Curso de Contabilidad

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9 Libro Diario, Libro Mayor, Balance de Comprobación y Estados Financieros. El Libro Diario: es un registro cronológico del doble efecto que las operaciones ocasionan a la estructura contable de la entidad, mediante partidas, obedeciendo el principio que “a todo cargo corresponde un abono”. Formato de Libro Diario: Fecha Año Mes

Detalle Día

Ref

Partida # -x-__ Cuentas Cargadas Cuentas Abonadas Concepto o explicación

Debe

$

xxx

Haber

$

xxx

Procedimiento para elaborar Asientos de Diario En la sección de análisis de operaciones y su lógica, aprendimos el principio de partida doble, las reglas del cargo y el abono y un ejemplo práctica de análisis de operaciones con la lógica contable y la ecuación ampliada. Para elaborar asientos de diario se requiere un análisis similar, el cual está incluido dentro de los pasos siguientes, que constituyen el procedimiento para elaborar partidas de diario: 1.

Se identifica ¿Qué operación (evento, hecho, suceso, acontecimiento o transacción financiera) se está realizando?

2.

Se determina ¿Qué cuentas están relacionadas con la operación?

3.

Se establece ¿Cómo se clasifican las cuentas? De acuerdo al elemento y naturaleza a que pertenecen. Elementos deudores (activos, costos y gastos) o elementos acreedores (pasivo, capital e ingresos).

4.

Se analiza ¿Qué cuentas aumentan o disminuyen? para cargarlas o abonarlas de acuerdo a las Reglas correspondientes.

Ejemplo: Empleando la información correspondiente al caso de la Clínica Oftalmológica López Beltrán, el procedimiento para elaborar asientos de diario y el catálogo de cuentas presentado en el capítulo anterior, elaboraremos las partidas de Diario. 1. Abril 1, 200X. El Dr. Federico Rafael López Beltrán y 3 socios más aportan en partes iguales $200,000, para la creación de la Clínica Oftalmológica López Beltrán, los cuales son depositados en el Banco Agrícola. 2. Abril 10, 200X. El Dr. López Beltrán compra dos escritorios, una Computadora Intel Pentium IV, instrumental médico y silla para atención de pacientes por un valor de $80,000. De los cuales paga la mitad al contado y el resto a 6 meses plazo. 3. Abril 15, 200X. El Dr. López Beltrán compra un local en el sótano del Hospital Instituto de Ojos por un valor de $100,000 al contado, 4. Abril 20, 200X. La Clínica Oftalmológica López Beltrán obtiene ingresos por servicios médicos por un valor de $25,000 en efectivo. 5. Abril 25, 200X. La Clínica López Beltrán presta servicios contemplados en el programa de prestaciones de la UCA, por lo que esta le adeuda $5,000. 6. La Clínica López Beltrán cancela $1000 por servicios básicos (Agua, luz y teléfono), $5,000 por salarios y $4,000 por publicidad en La Prensa Gráfica.

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Operación 1: Abril 1, 200X. El Dr. Federico Rafael López Beltrán y 3 socios más aportan en partes iguales $200,000, para la creación de la Clínica Oftalmológica López Beltrán, los cuales son depositados en el Banco Agrícola. 1. ¿Qué operación se está realizando? Se está constituyendo la Clínica Oftalmológica López Beltrán. 2. ¿Qué cuentas intervienen en la operación? Efectivo (por el dinero que recibe la entidad por parte de los dueños al fundarla) y capital (por las aportaciones que los socios dan a la entidad). 3. ¿A qué elementos pertenecen las cuentas que intervienen en la operación? El efectivo es una cuenta deudora de activo. El capital es una cuenta acreedora de capital. 4. ¿Las cuentas que intervienen en la operación aumentan o disminuyen? La cuenta Efectivo aumenta, como es deudora, se carga con $200,000. La cuenta Capital aumenta, como es acreedora, se abona con $200,000; por tanto la igualdad de cargos y abonos se mantiene. Veamos el asiento en la figura 5.4 Operación 2: Abril 10, 200X. El Dr. López Beltrán compra dos escritorios, una Computadora Intel Pentium V, instrumental médico y silla para atención de pacientes por un valor de 80,000. De los cuales paga la mitad al contado y el resto a 6 meses plazo. 1. ¿Qué operación se está realizando? Se está comprando mobiliario y equipo pagando parte al crédito y parte al contado. 2. ¿Qué cuentas intervienen en la operación? Mobiliario y equipo (por el dinero que se adquieren escritorios, computadora, instrumental médico y silla), efectivo (por que se paga la mitad de inmediato) y cuentas por pagar (porque la otra mitad se pagará en 6 meses plazo). 3. ¿A qué elementos pertenecen las cuentas que intervienen en la operación? El mobiliario y equipo es una cuenta deudora de activo, el efectivo es una cuenta deudora de activo y las cuentas por pagar son una cuenta acreedora de pasivo. 4. ¿Las cuentas que intervienen en la operación aumentan o disminuyen? La cuenta de Mobiliario y equipo aumenta, como es deudora, se carga con $80,000. La cuenta Efectivo disminuye, como es deudora, se abona con el 50% que equivale a $40,000. Las Cuentas por pagar aumentan, como son acreedoras, se abonan con el resto $40,000; por tanto la igualdad de cargos y abonos se mantiene. Operación 3: Abril 15, 200X. El Dr. López Beltrán compra un local en el sótano del Hospital Instituto de Ojos por un valor de $100,000 al contado. 1. ¿Qué operación se está realizando? Se está comprando local al contado. 2. ¿Qué cuentas intervienen en la operación? Edificios (por el local que se adquiere) y efectivo (por el pago al contado). 3. ¿A qué elementos pertenecen las cuentas que intervienen en la operación? Edificios es una cuenta deudora de activo y el efectivo es una cuenta deudora de activo. 4. ¿Las cuentas que intervienen en la operación aumentan o disminuyen? La cuenta Edificios aumenta, como es deudora, se carga con $100,000. La cuenta Efectivo disminuye, como es deudora, se abona con $100,000; por tanto la igualdad de cargos y abonos se mantiene. Operación 4: Abril 20, 200X. La Clínica Oftalmológica López Beltrán obtiene ingresos por servicios médicos por un valor de $25,000 en efectivo. 1. ¿Qué operación se está realizando? Se está obteniendo ingresos en efectivo por consultas. 2. ¿Qué cuentas intervienen en la operación? Efectivo (por el dinero que se está recibiendo) y honorarios por servicios (porque se reciben ingresos por las consultas). 3. ¿A qué elementos pertenecen las cuentas que intervienen en la operación? Efectivo es una cuenta deudora de activo y los honorarios por servicios son una cuenta acreedora de ingresos. 4. ¿Las cuentas que intervienen en la operación aumentan o disminuyen? La cuenta efectivo aumenta, como es deudora, se carga con $25,000. La cuenta Honorarios por servicios aumenta, como es acreedora, se abona con $25,000; por tanto la igualdad de cargos y abonos se mantiene. Operación 5: Abril 25, 200X.La Clínica López Beltrán brinda servicios contemplados en el programa de prestaciones de la UCA, por lo que esta le adeuda $5,000. 1. ¿Qué operación se está realizando? Se están obteniendo ingresos por servicios prestados al crédito. 2. ¿Qué cuentas intervienen en la operación? Cuentas por cobrar (por el derecho adquirido sobre la UCA por los servicios prestados) y honorarios por servicios (por que se perciben ingresos por consultas al crédito. 3. ¿A qué elementos pertenecen las cuentas que intervienen en la operación? Cuentas por cobrar es una cuenta deudora de activo y honorarios por servicios es una cuenta acreedora de ingresos.

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¿Las cuentas que intervienen en la operación aumentan o disminuyen? Las cuentas por cobrar aumentan, como son deudoras, se cargan con $5,000. La cuenta Honorarios por servicios aumenta, como es acreedora, se abona con $5000, por tanto la igualdad se mantiene. Operación 6: Abril 30, 200X.La Clínica López Beltrán cancela $1000 por servicios básicos (Agua, luz y teléfono), $5,000 por salarios y $4,000 por publicidad en La Prensa Gráfica. 1. Qué operación se está realizando? Se están efectuando gastos pagados en efectivo. 2. ¿Qué cuentas intervienen en la operación? Gastos de Administración (por los pagos efectuados en servicios básicos, salarios y publicidad de la clínica) y efectivo (por que se pagan al contado). 3. ¿A qué elementos pertenecen las cuentas que intervienen en la operación? Los gastos de administración son una cuenta deudora de gastos y el efectivo es una cuenta deudora de activo. 4. ¿Las cuentas que intervienen en la operación aumentan o disminuyen? La cuenta Gastos de Administración aumenta, como es deudora, se carga con $10,000. La cuenta Efectivo disminuye, como es deudora, se abona con el $10,000; por tanto la igualdad de cargos y abonos se mantiene. Fecha Detalle Ref Debe Haber 4.

200X Abril

1

v

v

v

v

v

Partida No. 1 Efectivo Capital Social Por la constitución de la Clínica López Beltrán. 10 Partida No. 2 Mobiliario y Equipo Efectivo Cuentas por pagar Por la adquisición de escritorios, computadora, instrumental médico y silla. Partida No. 3 15 Edificios Efectivo Por la adquisición de local en el Instituto de Ojos. Partida No. 4 20 Efectivo Honorarios por servicios Para registrar ingresos por consultas al contado. Partida No. 5 25 Cuentas por cobrar Honorarios por servicios Para registrar ingresos por consultas al crédito. Partida No. 6 30 Gastos de Administración Efectivo Por pago de servicios básicos, salarios y publicidad en efectivo Pasan...

1101 3101

$200,000

120201 1101 2101

80,000

120102 1101

100,000

1101 4102

25,000

1101 4102

5,000

61xx 1101

10,000

40,000 40,000

100,000

25,000

5,000

10,000

$420,000

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$200,000

$420,000

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El Libro Mayor: es el registro donde se clasifican los cargos y abonos de las partidas de diario en cuentas específicas del sistema contable de la entidad que lo conforman. Formato de Libro Mayor:

Nombre de Cuenta: Fecha Año Mes

Código de Mayor: Detalle

día

Ref

Explicación

Debe

Haber

Saldo

Cargos

Abonos

Saldo

Procedimiento para efectuar pases del diario al mayor Los pases se hacen partida por partida (Y no cuenta por cuenta). Comenzando desde la primera partida hasta la última que se asentó. Cuando vamos a transferir al mayor los cargos o abonos de cualquier partida, comenzamos por las cuentas cargadas y terminamos con las abonadas. Cuando hemos localizado el primer cargo (o el primer abono) que vamos a transferir del diario al mayor procedemos de la manera siguiente: 1. Anotamos la fecha de la partida de diario en la columna fecha del mayor. 2. Anotamos una breve explicación o el concepto de la partida de diario en la columna detalle del mayor. 3. Anotamos el número de partida de donde proviene el pase en la columna “referencia” del mayor. 4. Anotamos los cargos correspondientes en el debe de la cuenta de mayor (o los abonos en el haber) y actualizamos el saldo. 5. Anotamos el código de cuenta de mayor al cual transferimos el cargo (o abono) en la columna “referencia” del diario. Para cada cargo (o abono) se sigue el mismo procedimiento. 6. Se siguen los mismos pasos con todas las partidas de diario restantes.

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Efectivo

1101

Fecha 200x

Abril

Detalle 1 10 15 20 30

Constitución clínica Compra mobiliario Compra local Ingresos de consulta Pago de gastos

Ref

Debe

P-1 P-2 P-3 P-4 P-6

¢200,000 25,000

Haber ¢ 40,000 100,000 10,000

Cuentas por cobrar Fecha 200x

Abril

Consultas al crédito

Ref P-5

Debe ¢

Haber

5,000

Detalle 15

Compra de local

Ref P-3

Debe

Haber

¢100,000

Fecha Abril

1202-01 Detalle

10

Compra mobiliario

Ref P-2

Debe

Haber

¢ 80,000

200x

Abril

2101 Detalle

10

Compra mobiliario

Ref

Debe

P-2

Haber ¢ 40,000

Capital Social Fecha

1 Constitución clínica

Abril

Ref

Debe

200x

Abril

20 25

P-1

Saldo

¢200,000

¢200,000

4102

Detalle

Ref

Ingresos contado Ingresos crédito

P-4 P-5

Debe

Haber

Saldo

¢ 25,000 5,000

¢ 25,000 30,000

Gastos de Administración Fecha Abril

Detalle 30

¢ 40,000

Haber

Honorarios por servicios Fecha

Saldo

3101 Detalle

200x

Saldo ¢ 80,000

Cuentas por pagar Fecha

Saldo ¢100,000

Mobiliario y equipo 200x

5,000

1201-02

Fecha Abril

Saldo ¢

Edificios 200x

¢200,000 160,000 60,000 85,000 75,000

1103 Detalle

15

Saldo

Pago de gastos

61xx Ref P-6

Debe ¢ 10,000

45

Haber

Saldo ¢ 10,000

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El Balance de Comprobación: es un listado de cuentas de mayor con sus saldos correspondientes, para verificar la exactitud del proceso contable en cada fase de este, mediante la igualdad en la suma de cargos y abonos. El Balance de Comprobación se elabora después de haber completado el Libro Mayor, partiendo de los saldos de las cuentas del Libro Mayor. El formato de un balance de comprobación incluye: (1) un encabezado, (2) Columnas para código, nombres de las cuentas, el debe y el haber –en los cuales se colocan los saldos de las cuentas- (3) La suma de cargos y abonos para verificar la exactitud del proceso contable. Si no hay igualdad significa que hay errores contables, cuya detección se logra mediante este procedimiento: Obtenemos la diferencia entre dichas sumas y si esta es de uno o diez centavos, diez o cien o cualquier múltiplo de 10 nos hemos equivocado en sumas y restas. Si la diferencia es divisible entre dos hemos efectuado un cargo como abono y viceversa. Si la diferencia es divisible entre 9 hubo un error en puntos decimales, por ejemplo anotar 220 en lugar de 2200. Luego se verifica la anotación correcta de cargos y abonos y se vuelve a sumar. Clínica Oftalmológica López Beltrán Balance de Comprobación al 30 de abril de 200x 1101 1103 1201-02 1202-01 2101 3101 4102 61xx

Efectivo Cuentas por cobrar Edificios Mobiliario y Equipo Cuentas por pagar Capital Líquido Honorarios por servicios Gastos de Administración

$

75,000 5,000 100,000 80,000 $

40,000 200,000 30,000

$

270,000

10,000

Totales

$

270,000

Los estados financieros son documentos, derivados de los registros del ciclo contable de una entidad, cuyo objetivo es “suministrar información acerca de la situación financiera, desempeño y cambios en la posición financiera. Se pretende que tal información sea útil a una amplia gama de usuarios al tomar decisiones económicas” (MC 12-21). Estos son la culminación del ciclo contable. Clínica Oftalmológica López Beltrán Estado de Resultados Del 1 al 30 de abril de 200x. INGRESOS: Honorarios por servicios GASTOS Gastos de Administración UTILIDAD DE OPERACION

$ 30,000 (10,000) ___________ $ 20,000

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Clínica Oftalmológica López Beltrán Balance General (En forma de cuenta) Al 31 de diciembre de 200x Activos

Circulante Efectivo Cuentas por cobrar Fijo Mobiliario y equipo

Edificio

Total Activo

Pasivos

$75,000 5,000 $80,000 100,000

$80,000 Circulante

Cuentas por pagar

180,000

Total Pasivo

Capital

Capital Social ________ Utilidad Neta $260,000 Pasivo y Capital

$200,000 20,000

$40,000 $40,000 220,000 ________ $260,000

Preguntas. 1. ¿Qué es un libro diario? 2. ¿Cómo se estructura un libro diario? 3. ¿Qué es una partida de diario? 4. ¿Cuál es el procedimiento para elaborar asientos de diario? 5. ¿Qué es un libro mayor? 6. ¿Cuál es el procedimiento para efectuar pases del libro diario al mayor? 7. Explique las partes del formato de mayor de tres columnas. 8. ¿Para qué se utilizan las columnas de “referencia” en el diario y en el mayor? 9. ¿Cómo se puede clasificar un libro mayor? 10. ¿Cuál es la diferencia entre un libro diario y un libro mayor? 11. ¿Qué es un balance de comprobación? 12. Explique como se elabora un balance de comprobación. 13. ¿Qué debemos hacer cuando no cuadra el balance de comprobación? Ejercicio. El Ciclo Contable de una empresa de servicios (Colaboración de George Alex Gamero) El primero de Abril del año 2003, se constituyo la empresa “SEGURO-SHOP, S. A DE C. V.”, que presta servicios de seguridad privada a empresas, personas particulares, personalidades políticas, etc. La situación inicial de la empresa es: • Cuenta corriente en el Banco Cuscatlán por un valor de $53,500.00 • Depósito a 90 días plazo en el Banco Salvadoreño por un valor de $10,000.00 • Terreno con un valor de $115,000.00, dentro del cual se encuentra un edificio que tiene un valor de $92,000.00 • Se cuenta con 5 pick-up’s, para transportar el personal y supervisarlos; cada pick-up tiene un valor de $9,500.00 • Se tiene papelería para un año y medio por valor de $4,000.00 • Se cuenta con 7 computadoras con un valor de $910.00 cada una. • Mobiliario por valor de $5,715.00 • Se gestiono un préstamo con el Banco de Comercio a pagarse dentro de 15 años, para construir el edificio; el monto del préstamo es de $74,300.00, comenzándose a pagar el primero de Mayo del año 2005. • Se contrajo una deuda con el Banco Agrícola Comercial para adquirir 2 de los 5 pick-up’s con que se cuentan, el monto del préstamo es de $18,750.00 pagaderos en un año. • Capital Social de $241,035.00 Durante el mes de Abril del año 2003 se dieron las siguientes operaciones: 1. Abril 5 Se pagó la publicidad de un mes al Diario de Hoy, por lo cual se emitió cheque # 0001 del Banco Cuscatlán por valor de $1,115.00 por lo cual nos entregaron CCF #12876

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Abril 7 Se emitió cheque # 0002 del Banco Cuscatlán, por un valor de $142.86 para pagar la gasolina de la semana y se nos entrego CCF #8875 Abril 8 El Sr. Francisco Cuevas nos canceló la suma de $1,375.00 depositándolos en nuestra cuenta bancaria por servicios de seguridad privada prestados por 3 días por lo cual le entregamos F #00001 Abril 11 Se compró vasos, café, azúcar y una cafetera, para atender al personal; el monto de la compra fue de $112.80, el cual se pago con cheque # 0003 y nos entregaron F #77543 5.Abril 12 La empresa “Servicios Contables, S. A.” nos canceló los servicios de seguridad prestados por 5 días; para lo cual nos abono a nuestra cuenta corriente con el Banco Cuscatlán la suma de $2,720.00 entregándole CCF #00001 Abril 15 Se canceló los salarios del personal de la siguiente manera: Personal Administrativo........................ $11,200.00 Guardias de Seguridad........................... $22,860.00 Supervisores........................................... $4,800.00 Con cheques # 0004, 0005, 0006 del Banco Cuscatlán respectivamente. Abril 15 Se emitió cheque # 0007 del Banco Cuscatlán para pagar la gasolina de la semana, que asciende a un valor de $103.00 por lo cual nos entregaron CCF #8967 Abril 16 La empresa “El Trébol” nos canceló la suma de $5,720.00 depositando dicha cantidad en nuestra cuenta bancaria, por los servicios de seguridad prestados por 7 días por lo cual le entregamos CCF # 00002 Abril 21 Se canceló el recibo de teléfono, con cheque # 0008 del Banco Cuscatlán por valor de $107.75 por lo cual nos entregaron CCF #86497-2 Abril 22 Se emitió cheque # 0009 del Banco Cuscatlán para pagar la gasolina de la semana, que asciende a un valor de $115.00 por lo cual nos entregaron CCF #10070 Abril 24 Se canceló el recibo de agua y luz, con cheques # 0010 y # 0011 del Banco Cuscatlán por valor de $52.00 y $127.80 respectivamente, haciéndonos entrega de F #10095 y F #20786 Abril 26 El Sr. Belisario Gómez nos canceló la suma de $780.00 por servicios de seguridad privada prestados por 3 días depositando dicha cantidad en nuestra cuanta bancaria por lo cual le entregamos F #00002 Abril 28 Almacenes Simán nos canceló la cantidad de $115,000.00 por haberle prestado los servicios de seguridad durante el presente mes, por lo que procedió a abonar nuestra cuenta corriente con el Banco Cuscstlán, dicha cantidad haciéndole entrega de CCF #00003 Abril 29 Se emitió cheque # 0012 del Banco Cuscatlán para pagar la gasolina de la semana, que tiene un valor de $115.00 haciéndonos entrega de CCF #10099 Abril 30 Se canceló los salarios del personal de la siguiente manera: Personal Administrativo.............................. $11,200.00 Guardias de Seguridad................................. $22,860.00 Supervisores................................................. $4,800.00

INFORMACIÓN ADICIONAL: A. Se canceló la primera cuota del préstamo con el Banco Agrícola B. Se gasto en el mes de papelería un valor de $488.60 C. La depreciación de las computadoras asciende a un valor de $978.00 D. La depreciación del mobiliario asciende a un valor de $900.00 E. La depreciación del edificio es de $3,185.00 F. La depreciación del Equipo de transporte es de $1,900.00 Se pide: Elaborar los asientos de diario, pases al mayor, balance de comprobación, ajustes, Hoja de trabajo, el Estado de resultado, el Balance General, el estado de cambios en el capital y el Estado de Flujos de Efectivo. Manuel de Jesús Fornos Gómez [email protected] Departamento de Administración de Empresas UCA http://espanol.groups.yahoo.com/group/UCA_ES Curso de Contabilidad basado en el contenido del Capítulo 5 del libro Contabilidad Financiera 1 Tercera Edición Manuel de Jesús Fornos Gómez©2003 Talleres Gráficos Universidad Centroamericana José Simeón Cañas, El Salvador.

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