.
Seleccione los pagos necesarios.
3.
Haga clic en Crear aviso de pago . El sistema accede a los datos de factura durante la creación. El nuevo estado de aviso del pago Emitido se visualiza en el área de detalle de la pantalla en Datos de aviso de pago.
Enviar un aviso de pago de proveedor Puede enviar avisos de pago salientes electrónicamente si ha realizado las parametrizaciones necesarias en la configuración y para los datos maestros. Para obtener más información, consulte Envío electrónico de avisos de pagos salientes [página 55].
Generar un aviso de pago de proveedor Para imprimir avisos de pago o enviarlos electrónicamente, haga lo siguiente: 1.
En el centro de trabajo Gestión de pagos, abra la vista Tareas periódicas y la subvista Ejecuciones de medios de pago.
2.
Seleccione Nuevo → Ejecución de medios de pago Aparecerá la pantalla Nueva ejecución de pago.
3.
Complete los campos necesarios de la pantalla Nueva ejecución de medios de pago y seleccione la casilla de selección Incluyendo aviso. Grabe las entradas.
4.
Seleccione Activar . Los avisos de pago se generan automáticamente durante la próxima ejecución de medios de pago. Puede generar avisos de pago salientes para proveedor más de una vez.
5.
Para programar la impresión o envío electrónico de avisos de pago, y para hacerlo en momentos específicos de forma recurrente, seleccione Programar . Aparece la pantalla Programar tarea. Introduzca los datos necesarios para la programación y grabe las entradas.
Visualización del estado de un aviso de pago de proveedor Puede ver el estado del aviso para cada pago saliente en el centro de trabajo Gestión de pagos, en la vista Control de pagos. El estado se visualiza en los detalles, en Datos del aviso. En el campo Aviso necesario, el sistema también visualiza si se necesita aviso de pago, si se ha especificado en los datos maestros del proveedor, o si el espacio de la nota al beneficiario no es suficiente.
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2.3.6 Procesamiento de transacción de punto de venta Resumen La vista Transacciones de punto de venta le permite procesar transacciones de ventas y transacciones de caja, como transferencia de efectivo o transacciones de cierre de caja, desde un sistema externo. Una transacción en el punto de venta es, normalmente, una transacción comercial que se realiza en el punto de ventas y que se registra posteriormente en un sistema externo (remoto) antes de transferirla, más adelante, al sistema SAP Business ByDesign. Si una transacción de ventas o de caja está completa y es consistente, el sistema la procesa automáticamente y la envía a Gestión financiera y a Gestión de inventario. No obstante, si la transacción de ventas o de caja está incompleta o es inconsistente, puede utilizar la vista Transacciones de ventas y Transacciones de caja para recibir, analizar y procesar los datos de la transacción de ventas. A continuación, puede visualizar y corregir los datos antes de liberarlos a Gestión financiera y Gestión de inventario. Si es necesario, puede utilizar la subvista Resúmenes de ventas para verificar si faltan transacciones de ventas visualizando los resúmenes de ventas que envía periódicamente el sistema externo. Puede acceder a la subvista Resúmenes de ventas desde el centro de trabajo Facturación a clientes en Resúmenes de ventas. Para obtener más información, consulte Verificar un resumen de ventas. Tenga en cuenta que un cliente puede pagar una transacción de venta (compra) en efectivo, con tarjeta de crédito o con factura (el cliente recibe una factura que se crea en el sistema externo). Si un cliente devuelve un artículo vendido al punto de venta, se enviará una nueva transacción de venta que incluirá una posición de venta con un código de motivo de devolución asociado y los importes y cantidades negativos. El procedimiento utilizado para procesar la transacción de venta es exactamente igual al utilizado para una transacción de venta que contiene cantidades e importes positivos. El procesamiento de transacciones de punto de venta soporta la venta y rescate de vales de regalo.
Requisitos previos Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. ●
Ha obtenido un acuerdo por escrito con SAP o un acuerdo por escrito entre el cliente y un proveedor de una solución de un tercero aprobada por SAP para esta funcionalidad en particular, dado que no está incluida en la licencia de SAP Business ByDesign. Las transacciones de punto de venta se habilitan en la configuración de su solución. Para acceder a esta opción empresarial, vaya a Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance del proyecto . En el paso del proyecto Definición del alcance, asegúrese de que se ha seleccionado Punto de venta dentro de Facturación a clientes. En la etapa Preguntas, despliegue el elemento de definición del alcance Ventas y seleccione Facturación a cliente. Seleccione Punto de venta y conteste todas las preguntas relacionadas con la integración del punto de venta.
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●
Verifique que todos los datos maestros necesarios hayan sido creados, por ejemplo: ○ Datos de cliente Los datos de cliente deben ser sincronizados regularmente entre el sistema externo (remoto) y el sistema SAP Business ByDesign. ○
Datos sobre materiales (para ventas de artículos gestionados por inventario) Los datos de materiales se deben sincronizar regularmente entre el sistema externo (remoto) y el sistema SAP Business ByDesign.
○
Gastos menores
○
Centro de compensación
○
Cuenta de centro de compensación
○
Cuentas de mayor para ingresos
○
Proyectos y tareas correspondientes para eventos asignados por el sistema externo
○
Sitios (para ventas de artículos gestionados por inventario)
○
Área de logística (para ventas de artículos gestionados por inventario)
○
Condiciones de pago
○
Datos de tarjeta de crédito para clientes (si es necesario)
○
Datos de cuenta bancaria para la representación de cuentas con servicios de pago en línea (si es necesario)
Flujo de proceso Escenario 1: Transacciones de venta 1.
El cliente realiza una compra desde un canal de distribución externo. Se encuentran disponibles las siguientes variantes de compra estándar: ● Compra en efectivo ●
Compra con tarjeta de crédito
●
Compra con factura
●
Compra con tarjeta de crédito sin datos del cliente y otras tarjetas de pago
●
Compra utilizando un servicio de pago en línea
●
Compra mixta (por ejemplo, al utilizar una combinación de pago en efectivo y pago con tarjeta de crédito)
2.
El sistema externo inicia una carga de lote y envía los datos al procesamiento de transacción de punto de venta.
3.
El Procesamiento de transacciones de punto de venta realiza una de las siguientes acciones: ● Si los datos de transacción de venta son inconsistentes, la transacción de venta no se libera automáticamente y es necesario una corrección manual de los datos antes de liberarla a Gestión financiera y Gestión de inventarios. Para obtener más información acerca de la corrección manual, consulte Corregir y liberar una transacción de punto de venta. ●
Si los datos de transacción de venta son consistentes, se liberan automáticamente a Gestión financiera y Gestión de inventarios.
Escenario 2: Transacciones en efectivo — Transferencia de efectivo 1.
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El cajero hace una transferencia de fondos de unos gastos menores a otros, por ejemplo, del registro de caja a la caja fuerte principal, e introduce el importe de la transferencia en el dispositivo del punto de venta.
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2.
El sistema externo inicia una carga de lote y envía los datos al procesamiento de transacción de punto de venta.
3.
El procesamiento de transacción de punto de venta realiza una de las siguientes acciones: ● Si los datos de la transacción de transferencia de efectivo son inconsistentes, la transacción no se libera automáticamente y será necesaria una corrección manual de los datos antes de liberarlos a Gestión financiera. Para obtener más información acerca de la corrección manual, consulte Corregir y liberar una transacción al contado. ●
Si los datos de la transacción de transferencia de efectivo son consistentes, se liberan automáticamente a Gestión financiera.
Escenario 3: Transacciones en efectivo — Cierre de caja 1.
El cajero cuenta el importe de efectivo en gastos menores y lo introduce en el dispositivo del punto de venta. Por lo general, se realiza regularmente al final de un determinado período de tiempo, por ejemplo, un día.
2.
El sistema externo calcula la diferencia entre el importe contado y el importe previsto y lo transfiere al Procesamiento de transacciones de punto de venta. Los importes absolutos (contados y previstos) no se transfieren al Procesamiento de transacciones de punto de venta.
3.
El Procesamiento de transacciones de punto de venta realiza una de las siguientes acciones: ● Si los datos de la transacción de cierre de caja son inconsistentes, la transacción no se libera automáticamente y será necesaria una corrección manual de los datos antes de liberarlos a Gestión financiera. Para obtener más información acerca de la corrección manual, consulte Corregir y liberar una transacción al contado. ●
Si los datos de la transacción de cierre de caja son consistentes, se liberan automáticamente a Gestión financiera.
Consulte también Guía rápida Transacciones de punto de venta Procesamiento de transacción de punto de venta en Gestión financiera
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3 Débitos
3.1 Conceptos básicos 3.1.1 Partidas abiertas de débitos Resumen Las posiciones abiertas son facturas abiertas contabilizadas de mercancías y servicios o abonos que no se han pagado. Con la lista de las partidas abiertas de los proveedores de su empresa, puede supervisar las fechas de las salidas de pago para evitar intereses de demora y utilizar descuentos por pronto pago. Los pagos abiertos también se visualizan en la lista de partidas abiertas. Además, puede obtener un resumen de para qué cuentas de cliente todavía debe editar posiciones abiertas.
Requisitos previos Para visualizar partidas abiertas, debe haber indicado y contabilizado previamente una factura de cliente en el sistema. Si no ha asignado una compañía al proveedor cuando creó los datos maestros, el sistema trata de hacerlo automáticamente con la primera factura contabilizada. También puede asignar la empresa personalmente. Para hacerlo, realice lo siguiente: 1.
En el centro de trabajo Débitos, abra la vista Proveedoresy la subvista Proveedores.
2.
Seleccione el proveedor adecuado y elija Editar Se abrirá una ventana de diálogo.
3.
Seleccione el área Datos de pago .
4.
Puede utilizar Añadir fila para crear una cuenta de cliente nueva e indicar la empresa.
5.
Configure los grupos de determinación de cuentas.
→ Datos financieros.
Para obtener más información, consulte Configuración empresarial de determinación de cuentas para una transacción comercial.
Vista de las listas de partidas abiertas Para obtener un resumen de sus partidas abiertas, seleccione la vista Informes en el centro de trabajo Débitos. En la lista se agrupan los informes siguientes que muestran información sobre las partidas abiertas a sus clientes: ●
Lista de posiciones abiertas – Proveedores El informe enumera las partidas abiertas para cada proveedor en una fecha clave específica.
●
Lista de partidas- Proveedores El informe visualiza todas las partidas (abiertas, compensadas y parcialmente compensadas) de cada cliente para un período específico. También puede visualizar sólo las partidas abiertas de sus proveedores para un período seleccionado.
●
Lista de antigüedad para débitos Este informe muestra las posiciones abiertas vencidas de sus proveedores, organizadas por los días que hace que han vencido. También se visualizan las partidas que todavía no han vencido en su totalidad.
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●
Lista de previsiones para débitos Este informe muestra para cada proveedor los débitos abiertos para los que la fecha de vencimiento es posterior a la fecha clave especificada y se encuentra en el futuro. De esta forma, puede obtener un resumen de las salidas de pago que hay que realizar.
Los informes toman los datos del registro de débitos y créditos comerciales, los replican en una base de datos independiente e importan los datos conforme al perfil de informe que ha seleccionado. Una vez que ha seleccionado el informe, puede grabar distintas consultas para estandarizar actividades repetitivas. Por ejemplo, para crear el informe Lista de posiciones abiertas: Proveedores, debe introducir la empresa, la moneda, la fecha clave y la fecha de conversión de la moneda de visualización. Si deja vacío el campo de entrada Distribuidor , el informe selecciona todos los proveedores. Los informes Lista de antigüedad para débitos y Lista de previsión para débitos, requieren que también indique el período de antigüedad/análisis de previsiones. También tiene la opción de seleccionar un proveedor específico si sólo desea visualizar las partidas abiertas para un proveedor en concreto. En el informe Lista de partidas: Proveedores, puede utilizar el estado para especificar si solo deben mostrarse las posiciones compensadas, las parcialmente compensadas o las abiertas. Si ha grabado una consulta como variante de selección, ésta aparece para selección en la misma pantalla en la lista Variantes disponibles. Puede modificar y grabar una variante de selección marcada si quiere copiar las modificaciones para la variante de selección existente. Si lo que quiere es grabar la consulta con un nombre nuevo, marque Grabar como. Así la consulta nueva se graba como variante de selección. El informe Estadísticas de pago: Proveedores también se suministra para visualizar partidas abiertas. Además de la opción de visualizar las partidas abiertas en un informe, también puede visualizar las partidas abiertas de un distribuidor específico usando el Monitor de cuenta de distribuidor. Para obtener más información, consulte Monitor de cuenta de proveedor [página 65].
Consulte también Configuración empresarial de determinación de cuentas para una transacción comercial Monitor de cuenta de proveedor [página 65]
3.1.2 Monitor de cuenta de proveedor Resumen El monitor de cuentas de proveedor le ofrece un resumen de los débitos a los proveedores, por ejemplo, para verificar qué facturas debe pagar la empresa en lo próximos días. También puede usarlo al tratar las solicitudes del proveedor o al compensar las posiciones abiertas en una cuenta. También le ofrece un resumen de las deudas que mantiene con sus empleados. De este modo, puede comprobar qué informes de gastos están pendientes de pago, por ejemplo. Para acceder al monitor de cuenta del proveedor 1.
En el centro de trabajo Débitos, abra la vista Cuentas de proveedores.
2.
Seleccione un proveedor y haga clic en Vista . Para ver una cuenta de empleado, utilice el filtro para ver los empleados.
Se muestran las siguientes fichas: ●
General Muestra la dirección del proveedor, las posiciones abiertas totales en la moneda de la transacción y saldos valuados en la moneda de la empresa. También puede visualizar datos de transacción contable, como la moneda de la empresa o el conjunto estándar de libros.
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Además, puede acceder a la cuenta del cliente si definió los roles del cliente y del proveedor en los registros de datos maestros. ●
Acreedores por suministros y servicios — Facturas/Pagos Muestra las transacciones hechas en una cuenta de proveedor particular. También puede crear pagos manuales y comenzar la compensación manual de los pagos. Puede filtrar las facturas, las notas de créditos y los pagos según su estado: ○ Posiciones abiertas muestra las posiciones abiertas y las posiciones parcialmente compensadas. ○
Posiciones compensadas muestra las posiciones compensadas y las posiciones canceladas.
○
Todas las posiciones muestra todas las posiciones.
Puede incluir en la visualización las posiciones estadísticas, como solicitudes de anticipos y solicitudes de letras de cambios. La información sobre las posiciones se presenta en formato de tabla e incluye: estado, referencia externa, tipo de documento, fecha de documento, fecha de vencimiento neto, fecha de contabilización, importe abierto en moneda de transacción e ID de compensación. En el área de detalles que se encuentra debajo de la tabla, se muestra información adicional acerca de la posición seleccionada en la tabla. Esta incluye el importe en la moneda de transacción, el importe del descuento, las condiciones de pago y fechas de vencimiento, la modalidad de pago y los detalles de bloqueo de pago. Las columnas (opcionales) Importe de documento en moneda de transacción o Importes compensados pueden mostrar un total que no es igual a cero. Esto significa que el total de los pagos y las notas de crédito no es igual al total de las facturas. Esto ocurre cuando se transfiere una posición a otra cuenta o cuando se aplica un descuento. ●
Acreedores por suministros y servicios — Contabilizaciones Muestra las transacciones hechas en una cuenta de proveedor particular en un período específico, incluidos los saldos iniciales y de cierre. También es posible realizar la clasificación según ID de referencia de posiciones abiertas a fin de ver las entradas de crédito y de débito asociadas.
●
Modificaciones Aquí puede visualizar el historial de modificaciones para una cuenta de proveedor en particular.
●
Informes Aquí puede ejecutar informes en saldos y acceder a informes sobre antigüedad y previsiones para el proveedor seleccionado.
Características Detalles de posiciones individuales En los detalles de posiciones individuales, puede ver el estado, la fecha de vencimiento, el importe, el importe de descuento por pronto pago, el ID del documento de compensación, la fecha de creación y otra información de cada factura, nota de crédito o pago. También puede ver todos los asientos relacionados con esta posición. Para posiciones que aún no se incluyeron en ningún proceso de compensación o pago y tienen el estado Abierto, puede realizar modificaciones en las condiciones de descuento o la información sobre modalidad/bloqueo de pago.
Posiciones de partición Si hay sólo un pago parcial para una factura que implica una compensación parcial de la factura, el sistema crea posiciones de partición para la factura con IDs de posición de partición. Cada posición de partición tiene su propio estado (Abierto o Compensado). Por lo tanto, una factura que sólo está parcialmente compensada tiene, precisamente, una posición de partición abierta.
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Nuevo gasto/crédito Puede utilizar esta función para crear una nueva posición abierta para la que actualmente no existe una factura, por ejemplo, para describir tasas o pagos de alquiler. Por ejemplo, puede introducir una posición para tasas y luego compensarla una vez que se pagaron las tasas.
Compensación manual La función de compensación manual de la subficha Facturas/pagos de la ficha Acreedores por suministros y servicios permite compensar manualmente pagos de clientes con facturas pendientes si el sistema no pudo realizar la compensación automáticamente. También es posible compensar notas de créditos con facturas o salidas de pagos del proveedor (por ejemplo, devolución mediante transferencia bancaria u otras devoluciones) con notas de crédito. Cuando se realiza la compensación, es posible que el saldo de las posiciones seleccionadas no sea cero. Las diferencias se pueden amortizar o mantener como posiciones abiertas, las cuales se pueden compensar más adelante con pagos futuros. Para iniciar la compensación manual: 1.
Seleccione las facturas necesarias y a continuación haga clic en Compensar manualmente . Sólo las posiciones que no están ya en compensación (no se ha creado ninguna propuesta de pago) están disponibles para edición.
2.
Seleccione las posiciones abiertas relevantes y a continuación haga clic Asociar posiciones . Se muestra el saldo total de las posiciones seleccionadas. Si utiliza la función de división de posiciones abiertas, puede utilizar el monitor de cuenta de cliente sólo para realizar la compensación manual (no la automática). Las posiciones tienen la misma referencia externa y, por lo tanto, deben ser compensadas manualmente e incluidas en compensaciones separadas.
Pago manual La función de pago manual ( Pagar manualmente por ) de la subficha Facturas/pagos de la ficha Acreedores por suministros y servicios , permite pagar facturas o notas de crédito con cheque, transferencia bancaria o débito directo. Las modalidades de pago disponibles están basadas en la definición de los datos maestros de proveedor.
Pago insuficiente Si surge una diferencia debido a que los pagos realizados son inferiores al importe de la factura y producen beneficios de explotación varios, puede representarlo de la siguiente manera: ●
●
Puede distribuir el importe de diferencia a todas las posiciones seleccionadas juntas: 1.
Seleccione Compensar manualmente .
2.
Seleccione Aplicar descuento o crédito .
3.
Introduzca el importe y el motivo. El sistema distribuirá el importe completo de la diferencia a las posiciones.
Puede distribuir el importe de diferencia cada posición seleccionada: 1.
Seleccione Compensar manualmente .
2.
Seleccione la posición adecuada en la tabla.
3.
Seleccione Descuentos y créditos adicionales.
4.
Seleccione Añadir fila.
5.
Introduzca el importe y el motivo.
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El comportamiento preciso también depende de las parametrizaciones de la estrategia de compensación ajustadas en Ajuste preciso. El sistema realiza automáticamente la consolidación fiscal asociada con el pago insuficiente.
Pago excesivo Si surge una diferencia porque un pago efectuado es superior al importe de la factura (por ejemplo, si ha concedido el procedimiento de cobro a un proveedor que ha cobrado demasiado), puede asignar el importe total del pago a la cuenta del proveedor y dejar el importe en la cuenta del proveedor como pago a cuenta. Si el sistema pudo asignar pagos a las facturas abiertas en base a las referencias de facturas y se realizó la compensación, creará una tarea para compensación de pago en caso de pago excesivo. Esto depende de las parametrizaciones de la estrategia de compensación definidas en Ajuste preciso. En caso de diferencias, puede elegir cualquiera de las siguientes opciones: ●
En el centro de trabajo Débitos de la vista Compensación de pagos, puede dejar el saldo remanente como un pago a cuenta.
●
Puede ponerse en contacto con el proveedor y acordar la devolución del importe de pago excesivo.
●
Puede compensar manualmente el importe de diferencia: 1.
Seleccione Compensar manualmente .
2.
Seleccione las posiciones relevantes.
3.
Seleccione Aplicar descuento o crédito e introduzca un motivo para la diferencia y el importe.
El sistema no realiza rectificaciones de impuestos con respecto al importe de pago excesivo. Para realizar una rectificación de impuestos para el importe de pago excesivo, utilice la vista Asientos fiscales manuales del centro de trabajo Gestión fiscal.
Reinicializar compensación Puede reinicializar la compensación, por ejemplo, si se asignó una factura a un pago incorrecto y, luego, se compensó. Para hacerlo, realice lo siguiente: Si necesita cancelar una factura para un proveedor que ya fue pagada, primero anule la compensación en el centro de trabajo Débitos y, luego, cancele la factura en el centro de trabajo Facturación a proveedores. Si primero cancela la factura para el proveedor en el centro de trabajo Facturación a proveedores, la compensación original aún existirá y el sistema generará una nueva posición abierta (documento de anulación). Si ya transfirió manualmente la factura original a otra cuenta, se mostrará una posición de anulación en la cuenta original. Transfiera la posición de anulación de la misma manera que la factura original. Luego, puede compensar la factura original con el documento de anulación. Para obtener más información, consulte Cancelar una factura para proveedor [página 50]. 1.
En el Monitor de cuenta de proveedor, haga clic en Facturas/Pagos y filtre por posiciones compensadas.
2.
Seleccione la posición para la que desea deshacer la compensación y seleccione Documento de compensación .
3.
Seleccione Visualizar todos . Verá una lista con los documentos de compensación para esta posición.
4.
Seleccione Reinicializar compensación .
5.
Introduzca una fecha de cancelación y la descripción del documento (si lo desea).
6.
Seleccione OK .
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La posición ya no se compensa y se muestra con el estado Abierto o Parcialmente compensado.
Compensar al cancelar una factura Si crea una factura parcialmente o completamente compensada, o una factura con referencia a un anticipo, el sistema compensa automáticamente una parte de la factura. En general, la factura permanece parcialmente abierta y el anticipo se compensa. Sin embargo, se pueden compensar parcialmente la factura y el anticipo, según los importes que eligió. Si cancela esta factura, el sistema crea una factura de cancelación. Además, se crea un documento de cancelación en el registro de créditos y débitos. Ahora tiene las siguientes opciones de compensación: ●
Puede anular la compensación para la factura en el monitor de cuenta de proveedor y, luego, compensar la factura manualmente con la factura de cancelación. Entonces, la factura y la factura de cancelación tendrán el estado Compensado y el anticipo tendrá el estado Abierto.
●
Si prefiere no involucrar el documento de compensación para la factura, posiblemente porque definió un descuento por pronto pago y otras deducciones para documentos adicionales que también deben ser compensados, puede utilizar la factura de compensación para compensar otras posiciones abiertas (de la misma manera que para las notas de crédito).
●
Si no puede aplicar estas consideraciones y no hay más posiciones disponibles para compensar, puede compensar el reembolso una vez haya recibido el pago del proveedor. Para obtener más información, consulte Anticipos realizados en Finanzas [página 72] y Crear una solicitud de anticipo.
Otras funciones También puede realizar las siguientes acciones en la subficha Facturas/Pagos de la ficha Acreedores por suministros y servicios: ●
Realizar recontabilizaciones simples o múltiples de facturas o pagos
●
Transferir todas las posiciones a otra cuenta de proveedor
●
Dividir posiciones abiertas Puede dividir un pago entre diferentes cuentas de reconciliación, por ejemplo, para reflejar una garantía para la compra de una casa.
●
Exportar los detalles de una cuenta de proveedor a Microsoft Excel
●
Fijar o reinicializar bloqueos de pago El bloqueo de reclamación sólo se aplica a pagos provocados por su empresa. Los pagos recibidos no son reflejados por el bloqueo. El bloque de pago no produce un bloqueo de entrega.
Integración Si tiene un proveedor que también es cliente, también puede verlo en el monitor de cuenta de cliente, en el centro de trabajo Créditos. Debe crear dos veces los datos maestros de este socio comercial . Para obtener más información, consulte Socios comerciales.
Consulte también Asignación y compensación de pagos [página 192]
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3.1.3 Descuentos por pronto pago para débitos en Finanzas Resumen Se puede aplicar un descuento por pronto pago al pago de una factura de proveedor. Esto se puede hacer manualmente o automáticamente. El sistema contabiliza automáticamente la deducción del descuento por pronto pago.
Requisitos previos Parámetros de configuración Ajuste preciso Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Active descuentos por pronto pago para Débitos en Finanzas en la configuración de su solución. Para hacerlo, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y, luego, seleccione Descuento por pronto pago para Débitos en Finanzas de la lista de actividades. ●
Debe definir las condiciones de pago. Para hacerlo, seleccione Proveedores
●
Datos empresariales generales
Editar condiciones de pago .
Es necesario tener una cuenta para Descuentos por pronto pago descontados, introducirla en las estructuras de informes financieros y asignarla en determinación de cuentas para la transacción comercial Descuento por pronto pago para pago/descuento. Seleccione gestión
●
Contabilidad financiera y de
Plan de cuentas, Estructuras de informes financieros, Determinación de cuentas .
Debe haber definido su estrategia de pago. Para ello, seleccione
Gestión de flujo de caja
Estrategia de
pago .
Deducción automática de un descuento por pronto pago Puede determinarse un descuento por pronto pago automáticamente y deducirse cuando se paga la factura de un proveedor, con los siguientes datos: ●
Condiciones de pago para cada proveedor: Las condiciones de pago fueron asignadas en los datos maestros del proveedor relevante.
●
Condiciones de pago para cada factura: Las condiciones de pago se asignaron cuando se introdujo la factura de proveedor. Si existen condiciones de pago para una factura de proveedor, el sistema siempre aplica estas condiciones, no las condiciones de pago introducidas en los datos maestros para ese proveedor. Si no se asignaron condiciones de pago al introducir la factura, el sistema aplica las condiciones de pago para el proveedor relevante.
●
Estrategia de pago: La estrategia de pago especifica cómo el importe de descuento por pronto pago y la fecha de pago se determinan con las condiciones de pago. La estrategia de pago se puede aplicar a un solo proveedor o a una empresa.
El importe del descuento por pronto pago y la fecha de pago para una factura de proveedor son los estándares en la lista de propuestas de pagos. Puede sobrescribir el importe del descuento y la fecha de pago. Puede encontrar la
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lista de propuestas de pago en el centro de trabajo Débitos en Pagos automáticos. Para obtener más información acerca de salidas de pagos, consulte Salidas de pagos [página 11].
Deducción manual de un descuento por pronto pago Reinicializar manualmente Puede introducir un descuento por pronto pago mientras reinicializa manualmente una partida abierta en el monitor de cuenta de proveedor. En el centro de trabajo Débitos, seleccione proceda del siguiente modo:
Proveedores
Cuentas de proveedores
1.
Seleccione un proveedor y elija Visualizar .
2.
Seleccione las posiciones adecuadas y elija Compensar manualmente .
3.
Introduzca el importe adecuado en el campo Descuento por pronto pago de la factura.
y
Lista de propuestas de pagos El descuento se estandariza en la lista de propuestas de pagos. Es posible sobrescribir la propuesta. Puede encontrar la lista de propuestas de pago en el centro de trabajo Débitos en Pagos automáticos.
Contabilizar un descuento por pronto pago descontado Cuando paga una factura de proveedor, el descuento por pronto pago se contabiliza utilizando el procedimiento bruto. El impuesto deducible sobre el valor añadido se corrige automáticamente para la fecha de pago de la factura El modo en que se contabilizan los descuentos por pronto pago depende de si éstos se combinan con una entrada de mercancías: ●
Recibo de factura con entrada de mercancías:El descuento por pronto pago no se contabiliza hasta que no se realice la compensación EM/RF.
●
Recibo de factura sin entrada de mercancías: El descuento por pronto pago se contabiliza en la cuenta original en el asiento contable para la factura de proveedor, es decir, en la cuenta de gastos o en el activo fijo.
Descuentos por pronto pago para pagos parciales Si una factura sólo se compensa parcialmente, el descuento por pronto pago se calcula y contabiliza en la cuenta de pago. Si usted va a procesar una salida de pago iniciada exteriormente, y definió en la configuración del sistema que se siempre genere una tarea para pagos insuficientes, el artículo no se compensa, y el sistema crea una tarea correspondiente. Para una factura de 1000 EUR con un descuento por pronto pago de 3 %, se realiza un pago parcial de 97 EUR. Además, el sistema contabiliza el descuento por pronto pago de 3 EUR proporcionalmente. Esto resulta en un importe de compensación de EUR 100. Los importes se proponen automáticamente para compensación.
Descuentos por pronto pago para compensar notas de crédito Si las condiciones de pago de la nota de crédito coinciden con las de la factura (por ejemplo, para una nota de crédito relevante para la factura), se contabiliza un descuento por pronto pago para la factura y la nota de crédito. Para una factura de 1000 EUR con un descuento por pronto pago de 3% y para una nota de crédito de 100 EUR con un descuento por pronto pago de 3%, se calcula un descuento por pronto pago de 3 EUR para el importe de compensación de 100 EUR. El descuento por pronto pago se contabiliza como importe negativo para la factura y como importe positivo para la nota de crédito, lo que significa que no se paga ningún descuento por pronto pago. Si la nota de crédito no tiene términos de descuento por pronto pago, se calcula un descuento y se contabiliza en la nota de crédito durante la compensación manual. SAP Business ByDesign 1302 Débitos
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Para una factura de 1000 EUR con un descuento por pronto pago de 3% y una nota de crédito adicional de 97 EUR sin descuento por pronto pago, se contabiliza también un descuento por pronto pago de 3 EUR. Esto produce un importe de compensación de 100 EUR.
Descuentos por pronto pago para anticipos Durante la compensación de una factura de proveedor (por ejemplo, de 1.000 EUR) con un anticipo (por ejemplo, de 100 EUR), el sistema no contabiliza un descuento por pronto pago. Si el sistema crea el pago final durante la ejecución automática del pago, por ejemplo, calcula el descuento por pronto pago para el pago restante. En el ejemplo, serían 900 EUR. Si desea aplicar el descuento por pronto pago al importe total de la factura, puede seleccionar, al procesar la propuesta de pago, las facturas de proveedor para las que ha recibido anticipos y puede ajustar el descuento por pronto pago al importe total de factura. Para visualizar y procesar una propuesta de pago, seleccione
Débitos
Compensación automática .
Consulte también Monitor de cuenta de proveedor [página 65] Compensación EM/RF Salidas de pagos [página 11] Configuración: Estrategias de pago Proveedores - Guía de configuración
3.1.4 Anticipos realizados en Finanzas Resumen Antes de producir mercancías o proporcionar servicios, algunas veces es necesario hacer un anticipo del importe de factura. En estos casos, el proveedor envía una solicitud de anticipo que se introduce en el sistema. La solicitud de anticipo se visualiza en el saldo de débitos, como una posición abierta estadística. El importe de la solicitud de anticipo no se contabiliza en contabilidad inicialmente, tampoco se indica el importe impositivo. Esto ocurre posteriormente cuando se realiza el pago. Los anticipos pueden realizarse de forma manual o automática con una ejecución de pagos programada. Si el sistema crea el pago, los importes del impuesto y los de anticipos se contabilizan en las cuentas de libro mayor correspondientes. Una vez se ha recibido la factura final para el importe total, el sistema asigna automáticamente la posición de factura total a la posición de anticipo si las referencias concuerdan. Se realiza una contabilización de transferencia desde la cuenta de Anticipos realizados a la de Créditos La entrada de impuestos que resulta del anticipo realizado se cancela y se registra una nueva entrada de impuestos con el importe desde la factura total. Para obtener más información acerca de contabilizaciones para anticipos, véase Contabilizaciones para anticipos (método bruto) [página 372].
Requisitos previos Las cuentas de anticipos se encuentran en el centro de trabajo Configuración empresarial, en la vista Lista de actividades la fase Ajuste preciso. Para navegar hasta este paso, seleccione Contabilidad financiera y de gestión >
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Plan de cuentas, estructuras de informes financieros, determinación de cuentas -> Proveedores o Clientes. Para obtener más información acerca de la determinación de cuentas, consulte Configuración empresarial de determinación de cuentas para una transacción comercial y Cuentas de reconciliación.
Flujo de proceso 1.
Crear solicitud de anticipo Una solicitud de anticipo nueva se crea en el centro de trabajo Facturación de proveedores. Si un anticipo se basa en un pedido de cliente definido en el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, debe introducir una solicitud de anticipo con una referencia de pedido de cliente (y el número de pedido de cliente relevante). Si introduce una factura más adelante, el sistema utiliza el número de pedido de cliente para identificar automáticamente el anticipo al que se hace referencia. Para obtener más información, consulte Crear una solicitud de anticipo.
2.
Visualizar cuenta de proveedor En el centro de trabajo Créditos, en la vista Proveedores en Cuentas de proveedor puede visualizar la solicitud de anticipo con el estado Abierto.
3.
Realización de un anticipo La solicitud de anticipo se puede pagar de forma manual o automática con una ejecución de pagos. Para pagar la solicitud de anticipo de forma manual, vaya al centro de trabajo Créditos a la vistas Proveedores y Cuentas de proveedor. Su solicitud de anticipo se visualiza en el monitor de cuenta de proveedor con el estado Abierto. Puede pagar la solicitud de anticipo de forma manual con la acción Pagar manualmente por (Pagar manualmente por cheque saliente, por ejemplo). Una vez que haya liberado el cheque, puede visualizar el flujo de documentos marcando Cheque saliente -> Ver todo. Se da cuenta de que el cheque se contabilizó como anticipo realizado y que se ha indicado un importe de impuestos provisionales. Para pagar la solicitud de anticipo con una ejecución de pago automática, vaya al centro de trabajo Créditos y a la vista Pagos automáticos. Una vez realizado el pago automático, el sistema visualiza una propuesta de pago que contiene su solicitud de pago con el estado Abierto. Al programar una ejecución de pago, y en función de sus opciones de configuración, su solicitud de pago se paga en al fecha de vencimiento . No se soporta una compensación parcial para solicitudes de anticipo. Solo puede reinicializarse el importe completo.
4.
Indicar factura final En el monitor de cuenta de proveedor, puede ver el anticipo con el estado Abierto Para entrar la factura final, vaya al centro de trabajo Facturación a proveedores. Para crear la factura final, el sistema propone compensar todos los anticipos efectuados existentes al proveedor en la ficha Anticipos. Aquí, puede modificar el importe del anticipo que se debe compensar. Puede compensar los importes restantes con una factura futura del proveedor.
5.
Pagar factura final
Anulación de solicitudes de pagos, anticipos y facturas totales Puede hacer una solicitud de anticipo no válida en el centro de trabajo Facturación de proveedores antes de contabilizar, siempre y cuando no se haya pagado ya. Si ya ha realizado el anticipo, primero deberá anular la compensación en el monitor de cuenta de proveedor. Para obtener más información acerca de la anulación de compensaciones y de la compensación cuando se cancela una factura con referencia a un anticipo, véase Monitor de cuenta de proveedor [página 65] y consulte la sección sobre compensación cuando se cancela una factura en relación con una factura. Descuento aplicado a facturas de proveedor con anticipos Durante la compensación de una factura de proveedor (por ejemplo, de 1.000 EUR) con un anticipo (por ejemplo, de 100 EUR), el sistema no contabiliza un descuento por pronto pago. Si el sistema crea el pago final durante la ejecución automática del pago, por ejemplo, calcula el descuento por pronto pago para el pago restante de la factura. En el ejemplo, serían 900 EUR. SAP Business ByDesign 1302 Débitos
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Si desea aplicar el descuento por pronto pago al importe total de la factura, puede seleccionar, al procesar la propuesta de pago, las facturas de proveedor para las que ha recibido anticipos y puede ajustar el descuento por pronto pago al importe total de factura. Para visualizar y procesar una propuesta de pago, seleccione Débitos, Compensación automática. Para obtener más información, consulte Descuentos por pronto pago para débitos en Finanzas [página 70].
Consulte también Contabilizaciones para anticipos (método bruto) [página 372] Monitor de cuenta de proveedor [página 65] Descuentos por pronto pago para débitos en Finanzas [página 70]
3.1.5 Conversión de moneda extranjera Resumen Si inicia el procedimiento para la conversión de moneda extranjera, el sistema realiza automáticamente las contabilizaciones relevantes y posteriormente retira las contabilizaciones. Se puede efectuar la conversión de moneda extranjera para créditos, débitos y efectivo en moneda extranjera. La conversión de moneda extranjera es una parte importante del cierre de fin de período.
Conversión de moneda extranjera para créditos, débitos y efectivo Según el sistema contable, el sistema realiza lo siguiente para la conversión de débitos, créditos y efectivo en moneda extranjera: 1.
El sistema selecciona todos los débitos, créditos y saldos pendientes para los que la moneda de transacción es distinta de la moneda de empresa. Las posiciones abiertas se añaden ya sea por transacción comercial o para todas las transacciones comerciales de un socio comercial.
2.
El sistema determina la fecha clave basándose en los parámetros de selección "Período" y "Ejercicio". El último día del período o ejercicio es la fecha clave. Las posiciones abiertas se valoran utilizando el tipo de cambio válido en la fecha clave y se comparan con los importes que se contabilizaron originalmente.
3.
El sistema genera asientos de corrección para las posiciones abiertas. Con estos asientos de corrección, el balance refleja las pérdidas y ganancias que resultan de la fluctuación de tipo de cambio. El sistema efectúa una conversión de créditos y débitos dependiendo del método de conversión de moneda extranjera utilizado. Para obtener más información acerca del método de conversión de moneda extranjera, consulte Método de conversión de moneda extranjera.
4.
Las diferencias se contabilizan en las cuentas de créditos, de débitos o de saldo relevantes. La contrapartida se efectúa en una cuenta de gastos e ingresos aparte para diferencias de tipo de cambio.
5.
El sistema anulará esta entrada el primer día del nuevo período, porque no se necesita para las operaciones diarias.
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Si no desea que el sistema anule esta entrada al inicio del nuevo período, puede hacer modificaciones en la configuración empresarial. Solo puede seleccionar esta opción para una Conversión de efectivo en moneda extranjera. Para ello, en la Configuración empresarial, en Métodos de conversión de moneda extranjera para caja, seleccione el Principio de contabilidad y seleccione Utilizar para caja . En Asignaciones para caja, seleccione la casilla de selección Sin contabilización de anulación subsiguiente para el Método de conversión de moneda extranjera y Grabar para grabar las modificaciones. Si inicia esta ejecución de nuevo utilizando los mismos parámetros, el sistema determina la modificación en la ejecución anterior y visualiza y contabiliza esta modificación. Esto solo afecta a las posiciones modificadas entre la ejecución anterior y la actual. La ejecución para créditos y débitos solo incluye posiciones abiertas. Si inicia la ejecución de nuevo, de ninguna manera se debe compensar una partida que se abrió anteriormente en la primera ejecución cuando ésta se repite. Es sumamente importante asegurarse de que el correspondiente período contable esté cerrado para contabilizaciones de operaciones antes de iniciar la ejecución. La conversión de créditos en moneda extranjera efectúa la contabilización siguiente, por ejemplo: Conversión
Debe Créditos
Haber
5000
Diferencias de tipo de cambio de la conversión
5000
Anulación en el período nuevo
Debe Diferencias de tipo de cambio de la conversión Créditos
Haber
5000 5000
Anulación de conversión Dependiendo de las opciones en su configuración empresarial, la anulación de una ejecución de conversión conduce a contabilizaciones negativas o a contabilizaciones equivalentes de débitos o créditos. Los asientos creados automáticamente a partir de la ejecución de conversión original se anulan el primer día del nuevo período contable, ya que no se necesitan para las operaciones diarias. Si anula todas las ejecuciones de conversión de moneda extranjera para un período, el balance y la cuenta de resultados del período no mostrarán cifras correctas. Para asegurarse de que el balance y la cuenta de resultados del período sean correctos, debe ejecutar la conversión de moneda extranjera al menos una vez más.
3.1.6 Reclasificación Resumen Una ejecución de reclasificación contabiliza automáticamente los créditos o débitos correspondientes mediante asientos contables, sobre la base de sus condiciones restantes.
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Requisitos previos Tiene que haber establecido la determinación de cuenta para reclasificación. Para encontrar esta actividad, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y luego, la actividad Plan de cuentas, estructuras de informes financieros, determinación de cuentas de la lista de actividades. En Determinación de cuentas, seleccione Acreedores para las cuentas de débitos y Deudores para las cuentas de créditos. Las respectivas cuentas de reclasificación se especifican en la ficha Reclasificación . La determinación de cuentas estándar para reclasificación contiene las cuentas predeterminadas para débitos y créditos. Todas las demás cuentas, como cuentas para retenciones o las cuentas añadidas manualmente a su propio plan de cuentas, debe especificarlas por separado. Para obtener más información sobre la determinación de cuentas, consulte Definir determinación de cuentas para cada libro auxiliar. Para obtener más información sobre cómo configurar la determinación de cuentas, consulte Definir la determinación de cuentas para cada libro auxiliar. Es posible dejar en blanco un campo para un grupo de determinación de cuentas. La cuenta de esta fila se aplicará a todos los valores de este grupo de determinación de cuentas (cuenta propuesta). Si ha configurado la determinación de cuentas para un valor específico de este grupo de determinación de cuentas, este valor siempre tendrá prioridad sobre la cuenta propuesta. No obstante, se recomienda que siempre especifique el grupo de determinación de cuentas.
Reclasificación para débitos y créditos Según el sistema contable, el sistema realiza lo siguiente para la reclasificación de débitos y créditos: 1.
Deudores/acreedores El sistema determina, para cada deudor y acreedor, si realmente se trata de deudores y acreedores o de deudores con saldo acreedor y acreedores con saldo deudor. Para hacerlo, el sistema verifica si el saldo de cierre del deudor o acreedor está en el lado del haber o del debe: ● Si el saldo final es un importe en el Debe, es caracterizado debajo de acreedores. ●
2.
Plazos restantes Según si el deudor o acreedor está relacionado con las cuentas de deudores o acreedores, el sistema reclasifica las posiciones de crédito y débito por el plazo restante: ● Para todos los deudores/acreedores, el sistema selecciona todos los créditos y débitos para los cuales el plazo restante es superior a un año. Luego, estos créditos y débitos son reclasificados en cuentas de mayor separadas. El sistema proporciona cuentas para plazos restantes superiores a un año y, también, superiores a cinco años. La contabilización de contrapartida se realiza directamente en la cuenta de créditos/débitos utilizada anteriormente. ●
3.
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Si el saldo final es un importe en el Haber, es caracterizado debajo de deudores.
Para acreedores con saldo deudor o deudores con saldo acreedor, el sistema selecciona todos los créditos y débitos disponibles. Luego, estos créditos y débitos son reclasificados en cuentas de mayor separadas, como contabilizaciones de débito. La contabilización de contrapartida se realiza directamente en la cuenta de créditos/débitos utilizada anteriormente.
Anulación de la reclasificación
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Dependiendo de las opciones en su configuración empresarial, la anulación de una ejecución de reclasificación conduce a contabilizaciones negativas o a contabilizaciones equivalentes de débitos o créditos. Los asientos contables automáticamente creados de la ejecución de reclasificación original se anulan el primer día del nuevo período contable, puesto que ya no se necesitan para las operaciones diarias. Si inicia esta ejecución de nuevo utilizando los mismos parámetros, el sistema determina la modificación a la ejecución anterior y visualiza y contabiliza esta modificación. Esto solo afecta a las partidas modificadas entre la ejecución anterior y la actual. La ejecución solo incluye partidas abiertas. Si inicia la ejecución de nuevo, de ninguna manera se debe compensar una partida que se abrió anteriormente en la primera ejecución cuando ésta se repite. Es sumamente importante asegurarse de que el correspondiente período contable está cerrado para contabilizaciones de operaciones antes de iniciar la ejecución.
Ejemplo Reclasificar débitos y créditos puede producir las siguientes contabilizaciones:
1) Acreedor El acreedor 2 tiene un saldo acreedor de 2000 EUR. Este saldo acreedor puede ser estructurado por los siguientes plazos restantes: ●
Menos de un año: 500 EUR
●
Más de de un año: 1500 EUR
Acreedor 1: Reclasificar débitos
Débito Acreedores
Crédito
1500
Débitos > 1 año
1500
2) Deudor El deudor 1 tiene un saldo deudor de 1000 EUR. Este saldo deudor puede ser estructurado por los siguientes plazos restantes: ●
Menos de un año: 400 EUR
●
Más de de un año: 600 EUR
El sistema realiza las contabilizaciones de transferencia correspondientes: Deudor 1: Reclasificar créditos
Débito Deudores Créditos > 1 año
Crédito 600
600
3) Acreedor con saldo deudor El acreedor 2 tiene un saldo deudor de 200 EUR.
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Acreedor 2: Acreedor con saldo deudor: Reclasificar el saldo deudor del acreedor
Débito Acreedores Acreedor con saldo deudor
Crédito 200
200
3.2 Vista Proveedores 3.2.1 Guía rápida Proveedores (en Débitos) La vista Proveedores en el centro de trabajo Débitos proporciona acceso a todos los datos maestros de proveedor relacionados con sus acreedores. Puede verificar los detalles de transacción y cuenta, y comprobar y liberar las confirmaciones de saldos de proveedor creadas en la ejecución de confirmaciones de saldos. La vista Proveedores tiene tres subvistas:
Cuentas de proveedores Aquí puede visualizar los saldos de cuentas de sus proveedores, así como llamar y editar (por ejemplo, compensar manualmente) posiciones individuales de Débitos.
Proveedores Aquí puede visualizar, editar y crear registros de datos maestros de proveedores. También puede verificar los detalles de los proveedores, como su ubicación, la persona de contacto principal y la información de contacto.
Confirmación de saldo Aquí puede visualizar una lista de las confirmaciones de saldos propuestas, que puede verificar y liberar para enviar a sus proveedores.
Conceptos básicos Monitor de cuenta de proveedor El monitor de cuentas de proveedor le ofrece un resumen de los débitos a los proveedores, por ejemplo, para verificar qué facturas debe pagar la empresa en lo próximos días. También puede usarlo al tratar las solicitudes del proveedor o al compensar las posiciones abiertas en una cuenta. Para obtener más información, consulte Monitor de cuenta de proveedor [página 65].
Proveedores Un proveedor es una persona o empresa a la que le compra mercancías o servicios. Para obtener más información, consulte Proveedor.
Posiciones abiertas de Débitos Las posiciones abiertas son facturas abiertas contabilizadas de mercancías y servicios o abonos que no se han pagado. Con la lista de las partidas abiertas de los proveedores de su empresa, puede supervisar las fechas de las salidas de pago para evitar intereses de demora y utilizar descuentos por pronto pago. Los pagos abiertos también
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se visualizan en la lista de partidas abiertas. Además, puede obtener un resumen de para qué cuentas de cliente todavía debe editar posiciones abiertas. Para obtener más información, consulte Posiciones abiertas de Débitos [página 64].
Anticipos realizados en Finanzas Antes de producir mercancías o proporcionar servicios, algunas veces es necesario hacer un anticipo del importe de factura. En estos casos, el proveedor envía una solicitud de anticipo que se introduce en el sistema. La solicitud de anticipo se visualiza en el saldo de débitos, como una posición abierta estadística. El importe de la solicitud de anticipo no se contabiliza en contabilidad inicialmente, tampoco se indica el importe impositivo. Esto ocurre posteriormente cuando se realiza el pago. Para obtener más información, consulte Anticipos realizados en Finanzas [página 72].
Tareas Crear y editar un proveedor 1.
En la subvista Proveedores, marque Nuevo
y luego Proveedor.
2.
Introduzca el nombre del proveedor, la dirección, los datos de comunicación y cualquier otra información. Si es necesario, introduzca una nota. Puede verificar si un proveedor ya está registrado en el sistema si ha seleccionado esta opción durante la determinación del alcance en la configuración empresarial. Para ello, elija Verificar duplicados . Asimismo, cuando grabe los detalles de un nuevo proveedor, el sistema visualiza cualquier proveedor que pueda estar duplicado. Para obtener más información, consulte Verificación de duplicados de socios comerciales.
3.
Para introducir información adicional sobre el proveedor, haga clic en Visualizar todo .
4.
Para volver a la subvista Proveedores, haga clic en Grabar y cerrar .
Compensación manual en el Monitor de cuenta de proveedor Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte Monitor de cuenta de proveedor [página 65].
Anular la compensación en el Monitor de cuenta de proveedor Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte Monitor de cuenta de proveedor [página 65].
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3.2.2 Tareas 3.2.2.1 Monitor de cuenta de proveedor Resumen El monitor de cuentas de proveedor le ofrece un resumen de los débitos a los proveedores, por ejemplo, para verificar qué facturas debe pagar la empresa en lo próximos días. También puede usarlo al tratar las solicitudes del proveedor o al compensar las posiciones abiertas en una cuenta. También le ofrece un resumen de las deudas que mantiene con sus empleados. De este modo, puede comprobar qué informes de gastos están pendientes de pago, por ejemplo. Para acceder al monitor de cuenta del proveedor 1.
En el centro de trabajo Débitos, abra la vista Cuentas de proveedores.
2.
Seleccione un proveedor y haga clic en Vista . Para ver una cuenta de empleado, utilice el filtro para ver los empleados.
Se muestran las siguientes fichas: ●
General Muestra la dirección del proveedor, las posiciones abiertas totales en la moneda de la transacción y saldos valuados en la moneda de la empresa. También puede visualizar datos de transacción contable, como la moneda de la empresa o el conjunto estándar de libros. Además, puede acceder a la cuenta del cliente si definió los roles del cliente y del proveedor en los registros de datos maestros.
●
Acreedores por suministros y servicios — Facturas/Pagos Muestra las transacciones hechas en una cuenta de proveedor particular. También puede crear pagos manuales y comenzar la compensación manual de los pagos. Puede filtrar las facturas, las notas de créditos y los pagos según su estado: ○ Posiciones abiertas muestra las posiciones abiertas y las posiciones parcialmente compensadas. ○
Posiciones compensadas muestra las posiciones compensadas y las posiciones canceladas.
○
Todas las posiciones muestra todas las posiciones.
Puede incluir en la visualización las posiciones estadísticas, como solicitudes de anticipos y solicitudes de letras de cambios. La información sobre las posiciones se presenta en formato de tabla e incluye: estado, referencia externa, tipo de documento, fecha de documento, fecha de vencimiento neto, fecha de contabilización, importe abierto en moneda de transacción e ID de compensación. En el área de detalles que se encuentra debajo de la tabla, se muestra información adicional acerca de la posición seleccionada en la tabla. Esta incluye el importe en la moneda de transacción, el importe del descuento, las condiciones de pago y fechas de vencimiento, la modalidad de pago y los detalles de bloqueo de pago. Las columnas (opcionales) Importe de documento en moneda de transacción o Importes compensados pueden mostrar un total que no es igual a cero. Esto significa que el total de los pagos y las notas de crédito no es igual al total de las facturas. Esto ocurre cuando se transfiere una posición a otra cuenta o cuando se aplica un descuento. ●
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Acreedores por suministros y servicios — Contabilizaciones
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Muestra las transacciones hechas en una cuenta de proveedor particular en un período específico, incluidos los saldos iniciales y de cierre. También es posible realizar la clasificación según ID de referencia de posiciones abiertas a fin de ver las entradas de crédito y de débito asociadas. ●
Modificaciones Aquí puede visualizar el historial de modificaciones para una cuenta de proveedor en particular.
●
Informes Aquí puede ejecutar informes en saldos y acceder a informes sobre antigüedad y previsiones para el proveedor seleccionado.
Características Detalles de posiciones individuales En los detalles de posiciones individuales, puede ver el estado, la fecha de vencimiento, el importe, el importe de descuento por pronto pago, el ID del documento de compensación, la fecha de creación y otra información de cada factura, nota de crédito o pago. También puede ver todos los asientos relacionados con esta posición. Para posiciones que aún no se incluyeron en ningún proceso de compensación o pago y tienen el estado Abierto, puede realizar modificaciones en las condiciones de descuento o la información sobre modalidad/bloqueo de pago.
Posiciones de partición Si hay sólo un pago parcial para una factura que implica una compensación parcial de la factura, el sistema crea posiciones de partición para la factura con IDs de posición de partición. Cada posición de partición tiene su propio estado (Abierto o Compensado). Por lo tanto, una factura que sólo está parcialmente compensada tiene, precisamente, una posición de partición abierta.
Nuevo gasto/crédito Puede utilizar esta función para crear una nueva posición abierta para la que actualmente no existe una factura, por ejemplo, para describir tasas o pagos de alquiler. Por ejemplo, puede introducir una posición para tasas y luego compensarla una vez que se pagaron las tasas.
Compensación manual La función de compensación manual de la subficha Facturas/pagos de la ficha Acreedores por suministros y servicios permite compensar manualmente pagos de clientes con facturas pendientes si el sistema no pudo realizar la compensación automáticamente. También es posible compensar notas de créditos con facturas o salidas de pagos del proveedor (por ejemplo, devolución mediante transferencia bancaria u otras devoluciones) con notas de crédito. Cuando se realiza la compensación, es posible que el saldo de las posiciones seleccionadas no sea cero. Las diferencias se pueden amortizar o mantener como posiciones abiertas, las cuales se pueden compensar más adelante con pagos futuros. Para iniciar la compensación manual: 1.
Seleccione las facturas necesarias y a continuación haga clic en Compensar manualmente . Sólo las posiciones que no están ya en compensación (no se ha creado ninguna propuesta de pago) están disponibles para edición.
2.
Seleccione las posiciones abiertas relevantes y a continuación haga clic Asociar posiciones . Se muestra el saldo total de las posiciones seleccionadas.
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Si utiliza la función de división de posiciones abiertas, puede utilizar el monitor de cuenta de cliente sólo para realizar la compensación manual (no la automática). Las posiciones tienen la misma referencia externa y, por lo tanto, deben ser compensadas manualmente e incluidas en compensaciones separadas.
Pago manual La función de pago manual ( Pagar manualmente por ) de la subficha Facturas/pagos de la ficha Acreedores por suministros y servicios , permite pagar facturas o notas de crédito con cheque, transferencia bancaria o débito directo. Las modalidades de pago disponibles están basadas en la definición de los datos maestros de proveedor.
Pago insuficiente Si surge una diferencia debido a que los pagos realizados son inferiores al importe de la factura y producen beneficios de explotación varios, puede representarlo de la siguiente manera: ●
●
Puede distribuir el importe de diferencia a todas las posiciones seleccionadas juntas: 1.
Seleccione Compensar manualmente .
2.
Seleccione Aplicar descuento o crédito .
3.
Introduzca el importe y el motivo. El sistema distribuirá el importe completo de la diferencia a las posiciones.
Puede distribuir el importe de diferencia cada posición seleccionada: 1.
Seleccione Compensar manualmente .
2.
Seleccione la posición adecuada en la tabla.
3.
Seleccione Descuentos y créditos adicionales.
4.
Seleccione Añadir fila.
5.
Introduzca el importe y el motivo.
El comportamiento preciso también depende de las parametrizaciones de la estrategia de compensación ajustadas en Ajuste preciso. El sistema realiza automáticamente la consolidación fiscal asociada con el pago insuficiente.
Pago excesivo Si surge una diferencia porque un pago efectuado es superior al importe de la factura (por ejemplo, si ha concedido el procedimiento de cobro a un proveedor que ha cobrado demasiado), puede asignar el importe total del pago a la cuenta del proveedor y dejar el importe en la cuenta del proveedor como pago a cuenta. Si el sistema pudo asignar pagos a las facturas abiertas en base a las referencias de facturas y se realizó la compensación, creará una tarea para compensación de pago en caso de pago excesivo. Esto depende de las parametrizaciones de la estrategia de compensación definidas en Ajuste preciso. En caso de diferencias, puede elegir cualquiera de las siguientes opciones:
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●
En el centro de trabajo Débitos de la vista Compensación de pagos, puede dejar el saldo remanente como un pago a cuenta.
●
Puede ponerse en contacto con el proveedor y acordar la devolución del importe de pago excesivo.
●
Puede compensar manualmente el importe de diferencia: 1.
Seleccione Compensar manualmente .
2.
Seleccione las posiciones relevantes.
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3.
Seleccione Aplicar descuento o crédito e introduzca un motivo para la diferencia y el importe.
El sistema no realiza rectificaciones de impuestos con respecto al importe de pago excesivo. Para realizar una rectificación de impuestos para el importe de pago excesivo, utilice la vista Asientos fiscales manuales del centro de trabajo Gestión fiscal.
Reinicializar compensación Puede reinicializar la compensación, por ejemplo, si se asignó una factura a un pago incorrecto y, luego, se compensó. Para hacerlo, realice lo siguiente: Si necesita cancelar una factura para un proveedor que ya fue pagada, primero anule la compensación en el centro de trabajo Débitos y, luego, cancele la factura en el centro de trabajo Facturación a proveedores. Si primero cancela la factura para el proveedor en el centro de trabajo Facturación a proveedores, la compensación original aún existirá y el sistema generará una nueva posición abierta (documento de anulación). Si ya transfirió manualmente la factura original a otra cuenta, se mostrará una posición de anulación en la cuenta original. Transfiera la posición de anulación de la misma manera que la factura original. Luego, puede compensar la factura original con el documento de anulación. Para obtener más información, consulte Cancelar una factura para proveedor [página 50]. 1.
En el Monitor de cuenta de proveedor, haga clic en Facturas/Pagos y filtre por posiciones compensadas.
2.
Seleccione la posición para la que desea deshacer la compensación y seleccione Documento de compensación .
3.
Seleccione Visualizar todos . Verá una lista con los documentos de compensación para esta posición.
4.
Seleccione Reinicializar compensación .
5.
Introduzca una fecha de cancelación y la descripción del documento (si lo desea).
6.
Seleccione OK .
La posición ya no se compensa y se muestra con el estado Abierto o Parcialmente compensado.
Compensar al cancelar una factura Si crea una factura parcialmente o completamente compensada, o una factura con referencia a un anticipo, el sistema compensa automáticamente una parte de la factura. En general, la factura permanece parcialmente abierta y el anticipo se compensa. Sin embargo, se pueden compensar parcialmente la factura y el anticipo, según los importes que eligió. Si cancela esta factura, el sistema crea una factura de cancelación. Además, se crea un documento de cancelación en el registro de créditos y débitos. Ahora tiene las siguientes opciones de compensación: ●
Puede anular la compensación para la factura en el monitor de cuenta de proveedor y, luego, compensar la factura manualmente con la factura de cancelación. Entonces, la factura y la factura de cancelación tendrán el estado Compensado y el anticipo tendrá el estado Abierto.
●
Si prefiere no involucrar el documento de compensación para la factura, posiblemente porque definió un descuento por pronto pago y otras deducciones para documentos adicionales que también deben ser compensados, puede utilizar la factura de compensación para compensar otras posiciones abiertas (de la misma manera que para las notas de crédito).
●
Si no puede aplicar estas consideraciones y no hay más posiciones disponibles para compensar, puede compensar el reembolso una vez haya recibido el pago del proveedor. Para obtener más información, consulte Anticipos realizados en Finanzas [página 72] y Crear una solicitud de anticipo.
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Otras funciones También puede realizar las siguientes acciones en la subficha Facturas/Pagos de la ficha Acreedores por suministros y servicios: ●
Realizar recontabilizaciones simples o múltiples de facturas o pagos
●
Transferir todas las posiciones a otra cuenta de proveedor
●
Dividir posiciones abiertas Puede dividir un pago entre diferentes cuentas de reconciliación, por ejemplo, para reflejar una garantía para la compra de una casa.
●
Exportar los detalles de una cuenta de proveedor a Microsoft Excel
●
Fijar o reinicializar bloqueos de pago El bloqueo de reclamación sólo se aplica a pagos provocados por su empresa. Los pagos recibidos no son reflejados por el bloqueo. El bloque de pago no produce un bloqueo de entrega.
Integración Si tiene un proveedor que también es cliente, también puede verlo en el monitor de cuenta de cliente, en el centro de trabajo Créditos. Debe crear dos veces los datos maestros de este socio comercial . Para obtener más información, consulte Socios comerciales.
Consulte también Asignación y compensación de pagos [página 192]
3.3 Vista Pagos automáticos 3.3.1 Guía rápida para Pagos automáticos (Débitos) Puede acceder a esta vista desde el centro de trabajo Débitos en Pagos automáticos. En esta vista puede visualizar todos las salidas de pago creadas mediante ejecuciones de pago, así como los pagos manuales creados en el monitor de cuenta de proveedor mediante Pagar manualmente por y después Otros métodos de pago. Con la ejecución de pagos se crean propuestas de pago, que contienen todas las facturas vencidas y cualquier descuento por pronto pago concedido por el pago inmediato. Podrá revisar las propuestas de pago y liberar, posponer o cancelar las posiciones propuestas como sea necesario. Una vez liberada una posición, el sistema realiza el pago automáticamente. De este modo se asegura de que sus proveedores reciban los pagos a tiempo, aunque no antes de tiempo, haciendo posible que su empresa pueda usar cualquier descuento por pronto pago.
Conceptos básicos Salidas de pagos automáticas iniciadas internamente En su rol de contable de acreedores, requiere funciones para procesar transacciones de pago salientes nacionales e internacionales realizadas con proveedores y otros acreedores. Estas funciones están disponibles en el sistema, en los centros de trabajo Gestión de pagos y Débitos. Al crear un pago, se puede especificar la modalidad de pago y
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otros detalles, como por ejemplo, la cuenta bancaria propia desde la cual se realizará el pago, los datos bancarios del proveedor/cliente o la fecha del procesamiento bancario. También se puede utilizar el Control de pagos del centro de trabajo Gestión de pagos para controlar todas las transacciones de pago, independientemente del estado, el medio de pago o el beneficiario. Como contable de acreedores de su empresa, deberá iniciar la creación automática y la edición de los pagos salientes en el centro de trabajo Débitos. Aquí se crea una ejeución de pago, que se utiliza para generar una lista de propuestas de pago basada en la estrategia configurada y los criterios de selección seleccionados. Los criterios de selección posibles son: ●
Empresa
●
Fecha de la próxima ejecución de pago; si es necesario, teniendo en cuenta las parametrizaciones de configuración para la estrategia de pago Especifique esta fecha si desea realizar la ejecución de pago una sola vez. Si programa la ejecución de pago para que se ejecute periódicamente, el sistema determina la fecha apropiada.
●
Proveedores y otros acreedores
●
Moneda
●
Fecha de procesamiento bancario Especifique la fecha de pago solicitada (para transferencias y débitos directos bancarios únicamente). Según los días laborables, el banco puede realizar el pago más tarde. Si desea programar la ejecución periódicamente, deje este campo vacío.
●
Fecha de contabilización La fecha de contabilización estándar es la fecha de ejecución. Si desea programar la ejecución periódicamente, deje este campo vacío.
En su rol de contable de acreedores, puede editar las propuestas de pago y luego liberarlas para la creación de pagos. Tenga en cuenta que el sistema reemplaza todas las listas de propuestas de pago existentes cada vez que se genera una nueva lista manualmente para la misma selección de proveedores o para selecciones que se superponen. Puede realizar manualmente la ejecución de pago con la frecuencia que desee. El sistema soporta las siguientes formas de pago: ●
Cheque saliente, con la opción de incluir avisos de pago
●
Transferencia electrónica saliente
●
Transferencia bancaria saliente, con la opción de incluir avisos de pago El procesamiento de letras de cambio por pagar no se libera para Alemania.
Para obtener más información, consulte Salidas de pagos automáticas iniciadas internamente [página 16].
Tareas Autorizar una propuesta de pago automático La vista Pagos automáticos en el centro de trabajo Débitos, le permite aprobar propuestas de salidas de pago para que sus proveedores cobren a tiempo. El sistema crea una lista de pagos propuestos sobre la base de su estrategia de pago.
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Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte Autorizar una propuesta de pago automático [página 86].
Visualizar propuestas de pago 1.
En la vista Pagos automáticos, seleccione un pago y haga clic en Visualizar propuestas de pagos .
2.
En la pantalla Lista de propuestas de pago: Pantalla , puede visualizar una lista de todas las propuestas de pago creadas por la ejecución de pago que incluya el pago seleccionado.
3.3.2 Tareas 3.3.2.1 Autorizar una propuesta de pago automático Resumen La vista Pagos automáticos en el centro de trabajo Débitos, le permite aprobar propuestas de salidas de pago para que sus proveedores cobren a tiempo. El sistema crea una lista de pagos propuestos sobre la base de su estrategia de pago.
Procedimiento 1.
En la vista Pagos automáticos, seleccione una propuesta de pago con el estado En preparación y haga clic en Editar . Aparece el editor Pago: .
2.
Seleccione la ficha Posiciones abiertas y verifique las posiciones abiertas. Para borrar una posición abierta del pago propuesto, desmárquela en la columna Asociadas Para obtener información detallada sobre cómo utilizar la tabla Posiciones abiertas, consulte Uso de la tabla de posiciones abiertas.
3.
Si el pago propuesto es correcto, haga clic en Ejecutar pago . El pago se enviará para que se apruebe, si es necesario. Si desea rechazar una propuesta de pago, seleccione Acciones y después Invalidar propuesta. A continuación, pulse Cerrar para cerrar el editor y volver a la lista de trabajo.
Resultado Si pulsa Ejecutar pago , el estado del pago se modifica a Completado.
3.4 Vista Compensación de pagos 3.4.1 Guía rápida de Compensación de pagos (Débitos) La vista Compensación de pagos del centro de trabajo Débitos le permite clarificar un pago de débito, como una salida de pago manual para una factura de proveedor, ya sea mediante compensación o volviéndolo a contabilizar..
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Generalmente, el sistema clarifica automáticamente dichos pagos mediante compensación. Si el sistema no encuentra ninguna partida abierta que se corresponda con el pago o si las partidas abiertas que encuentra no coinciden con las partidas abiertas a las que se hace referencia (por ejemplo, fecha de documento o importe de factura incorrectos), crea una tarea de Compensación de pagos. Para ayudarle a conciliar un pago saliente con la factura pendiente adecuada, el sistema crea propuestas de compensación basadas en factores como el importe del pago, la fecha de vencimiento de pago y las referencias de pago. Simplemente, puede aceptar las propuestas o modificarlas. Por ejemplo, puede modificar los descuentos que se aplicarán a cada factura o modificar qué facturas se pagarán con el pago. El sistema le proporciona una lista de diferentes descuentos y deducciones que puede aplicar. Cuando se ha eliminado la diferencia entre el importe del pago y el de la factura, se puede compensar la salida de pago. La tarea Compensación de pago finaliza cuando el pago está clarificado. Se considera que una pago está clarificado si se cumplen los puntos siguientes: ●
Se aplica a partidas abiertas y se ha compensado.
●
Se ha vuelto ha contabilizar en una cuenta de cliente o de proveedor diferente.
●
El saldo restante se acepta a cuenta.
●
Una combinación de los puntos mencionados arriba.
Si un pago parcial debe compensar una factura por completo, puede aplicar un descuento adicional de forma manual a la posición en cuestión o utilizar la acción Aplicar descuento o crédito, que distribuye el descuento en función de la estrategia de compensación configurada. Observe que no es posible aplicar un descuento de este tipo a un pago en exceso. En caso de un pago en exceso, deberá aceptar el pago en exceso a cuenta y deberá compensarlo más tarde, por ejemplo, con una partida del Haber de proveedor. También puede acceder a sus tareas de compensación de pagos manual desde la vista Trabajo del centro de trabajo Débitos.
Conceptos básicos Descuentos por pronto pago para débitos en Finanzas Se puede aplicar un descuento por pronto pago al pago de una factura de proveedor. Esto se puede hacer manualmente o automáticamente. El sistema contabiliza automáticamente la deducción del descuento por pronto pago. Para obtener más información, consulte Descuentos por pronto pago para débitos en Finanzas [página 70].
Asignación y compensación de pagos La asignación de pagos y la compensación son dos pasos distintos pero relacionados implicados en el proceso del pago. La asignación de pagos y la compensación de pagos son procesos necesarios tanto para la entrada como la salida de pagos. El sistema suele llevar a cabo ambas etapas de forma automática. En algunos casos el sistema no puede llevar a cabo estos procesos y creará tareas de asignación de pago manuales o tareas de compensación de pagos manuales que requieren la implicación del usuario. Las distintas situaciones que pueden tener lugar en estas tareas manuales se explican en este punto, ya que se trata de la relación entre la asignación y la compensación del pago. Para obtener más información, consulte Asignación y compensación de pagos [página 192]
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Tareas Compensar manualmente una salida de pago En la vista Compensación de pagos del centro de trabajo Débitos puede compensar salidas de pagos manualmente. Dependiendo de la configuración en la estrategia de compensación, también puede llamar tareas para compensar pagos manualmente en la vista Tareas del centro de trabajo Débitos o en una de las variantes. Para obtener más información, consulte Compensar manualmente una salida de pago [página 89].
Visualizar compensación 1.
Si desea visualizar los detalles de la compensación de pagos, seleccione la compensación que desea visualizar en la vista Compensación de pagos y haga clic en Visualizar compensación .
2.
En el editor Resumen de compensación: puede visualizar los parámetros fijados para compensar, por ejemplo, el saldo restante que debe compensarse para que se complete todo el proceso de compensación, los importes asignados a otros clientes y proveedores, los datos de contabilidad, las partidas abiertas y el importe de pago. También puede compensar la salida de pago manualmente, en caso necesario. Si desea compensar la salida de pago de forma manual, haga clic en Visualizar todo y ejecute la tarea Compensar manualmente una salida de pago [página 89].
3.4.2 Tareas 3.4.2.1 Uso de la tabla de partidas abiertas Resumen La tabla Partidas abiertas visualiza las partidas abiertas para el pago actual en la tabla jerárquica. Esta tabla está estructurada por ID de cuenta. Cada posición de primer nivel refleja parte del pago asignado a esa cuenta. Cada posición de segundo nivel refleja una partida abierta en esa cuenta que se puede ajustar. La estructura jerárquica le permite ver con claridad cuándo se pagan las posiciones pertenecientes a cuentas distintas por un único pagador o en un pago único. Selecciona posiciones de la tabla para ajustarlas al pago actual. Luego puede aplicar cantiades netas, descuentos por pronto pago, u otros descuentos o créditos (por ejemplo, por mercancías dañadas), para clarificar el pago.
Acceder a cuentas múltiples Para facilitar la búsqueda de posiciones en las cuentas múltiples, puede utilizar las siguientes funciones:
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Cuentas Esta función le permite añadir cuentas individuales y eliminar cuentas individuales de la lista Partidas abiertas . Cuando se añade una cuenta, también se añaden todas sus partidas abiertas. Cuando se elimina una cuenta, también se eliminan todas sus partidas abiertas incluída cualquier posición y pago ya ajustado en la cuenta. Partidas abiertas: Esta función busca partidas abiertas en las cuentas múltiples de la empresa actual. El resultado de la búsqueda incluye todas las posiciones, incluso las posiciones bloqueadas por la propuesta de compensación o las que ya están compensadas. Si luego selecciona cualquier posición encontrada para ajustar al pago actual, las cuentas apropiadas se añaden automáticamente a la tabla Partidas abiertas . Debería utilizar esta función cuando un pago cubre las facturas de más de una cuenta, por ejemplo. Si una partida tiene el estado Abierta y también tiene un ID de compensación, no puede seleccionarlo porque actualmente está incluido en la propuesta de compensación. Si desea ajustar esta posición al pago actual, haga clic en el ID de compensación para acceder a los detalles de la compensación donde puede invalidar la propuesta. Luego puede ajustar la posición al pago actual.
Otras funciones También tiene a su disposición alguna o todas las funciones siguientes en la tabla Partidas abiertas dependiendo de con qué proceso o modalidad de pago esté trabajando actualmente. Asignar un pago a cuenta Con esta función, puede asignar un pago a cuenta a una cuenta de su elección. Por defecto, el sistema propone el saldo entre el importe total del pago y todos los pagos que ya han sido asignados a cuentas. Podría utilizar esta función para volver a contabilizar parte de un pago actualmente contabilizado de la cuenta A a la cuenta B como un pago a cuenta, por ejemplo, o quizás para asignar un pago en exceso como un pago a cuenta. Acciones
Aplicar descuento o crédito
Puede utilizar esta función para aplicar descuentos por pronto pago u otros descuentos/créditos (por ejemplo debido a mercancías dañadas) para partidas abiertas individuales o múltiples. Si aplica un importe a posiciones múltiples, el sistema lo distribuirá entre las posiciones coincidentes según la estrategia de compensación de su empresa. Acciones
Editar gastos bancarios
Como alternativa a contabilizar los gastos bancarios como costes en la contabilidad, puede utilizar esta función para contabilizarlos directamente a las cuentas de cliente/proveedor.
3.4.2.2 Compensar manualmente una salida de pago Resumen En la vista Compensación de pagos del centro de trabajo Débitos puede compensar salidas de pagos manualmente. Dependiendo de la configuración en la estrategia de compensación, también puede llamar tareas para compensar pagos manualmente en la vista Tareas del centro de trabajo Débitos o en una de las variantes.
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Procedimiento 1.
En la vista Compensación de pagos, seleccione una compensación de pagos con el estado Pagado a cuenta y haga clic en Editar . La ficha General del editor muestra el saldo de compensación que se debe poner a cero para poder completar la compensación. Los importes bajo Resumen de compensación y Resumen de pagos tienen influencia solo de las partidas abiertas que coinciden en la tabla Partidas abiertas.
2.
En la tabla Partidas abiertas puede visualizar las partidas que están abiertas en la actualidad y que se pueden añadir a la propuesta de compensación para compensar el importe del pago. Para incluir una partida en la propuesta, seleccione la partida que quiere utilizar en la columna Coincidentes. De forma similar, las partidas pueden eliminarse desmarcándolas. Para obtener información detallada sobre cómo utilizar la tabla Partidas abiertas, consulte Uso de la tabla de partidas abiertas [página 88].
3.
Una vez que haya eliminado la diferencia de compensación, haga clic en Compensar para compensar las partidas seleccionadas. Si quiere guardar primero una versión en borrador de su propuesta de compensación, haga clic en Grabar . Tenga en cuenta que cualquier modificación relevante para la contabilización se publica en contabilidad. A continuación, haga clic en Cerrar para volver a la lista de trabajo de compensación. Cuando haya verificado una tarea de compensación de pagos, es posible que descubra que el pago no se puede asignar a una partida abierta. En ese caso, seleccione la tarea de compensación afectada, seleccione Acciones y después Enviar a asignación de pagos.
Resultado Su salida de pago se compensa total o parcialmente y se actualiza en la lista de la vista Compensación de pagos. Todas las partidas abiertas asignadas al pago se compensan y todos los importes que se aceptaron a cuenta o se asignaron a otros clientes o proveedores se incluyen en la cuenta de proveedor o de cliente relevante.
3.4.2.3 Buscar partidas abiertas para pagos iniciados de forma externa Resumen Cuando se crea un pago iniciado desde el exterior, como un cheque entrante o un pago directo saliente en el Debe, debe asegurarse de que las posiciones abiertas relevantes están asignadas al pago para ser compensadas. El sistema busca para usted posiciones abiertas basándose en distintos factores.
Búsqueda basada en el contenido de línea de nota e ID del pagador El sistema escanea el contenido de la línea de nota del pago para los IDs de factura y para la información del cliente/ proveedor, como el ID de cuenta. Luego utiliza estos datos cominados con el ID del pagados (si se conoce) para buscar las posiciones abiertas adecuadas. Este proceso puede tener los siguientes resultados, según el resultado de la búsqueda:
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●
Se crea una tarea de asignación, por ejemplo, si el pagador es desconocido.
●
Se crea una tarea de compensación, por ejemplo si se conoce el pagador, y el importe del pago y el ID de cuenta especificados en la línea de nota coinciden con una posición abierta pero no se ha especificado ningún ID de factura en la línea de nota.
●
Se lleva a cabo una compensación automática, por ejemplo si no se conoce el pagador, y el ID de factura y el ID de cuenta especificados en la línea de nota coinciden con una posición abierta.
Tratamiento de errores tipográficos (búsqueda inexacta) En la actividad diaria pueden darse errores tipográficos cuando los usuarios introducen datos, como datos de cheques o extractos bancarios. El sistema considera algunos errores tipográficos en potencia en el contenido de línea de nota cuando busca posiciones abiertas. El sistema asume que una referencia puede contener como máximo un error. Esto puede significar que un carácter haya sido eliminado o insertado por error, o dos caracteres se hayan intercambiado por error. El sistema aplica las modificaciones posibles a las referencias y busca posiciones abiertas que coincidan con las referencias modificadas. Si el sistema encuentra una sola posición abierta basada en una búsqueda inexacta, se crea una tarea de compensación. Si se encuentran múltiples posiciones abiertas, no se propone ninguna posición como coincidente y no se crea ninguna tarea de compensación. En un ejemplo de escenario donde la referencia correcta es ORDEN 21, el sistema buscará posiciones abiertas utilizando referencias como ORDRE 21, ORDEN 12, ORDENN 21, ORDEN 215, ORDN 21, ORDEN21, ORDNN 21, or ORDEN X1 y seguirá así hasta que encuentre la referencia correcta ORDEN 21. Puesto que sólo se permite un error, no utilizará ORDNE 12, por ejemplo. La búsqueda inexacta sólo opera si se conoce la cuenta y la referencia tiene como mínimo tres caracteres. No existe búsqueda inexacta para cuentas.
Consulte también Asignación y compensación de pagos [página 192]
3.5 Tareas periódicas 3.5.1 Guía rápida de Ejecuciones de pago (Débitos) En la subvista Ejecuciones de pago de la vista Tareas periódicas del centro de trabajo Débitos, puede crear, editar, programar y realizar ejecuciones automáticas que generan propuestas de pago para pagos iniciados internamente. También puede visualizar los registros de aplicación de las ejecuciones ya realizadas. Esta vista no se utiliza para generar transferencias bancarias, débitos directos, cheques o letras de cambio. En su lugar se utiliza la Ejecución de medios de pago en el área Gestión de pagos.
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Conceptos básicos Ejecuciones de datos en masa La ejecución de datos en masa (MDR) es un procesamiento en masa automático de una tarea o de una transacción comercial. MDR permite el procesamiento en masa de datos comerciales y se utiliza en los procesos empresariales, por ejemplo, ejecuciones de facturas, ejecuciones de autorización de pagos o ejecuciones de confirmación de saldos. Cuando el usuario planifica una MDR, el sistema lo representa como un job de fondo. Durante la definición del alcance es posible proporcionar variantes estándar de MDRs. Las MDRs se crean y se actualizan en los centros de trabajo. Con el Programador de tareas los usuarios programan la ejecución para que se ejecute una vez o con regularidad en horas especificadas. En la vista Jobs de fondo del centro de trabajo Gestión de aplicaciones y usuarios, se pueden supervisar y programar de nuevo los jobs MDR que han creado los usuarios en otros centros de trabajo. Para obtener más información, consulte Ejecuciones de datos en masa.
Salidas de pagos automáticas iniciadas internamente En su rol de contable de acreedores, requiere funciones para procesar transacciones de pago salientes nacionales e internacionales realizadas con proveedores y otros acreedores. Estas funciones están disponibles en el sistema, en los centros de trabajo Gestión de pagos y Débitos. Al crear un pago, se puede especificar la modalidad de pago y otros detalles, como por ejemplo, la cuenta bancaria propia desde la cual se realizará el pago, los datos bancarios del proveedor/cliente o la fecha del procesamiento bancario. También se puede utilizar el Control de pagos del centro de trabajo Gestión de pagos para controlar todas las transacciones de pago, independientemente del estado, el medio de pago o el beneficiario. Como contable de acreedores de su empresa, deberá iniciar la creación automática y la edición de los pagos salientes en el centro de trabajo Débitos. Aquí se crea una ejeución de pago, que se utiliza para generar una lista de propuestas de pago basada en la estrategia configurada y los criterios de selección seleccionados. Los criterios de selección posibles son: ●
Empresa
●
Fecha de la próxima ejecución de pago; si es necesario, teniendo en cuenta las parametrizaciones de configuración para la estrategia de pago Especifique esta fecha si desea realizar la ejecución de pago una sola vez. Si programa la ejecución de pago para que se ejecute periódicamente, el sistema determina la fecha apropiada.
●
Proveedores y otros acreedores
●
Moneda
●
Fecha de procesamiento bancario Especifique la fecha de pago solicitada (para transferencias y débitos directos bancarios únicamente). Según los días laborables, el banco puede realizar el pago más tarde. Si desea programar la ejecución periódicamente, deje este campo vacío.
●
Fecha de contabilización La fecha de contabilización estándar es la fecha de ejecución. Si desea programar la ejecución periódicamente, deje este campo vacío.
En su rol de contable de acreedores, puede editar las propuestas de pago y luego liberarlas para la creación de pagos. Tenga en cuenta que el sistema reemplaza todas las listas de propuestas de pago existentes cada vez que se genera una nueva lista manualmente para la misma selección de proveedores o para selecciones que se superponen. Puede realizar manualmente la ejecución de pago con la frecuencia que desee.
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El sistema soporta las siguientes formas de pago: ●
Cheque saliente, con la opción de incluir avisos de pago
●
Transferencia electrónica saliente
●
Transferencia bancaria saliente, con la opción de incluir avisos de pago El procesamiento de letras de cambio por pagar no se libera para Alemania.
Para obtener más información, consulte Salidas de pagos automáticas iniciadas internamente [página 16].
Tareas Crear y editar propuestas de pago para débitos Para obtener más información, consulte Crear y editar propuestas de pago para débitos [página 107].
3.5.2 Mensajes en el registro de aplicación de ejecución de pagos Resumen En la etiqueta Resultados del registro de aplicación de ejecución de pagos, puede visualizar todos los mensajes generados durante una ejecución individual de un pago. Para acceder a esta ficha en el centro de trabajo Cuentas a pagar o Cuentas a cobrar, seleccione Tareas periódicas Ejecuciones de pago . Seleccione la ejecución de pagos relevante en Ejecuciones de pago y haga clic en el ID relevante de la columna ID de registro de aplicación de la tabla inferior. Los mensajes y cualquier acción necesaria se explican a continuación: Mensaje
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Grave dad
¿Qué ha pasado?
¿Qué puedo hacer?
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Todas las propuestas pospuestas; total del pago propuesto supera el saldo
Advert El saldo de cuenta total (débitos y créditos) encia se ha verificado e indica que el importe propuesto total no es necesario. Esta verificación tiene en cuenta todas las propuestas de pago creadas independientemente de la moneda y los detalles de pago. Los motivos más comunes para este mensaje son: ● Los pagos a cuenta no se consideran en la ejecución de pago (a menos que se especifique que deben estar cuando se crea la ejecución). Sin embargo, estas posiciones aún están abiertas y por tanto visibles en el saldo. ●
Las posiciones bloqueadas por un proceso de compensación, tales como cuando una compensación aún está en aprobación, no se seleccionan en un proceso de pago. Sin embargo, estas posiciones aún están abiertas y por tanto visibles en el saldo.
●
La ejecución de pago no necesita débitos o créditos, pero la verificación de saldos considera ambos. Por tanto, si el socio comercial es tanto el cliente como proveedor, las propuestas de pago se pueden posponer debido a las partidas abiertas de la otra clase de cuenta.
Puede: ●
Ignorar la advertencia de la verificación de saldo y ejecutar el pago igualmente seleccionado Reiniciar posponer.
●
Invalidar la propuesta de pago individual.
●
Editar la propuesta para añadir o eliminar posiciones.
Sin embargo, se recomienda actualizar las cuentas en una base regular para mantener al mínimo el número de advertencias de verificación de saldo.
Tenga en cuenta que los anticipos no se tienen en cuenta en la verificación de saldo. Faltan todas las propuestas error pospuestas, tipo de cambio a
La verificación de saldo de cuenta no ha podido procesar con éxito.
Puede: ●
Actualizar la tasa de cambio y llevar a cabo la ejecución de nuevo.
●
Ignorar la advertencia de la verificación de saldo y ejecutar el pago igualmente seleccionado Reiniciar posponer.
actual. Tenga en cuenta que el sistema verifica los bloqueos de pago tanto para cliente/ proveedor como para pagador/receptor de pago.
bloqueados para pagos
No es posible invalidar: pago
bloqueado por
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error
La ejecución de pago normalmente anula cualquier propuesta existente para posiciones que selecciona para optimizar el agrupamiento de posiciones para pago. En este caso, el sistema no ha podido anular una propuesta porque está bloqueada por otro usuario.
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Si desea optimizar el agrupamiento, póngase en contacto con el usuario o lleve a cabo la ejecución de nuevo más tarde.
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Propuesta rechazada; el pago Advert No se han creado propuestas para posiciones no es posible ya que el saldo encia cuyo saldo es cero porque no es necesario el de las posiciones es cero pago. Sin embargo, estas posiciones están vencidas.
La propuesta se ha inform En general los pagos entrantes se inician rechazado, faltan datos de ación externamente. Por tanto, las propuestas de pagos entrantes no se crean si faltan los datos pagos recibidos para
●
Verifique si el pago es necesario y, en caso afirmativo, pague manualmente.
●
Compense el saldo de las posiciones a cero manualmente.
No se requiere ninguna acción si los pagos se inician externamente. Si los pagos se inician internamente, tendrán que facilitar los datos de pago que faltan y llevar a cabo la ejecución de nuevo o pagar manualmente.
Faltan datos de salida de pago Advert En general la salida de pagos se inicia Antes de ejecutar el pago tiene que encia internamente. Por tanto, las propuestas para proporcionar datos de pago faltantes. para falten datos de pago necesarios.
(importe pendiente
)
inform La propuesta se ha rechazado. Este mensaje No es necesario realizar ninguna ación muestra posiciones que se habrían pagado acción. Puede utilizar la información con la propuesta. proporcionada si necesita realizar los procesos de tratamiento manualmente. error
bloqueados actualmente por el usuario excluida; no vencida según la estrategia de pago
excluida, bloqueada por
excluida; error al convertir la moneda a
inform La posición se ha excluido de la propuesta de No es necesario realizar ninguna ación pago basada en la estrategia definida durante acción. la configuración empresarial. Advert La posición se ha excluido de la propuesta de Puede completar el proceso que está encia pago porque ya está incluida en el proceso de bloqueando la posición o rechazarla compensación o de pago. manualmente. Debe verificar que la posición se ha compensado completamente ya que puede ser necesario un pago adicional para un importe pendiente. error
La posición se ha excluido de la propuesta de Actualice la tasa de cambio y lleve a pago porque la moneda no se ha podido cabo la ejecución de nuevo. convertir.
excluida; el método de pago definido se ha iniciado externamente.
bloqueado para pagos Anticipo excluido
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inform La posición se ha excluido de la propuesta de No es necesario realizar ninguna ación acción. pago porque el método de pago definido individualmente para la posición se ha iniciado externamente como pago con cheque en una factura de cliente. inform Se ha fijado un bloqueo de pago para esta ación posición y está activo en la fecha de pago actual.
No es necesario realizar ninguna acción.
No es necesario realizar ninguna inform Los anticipos están excluidos en las acción. ación ejecuciones de pago porque sólo son posiciones internas que eventualmente van seguidas de facturas. También están excluidas en la verificación de saldo de cuenta.
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El pago contiene posiciones de
inform Una propuesta de pago cubre como mínimo No es necesario realizar ninguna acción. ación una posición perteneciente a una cuenta distinta a la cuenta del pagador o del beneficiario. Esto puede ocurrir si un pagador también realiza pagos a nombre de otras cuentas, por ejemplo.
Verifique la propuesta en la lista de Propuesta pospuesta; pago a Advert Ha decidido incluir pagos a cuenta en la cuenta con moneda encia ejecución del pago y, como mínimo, un pago propuesta de pago. extranjera a cuenta está en una moneda distinta a la moneda de la cuenta correspondiente. La propuesta de pago se pospone. El pago no es posible, faltan los datos de pago de entrada de
No es necesario realizar ninguna inform No se ha generado una propuesta de pago ación porque no se ha actualizado ningún método acción. de pago iniciado internamente para este cliente. Para este cliente sólo son posibles los pagos iniciados externamente.
3.5.3 Guía rápida de Ejecuciones de confirmación de saldos (Débitos) Las ejecuciones de confirmación de saldos se utilizan en el área de débitos para compilar los datos de confirmación de saldos de proveedor y crear cartas de confirmación de saldos. Estas cartas le informan a los proveedores sobre sus saldos y le solicitan su confirmación. Esto le permite reconciliar sus registros con los registros de los proveedores. Alternativamente, puede solicitar que sus proveedores le envíen un carta de respuesta de confirmación de saldos. Se accede a la funcionalidad de ejecución de confirmación de saldo para acreedores en la subvista Ejecuciones de confirmación de saldo de la vista tareas periódicas del centro de trabajo Acreedores.
Conceptos básicos Ejecuciones de datos en masa La ejecución de datos en masa (MDR) es un procesamiento en masa automático de una tarea o de una transacción comercial. MDR permite el procesamiento en masa de datos comerciales y se utiliza en los procesos empresariales, por ejemplo, ejecuciones de facturas, ejecuciones de autorización de pagos o ejecuciones de confirmación de saldos. Cuando el usuario planifica una MDR, el sistema lo representa como un job de fondo. Durante la definición del alcance es posible proporcionar variantes estándar de MDRs. Las MDRs se crean y se actualizan en los centros de trabajo. Con el Programador de tareas los usuarios programan la ejecución para que se ejecute una vez o con regularidad en horas especificadas. En la vista Jobs de fondo del centro de trabajo Gestión de aplicaciones y usuarios, se pueden supervisar y programar de nuevo los jobs MDR que han creado los usuarios en otros centros de trabajo. Para obtener más información, consulte Ejecuciones de datos en masa.
Confirmación de saldos de débitos El proceso de confirmación de saldos es una manera de verificar que los créditos a los proveedores sean correctos. Pueden producirse discrepancias que requieren aclaraciones con su proveedor. Durante la confirmación de saldos, le informa a sus proveedores los importes individuales y les solicita su confirmación. Para obtener más información, consulte Confirmación de saldos para débitos.
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Posiciones abiertas de Débitos Las posiciones abiertas son facturas abiertas contabilizadas de mercancías y servicios o abonos que no se han pagado. Con la lista de las partidas abiertas de los proveedores de su empresa, puede supervisar las fechas de las salidas de pago para evitar intereses de demora y utilizar descuentos por pronto pago. Los pagos abiertos también se visualizan en la lista de partidas abiertas. Además, puede obtener un resumen de para qué cuentas de cliente todavía debe editar posiciones abiertas. Para obtener más información, consulte Posiciones abiertas de Débitos [página 64].
Tareas Crear una ejecución de confirmación de saldos Para obtener más información sobre esta tarea, consulte Crear una ejecución de confirmación de saldos [página 105].
3.5.4 Guía rápida para Conversión de moneda extranjera (débitos) Puede usar la conversión de moneda extranjera para convertir débitos abiertos de la moneda extranjera a la moneda de empresa en una fecha clave específica. Esta actividad de cierre es relevante para empresas con proveedores para las que las transacciones se expresan en una moneda diferente a la moneda de la empresa. En el momento de crear las cantidades de esos débitos abiertos, los convierte en la moneda de la empresa utilizando el tipo de cambio vigente en ese momento. El día que se crea el balance, se aplica un tipo de cambio diferente, lo que provoca que tenga que revaluar las posiciones abiertas. Puede repetir la conversión tantas veces como sea preciso hasta que se dé salida o se liquiden los débitos.
Conceptos básicos Varias monedas Una moneda es el medio de pago reconocido legalmente en un país determinado. Para cada importe financiero, se tiene que especificar una moneda en el sistema. Las monedas se especifican con la forma ISO estándar, como EUR para euros o USD para dólares americanos. Para obtener más información, consulte Monedas.
Método de conversión de moneda extranjera Utilice el método de conversión de moneda extranjera para configurar los diferentes métodos para introducir la conversión de moneda extranjera según los requisitos legales. Para cada método de conversión de moneda extranjera, defina los principios de contabilidad que deben ser utilizados por el método de conversión correspondiente. Para obtener más información, consulte Método de conversión de moneda extranjera.
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Conversión de moneda extranjera Si inicia el procedimiento para la conversión de moneda extranjera, el sistema realiza automáticamente las contabilizaciones relevantes y posteriormente retira las contabilizaciones. Para obtener más información, consulte Conversión de moneda extranjera [página 74].
Actividades de cierre — Cierre de ejercicio Antes de poder crear los informes de cierre, en primer lugar, es necesario efectuar algunas tareas preparatorias. El sistema ofrece su apoyo en este proceso. Para obtener más información, consulte Actividades de cierre — Cierre de ejercicio.
Tareas Verificar los requisitos previos Antes de que pueda efectuarse la conversión de moneda, deben cumplirse los siguientes requisitos previos: ●
Deben introducirse los tipos de cambio actuales en el sistema. Para obtener más información, consulte Editar tipos de cambio.
●
Es preciso que haya reclasificado los débitos. Para obtener más información, consulte Guía rápida para Reclasificación (débitos) [página 102].
●
Es necesario que haya definido y preparado en la configuración las cuentas que desee convertir mediante la determinación de cuentas. Para obtener más información, consulte Configuración empresarial de determinación de cuentas para una transacción comercial.
●
Es necesario que haya definido cómo va a valorar y contabilizar el sistema las diferencias de tipo de cambio. Para ello, es necesario que haya asignado los sistemas contables adecuados al método de conversión de moneda extranjera. Para obtener más información, consulte Método de conversión de moneda extranjera.
Realizar una conversión de moneda extranjera para débitos 1.
Para crear una nueva ejecución de conversión de moneda extranjera, haga clic en Nuevo y después en Ejecución de conversión de moneda extranjera.
2.
Para efectuar ejecuciones de conversión de moneda extranjera, dispone de las siguientes opciones: ● Conversión de moneda extranjera con referencia Para volver a utilizar los datos de una ejecución de conversión de moneda extranjera previa, seleccione la ejecución de conversión de moneda extranjera que desea utilizar y haga clic en Copiar . El sistema copiará los datos directamente a la pantalla de entrada para la nueva ejecución de conversión de moneda. A continuación, podrá ajustar los datos copiados de la ejecución de conversión de moneda previamente efectuada. ●
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Ejecución de prueba Para efectuar la ejecución de conversión de moneda como ejecución de prueba, fije el indicador Ejecución de prueba. El sistema genera una vista previa de los
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resultados de la ejecución de prueba, pero no realiza ninguna contabilización. Las contabilizaciones solo se simulan. Solamente puede borrar aquellas ejecuciones de conversión de moneda extranjera que haya programado o efectuado como una ejecución de prueba. Para borrar una ejecución de prueba, seleccione la ejecución a borrar y haga clic en Borrar .
3.
●
Sistema contable Puede ejecutar la conversión para un único sistema contable o para todos los sistemas contables. En caso de utilizar múltiples sistemas contables con diferentes variantes de ejercicio fiscal, se recomienda efectuar la conversión de forma separada para cada sistema contable. El sistema determina la fecha clave en base a la variante de ejercicio fiscal del sistema contable.
●
ID de socio comercial Puede limitar la conversión de moneda extranjera a débitos de proveedores concretos.
●
Moneda Puede limitar la conversión de moneda extranjera a débitos en monedas específicas.
●
Etapa de cierre Debe seleccionar la etapa de cierre que deberá utilizar el sistema al realizar las contabilizaciones en la fecha clave para el correspondiente período contable. Este período contable debe estar abierto para la etapa de cierre seleccionada. Para obtener más información, consulte Etapas de cierre.
●
Período/Ejercicio Seleccione el período y el ejercicio para los que desea efectuar la conversión de moneda extranjera.
Programación Puede ejecutar la conversión de moneda extranjera inmediatamente o programarla para más adelante: ● Para ejecutar la conversión de moneda extranjera inmediatamente, haga clic en Iniciar inmediatamente . Deberá esperar a que finalice la tarea en primer plano antes de poder continuar con su trabajo. Dependiendo del volumen de datos puede tardar varios minutos, lo que puede originar un timeout de la pantalla. En tal caso puede dirigirse a la pantalla principal de la ejecución y actualizar los datos. Cuando el estado de la ejecución cambia a Finalizado, haga clic en Visualizar para visualizar los registros. Como alternativa, puede hacer clic en Resultado de registro en la sección Detalles de una ejecución finalizada. ●
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Para programar la conversión de moneda extranjera para una fecha/hora posterior, haga clic en Programación y especifique la fecha/hora en la que el sistema ejecutará la la conversión. Si se dejan los campos Fecha y Hora vacíos, la ejecución se iniciará inmediatamente.
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99
Puede continuar con su trabajo mientras el sistema ejecuta la tarea como proceso de fondo. Puede visualizar las ejecuciones de conversión de moneda extranjera programadas y sus respectivas fechas/horas en la subvista Conversión de moneda extranjera bajo Tareas . 4.
Revise el resultado de la ejecución en el centro de trabajo Débitos vista Trabajo. Edite las tareas de forma adecuada, haga clic en Acciones y seleccione Completar. La ejecución aparece ahora en la lista de ejecuciones de conversión de moneda extranjera finalizadas.
Realizar una anulación de conversión de moneda extranjera para débitos Si se lleva a cabo la anulación de una ejecución realizada en un período de contabilidad una vez que el período está cerrado, el sistema le permite llevar a cabo la ejecución. Al final de la ejecución, en lugar de contabilizaciones, verá un mensaje de error que informa que no es posible realizar la anulación porque ya se ha realizado la etapa de cierre del período. 1.
Seleccione la ejecución a anular Seleccione la conversión que desea anular. La ejecución debe ser una ejecución de Actualización y debe tener un estado de ejecución Finalizado. Solo puede anular las ejecuciones de conversión de moneda extranjera regresiva y consecutivamente. Esto significa que si ha ejecutado múltiples ejecuciones de conversión de moneda extranjera con los mismos datos, debe anular primero la última ejecución y continuar en forma regresiva.
2.
Programar la ejecución de anulación Haga clic en Anular , introduzca una Descripción de ejecución y prográmela.
3.
Revise el resultado de la ejecución en el centro de trabajo Débitos vista Trabajo. Edite las tareas de forma adecuada, haga clic en Acciones y seleccione Completar.
4.
La ejecución anulada aparece ahora en la lista de ejecuciones de conversión de moneda extranjera finalizadas.
5.
Resultado Como resultado de la conversión, el sistema contabiliza contabilizaciones negativas o contabilizaciones de débito o crédito equivalentes. Esto está determinado por la configuración empresarial. ● Si la ejecución de anulación para la ejecución de conversión seleccionada se programa en un momento posterior, se enumerará en el centro de trabajo Débitos en la vista Trabajo con un estado en blanco. El estado cambia a Finalizado una vez realizada la ejecución. ●
Todas las ejecuciones anuladas tienen fijado el indicador Anulado.
Visualizar y verificar registro 1.
100
Visualizar registro Si ha ejecutado la conversión de moneda extranjera inmediatamente, el sistema emite un mensaje de estado. Para visualizar una lista de los registros, haga clic en Visualizar registro en el mensaje de estado.
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Si ha programado la conversión de moneda extranjera, puede visualizar la lista de registros en la subvista Conversión de moneda extranjera después de que se haya ejecutado la conversión de moneda extranjera. Para ello debe seleccionar la conversión de moneda extranjera relevante. 2.
Verificar el registro El registro contiene la siguiente información: ●
General
Muestra el resultado de la ejecución de la conversión de moneda extranjera, la fecha de ejecución, cualquier mensaje que se haya podido emitir y el alcance de las ganancias o pérdidas de la valoración. ●
Selección de datos
Muestra la información introducida al iniciar la ejecución de la conversión de moneda extranjera. ●
Mensajes
Muestra una lista de todos los mensajes emitidos (como, por ejemplo, mensajes de advertencia). ●
Contabilizaciones
Muestra todos los movimientos en cuenta y asientos contabilizados por el sistema para la valoración en fecha clave. ●
Procesado correctamente
Muestra, para cada cuenta de conversión, todos los documentos con su ID de documento original, valor de historial y valor de fecha clave, así como ganancias y pérdidas. También puede visualizar el período sobre el que se ejecutó la valoración. ●
Saldos no convertidos
Muestra, para cada cuenta de conversión, los documentos sujetos a errores durante el procesamiento, por ejemplo, debido a la falta de determinación de cuentas. A fin de verificar si una ejecución se ha realizado correctamente, puede ejecutar las siguientes verificaciones: ● Registro Encontrará un registro para una ejecución en la correspondiente subvista. Cada ejecución tiene un estado (Información, Error). Para visualizar los detalles de un registro, seleccione la ejecución relevante y haga clic en Visualizar . Si se han producido errores durante una ejecución, necesitará resolverlos. Puede encontrar informaciones sobre los errores en la etiqueta Mensajes . Una vez resueltos los errores, vuelva a iniciar la ejecución. El sistema repite aquellas contabilizaciones que no se realizaron en la primera ejecución. ●
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Monitor de tareas Si no se ha completado correctamente una ejecución y no puede encontrar y resolver la causa, puede visualizar los detalles técnicos relacionados con la ejecución en el Monitor de tareas. Seleccione la ejecución relevante y haga clic en Visualizar tareas . Si una tarea encuentra errores, póngase en contacto con el administrador del sistema.
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101
3.5.5 Guía rápida de reclasificación (en Débitos) La reclasificación de débitos se utiliza para visualizar correctamente sus débitos. La reclasificación de débitos y créditos es un paso de cierre importante. Basándose en el saldo final para cada deudor y creditor, y en el tiempo restante, el sistema caracteriza los importes en cuentas en acreedores para los importes de débito, y en deudores para los importes de crédito. En una segunda etapa, el sistema reclasifica las posiciones de deudores y acreedores por tiempo restante (0 – 12 meses, 12 – 60 meses, > 60 meses). Una reclasificación se puede anular. Las partidas vencidas no se reestructuran. Tienen un plazo restante inferior al año.
Los intervalos para la reclasificación se derivan automáticamente en base al principio de contabilidad especificado en la configuración empresarial.
Conceptos básicos Reclasificación Si inicia el procedimiento para la reclasificación, el sistema realiza automáticamente las contabilizaciones relevantes y posteriormente retira las contabilizaciones. Una ejecución de reclasificación contabiliza automáticamente los créditos o débitos correspondientes mediante asientos contables, sobre la base de sus condiciones restantes. Para obtener más información, consulte Reclasificación [página 75].
Actividades de cierre — Cierre de ejercicio Antes de poder crear los informes de cierre, en primer lugar, es necesario efectuar algunas tareas preparatorias. El sistema ofrece su apoyo en este proceso. Antes de poder crear los informes de cierre, en primer lugar, es necesario efectuar algunas tareas preparatorias. El sistema ofrece su apoyo en este proceso. Para obtener más información, consulte Actividades de cierre — Cierre de ejercicio.
Tareas Realizar una reclasificación de débitos
102
1.
Para realizar una nueva reclasificación, haga clic en Nuevo Reclasificación de débitos.
2.
Dispone de las siguientes opciones para realizar la reclasificación: ● Reclasificación con referencia Para volver a utilizar los datos de una reclasificación previa, seleccione la reclasificación que desea utilizar y haga clic en Copiar . El sistema copiará los datos directamente a la pantalla de entrada en la nueva reclasificación. A
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y, a continuación, en
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continuación, podrá ajustar los datos copiados de la reclasificación previamente ejecutada. ●
Ejecución de prueba Para ejecutar la reclasificación como ejecución de prueba, seleccione Ejecución de prueba. El sistema genera una vista previa de los resultados de la ejecución de prueba, pero no realiza ninguna contabilización. Las contabilizaciones solo se simulan. Solamente puede borrar aquellas reclasificaciones que haya programado o ejecutado como una ejecución de prueba. Para borrar una ejecución de prueba, seleccione la ejecución a borrar y haga clic en Borrar .
3.
●
Sistema contable Puede ejecutar una reclasificación para un único sistema contable o para todos los sistemas contables. En caso de utilizar sistemas contables diversos con diferentes variantes de ejercicio fiscal, se recomienda ejecutar el arrastre de saldos de forma separada para cada sistema contable. El sistema determina la fecha clave en base a la variante de ejercicio fiscal del sistema contable.
●
Etapa de cierre Debe seleccionar la etapa de cierre que deberá utilizar el sistema al realizar las contabilizaciones en la fecha clave para el correspondiente período contable. Este período contable debe estar abierto para la etapa de cierre seleccionada. Para obtener más información, consulte Etapas de cierre.
Programación Puede ejecutar una reclasificación inmediatamente o programarla para más adelante: ● Para ejecutar la reclasificación inmediatamente, haga clic en Iniciar inmediatamente . Deberá esperar a que finalice la tarea en primer plano antes de poder continuar con su trabajo. Dependiendo del volumen de datos puede tardar varios minutos, lo que puede originar un timeout de la pantalla. En tal caso puede dirigirse a la pantalla principal de la ejecución y actualizar los datos. Cuando el estado de la ejecución cambia a Finalizado, haga clic en Visualizar para visualizar los registros. Como alternativa, puede hacer clic en Resultado de registro en la sección Detalles de una ejecución finalizada. ●
Para programar la reclasificación para una fecha/hora posterior, haga clic en Programación y especifique el momento en el que el sistema ejecutará la reclasificación. Si se dejan los campos Fecha y Hora vacíos, la ejecución se inicia inmediatamente. Puede continuar con su trabajo mientras el sistema ejecuta la tarea como proceso de fondo. Puede visualizar las reclasificaciones y sus tiempos respectivos en Visualizar tareas .
●
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Revise los resultados de la ejecución en el centro de trabajo Débitos en la vista Trabajo en Tareas de ejecución de reclasificación de débitos. Edite las tareas de forma adecuada, haga clic en Acciones y en Completar.
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●
La ejecución de reclasificación aparece ahora en la lista de ejecuciones de reclasificación finalizadas.
Visualizar y verificar registro 1.
Visualizar registro Si se ha ejecutado la reclasificación inmediatamente, el sistema emite un mensaje de estado. Para visualizar los detalles, haga clic en Visualizar registro en el mensaje de estado. En caso de haber programado la reclasificación, puede visualizar la lista de logs una vez se ha ejecutado la reclasificación. Para ello, debe ejecutar la reclasificación relevante.
2.
Verificar el registro El registro contiene la siguiente información: ●
General
Muestra el resultado de la reclasificación, la fecha de ejecución, cualquier mensaje que haya podido ser emitido y el alcance de las ganancias o pérdidas de la valoración. ●
Selección de datos
Muestra la información introducida al iniciar la reclasificación. ●
Mensajes
Muestra una lista de todos los mensajes emitidos (como, por ejemplo, mensajes de advertencia). ●
Contabilizaciones
Muestra todos los movimientos en cuenta y asientos contables contabilizados por el sistema para la valoración en fecha clave y la anulación de valoración. Puede visualizar las contabilizaciones para cada cuenta de reconciliación o clasificadas por documento. ●
Procesado correctamente
Muestra, para cada cuenta de reconciliación, todos los asientos contables con datos del proveedor, ID de asiento contable, grupos de plazos restantes y el importe en moneda de la empresa. ●
No procesado
Visualiza los documentos sujetos a errores durante el procesamiento, por ejemplo, debido a la falta de determinación de cuentas para cada cuenta de reconciliación. A fin de verificar si una ejecución se ha realizado correctamente, puede ejecutar las siguientes verificaciones: ● Registro Encontrará un registro para una ejecución en la correspondiente subvista. Cada ejecución tiene un estado (Información, Error). Para visualizar los detalles de un log, seleccione la ejecución relevante y haga clic en Visualizar . Si se han producido errores durante una ejecución, necesitará resolverlos. Puede hallar información acerca de los errores en Mensajes . Una vez resueltos los errores, vuelva a iniciar la ejecución. El sistema repite aquellas contabilizaciones que no se realizaron en la primera ejecución. ●
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Monitor de tareas Si no se ha completado correctamente una ejecución y no puede encontrar y resolver la causa, puede visualizar los detalles técnicos relacionados con la
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ejecución en el Monitor de tareas. Seleccione la ejecución relevante y haga clic en Visualizar tareas . Si una tarea encuentra errores, póngase en contacto con el administrador del sistema.
Realizar una anulación de la reclasificación de débitos Si se lleva a cabo la anulación de una ejecución realizada en un período de contabilidad una vez se ha cerrado el período, el sistema le permite llevar a cabo la ejecución. Al final de la ejecución, en lugar de contabilizaciones, verá un mensaje de error diciendo que no es posible anular porque la etapa de cierre del período ya se ha realizado. 1.
Seleccione la ejecución a anular Seleccione la reclasificación que desea anular. La ejecución debe ser una ejecución de Actualización y debe tener Finalizado como el Estado de ejecución.
2.
Programar la ejecución de anulación ● Haga clic en Anular , introduzca una Descripción de ejecución y prográmela.
3.
Revise los resultados de la ejecución en Tareas ejecución de reclasificación de débitos. Edite las tareas de forma adecuada, haga clic en Acciones y en Completar.
4.
La ejecución anulada aparece ahora en la lista de ejecuciones de reclasificación finalizadas.
5.
Resultado Como resultado de la reclasificación, el sistema contabiliza contabilizaciones negativas o contabilizaciones de débito o crédito equivalentes. Esto se determina por la configuración empresarial. ● Si la ejecución de anulación para la ejecución de reclasificación seleccionada se programa en un momento posterior, se enumerará en el centro de trabajo Acreedores en la vista Trabajo con un estado en blanco. El estado cambia a Finalizado una vez realizada la ejecución. ●
Todas las ejecuciones de anulación tienen el indicador Anulado fijado.
3.5.6 Tareas 3.5.6.1 Crear una ejecución de confirmación de saldos Resumen Puede mandar confirmaciones de saldos para comparar sus registros de datos con los de sus proveedores/clientes e identificar así cualquier inconcordancia. Las ejecuciones de confirmación de saldos se utilizan para planificar confirmaciones de saldos de forma frecuente y recurrente. De manera alternativa, puede realizar una ejecución manual como solicitud única. Puede crear una ejecución de confirmación de saldo en la subvista Ejecuciones de confirmación de saldo de la vista Tareas periódicas tanto del centro de trabajo Acreedores o Deudores.
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Procedimiento 1.
Para crear una nueva ejecución de confirmación de saldos, haga clic en Nuevo confirmación de saldos.
2.
Seleccione un tipo
3.
y después en Ejecución de
1.
Introduzca una descripción para la ejecución de confirmación de saldos.
2.
Seleccione un tipo de confirmación de saldos adecuada: ● Sin carta de respuesta Esta selección le permite comprobar la calidad de sus cuentas de débito y crédito mediante confirmaciones de saldos. Puede detectar y corregir cualquier discrepancia que pueda surgir entre sus registros y los de sus clientes o proveedores, y hacer todos los ajustes de valor que sean necesarios. Sin embargo, el cliente o el proveedor no mandan una carta de respuesta documentando las diferencias en este caso. La confirmación de saldos sólo puede confirmarse o rechazarse. Si el cliente o el proveedor no ponen una queja antes de la fecha de cierre, sus saldos quedan aceptados. ●
Con carta de respuesta Esta selección le permite ponerse en contacto con sus clientes o proveedores para hablar de los detalles relacionados con sus posiciones abiertas. Su empresa envía una carta enumerando los detalles de todas sus posiciones abiertas. Esta carta solicita al cliente o proveedor que confirmen si los datos concuerdan entre ellos o especificen las diferencias mediante la carta de respuesta incluida. De esta manera, puede determinar si las cuentas de los clientes y proveedores están al día e identificar cualquier discrepancia gracias a la información de la carta de respuesta.
●
Solicitud Esta selección le permite contactar con sus clientes o proveedores para comprobar los saldos de cuentas del lado del cliente o proveedor. Puede solicitar el saldo de cuentas solo o también información detallada relacionada con los saldos.
3.
Seleccione Liberar inmediatamente para liberar la confirmación ahora mismo. Las cartas de confirmación de saldos se imprimen automáticamente una vez completada la ejecución. De manera alternativa, puede comprobar y liberar manualmente cada confirmación de saldos.
4.
Seleccione si desea una selección manual o automática de los clientes/proveedores.
Introduzca restricciones Puede introducir el nombre de la empresa o del cliente/proveedor. También puede seleccionar varios parámetros de selección que incluyan o excluyan clientes o proveedores concretos de la ejecución de confirmación de saldos, según el tipo de restricción que haya seleccionado en el paso previo.
4.
Completar y confirmar selección Haga clic en Finalizar para grabar la ejecución de confirmación de saldos. Una vez grabada la ejecución correctamente, el campo ID de ejecución muestra el ID de la nueva ejecución de confirmación de saldos. Seleccione Programar ejecución de confirmación de saldo. Aparecerá el editor Programar tarea. Aquí puede planificar y grabar la ejecución.
Resultado La ejecución de confirmación de saldos ha sido creada y planificada correctamente. Puede visualizar los resultados de la ejecución en la subvista Confirmación de saldo de la vista Proveedores en el centro de trabajo Acreedores o la vista Clientes en el centro de trabajo Deudores. Desde este punto, puede comprobar y liberar la confirmación de saldos. 106
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Puede utilizar criterios de búsqueda como Estado o ID de ejecución para buscar la confirmación de saldos que desea ver.
3.5.6.2 Crear y editar propuestas de pago para débitos Resumen Una lista de propuestas de pago contiene todas las posiciones abiertas (por ejemplo, facturas o notas de crédito) que el sistema propone para pago dentro de una única ejecución de pago. Las listas de propuestas de pago se pueden utilizar para verificar los pagos iniciados internamente antes de su ejecución. La lista de propuestas de pago se determina según la estrategia de pago definida en la configuración y muestra los pagos pendientes, teniendo en cuenta las condiciones de pago. Según las parametrizaciones, permite un uso óptimo de los descuentos por pronto pago otorgados. Para visualizar una lista de propuestas de pago creada por el sistema para pagos salientes iniciados internamente, en el centro de trabajo Débitos, seleccione Pagos automáticos. También puede acceder a las propuestas de pago en la vista Trabajo, filtradas según las Tareas de ejecución de pago, o en la subvista Ejecuciones de pago de la vista Tareas periódicas. El sistema muestra pagos pendientes de proveedor. De esta manera, el usuario puede decidir cuándo pagar las facturas para asegurarse de que su compromiso con los proveedores se cumpla en tiempo y forma. Esta vista contiene todos los pagos salientes iniciados por una ejecución de pago (no los pagos salientes iniciados por proveedores, como débito directo con mandato) y los pagos de créditos de clientes (clientes con saldo acreedor). Una vez verificados los detalles de pago y las condiciones de los pagos propuestos, puede liberarlos. Según las parametrizaciones de la configuración, es posible que necesite la aprobación de un responsable. Una vez ejecutados los pagos (seleccionando Ejecutar pago en la vista Pagos automáticos), el sistema contabiliza el pago y compensa las posiciones abiertas que deben pagarse.
Requisitos previos Ha establecido las siguientes parametrizaciones predefinidas en la configuración y los datos maestros: Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Definición del alcance En
Preguntas Gestión de flujo de caja , ha establecido las parametrizaciones básicas para los procesos de pago.
Ajuste preciso Ha seleccionado las siguientes parametrizaciones en Configuración empresarial en preciso
Lista de actividades
Ajuste
Gestión de flujo de caja :
●
Estrategia de pago (obligatorio) Puede crear una o varias estrategias de pago a las que el sistema accede al crear las listas de propuestas de pago. Estas parametrizaciones determinan directamente cuándo las posiciones abiertas se incluyen en una lista de propuestas de pago y si deben realizarse deducciones.
●
Proceso de aprobación
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107
En las parametrizaciones de procesamiento de pagos, puede especificar un valor umbral para cada modalidad de pago. Cuando se alcanza este valor umbral, se requiere una aprobación del pago saliente. La solicitud de aprobación siempre se envía al jefe especificado en Gestión de aplicaciones y usuarios en el área Reglas de distribución de trabajo de empleado. ●
Priorización de cuentas bancarias Puede especificar toda la información bancaria, la modalidad de pago para cada cuenta bancaria y los valores umbral para las cuentas bancarias. El sistema accede a las cuentas bancarias durante la asignación de liquidez para el pago de facturas según la prioridad.
Procedimiento 1.
Crear una lista de propuestas de pago Para crear una nueva ejecución de pago, realice lo siguiente: a.
Vaya al centro de trabajo Débitos y marque la subvista Ejecuciones de pago de la vista Tareas periódicas. Seleccione Nuevo y, a continuación, Ejecución de pago. Aparecerá la pantalla Nueva ejecución de pago. Puede usar los siguientes criterios de selección para su ejecución de pago: ● Fecha de contabilización Puede especificar una fecha de contabilización. La fecha de contabilización estándar es la fecha en la que se ejecuta el pago. Si desea programar la ejecución periódicamente, deje este campo vacío. ●
Fecha de procesamiento bancario Puede especificar la fecha de pago solicitada (para transferencias y débitos directos bancarios únicamente). Según los días laborables, el banco puede realizar el pago más tarde. Si desea programar la ejecución periódicamente, deje este campo vacío.
●
Incluir pagos a cuenta En este lugar puede especificar si desea que la ejecución incluya los salientes a pagos a cuenta. Se trata de pagos contabilizados en una cuenta pero que todavía no se han compensado.
●
Empresa
●
ID de/a de proveedor Puede definir un rango de valores que le permita seleccionar varios proveedores para una ejecución de pago. Si no selecciona un proveedor, el sistema selecciona todos los proveedores introducidos en el sistema para la ejecución de pago.
●
Moneda Puede especificar una moneda. Únicamente se compensan las facturas que coincidan con la moneda seleccionada.
●
Fecha de próxima ejecución de pago Si introduce una fecha aquí, todas las posiciones que se encuentran vencidas o que se vencerán antes de dicha fecha se incluirán en la lista de de propuestas de pago. Solo puede introducir una fecha que se encuentre en el futuro. Una vez grabada su entrada, no puede editar este campo. Esta fecha únicamente debe especificarse si la ejecución de pago se realiza de inmediato y sólo una vez. Si la ejecución de pago se programa para realizarse periódicamente, no debe introducirse ninguna fecha aquí. La ejecución de pago tiene en cuenta todas las posiciones hasta que se realice la siguiente ejecución de pago. La ejecución no selecciona posiciones con un bloqueo de pago. Es válido también para los pagos a cuenta.
b.
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Active y grabe las entradas.
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2.
Crear una ejecución de pago a.
En la pantalla Ejecución de pago: , haga clic en Programar . Aparece la pantalla Programar tarea. Si desea iniciar la ejecución de pago de inmediato y solo realizarla una vez, elija Iniciar de inmediato. De forma alternativa, puede especificar una fecha y una hora de inicio o programar la ejecución después de una tarea específica. Si desea programar la ejecución de pago periódicamente, especifique cuándo debe repetirse la ejecución, por ejemplo, diaria o semanalmente.
b.
Grabe las entradas.
c.
Cierre la pantalla Planificar tarea.
Puede visualizar los detalles técnicos de la ejecución en el log, en la subvista Ejecuciones de pago de la vista Tareas periódicas. Para ello, seleccione la ejecución de pagos relevante en Ejecuciones de pagos y haga clic en el ID relevante en la columna ID de registro de aplicación de la tabla inferior. Para más información, consulte Mensajes en el log de aplicación de ejecución del pago [página 93]. 3.
Editar y liberar una propuesta de pago Para editar una propuesta de pago, realice lo siguiente:
4.
a.
En el centro de trabajo Débitos, abra la vista Pagos automáticos.
b.
Seleccione la propuesta de pago adecuada.
c.
Elija Editar para visualizar los detalles del pago y para realizar modificaciones. Puede modificar la modalidad de pago y los datos relacionados (como la cuenta bancaria), modificar el importe de pago, seleccionar otros detalles bancarios de cliente/proveedor, introducir o modificar un importe de pronto pago o borrar posiciones abiertas (para excluirlas del pago). También puede rechazar una propuesta de pago. Esto no afectará las posiciones abiertas, ya que no se realizó ninguna contabilización en el sistema.
d.
Para proteger la liquidez de la empresa, durante la creación del pago (liberación), el sistema verifica si los activos líquidos se pudieron asignar exitosamente al pago. Verifica si hay liquidez suficiente para el pago en el banco y reserva el importe relevante para este pago. Si el sistema no pudo asignar liquidez debido a que no había suficientes fondos disponibles, emite un mensaje de error. Para pagos importantes, puede sustituir la asignación de liquidez y especificar que no deben asignarse fondos disponibles. Para esto, elija Acciones y luego Asignación de liquidez no requerida. En este caso, el pago se realiza independientemente de la disponibilidad de fondos.
e.
Una vez que haya acabado de editar una propuesta de pago, elija Ejecutar pago para transferir el pago al centro de trabajo Gestión de pagos o al aprobador de la salida de pago. Se necesita la aprobación si se alcanza el valor umbral definido en la configuración para la aprobación de una salida de pago. Si no se necesita aprobación para el pago saliente, la contabilización se realiza en el sistema con la ejecución del pago, y se compensan las posiciones abiertas. Si se necesita una aprobación, la contabilización se realiza después de la aprobación.
Aprobar una propuesta de pago Una vez que haya editado y liberado una propuesta de pago que debe aprobarse, ésta se transfiere automáticamente al aprobador en el centro de trabajo Mi área de responsabilidad, vista Aprobaciones. El autorizador puede aprobar el pago o devolverlo para su revisión.
Consulte también Salidas de pagos automáticas iniciadas internamente [página 16] Configuración: Estrategias de pago
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3.5.7 Informes del banco central 3.5.7.1 Guía rápida para informes del banco central Existe documentación disponible sobre este tema que es específicamente relevante para los siguientes países: Austria, Dinamarca, Francia, Alemania y Países Bajos. Para garantizar que se muestra la versión del documento específico de país relevante, seleccione Personalizar Mis parametrizaciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione el país relevante. Grabe sus opciones. La subvista Informes del banco central le permite informar de sus transacciones comerciales exteriores a las autoridades. Esta información se utiliza en el cálculo del saldo de pagos para su país. Se aplican diversas regulaciones a los informes del banco central dependiendo del país. Puede utilizar la subvista Informes del banco central para actualizar y preparar manualmente estos datos para los informes del banco central, obtenidos de la facturación de proveedores y clientes. Además de este proceso de transferencia automática de datos, existe la posibilidad de introducir datos manualmente en la lista de trabajo de informes del banco central. Puede acceder a esta subvista desde los centros de trabajo Débitos o Créditos, en Tareas periódicas. Si no existen entradas para su empresa en la lista de informes del banco central, es probable que su empresa no esté activada para los informes del banco central. Verifique la actividad Informes del banco central – Exclusión en la configuración empresarial para ver si los informes del banco central están desactivados para su empresa.
Tareas Determinar códigos de banco central En Informes del banco central, puede configurar reglas para determinar automáticamente los códigos de banco central predeterminados que se utilizarán para las facturas que tengan los atributos relevantes. Para asegurarse de visualizar la versión de documento específica de país relevante, seleccione Personalizar Mis parametrizaciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País, seleccione el país relevante. Grabe las parametrizaciones. Las actividades Determinación de código de banco central – Facturación a clientes y Determinación de código de banco central – Facturación de proveedores en la configuración empresarial ahora son obsoletas y se conservan solamente para referencia. Se recomienda que cree reglas con Determinar códigos de banco central en la vista Informes del banco central. Si tiene reglas existentes creadas para Austria, Alemania o Francia con el método antiguo, debe recrearlas en la actividad nueva.
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Realizar informes del banco central En la subvista Informes del banco central de Tareas periódicas, puede realizar informes del banco central, lo que incluye la recopilación y gestión de transacciones de comercio exterior. Estas transacciones se informan a las autoridades para crear el saldo de pagos para el país en cuestión. Para obtener más información, consulte Realizar informes del banco central [página 112]
Asignar un estado a una posición de informe del banco central En Tareas periódicas Informes del banco central , seleccione las partidas individuales relevantes, haga clic en Cambiar estado y seleccione el estado adecuado. Por ejemplo, si ya informó una posición, debe actualizar el estado en consecuencia, para no informarla nuevamente por error. Los siguientes estados están disponibles: ●
El estado No relevante indica una partida individual que incluye un código de banco central pero que no es necesario informar.
●
El estado En preparación indica una partida individual creada manual o automáticamente para la que no se ha finalizado la entrada de datos, por ejemplo, porque falta un código de banco central. Este estado se cambia automáticamente por Informe en proceso cuando se completan los datos, por ejemplo, al introducir un código de banco central. No se puede modificar este estado de forma manual.
●
El estado Informe en proceso indica una partida individual creada de forma manual o automática con todos los datos completos pero que todavía no se ha informado a las autoridades correspondientes. Una vez que haya informado esta partida individual deberá cambiar el estado por Informado.
●
El estado Informado indica que una partida individual se ha informado a las autoridades correspondientes en el período de informe adecuado. Si ha cambiado el estado de una partida individual por error por Informado, podrá volver a cambiarlo por Informe en proceso.
●
El estado Informe de cancelación en proceso indica que la factura correspondiente de la partida individual se ha cancelado pero que esto aún no se ha informado a las autoridades correspondientes. Una vez que haya informado de la cancelación, podrá cambiar el estado de esta partida individual por Cancelación informada. Si se cancela la factura correspondiente en el mismo mes, antes de que se haya informado a las autoridades, la partida individual se borrará de la lista de trabajo de informes del banco central.
●
El estado Cancelación informada indica que la factura correspondiente de la partida individual se ha cancelado y que dicha cancelación se ha informado a las autoridades para el período de informe correspondiente. Si ha cambiado el estado de una partida individual por error por Cancelación informada, podrá volver a cambiarlo por Informe de cancelación en proceso.
Asignar un socio comercial a una organización internacional: Austria Si un socio comercial pertenece a una organización de desarrollo internacional o es considerado como tal, estará sujeto a los informes del banco central. Por ello, los negocios
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con este cliente o proveedor se notifican como parte de los informes del banco central habituales de su empresa. Para obtener más información, consulte Determinación de organizaciones internacionales para informes del banco central - Austria [página 115]. Esta tarea solo es relevante para Austria.
3.5.7.2 Tareas 3.5.7.2.1 Realizar informes del banco central Resumen En la subvista Informes del banco central, puede realizar el informe del banco central, que incluye la recopilación y gestión de las transacciones de comercio exterior. Estas transacciones se informan a las autoridades para crear el saldo de pagos para el país en cuestión. Los datos de la facturación a clientes y a proveedores de socios comerciales extranjeros se proporcionan en la lista de trabajo Informes del banco central. Si el sistema no pudo determinar automáticamente el código relevante, debe asignar manualmente todas las facturas relacionadas con informes a los códigos de banco central relacionados.
Requisitos previos Debe asegurarse de haber resuelto todas las tareas pendientes relacionadas con informes del banco central en la vista Trabajo.
Procedimiento 1.
En el centro de trabajo Débitos o Créditos, abra
2.
En Visualizar, especifique el país para el informe.
3.
Para filtrar las partidas individuales del documento relevante, haga clic en Avanzada, introduzca los detalles de la búsqueda y haga clic en Ir . Algunos parámetros de filtro útiles incluyen filtrar por intervalo de fechas y por estado.
112
Tareas periódicas
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Informes del banco central .
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Los siguientes estados están disponibles:
4.
5.
●
El estado No relevante indica una partida individual que incluye un código de banco central pero que no es necesario informar.
●
El estado En preparación indica una partida individual creada manual o automáticamente para la que no se ha finalizado la entrada de datos, por ejemplo, porque falta un código de banco central. Este estado se cambia automáticamente por Informe en proceso cuando se completan los datos, por ejemplo, al introducir un código de banco central. No se puede modificar este estado de forma manual.
●
El estado Informe en proceso indica una partida individual creada de forma manual o automática con todos los datos completos pero que todavía no se ha informado a las autoridades correspondientes. Una vez que haya informado esta partida individual deberá cambiar el estado por Informado.
●
El estado Informado indica que una partida individual se ha informado a las autoridades correspondientes en el período de informe adecuado. Si ha cambiado el estado de una partida individual por error por Informado, podrá volver a cambiarlo por Informe en proceso.
●
El estado Informe de cancelación en proceso indica que la factura correspondiente de la partida individual se ha cancelado pero que esto aún no se ha informado a las autoridades correspondientes. Una vez que haya informado de la cancelación, podrá cambiar el estado de esta partida individual por Cancelación informada. Si se cancela la factura correspondiente en el mismo mes, antes de que se haya informado a las autoridades, la partida individual se borrará de la lista de trabajo de informes del banco central.
●
El estado Cancelación informada indica que la factura correspondiente de la partida individual se ha cancelado y que dicha cancelación se ha informado a las autoridades para el período de informe correspondiente. Si ha cambiado el estado de una partida individual por error por Cancelación informada, podrá volver a cambiarlo por Informe de cancelación en proceso.
Agregue toda la información faltante que deba ser declarada en la lista de trabajo. y seleccione Entrada de informes de banco central.
1.
Haga clic en Crear
2.
Introduzca toda la información de informes requerida, incluidos los siguientes: ID de empresa, detalles de documento original, código de banco central relevante, país de gestión de informes, país del cliente o proveedor, importe bruto, etc.
3.
Haga clic en Grabar para añadir la posición a la lista de trabajo de informes del banco central.
Revise las partidas individuales de documento. Si algunas posiciones son códigos de banco central faltantes, seleccione todas las posiciones afectadas y haga clic en Acción Proponer código de banco central. Si se definieron reglas adecuadas de determinación de códigos de banco central, a continuación, se asigna el código de banco central adecuado. De lo contrario, recibirá un mensaje de advertencia de que no se encontró un código adecuado. A continuación, puede crear una regla de determinación de códigos de banco central para que determine automáticamente los códigos de banco central predeterminados que se utilizarán para las facturas que tengan los atributos relevantes. Para obtener más información, consulte Editar reglas de determinación de códigos de banco central en la sección Tareas de la Guía rápida para informes del banco central [página 110]. Solo puede proponer códigos de banco central para partidas individuales de documento con estado "En preparación".
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También puede asignar manualmente un código de banco central a una partida individual de documento. Para ello, haga clic en Editar para abrir la actividad Informes del banco central e introducir los datos requeridos. Si creó una partida individual nueva para la lista de trabajo de informes del banco central, puede editar todos los detalles para esta partida individual. Sin embargo, si la partida individual proviene de otro documento, por ejemplo de una factura, solo podrá editar el código de banco central. En algunos casos, como el comercio de tránsito, deberá revisar y modificar el código de banco central. Si falta el país del socio comercial, las facturas relacionadas se incluyen en la lista de trabajo de informes del banco central. Para excluir una entrada de los informes, márquela como “No relevante”. 6.
Dé formato al informe: ●
Haga clic en el enlace Avanzada para visualizar las opciones de filtro avanzadas.
●
Fije Estado como "Informe en proceso".
●
Fije filtros adicionales según sea necesario, por ejemplo, la fecha de documento y el ID de empresa. Haga clic en Ir .
El sistema muestra los datos filtrados en la tabla. 7.
Para transferir los detalles a las autoridades relevantes, debe exportar la información del informe a una hoja de cálculo. A Microsoft Excel®.
1.
Seleccione Exportar
2.
Haga clic en Descargar .
3.
Un mensaje muestra que puede abrir o grabar el archivo que contiene los datos que acaba de exportar. Haga clic en Grabar .
4.
El sistema muestra la ventana de diálogo “Guardar como” para que usted elija dónde grabar este archivo en su PC local. Elija una ubicación adecuada para grabar el archivo en su PC local y haga clic en Grabar .
5.
El sistema muestra el mensaje: Descarga completa. Puede abrir el archivo de inmediato o cerrarlo para verlo posteriormente. La hoja de cálculo de Microsoft Excel ahora está disponible para que usted puede usar los datos según sea necesario. La “Tabla dinámica” tiene un resumen de los datos de informes del banco central para que usted informe. En esta tabla dinámica, puede clasificar los datos según el código de banco central y verificar el valor total de las transacciones para un código determinado.
8.
En la vista Informes del banco central, seleccione todas las partidas individuales que informó, haga clic en Cambiar estado y, a continuación, seleccione "Fijar como informado". Si el estado no se fija en "Informado", es posible que las partidas individuales se incluyan involuntariamente en futuros informes del banco central. Si ha cambiado el estado de una partida individual por error a "Informado", podrá volver a cambiarlo a "Informe en proceso".
Resultado Usando esta hoja de cálculo como base, debe completar manualmente los formularios relevantes y enviarlos al banco central pertinente.
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3.5.7.3 Información relacionada 3.5.7.3.1 Configuración: Determinación de organizaciones internacionales para informes del banco central - Austria Resumen Si su socio comercial pertenece a una organización de desarrollo internacional o es considerado como tal, estará sujeto a los informes del banco central. Por ello, los negocios con este cliente o proveedor se notifican como parte de los informes del banco central habituales de su empresa. Las organizaciones internacionales tienen esta consideración debido a su estado internacional, multilateral o diplomático. Entre las organizaciones internacionales podemos citar la Organización de las Naciones Unidas, la Organización Mundial de la Salud y el Comité Internacional de la Cruz Roja. Los socios comerciales asignados a una organización internacional conservan su código de país, dado que corresponde a su dirección de facturación. También se asigna un país a estos socios para informar sobre el código que identifica exclusivamente a la organización internacional a la que están asignados. Para los socios asignados a organizaciones internacionales, el país para el código de informes se utiliza para resumir los datos de informes del banco central. Puede crear reglas de determinación de código de banco central para organizaciones internacionales en la actividad Determinación de organizaciones internacionales para informes del banco central. También puede crearlas o editarlas en la vista Informes del banco central de los centros de trabajo Débitos o Créditos. Este documento contiene detalles e instrucciones en función de las parametrizaciones de configuración. Normalmente un administrador selecciona tal configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con el administrador. Para hallar esta actividad, vaya a la vista Configuración empresarial Proyectos de implementación . Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y, a continuación, la actividad de la lista de actividades.
Parametrizaciones Los controles y las posibles opciones de esta actividad de ajuste preciso se explican a continuación. Parametrizaciones
Explicación
Nº S
El sistema crea automáticamente el número de serie y se identifica de forma unívoca cada línea en la lista de reglas. Las reglas se aplicarán en este orden. No puede modificar este valor.
ID socio comercial
El ID del socio comercial identifica a la parte que pertenece a una organización internacional o que es considerada como tal.
País de la empresa
Se refiere al país de la dirección de su empresa.
Organización internacional
Se suministra una lista estándar de códigos de organizaciones internacionales con la solución y no se puede modificar. Statistik Austria proporciona esta lista. Todas las organizaciones de desarrollo internacionales, independientemente de su dirección, se consideran socios comerciales extranjeros para los informes del banco central.
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Asignar un socio comercial a una organización internacional 1.
En la fase de ajuste preciso de la configuración empresarial, abra la actividad Determinación de organizaciones internacionales para informes del banco central. También, en el centro de trabajo Créditos o Débitos, abra la vista Tareas periódicas y seleccione Informes del banco central. Seleccione Austria de la lista de países. Haga clic en Acción Actualizar organizaciones internacionales para informes del banco central.
2.
Para asignar un socio comercial, haga clic en Añadir fila . ● En ID de socio comercial, seleccione * (asterisco) y seleccione el socio comercial relevante. Para ello, seleccione el operador "EQ - Igual a" y busque el socio comercial mediante Abrir selección de diálogo.
3.
●
En País, seleccione su país de la lista.
●
En Organización internacional, seleccione la organización relevante.
Si es necesario, utilice los botones de flecha para volver a ordenar las reglas de modo que la regla más específica sea la primera y la regla más genérica sea la última. Haga clic en Grabar y activar . La secuencia de reglas es importante, puesto que la determinación del código se ejecuta de arriba hacia abajo. Por lo tanto, debe crear la regla más específica al principio de la lista y la regla más genérica al final de la lista.
3.6 Informes 3.6.1 Lista de antigüedad para débitos Resumen Este informe visualiza para cada proveedor los débitos atrasados según una fecha clave específica y período de antigüedad.
Características Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, debe seleccionar valores para variables a fin de especificar los datos que desea ver. Debe especificar un valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias están marcadas con un asterisco (*). A continuación se explican algunas de las variables: ●
Fecha límite La fecha límite es la fecha de transacción (que se refiere a la fecha de contabilización de la transacción original, que se muestra como fecha de contabilización propuesta).
●
Período 1 a período 4 Puede especificar cuatro períodos de antigüedad para agrupar los débitos atrasados. Estos períodos se calculan a partir de la fecha límite especificada. En la visualización por defecto, la estructura de períodos es la siguiente: 30 días (período 1), 60 días (período 2), 90 días (período 3), 120 días (período 4). Esto significa
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que, por ejemplo, el período 2 visualiza los débitos atrasados con una fecha de vencimiento de entre 31 y 60 días, sin tener en cuenta si están compensadas en la fecha actual. Es posible modificar estos valores. Para obtener más información acerca de las variables estándar, consulte Resumen de informes en Gestión financiera
Analizar el informe Además de los débitos atrasados, el informe también visualiza para cada período los débitos que todavía no están vencidos y la cantidad total de débitos (el total de partidas vencidas y no vencidas). Tenga en cuenta lo siguiente para los tipos de documento individuales: ●
Las facturas de proveedor se muestran como importes negativos.
●
Las facturas de proveedor se muestran como importes positivos.
●
Los Pagos no tienen una fecha de vencimiento específica. Por lo tanto, la fecha de vencimiento neto que se muestra corresponde a la fecha de la transacción.
Los datos de este informe se muestran en formato de tabla. Tiene las siguientes opciones para analizar el informe: ●
Puede limitar los datos que se muestran. Para hacerlo, seleccione Filtro.
●
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
●
Desde las posiciones abiertas que se visualizan, puede desglosar los detalles relevantes. Para hacerlo, seleccione el valor adecuado y abra el menú correspondiente. Para poder navegar al documento original, añada las siguientes características al informe: ●
Tipo de documento original
●
Número de documento y/o Referencia externa
Tiene que insertar el Tipo de documento original a la izquierda del Número de documento y la Referencia externa. A continuación, puede navegar hacia el documento original a partir del Número de documento o la Referencia externa.
Consulte también ●
Vista Informes
●
Resumen de informes en Gestión financiera
●
Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera
3.6.2 Lista de previsiones para débitos Resumen Este informe muestra para cada proveedor los débitos abiertos para los que la fecha de vencimiento es posterior a la fecha clave especificada y se encuentra en el futuro. El informe también enumera las posiciones abiertas que deben pagarle sus proveedores. Las posiciones canceladas no están incluidas.
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Vistas Este informe ofrece las siguientes vista: ●
Lista de previsiones para créditos - (estándar) Muestra lo siguiente para cada cliente: el importe vencido ya en la fecha clave, futuros períodos de antigüedad, importe total a pagar en el futuro, importe pendiente total. El cálculo del vencimiento hace referencia a la fecha de vencimiento de neto (plazo de pago).
●
Descuento normal por pronto pago Muestra lo siguiente para cada cliente: el importe vencido ya en la fecha clave, futuros períodos de antigüedad, importe total a pagar en el futuro, importe pendiente total. El cálculo del vencimiento hace referencia a la fecha de vencimiento del descuento normal por pronto pago, tal como muestra el siguiente ejemplo: Condiciones de descuento por pronto pago 2.
●
Descuento máximo por pronto pago Muestra lo siguiente para cada proveedor: el importe vencido ya en la fecha clave, futuros períodos de antigüedad, importe total a pagar en el futuro, importe pendiente total. El cálculo del vencimiento hace referencia a la fecha de vencimiento del descuento máximo por pronto pago, tal como muestra el siguiente ejemplo: Condiciones de descuento por pronto pago 1. Recibe una factura con fecha del 01-07-09 y las siguientes condiciones de pago: ●
1) Pago en un plazo de 8 días: 3 % de descuento por pronto pago
●
2) Pago en un plazo de 14 días: 2% de descuento por pronto pago
●
3) Pago en un plazo de 30 días: Neto
Eso significa que habrá tres posibles fechas de vencimiento para esta factura: ●
Condición de descuento por pronto pago 1) (descuento máximo por pronto pago): Se puede pagar hasta el 09-07-09
●
Condición de descuento por pronto pago 2) (descuento normal por pronto pago): Se puede pagar hasta el 15-07-09
●
Neto (plazo de pago: condición 3): Se puede pagar hasta el 31-07-09
El sistema muestra diferentes importes netos y períodos de antigüedad para la factura en función de la vista que seleccione. En función de la vista que utilice, las facturas se agrupan por fecha de vencimiento de neto, fecha de vencimiento con descuento normal por pronto pago o fecha de vencimiento con descuento máximo por pronto pago.
Características Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, debe seleccionar valores para variables a fin de especificar los datos que desea ver. Debe especificar un valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias están marcadas con un asterisco (*). A continuación se explican algunas de las variables: ●
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Fecha clave La fecha clave siempre corresponde a la fecha de transacción de las posiciones abiertas y no a la fecha de contabilización. El sistema considera únicamente las posiciones con una fecha de transacción anterior a la fecha clave.
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●
Período 1 a período 4 Puede especificar cuatro períodos de antigüedad para agrupar los créditos con vencimiento en una fecha futura. Estos períodos se calculan a partir de la fecha clave especificada. En la visualización por defecto, la estructura de períodos es la siguiente: 30 días (período 1), 60 días (período 2), 90 días (período 3), 120 días (período 4). Eso supone, por ejemplo, que el período 2 muestra los créditos que vencen entre el día 31 y el 60 después de la fecha clave especificada. Es posible modificar estos valores.
Para obtener más información acerca de las variables estándar, consulte Resumen de informes en Gestión financiera
Analizar el informe Además de las posiciones que vencen en cada período del futuro, el informe muestra los créditos vencidos en la fecha clave y el importe total de todas las posiciones abiertas (total de posiciones vencidas y no vencidas aún). Tenga en cuenta lo siguiente para los tipos de documento individuales: ●
Las facturas de proveedor se muestran como importes negativos.
●
Las facturas de proveedor se muestran como importes positivos.
●
Los Pagos no tienen una fecha de vencimiento específica. Por lo tanto, la fecha de vencimiento que se muestra corresponde a la fecha de la transacción.
Tiene las siguientes opciones para analizar el informe: ●
Puede limitar los datos que se muestran. Para hacerlo, seleccione Filtro.
●
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
●
Desde las posiciones abiertas, puede desglosar los detalles relevantes. Para hacerlo, seleccione el valor adecuado y abra el menú correspondiente. Para poder navegar al documento original, añada las siguientes características al informe: ●
Tipo de documento original
●
Número de documento y/o Referencia externa
Tiene que insertar el Tipo de documento original a la izquierda del Número de documento y la Referencia externa. A continuación, puede navegar hacia el documento original a partir del Número de documento o la Referencia externa.
Consulte también ●
Vista Informes
●
Resumen de informes en Gestión financiera
●
Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera
3.6.3 Detalles para partidas de proveedores Resumen Este informe enumera todas las posiciones de un proveedor durante un período específico. Las posiciones canceladas no están incluidas.
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Características Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, debe seleccionar valores para variables a fin de especificar los datos que desea ver. Debe especificar un valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias están marcadas con un asterisco (*). A continuación se explican algunas de las variables: ●
Fecha de alta El sistema toma las dos semanas anteriores como el valor estándar para los documentos introducidos.
●
Estado de posición Puede limitar qué estados de una posición específica se visualizarán, por ejemplo: abiertas, compensadas o no asignadas. Para esto, use la ayuda para entradas.
Para obtener más información acerca de las variables estándar, consulte Resumen de informes en Gestión financiera
Analizar el informe El informe muestra el importe total del documento para cada posición además de los descuentos por pronto pago disponibles o tomados y los importes pendientes. También se muestra el nivel de reclamación de las partidas vencidas que haya. Los datos de este informe se muestran en formato de tabla. Tiene las siguientes opciones para analizar el informe: ●
Puede limitar los datos que se muestran. Para hacerlo, seleccione Filtro.
●
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
●
Desde cada proveedor que se muestra, puede desglosar los detalles relevantes. Para hacerlo, seleccione el valor adecuado y abra el menú correspondiente. Para poder navegar al documento original, añada las siguientes características al informe: ●
Tipo de documento original
●
Número de documento y/o Referencia externa
Tiene que insertar el Tipo de documento original a la izquierda del Número de documento y la Referencia externa. A continuación, puede navegar hacia el documento original a partir del Número de documento o la Referencia externa.
Consulte también ●
Vista Informes
●
Resumen de informes en Gestión financiera
●
Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera
3.6.4 Lista de posiciones abiertas – Clientes Resumen Este informe enumera las posiciones abiertas para cada proveedor en una fecha clave específica.
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Las posiciones canceladas no están incluidas.
Vistas Este informe ofrece las siguientes vistas: ●
Lista de posiciones abiertas: Proveedores (estándar) Esta vista muestra todas las visualizaciones para cada proveedor para una fecha clave específica, además de información sobre descuentos por pronto pago disponibles o tomados.
●
Lista de posiciones abiertas: Todas las partidas por proveedor Muestra una lista de todas las posiciones abiertas ordenadas por número de documento en forma ascendente.
●
Lista de posiciones abiertas: Resumen de proveedores Muestra el número total de posiciones abiertas para todos los clientes o para una selección de ellos.
●
Lista de partidas abiertas: Reconciliación Muestra las posiciones abiertas para cada proveedor y moneda de transacción. Esta vista se utiliza para la reconciliación técnica en función del informe de Reconciliación de acreedores. Para obtener más información, consulte Reconciliación de acreedores.
Características Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, debe seleccionar valores para variables a fin de especificar los datos que desea ver. Debe especificar un valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias están marcadas con un asterisco (*). Al hacerlo, tenga en cuenta lo siguiente: ●
Fecha clave La fecha clave siempre corresponde a la fecha de la transacción de las posiciones abiertas y no a la fecha de contabilización. El sistema muestra únicamente las posiciones con una fecha de transacción anterior a la fecha clave.
Para obtener más información acerca de las variables estándar, consulte Resumen de informes en Gestión financiera
Análisis del informe Los datos de este informe se muestran en formato de tabla. Tenga en cuenta lo siguiente para los tipos de documento individuales: ●
Las facturas de proveedor se muestran como importes negativos.
●
Las facturas de proveedor se muestran como importes positivos.
●
Los Pagos no tiene una fecha de vencimiento específica. Por lo tanto, la fecha de vencimiento neto que se muestra corresponde a la fecha de la transacción.
Para analizar el informe, dispone de las siguientes opciones: ●
Puede limitar los datos que se muestran. Para ello, seleccione Filtro.
●
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
●
Puede llamar la información detallada correspondiente para las posiciones abiertas visualizadas. Para ello, seleccione el valor adecuado y abra el menú correspondiente.
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Para poder navegar al documento original, añada las siguientes características al informe: ●
Tipo de documento original
●
Número de documento y/o Referencia externa
Tiene que insertar el Tipo de documento original a la izquierda del Número de documento y la Referencia externa. A continuación, puede navegar hacia el documento original a partir del Número de documento o la Referencia externa.
Consulte también ●
Vista Informes
●
Resumen de informes en Gestión financiera
●
Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera
3.6.5 Estadísticas de pago: Proveedores Resumen El informe le proporciona un resumen del comportamiento de los pagos de la empresa a los proveedores durante un período específico. Las posiciones canceladas no están incluidas.
Características Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, puede realizar selecciones de valores para variables a fin de especificar los datos que desea ver. Debe realizar una selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias están marcadas con un asterisco (*). Hay información adicional disponible para la siguiente variable seleccionada: ●
Fecha de contabilización propuesta El sistema toma las dos semanas anteriores como el valor estándar para los documentos introducidos.
Para obtener más información acerca de las variables estándar, consulte Resumen de informes en Gestión financiera
Analizar el informe Este informe muestra lo siguiente: el número de días desde la recepción de la factura hasta el pago (débitos); el importe del pago; el número promedio de días hasta la fecha de vencimiento neto; el número de días de atraso, en porcentaje, en el período especificado; y los descuentos por pronto pago permitidos, solicitados y perdidos. Los datos de este informe se muestran en formato de tabla. Tiene las siguientes opciones para analizar el informe: ●
Puede limitar los datos que se muestran. Para hacerlo, seleccione Filtro.
●
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
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●
Desde cada proveedor que se muestra, puede desglosar los detalles relevantes. Para hacerlo, seleccione el valor adecuado y abra el menú correspondiente.
Consulte también ●
Vista Informes
●
Resumen de informes en Gestión financiera
●
Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera
3.6.6 Estadísticas de pagos: Descuento por pronto pago Resumen El informe muestra un resumen de todos los descuentos por pronto pago que su empresa ha tomado o perdido al realizar pagos durante un período determinado. También se muestran todos los descuentos por pronto pago que su empresa todavía puede usar. Las posiciones canceladas no están incluidas.
Vistas ●
Estadísticas de pagos: Descuentos por pronto pago Muestra todos los descuentos por pronto pago, incluyendo aquellos disfrutados o no, en un período de tiempo determinado, así como los descuentos por pronto pago que están disponibles actualmente. El valor por defecto para este período es 365 días.
●
Estadísticas de pagos – Principale descuentos por pronto pago perdidos Muestra los diez importes del descuento más altos que no utilizaron durante los últimos 365 días.
Características Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, puede realizar selecciones de valores para variables a fin de especificar los datos que desea ver. Debe realizar una selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias están marcadas con un asterisco (*). Puede encontrar más información para las siguientes variables seleccionadas: ●
Fecha de compensación Puede restringir la visualización de pagos que se compensaron dentro del período de tiempo especificado, como el mes actual o los últimos 14 días. El valor por defecto para esta variable es 365 días.
●
Moneda de visualización Este informe se muestra en la moneda de la empresa como estándar. No obstante, también puede ejecutar el informe en una moneda diferente.
●
Moneda de visualización: Fecha de conversión Si desea ejecutar este informe en una moneda que no sea la moneda de la empresa, puede especificar la fecha de conversión. En general, se toma la fecha actual como la fecha de conversión.
Para obtener más información acerca de las variables estándar, consulte Resumen de informes en Gestión financiera
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Analizar el informe Este informe muestra el importe de los descuentos por pronto pago que su empresa ha disfrutado, perdido o aún puede usar para cada proveedor. Puede encontrar más información para los siguientes ratios: ●
Descuento por pronto pago permitido Muestra el descuento por pronto pago que puede o podía utilizar para un pago en particular.
●
Descuento por pronto pago disfrutado Muestra el descuento por pronto pago que podría utilizar según su proveedor y que ha disfrutado.
●
Descuento por pronto pago adicional disfrutado Muestra el descuento por pronto pago que ha efectuado además del importe que podría disfrutar según su proveedor. Esto significa que es la diferencia entre el importe del descuento por pronto pago total disfrutado y el importe por pronto pago permitido.
●
Descuento por pronto pago perdido Muestra el importe por pronto pago que podría haber disfrutado pero no lo hizo.
Tiene las siguientes opciones para analizar el informe: ●
Puede limitar los datos que se muestran. Para hacerlo, haga clic en el símbolo de filtro y seleccione los valores requeridos.
●
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
●
Puede utilizar proveedores individuales mostrados para navegar directamente a un resumen de sus datos maestros. Para hacerlo, seleccione el valor adecuado y abra el menú correspondiente.
●
Si desea visualizar más importes por pronto pago que los mostrados en la vista estándar, proceda del siguiente modo: En Columnas, seleccione la lista desplegable Ratios y después Gestionar condiciones. En la ventana de diálogo seleccione Editar. En la pantalla Editar condiciones, en la columna Valor de origen sobreescriba el valor visualizado e introduzca el número de filas necesario. Puede grabar las modificaciones y fijar la vista modificada como su estándar.
Desde este informe, puede navegar hasta: ●
Resumen de socio comercial
●
Detalles para todas las posiciones - Proveedores
●
Estadísticas de pagos: Proveedores [página 122] Para poder navegar al documento original, añada las siguientes características al informe: ●
Tipo de documento original
●
Número de documento y/o Referencia externa
Tiene que insertar el Tipo de documento original a la izquierda del Número de documento y la Referencia externa. A continuación, puede navegar hacia el documento original a partir del Número de documento o la Referencia externa.
Consulte también ●
Vista Informes
●
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●
Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera
3.6.7 Lista de proveedores Resumen La lista de proveedores muestra una lista de todos los proveedores que están en el sistema. Puede visualizar diversos datos de proveedores, como por ejemplo: ●
ID y nombre de socio comercial
●
Datos de dirección
●
Estado
●
Fecha de creación
●
Usuario que ha creado el registro
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4 Créditos
4.1 Conceptos básicos 4.1.1 Posiciones abiertas de créditos Resumen Las posiciones abiertas son facturas abiertas contabilizadas de mercancías y servicios o abonos que no se han pagado. La lista de posiciones abiertas de todos los clientes le ayuda a reconocer los pagos pendientes de los clientes y a recopilarlos de forma puntual con reclamación optimizada. También puede obtener un resumen de para qué cuentas de cliente todavía debe editar posiciones abiertas.
Requisitos previos Para visualizar posiciones abiertas, debe haber indicado y contabilizado previamente una factura de cliente en el sistema. Si no ha asignado una empresa a un cliente tras crear los datos maestros, el sistema trata de hacerlo de forma automática cuando se contabiliza la primera factura. La empresa se determina a partir de la empresa de ventas que creó la factura y la Gestión organizativa. También puede asignar la empresa personalmente. Para hacerlo, realice lo siguiente: 1.
En el centro de trabajo Créditos, diríjase hasta la vista Clientes.
2.
Seleccione el cliente y haga clic en Editar
3.
En Empresas, añada la empresa y el grupo de determinación de cuentas.
y luego en Datos financieros.
Una vez haya terminado de grabar, el sistema crea una cuenta de cliente nueva en el libro auxiliar. Para obtener más información, consulte Configuración empresarial de determinación de cuentas para una transacción comercial.
Vista de las listas de posiciones abiertas Para obtener un resumen de sus posiciones abiertas, seleccione la vista Informes en el centro de trabajo Créditos. En la lista se agrupan los informes siguientes que muestran información de las posiciones abiertas de sus clientes: ●
Lista de posiciones abiertas: Clientes El informe enumera las posiciones abiertas para cada cliente en una fecha clave específica.
●
Lista de posiciones - Clientes El informe visualiza todas las posiciones (abiertas, compensadas y parcialmente compensadas) de cada cliente para un período específico. También puede visualizar solo las posiciones abiertas de sus clientes para un período seleccionado.
●
Lista de antigüedad para créditos Este informe muestra las posiciones abiertas vencidas de sus clientes, organizadas por los días que hace que han vencido.
●
Lista de previsiones para créditos
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Este informe muestra los créditos abiertos de cada cliente para los que la fecha de vencimiento es posterior a la fecha clave especificada y se encuentra en el futuro. De esta forma, puede obtener un resumen de los pagos entrantes que cabe esperar. Los informes toman los datos del registro de débitos y créditos comerciales, los replican en una base de datos independiente e importan los datos conforme al perfil de informe que ha seleccionado. Una vez que ha seleccionado un informe, puede grabar distintas consultas para estandarizar actividades repetitivas. Por ejemplo, para crear el informe Lista de posiciones abiertas: Clientes, debe introducir la empresa, la moneda, la fecha clave y la fecha de conversión de la moneda de visualización. Si deja el campo de entrada Cliente vacío, el informe selecciona todos los clientes. Para los informes Lista de estructuras de deudores: Lista de movimientos y Lista de estructuras de deudores: Lista de previsiones, también es preciso indicar el período de antigüedad/análisis de previsiones. También tiene la opción de seleccionar un cliente específico si solo quiere visualizar las posiciones abiertas para ese cliente en concreto. En el informe Lista de posiciones: Clientes, puede utilizar el estado para especificar si solo deben mostrarse las posiciones compensadas, las parcialmente compensadas o las abiertas. Si ha grabado una consulta como variante de selección, ésta aparece para selección en la misma pantalla en la lista Variantes disponibles. Puede modificar y grabar una variante de selección marcada si quiere copiar las modificaciones para la variante de selección existente. Si lo que quiere es grabar la consulta con un nombre nuevo, marque Grabar como. Así la consulta nueva se graba como variante de selección. Los informes siguientes también están disponibles para visualizar posiciones abiertas y comportamiento del cliente: ●
Historial de reclamaciones - Clientes
●
Historial de reclamaciones - Documentos
●
Estadísticas de reclamaciones
●
Estadísticas de pago: Clientes
●
Lista de pagos: Clientes
Además de la opción de visualizar las posiciones abiertas en un informe, también puede mostrar las de un cliente específico con el Monitor de cuenta de cliente. Para obtener más información, consulte Monitor de cuenta de cliente [página 127].
Consulte también Configuración empresarial de determinación de cuentas para una transacción comercial Monitor de cuenta de cliente [página 127]
4.1.2 Compensación manual e inversa en el Monitor de cuenta de cliente Resumen El monitor de cuenta de cliente le ofrece un resumen de las posiciones de vencimiento del cliente (facturas, pagos, notas de crédito), por ejemplo, para poder verificar los pagos previstos para los próximos días. De esta manera, puede decidir qué actividades de seguimiento necesita realizar (por ejemplo, iniciar un procedimiento de reclamaciones), y puede planificar su liquidez. También puede utilizar el monitor de cuenta de cliente al atender solicitudes de clientes o al compensar posiciones abiertas en una cuenta. Para acceder al monitor de cuenta del cliente: 1.
En el centro de trabajo Créditos, abra la vista Cuentas de clientes.
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2.
Seleccione un cliente y haga clic en Visualizar .
Se muestran las siguientes fichas: ●
General Muestra la dirección del cliente, las posiciones abiertas totales en la moneda de la transacción y saldos valuados en la moneda de la empresa. También puede ver información sobre reclamaciones, el límite de crédito y datos de contabilidad, como la moneda de la empresa o el sistema contable estándar. Puede acceder a la cuenta del proveedor si definió los roles del proveedor y del cliente en los registros de datos maestros.
●
Créditos comerciales — Facturas/pagos Muestra las transacciones en una cuenta de cliente. También puede crear pagos manuales y compensar pagos manualmente. Puede filtrar las facturas, las notas de créditos y los pagos según su estado: ○ Posiciones abiertas muestra las posiciones abiertas y las posiciones parcialmente compensadas. ○
Posiciones compensadas muestra las posiciones compensadas y las posiciones canceladas.
○
Todas las posiciones muestra todas las posiciones.
Puede incluir en la visualización las posiciones estadísticas, como solicitudes de anticipos y solicitudes de letras de cambios. La información sobre las posiciones se presenta en formato de tabla e incluye: estado, referencia externa, tipo de documento, fecha de documento, fecha de vencimiento neto, fecha de contabilización, importe abierto en moneda de transacción e ID de compensación. En el área de detalles que se encuentra debajo de la tabla, se muestra información adicional acerca de la posición seleccionada en la tabla. Esta incluye el importe en moneda de transacción, el importe del descuento por pronto pago, las condiciones de pago y fechas de vencimiento, los detalles de reclamación, la modalidad de pago y los detalles de bloqueo de pago. Puede establecer o restablecer bloqueos de reclamación debajo de Acciones . Las columnas (opcionales) Importe de documento en moneda de transacción o Importes compensados pueden mostrar un total que no es igual a cero. Esto significa que el total de los pagos y las notas de crédito no es igual al total de las facturas. Esto ocurre cuando se transfiere una posición a otra cuenta o cuando se aplica un descuento. ●
Créditos comerciales — Contabilizaciones Aquí puede ver todas las transacciones realizadas en una cuenta de cliente en particular, en un período específico. La visualización también incluye los saldos iniciales y finales para el período en cuestión. Puede incluir los asientos contables que no son relevantes para el libro mayor a fin de explicar las cuentas de posiciones abiertas. También es posible realizar la clasificación según ID de referencia de posiciones abiertas a fin de ver las entradas de crédito y de débito asociadas.
●
Modificaciones Aquí puede ver el historial de modificaciones para una cuenta de cliente en particular.
●
Informes Aquí puede ejecutar informes en saldos y acceder a informes sobre antigüedad, previsiones y reclamaciones para el cliente seleccionado.
Características Detalles de posiciones individuales En los detalles de posiciones individuales, puede ver el estado, la fecha de vencimiento, el importe, el importe de descuento por pronto pago, el ID del documento de compensación, la fecha de creación y otra información de cada factura, nota de crédito o pago. 128
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También puede ver todos los asientos contables relacionados con esta posición. Para posiciones que aún no se incluyeron en ningún proceso de compensación o pago y tienen el estado Abierto, puede realizar modificaciones en las condiciones de descuento por pronto pago, la reclamación o la información sobre modalidad/bloqueo de pago.
Posiciones de partición Si hay sólo un pago parcial para una factura que implica una compensación parcial de la factura, el sistema crea posiciones de partición para la factura con IDs de posición de partición. Cada posición de partición tiene su propio estado (Abierto o Compensado). Por lo tanto, una factura que sólo está parcialmente compensada tiene, precisamente, una posición de partición abierta.
Nuevo gasto/crédito Puede utilizar esta función para crear una nueva posición abierta para la que actualmente no existe una factura, por ejemplo, para describir tasas o pagos de alquiler. Por ejemplo, puede introducir una posición para tasas de reclamación y, luego, compensarla una vez que se pagaron las tasas. Sin embargo, esta función no se debe utilizar para reemplazar una factura. Cuando introduzca manualmente posiciones abiertas de esta manera, no podrá asignar condiciones de pago.
Compensación manual La función de compensación manual de la subficha Facturas/pagos de la ficha Créditos comerciales permite compensar manualmente pagos de clientes con facturas pendientes si el sistema no pudo realizar la compensación automáticamente. También es posible compensar notas de créditos con facturas o salidas de pagos del cliente (por ejemplo, devolución mediante transferencia bancaria u otras devoluciones) con notas de crédito. Cuando se realiza la compensación, es posible que el saldo de las posiciones seleccionadas no sea cero. Las diferencias se pueden amortizar o mantener como posiciones abiertas, las cuales se pueden compensar más adelante con pagos futuros. Para comenzar la compensación manual, realice lo siguiente: 1.
Seleccione las facturas necesarias y a continuación haga clic en Compensar manualmente . Solo se visualizan para edición las posiciones que no están ya en compensación (no se ha creado ninguna propuesta de pago).
2.
Seleccione las posiciones abiertas relevantes y a continuación haga clic Asociar posiciones . Se muestra el saldo total de las posiciones seleccionadas. Si utiliza la función de división de posiciones abiertas, puede utilizar el monitor de cuenta de cliente sólo para realizar la compensación manual (no la automática). Las posiciones tienen la misma referencia externa y, por lo tanto, deben ser compensadas manualmente e incluidas en compensaciones separadas.
Pago manual La función Pagar manualmente por en la subficha Facturas/Pagos de la ficha Créditos comerciales le permite pagar facturas o notas de crédito. Las modalidades de pago disponibles están basadas en la definición de los datos maestros locales.
Pago insuficiente Si surge una diferencia debido a que los pagos recibidos son menores al importe de la factura y producen gastos operativos varios, puede representarlo de la siguiente manera: ●
Puede distribuir el importe de diferencia a todas las posiciones seleccionadas juntas: 1.
Seleccione Compensar manualmente .
2.
Seleccione Aplicar descuento o crédito .
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129
3. ●
Introduzca el importe y el motivo. El sistema distribuirá el importe completo de la diferencia a las posiciones.
Puede distribuir el importe de diferencia cada posición seleccionada: 1.
Seleccione Compensar manualmente .
2.
Seleccione la posición adecuada en la tabla.
3.
Seleccione Descuentos y créditos adicionales .
4.
Seleccione Añadir fila .
5.
Introduzca el importe y el motivo.
El comportamiento exacto también depende de las parametrizaciones de la estrategia de compensación en la configuración empresarial. El sistema realiza automáticamente la consolidación fiscal asociada con el pago insuficiente.
Pérdida de crédito en caso de insolvencia Puede amortizar una posición abierta para la que no se recibió ningún pago y para la cual ya no se espera un pago entrante: 1.
En el monitor de cuenta de cliente, filtre por posiciones abiertas. El sistema muestra posiciones abiertas y parcialmente compensadas.
2.
Seleccione la(s) factura(s) abierta(s).
3.
Haga clic en Compensar manualmente .
4.
Debajo de Otros descuentos/créditos, introduzca el importe completo y seleccione el motivo S01 Insolvencia.
5.
Hace clic en Compensar .
El crédito es amortizado o depreciado en contabilidad financiera, en la cuenta Amortización de activos actuales. La cuenta se determina utilizando la determinación de cuentas. El IVA que ya se pagó se recalcula automáticamente y se corrige según corresponde en la contabilidad fiscal. En el centro de trabajo Libro mayor, debajo de Asientos contables, reclasifique el crédito con los créditos de cobros dudosos, establezca las reservas para cuentas incobrables y compense las provisiones de créditos de cobros dudosos. Para obtener más información, consulte Reservas para cuentas incobrables.
Pago excesivo Si surge una diferencia de un pago recibido que es mayor que el importe de la factura, puede asignar el importe total del pago a la cuenta de cliente y dejar el importe en la cuenta como un pago a cuenta. Si el sistema pudo asignar pagos a las facturas abiertas en base a las referencias de facturas y se realizó la compensación, creará una tarea para compensación de pago en caso de pago excesivo. Esto depende de las parametrizaciones de la estrategia de compensación definidas en Ajuste preciso. En caso de diferencias, puede elegir cualquiera de las siguientes opciones: ●
En el centro de trabajo Créditos de la vista Compensación de pagos, puede dejar el saldo remanente como un pago a cuenta.
●
Puede ponerse en contacto con el cliente y devolver el importe de pago excesivo.
●
Puede compensar manualmente el importe de diferencia:
130
1.
Seleccione Compensar manualmente .
2.
Seleccione las posiciones relevantes.
3.
Seleccione Aplicar descuento o crédito e introduzca un motivo para la diferencia y el importe.
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No se generan rectificaciones de impuestos con respecto al importe pagado en exceso. Para realizar una rectificación de impuestos para el importe de pago en exceso, vaya a la vista Asientos fiscales manuales del centro de trabajo Gestión fiscal.
Reinicializar compensación Puede reinicializar la compensación, por ejemplo, si se asignó una factura a un pago incorrecto y, luego, se compensó. Si necesita cancelar una factura para un cliente que ya fue pagada, primero anule la compensación en el centro de trabajo Créditos y, luego, cancele la factura en el centro de trabajo Facturación a clientes. Si primero cancela la factura para el cliente en el centro de trabajo Facturación a clientes, la compensación original aún existirá y el sistema generará una nueva posición abierta (documento de anulación). Si ya transfirió manualmente la factura original a otra cuenta, se mostrará una posición de anulación en la cuenta original. Transfiera la posición de anulación de la misma manera que la factura original. Luego, puede compensar la factura original con el documento de anulación. Para obtener más información, consulte Cancelar una factura para cliente [página 51]. 1.
En el monitor de cuenta de cliente, vaya a la subficha Facturas/pagos de la ficha Créditos comerciales , y filtre por posiciones compensadas.
2.
Seleccione la posición para la que desea deshacer la compensación y haga clic en Documento de compensación .
3.
Haga clic en Visualizar todo . Verá una lista con los documentos de compensación para esta posición.
4.
Haga clic en Reinicializar compensación .
5.
Introduzca una fecha de cancelación.
6.
Hace clic en Aceptar .
La posición ya no se compensa y se muestra con el estado Abierto o Parcialmente compensado.
Compensar al cancelar una factura Si crea una factura parcialmente o completamente compensada, o una factura con referencia a un anticipo, el sistema compensa automáticamente una parte de la factura. En general, la factura permanece parcialmente abierta y el anticipo se compensa. Sin embargo, se pueden compensar parcialmente la factura y el anticipo, según los importes que eligió. Si cancela esta factura, el sistema crea una factura de cancelación. Además, se crea un documento de cancelación en el registro de créditos y débitos. Ahora tiene las siguientes opciones de compensación: ●
Puede anular la compensación para la factura en el monitor de cuenta de cliente y, luego, compensar la factura manualmente con la factura de cancelación. Entonces, la factura y la factura de cancelación tendrán el estado Compensado y el anticipo tendrá el estado Abierto.
●
Si prefiere no involucrar el documento de compensación para la factura, posiblemente porque definió un descuento por pronto pago y otras deducciones para documentos adicionales que también deben ser compensados, puede utilizar la factura de compensación para compensar otras posiciones abiertas (de la misma manera que para las notas de crédito).
●
Si estas consideraciones no son aplicables, y si no hay más posiciones disponibles para ser compensadas, puede utilizar la función de pago manual (botón Pagar manualmente por ) del monitor de cuenta de cliente a fin de crear un pago para la factura de cancelación. Así, se paga una factura para cliente de la misma manera que una nota de crédito. Para obtener más información, consulte Anticipos recibidos en contabilidad financiera [página 134] y Anticipos de clientes.
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Otras funciones También puede realizar las siguientes acciones en la subficha Facturas/pagos de la ficha Créditos comerciales : ●
Realizar recontabilizaciones simples o múltiples de facturas o pagos
●
Transferir todas las posiciones a otra cuenta de cliente
●
Dividir posiciones abiertas Puede dividir un pago entre diferentes cuentas de reconciliación, por ejemplo, para reflejar una garantía para la compra de una casa. Es posible que desee dividir una posición abierta en un número de fechas de vencimiento para cubrir pagos en cuotas.
●
Exportar los detalles de una cuenta de cliente a Microsoft Excel
●
Establecer o restablecer bloqueos de pago o bloqueos de reclamación El bloqueo de reclamación sólo se aplica a pagos provocados por su empresa. Los pagos recibidos no son reflejados por el bloqueo. El bloque de pago no produce un bloqueo de entrega.
Integración Si tiene un cliente que también es proveedor, también puede verlo en el monitor de cuenta de proveedor, en el centro de trabajo Débitos. Debe crear dos veces los datos maestros de este socio comercial. Para obtener más información, consulte Socios comerciales.
Consulte también Asignación y compensación de pagos [página 192] Contratos en Créditos
4.1.3 Reclamación automática Resumen Puede utilizar avisos de reclamación o recordatorios de pago para recordarles a los clientes sobre los importes debidos (créditos pendientes). Puede utilizar una ejecución de reclamación para determinar sobre una base regular todas las facturas y solicitudes de anticipo para las cuales haya vencido el pago o esté por vencer. La ejecución genera una lista de propuestas de reclamaciones que puede revisar y editar antes de que se creen los avisos de reclamación o los recordatorios de pago. La ejecución de reclamación basa sus propuestas en la estrategia de reclamación definida en la configuración. Después de revisar (y editar en caso necesario) la lista de propuestas de reclamación, esta se puede liberar. Los avisos de reclamación o recordatorios de pago se envían a los clientes por fax o correo electrónico o se imprimen para enviar por correo.
Requisitos previos Ha establecido las siguientes parametrizaciones predefinidas en la configuración y los datos maestros: Alcance Ha introducido los procedimientos de reclamación específicos del país. Ajuste preciso
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Ha definido la estrategia de reclamación en el centro de trabajo Configuración empresarial en actividades
Ajuste preciso
Lista de
Gestión de flujo de caja .
Puede especificar las estrategias de reclamación que el sistema debe usar en el momento de crear una lista de propuestas de reclamación. Estas parametrizaciones influyen directamente cuando las posiciones atrasadas están incluidas en el proceso de reclamación. Datos maestros En el centro de trabajo Gestión de aplicaciones y usuarios, puede configurar el formulario de reclamación que desea usar y especificar cómo debe enviarse.
Flujo de proceso Crear y programar una lista de propuestas de reclamación Puede crear y programar la lista de propuestas de reclamación mediante la ejecución de reclamación. En el centro de trabajo Créditos, seleccione Tareas periódicas Ejecuciones de reclamación . Para obtener más información, consulte Guía rápida para ejecuciones de reclamación (Créditos) [página 157]. Seleccione posiciones para la lista de propuestas de reclamación Según los criterios que haya introducido al realizar la ejecución de reclamación, el sistema determina todas las posiciones para su empresa y los clientes correspondientes. Según las parametrizaciones de la estrategia de reclamación, el sistema sólo determina las posiciones vencidas por un período mínimo. El proceso de reclamación generalmente incluye créditos. Si un crédito no aparece en la propuesta de reclamación, esto puede deberse a una de las siguientes razones: ●
No ha definido un nivel de reclamación para el tipo de documento (factura, solicitud de anticipo, crédito de letras de cambio).
●
Ya se reclamó el crédito y todavía no se alcanzó el siguiente nivel de reclamación.
●
Ya se alcanzó el nivel más alto de reclamación.
●
Acordó con el cliente o proveedor que los pagos se realizarían mediante débito directo. Especificó los acuerdos de pago en
Créditos
●
Bloqueó el crédito para reclamaciones.
●
Bloqueó el cliente para reclamaciones.
Clientes
Datos financieros .
Detallar créditos con nivel de reclamación máximo Una vez que una posición de pago vencida ha alcanzado el nivel máximo de reclamación, no se incluirá en ninguna otra alista de propuestas de reclamaciones. Un documento de reclamación adicional puede presentar la correspondencia anterior no válida. Usualmente, un proveedor iniciaría acción legal en estas circunstancias. Si desea detallar las posiciones que alcanzaron el nivel de reclamación máximo, realice lo siguiente: 1.
En el centro de trabajo Créditos, seleccione Informes.
2.
Seleccione el informe Historial de reclamaciones – Por documento.
3.
Seleccione la fecha hasta la que desea buscar información.
4.
Copie la característica libre de Nivel de reclamación en su selección de columna y ordene la característica en orden descendente de modo que el valor más elevado esté en la parte superior de la lista. También puede filtrar según el nivel más alto de reclamación.
Editar propuestas de reclamación Puede editar propuestas de reclamación en la vista Reclamación. Seleccione Créditos y, luego, la vista Reclamación. Para obtener más información, consulte Guía rápida para reclamación (Créditos) [página 155]. Puede usar los siguientes informes para realizar evaluaciones de reclamación. Los informes pueden hallarse en Créditos
Informes .
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Consulte también Historial de reclamaciones: Documentos [página 182] Estadísticas de reclamaciones [página 183]
4.1.4 Anticipos recibidos en Finanzas Resumen Antes de producir mercancías o proporcionar servicios, algunas veces es necesario recibir un anticipo del importe de factura del cliente. En ese caso, usted envía al cliente una solicitud de anticipo del pago. Esta se ingresa en el sistema. La solicitud de anticipo del pago se muestra en el sistema en el saldo de créditos como una partida abierta estadística que es parte de la solicitud de confirmación de saldos y que se puede reclamar y pagar. El importe de la solicitud de anticipo no se contabiliza en contabilidad inicialmente, tampoco se indica el importe impositivo. Esto se hace posteriormente cuando recibe el pago. Cuando su empresa haya recibido el pago, el cual anula la solicitud de pago, los importes de impuesto se actualizan y se utilizan para la devolución de impuestos. Las entradas también se realizan en las cuentas de mayor correspondientes. Si su empresa emite una factura final, el anticipo recibido se asigna automáticamente a la factura si las referencias coinciden. Se realiza una contabilización de transferencia desde la cuenta de Anticipos recibidos a la de Créditos. La entrada de impuestos que resulta del anticipo recibido se cancela y se registra una nueva entrada de impuestos con el importe desde la factura total. El importe restante puede liquidarse ahora del pago total. Para obtener más información acerca de contabilizaciones para anticipos, véase Contabilizaciones para anticipos (método bruto) [página 372].
Requisitos previos Las cuentas de anticipos se encuentran en el centro de trabajo Configuración empresarial, en la vista Lista de actividades la fase Ajuste preciso. Para navegar hasta este paso, seleccione
Contabilidad financiera y de
gestión Plan de cuentas, estructuras de informes financieros, determinación de cuentas Acreedores o -> Deudores . Para obtener más información acerca de la determinación de cuentas, consulte Configuración empresarial de determinación de cuentas para una transacción comercial y Cuentas de reconciliación.
Flujo de proceso 1.
Crear solicitud de anticipo Una solicitud de anticipo nueva se crea en el centro de trabajo Facturación a clientes. Para obtener más información, consulte Anticipos de clientes.
2.
Visualizar cuenta del cliente Para visualizar la solicitud de anticipo con el estado Abierto en el centro de trabajo Créditos, seleccione las Clientes Cuentas de cliente . vistas Se visualiza la pantalla de cuenta de cliente.
3.
134
Crear pago para solicitud de anticipo
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Para crear un pago para la solicitud de anticipo, diríjase a la ficha Acreedores por suministros y servicios en Monitor de cuenta de cliente y seleccione, por ejemplo, la acción Pagar manualmente mediante -> Cheque entrante. Puede incluir otros pagos para este cheque entrante. Si el cliente ha transferido un importe inferior al que se muestra en la solicitud de anticipo, puede especificar el importe de la diferencia como deducción. El sistema no admite pagos parciales actualmente. Una vez liberado el cheque, la solicitud de anticipo está pagada. Después de la compensación, el estado de la solicitud de anticipo cambia de Pendiente a Compensado. El sistema genera un nuevo elemento, un anticipo, con el estado Pendiente. Una vez que haya liberado el cheque, puede visualizar el flujo de documentos marcando
Ver todo
Cheque
entrante . Se da cuenta de que el cheque se contabilizó como anticipo recibido y que se ha indicado un importe de impuestos provisionales. No se soporta una compensación parcial para solicitudes de anticipo. Solo puede reinicializarse el importe completo. 4.
5.
Indicar factura final Puede crear facturas finales en el centro de trabajo Facturación a clientes. Mediante la ficha Anticipos , el sistema propone los pagos que existen para la cuenta de cliente. Para obtener más información acerca de la entrada de facturas, consulte Procesamiento de facturas del cliente. Si el importe del anticipo recibido concuerda con el importe atribuible mostrado en la factura para este anticipo, la factura se compensa automáticamente. El importe del impuesto se contabiliza automáticamente durante la compensación automática. La entrada de impuestos que resulta del anticipo recibido se cancela y se registra una nueva entrada de impuestos mediante el importe del impuesto total de la factura. En los siguientes casos el sistema crea una tarea para la compensación manual, la cual es aceptada por el procesador, si los importes concuerdan o difieren solo ligeramente, o realiza una entrada manualmente, si ya existe un anticipo: ● El sistema no encuentra un anticipo para la factura final. ●
El sistema encuentra un anticipo que se utiliza en otro sitio.
●
Los importes del anticipo y de la posición en la factura final no concuerdan.
Introducir pago total
Anulación de solicitudes de pagos, anticipos y facturas totales Puede hacer una solicitud de anticipo no válida en el centro de trabajo Facturación a clientes antes de contabilizar, siempre y cuando no se haya pagado ya. Si ya ha recibido el anticipo y ya lo ha introducido en el sistema, debe anular primero la compensación en el monitor de cuenta de cliente. Para obtener más información acerca de la anulación de compensaciones, vea en Monitor de cuenta de cliente [página 127] la sección Compensación cuando se cancela una factura en relación con un anticipo. Descuento aplicado a facturas de cliente con anticipos Durante la compensación automática de una factura de cliente (por ejemplo, de 1000 EUR) con un anticipo (por ejemplo, de 100 EUR), el sistema no contabiliza un descuento por pronto pago. Si el sistema procesa el pago final, es decir, durante la compensación automática del pago final, calcula el descuento por pronto pago para el pago restante. En el ejemplo, serían 900 EUR. Si su cliente aplicó un descuento por pronto pago mayor, el sistema crea una tarea para el usuario, para la compensación del pago. Si desea aplicar el descuento por pronto pago al importe total de la factura, puede hacerlo cuando procese la tarea de compensación. Para visualizar una tarea para compensación, seleccione
Créditos
Tareas .
Para obtener más información, consulte aquí [página 136].
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Consulte también Contabilizaciones para anticipos (método bruto) [página 372] Monitor de cuenta de cliente [página 127] Anticipos de clientes Descuentos por pronto pago de créditos en Finanzas [página 136]
4.1.5 Descuentos por pronto pago de créditos en Finanzas Resumen Un cliente puede deducirse un descuento por pronto pago al pagar una factura. Cuando la posición abierta correspondiente se compensa, el importe de descuento por pronto pago se introduce o bien manualmente o automáticamente. El sistema contabiliza automáticamente la deducción del descuento por pronto pago.
Requisitos previos Parámetros de configuración Ajuste preciso Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Descuentos por pronto pago para Créditos en Finanzas se activa en la configuración de solución. Para encontrar esta actividad, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y después seleccione las actividades siguientes de la lista: ●
Debe definir las condiciones de pago. Para hacerlo, seleccione Cuentas
●
Datos empresariales generales
Actualizar condiciones de pago .
Es necesario tener una cuenta para descuentos por pronto pago otorgados, introducirla en las estructuras de informes financieros y asignarla en determinación de cuentas para la transacción comercial descuento por pronto pago para pago/descuento. Seleccione gestión
●
Contabilidad financiera y de
Plan de cuentas, Estructuras de informes financieros, Determinación de cuentas .
Debe haber definido su estrategia de compensación. Para hacerlo, seleccione
Gestión de flujo de caja
Estrategias de compensación .
Determinar automáticamente descuentos por pronto pago otorgados Cuando se creó la partida abierta, el sistema calculó los importes de descuento por pronto pago. Para hacerlo, el sistema utilizó los siguientes datos: ●
136
Condiciones de pago para cada cliente: Las condiciones de pago fueron asignadas en los datos maestros del cliente relevante.
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●
Condiciones de pago para cada factura: Las condiciones fueron asignadas durante la facturación al cliente. Si existen condiciones de pago para una factura de cliente, el sistema siempre aplica estas condiciones, no las condiciones de pago introducidas en los datos maestros para ese cliente. Si no se asignaron condiciones de pago durante la factura al cliente, el sistema aplica las condiciones de pago para el cliente relevante.
Deducciones de descuento por pronto pago para pagos entrantes automáticos Los descuento por pronto pago que fueron deducidos por el cliente son tenidos en cuenta para los pagos entrantes automáticos, como transferencias bancarias entrantes en un extracto bancario. El sistema compara el importe del descuento por pronto pago que calculó para la fecha de ejecución del pago con el importe des descuento por pronto pago realmente deducido por el cliente. El sistema utiliza la estrategia de compensación para comparar los importes. También es posible definir días de gracia para deducir descuentos por pronto pago o establecer una regla que siempre genere una tarea para pagos insuficientes. Si el importe del descuento por pronto pago deducido por el cliente supera los límites de tolerancia y usted definió una tarea para pagos insuficientes, la posición no se compensa, y se crea una tarea. Para obtener más información, consulte Pagos entrantes automáticos [página 36].
Deducciones de descuento por pronto pago para pagos entrantes manuales Cuando se introduce un pago entrante manual (como un cheque entrante), el sistema propone el importe de descuento por pronto pago que ya ha sido determinado por el sistema para la fecha de transacción. Puede sobrescribir el importe del descuento por pronto pago que el sistema propone. Para obtener más información, consulte Pagos entrantes manuales [página 41].
Deducir descuentos por pronto pago durante la compensación manual Puede introducir un descuento por pronto pago mientras compensa manualmente una partida abierta en el monitor de cuenta de cliente. En el centro de trabajo Créditos, seleccione siguiente:
Clientes
Cuentas de cliente
1.
Seleccione el cliente adecuado y elija Ver .
2.
Seleccione las posiciones adecuadas y elija Compensar manualmente .
3.
Introduzca el importe adecuado en el campo Descuento por pronto pago de la factura.
y realice lo
Contabilizar un descuento por pronto pago otorgado Cuando se paga una factura de cliente, el descuento por pronto pago deducido se contabiliza utilizando el procedimiento bruto. El IVA se corrige automáticamente para la fecha de pago de la factura Los descuentos por pronto pago siempre se contabilizan en una cuenta separada para descuentos por pronto pago otorgados. Para obtener más información, consulte Descuentos: Descuentos por pronto pago y bonos [página 382].
Descuentos por pronto pago para pagos parciales Si una factura sólo se compensa parcialmente, el descuento por pronto pago se calcula y contabiliza en la cuenta de pago. Por ejemplo: Para una factura de 1000 EUR con un descuento por pronto pago de 3%, se realiza un pago parcial de 97 EUR. Además, el sistema contabiliza el descuento por pronto pago de 3 EUR proporcionalmente. Esto produce un importe de compensación de 100 EUR. Si usted va a procesar un pago entrante automático, y definió en la configuración del sistema que se siempre genere una tarea para pagos insuficientes, la posición no se compensa, y
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el sistema crea una tarea correspondiente. Los importes utilizados en el ejemplo son propuestos automáticamente para compensación.
Descuentos por pronto pago para compensar notas de crédito Si las condiciones de pago de la nota de crédito coinciden con las de la factura (por ejemplo, para una nota de crédito relevante para la factura), se contabiliza un descuento por pronto pago para la factura y la nota de crédito. Por ejemplo: Para una factura de 1000 EUR con un descuento por pronto pago de 3%, y una nota de crédito de 100 EUR con un descuento por pronto pago de 3%, se calcula un descuento por pronto pago de 3 EUR para el importe de compensación de 100 EUR. El descuento por pronto pago se contabiliza como importe negativo para la factura y, simultáneamente, como importe positivo para la nota de crédito, lo que significa que no se paga ningún descuento por pronto pago. Si la nota de crédito no tiene condiciones de descuentos por pronto pago, como una nota de crédito adicional subsiguiente, se calcula un descuento por pronto pago y se contabiliza en la nota de crédito durante la compensación manual. Por ejemplo: Para una factura de 1000 EUR con un descuento por pronto pago de 3%, y una nota de crédito adicional de 97 EUR sin descuento por pronto pago, se contabiliza un descuento por pronto pago de 3 EUR adicionalmente. Esto produce un importe de compensación de 100 EUR.
Descuentos por pronto pago para anticipos Durante la compensación automática de una factura de cliente (por ejemplo, de 1000 EUR) con un anticipo (por ejemplo, de 100 EUR), el sistema no contabiliza un descuento por pronto pago. Si el sistema procesa el pago final, es decir, durante la compensación automática del pago final, calcula el descuento por pronto pago para el pago restante. En el ejemplo, serían 900 EUR. Si su cliente aplicó un descuento por pronto pago mayor, el sistema crea una tarea para el usuario, para la compensación del pago. Si desea aplicar el descuento por pronto pago al importe total de la factura, puede hacerlo cuando procese la tarea de compensación. Para visualizar una tarea para compensación, en el centro de trabajo Créditos seleccione el ID de cuenta que desea ver. A continuación, haga clic en Nuevo y seleccione Tarea.
Importes de descuento para transacciones de punto de venta Los importes de descuento se pueden especificar explícitamente para posiciones vencidas individuales desde las transacciones de punto de venta. Estos descuentos por pronto pago sustituyen las condiciones de pago.
Consulte también Monitor de cuenta de cliente [página 127] Pagos entrantes automáticos [página 36] Pagos recibidos manuales [página 41] Configuración: Estrategias de compensación
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4.1.6 Devolución de pagos recibidos Resumen Es necesario reembolsar los pagos recibidos, si éstos no se pueden asignar porque no estaban previstos para su empresa (pago incorrecto de los clientes), si el cliente ha devuelto las mercancías o ha pagado en exceso o el doble. Es posible hacer un reembolso mediante transferencia bancaria en el sistema en el centro de trabajo Gestión de pagos en la vista Asignación de pagos.
Requisitos previos Seleccionó las siguientes opciones predefinidas en la configuración:
Definición del alcance En
Preguntas Gestión de flujo de caja , ha establecido las parametrizaciones básicas para los procesos de pago.
Ajuste preciso Ha seleccionado las siguientes configuraciones en el centro de trabajo Configuración empresarial en actividades
Ajuste preciso
Lista de
Gestión de flujo de caja :
●
Fijar las tolerancias en la estrategia de compensación: Especifique qué diferencia entre el importe de factura y el pago real del cliente acepta el sistema y éste compensa automáticamente los créditos con los pagos recibidos.
●
Configuración del formato de importación para el estado de cuenta bancaria: Permite que el sistema interprete los códigos de transacción empresarial del banco y los represente correctamente como pagos o cobros.
Flujo del proceso Después de recibir los pagos recibidos, el sistema asigna automáticamente las partidas abiertas (créditos). Debido a que falta información o que hay transferencias bancarias incorrectas del socio comercial, no se hace la asignación automática y, por tanto, el sistema no puede realizar la compensación automática. Esto significa que son necesarias la asignación y la compensación manual. Dependiendo de la transacción bancaria, son posibles los siguientes escenarios: ●
Diferencia de importe y asignación automática ○ Asignación manual del importe total al deudor y compensación del importe total ○
Asignación parcial del importe total al deudor ○ Compensación del importe parcial ○
○ ●
Reembolso mediante transferencia bancaria de un importe parcial
Ninguna asignación ni reembolso del importe total
Asignación no posible y compensación manual del importe total ○ Asignación de importes ○
Contabilizar el importe total a la cuenta del deudor
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Pagos recibidos que se pueden asignar El pago recibido se puede asignar a un deudor, aunque por motivos específicos el sistema no pueda realizar la compensación automática. Por ejemplo, el importe no se puede asignar exclusivamente o el cliente ha hecho deducciones que no se pueden supervisar en el sistema. En este caso, puede encontrar el pago recibido en el centro de trabajo Créditos en la vista Compensación de pagos. Tenga en cuenta que un pago recibido se representa con un singo negativo en esta vista porque baja el crédito. ●
Asignación manual del importe total 1.
En el centro de trabajo Créditos, seleccione Compensación de pagos.
2.
Visualice todas las partidas abiertas, seleccione el pago recibido relevante y seleccione Editar . Aparece la pantalla Compensación de pagos manual.
3.
Para contabilizar el importe a la cuenta del deudor, seleccione Asignar pago en cuenta .
4.
Elija Grabar .
●
Asignación manual de un importe parcial: No es posible aceptar solo una parte del importe y directamente reembolsar dicho importe que no se ha asignado.
●
Reembolso mediante transferencia bancaria de un importe parcial o de un importe total: Puede rechazar el pago total en el centro de trabajo Créditos en la vista Compensación de pagos dentro de Acciones . A continuación, puede ver este pago si selecciona los pagos rechazados. Esta transacción no reembolsa el importe mediante transferencia bancaria. Para efectuar un reembolso mediante transferencia bancaria, vaya al centro de trabajo Gestión de pagos y cree una salida de pago manual para el importe a reembolsar. Para obtener más información, consulte la sección Salidas de pagos manuales en Salidas de pagos [página 11]. Una vez se ha aprobado la salida de pago, puede visualizar dicha salida de pago como un pago aprobado en el centro de trabajo Créditos, en la vista Clientes, subvista Cuentas de clientes. Es necesario compensar estos pagos con la compensación manual con el importe que desee reembolsar. Prepare las salidas de pagos para el banco en el centro de trabajo Gestión de pagos, Salidas de pagos.
Pagos recibidos que no se pueden asignar En el centro de trabajo Gestión de pagos en la vista Asignación de pagos, puede ver todos los pagos que el sistema no pudo asignar automáticamente. Tienen el estado En preparación. Tenga en cuenta que un pago recibido se representa con un singo positivo en esta vista porque es una entrada de efectivo. 1.
2.
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Marque el pago relevante y seleccione Editar . Aparecerá la pantalla Editar asignación de pago. Aquí puede seleccionar Marcar como devolución para un pago. Indique la siguiente información para el reembolso: ● Importe asignado ●
Moneda
●
Motivo de devolución (por ejemplo, pago en efectivo, cuenta cerrada, detalles bancarios no válidos)
Grabar las entradas. El estado de la asignación de pago cambia a Liberado. El sistema contabiliza el importe devuelto dependiendo del motivo de devolución. El reembolso se tiene que iniciar manualmente. Para anular un pago, en la pantalla Editar asignación de pago seleccione Anular .
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4.2 Vista Clientes 4.2.1 Guía rápida de Clientes (en Créditos) La vista Clientes en el centro de trabajo Créditos proporciona acceso a todos los datos maestros de cliente relacionados con sus deudores. Puede verificar los detalles de transacción y cuenta, y verificar y liberar las confirmaciones de saldos de cliente creadas en la ejecución de confirmación de saldos. La vista Clientes tiene tres subvistas:
Cuentas de cliente Aquí, puede visualizar los saldos de cuenta de sus clientes, además de llamar posiciones de crédito individuales. También puede crear pagos manuales e iniciar compensaciones manuales.
Clientes Aquí, puede visualizar, editar y crear registros de datos maestros de clientes. También puede verificar los detalles de los clientes, como su ubicación, la persona de contacto principal y la información de contacto.
Confirmación de saldo Aquí puede visualizar una lista de las confirmaciones de saldos propuestas, que puede verificar y liberar para enviar a sus clientes.
Conceptos básicos Monitor de cuenta de cliente El monitor de cuenta de cliente le ofrece un resumen de las posiciones de vencimiento del cliente (facturas, pagos, notas de crédito), por ejemplo, para poder verificar los pagos previstos para los próximos días. De esta manera, puede decidir qué actividades de seguimiento necesita realizar (por ejemplo, iniciar un procedimiento de reclamaciones), y puede planificar su liquidez. También puede utilizar el monitor de cuenta de cliente al atender solicitudes de clientes o al compensar posiciones abiertas en una cuenta. Para obtener más información, consulte Monitor de cuenta de cliente [página 127].
Cliente Un cliente es una entidad corporativa o individuo privado con la cual existe una relación comercial y que compra un producto o servicios. Para obtener más información, consulte Cliente.
Posiciones abiertas de créditos Las posiciones abiertas son facturas abiertas contabilizadas de mercancías y servicios o abonos que no se han pagado. La lista de posiciones abiertas de todos los clientes le ayuda a reconocer los pagos pendientes de los clientes y a recopilarlos de forma puntual con reclamación optimizada. También puede obtener un resumen de para qué cuentas de cliente todavía debe editar posiciones abiertas. Para obtener más información, consulte Posiciones abiertas de créditos [página 126]
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Anticipos recibidos en Finanzas Antes de producir mercancías o proporcionar servicios, algunas veces es necesario recibir un anticipo del importe de factura del cliente. En ese caso, usted envía al cliente una solicitud de anticipo del pago. Esta se ingresa en el sistema. La solicitud de anticipo del pago se muestra en el sistema en el saldo de créditos como una partida abierta estadística que es parte de la solicitud de confirmación de saldos y que se puede reclamar y pagar. El importe de la solicitud de anticipo no se contabiliza en contabilidad inicialmente, tampoco se indica el importe impositivo. Esto se hace posteriormente cuando recibe el pago. Para obtener más información, consulte Anticipos recibidos en Finanzas [página 134].
Tareas Crear y editar un cliente 1.
En la subvista Clientes, seleccione Nuevo Cliente privado.
y, a continuación, Cliente corporativo o
2.
Introduzca el nombre del cliente, la dirección, los datos de comunicación y cualquier otra información. Si es necesario, introduzca una nota. Puede verificar si un cliente ya está registrado en el sistema, si ha seleccionado esta opción durante la determinación del alcance en la configuración empresarial. Para ello, elija Verificar duplicados . Asimismo, cuando grabe los detalles de un nuevo cliente, el sistema visualiza cualquier cliente que pueda estar duplicado. Para obtener más información, consulte Verificación de duplicados de socios comerciales.
3.
Para introducir información adicional sobre el cliente, haga clic en Visualizar todo .
4.
Para volver a la vista Proveedor, haga clic en Grabar y cerrar .
Crear un mandato de débito directo SEPA Para obtener más información sobre esta tarea, consulte Crear un mandato de débito directo SEPA [página 143].
Compensación manual en el Monitor de cuenta de cliente Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte Monitor de cuenta de cliente [página 127].
Anular la compensación en el Monitor de cuenta de cliente Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte Monitor de cuenta de cliente [página 127].
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4.2.2 Tareas 4.2.2.1 Crear un mandato de débito directo SEPA Resumen Si desea realizar pagos usando el procedimiento de débito directo SEPA, debe obtener una autorización de débito automático en la forma de un mandato para cada cliente. Debe crear e imprimir el mandato y luego enviarlo al cliente para que lo firme. Luego, el cliente completa y devuelve la copia firmada del mandato. Usted actualiza los datos en el sistema y envía la información del mandato con cada débito directo al banco.
Requisitos previos Usted cuenta con un identificador de acreedor único (UCI), que solicitó y obtuvo del banco nacional. Introdujo el UCI en los datos maestros de la empresa, en el centro de trabajo Gestión organizativa.
Procedimiento 1.
Crear un mandato SEPA preliminar a.
En el centro de trabajo Créditos, navegue hasta la vista Clientes. En la subvista Clientes, seleccione el cliente corporativo o particular adecuado y haga clic en Editar y, luego, en Datos financieros .
b.
En Mandatos SEPA, haga clic en Crear .
c.
En la ventana Mandato de débito directo, introduzca los datos requeridos para su cliente, incluidos los siguientes: ● ID de mandato Si desea que el sistema genere un número secuencial, deje este campo vacío. Si desea crear un mandato que ya existe en el sistema, introduzca este número en el campo. ●
Uso único Si desea usar el mandato para un débito directo solamente, fije este indicador. Si desea volver a utilizar el mandato, deje la casilla vacía.
●
Datos de pagador Verifique los datos mostrados para su cliente y utilice la ayuda para entradas para seleccionar el banco.
●
Tipo de mandato Verifique que el tipo de mandato presentado sea correcto; debe visualizarse SEPA Business– to–Business o SEPA central. El sistema deduce este valor de acuerdo con la información de la cuenta del cliente y según si se trata de un cliente corporativo o un cliente particular.
●
d.
Opcional: Pagador alternativo Debe fijar este indicador si los débitos son liquidados por un pagador desconocido en el sistema y no por el cliente. Introduzca los datos requeridos del pagador. En este caso, el pagador alternativo debe aceptar el débito directo y firmar el mandato.
Una vez que haya introducido todos los datos requeridos, haga clic en Grabar . A continuación, elija Acciones > Imprimir mandato para imprimir el mandato de modo que pueda enviárselo a su cliente para que lo firme.
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Cuando imprime el formulario, el estado del mandato cambia de En preparación a Esperando confirmación. Este estado significa que el cliente todavía no le devolvió el mandato firmado o que usted todavía no lo introdujo en el sistema. 2.
Finalizar un mandato SEPA a.
Después de que el cliente haya devuelto una versión firmada del mandato de débito directo SEPA, vuelva a seleccionar el cliente y elija Editar > Datos financieros.
b.
En Mandatos SEPA, haga clic en Editar . En la pantalla Mandato de débito directo, introduzca los datos que el cliente añadió al formulario e introduzca el lugar y la fecha de firma en el área Detalles de firma. Hace clic en Grabar . El mandato obtiene el estado Activo y ahora puede utilizarse para transacciones de débito directo SEPA. Al utilizar por primera vez el mandato con un procedimiento de débito directo, el sistema introduce los datos del mandato en el archivo de pago y lo envía al banco. Cuando vuelva a utilizarse el mandato, sólo se envía al banco el ID de mandato, ya que la otra información ya está almacenada. Únicamente si se modifica el mandato, se actualiza la información bancaria mediante el archivo de pago.
3.
Introducir un mandato existente en el sistema Este paso sólo se aplica si existe un mandato firmado por un cliente que todavía no se introdujo en el sistema.
4.
a.
En el centro de trabajo Créditos, navegue hasta la vista Clientes. En la subvista Clientes, seleccione el cliente corporativo o particular adecuado y haga clic en Editar y, luego, en Datos financieros .
b.
En Mandatos SEPA, haga clic en Crear .
c.
Introduzca los datos para el cliente SEPA como se describe en Crear un mandato SEPA preliminar, pero con la siguiente diferencia: Introduzca el ID de mandato existente en el campo ID de mandato, y también la fecha y la firma. Hace clic en Grabar . El estado del mandato cambia a Activo y ahora puede utilizarse para débitos directos. Puede imprimir el mandato con la frecuencia que desee.
Modificar un mandato existente en el sistema a.
Si desea realizar modificaciones a un mandato de débito directo SEPA con el estado Activo, vuelva a seleccionar el cliente. Elija Editar > Datos financieros.
b.
Puede editar los siguientes campos y, luego, informar al banco: ● ID de mandato ●
ID de acreedor Esta entrada debe modificarse en el centro de trabajo Gestión organizativa.
●
Nombre de empresa Esta entrada debe modificarse en el centro de trabajo Gestión organizativa.
●
IBAN o BIC de pagador Estas entradas deben modificarse en la subficha Datos bancarios de la ficha Datos financieros del cliente correspondiente.
Tenga en cuenta que las modificaciones realizadas en otras vistas o centros de trabajo se actualizarán automáticamente en la pantalla de mandato SEPA.
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Puede fijar el indicador Bloqueado sin generar una modificación que deba informarse. De esta manera, el mandato está bloqueado para utilizarse con débitos directos. Puede eliminar el bloqueo en cualquier momento. Si modifica un mandato, los datos del mandato se envían al banco mediante un archivo de pago cuando se realice el próximo débito directo.
Resultado Una vez que el mandato tiene el estado Activo, puede utilizarlo para pagos de débito directo SEPA. Sin embargo, tenga en cuenta que si un mandato no se utiliza por más de 36 meses, ya no puede aplicarse. No puede borrar mandatos. Si caduca la validez del mandato, el sistema impide que se realicen pagos con este mandato. Si ya no desea utilizar un mandato o si ya no es válido, puede fijar el estado manualmente de Marcar como obsoleto a Obsoleto. De esta forma, puede filtrar la lista en el área de mandatos SEPA por "activo", es decir, los mandatos válidos.
Consulte también Lista de mandatos SEPA [página 189]
4.2.2.2 Compensación manual e inversa en el Monitor de cuenta de cliente Resumen El monitor de cuenta de cliente le ofrece un resumen de las posiciones de vencimiento del cliente (facturas, pagos, notas de crédito), por ejemplo, para poder verificar los pagos previstos para los próximos días. De esta manera, puede decidir qué actividades de seguimiento necesita realizar (por ejemplo, iniciar un procedimiento de reclamaciones), y puede planificar su liquidez. También puede utilizar el monitor de cuenta de cliente al atender solicitudes de clientes o al compensar posiciones abiertas en una cuenta. Para acceder al monitor de cuenta del cliente: 1.
En el centro de trabajo Créditos, abra la vista Cuentas de clientes.
2.
Seleccione un cliente y haga clic en Visualizar .
Se muestran las siguientes fichas: ●
General Muestra la dirección del cliente, las posiciones abiertas totales en la moneda de la transacción y saldos valuados en la moneda de la empresa. También puede ver información sobre reclamaciones, el límite de crédito y datos de contabilidad, como la moneda de la empresa o el sistema contable estándar. Puede acceder a la cuenta del proveedor si definió los roles del proveedor y del cliente en los registros de datos maestros.
●
Créditos comerciales — Facturas/pagos Muestra las transacciones en una cuenta de cliente. También puede crear pagos manuales y compensar pagos manualmente. Puede filtrar las facturas, las notas de créditos y los pagos según su estado:
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○
Posiciones abiertas muestra las posiciones abiertas y las posiciones parcialmente compensadas.
○
Posiciones compensadas muestra las posiciones compensadas y las posiciones canceladas.
○
Todas las posiciones muestra todas las posiciones.
Puede incluir en la visualización las posiciones estadísticas, como solicitudes de anticipos y solicitudes de letras de cambios. La información sobre las posiciones se presenta en formato de tabla e incluye: estado, referencia externa, tipo de documento, fecha de documento, fecha de vencimiento neto, fecha de contabilización, importe abierto en moneda de transacción e ID de compensación. En el área de detalles que se encuentra debajo de la tabla, se muestra información adicional acerca de la posición seleccionada en la tabla. Esta incluye el importe en moneda de transacción, el importe del descuento por pronto pago, las condiciones de pago y fechas de vencimiento, los detalles de reclamación, la modalidad de pago y los detalles de bloqueo de pago. Puede establecer o restablecer bloqueos de reclamación debajo de Acciones . Las columnas (opcionales) Importe de documento en moneda de transacción o Importes compensados pueden mostrar un total que no es igual a cero. Esto significa que el total de los pagos y las notas de crédito no es igual al total de las facturas. Esto ocurre cuando se transfiere una posición a otra cuenta o cuando se aplica un descuento. ●
Créditos comerciales — Contabilizaciones Aquí puede ver todas las transacciones realizadas en una cuenta de cliente en particular, en un período específico. La visualización también incluye los saldos iniciales y finales para el período en cuestión. Puede incluir los asientos contables que no son relevantes para el libro mayor a fin de explicar las cuentas de posiciones abiertas. También es posible realizar la clasificación según ID de referencia de posiciones abiertas a fin de ver las entradas de crédito y de débito asociadas.
●
Modificaciones Aquí puede ver el historial de modificaciones para una cuenta de cliente en particular.
●
Informes Aquí puede ejecutar informes en saldos y acceder a informes sobre antigüedad, previsiones y reclamaciones para el cliente seleccionado.
Características Detalles de posiciones individuales En los detalles de posiciones individuales, puede ver el estado, la fecha de vencimiento, el importe, el importe de descuento por pronto pago, el ID del documento de compensación, la fecha de creación y otra información de cada factura, nota de crédito o pago. También puede ver todos los asientos contables relacionados con esta posición. Para posiciones que aún no se incluyeron en ningún proceso de compensación o pago y tienen el estado Abierto, puede realizar modificaciones en las condiciones de descuento por pronto pago, la reclamación o la información sobre modalidad/bloqueo de pago.
Posiciones de partición Si hay sólo un pago parcial para una factura que implica una compensación parcial de la factura, el sistema crea posiciones de partición para la factura con IDs de posición de partición. Cada posición de partición tiene su propio estado (Abierto o Compensado). Por lo tanto, una factura que sólo está parcialmente compensada tiene, precisamente, una posición de partición abierta.
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Nuevo gasto/crédito Puede utilizar esta función para crear una nueva posición abierta para la que actualmente no existe una factura, por ejemplo, para describir tasas o pagos de alquiler. Por ejemplo, puede introducir una posición para tasas de reclamación y, luego, compensarla una vez que se pagaron las tasas. Sin embargo, esta función no se debe utilizar para reemplazar una factura. Cuando introduzca manualmente posiciones abiertas de esta manera, no podrá asignar condiciones de pago.
Compensación manual La función de compensación manual de la subficha Facturas/pagos de la ficha Créditos comerciales permite compensar manualmente pagos de clientes con facturas pendientes si el sistema no pudo realizar la compensación automáticamente. También es posible compensar notas de créditos con facturas o salidas de pagos del cliente (por ejemplo, devolución mediante transferencia bancaria u otras devoluciones) con notas de crédito. Cuando se realiza la compensación, es posible que el saldo de las posiciones seleccionadas no sea cero. Las diferencias se pueden amortizar o mantener como posiciones abiertas, las cuales se pueden compensar más adelante con pagos futuros. Para comenzar la compensación manual, realice lo siguiente: 1.
Seleccione las facturas necesarias y a continuación haga clic en Compensar manualmente . Solo se visualizan para edición las posiciones que no están ya en compensación (no se ha creado ninguna propuesta de pago).
2.
Seleccione las posiciones abiertas relevantes y a continuación haga clic Asociar posiciones . Se muestra el saldo total de las posiciones seleccionadas. Si utiliza la función de división de posiciones abiertas, puede utilizar el monitor de cuenta de cliente sólo para realizar la compensación manual (no la automática). Las posiciones tienen la misma referencia externa y, por lo tanto, deben ser compensadas manualmente e incluidas en compensaciones separadas.
Pago manual La función Pagar manualmente por en la subficha Facturas/Pagos de la ficha Créditos comerciales le permite pagar facturas o notas de crédito. Las modalidades de pago disponibles están basadas en la definición de los datos maestros locales.
Pago insuficiente Si surge una diferencia debido a que los pagos recibidos son menores al importe de la factura y producen gastos operativos varios, puede representarlo de la siguiente manera: ●
●
Puede distribuir el importe de diferencia a todas las posiciones seleccionadas juntas: 1.
Seleccione Compensar manualmente .
2.
Seleccione Aplicar descuento o crédito .
3.
Introduzca el importe y el motivo. El sistema distribuirá el importe completo de la diferencia a las posiciones.
Puede distribuir el importe de diferencia cada posición seleccionada: 1.
Seleccione Compensar manualmente .
2.
Seleccione la posición adecuada en la tabla.
3.
Seleccione Descuentos y créditos adicionales .
4.
Seleccione Añadir fila .
5.
Introduzca el importe y el motivo.
El comportamiento exacto también depende de las parametrizaciones de la estrategia de compensación en la configuración empresarial. SAP Business ByDesign 1302 Créditos
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El sistema realiza automáticamente la consolidación fiscal asociada con el pago insuficiente.
Pérdida de crédito en caso de insolvencia Puede amortizar una posición abierta para la que no se recibió ningún pago y para la cual ya no se espera un pago entrante: 1.
En el monitor de cuenta de cliente, filtre por posiciones abiertas. El sistema muestra posiciones abiertas y parcialmente compensadas.
2.
Seleccione la(s) factura(s) abierta(s).
3.
Haga clic en Compensar manualmente .
4.
Debajo de Otros descuentos/créditos, introduzca el importe completo y seleccione el motivo S01 Insolvencia.
5.
Hace clic en Compensar .
El crédito es amortizado o depreciado en contabilidad financiera, en la cuenta Amortización de activos actuales. La cuenta se determina utilizando la determinación de cuentas. El IVA que ya se pagó se recalcula automáticamente y se corrige según corresponde en la contabilidad fiscal. En el centro de trabajo Libro mayor, debajo de Asientos contables, reclasifique el crédito con los créditos de cobros dudosos, establezca las reservas para cuentas incobrables y compense las provisiones de créditos de cobros dudosos. Para obtener más información, consulte Reservas para cuentas incobrables.
Pago excesivo Si surge una diferencia de un pago recibido que es mayor que el importe de la factura, puede asignar el importe total del pago a la cuenta de cliente y dejar el importe en la cuenta como un pago a cuenta. Si el sistema pudo asignar pagos a las facturas abiertas en base a las referencias de facturas y se realizó la compensación, creará una tarea para compensación de pago en caso de pago excesivo. Esto depende de las parametrizaciones de la estrategia de compensación definidas en Ajuste preciso. En caso de diferencias, puede elegir cualquiera de las siguientes opciones: ●
En el centro de trabajo Créditos de la vista Compensación de pagos, puede dejar el saldo remanente como un pago a cuenta.
●
Puede ponerse en contacto con el cliente y devolver el importe de pago excesivo.
●
Puede compensar manualmente el importe de diferencia: 1.
Seleccione Compensar manualmente .
2.
Seleccione las posiciones relevantes.
3.
Seleccione Aplicar descuento o crédito e introduzca un motivo para la diferencia y el importe.
No se generan rectificaciones de impuestos con respecto al importe pagado en exceso. Para realizar una rectificación de impuestos para el importe de pago en exceso, vaya a la vista Asientos fiscales manuales del centro de trabajo Gestión fiscal.
Reinicializar compensación Puede reinicializar la compensación, por ejemplo, si se asignó una factura a un pago incorrecto y, luego, se compensó.
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Si necesita cancelar una factura para un cliente que ya fue pagada, primero anule la compensación en el centro de trabajo Créditos y, luego, cancele la factura en el centro de trabajo Facturación a clientes. Si primero cancela la factura para el cliente en el centro de trabajo Facturación a clientes, la compensación original aún existirá y el sistema generará una nueva posición abierta (documento de anulación). Si ya transfirió manualmente la factura original a otra cuenta, se mostrará una posición de anulación en la cuenta original. Transfiera la posición de anulación de la misma manera que la factura original. Luego, puede compensar la factura original con el documento de anulación. Para obtener más información, consulte Cancelar una factura para cliente [página 51]. 1.
En el monitor de cuenta de cliente, vaya a la subficha Facturas/pagos de la ficha Créditos comerciales , y filtre por posiciones compensadas.
2.
Seleccione la posición para la que desea deshacer la compensación y haga clic en Documento de compensación .
3.
Haga clic en Visualizar todo . Verá una lista con los documentos de compensación para esta posición.
4.
Haga clic en Reinicializar compensación .
5.
Introduzca una fecha de cancelación.
6.
Hace clic en Aceptar .
La posición ya no se compensa y se muestra con el estado Abierto o Parcialmente compensado.
Compensar al cancelar una factura Si crea una factura parcialmente o completamente compensada, o una factura con referencia a un anticipo, el sistema compensa automáticamente una parte de la factura. En general, la factura permanece parcialmente abierta y el anticipo se compensa. Sin embargo, se pueden compensar parcialmente la factura y el anticipo, según los importes que eligió. Si cancela esta factura, el sistema crea una factura de cancelación. Además, se crea un documento de cancelación en el registro de créditos y débitos. Ahora tiene las siguientes opciones de compensación: ●
Puede anular la compensación para la factura en el monitor de cuenta de cliente y, luego, compensar la factura manualmente con la factura de cancelación. Entonces, la factura y la factura de cancelación tendrán el estado Compensado y el anticipo tendrá el estado Abierto.
●
Si prefiere no involucrar el documento de compensación para la factura, posiblemente porque definió un descuento por pronto pago y otras deducciones para documentos adicionales que también deben ser compensados, puede utilizar la factura de compensación para compensar otras posiciones abiertas (de la misma manera que para las notas de crédito).
●
Si estas consideraciones no son aplicables, y si no hay más posiciones disponibles para ser compensadas, puede utilizar la función de pago manual (botón Pagar manualmente por ) del monitor de cuenta de cliente a fin de crear un pago para la factura de cancelación. Así, se paga una factura para cliente de la misma manera que una nota de crédito. Para obtener más información, consulte Anticipos recibidos en contabilidad financiera [página 134] y Anticipos de clientes.
Otras funciones También puede realizar las siguientes acciones en la subficha Facturas/pagos de la ficha Créditos comerciales : ●
Realizar recontabilizaciones simples o múltiples de facturas o pagos
●
Transferir todas las posiciones a otra cuenta de cliente
●
Dividir posiciones abiertas
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Puede dividir un pago entre diferentes cuentas de reconciliación, por ejemplo, para reflejar una garantía para la compra de una casa. Es posible que desee dividir una posición abierta en un número de fechas de vencimiento para cubrir pagos en cuotas. ●
Exportar los detalles de una cuenta de cliente a Microsoft Excel
●
Establecer o restablecer bloqueos de pago o bloqueos de reclamación El bloqueo de reclamación sólo se aplica a pagos provocados por su empresa. Los pagos recibidos no son reflejados por el bloqueo. El bloque de pago no produce un bloqueo de entrega.
Integración Si tiene un cliente que también es proveedor, también puede verlo en el monitor de cuenta de proveedor, en el centro de trabajo Débitos. Debe crear dos veces los datos maestros de este socio comercial. Para obtener más información, consulte Socios comerciales.
Consulte también Asignación y compensación de pagos [página 192] Contratos en Créditos
4.3 Vista Pagos automáticos 4.3.1 Guía rápida de Pagos automáticos (Créditos) Puede acceder a esta vista desde el centro de trabajo Créditos en Pagos automáticos. Puede utilizarla para revisar los pagos entrantes propuestos y liberarlos para el pago, además de crear y seguir los pagos periódicos. Puede autorizar propuestas de pagos automáticos. Para llevar a cabo esta operación, verifique los detalles de una propuesta y libérela. El sistema realiza el pago automáticamente una vez se hayan grabado los cambios.
Conceptos básicos Pagos entrantes automáticos En su rol como contable de deudores, requiere funciones para procesar transacciones de pago entrantes nacionales e internacionales realizadas con clientes y otros deudores. Estas funciones están disponibles en el sistema, en los centros de trabajo Gestión de pagos Créditos y Gestión de liquidez. Al crear un pago, se puede especificar la modalidad de pago y otros detalles, como por ejemplo, los datos bancarios del cliente/proveedor o la fecha del procesamiento bancario. También puede utilizar el Control de pagos del centro de trabajo Gestión de pagos para supervisar todas las transacciones de pago, independientemente del estado, el medio de pago o el pagador. Los pagos recibidos automáticos iniciados internamente se crean y editan en el centro de trabajo Créditos. La creación automática de medios de pago se edita en los centros de trabajo Gestión de pagos y Gestión de liquidez. Los criterios de selección se utilizan primero para definir la ejecución de la selección preliminar (ejecución de pago) para la creación de una lista de propuestas de pago. A continuación, puede editar las propuestas de pago y liberarlas de la creación de pagos.
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Tenga en cuenta que el sistema sustituye todas las listas de propuestas de pago existentes cada vez que el usuario genera una lista nueva de forma manual. Puede realizar manualmente la ejecución de pago con la frecuencia que desee. Cuando las propuestas de pago se pagan, el sistema automáticamente ejecuta la compensación de pagos. El sistema admite las siguientes modalidades de pago estándar para los pagos recibidos iniciados internamente: ●
Débitos directos
●
Tarjeta de crédito
●
Letras de cambio por cobrar con o sin aceptación
Para obtener más información, consulte Pagos entrantes automáticos [página 36].
Tareas Autorizar una propuesta de pago automático La vista Pagos automáticos del centro de trabajo Créditos le permite aprobar los pagos recibidos propuestos de forma que su empresa reciba los pagos de los clientes de forma correcta y puntual. El sistema crea una lista de propuestas de pago en función de las facturas de cliente y la información de pago, lo que puede visualizarse a continuación en esta vista. Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte Autorizar una propuesta de pago automático [página 151].
Visualizar propuestas de pago 1.
En la vista Pagos automáticos, seleccione un pago y haga clic en Visualizar propuestas de pagos .
2.
En la pantalla Lista de propuestas de pago: Pantalla , puede visualizar una lista de todas las propuestas de pago creadas por la ejecución de pago que incluya el pago seleccionado.
4.3.2 Tareas 4.3.2.1 Autorizar una propuesta de pago automático Resumen La vista Pagos automáticos del centro de trabajo Créditos le permite aprobar los pagos recibidos propuestos de forma que su empresa reciba los pagos de los clientes de forma correcta y puntual. El sistema crea una lista de propuestas de pago en función de las facturas de cliente y la información de pago, lo que puede visualizarse a continuación en esta vista.
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Procedimiento 1.
En la vista Pagos automáticos, seleccione una propuesta de pago con el estado En preparación y haga clic en Editar . Aparece el editor Pago: .
2.
Si desea verificar la información y los detalles del pago sobre el pagador la línea de nota, consulte la ficha General .
3.
Seleccione la ficha Posiciones abiertas y verifique las posiciones abiertas. Para borrar una posición abierta del pago propuesto, desmárquela en la columna Asociadas Para obtener información detallada sobre cómo utilizar la tabla Partidas abiertas, consulte Uso de la tabla de partidas abiertas [página 88].
4.
Si el pago propuesto es adecuado, haga clic en Ejecutar pago . El pago se enviará para que se apruebe, si es necesario. Si desea rechazar una propuesta de pago, seleccione Acciones y después Invalidar propuesta. A continuación, pulse Cerrar para cerrar el editor y volver a la lista de trabajo.
Resultado Si pulsa Ejecutar pago , el estado del pago se modifica a Completado.
4.4 Vista Compensación de pagos 4.4.1 Guía rápida para Compensación de pagos (Créditos) La vista Compensación de pagos en el centro de trabajo Créditos le permite clarificar un pago de crédito, como un pago recibido para una factura de cliente, ya sea mediante compensación o volviéndolo a contabilizar. Generalmente, el sistema clarifica automáticamente dichos pagos mediante compensación. Si el sistema no encuentra ninguna partida abierta que se corresponda con el pago o si las partidas abiertas que encuentra no coinciden con las partidas abiertas a las que se hace referencia (por ejemplo, fecha de documento o importe de factura incorrectos), crea una tarea de Compensación de pagos. Para ayudarle a conciliar un pago recibido con la factura pendiente adecuada, el sistema crea propuestas de compensación basadas en factores como el importe del pago, la fecha de vencimiento de pago y las referencias de pago. Simplemente, puede aceptar las propuestas o modificarlas. Por ejemplo, puede modificar los descuentos que se aplicarán a cada factura o modificar qué facturas se pagarán con el pago. El sistema le proporciona una lista de diferentes descuentos y deducciones que puede aplicar. Cuando se ha eliminado la diferencia entre el importe del pago y el de la factura, se puede compensar el pago recibido. La tarea Compensación de pago finaliza cuando el pago está clarificado. Se considera que una pago está clarificado si se cumplen los puntos siguientes: ●
Se aplica a partidas abiertas y se ha compensado.
●
Se ha vuelto ha contabilizar en una cuenta de cliente o de proveedor diferente.
●
El saldo restante se acepta a cuenta.
●
Una combinación de los puntos mencionados arriba.
Si un pago parcial debe compensar una factura por completo, puede aplicar un descuento adicional de forma manual a la posición en cuestión o utilizar la acción Aplicar descuento o crédito, que distribuye el descuento en función de la estrategia de compensación configurada. Observe que no es posible aplicar un descuento de este tipo a un pago
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en exceso. En caso de un pago en exceso, deberá aceptar el pago en exceso a cuenta y deberá compensarlo más tarde, por ejemplo, con una partida de gastos del cliente. También puede acceder a sus tareas de compensación de pagos manual desde la vista Trabajo del centro de trabajo Créditos.
Conceptos básicos Descuentos por pronto pago de créditos en Finanzas Un cliente puede deducirse un descuento por pronto pago al pagar una factura. Cuando la posición abierta correspondiente se compensa, el importe de descuento por pronto pago se introduce o bien manualmente o automáticamente. El sistema contabiliza automáticamente la deducción del descuento por pronto pago. Para obtener más información, consulte aquí [página 136].
Asignación y compensación de pagos La asignación de pagos y la compensación son dos pasos distintos pero relacionados implicados en el proceso del pago. La asignación de pagos y la compensación de pagos son procesos necesarios tanto para la entrada como la salida de pagos. El sistema suele llevar a cabo ambas etapas de forma automática. En algunos casos el sistema no puede llevar a cabo estos procesos y creará tareas de asignación de pago manuales o tareas de compensación de pagos manuales que requieren la implicación del usuario. Las distintas situaciones que pueden tener lugar en estas tareas manuales se explican en este punto, ya que se trata de la relación entre la asignación y la compensación del pago. Para obtener más información, consulte aquí [página 192]
Tareas Compensar un pago recibido manualmente En la vista Compensación de pagos del centro de trabajo Créditos puede compensar salidas de pagos manualmente. También puede acceder a tareas de compensación de pagos manual desde la vista Trabajo del centro de trabajo Créditos. Para obtener más información, consulte aquí [página 154].
Visualizar compensación
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1.
Si desea visualizar los detalles de la compensación de pagos, seleccione la compensación que desea visualizar en la vista Compensación de pagos y haga clic en Visualizar compensación .
2.
En el editor Resumen de compensación: puede visualizar los parámetros fijados para compensar, por ejemplo, el saldo restante que debe compensarse para que se complete todo el proceso de compensación, los importes asignados a otros clientes y proveedores, los datos de contabilidad, las partidas abiertas y el importe de pago. Si es necesario, también podrá compensar el pago recibido manualmente. Si desea compensar el pago recibido manualmente, haga clic en Visualizar todo y realice la tarea Compensar un pago recibido manualmente [página 154].
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4.4.2 Tareas 4.4.2.1 Compensar un pago recibido manualmente Resumen En la vista Compensación de pagos del centro de trabajo Créditos puede compensar salidas de pagos manualmente. También puede acceder a tareas de compensación de pagos manual desde la vista Trabajo del centro de trabajo Créditos.
Procedimiento 1.
Seleccione una partida de compensación de pago con el estado Pagado a cuenta y haga clic en Editar . El saldo de compensación, que debe ser de cero para completar la compensación, se puede ver en la ficha General . Los importes bajo Resumen de compensación y Resumen de pagos tienen influencia solo de las partidas abiertas que coinciden en la tabla Partidas abiertas.
2.
La tabla Partidas abiertas muestra las partidas que están abiertas en la actualidad y que se pueden añadir a la propuesta de compensación para compensar el importe del pago. Para añadir una partida, selecciónela en la columna Coincidente. De forma similar, las partidas pueden eliminarse desmarcándolas. Para obtener información detallada sobre cómo utilizar la tabla Partidas abiertas, consulte Uso de la tabla de partidas abiertas [página 88].
3.
Una vez que haya eliminado el saldo de compensación, haga clic en Compensar para compensar las partidas seleccionadas. Si utiliza el botón Grabar para grabar una versión borrador, tenga en cuenta de que se contabiliza cualquier modificación relevante para el traspaso. En el caso de un pago en exceso, no es posible compensar el importe pagado en exceso con deducciones en la compensación de pago. En caso de un pago en exceso, haga clic en Compensar . El sistema le consulta si debe aceptar el saldo a cuenta. Confírmelo. Puede compensar el saldo más tarde en el monitor de cuenta.
Resultado Su pago recibido se compensa total o parcialmente y se actualiza en la lista de la vista Compensación de pagos. Todas las partidas abiertas asignadas al pago se compensan y todos los importes que se aceptaron a cuenta o se asignaron a otros clientes o proveedores se incluyen en la cuenta de proveedor o de cliente relevante.
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4.5 Vista Reclamación 4.5.1 Guía rápida de reclamación En la vista Reclamación del centro de trabajo Deudores, puede usar propuestas de reclamación creadas por el sistemas para emitir notificaciones de reclamación con posiciones de pago atrasadas. Para crear propuestas de reclamación, use la ejecución de reclamación que encontrará en periódicas
Créditos
Tareas
Ejecuciones de reclamaciones .
Conceptos básicos Reclamación automática Puede utilizar avisos de reclamación o recordatorios de pago para recordarles a los clientes sobre los importes debidos (créditos pendientes). Para obtener más información, consulte Reclamación automática [página 132].
Tareas Editar y ejecutar reclamación Para más información sobre esta tarea, consulte Editar y ejecutar una reclamación [página 156].
Previsualizar una carta de reclamación 1.
Si desea previsualizar una carta de reclamación, acceda a la vista Reclamación, seleccione una propuesta de reclamación para la que desea visualizar la carta de reclamación y haga clic en Editar . El editor Propuesta de reclamación: .
2.
Seleccione Vista previa , después Carta de reclamación, y en la pantalla Vista previa, seleccione la carta de reclamación que desee visualizar y haga clic en Abrir .
Si no, puede previsualizar una carta de reclamación en la vista Reclamación al seleccionar una propuesta de reclamación para la que desea visualizar la carta de reclamación y seleccione Vista previa y después Carta de reclamación.
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4.5.2 Tareas 4.5.2.1 Editar y ejecutar reclamaciones Resumen En la vista Reclamación del centro de trabajo Deudores, puede usar propuestas de reclamación creadas por el sistemas para emitir notificaciones de reclamación con posiciones de pago atrasadas.
Procedimiento 1.
En la vista Reclamación, seleccione la propuesta de reclamación con el estado En preparación y haga clic en Editar . El editor Propuesta de reclamación: .
2.
3.
En la ficha Posiciones de reclamación , verifique las posiciones de reclamación individuales. Estas son las posiciones de pago atrasadas que se incluirán en el aviso de reclamación cuando se envíe a su cliente. 1.
Si no quiere incluir una posición de reclamación individual en un aviso de reclamación, seleccione la posición de la lista y elija Acciones y, a continuación, Posponer, o Acciones y, a continuación, bloquear, según sea necesario.
2.
Si selecciona Bloquear, también debe introducir un motivo del bloqueo de la reclamación.
Haga clic en Ejecutar reclamación . El estado de la propuesta se actualiza a Emitido. Si no desea ejecutar una reclamación de inmediato, sino que primero desea grabar un borrador, haga clic en Grabar y, a continuación, en Cerrar . Si decide no emitir un aviso de reclamación para una propuesta de reclamación específica, seleccione Acciones y, a continuación, Posponer de la lista de trabajo. La propuesta de reclamación se pospone en su totalidad, independientemente del estado de las posiciones de reclamación individuales de la propuesta de reclamación.
Resultado Si hace clic en Ejecutar reclamación y apruebe la propuesta de reclamación, se envía un aviso de reclamación automáticamene a su cliente utilizando el medio de reclamación seleccionado. Si postpone una propuesta de reclamación, la tarea se elimina de la vista Trabajo , pero permanece en la lista de trabajo de reclamaciones con el estado Rechazado.
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4.6 Tareas periódicas 4.6.1 Guía rápida para Ejecuciones de reclamación En la subvista Ejecuciones de reclamación de la vista Tareas periódicas del centro de trabajo Créditos, puede crear, editar y realizar ejecuciones automáticas, que generan listas de propuestas de reclamación que contienen facturas para los pagos atrasados o con vencimiento próximo.
Conceptos básicos Ejecuciones de datos en masa La ejecución de datos en masa (MDR) es un procesamiento en masa automático de una tarea o de una transacción comercial. MDR permite el procesamiento en masa de datos comerciales y se utiliza en los procesos empresariales, por ejemplo, ejecuciones de facturas, ejecuciones de autorización de pagos o ejecuciones de confirmación de saldos. Cuando el usuario planifica una MDR, el sistema lo representa como un job de fondo. Durante la definición del alcance es posible proporcionar variantes estándar de MDRs. Las MDRs se crean y se actualizan en los centros de trabajo. Con el Programador de tareas los usuarios programan la ejecución para que se ejecute una vez o con regularidad en horas especificadas. En la vista Jobs de fondo del centro de trabajo Gestión de aplicaciones y usuarios, se pueden supervisar y programar de nuevo los jobs MDR que han creado los usuarios en otros centros de trabajo. Para obtener más información, consulte Ejecuciones de datos en masa.
Reclamación automática Puede utilizar avisos de reclamación o recordatorios de pago para recordarles a los clientes sobre los importes debidos (créditos pendientes). Para obtener más información, consulte Reclamación automática [página 132].
Tareas Crear una ejecución de reclamación Para más información sobre esta tarea, consulte Crear una ejecución de reclamación [página 173].
Activar una ejecución de reclamación
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1.
Seleccione una ejecución de reclamación con el estado En preparación o En revisión y haga clic en Editar .
2.
En el editor ejecución de reclamación: , puede verificar los datos y realizar las modificaciones necesarias.
3.
Seleccione Activar .
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Como alternativa, puede activar una ejecución de reclamación yendo a la vista de Tareas periódicas y la subvista Ejecuciones de reclamación. Aquí se selecciona una ejecución de reclamación con el estado En preparación o En revisión y se selecciona Acciones y luego Fijar en activo. . No puede editar una ejecución si tiene el estado Activo.
Programar una ejecución de reclamación 1.
Seleccione una ejecución de reclamación con el estado Activo y haga clic en Programación . Aparece la pantalla Planificar tarea.
2.
Si desea empezar una ejecución de reclamación inmediatamente y no intentar repetir la ejecución, seleccione Empezar inmediatamente. También puede especificar una fecha y una hora de inicio, o programar la ejecución para que se realice después de una tarea específica o periódicamente.
3.
Seleccione Grabar y Cerrar . También puede llevar a cabo este paso al crear una ejecución de reclamación una vez la haya grabado y activado. Entonces no será necesario llevar a cabo un paso de programación aparte. Puede reprogramar una ejecución activa en cualquier momento o modificar sus parámetros de programación.
Editar una ejecución de reclamación 1.
Seleccione una ejecución de reclamación con el estado En preparación y haga clic en Editar . El editor Ejecución de reclamación: .
2.
Realice los cambios.
3.
Haga clic en Grabar .
Visualizar ejecuciones programadas 1.
Seleccione la ejecución de reclamación que desea revisar y haga clic en Visualizar tareas . Aparece la pantalla Monitor de tareas.
2.
Podrá comprobar qué ejecuciones están programadas y modificar o cancelarlas si es necesario. Si desea modificar la fecha de ejecución de un job, seleccione el job correspondiente y haga clic en Reprogramar . Si desea cancelar un job ta programado, haga clic en Cancelar job .
Puede visualizar los detalles técnicos de jobs ya ejecutados como sigue:
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1.
En la ventana Supervisión de jobs, utilice el campo Visualizar para visualizar los jobs ejecutados.
2.
Haga clic en Visualizar log de jobs .
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Visualizar log de aplicación 1.
Para ver los detalles de una ejecución de reclamación que ya se ha realizado, seleccione la ejecución. Los detalles se visualizan en la tabla inferior.
2.
Para visualizar el registro de aplicación, haga clic en el ID relevante en la columna ID de registro de aplicación de la tabla inferior.
4.6.2 Guía rápida de ejecuciones de pago (Créditos) En la subvista Ejecuciones de pago de la vista Tareas periódicas del centro de trabajo Créditos, puede realizar ejecuciones automáticas que generan propuestas de pago para pagos iniciados internamente. El sistema muestra ejecuciones periódicas de pago así como ejecuciones de pago programadas manualmente. Puede editar las ejecuciones de pago existentes y reprogramarlas. Puede visualizar las ejecuciones de pago existentes y verificar los logs de aplicación de las ejecuciones ya realizadas. Esta vista no se utiliza para generar transferencias bancarias, débitos directos, cheques o letras de cambio. En su lugar se utiliza la Ejecución de medios de pago en el área Gestión de pagos.
Conceptos básicos Ejecuciones de datos en masa La ejecución de datos en masa (MDR) es un procesamiento en masa automático de una tarea o de una transacción comercial. MDR permite el procesamiento en masa de datos comerciales y se utiliza en los procesos empresariales, por ejemplo, ejecuciones de facturas, ejecuciones de autorización de pagos o ejecuciones de confirmación de saldos. Cuando el usuario planifica una MDR, el sistema lo representa como un job de fondo. Durante la definición del alcance es posible proporcionar variantes estándar de MDRs. Las MDRs se crean y se actualizan en los centros de trabajo. Con el Programador de tareas los usuarios programan la ejecución para que se ejecute una vez o con regularidad en horas especificadas. En la vista Jobs de fondo del centro de trabajo Gestión de aplicaciones y usuarios, se pueden supervisar y programar de nuevo los jobs MDR que han creado los usuarios en otros centros de trabajo. Para obtener más información, consulte Ejecuciones de datos en masa.
Entrada de pagos automática En su rol como contable de deudores, requiere funciones para procesar transacciones de pago entrantes nacionales e internacionales realizadas con clientes y otros deudores. Estas funciones están disponibles en el sistema, en los centros de trabajo Gestión de pagos Créditos y Gestión de liquidez. Al crear un pago, se puede especificar la modalidad de pago y otros detalles, como por ejemplo, los datos bancarios del cliente/proveedor o la fecha del procesamiento bancario. También puede utilizar el Control de pagos del centro de trabajo Gestión de pagos para supervisar todas las transacciones de pago, independientemente del estado, el medio de pago o el pagador. Los pagos recibidos automáticos iniciados internamente se crean y editan en el centro de trabajo Créditos. La creación automática de medios de pago se edita en los centros de trabajo Gestión de pagos y Gestión de liquidez. Los criterios de selección se utilizan primero para definir la ejecución de la selección preliminar (ejecución de pago) para la creación de una lista de propuestas de pago. A continuación, puede editar las propuestas de pago y liberarlas de la creación de pagos.
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Tenga en cuenta que el sistema sustituye todas las listas de propuestas de pago existentes cada vez que el usuario genera una lista nueva de forma manual. Puede realizar manualmente la ejecución de pago con la frecuencia que desee. Cuando las propuestas de pago se pagan, el sistema automáticamente ejecuta la compensación de pagos. El sistema admite las siguientes modalidades de pago estándar para los pagos recibidos iniciados internamente: ●
Débitos directos
●
Tarjeta de crédito
●
Letras de cambio por cobrar con o sin aceptación
Para obtener más información, consulte Pagos entrantes automáticos [página 36].
Tareas Crear y editar propuestas de pago para créditos Para obtener más información, consulte Crear y editar propuestas de pago para créditos [página 173].
4.6.3 Guía rápida de Ejecuciones de confirmación de saldos (Créditos) Puede utilizar la ejecución de confirmación de saldos en el área de créditos para compilar datos para las confirmaciones de saldos de sus clientes y crear cartas de confirmación de saldos. Estas cartas informan a sus clientes sobre los saldos de sus cuentas y solicitan una confirmación de la información de los saldos. De este modo puede reconciliar los registros de datos del sistema con los registros de datos en el sistema de cliente. Alternativamente, puede solicitar que sus clientes le envíen un carta de respuesta de confirmación de saldos. Se accede a la funcionalidad de ejecución de confirmación de saldo para créditos en la subvista Ejecuciones de confirmación de saldo de la vista tareas periódicas del centro de trabajo Deudores.
Conceptos básicos Ejecuciones de datos en masa La ejecución de datos en masa (MDR) es un procesamiento en masa automático de una tarea o de una transacción comercial. MDR permite el procesamiento en masa de datos comerciales y se utiliza en los procesos empresariales, por ejemplo, ejecuciones de facturas, ejecuciones de autorización de pagos o ejecuciones de confirmación de saldos. Cuando el usuario planifica una MDR, el sistema lo representa como un job de fondo. Durante la definición del alcance es posible proporcionar variantes estándar de MDRs. Las MDRs se crean y se actualizan en los centros de trabajo. Con el Programador de tareas los usuarios programan la ejecución para que se ejecute una vez o con regularidad en horas especificadas. En la vista Jobs de fondo del centro de trabajo Gestión de aplicaciones y usuarios, se pueden supervisar y programar de nuevo los jobs MDR que han creado los usuarios en otros centros de trabajo.
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Para obtener más información, consulte Ejecuciones de datos en masa.
Confirmación de saldos para Créditos El proceso de confirmación de saldos es una manera de verificar que los créditos de los clientes sean correctos. Si se encuentran discrepancias, debe clarificarlo con el cliente. Quizás sea necesario realizar reservas para cuentas incobrables. Durante la confirmación de saldos, le informa a sus clientes los importes individuales y les solicita su confirmación. Para obtener más información, consulte Confirmación de saldos para Créditos.
Posiciones abiertas de créditos Las posiciones abiertas son facturas abiertas contabilizadas de mercancías y servicios o abonos que no se han pagado. La lista de posiciones abiertas de todos los clientes le ayuda a reconocer los pagos pendientes de los clientes y a recopilarlos de forma puntual con reclamación optimizada. También puede obtener un resumen de para qué cuentas de cliente todavía debe editar posiciones abiertas. Para obtener más información, consulte Posiciones abiertas de créditos [página 126]
Reservas para cuentas incobrables Para el cierre del ejercicio debe verificar la reciclabilidad de sus créditos y valorarla correspondientemente. Al valorar los créditos individualmente, puede tenerse en cuenta el riesgo de crédito individual de un cliente. Para obtener más información, consulte Reservas para cuentas incobrables.
Tareas Crear una ejecución de confirmación de saldos Para obtener más información sobre esta tarea, consulte Crear una ejecución de confirmación de saldos [página 105].
4.6.4 Guía rápida para conversión de moneda extranjera (Créditos) Puede usar la conversión de moneda extranjera para convertir créditos abiertos de la moneda extranjera a la moneda de empresa en una fecha clave específica. Esta actividad de cierre es relevante para empresas con clientes, para las que las transacciones se expresan en una moneda diferente a la moneda de la empresa. En el momento de crear los importes de esos créditos abiertos, los convierte en la moneda de la empresa utilizando el tipo de cambio vigente en ese momento. El día que se crea el balance, se aplica un tipo de cambio diferente, lo que provoca que tenga que revaluar las posiciones abiertas. Puede repetir la conversión tantas veces como sea preciso hasta que se dé salida o se liquiden los créditos.
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Conceptos básicos Varias monedas Una moneda es el medio de pago reconocido legalmente en un país determinado. Para cada importe financiero, se tiene que especificar una moneda en el sistema. Las monedas se especifican con la forma ISO estándar, como EUR para euros o USD para dólares americanos. Para obtener más información, consulte Monedas.
Método de conversión de moneda extranjera Utilice el método de conversión de moneda extranjera para configurar los diferentes métodos para introducir la conversión de moneda extranjera según los requisitos legales. Para cada método de conversión de moneda extranjera, defina los principios de contabilidad que deben ser utilizados por el método de conversión correspondiente. Para obtener más información, consulte Método de conversión de moneda extranjera.
Conversión de moneda extranjera Si inicia el procedimiento para la conversión de moneda extranjera, el sistema realiza automáticamente las contabilizaciones relevantes y posteriormente retira las contabilizaciones. Para obtener más información, consulte Conversión de moneda extranjera [página 74].
Actividades de cierre — Cierre de ejercicio Antes de poder crear los informes de cierre, en primer lugar, es necesario efectuar algunas tareas preparatorias. El sistema ofrece su apoyo en este proceso. Para obtener más información, consulte Actividades de cierre — Cierre de ejercicio.
Tareas Verificar los requisitos previos Antes de que pueda efectuarse la conversión de moneda, deben cumplirse los siguientes requisitos previos:
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●
Deben introducirse los tipos de cambio actuales en el sistema. Para obtener más información, consulte Editar tipos de cambio.
●
Es preciso que haya reclasificado los créditos. Para obtener más información, consulte Guía rápida para Reclasificación (Créditos) [página 166].
●
Es necesario que haya definido y preparado en la configuración las cuentas que desee convertir mediante la determinación de cuentas. Para obtener más información, consulte Configuración empresarial de determinación de cuentas para una transacción comercial.
●
Es necesario que haya definido cómo va a valorar y contabilizar el sistema las diferencias de tipo de cambio. Para ello, es necesario que haya asignado los sistemas contables adecuados al método de conversión de moneda extranjera. Para obtener más información, consulte Método de conversión de moneda extranjera.
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Realizar una conversión de moneda extranjera para créditos 1.
Para crear una nueva ejecución de conversión de moneda extranjera, haga clic en Nuevo y después en Ejecución de conversión de moneda extranjera.
2.
Para efectuar ejecuciones de conversión de moneda extranjera, dispone de las siguientes opciones: ● Conversión de moneda extranjera con referencia Para volver a utilizar los datos de una ejecución de conversión de moneda extranjera previa, seleccione la ejecución de conversión de moneda extranjera que desea utilizar y haga clic en Copiar . El sistema copiará los datos directamente a la pantalla de entrada para la nueva ejecución de conversión de moneda. A continuación, podrá ajustar los datos copiados de la ejecución de conversión de moneda previamente efectuada. ●
Ejecución de prueba Para efectuar la ejecución de conversión de moneda como ejecución de prueba, fije el indicador Ejecución de prueba. El sistema genera una vista previa de los resultados de la ejecución de prueba, pero no realiza ninguna contabilización. Las contabilizaciones solo se simulan. Solamente puede borrar aquellas ejecuciones de conversión de moneda extranjera que haya programado o efectuado como una ejecución de prueba. Para borrar una ejecución de prueba, seleccione la ejecución a borrar y haga clic en Borrar .
3.
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●
Sistema contable Puede ejecutar la conversión para un único sistema contable o para todos los sistemas contables. En caso de utilizar múltiples sistemas contables con diferentes variantes de ejercicio fiscal, se recomienda efectuar la conversión de forma separada para cada sistema contable. El sistema determina la fecha clave en base a la variante de ejercicio fiscal del sistema contable.
●
ID de socio comercial Puede limitar la conversión de moneda extranjera a créditos para clientes individuales.
●
Moneda Puede limitar la conversión de moneda extranjera a créditos en monedas específicas.
●
Etapa de cierre Debe seleccionar la etapa de cierre que deberá utilizar el sistema al realizar las contabilizaciones en la fecha clave para el correspondiente período contable. Este período contable debe estar abierto para la etapa de cierre seleccionada. Para obtener más información, consulte Etapas de cierre.
●
Período/Ejercicio Seleccione el período y el ejercicio para los que desea efectuar la conversión de moneda extranjera.
Programación Puede ejecutar la conversión de moneda extranjera inmediatamente o programarla para más adelante:
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●
Para ejecutar la conversión de moneda extranjera inmediatamente, haga clic en Iniciar inmediatamente . Deberá esperar a que finalice la tarea en primer plano antes de poder continuar con su trabajo. Dependiendo del volumen de datos puede tardar varios minutos, lo que puede originar un timeout de la pantalla. En tal caso puede dirigirse a la pantalla principal de la ejecución y actualizar los datos. Cuando el estado de la ejecución cambia a Finalizado, haga clic en Visualizar para visualizar los registros. Como alternativa, puede hacer clic en Resultado de registro en la sección Detalles de una ejecución finalizada.
●
Para programar la conversión de moneda extranjera para una fecha/hora posterior, haga clic en Programación y especifique la fecha/hora en la que el sistema ejecutará la la conversión. Si se dejan los campos Fecha y Hora vacíos, la ejecución se iniciará inmediatamente. Puede continuar con su trabajo mientras el sistema ejecuta la tarea como proceso de fondo. Puede visualizar las ejecuciones de conversión de moneda extranjera programadas y sus respectivas fechas/horas en la subvista Conversión de moneda extranjera bajo Tareas .
4.
Revise el resultado de la ejecución en el centro de trabajo Créditos vista Trabajo. Edite las tareas de forma adecuada, haga clic en Acciones y seleccione Completar. La ejecución aparece ahora en la lista de ejecuciones de conversión de moneda extranjera finalizadas.
Realizar una anulación de conversión de moneda extranjera para créditos Si se lleva a cabo la anulación de una ejecución realizada en un período de contabilidad una vez que el período está cerrado, el sistema le permite llevar a cabo la ejecución. Al final de la ejecución, en lugar de contabilizaciones, verá un mensaje de error que informa que no es posible realizar la anulación porque ya se ha realizado la etapa de cierre del período. 1.
Seleccione la ejecución a anular Seleccione la ejecución de conversión que desea anular. La ejecución debe ser una ejecución de Actualización y debe tener un estado de ejecución Finalizado. Solo puede anular las ejecuciones de conversión de moneda extranjera regresiva y consecutivamente. Esto significa que si ha ejecutado múltiples ejecuciones de conversión de moneda extranjera con los mismos datos, debe anular primero la última ejecución y continuar en forma regresiva.
164
2.
Programar la ejecución de anulación Haga clic en Anular , introduzca una Descripción de ejecución y prográmela.
3.
Revise el resultado de la ejecución en el centro de trabajo Créditos vista Trabajo. Edite las tareas de forma adecuada, haga clic en Acciones y seleccione Completar.
4.
La ejecución anulada aparece ahora en la lista de ejecuciones de conversión de moneda extranjera finalizadas.
5.
Resultado
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Como resultado de la conversión, el sistema contabiliza contabilizaciones negativas o contabilizaciones de débito o crédito equivalentes. Esto está determinado por la configuración empresarial. ● Si la ejecución de anulación para la ejecución de conversión seleccionada se programa en un momento posterior, se enumerará en el centro de trabajo Créditos en la vista Trabajo con un estado en blanco. El estado cambia a Finalizado una vez realizada la ejecución. ●
Todas las ejecuciones anuladas tienen fijado el indicador Anulado.
Visualizar y verificar registro 1.
Visualizar registro Si ha ejecutado la conversión de moneda extranjera inmediatamente, el sistema emite un mensaje de estado. Para visualizar una lista de los registros, haga clic en Visualizar registro en el mensaje de estado. Si ha programado la conversión de moneda extranjera, puede visualizar la lista de registros en la subvista Conversión de moneda extranjera después de que se haya ejecutado la conversión de moneda extranjera. Para ello debe seleccionar la conversión de moneda extranjera relevante.
2.
Verificar el registro El registro contiene la siguiente información: ●
General
Muestra el resultado de la ejecución de la conversión de moneda extranjera, la fecha de ejecución, cualquier mensaje que se haya podido emitir y el alcance de las ganancias o pérdidas de la valoración. ●
Selección de datos
Muestra la información introducida al iniciar la ejecución de la conversión de moneda extranjera. ●
Mensajes
Muestra una lista de todos los mensajes emitidos (como, por ejemplo, mensajes de advertencia). ●
Contabilizaciones
Muestra todos los movimientos en cuenta y asientos contabilizados por el sistema para la valoración en fecha clave. ●
Procesado correctamente
Muestra, para cada cuenta de conversión, todos los documentos con su ID de documento original, valor de historial y valor de fecha clave, así como ganancias y pérdidas. También puede visualizar el período sobre el que se ejecutó la valoración. ●
Saldos no convertidos
Muestra, para cada cuenta de conversión, los documentos sujetos a errores durante el procesamiento, por ejemplo, debido a la falta de determinación de cuentas. A fin de verificar si una ejecución se ha realizado correctamente, puede ejecutar las siguientes verificaciones: ● Registro Encontrará un registro para una ejecución en la correspondiente subvista. Cada ejecución tiene un estado (Información, Error). Para visualizar los detalles de un registro, seleccione la ejecución relevante y haga clic en Visualizar .
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Si se han producido errores durante una ejecución, necesitará resolverlos. Puede encontrar informaciones sobre los errores en la etiqueta Mensajes . Una vez resueltos los errores, vuelva a iniciar la ejecución. El sistema repite aquellas contabilizaciones que no se realizaron en la primera ejecución. ●
Monitor de tareas Si no se ha completado correctamente una ejecución y no puede encontrar y resolver la causa, puede visualizar los detalles técnicos relacionados con la ejecución en el Monitor de tareas. Seleccione la ejecución relevante y haga clic en Visualizar tareas . Si una tarea encuentra errores, póngase en contacto con el administrador del sistema.
4.6.5 Guía rápida de Reclasificación (en Créditos) La reclasificación de créditos se utiliza para visualizar correctamente sus créditos: La reclasificación de débitos y créditos es un paso de cierre importante. Basándose en el saldo final para cada deudor y creditor, y en el tiempo restante, el sistema caracteriza los importes en cuentas en acreedores para los importes de débito, y en deudores para los importes de crédito. En una segunda etapa, el sistema reclasifica las posiciones de deudores y acreedores por tiempo restante (0 – 12 meses, 12 – 60 meses, > 60 meses). Una reclasificación se puede anular. Las partidas vencidas no se reestructuran. Tienen un plazo restante inferior al año.
Los intervalos para la reclasificación se derivan automáticamente en base al principio de contabilidad especificado en la configuración empresarial. Antes de ejecutar el paso de reclasificación es necesario haber ejecutado las reservas para cuentas incobrables así como la reserva para créditos dudosos. Los intervalos para la reclasificación se derivan automáticamente en base al principio de contabilidad especificado en la configuración empresarial.
Conceptos básicos Reclasificación Una ejecución de reclasificación contabiliza automáticamente los créditos o débitos correspondientes mediante asientos contables, sobre la base de sus condiciones restantes. Para obtener más información, consulte Reclasificación [página 75].
Actividades de cierre — Cierre de ejercicio Antes de poder crear los informes de cierre, en primer lugar, es necesario efectuar algunas tareas preparatorias. El sistema ofrece su apoyo en este proceso. Para obtener más información, consulte Actividades de cierre — Cierre de ejercicio.
Reservas para cuentas incobrables Para el cierre del ejercicio debe verificar la reciclabilidad de sus créditos y valorarla correspondientemente. Para obtener más información, consulte Reservas para cuentas incobrables.
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Reserva para créditos dudosos Para el cierre del ejercicio, el usuario valora sus créditos con respecto a su riesgo de crédito general. En base a su experiencia comercial, determina un porcentaje de pérdidas en créditos. Aplica este porcentaje a sus créditos y contabiliza el riesgo de crédito general a una cuenta separada. Para obtener más información, consulte Reserva para créditos dudosos.
Tareas Realizar una reclasificación para créditos 1.
Para realizar una nueva reclasificación, haga clic en Nuevo Reclasificación de créditos.
2.
Dispone de las siguientes opciones para realizar la reclasificación: ● Reclasificación con referencia Para volver a utilizar los datos de una reclasificación previa, seleccione la reclasificación que desea utilizar y haga clic en Copiar . El sistema copiará los datos directamente a la pantalla de entrada para la nueva reclasificación. A continuación, podrá ajustar los datos copiados de la reclasificación previamente ejecutada. ●
y, a continuación, en
Ejecución de prueba Para ejecutar la reclasificación como ejecución de prueba, seleccione Ejecución de prueba. El sistema genera una vista previa de los resultados de la ejecución de prueba, pero no realiza ninguna contabilización. Las contabilizaciones solo se simulan. Solamente puede borrar aquellas reclasificaciones que haya programado o ejecutado como una ejecución de prueba. Para borrar una ejecución de prueba, seleccione la ejecución a borrar y haga clic en Borrar .
3.
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●
Sistema contable Puede ejecutar una reclasificación para un único sistema contable o para todos los sistemas contables. En caso de utilizar múltiples sistemas contables con diferentes variantes de ejercicio fiscal, se recomienda ejecutar el arrastre de saldos de forma separada para cada sistema contable. El sistema determina la fecha clave en base a la variante de ejercicio fiscal del sistema contable.
●
Paso de cierre Debe seleccionar la etapa de cierre que deberá utilizar el sistema al realizar las contabilizaciones en la fecha clave para el correspondiente período contable. Este período contable debe estar abierto para la etapa de cierre seleccionada. Para obtener más información, consulte Etapas de cierre.
Programación Puede ejecutar una reclasificación inmediatamente o programarla para más adelante: ● Para ejecutar la reclasificación inmediatamente, haga clic en Iniciar inmediatamente .
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Deberá esperar a que finalice la tarea en primer plano antes de poder continuar con su trabajo. Dependiendo del volumen de datos puede tardar varios minutos, lo que puede originar un timeout de la pantalla. En tal caso puede dirigirse a la pantalla principal de la ejecución y actualizar los datos. Cuando el estado de la ejecución cambia a Finalizado, haga clic en Visualizar para visualizar los registros. Como alternativa, puede hacer clic en Resultado de registro en la sección Detalles de una ejecución finalizada. ●
Para programar la reclasificación para una fecha/hora posterior, seleccione Programar y especifique el momento en el que el sistema deberá ejecutar la reclasificación. Si se dejan los campos Fecha y Hora vacíos, la ejecución se iniciará inmediatamente. Puede continuar con su trabajo mientras el sistema ejecuta la tarea como proceso de fondo. Puede visualizar las reclasificaciones y sus tiempos respectivos en Visualizar tareas .
●
Revise los resultados de la ejecución en el centro de trabajo Créditos en la vista Trabajo en Tareas de ejecución de reclasificación de créditos. Edite las tareas de forma adecuada, haga clic en Acciones y en Completar.
●
La ejecución de reclasificación aparece ahora en la lista de ejecuciones de reclasificación finalizadas.
Visualizar y verificar registro 1.
Visualizar registro Si ha ejecutado la reclasificación inmediatamente, el sistema emite un mensaje de estado. Para visualizar los detalles, haga clic en Visualizar registro en el mensaje de estado. En caso de haber programado la reclasificación, puede visualizar la lista de logs después de haber ejecutado la reclasificación. Para ello debe seleccionar la reclasificación relevante.
2.
Verificar el registro El registro contiene la siguiente información: ●
General
Muestra el resultado de la reclasificación, la fecha de ejecución, cualquier mensaje que haya podido ser emitido y el alcance de las ganancias o pérdidas de la valoración. ●
Selección de datos
Muestra la información introducida al iniciar la reclasificación. ●
Mensajes
Muestra una lista de todos los mensajes emitidos (como, por ejemplo, mensajes de advertencia). ●
Contabilizaciones
Muestra todos los movimientos en cuenta y asientos contables contabilizados por el sistema para la valoración en fecha clave y la anulación de valoración. Puede visualizar las contabilizaciones para cada cuenta de reconciliación o clasificadas por documento.
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●
Procesado correctamente
Muestra, para cada cuenta de reconciliación, todos los asientos contables con datos del proveedor, ID de asiento, grupos de plazos restantes y el importe en moneda de la empresa. ●
No procesado
Visualiza los documentos sujetos a errores durante el procesamiento, por ejemplo, debido a la falta de determinación de cuentas para cada cuenta de reconciliación. A fin de verificar si una ejecución se ha realizado correctamente, puede ejecutar las siguientes verificaciones: ● Log Encontrará un registro para una ejecución en la correspondiente subvista. Cada ejecución tiene un estado (Información, Error). Para visualizar los detalles de un registro, seleccione la ejecución relevante y haga clic en Visualizar . Si se han producido errores durante una ejecución, necesitará resolverlos. Puede encontrar informaciones sobre los errores en la etiqueta Mensajes . Una vez resueltos los errores, vuelva a iniciar la ejecución. El sistema repite aquellas contabilizaciones que no se realizaron en la primera ejecución. ●
Monitor de tareas Si no se ha completado correctamente una ejecución y no puede encontrar y resolver la causa, puede visualizar los detalles técnicos relacionados con la ejecución en el Monitor de tareas. Seleccione la ejecución relevante y haga clic en Visualizar tareas . Si una tarea encuentra errores, póngase en contacto con el administrador del sistema.
Realizar una anulación de la reclasificación para créditos Si se lleva a cabo la anulación de una ejecución realizada en un período de contabilidad una vez se ha cerrado el período, el sistema le permite llevar a cabo la ejecución. Al final de la ejecución, en lugar de contabilizaciones, verá un mensaje de error diciendo que no es posible anular porque la etapa de cierre del período ya se ha realizado.
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1.
Seleccione la ejecución a anular Seleccione la reclasificación que desea anular. La ejecución debe ser una ejecución de Actualización y debe tener Finalizado como el Estado de ejecución.
2.
Programar la ejecución de anulación ● Haga clic en Anular , introduzca una Descripción de ejecución y prográmela.
3.
Revise los resultados de la ejecución en Tareas ejecución de reclasificación de créditos. Edite las tareas de forma adecuada, haga clic en Acciones y en Completar.
4.
La ejecución anulada aparece ahora en la lista de ejecuciones de reclasificación finalizadas.
5.
Resultado Como resultado de la reclasificación, el sistema contabiliza contabilizaciones negativas o contabilizaciones de débito o crédito equivalentes. Esto se determina por la configuración empresarial. ● Si la ejecución de anulación para la ejecución de reclasificación seleccionada se programa en un momento posterior, se enumerará en el centro de trabajo
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Créditos en la vista Trabajo con un estado en blanco. El estado cambia a Finalizado una vez realizada la ejecución. ●
Todas las ejecuciones de anulación tienen el indicador Anulado fijado.
●
Las referencias a contabilizaciones reclasificadas se eliminan de las partidas individuales del asiento contable de la reclasificación anulada.
4.6.6 Guía rápida para informes del banco central Existe documentación disponible sobre este tema que es específicamente relevante para los siguientes países: Austria, Dinamarca, Francia, Alemania y Países Bajos. Para garantizar que se muestra la versión del documento específico de país relevante, seleccione Personalizar Mis parametrizaciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione el país relevante. Grabe sus opciones. La subvista Informes del banco central le permite informar de sus transacciones comerciales exteriores a las autoridades. Esta información se utiliza en el cálculo del saldo de pagos para su país. Se aplican diversas regulaciones a los informes del banco central dependiendo del país. Puede utilizar la subvista Informes del banco central para actualizar y preparar manualmente estos datos para los informes del banco central, obtenidos de la facturación de proveedores y clientes. Además de este proceso de transferencia automática de datos, existe la posibilidad de introducir datos manualmente en la lista de trabajo de informes del banco central. Puede acceder a esta subvista desde los centros de trabajo Débitos o Créditos, en Tareas periódicas. Si no existen entradas para su empresa en la lista de informes del banco central, es probable que su empresa no esté activada para los informes del banco central. Verifique la actividad Informes del banco central – Exclusión en la configuración empresarial para ver si los informes del banco central están desactivados para su empresa.
Tareas Determinar códigos de banco central En Informes del banco central, puede configurar reglas para determinar automáticamente los códigos de banco central predeterminados que se utilizarán para las facturas que tengan los atributos relevantes. Para asegurarse de visualizar la versión de documento específica de país relevante, seleccione Personalizar Mis parametrizaciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País, seleccione el país relevante. Grabe las parametrizaciones.
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Las actividades Determinación de código de banco central – Facturación a clientes y Determinación de código de banco central – Facturación de proveedores en la configuración empresarial ahora son obsoletas y se conservan solamente para referencia. Se recomienda que cree reglas con Determinar códigos de banco central en la vista Informes del banco central. Si tiene reglas existentes creadas para Austria, Alemania o Francia con el método antiguo, debe recrearlas en la actividad nueva.
Realizar informes del banco central En la subvista Informes del banco central de Tareas periódicas, puede realizar informes del banco central, lo que incluye la recopilación y gestión de transacciones de comercio exterior. Estas transacciones se informan a las autoridades para crear el saldo de pagos para el país en cuestión. Para obtener más información, consulte Realizar informes del banco central [página 112]
Asignar un estado a una posición de informe del banco central Tareas periódicas Informes del banco central , seleccione las partidas individuales En relevantes, haga clic en Cambiar estado y seleccione el estado adecuado. Por ejemplo, si ya informó una posición, debe actualizar el estado en consecuencia, para no informarla nuevamente por error.
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Los siguientes estados están disponibles: ●
El estado No relevante indica una partida individual que incluye un código de banco central pero que no es necesario informar.
●
El estado En preparación indica una partida individual creada manual o automáticamente para la que no se ha finalizado la entrada de datos, por ejemplo, porque falta un código de banco central. Este estado se cambia automáticamente por Informe en proceso cuando se completan los datos, por ejemplo, al introducir un código de banco central. No se puede modificar este estado de forma manual.
●
El estado Informe en proceso indica una partida individual creada de forma manual o automática con todos los datos completos pero que todavía no se ha informado a las autoridades correspondientes. Una vez que haya informado esta partida individual deberá cambiar el estado por Informado.
●
El estado Informado indica que una partida individual se ha informado a las autoridades correspondientes en el período de informe adecuado. Si ha cambiado el estado de una partida individual por error por Informado, podrá volver a cambiarlo por Informe en proceso.
●
El estado Informe de cancelación en proceso indica que la factura correspondiente de la partida individual se ha cancelado pero que esto aún no se ha informado a las autoridades correspondientes. Una vez que haya informado de la cancelación, podrá cambiar el estado de esta partida individual por Cancelación informada. Si se cancela la factura correspondiente en el mismo mes, antes de que se haya informado a las autoridades, la partida individual se borrará de la lista de trabajo de informes del banco central.
●
El estado Cancelación informada indica que la factura correspondiente de la partida individual se ha cancelado y que dicha cancelación se ha informado a las autoridades para el período de informe correspondiente. Si ha cambiado el estado de una partida individual por error por Cancelación informada, podrá volver a cambiarlo por Informe de cancelación en proceso.
Asignar un socio comercial a una organización internacional: Austria Si un socio comercial pertenece a una organización de desarrollo internacional o es considerado como tal, estará sujeto a los informes del banco central. Por ello, los negocios con este cliente o proveedor se notifican como parte de los informes del banco central habituales de su empresa. Para obtener más información, consulte Determinación de organizaciones internacionales para informes del banco central - Austria [página 115]. Esta tarea solo es relevante para Austria.
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4.6.7 Tareas 4.6.7.1 Crear una ejecución de reclamación Resumen En la subvista Ejecuciones de reclamación de la vista Tareas periódicas del centro de trabajo Créditos puede generar propuestas de reclamación para los clientes con partidas abiertas atrasadas. También puede crear recordatorios para las partidas abiertas que aún no hayan vencido.
Procedimiento y, a continuación, Ejecución de reclamación.
1.
Seleccione Nuevo
2.
En la pantalla Nueva ejecución de reclamación, especifique los detalles de la ejecución de reclamación de la siguiente manera: ●
Empresa
●
ID de cliente desde/hasta Puede definir un rango de valores que le permita seleccionar varios clientes para una ejecución de reclamación. Si no indica una entrada aquí, el sistema incluye todos los clientes para la empresa seleccionada.
●
Estrategia de reclamación Seleccione una estrategia de reclamación. Si no realiza una selección desde la lista, el sistema utiliza la estrategia de reclamación definida como estándar en la configuración empresarial. El sistema asigna automáticamente un ID de ejecución de reclamación.
3.
Elija Grabar .
Resultado Ha creado una ejecución de reclamación que ya se puede activar y ejecutar de manera inmediata, o bien planificarse para más adelante.
4.6.7.2 Crear y editar propuestas de pago para créditos Resumen Una lista de propuestas de pago contiene todas las posiciones abiertas (por ejemplo, facturas o notas de crédito) que el sistema propone para pago dentro de una única ejecución de pago. Las listas de propuestas de pago se pueden utilizar para verificar los pagos iniciados internamente antes de su ejecución. La lista de propuestas de pago se determina según la estrategia de pago definida en la configuración y muestra los pagos pendientes, teniendo en cuenta las condiciones de pago. Según las parametrizaciones, permite un uso óptimo de los descuentos por pronto pago otorgados. SAP Business ByDesign 1302 Créditos
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Para visualizar una lista de propuestas de pago creada por el sistema para pagos recibidos iniciados internamente, en el centro de trabajo Créditos, seleccione Pagos automáticos. También puede acceder a las propuestas de pago en la vista Trabajo, filtradas según las Tareas de ejecución de pago, o en la subvista Ejecuciones de pago de la vista Tareas periódicas. El sistema no admite las ejecuciones de pagos pendientes para débitos directos (compensación de créditos) en monedas extranjeras. El sistema muestra los pagos pendientes de clientes que deben cobrarse de la cuenta bancaria del cliente mediante débito directo o tarjeta de crédito. Además, crea la lista de propuestas según las facturas salientes y la información de pago que el usuario haya creado para los clientes. Una vez verificados los detalles de pago y las condiciones de los pagos propuestos, puede liberarlos. Según las parametrizaciones de la configuración, es posible que necesite la aprobación de un responsable. Una vez ejecutados los pagos (seleccionando Ejecutar pago en la vista Pagos automáticos), el sistema contabiliza los pagos y compensa las posiciones abiertas que deben pagarse. Todos los procesamientos subsiguientes, como crear archivos de pago o medios de pago, se realizan en el centro de trabajo Gestión de pagos.
Requisitos previos Ha establecido las siguientes parametrizaciones predefinidas en la configuración y los datos maestros: Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Definición del alcance En
Preguntas Gestión de flujo de caja , ha establecido las parametrizaciones básicas para los procesos de pago.
Ajuste preciso Ha seleccionado las siguientes parametrizaciones en Configuración empresarial en preciso
Lista de actividades
Ajuste
Gestión de flujo de caja :
●
Estrategia de pago (obligatorio) Puede crear una o varias estrategias de pago a las que el sistema accede al crear las listas de propuestas de pago. Estas parametrizaciones determinan directamente cuándo las posiciones abiertas se incluyen en una lista de propuestas de pago y si deben realizarse deducciones.
●
Proceso de aprobación En las parametrizaciones de procesamiento de pagos, puede especificar un valor umbral para cada modalidad de pago. Cuando se alcanza este valor umbral, se requiere una aprobación del pago entrante. Para los créditos de clientes, por ejemplo el pago de notas de crédito, se utiliza, en cambio, el umbral de aprobación para pagos salientes. La solicitud de aprobación se envía al siguiente jefe del organigrama que usted haya definido en la configuración de la gestión organizativa.
●
Priorización de cuentas bancarias Puede especificar toda la información bancaria, la modalidad de pago para cada cuenta bancaria y los valores umbral para las cuentas bancarias. El sistema accede a las cuentas bancarias durante la asignación de liquidez para el pago de facturas según la prioridad.
Procedimiento 1.
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Crear una lista de propuestas de pago
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Para crear una nueva ejecución de pago, realice lo siguiente: a.
Vaya al centro de trabajo Créditos y marque la subvista Ejecuciones de pago de la vista Tareas periódicas. Seleccione Nuevo y, a continuación, Ejecución de pago. Aparecerá la pantalla Nueva ejecución de pago. Puede usar los siguientes criterios de selección para su ejecución de pago: ● Fecha de contabilización Puede especificar una fecha de contabilización. La fecha de contabilización estándar es la fecha en la que se ejecuta el pago. Si desea programar la ejecución periódicamente, deje este campo vacío. ●
Fecha de procesamiento bancario Puede especificar la fecha de pago solicitada (para transferencias y débitos directos bancarios únicamente). Según los días laborables, el banco puede realizar el pago más tarde. Si desea programar la ejecución periódicamente, deje este campo vacío.
●
Incluir pagos a cuenta Aquí puede especificar si desea que la ejecución incluya entradas en pagos a cuenta. Se trata de pagos contabilizados en una cuenta pero que todavía no se han compensado.
●
Empresa
●
ID de cliente desde/hasta Puede definir un rango de valores que le permita seleccionar varios clientes para una ejecución de pago. Si no selecciona un cliente, el sistema selecciona todos los clientes introducidos en el sistema para la ejecución de pago.
●
Moneda Puede especificar una moneda. Únicamente se compensan las facturas que coincidan con la moneda seleccionada.
●
Fecha de próxima ejecución de pago Si introduce una fecha aquí, todas las posiciones que se encuentran vencidas o que se vencerán antes de dicha fecha se incluirán en la lista de de propuestas de pago. Solo puede introducir una fecha que se encuentre en el futuro. Una vez grabada su entrada, no puede editar este campo. Esta fecha únicamente debe especificarse si la ejecución de pago se realiza de inmediato y sólo una vez. Si la ejecución de pago se programa para realizarse periódicamente, no debe introducirse ninguna fecha aquí. La ejecución de pago tiene en cuenta todas las posiciones hasta que se realice la siguiente ejecución de pago. La ejecución no selecciona posiciones con un bloqueo de pago. Ello es válido también para los pagos a cuenta.
b. 2.
Grabe las entradas.
Crear una ejecución de pago a.
En la pantalla Ejecución de pago: , haga clic en Programar . Aparece la pantalla Programar tarea. Si desea iniciar la ejecución de pago de inmediato y solo realizarla una vez, elija Iniciar de inmediato. De forma alternativa, puede especificar una fecha y una hora de inicio o programar la ejecución después de una tarea específica. Si desea programar la ejecución de pago periódicamente, especifique cuándo debe repetirse la ejecución, por ejemplo, diaria o semanalmente.
b.
Grabe las entradas.
c.
Cierre la pantalla Planificar tarea.
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El número de ejecución de pago se visualiza en el título de la pantalla. Puede encontrar la ejecución de pago con este número de ejecución de pago en la subvista Ejecuciones de pago. Puede verificar el estado de la ejecución de pago en la subvista Ejecuciones de pago, en el columna Estado. Puede visualizar los detalles técnicos de la ejecución en el log, en la subvista Ejecuciones de pago de la vista Tareas periódicas. Para ello, seleccione la ejecución de pagos relevante en Ejecuciones de pagos y haga clic en el ID relevante en la columna ID de registro de aplicación de la tabla inferior. Para más información, véase Mensajes en el log de aplicación de ejecución del pago [página 93]. 3.
Editar y liberar una propuesta de pago Para editar una propuesta de pago, realice lo siguiente:
4.
a.
En el centro de trabajo Créditos, abra la vista Pagos automáticos.
b.
Seleccione la propuesta de pago adecuada.
c.
Elija Editar para visualizar los detalles del pago y para realizar modificaciones. Puede modificar la modalidad de pago y los datos relacionados (como la cuenta bancaria), modificar el importe de pago, seleccionar otros detalles bancarios de cliente/proveedor, introducir o modificar un importe de pronto pago o borrar posiciones abiertas (para excluirlas del pago). También puede rechazar una propuesta de pago. Esto no afectará a las posiciones abiertas, ya que no se realizó ninguna contabilización en el sistema.
d.
Una vez que haya acabado de editar una propuesta de pago, elija Ejecutar pago para transferir el pago al centro de trabajo Gestión de pagos o al aprobador de la entrada de pago. Se necesita la aprobación si se alcanza el valor umbral definido en la configuración para la aprobación de un pago entrante. Si no se necesita aprobación para el pago entrante, la contabilización se realiza en el sistema con la ejecución del pago, y se compensan las posiciones abiertas. Si se necesita una aprobación, la contabilización se realiza después de la aprobación.
Aprobar una propuesta de pago Una vez que haya editado y liberado una propuesta de pago que debe aprobarse, ésta se transfiere automáticamente al aprobador en el centro de trabajo Mi área de responsabilidad, vista Aprobaciones. El autorizador puede aprobar el pago o devolverlo para su revisión.
Consulte también Configuración: Estrategias de pago Contratos en Créditos
4.6.7.3 Crear una ejecución de confirmación de saldos Resumen Puede mandar confirmaciones de saldos para comparar sus registros de datos con los de sus proveedores/clientes e identificar así cualquier inconcordancia. Las ejecuciones de confirmación de saldos se utilizan para planificar confirmaciones de saldos de forma frecuente y recurrente. De manera alternativa, puede realizar una ejecución manual como solicitud única. Puede crear una ejecución de confirmación de saldo en la subvista Ejecuciones de confirmación de saldo de la vista Tareas periódicas tanto del centro de trabajo Acreedores o Deudores.
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Procedimiento 1.
Para crear una nueva ejecución de confirmación de saldos, haga clic en Nuevo confirmación de saldos.
2.
Seleccione un tipo
3.
y después en Ejecución de
1.
Introduzca una descripción para la ejecución de confirmación de saldos.
2.
Seleccione un tipo de confirmación de saldos adecuada: ● Sin carta de respuesta Esta selección le permite comprobar la calidad de sus cuentas de débito y crédito mediante confirmaciones de saldos. Puede detectar y corregir cualquier discrepancia que pueda surgir entre sus registros y los de sus clientes o proveedores, y hacer todos los ajustes de valor que sean necesarios. Sin embargo, el cliente o el proveedor no mandan una carta de respuesta documentando las diferencias en este caso. La confirmación de saldos sólo puede confirmarse o rechazarse. Si el cliente o el proveedor no ponen una queja antes de la fecha de cierre, sus saldos quedan aceptados. ●
Con carta de respuesta Esta selección le permite ponerse en contacto con sus clientes o proveedores para hablar de los detalles relacionados con sus posiciones abiertas. Su empresa envía una carta enumerando los detalles de todas sus posiciones abiertas. Esta carta solicita al cliente o proveedor que confirmen si los datos concuerdan entre ellos o especificen las diferencias mediante la carta de respuesta incluida. De esta manera, puede determinar si las cuentas de los clientes y proveedores están al día e identificar cualquier discrepancia gracias a la información de la carta de respuesta.
●
Solicitud Esta selección le permite contactar con sus clientes o proveedores para comprobar los saldos de cuentas del lado del cliente o proveedor. Puede solicitar el saldo de cuentas solo o también información detallada relacionada con los saldos.
3.
Seleccione Liberar inmediatamente para liberar la confirmación ahora mismo. Las cartas de confirmación de saldos se imprimen automáticamente una vez completada la ejecución. De manera alternativa, puede comprobar y liberar manualmente cada confirmación de saldos.
4.
Seleccione si desea una selección manual o automática de los clientes/proveedores.
Introduzca restricciones Puede introducir el nombre de la empresa o del cliente/proveedor. También puede seleccionar varios parámetros de selección que incluyan o excluyan clientes o proveedores concretos de la ejecución de confirmación de saldos, según el tipo de restricción que haya seleccionado en el paso previo.
4.
Completar y confirmar selección Haga clic en Finalizar para grabar la ejecución de confirmación de saldos. Una vez grabada la ejecución correctamente, el campo ID de ejecución muestra el ID de la nueva ejecución de confirmación de saldos. Seleccione Programar ejecución de confirmación de saldo. Aparecerá el editor Programar tarea. Aquí puede planificar y grabar la ejecución.
Resultado La ejecución de confirmación de saldos ha sido creada y planificada correctamente. Puede visualizar los resultados de la ejecución en la subvista Confirmación de saldo de la vista Proveedores en el centro de trabajo Acreedores o la vista Clientes en el centro de trabajo Deudores. Desde este punto, puede comprobar y liberar la confirmación de saldos. SAP Business ByDesign 1302 Créditos
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Puede utilizar criterios de búsqueda como Estado o ID de ejecución para buscar la confirmación de saldos que desea ver.
4.7 Informes 4.7.1 Lista de antigüedad para créditos Resumen Este informe visualiza para cada cliente los créditos atrasados según una fecha clave específica y período de antigüedad.
Características Ejecución del informe Antes de ejecutar el informe, debe seleccionar variables a fin de especificar los datos que desea visualizar. Debe especificar un valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias están marcadas con un asterisco (*). A continuación se explican algunas de las variables: ●
Fecha límite La fecha límite es la fecha de transacción (que se refiere a la fecha de contabilización de la transacción original, que se muestra como fecha de contabilización propuesta).
●
Período 1 a período 4 Puede especificar cuatro períodos de antigüedad para agrupar los créditos vencidos. Estos períodos se calculan a partir de la fecha límite especificada. En la visualización por defecto, la estructura de períodos es la siguiente: 30 días (período 1), 60 días (período 2), 90 días (período 3), 120 días (período 4). Esto significa que, por ejemplo, el período 2 visualiza los créditos vencidos con una fecha de vencimiento de entre 31 y 60 días, sin tener en cuenta si están compensadas en la fecha actual. Es posible modificar estos valores.
Para obtener más información acerca de las variables estándar, consulte Resumen de informes en Gestión financiera
Análisis del informe Además de los créditos vencidos, el informe también visualiza para cada período los créditos que todavía no están vencidos y la cantidad total de créditos (el total de partidas vencidas y no vencidas). Tenga en cuenta lo siguiente para los tipos de documento individuales: ●
Las facturas de cliente se visualizan como importes positivos.
●
Los abonos de cliente se visualizan como importes negativos.
●
Los Pagos no tiene una fecha de vencimiento específica. Por lo tanto, la fecha de vencimiento neto que se muestra corresponde a la fecha de la transacción.
Los datos de este informe se muestran en formato de tabla. Tiene las siguientes opciones para analizar el informe: ●
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Puede limitar los datos que se muestran. Para hacerlo, seleccione Filtro.
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●
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
●
Puede llamar la información detallada correspondiente para las posiciones abiertas visualizadas. Para hacerlo, seleccione el valor adecuado y abra el menú correspondiente. Para poder navegar al documento original, añada las siguientes características al informe: ●
Tipo de documento original
●
Número de documento y/o Referencia externa
Tiene que insertar el Tipo de documento original a la izquierda del Número de documento y la Referencia externa. A continuación, puede navegar hacia el documento original a partir del Número de documento o la Referencia externa.
Véase también ●
Vista Informes
●
Resumen de informes en Gestión financiera
●
Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera
4.7.2 Lista de previsiones para créditos Resumen Este informe muestra los créditos abiertos de cada cliente para los que la fecha de vencimiento es posterior a la fecha clave especificada y se encuentra en el futuro. El informe también enumera las posiciones abiertas que deben pagarle sus clientes. Las posiciones canceladas no están incluidas.
Vistas Este informe ofrece las siguientes vistas: ●
Lista de previsiones para créditos - (estándar) Muestra lo siguiente para cada cliente: el importe vencido ya en la fecha clave, futuros períodos de antigüedad, importe total a pagar en el futuro, importe pendiente total. El cálculo del vencimiento hace referencia a la fecha de vencimiento de neto (plazo de pago).
●
Descuento normal por pronto pago Muestra lo siguiente para cada cliente: el importe vencido ya en la fecha clave, futuros períodos de antigüedad, importe total a pagar en el futuro, importe pendiente total. El cálculo del vencimiento hace referencia a la fecha de vencimiento del descuento normal por pronto pago, tal como muestra el siguiente ejemplo: Condiciones de descuento por pronto pago 2.
●
Descuento máximo por pronto pago Muestra lo siguiente para cada cliente: el importe vencido ya en la fecha clave, futuros períodos de antigüedad, importe total a pagar en el futuro, importe pendiente total. El cálculo del vencimiento hace referencia a la fecha de vencimiento del descuento máximo por pronto pago, tal como muestra el siguiente ejemplo: Condiciones de descuento por pronto pago 1.
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Recibe una factura con fecha del 01-07-09 y las siguientes condiciones de pago: ●
1) Pago en un plazo de ocho días: 3 % de descuento por pronto pago
●
2) Pago en un plazo de 14 días: 2% de descuento por pronto pago
●
3) Pago en un plazo de 30 días: Neto
Eso significa que habrá tres posibles fechas de vencimiento para esta factura: ●
Condición de descuento por pronto pago 1) (descuento máximo por pronto pago): Se puede pagar hasta el 09-07-09
●
Condición de descuento por pronto pago 2) (descuento normal por pronto pago): Se puede pagar hasta el 15-07-09
●
Neto (plazo de pago: condición 3): Se puede pagar hasta el 31-07-09
El sistema muestra diferentes importes netos y períodos de antigüedad para la factura en función de la vista que seleccione. En función de la vista que utilice, las facturas se agrupan por fecha de vencimiento de neto, fecha de vencimiento con descuento normal por pronto pago o fecha de vencimiento con descuento máximo por pronto pago.
Características Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, debe seleccionar variables a fin de especificar los datos que desea ver. Debe especificar un valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias están marcadas con un asterisco (*). A continuación se explican algunas de las variables: ●
Fecha clave La fecha clave siempre corresponde a la fecha de transacción de las posiciones abiertas y no a la fecha de contabilización. El sistema considera únicamente las posiciones con una fecha de transacción anterior a la fecha clave.
●
Período 1 a período 4 Puede especificar cuatro períodos de antigüedad para agrupar los créditos con vencimiento en una fecha futura. Estos períodos se calculan a partir de la fecha clave especificada. En la visualización por defecto, la estructura de períodos es la siguiente: 30 días (período 1), 60 días (período 2), 90 días (período 3), 120 días (período 4). Eso supone, por ejemplo, que el período 2 muestra los créditos que vencen entre el día 31 y el 60 después de la fecha clave especificada. Es posible modificar estos valores.
Para obtener más información acerca de las variables estándar, consulte Resumen de informes en Gestión financiera
Analizar el informe Además de las posiciones que vencen en cada período del futuro, el informe muestra los créditos vencidos en la fecha clave y el importe total de todas las posiciones abiertas (total de posiciones vencidas y no vencidas aún). Tenga en cuenta lo siguiente para los tipos de documento individuales: ●
Las facturas de cliente se visualizan como importes positivos.
●
Las notas de crédito de cliente se visualizan como importes negativos.
●
Los Pagos no tienen una fecha de vencimiento específica. Por lo tanto, la fecha de vencimiento que se muestra corresponde a la fecha de la transacción.
Para analizar el informe dispone de las siguientes opciones:
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●
Puede limitar los datos que se muestran. Para ello, seleccione Filtro.
●
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
●
Desde las posiciones abiertas, puede desglosar los detalles relevantes. Para ello, seleccione el valor adecuado y abra el menú correspondiente. Para poder navegar al documento original, añada las siguientes características al informe: ●
Tipo de documento original
●
Número de documento y/o Referencia externa
Tiene que insertar el Tipo de documento original a la izquierda del Número de documento y la Referencia externa. A continuación, puede navegar hacia el documento original a partir del Número de documento o la Referencia externa.
Consulte también ●
Vista Informes
●
Resumen de informes en Gestión financiera
●
Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera
4.7.3 Historial de reclamaciones - Clientes Resumen Este informe muestra un historial de reclamaciones detallado de todas las posiciones de pago vencidas para cada cliente. Las posiciones canceladas no están incluidas.
Características Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, debe seleccionar valores para variables a fin de especificar los datos que desea ver. Debe especificar un valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias están marcadas con un asterisco (*). Para obtener más información acerca de las variables estándar, consulte Resumen de informes en Gestión financiera
Analizar el informe Para cada cliente, el informe muestra un número de posiciones de pago atrasados, la fecha de reclamación, el estado de reclamación, el nivel de reclamación más alto, el importe de reclamación y las tasas de reclamación acumuladas. Los datos de este informe se muestran en formato de tabla. Tiene las siguientes opciones para analizar el informe: ●
Puede limitar los datos que se muestran. Para hacerlo, seleccione Filtro.
●
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
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●
Puede llamar la información detallada correspondiente para las posiciones visualizadas. Para hacerlo, seleccione el valor adecuado y abra el menú correspondiente.
Consulte también ●
Vista Informes
●
Resumen de informes en Gestión financiera
●
Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera
4.7.4 Historial de reclamaciones: Documentos Resumen Este informe muestra el historial de reclamaciones detallado utilizando documentos individuales. Las posiciones canceladas no están incluidas.
Características Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, debe seleccionar valores para variables a fin de especificar los datos que desea ver. Debe especificar un valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias están marcadas con un asterisco (*). Al hacerlo, tenga en cuenta lo siguiente: ●
Fecha clave La fecha actual se especifica en la visualización por defecto. El sistema solo se encarga de los avisos de reclamación que se crearon hasta la fecha seleccionada.
Para obtener más información acerca de las variables estándar, consulte Resumen de informes en Gestión financiera Las posiciones de pago atrasadas pueden reclamarse según los pasos configurados. Si se llevaron a cabo todos los pasos, las posiciones afectadas no se seleccionarán en una ejecución de reclamación adicional. No recomendamos usar estas posiciones en un documento de reclamación adicional para evitar que la correspondencia previa se invalide. Entonces, una empresa emprendería acciones legales. Puede utilizar este informe para determinar cualquier posición de pago atrasado. En la pantalla variable, especifique la fecha de reclamación hasta la que desea realizar la búsqueda. Utilice las características libres para copiar el campo Nivel de reclamación en las líneas visualizadas y clasificar este campo en orden descendente, empezando con el valor más alto que se muestra en el inicio de la lista.
Analizar el informe Para cada cliente, el informe muestra los números de documentos, la fecha de vencimiento, el período de tiempo en días en que las posiciones se atrasaron cuando se envió el aviso de reclamación, y el importe de reclamación. Los datos de este informe se muestran en formato de tabla. Tiene las siguientes opciones para analizar el informe: ●
Puede limitar los datos que se muestran. Para hacerlo, seleccione Filtro.
●
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
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●
Puede llamar la información detallada correspondiente para las posiciones visualizadas. Para hacerlo, seleccione el valor adecuado y abra el menú correspondiente. Para poder navegar al documento original, añada las siguientes características al informe: ●
Tipo de documento original
●
Número de documento y/o Referencia externa
Tiene que insertar el Tipo de documento original a la izquierda del Número de documento y la Referencia externa. A continuación, puede navegar hacia el documento original a partir del Número de documento o la Referencia externa.
Consulte también ●
Vista Informes
●
Resumen de informes en Gestión financiera
●
Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera
4.7.5 Estadísticas de reclamaciones Resumen Este informe muestra las actividades de reclamación de la empresa para cada cliente. De esta manera, puede supervisar todas las partidas de pago atrasadas de los clientes con detalle. Las posiciones canceladas no están incluidas.
Características Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, debe seleccionar valores para variables a fin de especificar los datos que desea ver. Debe especificar un valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias están marcadas con un asterisco (*). A continuación se explican algunas de las variables: ●
Socio comercial Puede restringir la visualización a un cliente, que puede seleccionar utilizando la ayuda para entradas.
●
Fecha de alta El sistema toma las dos semanas anteriores como el valor estándar para los documentos introducidos.
Para obtener más información acerca de las variables estándar, consulte Resumen de informes en Gestión financiera
Analizar el informe Este informe proporciona detalles de sus actividades de reclamación, incluyendo el importe de crédito para cada cliente, créditos vencidos de este importe, el nivel de reclamación y el importe de reclamación. Además, el informe muestra el número de posiciones de reclamación así como las posiciones e importes enviadas al departamento jurídico. También se proporciona la siguiente información estadística:
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●
Estadísticas de importe de reclamación: El valor mostrado se calcula del importe de reclamación dividido entre el importe de créditos.
●
Estadísticas del departamento jurídico: El valor mostrado se calcula a partir de la cuota del importe de reclamación enviado al departamento jurídico, y después dividido por el importe de reclamación total.
Los datos de este informe se muestran en formato de tabla. Tiene las siguientes opciones para analizar el informe: ●
Puede limitar los datos que se muestran. Para hacerlo, seleccione Filtro.
●
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
●
Puede llamar la información detallada correspondiente para las posiciones visualizadas. Para hacerlo, seleccione el valor adecuado y abra el menú correspondiente.
Consulte también ●
Vista Informes
●
Resumen de informes en Gestión financiera
●
Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera
4.7.6 Detalles para partidas de clientes Resumen Este informe enumera todas las posiciones de un cliente durante un período específico. Las posiciones canceladas no están incluidas.
Características Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, debe seleccionar valores para variables a fin de especificar los datos que desea ver. Debe especificar un valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias están marcadas con un asterisco (*). A continuación se explican algunas de las variables: ●
Fecha de alta El sistema toma las dos semanas anteriores como el valor estándar para los documentos introducidos.
●
Estado de posición Puede limitar qué estados de una posición específica se visualizarán, por ejemplo: abiertas, compensadas o no asignadas. Para esto, use la ayuda para entradas.
Para obtener más información acerca de las variables estándar, consulte Resumen de informes en Gestión financiera
Analizar el informe El informe muestra el importe total del documento para cada posición además de los descuentos por pronto pago disponibles o tomados y los importes pendientes. También se muestra el nivel de reclamación de las partidas vencidas que haya. Los datos de este informe se muestran en formato de tabla. Tiene las siguientes opciones para analizar el informe: ●
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Puede limitar los datos que se muestran. Para hacerlo, seleccione Filtro.
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●
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
●
Desde cada cliente que se muestra, puede desglosar los detalles relevantes. Para hacerlo, seleccione el valor adecuado y abra el menú correspondiente. Para poder navegar al documento original, añada las siguientes características al informe: ●
Tipo de documento original
●
Número de documento y/o Referencia externa
Tiene que insertar el Tipo de documento original a la izquierda del Número de documento y la Referencia externa. A continuación, puede navegar hacia el documento original a partir del Número de documento o la Referencia externa.
Consulte también ●
Vista Informes
●
Resumen de informes en Gestión financiera
●
Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera
4.7.7 Detalles para partidas abiertas de clientes Resumen Este informe enumera las posiciones abiertas de un cliente para una fecha clave específica. Las posiciones canceladas no están incluidas.
Vistas Este informe ofrece las siguientes vista: ●
Lista de posiciones abiertas: Clientes (estándar) Muestra todas las posiciones abiertas para cada cliente para una fecha clave específica, además de información sobre descuentos por pronto pago disponibles o tomados.
●
Lista de posiciones abiertas: Todas las partidas por cliente Muestra una lista de todas las posiciones abiertas ordenadas por número de documento en forma ascendente.
●
Lista de posiciones abiertas: Resumen de cliente Muestra el número total de posiciones abiertas para todos los clientes o para una selección de ellos.
●
Lista de partidas abiertas: Reconciliación Muestra las posiciones abiertas para cada cliente y moneda de transacción. Esta vista se utiliza para la reconciliación técnica en función del informe de Reconciliación de acreedores. Para obtener más información, consulte Reconciliación de acreedores.
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Características Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, debe seleccionar valores para variables a fin de especificar los datos que desea ver. Debe especificar un valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias están marcadas con un asterisco (*). Al hacerlo, tenga en cuenta lo siguiente: ●
Fecha clave La fecha clave siempre corresponde a la fecha de la transacción de las posiciones abiertas y no a la fecha de contabilización. El sistema muestra únicamente las posiciones con una fecha de transacción anterior a la fecha clave.
Para obtener más información acerca de las variables estándar, consulte Resumen de informes en Gestión financiera
Analizar el informe Los datos de este informe se muestran en formato de tabla. Tenga en cuenta lo siguiente para los tipos de documento individuales: ●
Las facturas de cliente se muestran como importes negativos.
●
Las facturas de cliente se muestran como importes positivos.
●
Los Pagos no tiene una fecha de vencimiento específica. Por lo tanto, la fecha de vencimiento neto que se muestra corresponde a la fecha de la transacción.
Tiene las siguientes opciones para analizar el informe: ●
Puede limitar los datos que se muestran. Para hacerlo, seleccione Filtro.
●
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
●
Desde cada cliente que se muestra, puede desglosar los detalles relevantes. Para hacerlo, seleccione el valor adecuado y abra el menú correspondiente. Para poder navegar al documento original, añada las siguientes características al informe: ●
Tipo de documento original
●
Número de documento y/o Referencia externa
Tiene que insertar el Tipo de documento original a la izquierda del Número de documento y la Referencia externa. A continuación, puede navegar hacia el documento original a partir del Número de documento o la Referencia externa.
Consulte también ●
Vista Informes
●
Resumen de informes en Gestión financiera
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Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera
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4.7.8 Lista de clientes Resumen La lista de clientes muestra una lista de todos los clientes que están en el sistema. Puede visualizar diversos datos de clientes, como por ejemplo: ●
ID y nombre de socio comercial
●
Datos de dirección
●
Estado
●
Fecha de creación
●
Usuario que ha creado el registro
4.7.9 Datos financieros de cliente Resumen Proporciona un resumen de datos financieros de clientes que pueden utilizar directores de ventas y agentes comerciales para una sinopsis de sus datos maestros de cliente. Proporciona datos financieros como datos de pago, datos bancarios y datos de tarjeta de crédito, junto con información acerca de las cuentas relacionadas.
Requisitos previos Ha seleccionado el informe en la configuración de la solución. Para encontrar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance de proyecto . En la etapa del proyecto Definición del alcance, compruebe que esté seleccionado Socios comerciales en los Datos comerciales generales. En la etapa Preguntas, amplíe el elemento de definición del alcance Datos comerciales generales y seleccione Socios comerciales. Seleccione Informes y análisis para socios comerciales y responda las preguntas relacionadas con los informes para cuentas.
Vistas Las siguientes vistas están disponibles en este informe: ●
Datos de pago de cliente Muestra datos de pago como el ID de la empresa, el grupo de determinación de cuentas y el motivo del bloqueo del pago. Esta vista también es la vista estándar del informe entregado con anticipo.
●
Datos bancarios de cliente Muestra datos bancarios, como el nombre del banco y los datos de cuenta bancaria.
●
Datos de tarjeta de crédito de cliente Muestra datos de la tarjeta de crédito como el tipo, el titular y la fecha de vencimiento de dicha tarjeta.
●
Datos de impuestos de cliente
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Muestra los datos fiscales como el tipo de impuesto, el número de identificación fiscal y el tipo de número de identificación fiscal
Características Ejecución del informe Antes de ejecutar el informe puede especificar los datos que desea ver seleccionando valores para variables. Las siguientes variables están disponibles para este informe: ●
Empresa
●
Cliente
●
Ciudad
●
País
●
Estado
Análisis del informe El informe muestra los siguientes datos: ●
●
●
●
Datos de pago de un cliente, que incluyen lo siguiente: ○ ID de empresa ○
Grupo de determinación de cuentas
○
Motivo de bloqueo de pago
○
Fecha de vencimiento del bloqueo de pago
○
Motivo de bloqueo de reclamación
○
Fecha de vencimiento del bloqueo de reclamación
○
Importe límite de crédito
Datos bancarios de un cliente, que incluyen lo siguiente: ○ País del banco ○
Nombre del banco
○
Código nacional del banco
○
IBAN
○
Número de cuenta bancaria
○
Titular de la cuenta bancaria
○
Período de validez de la cuenta bancaria
Datos de tarjeta de crédito de un cliente, que incluyen lo siguiente: ○ Tipo de tarjeta de crédito ○
Token de tarjeta de crédito
○
Titular de la tarjeta de crédito
○
Fecha de vencimiento de la tarjeta de crédito
○
Motivo de bloqueo de la tarjeta de crédito
○
Indicación de si la tarjeta de crédito es la tarjeta de crédito por defecto del cliente
Datos de impuestos de un cliente, que incluyen lo siguiente: ○ Tipo de impuesto ○
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Número de impuesto
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●
○
Tipo de número de impuesto
○
Motivo de exención de impuesto
○
País del número de identificación fiscal
○
País de la exención fiscal
Datos básicos del cliente relacionado, que incluyen lo siguiente: ○ Nombre e ID de cliente ○
Datos de dirección
A fin de analizar en profundidad los datos en este informe, puede arrastrar las características a filas y columnas.
Consulte también Resumen de informes en Datos comerciales generales Resumen de fuentes de datos en Datos comerciales generales Vista Informes
4.7.10 Lista de mandatos SEPA Resumen El informe muestra un resumen de los mandatos de SEPA que se crearon en su empresa para poder cobrar pagos de los clientes según el esquema de débito directo de SEPA.
Características Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, debe realizar selecciones de valores para variables a fin de especificar los datos que desea ver. Hay información adicional disponible para las siguientes variables seleccionadas: ●
ID de mandato Puede restringir la visualización a mandatos específicos. Puede utilizar la ayuda para entradas para seleccionar uno o más IDs de mandatos.
●
Tipo de mandato Puede realizar una selección mediante la ayuda para entradas para restringir la visualización para un tipo de mandato específico. Si desea ver información sobre mandatos de personas privadas solamente, elija "SEPA central" en la ayuda de valores. Si desea evaluar la información de mandatos para cuentas corporativas, elija "SEPA B2B".
●
Estado Puede restringir la visualización para mandatos con estado específico. Este estado indica, por ejemplo, si un mandato puede utilizarse en este momento. Los estados incluyen: ○ En preparación ○
Esperando confirmación
○
Activo
○
Cancelado
○
Obsoleto
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Analizar el informe Este informe muestra todos los mandatos SEPA de su empresa junto con sus datos respectivos, tales como la fecha en que se utilizaron por última vez o si están bloqueados en este momento para los pagos. Tiene las siguientes opciones para analizar el informe: ●
Puede limitar los datos que se muestran. Para hacerlo, haga clic en el símbolo de filtro y seleccione los valores requeridos.
●
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
●
En este informe, puede navegar hasta un documento de mandato si hace clic en su ID de mandato.
Consulte también ●
Vista Informes
●
Resumen de informes en Gestión financiera
●
Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera
4.7.11 Deudores – Cesión de partidas abiertas Resumen Puede utilizar este informe para mostrar todas las posiciones que se ceden como garantía. Pueden ser partidas abiertas particulares o, si se cede una cuenta de cliente, todas las partidas abiertas de este cliente están marcadas. Este informe solo es relevante para Austria.
Vistas La siguiente vista está disponible con este informe: Créditos – Cesión de partidas abiertas Muestra todas las posiciones para cada cuenta de mayor y cada cliente. Por defecto se visualizan todas las partidas abiertas y posiciones parcialmente compensadas. Si una posición está pignorada, se indican el ID de cesión relacionado y la descripción de cesión.
Características Ejecución del informe Antes de ejecutar el informe, puede realizar selecciones de valores para variables a fin de especificar los datos que desea ver. Debe realizar una selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias están marcadas con un asterisco (*). Hay información adicional disponible para las siguientes variables seleccionadas: ●
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Estado Puede especificar el estado de las partidas individuales. Por defecto se visualizan las partidas individuales abiertas y parcialmente compensadas, pero también puede visualizar posiciones ya compensadas.
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●
ID de cesión Si una cuenta de cliente o partida abierta ha sido cedida como garantía, se visualiza el ID de cesión relacionado. Si la posición no ha sido cedida, se visualiza un símbolo de control (#).
Para obtener más información acerca de las variables estándar, consulte Resumen de informes en Gestión financiera Puede grabar como variantes las entradas que especificó en la pantalla de selección. A continuación, puede reutilizar las variantes la próxima vez que ejecute el informe. Análisis del informe El informe se muestra en formato de tabla. Tiene las siguientes opciones para analizar el informe: ●
Puede limitar los datos que se muestran. Para hacerlo, seleccione Filtro.
●
Desde cada posición individual visualizada puede desglosar los detalles relevantes. Para hacerlo, seleccione el valor adecuado y abra el menú correspondiente. De este modo, puede mostrar la entrada relevante del diario para una posición individual y los documentos correspondientes.
Consulte también Deudores - Posiciones abiertas
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5 Gestión de pagos
5.1 Conceptos básicos 5.1.1 Asignación y compensación de pagos Resumen La asignación de pagos y la compensación son dos pasos distintos pero relacionados implicados en el proceso del pago. La asignación de pagos y la compensación de pagos son procesos necesarios tanto para la entrada como la salida de pagos. El sistema suele llevar a cabo ambas etapas de forma automática. En algunos casos el sistema no puede llevar a cabo estos procesos y creará tareas de asignación de pago manuales o tareas de compensación de pagos manuales que requieren la implicación del usuario. Las distintas situaciones que pueden tener lugar en estas tareas manuales se explican en este punto, ya que se trata de la relación entre la asignación y la compensación del pago. También puede realizar asignaciones manuales desde el centro de trabajo Gestión de pagos en la vista Asignación de pagos. Realice una compensación de pagos manual desde la vista Compensación de pagos de los centros de trabajo Débitos o Créditos para pagos de clientes y proveedores respectivamente. Estas tareas también se pueden acceder desde la vista Tareas del centro de trabajo relevante. Una asignación de pagos normalmente implica la asignación de un pago a un área de pago en particular, como acreedores, deudores o impuestos. A continuación, el pago se asigna a un socio comercial en particular, como un proveedor, cliente o autoridad fiscal dentro de esa área. A continuación, tiene lugar la compensación de pagos, en la cual el pago se corresponde con una partida abierta y ambos se compensan. El sistema utiliza el socio comercial y la información de referencia del pago, como un número de factura, importe de pago y cuenta bancaria para seleccionar primero el socio comercial adecuado y, a continuación, la partida abierta adecuada. En algunos casos, la fecha de pago pendiente y la modalidad de pago también se utilizan en este proceso. Si toda la información relevante está disponible y es correcta, el sistema realiza automáticamente la asignación de pago y la compensación del mismo.
Escenarios de asignación de pagos manual En algunos casos, el proceso automático descrito anteriormente no es posible. A continuación, se resumen los distintos escenarios en los que esto puede ocurrir: ●
Falta información del socio comercial
●
Configuración incorrecta del extracto de cuenta bancaria electrónico
●
Tasas de transacción en pagos internacionales
●
Gastos o intereses bancarios en extracto de cuenta bancaria
Falta información del cliente y del proveedor Se pueden recibir pagos sin información del cliente o del proveedor debido a diversos motivos: se puede recibir un pago de un tercero que ha pagado la factura pendiente en nombre de un cliente. Puede ser una empresa matriz o subsidiaria de ese cliente, por ejemplo. Si esta parte que paga no se introduce en el registro de datos maestros del cliente, es necesario hacer la asignación manual del pago al cliente. Asimismo, la información del cliente o del
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proveedor se puede perder o corromper en algún momento antes de recibir el pago. Los avisos de pago también se pueden ver afectados por estos problemas. Si existe un extracto de cuenta bancaria con un ID de cuenta bancaria desconocido, el sistema realiza una búsqueda según los números de factura en la nota al beneficiario. Si se encuentra un número de factura adecuado, el pago se contabiliza al cliente o al proveedor correspondiente.
Configuración incorrecta del extracto de cuenta bancaria electrónico Se puede recibir un aviso de pago en forma de partidas individuales de extractos de cuenta bancaria que le informan que se ha hecho un pago a una de sus cuentas bancarias. Si los archivos de extractos de cuenta bancaria electrónicos se utilizan para esta finalidad, el formato de importación del archivo se tiene que configurar de modo que el código de transferencia bancaria que su banco utiliza para una modalidad de pago en concreto, por ejemplo una transferencia bancaria, se corresponda con el código de transferencia bancaria que utiliza su empresa para dicha modalidad de pago. Si estos códigos no se registran correctamente en el sistema, los pagos que contengan códigos incorrectos se tienen que asignar manualmente al socio comercial relevante. Puede definir los códigos de transacción en el centro de trabajo Configuración empresarial, en la vista Lista de actividades. En la etapa Ajuste preciso, seleccione Gestión de flujo de caja, Importar formatos para extractos de cuenta bancaria. Para obtener más información, consulte Importar formatos para extractos de cuentas bancarias.
Tasas de transacción en pagos internacionales En los casos en que los pagos implican a socios comerciales de otros países, su banco puede modificar las tasas de tratamiento o de procesamiento, dependiendo de la modalidad de pago y de las disposiciones con el banco. Si con un extracto de cuenta bancaria se reciben o confirman estos pagos, estas tasas de transacción se pueden incluir en la partida individual de extracto de cuenta bancaria para cada pago. En esta situación, se crea una asignación de pago manual. Las tasas se contabilizan a la cuenta de mayor relevante utilizando esta tarea y el saldo del pago se asigna al socio comercial relevante.
Gastos o intereses bancarios en extracto de cuenta bancaria Si un extracto de cuenta bancaria contiene partidas abiertas de gastos o intereses bancarios, es necesaria una asignación de pagos manual de dichas partidas. Sin embargo, en esta situación la asignación de pago no implica a un socio comercial, pero en su lugar se contabilizan los gatos o intereses directamente a la cuenta de mayor relevante. Se crea una tarea de asignación de pagos manual para que se pueda realizar esta contabilización. Los pagos de alquileres hechos con débito directo también se tratan de este modo.
Escenarios de compensación de pagos manual Una vez se haya realizado la asignación de pagos, puede que sea necesaria una tarea de compensación de pagos manual en las siguientes circunstancias: ●
Falta referencia de pago
●
Diferencia de pago
●
Se ha hecho el pago antes de recibir la factura
Falta referencia de pago Es posible recibir un pago sin referencia a la(s) partida(s) abierta(s) que se tienen que pagar con ese pago. Asimismo, los socios comerciales pueden procesar las salidas de pago iniciadas externamente desde la empresa sin incluir información de referencia de pago. Las referencias de pago también pueden ser incorrectas o pueden incluir dígitos transpuestos. Los avisos de pago también se pueden ver afectados por estos problemas. Si sucedieran estas situaciones, el sistema crea una tarea de compensación de pagos manual para que los pagos o los avisos se puedan corresponder con las partidas abiertas adecuadas y ambos se puedan compensar.
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Diferencia de pago Los importes de pagos y facturas no siempre se corresponden: se pueden aplicar descuentos incorrectos a pagos, o se pueden hacer otras deducciones a los importes de pagos, por ejemplo debido a una clarificación o una nota de crédito. Algunas veces simplemente se puede procesar el pago incorrecto. En casos como éste, se puede crear una tarea de compensación de pagos manual, dependiendo de los parámetros de su estrategia de compensación, si la tolerancia de pago se supera con la diferencia de pago. Puede definir una tolerancia de pago como parte de su estrategia de compensación en el centro de trabajo Configuración empresarial, en la vista Lista de actividades. En la etapa Ajuste preciso, seleccione Gestión de flujo de caja, Estrategia de compensación. Para obtener más información, consulte Configuración: Estrategias de compensación
Se ha hecho el pago antes de recibir la factura Bajo ciertas circunstancias, un pago puede aparecer en el sistema antes que lo haga la factura correspondiente. Puede ocurrir cuando un proveedor procesa una salida de pago con débito directo y, a continuación, emite la factura para el pago. Asimismo, un cliente puede comprar un producto en línea y pagar inmediatamente, pero solo recibe una factura con el artículo enviado. En estas situaciones se crea una tarea de compensación de pagos manual, ya que el sistema no puede encontrar una factura que se corresponda con los pagos implicados.
Influencia del tipo de pago en la asignación y compensación manual La tabla siguiente resume la relación entre el tipo de pago implicado (iniciado interna o externamente, entrante o saliente) y los motivos más plausibles para una tarea de compensación o una asignación de pago manual. Las tareas manuales para pagos entrantes iniciados internamente son tan excepcionales que no es posible predecir un motivo por el cual puedan ocurrir estas tareas. Motivos para tareas manuales por tipo de pago
Tipo de pago Entrante iniciado internamente (tarjeta de crédito o débito directo)
Escenario de asignación de pagos manual
Escenario de compensación de pagos manual
No se puede prever
No se puede prever
Entrante iniciado externamente (cheque Falta información del socio comercial o o transferencia bancaria) la configuración de extracto de cuenta bancaria incorrecta
Todos los escenarios posibles
Saliente iniciado internamente (cheque o transferencia bancaria)
Configuración incorrecta del extracto de Diferencia de pago cuenta bancaria electrónico
Saliente iniciado externamente (tarjeta de crédito o débito directo)
Falta información del socio comercial
Diferencia de pago
5.1.2 Reembolsos de tarjeta de crédito Como contable de deudores, su tarea es procesar las transacciones de pago nacionales e internacionales de su empresa realizadas con clientes y otros deudores. Esto incluye pagos entrantes así como el procesamiento de notas de crédito o solicitudes de reembolso iniciadas por el cliente a sus tarjetas de crédito. Las secciones siguientes explican estos dos escenarios.
Requisitos previos En los datos maestros de cliente, especificó el pago con tarjeta de crédito como la modalidad de pago.
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Introdujo una factura de pedido de cliente y especificó el pago con tarjeta de crédito como modalidad de pago. En esta etapa, verificó la autorización del pago con tarjeta de crédito. El reembolso se puede realizar si el pago del cliente ya se ha recibido, o el cliente puede iniciar la terminación de la transacción por la empresa de tarjeta de crédito antes de que se haya transferido el pago. En la fase de ajuste preciso, la aprobación de los pagos iniciados por la empresa se define en dos tablas para diferenciar claramente los pagos de tarjeta de crédito entrantes de los salientes. Para obtener más información, consulte Devolución de pagos recibidos [página 139].
Flujo del proceso Las siguientes secciones explican el procedimiento para reembolsar pagos de tarjeta de crédito. Podemos diferenciar entre dos escenarios: ●
Una nota de crédito que ha iniciado a la cuenta de tarjeta de crédito del cliente
●
Una solicitud de reembolso directamente de la empresa de tarjeta de crédito por parte del cliente
Escenario 1 Un cliente tiene una queja sobre las mercancías recibidas y las devuelve a su empresa. Llega a un acuerdo con el cliente para contabilizar una nota de crédito para la cuenta de tarjeta de crédito. Informa a la empresa de tarjeta de crédito del cliente que el importe debe ser contabilizado nuevamente a la cuenta del cliente.
Contabilización de nota de crédito a la cuenta de tarjeta de crédito El cliente ha realizado un pago y este pago ya se ha recibido. Desea crear una nota de crédito para el cliente y contabilizar el importe para la cuenta de tarjeta de crédito. 1.
Navegue hasta el centro de trabajo Facturación a clientes y seleccione la vistaFacturas y notas de crédito.
2.
Seleccione la factura liberada y marque Liberar.
3.
Navegue hasta el centro de trabajo Créditos y seleccione Clientes Cuentas de clientes . Seleccione una cuenta de cliente y haga clic en Visualizar cuenta. Se muestra la pantalla Monitor de cuenta de cliente: .
4.
Pagar manualmente por Seleccione la nota de crédito y marque pantalla Nuevo pago manual, haga clic en Cerrar.
Acción de seguimiento
Nota de crédito manual . Haga clic en
Otras modalidades de pago . En la
Puede especificar que este proceso se ejecute automáticamente al seleccionar el centro de trabajo Créditos y seleccionar la ejecución de pago.
Tareas periódicas
Ejecuciones de pago . El pago se inicia entonces en
5.
Si el pago se debe aprobar, navegue en su rol de gerente hasta el centro de trabajo Mi área de responsabilidad y seleccione la vista Aprobaciones. Seleccione el pago y haga clic en Editar. Haga clic en Aprobar.
6.
Vaya al centro de trabajo Gestión de pagos y seleccione Control de pagos. Seleccione el pago de tarjeta de crédito saliente y marque
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Acciones para tarjeta de crédito
Liquidar .
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Puede especificar que este proceso se ejecute automáticamente al seleccionar el centro de trabajo Gestión de pagos y seleccionar
Tareas periódicas
Ejecuciones de liquidación de tarjeta de
crédito . El pago de tarjeta de crédito se inicia durante esta ejecución. 7.
Cree el estado de cuenta bancaria para el pago saliente en el centro de trabajo Gestión de liquidez en la vista Estados de cuenta bancaria Seleccione
8.
Nuevo
Estado de cuenta bancaria .
En la pantalla Estado de cuenta bancaria: en la etapa Introducir datos generales, introduzca en el campo Saldo final la diferencia entre el saldo inicial y el importe saliente y haga clic en Siguiente dos veces. Como alternativa, el estado de cuenta se puede importar automáticamente utilizando un archivo.
9.
En la etapa Crear y editar posiciones, haga clic en Añadir fila. En la columna Modalidad de pago, seleccione Transferencia bancaria saliente e introduzca el importe saliente en la columna Importe en el Debe. Haga clic en Liberar.
10. Vaya al centro de trabajo Gestión de pagos y seleccione la vista Control de pagos. Seleccione Estado de cuenta bancaria con estado En preparación en la asignación de pagos y haga clic en Editar. 11.
En la pantalla Asignación de pagos: Pantalla , seleccione la etiqueta Asignación de pagos y, a continuación, el pago. Copie este pago en el área inferior de la pantalla mediante la flecha hacia abajo. Haga clic en Liberar.
12. En el centro de trabajo Gestión de pagos en la vista Control de pagos, puede ver el pago con el estado Confirmado.
Escenario 2 Un cliente inicia el reembolso de un pago directamente con la empresa de tarjeta de crédito. Se le informa acerca del reembolso en el estado de cuenta o la liquidación de tarjeta de crédito de la empresa de tarjeta de crédito.
Reembolso iniciado por el cliente con la empresa de tarjeta de crédito Es posible que el cliente solicite que se reembolse un pago a una tarjeta de crédito después de que se haya recibido el pago. La empresa de tarjeta de crédito inicia el reembolso desde la cuenta. Puede visualizar la extracción de dinero en el estado de cuenta bancaria. Podemos diferenciar entre dos situaciones: En el primer caso, el pago entrante ya ha sido confirmado por el banco en el estado de cuenta bancaria. El siguiente estado de cuenta recibido del banco contiene el pago saliente. En el segundo caso, los pagos entrantes y salientes se incluyen en el mismo estado de cuenta bancaria. Sin embargo, la empresa de tarjeta de crédito puede cancelar el pago incluso si no se realizaron pagos a la cuenta en un momento en particular. En este caso, se le informará en línea mediante un aviso de pago o liquidación de tarjeta de crédito. La siguiente sección explica el procedimiento a seguir si recibe un pago de tarjeta de crédito para un estado de cuenta bancaria existente y este pago necesita ser contabilizado nuevamente. 1.
Crea un estado de cuenta bancaria mediante el pago saliente. Navegue hasta el centro de trabajo Gestión de liquidez y seleccione la vista Estados de cuenta bancaria. Seleccione
Nuevo
Estado de cuenta
bancaria . 2.
196
En la pantalla Estado de cuenta bancaria: en la etapa Introducir datos generales, introduzca en el campo Saldo final la diferencia entre el saldo inicial y el importe saliente y haga clic en Siguiente dos veces.
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3.
En la etapa Crear y editar posiciones, haga clic en Añadir fila. En la columna Modalidad de pago, seleccione Transferencia bancaria saliente e introduzca el importe saliente en la columna Importe en el Debe. Haga clic en Liberar.
4.
Vaya al centro de trabajo Gestión de pagos y seleccione la vista Control de pagos. Seleccione el estado de cuenta bancaria y haga clic en Editar. En la pantalla Asignación de pagos: Pantalla , seleccione la etiqueta Asignación de pagos .
5.
Seleccione el pago confirmado mediante las opciones de la lista desplegable
Visualizar
Todos los pagos
confirmados por el banco . Puede copiar este pago en el área inferior de la pantalla mediante la flecha hacia abajo. El indicador en la columna Pago devuelto se fija automáticamente. Haga clic en Liberar. 6.
El pago saliente se muestra ahora en el centro de trabajo Gestión de pagos en la vista Control de pagos con un importe negativo y el estado Devuelto.
La siguiente sección explica el procedimiento utilizado si el pago entrante y el pago saliente que se volvieron a contabilizar se encuentran enumerados en el mismo estado de cuenta emitido por el banco. 1.
Crea un estado de cuenta bancaria mediante los pagos salientes y entrantes. Navegue hasta el centro de trabajo Gestión de liquidez y seleccione la vista Estados de cuenta bancaria. Seleccione
Nuevo
Estado
de cuenta bancaria . 2.
Introduzca el saldo final del estado de cuenta bancaria en la pantalla Estado de cuenta bancaria: en la etapa Introducir datos generales. Para el siguiente ejemplo, este saldo corresponde al saldo inicial más el importe de pago entrante. Haga dos clics en Siguiente.
3.
En la etapa Crear y editar posiciones, haga clic en Añadir fila. En la columna Modalidad de pago, seleccione Transferencia bancaria saliente e introduzca el importe saliente en la columna Importe en el Debe. El importe se deriva de todos los pagos de tarjeta de crédito entrantes y el pago saliente (reembolso) que se incluyen en el estado de cuenta bancaria. Haga clic en Liberar.
4.
Vaya al centro de trabajo Gestión de pagos y seleccione la vista Control de pagos. Seleccione el estado de cuenta bancaria y haga clic en Editar.
5.
En la pantalla Asignación de pagos: En la pantalla , seleccione Asignación de pago , y seleccione todos los pagos de tarjeta de crédito entrantes que pertenecen al importe total introducido en el estado de cuenta bancaria. Copie este pago en el área inferior de la pantalla mediante la flecha hacia abajo. Para el pago reembolsado, fije el indicador en la columna Pago devuelto. Haga clic en Liberar.
6.
También puede visualizar los pagos entrantes y salientes en el centro de trabajo Gestión de pagos en la vista Control de pagos. El estado de los pagos entrantes es Confirmado y para el pago saliente o reembolsado, el estado es Devuelto.
La siguiente sección explica el procedimiento utilizado si la empresa de tarjeta de crédito envía un aviso de pago informando que la transacción se ha cancelado y, por lo tanto, la transferencia no puede ser ejecutada. 1.
El estado del pago es En transferencia y se puede verificar en el centro de trabajo Gestión de pagos en la vista Control de pagos.
2.
Vaya al centro de trabajo Gestión de liquidez. En la vista Avisos de pagos bancarios, seleccione
Nuevo
Aviso de pago bancario . Introduzca los siguientes datos y, luego, haga clic en Liberar: ● Tipo de aviso: Aviso de crédito bancario
3.
●
Modalidad de pago: Tarjeta de crédito
●
Importe de pago: 0,00
●
Pago confirmado: Fije el indicador.
●
Cuenta: Seleccione la cuenta para el pago entrante.
Vaya al centro de trabajo Gestión de pagos y seleccione la vista Control de pagos. Seleccione la asignación de pagos para el aviso de pago y haga clic Editar.
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4.
En la pantalla Asignación de pagos: , seleccione la ficha Asignación de pagos . Seleccione el pago con tarjeta de crédito entrante que se devolvió y copie esto en el área inferior de la pantalla con la flecha hacia abajo. Fije el indicador en la columna Pago devuelto. Haga clic en Liberar.
5.
El pago cancelado se muestra ahora en el centro de trabajo Gestión de pagos en la vista Control de pagos con el estado Devuelto.
Consulte también Pagos entrantes automáticos [página 36] Pagos recibidos manuales [página 41] Guía rápida para devoluciones (en pedidos de cliente)
5.1.3 Pagos salientes en efectivo: Suiza Este documento contiene texto que es relevante para Suiza. Para asegurarse de que el sistema muestre el texto correcto, seleccione Personalizar —> Mis parametrizaciones. Seleccione Ayuda en pantalla y, en Países, marque Suiza. Grabe sus parametrizaciones y salga del sistema a fin de asegurarse de que se realicen los cambios.
5.1.4 Actividad de fin de período para pagos externos Resumen Los pagos externos son pagos registrados fuera del sistema SAP ByDesign y realizados a través de un proveedor de servicios. Algunos ejemplos son los pagos recibidos mediante tarjeta de crédito, punto de venta o a través de una empresa de comercio electrónico. Cuando una tienda en línea está conectada a su sistema, recopila las confirmaciones de pago del proveedor de servicios de pago en línea y proporciona esta información al sistema. Por lo general, los pagos externos realizados a través de una tienda en línea se reciben antes de la salida y la facturación de las mercancías o los servicios. En algunos países, como Alemania, dichos pagos se deben incluir por separado en el informe de fin de período de su empresa, como ocurre con los anticipos. Tenga en cuenta que no es posible contabilizar dichos pagos como anticipos en el sistema. Esta no sería una solución práctica, ya que el anticipo se tendría que volver a contabilizar en la cuenta de créditos correcta tan pronto como se enviaran las mercancías o se prestaran los servicios. La recontabilización es ineficiente si se recibe un gran volumen de pagos externos. Además, el desfase temporal entre la contabilización y la recontabilización podría medirse en horas o, incluso, en minutos. Según el país en el que se encuentre su empresa, es probable que deba informar, por separado, todos los pagos que recibió por adelantado y es probable que deba declarar los impuestos correspondientes a los pagos que todavía constituyen posiciones abiertas. Este documento detalla los pasos que se deben seguir para preparar el informe de pagos externos de su empresa.
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Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador.
Ajuste preciso (obligatorio) ●
Crear nuevas cuentas de mayor Ha creado, como mínimo, tres nuevas cuentas de mayor: Una para la corrección de los créditos, otra para mostrar los pagos recibidos como anticipos y otra para la contabilización de contrapartida de los impuestos. Para encontrar esta opción empresarial, navegue hasta el centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione su proyecto de implementación. En la fase Ajuste preciso, seleccione Plan de cuentas, estructura de informes financieros, determinación de cuentas. Para obtener más información, consulte Visualizar y editar plan de cuentas. .
●
Nuevos grupos de determinación de cuentas Para poder utilizar las nuevas cuentas de mayor para la contabilización de corrección, debe crear tres nuevos grupos de determinación de cuentas en el libro mayor: Uno en el tipo de grupo Grupos para otros activos actuales (puede llamarlo Créditos de cuenta de corrección, por ejemplo), otro en el tipo de grupo Grupos para otros pasivos (puede llamarlo Anticipos recibidos, por ejemplo) y otro en el tipo de grupo Grupos para otros activos actuales (este grupo se puede llamar Compensación de impuestos manual, por ejemplo). Para encontrar esta opción empresarial, navegue hasta el centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione su proyecto de implementación. En la fase Ajuste preciso, seleccione Plan de cuentas, estructura de informes financieros, determinación de cuentas. Seleccione Editar grupos de determinación de cuentas y cree sus grupos de cuentas.
●
Asignar nuevas cuentas de mayor a nuevos grupos de determinación de cuentas Las nuevas cuentas se deben asignar a los nuevos grupos de determinación de cuentas. Para encontrar esta opción empresarial, navegue hasta el centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione su proyecto de implementación. En la fase Ajuste preciso, seleccione Plan de cuentas, estructura de informes financieros, determinación de cuentas. En la sección Determinación de cuentas, seleccione Libro mayor, Otros, Otros activos corrientes y Otros pasivos. Asigne las cuentas a sus grupos de determinación. Para obtener más información, consulte Flujo de proceso: Configuración empresarial de determinación de cuentas para una transacción comercial
Flujo de proceso Para cumplir con los requisitos de los principios contables generalmente aceptados, debe corregir manualmente los pagos recibidos mediante una contabilización de corrección de fin de período. 1.
Verificación del informe de posiciones abiertas Todos los pagos abiertos, para los cuales se enviaron mercancías o se prestaron servicios, se deben asignar a sus facturas correspondientes. Para verificar que se realizó esta tarea, ejecute la lista de posiciones abiertas del informe únicamente para los pagos abiertos. Para ello, seleccione Tipo de documento 5 pagos. Puede ver la cantidad total de pagos abiertos que todavía requieren corrección.
2.
Verifique
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5.1.5 Pagos de cliente mediante pagos externos Resumen Los pagos externos no se procesan dentro del sistema SAP Business ByDesign. Cuando una tienda en línea está conectada a su sistema, recopila las confirmaciones de pago del proveedor de servicios de pago en línea utilizadas por el cliente y proporciona esta información al sistema. Un proveedor de servicios de pago en línea ofrece servicios en línea para aceptar pagos electrónicos mediante una variedad de métodos de pago. El sistema permite procesar estos pagos externos. Para poder utilizar el proceso de pago externo necesita completar unas etapas preliminares. Este documento trata tanto de las etapas preliminares que hay que llevar a cabo con el fin de utilizar pagos externos como del proceso de pago externo en sí.
Configuración Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador.
Definición del alcance (obligatorio) ●
Venta electrónica
Ha activado Venta electrónica en su configuración de solución: Pagos de cliente mediante pagos externos está activado cuando está definida la Venta electrónica. Para encontrar esta opción empresarial, navegue hasta el centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione Resumen. Seleccione Venta electrónica de la lista de Elementos de alcance. Para más información véase Acuerdo con socio de soluciones de venta electrónica con cualificación SAP.
Integrar y ampliar (obligatorio) ●
Nueva entrada de directorio bancario Ha creado una nueva entrada de directorio bancario para cada uno de sus proveedores de servicios de pago. Para encontrar la opción empresarial directorio bancario, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . En la fase Integrar y ampliar seleccione Directorios bancarios de la lista de actividades e introduzca los detalles necesarios para la migración. Para obtener más información, consulte Bancos y cuentas bancarias [página 293].
●
Nuevo Mi banco y Nueva cuenta bancaria Ha creado una nueva entrada de Nuevo Mi banco para cada uno de sus proveedores de servicios de pago. Necesita haber creado por lo menos una cuenta bancaria para cada banco que represente un proveedor de servicios de pago en línea. Es recomendable tomar el nombre de usuario de su proveedor de servicios de pago como ID de cuenta bancaria, porque esta información la tiene que proporcionar la tienda en línea para obtener un pedido de cliente correcto. Para encontrar esta opción empresarial regrese a la lista de actividades, seleccione la actividad Bancos e introduzca los detalles de Nuevo Mi banco. En la misma pantalla, haga clic en el botón Visualizar todo para introducir Cuentas bancarias para su nueva entrada Mi banco. Para obtener más información, consulte Configuración: Mis bancos.
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Esta entrada también debe completarse en el centro de trabajo Gestión organizativa. Para encontrar esta actividad seleccione
Datos maestros
Mis bancos .
Ajuste preciso (obligatorio) ●
Determinación de número de referencia externa para factura de cliente
Ha definido la fuente de datos para determinar el número de referencia externa para un documento de factura. Para encontrar esta actividad, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y seleccione Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y luego la actividad Determinación de número de referencia externa para factura de cliente de la lista de actividades.
Flujo de proceso El proceso de pago externo implica tres partes: Su empresa, su cliente y el proveedor de servicios de pago en línea. El proveedor de servicios de pago en línea ofrece servicios en línea para aceptar pagos electrónicos mediante una variedad de métodos de pago. 1.
Sus mercancías de pedidos de cliente Un cliente le ha solicitado mercancías utilizando la tienda en línea y ha elegido pagar mediante un proveedor de servicios de pago. Según su configuración del sistema, el pedido o bien se guarda en preparación de manera que el usuario lo pueda revisar y después liberarlo bien se libera automáticamente sin ser revisado.
2.
El sistema libera el pedido de cliente Cuando se libera el pedido de cliente, se crea un pago con un número externo en el sistema con el método de pago Pago externo. Este pago tiene el estado En transferencia. Puede verificar el pago en Créditos
Cuentas de clientes
Monitor de cuentas .
3.
Procese la factura Tras la prestación de servicios o la entrega de mercancías, tiene lugar el proceso de facturación. En el centro de trabajo Facturación a cliente, un empleado de ventas de su empresa procesa la solicitud de factura. La factura tiene que tener el mismo número que el pago. Para obtener más información sobre la facturación a clientes, consulte Quía rápida de solicitudes de factura.
4.
Compense la factura Para compensar la factura con el pago recibido, navegue al monitor de cuentas de su cliente y clasifique las posiciones abiertas por referencia. Seleccione todas las posiciones que tengan un saldo cero y seleccione Compensar manualmente.
5.
Cree un estado de cuenta bancaria para su cuenta de proveedor de servicios Periódicamente recibirá información de su proveedor de servicios de pagos acerca de los pagos entrantes Gestión de liquidez Estados de cuenta bancaria y cree un estado de en su cuenta bancaria. Vaya a cuenta bancaria nuevo para esta cuenta. En la etapa Todas las posiciones no confirmadas en tránsito seleccione los pagos externos confirmados por la información del proveedor de servicios de pagos. Para más información, consulte Estados de cuenta bancaria [página 281].
6.
El cliente cancela el pedido La cancelación es posible tanto antes o después de que se hayan enviado mercancías o prestado servicios. a.
Antes de la entrega de mercancías/prestación de servicios Si el pedido no se ha liberado en el sistema simplemente puede borrarlo y cancelar el pago directamente en el proveedor de servicios externo. Cancele directamente con el proveedor de servicios incluso si no hay ningún pedido de cliente en el sistema.
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Si el pedido de cliente ya se ha liberado puede cancelarlo y enviar un crédito por el pago al proveedor de servicios externo. Además tiene que compensar el pago generado por el pedido de cliente con el importe del crédito en el control de cuentas de proveedor. b.
Después de la entrega de mercancías/prestación de servicios En este caso tiene que efectuar el proceso de devolución estándar: Crear una entrada de mercancías para las mercancías devueltas, crear una nota de crédito, hacer un crédito del pago para el proveedor de servicios externo. Además tiene que compensar el pago generado por el pedido de cliente con el importe del crédito en el control de cuentas de proveedor.
Actividad de fin de período En algunos países, como Alemania, los pagos externos que se reciben antes de que se emitan y facturen las mercancías o servicios necesitan un tratamiento especial en sus informes de cierre de período (como un informe separado que se debe incluir en el importe de declaración de impuestos. Para obtener más información, consulte Actividad de fin de período para pagos externos [página 198].
5.1.6 Pagos de clientes con tarjeta de crédito Resumen El sistema le permite procesar pagos de clientes hechos con tarjeta de crédito, incluidos pagos entrantes de sus clientes y notas de crédito a sus clientes. Para poder utilizar el proceso de tarjetas de crédito tiene que llevar a cabo algunas etapas preliminares y, como paso más importante, firmar un contrato con un proveedor del servicio (que debe ser un partner de SAP). Este documento trata tanto de las etapas preliminares que hay que llevar a cabo con el fin de utilizar tarjetas de crédito como del proceso de pago con tarjeta de crédito en sí.
Requisitos previos Parámetros de configuración Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Definición del alcance (obligatorio) Activó el pago de clientes mediante tarjeta de crédito en la solución de configuración. Para encontrar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance de proyecto . En la etapa Definición del alcance del proyecto, asegúrese de que Gestión de pagos y liquidez esté seleccionado dentro de Gestión de flujo de caja. En la etapa Preguntas, desglose el elemento Gestión de flujo de caja y despliegue Gestión de pagos y liquidez. Seleccione Métodos de pago y active la opción para pagos de clientes mediante tarjeta de crédito seleccionando el botón de selección Sí en la sección Pagos recibidos. Asegúrese de seleccionar el proveedor de servicios correcto en la sección Proveedor de servicio tarjeta de crédito. Para obtener más información sobre el proveedor de servicio y sobre cómo configurar la funcionalidad de tarjeta de crédito, consulte Acerca del proveedor de servicios de tarjetas de crédito Computop o Acerca del proveedor de servicios de tarjetas de crédito Paymetric. Integrar y ampliar (obligatorio)
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●
Datos maestros para su proveedor de servicio de tarjeta de crédito Ha creado una entrada de datos maestros de proveedor para el proveedor de servicio de tarjeta de crédito que eligió y, luego, ha establecido el acuerdo de comunicación. Para encontrar esta actividad, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Integrar y extender y entonces seleccione Proveedor de servicio de tarjeta de crédito — Paymetric o Proveedor de servicio de tarjeta de crédito — Computop de la lista de actividades e introduzca los detalles relevantes. Asegúrese de incluir el número de Dun & Bradstreet (D-U-N-S) (puede encontrarlo mediante el enlace Identificadores adicionales). Como alternativa, puede navegar al centro de trabajo Débitos o Base de proveedores e introducir los datos maestros de proveedor utilizando la vista Proveedores. Para obtener más información, consulteEntrada de datos maestros del proveedor Computop o Entrada de datos maestros del proveedor Paymetric .
●
Nuevo registro de centro de compensación y nueva cuenta de centro de compensación Ha creado un registro de centro de compensación y una cuenta de centro de compensación. Para encontrar esta actividad, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Integrar y ampliar y, luego, seleccione Tarjetas de crédito - Pago de cliente de la lista de actividades. En la pantalla de detalles de actividad, seleccione el texto de enlace Crear nuevo centro de compensación y entonces introduzca detalles relevantes. Cuando haya terminado, vuelva a la pantalla de detalles de actividad, seleccione el texto de enlace Crear nuevo centro de compensación y entonces introduzca detalles relevantes. Asegúrese de que ha introducido el ID de comerciante que le envió el proveedor de servicios de tarjeta de crédito. Esta entrada también debe completarse en el centro de trabajo Gestión organizativa. Para encontrar esta actividad, seleccione maestros
Datos maestros
Centro de compensación
y
Datos
Cuentas de centro de compensación .
Para obtener más información, consulte Centros de compensación y cuentas de centros de compensación [página 288]. Ajuste preciso (primero obligatorio, segundo opcional) Ha establecido un acuerdo de comunicación con un proveedor de servicios; ha especificado cómo el sistema debe llevar a cabo las autorizaciones de tarjeta de crédito; ha especificado en qué forma el sistema deberá procesar la liquidación de un pago individual mediante tarjeta de crédito. Para encontrar estas dos actividades requisito previo de ajuste preciso, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y después lleve a cabo las actividades siguientes de la lista: ●
Computop – Acuerdo de comunicación o el Paymetric– Acuerdo de comunicación — seleccione la actividad apropiada de la lista de actividades para establecer el acuerdo de comunicación con su proveedor de servicio de tarjeta de crédito. Para más información, consulte Computop - Acuerdo de comunicación o Paymetric - Acuerdo de comunicación.
●
Autorizaciones y liquidaciones de tarjetas de crédito Seleccione esta actividad opcional para revisar y adaptar los perfiles predefinidos que controlan el horizonte de autorización de tarjeta de crédito y para asignar un perfil de liquidación para su empresa. La configuración estándar proporcionada por el sistema le permite utilizar el proceso de tarjeta de crédito y también puede cumplir sus necesidades empresariales. Si ha decidido adaptar esta configuración, asegúrese de ponerse de acuerdo con su proveedor en todas las opciones de configuración definidas por el usuario.
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1.
Determine para qué período de tiempo estará reservado el importe de pago en la cuenta de la tarjeta de crédito del cliente. En la pantalla de detalles de la actividad, haga clic en el enlace que hay en Perfiles de autorización de tarjeta de crédito.
2.
Tras haber especificado los detalles de autorización, asegúrese de que asigna este perfil a su empresa. Haga clic en el segundo enlace Perfil de autorización de tarjetas de crédito: Para obtener más información, consulte Configuración: Perfiles de autorización de tarjeta de crédito
3.
Asigne uno de los perfiles predefinidos (liquidación de pago único o liquidación en lotes) para su empresa. En la pantalla de detalles de la actividad, haga clic en el enlace de texto Asignar perfiles de liquidación a su empresa.
Requisito previo adicional (obligatorio) Ha introducido datos de una tarjeta de crédito para sus clientes en el sistema y ha seleccionado tarjeta de crédito como modalidad de pago para utilizar en pagos automáticos. Además, ha definido una tarjeta de crédito como modalidad de pago. Para cumplir con estos requisitos previos, complete lo siguiente: ●
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Cuenta de cliente con datos de tarjeta de crédito Ha creado una cuenta de cliente que incluye datos de tarjeta de crédito. Los datos de tarjeta de crédito para su cliente deben existir en el sistema antes de liquidar las facturas del cliente utilizando las tarjetas de crédito como modalidad de pago. Para hacerlo, siga los siguientes pasos: 1.
Vaya al centro de trabajo Gestión de clientes, Datos de socio comercial, o Créditos y seleccione la vista Cuentas (en el centro de trabajo Créditos , seleccione la vista Clientes).
2.
Seleccione el cliente cuyos datos de tarjeta de crédito quiere introducir. En la pantalla Resumen de cuenta de la empresa haga clic en Editar y luego en Datos financieros . Opcional: Si el cliente aún no existe en el sistema, cree un registro de cliente nuevo en esta vista. Para obtener más información, consulte Crear y editar una cuenta en el apartado Tareas de la Guía rápida de cuentas.
3.
En la ficha Datos financieros haga clic en Datos bancarios . En la sección Tarjeta de crédito, haga clic en Registrar con Nombre de proveedor de servicio . Se le dirigirá al sistema del proveedor del servicio.
4.
Introduzca la información de tarjeta de crédito que le haya proporcionado el cliente. Confirme los datos para enviarlos al proveedor de servicios y generar el token de tarjeta de crédito. Después de que el proveedor de servicios confirme sus entradas, cierre la pantalla del proveedor de servicios. Tenga en cuenta que el número de tarjeta de crédito sólo se graba en el sistema del proveedor del servicio y no en el sistema SAP Business ByDesign. El token de la tarjeta de crédito y el número de tarjeta de crédito enmascarado se graban en el sistema SAP Business ByDesign.
5.
La tarjeta de crédito, incluido el número enmascarado que generó el proveedor del servicio, se añade a la tabla. El indicador Estándar está activo por defecto. Esto quiere decir que el sistema propone esta tarjeta de crédito por defecto cuando se selecciona una tarjeta de crédito como modalidad de pago en pedidos, órdenes de servicio y facturas. En caso de que necesite bloquear la tarjeta de crédito para pagos en cualquier momento, seleccione un motivo adecuado en la lista desplegable en la columna Motivo de bloqueo. Si deja este campo vacío, la tarjeta de crédito no estará bloqueada. Acuérdese de grabar los datos maestros de su cuenta de cliente.
6.
Opcional: Si los datos de la tarjeta de crédito ya existen en el sistema y desea utilizarlos para su cliente (por ejemplo, si necesita reintroducir los datos maestros de cliente que han sido borrados), haga clic en Asignar . En la ventana de diálogo Asignar tarjeta de crédito seleccione la tarjeta de crédito relevante utilizando la ayuda para entradas. Hace clic en Aceptar .
7.
Opcional: Pago con tarjeta de crédito como modalidad de pago por defecto: Si su cliente ha acordado pagar todas las facturas con la misma tarjeta de crédito, puede introducir esta tarjeta de crédito como la modalidad de pago por defecto en Datos de pago en la pantalla Cuenta de la empresa - Datos financieros. El sistema Facturará automáticamente a esta tarjeta de crédito incluso si no la ha introducido en el pedido de cliente o en la factura del cliente. Tenga en cuenta que si se ha especificado la modalidad
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de pago Tarjeta de crédito en la factura del cliente, el sistema solo imprime una nota informando al cliente del importe de la factura que se cobrará. Para seleccionar el pago con tarjeta de crédito como la modalidad de pago por defecto, vuelve a la ficha Datos financieros y haga clic en Datos de pago . En el apartado Modalidades de pago, haga clic en Añadir fila y seleccione Tarjeta de crédito en la lista desplegable. En el apartado Tarjeta de crédito puede seleccionar una tarjeta de crédito de entre las asignadas al cliente en los datos bancarios correspondientes y definir un período de validez para esa modalidad de pago. Los datos de la tarjeta de crédito deben existir en el sistema incluso aunque su cliente sólo quiera pagar una vez utilizando esa modalidad de pago. Si es así, puede eliminar o bloquear los datos de la tarjeta de crédito una vez que la transacción se haya completado, de forma que no pueda utilizarse accidentalmente ni el sistema pueda volver a proponerla como modalidad de pago más adelante.
Flujo de proceso El proceso de tarjeta de crédito implicar cuatro partes: Su empresa, su cliente, el proveedor de servicio de tarjeta de crédito y el adquiriente, denominado en adelante centro de compensación. El proveedor del servicio es el responsable del cifrado, la tokenización y la autorización de los datos de la tarjeta de crédito con el fin de asegurar en todo momento la conformidad con la Payment Card Industry (PCI). Además, el proveedor del servicio actúa como conexión entre su empresa y el centro de compensación que, a su vez, es responsable de realizar los pagos reales. Cree el pedido de cliente u orden de servicio y factura manual 1.
Un cliente ha solicitado servicios o pedido mercancías del usuario en su función de empleado de ventas de su empresa mediante un pedido de cliente de los centros de trabajo Pedidos de cliente u Órdenes de servicio. En el pedido de cliente o la orden de servicio, Haga clic en Visualizar todo y seleccione la modalidad de pago Tarjeta de crédito y la correspondiente tarjeta de crédito. En caso necesario, el usuario también puede introducir los datos para una nueva tarjeta de crédito.
2.
Antes de liberar el pedido de cliente o la orden de servicio, inicie la autorización de los datos de la tarjeta de crédito y el importe del pago en cuestión haciendo clic en Verificar autorización . Los datos se envían al proveedor del servicio, que realiza las verificaciones necesarias y autoriza el importe. Ello reduce el límite de crédito de la cuenta de tarjeta de crédito del cliente por el importe autorizado. El importe está bloqueado durante el número de días especificado en los datos de cuenta del centro de compensación (durante 14 días, por ejemplo). Tenga en cuenta que, en este momento, aún no se ha hecho el cargo a la tarjeta de crédito. Puede revisar los detalles de la autorización haciendo clic en el enlace que aparece al lado del pulsador Verificar autorización. El sistema solo cancelará las autorizaciones automáticamente como resultado de uno de los siguientes escenarios: Un documento que contenía autorizaciones se ha borrado o cancelado, la tarjeta de crédito utilizada para hacer la modalidad de pago se ha modificado, el cliente que efectuaba la orden se ha modificado o la modalidad de pago ha cambiado de Tarjeta de crédito a otra modalidad (la única alternativa disponible actualmente es débito directo). Si se cancela una autorización, se borrará del sistemas y se enviará automáticamente al proveedor de servicios una petición para liberar los fondos reservados. Si falla la cancelación automática no se notificará.
3.
Tras la prestación de servicios o la entrega de mercancías tiene lugar el proceso de facturación. La información sobre la modalidad de pago y autorización se transfiere automáticamente a la factura con una nota que confirma que el importe se cargará en la tarjeta de crédito indicada.
4.
Factura manual opcional: Si no hay documentos anteriores, como un pedido de cliente o una orden de servicio, puede crear una factura manualmente. Esto lo hace en el centro de trabajo Facturación a cliente, donde el empleado de ventas de la empresa emite la factura manual correspondiente para el cliente. Al introducir la
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factura, el empleado de ventas selecciona la modalidad de pago Tarjeta de crédito. La factura entonces contendrá automáticamente una nota confirmando que el importe se cargará en la tarjeta de crédito. Antes de liberar la factura, asegúrese de hacer clic en Verificar autorización para solicitar la autorización. El empleado de ventas envía entonces la factura al cliente. Para garantizar automáticamente que la factura contiene una autorización válida, puede crear y programar ejecuciones de autorización de tarjetas de crédito en el centro de trabajo Facturación a clientes. Para obtener más información, consulte Ejecuciones de autorización de tarjetas de crédito. Inicie el pago automático con tarjeta de crédito En su función de contable de cuentas y después de crear una factura, puede liquidar los elementos pendientes de la factura iniciando tanto el pago automático con tarjeta de crédito como creando el pago manual con tarjeta de crédito. 1.
Crear y realizar la ejecución de pago a.
Vaya al centro de trabajo Créditos y seleccione
b.
Haga clic en Nuevo . En la pantalla Nueva ejecución de pago introduzca su empresa y, si fuera necesario, limite la ejecución a clientes específicos, por ejemplo.
c.
Guarde la ejecución y actívela. Haga clic en Programar para introducir la hora en que se debe realizar la ejecución. También puede programar ejecuciones periódicas regularmente. El sistema inicia la ejecución de pago a la hora especificada y genera una propuesta de pago.
Tareas periódicas
Ejecuciones de pago
.
Para obtener más información, por ejemplo, para programar ejecuciones de pago, consulte Pagos automáticos entrantes [página 36]. 2.
Verificar la propuesta de pago y ejecutar el pago a.
Navegue hasta la vista Pagos automáticos y abra la propuesta de pago generada anteriormente seleccionando la propuesta y haciendo clic en Editar .
b.
Verifique y corrija la propuesta de pago, si es necesario. Si en los documentos anteriores no se había elegido ninguna modalidad de pago, el sistema toma por defecto la modalidad de pago especificada en el apartado Datos del pago de los datos del cliente (véase más arriba) para pagos iniciados internamente en la propuesta de pago. Si en los datos de pago se ha especificado más de una modalidad de pago, el sistema propone la modalidad de pago más habitual en el país correspondiente. Es posible sobrescribir la modalidad de pago indicada en la propuesta de pago. Por ejemplo, si el cliente le pide utilizar otra modalidad de pago en lugar de su tarjeta de crédito, puede modificarlo en la propuesta de pago. Si existe un problema con la cuenta del cliente y el estado de la propuesta de pago es, por consiguiente, Posponer, corrija la configuración de la cuenta y asegúrese de seleccionar Acciones
c.
206
Reinicializar posponer antes de ejecutar el pago.
Inicie el pago automático con con tarjeta de crédito haciendo clic en Ejecutar pago . Según las parametrizaciones de configuración, el pago atravesará un proceso de aprobación. Una vez que el pago se ha ejecutado, se realiza una autorización del total del importe del pago y de los datos de la tarjeta de crédito. Si ya se ha realizado la autorización en el pedido de cliente o la orden de servicio o en la factura manual, sólo se repetirá si la autorización ha vencido entretanto. Para obtener más información, consulte Configuración: Perfiles de autorización de tarjeta de crédito (solo relevante para pedidos de cliente y órdenes de servicio). En el centro de trabajo Gestión de pago en la vista Control de pagos , el estado del pago que se visualiza es Listo para transferencia. Tenga en cuenta que la vista Control de pagos también está disponible en el centro de trabajo Gestión de liquidez.
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Sólo puede cancelar un pago con tarjeta de crédito mientras tenga el estado Listo para transferencia. Para hacerlo, vaya al centro de trabajo Gestión de pago y seleccione la vista Control de pagos. Seleccione el pago que desea cancelar y haga clic en Anular . Una vez que el estado del pago es En transferencia, no podrá cancelar el pago, sino que por el contrario deberá iniciar una nota de abono a la tarjeta de crédito del cliente. Para obtener más información, por ejemplo, sobre propuestas de pago, consulte Pagos automáticos entrantes [página 36]. Ha creado el pago manual con tarjeta de crédito 1.
Vaya al centro de trabajo Créditos y seleccione la vista Clientes y entonces seleccione el cliente cuyos débitos deben liquidarse mediante tarjeta de crédito.
2.
Haga clic en Ver y seleccione las posiciones abiertas que se compensarán y luego Pagar manualmente por y seleccione Tarjeta de crédito de la lista.
3.
a.
Si selecciona una posición abierto para la cual ya se ha seleccionado la modalidad de pago tarjeta de crédito, esta información se utilizará para crear el pago. Puede revisar el pago y si es necesario modificar la información de tarjeta de crédito. Cuando haya terminado, haga clic en Contabilizar .
b.
Si seleccione una o más posiciones abiertas en las cuales no se ha seleccionado una modalidad de pago acordado, se seleccionará la tarjeta de crédito por defecto del cliente. Puede revisar el pago y si es necesario modificar la información de tarjeta de crédito. Cuando haya terminado, haga clic en Contabilizar .
Según las parametrizaciones de configuración, el pago atravesará un proceso de aprobación. En cuanto finaliza dicho proceso, se compensa la posición abierta con el pago. Si desea realizar un seguimiento del estado del pago, cambie la opción al centro de trabajo Gestión de pagos y seleccione la vista Control de pagos. Cancelación de pagos Si ha autorizado un pago directamente de un pedido cliente, orden de servicio o factura manual y posteriormente se cancela el pago,estas autorizaciones no se cancelarán y no se notificará al proveedor de servicio. Las autorizaciones se reutilizarán tan pronto como se pague la posición abierta. Si ha autorizado las autorizaciones directamente de la pantalla Nuevo pago con tarjeta de crédito (no directamente desde el pedido cliente, la orden de servicio o la factura manual) y posteriormente se cancela el pago,estas autorizaciones no se cancelarán y no se notificará al proveedor de servicio. Aumento del importe de pago Si la cantidad a pagar es superior al importe autorizado, puede solicitar una autorización adicional para la diferencia haciendo clic en el botón Verificar autorización . Alternativa: Pagar manualmente mediante otros métodos de pago De la lista de posiciones abiertas seleccione la(s) posición(es) abiertas a compensar y seleccione Pagar manualmente por y seleccione Otras modalidades de pago. En la pantalla Nuevo pago se selecciona Tarjeta de crédito como modalidad de pago si esta no es la modalidad por defecto. Revise el pago y haga clic en Ejecutar pago . El proceso de aprobación y el seguimiento del estado de pago se describen a continuación en el paso tres.
Cree y realice la ejecución de liquidación de tarjeta de crédito Después de haber iniciado el pago de tarjeta de crédito manual o automáticamente, desea transferir la información a su proveedor de que el pago debe realizarse ahora. Para crear y editar ejecuciones de liquidación de tarjetas de crédito, vaya al centro de trabajo Payment Management. En la vista Tareas periódicas seleccione la subvista Liquidaciones de tarjeta de crédito. Puede programar sus ejecuciones de acuerdo con sus necesidades empresariales, por ejemplo, para que se realicen cada día o semana o solamente una vez. Si, por ejemplo, ha especificado la liquidación de lote en la configuración SAP Business ByDesign 1302 Gestión de pagos
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empresarial, todos los pagos de una ejecución se agruparán en un mensaje que se enviará al proveedor. Para obtener más información, consulte Guía rápida para ejecuciones de liquidación de tarjetas de crédito [página 266]. Una vez realizada la ejecución de liquidación, el estado de los pagos de la tarjeta de crédito liquidados cambia a En transferencia y el se envía el mensaje de pago al proveedor (en un lote o individualmente, de acuerdo con las parametrizaciones realizadas en la configuración empresarial). El proveedor de servicios entonces enviará el mensaje al centro de compensación. El centro de compensación verificará la solicitud y enviará una respuesta a través del proveedor acerca de si abonará (o cargará) en su cuenta el importe de los pagos con tarjeta de crédito agrupados en el mensaje. La respuesta se actualiza automáticamente en el sistema en la forma del estado de liquidación adecuado. Su estado de cuenta bancaria mostrará entonces que se ha recibido el pago. Tenga en cuenta que el estado de cuenta bancaria solo mostrará una posición, que representa el importe total de todos los pagos con tarjeta de crédito que se liquidaron juntos. Si, sin embargo, ha acordado con el centro de compensación que le envíe una liquidación enumerando todas las posiciones de pago individuales de su tarjeta de crédito, podrá verificar si el importe total coincide con estas posiciones. Puede hacer un seguimiento del estado de proceso de liquidación navegando a la vista Control de pagos y seguidamente a la sección Detalles de la pantalla. El estado se visualiza en Datos de liquidación actuales. Existen los siguientes estados de liquidación: ●
Pendiente Este estado significa, que se ha enviado el mensaje al proveedor de servicios y el sistema está esperando la confirmación de la liquidación. Si no se producen problemas, el estado de liquidación suele cambiar a Aceptado en el plazo de pocos minutos. En caso de que el estado no cambiara en el plazo de 24 horas, debería verificar si se ha producido un error al enviar el mensaje.
●
Aceptado Este estado significa, que el mensaje ha sido enviado con éxito al proveedor de servicios y de éste al centro de compensación. El centro de compensación, por su parte, ha confirmado que liquidará el pago y envía esta información al sistema a través del proveedor de servicios.
●
Rechazado Este estado significa, que el centro de compensación rechaza la liquidación del pago. En estado del pago en el Control de pagos vuelve a cambiar de En transferencia a Listo para transferencia. En este caso debe ponerse en contacto con el proveedor de servicios o el centro de compensación para hallar el motivo del rechazo, indicando el ID de proveedor o el ID del centro de compensación.
Opcional: Compense el pago manualmente 1.
Para iniciar la liquidación de un pago con tarjeta de crédito manualmente, cambie al centro de trabajo Gestión de pagos y seleccione la vista Control de pagos.
2.
En la lista, seleccione el pago con tarjeta de crédito necesario con el estado Listo para transferencia, iniciado en el centro de trabajo Créditos. Puede seleccionar más de un pago en caso de querer liquidar varios al mismo tiempo. Para acelerar el proceso de búsqueda, puede utilizar la función de búsqueda ampliada. En este caso, haga clic en Avanzada e introduzca los criterios de búsqueda. Por ejemplo, en el campo Modalidad de pago, seleccione Pago entrante Pago con tarjeta y en el campo Visualizar, seleccione Listo para transferencia. Hace clic en Ir . Sólo se muestran los pagos que corresponden a los criterios de búsqueda seleccionados.
3.
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Haga clic en Acciones para tarjetas de crédito y seguidamente en Liquidar. El sistema genera un mensaje que se envía al proveedor de servicios. El estado del pago cambia a En transferencia. Una vez se han transferido los datos de liquidación al proveedor de servicios y de éste al centro de compensación, que confirma que se realizará el pago, el estado de la liquidación cambia a Aceptado en la sección Detalles de la pantalla en Datos de liquidación actuales.
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Como alternativa, y para liquidar un pago individual con tarjeta de crédito, también puede ir a la vista Control de pagos y abrir el correspondiente pago. En la pantalla de pagos con tarjeta de crédito, haga clic en Iniciar liquidación . 4.
El centro de compensación abonará (o cargará) el importe total de los pagos con tarjeta de crédito agrupados en el mensaje en su cuenta bancaria. Su estado de cuenta bancaria mostrará entonces que se ha recibido el pago. Tenga en cuenta que el estado de cuenta bancaria solo mostrará una posición, que representa el importe total de todos los pagos con tarjeta de crédito que se liquidaron juntos. Si ha acordado con el centro de compensación que le envíe una liquidación enumerando todas las posiciones de pago individuales de su tarjeta de crédito, podrá verificar si el importe total coincide con estas posiciones.
Introduzca un estado de cuenta bancaria que contenga pagos con tarjeta de crédito ●
●
Seleccione Nuevo estado de cuenta bancaria desde la vista Tareas comunes del centro de trabajoGestión de liquidez si quiere introducir manualmente datos de estados de cuentas bancarias que se han solicitado en soporte papel. 1.
En el paso Crear y editar posiciones haga clic en Añadir fila y seleccione Pago entrante con tarjeta de crédito (o, si sus notas de tarjeta de crédito han provocado un pago saliente, seleccione Pago saliente con tarjeta de crédito desde la lista desplegable Método de pago).
2.
Introduzca el importe del pago con tarjeta de crédito (del centro de compensación) que se ha imprimido en su estado de cuenta bancaria, y luego contabilice el estado de cuenta bancaria.
Seleccione la vista Gestión de fichero desde el centro de trabajo Gestión de liquidez, si quiere introducir datos de estado de cuenta bancaria que se han solicitado electrónicamente. 1.
Seleccione Ficheros de entrada para carga un fichero estado de cuenta bancaria grabado localmente en el sistema. Para obtener más información, consulte Guía rápida de gestión de archivos [página 313].
2.
Verifique los datos de estado de cuenta bancaria en la vista Estados de cuentas bancarias del centro de trabajo Gestión de liquidez y entonces contabilice el estado de cuenta bancaria.
El sistema crea una tarea de asignación de pagos para los pagos con tarjeta de crédito porque el sistema no puede alinear el importe total del estado de cuenta bancaria con las correspondientes posiciones de los pagos con tarjeta de crédito. Esta tarea debe completarse antes de crear una previsión de liquidez. Para más información, consulte Estados de cuenta bancaria [página 281]. Para más información sobre cómo confirmar pagos con su estado de cuenta bancaria consulte Confirmar pagos con su estado de cuenta bancaria Procese el pago con tarjeta de crédito desde su estado de cuenta bancaria en la asignación de pagos Si desea editar la asignación de pagos inmediatamente después de liberar el estado de cuenta bancaria, haga clic en el enlace Procesar posteriormente el estado de cuenta bancaria en el estado de cuenta bancaria liberado. En la pantalla de resumen de estados de cuenta bancaria, haga clic en Visualizar todo . En la sección Transacciones de la pantalla, haga clic en el enlace Obligatorio en la columna Procesamiento posterior para seleccionar el pago relevante del centro de compensación. Ello le llevará a la pantalla Asignación de pagos. 1.
La ficha Asignación de pago muestra los pagos de tarjeta de crédito con el estado En transferencia y Preconfirmado por defecto. Seleccione todas las posiciones incluidas en el pago (y mostradas en el estado del centro de compensación) y cópielas al área inferior de la pantalla utilizando la flecha hacia abajo. Puede identificarlos utilizando el número de estado en la columna Referencia externa.
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Si su proveedor de servicios puede generar estados de cuenta bancaria de forma electrónica, puede completar también este paso más rápidamente haciendo clic en Acciones y seleccionando Importar estado de centro de compensación del menú desplegable. Para obtener más información sobre cómo cargar estados de centros de compensación, véase Cargar un Estado de centro de compensación [página 261]. Si su proveedor de servicio no puede generar un estado de centro de compensación de modo electrónico, le recomendamos que solicite un estado impreso que contenga las posiciones de pago individuales de tarjeta de crédito. Puede utilizar este estado para encontrar las posiciones que existen en el sistema. 2.
En la Ficha otras imputaciones debe introducir los cargos del proveedor de servicios y asignar una cuenta de mayor. El importe pendiente debería ser cero. Cuando haya terminado, haga clic en Contabilizar .
Consulte también Acerca de Proveedor de servicios de tarjetas de crédito Computop Acerca del proveedor de servicios de tarjeta de crédito Paymetric
5.1.7 Contabilizaciones para letras de cambio por cobrar Resumen La letra de cambio es un método de pago frecuentemente utilizado en España, Francia e Italia. Este documento describe las contabilizaciones en contabilidad para el escenario de letras de cambio por cobrar mediante cualquiera de los métodos de pago de letras de cambio. Las contabilizaciones relacionadas difieren en función del tipo de letra de cambio: Cobro o Descuento. En España, es un requisito legal contabilizar el riesgo de las transacciones de descuento de letras de cambio en una cuenta de mayor especial (conocida como Deudas por efectos descontados en Business ByDesign) como precaución. El riesgo no debe ser compensado hasta que se cumpla la fecha de vencimiento de la letra de cambio. Las contabilizaciones en contabilidad son las mismas, independientemente del método de letras de cambio (con aceptación, sin aceptación o letra de cambio única).
Requisitos previos ●
Ambas partes (empresa y cliente) deben utilizar la letra de cambio como un método de pego.
●
El almacenamiento de letras de cambio debe estar habilitado para su banco. Para obtener más información, consulte Verificar requisitos previos en la sección Tareas de la Guía rápida de Depósitos de letras de cambio [página 250]
Contabilizaciones en cuenta de mayor para letras de cambio por cobrar Proceso y contabilizaciones para letras de cambio por cobrar: Cobro Por razones de simplicidad, ninguno de los ejemplos incluye impuestos.
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1.
Después de que se libera una factura de cliente, se crea una posición de crédito abierta y se contabiliza una posición de deudor. Contabilizaciones para letras de cambio (Cobro)
Contabilizaciones en cuenta de mayor
Débito
Deudor
1000 EUR
Ingresos
2.
Crédito
1000 EUR
Se inicia (manual o automáticamente) el pago para el crédito abierto, que utiliza el método de pago de letra de cambio. Contabilizaciones para letras de cambio (Cobro): España
Contabilizaciones en cuenta de mayor
Débito
Letra de cambio de cliente (deudor)
1000 EUR
Deudor
3.
Crédito
1000 EUR
En la subvista Depósitos de letras de cambio, asigna la letra de cambio a un depósito de letras de cambio. Asigna el tipo de letra de cambio Cobro, que significa que el banco cobrará la letra de cambio en la fecha de vencimiento. Para obtener más información, consulte Guía rápida de Depósitos de letras de cambio [página 250]. Puede asignar múltiples letras de cambio al mismo depósito, pero todas las letras de cambio deben tener la misma fecha de vencimiento.
Contabilizaciones para letras de cambio (Cobro)
Contabilizaciones en cuenta de mayor
Débito
Efectos comerciales en gestión de cobro (deudor)
1000 EUR
Letra de cambio de cliente (deudor)
Crédito
1000 EUR
4.
Para emitir un depósito de letras de cambio, es decir, para enviar el depósito al banco, primero deberá liberarlo. A continuación, el archivo de pago resultante se envía al banco y se inicia una contabilización en contabilidad. Para obtener más información sobre la liberación, consulte la sección Tareas de la Guía rápida de Depósitos de letras de cambio. Cuando su banco recibe el archivo de pago, el importe se acredita en la cuenta bancaria relevante. Esta transacción se visualiza en el estado de cuenta bancaria posterior.
5.
En la fecha de vencimiento de la letra de cambio, el riesgo de la letra de cambio se disuelve y se anula el pasivo contingente. En España, esto deriva en una contabilización en efectivo en tránsito para el cobro. Las siguientes son las contabilizaciones: La fecha de contabilización propuesta coincide con la fecha de vencimiento de las letras de cambio incluidas en el depósito.
Contabilizaciones para letras de cambio (Cobro): España
Contabilizaciones en cuenta de mayor
Débito
Efectos comerciales en gestión de cobro (deudor) Cobro de letras de cambio: Efectivo en tránsito
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Crédito 1000 EUR
1000 EUR
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Contabilizaciones para letras de cambio (Cobro): Francia e Italia
Contabilizaciones en cuenta de mayor
Débito
Letra de cambio de cliente (deudor)
1000 EUR
Letra de cambio de cliente para cobro (deudor)
Crédito
1000 EUR
Proceso y contabilizaciones para letras de cambio por cobrar: Descuento 1.
Después de que se libera una factura de cliente, se crea una posición de crédito abierta y se contabiliza una posición de deudor. Contabilizaciones para letras de cambio (Descuento)
Contabilizaciones en cuenta de mayor
Débito
Deudor
1000 EUR
Ingresos
2.
Crédito
1000 EUR
Se inicia (manual o automáticamente) el pago para el crédito abierto, que utiliza el método de pago de letra de cambio. Las siguientes son las contabilizaciones relacionadas: Contabilizaciones para letras de cambio (Descuento)
Contabilizaciones en cuenta de mayor
Débito
Letra de cambio de cliente (deudor)
1000 EUR
Deudor
3.
Crédito
1000 EUR
En la subvista Depósitos de letras de cambio, asigna la letra de cambio a un depósito de letras de cambio. Selecciona el tipo de letra de cambio Descuento. Para obtener más información, consulte Guía rápida de Depósitos de letras de cambio [página 250]. Las contabilizaciones relacionadas difieren según el país. Contabilizaciones para letras de cambio (Descuento): Francia e Italia
Contabilizaciones en cuenta de mayor
Débito
Letra de cambio de cliente para descuento (deudor) Letra de cambio para descuento en tránsito
Crédito 1000 EUR
1000 EUR
Contabilizaciones para letras de cambio (Descuento): España
Contabilizaciones en cuenta de mayor
Débito
Letra de cambio de cliente (deudor)
Crédito 1000 EUR
Letra de cambio en tránsito
1000 EUR
Efectos comerciales descontados (deudor)
1000 EUR
Deudas por efectos descontados
1000 EUR
4.
Para emitir el depósito de letra de cambio, primero debe liberarlo. El archivo de pago resultante se envía al banco. Cuando su banco recibe el archivo, el importe se acredita en la cuenta bancaria relevante. Esta transacción se visualiza en el estado de cuenta bancaria posterior.
5.
En la fecha de vencimiento de la letra de cambio, el riesgo de la letra de cambio se disuelve y se anula el pasivo contingente.
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La fecha de contabilización propuesta coincide con la fecha de vencimiento de las letras de cambio incluidas en el depósito.
Contabilizaciones para letras de cambio (Descuento): Francia e Italia
Contabilizaciones en cuenta de mayor
Débito
Letra de cambio de cliente (deudor)
Crédito 1000 EUR
Efectos comerciales descontados (deudor)
1000 EUR
Contabilizaciones para letras de cambio (Descuento): España
Contabilizaciones en cuenta de mayor
Débito
Efectos comerciales descontados (deudor) Deudas por efectos descontados
Crédito 1000 EUR
1000 EUR
Letras de cambio fallida Si el cliente no paga, el banco devolverá un archivo con las letras de cambio fallidas relacionadas. Se debe reabrir la factura relacionada, que se marcó como pagada. La contabilización se debe realizar en la cuenta Letra de cambio sin pagar, que es una cuenta de deudores. La letra de cambio propiamente dicha no se cancela, pero tiene un nuevo estado de Fallida y no se puede utilizar para otras compensaciones. Contabilizaciones para letra de cambio fallida
Contabilizaciones en cuenta de mayor
Débito
Crédito
Deudor Letra de cambio sin pagar (deudor)
1000 EUR 1000 EUR
Si se renegocia la factura, se puede pagar con una nueva letra de cambio y, si es así, comienza nuevamente el proceso de emisión de una letra de cambio. Si la letra de cambio sin pagar se contabilizó en una cuenta separada, emitir la letra de cambio contabiliza de la Letra de cambio sin pagar en lugar de Deudores.
5.2 Vista Control de pagos 5.2.1 Guía rápida de Control de pagos En la vista Control de pagos puede supervisar y actualizar todos los pagos recibidos y salidas de pagos de la empresa. Puede filtrar los pagos por fecha, por beneficiario o por estado, por ejemplo, para visualizar pagos obsoletos que han sido cancelados, devueltos o rechazados. Puede crear pagos nuevos o introducir pagos creados manualmente o fuera del sistema. También es posible mostrar detalles de pago para cada artículo. Estos detalles varían en función de la modalidad de pago y el estado del pago, por ejemplo, datos de depósito para cheques entrantes o el motivo por el cual se ha invalidado un cheque. Puede acceder a la vista Control de pagos desde el centro de trabajo Gestión de pagos o del centro Gestión de liquidez en Control de pagos.
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Conceptos básicos Pagos recibidos El proceso de pago recibido cubre la adquisición de fondos disponibles de la empresa. Por tanto, un pago recibido aumenta el efectivo y los equivalentes de efectivo, como el saldo de caja o el saldo bancario. Un pago recibido no aumenta necesariamente los activos financieros (incluídos débitos y créditos a corto plazo). La compensación de un crédito por un pago recibido aumenta el saldo de la cuenta bancaria. A la vez también vence el crédito, pero no se modifican los activos financieros. Para obtener más información, consulte Pagos recibidos [página 32]
Salidas de pagos El proceso de pago saliente cubre la baja de fondos disponibles de la empresa. Los pagos salientes disminuyen la disponibilidad de liquidez, como el saldo de caja o el saldo bancario. Un pago saliente no disminuye necesariamente los activos financieros (incluídos débitos y créditos a corto plazo). La compensación de un débito por un pago saliente reduce el saldo de la cuenta bancaria. A la vez también vence el débito, pero no se modifican los activos financieros. Para obtener más información, consulte Salidas de pagos [página 11].
Transferencias bancarias Puede utilizar transferencias bancarias para realizar tanto salidas de pagos automáticas como manuales. Hay dos tipos de transferencias bancarias: transferencias bancarias, que se utilizan para realizar pagos de una cuenta de la empresa a cuentas terceras, y las transferencias entre cuentas del mismo banco, que se utilizan para transferir fondos entre cuentas bancarias de la empresa. Éstas se utilizan generalmente para tranferencias relacionadas con la gestión de liquidez. Para más información, consulte Transferencias bancarias [página 284].
Verificación de liquidez La verificación de liquidez se efectúa cada vez que se crea una salida de pago para verificae que hay suficientes fondos disponibles para realizar el pago. La verificación de liquidez se efectúa cada vez que se crea una salida de pago en los centros de trabajo Débitos, Créditos, Gestión de liquidez y Gestión de pagos. Esto incluye los siguientes métodos de pago: ●
Transferencia electrónica saliente
●
Transferencia bancaria saliente
●
Cheque saliente
●
Letra de cambio por pagar
No se lleva a cabo una verificación de liquidez en pagos de impuestos y transferencias de fondos. Para obtener más información, consulte Verificación de liquidez [página 297].
Formas de pago electrónico La característica Modos de pago electrónico se utiliza para seleccionar los formatos de fichero relevantes para el proceso automatizado de transmisión de pagos electrónicos a sus bancos. Para obtener más información, consulte Formas de pago electrónico [página 304].
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Formas de pago manual Cuando se crea una salida de pago el sistema debe comunicar dicha información al banco. En la mayoría de los casos, la información se comunica directamente al banco mediante intercambio de datos electrónico, (para débitos directos y transferencias electrónicas) o mediante un archivo de pago electrónico (para transferencias bancarias). El sistema utiliza las formas de pago como un medio para comunicar la información de pago al banco. Para obtener más información sobre las formas de pago electrónicas utilizadas por el sistema, consulte Formas de pago electrónicas [página 304] No obstante, el sistema también puede crear salidas de pago sin utilizar las formas de pago definidas en el sistema. Dichos pagos se crean mediante las formas de pago manuales. La forma de pago manual se puede utilizar para salidas de pago que utilizan las modalidades de pago siguientes: ●
Transferencia bancaria
●
Transferencia electrónica
●
Débitos directos
Para obtener más información, consulte Formas de pago manual [página 305].
Gestión de caja y liquidez El escenario empresarial Gestión de caja y liquidez permite a los profesionales financieros de la mediana empresa cumplir de forma rápida y eficiente con los plazos del flujo de caja y conseguir una mayor transparencia al gestionar la posición de liquidez de la empresa. Comprende la información del flujo de caja procedente de débitos, créditos e impuestos, así como la gestión de pagos y de liquidez, y hace más eficiente el ciclo de gestión de caja diario recogiendo y agregando automáticamente esta información. Este escenario cubre el ciclo de gestión de flujo de caja desde la instantánea real de liquidez hasta la previsión, y analiza etapas hacia un flujo de caja optimizado de transferencias de dinero u otras estrategias impactantes del flujo de caja. Para obtener más información, consulte Gestión de caja y liquidez.
Pagos de clientes con tarjeta de crédito El sistema le permite procesar pagos de clientes realizados con tarjeta de crédito, incluidos pagos entrantes de sus clientes y notas de crédito a sus clientes. Para poder utilizar el proceso de tarjetas de crédito debe completar algunas etapas preliminares y, como paso más importante, firmar un contrato con un proveedor de servicios (que debe ser un socio de SAP). Para obtener más información, consulte Pagos de clientes mediante tarjeta de crédito [página 202].
Pagos de cliente mediante pago externo Los pagos externos no se procesan dentro del sistema SAP Business ByDesign. Cuando una tienda en línea está conectada a su sistema, recopila las confirmaciones de pago del proveedor de servicios de pago en línea y proporciona esta información al sistema. Un proveedor de servicios de pago en línea ofrece servicios en línea para aceptar pagos electrónicos mediante una variedad de métodos de pago. El sistema permite procesar estos pagos externos. Para poder utilizar el proceso de pago externo necesita completar unas etapas preliminares. Para obtener más información, consulte Pagos de cliente mediante pago externo [página 200].
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Tareas Crear un pago nuevo 1.
Haga clic en Pago nuevo por y después seleccione la modalidad de pago apropiada. Puede crear los tipos de pago siguientes: ● Transferencia bancaria saliente o transferencia electrónica saliente ●
Cheque saliente
●
Cheque entrante o múltiples cheques
2.
Introduzca los detalles relevantes para la modalidad de pago seleccionada. Los detalles varían según la modalidad de pago seleccionada. Los campos mandatorios están indicados por un asterisco (*).
3.
Los pagos pueden crearse con referencia a una posición abierta, a un cliente o a una cuenta de proveedor o se pueden contabilizar directamente a una cuenta de mayor. Para los tipos de pago recibido y salida de pagos seleccionados, en las opciones de configuración puede definir opcionalmente si se deben generar tareas de aprobación para este centro de trabajo para métodos de pago específicos y cuándo se exceden los importes umbral definidos. Puede encontrar estas parametrizaciones de ajuste preciso en Gestión de tareas empresariales para pagos y liquidez.
Crear una transferencia bancaria saliente o transferencia electrónica saliente 1.
Vaya al centro de trabajo Gestión de liquidez o Gestión de pagos y abra la vista de centro de trabajo Control de pagos. También puede ejecutar esta tarea en el centro de trabajo Débitos, en la vista Monitor de cuenta de proveedor.
2.
Haga clic en Nuevo pago por y, a continuación, en Transferencia bancaria saliente o Transferencia electrónica saliente.
3.
Indique los detalles relevantes para la transferencia. Los campos siguientes son obligatorios, como indica el asterisco (*): ID de empresa, Importe de pago, Beneficiario y Banco del beneficiario. Seleccione un ID de cuenta bancaria desde el cual se realizará el pago. Si no desea realizar una verificación de liquidez en la cuenta bancaria antes de contabilizar la transferencia, marque la casilla de selección Asignación de liquidez no requerida. Para obtener más información sobre las verificaciones de liquidez, consulte Verificación de liquidez [página 297].
4.
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Haga clic en Completar datos bancarios . De ser posible, el sistema completa automáticamente los campos ID de cuenta bancaria y Nombre de banco. ● Para introducir información opcional, como por ejemplo, las instrucciones de pago, o para modificar el tipo de transferencia, por ejemplo, a internacional, haga clic en Visualizar todo para visualizar todos los campos disponibles.
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●
Si desea ver las parametrizaciones que utiliza el sistema para completar sus datos de banco y pagos, haga clic en También puede y seleccione Abrir parametrizaciones de banco y pagos. Las instrucciones de pago son servicios adicionales proporcionados por el banco que pueden aumentar la seguridad de la transacción, por ejemplo, solicitando al banco receptor una notificación del pago. Estos servicios solo están disponibles para las transferencias internacionales. El banco le informará sobre las instrucciones de pago que ofrece y sobre las tasas adicionales que cobran por utilizarlas. Si la transferencia ya se ha completado fuera del sistema, no es necesario crear ningún archivo de pago. Si no desea crear ningún archivo de pago para esta transferencia, marque la casilla de selección Crear pago manualmente. También puede seleccionar el titular de los gastos ocasionados por la transferencia. Si no desea ejecutar la transferencia de forma inmediata, puede introducir la fecha en que desea que el banco ejecute la transacción en el campo Fecha de procesamiento bancario. Si hace clic en Completar datos bancarios después de introducir la fecha, el sistema rellenará automáticamente los campos Fecha valor prevista del banco y Fecha de contabilización.
5.
Seleccione si desea asignar la transferencia a posiciones abiertas o si desea contabilizarla directamente en la cuenta de mayor sin asignar el pago. ● Para asignar la transferencia bancaria a posiciones abiertas, seleccione Referencia a posiciones. El sistema visualizará las posiciones abiertas para la cuenta de proveedor o cliente. A continuación puede ajustar las transferencias a las posiciones abiertas. También es posible añadir descuentos a dichas posiciones. Si desea pagar posiciones en nombre de otro cliente o proveedor haga clic en Cuentas y, a continuación Añadir cuenta. Ahora puede seleccionar a qué partidas abiertas pertenecen a la cuenta que ha seleccionado. Para obtener más información acerca de cómo editar las partidas abiertas, véase Utilizar la tabla de partidas abiertas [página 88]. También puede obtener una vista previa de la línea de nota de una transferencia bancaria electrónica haciendo clic en Vista previa → Línea de nota. Para cambiar la configuración de la línea de nota, cierre la ventana emergente, haga clic en También puede y seleccione Editar perfiles de correspondencia de pago. Debe tener derechos de acceso al centro de trabajo Configuración empresarial. Para obtener más información, consulte aquí. ●
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Para utilizar la transferencias bancarias con el objetivo de efectuar un pago que no se ajuste a ninguna de las posiciones abiertas, seleccione Contabilización directa en cuenta de mayor. Seleccione el país y seleccione y tipo de entrada Bruta o Neta. Haga clic Añadir fila para asignar manualmente el pago a la cuenta de mayor relevante. También es posible indicar una línea de nota en la transferencia bancaria.
6.
Haga clic en Contabilizar . La transferencia se visualiza en la vista del centro de trabajo Control de pagos con el estado Preparado para transferencia.
7.
El archivo de pago debe crearse en el formato de archivo apropiado para que el banco o software bancario pueda procesarlo. Puede realizarse automáticamente mediante la ejecución de archivo de medios de pago. Para obtener más información sobre cómo
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crear una ejecución de medios de pago, consulte Crear ejecución de medios de pago [página 273]. Para crear el archivo manualmente para su transmisión al banco, proceda de la manera siguiente: 1.
En la vista Control de pagos, seleccione la transferencia relevante y haga clic en Acciones para transacciones bancarias y, a continuación, en Crear archivo de pago.
2.
Vaya a la vista de centro de trabajo Gestión de archivos, subvista Archivos de salida, seleccione el archivo de pago nuevo y haga clic en Editar .
3.
Desde la pantalla Archivo de salida vaya a la ficha Anexo y seleccione el archivo de pago. Para descargar el archivo desde la ventana de navegador a su PC, haga clic en Descargar .
Este documento contiene texto que solo es relevante para Austria. Para asegurarse de que el sistema muestre el texto correcto, seleccione Personalizar > Mis parametrizaciones. Seleccione Ayuda en pantalla y, en el menú desplegable País, seleccione Austria. Grabe sus parametrizaciones y salga del sistema a fin de asegurarse de que se realicen los cambios.
Crear un cheque saliente 1.
Vaya al centro de trabajo Gestión de liquidez o Gestión de pagos y abra la vista de centro de trabajo Control de pagos. También puede ejecutar esta tarea en el centro de trabajo Débitos, en la vista Monitor de cuenta de proveedor.
2.
Haga clic en Nuevo pago por y, a continuación, en Cheque saliente. Aparecerá la pantalla Nuevo cheque saliente.
3.
Introduzca el ID de empresa, el Importe de pago y el Beneficiario.
4.
Haga clic en Completar datos bancarios . De ser posible, el sistema completa automáticamente los campos ID de cuenta bancaria y Nombre de banco. ● Para introducir información opcional, como por ejemplo instrucciones de pago, haga clic en Visualizar todo para mostrar todos los campos disponibles. ●
5.
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Si desea ver las parametrizaciones que utiliza el sistema para completar sus datos de banco y pagos, haga clic en También puede y seleccione Abrir parametrizaciones de banco y pagos.
Asegúrese de que el botón de selección Referencia a posiciones esté seleccionado de manera que pueda ajustar la verificación a la posición abierta apropiada. Todas las posiciones abiertas en la cuenta de cliente o proveedor debe aparecer en la tabla Posiciones abiertas si ha introducido previamente el Beneficiario. Seleccione una o más posiciones abiertas que deban pagarse con el cheque utilizando el indicador Asociado. En caso necesario pueden aplicarse los descuentos o los créditos a las posiciones abiertas para asegurarse de que el importe de pago se ajusta al importe de posición abierta haciendo clic en Acciones , y después en Aplicar descuento/crédito . Para obtener más información acerca de cómo editar las partidas abiertas, véase Utilizar la tabla de partidas abiertas [página 88].
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También puede obtener una vista previa de la línea de nota de su cheque haciendo clic en Vista previa →Línea de nota. Para cambiar la configuración de la línea de nota, cierre la ventana emergente, haga clic en También puede y seleccione Editar perfiles de correspondencia de pago. Debe tener derechos de acceso al centro de trabajo Configuración empresarial. Si el cheque que está emitiendo no está relacionado con ninguna cuenta de cliente o proveedor, seleccione el botón de selección Contabilización directa en cuenta de mayor y luego marque la cuenta de mayor adecuada en la que debe contabilizarse el cheque. Esto se realiza, por ejemplo, si la empresa desea hacer una donación. 6.
Para grabar la verificación, haga clic en Contabilizar .
7.
Para imprimir manualmente un cheque con el fin de enviarlo al destinatario, haga clic en Acciones para cheques y luego Imprimir formulario de cheque. El sistema imprime los cheques salientes de forma periódica. Si se crea un cheque fuera del sistema, puede parar de imprimir el cheque (en función de la información de cheque que se introduce en el sistema) mediante la selección del indicador Fijar como creado manualmente.
Para invalidar un cheque, por ejemplo, si el formulario de cheque está dañado en la impresora y necesita imprimir uno nuevo, haga clic en Acciones para cheques y luego Invalidar. Esta opción es posible mientras el cheque tiene el estado En transferencia. Observe que la invalidación de un cheque no cancela el pago. Simplemente invalida el cheque antiguo y genera un número de cheque nuevo. Para cancelar un cheque, haga clic en Anular . Observe que sólo puede cancelar un cheque mientras tenga el estado Listo para transferencia. Para obtener más información, véase Remesas de cheques y números de cheque para cheques salientes [página 286].
Introducir un cheque entrante o múltiples cheques 1.
Vaya al centro de trabajo Gestión de liquidez o Gestión de pagos y abra la vista de centro de trabajo Control de pagos.
2.
Haga clic en Nuevo pago por y, a continuación, en Cheque entrante para abrir la pantalla Nuevo cheque entrante. Para abrir más de un cheque nuevo, haga clic en Pago nuevo por y luego Cheques múltiples para abrir la pantalla Nuevos cheques múltiples. Observe que con esta acción no puede reinicializar partidas nuevas.
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3.
Introduzca los detalles de pago relevantes, incluido el Pagador, Número de cheque, Importe de pago y seleccione la moneda correcta de la lista desplegable junto al importe. Indique cualquier otra información que sea necesaria.
4.
En Modalidad de aplicación de pagos, seleccione si desea asignar el importe del cheque a posiciones abiertas o si desea contabilizarla directamente en la cuenta de mayor sin asignar el pago.
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5.
●
Para asignar el cheque a posiciones abiertas, seleccione Referencia a posiciones. El sistema visualizará las posiciones abiertas para la cuenta de proveedor o cliente. A continuación puede ajustar el cheque a las posiciones abiertas. También es posible añadir descuentos a dichas posiciones.
●
Para utilizar el cheque con el objetivo de efectuar un pago que no se ajuste a ninguna de las posiciones abiertas, seleccione Contabilización directa en cuenta de mayor. Marque un país y seleccione el Tipo de entrada. Haga clic Añadir fila para asignar manualmente el pago a la cuenta de mayor relevante.
Haga clic en Contabilizar para grabar y contabilizar la nueva verificación. Si desea crear más de una verificación, también puede utilizar el botón Contabilizar y nuevo . El cheque nuevo se graba en el sistema y se añade a los pagos enumerados en la vista Control de pagos.
Trabajar sin un pago existente En función de la modalidad de pago utilizada para cada pago, están disponibles diferentes opciones de edición que influyen en el estado del pago o en el pago en sí mismo. 1.
Seleccione el pago relevante y haga clic en Editar . Se abre la pantalla relevante para el tipo de pago seleccionado.
2.
Para evitar que se concluya el pago, haga clic en Anular .
3.
Siempre que la modalidad de pago soporte avisos de pago, para crear un aviso de pago para el pago seleccionado, haga clic en Crear aviso de pago . En función del estado para cada pago, quizá no sea posible editar o anular el pago o emitir un aviso de pago.
4.
Además de las funciones generales enumeradas arriba, cada modalidad de pago tiene acciones posibles adicionales: ● Acciones para cheques ○ Fijar como en transferencia: Indica que ya se ha creado un cheque de papel para el pago.
●
220
○
Invalidar: Cancela el cheque específico que ha sido emitido y conserva el pago abierto en el sistema de manera que se pueda emitir un cheque nuevo.
○
Asignar a depósito: Permite al usuario añadir el cheque al depósito de cheques adecuado, de manera que se pueda enviar al banco.
○
Imprimir formulario de cheque: Ordena al sistema a imprimir una carta cheque para el cheque.
○
Renumerar: Permite asignar un número de cheque nuevo al cheque, por ejemplo, debido a una diferencia entre el número de cheque en el sistema y el número imprimido en el cheque.
○
Alternar: Cambia los números de cheque de dos cheques seleccionados.
○
Fijar como no transferido: Indica que el cheque todavía no se ha enviado a un banco o cliente o proveedor, de manera que puede volverse a emitir. Esto puede ser necesario, por ejemplo, si el cheque se ha imprimido de forma incorrecta.
Acciones para transacciones bancarias
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●
○
Crear archivo de pago: Envía un archivo de pago que se enviará al banco y al centro de trabajo Gestión de liquidez . El archivo de pago se creará en la siguiente ejecución de medios de pago programada si la acción no se utiliza.
○
Fijar como en transferencia: Indica que la transferencia ya ha tenido lugar mediante un servicio bancario online o de transferencia, por ejemplo,
○
Fijar como no transferido: Indica que la transferencia todavía no se ha enviado a un banco o socio comercial, de manera que puede volverse a emitir. Esta acción puede ser necesaria si el archivo de pago se ha transferido incorrectamente o si estaba corrupto.
Acciones para tarjetas de crédito ○ Liquidar: Liquida un pago de tarjeta de pago que todavía no se ha transferido.
Supervisar procesamiento de asignación de pagos Para obtener más información sobre esta actividad, consulte aquí [página 221].
5.2.2 Tareas 5.2.2.1 Supervisar procesamiento de asignación de pagos Resumen Después de haber confirmado o liberado los estados de cuenta bancaria, el sistema contabiliza las posiciones. Si las posiciones confirman las transacciones conocidas en el sistema (por ejemplo, cobrar un cheque saliente existente, confirmar una transferencia bancaria o la nota de crédito de un depósito de cheque), estas posiciones de estado de cuenta bancaria también se mostrarán luego en la vista Control de pagos hasta que se procese la asignación de pagos. Después de contabilizar completamente el pago, el sistema asigna automáticamente ambas posiciones- la posición cheque saliente, transferencia bancaria, o la posición depósito de cheques y el estado de cuenta bancaria. (Este proceso se inicia automáticamente cada minuto). Tras haber asignado las posiciones correctamente, sólo se muestra un pago en el control de pagos; en este caso, el cheque saliente con el estado Confirmado. Para realizar un seguimiento del estado de procesamiento de la asignación de pagos del estado de cuenta bancaria, proceda de la manera siguiente: 1.
Vaya al centro de trabajo Gestión de liquidez y luego seleccione la vista Estados de cuenta bancaria.
2.
Seleccione el estado de cuenta bancaria relevante.
3.
En el área inferior de la pantalla, en Detalles, el campo Estado de procesamiento de asignación de pagos muestra las siguientes etapas: ● No iniciado ●
En proceso
●
Finalizada
Según el volumen del extracto bancario, el procesamiento puede demorar un tiempo. 4.
Una vez que se ha completado la asignación de las posiciones del estado de cuenta bancaria y se muestra el estado Finalizado, sólo se podrá visualizar el pago con el estado Finalizado en el control de pagos.
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Para reiniciar el proceso en caso de que problemas técnicos terminen el procesamiento, seleccione Reiniciar procesamiento de asignación de pagos .
5.3 Vista Asignación de pagos 5.3.1 Guía rápida de Asignación de pagos En la vista Asignación de pagos, puede supervisar los pagos y avisos de pago que requieren una asignación de pagos manual. Esta situación se aplica cuando el sistema no puede asignar pagos al cliente o al proveedor usando los datos disponibles, por ejemplo. Puede usar esta vista para asignar pagos o avisos de pago manualmente a clientes particulares, proveedores i transacciones comerciales. El proceso de la asignación manual del pago incorpora asignaciones adicionales, tales como los contabilizar cargos bancarios o introducir una partida individual directamente en una cuenta de mayor. Es esencial que sus pagos se asignen correctamente para que el estado de todas las partidas de pago estén actualizadas. La asignación de pagos se produce antes del proceso de compensación, sonde los pagos se distribuyen con partidas abiertas que, como consecuencia, compensan créditos o débitos abiertos. Puede acceder a esta vista desde el centro de trabajo Gestión de pagos.
Conceptos básicos Asignación y compensación de pagos La asignación de pagos y la compensación son dos pasos distintos pero relacionados implicados en el proceso del pago. La asignación de pagos y la compensación de pagos son procesos necesarios tanto para la entrada como la salida de pagos. El sistema suele llevar a cabo ambas etapas de forma automática. En algunos casos el sistema no puede llevar a cabo estos procesos y creará tareas de asignación de pago manuales o tareas de compensación de pagos manuales que requieren la implicación del usuario. Las distintas situaciones que pueden tener lugar en estas tareas manuales se explican en este punto, ya que se trata de la relación entre la asignación y la compensación del pago. Para obtener más información, consulte aquí [página 192]
Pagos recibidos El proceso de pago recibido cubre la adquisición de fondos disponibles de la empresa. Por tanto, un pago recibido aumenta el efectivo y los equivalentes de efectivo, como el saldo de caja o el saldo bancario. Un pago recibido no aumenta necesariamente los activos financieros (incluídos débitos y créditos a corto plazo). La compensación de un crédito por un pago recibido aumenta el saldo de la cuenta bancaria. A la vez también vence el crédito, pero no se modifican los activos financieros. Para más información, vea Pagos recibidos [página 32]
Salidas de pagos El proceso de pago saliente cubre la baja de fondos disponibles de la empresa. Los pagos salientes disminuyen la disponibilidad de liquidez, como el saldo de caja o el saldo bancario. Un pago saliente no disminuye necesariamente los activos financieros (incluídos débitos y créditos a corto plazo). La compensación de un débito por un pago saliente reduce el saldo de la cuenta bancaria. A la vez también vence el débito, pero no se modifican los activos financieros.
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Para obtener más información, consulte Salidas de pagos [página 11].
Tareas Asignar un pago manualmente Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 223].
Anular un pago 1.
Si desea anular un pago que se ha cargado de manera incorrecta desde su cuenta o si un abono se ha contabilizado por error, por ejemplo, seleccione la asignación apropiada (el documento precedente es el extracto bancario) y haga clic en Editar .
2.
En Editar asignación de pago dentro de Detalles de asignación, seleccione un Motivo de devolución apropiado de la lista de selección.
3.
Acciones Marcar como devolución . El sistema crea una posición de Seleccione reembolso que se visualiza en control de pagos. Es más fácil visualizar la posición si accede a la vista Control de pagos en el área Avanzado, donde podrá seleccionar el método de pago Reembolso saliente de pago recibido o Reembolso saliente de pago efectuado. Informe a su entidad bancaria si desea anular la contabilización de abono o de la nota de cargo se su cuenta, ya que el sistema no puede realizar esta actividad de manera automática.
4.
Una vez el banco ha abonado o cargado el importe adecuado en su cuenta y lo ha confirmado en su extracto bancario, puede asignar la posición de reembolso en la vista Asignación del pago. Encontrará esta posición en Editar asignación de pago: en la ficha Asignación de pago . En la lista desplegable, seleccione
Visualizar
Pagos
devueltos . Libere la asignación cuando haya finalizado el proceso.
Añadir regla de análisis de línea de nota Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 225].
5.3.2 Tareas 5.3.2.1 Asignar un pago manualmente Resumen Si el sistema no es capaz de asignar un pago automáticamente, no podrá liberarlo. Esto puede ser porque falta información que el sistema requiere para asignar un pago, tal como un cliente o un proveedor, una partida abierta o cuenta. Por este motivo, debe llevar a cabo la asignación de forma manual y, a continuación, liberarla. El proceso de la asignación manual del pago incorpora asignaciones adicionales, tales como los contabilizar cargos bancarios o introducir una partida individual directamente en una cuenta de mayor.
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Requisitos previos Se ha introducido un pago iniciado de forma externa y el sistema no puede asignarlo automáticamente. El pago puede ser un pago tanto saliente como entrante.
Procedimiento 1.
En el centro de trabajo Gestión de pagos, en Asignación de pagos, seleccione la asignación que desea editar y haga clic en Editar . Por otro lado, puede llamar la tarea de asignación deseada mediante la vista Trabajo. En ambos casos, aparece la misma pantalla de entrada. Los detalles del pago original, nota para el beneficiario y otros detalles conocidos acerca del documento precedente en concrreto (p.ej. cheque, extracto bancario, aviso de pago) se visualizan en el editor Editar asignación de pago en la etiqueta Pago original en la parte superior de la pantalla. Se visualiza la información relativa a medios de pago, extracto bancario o partidas individuales del aviso de pago. Puede utilizar estos detalles para determinar el motivo de la tarea de la asignación del pago y el interlocutor comercial relevante. La etiqueta Referencias puede darle referencias a facturas o partidas abiertas que deberían compensarse con el pago.
2.
Una vez se han hallado los datos que faltan que han iniciado la tarea manual de asignación, puede asignar el pago completamente o parcialmente utilizando las etiquetas siguientes: a.
Cliente/Proveedor
Si se precisan datos de cliente o de proveedor, puede indicar el cliente o el proveedor en esta ficha. En la tabla Partidas abiertas, se visualizan las partidas abiertas de dicho cliente o proveedor. Si necesita asignar el importe de la transacción a diversos clientes o proveedores, vaya a la tabla Partidas abiertas y haga clic en Cuentas , luego Añadir cuenta. Para obtener más información, consulte Utilizar la tabla de partidas abiertas [página 88]. Si selecciona una autoridad fiscal en lugar de un cliente o un proveedor, defina el importe como un pago de IVA, retención de impuestos o impuesto sobre servicios (India). Para el resto de tipos de impuestos, se deben introducir los importes relevants en Otra asignación. Si recibe o realiza pagos periódicos a clientes o proveedores, puede reutilizar esta asignación del cliente o del proveedor a los datos de base especificados en la posición de extracto de cuenta que se edita en esta ficha. Utilice esta función fijando el indicador Recordar asignación para asignaciones de pagos futuros. La próxima vez que una asignación de pagos tenga lugar, el sistema puede asignar de forma automática el pago al cliente o proveedor definido a partir de los datos de la base que se hayan indicado en la posición de extracto de cuenta, ahorrándole trabajo. b.
Asignación de pagos
Las posiciones de pago que están en transferencia y para las que es posible esta asignación de pago se visualizan en esta etiqueta. Puede eliminar estas posiciones de la lista o añadirlas de nuevo con los símbolos de la flecha. Esto puede ser necesario, por ejemplo, si los detalles de la partida individual del extracto bancario no coindice con el pago adecuado o con el depósito del cheque que debería confirmar el extracto bancario. c.
Tasas e intereses
Si el pago es una tasa o un interés, es posible llevar a cabo la asignación adecuada en esta etiqueta. También se puede separar las tasas de los pagos o de las partidas individuales del extracto bancario que contengan tasas por transacciones especiales. Puede especificar el importe de la tasa que se encuentra en el pago y contabilizarlo por separado en una cuenta adecuada. d.
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Otra asignación
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Puede utilizar esta etiqueta para hacer contabilizaciones directamente en cuentas de libro mayor determinadas si se han llevado a cabo pagos que no son referentes a partidas abiertas. Esto puede ser el caso, por ejemplo, de ingresos por leasign o alquiler de un pago de la aseguradora que reciba la empresa. Los importes que se asignan en la etiqueta respectiva se visualizan en el área Importes asignados. No obstante, en la cabecera del editor, el total de los importes ya asignados se visualiza como el importe asignado y la parte del importe de la transacción que aún no se ha asignado se visualiza como el importe pendiente. Si se debe reembolsar un pago, por ejemplo, porque la cuenta se ha debitado incorrectamente, organice una contabilización en un período anterior con el banco y anule el pago en el sistema. Se introduce un motivo de devolución y se selecciona Acciones Marcar como devolución . Una vez el banco ha abonado el importe adecuado en su cuenta y lo ha confirmado en su extracto bancario, puede asignar la posición de reembolso en la vista Asignación del pago. Para obtener más información, véase Guía rápida para asignación de pagos [página 222]. 3.
Opcional: Si desea anular las modificaciones que se han llevado a cabo en la propuesta de asignación en el sistema, seleccione Acciones Crear propuesta . De este modo, todas las entradas que se han realizado se sobrescriben y la propuesta se reinicializa al estado que tenía cuando se abrió por primera vez. Por otro lado, puede llevar a cabo esta acción si, una vez se ha abierto y verificado la tarea en el sistema, se añaden datos, por ejemplo, datos bancarios de un cliente o proveedor. La asignación se vuelve a iniciar y el sistema puede hallar los datos que faltaban en un principio.
4.
Seleccione Contabilizar . Si desea grabar la asignación inicialmente como borrador sin volver a liberarlo, haga clic en Grabar .
Resultado La asignación que se ha llevado a cabo y completado manualmente, asegura que el sistema pueda continuar el proceso de pago y pueda iniciar con una compensación de pagos automática.
Ejemplo Un empleado recibe la notificación de que la información del interlocutor comercial falta para un pago entrante. El empleado abre la vista Asignación de pagos y encuentra la asignación del pago relevante. Examina el pago y lo asigna al interlocutor comercial correcto comparando la información del pago con cualquier factura pendiente. Para seleccionar el interlocutor comercial correcto para la asignación del pago, el usuario puede utilizar información como la vía de pago, importe, moneda y fecha de pago.
5.3.2.2 Reglas de análisis de línea de nota Resumen Una vez que ha liberado una transacción de pago, durante la asignación de pagos el sistema dedice asignarlo al correspondiente cliente, proveedor, partida abierta o cuenta, por ejemplo. Si esta asignación automática resulta fallida, el sistema genera una tarea de asignación manual. A fin de lograr tantas asignaciones automáticas como sea posible, puede crear sus propias reglas basadas en el contenido de línea de nota. Estas reglas afectan al modo en que sus transacciones de pago (por ejemplo, extractos bancarios o cheques entrantes) se asignan en función de la
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información que aparece en la línea de nota. Se asignan para busar información de estructura que puede utilizarse para asignar pagos de forma automática. Al crear una regla, se define qué información se espera que contenga la línea de nota (por ejemplo, un número de factura o un importe) y a dónde debe asignarse el pago. Puede crear reglas de análisis de líneas de nota en las siguientes pantallas: ●
Centro de trabajo Gestión de pagos, vista Asignación de pagos: Seleccione una asignación de pago de la lista de trabajo y haga clic en Editar . En la vista Asignación de pagos, haga clic en el enlace Editar reglas para analizar líneas de nota.
●
Centro de trabajo Configuración empresarial, vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y, luego, seleccione la actividad Parametrizaciones globales para pago de la lista de actividades. En la pantalla de detalles de la actividad, haga clic en el enlace Editar reglas para analizar líneas de nota en la sección Reglas para analizar líneas de nota. Para poder acceder a esta funcionalidad, debe tener asignado el centro de trabajo Configuración empresarial. Generalmente, las parametrizaciones de configuración son realizadas por un administrador. Si no tiene asignado el centro de trabajo Configuración empresarial, comuníquese con un administrador.
Flujo de proceso Cuando utilice sus propias reglas de análisis de línea de nota, el sistema procede como sigue durante la asignación de pagos: Analiza la línea de nota relevante utilizando la regla y luego utiliza la información obtenida para buscar el objetivo de asignación correcto, es decir, el elemento al que debe asignarse la transacción de pago, por ejemplo: ●
Si el sistema identifica un número de factura correspondiente en la línea de nota basado en la definición de regla, intenta encontrar la factura pertinente y liquidarla de forma automática.
●
Si el sistema detecta gastos bancarios en la línea de nota de acuerdo con la definición de regla, automáticamente contabiliza el importe especificado como gastos bancarios.
Puede crear reglas de análisis de línea de nota en distintos modos de definición en función del contenido que se deba identificar en la línea de nota. Los modos siguientes están disponibles tal como se describe a continuación: 1.
Modo de concepto de búsqueda Utilice este modo si quiere buscar un concepto específico en la línea de nota, por ejemplo, un número de factura o un número de cliente. Puede definir el resultado de búsqueda utilizando diversos parámetros. Para crear una regla en el modo de concepto de búsqueda, haga clic en Añadir fila . Introduzca un nombre de norma y una descripción para su norma nueva. Desde la lista desplegable Tipo de regla, seleccione el objeto de búsqueda para el que quiere crear la regla. Desde la lista desplegable Modo de definición de regla, seleccione Buscar concepto. Indique los valores relevantes en las dos secciones que se describen a continuación: ● Concepto de búsqueda En el campo Texto antes de resultado de búsqueda, puede indicar textos que es probable que precedan al resultado de la búsqueda en la línea de nota. Puede crear una cantidad cualquiera de textos precedentes para cubrir el mayor número de variaciones posible añadiendo líneas nuevas e indicando los textos correspondientes. Si está creando una regla para buscar números de factura, por ejemplo, puede indicar "Factura:", "Fact.:", "FC:", etc. ●
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Descripción de la regla En esta sección, puede especificar las partes individuales del resultado de búsqueda utilizando los parámetros siguientes:
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2.
○
Prefijo de resultado de búsqueda Introduzca los caracteres que precederán a cada resultado de esta regla.
○
Sufijo de resultado de búsqueda Introduzca los caracteres que seguirán a cada resultado de esta regla.
○
Longitud mínima Introduzca la cantidad mínima de caracteres dentro de la parte variable del resultado de búsqueda.
○
Longitud máxima Introduzca la cantidad máxima de caracteres dentro de la parte variable del resultado de búsqueda.
○
Alfanumérico Seleccione esta casilla de verificación si desea permitir números y letras en la parte variable del resultado de búsqueda. En este caso, se encuentra el siguiente ejemplo de resultado de búsqueda: “CI-595AB9”. Si no marca esta casilla, solamente se encontrarán resultados que contengan números como, por ejemplo, "CI-595659".
Modo de texto y de reserva-espacio Utilice este modo si quiere que en la línea de nota se busque una combinación de texto y una o más reservasespacio, por ejemplo de importes o fechas. Puede definir la regla de forma que solo se contabilice automáticamente una reserva-espacio, por ejemplo en una cuenta o como tasas/interés. Para crear una regla en el modo de texto y reserva-espacio, haga clic en Añadir fila . Introduzca un nombre de norma y una descripción para su norma nueva. Desde la lista desplegable Tipo de regla, seleccione el objeto de búsqueda para el que quiere crear la regla. Desde la lista desplegable Modo de definición de regla, seleccione Texto y reserva-espacio. Indique los valores relevantes en las dos secciones que se describen a continuación: ● Texto y reserva-espacio En esta sección, puede especificar la estructura de texto y reservas-espacio: ○ Buscar texto incluyendo reservas-espacio Introduzca el texto a buscar e indique las variables de reserva-espacio donde las espera en la línea de nota. Indique las variables de reserva-espacio con el formato "&1", "&2", "&2" a "&9". ○
Selección de resultados Seleccione si una reserva-espacio específica o el importe total de la transacción (principalmente el correspondiente a la posición de extracto de cuenta) se utilizarán para procesar el resultado. Observe que si selecciona una reserva-espacio específica como resultado, la moneda se deriva del extracto bancario (o verificación).
○
Crédito/Debe Seleccione si el sistema debe interpretar el importe como positivo o como negativo.
Observe que si crea y define una regla con el modo de definición de regla Concepto de búsqueda o Texto y reserva-espacio sin grabarla, y luego selecciona un modo de definición de regla distinto, se pierden todos los detalles de definición de regla que están situados por debajo de la tabla de Resumen de reglas. ●
Definición de reserva-espacio ○ Tipo de reserva-espacio Seleccione el formato con que el sistema debe interpretar cada reserva-espacio. Los valores disponibles son formatos de importe, de fecha o una reserva-espacio general sin un formato específico. ○
Longitud mínima Si selecciona la reserva-espacio general como tipo de reserva-espacio, puede indicar una longitud mínima.
○
Longitud máxima Si selecciona la reserva-espacio general como tipo de reserva-espacio, puede indicar una longitud máxima.
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Observe que si crea y define una regla con el modo de definición de regla Concepto de búsqueda o Texto y reserva-espacio sin grabarla, y luego selecciona un modo de definición de regla distinto, se pierden todos los detalles de definición de regla que están situados por debajo de la tabla de Resumen de reglas. 3.
Modo experto Si necesita una regla más compleja que los dos modos que se describen arriba, puede crear su propio patrón de reglas en función de sus necesidades en forma de una expresión regular basada en POSIX. Al crear una expresión regular de este tipo, puede definir una regla hecha a la medida del resultado de búsqueda que espera. Para crear una regla en el modo experto, haga clic en Añadir fila . Introduzca un nombre de norma y una descripción para su norma nueva. Desde la lista desplegable Tipo de regla, seleccione el concepto de búsqueda para el que quiere crear la regla. Desde la lista desplegable Modo de definición de regla, seleccione Experto. A continuación se muestran dos ejemplos de expresiones regulares con las correspondientes explicaciones utilizadas como reglas de análisis de línea de nota: 1.
2.
\b(?:Customer:\s+)(\d{ 5, 10})\b ● Los operadores ” \b” unen el comienzo y el final de una palabra. ●
Una pareja de paréntesis como “(…)” representan una subexpresión, también llamada subgrupo. En la primera expresión hay dos subexpresiones: “(?:Customer:\s+)” y “(\d{ 5, 10})”. La primera subexpresión comienza por “(?:”lo que indica que la parte del texto que coincide con esta subexpresión no se devuelve como resultado mientras que la coincidencia para la segunda subexpresión se devuelve como resultado.
●
La declaración “d{5,10}” describe la secuencia de 5 a 10 dígitos.
\b(MCFLY\d{ 1, 2})\b En este ejemplo, se lanza una búsqueda de palabras que comienza por "MCFLY" seguida de un número que contiene de uno a dos dígitos.
Observe que cuando se indican expresiones regulares se espera que contengan exactamente una subexpresión que se define como resultado a devolver (es decir, una pareja de paréntesis sin "?:" al comienzo). Las reglas de análisis de línea de nota pueden definirse de forma muy específica o más genérica. Cuando se crean reglas genéricas, puede que dos reglas que se solapan den un resultado (gastos bancarios, por ejemplo). En este caso, el sistema no puede asignar la transacción completa de forma unívoca y, por lo tanto, lanza una tarea de asignación manual.
Simulación Dispone de una función de simulación para poder verificar cómo funcionarán las reglas que crea. Una vez que ha creado y grabado una regla, puede hacer clic en Simular e indicar una línea de nota de muestra, por ejemplo, un texto de línea de nota que ya ha recibido en un pago de cliente. La simulación busca y visualiza todas las reglas que tienen resultados en la misma línea de nota junto con los fragmentos correspondientes extraídos de la línea de nota.
Consulte también Asignar una cuenta de mayor a una regla de análisis de línea de nota [página 233] Busque líneas de nota para números de factura [página 230] Creación de reglas de análisis de línea de la nota para casos de utilización común [página 235] Tipos de regla para analizar líneas de nota [página 229] Buscar partidas abiertas para pagos iniciados de forma externa [página 90]
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5.3.2.3 Tipos de regla para analizar líneas de nota Resumen Cuando se crea una regla para analizar líneas de nota, se tiene que seleccionar un tipo de regla. Así, se especifica qué tipo de información quiere buscar en la correspondiente línea de nota. La lista siguiente muestra los tipos de regla disponibles y explica para qué transacciones empresariales pueden utilizarse y cómo funcionará la regla correspondiente. Tipo de regla
Transacción comercial
Descripción
Referencia externa de débito abierta
Débito directo de salida
La regla busca un débito abierto sobre la base de la referencia externa. Si la posición de débitos relevante existe, el sistema le asigna el pago en el proceso de asignación de pagos. Un ejemplo habitual de referencia externa de débito es el ID de documento externo en una factura de proveedor.
ID de documento de crédito abierto
Transferencia bancaria recibida, lockbox
La regla busca un crédito abierto en función del ID de documento. Si existe el débito relevante, el sistema le asigna el pago durante el proceso de asignación de pagos. Un ejemplo habitual de referencia de ID de documento es el ID que aparece en una factura de cliente.
Referencia externa de posición vencida abierta
Transferencias bancarias recibidas, débito directo de salida, lockbox
La regla busca un débito abierto o un crédito abierto sobre la base de la referencia externa. Si existe la posición relevante, el sistema le asigna el pago durante el proceso de asignación de pagos. Son ejemplos habituales de referencias externas de posición vencida, el ID de documento externo de una factura de proveedor y la referencia externa que aparece en una factura de cliente.
Cliente
Transferencias bancarias recibidas, débito directo de salida, lockbox
La regla busca un ID de cliente. Si el ID de cliente relevante existe en la línea de nota, se utilizará para buscar las posiciones abiertas de dicho cliente.
Proveedor
Transferencias bancarias recibidas, débito directo de salida, lockbox
La regla busca un ID de proveedor. Si el ID de proveedor relevante existe en la línea de nota, se utilizará para buscar las posiciones abiertas de dicho proveedor.
Socio comercial Transferencias bancarias recibidas, débito directo de salida, lockbox
La regla busca un ID de cliente o de proveedor. Si el ID de cliente o de proveedor relevante existe en la línea de nota, se utilizará para buscar las posiciones abiertas de dicho cliente o proveedor.
Asignación de cuenta
Todas las La regla busca un patrón específico (puede contener un importe). Esta transacción transacciones puede asignarse a un cliente especificado. bancarias, lockbox
Comisión por transacción bancaria
Todas las transacciones bancarias
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La regla busca un importe de transacción de gastos bancarios y lo contabiliza por separado como definido en la regla.
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Referencia DME Transferencia bancaria de salida, débito directo recibido, depósito de cheques, cheque saliente, devolución saliente de un pago recibido, devolución recibida de un pago efectuado
La regla busca una referencia ISD (intercambio de medio de datos). La referencia ISD es un identificador que se transfiere cuando se crea un pago iniciado de forma interna en el sistema. Una vez se confirma el pago con la posición de extracto bancario correspondiente incluida la referencia ISD, el proceso de asignación de pagos utiliza esta referencia para confirmar el pago iniciado de forma interna. Si bien las referencias ISD suelen ocupar un campo exclusivo, también pueden utilizarse en la línea de nota.
Gastos bancarios
Débito directo de salida, gastos bancarios
La regla busca un gasto bancario y lo contabiliza por separado como definido en la regla.
Interés bancario
Transferencia bancaria recibida, intereses bancarios
La regla busca un importe de interés bancario y lo contabiliza por separado como definido en la regla.
Referencia externa de crédito abierta
La regla busca un crédito abierto sobre la base de la referencia externa. Si existe el crédito relevante, el sistema le asigna el pago durante el proceso de asignación de pagos. Un ejemplo habitual de referencia externa de créditos es la referencia externa que aparece en una factura de cliente.
Referencia de pago de crédito abierto
La regla busca un crédito abierto a partir de la referencia de pago (que se especifica en la posición vencida abierta, por ejemplo, con el documento de pago de número de referencia [ISR] del método de pago suizo). Si existe la posición de crédito relevante, el sistema le asigna el pago durante el proceso de asignación de pagos. Un ejemplo de referencia de pago de crédito es el número de referencia ISR en una factura de cliente.
Consulte también Reglas de análisis de línea de nota [página 225]
5.3.2.4 Busque líneas de nota para números de factura Resumen Si utiliza tipos de error de línea de nota, puede, entre otras cosas, crear normas de búsqueda para encontrar números de factura. Esto puede ser útil si desea automatizar el proceso de asignación de pagos en el sistema y así reducir los esfuerzos manuales. Normas de este tipo son útiles si sus clientes o proveedores acostumbran a copiar los números de factura en las líneas de nota al realizar pagos. Mediante estas normas, el sistema puede extraer los números de factura relevantes de las líneas de nota. Si el sistema encuentra números de factura, asignará los pagos correspondientes a las posiciones de factura adecuadas. Puede crear reglas de análisis de líneas de nota en las siguientes pantallas: ●
Centro de trabajo Gestión de pagos, vista Asignación de pagos: Seleccione una asignación de pago de la lista de trabajo y haga clic en Editar . En la vista Asignación de pagos, haga clic en el enlace Editar reglas para analizar líneas de nota.
●
Centro de trabajo Configuración empresarial, vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y, luego, seleccione la actividad Parametrizaciones globales para pago de la lista de actividades. En la
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pantalla de detalles de la actividad, haga clic en el enlace Editar reglas para analizar líneas de nota en la sección Reglas para analizar líneas de nota. Para poder acceder a esta funcionalidad, debe tener asignado el centro de trabajo Configuración empresarial. Generalmente, las parametrizaciones de configuración son realizadas por un administrador. Si no tiene asignado el centro de trabajo Configuración empresarial, comuníquese con un administrador.
Ejemplo Para ilustrar cómo puede crear normas para buscar números de factura en las líneas de nota, se utiliza el ejemplo siguiente: En la empresa recibe pagos de facturas de clientes. Los números de factura siguen el patrón MCCI-. Las líneas de nota para pagos normalmente incluyen los números de factura correspondientes en sus líneas de nota siguiendo el mismo patrón. Las líneas de nota para pagos se parecen a los ejemplos siguientes: Pago de número de factura MCCI-9875468 de 05-06-2010 Su factura: MCCI-78544, 04-06-2010, CLIENTE 656548 Pago Fact.: MCCI-00445557, 04-06-2010, Orden 3547656548 Nuestra orden 434, factura: 555008, 04-11-2011 Clte.:5584441
A partir de estos ejemplos podemos extraer las estructuras de línea de nota siguientes: ●
Número de factura: MCCI-
●
Factura: MCCI-
●
Fact.:MCCI-
●
Factura:
Como los pagos con referencia a línea de nota con combinaciones de este tipo ocurren a menudo, desea crear normas que cubran estos patrones para automatiza el proceso de asignación de pagos. Las normas que crea deben consistir en varias partes, como un prefijo, un número y un sufijo. En este ejemplo concreto, se necesitan dos normas porque en el último ejemplo falta el prefijo del número de factura.
Procedimiento 1.
Cree una norma para números de factura completos Los tres primeros patrones de ejemplo se pueden cubrir con una norma porque tienen la misma estructura que consiste en un texto precedente, el prefijo de factura y el número de factura. a.
En la tabla Resumen de normas, haga clic en Añadir fila .
b.
Introduzca un nombre de norma y una descripción para su norma nueva. Ya que desea buscar facturas de cliente, seleccione Abrir ID de documento a cobrar de la lista desplegable Tipo de norma. De la lista desplegable Modo de definición de norma, seleccione Buscar término.
c.
En la tabla Texto antes de resultado de búsqueda, introduzca las tres entradas siguientes mediante Añadir fila :
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●
Número de factura: Asegúrese de que el indicador Espacios permitidos está seleccionado porque un espacio en blanco separa el texto precedente del número de factura.
●
Factura: Asegúrese de que el indicador Espacios permitidos está seleccionado porque un espacio en blanco separa el texto precedente del número de factura.
●
Fact.: Desmarque el indicador Espacios permitidos porque no hay un espacio en blanco que separa el texto precedente del número de factura.
d.
e.
2.
En la sección Descripción de resultado, introduzca los valores siguientes en los campos correspondientes: ● Prefijo de resultado de búsqueda: MCCI●
Longitud mínima: 5
●
Longitud máxima:8
●
Indicador alfanumérico: desmarcado
Grabe la norma. Con esta norma, se encontrarán los fragmentos siguientes de la línea de nota correspondiente: ● Número de factura: MCCI-9875468 ●
Factura: MCCI-78544
●
Fact.:MCCI-00445557
Cree una norma para números de factura incompletos En el patrón de ejemplo "Factura: ", falta el prefijo del número de factura tal como existe en el sistema. Los cliente pueden quitar el prefijo en la línea de nota deliberadamente pensando que no pertenece al número de factura real. Con la norma explicada más abajo puede cubrir este caso porque la norma se puede definir para buscar una referencia incompleta. Puede especificar dentro de la norma qué prefijo o sufijo debe añadirse y utilizarse para el proceso posterior del resultado de búsqueda. a.
En la tabla Resumen de normas, haga clic en Añadir fila .
b.
Introduzca un nombre de norma y una descripción para su norma nueva. Ya que desea buscar facturas de cliente, seleccione Abrir ID de documento a cobrar de la lista desplegable Tipo de norma. De la lista desplegable Modo de definición de norma, seleccione Buscar término.
c.
En la tabla Texto antes de resultado de búsqueda, introduzca Factura y asegúrese de que se ha seleccionado el indicador Espacios permitidos.
d.
En la sección Descripción de resultado, deje vacío el campo Prefijo de resultado de búsqueda. Introduzca los valores de longitud mínima y máxima adecuados en función de la longitud que espere que tengan los números de factura.
e.
En la tabla Resumen de normas, vaya a la columna Prefijo añadido al resultado e introduzca el valor que debe insertarse antes del número de factura incompleto: MCCI-.
f.
Grabe la norma. Con esta norma, se encontrará el fragmento siguiente de la línea de nota correspondiente: ● Factura: 555008
Simule sus normas 1.
Para probar normas nuevas, haga clic en Simular .
2.
Introduzca un texto de línea de nota apropiado para verificar qué resultados encontrará la norma (por ejemplo, número de factura: MCCI-9875468).
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3.
Haga clic en Simular . Los resultados que se encontrarán mediante las normas se visualizan en la sección Normas existentes. Si el pago del cliente se visualiza en esta sección, las normas y su asignación funcionarán como se espera.
4.
Repita el segundo y tercer paso para cada una de las normas nuevas.
Consulte también Reglas de análisis de línea de nota [página 225]
5.3.2.5 Asignar una cuenta a una regla para analizar líneas de nota Resumen Si utiliza reglas de análisis de líneas de nota, puede crear asignaciones de manera que las reglas contabilicen un resultado de búsqueda a cuentas de mayor específicas. Puede ser de ayuda si desea automatizar la contabilización de ingresos o gastos periódicos. También puede especificar que el importe que se debe contabilizar en una cuenta de mayor también se tiene que asignar a un centro de coste o a un proyecto. Este documento muestra cómo puede configurar el sistema para contabilizar un importe de transacción o una parte del mismo en una cuenta de mayor basándose en un ejemplo concreto. Puede crear reglas de análisis de líneas de nota en las siguientes pantallas: ●
Centro de trabajo Gestión de pagos, vista Asignación de pagos: Seleccione una asignación de pago de la lista de trabajo y haga clic en Editar . En la vista Asignación de pagos, haga clic en el enlace Editar reglas para analizar líneas de nota.
●
Centro de trabajo Configuración empresarial, vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y, luego, seleccione la actividad Parametrizaciones globales para pago de la lista de actividades. En la pantalla de detalles de la actividad, haga clic en el enlace Editar reglas para analizar líneas de nota en la sección Reglas para analizar líneas de nota. Para poder acceder a esta funcionalidad, debe tener asignado el centro de trabajo Configuración empresarial. Generalmente, las parametrizaciones de configuración son realizadas por un administrador. Si no tiene asignado el centro de trabajo Configuración empresarial, comuníquese con un administrador.
Ejemplo Para ilustrar cómo puede crear contabilizaciones automáticas en cuentas de mayor mediante reglas de análisis de líneas de notas, vea el ejemplo siguiente: Cada mesa, paga las cuotas de leasing de dos coches mediante débito directo como modalidad de pago. Esto significa que la empresa de leasing de los coches tiene autorización para cobrar los pagos mensuales de su cuenta bancaria. La línea de nota incluye los gastos de cada coche. Desea contabilizar estos gastos en distintos centros de coste. El importe de la factura mensual es de 800,00 euros, que se divide en dos importes de pago de 250 euros y 550 euros. Nº clte. Akron Cars 0499643 Coche F-DAA56 250,00 euros Coche F-DAA57 550,00 euros SAP Business ByDesign 1302 Gestión de pagos
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Dado que este patrón de línea de nota es el mismo cada mes, desea automatizar la contabilización de los gastos de leasing creando las correspondientes reglas de análisis de líneas de nota. Para cubrir estas transacciones, debe crear dos reglas, una regla para cada importe de cuota de leasing indicado en la línea de nota. En una etapa adicional, tiene que asignar las reglas a la correspondiente contabilización de cuenta de mayor con el centro de coste específico para cada coche.
Procedimiento 1.
Crear un conjunto de reglas ●
Crear una regla para el coche F-DAA 56 a.
En la tabla Resumen de reglas, haga clic en Añadir fila .
b.
Introduzca un nombre de regla y una descripción para su regla nueva. Desde la lista desplegable Tipo de regla, seleccione Asignación de cuentas. Desde la lista desplegable Modo de definición de regla, seleccione Texto y reserva-espacio.
c.
En el campo Buscar texto incl. reserva-espacio, introduzca el texto siguiente: Nº clte. Akron Cars 0499643 Coche F-DAA56 &1 euros Coche F-DAA57 &2 euros. Pulse Intro para actualizar la tabal Definición de reserva-espacio con las variables de reserva-espacio que ha introducido.
d.
Asigne los siguientes tipos de reserva-espacio a las variables: ● Reserva-espacio número 1: Importe en formato 12.345,67 ●
Reserva-espacio número 2: Importe en formato 12.345,67
Pulse Intro .
●
2.
e.
Desde la lista desplegable Importe resultado, seleccione &1 (para el primer importe de cuota de leasing). A continuación, seleccione Débito de la lista desplegable junto a la variable seleccionada.
f.
Grabe la regla.
Crear una regla para el coche F-DAA 57 a.
Seleccione la regla que creó en la etapa 1.
b.
Copie la regla seleccionándola en la tabla Resumen de reglas y haciendo clic en Copiar . Introduzca un nombre de regla y una descripción para su regla nueva.
c.
Desde la lista desplegable Importe resultado, seleccione &2 (para el segundo importe de cuota de leasing).
Asignar una cuenta de mayor a las reglas Después de haber creado las reglas, tiene que especificar la cuenta de mayor y los centros de coste en los que se contabilizará cada parte de todas las cuotas de leasing. ●
3.
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Asignar una cuenta de mayor y un centro de coste a las reglas a.
En la tabla Resumen de reglas, haga clic en Asignar cuenta a regla .
b.
En la pantalla Asignar cuentas a regla para analizar líneas de nota, haga clic en Añadir fila .
c.
Seleccione la regla que ha creado para identificar la cuota de leasing para el primer coche FDAA56. Si es necesario, puede introducir el ID de empresa.
d.
Desde la lista desplegable Cuenta de mayor, seleccione la cuenta de mayor adecuada, por ejemplo, 7370 – Alquiler o leasing.
e.
Seleccione el centro de coste en el que desea contabilizar la cuota de leasing del coche.
f.
Repita las etapas b. a f. para el segundo coche F-DAA57 con un centro de coste distinto.
g.
Grabe la asignación.
Simule sus reglas
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a.
Para probar las reglas que acaba de crear, haga clic en Simular .
b.
Introduzca el texto de línea de nota incluido en los pagos de su cliente: Nº clte. Akron Cars 0499643 Coche F-DAA56 250,00 euros Coche F-DAA57 550,00 euros.
c.
Haga clic en Simular . Los resultados de la búsqueda se visualizan en la sección Reglas existentes. Si su pago a la empresa de leasing se visualiza en esta sección, las reglas y su asignación funcionarán como se espera. La simulación sólo es con fines de prueba. No se efectuarán contabilizaciones reales con esta función.
Consulte también Reglas de análisis de línea de nota [página 225]
5.3.2.6 Creación de reglas de análisis de línea de la nota para casos de utilización común Resumen Puede crear reglas de análisis de líneas de nota para optimizar y automatizar el proceso de asignación del pago. Con estas reglas, el sistema analiza las líneas de nota de pagos entrantes y salientes para información acerca de los números de factura, partidas abiertas y clientes o proveedores, por ejemplo, para hallar el pago correspondiente en el sistema. Este documento describe la forma en la que puede definir reglas de análisis de línea de nota para casos de utilización comunes y sirve como guía para crear sus propias reglas designadas para escenarios distintos. Puede crear reglas de análisis de líneas de nota en las siguientes pantallas: ●
Centro de trabajo Gestión de pagos, vista Asignación de pagos: Seleccione una asignación de pago de la lista de trabajo y haga clic en Editar . En la vista Asignación de pagos, haga clic en el enlace Editar reglas para analizar líneas de nota.
●
Centro de trabajo Configuración empresarial, vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y, luego, seleccione la actividad Parametrizaciones globales para pago de la lista de actividades. En la pantalla de detalles de la actividad, haga clic en el enlace Editar reglas para analizar líneas de nota en la sección Reglas para analizar líneas de nota. Para poder acceder a esta funcionalidad, debe tener asignado el centro de trabajo Configuración empresarial. Generalmente, las parametrizaciones de configuración son realizadas por un administrador. Si no tiene asignado el centro de trabajo Configuración empresarial, comuníquese con un administrador.
Para obtener más información acerca de las reglas de análisis de línea de nota y su creación en general, consulte Reglas de análisis de línea de nota [página 225].
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Detalles de definición de regla para casos de utilización múltiple Para crear una regla de análisis de línea de nota, navegue hasta la pantalla Reglas para analizar líneas de nota. En la tabla Resumen de reglas, haga clic en Añadir fila . Defina su regla de acuerdo con los detalles indicados abajo y grábela. Las secciones siguientes le proporcionan las opciones que debe seleccionar y los valores que se deben introducir en varios escenarios de definición de regla utilizando líneas de nota de ejemplo con fines de ilustración.
Búsqueda de números de factura en la línea de nota Ejemplo de línea de nota:
Factura CI-654851 del 04-08-2011 Explicación: La línea de nota contiene el número de factura precedido por el texto "Factura". El número de factura consiste en el prefijo fijo “CI” (de “Customer Invoice” o factura de cliente) y una parte variable con una longitud de entre 6 y 8 caracteres. Desea extraer el número de factura con el prefijo de la línea de nota. Crear la regla dentro de los parámetros siguientes: Columna o nombre del campo
Selección o Entrada de usuario
Modo de definición de regla
Concepto de búsqueda
Tipo de regla
ID de documento de crédito abierto
Texto antes del resultado de la búsqueda
Factura
Prefijo de resultado de búsqueda
CI-
Longitud mínima
6
Longitud máxima
8
Alfanumérico
[Desmarcar]
Búsqueda de números de cliente en la línea de nota Ejemplo de línea de nota 1:
Subscripción del cliente CU-054218 Ejemplo de línea de nota 2:
Pago mensual, cliente CU-4218 Explicación: Los textos de línea de nota “Cliente” y “Clte.” que preceden a los números de factura son indicadores del string alfanumérico para hacer referencia a un número de cliente. Para asegurarse de que el número es correcto, puede describir el resultado esperado determinando que el prefijo fijo del número de cliente debe ser “CU-”. La variable numérica puede consistir en de 4 a 10 caracteres. Con la regla que se crea, puede extraer el número de cliente de la línea de nota. Crear la regla dentro de los parámetros siguientes:
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Columna o nombre del campo
Selección o Entrada de usuario
Modo de definición de regla
Concepto de búsqueda
Tipo de regla
Cliente
Texto antes del resultado de la búsqueda Cliente, Clte. (utilice una línea individual para cada valor mediante Añadir línea ) Prefijo de resultado de búsqueda
CU-
Longitud mínima
4
Longitud máxima
10
Alfanumérico
[Desmarcar]
Búsqueda de gastos bancarios o información de interés en la línea de nota Ejemplo de línea de nota:
Pago 2021100 05-11-2011, gastos bancarios: 2,82 EUR Explicación: La línea de nota hace referencia a cargos bancarios. Desea identificar estos gastos bancarios y contabilizarlos a una cuenta adecuada. Para los gastos bancarios, el banco siempre utiliza el mismo texto con solo las cantidades relevantes que difieren de las distintas transacciones. Por eso, en primer lugar se crea una regla para extraer la parte del importe e identificarla como gastos bancarios. Estos gastos se contabilizarán en la cuenta de mayor dedicada a gastos, la cual está definida en la determinación de cuentas. Crear la regla dentro de los parámetros siguientes: Columna o nombre del campo
Selección o Entrada de usuario
Modo de definición de regla
Texto y reserva-espacio
Tipo de regla
Gastos bancarios
Buscar texto incluidos los reserva-espacios
Gastos bancarios: &1 EUR
Tipo de reserva-espacio (de la reserva-espacio 1)
Importe en formato 12.345,67
Importe resultante
&1
Variante: Todo el importe de transacción consiste en gastos bancarios: Gastos bancarios, pago de ref. 2021100 05-11-2011
Esta línea de nota no especifica un importe porque todo el importe de transacción consiste en gastos bancarios. En este caso, utilice también el modo de definición de regla Texto y reserva-espacio. Como texto de búsqueda, puede utilizar “Gastos bancarios, pago ref. &2”. El reserva-espacio &2 se necesita para identificar la parte variable del texto. Como importe de resultado, utilice Importe completo.
Contabilización de gastos en la cuenta de mayor con centro de coste Ejemplo de línea de nota:
Empresa AKRON, gastos, junio 2011 Explicación:
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La línea de nota indica que todo el importe de transacción son gastos. Estos cargos se deben contabilizar en una cuenta de mayor y asignar a un centro de coste. En un primer paso, se crea una regla para identificar el texto “Empresa AKRON, gastos” y en un segundo paso se especifica y asigna una cuenta de mayor y un centro de coste. Crear la regla dentro de los parámetros siguientes: Columna o nombre del campo
Selección o Entrada de usuario
Modo de definición de regla
Texto y reserva-espacio
Tipo de regla
Asignación de cuenta
Buscar texto incluidos los reserva-espacios
Empresa AKRON, gastos
Importe resultante
Importe completo
Haga clic en Asignar cuenta a regla . Añada una línea y desde la lista desplegable de la columna Regla, seleccione la regla para la regla creada y lleve a cabo las selecciones siguientes: Nombre de columna
Selección
Cuenta de mayor
[Seleccione la cuenta de mayor adecuada.]
ID de centro de coste
[Seleccionar el centro de coste adecuado]
Variante: Solo una parte de los importes de transacción consiste en gastos: Empresa AKRON, 10,00 USD gastos, junio 2011
Explicación: La estructura de la línea de nota es similar a la de la parte superior, y la diferencia es el texto de búsqueda y la parte variable (importe). Crear la regla dentro de los parámetros siguientes: Columna o nombre del campo
Selección o Entrada de usuario
Tipo de regla
Asignación de cuenta
Buscar texto incluidos los reserva-espacios
Empresa AKRON, &1 USD gastos
Tipo de reserva-espacio
Importe en formato 12.345,67
Importe resultante
&1
Haga clic en Asignar cuenta a regla y proceda como se indica anteriormente.
Búsqueda de referencias de fichero contenidas en la línea de nota en lugar del campo de extracto bancario dedicado Ejemplo de línea de nota:
Confirmar pago ref.5484512151 Explicación: La línea de nota contiene una referencia a una confirmación de pago (tal como una confirmación de una transferencia bancaria saliente, un depósito de cheque o un cheque saliente), lo cual se suele introducir por parte del banco en un campo dedicado del fichero de extracto bancario.
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Con la regla que se crea, puede encontrar referencias según la línea de nota. Con estas referencias, el sistema intenta hallar el pago correspondiente o el mensaje de pago para confirmar el extracto bancario. Crear la regla dentro de los parámetros siguientes: Columna o nombre del campo
Selección o Entrada de usuario
Modo de definición de regla
Concepto de búsqueda
Tipo de regla
Referencia DME
Texto antes del resultado de la búsqueda
Confirmar pago Ref.
Longitud mínima
3
Longitud máxima
32
Variante: Utilización del tipo de regla “Texto y reserva-espacio” para extraer la referencia del fichero de la línea de nota. Crear la regla dentro de los parámetros siguientes: Columna o nombre del campo
Selección o Entrada de usuario
Modo de definición de regla
Texto y reserva-espacio
Tipo de regla
Referencia DME
Buscar texto incluidos los reserva-espacios
Confirmar pago ref. &1
Tipo de reserva-espacio
Reserva-espacio general
Longitud mínima
3
Longitud máxima
32
Selección de resultados
&1
Búsqueda de factura incompleta o números de cliente (por ejemplo debido a que falta prefijo) Ejemplo de línea de nota:
Pago por factura de cliente: 849845 Explicación: El cliente desea pagar la factura “CI-849845”. El prefijo “CI-” falta de la línea de nota, por ejemplo, porque el cliente que paga la factura no tiene en cuenta que este prefijo es una parte real del número de factura. En primer lugar, debe crear una regla para hallar el número de factura incompleto y, a continuación, dentro de la misma regla, defina que el prefijo (o sufijo) que falta se debería añadir, de modo que el sistema pueda procesar la asignación del pago con el número de factura completo. Crear la regla dentro de los parámetros siguientes: Columna o nombre del campo
Selección o Entrada de usuario
Modo de definición de regla
Concepto de búsqueda
Tipo de regla
Abrir posición de referencia de crédito
Texto antes del resultado de la búsqueda
Pago por factura de cliente:
Prefijo de resultado de búsqueda
[dejar vacío]
Sufijo de resultado de búsqueda
[dejar vacío]
Longitud mínima
6
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Longitud máxima
8
Prefijo añadido al resultado
CI-
Consulte también Reglas de análisis de línea de nota [página 225] Asignar una cuenta de mayor a una regla de análisis de línea de nota [página 233] Busque líneas de nota para números de factura [página 230] Tipos de regla para analizar líneas de nota [página 229]
5.4 Vista Gastos menores 5.4.1 Guía rápida de Gastos menores En la vista Caja de gastos menores puede crear y supervisar la caja de gastos menores de su empresa y a su vez registrar los pagos en efectivo entrantes y salientes realizados desde o a la caja de gastos menores. El efectivo puede ser transferido entre distintas ubicaciones de gastos menores y desde y hacia cuentas bancarias. Puede crear tantos fondos de gastos menores para su empresa como sean necesarios y visualizarlos en el diario de caja donde se registran los pagos en efectivo entrantes y salientes y el historial completo de transacciones para un fondo de caja de gastos menores específico. Los pagos que pueden introducirse en esta vista incluyen los pagos de compras ocasionales y las transacciones en las que hay implicados clientes o proveedores. Puede acceder a esta vista desde los centros de trabajo Gestión de pagos y Gestión de liquidez. La creación de nuevos gastos menores solo es posible desde el centro de trabajo Gestión de liquidez.
Conceptos básicos Pagos recibidos El proceso de pago recibido cubre la adquisición de fondos disponibles de la empresa. Por tanto, un pago recibido aumenta el efectivo y los equivalentes de efectivo, como el saldo de caja o el saldo bancario. Un pago recibido no aumenta necesariamente los activos financieros (incluídos débitos y créditos a corto plazo). La compensación de un crédito por un pago recibido aumenta el saldo de la cuenta bancaria. A la vez también vence el crédito, pero no se modifican los activos financieros. Para más información, vea Pagos recibidos [página 32]
Salidas de pagos El proceso de pago saliente cubre la baja de fondos disponibles de la empresa. Los pagos salientes disminuyen la disponibilidad de liquidez, como el saldo de caja o el saldo bancario. Un pago saliente no disminuye necesariamente los activos financieros (incluídos débitos y créditos a corto plazo). La compensación de un débito por un pago saliente reduce el saldo de la cuenta bancaria. A la vez también vence el débito, pero no se modifican los activos financieros. Para obtener más información, consulte Salidas de pagos [página 11].
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Editar las transacciones de punto de venta La vista Transacciones de punto de venta le permite procesar transacciones de ventas y transacciones de caja, como transferencia de efectivo o transacciones de cierre de caja, desde un sistema externo. Una transacción en el punto de venta es, normalmente, una transacción comercial que se realiza en el punto de ventas y que se registra posteriormente en un sistema externo (remoto) antes de transferirla, más adelante, al sistema SAP Business ByDesign. Si una transacción de ventas o de caja está completa y es consistente, el sistema la procesa automáticamente y la envía a Gestión financiera y a Gestión de inventario. No obstante, si la transacción de ventas o de caja está incompleta o es inconsistente, puede utilizar la vista Transacciones de ventas y Transacciones de caja para recibir, analizar y procesar los datos de la transacción de ventas. A continuación, puede visualizar y corregir los datos antes de liberarlos a Gestión financiera y Gestión de inventario. Para obtener más información, consulte Procesamiento de transacción de punto de venta [página 61].
Tareas Crear gastos menores 1.
Haga clic en Nuevo y a continuación en Gastos menores. En la pantalla Gastos menores nuevos, indique los datos básicos para el nuevo fondo de gastos menores. Además del ID de gastos menores, indique la moneda, por ejemplo. El fondo de gastos menores sólo puede crearse con una única moneda. También necesita indicar el grupo de determinación de cuentas. Si desea restringir la autorización para contabilizar transacciones de efectivo a un empleado en particular, especifíquelo en el campo Empleado responsable y fije el indicador en la casilla de selección Autorización restringida.
2.
Haga clic en Grabar . Si desea procesar los pagos en efectivo en distintas monedas, necesita crear un fondo de gastos menores adicional.
Crear una salida de pago en efectivo Para obtener más información sobre esta actividad, consulte aquí [página 244].
Introducir un pago entrante en efectivo Para obtener más información sobre esta actividad, consulte aquí [página 242].
Transferir efectivo Para obtener más información sobre esta actividad, consulte aquí [página 243].
Supervisar las transaccionies de gastos menores en el diario de caja 1.
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Si desea visualizar el diario de caja a través de una lista que contenga todas las transacciones realizadas para un fondo de gastos menores específico, seleccione los gastos menores que desea visualizar y haga click en Vista . En la pantalla Diario de caja para gastos menores: vaya a la lista desplegable Visualizar y seleccione Todo. Todas las entradas y salidas de pagos
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se visualizan juntas con detalles sobre la contabilización, como el documento de identificación y la fecha de contabilización. 2.
Si desea utilizar el diario de caja de gastos menores para los pagos anulados, seleccione el pago relevante y haga click en Anular .
Cerrar gastos menores 1.
Si desea cerrar un fondo de gastos menores que ya no necesite, seleccione los gastos menores desde la columnaID de gastos menores.
2.
En la pantalla Gastos menores: , haga clic en Acciones a continuación en Cerrar gastos menores.
y
Para poder cerrar un fondo de gastos menores, sus entradas deben tener un saldo de cero. Esto significa que necesita asegurarse de que ningún balance de caja se transfiera a ningún otro fondo de gastos menores o a una cuenta bancaria.
5.4.2 Tareas 5.4.2.1 Introducir un pago en efectivo entrante Resumen En sus operaciones comerciales del día a día, puede que reciba pagos de sus clientes u otros pagos ocasionales en efectivo. El sistema registra en el libro de caja estas transacciones, que se supervisan y se liquidan como cualquier otro pago. Los pagos en efectivo entrantes se contabilizan directamente en una cuenta de mayor o en una cuenta de cliente o proveedor en la que el pago entrante pueda asignarse a una posición abierta o introducirse sin asignaciones como un pago a cuenta. Puede crear pagos en efectivo salientes en el centro de trabajo Gestión de pagos en Gastos menores.
Requisitos previos Dispone de al menos un fondo de caja activo con efectivo suficiente para el pago.
Procedimiento 1.
Diríjase a la vista Gastos menores y seleccione el fondo de caja que necesite. Haga clic en Crear y, a continuación, en Pago en efectivo entrante — Referencia a posiciones si desea contabilizar el pago en efectivo entrante en una cuenta de cliente o proveedor o en Pago en efectivo entrante — Contabilización directa en cuenta de mayor si desea contabilizar directamente en una cuenta de mayor adecuada. Puede emplear la misma ruta de navegación si está utilizando el libro de caja.
2.
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Introduzca los detalles de pago relevantes en la nueva pantalla. Introduzca una breve descripción especificando el motivo del pago en efectivo, así como la fecha de recepción del pago, un número de recibo y el pagador. La Fecha de contabilización es, por defecto, la fecha actual. No obstante, en caso necesario puede modificarla.
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a.
Si seleccionó Pago en efectivo entrante — Referencia a posiciones, introduzca el cliente o proveedor relevante en el campo Pagador. Las posiciones abiertas se visualizarán en la tabla Posiciones abiertas. A continuación puede seleccionar las posiciones abiertas a pagar fijando el indicador Verificado junto a las posiciones pertinentes. Si quiere introducir deducciones, como por ejemplo descuentos por pronto pago o reducciones debidas a mercancías dañadas, haga clic en Cuentas y, a continuación, en Aplicar descuento o crédito. Si el pagador desea pagar posiciones abiertas de otro cliente o proveedor, haga clic en Acciones y, a continuación, en Añadir cuenta. Aparecerá una ventana de diálogo donde podrá seleccionar otro cliente o proveedor. Los pagadores disponibles se retienen, pero en la tabla Posiciones abiertas se visualizarán las posiciones abiertas de la cuenta de cliente o proveedor que acaba de seleccionar. Para obtener más información sobre cómo utilizar la tabla Partidas abiertas, consulte Uso de la tabla de partidas abiertas [página 88].
b.
Si seleccionó Pago en efectivo entrante — Contabilización directa en cuenta de mayor, especifique si el pago debe visualizarse como importe bruto o neto en el campo Tipo de entrada. Introduzca el importe de pago en el campo Importe bruto o Importe neto basándose en su selección en la tabla Asignación de cuentas y seleccione la cuenta de mayor adecuada. Si selecciona un código de impuesto, el sistema calculará automáticamente el importe de impuesto. En caso necesario, en la tabla Importes totales de impuestos se visualizarán las contabilizaciones relevantes para los impuestos creadas por sus entradas.
3.
Cuando haya introducido todos los detalles correctamente, haga clic en Contabilizar para grabar el pago entrante en efectivo y contabilizarlo. Haga clic en Cerrar para cerrar el editor y volver a la vista Gastos menores o el libro de caja.
4.
Para cancelar un pago en efectivo entrante, abra el diario de caja seleccionando el fondo de gastos menores relevante y haciendo clic en Visualizar . En la pantalla Diario de caja para gastos menores: , seleccione el pago relevante y haga clic en Anular .
Resultado La contabilización se realiza en la cuenta de mayor o en la cuenta de cliente/proveedor relevante, según sus selecciones. El nuevo pago se visualiza con su número de documento correspondiente en el diario de caja. El libro de caja mostrará el saldo actual, que se habrá visto aumentado por el pago entrante en efectivo. Para obtener una vista previa de una entrada o imprimirla, haga clic en Vista previa de entrada e Imprimir entrada respectivamente.
5.4.2.2 Transferir efectivo Resumen Si su empresa gestiona uno o más fondos de gastos menores para efectuar ciertos pagos en efectivo, tiene que asegurarse que haya suficiente efectivo en el fondo de gastos menores, pero también tiene que evitar que se acumulen importes excesivos. Por esto, es posible hacer transferencias de fondos entre dos fondos de gastos menores, desde gastos menores a cuenta bancaria y viceversa. De este modo puede controlar la liquidez y minimizar los riesgos en seguridad. Puede crear pagos en efectivo salientes en el centro de trabajo Gestión de pagos en Gastos menores.
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Requisitos previos Como mínimo tiene un fondo de gastos menores activo.
Procedimiento 1.
Para transferir efectivo desde un fondo de gastos menores a otro, o de gastos menores a una cuenta bancaria, seleccione Nuevo, Transferencia de fondos salientes. Aparece la ventana Nueva transferencia de fondos salientes. Indique el importe de la transacción, la fecha de contabilización y la fecha de documento para la ubicación de gastos menores de la que se hará la transferencia. Utilice el botón de selección apropiado para especificar si el efectivo debe transferirse a un fondo de gastos menores o a una cuenta bancaria. Depende de lo que haya seleccionado, haga entradas para el ID de gastos menores o el de cuenta bancaria.
2.
Seleccione Contabilizar . Para transferir efectivo de una cuenta bancaria a gastos menores, seleccione Nuevo, Transferencia de fondos entrantes. Aparece la ventana Transferencia de fondos entrantes. Indique el importe de la transacción y el ID de cuenta de la cuenta bancaria desde la que se retirará el efectivo y haga clic en Contabilizar .
Resultado Ha controlado la liquidez de sus gastos menores de las maneras siguientes: con una transferencia de efectivo de su fondo de gastos menores a una cuenta bancaria u otro fondo de gastos menores, o con una transferencia de efectivo a su fondo de gastos menores desde otra ubicación de gastos menores o cuenta bancaria.
5.4.2.3 Crear un pago en efectivo saliente Resumen En sus operaciones comerciales del día a día, a veces es necesario pagar mercancías o servicios en efectivo, aparte de sus procesos de facturación y pagosregulares. Puede pagar estas posiciones utilizando la caja para gastos menores de su empresa. El sistema registra estas transacciones en el libro de caja. Puede crear pagos en efectivo salientes en el centro de trabajo Gestión de pagos en Gastos menores.
Requisitos previos Dispone de al menos un fondo de caja activo con efectivo suficiente para el pago. Los pasos aquí descritos se refieren a gastos de operación ocasionales, como portes, en que se da una suma de dinero a un empleado para cubrir los gastos de un artículo, o el empleado lo paga por su cuenta y posteriormente se le reembolsa. Gastos como este se contabilizan en la cuenta de mayor apropiada en lugar de una cuenta de cliente o proveedor.
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Procedimiento 1.
Diríjase a la vista Gastos menores y seleccione el fondo de caja que necesite. Haga clic en Crear y, a continuación, en Pago en efectivo saliente — Referencia a posiciones si desea pagar facturas de cliente o proveedor o en Pago en efectivo saliente — Contabilización directa en cuenta de mayor si desea contabilizar el pago en efectivo saliente directamente en una cuenta de mayor adecuada. Puede emplear la misma ruta de navegación si está utilizando el libro de caja.
2.
Introduzca los detalles de pago relevantes en la nueva pantalla. Introduzca una breve descripción especificando el motivo del pago en efectivo, así como la fecha de recepción del pago, un número de recibo y el pagador. La Fecha de contabilización es, por defecto, la fecha actual. No obstante, en caso necesario puede modificarla. a.
Si seleccionó Pago en efectivo saliente — Referencia a posiciones, seleccione las partidas abiertas de la lista mostrada y liquídelas con la transacción de pago, o realice los pagos a cuenta sin tener que seleccionar una partida abierta de la lista. Estos pagos se contabilizan en la cuenta de cliente o proveedor respectiva. Si desea pagar posiciones en nombre de otro cliente o proveedor, haga clic en Cuentas y, a continuación Añadir cuenta. Ahora también puede seleccionar desde las partidas abiertas que pertenecen a la cuenta que ha seleccionado. Para obtener más información acerca de cómo editar las partidas abiertas, véase Utilizar la tabla de partidas abiertas [página 88].
b.
Si seleccionó Pago en efectivo saliente — Contabilización directa en cuenta de mayor, especifique si el pago debe visualizarse como importe bruto o neto en el campo Tipo de entrada. En la tabla Asignación de cuenta, seleccione la cuenta de mayor apropiada y el código de impuestos, e introduzca el importe neto o bruto del pago, según el tipo de entrada que haya seleccionado previamente. También puede introducir el centro de coste relevante o el ID de tarea de proyecto. Además puede añadir líneas si introduce posiciones por separado, si divide la contabilización entre diferentes cuentas de mayor, o desea utilizar diferentes códigos de impuestos. Si es necesario también puede borrar líneas.
3.
Cuando haya introducido todos los detalles correctamente, haga clic en Contabilizar para grabar el pago en efectivo saliente y contabilizarlo. Haga clic en Cerrar para cerrar el editor y volver a la vista Gastos menores o el libro de caja.
4.
Para cancelar un pago en efectivo saliente, abra el diario de caja seleccionando el fondo de gastos menores relevante y haciendo clic en Visualizar . En la pantalla Diario de caja para gastos menores: , seleccione el pago relevante y haga clic en Anular .
Resultado Si ha seleccionado la opción Contabilización directa en cuenta de mayor, por ejemplo, el pago en efectivo saliente se contabiliza en la cuenta de mayor seleccionada y el nuevo pago se visualiza con su número de documento correspondiente en el libro de caja. El libro de caja mostrará el saldo actual, que se habrá visto disminuido por el pago entrante en efectivo. Para obtener una vista previa de una entrada o imprimirla, haga clic en Vista previa de entrada e Imprimir entrada respectivamente.
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Ejemplo Un empleado de la empresa necesita una pequeña cantidad en efectivo para enviar un documento empresarial. El empleado paga los portes y obtiene un recibo. El empleado entrega el recibo a la persona responsable de los gastos menores, que lo reembolsará al empleado. En la pantalla Nuevo pago en efectivo saliente introduzca los detalles del pago, tales como el importe, una descripción breve y el destinatario del pago, y seleccione la cuenta de mayor adecuada. Entonces se libera el pago en efectivo. El pago se introduce en el diario de caja de gastos menores y el saldo en efectivo se actualiza automáticamente.
5.5 Vista Depósitos 5.5.1 Guía rápida Depósitos de cheques En la subvista Depósitos de cheques del centro de trabajo Gestión de pagos, puede crear depósitos para cheques entrantes que envíen sus clientes o proveedores y así poder agruparlos y depositarlos en el banco. El documento de depósito es un documento que contiene toda la información necesaria para cobrar el cheque. En esta información se incluye el importe total, la moneda, las referencias a los cheques y la cuenta. Necesita utilizar un depósito de cheque diferente para cada cuenta y cada moneda. Una vez que haya asignado todos los cheques deseados al depósito de cheques, como por ejemplo todos los cheques recibidos en un día, los libera e imprime. A continuación, envía el documento de depósito junto con los cheques en papel al banco, donde se procesarán y se abonarán a la cuenta correspondiente. Su estado de cuenta bancaria muestra que el pago se ha recibido. Todo cheque que asigne a un depósito debe haberse introducido anteriormente en la vista Control de pagos.
Conceptos básicos Pagos recibidos El proceso de pago recibido cubre la adquisición de fondos disponibles de la empresa. Por tanto, un pago recibido aumenta el efectivo y los equivalentes de efectivo, como el saldo de caja o el saldo bancario. Un pago recibido no aumenta necesariamente los activos financieros (incluídos débitos y créditos a corto plazo). La compensación de un crédito por un pago recibido aumenta el saldo de la cuenta bancaria. A la vez también vence el crédito, pero no se modifican los activos financieros. Para obtener más información, consulte Pagos recibidos [página 32]
Asignación y compensación de pagos La asignación de pagos y la compensación son dos pasos distintos pero relacionados implicados en el proceso del pago. La asignación de pagos y la compensación de pagos son procesos necesarios tanto para la entrada como la salida de pagos. El sistema suele llevar a cabo ambas etapas de forma automática. En algunos casos el sistema no puede llevar a cabo estos procesos y creará tareas de asignación de pago manuales o tareas de compensación de pagos manuales que requieren la implicación del usuario. Las distintas situaciones que pueden tener lugar en estas tareas manuales se explican en este punto, ya que se trata de la relación entre la asignación y la compensación del pago. Para obtener más información, consulte Asignación y compensación de pagos [página 192]
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Tareas Verificar los requisitos previos Para poder utilizar un depósito de cheques, debe crear en primer lugar un almacenamiento de cheques. Para ello, vaya al centro de trabajo Gestión de liquidez. Para obtener más información sobre esta tarea, consulte Guía rápida de Datos maestros (Gestión de liquidez) [página 306].
Crear un depósito de cheques 1.
Seleccione
2.
En la pantalla Nuevo depósito de cheques, introduzca los datos necesarios para el depósito de cheques, es decir, además de la información referente a su empresa, indique la cuenta a la que se deban abonar los cheques. En caso de ser necesario, puede sobrescribir los valores de propuesta para los campos siguientes: ● Fecha de contabilización Fecha en la que desea introducir el depósito en la contabilidad financiera.
3.
Crear
Depósito de cheques .
●
Fecha de depósito Fecha en la que desea cobrar el depósito en el banco.
●
Fecha valor Fecha en la que el banco estima liquidar el valor en la cuenta. La fecha fijada es, por defecto, tres días tras la fecha de depósito.
Grabe las entradas.
Asignar a depósito de cheques 1.
En la vista Control de pagos, marque el cheque entrante requerido y seleccione Acciones para cheques Asignar a depósito . También puede acceder a esta funcionalidad si marca un cheque entrante y, a continuación, selecciona Editar .
2.
En el cuadro de diálogo Asignar cheques a depósito, introduzca un ID de depósito existente o seleccione Nuevo depósito de cheques . Si no especifica o selecciona un depósito de cheques en la ventana y confirma el campo vacío, el sistema creará un nuevo depósito de cheques de manera automática en proceso de fondo. Recomendamos que, a continuación, navegue hasta la vista Depósitos de cheques y, si es necesario, sobrescriba los datos bancarios que seleccionó el sistema.
Anular la asignación de un cheque o modificar la asignación a un depósito de cheques 1.
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Si desea anular o modificar la asignación de un cheque (en caso de, por ejemplo, haber asignado por error un cheque a un depósito o si no está listo para cobrar el cheque), seleccione el depósito en la subvista Depósito de cheques. Haga clic en Editar .
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2.
Seleccione la ficha Cheques asignados y marque el cheque. A continuación, seleccione Anular asignación del depósito de cheques . Si desea realizar otra asignación, haga clic en Modificar asignación al depósito e introduzca el ID de depósito de cheques en la ventana visualizada directamente o a través de la ayuda para entradas.
Liberar el depósito o imprimir el documento de depósito 1.
Si crea un depósito de cheques, este tiene el estado En preparación. Antes de poder imprimir un documento de depósito de cheques, deberá liberar el depósito. A partir de ese momento, no podrá asignar más cheques a ese depósito. Marque el depósito de cheques requerido y seleccione
Acciones
Liberar e imprimir documento de
depósito . y podrá enviar al banco el documento impreso junto con los cheques en papel. 2.
Opcional: Si desea liberar un depósito de cheques para realizar su pago, pero no quiere imprimir el documento de depósito (si, por ejemplo, el banco le proporciona el documento en formato papel), seleccione
Acciones
Liberar y fijar como en
transferencia . De este modo, el depósito adquiere el estado necesario para así poder confirmar el pago en el sistema con el estado de cuenta bancaria. Si desde un primer momento selecciona liberar el depósito y no crear un documento impreso, marque el depósito correspondiente y haga clic en Editar . En la pantalla Depósito de cheques: , haga clic en Liberar . Si desea imprimir el documento de depósito de cheques más tarde, seleccione el depósito correspondiente de la lista y haga clic en Imprimir documento de depósito .
Borrar un depósito de cheques Solamente es posible borrar depósitos de cheques si tienen el estado En preparación y si no presentan ningún cheque asignado. No es posible borrar los depósitos de cheques que ya se hayan liberado. 1.
Seleccione el depósito de cheques deseado y haga clic en Borrar .
5.5.2 Guía rápida de Lotes de lockbox Puede utilizar la subvista de Lotes de lockbox para realizar el seguimiento de los cheques entrantes, procesados por sus proveedores lockbox e importados al sistema como archivos. Este es un servicio que le proporciona su banco u otro prestatario de servicios. Recibirá una dirección para su empresa, que sus clientes y proveedores podrán utilizar para enviarle cheques. Los cheques son procesados por el proveedor de servicios, en el que el proveedor deposita los cheques en su banco para ser abonados en la cuenta. Esta subvista le informa de las etapas de procesamiento, en las que el proveedor le envía archivos que puede cargar en su sistema para la verificación. Su estado de cuenta bancaria muestra que el pago se ha recibido. El extracto bancario contiene el correspondiente depósito de cheques, que usted puede confirmar en el sistema. De este modo, su empresa puede externalizar tareas manuales que surjan del procesamiento de cheques. Los servicios lockbox solo se utilizan actualmente en los Estados Unidos. Puede acceder a esta subvista desde el centro de trabajo Gestión de pagos en Depósitos.
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Conceptos básicos Pagos recibidos El proceso de pago recibido cubre la adquisición de fondos disponibles de la empresa. Por tanto, un pago recibido aumenta el efectivo y los equivalentes de efectivo, como el saldo de caja o el saldo bancario. Un pago recibido no aumenta necesariamente los activos financieros (incluídos débitos y créditos a corto plazo). La compensación de un crédito por un pago recibido aumenta el saldo de la cuenta bancaria. A la vez también vence el crédito, pero no se modifican los activos financieros. Para obtener más información, consulte Pagos recibidos [página 32]
Asignación y compensación de pagos La asignación de pagos y la compensación son dos pasos distintos pero relacionados implicados en el proceso del pago. La asignación de pagos y la compensación de pagos son procesos necesarios tanto para la entrada como la salida de pagos. El sistema suele llevar a cabo ambas etapas de forma automática. En algunos casos el sistema no puede llevar a cabo estos procesos y creará tareas de asignación de pago manuales o tareas de compensación de pagos manuales que requieren la implicación del usuario. Las distintas situaciones que pueden tener lugar en estas tareas manuales se explican en este punto, ya que se trata de la relación entre la asignación y la compensación del pago. Para obtener más información, consulte Asignación y compensación de pagos [página 192]
Tareas Verificar los requisitos previos Para poder utilizar el servicio lockbox, deberá crear primero un almacenamiento de cheques para su proveedor lockbox. Para ello, vaya al centro de trabajo Gestión de liquidez. Para obtener más información sobre esta tarea, consulte Guía rápida de Datos maestros (Gestión de liquidez) [página 306].
Cargar un lote de lockbox 1.
Para poder visualizar y verificar lotes de lockbox, primero deberá cargar los archivos lockbox en el sistema. Para ello, vaya al centro de trabajo Gestión de liquidez y seleccione Gestión de ficherosFicheros de entrada.
2.
Seleccione su empresa del registro de archivos de empresa y seleccione Nuevo Archivo de entrada . En la pantalla Nuevo archivo de entrada en el campo Tipo de fichero, seleccione Lockbox. En el campo ID del banco emisor, introduzca el proveedor de servicios que le envía los archivos lockbox.
3.
Seleccione el archivo que desea cargar y haga clic en Iniciar carga de archivo . Cuando se haya cargado el archivo, podrá visualizar y verificar los detalles. Si el archivo cargado está completo y no contiene errores, seleccione confirmado . Si los archivos contienen errores, seleccione
Acciones
Marcar como
Acciones Marcar como
con errores .
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Para obtener más información, consulte Guía rápida de gestión de archivos [página 313].
Verificar un lote de lockbox 1.
Vaya al centro de trabajo Gestión de pagos y seleccione
Depósitos
Lotes de
lockbox . Seleccione el lote de lockbox que desea utilizar y haga clic en Editar . 2.
En el editor Lote de lockbox: puede visualizar los cheques pertenecientes al lote. En la columna ID de cheque externo puede utilizar el número de cheque para visualizar el correspondiente cheque. Los cheques procesados mediante el procedimiento lockbox siempre están asignados a un depósito de cheques. Los depósitos siempre se añaden a un lote de lockbox.
Anular un lote de lockbox 1.
Si desea evitar que se pague un depósito de cheques, por ejemplo si el depósito incluye un cheque incorrecto, se puede anular el lote de lockbox. Para ello, vaya al centro de Depósitos Lotes de lockbox . Seleccione trabajo Gestión de pagos y seleccione el lote de lockbox que desea cancelar y haga clic en Anular . Tenga en cuenta que no se pueden anular cheques individuales en el lote de lockbox. Deberá anular el lote de lockbox completo, y el proveedor lockbox deberá enviarle una versión actualizada del archivo lockbox. A continuación podrá importar el nuevo archivo en el sistema.
5.5.3 Guía rápida de Depósitos de letras de cambio En la subvista Depósitos de letras de cambio es posible asignar letras de cambio por cobrar a un depósito de letras de cambio, de manera que la empresa pueda recibir pagos de letras de cambio de sus clientes. Cada letra de cambio recibido de un cliente debe asignarse a un depósito. Si ha asignado la letra de cambio apropiada al depósito, podrá liberarse y emitirse. A continuación, los depósitos de letras de cambio se envían en formato de archivo al banco para que se abone el importe. Su estado de cuenta bancaria muestra que el pago se ha recibido. Las transferencias comerciales no se ven afectadas por los depósitos de efectos comerciales. Existen dos tipos de letras de cambio que la empresa puede utilizar y asignar a depósitos: cobros de letra de cambio y letras de cambio descontadas. Los dos tipos de depósitos o los depósitos de letras de cambio correspondientes se vuelven a enviar al banco antes de la fecha de vencimiento de las letras de cambio. Si se utilizan cobros de letra de cambio, el pago se recibirá en la fecha de vencimiento de las letras de cambio. Si se utilizan letras de cambio descontadas, el pago se recibirá antes de la fecha de vencimiento de las letras de cambio, puesto que el banco compra la letra de cambio y, por tanto, permite un crédito cambiario. Si la empresa requiere un pronto pago para fines de liquidez, es recomendable utilizar una letra de cambio descontada. Sin embargo, deberá pagar al banco por el pronto pago porque únicamente recibe el pago para la letra de cambio, sin intereses ni gastos. Puede acceder a esta subvista desde el centro de trabajo Gestión de pagos en Depósitos.
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Conceptos básicos Pagos recibidos El proceso de pago recibido cubre la adquisición de fondos disponibles de la empresa. Por tanto, un pago recibido aumenta el efectivo y los equivalentes de efectivo, como el saldo de caja o el saldo bancario. Un pago recibido no aumenta necesariamente los activos financieros (incluídos débitos y créditos a corto plazo). La compensación de un crédito por un pago recibido aumenta el saldo de la cuenta bancaria. A la vez también vence el crédito, pero no se modifican los activos financieros. Para obtener más información, consulte Pagos recibidos [página 32]
Asignación y compensación de pagos La asignación de pagos y la compensación son dos pasos distintos pero relacionados implicados en el proceso del pago. La asignación de pagos y la compensación de pagos son procesos necesarios tanto para la entrada como la salida de pagos. El sistema suele llevar a cabo ambas etapas de forma automática. En algunos casos el sistema no puede llevar a cabo estos procesos y creará tareas de asignación de pago manuales o tareas de compensación de pagos manuales que requieren la implicación del usuario. Las distintas situaciones que pueden tener lugar en estas tareas manuales se explican en este punto, ya que se trata de la relación entre la asignación y la compensación del pago. Para obtener más información, consulte Asignación y compensación de pagos [página 192]
Contabilizaciones para letras de cambio por cobrar Para obtener más información, consulte Contabilizaciones para letras de cambio por cobrar [página 210].
Tareas Verificar los requisitos previos 1.
Para poder crear letras de cambio por cobrar o para utilizar depósitos de letras de cambio, deberá crear primero un almacenamiento de letras de cambio. Para ello, vaya al centro de trabajo Gestión de liquidez y seleccione Almacenamiento de letras de cambio.
2.
Nuevo Almacenamiento de letras de cambio. Seleccione En la ventana visualizada, introduzca los datos requeridos, incluidos los datos para los campos siguientes: ● ID de almacenamiento de letras de cambio Introduzca un nombre para el almacenamiento de letras de cambio. Los valores alfanuméricos están permitidos (como AKRON 01). ●
3.
Datos maestros
ID de cuenta bancaria Especifique el número de la cuenta en la que deben abonarse las letras de cambio.
Haga clic en Grabar
y, luego Activar.
Si es posible, cree sólo un almacenamiento de letras de cambio para cada empresa.
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Crear un depósito de letras de cambio 1.
Seleccione
2.
En el editor Depósito de letras de cambio nuevo, introduzca los datsos necesarios para el depósito de letras de cambio, es decir, además de la empresa, especifique la cuenta bancaria en la que deben abonarse las letras de cambio y la moneda (EUR) en la que debe realizarse el pago. En el campo Tipo de depósito, indique si desea asignar un cobro de letras de cambio o una letra de cambio descontada al depósito. En caso necesario, puede sobrescribir los valores de propuesta para los campos siguientes: ● Fecha de contabilización Fecha en la que desea introducir el depósito en la contabilidad financiera.
3.
Nuevo
Depósito de letras de cambio.
●
Fecha de depósito Fecha en la que desea cobrar el depósito en el banco.
●
Fecha valor Este campo está activado si ha seleccionado Descuento para el tipo de depósito. En este lugar puede introducir la fecha en la que el banco debe cobrar el importe de la cuenta y, por tanto, permitir el crédito cambiario.
Haga clic en Grabar y cerrar .
Asignar letras de cambio al depósito de letras de cambio 1.
Vaya a la vista Control de pagos, seleccione la letra de cambio por cobrar requerida (que debe tener el estado Listo para depósito) y marque cambio
2.
Acciones para letra de
Asignar a depósito.
En la ventana visualizada, introduzca el número del depósito de letras de cambio o selecciónelo mediante la Ayuda para entradas, y especifique si desea utilizar un depósito para cobro o una letra de cambio descontada. Confirme la selección. El estado de las letras de cambio cambia entonces a Listo para transferencia.
Anular asignación de una letra de cambio o modificar una asignación a un depósito de letras de cambio 1.
Si desea anular una asignación de una letra de cambio o modificar una asignación de una letra de cambio (si ha asignado una letra de cambio de forma incorrecta a un depósito, por ejemplo), seleccione el depósito en la subvista Depósito de letras de cambio. Haga clic en Editar .
2.
Seleccione la ficha Letras de cambio asignadas en el editor y seleccione la letra de cambio. A continuación haga clic en Eliminar . Si desea modificar la asignación de la letra de cambio a otro depósito, haga clic en Modificar asignación a depósito , introduzca el ID del nuevo depósito de letras de cambio (o selecciónelo con la ayuda para entradas) al que reasignará la letra de cambio y confirme su selección.
Liberar un depósito de letras de cambio Si crea un depósito de letras de cambio, tiene el estado En preparación. Para poder enviar el depósito al banco, primero debe liberarlo. Esto genera un archivo que se puede descargar y enviar al banco. Marque el depósito de letras de cambio apropiado y seleccione
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Acciones
Liberar.
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Una vez que haya liberado un depósito de letras de cambio, no podrá eliminarlo ni asignarle letras de cambio. Sólo es posible borrar un depósito de letras de cambio con el estado En preparación mediante la selección del depósito y haciendo clic en Borrar . Los depósitos de letras de cambio liberados solo se pueden anular.
Enviar un depósito de letras de cambio como un archivo al banco 1.
Vaya al centro de trabajo Gestión de liquidez y seleccione Archivos de salida.
2.
Opcional: Si desea verificar el archivo de depósito de letras de cambio antes de enviarlo, seleccione el archivo de depósito con el estado En liberación. El estado muestra que el archivo todavía no se ha descargado ni enviado. Haga clic en Editar . En la pantalla Archivo de salida: , seleccione la ficha Anexo y abra el archivo del título de documento. Si el archivo contiene errores, podrá excluirlo del envío seleccionando
Acciones
Gestión de archivos
Rechazar.
3.
Seleccione el archivo de salida y haga clic en Editar . Seleccione la ficha Anexo, seleccione el archivo de salida y grábelo en su PC. Ahora puede enviar el fichero al banco.
4.
Para indicar en el sistema que ha enviado el archivo del depósito de letras de cambio al banco, marque el ID del archivo de salida y seleccione Acciones Liberar. El estado cambia de En liberación a Liberado para transferencia. Esta actividad solo se ejecuta con fines informativos, para que pueda asignar los archivos que ya se han enviado en el sistema.
5.
Una vez confirmado el depósito de pago en el estado de cuenta bancaria, marque el Acciones Confirmar. archivo de salida y seleccione El estado cambia de Liberado para transferencia a Confirmado. Con esta actividad también se quiere ofrecer un resumen de los archivos pagados y su estado. Para obtener más información, consulte Guía rápida de gestión de archivos [página 313].
Anular un depósito de letras de cambio Solo es posible anular depósitos de letras de cambio con el estado Liberado. 1.
Marque el depósito de letras de cambio apropiado y seleccione Anular .
2.
Se visualizará una ventana en la que debe seleccionar la fecha en la que debe crearse el asiento contable de anulación para el depósito de letras de cambio. El valor de propuesta visualizado es la fecha de depósito, que se corresponde con la fecha en la que se creó un asiento contable para el depósito de letras de cambio en la contabilidad financiera. Si la anulación se realiza en una fecha para la que el período contable ya está cerrado, podrá sobrescribir dicha fecha.
Anular un pasivo contingente Solo es posible anular un pasivo contingente en depósitos de letras de cambio con el estado Liberado. Cuando una letra de cambio se envía al banco, el sistema establece el valor Existe pasivo contingente del depósito de letras de cambio en Sí. El pasivo contingente permanece en la cuenta de mayor que corresponde al depósito de letras de cambio y hace que su empresa esté sujeta a recurso en caso de que no se cumplan las obligaciones de pago. El pasivo contingente permanece en la cuenta hasta que se alcanza la fecha de vencimiento de la letra de cambio o hasta que recibe una tarea para anular el pasivo contingente. Cuando
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se alcanza la fecha de vencimiento, el pasivo ya no existe y, por lo tanto, puede anular manualmente el pasivo contingente y actualizar la contabilidad. 1.
Marque el depósito de letras de cambio apropiado y seleccione
Acciones
Anular
pasivo contingente . Aparece el cuadro de diálogo Anular pasivo contingente. 2.
Indique la fecha de contabilización. El valor estándar visualizado aquí corresponde a la fecha de vencimiento de las letras de cambio en el depósito de letras de cambio, pero puede sobrescribir este valor. Todas las letras de cambio contenidas en el depósito de letras de cambio tienen la misma fecha de vencimiento.
3.
El indicador Existe pasivo contingente se establece en No, y se contabiliza un asiento contable en contabilidad para la anulación del pasivo contingente.
Deshacer anulación de pasivo contingente Solo es posible deshacer la anulación del pasivo contingente para las letras de cambio en las que se haya anulado un pasivo contingente existente (y el valor del campo Existe pasivo contingente sea No). Por ejemplo, si anula involuntariamente un pasivo contingente en un depósito de letras de cambio, con esta acción podrá deshacer esta anulación. 1.
Marque el depósito de letras de cambio apropiado y seleccione
Acciones Deshacer
anulación de pasivo contingente . Se abrirá el cuadro de diálogo. 2.
Indique la fecha de contabilización. El valor estándar visualizado aquí corresponde a la fecha en la que la anulación del pasivo contingente se contabilizó en contabilidad. Cuando deshace la anulación de un pasivo contingente, se recomienda que también contabilice esta acción en contabilidad en la misma fecha que la anulación. Cuando deshace la anulación de un pasivo contingente, el valor del campo Existe pasivo contingente se establece nuevamente en Sí, y un asiento contable se contabiliza en contabilidad para el depósito de letras de cambio. No existen pasivos contingentes en las cuentas de mayor de letras de cambio que se actualizaron de una versión anterior de su sistema. Por lo tanto, no es posible ejecutar las acciones Anular pasivo contingente o Deshacer anulación de pasivo contingente en ellas. Estas letras de cambio están marcadas en su sistema mediante el campo Relevante para pasivo contingente.
5.5.4 Guía rápida de Cobros de letras de cambio En la subvista Cobros de letras de cambio, puede indicar los cobros de letras de cambio que le llegan del banco. Su empresa recibe una notificación de cobro del banco, ya sea en papel o electrónica, en la que le informa de que se aproxima la fecha de vencimiento de una letra de cambio por pagar. El pago se efectuará a menos que indique lo contrario al banco. Si introduce un nuevo cobro en el sistema, seleccione las letras de cambio que se incluyeron en el cobro que ha recibido del banco. Luego puede aprobar o rechazar cada letra de cambio. De esta forma, puede procesar letras de cambio con o sin aceptación, así como efectos. Las transferencias comerciales no se ven afectadas por los cobros de efectos comerciales. Puede acceder a esta subvista desde el centro de trabajo Gestión de pagos en Depósitos.
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Conceptos básicos Asignación y compensación de pagos La asignación de pagos y la compensación son dos pasos distintos pero relacionados implicados en el proceso del pago. La asignación de pagos y la compensación de pagos son procesos necesarios tanto para la entrada como la salida de pagos. El sistema suele llevar a cabo ambas etapas de forma automática. En algunos casos el sistema no puede llevar a cabo estos procesos y creará tareas de asignación de pago manuales o tareas de compensación de pagos manuales que requieren la implicación del usuario. Las distintas situaciones que pueden tener lugar en estas tareas manuales se explican en este punto, ya que se trata de la relación entre la asignación y la compensación del pago. Para obtener más información, consulte Asignación y compensación de pagos [página 192]
Salidas de pagos El proceso de pago saliente cubre la baja de fondos disponibles de la empresa. Los pagos salientes disminuyen la disponibilidad de liquidez, como el saldo de caja o el saldo bancario. Un pago saliente no disminuye necesariamente los activos financieros (incluídos débitos y créditos a corto plazo). La compensación de un débito por un pago saliente reduce el saldo de la cuenta bancaria. A la vez también vence el débito, pero no se modifican los activos financieros. Para obtener más información, consulte Salidas de pagos [página 11].
Tareas Cargar información electrónica para un cobro de letras de cambio Esta sección solo es relevante si el banco le envía una notificación de cobro por vía electrónica. Si recibe una notificación en papel, vaya a la sección Crear un cobro de letras de cambio. 1.
Para poder visualizar y editar cobros de letras de cambio, primero deberá cargar los archivos de cobro en el sistema. Para ello, vaya al centro de trabajo Gestión de liquidez y seleccione
Gestión de archivos
Archivos de entrada.
2.
Seleccione su empresa del registro de archivos de empresa y seleccione Nuevo Archivo de entrada. En la pantalla Nuevo archivo de entrada en el campo Tipo de archivo, seleccione Aviso de cobro de letra de cambio. En el campo ID de banco emisor, introduzca la institución financiera que le envía los datos de los cobros de letras de cambio.
3.
Seleccione el archivo que desea cargar y haga clic en Iniciar carga de archivo . Cuando se haya cargado el archivo, podrá visualizar y verificar los detalles. Una vez completada la carga del archivo sin errores, seleccione
Acciones
Marcar como
confirmado. Si los archivos contienen errores, seleccione Acciones Marcar como con errores. Para obtener más información, consulte Guía rápida de gestión de archivos [página 313].
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Crear y autorizar un cobro de letra de cambio recibido en papel Esta sección solo es relevante si recibe una notificación de cobro de su banco en papel y necesita crear un cobro de letra de cambio manualmente. Si recibe una notificación electrónica, vaya a la sección Autorizar o rechazar un cobro de letras de cambio. 1.
Seleccione Nuevo Cobro de letras de cambio. En la actividad guiada del Nuevo aviso de cobro de letras de cambio, indique los datos necesarios para el cobro de la letra de cambio. Estos datos se pueden encontrar en la notificación que ha recibido del banco. Además del número de la empresa y el número de aviso de cobro, indique la cuenta desde la que deben cargarse los importes de la letra de cambio. Indique también la fecha de vencimiento de respuesta propuesta por el banco. Si a esta fecha no ha respondido, el banco acepta la letra de cambio y carga los importes. Haga clic en Siguiente .
2.
En el paso Seleccionar letras de cambio, primero seleccione la letra de cambio que quiere aceptar y que se visualiza conforme al estado de su emrpesa, cuenta bancaria y letra de cambio. A continuación, utilice el símbolo de la flecha para copiar la letra de cambio seleccionada del área de pantalla Todas las letras de cambio confirmadas al área Letras de cambio aceptadas. Una vez haya comprobado todas las letras de cambio y aceptado las que necesita, haga clic en Finalizar . Esta actividad solo es necesaria para asignar en el sistema los cobros de letras de cambio que acepta. La aceptación real del cobro de letras de cambio se realiza en papel al devolver el formulario de cobro al banco.
Aceptar o rechazar un cobro de letra de cambio recibido por vía electrónica 1.
Seleccione un cobro de letra de cambio con el estado En verificación y haga clic en Editar .
2.
En la pantalla Cobro de letra de cambio: , seleccione la letra de cambio para la que desea aceptar el cobro y haga clic en Aceptar cobro . Si no quiere aceptar letras de cambio, realice las selecciones adecuadas y haga clic en Rechazar cobro . Si rechaza el cobro de una letra de cambio, especifique el motivo.
3.
Haga clic en Liberar . Si desea grabar el cobro inicialmente como borrador sin volver a liberarlo, haga clic en Grabar . Si el estado es Liberado, puede anular la aceptación para editarlo. Para ello, seleccione el tipo de letra de cambio relevante y haga clic en Anular . Entonces el estado se reinicializa en En verificación. Con este estado, también puede anular el cobro. (Véase la sección Anular un cobro de letra de cambio).
Emitir un cobro de letra de cambio recibido por vía electrónica Para poder enviar al banco un cobro de letras de cambio recibido por vía electrónica, primero debe emitirlo. Así se genera un archivo de aceptación de la letra de cambio que se puede cargar y enviar en los pasos siguientes. También puede realizar este paso directamente tras liberar el cobro de la letra de cambio. (Véase la sección Aceptar o rechazar un cobro de letra de cambio recibido por vía electrónica.) 1.
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Seleccione el cobro de letras de cambio apropiado y haga clic en Emitir.
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2.
Opcional: Si desea anular el estado En transferencia porque todavía no desea enviar el archivo al banco, por ejemplo, marque el cobro requerido y seleccione Fijar como no emitido. El estado cambia de Emitido a Liberado.
Acciones
Enviar un cobro de letras de cambio como archivo al banco 1.
Vaya al centro de trabajo Gestión de liquidez y seleccione Archivos de salida.
2.
Opcional: Si desea verificar el archivo de aceptación antes de enviarlo, seleccione la aceptación del cobro de letra de cambio con el estado En transferencia. El estado muestra que el archivo todavía no se ha descargado ni enviado. Haga clic en Editar . En la pantalla Archivo de salida: , seleccione la ficha Anexo y abra el archivo del título de documento. Si el archivo contiene errores, podrá excluirlo del envío seleccionando
Acciones
Gestión de archivos
Rechazar.
3.
Marque la aceptación del cobro de letras de cambio y haga clic en Editar . En la pantalla Archivo de salida: , en la ficha Anexo, seleccione el archivo de salida y grábelo en el PC. Ahora puede enviar el fichero al banco.
4.
Para indicar en el sistema que ha enviado el archivo del depósito de letras de cambio Acciones al banco, marque el depósito de letras de cambio y seleccione Liberar. El estado cambia de En liberación a Liberado para transferencia. Esta actividad solo se ejecuta para que pueda signar los archivos que ya se han enviado en el sistema.
5.
Una vez confirmado el depósito de pago en estado de cuenta bancaria, marque la Acciones Confirmar. aceptación del cobro de letras de cambio y seleccione El estado cambia de Liberado para transferencia a Confirmado. Con esta actividad también se quiere ofrecer un resumen de los archivos pagados y su estado. Si vuelve al centro de trabajo Gestión de pagos a la vista Cobros de letras de cambio, verá que el estado del cobro de la letra de cambio ahora es Cobrado. Para obtener más información, consulte Guía rápida de gestión de archivos [página 313].
Anular un cobro de letras de cambio Si el cobro de una letra de cambio contiene errores, puede anularse. El flujo de proceso para ello depende de si el cobro de la letra de cambio se ha recibido por vía electrónica o se ha creado manualmente. 1.
2.
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Anular un cobro de letra de cambio recibido en papel a.
Seleccione el cobro de letras de cambio apropiado con el estado Liberado.
b.
Anular. El estado cambia a Anular y el cobro de la letra Seleccione Acciones de cambio ya no puede editarse.
Anular un cobro de letra de cambio recibido por vía electrónica a.
Seleccione el cobro de letras de cambio apropiado con el estado Liberado.
b.
Seleccione
c.
Seleccione Acciones Anular. El estado cambia a Anular y el cobro de la letra de cambio ya no puede editarse.
Acciones
Anular. El estado cambia a En verificación.
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5.6 Vista Notas de avisos de pago 5.6.1 Guía rápida de Avisos de pago En la vista Avisos de pago puede indicar todos los avisos de pago entrantes que ha recibido de pagos iniciados por sus clientes proveedores. Estos pagos pueden incluir pagos salientes por débito directo o pagos de cheques entrantes o transferencias de los que un cliente o proveedor le informa antes del procesamiento del pago. Una vez ha indicado los avisos de pago en el sistema, se utilizan paran soportar el proceso de compensación automático después de haber realizado los pagos. En algunos casos no se crean avisos de pagos para pagos iniciados por un cliente o proveedor, pues habitualmente estos se pueden procesar rápidamente. También puede no recibir avisos de pagos de pagos si su utilización no se ha especificado para clientes o proveedores concretos. Los avisos de pago salientes utilizados para informar a sus clientes o proveedores sobre los pagos que usted ha iniciado se crean en el sistema según sea necesario, pero no se graban. Estos avisos de pago salientes se pueden generar directamente desde el sistema. Puede acceder a esta vista en el centro de trabajo Gestión de pagos.
Conceptos básicos Avisos de pago de proveedor Un aviso de pago es un mensaje entre el pagador y el beneficiario que automatiza la compensación de posiciones abiertas informando cuándo, y qué importe de qué facturas se pagarán. Ambos, tanto el comprador como el vendedor pueden enviar el mensaje. Para más información, consulte Avisos de pagos de proveedor [página 58].
Avisos de pago de cliente Un aviso de pago es un mensaje entre el pagador y el beneficiario que automatiza la compensación de posiciones abiertas informando cuándo, y qué importe de qué facturas se pagarán. Ambos, tanto el comprador como el vendedor pueden enviar el mensaje. Para más información, consulte Avisos de pagos de cliente [página 52].
Transmisión electrónica de avisos de pago salientes Puede enviar avisos de pago salientes a sus clientes o proveedores mediante una interfaz electrónica si las configuraciones requeridas se realizaron tanto del lado del emisor como del receptor. Para obtener más información, consulte Envío electrónico de avisos de pagos salientes [página 55].
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Tareas Introducir un aviso de pago Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 259].
Introducir un aviso de pago 1.
Seleccione las avisos de pago que desea anular.
2.
Haga clic en Editar . Verificar los datos para ganartizar que la factura que ha seleccionado es realmente una de las que quiere ver en la anulación.
3.
Haga clic en Anular . También puede anular un aviso de pago sin volver a verificar los datos. En tal caso, seleccionar el aviso de pago apropiado de la lista lista y haga clic sobre Anular . No se pueden anular los avisos de pago confirmados.
5.6.2 Tareas 5.6.2.1 Introducir un aviso de pago Resumen Puede introducir avisos de pago que recibe de los clientes en el sistema. Para cada pago inicado por un cliente, puede recibir un aviso de pago de cada cliente o proveedor respectivo. Sin embargo, es más habitual que el cliente envíe un aviso de pago, especialmente para pagos realizados con un cheque entrante o transferencia bancaria. Puede crear avisos de pago recibidos en el centro de trabajo Gestión de pagos , en Avisos de pago.
Requisitos previos Ha recibido un aviso de pago de un cliente. Este puede ser por escrito o por llamada telefónica.
Procedimiento 1.
Vaya a la vista Avisos de pago y seleccione
Nuevo
Aviso de pago.
En la pantalla Aviso de pago nuevo introduzca los datos relevantes en los campos obligatorios Empresa, ID de pagador/beneficiario, Importe de pago y Fecha de aviso. Indique la información adicional necesaria. Si el aviso de pago hace referencia a una salida de pago que un cliente o proveedor inicia en nombre de su empresa, como por ejemplo, un débito directo, seleccione la casilla de selección Aviso de débito.
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En Datos de pagador en el campo ID de pagador/beneficiario, introduzca el nombre del pagador o del beneficiario y todos los detalles bancarios disponibles. Si conoce la cuenta en que se va a realizar el pago, introduzca lo detalles correspondientes. Normalmente el pagador es el cliente que paga a su empresa. También es posible que los pagos los realice un tercero en nombre del cliente. 2.
En Partidas abiertas, seleccione todas las partidas abiertas relevantes para el pago fijando el indicador Correspondientes. Si se da una explicación o hay que darla para una partida en concreto, puede añadirla haciendo clic en Ver todo e introduciendo el texto correspondiente en el campo Línea de nota. Si las entradas son correctas, haga clic en Liberar . Una vez el aviso de entrega se haya liberado, no se podrá borrar, sólo se podrá anular. Para hacerlo, haga clic en Anular .
Resultado El nuevo aviso de pago se grabará en el sistema. En la vista Compensación de pagos del centro de trabajo Créditos o Débitos , puede ver una nueva entrada con el estado Notificado. Las partidas abiertas seleccionadas en el aviso de pago ahora tienen un nuevo ID de compensación. Una vez que se haya realizado el pago o se haya confirmado en el extracto de cuenta, el aviso de pago se incluye en el proceso de compensación de pagos automático. Esto significa que el pago se ha utilizado para compensar una factura pendiente automáticamente utilizando la información contenida en el aviso de pago, con lo cual se ha eliminado cualquier trabajo manual. Una vez el aviso de pago se haya confirmado en un extracto bancario, no será posible anularlo.
Ejemplo El Sr. Weaver recibe un aviso de pago de un cliente que informa a la empresa Akorn acerca de un pago que se realizará por transferencia bancaria a una cuenta de la empresa. Introduce el pago y los detalles bancarios del aviso de pago, selecciona las facturas pendientes de pago, y después libera el aviso en el sistema. Una vez se ha realizado el pago y confirmado en Akron cuando el importe aparece en su extracto bancario, la información del aviso de pago y el extracto bancario se utiliza para compensar las facturas abiertas pagadas en la transferencia bancaria.
5.7 Declaraciones del centro de compensación 5.7.1 Guía rápida para Estados del centro de compensación Puede acceder a la vista Estados de centro de compensación desde el centro de trabajo Gestión de pagos. En la vista Estados de centro de compensación puede cargar estados de centro de compensación y actualizar partidas del sistema. También puede ver los detalles del estado y la transacción de sus estados de centro de compensación cargados, y anular estados de centro de compensación incorrectos. Los estados de centro de compensación los puede generar su proveedor de servicios para una o más de sus empresas. Estos estados contienen una lista de transacciones individuales que se pueden ajustar con los pagosen En traslado que ha listado en el sistema.
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Conceptos básicos Pagos de clientes con tarjeta de crédito Para obtener más información, consulte Pagos de clientes con tarjeta de crédito [página 202].
Tareas Cargar Estados de centro de compensación Para obtener más información, consulte Cargar un Estado de centro de compensación [página 261].
5.7.2 Tareas 5.7.2.1 Cargar un extracto de centro de compensación Resumen Este documento describe cómo cargar un extracto de centro de compensación grabado localmente en el sistema y actualizar sus elementos correctamente. Los extractos de centro de compensación los puede generar su proveedor de servicios para una o más de sus empresas. Estos extractos contienen una lista de transacciones individuales que se pueden ajustar con los pagos En traslado que ha listado en el sistema. Esta opción sólo está disponible si dispone de tarjetas de crédito de alcance con Computop.
Requisitos previos Ha autorizado a su empresa para aceptar pagos con tarjeta de crédito y ha seleccionado un proveedor de servicios. Su proveedor de servicios ha accedido a enviarle un extracto de centro de compensación que contiene sus pagos de tarjeta de crédito preconfirmados.
Procedimiento 1.
Acceda al centro de trabajo Gestión de liquidez, vista del centro de trabajo Gestión de archivos, vista Archivos de entrada.
2.
Cargue el archivo del extracto de centro de compensación grabado localmente que ha enviado el proveedor de servicios a su sistema. Para hacerlo, seleccione la empresa cuyo extracto de centro de compensación desea cargar haciendo clic en Nuevo y, a continuación, seleccione Archivo de entrada.
3.
Seleccione Extracto de centro de compensación en la lista desplegable del campo Tipo de archivo e introduzca el correspondiente ID de centro de compensación.
4.
Haga clic en Añadir y, luego, seleccione Archivo para buscar el archivo del extracto de centro de compensación grabado localmente en la ventana emergente Añadir archivo.
5.
Cuando encuentre su archivo, haga clic en Añadir . El archivo aparecerá debajo de los anexos.
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6.
Haga clic en Iniciar carga de archivo y el sistema intentará hacer coincidir los elementos del extracto con los elementos correspondientes listados en el sistema. Si todos los elementos concuerdan, el sistema liberará automáticamente el extracto de centro de compensación y fijará el estado de todos los pagos coincidentes en Preconfirmado. Podrá ver el anexo liberado en la vista Extracto de centro de compensación del centro de trabajo Gestión de pagos. El importe neto total de este extracto volverá a aparecer en su extracto bancario (puede haber una ligera discordancia debido a las distintas formas de calcular el importe neto con el redondeo comercial).
5.8 Vista Tareas periódicas 5.8.1 Guía rápida para Ejecuciones de medios de pago En la subvista Ejecuciones de medios de pago puede realizar ejecuciones automáticas que generen medios de pago para transferencia bancarias, débitos directos, cheques y letras de cambio. Puede visualizar ejecuciones periódicas de medios de pago, así como ejecuciones de medios de pago que se han programado para una fecha concreta. Puede editar ejecuciones de medios de pago existentes y reprogramarlas. También puede visualizar ejecuciones disponibles y comprobar los registros de aplicación de ejecuciones ya realizadas. Puede acceder a esta vista desde el centro de trabajo Gestión de pagos en Tareas periódicas.
Conceptos básicos Ejecuciones de datos en masa La ejecución de datos en masa (MDR) es un procesamiento en masa automático de una tarea o de una transacción comercial. MDR permite el procesamiento en masa de datos comerciales y se utiliza en los procesos empresariales, por ejemplo, ejecuciones de facturas, ejecuciones de autorización de pagos o ejecuciones de confirmación de saldos. Cuando el usuario planifica una MDR, el sistema lo representa como un job de fondo. Durante la definición del alcance es posible proporcionar variantes estándar de MDRs. Las MDRs se crean y se actualizan en los centros de trabajo. Con el Programador de tareas los usuarios programan la ejecución para que se ejecute una vez o con regularidad en horas especificadas. En la vista Jobs de fondo del centro de trabajo Gestión de aplicaciones y usuarios, se pueden supervisar y programar de nuevo los jobs MDR que han creado los usuarios en otros centros de trabajo. Para obtener más información, consulte Ejecuciones de datos en masa.
Tareas Crear una ejecución de medios de pago Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 273].
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Active la ejecución de medio de pago 1.
En la vista Tareas periódicas y en la subvista Ejecuciones de medios de pago, seleccione una ejecución de medios de pago con el estado En preparación y haga clic en Editar .
2.
En el editor Ejecución de medios de pago: , puede comprobar los datos disponibles y realizar cualquier modificación necesaria. Si realiza modificaciones de datos, asegúrese de que graba .
3.
Haga clic en Activar . También puede llevar a cabo este paso al crear una ejecución de medios de pago. Entonces no será necesario llevar a cabo un paso de activación aparte. Tenga en cuenta que no podrá modificar nada en una ejecución existente después de activarla.
Programe una ejecución de medios de pago 1.
En la vista Tareas periódicas y en la subvista Ejecuciones de medios de pago, seleccione una ejecución de medios de pago con el estado Activa y haga clic en Programar . Aparecerá el editor Programar tarea.
2.
Si desea empezar una ejecución de medios de pago inmediatamente y no intentar repetir la ejecución, haga clic en Empezar inmediatamente . De forma alternativa, puede especificar una fecha y una hora de inicio o programar la ejecución después de una tarea específica. Si desea programar la ejecución de medios de pago periódicamente, además de la fecha de ejecución, especifique cuándo debe repetirse la ejecución, por ejemplo, diaria o semanalmente.
3.
Haga clic en Grabar . También puede llevar a cabo este paso al crear una ejecución de medios de pago una vez la haya grabado y activado. Entonces no será necesario llevar a cabo un paso de programación aparte. Puede reprogramar una ejecución activa en cualquier momento o modificar sus parámetros de programación.
Visualizar ejecuciones programadas 1.
En la vista Tareas periódicas y en la subvistaEjecuciones de medios de pago , seleccione la ejecución de medios de pago que desea visualizar y haga clic en Visualizar tareas . Aparecerá la ventana Supervisión de tareas.
2.
Podrá comprobar qué ejecuciones están programadas y modificar o cancelarlas si es necesario. Si desea modificar la fecha de ejecución de un tarea, seleccione la tarea correspondiente y haga clic en Reprogramar . Si desea cancelar una tarea programada, haga clic en Cancelar tarea .
Visualizar detalles de ejecución 1.
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Si desea visualizar los detalles de ejecuciones ya ejecutadas, primero vaya a la vista Tareas periódicas y a la subvista Ejecuciones de medios de pago. Aquí podrá seleccionar la ejecución de medios de pago apropiada y verificar los detalles en la sección Detalles de ejecución. Puede visualizar cuándo se ha realizado la ejecución y el usuario que la ha creado. También se visualiza el estado de ejecución, como Finalizado.
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2.
Si desea visualizar el registro, podrá visualizarlo desde la columna ID de registro de la aplicación. Aquí podrá comprobar los resultados de la ejecución, si se han creado los medios de pago y, si es así, qué medios se han creado.
5.8.2 Guía rápida para Ejecuciones de depósitos de pago En la subvista Ejecuciones de depósitos de pago, puede realizar ejecuciones automáticas que generan depósitos de pago para letras de cambio. Puede visualizar ejecuciones periódicas de depósitos de pago, así como ejecuciones de depósitos de pago que se han programado para una fecha futura. Puede editar las ejecuciones depósitos de pago existentes y reprogramarlas. También puede visualizar ejecuciones disponibles y comprobar los registros de aplicación de ejecuciones ya realizadas. Durante una ejecución de depósitos de pago, el sistema busca letras de cambio vencidas, de manera que el depósito pueda crearse y enviarse al banco correspondiente. Puede acceder a esta vista desde el centro de trabajo Gestión de pagos en Tareas periódicas.
Conceptos básicos Ejecuciones de datos en masa La ejecución de datos en masa (MDR) es un procesamiento en masa automático de una tarea o de una transacción comercial. MDR permite el procesamiento en masa de datos comerciales y se utiliza en los procesos empresariales, por ejemplo, ejecuciones de facturas, ejecuciones de autorización de pagos o ejecuciones de confirmación de saldos. Cuando el usuario planifica una MDR, el sistema lo representa como un job de fondo. Durante la definición del alcance es posible proporcionar variantes estándar de MDRs. Las MDRs se crean y se actualizan en los centros de trabajo. Con el Programador de tareas los usuarios programan la ejecución para que se ejecute una vez o con regularidad en horas especificadas. En la vista Jobs de fondo del centro de trabajo Gestión de aplicaciones y usuarios, se pueden supervisar y programar de nuevo los jobs MDR que han creado los usuarios en otros centros de trabajo. Para obtener más información, consulte Ejecuciones de datos en masa.
Tareas Crear una ejecución de depósitos de pago 1.
En la vista Tareas periódicas, en la subvista Ejecuciones de depósitos de pago, elija Nuevo
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Ejecución de depósitos de pago.
2.
En el editor Nuevos depósitos de pago, introduzca el ID de la empresa. Si desea utilizar un almacenamiento de letras de cambio específico en la ejecución, introduzca el ID adecuado. También podrá realizar entradas de campo adicionales para la Moneda o el ID de cuenta bancaria.
3.
Haga clic en Grabar . Si cierra la ejecución de depósitos de pago sin activarla, podrá volver a visualizarla y editarla en cualquier momento.
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Activar la ejecución de depósito de pago 1.
En la vista Tareas periódicas y en la subvista Ejecuciones de depósitos de pago, seleccione una ejecución de depósito de pago con el estado En preparación y haga clic en Editar .
2.
En el editor Depósito de cheques: , puede comprobar los datos disponibles y realizar cualquier modificación necesaria. Si realiza modificaciones de datos, asegúrese de que hace clic en Grabar .
3.
Haga clic en Activar .
Programar una ejecución de depósito de pago 1.
En la vista Tareas periódicas y en la subvista Ejecuciones de depósitos de pago, seleccione una ejecución de depósito de pago con el estado Activa y haga clic en Programar . Aparecerá el editor Programar tarea.
2.
Si desea empezar una ejecución de depósito de pago inmediatamente y no intentar repetir la ejecución, haga clic en Empezar inmediatamente. De forma alternativa, puede especificar una fecha y una hora de inicio o programar la ejecución después de una tarea específica. Si desea programar la ejecución de depósito de pago periódicamente, además de la fecha de ejecución, especifique cuándo debe repetirse la ejecución de depósito de pago, por ejemplo, diaria o semanalmente.
3.
Haga clic en Grabar .
Visualizar ejecuciones programadas 1.
En la vista Tareas periódicas y en la subvista Ejecuciones de depósitos de pago , seleccione la ejecución de depósito de pago que desea visualizar y haga clic en Visualizar tareas . Aparecerá la ventana Supervisión de tareas.
2.
Podrá comprobar qué ejecuciones están programadas y modificar o cancelarlas si es necesario. Si desea modificar la fecha de ejecución de un tarea, seleccione la tarea correspondiente y haga clic en Reprogramar . Si desea cancelar una tarea programada, haga clic en Cancelar tarea .
Visualizar detalles de ejecución
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1.
Si desea visualizar los detalles de ejecuciones ya ejecutadas, primero vaya a la vista Tareas periódicas y a la subvista Ejecuciones de depósitos de pago. Aquí podrá seleccionar la ejecución de depósito de pago apropiada y verificar los detalles en la sección Detalles de ejecución. Puede visualizar cuándo se ha realizado la ejecución y el usuario que la ha creado. También se visualiza el estado de ejecución, como Finalizado.
2.
Para visualizar el registro, haga clic en Visualizar registro . Aquí podrá comprobar los resultados de la ejecución, si se han creado los depósitos de pago y, si es así, qué depósitos se han creado.
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5.8.3 Guía rápida de Ejecuciones de liquidación de tarjeta de crédito Puede crear ejecuciones de liquidación de tarjeta de crédito en la subvista Ejecuciones de liquidación de tarjeta de crédito. De este modo, se pueden agrupar pagos con tarjeta de crédito en una liquidación y en un fichero. Este fichero de orden de pago se puede enviar al centro de compensación (también designado como banco del comerciante). Puede visualizar ejecuciones periódicas de liquidación de tarjeta de crédito, así como ejecuciones que se han programado para una fecha concreta. Puede editar ejecuciones de tarjeta de crédito existentes y reprogramarlas. También puede visualizar ejecuciones disponibles y comprobar los registros de aplicación de ejecuciones ya realizadas. Puede acceder a la subvista Ejecuciones de liquidación de tarjeta de pago desde el centro de trabajo Gestión de pagos en Tareas periódicas.
Conceptos básicos Ejecuciones de datos en masa La ejecución de datos en masa (MDR) es un procesamiento en masa automático de una tarea o de una transacción comercial. MDR permite el procesamiento en masa de datos comerciales y se utiliza en los procesos empresariales, por ejemplo, ejecuciones de facturas, ejecuciones de autorización de pagos o ejecuciones de confirmación de saldos. Cuando el usuario planifica una MDR, el sistema lo representa como un job de fondo. Durante la definición del alcance es posible proporcionar variantes estándar de MDRs. Las MDRs se crean y se actualizan en los centros de trabajo. Con el Programador de tareas los usuarios programan la ejecución para que se ejecute una vez o con regularidad en horas especificadas. En la vista Jobs de fondo del centro de trabajo Gestión de aplicaciones y usuarios, se pueden supervisar y programar de nuevo los jobs MDR que han creado los usuarios en otros centros de trabajo. Para obtener más información, consulte Ejecuciones de datos en masa.
Tareas Crear una ejecución de liquidación de tarjeta de crédito 1.
En la vista Tareas periódicas, en la subvista Ejecuciones de liquidación de tarjeta de crédito, seleccione
2.
266
Nueva
Ejecución de liquidación de tarjeta de crédito.
En la pantalla Nueva ejecución de liquidación de tarjeta de crédito, indique el ID de su empresa. Si sólo quiere incluir un tipo concreto de tarjeta de crédito en la ejecución, por ejemplo, selecciónelo de la lista desplegable. Aquí tiene otros criterios de selección que quizá le interese incluir: ● Cliente de/a Puede definir un intervalo de valores que le permita seleccionar varios clientes o proveedores para una ejecución de liquidación de tarjeta de crédito. Si no hace una selección en este punto, el sistema incluirá en la ejecución a todos los clientes o proveedores introducidos en el sistema.
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●
3.
Fecha de ejecución de pago Puede especificar una fecha concreta de ejecución del pago para la ejecución de liquidación de tarjeta de crédito. Si no especifica nada en este punto, la ejecución se realiza independientemente de la fecha.
Hace clic en Grabar . Si cierra la ejecución de liquidación de tarjeta de crédito sin activarla, podrá volver a visualizarla y editarla en cualquier momento.
Activar una ejecución de liquidación de tarjeta de crédito 1.
En la vista Tareas periódicas y en la subvista Ejecuciones de liquidación de tarjeta de crédito , seleccione una ejecución de liquidación de tarjeta de crédito con el estado En preparación y haga clic en Editar .
2.
En la pantalla Ejecución de liquidación de tarjeta de crédito: , puede comprobar los datos disponibles y realizar las modificaciones necesarias. Si realiza modificaciones de datos, asegúrese de que hace clic en Grabar .
3.
Hace clic en Activar .
Programar una ejecución de liquidación de tarjeta de crédito 1.
En la vista Tareas periódicas y en la subvista Ejecuciones de liquidación de tarjeta de crédito , seleccione una ejecución de liquidación de tarjeta de crédito con el estado Activa y haga clic en Programar . Aparece la pantalla Programar tarea.
2.
Si desea empezar una ejecución de liquidación de tarjeta de crédito inmediatamente y no intentar repetir la ejecución, seleccione Empezar inmediatamente . De forma alternativa, puede especificar una fecha y una hora de inicio o programar la ejecución después de una tarea específica. Si desea programar la ejecución de liquidación de tarjeta de crédito periódicamente, aparte de la fecha de ejecución, especifique cuándo debe repetirse la ejecución de liquidación de tarjeta de crédito, por ejemplo, diaria o semanalmente.
3.
Hace clic en Grabar .
Visualizar ejecuciones programadas 1.
En la vista Tareas periódicas y en la subvista Ejecuciones de liquidación de tarjeta de crédito , seleccione la ejecución de liquidación de tarjeta de crédito que desea visualizar y haga clic en Visualizar jobs . Aparecerá la ventana Supervisión de tareas.
2.
Podrá comprobar qué ejecuciones están programadas y modificar o cancelarlas si es necesario. Si desea modificar la fecha de ejecución de un tarea, seleccione la tarea correspondiente y haga clic en Reprogramar . Si desea cancelar una tarea programada, haga clic en Cancelar tarea .
Visualizar detalles de ejecución 1.
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Si desea visualizar los detalles de ejecuciones ya ejecutadas, primero vaya a la vista Tareas periódicas y a la subvista Ejecuciones de liquidación de tarjeta de crédito . Aquí podrá seleccionar la ejecución de liquidación de tarjeta de crédito apropiada y verificar los detalles en la sección Detalles de ejecución . Puede visualizar cuándo se ha realizado la ejecución y el usuario que la ha creado. También se visualiza el estado de ejecución, como Finalizada.
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2.
Si desea visualizar el registro, podrá visualizarlo desde la columna ID de registro de la aplicación. Aquí podrá comprobar los resultados de la ejecución, como si se han creado las órdenes de pago del centro de compensación y, si es así, qué órdenes se han creado.
5.8.4 Guía rápida de Conversión de moneda extranjera (Efectivo) Puede usar la conversión de moneda extranjera para convertir los balances de las cuentas de libro mayor de caja de la moneda extranjera a la moneda de empresa en una fecha clave específica. Esta actividad de cierre es relevante para las empresas en las que las ganancias y las pérdidas procedentes de la fluctuación del tipo de cambio se visualizan en las cuentas de libro mayor de caja en moneda extranjera. Cuando se crearon las cantidades de estos balances, se convirtieron en la moneda de la empresa utilizando el tipo de cambio vigente en ese momento. El día que se crea el balance, se suele aplicar un tipo de cambio diferente, lo que provoca que tenga que revaluar los balances. Puede acceder a la subvista Conversión de moneda extranjera para efectivo desde el centro de trabajo Gestión de pago en Tareas periódicas.
Conceptos básicos Varias monedas Una moneda es el medio de pago reconocido legalmente en un país determinado. Para cada importe financiero, se tiene que especificar una moneda en el sistema. Las monedas se especifican con la forma ISO estándar, como EUR para euros o USD para dólares americanos. Para obtener más información, consulte Monedas.
Método de conversión de moneda extranjera Utilice el método de conversión de moneda extranjera para configurar los diferentes métodos para introducir la conversión de moneda extranjera según los requisitos legales. Para cada método de conversión de moneda extranjera, defina los principios de contabilidad que deben ser utilizados por el método de conversión correspondiente. Para más información, véase Método de conversión de moneda extranjera.
Conversión de moneda extranjera Si inicia el procedimiento para la conversión de moneda extranjera, el sistema realiza automáticamente las contabilizaciones relevantes y posteriormente retira las contabilizaciones. Para obtener más información, consulte Conversión de moneda extranjera [página 74].
Actividades de cierre — Cierre de ejercicio Antes de poder crear los informes de cierre, en primer lugar, es necesario efectuar algunas tareas preparatorias. El sistema ofrece su apoyo en este proceso. Para obtener más información, consulte Actividades del cierre - Cierre del ejercicio.
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Tareas Verificar los requisitos previos Antes de que pueda efectuarse la conversión de moneda, deben cumplirse los siguientes requisitos previos: ●
Deben introducirse los tipos de cambio actuales en el sistema. Para obtener más información, consulte Tipos de cambio.
●
Es necesario que haya definido y preparado en la configuración las cuentas que desee convertir mediante la determinación de cuentas. Para obtener más información, consulte Configuración empresarial de determinación de cuentas para una transacción comercial.
●
Es necesario que haya definido cómo va a valorar y contabilizar el sistema las diferencias de tipo de cambio. Para ello, es necesario que haya asignado los sistemas contables adecuados al método de conversión de moneda extranjera. Para más información, véase Método de conversión de moneda extranjera.
Realizar una conversión de moneda extranjera para efectivo 1.
Para crear una nueva ejecución de reconversión de moneda extranjera, haga clic en Nuevo y después en Ejecución de conversión de saldos en efectivo en moneda extranjera.
2.
Para efectuar ejecuciones de conversión de moneda extranjera, dispone de las siguientes opciones: ● Conversión de moneda extranjera con referencia Para volver a utilizar los datos de una ejecución de conversión de moneda extranjera previa, seleccione la ejecución de conversión de moneda extranjera que desea utilizar y haga clic en Copiar . El sistema copiará los datos directamente a la pantalla de entrada para la nueva ejecución de conversión de moneda. A continuación, podrá ajustar los datos copiados de la ejecución de conversión de moneda previamente efectuada. ●
Ejecución de prueba Para efectuar la ejecución de conversión de moneda como ejecución de prueba, fije el indicador Ejecución de prueba. El sistema genera una vista previa de los resultados de la ejecución de prueba, pero no realiza ninguna contabilización. Las contabilizaciones solo se simulan. Solamente puede borrar aquellas ejecuciones de conversión de moneda extranjera que haya programado o efectuado como una ejecución de prueba. Para borrar una ejecución de prueba, seleccione la ejecución a borrar y haga clic en Borrar .
●
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Sistema contable Puede ejecutar la conversión para un único sistema contable o para todos los sistemas contables. En caso de utilizar múltiples sistemas contables con diferentes variantes de ejercicio fiscal, se recomienda efectuar la conversión de forma separada para cada
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sistema contable. El sistema determina la fecha clave en base a la variante de ejercicio fiscal del sistema contable.
3.
●
Moneda Puede limitar la conversión de moneda extranjera a cuentas de libro mayor de caja en monedas específicas.
●
Etapa de cierre Debe seleccionar la etapa de cierre que deberá utilizar el sistema al realizar las contabilizaciones en la fecha clave para el correspondiente período contable. Este período contable debe estar abierto para la etapa de cierre seleccionada. Para obtener más información, consulte Etapas de cierre.
●
Período/Ejercicio Seleccione el período y el ejercicio para los que desea efectuar la conversión de moneda extranjera.
Programación Puede ejecutar la conversión de moneda extranjera inmediatamente o programarla para más adelante: ● Para ejecutar la conversión de moneda extranjera inmediatamente, haga clic en Iniciar inmediatamente . Deberá esperar a que finalice la tarea en primer plano antes de poder continuar con su trabajo. Dependiendo del volumen de datos puede tardar varios minutos, lo que puede originar un timeout de la pantalla. En tal caso puede dirigirse a la pantalla principal de la ejecución y actualizar los datos. Cuando el estado de la ejecución cambia a Finalizado, haga clic en Visualizar para visualizar los registros. Como alternativa, puede hacer clic en Resultado de registro en la sección Detalles de una ejecución finalizada. ●
Para programar la conversión de moneda extranjera para una fecha/hora posterior, haga clic en Programación y especifique la fecha/hora en la que el sistema ejecutará la la conversión. Si se dejan vacíos los campos Fecha y Hora, la ejecución se inicia inmediatamente. Puede continuar con su trabajo mientras el sistema ejecuta la tarea como proceso de fondo. Puede visualizar las ejecuciones de conversión de moneda extranjera programadas y sus respectivas fechas/horas en la subvista Conversión de moneda extranjera bajo Tareas . Revise el resultado de la ejecución en el centro de trabajo Gestión de pagos, en la vista Trabajo. Edite las tareas de forma adecuada, haga clic en Acciones y seleccione Completar. La ejecución aparece ahora en la lista de ejecuciones de conversión de moneda extranjera finalizadas.
Realizar una anulación de conversión de moneda extranjera para efectivo Si se lleva a cabo la anulación de una ejecución realizada en un período de contabilidad una vez que el período está cerrado, el sistema le permite llevar a cabo la ejecución. Al final de la ejecución, en lugar de contabilizaciones, verá un mensaje de error que informa que no es posible realizar la anulación porque ya se ha realizado la etapa de cierre del período.
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1.
Seleccione la ejecución para anular Seleccione la ejecución de conversión que desea anular. La ejecución debe ser una ejecución de Actualización y debe tener un estado de ejecución Finalizado. Solo puede anular las ejecuciones de conversión de moneda extranjera regresiva y consecutivamente. Esto significa que si ha ejecutado múltiples ejecuciones de conversión de moneda extranjera con los mismos datos, debe anular primero la última ejecución y continuar en forma regresiva.
2.
Inicie o programe la ejecución de anulación Haga clic en Anular , introduzca una Descripción de ejecución y prográmela para que comience de inmediato o más adelante. Revise los resultados de la ejecución en el centro de trabajo Gestión de pagos, en la vista Trabajo. Edite las tareas de forma adecuada, haga clic en Acciones y seleccione Completar.
3.
La ejecución anulada aparece ahora en la lista de ejecuciones de conversión de moneda extranjera finalizadas.
4.
Resultado Como resultado de la conversión, el sistema contabiliza contabilizaciones negativas o contabilizaciones de débito o crédito equivalentes. Esto está determinado por la configuración empresarial. ● Si la ejecución de anulación para la ejecución de conversión seleccionada se programa en un momento posterior, se enumerará en el centro de trabajo Gestión de pagos en la vista Trabajo con un estado en blanco. El estado cambia a Finalizado una vez realizada la ejecución. ●
Todas las ejecuciones anuladas tienen fijado el indicador Anulado.
Visualizar y verificar registro de conversión de moneda extranjera 1.
Visualizar registro Si ha ejecutado la conversión de moneda extranjera inmediatamente, el sistema emite un mensaje de estado. Para visualizar una lista de los registros, haga clic en Visualizar registro en el mensaje de estado. Si ha programado la conversión de moneda extranjera, puede visualizar la lista de registros en la subvista Conversión de moneda extranjera después de que se haya ejecutado la conversión de moneda extranjera. Para ello debe seleccionar la conversión de moneda extranjera relevante.
2.
Verificar el registro El registro contiene la siguiente información: ●
General
Muestra el resultado de la ejecución de la conversión de moneda extranjera, la fecha de ejecución, cualquier mensaje que se haya podido emitir y el alcance de las ganancias o pérdidas de la valoración. ●
Selección de datos
Muestra la información introducida al iniciar la ejecución de la conversión de moneda extranjera. ●
Mensajes
Muestra una lista de todos los mensajes emitidos (como, por ejemplo, mensajes de advertencia). ●
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Contabilizaciones
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Muestra todos los movimientos en cuenta y asientos contabilizados por el sistema para la valoración en fecha clave y la anulación de valoración. ●
Saldos convertidos
Muestra, para cada cuenta de conversión, todos los documentos con su ID de documento original, valor de historial y valor de fecha clave, así como ganancias y pérdidas. También puede visualizar el período sobre el que se ejecutó la valoración. ●
Saldos no convertidos
Muestra, para cada cuenta de conciliación de conversión, los documentos sujetos a errores durante el procesamiento, por ejemplo, debido a la falta de determinación de cuentas. A fin de verificar si una ejecución se ha realizado correctamente, puede ejecutar las siguientes verificaciones: ●
Registro Encontrará un registro para una ejecución en la correspondiente subvista. Cada ejecución tiene un estado (Información, Error). Para visualizar los detalles de un log, seleccione la ejecución relevante y haga clic en Visualizar . Si se han producido errores durante una ejecución, necesitará resolverlos. Puede encontrar información sobre los errores en la ficha Mensajes . Una vez resueltos los errores, vuelva a iniciar la ejecución. El sistema repite aquellas contabilizaciones que no se realizaron en la primera ejecución.
●
Monitor de tareas Si no se ha completado correctamente una ejecución y no puede encontrar y resolver la causa, puede visualizar los detalles técnicos relacionados con la ejecución en el Monitor de tareas. Seleccione la ejecución relevante y haga clic en Visualizar tareas . Si una tarea encuentra errores, póngase en contacto con el administrador del sistema.
5.8.5 Guía rápida para Ejecuciones de rechazo de débito directo Existe documentación disponible sobre este tema que es específicamente relevante para Suiza. Para garantizar que se muestra la versión del documento específico de país relevante, seleccione Personalizar Mis parametrizaciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione Suiza. Grabe sus opciones y salga del sistema para asegurarse de que se han efectuado las modificaciones.
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5.8.6 Tareas 5.8.6.1 Crear una ejecución de medios de pago Resumen En la subvista Ejecuciones de medios de pago, puede crear medios de pago en papel o como archivos para el intercambio de medios de datos. Puede acceder a esta subvista desde el centro de trabajo Gestión de pagos en Tareas periódicas.
Requisitos previos En los centros de trabajo Débitos o Créditos, ha terminado de procesar la propuesta de pago y ha ejecutado el pago.
Procedimiento 1.
En la vista Tareas periódicas, en la subvista Ejecuciones de medios de pago, elija medio de pago.
2.
En Nueva ejecución de medios de pago especifique los pagos que desee hacer y los criterios que desee aplicar quando ejecute el medio de pagos. Efectúe las entradas en los siguientes campos obligatorios:
Nuevo
Ejecución de
●
ID de empresa
●
Tipos de medio de pago Para cada ejecución, puede seleccionar solo un tipo de medio de pago (como Incluyendo cheque saliente).
●
Formato Seleccione el formato que corresponde al medio de pago seleccionado (por ejemplo, cheque).
Aquí tiene otros criterios de selección que quizá le interese incluir:
3.
●
Cliente/Proveedor de/a Puede definir un intervalo de valores que le permita seleccionar varios clientes o proveedores para una ejecución de medio de pago. Si no hace una selección en este punto, el sistema incluirá en la ejecución a todos los clientes o proveedores introducidos en el sistema.
●
Fecha de ejecución del pago de/a Puede definir un rango de valor que le permite especificar un período de proceso de pago para una ejecución de medios de pago. Si no especifica nada en este punto, la ejecución se realiza independientemente de la fecha.
●
Incluyendo aviso de pago Puede fijar este indicador si desea generar avisos de pago durante la ejecución.
Hace clic en Grabar .
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Resultado Ha creado una ejecución de medios de pago que ya se puede activar y efectuar de manera inmediata, o bien planificarse para más adelante. Si solo ha grabado una ejecución de medios de pago y aún no la ha activado, todavía puede modificarla.
5.9 Informes 5.9.1 Estadísticas de pago: Clientes Resumen El informe proporciona un resumen del comportamiento de pago de los clientes respecto a su empresa para un período específico. Las posiciones canceladas no están incluidas.
Características Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, puede realizar selecciones de valores para variables a fin de especificar los datos que desea ver. Debe realizar una selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias están marcadas con un asterisco (*). Hay información adicional disponible para la siguiente variable seleccionada: ●
Fecha de contabilización propuesta El sistema toma las dos semanas anteriores como el valor estándar para los documentos introducidos.
Para obtener más información acerca de las variables estándar, consulte Resumen de informes en Gestión financiera
Analizar el informe Este informe muestra lo siguiente: el número de días desde la recepción de la factura hasta el pago (deudores); el importe del pago; el número promedio de días hasta la fecha de vencimiento neto; el número de días de atraso, en porcentaje, en el período especificado; y los descuentos por pronto pago permitidos, solicitados y no solicitados. Además, el informe especifica el nivel más alto de reclamación para cada cliente y el nivel de reclamación promedio que se emitió antes de que el cliente compensara la factura. Los datos de este informe se muestran en formato de tabla. Tiene las siguientes opciones para analizar el informe: ●
Puede limitar los datos que se muestran. Para hacerlo, seleccione Filtro.
●
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
●
Desde cada cliente que se muestra, puede desglosar los detalles relevantes. Para hacerlo, seleccione el valor adecuado y abra el menú correspondiente.
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Consulte también ●
Vista Informes
●
Resumen de informes en Gestión financiera
●
Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera
5.9.2 Registro de talonario de cheques Resumen El informe visualiza todos los números de cheque de un lote de cheques que ya se han utilizado para cheques salientes o ya no están disponibles debido a otras razones.
Características Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, debe realizar selecciones de valores para variables a fin de especificar los datos que desea ver. Puede encontrar más información para las siguientes variables seleccionadas: ●
ID de empresa Puede restringir la visualización a empresas específicas si solo desea ver la información de cheques respecto a las respectivas empresas. Puede utilizar la ayuda para entradas para seleccionar una o más emrpesas.
●
Remesa de cheques Puede restringir la visualización a remesas de cheques específicas asignadas a un banco en concreto.
●
Estado Puede restringir la visualización a cheques con estado específico. Este estado indica, por ejemplo, si el beneficiario ya ha cobrado un cheque. Los siguientes estados están disponibles: ○ Listo para transferencia El cheque se ha creado pero no se ha impreso todavía. ○
En transferencia El cheque se ha impreso. Aunque se haya emitido el cheque, todavía se puede invalidar, por ejemplo, si ha sufrido daños antes que se pudiera enviar al beneficiario.
○
Cancelado El pago completo del cheque se ha cancelado. En este caso, no existe ningún número de cheque nuevo de sustitución.
○
Invalidar Se ha invalidado el cheque antes o después de asignar un pago a dicho cheque y, si el cheque se invalidó después de su emisión, se ha utilizado un nuevo número de cheque.
○
Confirmado Este estado significa que el beneficiario cobró el cheque. Un estado de cuenta bancaria ha confirmado la salida de pago.
Analizar el informe Este informe visualiza todos los números de cheques ya utilizados, como también la información pertinente a dichos cheques, como las fechas de invalidez, los motivos de anulación o los estados de cheques. SAP Business ByDesign 1302 Gestión de pagos
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Tiene las siguientes opciones para analizar el informe: ●
Puede limitar los datos que se muestran. Para hacerlo, haga clic en el símbolo de filtro y seleccione los valores requeridos.
●
Para analizar más los datos en este informe, puede arrastrar las características a líneas y columnas.
●
Desde este informe puede navegar hacia los detalles, como los datos maestros del banco o la empresa o la pantalla de verificación.
Puede encontrar más información para las siguientes características: ●
Número de cheque original Visualiza el número del cheque original en caso que se haya invalidado y sustituido por otro de nuevo. Si no, no se visualiza ningún valor en este campo.
●
Indicador de migración Visualiza si un cheque se ha transferido desde un sistema existente. Si no hay niguna migración, no se visualiza ningún valor en este campo.
●
Importe de pago Visualiza el importe de pago para el cheque correspondiente, independientemente de si se ha invalidado o cancelado en algún momento del proceso de pago. Solo si ya ha invalidado un cheque en la remesa de cheques, 0.00 se visualiza como importe de pago en este campo.
Consulte también Verificar lotes y números de cheque para cheques salientes [página 286]
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6 Gestión de liquidez
6.1 Conceptos básicos 6.1.1 Posición de caja Resumen La Posición de caja muestra el saldo bancario actual y los detalles de transacción como los estados de cuenta bancaria indicados el día anterior. a Posición de caja refleja el estado de liquidez a corto plazo de la empresa. El sistema le ofrece un resumen integrado de su posición de caja en el centro de trabajo Gestión de liquidez.
Características El sistema automáticamente calcula la posición de caja para su empresa. Esta información se muestra en la vista Posición de caja del centro de trabajo Gestión de liquidez. Si selecciona un origen de transacción, por ejemplo, Recibos de cliente y, luego, Ir a, Detalles de transacción en el menú contextual, puede desglosar de partidas individuales de posición de caja el informe Posición de caja: Detalles de transacción. El sistema también permite ajustar dinámicamente su posición de caja durante el curso del día de operación. El sistema automatiza parcialmente muchos de los procesos para gestionar la liquidez como se describe a continuación. ●
La función transferencia entre cuentas bancarias permite iniciar transferencias de fondos entre cuentas de la empresa. Puede acceder a esta actividad rápida desde el panel Tareas comunes del centro de trabajo Gestión de liquidez. Como alternativa, puede crear una nueva transferencia entre cuentas bancarias en la vista del centro de trabajo Control de pagos.
●
La función transferencia bancaria permite iniciar pagos a cuentas bancarias de terceros en concepto de facturas o gastos pendientes. También puede acceder a esta actividad rápida desde el panel Tareas comunes del centro de trabajo Gestión de liquidez. Además, se puede crear una nueva transferencia bancaria saliente en la vista del centro de trabajo Control de pagos.
●
Puede recibir notificaciones sobre actividades de pago intradía en forma de aviso de pago bancario. El sistema permite registrarlos para que se vean reflejados en la posición de caja con la actividad rápida Nuevos avisos de pago bancario. También puede abrirlos desde el panel Tareas comunes del centro de trabajo Gestión de liquidez.
Además, el sistema permite visualizar la posición de caja desde un número de perspectivas distintas. Puede visualizar los importes totales de la transacción de cada modalidad de pago agrupada por banco. Para esto, seleccione la flecha Mostrar y, luego, Posición de caja: Modalidad de pago. También puede visualizar la posición de caja agrupada por origen de transacción. Esto muestra los importes totales de la transacción para cada origen de transacción. Para esto, seleccione la flecha Mostrar y, luego, Posición de caja: Origen de transacción.
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Es importante actualizar la posición de caja después de transferir fondos o crear un nuevo aviso de pago bancario para garantizar que la posición de caja mostrada refleja las modificaciones. Para esto, seleccione Opción y, luego, Actualizar.
Ejemplo Daniel Dough, gerente de caja de Akron Heating Inc., quiere verificar la posición de caja del día actual. Abre el centro de trabajo Gestión de liquidez y, luego, la vista del centro de trabajo Posición de caja. Se da cuenta de que existe un déficit de caja de 10 000 euros en la cuenta de la empresa en el Bank of America. Quiere transferir ese monto desde una cuenta bancaria de la empresa con un excedente a la cuenta del Bank of America a fin de evitar tener que pagar el interés deudor sobre el déficit. Selecciona Nueva transferencia entre cuentas bancarias desde el panel Tareas comunes. Completa la actividad rápida y libera la transferencia. Crea un archivo de pago y lo graba en la ubicación que corresponda para que el banco lo procese. Daniel también quiere pagar un gasto pendiente mediante transferencia bancaria. Para esto, selecciona Nueva transferencia bancaria desde el panel Tareas comunes. Completa la actividad rápida y libera la transferencia. Crea un archivo de pago y lo graba en la ubicación que corresponda para que el banco lo procese. Daniel recibe una llamada telefónica que lo notifica sobre un pago intradía. Quiere ver el pago entrante capturado por la posición de caja. Abre la actividad rápida Nuevos avisos de pago bancario desde el panel Tareas comunes. Completa la actividad rápida y la graba. Luego, libera el documento. Finalmente, Daniel quiere visualizar sus modificaciones en la posición de caja. Abre la vista Posición de caja como antes. Daniel no puede ver las modificaciones reflejadas en la posición de caja de inmediato. Actualiza la pantalla y luego ve las modificaciones reflejadas en la posición de caja. Luego hace un desglose para visualizar el informe de detalles de transacción para Transferencias electrónicas entrantes para el Bank of America.
6.1.2 Directorio bancario y actualizaciones de directorio bancario Resumen Puede utilizar el Directorio de bancos para almacenar toda la información bancaria necesaria para sus operaciones comerciales diarias en un repositorio central. Este directorio está totalmente integrado dentro del sistema y es usado por el sistema para validar los detalles bancarios incluidos en la información de pago y para validar los datos bancarios en los datos de socio comercial. Puede acceder al directorio de bancos en el centro de trabajo Gestión de liquidez,
Datos maestros
vista Directorio de bancos .
Crear el directorio de bancos Para crear el directorio de bancos, tiene las siguientes opciones: ●
Puede crear entradas en el directorio de bancos manualmente
●
Puede cargar un directorio de bancos de un proveedor externo
●
Puede usar una herramienta de migración para crear entradas desde una hoja de cálculo de datos
Crear una entrada en el directorio de bancos manualmente Puede crear manualmente un directorio de bancos en cualquier momento en la vista
Datos maestros Directorio
de bancos . Para obtener más información acerca de cómo completar esta tarea, consulte Guía rápida sobre datos maestros [página 306]. Cargar un archivo de directorio de bancos 278
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Puede adquirir un directorio de bancos de un proveedor externo, como Accuity o Deutsche Bundesbank (Banco Central Alemán), y cargarlo a SAP Business ByDesign. Puede adquirir el directorio de bancos de otras fuentes, por ejemplo varios bancos estatales, pero debe editar el archivo y ordenar los datos bancarios para que coincidan con el formato específico utilizado por SAP Business ByDesign. Para obtener información sobre cómo cargar un fichero de un proveedor que no sea Accuity o Deutsche Bundesbank, consulte Formato SAP para carga de directorios de bancos. Para obtener información sobre cómo cargar un fichero de Six Interbank Clearing, consulte Carga de directorio bancario para Six Interbank Clearing: Suiza [página 281]. Si bien varios bancos estatales ofrecen archivos de directorio de bancos de forma gratuita, otros proveedores pueden cobrar una tasa por este servicio. Para obtener más información sobre soluciones de socios y detalles sobre cómo adquirir archivos de directorio de bancos de Accuity, consulte el Centro empresarial Business ByDesign. Puede cargar el archivo de directorio de bancos en la vista Datos maestros Directorio de bancos . Para obtener más información acerca de cómo completar esta tarea, consulte Guía rápida sobre datos maestros [página 306]. Una vez que se haya completado el procesamiento del archivo, los datos bancarios contenidos en el archivo se mostrarán en el Directorio de bancos con el estado Activo. Para ver el archivo de directorio de bancos y ver el estado general del procesamiento del archivo, haga clic en Historial de cargas de archivo en la vista Directorio de bancos. Si el estado general está en rojo, puede corregir todos los errores dentro del archivo y reiniciar el procesamiento del archivo. Migrar datos de directorio de bancos También tiene la opción de migrar datos bancarios en el sistema usando una herramienta de migración durante un proyecto de implementación en la lista de actividades en el centro de trabajo Configuración empresarial. Tenga en cuenta que la migración de datos requiere autorizaciones especiales de usuario. La autorizaciones se conceden en el centro de trabajo Gestión de aplicaciones y usuarios.
Actualizar el directorio de bancos Puede mantener su directorio de bancos actualizado si actualiza regularmente los archivos de directorio de bancos del proveedor que usted elija. Si selecciona la casilla Sobrescribir entradas existentes, puede actualizar y sobrescribir todas las entradas existentes del directorio de bancos, incluidas aquellas de otros proveedores y las entradas creadas manualmente. Las entradas del directorio de bancos de un proveedor siempre se sobrescriben cuando actualiza un archivo de directorio de bancos del mismo proveedor.
Editar entradas del directorio de bancos Para editar una entrada del directorio de bancos, abra la vista Directorio de bancos. Seleccione la entrada que desea editar y haga clic en Editar . Si utiliza el enfoque de implementación Gestión de proyectos, podrá acceder al directorio bancario desde el centro de trabajo Datos de socio comercial. A continuación se explica el editor. ●
Datos bancarios En esta sección, introduzca los detalles de contacto del banco. Puede introducir el período durante el cual la entrada tendrá validez. También puede seleccionar el método de cálculo de dígito de control de la lista. Esta lista se mantiene como dato maestro del directorio de bancos.
●
Código SWIFT
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En Datos de control bancario, introduzca el código SWIFT o alternativamente el Código identificador del banco (BIC) y seleccione el grupo de bancos al que pertenece el banco. El código SWIFT o BIC es un identificador único que se utiliza para identificar bancos, mayormente en transferencias electrónicas internacionales y otras transacciones. Si tiene cuentas con varios bancos afiliados o varias subsidiarias del mismo banco, estos bancos pueden compartir el mismo código SWIFT o BIC. Debe hacer clic en Identificación por SWIFT/BIC en dos situaciones: ○ Si la entrada de directorio de bancos es la única entrada de directorio de bancos que usa este ID estándar para pagos automáticos. Es decir, los casos en los que esta entrada de directorio de bancos sea la única entrada para un banco en particular y su identificador SWIFT o BIC. ○
Es posible que haya más de una entrada de directorio de bancos que usen el mismo identificador SWIFT o BIC. En esta situación, el sistema no puede identificar la entrada de directorio de bancos apropiada para usar. Si hace clic en Identificación por SWIFT/BIC, identifica la entrada particular como la entrada principal para este identificador SWIFT o BIC.
Haga clic en Identificación por SWIFT/BIC en ambas situaciones para especificar esta entrada de directorio de bancos como el banco principal. El código SWIFT o BIC es un identificador único utilizado por los bancos para identificarse en las transacciones. El sistema hará referencia a esta entrada de directorio de bancos para cada transacción que use el identificador SWIFT o BIC. ●
Códigos bancarios nacionales Los detalles del código nacional se usan para identificar la entrada del directorio de bancos. Debe introducir los detalles del código bancario nacional en la celda de la tabla Código bancario nacional. Puede mantener varios detalles de código bancario nacional para una sola entrada en el directorio de bancos. Para agregar detalles de código de banco nacional, haga clic en Añadir fila. Generalmente, el tipo de código bancario nacional se introduce automáticamente después de que selecciona el país del banco. Sin embargo, en algunos casos, puede introducir el código del banco nacional y el tipo de código del banco nacional manualmente. Por ejemplo, en los Estados Unidos, los bancos usan varios códigos bancarios nacionales y tipos de códigos bancarios. En consecuencia, es posible introducir manualmente el código bancario y el tipo de código bancario para los bancos en los Estados Unidos. Haga clic en Estándar para seleccionar el código bancario nacional y el tipo de código bancario que se muestra como selección estándar para usar para esta entrada de directorio de bancos. Los detalles del código bancario nacional seleccionado se usarán para los pagos automáticos y electrónicos que involucren esta entrada. Debe hacer clic en la casilla Identificación por código bancario nacional en dos situaciones: ○ Si la entrada de directorio de bancos es la única entrada de directorio de bancos que usa este código bancario nacional para pagos automáticos. Es decir, los casos en los que esta entrada de directorio de bancos sea la única entrada para un banco en particular y su código bancario nacional. ○
Es posible que haya varias entradas de directorio de bancos que usan el mismo código bancario nacional. En esta situación, el sistema no puede identificar la entrada de directorio de bancos apropiada para usar en pagos automáticos. Si hace clic en la casilla, identifica la entrada particular como la entrada principal para este código bancario nacional.
Haga clic en Identificación por código bancario nacional en ambas situaciones para especificar esta entrada de directorio de bancos como el banco principal. El código bancario nacional es un identificador único utilizado por los bancos para identificarse en las transacciones nacionales. El sistema hará referencia a esta entrada de directorio de bancos para cada transacción usando el código bancario nacional. ●
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Sucursales asignadas Debe introducir los detalles de contacto y asignar un Nombre de sucursal para cada sucursal de la entrada de directorio de bancos en la ficha Sucursales asignadas. El ID de sucursal lo introduce automáticamente el sistema. Para asignar más de una sucursal a la entrada, haga clic en Añadir fila e introduzca los detalles en la nueva fila.
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Si una entrada de directorio de bancos ya no es relevante, puede fijar el estado como obsoleto. Seleccione la entrada relevante, haga clic en Acciones y luego en Fijar como obsoleto.
6.1.3 Carga de directorio bancario para Six Interbank Clearing: Suiza
Existe documentación disponible sobre este tema que es específicamente relevante para Suiza. Para garantizar que se muestra la versión del documento específico de país relevante, seleccione Personalizar Mis parametrizaciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione Suiza. Grabe sus opciones y salga del sistema para asegurarse de que se han efectuado las modificaciones.
6.1.4 Estados de cuenta bancaria Resumen Obtener información actualizada del estado sus cuentas bancarias es un factor importante para una gestión efectiva del flujo de medios financieros. Para obtener una visión precisa del estado de sus cuentas bancarias, necesita información sobre el saldo bancario actual. Su banco le facilita esta información via extracto bancario tanto en formato electrónico como físico (papel). El sistema soporta ambos formatos de extracto bancario. Los extractos bancarios físicos se introducen y actualizan en el sistema manualmente en la vista Extractos bancarios del centro de trabajo Gestión de liquidez. El sistema visualiza los extractos bancarios que se introdujeron en el sistema en la misma vista. Puede cargar archivos de extractos bancarios electrónicos en la subvista Archivos de entrada de la vista Gestión de ficheros del mismo centro de trabajo.
Configuración empresarial Están disponibles las siguientes opciones en la vista Lista de actividades en el centro de trabajo Configuración empresarial, y corresponden a los extractos bancarios. ●
Formatos de importación para extractos bancarios Puede mantener los formatos de archivo disponibles para extractos bancarios y asignarlos a cuentas bancarias de la empresa, bancos o países específicos en el centro de trabajo Configuración empresarial de la vista Lista de actividades. En la etapa Ajuste preciso, seleccione Gestión de flujo de caja > Formatos de import para extractos bancarios. Para obtener más información, consulte Formato de extracto de cuenta electrónico [página 303]
●
Liberar extractos bancarios Si requiere la aprobación de extractos bancarios antes de poder liberarlos, puede hacerlo en el centro de trabajo Configuración empresarial en la vista Lista de actividades. Si no se configuraron asignaciones, el sistema selecciona automáticamente un formato en función del país. En la etapa Ajuste preciso, seleccione Gestión de flujo de caja > Liberar extractos bancarios. Puede conservar las parametrizaciones en forma individual para cada cuenta bancaria de la empresa. La verificación de la aprobación sólo se aplica a los extractos bancarios que se cargaron como archivos de extractos bancarios electrónicos. Si no completa la actividad, la verificación de aprobación está activada por defecto.
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Características Los extractos bancarios se introducen y actualizan en el sistema en la vista Informes bancarios del centro de trabajo Gestión de liquidez. El sistema muestra los extractos bancarios que se introdujeron en el sistema en la vista Estados de cuenta bancaria. En la lista Mostrar, seleccione Liberado para ver todos los extractos bancarios que se introdujeron y liberaron correctamente. Los extractos que se liberen no pueden eliminarse. Con el fin de poder mostrar extractos bancarios para el día actual, seleccione Estados de cuenta bancaria de hoy. La lista que se muestra ofrece un resumen del trabajo completado en el día actual. Estos datos no forman parte de la lista Estado de cuenta bancaria de este mes. Tras liberar un extracto bancario, el sistema relaciona las partidas individuales del extracto bancario con las asignaciones de pago pendientes (mediante la creación automática de una asignación de pago por cada partida del extracto bancario) e intenta liberar estas asignaciones de pago. El campo Estado de gestión de extractos bancarios muestra el estado de la gestión de este extracto bancario. Este puede tener el siguiente estado No iniciado, En proceso, Finalizado y Finalizado con errores. El campo Gestión de extractos bancarios finalizada con errores indica si ocurrieron errores técnicos durante la gestión de extractos bancarios. Si la gestión no muestra un estado de Finalizado o si la gestión de extractos bancarios finalizó con errores, puede seleccionar Reiniciar gestión de extractos bancarios para volver a iniciar la gestión. También puede liberar las asignaciones de pago de forma individual en el centro de trabajo Gestión de pagos. Si no se puede liberar la asignación de pagos por motivos empresariales (no técnicos), por ejemplo, una fecha de contabilización incorrecta o datos incompletos del interlocutor comercial, puede procesar las tareas de asignación de pagos individuales en el centro de trabajo Gestión de pagos. Si selecciona En preparación, se muestran los extractos bancarios que se introdujeron y guardaron pero no se liberaron. Si selecciona Cancelado, se muestran los extractos bancarios que se han anulado. Si selecciona Anular, se muestran los extractos bancarios que se han rechazado.
Importación y edición de extractos bancarios El sistema admite la importación manual y electrónica de ambos extractos bancarios. No obstante, el proceso de carga del extracto en el sistema es diferente para ambos: ●
Importación manual de extracto bancario Para introducir manualmente la información de un extracto bancario en papel en la subvista Estado de cuenta bancaria , seleccione Nuevo y, a continuación, Estado de cuenta bancaria.
●
Importación electrónica de extracto bancario Para importar un archivo de extracto bancario electrónico en la subvista Archivos de entrada, seleccione Nuevo y, a continuación, Archivo de entrada.
También puede editar los extractos bancarios existentes (que se introdujeron en forma manual y tienen un estado de En preparación) en la vista Estados de cuenta bancaria . Seleccione el extracto bancario que desee editar y seleccione Editar . No puede editar los extractos bancarios creados automáticamente, sólo puede aprobarlos o rechazarlos.
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Integración de extractos bancarios El sistema guarda los extractos bancarios y, a continuación, los contabiliza en el libro mayor de acuerdo con las reglas de determinación de cuentas definidas durante la configuración empresarial. La gestión de extractos bancarios depende de una estructura de cuentas de compensación para cada cuenta bancaria en el sistema. La primera contabilización se deriva automáticamente de la gestión de partidas abiertas y de la gestión de pagos; la segunda se realiza de forma automática en el extracto bancario. El extracto bancario se contabiliza en la cuenta bancaria correspondiente para compensar la contabilización de la cuenta de compensación. Este proceso se ejemplifica mejor en el ejemplo comercial más habitual, una transferencia bancaria: ●
Una transferencia bancaria completa y liberada, (con un estado de En preparación), inicia la creación de una contabilización en la cuenta de compensación bancaria.
●
Recibe un extracto bancario del banco. La transferencia bancaria se registra como una partida individual del pago en el extracto bancario. Cuando carga y libera este extracto bancario, se crea una contabilización en la cuenta bancaria. Esta contabilización compensa la contabilización de la cuenta de compensación.
●
El estado de la transferencia bancaria en el sistema cambia de En Preparación a Confirmado.
Hay algunas excepciones en este proceso, como las tasas bancarias y los intereses. Se admiten los cargos bancarios e intereses. No obstante, posiblemente se requiera la asignación manual de pagos en función del lugar en el que se incluyen las partidas individuales en el extracto bancario. Por ejemplo, puede recibir un extracto bancario que incluya partidas individuales de cargos bancarios o intereses incluidos como partidas separadas en el extracto, es necesario que realice la asignación de pagos para asignarlos a la cuenta bancaria del libro mayor correcta. Para obtener más información, consulte Asignación y compensación de pagos [página 192] .
Ejemplo Las empresas tienden a recibir sus extractos bancarios en formato de papel o de archivo electrónico, pero no ambos. Sin embargo, ambos se mencionan a continuación a modo de ejemplo. Daniel Dough, gerente de caja de Akron Heating Inc. Recibe un extracto bancario en la contabilización. Abre el centro de trabajo Gestión de liquidez, vista Estados de cuenta bancaria. Elige Nuevo y, a continuación, Estado de cuenta bancaria. Aparece la actividad guiada Crear extracto bancario. Introduce manualmente los detalles del extracto bancario y lo guarda. Daniel también recibe un extracto bancario electrónico a través del software bancario de Akron. Abre la subvista Archivos de entrada . Elige Nuevo y, a continuación, Archivo de entrada. Aparece la pantalla de actividades rápidas Nuevo archivo de entrada. Completa la actividad rápida y la guarda. Los extractos bancarios se guardan y liberan.
Procesamiento de estados de cuenta bancaria Después de haber confirmado o liberado los extractos bancarios, el sistema contabiliza las posiciones correspondientes. Si las posiciones confirman las transacciones conocidas en el sistema (por ejemplo, cobrar un cheque saliente existente, confirmar una transferencia bancaria o la nota de crédito de un depósito de cheque), estas posiciones se Control de pagos , además del pago original. Esto significa, por muestran luego en la vista Gestión de pagos ejemplo, que el sistema muestra la posición del cheque saliente original, con el estado En transferencia, y la posición SAP Business ByDesign 1302 Gestión de liquidez
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con el pago confirmado por el extracto bancario (el cheque saliente con el estado Confirmado). Una vez que se haya contabilizado el pago por completo, el sistema asigna de forma automática ambas posiciones. Tras haber asignado las posiciones correctamente, sólo se muestra un pago en el control de pagos; en este caso, el cheque saliente con el estado Confirmado. Puede realizar un seguimiento del estado de procesamiento del estado de cuenta bancaria en la vista Estados de cuenta bancaria, en Detalles. Según el volumen del extracto bancario, el procesamiento puede demorar un tiempo. Una vez completada la asignación de las posiciones del estado de cuenta bancaria y el estado Completado, solo se visualiza el pago con el estado Confirmado. Si es necesario, puede reiniciar el proceso haciendo clic en Reiniciar procesamiento de estado de cuenta bancaria.
6.1.5 Transferencias bancarias Resumen Puede utilizar transferencias bancarias para realizar tanto salidas de pagos automáticas como manuales. Hay dos tipos de transferencias bancarias: transferencias bancarias, que se utilizan para realizar pagos de una cuenta de la empresa a cuentas terceras, y las transferencias entre cuentas del mismo banco, que se utilizan para transferir fondos entre cuentas bancarias de la empresa. Éstas se utilizan generalmente para tranferencias relacionadas con la gestión de liquidez.
Configuración empresarial Las siguientes opciones están disponibles en la vista Lista de actividades en el centro de trabajo Configuración empresarial y son relevantes para transferencias bancarias; ●
Transferencias bancarias salientes Puede revisar y modificar algunas de las opciones predefinidas para transferencias bancarias salientes en el centro de trabajo Configuración empresarial, en la vista Lista de actividades. En el paso Ajuste preciso, marque Gestión de flujo de caja > Transferencias bancarias salientes, puede ajustar las opciones para: Grupos de países; Existe un grupo de países cuando los pagos entre miembros se consideran pagos nacionales, por ejemplo, en la Unión Europea. También puede crear su propios grupos de países. Formatos de pago; Muestra la relación entre los códigos internos y externos que se utilizan para transmitir información de pagos entre el sistema y el banco para cada formato de pago disponible. Estos formatos están estandarizados para que solo necesite modificar las opciones si su empresa ha llegado a un acuerdo especializado con el banco. Perfiles de correspondencia de pago; Puede elegir qué campos incluir en los formularios de correspondencia para cada perfil de correspondencia de pago.
●
Transferencias electrónicas salientes Puede revisar y modificar las mismas opciones para transferencias electrónicas salientes en el centro de trabajo Configuración empresarial, en la vista Lista de actividades. En la etapa Ajuste preciso, seleccione Gestión de flujo de caja > Transferencias electrónicas salientes.
Características Las transferencias bancarias y los traslados de cuentas bancarias pueden crearse desde cualquier punto del centro de trabajo Gestión de liquidez desde el área de ventana Tareas comunes. También puede crear una transferencia bancaria saliente o un traslado de cuentas bancarias en la vista Control de pagos de los centros de trabajo Gestión de liquidez y Gestión de pagos.
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Las transferencias bancarias nuevas también pueden iniciarse en los centros de trabajo Débitos y Créditos de forma manual o automática como parte de un pago manual o automático.
Integración de archivos de pago Una transferencia bancaria o un traslado de cuentas bancarias no se ha completado hasta que la información de pago incluida en la operación está en manos del banco o del software bancario para su recopilación y procesamiento. Es preciso crear un archivo nuevo con el formato adecuado para concluir la transferencia. Luego, este archivo se graba en una ubicación determinada externa al sistema para que el banco o el software bancario la recopile. El archivo se puede crear de forma automática o manual. La ejecución de medios de archivo de pago creará el archivo de forma automática. Puede crear el archivo de pago generado de forma manual en la subvista Archivos de salida de la vista del centro de trabajo Gestión de archivos seleccionando la transferencia adecuada y marcando Crear archivo de pago .
6.1.6 Aviso de pago bancario Resumen El aviso de pago bancario contiene posiciones de la posición de caja que los repositorios integrados no capturan automáticamente. El aviso de pago bancario actúa como una nota y garantiza que la posición se refleje en la posición de caja actual. El aviso de pago bancario se debe sustituir por un registro de transacción en el próximo estado de cuenta bancaria. SAP admite una cantidad de formatos de archivo nacionales e internacionales (por ejemplo, el formato V11 para Suiza o CREMUL para Austria) para avisos de pago bancario. Puede ver y editar los avisos de pago bancario que introduzca en el sistema en la vista Avisos de pago bancario del centro de trabajo Gestión de liquidez. Posición de caja e integración de previsión de liquidez Este nuevo aviso de pago bancario es capturado automáticamente por la posición de caja y la previsión de liquidez. Sin embargo, sólo está visible una vez que actualiza la vista de Posición de caja. En la vista de Posición de caja, haga clic en el botón Actualizar para actualizar la posición de caja. En la vista Avisos de pago bancario, en el centro de trabajo Gestión de liquidez, puede ver todos los avisos de pagos bancarios existentes para la empresa agrupados de acuerdo con su estado. Desde aquí puede liberar avisos de pagos bancarios que tengan el estado de En preparación. También puede revertir (cancelar) y editar avisos de pago existentes. Los avisos de pagos bancarios con el estado Liberado son sólo avisos capturados por la posición de caja.
Ejemplo Daniel Dough es gerente de caja de Akron Heating Inc. Daniel ha recibido un nuevo aviso de pago bancario en la contabilización que detalla un pago futuro desde un banco de un cliente. Desea capturar esto en la posición de caja del día. Abre el centro de trabajo Gestión de liquidez. Selecciona Nuevo aviso de pago bancario desde el panel Tareas comunes. Completa la actividad rápida y hace clic en Grabar.
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Debe liberar el aviso de pago bancario. Daniel abre la subvista Avisos de pago bancario. En la lista Mostrar, selecciona Avisos de pago bancario en preparación. Selecciona el aviso de pago bancario relevante y hace clic en Liberar. Ahora, Daniel desea ver el efecto del nuevo aviso de pago bancario en su posición de caja. Abre la vista Posición de caja y actualiza la pantalla. Puede ver el nuevo aviso de pago bancario capturado por la posición de caja. Entonces, Daniel despliega la vista para acceder al informe Posición de caja: Detalles de transacción; para esto, hace clic con el botón secundario en un origen de transacción, por ejemplo, Recibos de cliente, y selecciona Ir a y, luego, Detalles de transacción desde el menú contextual.
6.1.7 Remesa de cheques y números de cheque para cheques salientes Los lotes y los rangos de números de cheques se muestran en el centro de trabajo Gestión de liquidez en maestros
Mis bancos . Hacer doble clcic en su banco y seleccionar
Ver todos
Cuentas bancarias
Datos Lotes de
cheques .
Asignación automática de número de cheque Para que el sistema pueda asignar automáticamente números de cheque, debe haber creado una remesa de cheques para la cuenta bancaria apropiada en los datos maestros del banco y debe haber fijado el indicador Utilizado para la numeración automática de cheques. La asignación automática de números de cheque asigna números consecutivos a cheques y omite números de cheque ya utilizados y recicla números de cheque liberados por cancelaciones. El nuevo número de cheque se visualiza en la remesa de cheques en Siguiente cheque.
Asignación manual de número de cheque Sin embargo, si introduce manualmente el número de cheque, el sistema verifica si existe una remesa de cheques para la cuenta bancaria relevante y si el número introducido aún no se ha utilizado. Si esto ocurre, el sistema utiliza la información de remesa de cheques en el cheque introducido. Si no existe remesa de cheques ni número de cheque apropiado para la cuenta bancaria relevante, el sistema genera un cheque sin asignación de remesa de cheques y visualiza el correspondiente mensaje de advertencia.
Omitir el siguiente número de cheque Si un formulario de cheque deja de ser válido antes de crear el cheque, puede omitir el número visualizado en la remesa de cheques en Siguiente cheque. Para hacerlo, primero debe eliminar el número no válido de la remesa de cheques. Seleccione la remesa de cheques y después Invalidar cheque no utilizado. Introduzca el número del cheque para invalidar, la fecha de anulación y el motivo de anulación. Ahora el número consecutivo se visualiza en Siguiente cheque.
Resumen de números de cheque utilizados Para traer un resumen de los números de cheque ya utilizados, proceda de la siguiente forma: 1.
Vaya a la vista Control de pagos.
2.
Introduzca la cuenta bancaria relevante y la modalidad de pago Cheque saliente como valores de filtro.
3.
Clasifique los números de cheque en la columna Número de referencia.
Modificar números de cheque posteriormente Posteriormente puede modificar los números de cheque de uno o varios cheques a la vez. Antes de efectuar esta acción, deben cumplirse los siguientes requisitos:
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●
Los cheques para modificar deben pertenecer a una remesa de cheques.
●
El rango de números seleccionado debe estar en el ámbito de valores de la remesa de cheques.
●
Los números de cheque seleccionados deben ser números consecutivos.
●
Los cheques para modificar tienen el estado Listo para transferir, En transferencia o Cancelado.
●
La remesa de cheques no se indica como Bloqueado.
●
Si especifica un rango de números, la diferencia entre el valor superior y el inferior debe corresponder al número de cheques para modificar.
Para modificar números de cheque, primero debe determinar el siguiente número de cheque que no se ha utilizado. En la vista Control de pagos, seleccione los cheques relevantes utilizando+botón izquierdo del ratón y Acciones para cheques Renumerar . Para un cheque, introduzca el número de cheque más bajo y seleccione para varios cheques, el rango de números de cheque para utilizar. La numeración nueva significa que los valores en Cheque actual y Siguiente cheque automáticamente se actualizan en la remesa de cheques.
Conmutar números de cheque Puede conmutar los números de dos cheques dentro de una remesa de cheques posteriormente. Antes de efectuar estas acciones, deben cumplirse los siguientes requisitos: ●
Los cheques para modificar deben pertenecer a una remesa de cheques.
●
Los cheques para modificar tienen el estado Listo para transferir, En transferencia o Cancelado.
●
La remesa de cheques no se indica como Bloqueado.
Para conmutar dos números de cheque en una remesa de cheques, seleccione los cheques relevantes utilizando +botón izquierdo del ratón y seleccione
Acciones para cheques
Conmutar .
Dividir remesa de cheques Puede dividir una remesa de cheques posteriormente. Esto resulta útil, por ejemplo, si desea crear una remesa de cheques para cheques creados automáticamente y una remesa de cheques para cheques creados manualmente. Para hacerlo, realice lo siguiente: 1.
Vaya a
Datos maestros
2.
Vaya a
Cuentas bancarias
3.
Determine el siguiente número de cheque de la remesa de cheques para dividir.
4.
Seleccione la fila de la remesa de cheques para dividir y después Dividir remesa de cheques.
5.
Introduzca un número consecutivo y el primer número de cheque para la nueva remesa de cheques.
Mis bancos
y seleccione el banco que desea editar.
Remesa de cheques .
6.1.8 Supervisar procesamiento de asignación de pagos Resumen Después de haber confirmado o liberado los estados de cuenta bancaria, el sistema contabiliza las posiciones. Si las posiciones confirman las transacciones conocidas en el sistema (por ejemplo, cobrar un cheque saliente existente, confirmar una transferencia bancaria o la nota de crédito de un depósito de cheque), estas posiciones de estado de cuenta bancaria también se mostrarán luego en la vista Control de pagos hasta que se procese la asignación de pagos. Después de contabilizar completamente el pago, el sistema asigna automáticamente ambas posiciones- la posición cheque saliente, transferencia bancaria, o la posición depósito de cheques y el estado de cuenta bancaria. (Este
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proceso se inicia automáticamente cada minuto). Tras haber asignado las posiciones correctamente, sólo se muestra un pago en el control de pagos; en este caso, el cheque saliente con el estado Confirmado. Para realizar un seguimiento del estado de procesamiento de la asignación de pagos del estado de cuenta bancaria, proceda de la manera siguiente: 1.
Vaya al centro de trabajo Gestión de liquidez y luego seleccione la vista Estados de cuenta bancaria.
2.
Seleccione el estado de cuenta bancaria relevante.
3.
En el área inferior de la pantalla, en Detalles, el campo Estado de procesamiento de asignación de pagos muestra las siguientes etapas: ● No iniciado ●
En proceso
●
Finalizada
Según el volumen del extracto bancario, el procesamiento puede demorar un tiempo. 4.
Una vez que se ha completado la asignación de las posiciones del estado de cuenta bancaria y se muestra el estado Finalizado, sólo se podrá visualizar el pago con el estado Finalizado en el control de pagos. Para reiniciar el proceso en caso de que problemas técnicos terminen el procesamiento, seleccione Reiniciar procesamiento de asignación de pagos .
6.1.9 Datos maestros 6.1.9.1 Centros de compensación y cuentas de centros de compensación Resumen Un centro de compensación (también denominado adquiriente), es una institución financiera o un proveedor de servicios que actúa como un tercero en la compensación de contratos de pago futuros, por ejemplo, de pagos con tarjeta de crédito, para el pagador, para el beneficiario o para ambos. Un banco puede actuar como un centro de compensación; sin embargo, un centro de compensación no tiene que ser necesariamente un banco. Los centros de compensación se actualizan en el sistema en el centro de trabajo Gestión de liquidez. Los datos maestros de los centros de compensación se actualizan en la subvista Centros de compensación de la vista del centro de trabajo Datos maestros. Los datos de cuentas de centros de compensación individuales se actualizan en la subvista Cuenta de centro de compensación, en la misma vista del centro de trabajo.
Configuración empresarial Las siguientes opciones están disponibles en la vista Lista de actividades en el centro de trabajo Configuración empresarial y son relevantes para centros de comprensación; ●
Tipos de tarjeta de crédito Puede revisar y modificar las parametrizaciones predefinidas para los tipos de tarjeta de crédito permitidas, como VISA o iners Club en el centro de trabajo Configuración empresarial en la vista Lista de actividades. En la etapa Ajuste preciso, seleccione Gestión de flujo de caja > Tipos de tarjeta de crédito. Aquí también puede revisar y modificar la verificación de la validez para cada tipo de tarjeta de crédito.
●
Autorizaciones y liquidaciones de tarjetas de crédito
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Puede revisar y modificar los parámetros de autorización y liquidación para tarjetas de crédito en el centro de trabajo Configuración empresarial, en la vista Lista de actividades. En la etapa Ajuste preciso, seleccione Gestión de flujo de caja > Autorización y liquidación de tarjeta de crédito. Desde aquí, puede editar las siguientes parametrizaciones: ○ Perfiles de autorización de tarjetas de crédito Revisión y modificación de perfiles de autorización de tarjetas de crédito predefinidos. También puede asignar perfiles de autorización a su empresa. ○
Perfiles del umbral de autorización de pagos Revisión y modificación de los perfiles de autorización de pagos. Los pagos por debajo de los importes especificados no necesitan autorización. También puede asignar perfiles de autorización a su empresa.
○
Liquidaciones de tarjeta de crédito Especifique las parametrizaciones para pagos con tarjeta de crédito entrantes, como liquidación individual o de lote. También puede asignar perfiles de liquidación a su empresa.
Características Para crear una nueva entrada de centros de compensación, abra la subvista Centros de compensación y haga clic en Nuevo , después Centro de compensación. Introduzca los datos necesarios y haga clic en Grabar . Para crear una cuenta de centro de compensación nueva abra la subvista Cuentas de centro de coste en el centro de trabajo Datos maestros y haga clic en Nuevo , después en Cuenta de centro de compensación. Aparece la pantalla Nueva cuenta de centro de compensación. Introduzca el ID de empresa del centro compensación en el campo ID de centro de compensación y el número utilizado por el centro de compensación para identificar a su empresa en el campo ID de comerciante. Su proveedor de servicios de tarjetas de crédito le proporciona este ID. Seleccione el ID de empresa de la empresa que utilizará la cuenta en el campo ID empresa. También puede introducir el período de tiempo durante el cual la cuenta permanece válida. Además, existen tres etiquetas a completar, como se explica más abajo. ●
Cuenta Introduzca un identificador interno en el campo Número de cuenta. Esto se utiliza sólo para fines informativos. Seleccione la moneda que utilizará el centro de compensación para informar a la empresa en el campo Moneda También seleccione también el ID cuenta bancaria de la cuenta del centro de compensación al que se harán los pagos. Seleccione el proveedor de servicios de la tarjeta de crédito elegida en el campo Proveedor de servicios de pago, en caso de que se pueda aplicar. Las tarjestas de crédito son la única categoría de tarjeta de crédito admitida.
●
Moneda preferida Seleccione las monedas que desea procesar con esta cuenta de centro de compensación particular. Si, por ejemplo, se introduce EUR como moneda, todos los pagos de la tarjeta de crédito realizados en euros se procesarán por esta cuenta. Si no se selecciona ninguna moneda, la cuenta procesará los pagos de la tarjeta de crédito en todas las monedas soportadas. Se actualin varias monedas para la misma cuenta.
●
Tipo de tarjeta de crédito Seleccione los tipos de tarjeta de crédito particular, como VISA o Mastercard, que se procesarán por la cuenta en la columna Tipo de tarjeta de crédito. Introduzca el período de validez de la autorización en la columna Días de validez de autorización. En la mayoría de los casos, el proveedor del servicio le proporcionará el número de días de validez de la autorización. El adquiriente (centro de compensación) le envía esta información al proveedor y éste se la comunica al usuario. Introduzca esta información manualmente.
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El sistema hace referencia automáticamente a la fecha de validez de la autorización contenida en una solicitud de autorización electrónica. Si la solicitud no contiene esta fecha, el sistema utiliza los días de la validez de la autorización introducidos por el usuario para calcular dicha fecha de validez de la autorización. En este caso, el sistema calcula automáticamente la fecha de validez de la autorización sumando la fecha actual y los días de validez de la autorización introducidos por el usuario. Si no se introduce nada en la columna de Días de validez de la autorización, el sistema utilizará la fecha actual como fecha de validez de la autorización. La transacción se procesará en el sistema pero no se autorizará ya que el período de autorización será cero. Si desea seleccionar esta cuenta como procesador exclusivo de un tipo de tarjeta de crédito particular, seleccione la casilla de selección Por defecto. Todos los pagos de la tarjeta de crédito realizados utilizando este tipo de tarjeta de crédito se procesarán por esta cuenta. Una vez finalizada esta actividad, debe grabar y activar la cuenta.
Ejemplo Daniel Dough es el gestor de la caja de Akron Heating Technologies Inc. La empresa acaba de abrir una nueva cuenta con un centro de compensación nuevo. Desea registrar esto en el sistema. Daniel abre la subvista Centros de compensación de la vista del centro de trabajo Datos maestros en el centro de trabajo Gestión de liquidez. Selecciona Nuevo y, a continuación Centro de compensación. Aparece la pantalla Nueva cuenta de centro de compensación. Introduce los datos necesarios y hace clic en Grabar . Daniel ahora desea añadir los detalles de la cuenta al centro de compensación nuevo. Abre la subvista Cuentas de centros de compensación. Aparece la pantalla Nueva cuenta de centro de compensación. Introduce los datos necesarios y graba sus entradas. Ahora desea activar la cuenta. Hace clic en Modificar estado, y después en Activar. El nuevo centro de compensación y la cuenta de compensación se han creado en el sistema y está disponibles para utilización.
6.1.9.2 Directorio bancario y actualizaciones de directorio bancario Resumen Puede utilizar el Directorio de bancos para almacenar toda la información bancaria necesaria para sus operaciones comerciales diarias en un repositorio central. Este directorio está totalmente integrado dentro del sistema y es usado por el sistema para validar los detalles bancarios incluidos en la información de pago y para validar los datos bancarios en los datos de socio comercial. Puede acceder al directorio de bancos en el centro de trabajo Gestión de liquidez,
Datos maestros
vista Directorio de bancos .
Crear el directorio de bancos Para crear el directorio de bancos, tiene las siguientes opciones: ●
Puede crear entradas en el directorio de bancos manualmente
●
Puede cargar un directorio de bancos de un proveedor externo
●
Puede usar una herramienta de migración para crear entradas desde una hoja de cálculo de datos
Crear una entrada en el directorio de bancos manualmente
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Puede crear manualmente un directorio de bancos en cualquier momento en la vista
Datos maestros Directorio
de bancos . Para obtener más información acerca de cómo completar esta tarea, consulte Guía rápida sobre datos maestros [página 306]. Cargar un archivo de directorio de bancos Puede adquirir un directorio de bancos de un proveedor externo, como Accuity o Deutsche Bundesbank (Banco Central Alemán), y cargarlo a SAP Business ByDesign. Puede adquirir el directorio de bancos de otras fuentes, por ejemplo varios bancos estatales, pero debe editar el archivo y ordenar los datos bancarios para que coincidan con el formato específico utilizado por SAP Business ByDesign. Para obtener información sobre cómo cargar un fichero de un proveedor que no sea Accuity o Deutsche Bundesbank, consulte Formato SAP para carga de directorios de bancos. Para obtener información sobre cómo cargar un fichero de Six Interbank Clearing, consulte Carga de directorio bancario para Six Interbank Clearing: Suiza [página 281]. Si bien varios bancos estatales ofrecen archivos de directorio de bancos de forma gratuita, otros proveedores pueden cobrar una tasa por este servicio. Para obtener más información sobre soluciones de socios y detalles sobre cómo adquirir archivos de directorio de bancos de Accuity, consulte el Centro empresarial Business ByDesign. Puede cargar el archivo de directorio de bancos en la vista Datos maestros Directorio de bancos . Para obtener más información acerca de cómo completar esta tarea, consulte Guía rápida sobre datos maestros [página 306]. Una vez que se haya completado el procesamiento del archivo, los datos bancarios contenidos en el archivo se mostrarán en el Directorio de bancos con el estado Activo. Para ver el archivo de directorio de bancos y ver el estado general del procesamiento del archivo, haga clic en Historial de cargas de archivo en la vista Directorio de bancos. Si el estado general está en rojo, puede corregir todos los errores dentro del archivo y reiniciar el procesamiento del archivo. Migrar datos de directorio de bancos También tiene la opción de migrar datos bancarios en el sistema usando una herramienta de migración durante un proyecto de implementación en la lista de actividades en el centro de trabajo Configuración empresarial. Tenga en cuenta que la migración de datos requiere autorizaciones especiales de usuario. La autorizaciones se conceden en el centro de trabajo Gestión de aplicaciones y usuarios.
Actualizar el directorio de bancos Puede mantener su directorio de bancos actualizado si actualiza regularmente los archivos de directorio de bancos del proveedor que usted elija. Si selecciona la casilla Sobrescribir entradas existentes, puede actualizar y sobrescribir todas las entradas existentes del directorio de bancos, incluidas aquellas de otros proveedores y las entradas creadas manualmente. Las entradas del directorio de bancos de un proveedor siempre se sobrescriben cuando actualiza un archivo de directorio de bancos del mismo proveedor.
Editar entradas del directorio de bancos Para editar una entrada del directorio de bancos, abra la vista Directorio de bancos. Seleccione la entrada que desea editar y haga clic en Editar . Si utiliza el enfoque de implementación Gestión de proyectos, podrá acceder al directorio bancario desde el centro de trabajo Datos de socio comercial. A continuación se explica el editor. ●
Datos bancarios
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En esta sección, introduzca los detalles de contacto del banco. Puede introducir el período durante el cual la entrada tendrá validez. También puede seleccionar el método de cálculo de dígito de control de la lista. Esta lista se mantiene como dato maestro del directorio de bancos. ●
Código SWIFT En Datos de control bancario, introduzca el código SWIFT o alternativamente el Código identificador del banco (BIC) y seleccione el grupo de bancos al que pertenece el banco. El código SWIFT o BIC es un identificador único que se utiliza para identificar bancos, mayormente en transferencias electrónicas internacionales y otras transacciones. Si tiene cuentas con varios bancos afiliados o varias subsidiarias del mismo banco, estos bancos pueden compartir el mismo código SWIFT o BIC. Debe hacer clic en Identificación por SWIFT/BIC en dos situaciones: ○ Si la entrada de directorio de bancos es la única entrada de directorio de bancos que usa este ID estándar para pagos automáticos. Es decir, los casos en los que esta entrada de directorio de bancos sea la única entrada para un banco en particular y su identificador SWIFT o BIC. ○
Es posible que haya más de una entrada de directorio de bancos que usen el mismo identificador SWIFT o BIC. En esta situación, el sistema no puede identificar la entrada de directorio de bancos apropiada para usar. Si hace clic en Identificación por SWIFT/BIC, identifica la entrada particular como la entrada principal para este identificador SWIFT o BIC.
Haga clic en Identificación por SWIFT/BIC en ambas situaciones para especificar esta entrada de directorio de bancos como el banco principal. El código SWIFT o BIC es un identificador único utilizado por los bancos para identificarse en las transacciones. El sistema hará referencia a esta entrada de directorio de bancos para cada transacción que use el identificador SWIFT o BIC. ●
Códigos bancarios nacionales Los detalles del código nacional se usan para identificar la entrada del directorio de bancos. Debe introducir los detalles del código bancario nacional en la celda de la tabla Código bancario nacional. Puede mantener varios detalles de código bancario nacional para una sola entrada en el directorio de bancos. Para agregar detalles de código de banco nacional, haga clic en Añadir fila. Generalmente, el tipo de código bancario nacional se introduce automáticamente después de que selecciona el país del banco. Sin embargo, en algunos casos, puede introducir el código del banco nacional y el tipo de código del banco nacional manualmente. Por ejemplo, en los Estados Unidos, los bancos usan varios códigos bancarios nacionales y tipos de códigos bancarios. En consecuencia, es posible introducir manualmente el código bancario y el tipo de código bancario para los bancos en los Estados Unidos. Haga clic en Estándar para seleccionar el código bancario nacional y el tipo de código bancario que se muestra como selección estándar para usar para esta entrada de directorio de bancos. Los detalles del código bancario nacional seleccionado se usarán para los pagos automáticos y electrónicos que involucren esta entrada. Debe hacer clic en la casilla Identificación por código bancario nacional en dos situaciones: ○ Si la entrada de directorio de bancos es la única entrada de directorio de bancos que usa este código bancario nacional para pagos automáticos. Es decir, los casos en los que esta entrada de directorio de bancos sea la única entrada para un banco en particular y su código bancario nacional. ○
Es posible que haya varias entradas de directorio de bancos que usan el mismo código bancario nacional. En esta situación, el sistema no puede identificar la entrada de directorio de bancos apropiada para usar en pagos automáticos. Si hace clic en la casilla, identifica la entrada particular como la entrada principal para este código bancario nacional.
Haga clic en Identificación por código bancario nacional en ambas situaciones para especificar esta entrada de directorio de bancos como el banco principal. El código bancario nacional es un identificador único utilizado por los bancos para identificarse en las transacciones nacionales. El sistema hará referencia a esta entrada de directorio de bancos para cada transacción usando el código bancario nacional. ●
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Sucursales asignadas Debe introducir los detalles de contacto y asignar un Nombre de sucursal para cada sucursal de la entrada de directorio de bancos en la ficha Sucursales asignadas. El ID de sucursal lo introduce automáticamente el
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sistema. Para asignar más de una sucursal a la entrada, haga clic en Añadir fila e introduzca los detalles en la nueva fila. Si una entrada de directorio de bancos ya no es relevante, puede fijar el estado como obsoleto. Seleccione la entrada relevante, haga clic en Acciones y luego en Fijar como obsoleto.
6.1.9.3 Bancos y cuentas bancarias Resumen Los datos del banco de su empresa y de su cuenta bancaria se actualizan en el centro de trabajo Gestión de liquidez, vista Datos maestros Mis bancos . El sistema le asigna a cada banco un identificador bancario único, conocido como el ID de banco. A las cuentas bancarias, también se les asigna un identificador único, conocido como el ID de cuenta bancaria. La actividad rápida Nuevo banco permite crear un registro empresarial de bancos y cuentas bancarias relacionadas.
Requisitos previos Ha creado su directorio de bancos en la vista Datos maestros Directorio de bancos . Para obtener más información acerca de cómo crear el directorio de bancos, consulte Acerca del directorio de bancos [página 278]. Cada cuenta bancaria que usted crea en el sistema debe corresponder exactamente con una cuenta bancaria de su banco. No es posible crear una nueva entrada bancaria sin una entrada de directorio bancario existente y correspondiente para ese banco. Debe asignar un ID de banco desde el directorio de bancos a cada nueva entrada bancaria que cree. Este ID de banco se almacena en el directorio de bancos y es referenciado por la entrada bancaria. Si no existe una entrada de directorio de bancos adecuada, puede crear una nueva y asignarle el nuevo ID de banco, según sea necesario.
Opciones de configuración del sistema Están disponibles las siguientes opciones en la vista Lista de actividades del centro de trabajo Configuración empresarial, y corresponden a los bancos y las cuentas bancarias: ●
Grupos de bancos Puede revisar y modificar las parametrizaciones de grupos de bancos en el centro de trabajo Configuración empresarial, en la vista Lista de actividades. En la etapa Ajuste preciso, seleccione Gestión de flujo de caja > Grupos de bancos. Los grupos de bancos se utilizan para la optimización de la determinación de bancos durante el procesamiento de pagos automáticos. Es posible que los pagos procesados dentro de un grupo de bancos particular tengan tiempos de procesamiento más cortos y tasas reducidas.
●
Determinación y priorización de cuentas bancarias para pagos automáticos Puede actualizar la secuencia de cuentas bancarias de empresas y los procedimientos de pago que se van a utilizar en pagos automáticos en el centro de trabajo Configuración empresarial, en la vista Lista de actividades. En la etapa Ajuste preciso, seleccione Gestión de flujo de caja > Determinación y priorización de cuentas bancarias para pagos automáticos. También puede priorizar cuentas bancarias y procedimientos de pago en base a ciertos parámetros de selección a fin de cumplir con sus necesidades empresariales. Por ejemplo, puede modificar las parametrizaciones a fin de pagar gastos grandes y poco frecuentes, como pagos a proveedores mediante cheque. El valor de los cheques en proceso de cobro puede mejorar la situación
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de liquidez (en el corto plazo). Sin embargo, el procesamiento de cheques también es costoso y consume mucho tiempo. Es posible que esta no sea una modalidad de pago adecuada para pagar gastos pequeños y periódicos. Es posible modificar las parametrizaciones a fin de pagar estos gastos mediante transferencia bancaria electrónica.
Contabilizaciones en el libro mayor La creación de una nueva entrada bancaria y de cuentas bancarias relacionadas se registra en el libro mayor de la siguiente manera: ●
Todas las transacciones bancarias se documentan como asientos. El sistema deriva el libro mayor y los libros auxiliares relacionados automáticamente desde los asientos.
●
Cada entrada individual de cuenta bancaria que usted crea corresponde a una cuenta bancaria del libro mayor de caja. Este libro auxiliar registra todas las transacciones realizadas desde la cuenta bancaria y hacia ella.
●
Estos libros auxiliares del libro mayor de caja son agregadas por el sistema en una cuenta de mayor simple que representa a la entrada bancaria. En esta cuenta, se detallan todas las transacciones para todas las cuentas bancarias asignadas a la entrada bancaria particular.
Crear una nueva entrada Mis bancos Puede crear un nuevo banco si selecciona Crear y, luego, Mi banco en la subvista Mis bancos. Se muestra el editor de Mis bancos. Puede visualizar todos los campos relevantes seleccionando Visualizar todo. Las fichas que se muestran son: ●
General Aquí puede asignar el ID de banco. También debe introducir un nombre y seleccionar el calendario de días laborales que se aplica a este banco. Estos campos son obligatorios. Además, puede introducir la dirección y los detalles de dirección del banco. El sistema utiliza la información que usted introduce aquí como dirección principal estándar en la siguiente ficha.
●
Direcciones Puede introducir y editar varias direcciones para el banco y, además, seleccionar la dirección que se va a utilizar como la dirección estándar para este banco.
●
Contactos Puede introducir y editar detalles de contacto para empleados individuales del banco. También puede seleccionar un empleado individual como el contacto estándar para las comunicaciones con este banco.
●
Formas de pago Puede seleccionar las formas de pago permitidas que se utilizan para pagos realizados desde cuentas bancarias de este banco. Es posible seleccionar las formas de pago utilizadas para pagos realizados desde esta cuenta. Este es el formato de archivo de pago permitido, como transferencia bancaria o débito directo. Las modalidades de pago disponibles para la cuenta bancaria se derivan de las formas de pago que seleccionó para el banco. Las formas de pago disponibles se muestran en una lista. Sólo se pueden utilizar los formatos suministrados con el sistema. Para obtener más información, consulte Formas de pago electrónico [página 304]. Este documento contiene texto que solo es relevante para Austria. Para asegurarse de que el sistema muestre el texto correcto, seleccione Personalizar > Mis parametrizaciones. Seleccione Ayuda en pantalla y, en el menú desplegable País, seleccione Austria. Grabe sus parametrizaciones y salga del sistema a fin de asegurarse de que se realicen los cambios.
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La impresión de cheques está disponible como modalidad de pago estándar. No es necesario seleccionar una forma de pago específica para el banco a fin de seleccionar la impresión de cheques como modalidad de pago. ●
Cuentas bancarias Puede introducir y editar varias cuentas bancarias para una entrada bancaria. Seleccione Añadir fila e introduzca el número de cuenta bancaria, una descripción de la cuenta y un período durante el cual la cuenta permanecerá válida. Para obtener más detalles, consulte la siguiente sección.
Después de completar los campos de arriba, seleccione Grabar . Al nuevo banco se le asigna automáticamente el estado de Activo. Haga clic en Cerrar para cerrar la actividad rápida. El nuevo banco se muestra en la subvista Mis bancos. Puede editar un banco en cualquier momento, en la misma subvista. Seleccione la entrada bancaria que desea editar, elija Editar y, luego, seleccione los datos particulares que desea editar. Esta sección contiene texto que sólo es relevante para Austria. Para asegurarse de que el sistema muestre el texto correcto, seleccione Personalizar > Mis parametrizaciones. Seleccione Ayuda en pantalla y, en el menú desplegable País, seleccione Austria. Grabe sus parametrizaciones y salga del sistema a fin de asegurarse de que se realizan los cambios.
Crear una nueva cuenta bancaria Introduzca los detalles de cada cuenta bancaria del banco en la ficha Cuentas bancarias del editor del banco. Seleccione Añadir fila para crear una nueva cuenta bancaria. Las fichas disponibles se describen a continuación. ●
Cuenta Debe seleccionar un grupo de determinación de cuentas para cada cuenta bancaria que crea. Esto determina qué entradas de asientos de grupos de bancos se van a contabilizar en las cuentas de mayor. Este campo es obligatorio y se tiene que actualizar para cada cuenta bancaria. También puede seleccionar un tipo de cuenta de la lista disponible. Su banco puede que le proporcione detalles de IBA o BBAN o el método de cálculo de lo dígitos de control para esta cuenta. Los puede introducir en los campos pertinentes. También puede introducir un Importe mínimo, Importe máximo y Límite de descubierto para la cuenta bancaria. Estos límites normalmente se acuerdan con el banco y le ayudan a asegurarse de que los niveles de liquidez en la cuenta están dentro de los valores umbral acordados con el banco. El Límite de descubierto es obligatorio y se tiene que actualizar. Si este campo no se actualiza, se fija a cero por defecto. Para obtener más información, consulte Verificación de liquidez [página 297]. En algunos casos, puede mantener varias cuentas bancarias en el mismos banco que utilizan el mismo número de cuenta bancaria. Por ejemplo, su empresa puede efectuar un gran número de transacciones en moneda extranjera y, así, utilizar varias cuentas bancarias (cada una procesando una moneda diferentes) con el mismo número de cuenta bancaria. Puede introducir un número de cuenta alternativo para diferenciar esta cuenta de las otras que pueden utilizar el mismo número de cuenta bancaria en el campo Número de cuenta alternativo. Si desea pagar las comisiones bancarias para esta cuenta bancaria con otra cuenta, puede introducir el número de cuenta bancaria de la cuenta que desea utilizar para pagar las comisiones en el campo Cuenta bancaria para comisión. No puede borrar una cuenta bancaria del sistema una vez se ha activado.
●
Restricción de moneda Para restringir transacciones a monedas específicas, especifique las monedas en la ficha Restricción de moneda. Simplemente elija Añadir fila y seleccione las monedas correspondientes. La moneda de la cuenta
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bancaria está siempre permitida y no es necesario agregarla, a menos que quiera que sea la única moneda permitida; en este caso, debe introducirla aquí. ●
Vías de pago Seleccione las vías de pago que se pueden utilizar para realizar pagos desde esta cuenta. Las vías de pago disponibles están definidas por las formas de pago que seleccionó en la ficha Formas de pago con anterioridad. Por ejemplo, si selecciona Transferencia de crédito SEPA en la ficha Formas de pago, puede seleccionar Transferencia de crédito SEPA en la ficha Vía de pago de la cuenta bancaria.
●
Remesas de cheques Una remesa de cheques es un grupo de cheques emitidos desde la misma cuenta bancaria. Puede actualizar los detalles de cada remesa de cheques en la ficha Remesa de cheques. Seleccione Añadir fila para crear una nueva remesa de cheques. Tiene que introducir una ID de remesa de cheques, una descripción y los números del cheque siguiente y del último en la remesa de cheques. Estos campos son obligatorios. El sistema introduce de forma automática las ID del cheque siguiente y del último, según los cheques salientes emitidos. También tiene que seleccionar una o varias vías de pago en el campo de texto Vía de pago de remesa de cheques permitida. Por ejemplo, puede seleccionar cheque impreso, cheques bancarios o cheques para pagos internacionales. Si desea emitir cheques salientes de esta remesa de cheques, debe seleccionar la casilla de selección Utilizado para numeración de pagos automática. Esto también garantiza que el sistema proporciona el número de cheque adecuado para la actividad rápida Cheque saliente. También puede introducir la ID de la siguiente remesa de cheques que se emitirá desde esta cuenta en el campo ID de la siguiente remesa de cheques. El campo Fecha de recibo lo actualiza el usuario y sólo tiene fines informativos. Si lo desea, puede introducir la fecha en la que recibió una remesa de cheques particular, para su propio registro. Si la remesa de cheques que recibió ya estaba numerada, seleccione la casilla de selección Formularios de cheque prenumerados. También puede introducir una descripción del método de salida, por ejemplo, una impresora, en el campo Dispositivo de salida. También puede introducir una descripción del lugar de almacenamiento y el prefijo y sufijo de control.
●
Condiciones de la operación de pago Esta ficha sólo es relevante si se procesan letras de cambio con esta cuenta bancaria. Puede que tenga acuerdos preferentes con el banco para las letras de cambio de procesamiento. Se especifican las condiciones de este acuerdo en la etiqueta Condiciones de operaciones de pago. Se selecciona el tipo en particular de la letra de pago (crédito o débito) en la columna tipo de documento. A continuación, es posible seleccionar las condiciones de transacción acordadas con el banco para las letras de pago de crédito o de débito procesadas por esta cuenta. Por ejemplo, puede introducir 50000 euros por año como Volumen mínimo de transacción. Esto significa que ha acordado con el banco que esta cuenta bancaria tiene que procesar por lo menos 50000 euros por año para esta letra de cambio en particular. Puede introducir el número obligatorio mínimo de operaciones en la columna Número mínimo de operaciones. También puede introducir un número acordado de días que la Fecha valor puede exceder la Fecha de vencimiento en la columna Retraso acordado de la fecha valor después de la fecha de vencimiento. Por ejemplo, si introduce dos días, el banco abonará en la cuenta dos días después de la fecha de vencimiento. También puede introducir un número mínimo de días que debe existir entre la fecha de depósito y la fecha de vencimiento en la columna Anticipo mínimo de la fecha de depósito antes de la fecha de vencimiento. Por ejemplo, si introduce dos días, la fecha de depósito debe ser por lo menos dos días antes de la fecha de vencimiento. El Anticipo mínimo de la fecha de depósito antes de la fecha de vencimiento y el Retraso acordado de la fecha valor después de la fecha de vencimiento son interdependientes. Por ejemplo, puede tener una letra de cambio por cobrar con fecha de vencimiento del 15 de mayo. Ha introducido tres días en la columna Anticipo mínimo de la fecha de depósito antes de la fecha de vencimiento y dos días en la columna Retraso acordado
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de la fecha valor después de la fecha de vencimiento para la cuenta bancaria pertinente. Tiene que depositar esta letra de cambio el 12 de mayo, tres días antes de la fecha de vencimiento. La fecha valor será el 17 de mayo, según las condiciones de la operación de pago que especificó para la cuenta bancaria. Si deposita la letra de cambio después del 12 de mayo, la fecha valor se retrasa proporcionalmente. Por ejemplo, si deposita la letra de cambio el 15 de mayo, la fecha valor será el 20 de mayo. Esto es debido a que el sistema aún aplica las condiciones de la operación de pago fijadas para la cuenta bancaria, a pesar del hecho de que depositó la letra de cambio antes de la fecha de vencimiento. Esto significa que la letra de cambio no se procesará antes de la fecha de vencimiento acordada.
6.1.9.4 Pagos ISR: Suiza
Existe documentación disponible sobre este tema que es específicamente relevante para Suiza. Para garantizar que se muestra la versión del documento específico de país relevante, seleccione Personalizar Mis parametrizaciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione Suiza. Grabe sus opciones y salga del sistema para asegurarse de que se han efectuado las modificaciones.
6.1.10 Previsiones de liquidez 6.1.10.1 Verificación de liquidez Resumen La verificación de liquidez se efectúa cada vez que se crea una salida de pago para verificae que hay suficientes fondos disponibles para realizar el pago. La verificación de liquidez se efectúa cada vez que se crea una salida de pago en los centros de trabajo Débitos, Créditos, Gestión de liquidez y Gestión de pagos. Esto incluye los siguientes métodos de pago: ●
Transferencia electrónica saliente
●
Transferencia bancaria saliente
●
Cheque saliente
●
Letra de cambio por pagar
No se lleva a cabo una verificación de liquidez en pagos de impuestos y transferencias de fondos. Puede seleccionar no realizar una verificación de liquidez seleccionando la casilla Liberar sin asignación de liquidez al crear la salida de pago. La sección inferior explica cómo funciona la verificación de liquidez.
Flujo del proceso Al crear una salida de pago, se realiza una verificación de liquidez en la cuenta bancaria relevante. El sistema añade el importe de transacción al saldo de la cuenta bancaria relevante y lo verifica frente a los campos siguientes del editor de cuenta bancaria:
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●
Importe máximo
●
Importe mínimo
●
Límite de descubierto
El sistema utiliza el saldo de la cuenta bancaria confirmado y la liquidez planificada en una fecha de vencimiento especificada para calcular el saldo de la cuenta bancaria relevante. El sistema utiliza los avisos de pago recibido y salida de pago, los avisos de salida de pago bancario y las transferencia bancarias salientes todavía por transferir, para calcular la liquidez planificada. Esto significa que las posiciones de liquidez esperadas, por ejemplo una transferencia bancaria saliente todavía por transferir, se capturan cuando el sistema calcula el saldo de cuenta bancaria. Sin embargo, las transferencias bancarias recibidas todavía por transferir no se incluyen porque en el sistema no existe un registro de ellas. Para calcular el importe de transacción, el sistema compara la moneda de transacción y la moneda de la cuenta bancaria. Si son diferentes, la moneda de transacción se convertirá en la moneda de la cuenta bancaria. La verificación de liquidez es la siguiente: 1.
El sistema suma el importe de transacción y el saldo de la cuenta bancaria. Si el importe es menor que el límite de descubierto, se rechazará el pago. Si no, se pasará a la etapa siguiente de la verificación de liquidez.
2.
El sistema vuelve a sumar el importe de transacción y el saldo de la cuenta bancaria. Si el resultado es menor que el importe mínimo, el pago se liberará pero con liquidez limitada. Liberado con liquidez limitada significa que el sistema permitirá realizar el pago de esta cuenta, sin embargo, tendrá preferencia una cuenta con más liquidez disponible. El sistema prioriza la cuenta preferida por encima de la otra cuenta cuando se crea la propuesta de pago. Si la suma del importe de la transacción y del saldo de la cuenta bancaria es mayor que el importe mínimo, se pasará a la etapa siguiente de la verificación de liquidez.
3.
El sistema vuelve a sumar el importe de transacción y el saldo de la cuenta bancaria. Si el resultado es mayor que el importe máximo, el pago se liberará pero con liquidez limitada. Si no, el pago se liberará con suficiente liquidez.
6.1.10.2 Previsión de liquidez La previsión de liquidez muestra entradas y salidas de fondos esperadas para un período futuro. El período exacto que se muestra se define en la configuración del sistema. Esta información le permite supervisar su posición de liquidez y le ayuda a tomar decisiones financieras y de inversión a corto y mediano plazo. La previsión de liquidez más reciente se crea y muestra en la vista Previsiones de liquidez. La configuración estándar para el período de previsión de liquidez es de 90 días laborables.
Parametrizaciones del sistema Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Las parametrizaciones siguientes son relevantes para la previsión de liquidez: ●
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Asegúrese de que Caja y liquidez está activado en la configuración de su sistema. Para encontrar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance de proyecto. En la etapa Definición del alcance del proyecto, asegúrese de que Gestión de pagos y liquidez esté seleccionado en el área de Gestión de flujo de caja.
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En la etapa Preguntas, desglose el elemento Gestión de flujo de caja y seleccione Gestión de pagos y liquidez. Seleccione Caja y liquidez y responda las preguntas relacionadas con las previsiones de liquidez. ●
En el paso Ajuste preciso, revisar y especificar las parametrizaciones en Parametrizaciones globales de la gestión de caja y liquidez.
●
En el paso Ajuste preciso, revisar y especificar las parametrizaciones de la actividad opcional Previsión de liquidez. Puede aumentar el período de la previsión y crear nuevos códigos de perfil para utilizar en determinadas circunstancias. Por ejemplo, puede configurar perfiles de previsión de liquidez por región (por ejemplo, puede asignar sólo empresas europeas a un perfil dedicado).
Crear una previsión de liquidez La práctica más efectiva es que efectúe la previsión de liquidez después de que los datos relevantes hayan sido procesados en los centros de trabajo Débitos, Créditos, Gestión fiscal y Gestión de pagos, es decir, al final del día laborable. Debe asegurarse de que las tareas de asignación y compensación pendientes se hayan completado y las reservas de pagos se hayan liberado. Además, debe indicar y cargar todos los estados de cuenta bancaria disponibles. Esto garantiza que la previsión de liquidez sea lo más precisa posible. 1.
Crear una ejecución de previsión nueva La previsión de liquidez se basa en datos recopilados por la ejecución de previsión de liquidez. Puede crear una ejecución de previsión de liquidez nueva en el centro de trabajo Gestión de liquidez. Además, puede seleccionar si desea realizar la ejecución de inmediato o en otro momento más adelante. También puede programar ejecuciones de previsión frecuentes y periódicas para evitar tener que repetir la misma tarea cada vez que desea crear una previsión de liquidez nueva. Luego, el sistema recopila todos los datos que existen en el sistema según lo definido por los parámetros de la ejecución. De ser necesario, debe crear y liberar los documentos comerciales relevantes para asegurarse de que el sistema puede capturar los datos; por ejemplo, debe liberar todas las posiciones de planificación de previsión. El sistema recopila datos de las siguientes fuentes: ● Créditos comerciales, como facturas y notas de crédito de cliente ●
Débitos comerciales, como facturas y notas de crédito de proveedor
●
Informes de gastos de viajes liberados
●
Débitos y créditos fiscales, como posiciones abiertas de facturas y declaraciones de impuestos liberadas
●
Pagos entrantes y salientes
●
Posiciones de planificación de previsión que fueron liberadas y tienen una fecha de vencimiento futura
El sistema recopila los datos relevantes de las fuentes mencionadas y los agrega. Luego, el sistema calcula la fecha de esas posiciones. El sistema calcula las fechas de distinto modo según la posición, como se describe a continuación. ● Para las facturas de cliente pagadas mediante un débito directo entrante, se utiliza la fecha de las condiciones de descuento según las parametrizaciones de la estrategia de pago. Para las facturas de cliente pagadas mediante todas las demás modalidades de pago salvo débito directo entrante, se utiliza la fecha de vencimiento del pago total. ●
Para las notas de crédito, se utiliza la fecha de vencimiento.
●
Para posiciones de impuestos abiertas de facturas liberadas, se utiliza el primer día del mes siguiente a la fecha de la factura.
●
Para declaraciones de impuestos, se utiliza la fecha de contabilización de la declaración de impuestos.
●
Para pagos entrantes y salientes, se utiliza la fecha de valor. El sistema calcula la fecha de valor de distinto modo para cada modalidad de pago.
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●
Para posiciones de planificación de previsión, se utiliza la fecha de valor.
Pagos atrasados Abrir créditos y débitos con fecha de vencimiento anterior a la fecha de la previsión de liquidez . Los pagos que todavía no están asignados aun documento de origen se visualizan con la primera fecha de la previsión de liquidez, en Pagos atrasados. Para visualizar las partidas vencidas, incly¡uyendo la fecha de valor original, seleccionar Previsión de liquidez: Detalles de transacción del menú contextual del campo Importe. Arrastrar y soltar el atributo Fecha de valor original de la sección No se muestra actualmente a la sección Filas. Para visualizar la previsión de liquidez sin posiciones vencidas, puede iniciar, por ejemplo, el informe Previsión de liquidez por nivel de liquidez y fijar la casilla de selección Excluir posiciones vencidas. Las posiciones de planificación de previsión vencidas y cerradas tampoco se muestran en la previsión. 2.
Salida de datos de previsión La previsión se muestra en la subvista Previsiones de liquidez con el estado En modificación. El sistema agrupa los orígenes de transacción de la previsión de liquidez de acuerdo con la siguiente lógica. En Cobros, se muestran todas las posiciones con un valor positivo. Luego, se dividen en las categorías enumeradas y explicadas a continuación. ● Los recibos de cliente derivan de facturas de cliente, pagos de clientes, como pago de tarjeta de crédito o cheque que recibe de sus clientes. ●
Recibos entre empresas deriva de posiciones de planificación de previsión que no están vencidas.
●
Recibos de impuestos deriva de créditos fiscales y la declaración de impuestos, en caso de tener un valor positivo.
●
Otros recibos deriva de transferencias entre cuentas bancarias y notas de crédito y pagos de proveedores.
En Desembolsos, se muestran todas las posiciones con un valor negativo. Luego, se dividen en las categorías enumeradas y explicadas a continuación. ● Pagos de proveedores deriva de facturas de proveedores, pagos a proveedores, como cheques o transferencias bancarias, y avisos de pago que usted envió al proveedor. ●
Gastos de empleado deriva de informes de gastos de viajes y del pago de dichos informes.
●
Pagos entre empresas deriva de posiciones de planificación de previsión.
●
Recibos de impuestos deriva de débitos fiscales y la declaración de impuestos, en caso de tener un valor negativo.
Para la vista Previsión de liquidez por modalidad de pago, el sistema agrupa las modalidades de pago de acuerdo con la siguiente lógica. En Cobros, se muestran todas las posiciones con un valor positivo. Luego, se dividen en las categorías enumeradas y explicadas a continuación. ● Depósitos de cheques deriva de depósitos de cheques recibidos. ●
Créditos de centro de compensación automática deriva de transferencias bancarias entrantes.
●
Transferencias electrónicas entrantes deriva de transferencias electrónicas entrantes.
●
Otros créditos deriva de pagos recibidos con tarjeta de crédito, débito directo y en efectivo.
En Desembolsos, se muestran todas las posiciones con un valor negativo. Luego, se dividen en las categorías enumeradas y explicadas a continuación. ● Cheques pagados deriva de cheques salientes.
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●
Débitos de centro de compensación automática deriva de todas las transferencias bancarias salientes.
●
Transferencias electrónicas salientes deriva de transferencias electrónicas salientes.
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●
Otros débitos deriva de salidas de pagos con tarjeta de crédito, débito directo y en efectivo.
Puede ver la previsión agrupada por origen de transacción o modalidad de pago para períodos diarios, semanales o mensuales en la subvista Previsiones de liquidez. Para esto, seleccione la flecha Mostrar y, luego, la vista que desee visualizar. Además, puede ver los informes de previsión desde distintas perspectivas según su necesidad empresarial. Para esto, seleccione la vista Informes en el centro de trabajo Gestión de liquidez. Por ejemplo, si desea tomar decisiones sobre gestión de la moneda, puede ver la previsión de todas las monedas de transacción para el período seleccionado. Puede hacer lo mismo para orígenes de transacción y modalidades de pago. 3.
Nueva posición de planificación de previsión (Esta etapa es opcional). Si desea incluir posiciones futuras que afectarán la previsión de liquidez pero que no son capturadas por el sistema, como gastos de recursos humanos, debe crear una nueva posición de planificación de previsión. Después de introducir esta posición, debe actualizar los datos de previsión para la previsión de liquidez relevante. La nueva posición de planificación de previsión se incluye después de que los datos de previsión se actualizaron del modo descrito. Para obtener más información, consulte Posición de planificación de revisión [página 301]. Una previsión se puede actualizar únicamente el mismo día que fue creada.
Errores de recopilación de datos de previsión Si se produce un error durante la creación de la previsión, la previsión se mostrará con el estado Recopilación de datos fallida. En ID de previsión, debe seleccionar que se muestren las fuentes de los datos de previsión. Si las tres fuentes de datos (o alguna de ellas) faltan o tienen el estado Incompleto, la previsión de liquidez ha fallado y debe informar un incidente. Si las fuentes de datos tienen el estado Completo, debe seleccionar Verificar y finalizar para ver un mensaje de error que detalla el problema. Después de corregir el error, seleccione Verificar y finalizar . La previsión ahora se mostrará en la subvista Previsiones de liquidez con el estado En modificación. Por ejemplo, si selecciona Verificar y finalizar , aparecerá un mensaje de error que le solicitará actualizar los tipos de cambio faltantes. Debe editar algunos tipos de cambio faltantes. Debe abrir el centro de trabajo Libro mayor y seleccionar Editar tipos de cambio en el panel Tareas comunes. Debe volver a la subvista Previsiones de liquidez y seleccionar ID de previsión para mostrar las fuentes de datos de previsión. Seleccione Verificar y finalizar . Ahora, la previsión se debe mostrar con el estado En modificación.
6.1.10.3 Posición de planificación de previsión Resumen Si desea incluir una posición de liquidez prevista que el sistema no ha capturado, tiene que crear una nueva posición de planificación de previsión mediante la tarea común Nueva posición de planificación de previsión. Puede visualizar todas sus posiciones de planificación de previsión en la subvista Posiciones de planificación de previsión de la vista Previsiones de liquidez del centro de trabajo Gestión de liquidez.
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Características Puede crear una nueva posición de planificación de previsión en la subvista Posiciones de planificación de previsión de la vista Previsión de liquidez del centro de trabajo Gestión de liquidez. Para esto, seleccione Crear luego, Posición de planificación de previsión.
y,
También puede crear una nueva posición de planificación de previsión desde cualquier lugar del centro de trabajo Gestión de liquidez, desde el panel Tareas comunes. Se muestra la actividad rápida Nueva posición de planificación de previsión. Los campos obligatorios están marcados con un asterisco rojo en la pantalla. A continuación, se explican las secciones de la actividad rápida. ●
Datos generales Seleccione la modalidad de pago e introduzca el importe de la posición de liquidez prevista. En el campoDirección de flujo de caja prevista, seleccione Aumento para un crédito futuro y Disminución para un débito futuro. En el campo Fecha valor prevista, introduzca la fecha en la que espera recibir la posición. La posición de planificación de previsión deja de ser válida (ya no es capturada por la previsión de liquidez) después de la fecha introducida en el campo Fecha de caducidad.
●
Datos bancarios Seleccione la empresa y la cuenta bancaria relevantes. Después de hacerlo, el sistema introduce el nombre de la empresa, el nombre del banco y el código bancario nacional automáticamente.
●
Datos de origen Introduzca el origen del pago o los gastos planificados, por ejemplo, gastos de empleados, en el campo Origen de transacción. En el campo Progreso de transacción, introduzca el estado actual del ciclo de vida de la transacción de la posición de planificación prevista. Si, por ejemplo, recibió un aviso de una posición de débito futura, seleccione Débitos/créditos de la lista.
●
Referencia También puede introducir una nota para referencia propia en el cuadro de texto libre Referencia.
Después de finalizar la actividad rápida, seleccione Grabar para grabar la posición de planificación de previsión. La posición de planificación de previsión debe ser liberada antes de que pueda ser capturada por la previsión de liquidez. Seleccione Acciones y, luego, Liberar en la actividad rápida a fin de liberar la posición. Como opción, puede liberar la posición de planificación de previsión en la subvista Posiciones de planificación de previsión. En la lista Mostrar, seleccione En preparación. Se muestran todas las posiciones de planificación de previsión que fueron creadas pero no liberadas. Elija la posición de planificación de previsión que desea liberar y seleccione Acciones ; luego, seleccione Liberar.
Integración de previsión de liquidez No es necesario crear una previsión de liquidez antes de crear una nueva posición de planificación de previsión. El sistema captura la nueva posición de planificación de previsión dentro de la previsión de liquidez de dos maneras, según si la previsión de liquidez ya existe o debe ser creada. ●
Si se crea una nueva previsión de liquidez después de que se liberó la posición de planificación de previsión, la posición de planificación de previsión recientemente creada será capturada automáticamente por la ejecución de previsión de liquidez y aparecerá en la previsión subsiguiente.
●
Si actualiza los datos de previsión, puede capturar la nueva posición de planificación de previsión en una previsión existente. Para actualizar los datos de previsión, abra la subvista Previsiones de liquidez . Seleccione la previsión de liquidez relevante y elija Actualizar datos de previsión. La previsión de liquidez se actualiza con la nueva posición de planificación de previsión sólo después de que usted actualiza los datos de previsión de esta manera. La actualización puede tardar unos minutos, según la cantidad de datos.
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La previsión actualizada, incluida la nueva posición de planificación de previsión, aparece en la vista Previsiones de liquidez del centro de trabajo Gestión de liquidez. Una previsión se puede actualizar únicamente el mismo día que fue creada.
Ejemplo Daniel Dough es el gerente de caja de Akron Heating Inc. Recibió un aviso de gastos futuros de recursos humanos a través de información de planificación enviada desde el departamento de recursos humanos. Daniel abre la vista del centro de trabajo Previsiones de liquidez y crea un nuevo formulario de posición de planificación de previsión. Completa la actividad rápida y hace selecciona Grabar . Revisa la posición de planificación de previsión y, luego, selecciona Liberar . Después de liberar la posición de planificación de previsión, puede actualizar y abrir la previsión de liquidez y ver que los gastos previstos de recursos humanos ahora fueron capturados por la previsión en la vista Previsiones de liquidez.
Consulte también Previsión de liquidez [página 298]
6.1.11 Formas de pago 6.1.11.1 Formatos de archivos de extracto bancario electrónico Resumen Puede utilizar la función de estado de cuenta bancaria electrónico para automatizar el proceso de contabilización de posiciones de pagos entrantes y salientes en su sistema con el fin de asignar y reconciliar efectivo, y para actualizar su posición de caja. Los distintos bancos proporcionan diferentes extractos bancarios electrónicos en una variedad de formatos distintos, y con una variedad de detalles. SAP admite varios formatos de archivos nacionales e internacionales para extractos bancarios, incluidos los formatos que se enumeran en la siguiente tabla: País
Formato
Alemania, Reino Unido, China
Todos los formatos MT940
Estados Unidos, Canadá, Australia
BAI2
Francia
AFB
Austria, Suiza, Países Bajos
MT940
México
BBVA
Italia
CBI
España
CSB
Nueva Zelanda
Gestión empresarial de bancos para PC — BNZ
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A pesar de que estos formatos están preconfigurados, generalmente, hay características específicas de un banco que deben ser tenidas en cuenta y, posiblemente, requieran un ajuste preciso en las opciones de configuración (por ejemplo, los códigos de las transacciones comerciales). Póngase en contacto con el banco para verificar el formato y las parametrizaciones de comunicación específicas de su relación.
6.1.11.2 Formas de pago electrónico Resumen La característica Modos de pago electrónico se utiliza para seleccionar los formatos de fichero relevantes para el proceso automatizado de transmisión de pagos electrónicos a sus bancos. SAP admite los siguientes formatos de pago salientes: País
Formato
Francia
Formato nacional AFB Formato extranjero AFB Letras de cambio VCOM Depósito de letras de cambio AFB Respuesta de cobre de letras de cambio AFB
Alemania
Formato nacional DTAUS/DTIZV Formato extranjero DTAZV Transferencia de crédito SEPA
Reino Unido
BACS HSBC Lloyds Bank
Estados Unidos
ACH CTX ACH CCD
Austria
Formato nacional PAYMUL IZV Formato extranjero PAYMUL AZV Transferencia de crédito SEPA Débito directo SEPA
Suiza
DTA EZAG ISO20022 Débito directo postfinanciero Fichero saliente de débito directo del banco (LSV+)
Canadá
Norma 005
Australia
BECS
México
BBVA Formato de pago para el Banco Nacional de México (Banamex)
Italia
Formas de pago nacional e internacional CBI Depósito de letras de cambio CBI Transferencia de crédito SEPA Débito directo SEPA
Dinamarca
Formas de pago nacional e internacional PAYMUL MT940 Débito directo SEPA Débito directo PBS
España
Transferencia bancaria CSB34 CSB19, CSB58, CSB32 (archivos de depósito de letras de cambio)
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Países Bajos
Forma de pago internacional BTL91 Forma de pago nacional CLIEOP03 ISO20022 Transferencia de crédito SEPA Débito directo SEPA
Nueva Zelanda
Formato nacional PCBB
Estos formatos ya están preconfigurados para su sistema. Sin embargo, a menudo deben tenerse en cuenta detalles específicos del banco y probablemente tendrá que ajustarse el formato del fichero. Póngase en contacto con el banco para verificar el formato y las parametrizaciones de comunicación específicas de su relación. También puede realizar pagos utilizando el formado de pago manual. Para obtener más información, consulte Formatos de pago manual [página 305].
6.1.11.3 Formatos de pago manual Resumen Cuando se crea una salida de pago el sistema debe comunicar dicha información al banco. En la mayoría de los casos, la información se comunica directamente al banco mediante intercambio de datos electrónico, (para débitos directos y transferencias electrónicas) o mediante un archivo de pago electrónico (para transferencias bancarias). El sistema utiliza las formas de pago como un medio para comunicar la información de pago al banco. Para obtener más información sobre las formas de pago electrónicas utilizadas por el sistema, consulte Formas de pago electrónicas [página 304] No obstante, el sistema también puede crear salidas de pago sin utilizar las formas de pago definidas en el sistema. Dichos pagos se crean mediante las formas de pago manuales. La forma de pago manual se puede utilizar para salidas de pago que utilizan las modalidades de pago siguientes: ●
Transferencia bancaria
●
Transferencia electrónica
●
Débitos directos
Requisitos previos Antes de crear la salida de pago, debe seleccionar Pago manual como una Forma de pago disponible para el banco relevante. Para ello, vaya al centro de trabajo Gestión de liquidez y navegue hasta
Datos maestros
Mis bancos
(seleccione una entrada) Editar General . Vaya a la etiqueta Formatos de pago, haga clic en Añadir fila y seleccione Pago manual de la lista.
Priorización de la forma de pago El sistema prioriza las formas de pago proporcionadas con el sistema. El sistema prefiere usar las formas definidas en el sistema. Sólo utiliza la forma de pago manual si no puede determinar una forma de pago particular y la forma de pago manual está permitida para la entrada particular Mi banco. Algunos ejemplos de cómo el sistema utiliza esta lógica para determinar la forma de pago son:
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●
Usted crea una transferencia bancaria en USD de una cuenta bancaria hospedada en un banco alemán. La moneda de la cuenta bancaria es el Euro. Las formas de pago DTAUS0 y Manual están seleccionadas para la entrada relevante Mis bancos. El sistema sabe que el formato DTAUS0 no puede utilizarse para los pagos en USD, de modo que selecciona automáticamente la forma de pago Manual.
●
En algunos casos, puede seleccionar Manual como la única forma de pago permitida para sus cuentas bancarias. Este puede ser el caso si hospeda una cuenta bancaria en un país que no soporta el formato específico del país. Esta forma de pago debe utilizarse para todas las transacciones realizadas desde esta cuenta bancaria.
●
En otros casos, puede haber seleccionado tanto las formas de pago Manual como SWIFT internacional 103. Este puede ser el caso si hospeda una cuenta bancaria en un país que no soporta el formato específico del país pero sigue necesitando crear transferencias internacionales. Si el banco puede procesar pagos utilizando la forma de pago SWIFT, se da por supuesto que el banco es independiente de los valores, nacionales o internacionales, que usted indica cuando crea la salida de pagos. En este caso, el sistema siempre utiliza la forma SWIFT tanto para las transferencias nacionales como internacionales.
●
Puede hospedar una cuenta bancaria en un banco en Alemania. Las formas de pagos DTAUS0 y Manual están seleccionadas para la entrada relevante Mis bancos. Crea una transferencia bancaria entre dos cuentas nacionales. Sin embargo, falta el número de cuenta bancaria de la entrada asociada de datos maestros Mis bancos. El sistema pretende utilizar la forma de pago DTAUS0. En este caso no utilizará la forma de pago Manual para procesar la transacción. En su lugar, el sistema genera un mensaje de error para informar al usuario que faltan los datos maestros.
Procesamiento de pagos Las secciones de abajo describen el flujo de proceso para el procesamiento de pago de salidas de pago creadas utilizando la forma de pago manual: Después de liberar una salida de pago, por ejemplo una transferencia bancaria, vaya al centro de trabajo Gestión de liquidez o Gestión de pagos , luego seleccione la vista del centro de trabajo Control de pagos . La transferencia bancaria se visualiza con un estado de Preparado para transferir. No puede crear un archivo de pago electrónico para una transferencia bancaria que utiliza la forma de pago manual. Necesita seleccionar la transferencia bancaria, haga clic en Acciones para transacciones bancarias, luego Predeterminado como Descargado manualmente. El estado de la transferencia bancaria cambia a En traslado. Si la transferencia bancaria se incluye en el siguiente extracto bancario, el estado cambiará a Confirmado. El proceso es similar al de las transferencias electrónicas y de débito directo.
6.2 Vista Datos maestros 6.2.1 Guía rápida de Datos maestros (en Gestión de liquidez) Las vistas Mis bancos, Directorio bancario, Centros de compensación, Cuentas del centro de compensación, Verificar almacenamientos, Almacenamientos de letras de cambio y Gastos menores puede accedes desde el centro de trabajo Gestión de liquidez en Datos maestros.
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Conceptos básicos Bancos y cuentas bancarias Los datos del banco de su empresa y de su cuenta bancaria se actualizan en el centro de trabajo Gestión de liquidez, vista Datos maestros Mis bancos . El sistema le asigna a cada banco un identificador bancario único, conocido como el ID de banco. A las cuentas bancarias, también se les asigna un identificador único, conocido como el ID de cuenta bancaria. Para obtener más información, consulte Bancos y cuentas bancarias [página 293].
Directorio de bancos Puede utilizar el Directorio de bancos para almacenar toda la información bancaria necesaria para sus operaciones comerciales diarias en un repositorio central. Este directorio está completamente integrado al sistema, y se puede acceder a él desde la subvista Directorio de bancos de la vista Datos maestros del centro de trabajo Gestión de liquidez. Para más información, consulte Directorio bancario [página 278].
Centros de compensación y cuentas de centros de compensación Un centro de compensación (también denominado adquiriente), es una institución financiera o un proveedor de servicios que actúa como un tercero en la compensación de contratos de pago futuros, por ejemplo, de pagos con tarjeta de crédito, para el pagador, para el beneficiario o para ambos. Un banco puede actuar como un centro de compensación; sin embargo, un centro de compensación no tiene que ser necesariamente un banco. Los centros de compensación se actualizan en el sistema en el centro de trabajo Gestión de liquidez. Los datos maestros de los centros de compensación se actualizan en la subvista Centros de compensación de la vista del centro de trabajo Datos maestros. Los datos de cuentas de centros de compensación individuales se actualizan en la subvista Cuenta de centro de compensación, en la misma vista del centro de trabajo. Para obtener más información, consulte Centros de compensación y cuentas de centros de compensación [página 288].
Formas de pago electrónico La característica Modos de pago electrónico se utiliza para seleccionar los formatos de fichero relevantes para el proceso automatizado de transmisión de pagos electrónicos a sus bancos. Para obtener más información, consulte Formatos de pago electrónico [página 304].
Formatos de pago manual Cuando se crea una salida de pago el sistema debe comunicar dicha información al banco. En la mayoría de los casos, la información se comunica directamente al banco mediante intercambio de datos electrónico, (para débitos directos y transferencias electrónicas) o mediante un archivo de pago electrónico (para transferencias bancarias). El sistema utiliza las formas de pago como un medio para comunicar la información de pago al banco. Para obtener más información sobre las formas de pago electrónicas utilizadas por el sistema, consulte Formas de pago electrónicas [página 304] No obstante, el sistema también puede crear salidas de pago sin utilizar las formas de pago definidas en el sistema. Dichos pagos se crean mediante las formas de pago manuales. La forma de pago manual se puede utilizar para salidas de pago que utilizan las modalidades de pago siguientes: ●
Transferencia bancaria
●
Transferencia electrónica
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●
Débitos directos
Para obtener más información, consulte Formatos de pago manual [página 305].
Tareas Actualizar un registro bancario 1.
De la vista Mis bancos seleccione el banco que desea actualizar, seleccione Editar
308
Cuentas bancarias .
2.
La información sobre la cuenta bancaria se actualiza en la etiqueta Cuentas bancarias. Seleccione Añadir fila e introduzca la información de la cuenta bancaria para crear una cuenta bancaria de empresa nueva. La información de la cuenta, como tipo de cuenta e IBAN, se introduce en la etiqueta Cuenta. Por ejemplo, se puede especificar otra cuenta para pagar los cargos bancarios de esta cuenta, en caso necesario, utilizando el campo Cuenta bancaria para la tasa. Utilizando esta cuenta puede realizar transacciones de moneda extranjera de forma frecuente. Para facilitarlo, el banco debe proporcionarle varias cuentas bancarias que utilicen todas el mismo número de cuenta. Para diferenciar estas cuentas bancarias de forma interna, puede introducir un número de cuenta bancaria alternativo en el campo Número de cuenta alternativo y el ID cuenta bancaria. Debe introducir un límite de descubierto para la verificación de liquidez. Este importe debe ser un número negativo. Si se mantiene un importe acordado como depósito con el banco, introdúzcalo en el campo Importe mínimo. De forma similar, si se desea mantener el importe del depósito por debajo de un importe determinado, puede introducirlo en el campo Importe máximo. No son obligatorios pero se utilizan por la verificación de liquidez. Para obtener más información, consulte Verificación de liquidez [página 297].
3.
Puede actualizar las formas de pago permitidas para este banco en la etiqueta Formas de pago .Éstas son las formas de pago permitidas utilizadas para realizar pagos desde las cuentas de la empresa en este banco. Debe actualizar la etiqueta Formas de pago antes de actualizar los Métodos de pago de las cuentas bancarias asociadas. Los métodos de pago disponibles se definen en función de los formatos de pago que se seleccionen. Por ejemplo, si se selecciona US ACH en la etiqueta Formas de pago del banco, puede seleccionar los créditos ACH en la etiqueta Métodos de pago de la cuenta bancaria. Seleccione la etiqueta Cuentas bancarias, seleccione una cuenta bancaria y marque Métodos de pago para visualizar los métodos de pago seleccionados para la cuenta bancaria. Centro de compensación y Verificar están disponibles por defecto ya que éstos no requieren una forma de pago específica.
4.
Puede crear y editar remesas de cheques emitidas para el usuario para esta cuenta en la etiqueta Remesas de cheques. Es posible separar y borrar las remesas de cheques. No obstante, no es posible separar las remesas de cheques que se han utilizado en pagos automáticos. Si desea emitir cheques salientes de esta cuenta, debe seleccionar la casilla de selección Utilizado en pagos automáticos. Esto permite al sistema emitir números de cheques de forma automática de esta cuenta. Este número se utiliza para cheques
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usados en pagos automáticos. Si se selecciona, también proporciona automáticamente el número de cheque en la actividad rápida Nuevo cheque saliente. 5.
Grabe y cierre los registros bancarios actualizados. Para abrir el banco desde la lista en la subvista Mis bancos, seleccione el ID adecuado de la columna ID de mi banco. Esta información pretende explicar la forma en la que se pueden actualizar los registros en el sistema. Para obtener más información detallada acerca del editor véase Bancos y cuentas bancarias [página 293].
Crear una entrada en el directorio de bancos manualmente 1.
Abra la subvista Directorio de bancos.
2.
Seleccione Nuevo
3.
Introduzca el Nombre del banco y seleccione el País.
4.
Para visualiza todos los campo que se pueden editar, haga clic en Visualizar todo. Se muestra la siguiente información adicional: ● En la tabla Códigos bancarios nacionales, puede introducir varios detalles del código bancario nacional para una entrada de directorio bancario individual. Puede seleccionar uno de éstos como la información detallada por defecto del código bancario nacional para la entrada. ●
5.
y, a continuación, seleccione Entrada del directorio bancario.
En la etiqueta Sucursales asignadas, puede introducir la información de contacto individual para sucursales múltiples.
Seleccione Grabar y Cerrar . Si los datos introducidos son inconsistentes, la entrada del directorio bancario se graba y se visualiza en la subvista Directorio bancario con el estado Activo.
Cargar un archivo de directorio de bancos 1.
Abra la subvista Directorio de bancos.
2.
Haga clic en Crear bancos.
3.
Seleccione el Formato. Esto especifica tanto el proveedor del archivo del directorio del banco como el formato utilizado, por ejemplo Accuity , Accuity (ZIP), Deutsche Bundesbank, o SAP Template. Para cargar un archivo de directorio de bancos de un proveedor no enumerado en la lista desplegable del campo Formato, seleccione Plantilla SAP. Antes de cargar el archivo, debe asegurarse de que los datos contenidos en el archivo cumplan con el formato admitido por SAP proporcionado en la plantilla. Para obtener más información, consulte Formato SAP para Carga de directorio de bancos.
y, a continuación, seleccione Carga de archivo de directorio de
Al seleccionar CH SIX Paynet, puede cargar el archivo de directorio bancario solamente en un formato ASCII ZIP o descomprimido. No es posible cargar el archivo en un formato Microsoft Excel. Los archivos cargados en formato ASCII completarán solamente los detalles de Sede social y Sucursal principal, y no los detalles de Sucursal, (columna G ad. tipo BC en el formato Microsoft Excel). 4.
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Puede introducir una Descripción para ayudarle a identificar el fichero posteriormente en el historial de carga.
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5.
Para actualizar y sobrescribir todas las entradas existentes del directorio de bancos, incluidas aquellas de otros proveedores y las entradas creadas manualmente, seleccione la casilla Sobrescribir entradas existentes. Las entradas del directorio de bancos de un proveedor siempre se sobrescriben cuando actualiza un archivo de directorio de bancos del mismo proveedor.
6.
Para descargar el fichero del directorio bancario, marque Añadir fichero.
y seleccione el
7.
Para revisar las entradas y preparar el fichero para procesar, seleccione Siguiente .
8.
Para descargar el fichero para procesar, seleccione Finalizar .
Una vez que se haya completado el procesamiento del archivo, los datos bancarios contenidos en el archivo se mostrarán en la subvista Directorio de bancos. Para ver el archivo de directorio de bancos y ver el estado general del procesamiento del archivo, haga clic en Historial de cargas de archivo en la subvista Directorio de bancos. Si el estado general está en rojo, puede corregir todos los errores dentro del archivo y reiniciar el procesamiento del archivo.
Crear una cuenta de centro de compensación 1.
Abra la subvista Cuentas de centros de compensación.
2.
Seleccione Nuevo y, a continuación Cuenta del centro de compensación. Se visualiza el editor de la cuenta del centro de compensación.
3.
En Cuenta del centro de compensación, introduzca el ID centro de compensación y, a continuación, el número utilizado por el centro de compensación para identificar a la empresa en el campo ID comerciante. Seleccione el ID de empresa de la empresa que utilizará la cuenta en el campo ID empresa. También puede introducir el período de tiempo durante el cual la cuenta permanece válida.
4.
Además, existen tres etiquetas a completar: ● Cuenta Introducir un identificador interno en el campo Número de cuenta. Esto se utiliza sólo para fines informativos. Seleccione la moneda que utilizará el centro de compensación para informar a la empresa en el campo Moneda Seleccione también el ID cuenta bancaria de la cuenta del centro de compensación al que se harán los pagos. Seleccione el proveedor de servicios de la tarjeta de crédito elegida en el campo Proveedor de servicios de pago, en caso de que se pueda aplicar. ●
Moneda preferida Seleccione las monedas que desea procesar con esta cuenta de centro de compensación particular. Si, por ejemplo, se introduce EUR como moneda, todos los pagos de la tarjeta de crédito realizados en Euro se procesarán por esta cuenta. Si no se selecciona ninguna moneda, la cuenta procesará los pagos de la tarjeta de crédito en todas las monedas soportadas. Puede actualizar varias monedas para la misma cuenta.
●
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Tipo de tarjeta de crédito Seleccione los tipos de tarjeta de crédito particular, como VISA o Mastercard, que se procesarán por la cuenta en la columna Tipo de tarjeta de crédito. Si desea seleccionar esta cuenta como procesador exclusivo de un tipo de tarjeta de crédito
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particular, seleccione la casilla de selección Por defecto. Todos los pagos de la tarjeta de crédito realizados utilizando este tipo de tarjeta de crédito se procesarán por esta cuenta. Introduzca también el período de validez de la autorización en la columna Días de validez de autorización. En la mayoría de los casos, el proveedor del servicio le proporcionará el número de días de validez de la autorización. El procesador de pagos (centro de compensación) le envía esta información al proveedor y éste se la comunica al usuario. Introduzca esta información manualmente. El sistema hace referencia automáticamente a la fecha de validez de la autorización contenida en una solicitud de autorización electrónica. Si la solicitud no contiene esta fecha, el sistema utiliza los días de la validez de la autorización introducidos por el usuario para calcular dicha fecha de validez de la autorización. En este caso, el sistema calcula automáticamente la fecha de validez de la autorización sumando la fecha actual y los días de validez de la autorización introducidos por el usuario. Si no se introduce nada en la columna de los días de validez de la autorización, el sistema utilizará la fecha actual como fecha de validez de la autorización. La transacción se procesará en el sistema pero no se autorizará ya que el período de autorización será cero. 5.
Haga clic en Grabar y, a continuación, en Cerrar para activar la cuenta.
Crear un almacenamiento de cheques 1.
Abra la vista Almacenamiento de cheques.
2.
Seleccione Nuevo Almacenamiento de cheques e introduzca los datos solicitados. Nota sobre Tipo de ubicación: ● Si el almacenamiento de cheques se utiliza como depósito de cheques, seleccione Interno. Debe crear solo un almacenamiento de cheques por empresa.
●
Si el almacenamiento de cheques se utiliza como lockbox, seleccione Banco. Debe crear solo un almacenamiento de cheques por cada empresa y proveedor.
3.
Grabe el nuevo registro.
Para obtener más información, consulte Verificar lotes y números de cheque para cheques salientes [página 286].
6.3 Vista Posición de caja 6.3.1 Guía rápida de Posición de caja Puede acceder a la vista Posición de caja desde el centro de trabajo Gestión de liquidez en Posición de caja. En la vista Posición de caja , el gestor de caja puede visualizar la posición de caja para el día. La definición de la posición de caja incluye agregar todos los pagos entrantes y salientes programados del día y determinar la existencia SAP Business ByDesign 1302 Gestión de liquidez
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liquidez excesiva o solicitudes de préstamo. Esto normalmente ocurre después de obtener la información de flujo de caja y que el estado de cuenta bancaria y los archivos lockbox se hayan procesado. La posición de caja le proporciona información consolidada de todas las entradas y salidas de efectivo previstas en la organización. Puede utilizarla para obtener un resumen de las entradas y salidas de fondos previstas para el día de operación actual, desglosadas por modalidad de pago y banco responsable. El sistema visualiza los saldos iniciales, cobros, desembolsos, flujo de caja neto y saldo final. Para posiciones y pagos no incluidos en el sistema, puede introducir avisos de pago bancario manuales para asegurarse de que dichos pagos se computan en la posición de caja.
Conceptos básicos Posición de caja La Posición de caja muestra el saldo bancario actual y los detalles de transacción como los estados de cuenta bancaria indicados el día anterior. a Posición de caja refleja el estado de liquidez a corto plazo de la empresa. El sistema le ofrece un resumen integrado de su posición de caja en el centro de trabajo Gestión de liquidez. Para obtener más información, consulte Posición de caja [página 277].
Gestión de caja y liquidez El escenario empresarial Gestión de caja y liquidez permite a los profesionales financieros de la mediana empresa cumplir de forma rápida y eficiente con los plazos del flujo de caja y conseguir una mayor transparencia al gestionar la posición de liquidez de la empresa. Comprende la información del flujo de caja procedente de débitos, créditos e impuestos, así como la gestión de pagos y de liquidez, y hace más eficiente el ciclo de gestión de caja diario recogiendo y agregando automáticamente esta información. Este escenario cubre el ciclo de gestión de flujo de caja desde la instantánea real de liquidez hasta la previsión, y analiza etapas hacia un flujo de caja optimizado de transferencias de dinero u otras estrategias impactantes del flujo de caja. Para obtener más información, consulte Gestión de caja y liquidez.
Tareas Crear una nueva transferencia de una cuenta bancaria a otra
312
1.
Desde el área Tareas comunes, seleccione Nueva transferencia entre cuentas bancarias.
2.
Seleccione un método de pago, por ejemplo, transferencia bancaria o electrónica. A continuación, introduzca el importe de la transacción y seleccione la empresa. Debe introducir una fecha de ejecución. El sistema automáticamente introduce la fecha actual en este campo de modo estándar. También puede introducir una fecha de contabilización. El sistema introduce la fecha actual de manera estándar. Esto se debe a que las transferencias de una cuenta bancaria a otra a menudo se completan en el mismo día en que se crean.
3.
Seleccione el ID de cuenta bancaria de las cuentas bancarias entre las que desee transferir el dinero. Si selecciona Transferencia bancaria como modalidad de pago, el sistema indica automáticamente lasFechas valor de débito y las Fechas valor de crédito para ambas cuentas bancarias.
4.
Una vez registrada y revisada la información relevante, seleccione Contabilizar . La transferencia bancaria se visualiza en la vista de centro de trabajo Control de pagos con el estado Listo para transferencia.
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5.
El archivo de pago debe crearse en el formato de archivo apropiado y debe ponerse a disposición del banco o software bancario para que pueda procesarlo. Esto se puede hacer manualmente o automáticamente. La ejecución de medios de archivo de pago completa la actividad de forma automática. También se puede crear el archivo manualmente en la vista Control de pagos del centro de trabajo. Seleccione la transferencia y las Acciones para transacciones bancarias , Crear archivo de pago . Después de crear el nuevo archivo de pago, vaya a la subvista Archivos de salida de la vista del centro de trabajo Gestión de archivos . El fichero saliente para la transferencia bancaria se visualiza aquí. Seleccione el archivo y Editar . Se visualiza la pantalla Fichero saliente. El nuevo archivo de pago real para transferir al banco se puede visualizar en la ficha Anexo de la pantalla de archivos de pago. Grabe el archivo desde la ventana del navegador a su ordenador local para enviarlo al banco.
6.4 Vista Gestión de ficheros 6.4.1 Guía rápida de Gestión de archivos Puede acceder a la vista Archivos de entrada y Archivos de salida del centro de trabajo Gestión de liquidez en Gestión de archivos. En la vista Gestión de archivos, el jefe de caja puede controlar todos los archivos electrónicos entrantes y salientes para procesarlos, como los archivos de estados de cuentas bancarias y los de pagos. Se pueden introducir manualmente los archivos de estados de cuentas bancarias en el sistema, en el que se procesan automáticamente. También se pueden descargar los archivos de pago para procesarlos en adelante, por ejemplo, con software bancario externo.
Conceptos básicos Estados de cuenta bancaria Obtener información actualizada del estado sus cuentas bancarias es un factor importante para una gestión efectiva del flujo de medios financieros. Para obtener una visión precisa del estado de sus cuentas bancarias, necesita información sobre el saldo bancario actual. Su banco le facilita esta información via extracto bancario tanto en formato electrónico como físico (papel). El sistema soporta ambos formatos de extracto bancario. Los extractos bancarios físicos se introducen y actualizan en el sistema manualmente en la vista Extractos bancarios del centro de trabajo Gestión de liquidez. El sistema visualiza los extractos bancarios que se introdujeron en el sistema en la misma vista. Puede cargar archivos de extractos bancarios electrónicos en la subvista Archivos de entrada de la vista Gestión de ficheros del mismo centro de trabajo. Para más obtener información, consulte Estados de cuenta bancaria [página 281]. Cuando se carga un fichero de extracto bancario, el sistema copia automáticamente las líneas de nota en las descripciones de documento de posición correspondientes. Antes de liberar un extracto bancario, puede introducir manualmente una descripción de documento (texto de cabecera) y adaptar descripciones de documento de posición individuales. Dichas descripciones se utilizan para la asignación de pago automática (asignaciones o contabilizaciones). Si el sistema no pudo asignar completamente el extracto bancario, se crea automáticamente una tarea en la lista de trabajo de la gestión de pagos.
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NOTA: Si desea que el sistema cree siempre una tarea para liberar un extracto bancario, deberá realizar las opciones de configuración correspondientes en la actividad Gestión de tareas empresariales para gestión de pagos y de liquidez. La descripción de documento (texto de cabecera) y las descripciones de documento de posición se muestran finalmente en el asiento contable.
Formatos de archivos de extracto bancario electrónico Puede utilizar la función de estado de cuenta bancaria electrónico para automatizar el proceso de contabilización de posiciones de pagos entrantes y salientes en su sistema con el fin de asignar y reconciliar efectivo, y para actualizar su posición de caja. Para obtener más información, consulte Formato de extracto de cuenta electrónico [página 303]
Aviso de pago bancario El aviso de pago bancario contiene posiciones de la posición de caja que los repositorios integrados no capturan automáticamente. El aviso de pago bancario actúa como una nota y garantiza que la posición se refleje en la posición de caja actual. El aviso de pago bancario se debe sustituir por un registro de transacción en el próximo estado de cuenta bancaria. Para más información, consulte Avisos de pagos bancarios [página 285].
Tareas Descargar un archivo saliente 1.
Vaya al centro de trabajo Gestión de liquidez, elija la vista Gestión de archivos y luego seleccione la subvista Archivos salientes.
2.
Seleccione el archivo que desee visualizar y elija Editar para abrir el archivo saliente. Para visualizar todos los archivos salientes que se han descargado y enviado al banco, seleccione Visualizar y Liberados para transferencia. Para visualizar todos los archivos que aún se tienen que descargar, seleccione Visualizar y a continuación En liberación.
3.
Revise los detalles del archivo saliente en la ficha Anexo. Para visualizar dicho archivo, haga clic en el nombre en la columna Título del documento. Para descargar el archivo, seleccione Descargar y grábelo en su PC. También puede descargar el archivo haciendo clic en Descargar archivo de la pantalla de resumen Archivos de salida. Si los datos del archivo no son válidos o el banco rechaza el archivo de pago, también puede anular (cancelar) o rechazar el archivo saliente. Seleccione Acciones y a continuación la acción apropiada para ello. El estado de los pagos contenidos en un archivo anulado o rechazado se modifica a No transferido. Puede crear un nuevo archivo para estos pagos después que haya corregido el error original.
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4.
Seleccione Liberar para liberar el archivo saliente. Esta acción le permite diferenciar entre los archivos que se han descargado y que el banco está procesando de los archivos que todavía se tienen que descargar. Por esto, los archivos con el estado Liberados para transferencia se han descargado y se han puesto a disposición para procesarlos en adelante, mientras que los archivos con el estado En liberación aún se tienen que descargar.
5.
Después que haya recibido el archivo de estado de cuenta bancaria que verifica que el banco ha procesado el archivo con éxito, abra la subvista Archivos salientes. Seleccione Acciones , luego Confirmar para modificar el estado del archivo a Confirmado.
Cargar un fichero de entrada 1.
Navegue a la vista Gestión de ficheros, y luego seleccione la subvista Ficheros entrantes.
2.
Seleccione el registro de archivos de la empresa para la que desea cargar el estado de cuenta bancaria.
3.
Haga clic en Nuevo y, luego, seleccione Archivo entrante. Aparece la actividad rápida Nuevo archivo de entrada.
4.
Seleccione su tipo de fichero de la lista y el banco emisor.
5.
En la sección a continuación Anexos, haga clic en Añadir Fichero e introduzca los datos de fichero. Opcionalmente, puede introducir un título y especificar un tipo de documento. Seleccione Añadir . Puede verificar que ha seleccionado el documento correcto si lo selecciona y elije Visualizar .
6.
Seleccione Iniciar carga de archivo para importar y grabar dicho archivo.
7.
Ahora puede visualizar el estado de cuenta bancaria en la subvista Archivos entrantes con el estado En proceso. Si ha cargado accidentalmente el archivo incorrecto, seleccione Editar y escoja uno de nuevo o, si no, confirme el archivo de estado de cuenta bancaria seleccionando Acciones y a continuación Marcar como confirmado. El archivo de estado de cuenta bancaria debería tener el estado Finalizado. También puede marcar el archivo como erróneo si selecciona Acciones Marcar como erróneo.
y
Si su archivo de estado de cuenta bancaria finaliza con el estado Error en procesamiento, tenga en cuenta los mensajes de error correspondientes para determinar el problema. Para visualizar los resultados de la importación del estado de cuenta bancaria, abra la vista Estados de cuentas bancarias y busque el estado de cuenta bancaria relevante. El estado de cuenta bancaria debería tener el estado de consistencia Consistente. El sistema realiza verificaciones de consistencia para asegurarse de que el saldo inicial del archivo de estado de cuenta bancaria se corresponda al saldo final del último. El sistema también verifica que la Fecha del extracto del estado de cuenta bancaria actual no sea anterior a la Fecha del extracto introducida anteriormente y también verifica que el ID de extracto sea consecutivo. Si el ID de extracto no es consecutivo y el sistema está configurado para crear tareas para tales estados de cuentas bancarias, el sistema graba el estado de cuenta bancaria con el ID de extracto actual con un estado Consistente y crea una tarea para notificarle esta SAP Business ByDesign 1302 Gestión de liquidez
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discrepancia al usuario. Si existe el estado de cuenta bancaria anterior en el sistema, éste no verifica los saldos inicial y final. Si el Saldo inicial, Saldo final o Fecha de extracto son incorrectos, el estado de cuenta bancaria se graba con el estado Inconsistente. Si el sistema está configurado para crear tareas para estados de cuentas bancarias inconsistentes, el sistema crea una tarea para revisar dicho estado inconsistente. Puede visualizar el estado de cuenta bancaria si selecciona el ID de extracto de dicho estado.
Importar y verificar archivos lockbox 1.
Vaya al centro de trabajo Gestión de liquidez, abra la subvista Archivos entrantes del centro de trabajo Gestión de archivos.
2.
El archivo lockbox que se carga no contiene información sobre la empresa o detalles de clientes beneficiarios, solo detalles de clientes pagadores. Por tanto, es necesario asignar el archivo lockbox a la empresa para que el pago se pueda reconocer dentro del sistema.
3.
Seleccione Nuevo , New Inbound File para visualizar la actividad rápida Nuevo archivo entrante.
4.
Seleccione el tipo de archivo Lockbox de la lista desplegable Tipo de archivo. Introduzca el emisor del archivo lockbox en el campo Emisor o seleccione uno de la lista desplegable. El emisor puede ser un banco que ofrece un servicio de proveedor lockbox o un proveedor lockbox a terceros. Cuando seleccione el Emisor, el sistema automáticamente visualiza su cuenta bancaria con el proveedor, además del código bancario del registro de fichero de pago de la empresa.
5.
Haga clic en Añadir y seleccione Archivo. Introduzca el nombre del archivo que desee cargar o busque su ubicación. Adicionalmente, puede introducir un título en el campo Título y especificar un Tipo de documento si lo desea. Seleccione Añadir . Puede verificar que ha seleccionado el documento correcto si lo selecciona y elije Visualizar .
6.
7.
Seleccione Iniciar carga de archivo . Esta función le evita hacer muchos esfuerzos, ya que el sistema automáticamente ejecuta las acciones siguientes: ● El archivo se libera ●
Lotes de lockbox se crean
●
Los cheques que se contienen en los lotes se crean en el sistema
●
Estos cheques se liberan para la compensación (el archivo contiene información de aviso)
●
Tiene lugar la asignación y la compensación de pagos automática para estos cheques.
Ahora puede visualizar el lockbox en la subvista Archivos entrantes con el estado En proceso. Si ha cargado accidentalmente el archivo incorrecto, seleccione Editar y escoja uno de nuevo o, si no, confirme el archivo lockbox seleccionando Acciones y a continuación Marcar como confirmado. El archivo de lockbox debería tener el estado Finalizado. También puede marcar el archivo como erróneo si selecciona Acciones y Marcar como erróneo.
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6.5 Vista Extractos bancarios 6.5.1 Guía rápida de Estados de cuenta bancaria Puede acceder a la vista Extractos bancarios desde el centro de trabajo Gestión de liquidez en Extractos bancarios. La vista Estado de cuenta bancaria muestra el estado y el detalle de transacción de los estados de cuenta bancaria recibidos de sus bancos. Puede visualizar los saldos iniciales y finales de cada estado de cuenta para cada banco de informe. También puede introducir manualmente en el sistema estados de cuenta bancaria en papel. También puede visualizar estados de cuenta bancaria de la vista Gestión de archivos.
Conceptos básicos Para más obtener información, consulte Estados de cuenta bancaria [página 281].
Tareas Cargar un estado de cuenta bancaria 1.
En la vista Estados de cuenta bancaria, haga clic en
Crear Carga de estado de cuenta
bancaria . Aparece la actividad rápida Nuevo archivo de entrada. 2.
Seleccione su Tipo de archivo de la lista y el banco emisor.
3.
En la sección a continuación Anexos, haga clic en Añadir Fichero e introduzca los datos de fichero. Opcionalmente, puede introducir un Título y especificar un Tipo de documento. Seleccione Añadir . Puede verificar que ha seleccionado el documento correcto si lo selecciona y elije Visualizar .
4.
Seleccione Iniciar carga de archivo para importar y grabar dicho archivo.
5.
Ahora puede visualizar el estado de cuenta bancaria en la subvista
Gestión de
archivos Archivos de entrada con el estado En proceso. Si ha cargado accidentalmente el archivo incorrecto, seleccione Editar y escoja uno de nuevo o, si no, confirme el archivo de estado de cuenta bancaria seleccionando Acciones y a continuación Marcar como confirmado. El archivo de estado de cuenta bancaria debería tener el estado Finalizado. También puede marcar el archivo como erróneo si selecciona Acciones Marcar como erróneo.
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y
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Si su archivo de estado de cuenta bancaria finaliza con el estado Error en procesamiento, tenga en cuenta los mensajes de error correspondientes para determinar el problema.
Introducción manual de un extracto bancario 1.
Haga clic en
Crear Estado de cuenta bancaria
e introduzca los datos solicitados.
El sistema rellena automáticamente el campo ID de cuenta bancaria con el ID de la cuenta bancaria utilizada en el extracto anterior. El sistema no calcula automáticamente el Saldo final. Introduzca esta información de su estado de cuenta bancaria más actual. 2.
Seleccione Siguiente para navegar hasta la fase Seleccionar posiciones. En esta etapa, puede ver los pagos iniciados internamente de la cuenta bancaria seleccionada. Para asignar directamente un pago a la posición del estado de cuenta bancaria fije el indicador Seleccionado. Por este motivo, en la etapa siguiente, el estado Procesamiento posterior de esta posición debe ser No relevante. Para seleccionar una posición a procesar con este estado de cuenta bancaria, fije el indicador Seleccionado. Las transferencias bancarias individuales se visualizan para cada formato de pago individual. Puede confirmar transferencia bancarias individuales en este paso. Si el banco ha confirmado estas transferencias bancarias como un lote, deberá introducir manualmente las transferencias bancarias individuales en el paso siguiente. Debe introducir el ID de mensaje de pago en el campo ID de documento como referencia. Haga clic en Siguiente . Si la casilla Aviso está seleccionada para una posición, existe una entrada de aviso para esta posición. Esto significa que no debe introducir ninguna información del estado de cuenta bancaria al aviso de pago. El sistema lo hace automáticamente.
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3.
Puede editar una posición de estado de cuenta bancaria que ya ha sido creada o crear una nueva posición de estado de cuenta bancaria. Para editar una posición existente, selecciónela en la lista y haga clic en Detalles de posición . Puede introducir datos de Importe de gastos bancarios, Importe de débito e Importe de crédito para la partida individual. También puede editar datos de transacción y de cuenta bancaria para facturas individuales incluidas en la partida individual. Para crear una posición nueva, haga clic en Añadir fila . Introduzca adecuadamente la Modalidad de pago, la Fecha de emisión, el ID de cliente/proveedor, el ID de referencia de factura, el Importe de gastos bancarios y el Importe de crédito o débito. Haga clic en Siguiente .
4.
Verifique los detalles del extracto que ha introducido. Si no desea contabilizar el estado de cuenta bancaria inmediatamente, seleccione Grabar para grabar una copia del estado de cuenta bancaria. Para grabar y liberar el estado de cuenta bancaria, haga clic en Contabilizar .
5.
Haga clic en Cerrar para volver a la vista Estados de cuenta bancaria.
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En función de su configuración empresarial, el nuevo estado de cuenta bancaria se ha liberado para la aprobación o se ha añadido a la lista de estados de cuenta bancaria en la vista Estados de cuenta bancaria.
6.6 Vista Control de pagos 6.6.1 Guía rápida de Control de pagos En la vista Control de pagos puede supervisar y actualizar todos los pagos recibidos y salidas de pagos de la empresa. Puede filtrar los pagos por fecha, por beneficiario o por estado, por ejemplo, para visualizar pagos obsoletos que han sido cancelados, devueltos o rechazados. Puede crear pagos nuevos o introducir pagos creados manualmente o fuera del sistema. También es posible mostrar detalles de pago para cada artículo. Estos detalles varían en función de la modalidad de pago y el estado del pago, por ejemplo, datos de depósito para cheques entrantes o el motivo por el cual se ha invalidado un cheque. Puede acceder a la vista Control de pagos desde el centro de trabajo Gestión de pagos o del centro Gestión de liquidez en Control de pagos.
Conceptos básicos Pagos recibidos El proceso de pago recibido cubre la adquisición de fondos disponibles de la empresa. Por tanto, un pago recibido aumenta el efectivo y los equivalentes de efectivo, como el saldo de caja o el saldo bancario. Un pago recibido no aumenta necesariamente los activos financieros (incluídos débitos y créditos a corto plazo). La compensación de un crédito por un pago recibido aumenta el saldo de la cuenta bancaria. A la vez también vence el crédito, pero no se modifican los activos financieros. Para obtener más información, consulte Pagos recibidos [página 32]
Salidas de pagos El proceso de pago saliente cubre la baja de fondos disponibles de la empresa. Los pagos salientes disminuyen la disponibilidad de liquidez, como el saldo de caja o el saldo bancario. Un pago saliente no disminuye necesariamente los activos financieros (incluídos débitos y créditos a corto plazo). La compensación de un débito por un pago saliente reduce el saldo de la cuenta bancaria. A la vez también vence el débito, pero no se modifican los activos financieros. Para obtener más información, consulte Salidas de pagos [página 11].
Transferencias bancarias Puede utilizar transferencias bancarias para realizar tanto salidas de pagos automáticas como manuales. Hay dos tipos de transferencias bancarias: transferencias bancarias, que se utilizan para realizar pagos de una cuenta de la empresa a cuentas terceras, y las transferencias entre cuentas del mismo banco, que se utilizan para transferir fondos entre cuentas bancarias de la empresa. Éstas se utilizan generalmente para tranferencias relacionadas con la gestión de liquidez. Para más información, consulte Transferencias bancarias [página 284].
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Verificación de liquidez La verificación de liquidez se efectúa cada vez que se crea una salida de pago para verificae que hay suficientes fondos disponibles para realizar el pago. La verificación de liquidez se efectúa cada vez que se crea una salida de pago en los centros de trabajo Débitos, Créditos, Gestión de liquidez y Gestión de pagos. Esto incluye los siguientes métodos de pago: ●
Transferencia electrónica saliente
●
Transferencia bancaria saliente
●
Cheque saliente
●
Letra de cambio por pagar
No se lleva a cabo una verificación de liquidez en pagos de impuestos y transferencias de fondos. Para obtener más información, consulte Verificación de liquidez [página 297].
Formas de pago electrónico La característica Modos de pago electrónico se utiliza para seleccionar los formatos de fichero relevantes para el proceso automatizado de transmisión de pagos electrónicos a sus bancos. Para obtener más información, consulte Formas de pago electrónico [página 304].
Formas de pago manual Cuando se crea una salida de pago el sistema debe comunicar dicha información al banco. En la mayoría de los casos, la información se comunica directamente al banco mediante intercambio de datos electrónico, (para débitos directos y transferencias electrónicas) o mediante un archivo de pago electrónico (para transferencias bancarias). El sistema utiliza las formas de pago como un medio para comunicar la información de pago al banco. Para obtener más información sobre las formas de pago electrónicas utilizadas por el sistema, consulte Formas de pago electrónicas [página 304] No obstante, el sistema también puede crear salidas de pago sin utilizar las formas de pago definidas en el sistema. Dichos pagos se crean mediante las formas de pago manuales. La forma de pago manual se puede utilizar para salidas de pago que utilizan las modalidades de pago siguientes: ●
Transferencia bancaria
●
Transferencia electrónica
●
Débitos directos
Para obtener más información, consulte Formas de pago manual [página 305].
Gestión de caja y liquidez El escenario empresarial Gestión de caja y liquidez permite a los profesionales financieros de la mediana empresa cumplir de forma rápida y eficiente con los plazos del flujo de caja y conseguir una mayor transparencia al gestionar la posición de liquidez de la empresa. Comprende la información del flujo de caja procedente de débitos, créditos e impuestos, así como la gestión de pagos y de liquidez, y hace más eficiente el ciclo de gestión de caja diario recogiendo y agregando automáticamente esta información. Este escenario cubre el ciclo de gestión de flujo de caja desde la instantánea real de liquidez hasta la previsión, y analiza etapas hacia un flujo de caja optimizado de transferencias de dinero u otras estrategias impactantes del flujo de caja. Para obtener más información, consulte Gestión de caja y liquidez.
Pagos de clientes con tarjeta de crédito El sistema le permite procesar pagos de clientes realizados con tarjeta de crédito, incluidos pagos entrantes de sus clientes y notas de crédito a sus clientes. Para poder utilizar el proceso de tarjetas de crédito debe completar algunas 320
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etapas preliminares y, como paso más importante, firmar un contrato con un proveedor de servicios (que debe ser un socio de SAP). Para obtener más información, consulte Pagos de clientes mediante tarjeta de crédito [página 202].
Pagos de cliente mediante pago externo Los pagos externos no se procesan dentro del sistema SAP Business ByDesign. Cuando una tienda en línea está conectada a su sistema, recopila las confirmaciones de pago del proveedor de servicios de pago en línea y proporciona esta información al sistema. Un proveedor de servicios de pago en línea ofrece servicios en línea para aceptar pagos electrónicos mediante una variedad de métodos de pago. El sistema permite procesar estos pagos externos. Para poder utilizar el proceso de pago externo necesita completar unas etapas preliminares. Para obtener más información, consulte Pagos de cliente mediante pago externo [página 200].
Tareas Crear un pago nuevo 1.
Haga clic en Pago nuevo por y después seleccione la modalidad de pago apropiada. Puede crear los tipos de pago siguientes: ● Transferencia bancaria saliente o transferencia electrónica saliente ●
Cheque saliente
●
Cheque entrante o múltiples cheques
2.
Introduzca los detalles relevantes para la modalidad de pago seleccionada. Los detalles varían según la modalidad de pago seleccionada. Los campos mandatorios están indicados por un asterisco (*).
3.
Los pagos pueden crearse con referencia a una posición abierta, a un cliente o a una cuenta de proveedor o se pueden contabilizar directamente a una cuenta de mayor. Para los tipos de pago recibido y salida de pagos seleccionados, en las opciones de configuración puede definir opcionalmente si se deben generar tareas de aprobación para este centro de trabajo para métodos de pago específicos y cuándo se exceden los importes umbral definidos. Puede encontrar estas parametrizaciones de ajuste preciso en Gestión de tareas empresariales para pagos y liquidez.
Crear una transferencia bancaria saliente o transferencia electrónica saliente 1.
Vaya al centro de trabajo Gestión de liquidez o Gestión de pagos y abra la vista de centro de trabajo Control de pagos. También puede ejecutar esta tarea en el centro de trabajo Débitos, en la vista Monitor de cuenta de proveedor.
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2.
Haga clic en Nuevo pago por y, a continuación, en Transferencia bancaria saliente o Transferencia electrónica saliente.
3.
Indique los detalles relevantes para la transferencia. Los campos siguientes son obligatorios, como indica el asterisco (*): ID de empresa, Importe de pago, Beneficiario y Banco del beneficiario. Seleccione un ID de cuenta bancaria desde el cual se realizará el pago.
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Si no desea realizar una verificación de liquidez en la cuenta bancaria antes de contabilizar la transferencia, marque la casilla de selección Asignación de liquidez no requerida. Para obtener más información sobre las verificaciones de liquidez, consulte Verificación de liquidez [página 297]. 4.
Haga clic en Completar datos bancarios . De ser posible, el sistema completa automáticamente los campos ID de cuenta bancaria y Nombre de banco. ● Para introducir información opcional, como por ejemplo, las instrucciones de pago, o para modificar el tipo de transferencia, por ejemplo, a internacional, haga clic en Visualizar todo para visualizar todos los campos disponibles. ●
Si desea ver las parametrizaciones que utiliza el sistema para completar sus datos de banco y pagos, haga clic en También puede y seleccione Abrir parametrizaciones de banco y pagos. Las instrucciones de pago son servicios adicionales proporcionados por el banco que pueden aumentar la seguridad de la transacción, por ejemplo, solicitando al banco receptor una notificación del pago. Estos servicios solo están disponibles para las transferencias internacionales. El banco le informará sobre las instrucciones de pago que ofrece y sobre las tasas adicionales que cobran por utilizarlas. Si la transferencia ya se ha completado fuera del sistema, no es necesario crear ningún archivo de pago. Si no desea crear ningún archivo de pago para esta transferencia, marque la casilla de selección Crear pago manualmente. También puede seleccionar el titular de los gastos ocasionados por la transferencia. Si no desea ejecutar la transferencia de forma inmediata, puede introducir la fecha en que desea que el banco ejecute la transacción en el campo Fecha de procesamiento bancario. Si hace clic en Completar datos bancarios después de introducir la fecha, el sistema rellenará automáticamente los campos Fecha valor prevista del banco y Fecha de contabilización.
5.
Seleccione si desea asignar la transferencia a posiciones abiertas o si desea contabilizarla directamente en la cuenta de mayor sin asignar el pago. ● Para asignar la transferencia bancaria a posiciones abiertas, seleccione Referencia a posiciones. El sistema visualizará las posiciones abiertas para la cuenta de proveedor o cliente. A continuación puede ajustar las transferencias a las posiciones abiertas. También es posible añadir descuentos a dichas posiciones. Si desea pagar posiciones en nombre de otro cliente o proveedor haga clic en Cuentas y, a continuación Añadir cuenta. Ahora puede seleccionar a qué partidas abiertas pertenecen a la cuenta que ha seleccionado. Para obtener más información acerca de cómo editar las partidas abiertas, véase Utilizar la tabla de partidas abiertas [página 88]. También puede obtener una vista previa de la línea de nota de una transferencia bancaria electrónica haciendo clic en Vista previa → Línea de nota. Para cambiar la configuración de la línea de nota, cierre la ventana emergente, haga clic en También puede y seleccione Editar perfiles de correspondencia de pago. Debe tener derechos de acceso al centro de trabajo Configuración empresarial. Para obtener más información, consulte aquí.
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●
Para utilizar la transferencias bancarias con el objetivo de efectuar un pago que no se ajuste a ninguna de las posiciones abiertas, seleccione Contabilización directa en cuenta de mayor. Seleccione el país y seleccione y tipo de entrada Bruta o Neta. Haga clic Añadir fila para asignar manualmente el pago a la cuenta de mayor relevante. También es posible indicar una línea de nota en la transferencia bancaria.
6.
Haga clic en Contabilizar . La transferencia se visualiza en la vista del centro de trabajo Control de pagos con el estado Preparado para transferencia.
7.
El archivo de pago debe crearse en el formato de archivo apropiado para que el banco o software bancario pueda procesarlo. Puede realizarse automáticamente mediante la ejecución de archivo de medios de pago. Para obtener más información sobre cómo crear una ejecución de medios de pago, consulte Crear ejecución de medios de pago [página 273]. Para crear el archivo manualmente para su transmisión al banco, proceda de la manera siguiente: 1.
En la vista Control de pagos, seleccione la transferencia relevante y haga clic en Acciones para transacciones bancarias y, a continuación, en Crear archivo de pago.
2.
Vaya a la vista de centro de trabajo Gestión de archivos, subvista Archivos de salida, seleccione el archivo de pago nuevo y haga clic en Editar .
3.
Desde la pantalla Archivo de salida vaya a la ficha Anexo y seleccione el archivo de pago. Para descargar el archivo desde la ventana de navegador a su PC, haga clic en Descargar .
Este documento contiene texto que solo es relevante para Austria. Para asegurarse de que el sistema muestre el texto correcto, seleccione Personalizar > Mis parametrizaciones. Seleccione Ayuda en pantalla y, en el menú desplegable País, seleccione Austria. Grabe sus parametrizaciones y salga del sistema a fin de asegurarse de que se realicen los cambios.
Crear un cheque saliente 1.
Vaya al centro de trabajo Gestión de liquidez o Gestión de pagos y abra la vista de centro de trabajo Control de pagos. También puede ejecutar esta tarea en el centro de trabajo Débitos, en la vista Monitor de cuenta de proveedor.
2.
Haga clic en Nuevo pago por y, a continuación, en Cheque saliente. Aparecerá la pantalla Nuevo cheque saliente.
3.
Introduzca el ID de empresa, el Importe de pago y el Beneficiario.
4.
Haga clic en Completar datos bancarios . De ser posible, el sistema completa automáticamente los campos ID de cuenta bancaria y Nombre de banco. ● Para introducir información opcional, como por ejemplo instrucciones de pago, haga clic en Visualizar todo para mostrar todos los campos disponibles. ●
5.
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Si desea ver las parametrizaciones que utiliza el sistema para completar sus datos de banco y pagos, haga clic en También puede y seleccione Abrir parametrizaciones de banco y pagos.
Asegúrese de que el botón de selección Referencia a posiciones esté seleccionado de manera que pueda ajustar la verificación a la posición abierta apropiada. Todas las posiciones abiertas en la cuenta de cliente o proveedor debe aparecer en la tabla Posiciones abiertas si ha introducido previamente el Beneficiario. Seleccione una o más
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posiciones abiertas que deban pagarse con el cheque utilizando el indicador Asociado. En caso necesario pueden aplicarse los descuentos o los créditos a las posiciones abiertas para asegurarse de que el importe de pago se ajusta al importe de posición abierta haciendo clic en Acciones , y después en Aplicar descuento/crédito . Para obtener más información acerca de cómo editar las partidas abiertas, véase Utilizar la tabla de partidas abiertas [página 88]. También puede obtener una vista previa de la línea de nota de su cheque haciendo clic en Vista previa →Línea de nota. Para cambiar la configuración de la línea de nota, cierre la ventana emergente, haga clic en También puede y seleccione Editar perfiles de correspondencia de pago. Debe tener derechos de acceso al centro de trabajo Configuración empresarial. Si el cheque que está emitiendo no está relacionado con ninguna cuenta de cliente o proveedor, seleccione el botón de selección Contabilización directa en cuenta de mayor y luego marque la cuenta de mayor adecuada en la que debe contabilizarse el cheque. Esto se realiza, por ejemplo, si la empresa desea hacer una donación. 6.
Para grabar la verificación, haga clic en Contabilizar .
7.
Para imprimir manualmente un cheque con el fin de enviarlo al destinatario, haga clic en Acciones para cheques y luego Imprimir formulario de cheque. El sistema imprime los cheques salientes de forma periódica. Si se crea un cheque fuera del sistema, puede parar de imprimir el cheque (en función de la información de cheque que se introduce en el sistema) mediante la selección del indicador Fijar como creado manualmente.
Para invalidar un cheque, por ejemplo, si el formulario de cheque está dañado en la impresora y necesita imprimir uno nuevo, haga clic en Acciones para cheques y luego Invalidar. Esta opción es posible mientras el cheque tiene el estado En transferencia. Observe que la invalidación de un cheque no cancela el pago. Simplemente invalida el cheque antiguo y genera un número de cheque nuevo. Para cancelar un cheque, haga clic en Anular . Observe que sólo puede cancelar un cheque mientras tenga el estado Listo para transferencia. Para obtener más información, véase Remesas de cheques y números de cheque para cheques salientes [página 286].
Introducir un cheque entrante o múltiples cheques 1.
Vaya al centro de trabajo Gestión de liquidez o Gestión de pagos y abra la vista de centro de trabajo Control de pagos.
2.
Haga clic en Nuevo pago por y, a continuación, en Cheque entrante para abrir la pantalla Nuevo cheque entrante. Para abrir más de un cheque nuevo, haga clic en Pago nuevo por y luego Cheques múltiples para abrir la pantalla Nuevos cheques múltiples. Observe que con esta acción no puede reinicializar partidas nuevas.
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3.
Introduzca los detalles de pago relevantes, incluido el Pagador, Número de cheque, Importe de pago y seleccione la moneda correcta de la lista desplegable junto al importe. Indique cualquier otra información que sea necesaria.
4.
En Modalidad de aplicación de pagos, seleccione si desea asignar el importe del cheque a posiciones abiertas o si desea contabilizarla directamente en la cuenta de mayor sin asignar el pago. ● Para asignar el cheque a posiciones abiertas, seleccione Referencia a posiciones. El sistema visualizará las posiciones abiertas para la cuenta de proveedor o cliente. A continuación puede ajustar el cheque a las posiciones abiertas. También es posible añadir descuentos a dichas posiciones. ●
5.
Para utilizar el cheque con el objetivo de efectuar un pago que no se ajuste a ninguna de las posiciones abiertas, seleccione Contabilización directa en cuenta de mayor. Marque un país y seleccione el Tipo de entrada. Haga clic Añadir fila para asignar manualmente el pago a la cuenta de mayor relevante.
Haga clic en Contabilizar para grabar y contabilizar la nueva verificación. Si desea crear más de una verificación, también puede utilizar el botón Contabilizar y nuevo . El cheque nuevo se graba en el sistema y se añade a los pagos enumerados en la vista Control de pagos.
Trabajar sin un pago existente En función de la modalidad de pago utilizada para cada pago, están disponibles diferentes opciones de edición que influyen en el estado del pago o en el pago en sí mismo. 1.
Seleccione el pago relevante y haga clic en Editar . Se abre la pantalla relevante para el tipo de pago seleccionado.
2.
Para evitar que se concluya el pago, haga clic en Anular .
3.
Siempre que la modalidad de pago soporte avisos de pago, para crear un aviso de pago para el pago seleccionado, haga clic en Crear aviso de pago . En función del estado para cada pago, quizá no sea posible editar o anular el pago o emitir un aviso de pago.
4.
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Además de las funciones generales enumeradas arriba, cada modalidad de pago tiene acciones posibles adicionales: ● Acciones para cheques ○ Fijar como en transferencia: Indica que ya se ha creado un cheque de papel para el pago. ○
Invalidar: Cancela el cheque específico que ha sido emitido y conserva el pago abierto en el sistema de manera que se pueda emitir un cheque nuevo.
○
Asignar a depósito: Permite al usuario añadir el cheque al depósito de cheques adecuado, de manera que se pueda enviar al banco.
○
Imprimir formulario de cheque: Ordena al sistema a imprimir una carta cheque para el cheque.
○
Renumerar: Permite asignar un número de cheque nuevo al cheque, por ejemplo, debido a una diferencia entre el número de cheque en el sistema y el número imprimido en el cheque.
○
Alternar: Cambia los números de cheque de dos cheques seleccionados.
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○
●
●
Fijar como no transferido: Indica que el cheque todavía no se ha enviado a un banco o cliente o proveedor, de manera que puede volverse a emitir. Esto puede ser necesario, por ejemplo, si el cheque se ha imprimido de forma incorrecta.
Acciones para transacciones bancarias ○ Crear archivo de pago: Envía un archivo de pago que se enviará al banco y al centro de trabajo Gestión de liquidez . El archivo de pago se creará en la siguiente ejecución de medios de pago programada si la acción no se utiliza. ○
Fijar como en transferencia: Indica que la transferencia ya ha tenido lugar mediante un servicio bancario online o de transferencia, por ejemplo,
○
Fijar como no transferido: Indica que la transferencia todavía no se ha enviado a un banco o socio comercial, de manera que puede volverse a emitir. Esta acción puede ser necesaria si el archivo de pago se ha transferido incorrectamente o si estaba corrupto.
Acciones para tarjetas de crédito ○ Liquidar: Liquida un pago de tarjeta de pago que todavía no se ha transferido.
Supervisar procesamiento de asignación de pagos Para obtener más información sobre esta actividad, consulte aquí [página 221].
6.6.2 Tareas 6.6.2.1 Supervisar procesamiento de asignación de pagos Resumen Después de haber confirmado o liberado los estados de cuenta bancaria, el sistema contabiliza las posiciones. Si las posiciones confirman las transacciones conocidas en el sistema (por ejemplo, cobrar un cheque saliente existente, confirmar una transferencia bancaria o la nota de crédito de un depósito de cheque), estas posiciones de estado de cuenta bancaria también se mostrarán luego en la vista Control de pagos hasta que se procese la asignación de pagos. Después de contabilizar completamente el pago, el sistema asigna automáticamente ambas posiciones- la posición cheque saliente, transferencia bancaria, o la posición depósito de cheques y el estado de cuenta bancaria. (Este proceso se inicia automáticamente cada minuto). Tras haber asignado las posiciones correctamente, sólo se muestra un pago en el control de pagos; en este caso, el cheque saliente con el estado Confirmado. Para realizar un seguimiento del estado de procesamiento de la asignación de pagos del estado de cuenta bancaria, proceda de la manera siguiente: 1.
Vaya al centro de trabajo Gestión de liquidez y luego seleccione la vista Estados de cuenta bancaria.
2.
Seleccione el estado de cuenta bancaria relevante.
3.
En el área inferior de la pantalla, en Detalles, el campo Estado de procesamiento de asignación de pagos muestra las siguientes etapas: ● No iniciado ●
En proceso
●
Finalizada
Según el volumen del extracto bancario, el procesamiento puede demorar un tiempo.
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4.
Una vez que se ha completado la asignación de las posiciones del estado de cuenta bancaria y se muestra el estado Finalizado, sólo se podrá visualizar el pago con el estado Finalizado en el control de pagos. Para reiniciar el proceso en caso de que problemas técnicos terminen el procesamiento, seleccione Reiniciar procesamiento de asignación de pagos .
6.7 Vista Avisos de pagos bancarios 6.7.1 Guía rápida de Avisos de pagos bancarios Puede acceder a la vista Avisos de pagos bancarios desde el centro de trabajo Gestión de liquidez en Avisos de pagos bancarios. En la vista Avisos de pagos bancarios, el gerente de caja puede introducir manualmente la información recibida del banco de la empresa en forma de avisos de pagos bancarios. Según la información recibida por el banco, el gestor de caja puede introducir un aviso sin o con contabilización en contabilidad. Si no se realiza ninguna contabilización, los avisos se muestran en la posición de caja y en la previsión de liquidez.
Conceptos básicos Avisos de pagos bancarios El aviso de pago bancario contiene posiciones de la posición de caja que los repositorios integrados no capturan automáticamente. El aviso de pago bancario actúa como una nota y garantiza que la posición se refleje en la posición de caja actual. El aviso de pago bancario se debe sustituir por un registro de transacción en el próximo estado de cuenta bancaria. Para más información, consulte Avisos de pagos bancarios [página 285].
Gestión de caja y liquidez El escenario empresarial Gestión de caja y liquidez permite a los profesionales financieros de la mediana empresa cumplir de forma rápida y eficiente con los plazos del flujo de caja y conseguir una mayor transparencia al gestionar la posición de liquidez de la empresa. Comprende la información del flujo de caja procedente de débitos, créditos e impuestos, así como la gestión de pagos y de liquidez, y hace más eficiente el ciclo de gestión de caja diario recogiendo y agregando automáticamente esta información. Este escenario cubre el ciclo de gestión de flujo de caja desde la instantánea real de liquidez hasta la previsión, y analiza etapas hacia un flujo de caja optimizado de transferencias de dinero u otras estrategias impactantes del flujo de caja. Para obtener más información, consulte Gestión de caja y liquidez.
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Tareas Crear un aviso de pago nuevo 1.
Seleccione Nuevo
y, a continuación, Aviso de pago bancario.
También puede crear un aviso de pago nuevo mediante la tarea común Nuevo aviso de pago bancario del área de ventana Tareas comunes. 2.
En Datos generales seleccione Aviso de crédito bancario o Aviso de débito bancario como el Tipo de aviso .
3.
El sistema introduce automáticamente la fecha actual como la fecha de aviso y fecha de contabilización. Puede modificar estos datos en caso necesario. Introduzca la fecha en la que se creó el aviso en el campo Fecha de aviso. Puede introducir la fecha en la que espera que se contabilice el aviso de pago bancario en sus cuentas en el campo Fecha de contabilización.
4.
Si la nota representa un pago existente, seleccione la casilla de selección Pago confirmado para crear las contabilizaciones asociadas en la contabilidad. Si no selecciona esta casilla de selección, el aviso se considera como un aviso de pago futuro y el sistema no crea ninguna contabilización en contabilidad.
5.
En Datos de pago, seleccione la modalidad de pago e introduzca el importe del pago.
6.
Introduzca la fecha en la que se refleja la transacción en la cuenta bancaria en el campo Fecha valor. Si no introduce ningún valor en este campo, el sistema introducirá automáticamente la fecha de aviso. La fecha valor debe ser igual o mayor que la fecha de aviso.
7.
También puede introducir el ID de un aviso que haya recibido de su banco o socio comercial en el campo ID de aviso externo.
8.
En Datos bancarios, introduzca el nombre del socio comercial y los datos bancarios, en caso de que se pueda aplicar.
9.
En la ficha Referencias, puede introducir una nota para referenciar posiciones individuales, por ejemplo una factura, en la ficha Posiciones de referencia. En caso necesario, también puede introducir una línea de nota en la ficha Destino de utilización.
10. Seleccione Liberar para liberar el aviso de pago o seleccione Grabar para liberar la nota de pago en un momento posterior. Este documento contiene texto que es relevante para Austria. Para asegurarse de que el sistema muestre el texto correcto, seleccione Personalizar —> Mis parametrizaciones. Seleccione Ayuda en pantalla y elija el país relevante en el menú desplegable País. Grabe sus parametrizaciones y salga del sistema a fin de asegurarse de que se realicen los cambios.
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6.8 Vista Previsión de liquidez 6.8.1 Guía rápida Previsiones de liquidez Puede acceder a la vista Previsiones de liquidez, la vista Ejecuciones de previsión de liquidez y la vistaPrevisión de partidas de planificación del centro de trabajo Gestión de liquidez en Previsiones de liquidez. En estas vistas, el gestor de caja puede crear y visualizar la previsión de liquidez de la empresa. Ello le permite tomar decisiones a corto y medio plazo relativas a inversiones y financiación. La previsión de liquidez muestra entradas y salidas de fondos esperadas para un período.
Conceptos básicos Previsión de liquidez La previsión de liquidez muestra entradas y salidas de fondos esperadas para un período futuro. El período exacto que se muestra se define en la configuración del sistema. Esta información le permite supervisar su posición de liquidez y le ayuda a tomar decisiones financieras y de inversión a corto y mediano plazo. La previsión de liquidez más reciente se crea y muestra en la vista Previsiones de liquidez. Para obtener más información, consulte Previsión de liquidez [página 298].
Posición de planificación de previsión Si desea incluir una posición de liquidez prevista que el sistema no ha capturado, tiene que crear una nueva posición de planificación de previsión mediante la tarea común Nueva posición de planificación de previsión. Puede visualizar todas sus posiciones de planificación de previsión en la subvista Posiciones de planificación de previsión de la vista Previsiones de liquidez del centro de trabajo Gestión de liquidez. Para obtener más información, consulte Posición de planificación de revisión [página 301].
Tareas Crear y actualizar la previsión de liquidez Para obtener más información acerca de esta tarea, vaya aquí [página 330].
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6.8.2 Tareas 6.8.2.1 Crear y actualizar la previsión de liquidez Resumen En el centro de trabajo Caja y liquidez puede crear una previsión de liquidez para su negocio. Esto le permite revisar los saldos en efectivo esperados para los siguientes noventa días de operación (como una previsión a corto plazo, por ejemplo, para la semana de operación actual desglosada en días). También puede actualizar la previsión de liquidez. No obstante, sólo debería utilizar esta característica cuando añada nuevas posiciones de previsión a la previsión. La siguiente imagen ofrece un resumen de esta tarea. Seleccione cada elemento para visualizar las instrucciones paso a paso. La parametrización estándar para el período de previsión de liquidez es de 90 días laborables. Esta parametrización estándar puede modificarse en la configuración de su sistema.
Procedimiento 1.
Vaya al centro de trabajo Caja y liquidez y luego seleccione la vista Previsión de liquidez. Antes de crear o actualizar la previsión de liquidez debe crear una ejecución nueva de previsión de liquidez. La práctica más efectiva es que efectúe la previsión de liquidez después de que los datos relevantes hayan sido procesados en los centros de trabajo Débitos, Créditos, Gestión fiscal y Gestión de pagos, es decir, al final del día laborable. Además, debería cargar todos los estados de cuenta bancaria disponibles. Esto garantiza que la previsión de liquidez sea lo más precisa posible.
2.
Para verificar y corregir errores de recopilación de datos, proceda de la siguiente manera: 1.
Abra la vista Ejecuciones de previsión de liquidez. Haga clic en Crear de previsión de liquidez.
y, a continuación, en Ejecución
2.
En el campo Descripción de ejecución, introduzca el nombre de la ejecución. En la lista desplegable Perfil de pronóstico, seleccione un perfil.
3.
Haga clic en Grabar y, a continuación, en Fijar como activo .
4.
Haga clic en Programar . Seleccione si desea efectuar la ejecución inmediatamente o más adelante. Haga clic en Grabar y cerrar . Puede programar ejecuciones de previsión de liquidez de forma frecuente y recurrente, de modo que no tenga que realizar manualmente los pasos arriba mencionados.
3.
Cuando la ejecución haya finalizado tal y como estaba programada, abra la subvista Previsión de liquidez . La previsión se visualiza con el estado En modificación. Puede utilizar la previsión tal y como está o añadir una posición de planificación de previsión según sea necesario. Si su nueva previsión se visualiza con el estado de Recolección de datos fallida, significa que ha surgido un error y tiene que proceder como se indica a continuación: 1.
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Haga clic en el ID de previsión de liquidez de la previsión relevante. La visualización de fuentes de datos de la previsión de liquidez. Seleccione Verificar y finalizar visualiza un mensaje que error que describe el error. Puede ver una descripción detallada del mensaje de error en el registro de aplicación. Si el
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estado de cualquiera de las fuentes de datos no es Completo, la ejecución de previsión ha fallado y necesita informar del incidente. 2.
Si el mensaje de error hace referencia a las conversiones de moneda faltantes, debe actualizar la(s) tasa(s) de conversión faltantes en el centro de trabajo Libro mayor . Seleccione Editar conversión de moneda del panel Tareas comunes en el centro de trabajoLibro mayor . Indique la información de la conversión de moneda faltante. Grabe y cierre la actividad rápida.
3.
Cuando haya corregido el error, abra la subvista Previsión de liquidez y seleccione elID de previsión de la previsión. Seleccione Verificar y finalizar para verificar que se ha corregido el error.
4.
En la vista Previsiones de liquidez, se visualiza la nueva previsión de liquidez. Para realizar un desglose, elija una posición de flujo de caja particular y, a continuación, seleccione Previsión de liquidez – Detalles de transacción. Por ejemplo, puede desglosar desde una partida individual de los pagos de proveedor para una fecha concreta a las transacciones de pago individuales esperadas en las que consiste el saldo de pagos de proveedor.
5.
Si desea incluir las transacciones esperadas que afectarán a la previsión de liquidez en el futuro (pero que todavía no están capturadas en los repositorios integrados), puede hacerlo creando una posición de planificación de previsión nueva. Esto mejora la exactitud de la previsión. Seleccione Posición de planificación de previsión nueva del panel Tareas comunes. Cuando haya completado la actividad rápida de la posición de planificación de previsión nueva, seleccione Grabar , y luego Liberar . Cerrar la actividad rápida
6.
Si crea la posición de planificación de la previsión después de haber creado la previsión, debe actualizar la previsión antes de que pueda visualizar la nueva posición de planificación de previsión en la previsión de liquidez. Para ello, abra la subvista Previsión de liquidez, seleccione la previsión relevante, que se denota por el ID de previsión de liquidez que indicó previamente, y seleccione Actualizar posiciones de planificación . Sólo se actualizan las posiciones de planificación de previsión, y sólo es posible actualizar estas posiciones en el mismo día en que fueron creadas. No se han actualizado los datos del procesamiento de débitos y créditos. Por consiguiente, una actualización no es un sustituto de una nueva creación de previsión de liquidez. La actualización puede tardar unos minutos, según el volumen de datos que deban procesarse.
Resultado Se visualiza la previsión de liquidez actualizada basada en la nueva ejecución de previsión de liquidez incluyendo la nueva posición de planificación de previsión. Para visualizar la previsión de liquidez, seleccione la vista Previsión de liquidez , y luego seleccione la subvista Previsión de liquidez .
6.9 Vista Notificaciones del estado de transacciones bancarias 6.9.1 Guía rápida para Notificaciones del estado de transacciones bancarias En Suiza, cuando el banco no puede procesar un pago, el banco puede informarle de los detalles de la transacción fallida mediante un fichero electrónico que cargará en su sistema. El fichero contiene información sobre la razón por la que no se pudo realizar el pago, por ejemplo, porque los fondos eran insuficientes o la información no era válida. Al recibir ese fichero, puede decidir qué medida correctiva adoptar para resolver el error en la transacción y completar el pago.
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En la subvista Notificaciones del estado de transacciones bancarias del centro de trabajo Gestión de liquidez, puede ver los detalles y el estado de las transacciones bancarias fallidas mediante las notificaciones del estado de las transacciones bancarias que recibirá de su banco. En dichas notificaciones, puede ver todos los detalles de la transacción como los tipos de fichero, las fechas de contabilización bancaria y las razones que motivaron las transacciones fallidas. Eso le permitirá visualizar por qué se ha producido el error y adoptar una medida correctora antes de intentar procesar el pago de nuevo. Una notificación del estado de transacción bancaria puede tener el estado Cancelado o Liberado.
Conceptos básicos Guía rápida Control de pagos En la vista Control de pagos puede supervisar y actualizar todos los pagos recibidos y salidas de pagos de la empresa. Puede filtrar los pagos por fecha, por beneficiario o por estado, por ejemplo, para visualizar pagos obsoletos que han sido cancelados, devueltos o rechazados. Puede crear pagos nuevos o introducir pagos creados manualmente o fuera del sistema. También es posible mostrar detalles de pago para cada posición. Estos detalles varían en función de la modalidad de pago y el estado del pago, por ejemplo, datos de depósito para cheques entrantes o el motivo por el cual se ha invalidado un cheque. Para obtener más información, consulte Guía rápida Control de pagos [página 213].
Guía rápida Gestión de ficheros Puede acceder a la vista Archivos de entrada y Archivos de salida del centro de trabajo Gestión de liquidez en Gestión de archivos. Para obtener más información, consulte Guía rápida Gestión de ficheros [página 313].
Tareas Vista Notificación del estado de transacciones bancarias Cuando el banco no puede completar una transacción, el banco crea un fichero de devolución que puede cargar como fichero de entrada como Notificación del estado de transacciones bancarias En la subvista Notificación del estado de transacciones bancarias, puede ver los detalles de este fichero. Para crear un fichero de notificación de estado de transacciones bancarias, diríjase al centro de trabajo Gestión de liquidez, seleccione la vista Gestión de ficheros y a continuación seleccione la subvista Ficheros de salida. Para obtener más información, consulte Guía rápida Gestión de ficheros [página 313].
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1.
Seleccione el fichero y haga clic en Visualizar .
2.
En la pantalla Notificación del estado de transacciones bancarias, puede visualizar detalles sobre la transacción como el importe de la misma, la fecha de contabilización bancaria y el motivo de la devolución. En función de la razón descrita en la notificación del estado de la transacción bancaria, puede realizar actividades de procesamiento posterior para corregir el problema. Para resolver los pagos devueltos, puede que necesite reabrir débitos o créditos ya compensados. Posteriormente podrá incluir
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estos débitos o créditos reabiertos en la siguiente ejecución de pago programada y completar después el procesamiento del pago mediante el procedimiento estándar. 3.
Opcional: Para comenzar el procesamiento posterior, diríjase a la vista Control de pagos. Puede acceder a la vista Control de pagos desde el centro de trabajo Gestión de pagos o del centro Gestión de liquidez en Control de pagos. 1.
Seleccione el pago que desea procesar posteriormente y haga clic en Visualizar todo .
2.
En Acciones dispone de tres opciones para el procesamiento posterior: ● Seleccione Anular si necesita recrear el pago porque, por ejemplo, es nesario realizar modificaciones en los datos maestros del cliente. ●
Seleccione Fijar como no transferido, si desea reenviar el pago al banco sin realizar ninguna modificación. A continuación podrá incluir el pago en el siguiente fichero que cree. Esta acción afecta al estado de su cuenta bancaria. Si el pago rechazado se incluye en un fichero con pagos que se han procesado con éxito, existirá una discrepancia entre el estado de la cuenta bancaria y el fichero. El estado de la cuenta bancaria contendrá el importe total de los pagos procesados con éxito, mientras que el fichero mostrará el importe total de todos los pagos del lote.
●
Seleccione Fijar como En transferencia si seleccionó por error Fijar como Rechazado.
Para obtener más información, consulte Guía rápida Control de pagos [página 213].
Anular notificaciones de estado de transacciones bancarias Para notificaciones de estado de transacciones bancarias cuyo estado es Liberado, puede deshacer esto seleccionando la notificación de estado de transacción bancaria y haciendo clic en Anular . El estado de notificación está ahora Cancelado y deberá repetir la carga del fichero de entrada y realizar las modificaciones precisas.
Exportar datos empresariales mediante Microsoft Excel Para obtener más información, consulte Exportar datos empresariales mediante Microsoft Excel [página 333].
6.9.2 Tareas 6.9.2.1 Exportar datos comerciales con Microsoft Excel® Resumen Puede exportar diferentes tipos de datos del sistema SAP Business ByDesign a Microsoft Excel. Luego, puede utilizar Microsoft Excel para organizar y analizar los datos. Puede exportar datos de un informe o de una lista de trabajo.
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Requisitos previos Vaya a Mi PC en la vista Resumen de autoservicios en el centro de trabajo Página principal para asegurarse de que se cumplen los siguientes requisitos previos: ●
Debe haber instalado el último add-In para Microsoft Excel®. Haga clic en Instalar software adicional.
●
Las parametrizaciones de su navegador se han efectuado con éxito. Haga clic en Revisar las parametrizaciones de Mi PC.
Procedimiento 1.
2.
Antes de poder exportar los datos, debe estar visualizándolos. Dependiendo de los datos que desee exportar, seleccione una de las opciones. ●
Para exportar datos de un informe, abra el informe y seleccione si desea exportar la tabla o el gráfico haciendo clic en Cambiar a gráfico o Cambiar a tabla.
●
Para exportar datos de una lista de trabajo, abra la lista de trabajo y haga clic en Ir.
Para exportar datos desde un gráfico, una tabla o una lista de trabajo, haga clic en Exportar y, luego, en A Microsoft Excel. La lista completa de datos que visualiza en la pantalla se exportará a Microsoft Excel. Si ha personalizado la lista de trabajo mediante Personalizar Esta pantalla , las opciones de personalización que ha realizado también aparecerán en el documento de Microsoft Excel que se ha descargado. Por ejemplo, si movió alguna columna, se visualizarán en el mismo orden en el documento de Excel, y si ocultó o mostró alguna columna en el pool de trabajo, también se ocultará o mostrará en el documento de Excel.
3.
Seleccione el idioma o la plantilla en la ventana de diálogo que aparece. ●
Si solo hay una plantilla que tiene la variante de idioma de inicio de sesión, entonces la exportación se realizará en el idioma de inicio de sesión y no es necesaria la interacción del usuario.
●
Si solo hay una plantilla en el sistema para este escenario de exportación, pero la variante de idioma de inicio de sesión no está disponible, entonces la exportación se realizará en idioma inglés.
●
Si hay más de una plantilla en el sistema para este escenario de exportación, aparecerá el diálogo Lista de plantillas. En este diálogo, puede seleccionar la plantilla de Microsoft Excel que desee utilizar para la exportación. La plantilla determinará el formato que tendrán los datos exportados. Se muestra la versión de Microsoft Excel relevante para cada plantilla.
4.
Haga clic en Descargar.
5.
Aparece un mensaje que muestra que puede abrir o grabar el archivo que contiene los datos que acaba de exportar desde el sistema SAP Business ByDesign. Haga clic en Abrir o Grabar según lo que desee hacer con los datos exportados. Según el botón en el que haga clic, en Abrir o Grabar, hay dos resultados posibles:
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6.
●
Si hace clic en Abrir, se abre una hoja de trabajo con datos en Microsoft Excel. El archivo tiene un nombre temporal pero no se graba. Puede utilizar todas las funciones de Microsoft Excel para organizar los datos y grabar la hoja de trabajo.
●
Si hace clic en Grabar, se abre un cuadro de diálogo Grabar como. Puede especificar un nombre apropiado y una ubicación para grabar el archivo exportado a Microsoft Excel. Cuando la descarga se complete exitosamente, aparecerá un mensaje. Luego, podrá ir hasta la ubicación donde grabó la plantilla y abrirla.
Para adaptar la plantilla, seleccione Editar plantilla en la barra de herramientas de SAP Business ByDesign. Se abrirá el editor de plantillas. Con el editor, podrá hacer las siguientes modificaciones en las plantillas: ●
Cambiar el nombre de una columna
●
Cambiar el orden de las columnas seleccionando Desplazar hacia arriba y Desplazar hacia abajo
●
Ocultar una columna desmarcándola en Visible
Haga clic en Generar para grabar las modificaciones en la plantilla. Asegúrese de que la plantilla adaptada de la vista Actualización de plantillas de Office se cargue en el sistema SAP Business ByDesign.
6.10 Informes 6.10.1 Posición de caja por modalidad de pago Resumen Muestra los saldos de gastos menores y los saldos y las contabilizaciones de cada cuenta bancaria, agrupados por modalidad de pago. Los importes se basan en los estados de cuentas bancarias más los pagos sin confirmar. Incluye detalles de la transacción para el actual día de operación, como proporciona el estado de cuenta bancaria, y le proporciona toda la información que necesita para realizar la financiación a corto plazo y tomar decisiones de inversión. Los detalles de la transacción se derivan de estados de cuentas bancarias y pagos con fecha de vencimiento igual o posterior a la fecha que se introdujo. Este informe muestra los importes totales de ubicación de caja para cada modalidad de pago que integra la posición de caja agregada por el banco.
Requisitos previos Para asegurarse de que la posición de caja es lo más precisa posible, verifique que todos los estados de cuentas bancarias disponibles estén cargados en el sistema.
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Características Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, puede realizar selecciones de valores para variables a fin de especificar los datos que desea visualizar. Debe realizar una selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias están marcadas con un asterisco (*). Hay información adicional disponible para las siguientes variables seleccionadas: ●
Empresa El sistema introduce la empresa por defecto.
●
Fecha valor El sistema introduce la fecha actual de manera estándar. Todos los pagos con fecha de vencimiento igual o posterior a esta fecha son capturados por la posición de caja.
●
Banco Se selecciona el banco en particular del cual desea ver la posición de caja. Si no especifica un banco, el informe muestra la posición de caja de todos los bancos de la empresa.
●
Moneda Selecciona la moneda en la que desea que se visualice el informe. Se completa por defecto con la moneda de empresa asignada a la empresa durante la configuración.
●
Mostrar tasa de conversión de moneda Selecciona el tipo de cambio utilizado para calcular las conversiones de moneda en el informe.
Para obtener más información acerca de las variables comunes, consulte Resumen de informes en Gestión financiera
Analizar el informe Este informe muestra los importes totales de ubicación de caja para cada modalidad de pago que integra la posición de. También visualiza los importes totales para cada modalidad de pago, por ejemplo, depósitos de cheques para cada banco. Puede analizar la información en el informe Posición de tesorería desde varias perspectivas, por ejemplo, desde la agrupación de transacciones bancarias por método de pago y banco. Además, puede configurar el informe y añadir más criterios. Los saldos iniciales y finales se derivan del saldo de las cuentas bancarias y de los saldos de caja. Puede visualizar los saldos iniciales y finales para bancos individuales, cuentas bancarias y saldos de caja. Para mostrar la suma de gastos menores, utilice el filtro rápido para la fila Cuenta bancaria y seleccione # — No asignado. Los pagos de gastos menores se confirman automáticamente y se reflejan inmediatamente en los saldos iniciales y finales para cuentas de gastos menores dentro de este informe. Por lo tanto, los saldos iniciales y y finales de estas cuentas siempre serán iguales. El saldo inicial es el mismo que el saldo final del estado de cuenta bancaria anterior. Es posible que estos estados de cuentas bancarias incluyan posiciones que aún se deben asignar. Estas posicioines se visualizan en No asignado. Generalmente, hay tareas de asignación de pagos para estas posiciones, pero las tareas aún se deben procesar. Los cheques que no se asignan a un depósito de cheques se acreditan en la cuenta bancaria enumerada en el almacenamiento de cheques de la empresa. En Cobros, se muestran los flujos de caja entrantes (las posiciones con un valor positivo). Luego, se dividen en las categorías enumeradas y explicadas a continuación. 336
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●
Los depósitos de cheques derivan de chequed depositados.
●
Los créditos del centro de compensación automática se derivan del lado entrante de las transferencias de banco a banco, donde la transferencia bancaria es la modalidad de pago seleccionada.
●
Los transferencias electrónicas entrantes se derivan de la parate entrante de las transferencias de banco a banco, donde la transferencia electrónica es la modalidad de pago seleccionada.
●
Los otros créditos se derivan de pagos entrantes de tarjetas de crédito o débito, y de transferencias de efectivo a banco y notas de crédito entrantes. También se muestran los flujos de dinero entrante en los que no se seleccionaron modalidades de pago, por ejemplo, un aviso de pago bancario.
En Pagos, se muestran todos los flujos de caja salientes (las posiciones con un valor negativo). Luego, se dividen en las categorías enumeradas y explicadas a continuación. ●
Los cheques pagados derivan de cheques salientes.
●
Los débitos del centro de compensación automática se derivan del lado saliente de las transferencias bancarias y del lado saliente de las transferencias de banco a banco, donde la transferencia bancaria es la modalidad de pago seleccionada.
●
Las transferencias electrónicas salientes se derivan de transferencias electrónicas salientes y del lado saliente de las transferencias de banco a banco, donde la transferencia electrónica es la modalidad de pago seleccionada.
●
Los otros débitos se derivan de pagos salientes de tarjetas de crédito o débito, y de transferencias de banco a banco y notas de crédito salientes. También se muestran los flujos de dinero salientes en los que no se seleccionaron modalidades de pago, por ejemplo, un aviso de pago bancario. Los avisos del banco y del beneficiario/pagador pueden visualizarse en cada categoría tanto para los flujos de caja entrantes como salientes. Esto depende de la modalidad de pago que se seleccionó cuando se creó el aviso.
Para analizar los datos de este informe: ●
Utilice los filtros para manipular la visualización de datos en el panel de contenidos.
●
Para analizar los datos del informe más detalladamente, puede incluir características adicionales desde la lista de características que actualmente no se muestran. Para este informe, puede incluir estas características: ○ Empresa ○
Banco
○
Caja
Para visualizar más detalles, haga clic en la posición relevante y, luego, en la flecha a fin de acceder al uso del menú contextual. Puede visualizar el informe Posición de caja: Detalles de transacción si hace clic con el botón derecho del ratón en una posición individual de modalidad de pago; por ejemplo, puede hacer clic en Depósitos de cheques, seleccionar Ir a y, luego, Detalles de transacción en el menú contextual.
Consulte también ●
Vista Informes
●
Resumen de informes en Gestión financiera
●
Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera
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6.10.2 Posición de caja por origen de transacción Resumen Muestra los saldos de gastos menores y los saldos y las contabilizaciones de cada cuenta bancaria, agrupados por uso u origen de los pagos. Los importes se basan en los estados de cuentas bancarias más los pagos sin confirmar. Los detalles de la transacción se derivan de estados de cuentas bancarias y pagos con fecha de vencimiento igual o posterior a la fecha que se introdujo. Este informe muestra los importes totales de ubicación de caja para cada modalidad de pago que integra la posición de caja agregada por el banco.
Requisitos previos Para asegurarse de que la posición de caja es lo más precisa posible, verifique que todos los estados de cuentas bancarias disponibles estén cargados en el sistema.
Características Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, puede realizar selecciones de valores para variables a fin de especificar los datos que desea ver. Debe realizar una selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias están marcadas con un asterisco (*). Hay información adicional disponible para las siguientes variables seleccionadas: ●
Empresa El sistema introduce la empresa de manera estándar.
●
Fecha valor El sistema introduce la fecha actual de manera estándar. Todos los pagos con fecha de vencimiento igual o posterior a esta fecha son capturados por la posición de caja.
●
Banco Se selecciona el banco en particular del cual desea ver la posición de caja. Si no especifica un banco, el informe muestra la posición de caja de todos los bancos de la empresa.
●
Moneda Selecciona la moneda en la que desea que se visualice el informe. Se completa de manera estándar con la moneda asignada a la empresa durante la configuración.
●
Mostrar tasa de conversión de moneda Selecciona el tipo de cambio utilizado para calcular las conversiones de moneda en el informe.
Para obtener más información acerca de las variables comunes, consulte Resumen de informes en Gestión financiera
Analizar el informe Este informe muestra un análisis de los importes totales de posición de caja para cada origen de transacción, como Recibos de cliente, Pagos de proveedor, Pagos de impuestos, etc. También muestra estos detalles particulares para cada banco y, si es necesario, cada cuenta bancaria y cada cuenta de gastos menores. Los saldos iniciales y finales se derivan del saldo de las cuentas bancarias y de los saldos de caja. Puede visualizar los saldos iniciales y finales para bancos individuales, cuentas bancarias y saldos de caja.
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Para mostrar la suma de gastos menores, utilice el filtro rápido para la fila Cuenta bancaria y seleccione # — No asignado. Los pagos de gastos menores se confirman automáticamente y se reflejan inmediatamente en los saldos iniciales y finales para cuentas de gastos menores dentro de este informe. Por lo tanto, los saldos iniciales y y finales de estas cuentas siempre serán iguales. El saldo inicial es el mismo que el saldo final del estado de cuenta bancaria anterior. Es posible que estos estados de cuentas bancarias incluyan posiciones que aún se deben asignar. Estas posiciones se muestran debajo de No asignado. Generalmente, hay tareas de asignación de pagos para estas posiciones, pero las tareas aún se deben procesar. Los cheques que no se asignan a un depósito de cheques se acreditan en la cuenta bancaria enumerada en el almacenamiento de cheques de la empresa. En Cobros, se muestran todas las posiciones con un valor positivo. Luego, se dividen en las categorías enumeradas y explicadas a continuación. ●
Los recibos de clientes se derivan de pagos de clientes como pagos con tarjeta de crédito, pago con débito directo o cheque, avisos de pago bancario y avisos de pago que usted le envía a sus clientes.
●
Los recibos entre empresas y dentro de la empresa se derivan de pagos, avisos de pago bancario y avisos de pago que se envían entre las empresas.
●
En No asignado, se muestran todos los pagos que tienen una tarea de asignación de pago abierta. Estas posiciones aún no están asignadas a una posición de crédito comercial o de deuda fiscal abierta. El propósito de pago aún no está determinado en el sistema.
●
Otros recibos se derivan de los pagos de proveedores.
En Desembolsos, se muestran todas las posiciones con un valor negativo. Luego, se dividen en las categorías enumeradas y explicadas a continuación. ●
Los Pagos de proveedores se derivan de pagos de proveedores, como cheques o transferencias bancarias, avisos de pago bancario o avisos de pago que usted envió al proveedor.
●
Los Gastos de empleado se derivan de pagos de informes de gastos de viajes.
●
Los Pagos de impuestos se derivan de pagos de impuestos.
●
Los Pagos entre empresas y dentro de la empresa se derivan de pagos, avisos de pago bancario y avisos de pago que se envían entre las empresas.
●
En No asignado, se muestran todos los pagos que tienen una tarea de asignación de pago abierta. Estas posiciones aún no están asignadas a una posición de crédito comercial o de impuestos a pagar abierta. El propósito de pago aún no está determinado en el sistema.
●
Otros pagos se derivan de pagos de de clientes.
Para analizar los datos de este informe: ●
Utilice los filtros para manipular la visualización de datos en el panel de contenidos.
●
Para analizar los datos del informe más detalladamente, puede incluir características adicionales desde la lista de características que actualmente no se muestran. Para este informe, puede incluir estas características: ○ Empresa ○
Banco
○
Caja
Para visualizar más detalles, haga clic en la posición relevante y, luego, en la flecha a fin de acceder al uso del menú contextual. SAP Business ByDesign 1302 Gestión de liquidez
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Puede visualizar el informe Posición de caja: Detalles de transacción si hace clic con el botón derecho del mouse en un origen de transacción, por ejemplo Recibos de clientes, y si selecciona Ir a y, luego, Detalles de transacción en el menú contextual.
Consulte también ●
Vista Informes
●
Resumen de informes en Gestión financiera
●
Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera
6.10.3 Previsión de liquidez por nivel de liquidez Resumen Muestra los pagos que se esperan a medio plazo, por ejemplo, los próximos noventa días laborables, para cada cuenta bancaria agrupados por nivel de liquidez. Tiene que haber ejecutado primero una previsión de liquidez a fin de determinar los datos de previsión de liquidez. Esta es la opción estándar. Si desea visualizar la previsión para períodos más largos o más cortos, puede modificar esta parametrización en el ajuste preciso. El informe agrega y analiza cobros y desembolsos previstos por nivel de liquidez, a fin de fomentar las inversiones y las decisiones financieras. Los distintos niveles de liquidez muestran la liquidez de los activos fijos y obligaciones de la empresa visualizando la etapa actual de una posición de liquidez en el ciclo de vida de la transacción.
Vistas Este informe ofrece las siguientes vista: ●
Previsión de liquidez por nivel de liquidez (estándar) Visualiza los niveles de liquidez para cada origen de transacción para toda la empresa y cada banco en el período de tiempo seleccionado. Esta es la vista estándar.
●
Previsión de liquidez por nivel de liquidez diario Muestra la misma información que antes pero no se visualiza la semana de calendario y el mes natural para cada día.
●
Previsión de liquidez por nivel de liquidez semanal Muestra la misma información que en el caso anterior, excepto que los orígenes de transacción y los importes relevantes se visualizan para cada semana del período seleccionado.
●
Previsión de liquidez por nivel de liquidez mensual Muestra la misma información que en el caso anterior, excepto que los orígenes de transacción y los importes relevantes se visualizan para cada mes del período seleccionado.
●
Previsión de liquidez por nivel de liquidez semanal: atraso Muestra todas las posiciones atrasadas de impuestos a pagar y a cobrar y débitos y créditos por suministros y servicios así como todas las posiciones de pago abiertas (pagos aún sin compensar). Una posición es atrasada cuando la fecha de pago prevista es anterior a la fecha de creación de previsión. Las posiciones atrasadas de débitos y créditos se visualizan en Créditos/Débitos. Las posiciones de pago abiertas se visualizan en Pagos.
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Requisitos previos El informe se basa en datos recopilados por la ejecución de previsión de liquidez. Debe crear una previsión de liquidez antes de utilizar el informe. Para obtener más información acerca de cómo hacerlo, consulte Crear y actualizar la previsión de liquidez. Debe realizar la previsión de liquidez sólo después de que se hayan procesado los datos de los centros de trabajo Débitos, Créditos, Gestión fiscal y Gestión de pagos, es decir, al final del día laborable. También debe asegurarse de que todos los estados de cuentas bancarias se hayan cargado en el sistema. Esto garantiza que la previsión de liquidez sea lo más precisa posible.
Características Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, puede realizar selecciones de valores para variables a fin de especificar los datos que desea ver. Debe realizar una selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias están marcadas con un asterisco (*). Puede encontrar más información para las siguientes variables seleccionadas: A continuación, se explican las variables más importantes. ●
Empresa El sistema introduce la empresa por defecto.
●
ID de previsión de liquidez Seleccione la previsión de liquidez particular en la que se va a basar el informe. Esta se completa por defecto con el ID de la previsión creada más recientemente. Si selecciona un ID de previsión más bajo, puede visualizar los datos históricos de previsión.
●
Período de tiempo Seleccione el período de tiempo que desea analizar. No puede superar el período máximo definido en el perfil de previsión, durante la configuración empresarial. Puede revisar y modificar los perfiles de previsión de liquidez en el centro de trabajo Configuración empresarial, en la vista Lista de actividades. En la etapa Ajuste preciso, seleccione Gestión de flujo de caja > Perfiles de previsión de liquidez.
●
Moneda de visualización Selecciona la moneda en la que desea que se visualice el informe. Se completa por defecto con la moneda de empresa asignada a la empresa durante la configuración.
●
Mostrar tasa de conversión de moneda Selecciona el tipo de cambio utilizado para calcular las conversiones de moneda en el informe.
Para obtener más información acerca de las variables comunes, consulte Resumen de informes en Gestión financiera
Analizar el informe Este informe muestra un análisis de entradas y salidas de fondos previstas para el período de tiempo seleccionado. Agrega y analiza cobros y desembolsos previstos por nivel de liquidez, a fin de fomentar las inversiones y las decisiones financieras. El sistema agrupa el informe en dos categorías: ●
Saldo de caja inicial
●
Pagos
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Esta categoría visualiza todos los pagos recibidos y las salidas de pagos para cada modalidad de pago. Estos fondos normalmente tienen más liquidez (más efectivo) que los artículos vencidos que se visualizan en créditos/débitos. Esto ocurre porque normalmente están más cerca del fin cel ciclo de vida de la transacción. Por ejemplo, una transferencia bancaria visualizada en Pagos es más probable que esté en caja antes que una Factura recibida de un proveedor, visualizada en Créditos/débitos. ●
Créditos/débitos Visualiza todos los artículos de débitos y créditos, por ejemplo facturas. También se incluyen artículos de impuestos abiertos de créditos y débitos comerciales. Estas transacciones normalmente tienen un nivel inferior de liquidez que los Pagos porque están más cerca del inicio del ciclo de vida de la transacción.
Cada una de estas categorías se subdivide como se indica a continuación: ●
Clientes visualiza todos los pagos y las notificaciones de pagos recibidos de sus clientes. Se incluyen transferencias bancarias, cheques, avisos de pagos, pagos con tarjeta de crédito y débitos directos.
●
Proveedres visualiza todos los pagos y las notificaciones de pagos enviados a sus proveedores. Se incluyen transferencias bancarias, avisos de pagos, pagos con tarjeta de crédito y débitos directos.
●
Empleados visualiza todos los pagos hechos a los empleados.
●
Impuesto visualiza todos los pagos hechos a y recibidos de una autoridad fiscal.
●
Dentro de/entre empresa(s) visualiza todos los pagos hechos entre y dentro de las empresas. Por ejemplo, aquí se incluyen las transferencias entre cuentas bancarias.
●
En No asignado, se muestran todos los fondos que tienen una tarea de asignación de pagos abierta. Estos artículos aun no están asignados a uno de impuestos a cobrar o a pagar o de comercio abierto. El propósito de pago aún no está determinado en el sistema.
Para obtener información más detallada acerca de cómo el proceso de liquidez recopila datos y calcula las fechas de previsión, consulte Previsión de liquidez. Para analizar los datos de este informe: ●
Utilice los filtros para manipular la visualización de datos en el panel de contenidos.
●
Para analizar los datos del informe más detalladamente, puede incluir características adicionales desde la lista de características que actualmente no se muestran. Para este informe, puede incluir estas características: ○ ID de cuenta bancaria ○
Empresa
○
Semana de fecha valor
○
Mes de fecha valor
Para visualizar más detalles, haga clic en la posición relevante y, luego, en la flecha a fin de acceder al uso del menú contextual. Puede visualizar el informe Previsión de liquidez: Detalles de transacción si hace clic con el botón derecho del ratón en una posición individual de modalidad de pago; por ejemplo, puede hacer clic en Depósitos de cheques, seleccionar Ir a y, luego, Detalles de transacción en el menú contextual.
Consulte también ●
Vista Informes
●
Resumen de informes en Gestión financiera
●
Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera
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Aunque el informe lee los datos de previsión en tiempo real, la previsión en sí se crea a partir de la ejecución de previsión de liquidez que usted crea y programa en el centro de trabajo Gestión de liquidez. Para obtener más información, consulte Previsión de liquidez.
6.10.4 Previsión de liquidez por modalidad de pago Resumen El informe Previsión de liquidez por modalidad de pago muestra las entradas y salidas de caja previstas para los veinte próximos días laborables. Esta es la opción estándar. Si desea visualizar la previsión para períodos más largos, puede modificar esta parametrización en el ajuste preciso. El informe agrega y analiza cobros y desembolsos previstos por modalidad de pago, a fin de fomentar las inversiones y las decisiones financieras.
Vistas Las siguientes vistas están disponibles para este informe: ●
Previsión de liquidez por modalidad de pago Muestra los detalles de la modalidad de pago, como los créditos de centro de compensación automática, utilizados por cada origen de transacción (por ejemplo, un banco), en el período seleccionado. Esta es la vista estándar.
●
Previsión de liquidez por modalidad de pago (diaria) Muestra la misma información que en el caso anterior, excepto que las modalidades de pago y los importes relevantes se visualizan para cada día del período seleccionado.
●
Previsión de liquidez por modalidad de pago (semana) Muestra la misma información que en el caso anterior, excepto que las modalidades de pago y los importes relevantes se visualizan para cada semana del período seleccionado.
●
Previsión de liquidez por modalidad de pago (mensual) Muestra la misma información que en el caso anterior, excepto que las modalidades de pago y los importes relevantes se visualizan para cada mes del período seleccionado.
Requisitos previos El informe se basa en datos recopilados por la ejecución de previsión de liquidez. Debe crear una previsión de liquidez antes de utilizar el informe. Para obtener más información acerca de cómo hacerlo, consulte Crear y actualizar la previsión. Debe realizar la previsión de liquidez sólo después de que se hayan procesado los datos de los centros de trabajo Débitos, Créditos, Gestión fiscal y Gestión de pagos, es decir, al final del día laborable. También debe asegurarse de que todos los estados de cuentas bancarias se hayan cargado en el sistema. Esto garantiza que la previsión de liquidez sea lo más precisa posible.
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Características Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, puede realizar selecciones de valores para variables a fin de especificar los datos que desea ver. Debe realizar una selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias están marcadas con un asterisco (*). Puede encontrar más información para las siguientes variables seleccionadas: A continuación, se explican las variables más importantes. ●
Empresa El sistema introduce la empresa por defecto.
●
ID de previsión de liquidez Seleccione la previsión de liquidez particular en la que se va a basar el informe. Esta se completa por defecto con el ID de la previsión creada más recientemente. Si selecciona un ID de previsión más bajo, puede visualizar los datos históricos de previsión.
●
Período de tiempo Seleccione el período de tiempo que desea analizar. No puede superar el período máximo definido en el perfil de previsión, durante la configuración empresarial. Puede revisar y modificar los perfiles de previsión de liquidez en el centro de trabajo Configuración empresarial, en la vista Lista de actividades. En la etapa Ajuste preciso, seleccione Gestión de flujo de caja > Perfiles de previsión de liquidez.
●
Moneda de visualización Selecciona la moneda en la que desea que se visualice el informe. Se completa por defecto con la moneda de empresa asignada a la empresa durante la configuración.
●
Mostrar tasa de conversión de moneda Selecciona el tipo de cambio utilizado para calcular las conversiones de moneda en el informe.
Para obtener más información acerca de las variables comunes, consulte Resumen de informes en Gestión financiera
Análisis del informe Los datos del informe inicialmente se muestran en formato de tabla. También puede visualizar el informe como un gráfico. Este informe muestra un análisis de entradas y salidas de fondos previstas para el período de tiempo seleccionado. Agrega y analiza cobros y desembolsos previstos por modalidad de pago, a fin de fomentar las inversiones y las decisiones financieras. En Cobros, se muestran todos los flujos de dinero entrantes (las posiciones con un valor positivo). Luego, se dividen en las categorías enumeradas y explicadas a continuación. ●
Los cheques entrantes provienen de cheques depositados.
●
Los créditos del centro de compensación automática se derivan del lado entrante de las transferencias de banco a banco, donde la transferencia bancaria es la modalidad de pago seleccionada.
●
Los transferencias electrónicas entrantes se derivan del lado entrante de las transferencias de banco a banco, donde la transferencia electrónica es la modalidad de pago seleccionada.
●
Los otros créditos se derivan de pagos entrantes de tarjetas de crédito o débito, y de transferencias de efectivo a banco y notas de crédito entrantes. También se muestran los flujos de dinero entrantes, que resultan de posiciones de crédito comercial abiertas que no tienen modalidades de pago asignadas.
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En Desembolsos, se muestran todos los flujos de dinero salientes (las posiciones con un valor negativo). Luego, se dividen en las categorías enumeradas y explicadas a continuación. ●
Cheques pagados deriva de cheques salientes.
●
Los débitos del centro de compensación automática se derivan del lado saliente de las transferencias bancarias y del lado saliente de las transferencias de banco a banco, donde la transferencia bancaria es la modalidad de pago seleccionada.
●
Las transferencias electrónicas salientes se derivan de transferencias electrónicas salientes y del lado saliente de las transferencias de banco a banco, donde la transferencia bancaria es la modalidad de pago seleccionada.
●
Los otros débitos se derivan de pagos salientes de tarjetas de crédito o débito, y de transferencias de banco a banco y notas de crédito salientes. También se muestran los flujos de dinero salientes en los que no se seleccionaron modalidades de pago, por ejemplo, un aviso de pago bancario. Las posiciones de planificación de liquidez y los avisos de pago bancario que tienen relevancia para la contabilización se pueden visualizar en cualquier categoría. Esto depende de la modalidad de pago que se seleccionó cuando se creó el aviso.
Para obtener información más detallada acerca de cómo el proceso de liquidez recopila datos y calcula las fechas de previsión, consulte Previsión de liquidez. Para analizar los datos de este informe: ●
Utilice los filtros para manipular la visualización de datos en el panel de contenidos.
●
Para analizar los datos del informe más detalladamente, puede incluir características adicionales desde la lista de características que actualmente no se muestran. Para este informe, puede incluir estas características: ○ ID de cuenta bancaria ○
Empresa
Para visualizar más detalles, haga clic en la posición relevante y, luego, en la flecha a fin de acceder al uso del menú contextual. Puede visualizar el informe Previsión de liquidez: Detalles de transacción si hace clic con el botón derecho del mouse en una posición individual de modalidad de pago; por ejemplo, puede hacer clic en Depósitos de cheques, seleccionar Ir a y, luego, hacer clic en Previsión de liquidez: Detalles de transacción en el menú contextual.
Consulte también ●
Vista Informes
●
Resumen de informes en Gestión financiera
●
Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera Aunque el informe lee los datos de previsión en tiempo real, la previsión en sí se crea a partir de la ejecución de previsión de liquidez que usted crea y programa en el centro de trabajo Gestión de liquidez. Para obtener más información, consulte Previsión de liquidez.
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6.10.5 Previsión de liquidez por moneda de transacción Resumen Muestra los pagos que se esperan a medio plazo, por ejemplo, los próximos noventa días laborables, para cada cuenta bancaria agrupados por moneda de transacción. Tiene que haber ejecutado primero una previsión de liquidez a fin de determinar los datos de previsión de liquidez. Esta es la opción estándar. Si desea visualizar la previsión para períodos más largos, puede modificar esta parametrización en el ajuste preciso. El informe analiza los saldos por moneda de transacción para soportar las decisiones de gestión de monedas.
Vistas Las siguientes vistas están disponibles para este informe: ●
Previsión de liquidez por moneda de transacción (estándar) Muestra la cantidad total para cada moneda de transacción en la previsión de liquidez seleccionada para el período de tiempo seleccionado. Se presentan los resultados para cada día del período de tiempo seleccionado. También se visualiza la semana de calendario y mes natural relevante para cada día. Ésta es la vista estándar para este informe.
●
Previsión de liquidez por moneda de transacción diaria Muestra la misma información que antes pero no se visualiza la semana de calendario y el mes natural para cada día.
●
Previsión de liquidez por moneda de transacción semanal Muestra la misma información que más arriba excepto que visualiza las cantidades totales para cada moneda de transacción para cada semana del período de tiempo seleccionado.
●
Previsión de liquidez por moneda de transacción mensual Muestra la misma información que más arriba excepto que visualiza las cantidades totales para cada moneda de transacción para cada mesdel período de tiempo seleccionado.
Requisitos previos El informe se basa en datos recopilados por la ejecución de previsión de liquidez. Debe crear una previsión de liquidez antes de utilizar el informe. Debe realizar la previsión de liquidez sólo después de que se hayan procesado los datos de los centros de trabajo Débitos, Créditos, Gestión fiscal y Gestión de pagos, es decir, al final del día laborable. También debe asegurarse de que todos los estados de cuentas bancarias se hayan cargado en el sistema. Esto garantiza que la previsión de liquidez sea lo más precisa posible.
Características Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, puede realizar selecciones de valores para variables a fin de especificar los datos que desea ver. Debe realizar una selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias están marcadas con un asterisco (*). Hay información adicional disponible para las siguientes variables seleccionadas:
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A continuación, se explican las variables más importantes. ●
Empresa El sistema introduce la empresa de manera estándar.
●
ID de previsión de liquidez Especifica la previsión de liquidez particular de la que usted desea visualizar los detalles de la moneda de transacción. Esto se completa por defecto con el ID de previsión creado más recientemente. Si selecciona un ID de previsión más bajo puede visualizar los datos de la previsión histórica.
●
Período de tiempo Seleccione el período de tiempo en el que se basan los datos. No puede superar el período máximo definido en el Perfil de previsión, durante la configuración empresarial. Puede revisar y modificar los perfiles de previsión de liquidez en el centro de trabajo Configuración empresarial, en la vista Lista de actividades. En la etapa Ajuste preciso, seleccione Gestión de flujo de caja > Perfiles de previsión de liquidez.
●
Moneda de la operación Seleccione la moneda de la que desearía visualizar la previsión de liquidez. La moneda de transacción es la moneda en la que se ha realizado el pago.
Para obtener más información acerca de las variables comunes, consulte Resumen de informes en Gestión financiera
Análisis del informe Los datos del informe inicialmente se muestran en formato de tabla. También puede visualizar el informe como un gráfico. Este informe muestra un análisis de entradas y salidas de fondos previstas por moneda de transacción para el período de tiempo seleccionado. Muestra los saldos agregados por moneda de la operación, durante períodos de tiempo futuros, resultantes de acreedores y deudores por suministros y servicios, impuestos a pagar y a cobrar, todas las posiciones de pago y las posiciones de planificación previstas introducidas manualmente. Para analizar los datos de este informe: ●
Utilice los filtros para manipular la visualización de datos en el panel de contenidos.
●
Para analizar los datos del informe más detalladamente, puede incluir características adicionales desde la lista de características que actualmente no se muestran. Para este informe, puede incluir estas características: ○ Nivel de liquidez Muestra cuán líquidas son las transacciones o cuán cerca están de efectivizarse. Muestra la etapa actual de la posición en el ciclo de vida de la transacción. Para las posiciones de planificación de previsión, se deriva del campo Progreso de transacción. ○
Origen de la transacción Aquí, se muestra el origen de la posición de liquidez. Por ejemplo, un cliente o un proveedor.
○
Debe/Haber Visualiza los flujos de caja entrantes y salientes.
Para visualizar más detalles, haga clic en la posición relevante y, luego, en la flecha a fin de acceder al uso del menú contextual. Puede visualizar el informe Previsión de liquidez: Detalles de transacción haciendo clic con el botón derecho del ratón en una posición individual de moneda de transacción; por ejemplo en Libra esterlina, seleccionando Ir a y, a continuación, haciendo clic en Previsión de liquidez: Detalles de transacción en el menú contextual.
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Consulte también ●
Vista Informes
●
Resumen de informes en Gestión financiera
●
Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera Aunque el informe lee los datos de previsión en tiempo real, la previsión en sí se crea a partir de la ejecución de previsión de liquidez que usted crea y programa en el centro de trabajo Gestión de liquidez. Para obtener más información, consulte Previsión de liquidez.
6.10.6 Previsión de liquidez por origen de transacción Resumen Muestra los pagos que se esperan a medio plazo, por ejemplo, los próximos noventa días laborables, agrupados por objetivo o origen. Tiene que haber ejecutado primero una previsión de liquidez a fin de determinar los datos de previsión de liquidez. Esta es la opción estándar. Si desea visualizar la previsión para períodos más largos o más cortos, puede modificar esta parametrización en el ajuste preciso. El informe agrega y analiza cobros y desembolsos previstos por origen de transacción, a fin de fomentar las inversiones y las decisiones financieras.
Vistas Este informe ofrece las siguientes vistas: ●
Previsión de liquidez por origen de transacción (estándar) Muestra la previsión de liquidez para los próximos cuatro días por origen de transacción, por ejemplo recibos de cliente. Los resultados además están desglosados por banco individual. También se visualiza la semana de calendario y mes natural relevante para cada día. Esta es la vista estándar para este informe.
●
Previsión de liquidez por origen de transacción diario Muestra la misma información que antes pero no se visualiza la semana de calendario y el mes natural para cada día.
●
Previsión de liquidez por origen de transacción semanal Muestra la misma información que antes pero los detalles se proporcionan para cada semana del período seleccionado.
●
Previsión de liquidez por origen de transacción mensual Muestra la misma información que antes pero los detalles se proporcionan para cada mes del período seleccionado.
●
Previsión de liquidez por origen de transacción – semanal – atrasado Muestra todas las posiciones atrasadas de impuestos a pagar y a cobrar y débitos y créditos por suministros y servicios así como todas las posiciones de pago abiertas (pagos aún sin compensar). Una posición es atrasada cuando la fecha de pago prevista es anterior a la fecha de creación de previsión. Las posiciones atrasadas de débitos y créditos se visualizan en Créditos/Débitos. Las posiciones de pago abiertas se visualizan en Pagos.
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Requisitos previos El informe se basa en datos recopilados por la ejecución de previsión de liquidez. Debe crear una previsión de liquidez antes de utilizar el informe. Debe realizar la previsión de liquidez sólo después de que se hayan procesado los datos de los centros de trabajo Débitos, Créditos, Gestión fiscal y Gestión de pagos, es decir, al final del día laborable. También debe asegurarse de que todos los estados de cuentas bancarias se hayan cargado en el sistema. Esto garantiza que la previsión de liquidez sea lo más precisa posible.
Características Ejecución del informe Antes de ejecutar el informe, puede realizar selecciones de valores para variables a fin de especificar los datos que desea ver. Debe realizar una selección de valores para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias están marcadas con un asterisco (*). Puede encontrar más información para las siguientes variables seleccionadas: A continuación, se explican las variables más importantes. ●
Empresa El sistema introduce la empresa por defecto.
●
ID de previsión de liquidez Seleccione la previsión de liquidez particular en la que se va a basar el informe. Esta se completa por defecto con el ID de la previsión creada más recientemente. Si selecciona un ID de previsión más bajo, puede visualizar los datos históricos de previsión.
●
Período de tiempo Seleccione el período de tiempo que desea analizar. No puede superar el período máximo definido en el perfil de previsión, durante la configuración empresarial. Puede revisar y modificar los perfiles de previsión de liquidez en el centro de trabajo Configuración empresarial, en la vista Lista de actividades. En la etapa Ajuste preciso, seleccione Gestión de flujo de caja > Perfiles de previsión de liquidez.
●
Moneda de visualización Selecciona la moneda en la que desea que se visualice el informe. Se completa por defecto con la moneda de empresa asignada a la empresa durante la configuración.
●
Mostrar tasa de conversión de moneda Selecciona el tipo de cambio utilizado para calcular las conversiones de moneda en el informe.
Para obtener más información acerca de las variables comunes, consulte Resumen de informes en Gestión financiera
Análisis del informe Los datos del informe inicialmente se muestran en formato de tabla. También puede visualizar el informe como un gráfico. Este informe muestra un análisis de entradas y salidas de fondos previstas por origen de transacción para el período de tiempo seleccionado. Muestra los saldos iniciales y finales, los cobros, los desembolsos y los flujos netos durante períodos de tiempo futuros. Estos pueden resultar de créditos y débitos por suministros y servicios, impuestos a pagar y a cobrar, todas las posiciones de pago, y las posiciones de planificación previstas introducidas manualmente. En Cobros, se muestran los flujos de caja entrantes (las posiciones con un valor positivo). Luego, se dividen en las categorías enumeradas y explicadas a continuación. SAP Business ByDesign 1302 Gestión de liquidez
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●
Los recibos de clientes se derivan de facturas y pagos de clientes como un pago con tarjeta de crédito o cheque.
●
Los recibos dentro de la empresa/entre empresas se derivan de posiciones de planificación de previsión que no han vencido y también de facturas y pagos entre sus empresas.
●
Los recibos de impuestos se derivan de impuestos a cobrar y la declaración de impuestos, en caso de tener un valor positivo.
●
En No asignado, se muestran todos los pagos que tienen una tarea de asignación de pagos abierta. Estas posiciones aún no están asignadas a una posición abierta de crédito por suministros y servicios o una posición de impuestos a cobrar. El propósito de pago aún no está determinado en el sistema.
●
Otros recibos se derivan de pagos y notas de crédito de proveedor.
En Pagos, se muestran todos los flujos de caja salientes (las posiciones con un valor negativo). Luego, se dividen en las categorías enumeradas y explicadas a continuación. ●
Los pagos de proveedor se derivan de pagos y facturas de proveedor para un proveedor como un cheque o una transferencia bancaria.
●
Los gastos de empleado se derivan de informes de gastos de viajes y del pago de dichos informes.
●
Los pagos entre empresas/dentro de la empresa se derivan de facturas y pagos entre sus empresas.
●
Los pagos de impuestos se derivan de impuestos a pagar y la declaración de impuestos, en caso de tener un valor negativo.
●
En No asignado, se muestran todos los fondos que tienen una tarea de asignación de pagos abierta. Estas posiciones aún no están asignadas a una posición abierta de crédito por suministros y servicios o de impuestos a pagar. El propósito de pago aún no está determinado en el sistema.
●
Otros pagos se derivan de pagos y abonos de cliente. Las posiciones de planificación de previsión se pueden visualizar en cada categoría para pagos recibidos y salidas de pagos. Esto depende del origen de transacción asignado
Para obtener más información acerca de la previsión de liquidez, consulte Previsión de liquidez. Para analizar los datos de este informe: ●
Utilice los filtros para manipular la visualización de datos en el panel de contenidos.
●
Para analizar los datos del informe más detalladamente, puede incluir características adicionales desde la lista de características que actualmente no se muestran. Para este informe, puede incluir estas características: ○ ID de cuenta bancaria ○
Empresa
○
Fecha valor prevista
○
Semana de fecha valor
○
Mes de fecha valor
Para visualizar más detalles, haga clic en la posición relevante y, luego, en la flecha a fin de acceder al uso del menú contextual. Puede visualizar el informe Previsión de liquidez: Detalles de transacción haciendo clic con el botón derecho del ratón en una posición individual de origen de transacción; por ejemplo en Depósitos de cheques, seleccionando Ir a y, a continuación, haciendo clic en Previsión de liquidez: Detalles de transacción en el menú contextual.
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Consulte también ●
Vista Informes
●
Resumen de informes en Gestión financiera
●
Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera Aunque el informe lee los datos de previsión en tiempo real, la previsión en sí se crea a partir de la ejecución de previsión de liquidez que usted crea y programa en el centro de trabajo Gestión de liquidez. Para obtener más información, consulte Previsión de liquidez.
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7 Contabilidad fiscal
7.1 Conceptos básicos 7.1.1 Centro de trabajo Gestión fiscal El centro de trabajo Gestión fiscal lo asiste en la creación de las siguientes declaraciones de impuestos: ●
Declaraciones de IVA o declaraciones de IVA anuales
●
Declaración recapitulativa
●
Declaraciones de retención de impuestos (Nota: Este tipo de declaración de impuestos no es relevante para Alemania).
●
Declaración de impuesto sobre consumo y ventas (Estados Unidos) El impuesto sobre la renta corporativa, el impuesto al empleo, el impuesto comercial u otros tipos de impuestos sobre consumo no se consideran en el centro de trabajo Gestión fiscal.
El sistema detecta las posiciones de impuestos que deben informarse para el período de declaración seleccionado en la ejecución de la declaración de impuestos, genera una declaración de impuestos y determina el impuesto a pagar o a cobrar que se debe compensar. Lo hace en función de las opciones de configuración, las transacciones comerciales y las entradas manuales de impuestos. Las declaraciones de impuestos del sistema pueden utilizarse como modelo para crear y enviar sus archivos de impuestos o sus formularios de declaración de impuestos. (Nota: No es posible enviar datos de impuestos electrónicamente desde el sistema). Asimismo, puede introducir pagos anticipados de impuestos o el pago de un impuesto a pagar o a cobrar que se determinó en una declaración de impuestos relevante para el pago. Para obtener un resumen de las posiciones de impuestos abiertas o informadas de un período de declaración seleccionado, puede utilizar los diversos informes proporcionados: Para obtener más información acerca del centro de trabajo Gestión fiscal, consulte
Ayuda
Biblioteca de SAP
Business ByDesign Área empresarial Gestión financiera Gestión de flujo de caja Gestión fiscal . Encontrará un resumen de las vistas disponibles en el centro de trabajo Gestión fiscal, en las siguientes guías rápidas: Guía rápida para autoridades fiscales [página 409] Entradas manuales de impuestos: ●
Guía rápida para entradas de IVA/impuesto sobre ventas [página 412]
●
Guía rápida para Entradas de impuestos sobre ventas y consumo (Estados Unidos) [página 411]
●
Guía rápida para Entradas de importe de base gravable de retención (Estados Unidos) [página 413]
Ejecuciones de declaración fiscal: ●
Guía rápida para Ejecuciones de declaración de IVA [página 436]
●
Guía rápida para Ejecuciones de declaración de impuestos sobre ventas y consumo (Estados Unidos) [página 432]
●
Guía rápida para Ejecuciones de declaración recapitulativa [página 438]
●
Guía rápida para Ejecuciones de declaración de retención de impuestos (Estados Unidos) [página 434]
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Declaraciones de impuestos: ●
Guía rápida para Declaraciones de IVA [página 420]
●
Guía rápida para Declaraciones de impuestos sobre ventas y consumo (Estados Unidos) [página 415]
●
Guía rápida para Declaraciones recapitulativas [página 422]
●
Guía rápida para Declaraciones de retención de impuestos (Estados Unidos) [página 419]
Guía rápida para Pagos de impuestos [página 425]
Consulte también Escenario de ejemplo para declaraciones de impuestos [página 354] Escenario de ejemplo para pagos de impuestos [página 366] Escenario de ejemplo para entradas de impuestos [página 367]
7.1.2 Declaraciones de impuestos 7.1.2.1 Registro de impuestos El sistema usa el registro de impuestos para almacenar continuamente todas las posiciones de impuestos y las posiciones de rectificación de impuestos que se introdujeron automáticamente como resultado de transacciones comerciales relevantes para impuestos o que se introdujeron manualmente. El sistema usa los datos del registro de impuestos para crear sus declaraciones de impuestos. Cada posición del registro de impuestos representa un impuesto a cobrar o un impuesto a pagar entre su empresa y la autoridad fiscal. Los informes Posiciones abiertas de IVA/impuesto sobre ventas, Posiciones informadas de IVA/impuesto sobre ventas y Todas las posiciones de IVA/ impuesto sobre ventas se basan en los datos del registro de impuestos. El registro de impuestos usa el indicador Informado para clasificar las posiciones de impuestos como informadas o abiertas. El sistema usa este indicador para verificar si una posición de impuestos es relevante para una declaración de impuestos que todavía debe enviarse. Si el estado de una posición de impuestos se fija como Informado, la posición de impuestos no se incluye en la declaración de impuestos. Para cada posición de impuestos, se definen el tipo de asiento contable, el ID de asiento contable, el socio comercial, el importe de base gravable, la fecha de transacción y la fecha de vencimiento de impuesto [página 359]. (Nota: El sistema no almacena el importe bruto para cada posición de impuestos; sólo lo hace en el nivel del asiento contable). A diferencia del libro auxiliar de impuestos, en el registro de impuestos, no se consideran las entradas de impuestos ni los datos de contabilización. No es aconsejable realizar entradas de impuestos directamente en el centro de trabajo Libro mayor , porque estas entradas no se ingresan en el registro de impuestos. Deberá añadir manualmente las posiciones de impuestos contabilizadas en el libro mayor en los formularios de declaración para enviar a la autoridad fiscal. Libro auxiliar de impuestos El libro auxiliar de impuestos se utiliza para explicar las cuentas de mayor de impuestos en el libro mayor. Además de las posiciones de impuestos valoradas y contabilizadas, el libro auxiliar de impuestos incluye otros datos de impuestos e información sobre transacciones comerciales subyacentes relevantes para impuestos. En el centro de trabajo Libro mayor, en el informe Impuesto: Partidas individuales, encontrará un resumen de las entradas de impuestos. SAP Business ByDesign 1302 Contabilidad fiscal
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7.1.2.2 Códigos de impuestos y eventos fiscales Los códigos de impuestos representan casos de usos específicos de impuestos. Introduzca los códigos de impuestos cuando registre las transacciones comerciales (como facturas de clientes, entradas manuales de impuestos). Mediante la lógica de determinación de impuestos almacenada en el sistema, éste deriva el tipo de impuesto, el evento fiscal y el tipo de tasa de impuesto (como tasa de impuesto estándar o reducida) a partir del código de impuesto y determina el importe de impuesto correcto. El evento fiscal determina el campo del formulario de declaración de impuestos en el cual se va a visualizar la posición de impuesto (importe de impuesto o importe de base gravable). Este documento contiene texto relevante para Austria y Alemania. Para asegurar que el sistema muestre el texto correcto, seleccione Personalizar → Mis parametrizaciones. Seleccione Ayuda en pantalla y seleccione el país relevante en País. Grabe sus parametrizaciones y salga del sistema a fin de asegurarse de que se realizan los cambios.
Parámetros de configuración ●
Además de los códigos de impuestos predefinidos en el sistema, puede crear otros códigos y asignarlos a eventos fiscales predefinidos por SAP. Para ello, puede encontrar las parametrizaciones en la configuración de ajuste preciso, en
●
Impuestos sobre mercancías y servicios
Definir códigos de impuestos .
Puede visualizar las asignaciones de eventos fiscales y tipos de tasas de impuestos a los campos del formulario en la configuración de ajuste preciso, debajo de Declaraciones de impuestos para mercancías y servicios. Aquí, puede realizar otras asignaciones.
Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos [página 385].
7.1.2.3 Escenario de ejemplo para declaraciones de impuestos Este escenario de ejemplo describe los pasos típicos desde la introducción de una transacción comercial relevante para impuestos hasta la creación de una declaración de impuestos. En nuestro ejemplo, se crea una declaración de IVA para el período de declaración comprendido entre el 1 de octubre y el 31 de octubre de 2010: 1.
Introduzca transacciones comerciales: Introduzca documentos de facturación en el centro de trabajo Facturación a clientes. El sistema aplica la lógica de determinación de impuestos definida para determinar los importes de impuestos a partir de los datos de impuestos, el evento fiscal relevante y la tasa de impuesto, y, luego, contabiliza estos importes de impuestos en el libro mayor. Al mismo tiempo, las posiciones de impuestos relevantes para la declaración de impuestos se transfieren al registro de impuestos.
2.
Realice verificaciones previas a la ejecución de la declaración de impuestos: Es recomendable realizar las siguientes verificaciones de manera periódica (en especial, durante los cierres de fin de trimestre y fin de ejercicio), durante la implementación del sistema y el cambio de sistema, y después de cambiar las parametrizaciones del sistema.
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1.
Ejecute el informe Reconciliación de IVA/impuesto sobre ventas. Este informe compara los datos de impuestos relevantes para el período de declaración en el registro de impuestos con las entradas de impuestos del libro mayor y analiza si se han producido diferencias por motivos técnicos.
2.
Verifique si existen posiciones de impuestos abiertas con una fecha de contabilización posterior al período de declaración. Con esta verificación, se evitan las diferencias de saldos en las cuentas de impuestos. Para esto, elija el informe Posiciones abiertas de IVA/impuesto sobre ventas e introduzca los siguientes períodos: ● Fecha de vencimiento de impuesto: 1.1.2010 – 31.10.2010 ●
3.
Verifique si existen posiciones de impuestos abiertas con una fecha de vencimiento de impuesto posterior al período de declaración. Con esta verificación, se evitan los importes de saldos en las cuentas de impuestos. Para esto, elija el informe Posiciones abiertas de IVA/impuesto sobre ventas e introduzca los siguientes períodos: ● Fecha de vencimiento de impuesto: 1.11.2010 – 31.12.9999 ●
3.
Fecha de contabilización: 1.11.2010 – 31.12.9999
Fecha de contabilización: 1.1.2010 – 31.10.2010
4.
Determine el importe de impuesto que se compensará para el período de declaración. Elija el informe Posiciones abiertas de IVA/impuesto sobre ventas e introduzca el período del 1 de enero de 2010 al 31 de octubre de 2010 para la fecha de vencimiento de impuesto.
5.
Verifique qué importes se sustituyeron y contabilizaron manualmente en los documentos originales. Elija el informe Cálculo de IVA/impuesto sobre ventas: Detalles e introduzca el mes de octubre en Fecha de contabilización propuesta. El informe calcula los importes de impuesto usando las posiciones de los documentos originales y los compara con los importes de impuesto que se contabilizaron realmente. Si un importe de impuesto se ha sustituido de forma manual, puede navegar directamente en el informe hasta llegar al asiento contable del importe de impuesto relevante y navegar un poco más hasta el documento original.
Ejecute una ejecución de declaración de impuestos: En el centro de trabajo Gestión fiscal, puede crear una declaración de impuestos mediante una ejecución de declaración de impuestos. Las posiciones de impuestos relevantes para el período de declaración se seleccionan automáticamente del registro de impuestos y, luego, se resumen y se asignan según los campos afectados en el formulario de impuestos. Para asegurarse de que todas las posiciones de impuestos abiertas se tengan en cuenta, para la ejecución, elija un período desde el 1 de enero del año natural actual. Puede visualizar las posiciones de impuestos abiertas en el informe Posiciones abiertas de IVA/impuesto sobre ventas.
4.
Verificar y enviar datos de impuestos: Seleccione la declaración de impuestos creada en el sistema y verifique la exactitud de los datos de impuestos. Luego, envíe los datos a la autoridad fiscal.
5.
Libere una declaración de impuestos: Una vez que haya enviado los datos de impuestos a la autoridad fiscal, seleccione la declaración de impuestos en el sistema y, luego, elija Liberar. Como resultado, sucede lo siguiente: ● El estado de la declaración fiscal en el sistema cambia de En Preparación a Informado. ●
Las posiciones de impuestos relevantes obtienen el estado Informado en el registro de impuestos y pueden visualizarse en el informe Posiciones informadas de IVA/impuesto sobre ventas.
●
El saldo de la cuenta de IVA/impuesto sobre ventas y compras se transfiere a la cuenta de impuestos a pagar.
Consulte también Escenario de ejemplo para pagos de impuestos [página 366] SAP Business ByDesign 1302 Contabilidad fiscal
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7.1.2.4 Estado de la declaración de impuestos Resumen Aquí encontrará un resumen de las modificaciones en los estados de la declaración de impuestos, siguiendo varias acciones:
Estado de la declaración de impuestos
Nuevo estado de la declaración de impuestos
Acciones permitidas:
Presentar la declaración a la administraci ón fiscal
Cancelar una declaración de impuestos
Crear una devolución de corrección
Borrar una declaración de impuestos
Realizar un pago de impuestos (y liberar el pago en el centro de trabajo Gestión de pagos)
Cancelar un pago de impuestos (en el centro de trabajo Gestión de pagos)
En preparación X
Notificados
En preparación Notificados
X
(no aplicable)
X
Cancelado
Cancelado
(no aplicable)
Notificados
X
Completado
Notificados
X
Reemplazados
Completado
X
Reemplazados
Completado
X
Notificados (Estado del pago de impuestos: Cancelado
Notas adicionales ●
Sólo puede borrar declaraciones de impuestos con el estado En preparación, dado que aún no se ha actualizado ninguna posición de impuesto en el registro de impuestos y ninguna ha sido contabilizada aún.
●
Puede utilizar una ejecución de corrección para crear una devolución de corrección adicional para una devolución de corrección existente.
●
El estado Completado se asigna automáticamente una vez notificada la declaración de impuestos y solicitado y liberado el pago de impuestos.
Consulte también Escenario de ejemplo para declaraciones de impuestos [página 354]
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7.1.2.5 Declaración de impuestos como tipo de declaración de impuestos Puede utilizar la declaración de impuestos para notificar posiciones de impuestos y para iniciar pagos de los mismos que no se tengan en consideración en sus declaraciones de impuestos normales. El sistema no cubre todas las reglas de impuestos legales de su país en las declaraciones de impuestos genéricas. Se tienen que realizar etapas adicionales fuera del sistema para enviar una declaración de impuestos válida y correcta.
Detalles Durante una ejecución de declaración de impuestos de una declaración genérica de los mismos, todas las posiciones de impuestos que no se han considerado en una declaración de impuestos normal de un país obtienen el estado Notificado en el registro fiscal. Además, el sistema realiza todas las contabilizaciones relacionadas para reinicializar las cuentas de impuestos de entrada y de salida frente a una cuenta de obligaciones fiscales. Para los países que no soporta el sistema o que no se incluyen en el alcance de su solución empresarial, el sistema selecciona todas las posiciones de impuestos abiertas del país de la autoridad fiscal durante las ejecuciones de declaración de impuestos para declaraciones de impuestos genéricas. Se proporcionan tipos de declaración de impuestos para declaraciones de impuestos genéricas para los siguientes países europeos: ●
Bosnia-Herzegovina
●
Bulgaria
●
Croacia
●
Finlandia
●
Grecia
●
Hungría
●
Irlanda
●
Portugal
●
Rumanía
●
Eslovenia
Y también para los siguientes países no europeos: ●
Chile
●
Colombia
●
Hong Kong
●
Indonesia
●
Israel
●
Japón
●
Corea del Sur
●
Malasia
●
Nueva Zelanda
●
Perú
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●
Filipinas
●
Singapur
●
Sudáfrica
●
Tailandia
●
Taiwan
●
Estados Unidos
●
Venezuela
●
Vietnam La declaración de impuestos genérica no proporciona una solución provisional para el procedimiento de reembolso de impuestos de entrada dentro de la Unión Europea. La declaración de impuestos genérica se aplica a las posiciones de impuestos dentro de un país de la respectiva autoridad fiscal. En comparación, el procedimiento de reembolso de impuestos de entrada permite reclamar impuestos extranjeros a una autoridad fiscal local. Además, la devolución de impuestos genérica no soporta pagos avanzados, grupos de declaración fiscal o retencies de impuestos.
La declaración de impuestos genérica es una clase de declaración de impuestos relevante para pagos. Puede iniciar y contabilizar un pago de impuestos entrante o saliente para el importe de impuestos calculado por la declaración de impuestos genérica. Para obtener más información, consulte Guía rápida para pagos de impuestos [página 425]. Para una declaración de impuestos genérica, puede crear una declaración de impuestos rectificada como con las declaraciones de impuestos normales. Para obtener más información, consulte Ejecución de corrección y declaración de impuestos enmendada). La función para arrastrar un crédito de una autoridad fiscal está disponible en la declaración de impuestos genérica. Esto sólo es relevante en los EE.UU. Para obtener más información, consulte Fecha de vencimiento de impuesto de posiciones de impuesto [página 359]. El arrastre se debe activar en los datos maestros de la autoridad fiscal. Para obtener más información, véase Guía rápida para Autoridades fiscales [página 409].
Requisitos previos Antes de crear devoluciones fiscales genéricas, asegúrese de que se han definido los datos maestros para la autoridad fiscal. Para obtener más información, consulte Guía rápida para Autoridades fiscales [página 409]. Tenga en cuenta que tiene que definir un acuerdo de declaración de impuestos para la clase de declaración de impuestos "Declaración de impuestos 999".
Crear una declaración de impuestos genérica Navegue hasta el centro de trabajo Gestión fiscal, seleccione la respetiva vista en Tareas periódicas, seleccione Nueva Ejecución de declaración de impuestos e introduzca los datos necesarios. Puede encontrar información de muestra en la sección Tareas de los documentos Guía rápida para ejecuciones de declaraciones de IVA [página 436] y Guía rápida para declaraciones de IVA [página 420].
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7.1.2.6 Fecha de vencimiento de impuesto de posiciones de impuestos Para cada transacción relevante para los impuestos, el sistema crea la/s posición/ones de impuestos correspondientes y determina la fecha de vencimiento de impuesto para cada una de ellas. La fecha de vencimiento de impuesto se utiliza para especificar el período del informe en el que la posición de impuesto se envía a las autoridades fiscales con la declaración de impuestos. En las parametrizaciones estándar del sistema, la fecha de vencimiento de impuesto corresponde habitualmente a la fecha de contabilización de la transacción empresarial subyacente. Existen las siguientes excepciones: ●
Si indica una fecha de vencimiento de impuesto modificada al introducir facturas de clientes, proveedores y entradas de IVA manuales, esta fecha se utiliza como la fecha de vencimiento de impuesto.
●
En el caso del pago anticipado del IVA, el sistema siempre utiliza la fecha de compensación como fecha de vencimiento de impuesto. La fecha de compensación determina declaración del IVA que se utiliza para compensar el pago anticipado.
●
Si se ha activado el traslado para un tipo de declaración fiscal en los datos maestros de las autoridades fiscales, como ocurre en los EE.UU., el impuesto a cobrar resultante de la declaración fiscal se compensa con la siguiente declaración fiscal. En tales casos, el sistema establece por defecto la fecha de vencimiento de impuesto al inicio del siguiente período de declaración.
También puede especificar que la fecha de vencimiento de impuesto puede ser distinta a la de la contabilización. La parametrización necesaria para ello se encuentra en la configuración empresarial, en la actividad denominada Determinación de fecha de vencimiento de impuesto. Si modifica la parametrización estándar, el sistema determina automáticamente la fecha de vencimiento de impuesto a partir de las reglas de derivación implementadas en el sistema. ●
Tenga en cuenta que la modificación de la parametrización estándar puede producir inconsistencias durante la reconciliación periódica de posiciones de impuestos con cuentas de impuestos. Por ello recomendamos encarecidamente que sólo configure esta parametrización después de realizar una inspección minuciosa.
●
Si decide modificar las parametrizaciones estándar, recomendamos que se abstenga de hacerlo durante el año fiscal corriente.
●
La modificación no afecta a las posiciones de impuestos que ya se han introducido y contabilizado.
Determinación de la fecha de vencimiento de impuesto para las transacciones seleccionadas tras modificar la parametrización estándar Factura de cliente y abono de cliente Si no ha especificado la fecha de vencimiento de impuesto en el centro de trabajo Facturación a clientes ara una factura de cliente o un abono de cliente, el sistema aplica la fecha de factura como fecha de vencimiento de impuesto por defecto. Factura de proveedor y abono de proveedor Si en centro de trabajo Facturación de proveedores no ha especificado una fecha de vencimiento de impuesto modificada para una factura de proveedor o un abono de proveedor y sin embargo sí ha indicado una fecha de contabilización, esta última se aplica como fecha de vencimiento de impuesto. Si no ha especificado ni fecha de vencimiento de impuesto modificada ni fecha de contabilización, el sistema aplica la fecha de factura como fecha de SAP Business ByDesign 1302 Contabilidad fiscal
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vencimiento de impuesto. La fecha de recepción no es relevante para determinar la fecha de vencimiento de impuesto. Débito directo entrante: El sistema utiliza la fecha del documento como fecha de vencimiento de impuesto. Transferencia bancaria saliente: El sistema utiliza la fecha de valor bancaria prevista como fecha de vencimiento de impuesto. ●
Si ha especificado una fecha de procesamiento bancario, el sistema la utiliza para proporcionar la fecha de valor bancaria prevista. De lo contrario, el sistema aplica el día posterior a la fecha del documento.
●
En caso de una transferencia electrónica, la fecha de valor bancaria prevista proviene, sin modificar, de la fecha del documento.
●
En cualquier caso, el sistema aplica el calendario de fábrica almacenado.
Estado de cuenta bancaria: Si un pago entrante o saliente que se introdujo mediante un estado de cuenta bancaria en el centro de trabajo Gestión de liquidez y que se puede compensar con una posición abierta (como una transferencia bancaria recibida y un abono saliente), el sistema utiliza la fecha del estado de cuenta como fecha de vencimiento de impuesto. Para más información, consulte Estados de cuenta bancaria [página 281]. ●
Debe introducir los estados de cuenta bancaria en el sistema a diario.
●
Si la fecha de un estado de cuenta bancaria es distinta a la fecha de valor de una posición, debe realizar manualmente asiento de corrección de esta posición en el centro de trabajo Gestión fiscal, en Entradas manuales de impuestos.
Cheque: Para un cheque entrante, el sistema utiliza la fecha de contabilización como fecha de vencimiento de impuesto. Para un cheque saliente, el sistema utiliza la fecha de emisión como fecha de vencimiento de impuesto. Si la fecha en la que el cheque no está bajo el control de la empresa difiere de la fecha de emisión, debe realizar un asiento de corrección en el centro de trabajo Gestión fiscal, en Entrada manual de impuestos. Pago en efectivo: Para un pago en efectivo entrante, el sistema utiliza la Fecha de recepción como fecha de vencimiento de impuesto. Para un pago en efectivo saliente, el sistema utiliza la Fecha de pago como fecha de vencimiento de impuesto. Viajes y gastos: Para un informe de gastos, el sistema utiliza la Fecha de contabilización como fecha de vencimiento de impuesto. Compensación manual: Cuando una posición abierta se somete a la compensación manual de pagos en los centros de trabajo Créditos o Débitos, el sistema utiliza la fecha del documento como fecha de vencimiento de impuesto. Tenga en cuenta que, con las parametrizaciones estándar, el sistema utiliza la fecha actual como fecha del documento. Débito/Crédito: Si se introduce un débito o un crédito en el centro de trabajo Créditos mediante el Monitor de cuenta de cliente [página 127], el sistema utiliza la fecha de contabilización como fecha de vencimiento de impuesto. Pago anticipado de impuestos: Si se realiza un pago anticipado de impuestos en el centro de trabajo Gestión fiscal, el sistema utiliza la fecha de vencimiento de la compensación como fecha de vencimiento de impuesto. Asistencia (EE.UU): Si una declaración fiscal (como Declaración de impuestos sobre ventas y consumo) produce un arrastre, la fecha de vencimiento de impuesto es el día siguiente al final del período de declaración de esta declaración fiscal. Entrada manual de impuestos: Si introduce los impuestos manualmente en el centro de trabajo Gestión fiscal, debe especificar explícitamente la fecha de vencimiento de impuesto. Con las parametrizaciones estándar, el sistema propone la fecha actual por defecto.
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Cancelación: En el caso de las anulaciones, el sistema estándar aplica la fecha de contabilización de la transacción de anulación como fecha de vencimiento de impuesto. Si, aún así, la fecha de contabilización especificada es anterior a la fecha de vencimiento de impuesto de la posición de impuesto original, el sistema aplica la fecha de vencimiento del impuesto de la posición de impuesto original como fecha de vencimiento de impuesto.
7.1.2.7 Declaración de impuestos Resumen SAP Business ByDesign admite el cálculo y la declaración de impuestos para los siguientes países: ●
EE. UU.
●
Alemania
●
India
●
China
●
Francia
●
RU
●
Canadá
●
Australia
●
Austria
●
Suiza
●
México
●
España
●
Países Bajos
●
Italia
●
Dinamarca
●
Nueva Zelanda Existe documentación disponible sobre este tema que es específicamente relevante para los siguientes países: Austria, Australia, Canadá, China, Dinamarca, Francia, India, Italia, México, Países Bajos, Nueva Zelanda, España, Suiza y el Reino Unido. Para garantizar que se muestra la versión del documento específico de país relevante, seleccione Personalizar Mis parametrizaciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione el país relevante. Grabe sus opciones y salga del sistema para garantizar que se han efectuado estas modificaciones.
7.1.2.8 Informes subsiguientes de posiciones de impuesto abiertas Resumen Tiene tres opciones para generar informes posteriormente posiciones abiertas de impuesto para la autoridad fiscal: ●
Puede crear una declaración de impuestos enmendada y especificar el mismo período de generación de informes para la ejecución de corrección como la de la declaración de impuestos a enmendar.
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Cree una declaración de impuestos enmendada relacionada con el período de generación de informes del 03/01 hasta el 03/31. Indique dicho período del 03/01 hasta el 03/31 para la ejecución de corrección (consulte también: Ejecución de corrección y declaración de impuestos enmendada). ●
Incluya las posiciones abiertas de impuestos de los períodos de generación de informes en la declaración de IVA siguiente (como la declaración anticipada del IVA en Alemania). Cree una declaración de impuestos para marzo y desea incluir todas las posiciones abiertas de impuestos del año actual. Por tanto, indique 01/01 hasta 03/31 para la ejecución de declaraciones de impuestos.
●
Tenga en cuenta las posiciones abiertas de impuestos existentes cuando cree la declaración de impuestos anual normal.
7.1.2.9 Cálculo de tasas de contribución de la cámara: Austria
Este documento contiene texto relevante para Austria. Para garantizar que el sistema muestra el texto adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione Austria. Grabe sus opciones y salga del sistema para garantizar que se han efectuado estas modificaciones.
7.1.2.10 Importación de servicios – India
Este documento contiene texto que es relevante únicamente para India. Para garantizar que el sistema muestra el texto adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione India. Grabe sus opciones y salga del sistema para garantizar que se han efectuado estas modificaciones.
7.1.2.11 Proceso Challan - India
Este documento contiene texto que es relevante únicamente para India. Para garantizar que el sistema muestra el texto adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione India. Grabe sus opciones y salga del sistema para garantizar que se han efectuado estas modificaciones.
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7.1.2.12 Adquisición de bienes de equipo: India 7.1.2.12 Este documento contiene texto que es relevante únicamente para India. Para garantizar que el sistema muestra el texto adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione India. Grabe sus opciones y salga del sistema para garantizar que se han efectuado estas modificaciones.
7.1.2.13 Pago adelantado de impuesto sobre servicios: India
Este documento contiene texto que es relevante únicamente para India. Para garantizar que el sistema muestra el texto adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione India. Grabe sus opciones y salga del sistema para garantizar que se han efectuado estas modificaciones.
7.1.2.14 Pago adelantado de IVA - India
Este documento contiene texto que es relevante únicamente para India. Para garantizar que el sistema muestra el texto adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione India. Grabe sus opciones y salga del sistema para garantizar que se han efectuado estas modificaciones.
7.1.2.15 Pago separado del impuesto sobre las ventas centrales e IVA: India
Este documento contiene texto que es relevante únicamente para India. Para garantizar que el sistema muestra el texto adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione India. Grabe sus opciones y salga del sistema para garantizar que se han efectuado estas modificaciones.
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7.1.2.16 Declaración de impuestos sobre servicios: India
Este documento contiene texto que es relevante únicamente para India. Para garantizar que el sistema muestra el texto adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione India. Grabe sus opciones y salga del sistema para garantizar que se han efectuado estas modificaciones.
7.1.2.17 Reducción de impuestos: India
Este documento contiene texto que es relevante únicamente para India. Para garantizar que el sistema muestra el texto adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione India. Grabe sus opciones y salga del sistema para garantizar que se han efectuado estas modificaciones.
7.1.2.18 Retención de impuestos: India
Este documento contiene texto que es relevante únicamente para India. Para garantizar que el sistema muestra el texto adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione India. Grabe sus opciones y salga del sistema para garantizar que se han efectuado estas modificaciones.
7.1.2.19 Importación de mercancías: India
Este documento contiene texto que es relevante únicamente para India. Para garantizar que el sistema muestra el texto adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione India. Grabe sus opciones y salga del sistema para garantizar que se han efectuado estas modificaciones.
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7.1.2.20 Traslados de stock dentro de la empresa: India
Este documento contiene texto que es relevante únicamente para India. Para garantizar que el sistema muestra el texto adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione India. Grabe sus opciones y salga del sistema para garantizar que se han efectuado estas modificaciones.
7.1.2.21 Compra por parte de comerciante no registrado: India
Este documento contiene texto que es relevante únicamente para India. Para garantizar que el sistema muestra el texto adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione India. Grabe sus opciones y salga del sistema para garantizar que se han efectuado estas modificaciones.
7.1.2.22 Retención de impuestos 27Q: India
Este documento contiene texto que es relevante únicamente para India. Para garantizar que el sistema muestra el texto adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione India. Grabe sus opciones y salga del sistema para garantizar que se han efectuado estas modificaciones.
7.1.2.23 Impuesto especial - India Este documento contiene texto que es relevante únicamente para India. Para garantizar que el sistema muestra el texto adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione India. Grabe sus opciones y salga del sistema para garantizar que se han efectuado estas modificaciones.
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7.1.2.24 Certificado de proveedor de retención de impuestos (37- A) - México Este documento contiene texto relevante para México. Para garantizar que el sistema muestra el texto adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione México. Grabe sus parametrizaciones y salga del sistema para garantizar que se han efectuado estas modificaciones.
7.1.3 Pagos de impuestos 7.1.3.1 Escenario de ejemplo para pagos de impuestos Este escenario de ejemplo le mostrará los pasos típicos para compensar el impuesto a pagar debido a la declaración de impuestos. 1.
Verifique si el impuesto a pagar de la declaración de impuestos notificada coincide con el valor que se visualiza en el informe IVA notificado / Posiciones de venta.
2.
Seleccione la declaración de impuestos y haga clic en Pagar . Si es necesario, modifique la fecha de pago y la de contabilización propuesta por el sistema y seleccione OK . Al pago se le asigna un número interno y el estado En preparación.
3.
Si los datos del pago son correctos, se envía una tarea Aprobar pago de impuestos al pool de trabajo del jefe.
4.
Si el jefe aprueba este pago, el sistema realizará las siguientes acciones de forma automática: ● Al pago se asigna el estado Liberado y se contabiliza en la cuenta de impuestos apropiada.
5.
●
Se genera un asiento contable y el ID de asiento contable se asigna al pago.
●
La declaración de impuestos tiene el estado Finalizado.
El importe que debe transferirse a las autoridades fiscales se encuentra ahora en la Gestión de pagos, en Control de pagos con estado Listo para transferir.
Para obtener más información, consulte Guía rápida para pagos de impuestos [página 425].
7.1.3.2 Estado de Pagos de impuestos A continuación se incluye un resumen de los cambios en el estado de los pagos de impuestos iniciados en forma interna y externa, en función de las acciones realizadas:
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Cambios en el estado de los pagos de impuestos iniciados en forma interna
Acción Estado (Centro de trabajo Gestión fiscal)
Acción (Centro de trabajo Mi área de responsabilidad)
Estado
Acción (Centro de trabajo Gestión fiscal)
Estado
Pagar
Devolver para revisión
En preparación
Enviar
En aprobación
En preparación
Rechazar
Liberación rechazada
Liberado
Anular
Cancelado
En aprobación
En aprobación
Aprobar
Cambios en el estado de los pagos de impuestos iniciados en forma externa
Acción (Centro de trabajo Gestión de pagos o Gestión de liquidez)
Estado
Acción (Centro de trabajo Gestión fiscal)
Estado
Estado Acción (Centro de trabajo Mi área de responsabilid ad)
Liberar*
En preparación
Aceptar* Enviar*
En aprobación
Aprobar
Cancelar*
Devolver para revisión
Estado
Anular
Cancelado
Liberado Liberado
En aprobación
Acción (Centro de trabajo Gestión fiscal)
En preparación
Liberación rechazada Cancelado
* Debe realizar esta acción seleccionando la tarea correspondiente del pool de trabajo. Nota: Para tipos de pagos entrantes y salientes seleccionados introducidos en los centros de trabajo Gestión de pagos o Gestión de liquidez, también puede definir en las parametrizaciones de configuración si, para este centro de trabajo, deben generarse tareas de aprobación para modalidades de pago específicas y cuando se excede un importe umbral definido. Puede encontrar estas parametrizaciones de ajuste preciso en Gestión de tareas empresariales para pagos y liquidez.
Consulte también Tareas relevantes para pagos de impuestos en la lista de trabajo (resumen)
7.1.4 Operaciones fiscales y contabilizaciones de impuestos 7.1.4.1 Escenario de ejemplo para entradas de impuestos Aquí, se describe la manera en que el sistema introduce una declaración de impuestos relevante para el pago y cómo se realiza la compensación de un débito. Las entradas se presentan en forma simplificada (diagrama). 1. Transacciones comerciales:
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Usted emitió una factura de proveedor que tiene IVA/impuesto sobre ventas de EUR 19. Este impuesto soportado es un crédito para la autoridad fiscal. El sistema contabiliza de la siguiente manera: Cuenta
Debe
Mercancías
100
IVA soportado (19%)
19
Débitos
Haber
119
Usted emitió una factura de cliente que tiene IVA/impuesto sobre ventas de EUR 380. Este IVA/impuesto sobre ventas soportado es un débito para la autoridad fiscal. El sistema contabiliza de la siguiente manera: Cuenta
Debe
Créditos
2380
Haber
Ingresos
2000
IVA/impuesto sobre ventas (19%)
380
2. Declaración de impuestos: Si se libera la declaración de impuestos relacionada, el sistema contabiliza en la cuenta de IVA/impuesto sobre ventas y en la cuenta de IVA soportado, de la siguiente manera: Cuenta
Debe
IVA/impuesto sobre ventas
380
Cuenta de débitos
Haber
380
Cuenta
Debe
Cuenta de débitos
19
IVA soportado
Haber
19
Hay un saldo de EUR 361 en la cuenta de débitos. 3. Pago del impuesto: Una vez que introdujo la salida del pago de impuesto, el sistema contabiliza de la siguiente manera: Cuenta
Debe
Cuenta bancaria de compensación
361
Banco
Haber
361
Si se libera el pago del impuesto, se compensa el saldo de la cuenta de débitos: Cuenta
Debe
Cuenta de débitos
361
Cuenta bancaria de compensación
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Haber
361
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7.1.4.2 Mercancías y servicios sin cargo Según la ley de IVA alemana, "mercancías y servicios sin cargo" se refiere a la provisión de un servicio o mercaderías sin pago o servicio acordado, o a la provisión de un servicio o mercaderías exclusivamente para consumo o uso privado. Se realiza una distinción entre entregas sin cargo (§3 par. 1b, ley de IVA alemana) y otros servicios sin cargo (§ 3 par. 9a n.º 1, ley de IVA alemana). ●
Entregas sin cargo Generalmente, el importe de base gravable para entregas sin cargo es el precio de adquisición o el coste de sustitución, incluidos todos los gastos generales en el momento en que las mercancías se toman del stock. El IVA no forma parte del importe de base gravable. Si no es posible calcular un precio de compra, se utiliza el coste de mercancías vendidas. El coste de mercancías vendidas incluye todos los costes incurridos en la provisión del servicio o el proceso de producción hasta el momento en que las mercancías se tomaron del stock.
●
Otros servicios sin cargo El importe de base gravable para servicios imponibles provistos sin cargo incluye todos los costes incurridos en relación directa con la realización de estas actividades, incluidos los gastos que no están sujetos a IVA (como costes de personal proporcionales). Esto sólo es posible cuando la empresa tiene facultad total o parcial para reclamar la deducción de IVA soportado para estos costes.
Registrar la transacción comercial Para poder contabilizar mercancías y servicios sin cargo, se necesitan los siguientes datos: ●
El importe neto en el momento en el que las mercancías se tomaron del stock.
●
La cuenta de balance, la cuenta de gastos y la cuenta de capital propio relevantes para la contabilización, además de los grupos de determinación de cuentas correspondientes.
●
Los códigos de impuestos que se van a utilizar.
Introduzca las mercancías y los servicios sin cargo en el centro de trabajo Gestión fiscal, debajo de Entradas manuales de impuestos. En algunos casos, es posible que deba realizar contabilizaciones adicionales en otros centros de trabajo.
Ejemplos de aplicación 1. Ejemplo de contabilización: Otros servicios sin cargo
Debe
Haber
Otras reservas de ingresos (tipo de cuenta: EQUITY) Gastos de viajes (tipo de cuenta: COSEXP) Impuesto sobre el valor añadido (tipo de cuenta: TAX) Introducir impuesto manualmente
Grupo de determinación de cuentas
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Debe
Haber
Código de impuesto
Importe del impuesto
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369
Z-1000 – Otras reservas de ingresos
119
A-7100 – Gastos de viajes
100
Z1 – Servicios sin cargo 19
Defina el grupo de determinación de cuentas Z-1000 y el código de impuesto Z1 como se describe a continuación, en la sección Configuración empresarial. 2. Ejemplo de contabilización: Activo de poco valor sin cargo, originalmente introducido como gasto
Debe
Haber
Otras reservas de ingresos (tipo de cuenta: EQUITY) Material de oficina (tipo de cuenta: COSEXP) Impuesto sobre el valor añadido (tipo de cuenta: TAX) Introducir impuesto manualmente
Grupo de determinación de cuentas
Debe
Z-1000 – Otras reservas de ingresos
119
A-7420 – Material de oficina
Haber
Código de impuesto
Importe del impuesto
100
Z1 – Mercancías sin cargo
19
Defina el grupo de determinación de cuentas Z-1000 y el código de impuesto Z2 como se describe a continuación, en la sección Configuración empresarial. 3. Ejemplo de contabilización: Mercancías sin cargo del stock en almacén
Debe
Haber
Otras reservas de ingresos (tipo de cuenta: EQUITY) Costes para mercancías terminadas (tipo de cuenta: COSEXP) Impuesto sobre el valor añadido (tipo de cuenta: TAX) Introducir impuesto manualmente
Grupo de determinación de cuentas
Debe
Z-1000 – Otras reservas de ingresos
119
Z-2000 – Costes para mercancías terminadas
Haber
Código de impuesto
Importe del impuesto
100
Z1 – Mercancías sin cargo
19
Defina el grupo de determinación de cuentas Z-2000 y el código de impuesto Z2 como se describe a continuación, en la sección Configuración empresarial. También debe introducir la salida del inventario. Para esto, vaya al centro de trabajo Logística interna y seleccione Tareas comunes
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Consumo para centro de coste .
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Contabilizar la salida de mercancías
Debe
Haber
Costes para mercancías terminadas (tipo de cuenta: COSEXP) Mercancías terminadas (tipo de cuenta: INV)
Dado que las contabilizaciones de la entrada de impuesto manual y de la salida de mercancías utilizan la misma cuenta de gastos, el sistema genera las siguientes contabilizaciones para cada saldo: Debe
Haber
Otras reservas de ingresos (tipo de cuenta: EQUITY) Mercancías terminadas (tipo de cuenta: INV) Impuesto sobre el valor añadido (tipo de cuenta: TAX)
Configuración empresarial En Configuración empresarial, en la actividad Plan de cuentas, Estructuras de informes financieros, Determinación de cuentas, encontrará los planes de cuentas y los grupos de determinación de cuentas predefinidos por SAP, junto con las cuentas asignadas. Las reglas para contabilizaciones automáticas se definen para grupo de determinación de cuentas. Para obtener más información sobre el proceso general de determinación de cuentas, consulte Determinación de cuentas automática y Flujo del proceso: Configuración empresarial de determinación de cuentas para una transacción comercial. Las siguientes secciones sólo hacen referencia a los procesos y las parametrizaciones específicos de las transacciones comerciales.
Planes de cuentas y cuentas Puede introducir cuentas adicionales en la actividad Plan de cuentas, Estructuras de informes financieros, Determinación de cuentas, debajo de Actualizar plan de cuentas. Cree las nuevas cuentas en cada plan de cuentas que utilice. Las cuentas necesarias deben pertenecer a los siguientes tipos de cuentas: Para cuentas
Tipo de cuenta
Por ejemplo: Material de oficina, Regalos, Teléfono y Comunicaciones
COSEXP – Costes/gastos
Por ejemplo, Mercancías y productos terminados, Stock de materias primas, Mercancías no terminadas
INV – Stock en almacén
Por ejemplo: Capital suscrito, Otras reservas de ingresos
EQUITY – Capital propio
Grupos de determinación de cuentas Para poder contabilizar mercancías y servicios sin cargo, debe definir grupos de determinación de cuentas adicionales que puedan ser utilizados para entradas manuales de impuestos. Cree un nuevo grupo de determinación de cuentas para cuentas de capital propio (tipo de cuenta: EQUITY). En los ajustes precisos, seleccione
Plan de cuentas, Estructuras de informes financieros,
Determinación de cuentas Actualizar grupos de determinación de cuentas
y, luego, debajo de
Libros
auxiliares Libro mayor Grupo para otros débitos Añadir fila . Especifique un número de grupo (como Z–1000) y un nombre para el nuevo grupo de determinación de cuentas (Otras reservas de gastos, por ejemplo). Luego, establezca el indicador Utilizado en otras contabilizaciones.
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Determinación de cuentas Para los libros auxiliares Costes e Inventarios relevantes para la contabilización y para el libro mayor, verifique las parametrizaciones para los siguientes tipos de grupos y los grupos asignados: Libro mayor/libro auxiliar
Tipo de grupo
Libro mayor
Grupos para Otros débitos
Libro auxiliar Costes
Grupos para Gastos generales
Libro auxiliar Inventarios
Grupos para Materiales
Establezca la determinación de cuentas para el grupo de determinación de cuentas Z-1000 – Otras reservas de ingresos. Para hacerlo, en el ajuste preciso, seleccione
Plan de cuentas, Estructuras
de informes financieros, Determinación de cuentas Determinación de cuentas Libro mayor . Pase a la ficha Otros; debajo de Libros auxiliares, seleccione el valor de filtro Libro mayor y, luego, el valor de filtro para el tipo de grupo 4 — Otros débitos. Introduzca los siguientes datos: ●
Grupo de determinación de cuentas: Z-1000 – Otras reservas de ingresos
●
Cuenta: 085500 – Otras reservas de ingresos
Nota:Tenga en cuenta que los grupos de determinación de cuentas se pueden aplicar a diferentes planes de cuentas.
Códigos de impuestos y determinación de impuestos Los códigos de impuestos representan un caso de utilización de impuesto y son utilizados automáticamente por el sistema para calcular los importes de impuestos. Para obtener más información, consulte Códigos de impuestos y eventos fiscales [página 354] y Determinación de impuestos [página 385]. Para definir códigos de impuestos para mercancías y servicios sin cargo, utilice los siguientes eventos fiscales: ●
311 - Mercancías entregadas sin cargo §3 Ib
●
350 - Servicios proporcionados sin cargo §3 IXa
De esta manera, estas transacciones también se mostrarán automáticamente en el campo correcto del informe de IVA anual.
7.1.4.3 Contabilizaciones para anticipos (método bruto) Anticipos efectuados Introduzca las solicitudes de anticipos para anticipos efectuados en el centro de trabajo Facturación de proveedores. Si un anticipo se basa en un pedido de cliente definido en el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, debe introducir una solicitud de anticipo con una referencia de pedido de cliente (y el número de pedido de cliente relevante). Si introduce una factura más adelante, el sistema utiliza el número de pedido de cliente para identificar automáticamente el anticipo al que se hace referencia. Para obtener más información, consulte Crear una solicitud de anticipo. Para crear la factura final, el sistema propone compensar todos los anticipos efectuados existentes al proveedor en la ficha Anticipos. Aquí, puede modificar el importe del anticipo. Puede compensar los importes restantes con una factura futura del proveedor.
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Para obtener más información sobre la fecha de vencimiento del impuesto, consulte Fecha de vencimiento de impuesto de posiciones de impuesto [página 359]. Ejemplo de contabilización 1. Contabilice la transferencia bancaria saliente de su anticipo por 1000 EUR: Anticipos efectuados
1000
IVA soportado
190
Banco de crédito
1190
2. Introduzca la factura final (factura de proveedor): Gastos
3000
IVA soportado
570
Débitos
3570
3. Asigne el anticipo a la factura final (compensación): Débitos
1190
Anticipos de crédito efectuados
1000
IVA soportado de crédito
190
Después de la compensación, permanece un débito de 2380 EUR netos (3570 - 1190) para el proveedor, junto con un impuesto a pagar de 380 EUR (570 - 190) a la autoridad fiscal (deducción de IVA soportado). El sistema crea automáticamente una posición de crédito correspondiente en el registro de impuestos [página 353] y en el libro mayor de impuestos.
Solicitudes de anticipos recibidos Para obtener más información sobre cómo introducir y editar anticipos recibidos, consulte Anticipos de clientes. El método neto no está admitido.
Ejemplo de sistema de contabilización (vista esquematizada) 1. Introduzca una solicitud de anticipo de un cliente: Para esta solicitud de anticipo, el sistema crea automáticamente una partida abierta en la cuenta de cliente (se efectúa una contabilización no correspondiente en el libro mayor). Para obtener más información, consulte Monitor de cuenta de cliente [página 127] y Posiciones abiertas de créditos [página 126]. 2. Contabilice el recibo de un anticipo: Cobro de débito
20
Solicitudes de anticipos de crédito recibidos
16,81
IVA de crédito 19%
3,19
3. Introduzca la factura final (factura de cliente): Créditos
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59,58
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373
Ingresos de crédito
50,07
IVA de crédito 19%
9,51
4. Asigne el anticipo a la factura final (compensación): Anticipos
16,81
IVA de débito 19%
3,19
Créditos
20
Visualizar partidas de impuesto abiertas de anticipos Puede visualizar las partidas de impuesto abiertas de los anticipos, de la siguiente manera: 1.
En el centro de trabajo Gestión fiscal, ejecute el informe Posiciones abiertas de IVA/impuesto sobre ventas [página 441].
2.
En la pantalla de selección, introduzca la empresa y utilice la fecha de vencimiento de impuesto para especificar el período de declaración.
3.
Debajo de Evento fiscal, seleccione los criterios Factura de anticipo entrante y Factura de anticipo saliente y haga clic en OK.
Rectificación de impuestos manual Para realizar rectificaciones de impuestos retroactivamente para una solicitud de anticipo, pase al centro de trabajo Gestión fiscal, genere una contabilización debajo de Entradas manuales de impuestos e introduzca un código de impuesto apropiado para anticipos entrantes o salientes.
7.1.4.4 Movimiento intracomunitario Se denomina movimientos intracomunitarios a las entregas de mercancías dentro de la misma empresa con sede en dos países de la Unión Europea. Las entregas de mercancías intracomunitarias deben registrarse en las declaraciones recapitulativas e informadas a las autoridades fiscales de Alemania. Introduzca un traslado interno de stock en el centro de trabajo Control de logística de salida. Para hacerlo, haga referencia a Procesamiento de traslado interno de stock.
Entradas manuales de impuestos Para que sea posible realizar el cálculo de impuestos por entrega a otro país de la Unión Europea, debe realizar una entrada manual de impuestos en el centro de trabajo Gestión fiscal. Para hacerlo, realice lo siguiente: 1.
En Entradas manuales de impuestos, vaya a la vista Entradas de impuestos y haga clic en Nuevo. Introduzca los datos de empresa, país y monea así como la fecha de contabilización. Introduzca su número de registro de impuestos para el país UE de destino.
2.
Introduzca los siguientes datos de asiento contable en el ámbito inferior de imagen:
Cuenta Z — 9999 Cuenta de compensación Contabilizaciones manuales
374
Débito
Crédito
Códigos de impuestos
Importe del impuesto
100
507 — Entrega intracomunitaria
0
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Z — 9999 Cuenta de compensación Contabilizaciones manuales
100
5 — Adquisición intracomunitaria (tasa estándar)
0
3. Para realizar la contabilización en las cuentas de impuestos y para introducir los datos en el registro de impuestos, haga clic en Contabilizar.
Consulte también Guía rápida de Entradas de IVA [página 412] Guía rápida de Declaraciones recapitulativas [página 422] Guía rápida de Ejecuciones de la declaración recapitulativa [página 438]
7.1.4.5 Transacciones comerciales imponibles en el extranjero Declaraciones de impuestos y pagos de impuestos que resulten de ellas sólo se admiten para los pasos incluidos en el alcance actual. Todavía puede introducir entradas y posiciones de impuestos para otros países. Requisitos previos ●
En Configuración empresarial, en la tarea Plan de cuentas, Estructuras de informes financieros, Determinación de cuentas, se definieron dos cuentas de compensación de impuestos (cuentas de débitos) del tipo de cuenta de libro mayor Créditos y OLIAB — Otros deudores/acreedores (por ejemplo, con las descripciones Compensación para impuesto de entrada extranjero y Compensación para impuesto de IVA/impuseto de ventas).
●
Ha introducido los datos maestros de la autoridad fiscal extranjera en el centro de trabajo Gestión fiscal.
●
Si el país del impuesto tiene una moneda diferente a la moneda de su empresa, se deberán definir los valores correspondientes en el centro de trabajo Libro mayor en
Tareas comunes
Editar tipos de cambio .
Procedimiento general 1.
Determine el saldo de las posiciones de impuestos para el país del impuesto relevante en el informe fiscal Posiciones abiertas de IVA/impuesto sobre ventas. Envíe los datos fiscales relevantes a la autoridad fiscal extranjera fuera del sistema.
2.
Introduzca una entrada de impuesto manual y vuelva a contabilizar el crédito fiscal o el débito fiscal en la respectiva cuenta de compensación de impuestos.
3.
Introduzca el extracto bancario con el pago de impuesto entrante o saliente. A continuación, realice una asignación de pagos manualmente. Para ello, informe el pago de impuestos en la cuenta de compensación de impuestos.
4.
Los saldos de la cuenta de compensación de impuestos y en el informe Posiciones abiertas de IVA/impuesto sobre ventas ahora están compensados. No obstante, las posiciones de impuestos individuales aún se muestran en el informe Posiciones abiertas de IVA/impuesto sobre ventas. Nota: el sistema contabiliza automáticamente una diferencia de moneda extranjera que surge de los cambios del tipo de cambio como ganancia o pérdida.
Escenario de ejemplo "Crédito fiscal para autoridad fiscal en Italia" Se introdujo una factura de proveedor con un código de impuesto extranjero. El impuesto de entrada extranjero es devuelto por la autoridad fiscal relevante durante el procesamiento de devolución de impuestos de entrada. SAP Business ByDesign 1302 Contabilidad fiscal
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Las descripciones de las cuentas utilizadas en el ejemplo pueden ser diferentes de las descripciones en el sistema. 1.
Al finalizar el periodo de informes, debe determinar el saldo de las posiciones de impuestos para el país fiscal Italia. Para ello, cambie al centro de trabajo Gestión fiscal, abra el informe Posiciones abiertas de IVA/impuesto sobre ventas y seleccione Italia como el país fiscal. En este ejemplo, suponemos que el informe para el periodo de informes seleccionado muestra un crédito fiscal de 200 euros a la autoridad fiscal italiana.
2.
Para volver a contabilizar el crédito fiscal de la cuenta Impuesto de entrada extranjero en la cuenta de compensación de impuestos, introduzca la entrada siguiente en el centro de trabajo Gestión fiscal en Entradas manuales de impuestos: Cuenta
Débito
Cuenta de compensación de impuestos Cuenta de compensación de impuestos
Crédito
Código de impuesto
1.000 EUR
2 - Compra nacional 20%
1.200 EUR
La partida individual en el asiento contable es la cuenta de compensación de impuestos en impuesto de entrada extranjero 200 EUR. Para obtener más información, consulte Guía rápida para entradas de IVA/impuesto sobre ventas [página 412]. 3.
Una vez que la autoridad fiscal italiana haya devuelto el importe del impuesto de entrada, se mostrará en el extracto bancario de su cuenta. Introduzca el extracto bancario en el centro de trabajo Gestión de liquidez con el pago de impuesto entrante. La partida individual en el asiento contable es banco a cuenta de compensación bancaria 200 EUR. Cambie al centro de trabajo Gestión de pagos y realice una asignación de pago manual para la posición correspondiente en el extracto bancario. Para ello, seleccione la ficha Otra asignación e introduzca la cuenta de compensación de impuesto como la cuenta de libro mayor. La partida individual en el asiento contable es cuenta de compensación bancaria a cuenta de compensación de impuesto 200 EUR. Para obtener más información, consulte Guía rápida para pagos de impuestos [página 425].
4.
El saldo de la compensación de impuestos ahora está compensado. El informe Posiciones abiertas de IVA/ impuesto sobre ventas también tiene un saldo cero. Las posiciones de impuestos individuales no se compensaron y aún se muestran en el informe Posiciones abiertas de IVA/impuesto sobre ventas (pero no en el informe Posiciones informadas de IVA/impuesto sobre ventas).
7.1.4.6 Cálculo de impuesto de país extranjero para ventas B2C Resumen El impuesto sobre mercancías y servicios, como IVA o impuesto sobre ventas estadounidense, aparece en facturaciones de clientes o proveedores y en actividades como pedidos de cliente, pedidos, facturación de proyectos y gestión de gastos y reembolsos. El impuesto de país extranjero es aplicable en un escenario donde una empresa tenga que aplicar impuestos extranjeros. En el caso de venta de mercancías, la empresa tiene que estar registrada en la autoridad fiscal del país del cliente para aplicar y declarar el impuesto de país extranjero. En caso de compras, es posible recibir una factura con impuestos extranjeros incluso si la empresa no está registrada en la autoridad fiscal extranjera. El sistema automáticamente determina el impuesto aplicable en transacciones como la factura de cliente y la de proveedor. El escenario de ventas B2C para un impuesto de país extranjero sucede cuando una empresa de un país de la Unión Europea vende a una cuenta privada de un país distinto, donde la empresa está registrada para el IVA. Las mercancías
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deberían entragarse con regularidad a personas privadas del extranjero donde el volumen de negocios del año anterior sea superior al valor umbral definido. A es una empresa que suministra mercancías a una persona privada B en un país de la Unión Europea. La conformidad jurídica significa que A debe registrarse en la autoridad fiscal del país del cliente. La empresa A envía las facturas en el formato de facturación del cliente y con el número de regristo de IVA de A. A necesita ceclarar las facturas a las autoridades fiscales del cliente. A necesita declarar el importe de base gravable como no sujeto a impuestos a la autoridad fiscal en el país local.
Requisitos previos Las obligaciones de aplicar los impuestos extranjeros hacen necesario que la compañía esté registrada en la autoridad fiscal del país extranjero. En el ajuste preciso, debe verificar si las parametrizaciones de los impuestos de país extranjero están listos para calcular impuestos (impuestos sobre mercancías y servicios, parametrizaciones de impuestos para compras). El usuario debería verificar los tipos de conversiones de moneda y los tipos de cambio. Debe asegurarse que la clasificación fiscal, las clasificaciones de producto se actualizan apropiadamente en los datos maestros de materiales o servicios.
Flujo de proceso El flujo del proceso asociado a los procesos de venta B2C con impuestos en el extranjero utilizando el sistema se resume a continuación. Durante este proceso, puede acceder al centro de trabajo Gestión fiscal y alGestión de cuentas para ejecutar una venta desde el escenario de stock. 1.
Después de obtener el registro a la autoridad fiscal en el país extranjero, abra el centro de trabajo Gestión fiscal y cree o edite la autoridad fiscal para el país extranjero en que está ubicado el cliente. Dentro de la Unión Europea, las empresas de otros países de la Unión Europea están obligadas a registrarse si han excedido un valor umbral de ventas a cuentas privadas durante el pasado año. El valor umbral varía de país a país y está en el rango de 35.000 a 100.000 EUR. El sistema graba los datos de la autoridad fiscal.
2.
Puede crear un acuerdo fiscal de empresa e indicar el número de registro de IVA que recibió de la autoridad fiscal. El sistema graba el acuerdo fiscal de empresa. Una vez haya creado el acuerdo fiscal de empresa y haya especificado el número de identificación fiscal, todos los procesos posteriores con clientes particulares en ese país estarán sujetos a impuestos como ventas nacionales en dicho país. Sin registrarse, dichos escenarios de ventas estarían sujetos a impuestos como ventas nacionales en el país de la empresa lo que se conoce como venta por correspondencia.
3.
Puede abrir el centro de trabajo Gestión de cuenta para crear una cuenta privada en un país extranjero de la Unión Europea, donde se ha registrado la empresa. Desde la perspectiva del impuesto de país extranjero, para un cuenta privada es importante que el país esté actualizado en los datos de dirección de la cuenta y que la cuenta no tenga ningún número de registro de IVA en el país.
4.
Puede ejecutar cualquier proceso de ventas, como venta desde stock con la cuenta privada en el país donde se ha registrado la compañía.
5.
En todos los documentos de ventas como pedidos de cliente, documentos de facutra de cliente, órdenes de servicio, solicitudes de anticipo, entre otros, el usuario tiene que indicar el destinatario de las mercancías y también verificar el país especificado en la dirección.
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6.
Cuando hace clic en la ficha Impuestos el sistema debe completar automáticamente el código de impuesto y la residencia fiscal. Esto ayuda a llevar a cabo los cálculos de impuestos para los servicios.
7.
Puede verificar si un escenario del impuesto de país extranjero ha ocurrido navegando a la subficha Impuestos. Allí, el país relevante para el impuesto debería ser el país donde se ubica la cuenta. Otras posibilidades son: ● Si el sistema ha especificado una residencia fiscal diferente, como el país en que está ubicada la empresa, puede sobrescribir dicha residencia utilizando la ayuda para entradas y asignar un código de impuesto para la residencia fiscal modificada. ●
Si la ayuda para entradas no le ofrece la residencia fiscal deseada para el cliente, significa que para ese país no existe un acuerdo fiscal de empresa. Puede verificarlo en el centro de trabajo Gestión fiscal.
●
Si existe un acuerdo fiscal, pero no se ofrece la clave del país deseado, puede ser que no exista la configuración de impuestos para ese país. Puede verificarlo en el ajuste preciso. Si el país no está disponible en el ajuste preciso, puede que el sistema no soporte este país. En este caso, no es posible utilizar el escenario de impuestos de país extranjero para dicho país.
●
Si puede seleccionar el país extranjero deseado como residencia fiscal, pero el sistema no lo propone para las ventas,los motivos pueden ser: ○ Si la empresa no está ubicada en un país de la Unión Europea, las ventas a personas privadas suelen ser exportaciones del país de salida y no están sujetas a impuestos en el extranjero. ○
La cuenta de cliente no es un cliente particular.
○
La cuenta es un cliente particular, pero no está ubicada en la Unión Europea.
7.1.4.7 Cálculo de impuesto de país extranjero para servicios Resumen Los impuestos sobre mercancías y servicios, como IVA o impuesto sobre ventas estadounidense, aparecen en facturaciones de clientes o proveedores y en actividades como pedidos de cliente, órdenes de servicio, facturación de proyectos y gestión de gastos y reembolsos. El impuesto de país extranjero es aplicable en un escenario donde una empresa tenga que aplicar impuestos extranjeros. En el caso de servicios de venta, la empresa en principio tiene que estar registrada con la autoridad fiscal del país del cliente para aplicar y declarar el impuesto de país extranjero. Para compras, es posible recibir una factura con impuestos extranjeros incluso si la empresa no está registrada con la autoridad fiscal extranjera. El sistema automáticamente determina el impuesto aplicable en transacciones como la factura de cliente y la de proveedor. Escenarios de servicios para impuestos extranjeros ocurre especialmente para los tipos específicos de servicios relacionados con la propiedad inmobiliaria o los servicios de transporte. Una empresa construye un edificio para un cliente B en un país de la Unión Europea. El edificio está situado en un país extranjero. El cliente no es una persona sujeta a impuestos. La conformidad legal significa que la empresa proveedora de servicios en principio tiene que registrarse con la autoridad fiscal del país en que se presta el servicio. La empresa envía la factura con el número de identificación de IVA desde el país prestatario de servicios. La empresa declara el importe de la factura a la autoridad fiscal en el país prestatario de servicios aplicando la legislación local para facturaciones. La empresa declara el importe de base gravable como no sujeto a impuestos a la autoridad legal en el país de origen de la empresa.
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Requisitos previos Dentro de la Unión Europea, en principio se requiere a las empresas que se registren con la autoridad fiscal del país extranjero de la Unión Europea en circunstancias especiales. En el ajuste preciso, debe verificar que las parametrizaciones de los impuestos de país extranjero están listos para calcular impuestos (impuestos sobre mercancías y servicios, parametrizaciones de impuestos para compras). También debe verificar las conversiones de moneda y los tipos de cambio. Debe asegurarse que la clasificación fiscal y las clasificaciones de producto se actualizan apropiadamente en los datos maestros de materiales o servicios. Los rangos de números se tienen que asignar para la combinación de empresa vendedora y residencia fiscal. Las autoridades fiscales proporcionan oficialmente las tasas de conversión de moneda en distintos países. Solo se permite utilizar otros tipos de cambio con el permiso de las autoridades fiscales.
Flujo de proceso El flujo del proceso asociado con el impuesto de país extranjero para servicios utilizando el sistema se resume a continuación: 1.
Después de obtener el registro con la autoridad fiscal en el país extranjero, abra el centro de trabajo Gestión fiscal y cree o edite la autoridad fiscal para el país extranjero en que está ubicado el cliente. El sistema graba los datos de la autoridad fiscal.
2.
Tiene que crear un acuerdo fiscal de empresa e indicar el número de identificación fiscal que recibió de la autoridad fiscal. El sistema graba el acuerdo fiscal de empresa. Una vez haya creado el acuerdo fiscal de empresa y haya especificado el número de identificación fiscal, todos los procesos de ventas posteriores con clientes particulares en ese país estarán sujetos a impuestos como ventas nacionales en dicho país. Sin registrarse, dichos escenarios de ventas están sujetos a impuestos como ventas nacionales en el país de la empresa.
3.
Puede crear un nuevo servicio o editar uno de existente si va al centro de trabajo Datos del producto y a la vista Servicios. El sistema verifica en el escenario de compras y ventas en qué lugar estos servicios están sujetos a impuestos. El servicio puede estar sujeto a impuestos en: ● Destino: En este caso, tiene que añadir una línea para cada país que sea parte de la transacción y marque la casilla de selección Sujeto a impuestos en destino. ●
Cliente/Proveedor: En este caso, el servicio está sujeto a impuestos en el país en que el proveedor esté registrado. Tiene que añadir una línea para cada país que sea parte de la transacción y desmarcar la casilla de selección Sujeto a impuestos en destino.
●
El servicio está sujeto a cobro revertido: En este caso, los Servicios están sujetos a cobro revertido y el comprador debe el impuesto en el país en que se tenga que pagar. Esto se visualiza en el Motivo de exención fiscal.
●
El servicio está sujeto a cobro revertido y a impuestos en destino: En este caso, los servicios están sujetos a cobro revertido y también a impuestos en el destino. El usuario tiene que añadir el Motivo de exención fiscal y también marcar la casilla de selección Sujeto a impuestos en destino para todos los países en la transacción. Tiene que hacer entradas en la vista Ventas o en la vista Compras. El sistema copia los datos a la otra vista.
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4.
Las entradas que se tienen que hacer en la vista Ventas o en la vista Compras son como de indica a continuación: ● Ventas: En todos los documentos de ventas como pedidos de cliente, documentos de factura de cliente, órdenes de servicio, solicitudes de anticipo, entre otros, tiene que indicar el destinatario de las mercancías y también verificar el país especificado en la dirección. ●
Compras: En todos los documentos de compras como pedidos o facturas de proveedor, órdenes de servicio, solicitudes de anticipo, el sistema verifica el país del proveedor comparando los datos maestros con los datos de la factura.
5.
Cuando hace clic en la ficha Impuestos, el sistema visualiza el código de impuesto y la residencia fiscal. Esto ayuda a llevar a cabo los cálculos de impuestos para los servicios.
6.
Puede verificar si un escenario de impuesto de país extranjero ha sucedido al navegar hacia la subficha Impuesto. La residencia fiscal es el país que se visualiza cuando selecciona el destinatario de las mercancías en las ventas o el país del proveedor para las compras. Otras posibilidades son: ● Si el sistema ha especificado una residencia fiscal diferente, como el país en que está ubicada la empresa, puede sobrescribir dicha residencia utilizando la ayuda para entradas y asignar un código de impuesto para la residencia fiscal modificada. ●
Si la ayuda para entradas no le ofrece la residencia fiscal deseada para el cliente, significa que para ese país no existe un acuerdo fiscal de empresa. Puede verificarlo en el centro de trabajo Gestión fiscal.
●
Si existe un acuerdo fiscal, pero no se ofrece la clave del país deseado, puede ser que no exista la configuración de impuestos para ese país. Puede verificarlo en el ajuste preciso. Si el país no está disponible en el ajuste preciso, puede que el sistema no soporte este país. En este caso, no es posible utilizar el escenario de impuestos de país extranjero para dicho país.
●
Si puede seleccionar el país extranjero deseado como residencia fiscal, pero el sistema no lo propuso para los documentos de ventas y compras, los motivos pueden ser: ○ Que la empresa no esté ubicada en un país de la Unión Europea. En este caso, las ventas a personas privadas normalmente se consideran como exportaciones del país de salida y, por lo tanto, no están sujetas a impuestos de países extranjeros. ○
La cuenta de cliente no es un cliente particular. En este caso se aplica el cobro revertido.
○
La cuenta es un cliente particular, pero no está ubicada en la Unión Europea.
7.1.4.8 Diferentes tipos impositivos en facturas Resumen Para las facturas que tienen mercancías y servicios con diferentes tipos impositivos, es necesario asignar un tipo impositivo correcto a cada posición, y mostrar los totales de cada tipo impositivo en la factura (§14 de la ley de IVA, párrafos núm. 4 7 y § 32 del reglamento de ejecución de ley de IVA), de modo que pueda emitir una factura que permita al cliente reclamar la deducción de impuestos. Con el fin de que se pueda asignar un tipo impositivo a una posición de una factura específica, recomendamos realizar el siguiente procedimiento para liberar FP1.2: En los datos maestros, añada el tipo impositivo correcto a la descripción del producto (utilice corchetes); por ejemplo, el tipo impositivo reducido del 7% para los medios impresos o alimentos (consulte el Apéndice 2 de la ley del impuesto sobre el valor añadido (IVA), o el tipo impositivo estándar para todos los productos no abarcados por § 12 párrafo 2 ley de IVA Si se especifica un tipo impositivo en la descripción del producto, resulta fácil y claro ver en la factura el tipo impositivo que se aplicó a cada posición de la factura. El importe del impuesto se muestra en la factura para cada tipo impositivo. Los datos maestros del producto o servicio se encuentran en el centro de trabajo Portafolio de productos y servicios, en la vista Productos o Servicios.
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●
Manual de instrucciones para instalar calentadores (7%)
●
Calentador (19%)
●
Tenga en cuenta que se pueden producir desviaciones si partes del servicio representan servicios secundarios no independientes. En este caso, el método de cálculo de impuestos utilizado está basado en el servicio principal, y el tipo impositivo del servicio secundario debe ajustarse.
●
Cambio del tipo impositivo Si se cambia una ley de tipo impositivo, también debe cambiar los datos maestros del impuesto para sus productos, así como también las descripciones del producto. Introduzca un nuevo producto con el nuevo tipo impositivo, y comience a utilizarlo en la fecha de entrada en vigor del tipo impositivo. Puede utilizar productos con tipos impositivos anteriores para transacciones como cancelaciones o devoluciones.
●
La descripción del producto y el aviso de exención fiscal deben mantenerse en el idioma del deudor, de modo que ambos textos aparezcan en la factura. De no ser así, la descripción del producto y el aviso de exención fiscal no aparecerán en la factura.
Requisitos previos ●
Especifique las parametrizaciones de impresión para impuestos en el centro de trabajo Configuración empresarial, vista Lista de actividades, fase Ajuste preciso, etapa Configurar estrategia de precios. Seleccione el valor siguiente para el elemento de precios Impuesto (etapa 90) de la columna Impresión de total: Sólo si 0. La remuneración acumulada para cada tipo impositivo se imprime luego al final de la factura. Los importes impositivos con valor 0 no se imprimen.
●
Si hay una exención fiscal conforme a §4 de la ley de IVA o entregas y servicios, especifique esto en los datos maestros del producto. Seleccione un servicio o un producto en el centro de trabajo Portafolio de productos y servicios, vista Productos o Servicios y, a continuación, elija Editar > Ver todo, y navegue hasta la ficha Ventas hasta la ficha Impuestos. Introduzca la exención fiscal aquí según se describe a continuación: ○ País: ES ○
Tipo de impuesto: MWST
○
Tipo impositivo: Nulo
○
Motivo de la exención fiscal: Extento de impuestos según § 4 de la ley de IVA, 8–28 o Extento de impuestos según § 4 de la ley de IVA, 2-7 Si se aplica una exención fiscal conforme a §4 núm. 8-28 de la ley de IVA, el motivo correspondiente a la exención fiscal tal como Alquiler extento de impuestos (alquiler exento de impuestos) debe especificarse en el campo Notas de la factura. En determinados casos, también se debe especificar un aviso de transferencia de la deuda fiscal en el campo Notas de la factura para el Mecanismo de inversión del sujeto pasivo [página 400].
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7.1.4.9 Descuentos: Descuentos por pronto pago y bonos Resumen Descuento por pronto pago Los descuentos por pronto pago son deducciones del importe de la factura cuando se paga la factura dentro de un período de descuento por pronto pago determinado. El importe seleccionable para descuento por pronto pago puede ser diferente al importe de la factura porque el descuento por pronto pago sólo es válido para los costes de material; los servicios no son seleccionables para descuento por pronto pago. Encontrará más información debajo de Descuentos por pronto pago para facturas de proveedor en Finanzas [página 70] y Descuentos por pronto pago para facturas de cliente en Finanzas [página 136]. Activos fijos Sólo los costes de adquisición y producción más los costes indirectos se pueden capitalizar en los activos fijos. Si emite un descuento por pronto pago, debe reducir el importe del activo fijo según corresponda.
Condiciones de pago para descuentos por pronto pago Las condiciones de pago para descuentos por pronto pago especifican el porcentaje del descuento por pronto pago, el período de disponibilidad del descuento y la fecha de pago final. Puede especificar varias condiciones de descuento por pronto pago. Por ejemplo, un proveedor puede ofrecer un descuento de 3% para pagos en 10 días y de 2% para pagos en 20 días. Una vez que se cumplen los 20 días, el descuento caduca, y todo el importe se debe pagar en 30 días. En el Reino Unido, no se utilizan condiciones de pago con varias condiciones de descuento por pronto pago. Si se definen más de un conjunto de condiciones de descuento, el sistema utiliza el primer conjunto para procesar los descuentos. Por ejemplo, si las condiciones de pago estipulan que se ofrece un descuento de 3% para pagos en 10 días y un descuento de 2% para pagos en 20 días, el sistema aplica las condiciones que estipulan un descuento de 3% para pagos realizados en 10 días.
Bonos Los bonos se consideran notas de crédito; por ejemplo, al final del ejercicio se manejan como notas de crédito de volumen y se tratan como descuentos por pronto pago con respecto a la ley de impuestos.
Procedimiento bruto o neto Existe la posibilidad de reducir el importe de la factura si se toma el importe bruto o el neto: ●
Si el descuento por pronto pago se toma del importe bruto, también se debe corregir el importe de impuesto cuando se toma el descuento por pronto pago.
●
Si el descuento por pronto pago se toma del importe neto, el importe de impuesto no se descuenta; por lo tanto, no se requiere la corrección del importe de impuesto.
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En el Reino Unido, el descuento por pronto pago se toma del importe neto. Sin embargo, el importe de impuesto se calcula para el importe neto descontado. Para los pagos realizados dentro del período de descuento por pronto pago, el pago vencido es el importe de factura descontado más el impuesto descontado. Para los pagos realizados después del período de descuento por pronto pago, el pago vencido es el importe total de la factura más el impuesto descontado. Por lo tanto, en el Reino Unido, no es necesario corregir el informe de impuesto sobre el valor añadido porque el mismo impuesto descontado se aplica antes y después del período de descuento.
En los siguientes ejemplos, suponemos que el importe de base gravable es bruto. ●
Procedimiento bruto El importe neto de factura de EUR 1.000,00 más el impuesto sobre el valor añadido de EUR 190,00 suma EUR 1.190,00: Aquí, el descuento por pronto pago de 3% es de EUR 35,70. El importe a pagar con descuento es de EUR 1154,30. El impuesto declarado en la fecha de la factura es de EUR 190. Si en la fecha de pago se aplica el descuento por pronto pago, el importe de impuesto se ajusta unos EUR 5,70. Esto hace que el importe de impuesto que se debe declarar sea de EUR 184,30.
●
Procedimiento neto El importe neto de factura de EUR 1.000,00 más el impuesto sobre el valor añadido de EUR 190,00 suma EUR 1.190,00: Aquí, el descuento por pronto pago de 3% es de EUR 30,00. El importe a pagar con descuento es de EUR 1.160,00. Por lo tanto, el impuesto declarado durante el período de descuento por pronto pago o después de éste es de EUR 190.00. El importe de impuesto no se ajusta. En el Reino Unido, el descuento por pronto pago se aplica al importe neto. Entonces, un descuento por pronto pago de 3% en GBP 1.000 es de GBP 30, lo que es igual a GBP 970. El impuesto siempre se aplica al importe de factura con descuento; por lo tanto, un impuesto de 17,5% en GBP 970 es de GBP 169,75. Entonces, el importe a pagar durante el período de descuento por pronto pago es de GBP 1139,75. Una vez que finaliza el período de descuento por pronto pago, el importe neto de factura vuelve a ser el importe completo (GBP 1.000), pero el impuesto sigue siendo de GBP 169,75. Por lo tanto, el importe bruto a pagar es de GBP 1169,75.
Requisitos previos Cree los motivos de deducción para descuentos por pronto pago en el centro de trabajo Configuración empresarial. En la vista Lista de actividades, seleccione Ajuste preciso en Actividades Categorías de deducción - [país], debajo de Categorías de deducción para [país] > Descuento por pronto pago. Encontrará las actividades para todos los países para los que definió el alcance. Asigne la categoría de deducción Descuento por pronto pago al tipo de impuesto Impuesto sobre el valor añadido (IVA) en el centro de trabajo Configuración empresarial. En la vista Lista de actividades, seleccione Ajuste preciso en la Actividad Rectificación de impuestos para deducciones. De esta manera, definirá para cada residencia fiscal la manera en que se corrige el IVA si se contabiliza un descuento por pronto pago. Con la categoría de deducción, el sistema determina: ●
Si para este país se debe procesar un cálculo retroactivo de impuestos o no.
●
La cuenta para descuentos por pronto pago sobre gastos e ingresos mediante la determinación de cuentas. Las cuentas determinadas se especifican en la determinación de cuentas y se pueden modificar, si es necesario.
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7.1.4.10 Diferencias de tipo de cambio en asientos contables Si indica y contabiliza transacciones comerciales con monedas extranjeras, la fecha de conversión definida en el sistema y el tipo de conversión predefinido se utilizan para la conversión de moneda automática de las posiciones individuales de un asiento contable en la moneda de la empresa. El sistema utiliza reglas y parametrizaciones diferentes para determinar la fecha de conversión y el tipo de posición de impuestos y otras partidas individuales. Las diferencias se visualizan en la siguiente tabla:
Fecha de conversión
Todas las partidas individuales sin posiciones de impuestos.
Posiciones de impuestos
La fecha de contabilización se utiliza por defecto como fecha de conversión para todos los sistemas contables y empresas.
La fecha del impuesto de la transacción comercial se utiliza por defecto como fecha de conversión. No puede modificar las opciones de configuración.
Las fechas de conversión se definen en la actividad
Ajuste
preciso Perfiles de conversión de moneda . La asignación de un perfil de conversión de moneda a un sistema contable y una empresa se especifica en la actividad de ajuste preciso Tipo de conversión (valor de la cotización de compra, promedio de tasa de cambio de divisas o cotización de venta)
Integración y ampliación
Sistema contable .
El tipo de conversión Promedio de tasa de cambio de divisas se utiliza para todos los sistemas contables y empresas. Las fechas de conversión se definen en la actividad
Ajuste
preciso Perfiles de conversión de moneda . La asignación de un perfil de conversión de moneda a un sistema contable y una empresa se especifica en la actividad de ajuste preciso
Integración y ampliación
Sistema contable .
El tipo de conversión Promedio de tasa de cambio de divisas se utiliza para todas las residencias fiscales. Se define el tipo de conversión para cada residencia fiscal y se indica en la actividad
Ajuste preciso
sobre mercancías y servicios
Impuesto Definir
conversiones de moneda .
Para casi todas las transacciones comerciales y contabilizaciones, la fecha del impuesto coincide con la fecha de contabilización. Con las parametrizaciones estándar mencionadas arriba, las diferencias del tipo de cambio aparecen en los asientos contables. Por lo tanto, se recomienda dejar las configuraciones estándar sin modificaciones para evitar diferencias no deseadas en la tasa de cambio de los documentos contables. Características especiales: ●
La fecha del impuesto más reciente de todas las posiciones de factura se utiliza para la conversión de moneda de los importes de factura en las facturas de cliente y de proveedor.
●
Puede cambiar manualmente la fecha del impuesto para cada posición de factura para las facturas de cliente.
●
Para las facturas de proveedor, se utiliza la siguiente secuencia para determinar la fecha del impuesto: ○ Si el documento de factura está asignado a una entrada de mercancías contabilizada, el sistema utiliza la fecha de factura (y no la fecha de entrada de mercancías) como fecha del impuesto.
384
○
Si el documento de factura está asignado a una confirmación de entrada de mercancías contabilizada, el sistema utiliza la fecha de entrada de mercancías (y no la fecha de entrada de entrega) como fecha del impuesto.
○
Si no existe ni la confirmación de la entrada de mercancías ni la entrada de mercancías, el sistema utiliza la fecha de factura como la fecha del impuesto.
○
Si cambia la fecha de contabilización en el documento de factura, la fecha de contabilización modificada también se utiliza como fecha del impuesto.
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●
Puede indicar manualmente tipos de cambio para facturas de proveedor. No obstante, esto sólo tiene efecto en la conversión de posiciones de impuestos y por consiguiente puede causar diferencias en el tipo de cambio.
●
Para una devolución de mercancías, el sistema utiliza la fecha de factura del documento de factura relacionado como fecha del impuesto. Si no se puede asignar ningún documento de factura a la devolución de mercancías pero se ha asignado un pedido, el sistema utiliza la fecha del pedido.
Ejemplo: Factura de proveedor con fecha de conversión diferente Indica y contabiliza una factura de proveedor en moneda extranjera que hace referencia a una entrada de mercancías anterior. Fecha de entrada de mercancías
Fecha de factura
Fecha de contabilización
Fecha de conversión Fecha de conversión para importes brutos y para posiciones de netos impuestos
01.06.
03.06.
N/D
03.06.
01.06.
El sistema utiliza la fecha de factura que se corresponde con la fecha de contabilización estándar, como la fecha de conversión para contabilizar los importes brutos y netos. El sistema utiliza la fecha de entrada de mercancías de le entrega como la fecha de conversión para las posiciones de impuestos contabilizadas. Si se definen tipos de cambio diferentes en 1 de junio y 3 de junio, se muestra una diferencia de tipo de cambio en el documento contable para la factura de proveedor.
Consulte también Perfil de conversión de moneda
7.1.5 Determinación de impuestos 7.1.5.1 Determinación de impuestos 7.1.5.1.1 Determinación de impuestos Resumen El sistema proporciona un evento fiscal y utiliza los números resultantes para generar informes de impuestos. Este informe creado automáticamente no sustituye la calificación fiscal del cliente o del propio usuario. SAP no asume responsabilidad por la exactitud del informe creado automáticamente o el informe de impuestos generado. Como regla, las empresas tienen la obligación legal de calcular los impuestos sobre los productos que compran o venden, o sobre los servicios que utilizan, y de recaudar estos impuestos, que deben pagar sus clientes. Después de que se proporcionaron los productos o servicios, los impuestos se deben declarar y pagar a las autoridades fiscales relevantes. Los impuestos se calculan para documentos comerciales como pedidos, facturas, notas de crédito o anticipos. Debido a que las leyes de cálculo de impuestos son diferentes en cada país, su empresa enfrenta el desafío de calcular el impuesto correcto para cada transacción comercial. El sistema le ayuda calculando de forma automática el impuestos para los siguientes tipos: SAP Business ByDesign 1302 Contabilidad fiscal
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●
Impuesto sobre el valor añadido (IVA) Este impuesto es recaudado en muchos países, en especial en los de la Unión Europea. Hay muchas diferencias regionales. Por ejemplo, en algunos países, como Canadá y Australia, el impuesto sobre el valor añadido se recauda como "Impuesto sobre mercancías y servicios".
●
Impuesto sobre ventas y consumo Este impuesto se recauda, por ejemplo, en los Estados Unidos y, de manera similar, en Canadá (impuesto provincial sobre ventas).
●
Retención de impuestos Este impuesto se recauda de diferentes maneras en varios países. El sistema puede calcular la retención de impuestos para los Estados Unidos.
Además, el sistema ofrece una herramienta de gestión de informes que le brinda un control efectivo sobre la declaración obligatoria de estos impuestos.
Requisitos previos ●
Ha creado los Datos maestros para determinación de impuestos [página 391].
●
Definir el alcance de la solución para el cálculo de impuestos Las siguientes actividades son necesarias para definir el alcance de la solución para el cálculo de impuestos: ○ El alcance de la solución para el cálculo de impuestos está especificado en el sistema en la Configuración empresarial, debajo de Soporte y servicios integrados. El concepto empresarial Cálculo de impuestos está ubicado en el paquete empresarial Entorno empresarial. ○
Si, además, necesita calcular los impuestos en sus ofertas, active la opción relevante en Alcance. En el paso Preguntas, navegue hasta el área empresarial Ventas y seleccione Nueva operación > Ofertas con cálculo de impuestos.
Elementos El sistema recopila los datos relevantes de los documentos comerciales disponibles para calcular correctamente los impuestos aplicables. Como usuario, debe configurar su sistema con la información necesaria para sus casos empresariales. SAP ha preconfigurado una gran cantidad de casos empresariales pero, en algunos casos, deberá ampliar su sistema. Para obtener más información sobre la determinación de impuestos y cómo el sistema fusiona y clasifica datos, consulte Elementos para determinación de impuestos [página 394].
Determinación de número de identificación fiscal En los siguientes casos, se determina de nuevo el número de identificación fiscal: ●
Se ha modificado la fecha del impuesto
●
Se ha modificado el grupo de declaración de impuestos, comprador o vendedor
●
El número de identificación fiscal es incorrecto
●
Se ha modificado el país del impuesto
Números de impuesto sobre el valor añadido (IVA) Para entregas de exportación Para obtener la exención fiscal para entregas dentro de la comunidad, debe registrar, entre otras cosas, el número de IVA del receptor del servicio, que se va a utilizar para recibir las mercancías.
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Si hay varios números de IVA asignados al registro maestro del cliente, el sistema selecciona el número de IVA según los siguientes criterios: ●
El número de IVA del país en el que está ubicado el destinatario de las mercancías.
●
Si no se introduce el número de IVA del país de entrega en los datos maestros, el sistema busca otros números introducidos en los datos maestros y selecciona un número diferente del número del país desde el cual se envían las mercancías.
●
Si sólo hay un número de IVA para el país en el que se inicia el envío de las mercancías, o si no hay ningún número, los requisitos previos para una entrega dentro de la comunidad no se han cumplido y la entrega debe ser gravada a la tasa de impuestos relevante. Si el número de IVA se introdujo en los datos maestros, se mostrará automáticamente en la factura. Puede sobrescribirlo en la ficha Impuestos en el documento. De todos modos, sólo puede sobrescribir utilizando los números que ha introducido previamente en el registro maestro de cuentas.
Para otros servicios realizados en el extranjero Según la directiva de la UE 2008/8/CE y la legislación fiscal específica de país, existe una regulación nueva, en particular, para comisiones B2B relacionadas con el lugar en que se realizan los servicios. Por lo general, el lugar en que se suministran los servicios sirve como dirección de destinatario del servicio. Si el país donde se encuentra la dirección del destinatario difiere de la dirección de la cuenta, se entiende que la dirección del destinatario es la ubicación donde se realiza el servicio. Esto influye directamente en cómo se determinan los impuestos, por el hecho de que la dirección del destinatario se utiliza para determinar el lugar en que se gravarán los servicios. Por ejemplo, se puede consultar el art. 3a (2) de la Ley de IVA en Alemania. Si esto no es correcto para todos los casos, los datos de impuestos aplicables se deben adaptar manualmente, principalmente la residencia fiscal y el código de impuesto. Para distinguir entre las empresas y los individuos como destinatarios del servicio, el sistema (árbol de decisión de impuestos) verifica si se ha introducido un número de IVA en los datos maestros de la cuenta. Si falta el número de IVA, el caso comercial se trata como un servicio que se ha realizado para un individuo. Por lo tanto, es importante recordar incluir el número de IVA al introducir los datos maestros de la cuenta.
Mecanismo de inversión del sujeto pasivo Mecanismo de inversión del sujeto pasivo significa, en algunos casos, que el cliente es, por ley, responsable del IVA, y está obligado a pagarlo a la autoridad fiscal correspondiente. En este caso, el empresario emite una factura sin IVA, pero con una notificación indicando que la deuda fiscal se transfiere al cliente. El cliente debe calcular y pagar el IVA a la autoridad fiscal, y normalmente puede reclamar la deducción de IVA soportado. La transferencia de la deuda fiscal al receptor del servicio se llama mecanismo de inversión del sujeto pasivo. Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos con mecanismo de inversión de sujeto pasivo [página 400].
Impuestos en la gestión de pedidos para terceros En escenarios de ventas típicos, las transacciones tienen lugar directamente entre una empresa y un cliente, ambos socios comerciales están ubicados en el mismo país y la empresa produce y entrega una mercancía o servicio directamente al cliente. En tales escenarios no se necesitan regulaciones de impuestos especiales. Pero en el evento en que uno o más parámetros de este escenario empresarial difieren de la situación típica, por ejemplo, dirección del cliente y direcciones de entrega no son iguales, se aplican regulaciones especiales dependiendo de la complejidad de los escenarios. SAP Business ByDesign 1302 Contabilidad fiscal
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Para obtener más información, consulte Impuestos en la gestión de pedidos para terceros y transacciones en cadena [página 403].
Fecha relevante para la declaración de IVA La fecha utilizada para la declaración de IVA depende del documento comercial. Por ejemplo, en la factura del proveedor, se utiliza la Fecha de recepción y, en la factura del cliente, la Fecha de contabilización. Pero si lo desea, también puede introducir una Fecha de vencimiento de impuestos. Para obtener más información sobre la fecha de vencimiento del impuesto, consulte Fecha de vencimiento de impuesto de posiciones de impuesto [página 359].
Introducir o modificar códigos de impuestos en documentos de asientos contables Puede introducir o modificar códigos de impuestos en documentos de asientos contables de la siguiente forma: ●
Pedidos de cliente Vaya al centro de trabajo Pedidos de cliente y seleccione Nuevo pedido de cliente o uno existente para su tratamiento. Seleccione Visualizar todos. Seleccione la etiqueta Posiciones y desde allí vaya a la etiqueta Impuestos. Seleccione una entrada apropiada para la posición seleccionada en Código de impuesto.
●
Facturas o notas de crédito Vaya al centro de trabajo Facturación de cliente y seleccione Nueva factura manual o una factura o nota de crédito existente para su tratamiento. Seleccione la etiqueta Posiciones y desde allí vaya a la etiqueta Impuestos. Seleccione una entrada apropiada para la posición de factura seleccionada en Código de impuesto.
●
Pedido Vaya al centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos y seleccione Nuevo pedido o uno existente para su Visualizar todos Posiciones . En la etiqueta Datos básicos, en Impuestos tratamiento. Seleccione seleccionar el código de impuesto correspondiente para la posición de pedido seleccionada.
●
Factura de proveedor Vaya al centro de trabajo Factura de proveedor y seleccione Nueva factura sin pedido o una factura existente para su tratamiento. En la etiqueta Resumen seleccione el código de impuesto correspondiente para la posición de factura seleccionada.
Árbol de decisión de impuestos El sistema utiliza el árbol de decisión de impuestos para determinar correctamente un evento fiscal. El árbol de decisión de impuestos consta de una secuencia de preguntas lógicamente conectadas que el sistema determina como verdaderas o falsas después de compararlas con los datos introducidos en los documentos. De esta manera, los hechos se limitan hasta que el evento fiscal y el método de cálculo de impuestos correcto se ha determinado. Las preguntas se comparan con los datos introducidos en el documento y se responden; el proceso subyacente puede ser representado como flujo de proceso. Las preguntas del siguiente ejemplo se utilizan para determinar el evento fiscal “Exportación a tercer país” para una empresa radicada en Alemania.
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Cada país tiene asignado un árbol de decisión de impuestos.
Flujo de proceso
El flujo del proceso para determinación de impuestos describe una muestra de cómo se determina un evento fiscal para una factura: 1.
El agente comercial crea y graba una factura manual.
2.
Una vez introducidos los datos necesarios, el sistema transfiere datos relevantes para impuestos para la determinación de impuestos, como: ● Ubicación del proveedor o el comprador
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●
Atributos fiscales del socio comercial Uno de estos atributos es el motivo de exención fiscal que depende de ciertas leyes específicas de cada país.
●
Atributos fiscales de los productos El tipo de tasa de impuesto y el motivo de exención fiscal pueden ser diferentes para cada país, región y tipo de impuesto. Por ejemplo, en los Estados Unidos, generalmente los servicios no están sujetos a impuestos, de manera que el motivo de exención fiscal debe ser asignado en los datos maestros de los productos. Normalmente, los productos se gravan a tasa de impuesto estándar, y no se necesitan otras entradas.
3.
El sistema utiliza los datos relevantes para impuestos a fin de activar la determinación de impuestos, y los datos se procesan automáticamente en un árbol de decisión de impuestos.
4.
El sistema calcula los impuestos en base a los siguientes componentes: ● Evento fiscal
5.
390
●
Tipos de impuestos
●
Tipos de tasas de impuestos como tasa estándar de impuesto sobre el valor añadido
●
Tasa de impuesto como un porcentaje
●
Importe gravable
El sistema incluye el resultado de la determinación y el cálculo de impuestos en el pedido. El impuesto calculado se visualiza en la ficha Determinación de precios y en la ficha Impuestos de la ficha Posiciones . Todos los detalles de impuestos determinados por el sistema se muestran en la ficha Impuesto. Por ejemplo: ● Residencia fiscal ●
Código de impuesto
●
Código de domicilio fiscal en caso de que la residencia fiscal sea Estados Unidos
●
Región fiscal en caso de que la residencia fiscal sea Canadá
●
Fecha de impuesto
●
En una tabla con una fila para cada tipo de impuesto se enumera lo siguiente: ○ Base gravable ○
Tipo de tasa de impuesto
○
Tasa de impuesto
○
Motivo de exención fiscal, si es necesario
○
Importe del impuesto
○
Tipo de deducibilidad (sólo para documentos de compra)
○
Parámetros específicos de cada país (si es necesario), como indicadores para impuesto diferido (en Francia o la India), código de jurisdicción fiscal (Estados Unidos) o región (Canadá).
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Sin embargo, no todas las transacciones relevantes para impuestos pueden ser reconocidas automáticamente y con exactitud por el sistema. Por lo tanto, recomendamos sobrescribir los datos manualmente en el documento, en caso de que el sistema no determine la residencia fiscal correcta o el código de impuesto correcto para la transacción. Si debe modificar manualmente la residencia fiscal en el documento, la ayuda para entradas muestra sólo los países para los que se crea una autoridad fiscal y los acuerdos fiscales se actualizan para su empresa. Sin embargo, también puede introducir otra residencia fiscal en el que las ventas se deben informar por motivos fiscales. Luego, el sistema muestra los códigos de impuestos específicos para este país. Recuerde que debe crear la autoridad fiscal para este país. Luego, debe volver a activar la determinación de impuestos en el documento, de manera que se pueda encontrar el número de identificación fiscal correcto para la transacción. Para países que tienen tasas de impuesto múltiples, puede introducir el criterio de cálculo de impuestos manualmente. Tenga en cuenta que si los datos relevantes para impuestos, como el país donde se presta el servicio o donde se encuentra el receptor de las mercancías fue modificado en un documento siguiente de una transacción comercial, no se determinan la Residencia fiscal ni el Código de impuesto. Esto afecta, por ejemplo, a modificaciones en datos de dirección en una confirmación de servicio creada para una orden de servicio, o modificaciones en una factura de proyecto creada para un pedido de cliente.
Consulte también Procesamiento de parte Determinación de impuestos — EE.UU. [página 406] (Este documento cubre conceptos específicos para los Estados Unidos, tales como el cálculo de impuestos de entregas en Tejas y California, nexo.)
7.1.5.1.2 Detalles de Determinación de impuestos 7.1.5.1.2.1 Datos maestros para la determinación de impuestos Para asegurar que la determinación de sus procesos de ventas se ejecuta correctamente, ha creado los siguientes datos maestros:
Autoridad fiscal En el centro de trabajo Gestión fiscal ha creado un registro de datos maestros de cada autoridad fiscal responsable de la empresa.
Acuerdos fiscales de la empresa Ha asignado un acuerdo fiscal de la empresa en el registro e datos maestros para la autoridad fiscal. Introduce un número de identificación fiscal para el tipo de impuesto para confirmar que su empresa está registrada y que ha declarado los impustos a la autoridad relevante.
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391
Certificado de exención fiscal en los datos maestros de cuenta En países como Estados Unidos, Francia e Italia, cuentas como las de las organizaciones si ánimo de lucro pueden estar exentas del pago de impuestos durante un cierto período de tiempo. Para estas cuentas se define un número de certificado de exención apropiado y la fecha de validez en los datos maestros de la cuenta. Los Certificados de exención fiscal se consideran en las transacciones de ventas y se requieren para determinar tanto el pago de cliente correcto como el pago correcto a las autoridades fiscales correspondientes. Si el certificado de exención fiscal es válido a la fecha fiscal, entonces no se calcula ningún impuesto. El número de certificado de exención se indica automáticamente en el documento de pago. Se debe indicar un motivo para la exención de impuestos en los datos maestros del cliente.
Código de domicio fiscal en las daots maestros de la cuenta para Estados Unidos Ha creado un domicilio fiscal en los datos maestrs de la cuenta.
Empresa Los datos de la empresa, como la empresa, la dirección y el código de domicilio fiscal se indican en la gestión organizativa.
Productos Si no indica otra información en un registro maestro de producto, el producto se grava con la tasa de impuestos estándar. Si queire modificar la tasa de impuesto estándar de varios países, debe asignar el tipo de tasa de impuesto y, si es necesario, el motivo de exención de impuestos del producto relevante en los datos maestros.
Servicios Para impuesto, debe especificar qué tipos de servicios ofrece y como se deben gravar o quien está sujeto a impuesto en una transacción comercial concreta, de forma que el sistema determine el código fiscal relevante. Indique sus servicios en la vista Servicios del centro de trabajo Portafolio de productos y servicios dentro de la ficha Descripción del servicio y, de ser preciso, asígnelos en el motivo de exención fiscal relevante dentro de la ficha Impuesto o bien especifique si se debe gravar el servicio en la ubicación donde se presta: Si se instala o implementa una pieza de repuesto, entonces la implicación de impuesto puede ser prestación o realización de trabajo. El sistema no puede determinar estos casos automáticamente. En cada caso individual, verifique el código impositivo correspondiente en la ficha Impuestos para el servicio y la pieza de repuesto. Específicos para la Unión Europea ●
392
Algunos servicios siempre se gravan en la oficina central de la empresa que proporciona el servicio, incluso si se proporcionan para un cliente radicado fuera de los límites de la oficina central. En los registros de datos maestros de estos servicios, asegúrese de que no se indicado nada en el campo Motivo de exención fiscal de la ficha Impuestos , y de que no se ha fijado el indicador Sujeto a impuestos en destino. Según la Directiva 2008/8/EC y su implementación en el Acta anual de impuestos 2009, a partir del 1 de enero de 2010, esta es la regla básica para servicios que se proporcionan para un consumidor particular final radicado fuera de los límites del país donde se encuentra la oficina central.
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●
Algunos servicios siempre deben estar gravados en la ubicación donde se proporcionan, como los trabajos de construcción o edificación. Para tales servicios, establezca el indicador Sujeto a impuestos en destino en la ficha Impuestos . En este punto, el sistema controla que se haya prestado el servicio. La tansacción no se grava a nivel nacional si la ubiación donde se proporciona el servicio es el extranjero. Si se selecciona este indicador, entonces se usa la dirección de la ubicación del servicio para determinar si se gravarán los servicios. En este caso, la empresa que proporciona las mercancías o servicios debe gravar la transacción comercial en el país de destino y registrarla también allí. Según la Directiva 2008/8/EC y su implementación en el Acta anual de impuestos 2009, a partir del 1 de enero de 2010. Un ejemplo es el trabajo realizado sobre propiedades muebles tangibles de un consumidor particular en el extranjero.
●
Para garantizar que la determinación de impuestos funcione correctamente, debe establecer los indicadores e indicar los motivos para la exención de impuestos en todos los países relevantes. Esto resulta particularmente necesario para actualizar el indicador Sujeto a impuestos en destino para tanto el país emisor como para el receptor. En comparación, si las mercancías o los servicios están sujetos a impuesto en destino, el vendedor debe calcular y pagar el impuesto del país de destino. Por lo tanto, no basta con actualizar los detalles impositivos solo para el país de origen, sino que también se deben actualizar los datos de los países de destino. Sin embargo, algunas circunstancias pueden derivar en desgravación o en imposición doble. La desgravación se produce cuando se indica que un servicio está sujeto a impuestos en destino en el país de origen, pero no en el de destino. La imposición doble se produce cuando se indica que un servicio está sujeto a impuestos en destino en el país de destino, pero no en el de origen. Estas inexactitudes legislativas también se dan en casos reales. De todos modos, el sistema no admite la doble imposición. Para los servicios que no están sujetos a impuesto en el país de origen (concretamente, aquellos indicados como Sujeto a impuestos en destino), se debe controlar cuidadosamente la configuración para los países de destino, a fin de evitar una desgravación accidental. El indicador Sujeto a impuestos en destino solo se emplea en transacciones relacionadas con CRM, y con SRM.
●
Otros servicios como los proporcionados por una empresa situada en el extranjero o trabajos específicos se gravan según el mecanismo de inversión del sujeto pasivo. Para obtener más información, consulte Mecanismo de inversión del sujeto pasivo [página 400]. Desde el punto de vista del vendedor, la transacción se debe informar, pero el impuesto adeudado se transfiere a la cuenta. Si este motivo de exención de impuesto se indica en el registro maestro de servicios, el sistema aplica la regla de inversión del sujeto pasivo a la transacción de ventas correspondiente. La nota que hace referencia a la invesión del impuesto adeudado (mecanismo de inversión del sujeto pasivo) se imprime en la factura. El motivo relevante de exención de impuesto se debe indicar para el servicio en la ficha Impuestos . De acuerdo con la Directiva 2008/8/ED y su implementación en el Acta anual de impuestos 2009, desde el 1 de enero de 2010, esta es la regla básica para servicios que se proporcionan para una empresa en el extranjero. La regla básica determina automáticamente si la central de la empresa que brinda las mercancías o los servicios se encuentra en cualquier estado miembro de la UE. En el caso de las cuentas nacionales, sin embargo, el sistema no reconoce automáticamente la regla de de inversión del sujeto pasivo. Cuando sea aplicable, el usuario debe sobrescribir manualmente el código de impuestos en los documentos de ventas (§13b (1) N. 2 - 5). Para ello puede crear su propio código de impuestos y la frase legal en la configuración empresarial. Para más información, véase Impuesto sobre mercancías y servicios: Guía de configuración [página 404]. El evento fiscal y el código del motivo de exención fiscal correpondientes ya están disponibles en el sistema.
Específicos para Estados Unidos de América ●
La ubicación del servicio se emplea siempre para la determinación de impuestos para servicios en EE. UU. El indicador Sujeto a impuestos en destino no es relevante para este país.
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Consulte también Impuestos sobre mercancías y servicios: Guía de configuración [página 404] Determinación de impuestos [página 385]
7.1.5.1.2.2 Elementos de la determinación de impuestos Resumen Las secciones siguientes le ofrecen un resumen de los elementos de la determinación de impuestos y sus relaciones:
Tipo de impuesto y tipo de tasa de impuesto Todo tipo de impuesto en un evento fiscal tiene un tipo de tasa de impuesto y una tasa de impuesto que se aplica a la base imponible (en la mayoría de los casos, el importe neto) para calcular el importe de impuesto para el tipo de impuesto pertinente. Las tasas de impuesto están representadas en el sistema por tipos de tasa de impuesto – en el ejemplo de Alemania, la tasa de impuesto del 19% para el impuesto sobre el valor añadido corresponde al tipo de tasa de impuesto estándar. De esta forma, es fácil representar dependencias temporales. Si la tasa de impuesto para este tipo de impuesto cambia debido a una nueva ley, se puede definir una tasa de impuesto nueva en el sistema para una fecha de validez específica sin tener que crear un nuevo código de impuesto. Especificidades de país ●
India y Canadá Para jurisdicciones fiscales como India y Canadá, donde existe más de un tipo de impuesto, se pueden utilizar los campos siguientes: Tipo de tasa de impuesto y Motivo de exención fiscal, así como Tipo de deducibilidad para documentos de compras.
●
Alemania El tipo de tasa de impuesto estándar se calcula para el impuesto sobre el valor añadido sobre la base del importe neto. Esto significa que, si la tasa de impuesto es el 19%, se calcula un importe de impuesto de 19 euros para un importe neto de 100 euros.
Tasa de impuesto Especificidades de país ●
Canadá y Estados Unidos Para Canadá, los impuestos se configuran previamente para cada provincia y territorio en Canadá, y para cada estado en los Estados Unidos. No obstante, antes de utilizar el sistema, se tiene que verificar si estas tasas de impuesto aún son válidas, de acuerdo con las modificaciones legislativas recientes.
Evento fiscal En el evento fiscal, el sistema determina el método de tasación a utilizar para la transacción comercial de acuerdo con: ●
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los tipos de impuesto que son aplicables
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●
si la transacción comercial es imponible o no
●
si la transacción comercial está sujeta a impuestos o no
●
la tasa de impuesto que es aplicable
Para transacciones comerciales transnacionales, el sistema utiliza un árbol de decisiones de impuestos tanto para el país de salida como para el país receptor con el fin de determinar el método de tasación utilizado en el evento fiscal para cada país. Los árboles de decisiones relevantes se determinan por los países introducidos en el documento, en particular por los países del proveedor y del destinatario de mercancías. Otras jurisdicciones fiscales pueden ser la: ●
ubicación de la residencia fiscal del vendedor que proporciona un servicio
●
ubicación de la residencia fiscal del comprador para el que se proporciona un servicio
●
ubicación en la que se tiene que proporcionar el servicio
Implicaciones del evento fiscal para otras áreas: ●
●
Para calcular el impuesto, el evento fiscal considera lo siguiente: ○ tipo de impuesto vencido ○
procedimiento para cálculo de impuestos
○
motivos de exención fiscal, si es necesario
Para determinar el impuesto, el evento fiscal especifica lo siguiente: ○ criterios de asignación para los informes de impuestos ○
●
el campo en el que se visualiza el impuesto en la declaración de impuestos: puede asignar eventos fiscales a los campos del formulario de la declaración de impuestos para el país relevante. Para obtener más información, consulte Declaraciones de impuestos para mercancías y servicios.
En contabilidad, el evento fiscal controla la determinación de cuentas.
Naturalmente, existen más eventos fiscales en el sistema para otras transacciones comerciales habituales. No obstante, no puede crear sus propios eventos fiscales. Especificidades de país ●
Alemania Ejemplos de eventos fiscales ○ 10: Adquisición nacional 1) ○
100: Adquisición intracomunitaria
○
310: Aprovisionamiento nacional de mercancías y servicios
○
400: Aprovisionamiento intracomunitario (§4 Nr. 1b Ley del IVA)
De acuerdo con la Directiva 2008/8/CE y su implementación bajo el Acta anual de impuestos 2009, el aprovisionamiento de servicios intracomunitario también se tiene que declarar en las declaraciones del IVA a partir del 1 de enero de 2010. Con este fin, se han introducido campos nuevos en la declaración del IVA: campos 21, 46 y 47. Para utilizar estos campos para servicios prestados en un estado miembro extranjero de la Unión Europea, existen dos eventos fiscales nuevos para Alemania y todos los demás miembros UE válidos a partir del 1 de enero de 2010. ○ Venta 455 "Venta de servicios de la UE, inversión del sujeto pasivo" ○
155 "Compra de servicios de la UE, inversión del sujeto pasivo"
Se pueden producir errores si se utilizan estos eventos fiscales con una fecha del impuesto anterior.
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Tipo de deducibilidad Además de la tasa de impuesto, también cuenta el porcentaje en el que el IVA soportado es deducible. Dependiendo del tipo de empresa o el tipo de volumen de negocios saliente en el que se ha incorporado un determinado volumen de negocios entrante, el IVA soportado se puede deducir en un porcentaje del 100%, 0% o un porcentaje determinado específicamente para la empresa. Con este fin, se definen tipos de deducibilidad que representan el porcentaje. Los dos tipos de deducibilidad utilizados con mayor frecuencia son Totalmente deducible (100%) y No deducible (0%).
Código fiscal El método adecuado para calcular impuestos viene determinado por una combinación de tipo de impuesto, evento fiscal y tipo de tasa de impuesto, y por el tipo de deducibilidad para el IVA soportado del volumen de negocios. Puede definir el código fiscal en el sistema para evitar errores cuando estos parámetros se introduzcan de forma manual. Cada código fiscal representa una combinación unívoca de los parámetros siguientes: ●
●
En ventas ○ Evento fiscal ○
Tipos de impuesto
○
Tipos de tasa de impuesto correspondientes
En compras ○ Evento fiscal ○
Tipos de impuesto
○
Tipos de tasa de impuesto correspondientes
○
Tipos de deducibilidad
Esto hace posible definir todos los parámetros representados por un código fiscal en el documento seleccionando un código fiscal, sin tener que introducir cada parámetro de forma individual. Los impuestos se pueden calcular de forma automática solo para los productos del maestro de productos. Esto es porque, a veces, tiene que introducir el código fiscal manualmente, especialmente en compras. Como alternativa, puede introducir una categoría de producto, de manera que el tipo de tasa de impuesto para esta categoría se pueda utilizar y, así, permitir el cálculo de impuestos automático. El sistema utiliza un código fiscal unívoco para un evento fiscal solo para los países que tienen un tipo de impuesto. Especificidades de país ●
Canadá e India En ambos países se pueden considerar varios tipos de impuesto para un evento fiscal. India, por ejemplo, utiliza varios tipos de impuesto y cada tipo de impuesto tiene varios tipos de tasa de impuesto y tipos de deducibilidad, El número de combinaciones posibles que pueden resultar hace que sea imposible trabajar de forma eficiente con códigos fiscales. En estos países, el código fiscal corresponde al evento fiscal.
●
Alemania De acuerdo con la Directiva 2008/8/CE y su implementación bajo el Acta anual de impuestos 2009, el aprovisionamiento de servicios intracomunitario también se tiene que declarar en las declaraciones del IVA a partir del 1 de enero de 2010. Con este fin, se han introducido campos nuevos en la declaración del IVA: campos 21, 46 y 47. Para utilizar estos campos para servicios prestados en un estado miembro extranjero de la Unión Europea, existen dos códigos fiscales nuevos para Alemania y todos los demás miembros UE válidos a partir del 1 de enero de 2010:
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○
Compras: 430 "Compra de servicios de la UE, inversión del sujeto pasivo, tasa estándar, completamente deducible
○
Ventas: 530 "Venta de servicios de la UE, inversión del sujeto pasivo"
○
Excepción para Italia: En Italia, el código fiscal para ventas es: 540 "Venta de servicios de la UE, inversión del sujeto pasivo"
Región exenta En muchos países existen regiones y áreas que tienen un estado especial en la legislación fiscal. Por ejemplo, Büsingen y Helgoland están exentas del impuesto sobre el valor añadido alemán. En la configuración empresarial, puede definir las regiones exentas de las normativas impositivas nacionales o que tienen un estado especial. Estas regiones pueden corresponder a regiones políticas, comunidades o zonas libres de impuestos y se derivan directamente del código postal.
Código de domicilio fiscal Los niveles de domicilio fiscal se consideran en el cálculo de impuestos si los impuestos son a nivel de estado, condado y ciudad pero no a niveles nacionales de gobierno. Los diferentes niveles de un código de domicilio fiscal representan diferentes niveles administrativos. El ajuste preciso de esta actividad garantiza que el sistema utiliza todos los niveles administrativos para determinar la tasa de impuesto para cada autoridad. En algunos países, no obstante, otros niveles de gobierno tienen jurisdicción fiscal. En estos casos, puede adaptarlos. Defina tasas de impuesto después de haber actualizado el código de domicilio fiscal. Especificidades de país ●
Estados Unidos En los Estados Unidos, los impuestos los recaptan no solo los estados, sino también los condados y las ciudades; para ventas nacionales, la tasación, por lo tanto, depende del estado, del condado y de la ciudad en la que su empresa y el destinatario de mercancías se encuentren. Con este fin, puede introducir un código de domicilio fiscal en los datos maestros de la empresa y del cliente. El código de domicilio fiscal representa la ubicación de su empresa, de su cliente o de su proveedor en una estructura jerárquica, de manera que un país puede tener varios estados que, a su vez, pueden tener varias ciudades y municipios. El código de domicilio fiscal se estructura como sigue: ○ 2 caracteres alfanuméricos para el primer nivel; es el código de estado estándar ○
6 caracteres alfanuméricos para el segundo nivel; por ejemplo, el condado
○
6 caracteres alfanuméricos para el tercer nivel; por ejemplo, la ciudad
○
1 carácter alfanumérico para el cuarto nivel, por ejemplo, la ubicación o el área
No es necesario utilizar los cuatro niveles. El número de niveles utilizados depende del estado. Esta función actualmente se utiliza solo en los Estados Unidos. Para los Estados Unidos, los códigos de domicilio fiscal se han preconfigurado en el sistema en el nivel de estado de EE.UU. Tiene que introducir más niveles, según sea necesario. Si un código de domicilio fiscal no se ha asignado a un cliente, el sistema utiliza el estado de los EE.UU. de la dirección como código de domicilio fiscal. Ejemplo Código de domicilio fiscal - Descripción
Código de domicilio fiscal
Tasación en %
Estado de Nueva York
NY
4%
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Código de domicilio fiscal - Descripción
Código de domicilio fiscal
Tasación en %
Condado de Albany
NYAL0181
4%
Condado de Allegany
NYAL0221
4,5%
En el código de domicilio fiscal NYAL0181, NY es Estado de Nueva York, AL0181 es Condado de Albany en el Estado de Nueva York. Para el Condado de Albany, se consideran dos niveles de código de domicilio fiscal, y se impone un 8% (4% + 4%) de impuesto. Para el Condado de Allegany, se impone un 8,5% (4% + 4,5%). ●
Canadá Otros países como Canadá tienen tasas de impuesto que dependen de regiones. Es debido a que Canadá está dividido en provincias y territorios. En estos casos, utilice el campo Región.
Exención fiscal La exención fiscal es una exención de todos los impuestos o de determinados que se imponen en un país. En la mayoría de los casos, la base de la exención fiscal viene determinada por requerimientos legales. En algunos casos, se pueden aplicar sin tener que considerarlos. Para garantizar la transparencia, muchos legisladores requieren que el motivo de la exención fiscal se especifique en los documentos relevantes, como facturas. Los motivos de exención fiscal se facilitan en el sistema, no se pueden modificar y se asignan a un tipo de impuesto. Los certificados de pago directo de un cliente y de organización exenta son aplicables hasta que se revoquen. Los certificados de exención fiscal se determinan automáticamente en un documento de ventas. Puede asignar motivos de exención fiscal relevantes a los datos maestros de producto y cliente, seleccionando la entrada relevante en los campos Motivo de exención fiscal. Para obtener más información, consulte Procesamiento del certificado de exención fiscal [página 399]. Especificidades de país ●
Estados Unidos Para los Estados Unidos, están disponibles varios tipos de certificado de exención fiscal: ○ Certificado de pago directo - continuo ○
Certificado de organización exenta - continuo
○
Certificado de uso exento - continuo
○
Certificado de uso exento - individual
○
Certificado de reventa - continuo
○
Certificado de reventa - individual
También hay que añadir el estado. Solo se pueden encontrar automáticamente los siguientes tipos de certificados de exención fiscal, dado que solo en estos casos es seguro que siempre se aplican los certificados de exención: ○ Certificado de pago directo – continuo ○
Certificado de organización exenta – continuo
Para todos los demás tipos de certificados necesitará la información del cliente de si se puede utilizar el certificado para la transacción actual. A continuación, deberá asignar los tipos manualmente en una transacción de venta.
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Información del texto legal La información de texto legal es una explicación textual de los motivos de exención impresos en facturas. Estos textos explican la razón por la cual determinadas transacciones están exentas de impuestos, lo que le permite cumplir con los requisitos legales. La información de texto legal está impresa en una factura de cliente, si, por ejemplo, es aplicable una exención fiscal. No obstante, si los textos no están disponibles en el idioma requerido, el sistema el texto en inglés para la factura.
7.1.5.1.2.3 Procesamiento de certificado de exención fiscal Resumen Una exención fiscal es una exención de todos o determinados impuestos estatales o nacionales por la que parte de los impuestos que normalmente se recolectarían de un individuo o una organización no se cobran. Un certificado de exención fiscal es un certificado que envía un cliente a una empresa para reclamar la exención del impuesto sobre las ventas. En este sistema, el certificado de exención fiscal contiene la siguiente información: ●
Indica el período de tiempo durante el cual se pueden aplicar las exenciones fiscales.
●
Indica si las exenciones fiscales se aplican a una sola transacción de ventas o a varias.
●
Indica si el importe exento (acumulado) supera el importe máximo cuando las exenciones se aplican en varias transacciones de ventas. Esto se aplica a los Certificados de exención fiscal para Francia solamente.
●
Indica el motivo de la exención fiscal En Francia, un cliente puede solicitar la exención del IVA a las autoridades. Si se le concede, el cliente recibe una carta de confirmación que incluye un número de licencia y el período por el cual está exento de IVA. El cliente envía esta carta a un proveedor que deberá tener en cuenta la exención fiscal cuando le emita facturas. El proveedor no puede incluir impuestos en las facturas del cliente durante el período de validez de la licencia de exención.
Requisitos previos El cliente ha solicitado la exención fiscal a la autoridad fiscal y ha recibido un certificado de exención fiscal. Este certificado se ha asignado a la cuenta.
Flujo de proceso Los siguientes pasos explican el flujo de procesos típico para el Certificado de exención fiscal de cliente en la facturación a clientes. 1.
Cuando crea un pedido de cliente, una orden de servicio o una factura de cliente, el sistema busca certificados de exención existentes y asigna uno válido automáticamente. Puede rechazar la propuesta y evitar que la exención se aplique en el nivel de cabecera o partida individual.
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Puede asignar en forma manual un certificado existente y el motivo de la exención relevante en el nivel de cabecera o partida individual. Al crear o ver un pedido de cliente, una orden de servicio o una factura de cliente, puede observar un conjunto de elementos (campos, enlaces, botones, casillas de verificación). Estos elementos sólo son visibles si la empresa vendedora está ubicada en EE. UU. o Francia. 2.
También puede crear un certificado nuevo si no existe y asignarlo de inmediato al documento de ventas o facturación. El sistema le permite introducir la información de exención fiscal relevante enviada por el cliente directamente en el documento comercial. Para obtener más información, consulte Crear certificados de exención fiscal
3.
El certificado registra y muestra el total de los importes exentos. El importe exento de cada certificado que surge de durante el proceso de facturación se acumula en el certificado correspondiente. En Francia, puede fijar un importe máximo de impuestos que no puede superarse. El sistema evita que el importe acumulado supere el límite durante el proceso de creación de factura si un certificado sólo permite que haya un importe limitado exento. La cancelación de facturas de facturas que incluyen certificados anula la acumulación realizada anteriormente.
En el centro de trabajo Gestión de clientes, en la vista Informes, puede supervisar en tiempo real los certificados de exención fiscal creados en el sistema y enviados a la empresa.
7.1.5.1.2.4 Determinación de impuestos con mecanismo de inversión del sujeto pasivo Resumen Al impuesto sobre el valor añadido (IVA) se le cargan ingresos de la venta de mercancías y servicios. Esto significa que un empresario emite una factua que incluye el IVA a un cliente (como receptor del servicio) y paga el IVA a la autoridad fiscal responsable. En consecuencia, el empresario es el contribuyente sujeto a IVA. En algunos casos, no obstante, el cliente es, por ley, responsable del IVA, y está obligado a pagarlo a la autoridad fiscal correspondiente. En este caso, el empresario emite una factura sin IVA, pero con una notificación indicando que la deuda fiscal se ha transferido al cliente. El cliente debe calcular y pagar el IVA a la autoridad fiscal, y normlamente puede reclamar la deducción de IVA soportado. La transferencia de la deuda fiscal al receptor del servicio se llama Mecanismo de inversión del sujeto pasivo e invierte la responsabilidad fiscal.
Determinación automática de impuestos con mecanismo de inversión del sujeto pasivo Especificidades de país de Alemania A algunos servicios, como los ofrecidos por una empresa ubicada en el extranjero, o los servicios ofrecidos para un receptor de servicios ubicado en el extranjero, se les aplican los impuestos según el mecanismo de inversión del sujeto pasivo. Desde la perspectiva del vendedor, hay que informar de la transacción, pero la deuda fiscal se transfiere al cliente. Según la directiva 2008/8/EC y su implementación de acuerdo con la Ley Anual de Impuestos de 2009, a partir del 1 de enero de 2010, esta es la regla básica para servicios prestados a una empresa extranjera. Esta regla básica se determina automáticamente si la central de la empresa que proporciona las mercancías o los servicios está en un Estado miembro de la UE. No hay que introducir ningún código de exención fiscal en el maestro de servicios.
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Para Alemania, el sistema actualmente solo cubre la transferencia de la deuda fiscal para otros serevicios proporcionados por un empresaraio ubicado en el extranjero si estos servicios se proporcionan en el propio país (Apart.13b pár.1 nº 1 Ley IVA), o si una empresa alemana proporciona unos tales servicios a un receptor de servicios ubicado en el extranjero. El flujo de proceso para la determinación de impuestos describe el evento de determinación de impuestos 240 — Adquisición de inversión de sujeto pasivo Ap.13b II 1 nº 1 UStG, evento fiscal 312 — Exportación de servicios, inversión del sujeto pasivo, y las anomalías a tener en cuenta: 1.
Crear un pedido de cliente, un pedido o una factura.
2.
Mientras se está procesando el documento, el sistema transfiere los datos fiscales relevantes para la determinación de impuestos. Son ejemplos de datos fiscales relevantes del mecanismo de inversión del sujeto pasivo: ● Ubicación del proveedor o el comprador ○ Venta de un servicio ○ La empresa vendedora debe estar ubicada en Alemania. La dirección del vendedor se utiliza como base, y el sistema normalmente utiliza la dirección estándar de su empresa a menos que haya sobreescrito la dirección el el pedido de cliente, en la ficha Partes implicadas . ○
○
Compra de un servicio ○ El proveedor debe estar ubicado en el extranjero. La dirección del proveedor se utiliza como base, y el sistema utiliza la dirección estándar. ○
●
El receptor del servicio debe estar ubicado en el extranjero. La ubicación donde se realiza la prestación del servicio se utiliza y no debe estar en Alemania. Si el receptor de un sevicio es un particular, el servicio solo está sujeto al mecanismo de inversión del sujeto pasivo si este se presta en la Unión Europea (UE). Si las posiciones de una factura contienen servicios prestados en distintas ubicaciones (según la dirección del receptor de las mercancías o servicios en la ficha Partes implicadas ),esas direcciones se utilizan primero.
El receptor del servicio debe estar ubicado en Alemania. La ubicación de prestación del servicio es decisiva. También es posible que posiciones individuales de factura contengan distintas ubicaciones en las que se han prestado servicios (según la dirección del receptor de servicios). En este caso se utiliza como prioridad.
Atributos fiscales de los productos El tipo de tasa de impuesto y el motivo de exención fiscal pueden ser diferentes para cada país, región y tipo de impuesto. Por ejemplo, en los Estados Unidos, generalmente los servicios no están sujetos a impuestos, de manera que el motivo de exención fiscal debe ser asignado en los datos maestros de los productos. Introduzca las siguientes opciones para el mecanismo de inversión del sujeto pasivo en los datos maestros de servicios en las fichas Ventas > Impuestos y Compras > Impuestos , según sea necesario: ○ Motivo de exención fiscal: Comprador responsable del IVA ○
La casilla Sujeto a impuestos en destino no debe estar seleccionada.
3.
El sistema procesa todos los datos fiscales relevantes para la determinación de impuestos.
4.
El sistema calcula el impuesto utilizando los siguientes componentes: ● Evento fiscal, por ejemplo 240 — Adquisición de inversión de sujeto pasivo Ap. 13b II 1 nº 1 UStG para comprar o 312 — Exportación de servicios, inversión del sujeto pasivo para ventas ●
Códigos de impuestos
●
Tipo de impuesto
●
Tipo de tasa de impuesto, como la tasa completa del impuesto sobre el valor añadido con la que se determina la tasa del impuesto como porcentaje, por ejemplo el 19%.
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●
5.
Importe gravable
El sistema introduce el resultado de la determinación del impuesto y el cálculo del impuesto en el documento que se está procesando actualmente. El impuesto calculado se visualiza en la ficha Determinación de precios.Todos los detalles del impuesto determinado por el sistema se visualizan en la ficha Detalles del impuesto, como Residencia fiscal y Código del impuesto de la residencia fiscal. Si se determina la inversión del sujeto pasivo para un pedido de cliente o una factura manual, en la factura impresa se visualiza una nota de que el cliente debe pagar el impuesto.
Puede encontrar más información sobre el proceso general de la determinación de impuestos en Determinación de impuestos [página 385]. El sistema no puede procesar otros escenarios de mecanismo de inversión del sujeto pasivo en la determinación automática de impuestos, por tanto se deben verificar de forma manual.
Control manual del mecanismo de inversión del sujeto pasivo En algunos países hay también otros procesos de venta o compra que están sujetos a la inversión de sujeto pasivo, pero el sistema no los puede determinar automáticamente, como por ejemplo en Alemania ventas según la §13b (5) UStG o compras según §13b (2). Especificidades de país de Alemania ●
Para las unidades de radio móviles y los circuitos integrados con una fecha de impuestos a 1 de julio de 2011 y un importe de factura de como mínimo 5000 euros, la inversión del sujeto pasivo se aplica según el pár.13b (2) nº 10 UStG. En este caso tiene que modificar manualmente el código de impuesto por uno de los siguientes: ○ 15 — Adquisición de inversión del sujeto pasivo §13b II 1 nº 10 UStG ○
515 — Suministro de inversión del sujeto pasivo §13b II 1 nº 10 UStG
●
Para estos procesos, el sistema proporciona los eventos fiscales 313 — Suministro de inversión de sujeto pasivo §13b V UStG y 50 — Adquisición de inversión de sujeto pasivo §13b II 1 nº 4, 6 - 9 UStG, 11 — Adquisición de inversión de sujeto pasivo §13b II 1 nº 2 UStG, 12 — Adquisición de inversión de sujeto pasivo §13b II 1 nº 3 UStG, 13 — Adquisición de inversión de sujeto pasivo §13b II 1 nº 5 UStG y 240 — Adquisición de inversión de sujeto pasivo §13b II 1 nº 1 UStG. Pero debe crear su propio código fiscal en su sistema.
●
Si obtiene sus ingresos de ventas según la §13b (5) UStG, debe introducir manualmente el código fiscal.
Eventos fiscales grabados en el sistema Especificidades de país de Alemania Los siguientes eventos fiscales están actualmente grabados en el sistema y se pueden utilizar para crear códigos de impuestos para Alemania: ●
●
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Compras: ○ 11 — Adquisición de inversión del sujeto pasivo §13b II 1 nº 2 UStG ○
12 — Adquisición de inversión del sujeto pasivo §13b II 1 nº 3 UStG
○
13 — Adquisición de inversión del sujeto pasivo §13b II 1 nº 5 UStG
○
50 — Adquisición de inversión del sujeto pasivo §13b II 1 nº 4, 6 – 9 UStG
○
240 — Adquisición de inversión del sujeto pasivo §13b II 1 nº 1 UStG
○
15 — Adquisición de inversión del sujeto pasivo §13b II 1 nº 10 UStG
Ventas:
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○
312 — Exportación de servicios, inversión del sujeto pasivo
○
313 — Suministro de inversión del sujeto pasivo § 13b V UStG
○
315 — Suministro de inversión del sujeto pasivo §13b II 1 nº 10 UStG
El sistema proporciona los siguientes códigos de impuestos y combinaciones de eventos fiscales y los determina automáticamente: ●
El código de impuesto 504 — No imponible (mecanismo de inversión del sujeto pasivo) está vinculado al evento fiscal 312 — Exportación de servicios, inversión del sujeto pasivo
●
El código de impuesto 530 — Venta de servicios en UE, inversión del sujeto pasivo vinculada al evento fiscal 455 — Venta de servicios en UE, inversión del sujeto pasivo
Para compras, código fiscal 430 — Compra de servicios en UE, inversión del sujeto pasivo, tasa estándar, totalmente deducible con el evento fiscal 155. Si necesita más códigos de impuestos, puede crearlos en Definir códigos de impuestos de la actividad Impuestos sobre mercancías y servicios en actividades
Configuración empresarial
Proyectos de implementación
Lista de
Ajuste preciso .
Cuando crea un código de impuesto, asegúrese de que proporciona el tipo de impuesto en Detalles.
7.1.5.1.2.5 Tasación del procesamiento de pedidos de terceros Resumen Los escenarios del procesamiento de pedidos de terceros involucra como mínimo tres partes: Vendedor, cliente y proveedor. Un procesamiento de pedido de terceros es una transacción de ventas efectuada por varias partes para una posición, en la que la posición se envía directamente desde el proveedor al cliente o al destinatario de las mercancías. Para más información respecto al proceso general en el sistema, véase Procesamiento de pedido de terceros. La transacción en cadena significa aprovisionamiento de mercancías entre tres o más entidades legales, en la que las obligaciones contractuales de todas las partes en la cadena se descargan por un movimiento individual de mercancías del primer proveedor en la cadena hasta el cliente final. Desde un punto de vista de tasación, son de interés los escenarios en los que las transacciones de ventas cruzan fronteras y se deben determinar las sujetas a impuestos. Esto también tiene un impacto dentro del país en el que se deben pagar las tasas. En los procesos siguientes, el sistema soporta al usuario visualizando mensajes de advertencia y lanzando una verificación de los códigos de tasas: ●
El usuario es un proveedor en una transacción en cadena e introduce una parte del destinatario de las mercancías distinta a la cuenta. El sistema visualiza el mensaje si las oficinas centrales del destinatario de la mercancía y la empresa están en países diferentes.
●
En un trato con terceros, el usuario es la empresa que crea un pedido de cliente al que se ha asignado un proveedor externo. El proveedor externo suministra la mercancía directamente al cliente. Estas transacciones no suelen facturarse automáticamente durante una ejecución de factura.
Específicos de cada país en el caso de que el vendedor y el proveedor sean diferentes: ●
Alemania: Estas transacciones no se facturan automáticamente durante una ejecución de factura si la oficina central de su empresa está en Alemania.
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El impuesto sobre el valor añadido para las transacciones en cadena se trata de forma distinta, especialmente si la posición se transporta más allá de la frontera. Es necesario decidir sobre la base de caso por caso a qué compañía implicada se le permite emitir una factura exenta de impuestos. Si la tasa no se ha calculado automáticamente de forma correcta en esta transacción, o si la tasa se ha calculado incluso si la transacción está exenta de tasas, modifique el código de tasa y, en caso necesario, el país de la tasa en la etiqueta Tasas de forma correspondiente.
Acuerdo triangular intracomunitario Un acuerdo triangular intracomunitario es un procesamiento especial de pedido a terceros en el que todos los participantes se encuentran en distintos estados miembros de la UE. En determinadas circunstancias, una simplificación se puede aplicar en los acuerdos triangulares intracomunitarios. Los requisitos previos para la aplicación de este proceso son: ●
Las tres empresas de la transacción empresarial para el mismo artículo.
●
Todas las empresas participantes se registran en estados miembros de la UE con fines de impuestos sobre el valor añadido.
●
El artículo pasa directamente desde el primer proveedor al cliente final.
●
El artículo pasa de un estado miembro de la UE a otro.
●
El primer proveedor de la primera empresa es responsable del transporte del artículo.
Especificidades de país ●
Alemania: Si se puede aplicar la simplificación a la transacción triangular, entonces el código fiscal 512 Transacción triangular puede introducirse manualmente en la factura.
7.1.5.1.2.6 Impuestos sobre mercancías y servicios: Guía de configuración En esta actividad de configuración puede crear y modificar parámetros necesarios para la determinación de impuestos en procesos de ventas, compras y servicios, como por ejemplo, domicilios fiscales, conversiones de moneda, regiones con tratamiento fiscal especial, información de texto legal y códigos de impuestos. Estos parámetros los requiere el sistema para determinar impuestos exigibles de un documento empresarial. Para cumplir con los requisitos legales específicos de un país, se necesitan los tipos de conversión de moneda. Esto incluye la clase de tipo de cambio y las clases de conversión que deben utilizarse para convertir los importes de impuesto de la moneda del documento a la moneda del informe. Para acceder a la actividad de configuración Actualizar partes implicadas, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y a continuación, la actividad Impuesto sobre mercancías y servicios de la lista de actividades.
Requisitos previos Ha finalizado la actividad Opciones de impuestos para compras de los procesos de compras. Para encontrar esta actividad, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y a continuación, la actividad Opciones de impuestos para compras de la lista de actividades.
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Conceptos básicos Determinación de impuestos Como regla, las empresas están obligadas legalmente a calcular los impuestos en los productos que compran o venden y a recaudar estos impuestos a sus clientes. Después de que se hayan suministrado los productos, los impuestos deben declararse a las autoridades fiscales respectivas. El sistema le permite proporcionar un cálculo automático de impuestos sustancial para los siguientes tipos de impuestos: Impuesto sobre el valor añadido (IVA), impuesto sobre ventas y consumo, retención de impuestos. El sistema también proporciona una herramienta de gestión de informes que le proporciona un control efectivo de las declaraciones obligatorias de estos impuestos. Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos [página 385].
Datos maestros para la determinación de impuestos Para obtener más información, consulte aquí [página 391].
Tareas Definir tipo de conversión de moneda 1.
Para crear una nueva conversión de moneda, haga clic en Añadir fila .
2.
Seleccione el país para el cual el tipo de cambio es válido.
3.
Introduzca la fecha para el fin del período de validez para el tipo de cambio y el tipo de conversión.
4.
Introduzca la clase del tipo de cambio utilizado, por ejemplo, el tipo de cambio histórico y el tipo de cambio fijado por la normativa de la UME.
5.
SI es necesario, modifique el tipo de conversión que tiene por defecto en Valor medio a o bien Valor de la oferta o bien Valor vendedor.
6.
Grabe las entradas.
Definir regiones con tratamiento fiscal especial 1.
Para definir una región con tratamiento fiscal especial, haga clic en Añadir fila .
2.
Seleccione el país de la región con tratamiento fiscal especial.
3.
Introduzca un código para la región con tratamiento fiscal especial.
4.
Introduzca una descripción para la región.
5.
Seleccione el estado de la región con tratamiento fiscal especial.
6.
Opcional: Bajo Detalles, introduzca el Código postal.
7.
Grabe las entradas.
Definir los esquemas de tipo impositivo
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1.
Para definir tasas de impuesto y fechas de validez, haga clic en Añadir fila .
2.
Seleccione un país para el que desea crear un esquema de tipo impositivo.
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3.
Seleccione los tipos de impuestos aplicables de los impuestos que deben declararse y pagarse a las autoridades fiscales respectivas, como el impuesto sobre el valor añadido, el impuesto sobre ventas y consumo, y la retención de impuestos.
4.
Seleccione el tipo de tasa de impuesto; por ejemplo, estándar, reducida o tasa de exención.
5.
Introduzca la fecha a partir de la cual la tasa de impuesto es válida.
6.
Introduzca la tasa como un porcentaje.
7.
Grabe las entradas.
Definir frases estándar para información de textos legales Se recomienda que cree una frase estándar específica de un país, ya que los motivos de exención pueden cambiar según el país. Si una frase estándar no está disponible en el idioma requerido, en las facturas se imprime el texto en inglés. En esta vista se visualizan todos los idiomas. Para introducir los textos legales para un idioma específico, debe iniciar la sesión en el sistema en el idioma correspondiente. 1.
Para definir frases estándar para la información de texto legal, haga clic en Añadir fila .
2.
Seleccione el país para el cual la información de texto legal es válida.
3.
Seleccione el tipo de impuesto aplicable para el cual se necesitan textos legales, como por ejemplo, el impuesto sobre el valor añadido, el impuesto sobre ventas y consumo, y la retención de impuestos.
4.
Seleccione el número del motivo de exención fiscal.
5.
Verifique la selección del campo Idioma. Este campo está preconfigurado según el idioma en el que ha iniciado la sesión y debe corresponder al idioma del texto legal.
6.
Introduzca el texto legal explicando la base legal de la exención. Este texto se incluirá en las facturas cuando sea necesario.
7.
Grabe las entradas.
Definir códigos de impuesto Para obtener más información, consulte aquí.
Actividades siguientes Una vez finalizadas estas tareas, le recomendamos revisar las tareas de las actividades específicas de país que sean necesarias para los países definidos en el alcance.
7.1.5.1.3 Determinación de impuestos: Estados Unidos Aquí puede encontrar la información fiscal específica para los Estados Unidos.
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Tributación de entregas Los impuestos sobre las entregas de materiales dentro de Estados Unidos se determinan en función de la legislación del estado de destino (entrega). Solo en el caso de California y Texas los impuestos de las entregas se establecen en función del estado de origen (procedencia). Los impuestos sobre prestaciones de servicios se determinan de acuerdo con la legislación del estado de destino. Puede añadir sus propias combinaciones en la configuración empresarial y decidir qué combinación se basa en el origen o en el destino para una transacción intraestatal, lo que significa que tanto el punto de procedencia como el de destino se encuentran dentro del mismo estado de Estados Unidos. Para acceder a la actividad, diríjase al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y a continuación, la actividad Impuesto sobre mercancías y servicios: Estados Unidos de la lista de actividades.
Enlace El enlace es una conexión entre un contribuyente y un estado donde el contribuyente tiene que pagar impuestos. Las reglas para establecer la conexión entre las dos partes varían de un estado a otro. No obstante, con este enlace el estado está obligado a recaudar el impuesto de ventas para las ventas. Por tanto, una venta dentro de un estado en particular sólo estará sujeta a impuestos en el sistema si la empresa vendedora tiene enlace en el estado. Si el vendedor no tiene enlace, no se determinará ningún impuesto sobre la venta y el sistema asignará el código de impuesto 507 – Venta no sujeta a impuesto según reglas de enlace al documento de ventas. Eso significa que la compañía vendedora emite una factura sin impuestos a causa del enlace. La transacción se registra estadísticamente en el registro de impuestos. Si su empresa tiene enlace en un estado, debe tener preparadas las siguientes parametrizaciones: ●
Haber creado una autoridad fiscal para ese estado en el centro de trabajo Gestión fiscal. Para obtener más información, consulte la Guía rápida para Autoridades fiscales (gestión fiscal) [página 409].
●
Haber creado entradas en el sistema para cada autoridad fiscal ante la cual se han presentado declaraciones de impuestos.
●
Haber creado un acuerdo fiscal de la empresa para cada autoridad fiscal que sea relevante.
●
Haber introducido un número de registro fiscal para el acuerdo fiscal de la empresa. Eso documenta que la empresa está registrada en el estado donde está situada la autoridad fiscal, y proporciona la base de la determinación del enlace en la determinación de impuestos.
Si el acuerdo fiscal de empresa se ha creado correctamente para un estado, y se lleva a cabo una venta en dicho estado, la determinación de impuestos funciona tal como se describe en la Determinación de impuestos [página 385].
7.1.6 Acceso de las autoridades fiscales a datos de impuestos (GDPdU) Resumen Este texto describe la manera en que el sistema SAP Business ByDesign asegura que las autoridades fiscales pueden acceder a los datos del sistema si la ley lo requiere.
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Requisitos previos Quienes pagan impuestos deben brindar autorización a las autoridades fiscales para que accedan a todos los datos relevantes para impuestos de sus sistemas de procesamiento de datos. Las regulaciones aplicables se describen en un documento por el Ministerio Federal de Finanzas de Alemania, el 16 de julio de 2001 - IV D2 – S 0316 – 136/01, publicadas en el Bundessteuerblatt (boletín oficial de administración fiscal federal), parte I, página 415, como Principios alemanes de acceso a datos y auditoría de documentos digitales (GDPdU). En otros países también se aplican normativas parecidas. Por ejemplo, en Austria los datos relevantes para impuestos también deben ponerse a disposición en soportes de datos para las autoridades fiscales, según las normativas estipuladas en la Sección 131 (subsección 3) y Sección 132 (subsección 3) de la Ley tributaria federal (Federal Tax Code) austríaca. Los GDPdU contienen reglas para cumplir con el derecho de acceso a los datos. Los GDPdU estipulan que a los auditores fiscales se les deben otorgar los siguientes medios de acceso:
Z1: Acceso directo de sólo lectura Los GDPdU le otorgan a los auditores fiscales el derecho a acceder directamente al sistema de procesamiento de datos de la empresa. Es decir, tienen autorización para evaluar por sí mismos los datos relevantes para impuestos directamente en el sistema. Los auditores fiscales están autorizados a acceder a los datos almacenados (incluidos los datos maestros y los enlaces) en modo de sólo lectura, mediante el hardware y software de quien paga los impuestos. Los auditores fiscales sólo pueden utilizar el hardware y el software para acceder a los datos almacenados electrónicamente. Por lo tanto, no se permite a los auditores fiscales el acceso remoto (en línea) al sistema de procesamiento de datos. El acceso de sólo lectura incluye lectura, filtro y clasificación de datos mediante los informes y le herramientas de valuación disponibles en el sistema de procesamiento de datos. Para esto, utilice el centro de trabajo Auditoría de SAP Business ByDesign.
Z2: Acceso indirecto A fin de habilitar el acceso de sólo lectura del auditor fiscal, los datos son recolectados y procesados electrónicamente por el pagador de impuestos, o por cualquier tercero autorizado por el pagador, siguiendo las instrucciones del auditor fiscal. El auditor fiscal sólo puede solicitar una evaluación mediante las herramientas de evaluación disponibles en el sistema de procesamiento de datos del pagador de impuestos. En SAP Business ByDesign, puede implementar el acceso Z2 en toda la organización mediante los informes disponibles en los centros de trabajo a fin de preparar los datos solicitados por el auditor. Las opciones de selección se deben usar de manera tal que aseguren que el informe contenga todos los datos relevantes en un formulario no condensado. Si tiene dudas acerca de qué datos seleccionar, consulte al auditor con anticipación. Luego, podrá descargar los informes a Microsoft Excel. Para asegurarse de que los datos del archivo de Microsoft Excel coincidan con los datos del sistema, puede definir un proceso de verificación para generar los informes y descargarlos a Excel en base al principio de control doble.
Z3: Liberación de soporte de datos El pagador de impuestos puede crear informes de datos para el auditor, que contengan los datos relevantes y guardarlos en un soporte de datos que se pueda procesar electrónicamente. Este soporte de datos se deberá entregar al auditor para que realice su evaluación.
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En SAP Business ByDesign, puede implementar el acceso Z3 utilizando la ejecución de extracción para datos financieros que se encuentra en el centro de trabajo Libro mayor, debajo de Tareas periódicas. El Z3 - Liberación de soporte de datos también permite el procesamiento electrónico de los datos relevantes para impuestos austríacos se es necesario según la ley tributaria federal (Federal Tax Code). El paquete de informes específico de Austria contiene los informes que normalmente requieren las autoridades fiscales y de los cuales, por lo tanto, deberá extraer y retener los datos. La autoridad fiscal puede reclamar cualquiera de estos derechos individualmente o en combinación. El derecho a acceder a los datos está limitado exclusivamente a los datos relacionados con los impuestos. Los datos deben estar en idioma alemán.
Datos relevantes para impuestos en SAP Business ByDesign Las regulaciones incluidas en los GDPdU otorgan a las autoridades fiscales el derecho a acceder a los datos relevantes para impuestos. En particular, esto significa que puede permitir el acceso a datos de contabilidad financiera y de gestión. El siguiente resumen contiene informes estándar que incluyen objetivos de auditoría típicos. Como usuario, debe acordar con el auditor qué datos son relevantes para impuestos en su caso y qué informes debe seleccionar para proporcionar la información solicitada. Resumen de informes en SAP Business ByDesign
7.2 Vista Administraciones fiscales 7.2.1 Guía rápida de Autoridades fiscales (Gestión fiscal) Esta vista le permite introducir y editar datos maestros para autoridades fiscales nacionales y extranjeras así como datos financieros relevantes para el IVA/impuesto sobre ventas o la retención de impuestos y los acuerdos fiscales de su empresa. Además de los datos relativos al IVA o a la retención de impuestos, los datos maestros de la autoridad fiscal también pueden incluir información relevante para otros centros de trabajo, como el centro de trabajo Procesamiento de nómina.
Conceptos básicos Los datos maestros de la autoridad fiscal son necesarios para que el sistema pueda efectuar entradas de impuestos, crear declaraciones de impuestos e introducir pagos de o para la autoridad fiscal de forma correcta. Una parte esencial de los datos maestros de la autoridad fiscal es el acuerdo fiscal de empresa. Cubre todas las regulaciones entre la empresa y la autoridad fiscal en la ficha Acuerdo fiscal de empresa. Introduzca todos los números de identificación fiscal de su empresa y almacene las normas aplicables a la creación y transmisión de declaraciones de impuestos para IVA o retención de impuestos (EEUU) que se han acordado entre la empresa y la autoridad fiscal pertinente. La pantalla Acuerdo fiscal de empresa le proporciona un resumen de todas las autoridades fiscales en las que la empresa o la subsidiaria está registrada.
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De este modo, el sistema puede desencadenar y contabilizar pagos de impuestos . Tiene que haber introducido los datos para la transacción de pago y haber seleccionado el tipo de declaración de impuestos relevante en la ficha Acuerdo de declaración de impuestos como relevante para pago. Para pagos de impuestos iniciados externamente, es decir, pagos de impuestos introducidos en otro centro de trabajo para la Gestión fiscal, el sistema puede utilizar sólo la asignación de pagos automática (centro de trabajo Gestión de pagos) para identificar un pago como pago de impuestos si se especifica una autoridad fiscal como beneficiario o pagador. A continuación, el pago de impuestos se puede asignar de forma correcta en el centro de trabajo Gestión fiscal o contabilizar como un prepago de impuestos. Para obtener más información, consulte Guía rápida para pagos de impuestos [página 425].
Tareas Introducir datos maestros de autoridad fiscal 1.
Seleccione Autoridades fiscales Nuevo Autoridad fiscal . Introduzca la dirección y los datos de comunicación y grabe las entradas. El sistema asigna un número unívoco a la autoridad fiscal.
2.
Seleccione Ver todo, cambie a la ficha Datos financieros e introduzca los métodos de pago relevantes para su empresa o subsidiaria.
3.
Introduzca las cuentas que se utilizan para transacciones de pago con la autoridad fiscal en Datos bancarios.
4.
Cambie a la ficha Acuerdos fiscales de empresa e introduzca las parametrizaciones estándar de los tipos de declaración de impuestos que son válidos para su empresa. Almacene aquí todas las subsidiarias que están registradas con la autoridad fiscal seleccionada: ● Inicio validez/Fin validez le permite definir el período general de validez del acuerdo fiscal de la empresa.
5.
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●
Si está registrado con una autoridad fiscal en el extranjero, también tiene que introducir sus números de identificación de IVA extranjeros en la ficha Números de identificación fiscal. Nota: Si comercia con un tercer país o un país de la UE, o si se proporcionan mercancías y servicios intracomunitarios, las empresas deben estar registradas con la autoridad fiscal relevante en el extranjero en algunos casos. Si es aplicable a su empresa, también tiene que introducir los datos maestros de las autoridades fiscales extranjeras y los números de identificación fiscal respectivos (consulte también Movimiento intracomunitario [página 374]).
●
Cambie a la ficha Acuerdos de declaración de impuestos. Para un tipo de declaración de impuestos relevante para el pago, introduzca el importe hasta el que se introduce directamente una diferencia de un pago iniciado externamente y un importe de impuesto determinado en Tolerancia para pagos de impuestos (consulte también Guía rápida de pagos de impuestos [página 425]).
●
El indicador Arrastre sólo es relevante para los EEUU. Fije este indicador si un crédito de la autoridad fiscal se debe compensar en el siguiente período.
Grabe las entradas. El registro de datos maestros de la autoridad fiscal ya está activo.
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7.3 Vistas de entradas manuales de impuestos 7.3.1 Guía rápida para Entradas de impuestos sobre ventas y consumo (Estados Unidos) En esta vista puede introducir posiciones de impuestos sobre ventas y consumo que el sistema no incluye automáticamente con las transacciones comerciales. Puede acceder a la vista Entradas de impuestos sobre ventas y consumo desde el centro de trabajo Gestión fiscal en Entradas manuales de impuestos. ●
Recomendamos encarecidamente no realizar ninguna entrada en las cuentas de impuestos directamente en el libro mayor. Estas entradas no crean entradas en el registro de impuestos y no se introducen en el libro auxiliar de impuestos. Por el contrario, deberá añadir manualmente los importes de impuestos contabilizadas en el libro mayor en los formularios de declaraciones de IVA antes de que sean enviados a la autoridad fiscal.
●
Tenga en cuenta que, al realizar una entrada manual de impuestos, el sistema no verificará si la combinación de cuenta de mayor y código de impuesto introducida está permitida.
Conceptos básicos Cada entrada de impuestos manual se introduce automáticamente en el registro de impuestos [página 353] como posición de impuestos abierta, contabilizada en la cuenta de impuestos relevantee incluida en la ejecución de la declaración fiscal para el período de informe afectado. Se hacen entradas manuales de impuestos sobre ventas y consumo, por ejemplo, en los siguientes casos: ●
Ha creado una factura sin datos fiscales. La posición o posiciones de impuestos aún no han sido notificadas a la autoridad fiscal.
●
Ejecuta un asiento de corrección de impuestos para una entrega o un servicio sin cargo.
Tareas Verifique las opciones predefinidas y los datos fiscales
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●
Asegúrese de que los datos relevantes para los impuestos de la empresa se han definido para su autoridad fiscal (consulte también Guía Rápida Autoridades fiscales [página 409]).
●
Para visualizar las posiciones de impuestos notificadas o abiertas para un período seleccionado, puede utilizar los informes Posiciones abiertas de IVA / impuestos sobre las ventas, Posiciones notificadas de IVA / impuestos sobre las ventas y Todas las posiciones de IVA / impuestos sobre las ventas.
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Realizar una entrada de impuestos sobre ventas y consumo 1.
Haga clic en Nuevo e introduzca los datos de empresa y moneda, así como la fecha de contabilización. La fecha actual se propone como la fecha de vencimiento del impuesto.
2.
En cada partida individual, introduzca el grupo de determinación de cuenta apropiado (columna Cuenta de mayor), el código de impuesto a utilizar, información sobre la jurisdicción fiscal (Estado y Código de jurisdicción fiscal) o Código postal, así como el importe en el Haber o Debe para hacer posible que se compense el saldo de importe bruto.
3.
Para comprobar la validez de las entradas, seleccione Verificar
4.
Si aún no quiere hacer la entrada, seleccione Grabar . El sistema asigna automáticamente un ID a la entrada de impuestos manual.
5.
Para realizar la contabilización en las cuentas de impuestos y para introducir las posiciones de impuestos en el registro de impuestos, seleccione Contabilizar . El sistema crea un asiento contable, para el que ahora puede visualizar el ID de asiento contable.
.
7.3.2 Guía rápida de Entradas de IVA Estas entradas de impuestos se realizan para indicar las posiciones de impuestos de forma manual o para efectuar rectificación de impuestos de IVA o IVA soportado que el sistema no incluye automáticamente con las transacciones comerciales. Puede acceder a la vista Entradas de IVA desde el centro de trabajo Gestión fiscal en Entradas manuales de impuestos. ●
Recomendamos encarecidamente no realizar ninguna entrada en las cuentas de IVA directamente en el libro mayor. Estas entradas no crean entradas en el registro de impuestos y no se introducen en el libro auxiliar de impuestos. Por el contrario, deberá añadir manualmente los importes de impuestos contabilizadas en el libro mayor en los formularios de declaraciones de IVA antes de que sean enviados a la autoridad fiscal.
●
Tenga en cuenta que, al realizar una entrada manual de impuestos, el sistema no verificará si la combinación de cuenta de mayor y código de impuesto introducida está permitida.
Conceptos básicos Cada entrada de IVA se introduce en el registro de impuestos [página 353] como una posición de impuestos contabilizada en la cuenta de IVA relevante e incluida en la ejecución de declaración de IVA para el período de informe afectado. Las entradas de IVA manuales se realizan en los casos siguientes, por ejemplo: ●
Ha creado una operación comercial y ha introducido la tasa de impuesto incorrecta o el código de impuestos por error. La posición o posiciones de impuestos aún no han sido notificadas a la autoridad fiscal.
●
Mercancías y servicios sin cargo [página 369] (toma para uso privado)
●
Movimiento intracomunitario [página 374]
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Tareas Verifique las opciones predefinidas y los datos fiscales ●
Asegúrese de que los datos relevantes para los impuestos de la empresa declarante se han definido para su autoridad fiscal (consulte también Guía rápida para Autoridades fiscales [página 409]).
●
Para visualizar las posiciones de impuestos notificadas o abiertas para un período seleccionado, puede utilizar los informes Posiciones abiertas de IVA / impuestos sobre las ventas, Posiciones notificadas de IVA / impuestos sobre las ventas y Todas las posiciones de IVA / impuestos sobre las ventas.
Entradas manuales de impuestos 1.
Haga clic en Nuevo e introduzca los datos de empresa y moneda, así como la fecha de contabilización. La fecha actual se propone como la fecha de vencimiento del impuesto.
2.
Introduzca en cada partida individual el grupo de determinación de cuentas apropiado (columna Cuenta de mayor), el código de impuesto que debe utilizarse y el importe en el Haber o Debe de manera que se compense el saldo de importe bruto.,
3.
Para comprobar la validez de las entradas, seleccione Verificar
4.
Si aún no quiere hacer la entrada, seleccione Grabar . El sistema asigna automáticamente un ID a la entrada de impuestos manual.
5.
Para realizar la contabilización en las cuentas de impuestos y para introducir las posiciones de impuestos en el registro de impuestos, seleccione Contabilizar . El sistema crea un asiento contable, para el que ahora puede visualizar el ID de asiento contable.
.
Para obtener más información sobre cómo declarar posiciones de impuestos para una declaración de impuestos creada anteriormente, consulteInforme subsiguiente de posiciones de impuestos [página 361].
7.3.3 Guía rápida para Entradas de importe de base gravable de retención (Estados Unidos) En esta vista, introduce ventas relevantes para la retención de impuestos, junto con los proveedores, si las ventas no se incluyeron cuando se introdujeron las facturas de proveedor. Esta función atañe solamente a las ventas a las que no se les haya aplicado la retención de impuestos. Puede acceder a la vista Entradas de importe de base gravable de retención desde el centro de trabajo Gestión fiscal en Entradas manuales de impuestos.
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Conceptos básicos Las ventas relevantes para la retención de impuestos (importes de base gravable de retención) se introducen automáticamente como posición de impuestos en el registro de impuestos [página 353] y se tienen en cuenta para el período de informe relevante en la ejecución de la declaración fiscal para la retención de impuestos. Puede realizar correcciones manuales en las ventas relevantes para la retención de impuestos en, por ejemplo, los siguientes casos: ●
Seleccionó el código de retención de impuestos incorrecto cuando introdujo una factura de proveedor sin una referencia a pedido.
●
●
Cuando se contabilizó la factura de proveedor, no había clasificado el proveedor correspondiente como relevante para la retención de impuestos. Indicó accidentalmente un proveedor como relevante para la retención de impuestos, pero ya había contabilizado las facturas para ese proveedor en concreto.
Tareas Verificar las parametrizaciones predefinidas y los datos fiscales Para introducir de forma manual importes de base gravable de retención, debe haber realizado las parametrizaciones siguientes: ●
Asegúrese de que los datos relevantes para los impuestos de la empresa se han definido para su autoridad fiscal (consulte también Guía Rápida Autoridades fiscales [página 409]).
●
Ha especificado en el sistema que la empresa debe efectuar un informe de retención de impuestos. Para ello, vaya a la vista Autoridades fiscales y seleccione una entrada que desee editar. Cambie a la ficha Acuerdo fiscal de empresa y fije el indicador Retención de impuestos.
●
Ha especificado en los datos maestros de proveedor correspondientes que el proveedor está sujeto a retención. Para ello, en el centro de trabajo Base de proveedores en Proveedores, seleccione las líneas relevantes y, en
Editar
Datos
financieros Datos fiscales , introduzca los datos. En esta etapa, también debe haber introducido el número de identificación fiscal del proveedor.
Introducir un importe de base gravable de retención
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1.
Haga clic en Nuevo y en Entrada de impuestos e introduzca los datos de empresa y moneda, así como la fecha de contabilización. La fecha actual se propone como la fecha de vencimiento del impuesto.
2.
Genere una nueva partida individual en el área inferior de la pantalla, seleccione Código de retención de impuestos e introduzca los ingresos en Importe en el Debe o Importe en el Haber .
3.
Grabe las entradas. El sistema asigna automáticamente un ID a esa entrada manual.
4.
Para crear una entrada en el registro fiscal, seleccione Liberar .
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7.4 Vista Declaraciones fiscales 7.4.1 Guía rápida para declaraciones de impuestos sobre ventas y consumo (Estados Unidos) Puede acceder a la vista Declaración de impuestos sobre ventas y consumo desde el centro de trabajo Gestión fiscal en
Declaraciones fiscales
Declaración de impuestos sobre ventas y consumo .
Esta vista muestra las declaraciones de impuestos sobre ventas y consumo creadas previamente en la vista Ejecuciones de declaraciones de impuestos sobre ventas y consumo [página 432].
Conceptos básicos Impuesto sobre ventas y consumo El Impuesto sobre ventas se recauda sobre la venta de mercancías y servicios sujetos a impuestos para transacciones realizadas dentro de un estado (transacciones intraestatales), o si la empresa subsidiaria del vendedor está situada en el estado del comprador (transacción interestatal). En ambos casos el vendedor recauda los impuestos del comprador y paga el IVA a la autoridad fiscal estatal. El Impuesto sobre el consumo se recauda sobre la compra de mercancías y servicios para compras desde otros estados (transacción interestatal). Si el vendedor no tiene una empresa subsidiaria independiente en el mismo estado que el comprador (es decir, sin nexo), el vendedor no tiene autorización para recaudar o pagar impuestos. El comprador paga el impuesto sobre el consumo en el estado en que se consumen las mercancías. Determinadas mercancías, referencias intermedias y materiales destinados a reventa o continuar el procesamiento están exentos de impuestos y no están sujetos al impuesto sobre el consumo. La autoevaluación normalmente afecta a las empresas a gran escala que tienen un certificado de exención fiscal (como un permiso de pago directo). Esas empresas no transfieren impuestos al vendedor al efectuar una compra, sino que pagan los impuestos directamente a la autoridad fiscal. Hay que presentar el certificado de exención fiscal al vendedor.
Introducir posiciones de impuestos sobre ventas y consumo En los siguientes casos, el sistema determina e introduce las posiciones de impuestos sobre ventas y consumo: ●
Si ha introducido una factura de cliente para un cliente situado en su estado (transacción intraestatal). Su declaración de impuestos muestra el impuesto sobre ventas del que debe informar y pagar a su autoridad fiscal estatal.
●
Ha introducido una factura de cliente para un cliente situado en un estado diferente (transacción interestatal). Su empresa tiene una subsidiaria (y por lo tanto un nexo) en el estado donde está ubicado el cliente. Su declaración de impuestos muestra el impuesto sobre ventas del que debe informar y pagar a la autoridad fiscal del estado del cliente.
●
Ha introducido una factura de proveedor para un proveedor de un estado diferente que no tiene presencia empresarial (o nexo) en su estado. Su declaración muestra el impuesto sobre consumo que debe pagar.
●
Para un cliente en el centro de trabajo Créditos o un proveedor en el centro de trabajo Débitos, ha introducido manualmente un Cargo/crédito nuevo con un código de impuesto para el impuesto sobre ventas y consumo. La declaración de impuestos muestra una Entrada manual de débitos/créditos. (Nota: El sistema siempre utiliza el estado en el que está ubicada la residencia fiscal del cliente o el proveedor.)
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●
Ha efectuado entradas de impuestos manuales para el impuesto sobre ventas y consumo.
En los siguientes casos, el sistema no determina e introduce posiciones de impuestos sobre ventas y consumo: ●
En el centro de trabajo Facturación de proveedores, ha introducido una Factura nueva sin pedido mediante un producto que está exento de impuestos en su estado. En ese caso, en su declaración de impuestos aparece el importe de base gravable pero no el impuesto sobre ventas.
●
Ha introducido una factura de compra o de cliente utilizando un producto destinado a la reventa o a continuar con el procesamiento. En ese caso, en su declaración de impuestos aparece solo el importe de base gravable pero no el impuesto sobre consumo.
●
Ha introducido una factura de cliente para un cliente con certificado de exención fiscal (como un permiso de débito directo). En su declaración de impuestos aparece solo el importe de base gravable pero no el impuesto sobre consumo.
Pagos del impuesto sobre ventas y consumo Para sus pagos adelantados de impuestos habituales, el usuario determina el importe a pagar creando una declaración de impuestos en una Ejecución de prueba. (Nota: No puede liberar declaraciones de prueba. Las posiciones de impuestos de esas declaraciones de prueba no son introducidas.) Crea una declaración de impuestos a notificar para el período total de informe en una declaración de impuesto sobre ventas en la que el sistema determina el impuesto a pagar restante. Para iniciar pagos de impuestos, dispone de las siguientes opciones: ●
Iniciar un pago adelantado de impuesto sin importe de redondeo en el centro de trabajo Gestión de impuestos en
Tareas comunes
Nuevo pago adelantado de impuesto .
●
Se inicia un pago de impuesto para una declaración de impuesto sin importe de redondeo en el centro de trabajo Gestión de impuestos utilizando la declaración de impuestos.
●
Si los pagos de impuestos redondeados son obligatorios en un estado, inicie el pago en el centro de trabajo Gestión de pagos (por ejemplo, con un cheque saliente).
Para obtener más información sobre los procedimientos individuales, consulte a continuación la sección Tareas.
Error en la declaración de impuestos Si detecta un error en una declaración de impuestos, tendrá las siguientes opciones: ●
Puede borrar una declaración de impuestos sobre ventas y consumo con el estado En preparación en cualquier momento. (Nota: Puede utilizar esta opción para las declaraciones de impuestos que haya creado en la ejecución de prueba. Tenga en cuenta que las declaraciones de impuestos creadas en la ejecución de prueba no pueden liberarse.)
●
Una declaración de impuestos sobre ventas y consumo con el estado Notificada solo se puede cancelar. También puede crear una declaración de impuestos de corrección para el mismo período de informe en una ejecución de corrección. En esta ejecución todas las posiciones de impuestos del mismo período de informe se vuelven a introducir. Para obtener más información acerca de cómo se pueden considerar posteriormente las posiciones de impuestos, consulte Informe posterior de posiciones de impuestos [página 361].
●
Una declaración de impuestos sobre ventas y consumo con el estado Finalizado para la que ya se ha iniciado externamente un pago de impuestos solo se puede cancelar si ha borrado la asignación de pagos en el centro de trabajo Gestión de pagos. Una declaración de impuestos para la que ya se ha realizado una compensación de pagos no se puede cancelar.
Para obtener más información, consulte: ●
Guía rápida para Entradas de impuestos sobre ventas y consumo (Estados Unidos) [página 411]
●
Guía rápida para Ejecuciones de declaración de impuestos sobre ventas y consumo (Estados Unidos) [página 432]
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●
Fecha de vencimiento de impuesto de posiciones de impuesto [página 359]
●
Estado de la declaración de impuestos [página 356]
●
Guía rápida para pagos de impuestos [página 425] (especialmente la sección Conceptos básicos)
●
Escenario de ejemplo para declaraciones de impuestos [página 354]
Tareas Verifique las opciones predefinidas Para poder crear declaraciones de impuestos sobre ventas y consumo correctamente en el sistema, deberá haber introducido las siguientes opciones y datos maestros: ●
Verifique las opciones de ajuste preciso en la Configuración empresarial, en las tareas Declaraciones de impuestos para mercancías y servicios e Impuestos sobre mercancías y servicios.
●
Asegúrese de que existan datos maestros definidos para las Autoridades fiscales (consulte tambiénGuía rápida para autoridades fiscales [página 409]). Debe haber introducido la información fiscal de los impuestos sobre ventas y consumo en Acuerdo fiscal de empresa Números de identificación fiscal , y también en Acuerdo de declaración de impuestos.
●
Debe haber introducido las regiones y los motivos de exención de impuestos sobre ventas y consumo en el centro de trabajo Datos de producto para el material o servicio correspondiente en la ficha Compra o Ventas en Impuestos.
●
En el centro de trabajo Socio comercial, debe haber introducido los datos relevantes para el impuesto para un proveedor. Para ello, marque un proveedor y seleccione Editar Datos financieros . Vaya a la ficha Datos fiscales. Introduzca el número de identificación fiscal aplicable en el estado del proveedor y una exención fiscal existente, por ejemplo si el proveedor no tiene presencia comercial (o nexo) en su estado. (Nota: Para el proveedor debe especificar el impuesto sobre el consumo en el documento de facturación utilizando explícitamente el código de impuesto.)
●
En el centro de trabajo Socio comercial, ha introducido la información de impuestos para el impuesto sobre el consumo aplicable a un cliente. Para ello, marque un cliente y seleccione Editar Datos financieros . Introduzca los datos fiscales en las fichas Datos fiscales y Certificado de exención fiscal.
Verifique los datos fiscales Para visualizar las posiciones de impuesto sobre las ventas notificadas o no notificadas para un período seleccionado y los documentos originales, puede utilizar los informes Abrir posiciones de IVA / de impuestos sobre las ventas, Posiciones de IVA / de impuestos sobre las ventas notificadas y Todas las posiciones de IVA / de impuestos sobre las ventas. Para verificar los detalles de una declaración de impuestos, proceda de la siguiente manera:
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1.
Seleccione el valor por el que desea filtrar de la visualización de filtro.
2.
Seleccione la línea de la declaración de impuestos. El sistema muestra la información de impuestos para la declaración de impuestos en el área inferior de la pantalla.
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3.
Para obtener un resumen de los ingresos de ventas individuales con sus documentos originales y eventos fiscales, seleccione Vista , cambie a la ficha Declaración de impuestos y haga clic en Detalles en un campo del formulario fiscal.
Envíe los datos fiscales y libere la declaración de impuestos Nota: La función para enviar datos fiscales a las autoridades fiscales directamente desde el sistema no está incluida. Una vez haya enviado los datos fiscales a la autoridad fiscal, debe liberar la declaración de impuestos en el sistema. El resultado de la liberación es el siguiente: ●
El estado de la declaración fiscal cambia de En Preparación a Notificado.
●
Las posiciones de impuestos de la declaración de impuestos obtienen el estado Notificado en el registro de impuestos y pueden visualizarse en el informe Posiciones notificadas de IVA/impuesto sobre ventas.
●
El balance de las cuentas de impuestos relevantes se transfiere a la cuenta de cargo de impuestos (cuenta de compensación de impuestos).
Inicie un pago adelantado de impuesto para una declaración de impuestos de ejecución de prueba (iniciado internamente) Para iniciar un pago adelantado de impuesto cuyo importe ya ha definido en una ejecución de prueba de la declaración de impuestos, proceda de la manera siguiente: 1.
Seleccione
2.
Introduzca el acuerdo fiscal de empresa, el importe de impuesto y la fecha de contabilización. Introduzca una fecha del período de informes afectado como la fecha de compensación.
3.
Seleccione Ejecutar. Al pago se le asigna un número interno. El pago liberado se introduce y contabiliza automáticamente como una posición de compensación en el registro fiscal. El ID de asiento contable del asiento contable generado se visualiza en el pago. Nota: Si el pago tiene datos o pagos inconsistentes o falta información bancaria en los datos maestros de la autoridad fiscal, se crea una tarea Revisar pago de impuestos en la lista de trabajo.
4.
Encontrará el pago con el estado Listo para transferencia en el centro de trabajo Gestión de pagos en Control de pagos.
Tareas comunes
Nuevo pago adelantado de impuesto .
Inicie un pago de impuesto para una declaración de impuestos (iniciado internamente) Para iniciar un pago de impuesto de una declaración de impuestos notificada, proceda de la manera siguiente:
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1.
Seleccione una declaración de impuestos con el estado Notificado y luego seleccione Pagar .
2.
Si es necesario, modifique la fecha de pago y la de contabilización propuesta y seleccione OK . Al pago se le asigna un número interno y el estado En preparación. El pago liberado se introduce y contabiliza automáticamente como una posición de compensación en el registro fiscal. El ID de asiento contable del asiento contable generado se visualiza en el pago.
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Nota: Si el pago tiene datos o pagos inconsistentes o falta información bancaria en los datos maestros de la autoridad fiscal, se crea una tarea Revisar pago de impuestos en la lista de trabajo. 3.
Encontrará el pago con el estado Listo para transferencia en el centro de trabajo Gestión de pagos en Control de pagos. Una vez realizado el pago, la declaración de impuestos obtiene el estado Finalizado.
Inicie un pago con cheque para autoridad fiscal (iniciado externamente) Los pagos de impuestos redondeados son obligatorios en algunos estados. Para iniciar un pago con cheque, proceda de la manera siguiente: 1.
Vaya al centro de trabajo Gestión de pagos y seleccione en Tareas comunes→ Nuevo cheque saliente.
2.
Introduzca los datos bancarios y del pago y el beneficiario de la autoridad fiscal. Si es necesario, modifique la fecha de contabilización y la de emisión propuesta por el sistema y seleccione Liberar.
3.
El pago se encuentra en el Control de pagos con el estado Listo para transferencia. Si el cheque ha sido emitido, modifique el estado del pago con cheque y defínalo como En transferencia.
4.
El sistema ha identificado automáticamente el pago como un pago de impuesto utilizando la Asignación de pagos del pago a la autoridad fiscal. Ahora se visualizar en el centro de trabajo Gestión de impuestos, en Pagos de impuestos. Si el sistema no ha podido encontrar una declaración de impuestos adecuada para el pago o el importe del importe de impuesto asignado es distinto del importe del pago de impuesto, se envía una tarea Revisar y liberar pago de impuesto a la lista de trabajo del centro de trabajo Gestión de impuestos. Prosiga como se decribe en Tarea - revisar y liberar pagos de impuestos. Si el pago de impuesto es liberado, el estado de la declaración de impuestos subyacente cambia automáticamente de Liberado a Finalizado.
7.4.2 Guía rápida para Declaraciones de retención de impuestos (Estados Unidos) Este documento contiene texto específico para los Estados Unidos. Para asegurarse de que el sistema muestre el Personalizar Mis parametrizaciones Ayuda en pantalla . Seleccione EE.UU. — texto correcto, seleccione Estados Unidos en el menú desplegable, grabe sus parametrizaciones y entre de nuevo en el sistema.
Tareas Visualice el documento específico para Estados Unidos.
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7.4.3 Guía rápida para Declaraciones de IVA Puede acceder a la vista Pagos de impuestos desde el centro de trabajo Gestión fiscal en Pagos de impuestos. La vista muestra las declaraciones de IVA y las declaraciones de IVA anuales que se han creado previamente en el sistema mediante las ejecuciones de declaración de IVA. Puede supervisar el estado de sus declaraciones de IVA, utilizar las declaraciones de IVA creadas como plantilla para la presentación electrónica a la autoridad fiscal, y desencadenar el pago del IVA a pagar determinado a su autoridad fiscal.
Conceptos básicos El empresario debe presentar una declaración de IVA anual y declaraciones de IVA periódicas a la autoridad fiscal, y ejecutar los pagos previos de IVA. El sistema le ayuda a realizar la gestión de impuestos de acuerdo con el § 18, párrafo 3 de la ley alemana sobre el IVA, de conformidad al cual el empresario debe calcular el impuesto a pagar o superávit, y notificarlo a la autoridad fiscal. Las declaraciones de IVA creadas en el sistema incluyen todas las posiciones de impuesto de las transacciones comerciales relativas al IVA y las entradas de IVA manuales que deben notificarse para el período de informes correspondiente. Después de presentar los datos de declaración de impuestos a su autoridad fiscal y modificar el estado de la declaración a Notificado en el sistema, puede desencadenar el pago de impuestos para compensar el impuesto a pagar determinado en esta vista. Si detecta un error en una declaración de impuestos, tendrá las siguientes opciones: ●
Puede borrar una declaración de IVA con el estado En preparación en cualquier momento.
●
Una declaración de IVA con el estado Notificada sólo se puede cancelar. También puede crear una declaración de impuestos de corrección para el mismo período de declaración en una ejecución de corrección. En esta ejecución todas las posiciones de IVA del mismo período de declaración se vuelven a introducir. Para obtener más información acerca de cómo se pueden considerar posteriormente las posiciones de impuestos, consulte Informe posterior de posiciones de impuestos [página 361].
●
Una declaración de IVA con el estado Finalizado para la que ya se ha iniciado externamente un pago de impuestos sólo se puede cancelar si ha borrado la asignación de pagos en el centro de trabajo Gestión de pagos (consulte también Guía rápida para pagos de impuestos [página 425]). Una declaración de IVA para la que ya se ha realizado una compensación de pagos no se puede cancelar.
Consulte también: ●
Guía rápida para entradas de IVA/impuesto sobre ventas [página 412]
●
Guía rápida de Ejecuciones de declaración de IVA [página 436]
●
Fecha de vencimiento de impuesto de posiciones de impuesto [página 359]
●
Estado de la declaración de impuestos [página 356]
●
Envío electrónico de la declaración de impuestos
●
Guía rápida para pagos de impuestos [página 425] (especialmente la sección Conceptos básicos)
●
Escenario de ejemplo para declaraciones de impuestos [página 354]
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Tareas Verifique las opciones predefinidas ●
Verifique las opciones de ajuste preciso en la Configuración empresarial, en las tareas Declaraciones de impuestos para mercancías y servicios e Impuestos sobre mercancías y servicios.
●
Asegúrese de que los datos maestros han sido definidos para su autoridad fiscal (consulte también Guía Rápida para Autoridades fiscales [página 409]).
Verifique los datos fiscales Para visualizar las posiciones de impuesto sobre las ventas notificadas o no notificadas para un período seleccionado y los documentos originales, puede utilizar los informes Abrir posiciones de IVA / de impuestos sobre las ventas, Posiciones de IVA / de impuestos sobre las ventas notificadas y Todas las posiciones de IVA / de impuestos sobre las ventas. Para verificar los detalles de una declaración de impuestos, proceda de la siguiente manera: 1.
Seleccione el valor por el que desea filtrar de la visualización de filtro.
2.
Seleccione la columna de la declaración de IVA. El sistema muestra la información de impuestos para la declaración recapitulativa en el área inferior de la pantalla.
3.
Para visualizar el formulario creado en el sistema, haga clic en Vista previa
4.
Para obtener un resumen de los ingresos de ventas individuales con sus documentos originales y eventos fiscales, seleccione Vista , y después cambie a la ficha Declaración de impuestos y haga clic en Detalles en un campo del formulario fiscal.
.
Envíe los datos fiscales y libere la declaración de impuestos Nota: La función para enviar datos fiscales a las autoridades fiscales directamente desde el sistema no está incluida. Para obtener más información acerca del procedimiento para enviar sus declaraciones de IVA, consulte Envío electrónico de la declaración de impuestos. Una vez haya enviado los datos fiscales a la autoridad fiscal, debe liberar la declaración de impuestos en el sistema. El resultado de la liberación es el siguiente: ●
El estado de la declaración fiscal cambia de En Preparación a Notificado.
●
Las posiciones de impuestos de la declaración de impuestos obtienen el estado Notificado en el registro de impuestos y pueden visualizarse en el informe Posiciones notificadas de IVA/impuesto sobre ventas.
●
El balance de las cuentas de impuestos relevantes se transfiere a la cuenta de cargo de impuestos (cuenta de compensación de impuestos).
Inicie un pago de impuesto para una declaración de impuestos (iniciado internamente)
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.
1.
Seleccione una declaración de IVA notificada y Pagar
2.
Si es necesario, modifique la fecha de pago y la de contabilización propuesta por el sistema y seleccione OK . Al pago se le asigna un número interno y el estado En preparación. El pago liberado se introduce y contabiliza automáticamente como una
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posición de compensación en el registro fiscal. El ID de asiento contable del asiento contable generado se visualiza en el pago. Nota: Si el pago tiene datos o pagos inconsistentes o falta información bancaria en los datos maestros de la autoridad fiscal, se crea una tarea Revisar pago de impuestos en la lista de trabajo. 3.
Encontrará el pago con el estado Listo para transferencia en el centro de trabajo Gestión de pagos en Control de pagos. Una vez realizado el pago, la declaración de impuestos obtiene el estado Finalizado.
7.4.4 Guía rápida para Declaraciones recapitulativas Puede acceder a la vista Ejecuciones de declaración recapitulativa del centro de trabajo Gestión fiscal en Declaraciones fiscales
Ejecuciones de declaración recapitulativa .
Esta vista muestra declaraciones recapitulativas que se han generado en el sistema mediante las ejecuciones de declaraciones recapitulativas. Puede supervisar el estado de sus declaraciones recapitulativas en el sistema y utilizarlas como plantilla para el envío electrónico a la Oficina Federal Alemana para impuestos.
Conceptos básicos Las declaraciones recapitulativas muestran, para el período de informes seleccionado, todas las entregas de mercancías nacionales dentro de la zona comunitaria de la UE, otros servicios, y entregas para operaciones triangulares intracomunitarias. Para cada adquisición, el sistema lista la remuneración acumulada para las mercancías y servicios provistos, así como el correspondiente número de registro de IVA. Las declaraciones recapitulativas sólo se utilizan para supervisar los movimientos de mercancías dentro de la UE y no +son relevantes para el pago. Los pagos de IVA efectuados a las autoridades fiscales se desencadenan en el sistema en función de declaraciones de IVA o declaraciones fiscales anuales por adelantado. Las declaraciones recapitulativas se envían cada mes o cada trimestre de forma electrónica a la Oficina Federal Alemana para impuestos (para Alemania). En la declaración recapitulativa el sistema tiene en cuenta las actividades siguientes: ●
En el centro de trabajo Facturas de cliente, ha introducido una entrega de mercancías a un cliente en otro país de la UE.
●
En el centro de trabajo Facturas de cliente, ha introducido un servicio intracomunitario que ha proporcionado. (Nota: Tenga en cuenta la modificación legal a la Directiva 2008/8/EC, que entró en vigor el 1 de enero de 2010, relacionada con el lugar de servicio y la inversión del sujeto pasivo de IVA.)
●
En el centro de trabajo Gestión fiscal, ha introducido una entrada de IVA manual para una entrega de mercancías intracomunitaria o para una operación triangular intracomunitaria.
●
Ha entregado mercancías a su sucursal en otro país de la UE para su propio uso permanente. (Consulte también: Movimiento intracomunitario [página 374]).
Si determina un error en una declaración fiscal, tendrá las siguientes opciones: ●
Puede borrar una declaración recapitulativa con el estado En preparación en cualquier momento.
●
Una declaración recapitulativa con el estado Notificada sólo se puede cancelar. También puede crear una declaración de impuestos de corrección para el mismo período de declaración en una ejecución de corrección. En esta ejecución todas las posiciones de IVA del mismo período de declaración se vuelven a introducir. Para obtener más información acerca de cómo se pueden considerar posteriormente las posiciones de impuestos, consulte Declaración posterior de posiciones de impuestos [página 361].
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Para obtener más información, consulte: ●
Guía rápida para Entradas de IVA [página 412]
●
Fecha de vencimiento de impuesto de posiciones de impuesto [página 359]
●
Guía rápida para Ejecuciones de la declaración recapitulativa [página 438]
●
Estado de la declaración de impuestos [página 356]
●
Envío electrónico de la declaración de impuestos
●
Escenario de ejemplo para declaraciones de impuestos [página 354]
Tareas Verifique opciones predefinidas Para permitir la correcta creación de declaraciones recapitulativas en el sistema, deberá haber introducido las siguientes opciones y datos maestros: ●
Verifique las opciones de ajuste preciso en la Configuración empresarial, en las tareas Declaraciones de impuestos para mercancías y servicios e Impuestos sobre mercancías y servicios.
●
Asegúrese de que los datos maestros han sido definidos para su autoridad fiscal (consulte también Guía Rápida para Autoridades fiscales [página 409]). También deberá haber introducido la información sobre el impuesto y el número de registro de IVA del estado de la UE de destino en
Acuerdo fiscal de empresa
Número de
identificación fiscal , y también en Acuerdo de declaración de impuestos. ●
Ha introducido una exención fiscal válida (por ejemplo, debido a una inversión del sujeto pasivo) para un producto o servicio. Para ello, seleccione la posición que desea editar en el centro de trabajo Datos de producto y seleccione Visualizar todo > Ventas. Seleccione la fila de la organización de ventas, cambie a la ficha Impuesto, e introduzca los datos de impuesto y la razón de la exención fiscal.
●
En el centro de trabajo Datos de socio comercial, ha introducido la información de IVA / impuestos sobre las ventas para un cliente. Para ello, seleccione un cliente para editar y haga clic en Datos financieros. Introduzca la información relevante para el impuesto en Datos de impuesto.
Verifique los datos de impuestos Para visualizar las posiciones notificadas o las posiciones de impuestos abiertas y los documentos originales para un período seleccionado, puede utilizar los informes Posiciones abiertas de IVA / impuestos sobre las ventas, Posiciones notificadas de IVA / impuestos sobre las ventas y Todas las posiciones de IVA / impuestos sobre las ventas. Para verificar los detalles de una declaración recapitulativa, proceda de la siguiente manera:
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1.
Seleccione el valor por el que desea filtrar de la visualización de filtro.
2.
Seleccione la fila de la declaración recapitulativa. El sistema muestra la información de impuestos para la declaración recapitulativa en el área inferior de la pantalla.
3.
Para visualizar el formulario creado en el sistema, haga clic en Vista previa
.
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4.
Para obtener un resumen de los ingresos de venta individuales con sus documentos originales y eventos fiscales, seleccione Vista , y después cambie a la ficha Declaración de impuestos y haga clic en Detalles .
Nota: (Los eventos fiscales utilizados en las declaraciones recapitulativas para Alemania son como sigue: , , 400 — Aprovisionamiento intracomunitario (art.núm.4 1b Ley del IVA), 403 — Venta en operación triangular, y 455 — Venta de servicios de la UE, inversión del sujeto pasivo.)
Envíe declaración recapitulativa Actualmente la función de envío electrónico de la declaración recapitulativa directamente desde el sistema noestá disponible. Para obtener más información acerca del procedimiento para enviar la declaración recapitulativa, consulte Envío electrónico de la declaración de impuestos.
7.4.5 Este documento contiene texto que es relevante para Australia. Para asegurarse de que el sistema muestre el texto correcto, seleccione Personalizar Mis parametrizaciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País, marque Australia. Grabe sus parametrizaciones y salga del sistema a fin de asegurarse de que se realicen los cambios.
7.4.6 Guía rápida de Declaraciones de impuestos sobre servicios/ especiales - India Este documento contiene texto que solo es relevante para India. Para asegurarse de que el sistema muestre el texto correcto, seleccione Personalizar –> Mis parametrizaciones. Seleccione Ayuda en pantalla y, en País, marque India. Grabe sus parametrizaciones y salga del sistema a fin de asegurarse de que se realicen los cambios.
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7.4.7 Este documento contiene texto que es relevante para India. Para asegurarse de que el sistema muestre el texto correcto, seleccione Personalizar Mis parametrizaciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País, marque India. Grabe sus parametrizaciones y salga del sistema a fin de asegurarse de que se realicen los cambios.
7.4.8 Guía rápida de declaraciones de TCS: India Este documento contiene texto que es relevante únicamente para India. Para garantizar que el sistema muestra el texto adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione India. Grabe sus opciones y salga del sistema para garantizar que se han efectuado estas modificaciones.
7.4.9
Este documento contiene texto que es relevante para Australia. Para asegurarse de que el sistema muestre el texto correcto, seleccione Personalizar Mis parametrizaciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País, marque Australia. Grabe sus parametrizaciones y salga del sistema a fin de asegurarse de que se realicen los cambios.
7.5 Vista Pagos de impuestos 7.5.1 Guía rápida de Pagos de impuestos Acerca de este documento Puede acceder a la vista Pagos de impuestos desde el centro de trabajo Gestión fiscal en Pagos de impuestos.
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Esta vista visualiza todos los pagos de impuestos entrantes y salientes que se han iniciado en el centro de trabajo Gestión fiscal (iniciados internamente) o en los centros de trabajo Gestión de pagos y Gestión que liquidez (iniciados externamente).
Conceptos básicos Pagos de impuestos en el sistema En el sistema, los pagos de impuestos se diferencian según el tipo y el lugar de origen de los pagos relevantes para IVA, de la siguiente manera: ●
Los pagos de impuestos se inician dentro (iniciados internamente) o fuera (iniciados externamente) del centro de trabajo Gestión fiscal.
●
Los pagos de impuestos pueden iniciarse como pagos manuales de tasa fija (por ejemplo, pagos adelantados de IVA) o debido a declaraciones de impuestos.
●
Los pagos de impuestos pueden coincidir con los importes de impuestos determinados de las declaraciones de impuestos o diferir de estos importes (diferencia de pago de impuestos).
La distinción entre los pagos iniciados dentro del centro de trabajo Gestión fiscal (iniciados internamente) o fuera de éste (iniciados externamente) determina el proceso de liberación y aprobación y la gestión de tareas empresariales para pagos de impuestos, asignaciones de estado de los mismos y declaraciones de impuestos, y el proceso de introducción y cancelación de pagos de impuestos. Ejemplos: ●
Iniciados internamente: Introduzca el pago previo del IVA o un pago de impuestos para la declaración de los mismos en el centro de trabajo Gestión de impuestos.
●
Iniciados externamente: Introduzca una transferencia bancaria o un pago con cheque (EE.UU.) a la autoridad fiscal en el centro de trabajo Gestión de pagos.
●
Iniciados externamente: Introduzca un débito directo o un reembolso de impuestos de la autoridad fiscal con un estado de cuenta bancaria en el centro de trabajo Gestión de liquidez. Nota sobre el reembolso de impuestos (Alemania): Tenga en cuenta que un impuesto a cobrar solo se considera legal si es aprobado por la autoridad fiscal, es decir, cuando hay una notificación de pago recibido o una de correspondiente. Si la autoridad fiscal no lo aprueba cerrando la fecha clave, debe hacer un crecimiento cuando efectúe el cierre del ejercicio.
NOTA: Los impuestos a pagar o a cobrar no se reinicializan en los centros de trabajo A pagar y A cobrar.
Pagos de impuestos iniciados internamente Para pagos de impuestos iniciados internamente, el sistema determina automáticamente la cuenta bancaria que se debe usar y no se puede introducir manualmente. La selección de cuenta bancaria se puede configurar en la actividad opcional Determinación de cuentas bancarias y modalidades de pago y prioridades de dichas modalidades. Si desea utilizar una cuenta bancaria específica, le recomendamos que cree un pago iniciado externamente en el centro de trabajo Gestión de pagos como se describe en Tareas más abajo. Si selecciona la autoridad fiscal como beneficiario, el pago de impuestos automáticamente se asigna (asignación de pagos) y se registra en el centro de trabajo Gestión fiscal. A continuación, debe asignar la declaración de impuestos registrado a su pago de impuestos de modo que el impuesto a pagar de la declaración de impuestos se pueda reinicializar.
Pagos de impuestos iniciados externamente Asignación de pagos En el centro de trabajo Gestión de pagos, el sistema primero intenta asignar automáticamente pagos a las transacciones comerciales apropiadas (pagos originales), socios comerciales, otros gastos (tasas, intereses) o al libro mayor apropiado o cuentas de gastos. El tipo de ubicación de pago se determina con la transacción comercial subyacente y el documento original del pago. La asignación de pagos se tiene que efectuar manualmente si falta
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información o hay inconsistencias en los datos (véase Asignación y compensación de pagos [página 192] y Efectuar una asignación manual de pago [página 223]). Para algunos pagos que se inician en Gestión de pagos, por ejemplo, transferencias bancarias o cheques salientes, el sistema intenta encontrar una orden de pago adecuada y asignar el pago original (documento original). Una vez la asignación de pagos ha ocurrido y se ha liberado, el estado de la orden de pago se fija en Confirmado. Para introducir la compensación de un impuesto a pagar con un estado de cuenta bancaria en el centro de trabajo Gestión de liquidez, el sistema no busca una orden de pago adecuada; en lugar de esto, intenta asignar directa y atuomáticamente el pago al socio comercial. Si una autoridad fiscal fue especificada en el estado de cuenta bancaria, el pago se asigna automáticamente al centro de trabajo Gestión fiscal. Un pago de impuestos se crea con el estado En preparación en el centro de trabajo Gestión fiscal. Si el estado de cuenta bancaria se libera y el sistema pudo asignar unívocamente una declaración de impuestos al pago de impuestos, dicho pago recibe el estado Liberado. Diferencias en el pago de impuestos Para pagos de impuestos iniciados externamente, el sistema determina automáticamente las declaraciones de impuestos registradas adecuadas. Una vez que el sistema (no) ha determinado ninguna o múltiples declaraciones de impuestos, o que el impuesto a pagar determinado en la declaración de impuestos difiere del pago de los mismos, se crea una tarea Revisar y liberar pago de impuestos en su lista de trabajo. Puede especificar que una diferencia en el pago de impuestos hasta un importe determinado se contabilice inmediatamente como un gasto. En este caso, no se crea ninguna tarea en la lista de trabajo. Para ello, en los datos maestros para la autoridad fiscal define una Tolerancia de diferencias en pagos de impuestos en el Acuerdo fiscal de empresa en Acuerdos de declaración de impuestos. Si una diferencia de pagos determinada cae por debajo de este valor, la diferencia de pagos de impuestos se libera inmediatamente con la aprobación y se introduce automáticamente como un gasto. Se pueden producir diferencias en el pago de impuestos por los siguientes motivos, por ejemplo: ●
Ha introducido un estado de cuenta bancaria con una nota de crédito o un débito directo de su autoridad fiscal en el centro de trabajo Gestión de pagos que no es relevante para el IVA/impuesto sobre las ventas (por ejemplo, el impuesto de sociedad o el impuesto sobre la renta). Como en el pago la autoridad fiscal se introduce como el socio comercial, el sistema ha asignado erróneamente el pago al centro de trabajo Gestión fiscal utilizando la asignación de pagos automática.
●
El sistema ha asignado una declaración de impuestos a un pago de impuestos iniciado externamente. Como el pago de impuestos difiere del importe de impuestos determinado de la declaración de impuestos, existe una diferencia en el pago de impuestos.
●
El sistema ha asignado más una declaración de impuestos a un pago de impuestos iniciado externamente. Eso también provoca una diferencia en el pago de impuestos.
Grupos de declaración de impuestos útiles Antes de iniciar un pago de impuestos a la autoridad fiscal, verifique en el informe Abrir posiciones de impuestos sobre las ventas / IVA si las posiciones de impuestos aún se tienen que autorizar para el período de jerarquía de empresa seleccionado. Si es necesario, efectúe una nueva ejecución de la declaración fiscal (o ejecución de corrección). Después de modificar el estado de la posición de impuestos a Notificado con Liberar, se visualiza en Posiciones de impuestos sobre las ventas / IVA notificadas. Este informe visualiza el impuesto a cobrar o el importe excedente para el período de informes seleccionado que la autoridad fiscal tiene que reembolsar (reembolso de impuestos). Nota: Le recomendamos que siempre introduzca un período del informe que empiece con el año natural actual para sus ejecuciones de declaración de impuestos de modo que el sistema pueda determinar de manera fidedigna todas las posiciones de impuestos abiertas en sus declaraciones de impuestos.
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Cancelar pagos de impuestos y anular asignaciones de pagos El procedimiento sobre cómo se cancela un pago de impuestos y si, antes de que esto suceda, se anula una asignación de pagos, depende del estado y el origen (iniciado externa/internamente) del pago y de si dicho pago de impuestos se desencadenó debido a una declaración de impuestos. Es necesario anular o cancelar asignaciones de pagos o pagos de impuestos por las siguientes razones: ●
Se ha introducido una cantidad incorrecta para el pago de impuestos.
●
Se desencadenó por error un pago de impuestos como pago anticipado de impuestos y no debido a una declaración de impuestos mensual (o al revés).
●
La declaración de impuestos incorrecta se asignó al pago de impuestos.
●
Se desencadenó un pago a la autoridad fiscal por error y, por esto, se clasificó erróneamente como un pago de impuestos.
Se cancelan pagos de impuestos iniciados externamente en el centro de trabajo Gestión de pagos. A continuación, el pago apropiado también recibe el estado Cancelado en el centro de trabajo Gestión fiscal. Es necesario haber anulado en primer lugar una asignación de pagos [página 222] existente. Para pagos iniciados externamente para los que ya se haya realizado una anulación de pago, solo puede modificar o anular una asignación de pago existente o asignarlo a otro estado de cuenta bancaria empleando una nueva asignación de pago. (Nota: Los pagos que fueron introducidos empleando estados de cuentas bancarias se consideran como efectuados y no se pueden cancelar.) Si una asignación de pago liberada es anulada después, el sistema automáticamente genera una nueva asignación de pagos con el estado En preparación y una tarea en la lista de trabajo para asignar pagos. Se cancelan pagos de impuestos iniciados internamente en el centro de trabajo Gestión fiscal. El pago referenciado en el centro de trabajo Gestión de pagos recibe el estado Cancelado. Solo los pagos de impuestos con el estado Liberado se pueden cancelar. Es necesario anular los pagos de impuestos con el estado En preparación. Si desea cancelar o anular un pago de impuestos iniciado debido a una declaración de impuestos, una asignación existente a la declaración de impuestos se elimina en el centro de trabajo Gestión fiscal. El estado de la declaración fiscal relevante cambia de Finalizado a Informado.
Tareas Verifique opciones predefinidas Para permitir pagos de impuestos para ser determinados, generados e introducidos en el sistema, deberá haber definido las siguientes opciones y datos maestros: ●
Ha definido las parametrizaciones de determinación de cuentas en Configuración empresarial (véase Determinación de cuentas automática).
●
Ha definido los datos maestros para los bancos y las cuentas bancarias en el centro de trabajo Gestión de liquidez. Válido para Estados Unidos: Para pagos con cheque, es necesario haber definido los datos relevantes para cheques aquí.
●
Ha definido los datos maestros de la(s) autoridad(es) fiscal(es), detalles bancarios y modalidades de pago estándar (por ejemplo, transferencia bancaria o pago con cheque). Para obtener más información, consulte: Guía rápida para Autoridades fiscales (Gestión fiscal) [página 409]).
●
Es necesario haber marcado un tipo de declaración de impuestos que sea relevante para pagos de impuestos. Para ello, vaya a la vista Autoridades fiscales en
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Acuerdo
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fiscal de la empresa Acuerdo de declaración de impuestos y fije el indicador Pago requerido para un tipo de declaración de impuestos relevante para los pagos.
Introducir un pago anticipado de impuestos (iniciado internamente) 1.
En Tareas comunes, elija Nuevo pago de impuestos. (También puede hacerlo desde la vista Pagos de impuestos, seleccionando
Nuevo
Pago anticipado de impuestos).
2.
Introduzca el Acuerdo de declaración de impuestos y los datos necesarios en la ficha Pagos anticipados.
3.
Seleccione Liberar. El sistema genera un ID de pago interno y contabiliza el pago. Ahora se visualiza el ID del asiento contable del asiento contable generado.
4.
Ahora encontrará el pago con el estado Listo para transferencia en el centro de trabajo Gestión de pagos en Control de pagos.
Si el pago tiene datos o pagos inconsistentes o falta información bancaria en los datos maestros de la autoridad fiscal, se crea una tarea Revisar pago de impuestos en la lista de trabajo. Siempre que aún no se haya liberado su pago anticipado de impuestos, en la ficha Pagos de impuestos puede asignar declaraciones de impuestos a este pago. Esta conversión del pago sólo es posible para el importe completo. Notas adicionales: ●
En Alemania, normalmente se compensan los pagos anticipados especiales con la última declaración del IVA del año (normalmente en diciembre). Para ello, introduzca una fecha en diciembre del año natural como la Fecha de compensación. Pago anticipado especial (pago 1/11): Para calcular manualmente el pago anticipado especial, determine el total de los pagos anticipados de impuestos y el pago anticipado especial del año pasado y divida el total entre 11.
●
Si, contrariamente a lo que se espera, la empresa no puede continuar hasta final de año, pero por ejemplo solo hasta agosto y un pago anticipado especial fue ejecutado al empezar el año, la última declaración de IVA tiene lugar en agosto. Para asegurar que el pago anticipado especial se incluye en esta declaración del IVA, el período seleccionado para la ejecución de la última declaración del IVA tiene que ser del 1 de agosto hasta el 31 de diciembre (no del 1 al 31 de agosto).
Introducir un pago de impuestos para liquidar directamente una declaración de impuestos (iniciada internamente)
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1.
Seleccione una declaración de impuestos con el estado Informado al que no se ha asignado ningún ID de pago de impuestos. Seleccione Pagar .
2.
Si es necesario, modifique la fecha de pago y la de contabilización propuesta por el sistema y seleccione OK . Al pago se le asigna un número interno y el estado En preparación. (Sugerencia: Para poder ver el ID de pago de impuestos asignado recientemente tiene que cargar la vista actual: Ahora puede navegar directamente a la vista de pagos de impuestos si utiliza el enlace visualizado.) Se envía al jefe la tarea Aprobar pago de impuestos. Si el pago tiene datos o pagos inconsistentes o falta información bancaria en los datos maestros de la autoridad fiscal, se crea una tarea Revisar pago de impuestos en la lista de trabajo.
3.
Una vez que se haya aprobado el pago, recibe el estado Liberado. El pago se introduce automáticamente como una posición de compensación en el registro fiscal y se
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contabiliza a las posiciones de impuestos apropiadas. Se genera un asiento contable y su ID se asigna al pago. La declaración de impuestos tiene el estado Finalizado. Encontrará el pago con el estado Listo para transferencia en el centro de trabajo Gestión de pagos en Control de pagos.
Introducir una transferencia bancaria para autoridad fiscal (iniciada externamente) 1.
Vaya al centro de trabajo Gestión de pagos y seleccione en
Tareas comunes Nueva
transferencia bancaria saliente . 2.
Introduzca los datos bancarios y del pago y el beneficiario de la autoridad fiscal. Seleccione Liberar .
3.
Al pago se le asigna un número interno. El pago se encuentra en el Control de pagos con el estado Listo para transferencia.
4.
En Asignaciones de pagos puede encontrar una asignación de pago con el estado Liberado con el que la orden de pago correspondiente se confirmó automáticamente. El pago se asigna automáticamente al centro de trabajo Gestión fiscal empleando la autoridad fiscal especificada.
5.
Una tarea Revisar y liberar pagos de impuestos se envía a la lista de trabajo del centro de trabajo Gestión fiscal para este pago. Prosiga como se describe en Tarea: revise y libere pagos de impuestos.
Nota: Este procedimiento es el mismo que se emplea para introducir un cheque saliente. Tenga en cuenta que aquí el sistema deriva una fecha de vencimiento de impuesto de la fecha de emisión del cheque. La fecha de vencimiento de impuesto determina el período del informe para esta posición de impuestos. Si la fecha en la que el cheque no está bajo el control de la empresa difiere de la fecha de emisión, tiene que hacer manualmente un asiento de corrección en el centro de trabajo Gestión fiscal en Entrada manual de impuestos.
Introducir un pago de impuestos con estado de cuenta bancaria creado manualmente (iniciado externamente) 1.
Vaya al centro de trabajo Gestión de liquidez y seleccione en
Tareas comunes Nuevo
estado de cuenta bancaria .
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2.
Introduzca el Saldo final del estado de cuenta bancaria y grabe sus entradas.
3.
Seleccione Siguiente para ir a la fase Crear y editar posiciones y luego Añadir línea . Seleccione la modalidad de pago Débito directo saliente (impuesto a pagar) o Débito directo entrante (reembolso de impuestos), introduzca la autoridad fiscal y el importe en el Debe y en el Haber. Introduzca todas las otras posiciones del estado de cuenta bancaria y grabe las entradas.
4.
Vaya a la fase Revisar y seleccione Liberar
5.
Ahora ya puede encontrar el pago en el centro de trabajo Gestión de pagos en Control de pagos con el estado Confirmado. (Nota: Los pagos que se introdujeron con un estado de cuenta bancaria y en los que los datos eran consistentes, inmediatamente reciben el estado Confirmado al liberarse.) Si el pago no se pudo confirmar, verifique en el centro de trabajo Gestión de pagos en Asignación de pagos si el pago se asignó correctamente a la autoridad fiscal y que la asignación de pago apropiada tiene el estado Liberado.
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.
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Si no, puede encontrar una tarea para procesar manualmente la asignación de pago en la lista de trabajo. 6.
Finalmente, vaya al centro de trabajo Gestión fiscal y seleccione la tarea Revisar y liberar pago de impuestos en la lista de trabajo. Prosiga como se describe en Tarea: revise y libere pagos de impuestos.
Introducir un pago de impuestos cargando un estado de cuenta bancaria creado (iniciado externamente) El banco le ha enviado un archivo con los datos del estado de la cuenta bancaria, el cual también se muestra un débito directo o un reembolso de impuestos proveniente de la autoridad fiscal. Para transferir los pagos del estado de cuenta bancaria en el sistema, proceda del siguiente modo: 1.
Una vez haya grabado el archivo de texto localmente para el estado de cuenta bancaria, vaya al centro de trabajo Gestión de liquidez y seleccione en archivos
Archivos de entrada
Nuevo
Gestión de
Archivo de entrada .
2.
En Tipo de fichero, seleccione el valor Estado de cuenta bancaria e introduzca su banco.
3.
Seleccione Añadir
4.
Seleccione Iniciar carga de archivo. Recibirá un mensaje sobre la creación de un nuevo estado de cuenta bancaria en el sistema. Lo puede encontrar en Estados de cuentas bancarias en el estado En preparación. Se creó una tarea para liberar el estado de cuenta bancaria en la lista de trabajo.
5.
Una vez haya liberado el estado de cuenta bancaria, puede encontrar los pagos de dicho estado en el centro de trabajo Gestión de pagos en Control de pagos en el estado Confirmado. Si una posición del estado de cuenta bancaria no se pudo asignar, se crea una tarea apropiada para editar la asignación de pago en la lista de trabajo.
6.
Finalmente, vaya al centro de trabajo Gestión fiscal y seleccione la tarea Revisar y liberar pago de impuestos en la lista de trabajo. Prosiga como se describe en Tarea: revise y libere pagos de impuestos.
y seleccione el archivo que ha grabado localmente.
Introducir un débito directo por encima de pagos de impuestos múltiples (iniciados externamente) Si un estado de cuenta bancaria tiene dos (o más) pagos de impuestos en solo un débito directo, la asignación de pagos no puede identificar los pagos de impuestos de forma individual. En este caso, cree una transferencia bancaria para la autoridad fiscal para cada pago de impuestos, de modo que dichos pagos se pueden identificar individualmente utilizando la asignación de pagos y se pueden asignar e introducir correctamente en el centro de trabajo Gestión fiscal . Por ejemplo, si un débito directo contiene dos pagos de impuestos, proceda del siguiente modo: 1.
Cree dos transferencias bancarias en el centro de trabajo Gestión de pagos en comunes
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Tareas
Nueva transferencia bancaria saliente .
2.
Después que su jefe haya aprobado la tarea, puede encontrar los pagos en el control de pagos con el estado Listo para transferencia.
3.
Para cada transferencia bancaria, seleccione Acciones para transacciones bancarias , Fijar como En transferencia. El estado de las transferencias bancarias se ha fijado como En transferencia.
4.
Seleccione la asignación de pagos apropiada para editar en Asignaciones de pagos. En Asignación de pago, fije el filtro Transferencias bancarias, copie las transferencias
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bancarias introducidas anteriormente, grabe las entradas y libere la asignación de pago. Los pagos reciben el estado Confirmado. 5.
La asignación de pago identifica ambas transferencias bancarias como pagos de impuestos, con la autoridad fiscal como pagador. Una tarea Revisar y liberar pago de impuesto se envía al centro de trabajo Gestión fiscal para cada transferencia bancaria.
7.6 Tareas periódicas 7.6.1 Guía rápida para Ejecuciones de declaración de impuestos sobre ventas y consumo (Estados Unidos) Puede acceder a la vista Ejecuciones de declaración de impuestos sobre ventas y consumo desde el centro de trabajo Gestión fiscal en
Tareas periódicas
Ejecuciones de declaración de impuestos sobre ventas y consumo .
En esta vista, se realizan ejecuciones de declaración de IVA para crear automáticamente la declaración de impuestos sobre ventas y consumo (como se requiere en EE.UU.)
Conceptos básicos En la ejecución de la declaración fiscal, las posiciones de impuestos abiertas del período de informe seleccionado se derivan automáticamente del registro de impuestos [página 353], luego se totalizan y se asignan con los eventos fiscales a los campos relevantes en la declaración de impuestos. Como resultado de la ejecución, se crea una declaración de impuestos sobre ventas y consumo en el sistema. Para obtener más información, consulte Guía rápida para Declaraciones de impuestos sobre ventas y consumo (EE.UU.) [página 415].
Tareas Verificar opciones predefinidas y los datos fiscales ●
Verifique las opciones de ajuste preciso en la Configuración empresarial, en las tareas Declaraciones de impuestos para mercancías y servicios e Impuestos sobre mercancías y servicios.
●
Asegúrese de que existan datos maestros definidos para las Autoridades fiscales (consulte tambiénGuía rápida Autoridades fiscales [página 409]). Debe haber introducido la información fiscal de los impuestos sobre ventas y consumo en Acuerdo fiscal de empresa Números de identificación fiscal , y también en Acuerdo de declaración de impuestos.
●
En el centro de trabajo Datos de producto debe haber introducido la jurisdicción fiscal y los motivos de exención fiscal para impuestos sobre ventas y consumo para el producto apropiado en
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Compras
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Impuesto .
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●
Debe haber introducido una exención fiscal válida para el producto y el vendedor correspondiente. Para ello, seleccione la posición que desea editar en el centro de trabajo Datos de producto y seleccione Visualizar todo > Ventas. Seleccione la fila del vendedor, cambie a la ficha Impuesto, e introduzca los datos de impuesto.
●
En el centro de trabajo Datos de socio comercial, debe haber introducido los datos relevantes para el impuesto para un proveedor. Para ello, marque un proveedor para editar y seleccione Datos financieros. Vaya a la ficha Datos fiscales. Introduzca el número de identificación fiscal aplicable en el estado del proveedor y una exención fiscal existente, por ejemplo si el proveedor no tiene presencia comercial (o nexo) en su estado. (Nota: Para el proveedor debe especificar el impuesto sobre el consumo en el documento de facturación utilizando explícitamente el código de impuesto.)
●
En el centro de trabajo Datos de socio comercial, ha introducido la información de impuestos para el impuesto sobre el consumo aplicable a un cliente. Para ello, seleccione un cliente para editar y haga clic en Datos financieros. Cambie a las fichas Datos de impuestos y Certificado de exención fiscal e introduzca los datos de impuestos y el Motivo de exención fiscal.
●
Para visualizar las posiciones de IVA notificadas o no notificadas para un período seleccionado y los documentos originales, puede utilizar los informes Posiciones de IVA /impuestos sobre las ventas no notificadas, Posiciones de IVA / impuestos sobre las ventas notificadas y Todas las posiciones de IVA / impuestos sobre las ventas.
Planificar una ejecución de declaración de impuestos Recomendamos encarecidamente que realice las siguientes verificaciones de manera periódica (en especial, durante los cierres de fin de trimestre y fin de ejercicio), durante la implementación del sistema y el cambio de sistema, y después de cambiar las parametrizaciones del sistema.
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1.
Ejecute el informe Reconciliación fiscal. Este informe compara los datos de impuestos relevantes para el período de declaración en el registro de impuestos con las entradas de impuestos del libro mayor y analiza si se han producido diferencias técnicas.
2.
Verifique si existen posiciones de impuestos abiertas con una fecha de contabilización posterior al período de informe. Con esta verificación, se evitan las diferencias de saldos en las cuentas de impuestos. Para esto, seleccione el informe Posiciones abiertas de IVA/impuesto sobre ventas.
3.
Verifique si existen posiciones de impuestos abiertas con una fecha de vencimiento de impuesto posterior al período de informe. Con esta verificación, se evitan los importes de saldos en las cuentas de impuestos. Para esto, seleccione también el informe Posiciones abiertas de IVA/impuesto sobre ventas.
4.
Determine el importe de impuesto que se compensará para el período de declaración. Elija el informe Posiciones abiertas de IVA/impuesto sobre ventas e introduzca el período de tiempo para la fecha de vencimiento de impuesto.
5.
Verifique qué importes se han sustituido y contabilizado manualmente en los documentos originales. Seleccione el informe Cálculo de IVA/impuesto sobre ventas: Detalles e introduzca el período de informe en Fecha de contabilización propuesta. El informe calcula los importes de impuesto usando las posiciones de los documentos originales y los compara con los importes de impuesto que se han contabilizado realmente. Si un importe de impuesto se ha sustituido de forma manual, puede navegar directamente en el informe hasta llegar al asiento contable del importe de impuesto relevante y navegar un poco más hasta el documento original.
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433
Para obtener más información, consulte Escenario de ejemplo para declaraciones de impuestos [página 354].
Crear y realizar una ejecución de declaración de impuestos 1.
Seleccione Tareas comunes Nueva ejecución de declaración de impuestos . También puede volver a utilizar los datos de una ejecución de declaración de IVA existente. Para ello, en
Tareas periódicas Ejecuciones de declaración de impuestos
sobre ventas y consumo , marque una ejecución y seleccione Copiar . Los datos se copian automáticamente para la nueva ejecución y la puede ajustar de forma correspondiente. Como alternativa, puede utilizar una declaración de impuestos existente como base para la ejecución nueva. Para ello, en
Declaraciones de impuestos
Declaraciones
de impuestos sobre ventas y consumo , marque una declaración de impuestos y seleccione Acciones y Programar ejecución de declaración de impuestos para próximo período . 2.
Introduzca el Acuerdo fiscal de empresa y el período que debe tenerse en cuenta para la ejecución. Nota : Recomendamos que seleccione siempre un período desde el 1 de enero hasta el fin del período de informe actual para asegurarse de que se tengan en cuenta todas las posiciones de impuestos abiertas durante la ejecución. Para crear una declaración de impuestos modificada para un declaración de impuestos previamente enviada a la autoridad fiscal, fije el indicador Ejecución de corrección.
3.
Para crear una ejecución de declaración de impuestos, haga clic en Grabar . El sistema asigna automáticamente un número a la ejecución y también asigna el estado En preparación.
4.
Para realizar la ejecución de forma inmediata o para programarla para una fecha posterior, deberá poseer el estado Activo. Para ello, seleccione Activar y realice una de las siguientes acciones: ● Para iniciar la ejecución de forma inmediata (con estado Activo) y crear una declaración de impuestos, haga clic en Grabar y cerrar . Para realizar una ejecución más adelante (para distribuir la carga del sistema, por ejemplo), fije el indicador Ejecución individual e introduzca las entradas de tiempo y seleccione Grabar y cerrar .
●
Si no existen posiciones de impuestos abiertas en el período seleccionado, no se creará ninguna declaración de impuestos. 5.
En
Declaración de impuestos
Declaración de impuestos sobre ventas y
consumo , encontrará una declaración de impuestos nueva con el estado En preparación. Para obtener más información, consulte Guía rápida para declaraciones de impuestos sobre ventas y consumo [página 415].
7.6.2 Guía rápida para ejecuciones de declaración de retención de impuestos (Estados Unidos) Puede acceder a la vista Ejecuciones de declaraciones de retención de impuestos desde el centro de trabajo Gestión fiscal en
434
Tareas periódicas
Ejecuciones de declaraciones de retención de impuestos .
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En esta vista realiza ejecuciones de declaraciones de retención de impuestos para crear automáticamente sus declaraciones de retención de impuestos.
Conceptos básicos En la ejecución de la declaración fiscal, las ventas no notificadas relevantes para la retención de impuestos a partir del período de informe seleccionado se seleccionan automáticamente del registro de impuestos [página 353], luego se agrupan y se les asignan los eventos fiscales a los campos relevantes de la declaración de impuestos. Como resultado de la ejecución, el sistema crea una declaración de retención de impuestos (formulario o fichero MISC 1099) con el estado En preparación. Para obtener más información, consulte Guía rápida para declaraciones de retención de impuestos (EE.UU.) [página 419].
Tareas Verifique las opciones predefinidas y los datos fiscales Para poder crear declaraciones de retención de impuestos en el sistema, deberá haber introducido las siguientes opciones y datos maestros: ●
Verifique las opciones de ajuste preciso para la retención de impuestos y declaraciones de retención de impuestos en Configuración empresarial.
●
Autoridades fiscales Acuerdo fiscal de empresa , ha fijado el indicador En Retención de impuestos e introducido datos relevantes para impuestos.
●
En el centro de trabajo Base de proveedores, ha introducido los proveedores con información de retención de impuestos. Para ello, seleccione el proveedor relevante y Editar Datos financieros Datos fiscales . En la sección Clasificación de retención de impuestos, defina el tipo de tasa de retención de impuestos. Si para EE.UU., por ejemplo, no retiene importes pero informa de los pagos en el 1099-MISC, seleccione Sin retención de seguridad. Además, si tiene que retener un porcentaje determinado, seleccione Sujeto a retención.
●
Ha definido un tipo de ingreso para la retención de impuestos en el centro de trabajo Datos de producto. Seleccione la posición relevante para el procesamiento en Materiales o Servicios, marque Visualizar todas y luego vaya a
Compras Retención
de impuestos . ●
Para visualizar los importes de base de retención de impuestos y facturas relacionadas para un período seleccionado, puede utilizar el informe Posiciones de retención de impuestos.
Cree y realice una ejecución de declaración de impuestos 1.
Seleccione Tareas comunes Nueva ejecución de declaración de impuestos . También puede volver a utilizar los datos de una ejecución existente. Para ello, en Tareas periódicas Ejecuciones de declaraciones de retención de impuestos , seleccione una ejecución y luego Copiar . Los datos se copian automáticamente para la nueva ejecución y la puede ajustar de forma correspondiente. También puede utilizar una declaración de retención de impuestos existente como base para la ejecución nueva. Para ello, en
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Declaraciones de
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impuestos Declaraciones de retención de impuestos , marque una declaración de impuestos y seleccione Acciones y Programar ejecución de declaración de impuestos para próximo período . 2.
Introduzca el Acuerdo fiscal de empresa y el período que debe tenerse en cuenta para la ejecución. Nota : Recomendamos que seleccione siempre un período desde el 1 de enero hasta el fin del período de informe actual para asegurarse de que se tengan en cuenta todas las posiciones de impuestos abiertas durante la ejecución. Para crear una declaración de impuestos corregida para una declaración de retención de impuestos previamente enviada a la autoridad fiscal, fije el indicador Ejecución de corrección.
3.
Para crear una ejecución de declaración de impuestos, haga clic en Grabar . El sistema asigna automáticamente un número a la ejecución y también asigna el estado En preparación.
4.
Para realizar la ejecución de forma inmediata o para programarla para una fecha posterior, deberá poseer el estado Activo. Para ello, seleccione Activar y realice una de las siguientes acciones: ● Para iniciar la ejecución de forma inmediata (con estado Activo) y crear una declaración de retención de impuestos, haga clic en Grabar y cerrar . ●
Para realizar una ejecución más adelante (para distribuir la carga del sistema, por ejemplo), fije el indicador Ejecución individual e introduzca las entradas de tiempo y seleccione Grabar y cerrar .
Si no existen posiciones de impuestos abiertas en el período seleccionado, no se creará ninguna declaración de impuestos. 5.
Declaraciones de impuestos Declaraciones de retención de impuestos , En encontrará una declaración de retención de impuestos con el estado En preparación. Para obtener más información, consulte Guía rápida para declaraciones de retención de impuestos (EE.UU.) [página 419].
7.6.3 Guía rápida Ejecuciones de declaración de IVA Puede acceder a la vista Ejecuciones de declaraciones de impuestos desde el centro de trabajo Gestión fiscal en
Tareas periódicas
Ejecuciones de declaraciones de impuestos .
En esta vista, efectúa ejecuciones de la declaración fiscal o ejecuciones de corrección para crear automáticamente declaraciones del IVA y declaraciones fiscales anuales.
Conceptos básicos Durante la ejecución, el sistema determina las posiciones de impuestos relevantes para el período de jerarquía de empresa seleccionado de las transacciones comerciales y entradas manuales de impuestos. Para ello, se utiliza la Fecha de vencimiento de impuesto de posiciones de impuestos [página 359]. En la ejecución de la declaración fiscal, las posiciones de impuestos abiertas del período de informe seleccionado se derivan automáticamente del registro de impuestos [página 353], luego se totalizan y se asignan con los eventos fiscales a los campos relevantes en la declaración de impuestos. Se crea una declaración de IVA anual anticipada en el sistema como resultado de la ejecución.
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Para obtener más información, consulte Guía rápida Declaración de IVA [página 420].
Tareas Verificar opciones predefinidas y los datos fiscales ●
Verifique las opciones de ajuste preciso en la Configuración empresarial, en las tareas Declaraciones de impuestos para mercancías y servicios e Impuestos sobre mercancías y servicios.
●
Asegúrese de que los datos maestros han sido definidos para su autoridad fiscal (consulte también Guía Rápida Autoridades fiscales [página 409]).
●
Para visualizar las posiciones de impuesto sobre las ventas notificadas o no notificadas para un período seleccionado y los documentos originales, puede utilizar los informes Abrir posiciones de IVA / de impuestos sobre las ventas, Posiciones de IVA / de impuestos sobre las ventas notificadas y Todas las posiciones de IVA / de impuestos sobre las ventas.
Planificar una ejecución de declaración de impuestos Recomendamos encarecidamente que realice las siguientes verificaciones de manera periódica (en especial, durante los cierres de fin de trimestre y fin de ejercicio), durante la implementación del sistema y el cambio de sistema, y después de cambiar las parametrizaciones del sistema. Fin de la nota
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1.
Ejecute el informe Reconciliación fiscal. Este informe compara los datos de impuestos relevantes para el período de declaración en el registro de impuestos con las entradas de impuestos del libro mayor y analiza si se han producido diferencias técnicas.
2.
Verifique si existen posiciones de impuestos abiertas con una fecha de contabilización posterior al período de informe. Con esta verificación, se evitan las diferencias de saldos en las cuentas de impuestos. Para esto, seleccione el informe Posiciones abiertas de IVA/impuesto sobre ventas.
3.
Verifique si existen posiciones de impuestos abiertas con una fecha de vencimiento de impuesto posterior al período de informe. Con esta verificación, se evitan los importes de saldos en las cuentas de impuestos. Para esto, seleccione también el informe Posiciones abiertas de IVA/impuesto sobre ventas.
4.
Determine el importe de impuesto que se compensará para el período de declaración. Elija el informe Posiciones abiertas de IVA/impuesto sobre ventas e introduzca el período de tiempo para la fecha de vencimiento de impuesto.
5.
Verifique qué importes se han sustituido y contabilizado manualmente en los documentos originales. Seleccione el informe Cálculo de IVA/impuesto sobre ventas: Detalles e introduzca el período de informe en Fecha de contabilización propuesta. El informe calcula los importes de impuesto usando las posiciones de los documentos originales y los compara con los importes de impuesto que se han contabilizado realmente. Si un importe de impuesto se ha sustituido de forma manual, puede navegar directamente en el informe hasta llegar al asiento contable del importe de impuesto relevante y navegar un poco más hasta el documento original.
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Para obtener más información, consulte Escenario de ejemplo para declaraciones de impuestos [página 354].
Crear y realizar una ejecución de declaración de impuestos 1.
Seleccione Tareas comunes Nueva ejecución de declaración de impuestos . También puede volver a utilizar los datos de una ejecución de declaración de IVA existente. Para ello, en Tareas periódicas Ejecuciones de declaración de IVA , marque una ejecución y seleccione Copiar . Los datos se copian automáticamente para la nueva ejecución y la puede ajustar de forma correspondiente. Como alternativa, puede utilizar una declaración de impuestos existente como base para la ejecución nueva. Para ello, en
Declaraciones de impuestos
Declaraciones
de IVA , marque una declaración de impuestos y seleccione Acciones Programar ejecución de declaración de impuestos para próximo período . 2.
y
Introduzca el Acuerdo fiscal de empresa y el período que debe tenerse en cuenta para la ejecución. Nota : Recomendamos que seleccione siempre un período desde el 1 de enero hasta el fin del período de informe actual para asegurarse de que se tengan en cuenta todas las posiciones de impuestos abiertas durante la ejecución. Para crear una declaración de impuestos modificada para un declaración de impuestos previamente enviada a la autoridad fiscal, fije el indicador Ejecución de corrección.
3.
Para crear una ejecución de declaración de impuestos, haga clic en Grabar . El sistema asigna automáticamente un número a la ejecución y también asigna el estado En preparación.
4.
Para realizar la ejecución de forma inmediata o para programarla para una fecha posterior, deberá poseer el estado Activo. Para ello, seleccione Activar y realice una de las siguientes acciones: ● Para iniciar la ejecución de forma inmediata (con estado Activo) y crear una declaración de impuestos, haga clic en Grabar y cerrar . ●
Para realizar una ejecución más adelante (para distribuir la carga del sistema, por ejemplo), fije el indicador Ejecución individual e introduzca las entradas de tiempo y seleccione Grabar y cerrar .
Si no existen posiciones de impuestos abiertas en el período seleccionado, no se creará ninguna declaración de impuestos. 5.
Declaración de impuestos Declaraciones de IVA , puede encontrar la En declaración del IVA con el estado En preparación. Para obtener más información, consulte Guía rápida Declaración de IVA [página 420].
7.6.4 Guía rápida para Ejecuciones de la declaración recapitulativa Puede acceder a la vista Ejecuciones de declaración recapitulativa desde el centro de trabajo Gestión fiscal en Tareas periódicas
Ejecuciones de declaración recapitulativa .
En esta vista puede realizar ejecuciones de declaraciones de impuestos para crear las declaraciones recapitulativas automáticamente.
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Conceptos básicos En la ejecución de la declaración de impuestos, las posiciones de impuestos abiertas del período de informes seleccionado se derivan automáticamente del registro de impuestos [página 353], luego se totalizan y se asignan con los eventos fiscales a los campos relevantes en la declaración recapitulativa. Como resultado de la ejecución, el sistema crea una declaración recapitulativa con el estado En preparación. Para obtener más información, consulte aquí [página 422].
Tareas Verifique las opciones predefinidas y los datos fiscales Para permitir la correcta creación de declaraciones recapitulativas en el sistema, deberá haber introducido las siguientes opciones y datos maestros: ●
Verifique las opciones de ajuste preciso en la Configuración empresarial, en las tareas Declaraciones de impuestos para mercancías y servicios e Impuestos sobre mercancías y servicios.
●
Asegúrese de que los datos maestros han sido definidos para su autoridad fiscal (consulte también Guía Rápida para Autoridades fiscales [página 409]). También deberá haber introducido la información sobre el impuesto y el número de registro de IVA del estado de la UE de destino en
Acuerdo fiscal de empresa
Número de
identificación fiscal , y también en Acuerdo de declaración de impuestos. ●
Ha introducido una exención fiscal válida (por ejemplo, debido a una inversión del sujeto pasivo) para un producto o servicio. Para ello, seleccione la posición que desea editar en el centro de trabajo Datos de producto y seleccione Visualizar todo > Ventas. Seleccione la fila de la cadena de distribución, cambie a la ficha Impuesto, e introduzca los datos de impuesto y la razón de la exención fiscal.
●
En el centro de trabajo Datos de socio comercial, ha introducido la información de IVA / impuestos sobre las ventas para un cliente. Para ello, seleccione un cliente para editar y haga clic en Datos financieros. Introduzca la información relevante para el impuesto en Datos de impuesto.
●
Para visualizar las posiciones notificadas o las posiciones de impuestos abiertas y los documentos originales para un período seleccionado, puede utilizar los informes Posiciones abiertas de IVA / impuestos sobre las ventas, Posiciones notificadas de IVA / impuestos sobre las ventas y Todas las posiciones de IVA / impuestos sobre las ventas.
Cree y realice una ejecución de declaración de impuestos 1.
Tareas comunes Nueva ejecución de declaración de impuestos . Seleccione También puede volver a utilizar los datos de una ejecución existente. Para ello, en Tareas periódicas Ejecuciones de declaración recapitulativa , seleccione una ejecución y, a continuación, marque Copiar . Los datos se copian automáticamente para la nueva ejecución y la puede ajustar de forma correspondiente. Como alternativa, puede utilizar una declaración recapitulativa existente como base para la ejecución nueva. Para ello, en
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Declaraciones de impuestos
Declaraciones
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recapitulativas , marque una declaración de impuestos y seleccione Acciones Programar ejecución de declaración de impuestos para próximo período . 2.
y
Introduzca el Acuerdo fiscal de empresa y el período que debe tenerse en cuenta para la ejecución. Nota : Recomendamos que seleccione siempre un período desde el 1 de enero hasta el fin del período de informe actual para asegurarse de que se tengan en cuenta todas las posiciones de impuestos abiertas durante la ejecución. Para crear una declaración recapitulativa que previamente ha enviado a la autoridad fiscal, fije el indicador Ejecución de corrección.
3.
Para crear una ejecución de declaración de impuestos, haga clic en Grabar . El sistema asigna automáticamente un número a la ejecución y también asigna el estado En preparación.
4.
Para realizar la ejecución de forma inmediata o para programarla para una fecha posterior, deberá poseer el estado Activo. Para ello, seleccione Activar y realice una de las siguientes acciones: ● Para iniciar la ejecución de forma inmediata (con estado Activo) y crear una declaración recapitulativa, haga clic en Grabar y cerrar . ●
Para realizar una ejecución más adelante (para distribuir la carga del sistema, por ejemplo), fije el indicador Ejecución individual e introduzca las entradas de tiempo y seleccione Grabar y cerrar .
Si no existen posiciones de impuestos abiertas en el período seleccionado, no se creará ninguna declaración de impuestos. 5.
Declaración de impuestos Declaraciones recapitulativas , encontrará una En declaración recapitulativa nueva con el estado En preparación. Para obtener más información, consulte aquí [página 422].
7.6.5 Este documento contiene texto que es relevante para Australia. Para asegurarse de que el sistema muestre el texto correcto, seleccione Personalizar Mis parametrizaciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País, marque Australia. Grabe sus parametrizaciones y salga del sistema a fin de asegurarse de que se realicen los cambios.
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7.6.6 Guía rápida de Ejecuciones de declaración de impuestos sobre servicios/especiales: India Este documento contiene texto que solo es relevante para India. Para asegurarse de que el sistema muestre el texto correcto, seleccione Personalizar –> Mis parametrizaciones. Seleccione Ayuda en pantalla y, en País, marque India. Grabe sus parametrizaciones y salga del sistema a fin de asegurarse de que se realicen los cambios.
7.6.7 Guía rápida para ejecuciones de devolución de TCS: India Este documento contiene texto que es relevante únicamente para India. Para garantizar que el sistema muestra el texto adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione India. Grabe sus opciones y salga del sistema para garantizar que se han efectuado estas modificaciones.
7.6.8 Este documento contiene texto que es relevante para México. Para asegurarse de que el sistema muestre el texto correcto, seleccione Personalizar Mis parametrizaciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País, marque México. Grabe sus parametrizaciones y salga del sistema a fin de asegurarse de que se realicen los cambios.
7.7 Informes 7.7.1 Posiciones abiertas de IVA/impuesto sobre ventas Utiliza este informe para visualizar los impuestos a cobrar y a pagar para que se notifiquen para un período del informe seleccionado. SAP Business ByDesign 1302 Contabilidad fiscal
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La fuente para todos los importes visualizados en este informe es el Registro de impuestos [página 353]. Los importes se muestran en la moneda de la declaración de impuestos y, por lo tanto, pueden ser distintos del expresado en la moneda de transacción: ●
Por defecto, el informe muestra los importes de base gravable y los importes de impuestos aplicables. El Importe de impuesto aplicable es el importe de base gravable que se ha contabilizado realmente teniendo en cuenta la deducibilidad. El importe de base gravable es el importe de base utilizado directamente para el cálculo del importe.
●
Asimismo, opcionalmente puede visualizar los siguientes ratios o características: ○ Importe de impuesto interno: El importe de impuesto interno se calcula automáticamente al entrar en la transacción comercial o el documento fuente. ○
Diferencia: Una diferencia de importe entre el importe de impuesto interno y el importe de impuesto.
○
Importe de impuesto: Importe que realmente se ha contabilizado.
○
Importe de documento: Importe bruto de las posiciones de la transacción original o el documento fuente
○
Importe de exención: El importe de base gravable que está exento de impuestos.
○
Importe de impuesto derogado: Si el importe de impuesto se modificó manualmente en la transacción comercial o el documento fuente y por tanto difiere del importe de impuesto interno, este indicador se fijará automáticamente en el informe. Para visualizar el indicador Importe de impuesto derogado en el informe, primero debe arrastrar y soltar este campo de la sección No mostrado actualmente a la sección Filas.
Para visualizar Importe de impuesto interno, Diferencia, Impuesto de importe, Importe de documento o Importe de exención en el informe, haga clic en el símbolo de selección múltiple del área izquierda del menú en Columnas y añada las entradas que falten. Si su empresa es una empresa matriz de un grupo de declaración de impuestos, puede visualizar también las posiciones de impuestos del grupo de declaración de impuestos. Para ello, fije el indicador Incluir subsidiarias. Para obtener más detalles, puede navegar directamente a los informes de partidas individuales. Para ello, haga clic (botón izquierdo del ratón) en una entrada para visualizar el menú contextual.
Consulte también ●
Vista Informes
●
Resumen de informes en Gestión financiera
●
Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera
7.7.2 Posiciones informadas de IVA/impuesto sobre ventas Este informe se utiliza para visualizar todos los impuestos a cobrar y los impuestos a pagar notificados, así como las devoluciones fiscales relacionadas en un período de informes seleccionado. La fuente para todos los importes visualizados en este informe es el Registro de impuestos [página 353]. Los importes se muestran en la moneda de la declaración de impuestos y, por lo tanto, pueden ser distintos del expresado en la moneda de transacción: ●
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Por defecto, el informe muestra los importes de base gravable y los importes de impuestos aplicables. El Importe de impuesto aplicable es el importe de base gravable que se ha contabilizado realmente teniendo en
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cuenta la deducibilidad. El importe de base gravable es el importe de base utilizado directamente para el cálculo del importe. ●
Asimismo, opcionalmente puede visualizar los siguientes ratios o características: ○ Importe de impuesto interno: El importe de impuesto interno se calcula automáticamente al entrar en la transacción comercial o el documento fuente. ○
Diferencia: Una diferencia de importe entre el importe de impuesto interno y el importe de impuesto.
○
Importe de impuesto: Importe que realmente se ha contabilizado.
○
Importe de documento: Importe bruto de las posiciones de la transacción original o el documento fuente
○
Importe de exención: El importe de base gravable que está exento de impuestos.
○
Importe de impuesto derogado: Si el importe de impuesto se modificó manualmente en la transacción comercial o el documento fuente y por tanto difiere del importe de impuesto interno, este indicador se fijará automáticamente en el informe. Para visualizar el indicador Importe de impuesto derogado en el informe, primero debe arrastrar y soltar este campo de la sección No mostrado actualmente a la sección Filas.
Para visualizar Importe de impuesto interno, Diferencia, Impuesto de importe, Importe de documento o Importe de exención en el informe, haga clic en el símbolo de selección múltiple del área izquierda del menú en Columnas y añada las entradas que falten. Si su empresa es una empresa matriz de un grupo de declaración de impuestos, puede visualizar también las posiciones de impuestos del grupo de declaración de impuestos. Para ello, fije el indicador Incluir subsidiarias. Para obtener más detalles, puede navegar directamente a los informes de partidas individuales. Para ello, haga clic (botón izquierdo del ratón) en una entrada para visualizar el menú contextual.
Consulte también ●
Vista Informes
●
Resumen de informes en Gestión financiera
●
Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera
7.7.3 Todas las posiciones de IVA/impuesto sobre ventas Puede utilizar este informe para visualizar todas las posiciones de IVA/impuesto sobre ventas (es decir, todos los impuestos a cobrar y a pagar, sus importes de base gravable y los documentos base originales) para un período del informe seleccionado. La fuente para todos los importes visualizados en este informe es el Registro de impuestos [página 353]. Los importes se muestran en la moneda de la declaración de impuestos y, por lo tanto, pueden ser distintos del expresado en la moneda de transacción: ●
Por defecto, el informe muestra los importes de base gravable y los importes de impuestos aplicables. El Importe de impuesto aplicable es el importe de base gravable que se ha contabilizado realmente teniendo en cuenta la deducibilidad. El importe de base gravable es el importe de base utilizado directamente para el cálculo del importe.
●
Asimismo, opcionalmente puede visualizar los siguientes ratios o características:
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○
Importe de impuesto interno: El importe de impuesto interno se calcula automáticamente al entrar en la transacción comercial o el documento fuente.
○
Diferencia: Una diferencia de importe entre el importe de impuesto interno y el importe de impuesto.
○
Importe de impuesto: Importe que realmente se ha contabilizado.
○
Importe de documento: Importe bruto de las posiciones de la transacción original o el documento fuente
○
Importe de exención: El importe de base gravable que está exento de impuestos.
○
Importe de impuesto derogado: Si el importe de impuesto se modificó manualmente en la transacción comercial o el documento fuente y por tanto difiere del importe de impuesto interno, este indicador se fijará automáticamente en el informe. Para visualizar el indicador Importe de impuesto derogado en el informe, primero debe arrastrar y soltar este campo de la sección No mostrado actualmente a la sección Filas.
Para visualizar Importe de impuesto interno, Diferencia, Impuesto de importe, Importe de documento o Importe de exención en el informe, haga clic en el símbolo de selección múltiple del área izquierda del menú en Columnas y añada las entradas que falten. Si su empresa es una empresa matriz de un grupo de declaración de impuestos, puede visualizar también las posiciones de impuestos del grupo de declaración de impuestos. Para ello, fije el indicador Incluir subsidiarias. Para obtener más detalles, puede navegar directamente a los informes de partidas individuales. Para ello, haga clic (botón izquierdo del ratón) en una entrada para visualizar el menú contextual.
Consulte también ●
Vista Informes
●
Resumen de informes en Gestión financiera
●
Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera
7.7.4 Todas las posiciones de IVA/impuestos sobre ventas con detalles de asientos contables Puede utilizar este informe para visualizar las posiciones de IVA/impuesto sobre ventas (es decir, todos los impuestos a cobrar y a pagar, informados o abiertos, sus importes de base gravable y los documentos originales subyacentes) y sus respectivos detalles de asientos contables para un período del informe seleccionado. La fuente de todos los importes, excepto del importe neto, visualizados en el informe es el Registro de impuestos. Los importes se visualizan en la moneda de declaración de impuestos y la moneda de transacción. El importe neto se visualiza en la moneda de la empresa y en la moneda de transacción. Las residencias fiscales Canadá, India y México no son compatibles. Las posiciones para estos países no se visualizarán en este informe. ●
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Por defecto, el informe muestra los importes de base gravable, los importes de impuestos y los importes netos. ○ Importe de base gravable: El importe base utilizado para el cálculo de los impuestos.
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●
●
○
Importe de impuesto: El importe de impuesto calculado o ingresado en un documento sin considerar la deducibilidad.
○
Importe neto: El importe neto contabilizado de una posición de un documento.
Como ratios, los importes se visualizan en la moneda de declaración de impuestos y en la moneda de transacción, excepto el importe neto, que se visualiza en la moneda de la empresa y en la moneda de transacción. Puede visualizar los siguientes importes: ○ Importe de impuesto aplicable: El importe de impuesto contabilizado considerando la deducibilidad. ○
Importe de impuesto deducible: Parte del importe de impuesto que es deducible.
○
Importe de impuesto no deducible: Parte del importe de impuesto que no es deducible.
○
Importe de impuesto interno: El importe de impuesto interno se calcula automáticamente al introducir una transacción comercial o un documento fuente.
Además, puede visualizar las siguientes características: ○ Atributos de impuestos: código de impuesto, tasa de impuesto, tasa de impuesto no deducible, fecha de impuesto ○
Cuenta de mayor (neto): Muestra la cuenta de mayor en la que se contabiliza el importe neto.
○
Cuenta de mayor (impuesto): Muestra la cuenta de mayor en la que se contabiliza el importe de impuesto.
○
Cuenta de mayor (impuesto no deducible): Muestra la cuenta de mayor en la que se contabilizó el impuesto no deducible, si esta cuenta se desvía de la cuenta en la que se contabilizó el importe neto.
Consulte también Vista Informes Resumen de informes en Gestión financiera Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera
7.7.5 Resumen de cálculo de IVA/impuesto sobre ventas Este informe se utiliza para comparar, a nivel de asiento contable, el importe de impuesto proporcional determinado con el importe de impuesto que realmente se ha contabilizado. Para este informe, se utilizan todas las transacciones comerciales en las que la fecha de transacción está dentro del período de de contabilización que especificó como parámetro de selección para el informe. Si se encuentran diferencias, también se muestran los números de los asientos contables relacionados. Puede realizar un seguimiento de las diferencias que se muestran en el informe, en los asientos contables o en el documento original. La fuente de datos para todos los importes visualizados en este informe es el Registro de impuestos [página 353].
Características ●
Para obtener más información acerca de las variables estándar, consulte Resumen de informes en Gestión financiera
●
Puede grabar los valores que especificó en la pantalla de selección como una variante del informe que puede utilizar la próxima vez que ejecute el informe.
●
Puede utilizar el menú contextual de los campos seleccionados (por ejemplo, ID de asiento) para navegar hasta el asiento contable o el diario.
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Variaciones de impuestos en el informe El informe calcula los importes de impuestos en base a los asientos contables. Se muestra una diferencia de impuestos en el informe cuando el importe de impuesto calculado es diferente del importe de impuesto contabilizado. El importe de impuesto interno es calculado por el sistema cuando usted introduce la transacción comercial. Si modificó manualmente el importe de impuesto interno en la transacción comercial y, por lo tanto, es diferente del importe contabilizado, aparece el indicador Importe de impuesto derogado en el informe. Para los asientos contables creados en una versión anterior, no se muestran valores debajo de Importe de impuesto interno. Para visualizar los importes de impuestos internos de las diferencias existentes, debe mostrar la columna adecuada del informe. Para hacerlo, en el área de menús izquierda, debajo de Columnas, haga clic en el símbolo de selección múltiple y copie la entrada Importe de impuesto interno. Marque un Importe de impuesto interno diferente del Importe de impuesto contabilizado desde el menú contextual (botón izquierdo del mouse) del importe seleccionado y seleccione Asiento contable para pasar al documento original. Verifique los datos del impuesto y, si es necesario, anule la entrada o realice una entrada de corrección. Puede introducir importes de impuestos manualmente en las siguientes transacciones y documentos de asientos contables: Centro de trabajo
Transacción o documento de asiento contable
Débitos, créditos
Factura/nota de crédito Entrada manual de crédito/débito
Factura de proveedor
Factura de proveedor
Gestión de pagos
Asignación de pagos Pago en efectivo entrante/pago en efectivo saliente Cheque entrante/cheque saliente Transferencia bancaria saliente Transferencia electrónica saliente
Viajes y gastos, gastos e ingresos
Informe de gastos
Contabilidad fiscal
Entrada manual de impuestos
Consulte también ●
Vista Informes
●
Resumen de informes en Gestión financiera
●
Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera
7.7.6 Posiciones de retención de impuestos Puede usar este informe para visualizar todos los pagos relevantes para retención de impuestos para un período especificado. La visualización incluye las facturas subyacentes, los importes de retención de impuestos y los importes base del impuesto relativos a cada pago. Con las parametrizaciones predeterminadas, se visualizan los valores en la moneda de la declaración fiscal de retenciones. Para este informe, el registro de impuestos sirve como origen de los datos para los importes de retención de importes y los importes base dels impuesto. Antes de crear los informes de retención de impuestos, debe definir las siguientes parametrizaciones para los datos maestros:
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●
Centro de trabajo Base de proveedores: Debe tener proveedores almacenados con los datos relevantes para la retención de impuestos. Para esto, seleccione Tareas comunes → Nuevo proveedor. Seleccione Visualizar todo para cambiar a Datos financieros → Datos de impuestos. Introduzca el número de impuesto, la clasificación de retención de impuestos y una exención fiscal existente.
●
Centro de trabajo Datos de producto: Debe marcar los productos y servicios de los proveedores como relevantes para la retención de impuestos, de manera que el sistema pueda determinar automáticamente los datos de retención de impuestos para estos productos y servicios, y pueda copiarlos en la declaración de retención de impuestos. Para esto, seleccione la posición relevante para procesamiento, debajo de Servicios o Materiales y, luego, cambie a Compras → Retención de impuestos.
Características Cuando haya ejecutado el informe, se mostrarán valores estándar para los campos de entrada obligatorios en la pantalla de selección. Realice las modificaciones necesarias.
Consulte también ●
Vista Informes
●
Resumen de informes en Gestión financiera
●
Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera
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8 Viajes y gastos
8.1 Conceptos básicos 8.1.1 Anticipos por viajes Resumen Puede proporcionar a sus empleados anticipos por viajes para futuros viajes de negocios. Cuando el empleado regresa del viaje y envía los gastos reales del viaje para que se le reembolsen, el anticipo se le deduce del importe a reembolsar. Este documento describe los pasos preparatorios necesarios en cuanto a la configuración empresarial y las etapas del propio proceso. Solo se describe el proceso básico, dado que el procedimiento exacto varía de una empresa a otra.
Requisitos previos Para permitir la utilización de anticipos, acceda al centro de trabajo Configuración empresarial y siga los siguientes pasos:
Crear una cuenta de compensación para anticipos 1.
En la vista Lista de actividades del centro de trabajo Configuración empresarial, diríjase a la fase Ajuste preciso.
2.
En el área Contabilidad financiera y de gestión, seleccionePlan de cuentas, Estructuras de informes financieros, Determinación de cuentas > Editar plan de cuentas. Verifique si el plan de cuentas que desea utilizar contiene una cuenta para anticipos. Si no existe tal cuenta, cree una cuenta nueva para anticipos con gestión de posiciones abiertas en el plan de cuentas que corresponda. Para obtener más información sobre la edición de planes de cuentas, consulte Visualizar y editar planes de cuentas.
3.
Seleccione Editar estructuras de informes financieros. En Estructuras de informes financieros, añada la cuenta nueva a su estructura de informes.
4.
Seleccione Actualizar grupo de determinación de cuentas. Diríjase a Libro mayor > Determinación de cuentas > Costes y fije el indicador para utilizarlo en el informe de gastos.
5.
Seleccione el perfil de determinación de cuentas. En la pantalla de detalles de costes, vaya a la ficha Costes generales . Añada el Grupo de determinación de cuentas para costes generales y asígnele la cuenta para anticipos. Anote el nombre del código (alias) del grupo de determinación de cuentas. Para obtener más información, consulte Determinación de cuentas automática.
Crear un tipo de recibo para anticipos 1.
En la vista Lista de actividades del centro de trabajo Configuración empresarial, vaya a la etapa Ajuste preciso.
2.
Seleccione el área empresarial Gestión de flujo de caja.
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3.
Seleccione Informe de gastos > Editar tipos de recibo.
4.
Cree un tipo de recibo con el nombre Anticipo e introduzca los datos necesarios.
5.
Asigne el tipo de recibo a un grupo de reembolso de gastos de forma que su utilización quede restringida a un grupo particular de empleados.
6.
Asigne el nombre listado para el grupo de determinación de cuentas (código alias) al tipo de recibo Gasto.
Verificar el acuerdo de gastos Para asegurarse de que un empleado puede utilizar el tipo de gastos nuevo, verifique el acuerdo de gastos del empleado en la Configuración empresarial y, en caso necesario, modifique el grupo de reembolso de gastos.
Flujo de proceso Una vez haya completado las etapas del ajuste preciso descritos anteriormente, puede crear y procesar los anticipos de la siguiente manera:
Crear un anticipo Un anticipo por viaje puede aplicarlo tanto un empleado como un responsable de gastos en nombre del empleado: 1.
Si usted es el responsable de gastos, vaya a la vista Informes de gastos en el centro de trabajo Viajes y gastos.
2.
Seleccione Nuevo. En la lista desplegable, seleccione Informe de gastos en nombre de.
3.
Introduzca los datos del empleado, el tipo de informe de gastos, el fin comercial y las fechas de inicio y fin. A continuación introduzca un recibo con el tipo de recibo Anticipo y el importe del anticipo.
4.
Para terminar, haga clic en Confirmar.
Aprobar un anticipo Los gerentes realizan los siguientes pasos para aprobar un anticipo: 1.
En el centro de trabajo Mi área de responsabilidad, vaya a la vista Aprobación.
2.
Selecciones un anticipo y haga clic en Aprobar. De esa forma se genera un débito en el empleado y se contabiliza el gasto en el libro mayor.
Pago de un anticipo Para que el contable pague un anticipo a un empleado, ya sea manualmente o mediante una ejecución de pago automática, siga los siguientes pasos: 1.
En el centro de trabajo Débitos, vaya a la vista Proveedores (para efectuar el pago manualmente) o a la vista Tareas periódicas (para efectuar una ejecución automática de pagos).
2.
Ahora el anticipo será abonado al empleado según el proceso de pagos estándar para débitos.
Enviar los gastos reales del viaje tras un viaje de negocios Para enviar los gastos reales del viaje a su regreso de un viaje de negocios: 1.
En el centro de trabajo Viajes y gastos, vaya a la vista Informes de gastos.
2.
Abra el informe de gastos para editarlo y diríjase a la ficha Recibos.
3.
Borre el anticipo de la lista de recibos e introduzca los gastos reales.
4.
Vaya a la ficha Revisar. Se visualizan el pago recalculado y el importe de reembolso pendiente.
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Aprobar el reembolso Una vez que el responsable de gastos ha verificado el informe de gastos, el jefe del empleado seguirá los siguientes pasos para aprobar el reembolso. El responsable de gastos o interventor desencadenará el pago al empleado. 1.
En el centro de trabajo Viajes y gastos, vaya a la vista Mi área de responsabilidad.
2.
Diríjase a la vista Aprobación.
3.
Apruebe el reembolso. De esa forma se genera un débito al empleado para el importe de reembolso abierto y se contabiliza el gasto en el libro mayor. El reembolso se paga entonces como un pago manual o en una ejecución de pagos. Si los gastos de viaje son inferiores al importe del anticipo, el sistema genera un crédito por la diferencia. En ese caso, el crédito se aplica al siguiente informe de gastos del empleado. Si se crea un informe de gastos para una fecha futura, se desactivan las tasas de reembolso.
8.1.2 Revisión y aprobación de informes de gastos Resumen El sistema SAP Business ByDesign admite el proceso completo de informe de gastos y reembolso. Esto incluye la creación, revisión y aprobación de informes de gastos, y el pago del importe del reembolso. Según el escenario, los roles y los ajustes de la configuración, diferentes flujos de trabajo de aprobación son posibles.
Requisitos previos Las parametrizaciones estándar de la configuración empresarial definen una revisión de un informe de gastos mediante realizada por el responsable de gastos y una aprobación realizada por el jefe responsable directo, el jefe del centro de coste o el responsable del proyecto. Además, puede definir importes umbrales para una revisión o aprobación del informe de gastos, de manera que el sistema sólo inicia una revisión o aprobación cuando el informe de gastos supera un importe determinado. Si se define una aprobación, también se activa el control doble. Esto significa que el aprobador de un informe de gastos no puede ser la misma persona que lo creó. Una excepción de este principio sólo se da para aquellos empleados que son gestor responsable, gestor del centro de coste o responsable del proyecto. Ellos puede aprobar sus propios informes de gastos. Si se requiere un control adicional para estos gestores, se debe configurar un autorixador alternativo en el centro de trabajo Gestión de aplicación y usuario. En ese punto se asigna en primer lugar el centro de trabajo Gestión de Mi área al empleado que desee como autorizador alternativo y, a continuación, se restringe la autorización de empleado para la empresa correspondiente en el mismo centro de trabajo en Distribución de tareas > Distribución del trabajo del empleado.
Características La tabla siguiente muestra los flujos de trabajo estándar de aprobación que están activos para las diferentes combinaciones de ajustes de configuración, roles del gestor de informes de gastos y centros de trabajo utilizados:
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Flujos de trabajo de aprobación
Responsable de gastos en el centro de trabajo Viajes y gastos
Jefe, jefe de centro de coste o responsable de proyecto en el centro de trabajo Mi área de responsabilidad
Contable de acreedores en el centro de trabajo Débitos
Crea y graba El empleado informa sus propios gastos de viajes en el centro de trabajo Página principal con ESS
Revisa
Aprueba
Paga
Con aprobación
El responsable de gastos informa los gastos de parte de un colega en el centro de trabajo Viajes y gastos
Crea, graba y revisa
Aprueba
Paga
Con aprobación
El responsable de gastos informa sus propios gastos en el centro de trabajo Página principal con ESS
Aprueba
Paga
Con aprobación
El jefe informa los gastos para un empleado en el centro de trabajo Mi área de responsabilidad
Revisa y modifica, Crea y aprueba si es necesario
Paga
Con aprobación
El gestor informa acerca de sus propios gastos con ESS
Revisa y modifica, Aprueba si es necesario
Paga
Revisa
Paga
Configuración empresarial
Escenario
Con aprobación
Sin aprobación del El empleado informa jefe gastos propios en el centro de trabajo Página principal con ESS
Todos los empleados del centro de trabajo Página principal > Autoservicios de empleado (ESS)
Crea, graba y revisa
Crea y graba
Control doble
Crea y graba El responsable de gastos informa gastos propios en el centro de trabajo Página principal con ESS
Aprobación según el importe umbral para el informe de gastos
El empleado informa gastos propios en el centro de trabajo Página principal con ESS
Crea y graba
Revisa
Revisión según el importe umbral para el informe de gastos
El empleado informa gastos propios en el centro de trabajo Página principal con ESS
Crea y graba
Revisa, si el importe del informe de gastos supera el umbral
Sin revisión ni aprobación
El empleado informa gastos propios en el centro de trabajo Página principal con ESS
Crea y graba
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Aprueba
Paga
Aprueba, si el Paga importe del informe de gastos supera el umbral Paga
Paga
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8.1.3 Regla de 183: Austria
Este documento contiene texto relevante para Austria. Para garantizar que el sistema muestra el texto adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione Austria. Grabe sus opciones y salga del sistema para garantizar que se han efectuado estas modificaciones.
8.1.4 Regla de 5/5/15: Austria
Este documento contiene texto relevante para Austria. Para garantizar que el sistema muestra el texto adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione Austria. Grabe sus opciones y salga del sistema para garantizar que se han efectuado estas modificaciones.
8.1.5 Compensación no monetaria - Alemania Resumen Los ingresos por empleo que se pagan en formas diferentes al dinero (como comidas gratuitas) se llaman compensación no monetaria. La compensación no monetaria se trata como ingresos imputados para fines fiscales. Cualquier compensación que reciba un empleado en la forma de comidas gratuitas se trata como ingresos a los que se aplican el seguro por empleo y el seguro social. El valor de la compensación no monetaria se define por ley en la Ordenanza que regula el valor de compensación no monetaria (Sachbezugsverordnung). La compensación no monetaria no reduce las comidas por manutención que los empleados reciben en viajes de negocios. En el informe de gastos, se incluye un enlace Manutención libre en donde puede introducir deducciones por comidas por manutención en los casos en los que los empleados reciban comidas gratuitas durante un viaje de negocios. El enlace sólo puede verse si ha definido deducciones específicas de la empresa correspondientes en la configuración.
Características Los empleados introducen en sus informes de gastos la compensación no monetaria. La compensación no monetaria puede administrarse de las siguientes formas: ●
La compensación no monetaria se transfiere automáticamente a la nómina del empleado en donde se le aplican los impuestos.
●
Los empleados son los únicos responsables de pagar los impuestos sobre la compensación no monetaria.
●
La compensación no monetaria se deduce del importe de reembolso de modo que no se le aplican impuestos.
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Cálculo de impuestos de la compensación no monetaria Para garantizar la aplicación de impuestos sobre la compensación no monetaria, debe introducir los valores por las comidas gratuitas como entradas. SAP ofrece los siguientes tipos de entradas para este motivo: ●
Compensación no monetaria por desayuno, beneficio imponible
●
Compensación no monetaria por almuerzo, beneficio imponible
●
Compensación no monetaria por cena, beneficio imponible
Los beneficios imponibles son tratados como tasas para fines fiscales, lo que aumenta los ingresos gravables del empleado. Si desea que el empleado pague impuestos sobre la compensación no monetaria, puede utilizar estos tipos de entradas para tal fin. Si el alcance de su solución incluye Nómina, el sistema transfiere estos importes a la Nómina de forma automática. Si la Nómina no forma parte del alcance de su solución, es necesario que tome medidas para garantizar que el empleado pague impuestos sobre estos importes.
Deducción de compensación no monetaria de importes de reembolso La compensación no monetaria puede introducirse como deducciones de las siguientes formas: ●
Definir tipos de entradas de deducciones separados para compensación no monetaria en la configuración Si desea usar importes de compensación monetaria como deducciones, defina tres nuevos tipos de entrada: Compensación no monetaria para desayuno, deducción ○ ○
Compensación no monetaria para almuerzo, deducción
○
Compensación no monetaria para cena, deducción
Para hacerlo, realice lo siguiente: 1.
En el centro de trabajo Configuración empresarial en Lista de actividades > Ajuste preciso > Gestión de flujo de caja, seleccione la actividad Informes de gastos Alemania.
2.
Seleccione el enlace Editar tipos de entrada
3.
Añada el tipo de entrada Compensación no monetaria para desayuno, deducción.
4.
Realice las siguientes parametrizaciones: ● Ficha Definición: ○ Columna Categoría de gastos: Otro ○
Columna Tasación: Compra nacional (exenta)
○
Columna Pago y tasación: Importe de reembolso (pago, sin tasación)
●
Ficha Grupos de reembolso de gastos: Añada los grupos Empleados y Gerentes.
●
Ficha Importes máximos: Para cada grupo de reembolso de gastos, introduzca el valor -1.50 EUR (2008), y en la columna Reacción, seleccione la opción Sin reacción (el importe es el valor por defecto).
●
5.
Ficha Determinación de cuentas: Añada un grupo de determinación de cuentas y seleccione una cuenta en la columna Grupo de determinación de cuenta para cuenta de gastos.
Añada los tipos de entradas Compensación no monetaria para almuerzo, deducción y Compensación no monetaria para cena, deducción. Continúe como se mencionó, pero en la ficha Importes máximos, introduzca un valor de -2.67 EUR (2008). Los tipos de entradas que define están disponibles en Informes de gastos con los valores predeterminados correspondientes.
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Puede eliminar los tipos de recibo suministrados por SAP de la Ayuda para entradas Tipo de recibo ofrecida para la selección en Informes de gastos mediante la delimitación de su validez de la forma siguiente:
●
1.
En la tabla Tipos de recibo disponibles, seleccione el tipo de recibo que debe eliminarse.
2.
En la sección Detalles, el la ficha Definiciones , haga clic en Añadir fila para que se pueda editar la fecha Válido hasta del tipo de recibo seleccionado. De los contrario, será un campo sólo de lectura.
3.
Introduzca una fecha Válido hasta nueva para el tipo de recibo seleccionado para delimitarlo desde la fecha necesaria.
4.
Seleccione la fila nueva introducida debajo de ésta y bórrela.
Introduzca como Otros gastos en Informes de gastos Como solución temporal, puede utilizar el tipo de entrada Otros gastos con un valor negativo. Esta deducción reduce el importe de reembolso, no las comidas por manutención. Esto resulta necesario dado que se debe contar con una deducción incluso si las comidas por manutención son 0,00 euros (si el viaje del empleado duró menos de ocho horas).
8.2 Vista Informe de gastos 8.2.1 Guía rápida de Informes de gastos Puede acceder a la vista Informes de gastos desde el centro de trabajo Viajes y gastos. Esta vista le ofrece una ubicación central para gestionar y revisar los informes de gastos. Los informes de gastos se enumeran por estado. También puede agruparlos por empleado o aprobador. Un Resumen de gastos y reembolsos le permite verificar si el reembolso de gastos ya se ha pagado al empleado. A continuación puede enviar los informes de gastos para su aprobación de gestión y reembolso subsiguiente. Además de crear sus propios informes de viajes y otros gastos, puede crear dichos informes para otros empleados.
Conceptos básicos Para un resumen completo del escenario y las etapas de proceso individuales, consulte Escenario empresarial de gastos y reembolso. El sistema soporta todos los informes de gastos y procesos de reembolso consistentes en crear un informe de gastos, revisarlo y aprobarlo así como en abonar el importe de reembolso al empleado. En función del escenario, los roles y las opciones de configuración, son posibles diferentes workflows de aprobación. Consulte Revisión y aprobación de informe de gastos [página 450]. Gastos y reembolos también le permite abonar anticipos para viajes de negocios futuros. Para obtener más información, consulte: Anticipos [página 448]. Los ingresos por empleo que se pagan en formas diferentes al dinero (como comidas gratuitas) se llaman compensación no monetaria. La compensación no monetaria se trata como ingresos imputados para fines fiscales. Cualquier compensación que reciba un empleado en la forma de comidas gratuitas se trata como ingresos a los que se aplican el seguro por empleo y el seguro social. El valor de la compensación no monetaria se define por ley en la 454
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Ordenanza que regula el valor de compensación no monetaria (Sachbezugsverordnung). Para obtener más información, consulte Compensación no monetaria: Alemania [página 452].
Tareas Crear un nuevo informe de gastos en nombre de La actividad guiada Nuevo informe de gastos en nombre de le permite registrar los gastos de empresa de un compañero en el sistema a fin de que la empresa se los pueda reembolsar. La actividad guiada le permite crear informes de gastos para viajes semanales o de otro tipo. Para completar un informe de gastos debe introducir los detalles de los gastos, adjuntar los recibos y revisar los detalles introducidos. El informe se envía al superior adecuado para su aprobación. En cuanto se aprueba el informe se procesa el reembolso. Para obtener más información, consulte Crear un nuevo informe de gastos en nombre de [página 455].
Crear una solicitud de viaje mediante un informe de gastos En los casos en los que quiera enviar una solicitud de viaje antes de emprenderlo porque necesita la autorización de su jefe o porque le hace falta un anticipo, puede crear un informe de gastos para este fin. Para obtener detalles sobre los requisitos previos para anticipos, consulte Anticipos [página 448]. 1.
Vaya a la vista Informes de gastos y haga clic en Nuevo .
2.
Introduzca Viaje de negocios como el tipo de informe de gastos, el motivo y las fechas de inicio y fin.
3.
No es necesario introducir ningún recibo. En caso necesario, puede introducir recibos para anticipos. No debe indicar ningún otro recibo porque, de lo contrario, se generarán reembolsos, cosa que no se desea en este lugar.
4.
Finalice el informe de gastos y haga clic en Cerrar . El informe de gastos se graba y se inicia el proceso de revisión y aprobación.
8.2.2 Tareas 8.2.2.1 Crear nuevo informe de gastos en nombre de Resumen La actividad guiada Nuevo informe de gastos en nombre de le permite registrar los gastos de empresa de un compañero en el sistema a fin de que la empresa se los pueda reembolsar. La actividad guiada le permite crear informes de gastos para viajes semanales o de otro tipo. Para completar un informe de gastos debe introducir los detalles de los gastos, adjuntar los recibos y revisar los detalles introducidos. El informe se envía al superior adecuado para su aprobación. En cuanto se aprueba el informe se procesa el reembolso. .
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Procedimiento 1.
En la vista Informes de gastos del centro de trabajo Viajes y gastos, seleccione Informe de gastos nuevo en nombre de. La pantalla Informe de gastos nuevo se abre y, en primer lugar, se le pide que introduzca el ID de empleado. Haga clic en Siguiente para visualizar los otros campos de entrada.
2.
Para especificar el tipo de informe de gastos y para introducir la información general asociada con el informe de gastos. haga clic en la flecha desplegable junto al campo Tipo de informe de gastos y, a continuación, seleccione un tipo de informe de gastos. ●
Si selecciona Viaje de negocios de la lista desplegable, el sistema automáticamente visualiza los campos asociados con el tipo de informe, inclusive el fin comercial, las fechas y la localidad, y el kilometraje. Introduzca los detalles en esos campos y, a continuación, haga clic en Siguiente para ir a la etapa siguiente.
●
Para algunos campos, puede seleccionar Informe por período (reembolso de recibos y kilometraje) de la lista desplegable. El sistema le permite introducir varios viajes así como otros gastos de empresa. Automáticamente, visualiza los campos asociados con el tipo de informe, inclusive el fin comercial, las fechas y el kilometraje. Introduzca los detalles en esos campos y, a continuación, haga clic en Siguiente para ir a la etapa siguiente
●
Si selecciona Solo recibos de la lista desplegable, el sistema automáticamente visualiza los campos asociados con el tipo de informe, inclusive el fin comercial y comentarios.
La pantalla de entrada se adapta según su selección. 3.
Para un viaje de negocios, por lo menos tiene que introducir un Fin comercial, una fecha de inicio y un país. Es posible utilizar la función Copiar datos de otro informe de gastos para completar todos los datos que coincidan con un viaje anterior.
4.
Para modificar la asignación de costes estándar definida en los datos maestros de empleados para este informe de gastos, haga clic en Editar asignación de costes para abrir el diálogo de asignación de costes.
5.
Con un clic en Añadir fila aparecerán dos campos de entrada que le permitirán introducir un porcentaje y un tipo de asignación de costes, como centro de coste, proyecto, pedido de cliente. Utilice la Ayuda para entradas para seleccionar el tipo de asignación de costes apropiado de la lista.
6.
Si selecciona un tipo de asignación de costes, el sistema le ofrecerá automáticamente los campos de entrada correspondientes para este tipo, de manera que pueda introducir más detalles de su asignación de costes. Si, por ejemplo, selecciona Pedido de cliente, podrá introducir el pedido de cliente y la posición de pedido de cliente. Si selecciona el tipo de asignación de costes tarea de proyecto, podrá introducir la tarea de proyecto. Para seleccionar la tarea de proyecto, puede utilizar la Ayuda para entrada para este campo. Por defecto mostrará todas las tareas de proyecto a las que esté asignado el empleado directa o indirectamente, incluyendo tareas de proyecto realizadas para la empresa compradora. Si introduce tal tarea de proyecto, el sistema automáticamente encontrará el correspondiente proyecto entre empresas, pedido y posición del pedido y los visualiza en Información multisociedad. Si desea ver un rango más amplio de tareas de proyecto disponibles, deberá utilizar la Búsqueda avanzada. En este lugar puede borrar el ID de empleado y utilizar sólo el ID de empresa para buscar todas las tareas de proyecto disponibles.
7.
Haga clic en Siguiente para ir a la etapa Recibos.
8.
En la etapa Recibos, en Comprobantes de gastos, haga clic en Añadir fila para añadir un recibo. El sistema automáticamente asigna un número de ID de recibo en el campo ID. En el campo Tipo de recibo, haga clic en la Ayuda para entradas y seleccione un tipo de recibo. El sistema visualiza de forma automática los campos asociados con el tipo de recibo. Introduzca los detalles en esos campos. En el campo Importe del recibo, introduzca el importe del recibo y seleccione una moneda.
9.
Si desea añadir anexos para los recibos individuales introducidos, vaya a la ficha Anexos en la etapa Recibos y haga clic en Añadir .
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Debe decidir cómo desea adjuntar los recibos. ●
Si selecciona Archivo, se visualizará la ventana de diálogo Añadir archivo. Navegue al fichero que desea cargar y haga clic en Añadir . Pulse Siguiente para ir a la etapa siguiente.
●
Si selecciona Enlace, se visualizará la ventana de diálogo Añadir enlace. Introduzca los detalles asociados con el enlace y seleccione Añadir. Pulse Siguiente para ir a la etapa siguiente.
10. En la etapa Anexos, en la ficha Anexos generales , puede añadir cualquier otro anexo necesario. Vaya a la ficha Resumen de anexos para visualizar un resumen de todos los anexos añadidos. 11.
Después de haber revisado los detalles, gastos y recibos que ha introducido, grabe el informe de gastos en el sistema. El informe de gastos nuevo se graba en el sistema y se envía para su revisión y aprobación.
Ejemplo Jack Ingersoll ha recibido detalles sobre los gastos de un compañero que ahora está de vacaciones. Jack necesita crear un informe de gastos para su compañero para que se le reembolsen los gastos. Para empezar a crear el informe de gastos para su compañero, Jack abre la actividad guiada Informe de gastos nuevo en nombre de y empieza a introducir el empleado y los detalles de los gastos. Cuando ha añadido todos los gastos, adjunta los recibos relevantes y revisa sus entradas. Después graba el informe de gastos, que se envía al superior relevante para que sea aprobado. El compañero recibe el reembolso una vez se ha aprobado el informe de gastos.
8.3 Vista Acuerdos de gastos 8.3.1 Guía rápida de Acuerdos de gastos Puede acceder a la vista Acuerdos de gastos desde el centro de trabajo Viajes y gastos. En estaa vista puede actualizar las opciones centrales que definen los derechos a reembolso de los empleados. Se asigna un acuerdo de gastos a cada empleado, y estos acuerdos definen su derecho a presentar informes de gastos. Los acuerdos de gastos son válidos para una período definido. Los informes de gastos solo funcionan cuando existe un acuerdo válido para el período del viaje.
Tareas Creación de un acuerdo de gastos nuevo
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y luego en Acuerdo de gastos. Se
1.
En la vista Acuerdo de gastos haga clic en Nuevo abre la pantalla de acuerdo de gastos.
2.
Introduzca los datos del empleado. En la sección Asignación de validez puede añadir un conjunto nuevo y asignar la validez adecuada.
3.
En Detalles puede asignar un Grupo de reembolso de gastos para los recibos desde los grupos predefinidos disponibles en función de los tipos de recibo para los que el empleado debe poseer autorizaciones para ver y enviar. Por ejemplo:
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●
Todo: Los empleados asignados a este grupo están autorizados a ver y enviar todos los tipos de recibo.
●
Restringido: Los empleados asignados a este grupo están autorizados sólo para un conjunto limitado de tipos de recibo.
4.
En la sección Asignacion de costes puede modificar o borrar las asignaciones de costes disponibles o añadir una nueva.
5.
En la sección Detalles bancarios puede elegir entre los detalles bancarios disponibles y seleccionar una modalidad de pago. Si no se selecciona ninguna modalidad de pago, el sistema aplica la modalidad estándar.
Edición del acuerdo de gastos 1.
En la vista Acuerdo de gastos, seleccione un acuerdo de gastos existente de la lista y haga clic en Editar . Se abre la pantalla de acuerdo de gastos.
2.
En la sección Asignación de validez verá los conjuntos disponibles para este acuerdo de gastos cuya validez puede restringir o validar. Aquí también puede añadir un conjunto nuevo y asignarle la validez adecuada.
3.
En la sección Asignacion de costes puede modificar o borrar las asignaciones de costes disponibles o añadir una nueva.
4.
En la sección Detalles bancarios puede elegir entre los detalles bancarios disponibles y seleccionar una modalidad de pago. Si no se selecciona ninguna modalidad de pago, el sistema aplica la modalidad estándar.
8.4 Vista Nuevo cálculo de liquidación de gastos 8.4.1 Guía rápida de Nuevo cálculo de liquidación de gastos Puede acceder a la vista Ejecución de nuevo cálculo de liquidación de gastos a partir del centro de trabajo Viajes y gastos en Tratamiento de excepciones. Esta vista le permite gestionar y revisar informes de gastos ya liquidados. Si, por ejemplo, las modificaciones legales para tasas de reembolso se emiten demasiado tarde y en consecuencia no son entregas por SAP, algunos informes de gastos pueden contener tasas de reembolso desactualizadas. Puede utilizar la ejecución Nuevo cálculo de liquidación de gastos para volver a calcular los informes de gastos afectados después de la implementación de las modificaciones legales. El sistema calcula de nuevo todos los informes de gastos para un período facilitado independientemente de su estado. Los resultados se envían a la contabilidad financiera para la contabilización y al cálculo de nómina para el pago. La vista Tratamiento de excepciones no existe para Estados Unidos, el reembolso de gastos se basa en recibos.
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Conceptos básicos Puede obtener más información sobre el procesamiento en masa automático en Ejecución de datos en masa (EDM).
8.5 Vista Acumulación de kilometraje 8.5.1 Guía rápida de Acumulación de kilometraje Puede acceder a la vista Acumulación de kilometraje a partir del centro de trabajo Viajes y gastos en Tratamiento de excepciones. En esta vista puede ver el kilometraje y la acumulación de reembolso para un empleado. También puede fijar el valor inicial para la acumulación de kilometraje y la acumulación del importe de reembolso para un empleado.
Tareas Fijación del valor inicial para la acumulación de kilometraje 1.
Abra la vista Acumulación de kilometraje y seleccione un empleado de la lista resultante. Haga clic en Vista para abrir la actividad rápida Resumen de la acumulación de kilometraje. Si el empleado no aparece en la lista, haga clic en Nuevo para abrir la actividad rápida Acumulación de kilometraje nueva. Introduzca el ID de empleado y haga clic en Grabar y cerrar para añadirlo a la lista de empleados.
2.
Haga clic en Fijar kilometraje en valor inicial e indique los detalles relevantes. Luego haga clic en OK . Haga clic en Cerrar para volver a la subvista Acumulación de kilometraje.
El valor inicial de su acumulación de kilometraje queda fijado en el sistema y se tendrá en cuenta para todas las liquidaciones de gastos de este empleado. Esta funcionalidad es válida los países siguientes:
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●
RU
●
Francia
●
Canadá
●
Suiza
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Fijación del valor inicial para la acumulación de importes de reembolso 1.
Abra la vista Acumulación de kilometraje y seleccione un empleado de la lista resultante. Haga clic en Vista para abrir la actividad rápida Resumen de la acumulación de kilometraje.
2.
Haga clic en Fijar importe de reembolso en valor inicial e indique los detalles relevantes. Luego haga clic en OK . Haga clic en Cerrar para volver a la vista Acumulación de kilometraje. El valor inicial de su acumulación de reembolso queda fijado en el sistema y se tendrá en cuenta para todas las liquidaciones de gastos de este empleado. Esta funcionalidad solo es válida para Austria.
8.6 Vista acumulación del día 8.6.1 Guía rápida para la acumulación del día: Austria En esta vista puede visualizar el total de días acumulados para viajes de negocios a distintas comunidades en Austria para un empleado. También puede fijar el valor inicial para la acumulación de días para un empleado. Puede acceder a la subvista Acumulación de días a partir del centro de trabajo Viajes y gastos en la vista Tratamiento de excepciones.
fondo ●
Regla de 5/5/15: Austria [página 452]
●
Regla de 183: Austria [página 452]
Tarea Crear historial de viajes de negocios 1.
Abra la vista Acumulación de días y seleccione un empleado de la lista resultante. Haga clic en Vista para abrir la actividad rápida Resumen de la acumulación de días. Si el empleado no aparece en la lista, haga clic en Nuevo para abrir la actividad rápida Acumulación de días nueva. Introduzca el ID de empleado y haga clic en Grabar y cerrar para añadirlo a la lista de empleados.
2.
460
Haga clic en Crear historial de viajes de negocios e indique los detalles relevantes. Luego haga clic en OK . Haga clic en Grabar para grabar las modificaciones. Haga clic en Cerrar para volver a la subvista Acumulación de días.
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El valor inicial de su acumulación de días queda fijado para cada comunidad en el sistema y se tendrá en cuenta para todas las liquidaciones de gastos de este empleado.
8.7 Informes 8.7.1 Informes de gastos por objeto de coste Resumen Este informe proporciona un resumen de la distribución de costes para los gastos de desplazamiento y otros gastos para los distintos centros de coste, proyectos, pedidos de cliente y órdenes de servicio.
Vistas Este informe ofrece las siguientes vistas: Por centro de coste (estándar) Visualiza los informes de gastos agrupados por centro de coste. Por proyecto Visualiza los informes de gastos agrupados por proyecto, además de los gastos totales por cada empleado por proyecto. Por pedido de cliente Visualiza los informes de gastos agrupados por pedido de cliente, además de los gastos totales por cada uno de estos pedidos. Por orden de servicio Visualiza los informes de gastos agrupados por orden de servicio, además de los gastos totales por cada empleado por orden de servicio.
Características Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea visualizar al seleccionar valores para variables. Debe especificar un valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias están marcadas con un asterisco (*). A continuación, se explican las variables más importantes. ●
País de gestión de informes El país de gestión de informes es el país en el que está ubicada su empresa. Por ejemplo, para una empresa de los Estados Unidos, debe seleccionar US01 - Liquidación en los EE. UU..
●
País El país de destino del viaje.
●
Creado el El intervalo de fecha en la que se crearon los informes de gastos.
●
Categoría de informe de gastos Las siguientes categorías están disponibles:
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○
Basado en viaje: El informe de gastos es para un viaje de negocios individual.
○
Basado en recibo: El informe de gastos solo contiene recibos.
○
Basado en período: El informe de gastos es para los gastos que tuvieron lugar durante un período de tiempo particular, como una semana o un mes. Esta categoría sólo puede seleccionarse si ha especificado US01 - Liquidación en los EE. UU. como país del informe.
●
Fecha de inicio de informe de gastos La fecha en la que se ha iniciado el viaje de negocios. Esta variable solo es importante si ha seleccionado Basado en viaje o Basado en período como la Categoría de informe de gastos. El informe de gastos basado en recibos no tiene una fecha de inicio de informe de gastos.
●
ID de liquidación de gastos de desplazamiento Si desea restringir los datos visualizados a informes de gastos particulares, introduzca los IDs aquí.
Para obtener más información acerca de las variables estándar, consulte Resumen de informes en gestión financiera
Analizar el informe El informe visualiza los informes creados por sus empleados, además de los centros de costes, proyectos, pedidos de cliente u órdenes de servicio relevantes. Un informe de gastos se lista en más de un centro de coste si los gastos afectan a múltiples centros de costes. La Duración es la longitud del viaje de negocios en días. El Importe contabilizado es el importe que se contabiliza y se asigna al centro de coste, proyecto, pedido de cliente u orden de servicio. Tenga en cuenta que este importe incluye el IVA. Para analizar los datos de este informe: ●
Utilice los filtros para manipular la visualización de datos en el panel de contenidos.
●
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
Para visualizar más detalles de un informe de gastos, haga clic en el informe de gastos relevante con el botón derecho del mouse y seleccione Ir a, Visualizar detalles en el menú contextual. Por defecto, los datos se visualizan agrupados por centro de coste. También puede visualizar los datos agrupados por proyecto: Arrastre la característica del Proyecto a la tabla como una columna a la izquierda de Empleado. Para restringir los datos en un solo centro de coste, seleccione Filtro, Seleccione filtro e introduzca el centro de coste. Puede filtrar y clasificar los datos por todas las columnas.
Consulte también ●
Vista Informes
●
Resumen de informes en Gestión financiera
●
Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera
8.7.2 Informes de gastos - Resumen Resumen Este informe proporciona un resumen de los informes de gastos que han creado sus empleados o personal administrativo en un período seleccionado.
462
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Características Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, puede seleccionar valores para variables a fin de especificar los datos que desea ver. Debe especificar un valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias están marcadas con un asterisco (*). A continuación, se explican las variables más importantes. ●
País de gestión de informes El país de gestión de informes es el país en el que está ubicada su empresa. Por ejemplo, para una empresa de los Estados Unidos, debe seleccionar US01 - Liquidación en los EE. UU..
●
Creado el La fecha en la que se crearon los informes de gastos.
●
Categoría de informe de gastos Las siguientes categorías están disponibles: ○ Basado en viaje: El informe de gastos es para un viaje de negocios individual. ○
Basado en recibo: El informe de gastos sólo contiene recibos.
○
Basado en período: El informe de gastos es para los gastos que tuvieron lugar duranto un período de tiempo particulas, como una semana o un mes. Esta categoría sólo puede seleccionarse si ha especificado US01 - Liquidación en los EE. UU. como país del informe.
●
Fecha de inicio de informe de gastos La fecha en la que se ha iniciado el viaje de negocios. Esta variable sólo es aplicable si ha seleccionado Basado en viaje o Basado en período como la Categoría de informe de gastos.
●
ID de liquidación de gastos de desplazamiento Si desea limitar la selección de datos a uno o más informes de gastos particulares, introduzca los IDs aquí.
Para obtener más información acerca de las variables estándar, consulte Resumen de informes en Gestión financiera Puede grabar los valores que especifica en la pantalla de selección como una variante del informe que puede utilizar para ejecutar exactamente el mismo informe de nuevo en el futuro.
Analizar el informe El informe visualiza los informes de gastos creados por sus empleados, junto con detalles como los importes de los gastos solicitados y los nombres de los empleados. El importe de liquidación incluye todos los gastos, también aquellos que ha pagado la empresa por avanzado. Tenga en cuenta que este importe incluye el IVA. Para analizar los datos de este informe: ●
Utilice los filtros para manipular la visualización de datos en el panel de contenidos.
●
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
Para añadir detalles adicionales al área de contenido de este informe como columnas, seleccione un informe de gastos con el botón de la derecha del ratón y seleccione Atributos > Característica. En la ficha Atributos , seleccione el atributo que desea añadir y seleccione Añadir y OK. Para visualizar más detalles de un informe de gastos, utilice el botón de la derecha del ratón y seleccione Ir a -> Visualizar detalles. Se abre el informe de gastos. Desde este informe, puede navegar al informe Recibos y reembolsos que contiene detalles adicionales como el importe de reembolso, el tipo de recibo y el importe que la empresa había pagado previamente. Para abrir este informe, seleccione una posición con el botón de la derecha del ratón y seleccione Ir a > Recibos y reembolsos en el menú contextual. SAP Business ByDesign 1302 Viajes y gastos
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Puede filtrar y clasificar los datos por todas las columnas.
Consulte también ●
Vista Informes
●
Resumen de informes en Gestión financiera
●
Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera
8.7.3 Informes de gastos: Recibos y reembolsos Resumen Este informe muestra detalles de los informes de gastos creados por sus empleados. Los detalles incluyen los tipos de recibo para cada liquidación y para los reembolsos.
Características Ejecución del informe Antes de ejecutar el informe, puede realizar selecciones de valores para variables a fin de especificar los datos que desea ver. Debe realizar una selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias están marcadas con un asterisco (*). A continuación, se explican las variables más importantes. ●
País de gestión de informes El país de gestión de informes es el país en el que está ubicada su empresa. Por ejemplo, para una empresa de los Estados Unidos, debe seleccionar US01 - Liquidación en los EE. UU..
●
Creado el El intervalo de fecha en la que se crearon los informes de gastos.
●
Fecha de inicio de informe de gastos La fecha en la que se ha iniciado el viaje de negocios. Esta variable solo es importante su ha seleccionado Basado en viaje o Basado en período como la Categoría de informe de gastos. El informe de gastos basado en el recibo no tiene una fecha de inicio de gastos.
●
Categoría de informe de gastos Las siguientes categorías están disponibles: ○ Basado en viaje: El informe de gastos es para un viaje de negocios individual.
●
○
Basado en recibo: El informe de gastos contiene solo los recibos de gastos diversos.
○
Basado en período: El informe de gastos es para los gastos que tuvieron lugar duranto un período de tiempo particulas, como una semana o un mes. Esta categoría solo puede seleccionarse si ha especificado US01 - Liquidación en los EE. UU. como país del informe.
ID de liquidación de gastos de desplazamiento Si desea limitar la visualización de los datos a uno o más informes de gastos, puede especificar los IDs de informes de gastos aquí.
Para obtener más información acerca de las variables estándar, consulte Resumen de informes en Gestión financiera
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Análisis del informe El importe de liquidación incluye todos los gastos, también aquellos que ha pagado la empresa por avanzado. El importe de reembolso es la cantidad reeembolsada al empleado que reclama los gastos. Estos importes incluyen el impuesto sobre el valor añadido.
Para analizar los datos de este informe: ●
Utilice los filtros para manipular la manera en que los datos se muestran en el panel de contenidos.
●
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
Para visualizar más detalles de un informe de gastos, haga clic en el informe de gastos relevante con el botón derecho del ratón y seleccione Ir a > Visualizar detalles en el menú contextual. Puede filtrar y clasificar los datos por todas las columnas.
Consulte también ●
Vista Informes
●
Resumen de informes en Gestión financiera
●
Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera
8.7.4 Informes de gastos - Importes sujetos a impuestos y libres de impuestos para nómina Resumen Este informe muestra los gastos reembolsados según fiscalidad. Los datos se dividen en importes libres de impuestos, beneficios imponibles, importes imponibles a una tasa fija y gastos deducibles de impuestos.
Características Ejecución del informe Antes de ejecutar el informe, puede realizar selecciones de valores para variables a fin de especificar los datos que desea ver. Debe realizar una selección de valores para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias están marcadas con un asterisco (*). A continuación, se explican las variables más importantes. ●
País de gestión de informes El país de gestión de informes es el país en el que está ubicada su empresa. Por ejemplo, para una empresa de los Estados Unidos, debe seleccionar US01 - Liquidación en los EE. UU..
●
Modificado el Si un informe de gastos se modifica después de haber procesado los reembolsos gravables en la nómina, los resultados de la nómina para el empleado deben calcularse de nuevo.
●
ID de informe de gastos
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Si desea limitar la selección a uno o más informes de gastos particulares, introduzca los IDs de informes de gastos aquí. Para obtener más información acerca de las variables estándar, consulte Resumen de informes en Gestión financiera
Análisis del informe El informe muestra todos los informes de gastos que contienen reembolsos relevantes para impuestos, y un desglose de los detalles fiscales de estos informes. Se muestran los siguientes importes: ●
Pago al empleado Importe reembolsado al empleado en base al informe de gastos.
●
Importe libre de impuestos Importe en el que no hay impuestos con vencimiento.
●
Beneficio imponible Gastos reembolsados al empleado, que superan el importe exento de impuestos. Los beneficios imponibles son tratados como tasas para fines fiscales, lo que aumenta los ingresos gravables del empleado.
●
Imponible a tasa fija Este importe es imponible a un porcentaje fijo definido por la autoridad fiscal local. Por ejemplo, en Alemania, los reembolsos diarios por comidas son imponibles a una tasa fija si el importe del reembolso no es más de dos veces el importe exento de impuestos.
●
Gastos deducibles de impuestos Este importe reduce los ingresos gravables del empleado. La exención de impuestos de los reembolsos y reembolsos diarios tiene un límite legal. Si las tasas de reembolso de gastos de la empresa son inferiores al importe exento de impuestos, los empleados pueden deducir la diferencia en sus declaraciones de impuestos como gastos relacionados con ingresos, lo cual reduce sus ingresos gravables.
Para analizar los datos de este informe: ●
Utilice los filtros para manipular la manera en que los datos se muestran en el panel de contenidos.
●
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
Para visualizar más detalles de un informe de gastos, haga clic en el informe de gastos relevante con el botón derecho del ratón y seleccione Ir a > Visualizar detalles en el menú contextual. Puede filtrar y clasificar los datos por todas las columnas.
Consulte también ●
Vista Informes
●
Resumen de informes en Gestión financiera
●
Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera
8.7.5 Informes de gastos – Devolución de IVA soportado Resumen Este informe ofrece un resumen de los gastos por país que incluyen impuestos, como IVA, y que han sido producidos por los empleados durante un viaje de negocios en el extranjero. La empresa puede solicitar el reembolso de estos impuestos de la autoridad fiscal extranjera.
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Características Ejecución del informe Antes de ejecutar el informe, puede seleccionar valores para variables a fin de especificar los datos que desea ver. Debe especificar un valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias están marcadas con un asterisco (*). A continuación, se explican las variables más importantes. ●
País de gestión de informes El país de gestión de informes es el país en el que está ubicada su empresa. Por ejemplo, para una empresa de los Estados Unidos, debe seleccionar US01 - Liquidación en los EE. UU..
●
País El país, en el que se originaron los gastos. Para seleccionar todos los países extranjeros, por ejemplo, excluya el país del informe.
●
Fecha de recibo La fecha del recibo.
●
Tipo de recibo Puede seleccionar el tipo de recibo, como por ejemplo hotel o taxi.
Para obtener más información acerca de las variables estándar, consulte Resumen de informes en Gestión financiera
Análisis del informe El informe muestra gastos pagados en un país extranjero. También muestra el importe total para cada tipo de recibo. Puede utilizar esta información para enviar solicitudes de reembolso de impuestos de autoridades fiscales extranjeras. Para analizar los datos de este informe: ●
Utilice los filtros para manipular la visualización de datos en el panel de contenidos.
●
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
Para visualizar más detalles de un informe de gastos, haga clic en el informe de gastos relevante con el botón derecho del mouse y seleccione Ir a > Visualizar detalles en el menú contextual. Puede filtrar y clasificar los datos por todas las columnas.
Contabilización manual de devolución de IVA soportado para gastos en el extranjero Según las leyes fiscales de su País, las empresas pueden reclamar reembolsos del impuesto sobre el valor añadido (IVA soportado) para gastos en el extranjero. Antes de continuar con la entrada manual de impuestos para reclamar el IVA soportado, debe existir un Acuerdo fiscal de empresa (CTA) en el país en el que reclamará el reembolso de IVA soportado. Para obtener más información, consulte la sección Introducir datos maestros de autoridad fiscal en la Guía rápida para Autoridades fiscales (Gestión de impuestos) [página 409] Los valores de impuestos no se calculan automáticamente en el sistema. Los Informes de gastos en el extranjero se tratan siempre como impuesto de porcentaje cero con el código fiscal estándarImportación (factura de proveedor) y, por lo tanto, no se calculan impuestos cuando se contabilizan los Informes de gastos. Debe enviar una copia física de los recibos al representante de su organización que, por su parte, aplicará el reembolso fiscal de las autoridades fiscales extranjeras relevantes.
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Como contable, seleccione Entradas manuales de impuestos en el centro de trabajo Gestión fiscal y contabilice manualmente las entradas de IVA. Para obtener más información, consulte Entrada manual de documentos de asientos contables.
Consulte también ●
Vista Informes
●
Resumen de informes en Gestión financiera
●
Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera
8.7.6 Informes de gastos: Itinerario Resumen Este informe proporciona un resumen de los viajes de negocios que han hecho los empleados según el destino. Muestra solamente los informes de gastos para viajes de negocios, pero no incluye informes de gastos que contienen sólo recibos.
Características Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, puede seleccionar valores para variables a fin de especificar los datos que desea ver. Debe especificar un valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias están marcadas con un asterisco (*). A continuación, se explican las variables más importantes. ●
País de gestión de informes El país de gestión de informes es el país en el que está ubicada su empresa. Por ejemplo, para una empresa de los Estados Unidos, debe seleccionar US01 - Liquidación en los EE. UU..
●
País El país de destino del viaje.
●
Ciudad La ciudad de destino del viaje.
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Creado el La fecha en la que se crearon los informes de gastos.
●
Fecha de arribo La fecha de arribo a la ciudad de destino.
●
ID de liquidación de gastos de desplazamiento Si desea limitar la selección de datos a uno o más informes de gastos particulares, introduzca los IDs aquí.
Este informe muestra los destinos de sus empleados. Si desea ver todos los empleados que viajaron a un evento como una feria comercial, especifique una Ciudad e introduzca un Rango de fecha de arribo. Para obtener más información acerca de las variables estándar, consulte Resumen de informes en Gestión financiera
Analizar el informe Este informe muestra los destinos de los viajes de negocios. Para analizar los datos del informe más detalladamente, puede incluir características adicionales desde el área No mostrado actualmente.
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Para visualizar más detalles de un informe de gastos, haga clic en el informe y seleccione Visualizar informe de gastos en el menú contextual. Para visualizar el itinerario de los viajes de negocios individuales, arrastre las columnas Empleado e ID de informe de gastos hacia la izquierda. Esto le permite ver los datos organizados por viaje de negocios y los itinerarios con todos los destinos de los viajes de negocios individuales.
Consulte también ●
Vista Informes
●
Resumen de informes en Gestión financiera
●
Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera
8.7.7 Informes de gastos: Resumen de viajes a comunidades en Austria Resumen Este informe proporciona una lista de viajes de negocios que los empleados hacen a diferentes comunidades en Austria. Puede utilizar este informe para verificar la exactitud de los valores sujetos a impuestos y libres de impuestos.
Características Ejecución del informe Antes de ejecutar el informe, puede seleccionar valores para variables a fin de especificar los datos que desea ver. Debe especificar un valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias están marcadas con un asterisco (*). A continuación, se explican las variables más importantes: ●
ID de municipio Una secuencia de números para identificar comunidades o municipios de Austria independientes políticamente.
●
ID de informe de gastos El identificador único del informe de gastos. Si desea limitar la selección a uno o más informes de gastos particulares, introduzca los IDs de informes de gastos aquí.
●
Viaje dentro de la misma semana Indica si el empleado ha viajado a una comunidad particular dentro de la misma semana.
Para obtener más información acerca de las variables estándar, consulte Resumen de informes en Gestión financiera Análisis del informe ●
Duración de la estancia (días) Indica el número de días que un empleado permanece en una comunidad en Austria
●
Intervalo entre estancias (días) Específica el intervalo de tiempo entre dos viajes a la misma comunidad de Austria.
Para analizar los datos de este informe:
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●
Utilice los filtros para manipular la manera en que los datos se muestran en el panel de contenidos.
●
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
Para visualizar más detalles de un informe de gastos, haga clic en el informe de gastos con el botón derecho del ratón y seleccione Ir a -> Visualizar Detalles del menú contextual. Puede filtrar y clasificar los datos por todas las columnas.
Consulte también Vista Informes Resumen de informes en Gestión financiera Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera
8.7.8 Informes de gastos: Importes gravables y libres de impuestos para Austria Resumen Estos informes muestran una lista de importes gravables y libres de impuestos. Los valores libres de impuestos que se muestran en el informe pueden ser considerados como gastos relacionados con ingresos, y el empleado puede solicitar una exención fiscal a la autoridad fiscal. El empleador decide esto basándose en la Ley de Impuesto sobre la Renta de 1988, § 16 párr. 19.
Características Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, puede seleccionar valores para variables a fin de especificar los datos que desea ver. Debe especificar un valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias están marcadas con un asterisco (*). A continuación, se explican las variables más importantes. ●
ID de liquidación de gastos de desplazamiento El identificador único del informe de gastos. Si desea limitar la selección a uno o más informes de gastos particulares, introduzca los IDs de informes de gastos aquí.
●
Modificado el La fecha en la que se modificaron los informes de gastos. Si modifica un informe de gastos después de que los reembolsos gravables fueron procesados en la nómina, los resultados de la nómina para el empleado deben ser recalculado.
●
Creado el La fecha en la que se crearon los informes de gastos.
●
Tipo de viaje El tipo de viaje, según la distancia recorrida por el empleado. Por ejemplo: Viaje de negocios corto, viaje de negocios largo.
Para obtener más información acerca de las variables estándar, consulte Resumen de informes en Gestión financiera Analizar el informe
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El informe muestra todos los informes de gastos que contienen reembolsos relevantes para impuestos, y un desglose de los detalles fiscales de estos informes. Se muestran los siguientes importes: ●
Pago al empleado Importe reembolsado al empleado en base al informe de gastos.
●
Importe exento de impuestos Importe en el que no hay impuestos con vencimiento.
●
Beneficio imponible Gastos reembolsados al empleado, que superan el importe exento de impuestos. Los beneficios imponibles son tratados como tasas para fines fiscales, lo que aumenta los ingresos gravables del empleado.
●
Imponible a tasa fija Este importe es imponible a un porcentaje fijo definido por la autoridad fiscal local. Por ejemplo, en Alemania, los reembolsos diarios por comidas son imponibles a una tasa fija si el importe del reembolso no es más de dos veces el importe exento de impuestos.
●
Gastos relacionados con ingresos Este importe reduce los ingresos gravables del empleado. La exención de impuestos de los reembolsos y reembolsos diarios tiene un límite legal. Si las tasas de reembolso de gastos de la empresa son inferiores al importe exento de impuestos, los empleados pueden deducir la diferencia en sus declaraciones de impuestos como gastos relacionados con ingresos, lo cual reduce sus ingresos gravables.
●
Reembolso diario por comidas exento de impuestos Importe de reembolso diario por comidas en el que no hay impuestos con vencimiento.
Para analizar los datos de este informe: ●
Utilice los filtros para manipular la manera en que los datos se muestran en el panel de contenidos.
●
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
Para visualizar más detalles de un informe de gastos, haga clic en el informe de gastos con el botón derecho del mouse y seleccione Ir a -> Visualizar Detalles en el menú contextual. Puede filtrar y clasificar los datos por todas las columnas.
Consulte también Vista Informes Resumen de informes en Gestión financiera Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera
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