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Registros contables El Libro Diario La función de este registro es la de hacer una relación cronológica de todas las operaciones realizadas por una entidad. En otras palabras, se trata de dejar constancia de las diversas operaciones que, si bien están descritas en la documentación respectiva, es necesario expresarlas utilizando el lenguaje contable. Lo anterior implica no solo hacer una descripción de la operación efectuada, sino también, una clara identificación de las cuentas que intervienen y de los movimientos de cargos y abonos que les corresponden.

El Libro Mayor LA función de este registro es la de clasificar y agrupar las operaciones realizadas mediante el uso de las cuentas. Por lo tanto, en el mayor deberá habilitarse un folio especial para cada una de las cuentas que haya adoptado la empresa, traspasando a ellas el movimiento anteriormente contabilizado en el diario. En cuanto a traspasos de libro diario a mayor, debe seguirse el siguiente procedimiento: a) Si en un asiento la cuenta es deudora, su traspaso al mayor deberá registrarse en el debe del folio destinado a ella. b) En el caso de una cuenta acreedora, el traspaso al mayor deberá anotarse en el haber del folio respectivo. c) Hecho un traspaso, se deja constancia en el diario, como referencia, del número de cuenta del mayor en que se registro dicho traspaso, para lo cual se utilizarla columna agosta ubicada a la izquierda de la cuenta. A su vez, en el mayor se deja constancia del folio del diario de donde procede cada cargo o abono, utilizando la columna angosta que se encuentra a la izquierda de la columna para cantidades.

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Como se expresa anteriormente, el proceso de trasformación de os datos básicos se lleva a cabo por medio del Diario y del Mayor. Además, como ocurre en todo sistema de la contabilidad, debe adoptarse un registro denominado genéricamente “de balances”, en el cual se deja constancia de los inventarios y de los balances practicados por la empresa. Respecto de los inventarios, ellos representarla enumeración detallada de cada una de las cuentas que integran electivo, el pasivo y el patrimonio de empresa. Cabe señalar que al iniciarse las actividades de una entidad deberá practicarse un inventario inscribirse en el “registro de balances”, sirviendo de base para formular el primer asiento en el diario. Igualmente, al término de cada ejercicio deberá desarrollarse un nuevo inventario que presentará en forma analítica la composición de cada una de las partidas del activo, del pasivo y del patrimonio.

Además, de los inventarios, en el registro de balances deberán trascribirse los estados financieros básicos, es decir, el balance general y el estado de resultados. Opcionalmente, los balances de comprobación y saldos periódicos que se prepares pueden también incorporarse al registro. Libro Diario: Libro de Entrada Original, se registran por primera vez las operaciones de la empresa. Se registran todas las transacciones que se dan lugar en una empresa y en orden cronológico, indicando el nombre de las cuentas que han de cargarse y abonarse así como los importes de los débitos y créditos.

Libro Mayor: Libro obligatorio que agrupa todas las cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos que son utilizadas en una organización para llevar la Contabilidad.

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Libro de Inventario: Libro obligatorio que debe llevar la entidad que registra los aspectos siguientes: - Relación exacta del dinero en caja y el que se encuentra en el Banco. - Relación de efectos y cuentas por cobrar - Relación de bienes muebles e inmuebles. - Relación de mercancías en existencia - Relación de otros activos que tenga al dar inicio a sus operaciones. - Relación exacta de sus deudas y de toda clase de obligaciones pendientes si las tuviese. Anualmente la empresa formulará un inventario de sus activos y pasivos en la fecha del cierre del ejercicio. Se conoce también como Libro de Balance ya que en él deben registrarse los Estados Financieros elaborados a final del año. MOMENTO DE REGISTRO CONTABLE Las ventas de bienes deberían registrarse cuando se trasfiere su propiedad al comprador. Los servicios deben considerarse devengados en el periodo de su prestación. Los costos de los bienes y servicios vendidos deberían imputarse a los mismos periodos que las correspondientes ventas La información que debe contener este libro es: • 53

La cantidad de artículos inventariados al inicio del periodo contable.(Generalmente son los inventarios y los activos fijos).

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•

El nombre y código de las cuentas y las subcuentas que conforman los rubros anteriormente descritos.

•

El valor que corresponde al valor unitario de cada artículo.

•

El valor parcial de las operaciones.

•

El valor total correspondiente a cada cuenta.

A continuación se presenta un formato CANTIDAD

CUENTA

VALOR UNITARIO

VALOR PARCIAL

VALOR TOTAL

ACTIVO CAJA Caja General MERCANCÍAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA TERRENOS Lotes EQUIPOS DE OFICINA Escritorios Sillas Archivadores TOTAL ACTIVO PASIVO PATRIMONIO APORTES SOCIALES Cuotas o partes de interés social TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO En este libro se registra en primer lugar el inventario y luego se registra el Balance General correspondiente. 54

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Libro Diario Es un libro principal, denominado también "diario columnario", en él se registran en orden cronológico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos, trasladándolos al libro mayor. En este libro se encuentra información como: •

la fecha completa del día en el cuál se realizo el comprobante de diario.

•

La descripción del comprobante.

•

La totalidad de los movimientos débito y crédito de cada cuenta

•

Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor. Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad en libros y registros contables de acuerdo con la normatividad del código del comercio y las disposiciones legales.

Libro Mayor y Balances Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma sintética. La información que en él se encuentra se toma del libro Diario y se detalla analíticamente en los libros auxiliares. En el se encuentra la siguiente información:

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•

La cuenta y su respectivo código (Este código es según el plan de cuentas de la empresa).

•

El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan.

•

El movimiento débito o crédito de cada cuenta.

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•

Las operaciones mensuales.

•

Los saldos finales para la elaboración de los Estados financieros.

LIBROS AUXILIARES Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales. Cada empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar. En ellos se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus aspectos más importantes son: •

Registro de las operaciones cronológicamente.

•

Detalle de la actividad realizada.

•

Registro del valor del movimiento de cada subcuenta

Tipos de libros auxiliares •

Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplia la información de una cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta.

•

Subcuentas: Este es el que sustenta la información presentada en el libro mayor y diario y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares.

•

Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se registran en forma detallada la información solicitada por la administración de impuestos.

•

Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar.

También existen otros libros que tienen el resto de la información financiera de la empresa, como el libro de actas y registro de socios, el libro fiscal, el registro de facturación etc. 56

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Los Libros Contables Los libros Contables: Obligatorios y Voluntarios El Código de Comercio dice que toda Empresa deberá llevar una contabilidad adecuada a la actividad de su E., que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Los libros obligatorios serán legalizados a posteriori, antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. Todos los libros contables deben ser llevados: Con claridad. Por orden de fechas. Sin espacios en blanco ni interpolaciones. Sin tachaduras ni raspaduras. Sin abreviaturas difíciles de identificar. Los valores expresados en pesos. No se puede borrar nada para q sea oficial. Los errores u omisiones contables deben corregirse en el momento en que éstos se adviertan. Los empresarios están obligados a conservar los libros de contabilidad, así como toda la documentación y la correspondencia concernientes a su negocio, durante seis años. Tipos de libros - obligatorios y voluntarios Libros obligatorios • 57

Libro Diario - se registran las transacciones económicas.

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•

Libro de inventarios y cuentas anuales. o

Balance inicial

o

Balances trimestrales - comprobación con sumas y saldos.

o

Cuentas anuales - las E. constituidas como sociedad están obligadas a llevar uno o más libros d Actas, en los que consten los acuerdos adoptados p sus juntas generales y otros órganos d dirección.

Libros voluntarios Las Empresa pueden utilizar otros libros, registros y medios materiales c el fin d llevar más fácilmente los libros obligatorios. Destaca el libro Mayor. Libro Diario: Es un libro de contabilidad en el q se registran cada día a día todas las operaciones relativas a la actividad d la E. y por riguroso orden cronológico. Asiento (asiento contable): Cada registro contable d una operación económica q se hace en el Libro Diario. Hay dos tipos de asientos: Asientos simples: Los asientos en los q sólo se registran dos cuentas, una con cargo y otra con una abono, ambas p la misma cantidad. Asientos compuestos: Son los asientos en los q intervienen dos o más cuentas en un lado y dos o más cuentas en el otro. Libro Mayor: Es un libro en el q se anota cada cuenta q va apareciendo en los registros contables d la E., así como los movimientos q ésta tiene, es decir, sus cargos o abonos según el caso. Balance de comprobación de sumas y saldos Recoge el resumen del diario a una fecha determinada y nos permiten conocer la situación patrimonial a esa fecha. Se divide en dos bloques: Bloque de sumas: Se compone d la suma total d las cantidades anotadas en la columna del Debe q será = a la suma d la columna del Haber. 58

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Bloque d saldos: Se compone d la suma d los saldos deudores q ha d ser = q la suma de los saldos de los acreedores. Estructura del Balance 1°. Bloque - es el de todas las cuentas. 2°. Bloque - llamado sumas, y comprende dos partes: Debe y Haber. 3°. Bloque - llamado saldos, y comprende dos partes: Deudor y Acreedor. Comprobación del Balance Cuando ya se han registrado todas sus cuentas c sus sumas y sus saldos, se debe comprobar: + Dentro del bloque d sumas - la suma total d las cantidades anotadas en la columna del debe y del haber deben ser igual. + Dentro del bloque d saldos - la suma total d las cantidades anotadas en la columna d los deudores y Acreedores deben ser iguales. ¿Y si no cuadra el Balance? 1. Comprobar si todos los asientos del Diario están cuadrados. 2. Comprobar si cada apunte, o anotación, del diario ha sido correctamente traspasada al Mayor. 3. Comprobar que todas las Sumas de cada cuenta son correctas, y q su traspaso al Balance d Comprobación no tenga errores (d cantidad o d colocación). 4. Comprobar que los cálculos de los saldos son correctos y si están ubicados en la columna que les corresponde.

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