ACTUALIZACIÓN MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO Ministerio de Educación Nacional

Oficina de Control Interno Bogotá D.C., Noviembre de 2014

TALLER Juego de Roles Tiempo de Trabajo: Conclusiones y cierre:

50 minutos 10 minutos

Ministro Jefe Profesional Técnico Secretaria Ciudadano Auditor

Gestor Comunicaciones Talento Humano

Se debe nombrar un relator que expondrá la conclusiones en la plenaria

CONTENIDO Conformación del Modelo (Módulos, Componentes, Elementos y Eje Transversal)

Objetivos de la sesión

Marco Legal Control Interno

Roles y Responsabilidades

Principales Cambios MECI:2005 vs. MECI:2014

Fases para la Implementación Nuevo MECI

Actualización MECI:2014

Modelos Referenciales integrados al SIG del MEN

Principios MECI

¿Qué es el Control Interno?

Objetivo General del MECI

OBJETIVOS DE ESTA SESIÓN

Socializar los conceptos básicos sobre la actualización del MECI. Dar a conocer los principales cambios de la actualización del MECI. Facilitar la interiorización en los servidores públicos, sobre su contribución en la implementación y fortalecimiento continuo y permanente del Sistema de Control Interno.

MARCO LEGAL DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO  Instancias de articulación y competencias  Servidor Público: Eje Central CI 

Crea SNCI

 Modifica el decreto 2145

 CCSCI  

Administración pública – CI Diseñar y aplicar métodos y procedimientos de CI

 Elementos técnicos de CI  Roles OCI 

Normas para el ejercicio del CI

 Deroga 1599 de 2005 (MECI)  Actualiza el MECI

FASES PARA LA IMPLEMENTACION

Fase 1 Conocimiento Tiempo: 1 mes

Fase 2 Diagnóstico Tiempo: 1 mes

Fase 3 Planeación de actualización. Tiempo 1 mes

Fase 4 Ejecución y Seguimiento Tiempo: 3 meses

Fase 5 Cierre Tiempo: 1 mes

Las Entidades cuentan con siete meses a partir de la publicación del Decreto 943 del 21 de mayo de 2014 para realizar los ajustes necesarios con el fin de adaptar los cambios surtidos en la actualización del MECI.

MODELOS REFERENCIALES DEL SIG -MEN

Ahora, MECI 2014: 2 Módulos, 1 Eje Transversal (6 componentes, 13 Elementos)

OBJETIVO GENERAL DEL MECI

Proporcionar una estructura con los elementos necesarios para construir y fortalecer el Sistema de Control Interno, a través de un modelo que determine los parámetros de control necesarios para que al interior de las entidades se establezcan acciones, políticas, métodos, procedimientos, mecanismos de prevención, verificación y evaluación en procura del mejoramiento continuo de la administración pública.

Propósito fundamental: Servir como herramienta gerencial para el control a la gestión pública, fundamentado en la cultura de control y en compromiso y responsabilidad de la Alta Dirección para su implementación y fortalecimiento.

¿QUÉ ES EL CONTROL INTERNO?

El MECI concibe el Control Interno como un conjunto de elementos interrelacionados, donde intervienen todos los servidores de la entidad como responsables del control en el ejercicio de sus actividades. Busca: Garantizar el cumplimiento de los objetivos instituciones y la contribución de éstos a los fines del estado. Garantiza la coordinación de las acciones y la fluidez de la información y comunicación. Anticipa y corrige, de manera oportuna, las debilidades que se presentan en el quehacer institucional.

PRINCIPIOS DEL MECI

• Autocontrol: Capacidad que tiene cada servidor público independiente de su nivel evaluar y controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos de manera oportuna para el cumplimiento de los resultados. • Autogestión: Capacidad de la organización para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa legalmente encomendada. • Autorregulación: Capacidad de las organizaciones para desarrollar y aplicar en su interior métodos, normas y procedimientos que permitan el desarrollo, implementación y fortalecimiento continuo del Sistema de Control Interno

Autocontrol Autogestión

Autorregulación

CONTROL INTERNO

PRINCIPALES CAMBIOS EN LA ACTUALIZACION MECI Cambios Estructura MECI

MECI Anterior

Actual

3 Subsistemas

2 Módulos 1 Eje Transversal

9 Componentes

6 Componentes

29 Elementos de Control

13 Elementos de  Productos Control Mínimos  Consejos para la práctica

PRINCIPALES CAMBIOS EN LA ACTUALIZACION MECI (Cont.) Modelo Anterior

PRINCIPALES CAMBIOS EN LA ACTUALIZACION MECI (Cont.) Estructura del Modelo – MECI Actualizado

Fuente: Manual Técnico del MECI para el Estado Colombiano, DAFP, 2014

PRINCIPALES CAMBIOS EN LA ACTUALIZACION MECI (Cont.)

PRINCIPALES CAMBIOS EN LA ACTUALIZACION MECI (Cont.)

1

• SE FORTALECE EL CONTROL a la planeación y gestión al unirlos en un solo módulo que permite su desarrollo de manera integral.

2

• SE DESARROLLA LA AUDITORÍA INTERNA base en normas y estándares internacionales.

3

• SE INCLUYE LA COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN como eje transversal a la estructura de control.

4

• SE SIMPLIFICA LA REPRESENTACIÓN GRÁFICA del Modelo haciéndola más amigable para facilitar su implementación y fortalecimiento.

5

• SE DESARROLLA SU RELACIÓN con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión que trata el decreto 2482 de 2012

con

PRINCIPALES CAMBIOS EN LA ACTUALIZACION MECI (Cont.)

6

• SE FUSIONAN ALGUNOS COMPONENTES y elementos por su complementariedad sin afectar la filosofía del MECI.

7

• SE HACE ÉNFASIS EN EL ROL DE LA ALTA DIRECCIÓN como responsable de la implementación y fortalecimiento del Modelo

8

• SE FORTALECE SU ESENCIA como una herramienta de control al quehacer institucional.

9

• SE FORTALECEN LOS ASPECTOS relacionados con la administración del riesgo y el esquema de evaluación y seguimiento.

10

LA ACTUALIZACIÓN DEL MODELO tiene como eje fundamental el desarrollo de aspectos que contribuyan a que las entidades fortalezcan su Sistema de Control Interno.

ROLES Y RESPONSABILIDADES Se fortalece la armonización del Modelo Integrado de Planeación y Gestión y con la NTC – GP 1000:2009

ALTA DIRECCIÓN: demuestra el compromiso de la entidad con el Control Interno y la capacidad del nivel directivo de visualizar esta herramienta gerencial como un mecanismo de autoprotección, que le permita cumplir con eficiencia, eficacia, efectividad y transparencia la finalidad para la cual fue creada la entidad.

Representante de la Dirección

ALTA DIRECCION Oficinas de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces

Equipo MECI

SERVIDORES PUBLICOS

REPRESENTANTE DE ALTA DIRECCIÓN: administrar y dirigir el proceso de diseño, implementación, fortalecimiento y actualización del Modelo Estándar de Control Interno de la respectiva entidad, y actuará bajo las políticas establecidas por el Comité de Coordinación de Control Interno. EQUIPO MECI: asesorar a las áreas de la entidad en la implementación y fortalecimiento del Modelo.

ROLES Y RESPONSABILIDADES (Cont.)

Se fortalece la armonización del Modelo Integrado de Planeación y Gestión y con la NTC – GP 1000:2009

OFICINA DE CONTROL INTERNO: desarrollar una actividad independiente y objetiva de evaluación y asesoría que contribuya de manera efectiva al mejoramiento continuo de los procesos de Administración del riesgo, Control y Gestión de la entidad

Representante de la Dirección

ALTA DIRECCION Oficinas de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces

Equipo MECI

SERVIDORES PUBLICOS

SERVIDORES PÚBLICOS Y/O PARTICULARES QUE EJERCEN FUNCIONES PÚBLICAS: Responsables por la operatividad eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo, supervisión continua a la eficacia de los controles, autoevaluación permanente a los resultados de su labor.

CONFORMACIÓN DEL MODELO

TALENTO HUMANO

MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACION Y GESTION

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

• Acuerdos, Compromisos o Protocolos éticos. • Desarrollo del Talento Humano

• Planes y Programas. • Modelo de Operación por Procesos • Estructura Organizacional • Indicadores de Gestión • Políticas de Operación

• Políticas de Administración del Riesgo • Identificación del Riesgo • Análisis y Valoración del Riesgo.

AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL

MÓDULO DE CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

AUDITORÍA INTERNA

PLANES DE MEJORAMIENTO

EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACION

• Autoevaluación

• Auditoría Interna

• Plan de mejoramiento

CONFORMACIÓN DEL MODELO

NUEVOS MODULOS EJE TRANSVERSAL Control de la Planeación y Gestión: Agrupar los parámetros de control que orientan la entidad hacia el cumplimiento de su visión, misión, objetivos, principios, metas y políticas al igual que los aspectos que permiten el desarrollo de la gestión dentro de los que se encuentran: Talento Humano, planes, programas, procesos, actividades, indicadores, procedimientos, recursos, administración de los riesgos.

Control de Evaluación y Seguimiento: Agrupa los parámetros que garantizan la valoración permanente de los resultados de la entidad, a través de sus diferentes mecanismos de verificación, evaluación y seguimiento. Eje transversal: Información y Comunicación

CONFORMACIÓN DEL MODELO

COMPONENTE 1 ELEMENTO 1: ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ETICOS

ELEMENTO

PRODUCTOS MÍNIMOS Documento con los principios y valores de la entidad.

Acuerdos Compromisos y Protocolos Éticos

Acto administrativo que adopta el documento con los principios y valores de la entidad Estrategias de socialización permanente de los principios y valores de la entidad.

TALENTO HUMANO

CONFORMACIÓN DEL MODELO

COMPONENTE 1 ELEMENTO 2: DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO

ELEMENTO

PRODUCTOS MÍNIMOS Manual de Funciones y competencias laborales Plan Institucional de Formación y Capacitación (Anual)

Desarrollo del Talento Humano

Programa de Inducción y reinducción Programa de Bienestar (Anual)

TALENTO HUMANO

Plan de Incentivos (Anual) Sistema de evaluación del desempeño

CONFORMACIÓN DEL MODELO:

COMPONENTE 2 ELEMENTO 3: PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS

ELEMENTO

Planes, Programas y Proyectos

PRODUCTOS MÍNIMOS Planeación La misión y visión institucionales adoptados y divulgados. Objetivos institucionales Planes, programas y proyectos

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

CONFORMACIÓN DEL MODELO

COMPONENTE 2 ELEMENTO 4: MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS

ELEMENTO

PRODUCTOS MÍNIMOS Mapa de Procesos

Modelo de Operación por Procesos

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Divulgación de los procedimientos Proceso de seguimiento y evaluación que incluya la evaluación de la satisfacción del cliente y partes interesadas

CONFORMACIÓN DEL MODELO

COMPONENTE 2 ELEMENTO 5: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ELEMENTO

PRODUCTOS MÍNIMOS Estructura organizacional de la entidad que facilite la gestión por procesos

Estructura Organizacional Manual de Funciones y Competencias Laborales DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

CONFORMACIÓN DEL MODELO

COMPONENTE 2 ELEMENTO 6: INDICADORES DE GESTIÓN

ELEMENTO

PRODUCTOS MÍNIMOS Definición de indicadores de, eficiencia y efectividad, que permiten medir y evaluar el avance en la ejecución de los planes, programas y proyectos

Indicadores de Gestión Seguimiento de los indicadores

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Revisión de la pertinencia y utilidad de los indicadores

CONFORMACIÓN DEL MODELO

COMPONENTE 2 ELEMENTO 7: POLÍTICAS DE OPERACIÓN

ELEMENTO

PRODUCTOS MÍNIMOS Establecimiento y divulgación de las políticas de operación

Políticas de Operación Manual de operaciones o su equivalente adoptado y divulgado DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

CONFORMACIÓN DEL MODELO

COMPONENTE 3 ELEMENTO 8: POLÍTICA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

ELEMENTO

PRODUCTOS MÍNIMOS

Definición por parte de la alta Dirección de políticas para el manejo de los riesgos Política de Administración de Riesgos Divulgación del mapa de riesgos institucional y sus políticas ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

CONFORMACIÓN DEL MODELO

COMPONENTE 3 ELEMENTO 9: IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS

ELEMENTO

PRODUCTOS MÍNIMOS Identificación de los factores internos y externos de riesgo.

Identificación de Riesgos

ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

Riesgos identificados por procesos que puedan afectar el cumplimiento de objetivos de la entidad.

CONFORMACIÓN DEL MODELO

COMPONENTE 3 ELEMENTO 10: ANÁLISIS Y VALORACIÓN DEL RIESGO

ELEMENTO

PRODUCTOS MÍNIMOS Análisis del riesgo Evaluación de controles existentes

Análisis y Valoración del Riesgo

Valoración del riesgo Controles Mapa de riesgos de proceso Mapa de riesgos institucional

ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

CONFORMACIÓN DEL MODELO

COMPONENTE 4 ELEMENTO 11: AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL Y GESTIÓN

ELEMENTO

PRODUCTOS MÍNIMOS

Actividades de sensibilización a los Autoevaluación del control servidores sobre la cultura de la autoevaluación y gestión Herramientas de autoevaluación

CONFORMACIÓN DEL MODELO

COMPONENTE 5 ELEMENTO 12: AUDITORÍA INTERNA

ELEMENTO

PRODUCTOS MÍNIMOS Procedimiento de auditoría interna

Auditoría Interna

Programa de auditorías – Plan de Auditoría Informe Ejecutivo Anual de Control Interno

AUDITORÍA INTERNA

CONFORMACIÓN DEL MODELO

COMPONENTE 6 ELEMENTO 13: PLAN DE MEJORAMIENTO

ELEMENTO

PRODUCTOS MÍNIMOS Herramientas de evaluación definidas para la elaboración del plan de mejoramiento

Plan de mejoramiento Seguimiento al cumplimiento de las acciones definidas en el plan de mejoramiento

CONFORMACIÓN DEL MODELO

EJE TRANSVERSAL

ELEMENTO

PRODUCTOS MÍNIMOS Identificación de las información externa

fuentes

de

Fuentes internas de información (manuales, informes, actas, actos administrativos) sistematizada y de fácil acceso

INFORMACIÓN Y COMUNICACION

Información y Comunicación interna y externa

Rendición anual de cuentas con la intervención de los distintos grupos de interés, veedurías y ciudadanía Tablas de retención documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad Política de Comunicaciones

CONFORMACIÓN DEL MODELO

EJE TRANSVERSAL (Cont.)

ELEMENTO

PRODUCTOS MÍNIMOS Manejo organizado o sistematizado de la correspondencia Manejo organizado o sistematizado de los recursos físicos, humanos, financieros y tecnológicos

INFORMACIÓN Y COMUNICACION

Sistemas de Información y comunicación

Mecanismos grupos de información prioridades servicio.

de consulta con distintos interés para obtener sobre necesidades y en la prestación del

Medios de acceso a la información con que cuenta la entidad

MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN

Oficina de Control Interno Bogotá D.C., noviembre de 2014