Libros y Registros Contables Vinculados a Asuntos Tributarios

Generalidades • Los libros de contabilidad son los documentos que soportan y reflejan los hechos con trascendencia en la realidad económica de la empresa a lo largo de un período de tiempo. La legislación mercantil establece cuales son los libros contables obligatorios para las empresas.

Generalidades • El artículo 33° del Código de Comercio establece que en general todo negocio (sea una persona natural o jurídica) debe llevar necesariamente, con la finalidad de proteger los intereses que confluyen en la empresa, los siguientes libros contables: (i) Inventarios y Balances, Diario, Mayor (Libros Principales) y (ii) los demás libros que ordenen las leyes especiales (Libros y Registros Auxiliares obligatorios).

Libros y Registros que debe llevar todo Negocio

Libros y Registros Vinculados a Asuntos Tributarios Nota: Cabe referir que los libros y registros sombreados son aquellos incorporados a partir del 01.01.2007. Con excepción del libro Diario de Formato Simplificado que recién a partir del 01.01.2009, Se considera como un libro diferente del Libro Diario, en virtud a lo dispuesto en la Resolución de Superintendencia Nº 2392008/SUNAT. (31.12.2008)

Marco Normativo Resolución de Tema que norma Fecha Superintendencia Nº 234-2006 Establece los requisitos, formas y condiciones que deben llevar los 30/12/2006 libros y registros vinculados a asuntos tributarios (LYRVAT) así como la información mínima y formatos, lo cual entrará en vigencia a partir del 01/01/2008 Nº 230-2007 Nº 239-2008

Nº 017-2009 Nº 286-2010

Posterga la información mínima y formatos de los LYRVAT hasta el 15/12/2007 01/01/2009 Modificación de la Resolución de Superintendencia que estableció las 31/12/2008 normas referidas a libros y registros vinculados a asuntos tributarios Suspende la entrada en vigencia de la información mínima y formatos 24/01/2009 de los LYRVAT hasta el 31/12/2009 Prorrogan la suspensión de la información mínima y formatos de los 31/12/2009 LYRVAT hasta el 30/06/2010

Resumen de las obligaciones formales vigentes GE Y PE 53,000 (8%)

MICRO EMPRESAS RG 586,000 (92%) MICRO EMPRESAS - RER 113,000

MICRO EMPRESAS - RUS 426,000

Vigencia de las obligaciones formales 2008

2007 ENE – DIC

ENE – SET

OCT – DIC

2009 ENE 24

ENE 25 – DIC

2010 ENE – JUN

JUL – DIC

RS 234-2006/SUNAT: Aspectos formales (Art. 1º al 11º), vigente desde el 01.01.2007 D. Leg. 1076 Ley de Mypes: Laboral

Formalidades: Libro Diario de Formato Simplificado Reg. Compras y Reg. de Ventas Ingresos Anuales menores a 150 UIT. Contabilidad Completa (Art. 12º) y formato del Libro Diario de Formato Simplificado (Art. 13º), vigente desde el 01.01.2009 RS 017-2009: Información mínima y formatos (Art. 13º), entró en vigencia a partir del 01/01/2010 para aquellos que optaron por suspender aplicación.

FORMALIDADES REGISTROS

DE

LIBROS

Y

PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN Legalización de Libros y Registros

 Ante

Notarios, Jueces de Paz letrados o Jueces de Paz.  En la Provincia del domicilio fiscal, salvo Lima y Callao.  Constancia en la primera hoja y se sellan en todos los folios.  Se legalizan antes de su uso.  En hojas sueltas o continuas se presenta el último folio legalizado del libro o registro anterior.  En libros o registros manuales, se acredita conclusión del anterior.

Incautación, pérdida o destrucción

 Cuando haya incautación de libros o registros manuales se presenta el documento que sustente la diligencia por autoridad competente.  En devolución de libros o registros incautados no se podrá realizar anotaciones. Procede su cierre inmediato.  En caso de pérdidas o destrucción por siniestro, asalto u otros, se presenta la comunicación que corresponda.

PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN Empastado de libros y registros  Los libros llevados en hojas sueltas o continuas se empastan hasta por un ejercicio gravable.  El empaste se realiza dentro de los 4 meses del ejercicio siguiente.  Si las hojas utilizadas son menor a 20 , el empaste podrá comprender 2 o más ejercicios.

 Se incluyen hojas anuladas. La anulación se realiza de manera visible.  Las hojas sueltas o continuas no utilizadas, se pueden emplear para ejercicio siguiente.  Si el empaste comprende varios tomos, cada uno en su primera página incluye una fotocopia del folio con la legalización del libro o registro.

FORMAS DE LLEVADO Formas de llevado  Con datos de cabecera: Denominación, periodo, RUC y apellidos y nombres o razón social.  Registro de operaciones: en orden cronológico, correlativo, legible, sin espacios en blanco, ni enmendaduras,  Totalizar importes en cada folio, columna o cuenta contable hasta obtener el total general del período o ejercicio gravable,  De no realizarse operaciones en un ejercicio : poner “SIN OPERACIONES

 

 

Se llevan en moneda nacional y en castellano, salvo excepciones del C.T. Incluir los registros o asientos de ajuste, reclasificación o rectificación que correspondan. Contener folios originales, no admitiéndose la adhesión de hojas o folios, El Libro de Inventarios y Balances, debe ser firmado al cierre de cada ejercicio por el titular o su representante legal ; además del CPC o el CM responsables de su elaboración.

FORMAS DE LLEVADO Caso 1: Contener el registro de sus operaciones de manera “legible”. CUO /NC

Col 2

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1

02/07/2010

01

001

000000145

07

20101010101

ABC SAC

10,000.00

0.00

1,900.00

0.00

11,900.00

2

18/07/2010

01

001

000000146

07

20101010122

LA COMERCIAL SAC

20,000.00

0.00

3,800.00

0.00

23,800.00

3

25/07/2010

01

001

000000147

07

20101311107

LA INDUSTRIAL SAA

30,000.00

0.00

5,700.00

0.00

35,700.00

4

31/07/2010

01

001

000000148

07

20326010769

SUPERMERCADOS SAA

40,000.00

0.00

7,600.00

0.00

47,600.00

TOTALES

100,000.00

0.00

19,000.00

0.00

119,000.00

Referencia: (Diccionario de la lengua española - RAE) . Legible: que se puede leer. Leer: Pasar la vista por lo escrito o impreso comprendiendo la significación de los caracteres empleados.

FORMAS DE LLEVADO Caso 2: Todas las columnas del Libro o Registro no caben en un sólo folio. CUO/NC

Col 2

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Col 7

Col 8

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Col 10

Col 11

Col 12

Col 13

1 2 3 4

CUO/NC 1 2 3 4

FORMAS DE LLEVADO Caso 3: No hubo operaciones a registrar en el Libro o registro. No hay saldo final de la cuenta y no hubo movimientos de la cuenta durante el periodo. CUO/NC

Col 2

Col 3

Col 4

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Col 8

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SIN OPERACIONES

Col 10

Col 11

Col 12

Col 13

FORMAS DE LLEVADO Plan Contable

Modificación de la razón social

 No se aplica PCG, cuando están obligados a emplear un Plan Contable, Manual de Contabilidad u otro similar distinto.  Los que lleven su contabilidad de acuerdo al PCGE deberán adecuar los formatos y los nombres de las cuentas divisionarias y subdivisionarias del PCGR con las cuentas, subcuentas, divisonarias y subdivisionarias equivalentes.

 Se deberá comunicar a la SUNAT 



dicho cambio. Pueden optar por utilizar los libros y registros con la denominación o razón social anterior hasta que se terminen,. Sólo hay que habilitarlos. También podrán optar por abrir nuevos libros y registros, para lo cual debe acreditarse al notario haber cerrado los libros y registros u hojas sueltas.

PÉRDIDA O DESTRUCCIÓN DE LIBROS Pérdida o destrucción  Se comunica a la SUNAT dentro de 15 días hábiles.  La comunicación deberá contener el detalle de los libros o registros, el período al que corresponden éstos, la fecha y número de la legalización , datos del notario o el número del Juzgado en que se realizó la legalización.  Se debe adjuntar copia certificada de la denuncia policial .

Plazo para rehacer libros

 El plazo es de 60 días calendarios,   

para rehacer los libros y registros. Si se requiere un plazo mayor para rehacerlos, la SUNAT otorgará la prórroga , previa evaluación. El contribuyente deber contar con la documentación que acredite la pérdida o destrucción. Los plazos se computan a partir del día siguiente de ocurridos los hechos.

Contabilidad Completa Libros generales  Libro Caja y Bancos.  Libro de Inventarios y Balances.  Libro Diario.  Libro Mayor.  Registro de Compras.  Registro de Ventas e Ingresos.

Libros específicos según la LIR

 Libro

de Retenciones incisos e) y f) del Artículo 34° de la LIR  Registro de Activos Fijos  Registro de Costos  Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas  Registro de Inventario Permanente Valorizado

PLAZOS MÁXIMOS DE ATRASO Diez (10) días hábiles       

   

Registro de Ventas e Ingresos Registro de Compras Registro de Consignaciones Registro del Régimen de Percepciones Registro del Régimen de Retenciones Registro IVAP Registro de Ventas e Ingresos – Art. 26° RS 266-2004 Libro de Retenciones inciso e) y f) del Art. 34° de LIR Registro de Huéspedes Registro Auxiliar de Adquisiciones Libro de Ingresos y Gastos (PN)

Tres (03) meses MENSUAL:  Libro Caja y Bancos  Libro Diario  Libro Diario de Formato Simplificado  Libro Mayor  Registro de Inventario permanente en Unidades Físicas  Registro de Inventario permanente Valorizado

ANUAL:  Libro de Inventarios y Balances  Registro de Activos Fijos  Registro de Costos

PLAZOS MÁXIMOS DE ATRASO Ejemplo 1: Registro de Ventas Plazo de atraso: Diez (10) días hábiles, desde el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se emita el comprobante de pago respectivo.

Abril 2012 CdP emitidos en el mes

Mayo 2012 02.05.2012

15.05.2012

Diez (10) días hábiles

PLAZOS MÁXIMOS DE ATRASO Ejemplo 2: Libro Diario Plazo de atraso: Tres (3) meses, desde el primer día hábil del mes siguiente de realizadas las operaciones. Enero 2012 Operaciones realizadas en el mes

Febrero 2012

Marzo 2012

01.02.2012

Abril 2012

Mayo 2012 01.15.2012

Tres (3) meses

PLAZOS MÁXIMOS DE ATRASO Ejemplo 3: Libro Inventarios y Balances Plazo de atraso: Tres (3) meses, desde el día hábil siguiente al cierre del ejercicio gravable. 2011 Operaciones realizadas en el año

Ene. 2012

Feb. 2012

02.01.2012

Mar. 2012

Abr. 2012 02.04.2012

Tres (3) meses

FORMATOS DE LIBROS Y REGISTROS

Libros y Registros Sin Formatos

Libros y Registros Con Formatos

Libro de Inventarios y Balances • Los libros de Inventarios y Balances reflejan la situación del patrimonio de la empresa en una fecha determinada. Los Balances se crean cuando hemos pasado las cantidades de las cuentas de los asientos a su libro mayor