Administración de Proyectos Método 3X3 Ing. Gregorio Bulnes

Contenido Objetivos Análisis y antecedentes Que es Método 3X3 Que dice el PMI y SCRUM Conclusiones

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Objetivos • Con esta presentación se pretende: 1. Comprender de una forma simple las mejores practicas del PM 2. Mostrar como las mejores practicas del PMI son fáciles de implementar 3. No es suficiente saberlo, también hay que implementarlo 4. Hacer simple lo complejo 5. Cambiar el paradigma: “los proyectos son simples y el equipo lo complica” a “los proyectos son complejos y nosotros lo hacemos simple”

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Análisis y antecedentes:

Análisis y antecedentes • Fuente: • Standish Group III • PymesprácTICas: ICT4BUS

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Análisis y antecedentes

6

Fuente: Líderdeproyecto.com

Método 3X3:

Método 3X3 • La metodología 3X3 es aplicar las mejores prácticas del PMI y administración ágil de una manera simple a la gestión de sus proyectos • Hacer simple lo complejo (implementación sólida de una PMO) • Administración ágil y con control • Trata de demostrar que todos los procesos y principios se basan en 3 pilares fundamentales

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Método 3X3: Éxito de un proyecto Personas

Herramientas

Procesos

• Personas: Desarrollar personal con LIDERAZGO, negociador y trabajo en equipo • Procesos: Contar con una metodología clara y flexible en la gestión de Proyectos. (IMPLEMENTARLA, PERMEARLA, MEJORARLA) PMO • Herramientas: Contar con el SW y HW necesario para la administración de proyectos logrando un equilibrio entre inversión de CAPEX y OPEX (Tendencia distribuida, renta de licencias) 9

Método 3X3: Virtudes de un PM Líder

Negociador

Trabajo en equipo (Team work)

Líder

Negociador

Genera respeto

Win to Win

Visión 10

Transfiere Know-how y seguridad

GAP

Escuchar Empatía

Team Work Coach

Confianza

Premiar en público

Método 3X3: Pilares de un PM Planificar

Comunicar Comunicar

Planificar

Alcance

Costo

Documentar

Stakeholders

Tiempo

Tipo de Frecuencia Información

Documentar Responsable

Tarea

Fecha

Método 3X3: Limitaciones de un proyecto Alcance

Tiempo

Costo

Alcance Objetivo claro (Que cubre y qué no cubre el proyecto)

Tiempo Estimarlos conforme a experiencia con desviaciones mínimas (+-10%)

Costo Estimarlos conforme a experiencia con desviaciones mínimas (+-10%)

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Método 3X3: Alcance Alcance Objetivo claro (Qué cubre y que no cubre el proyecto) WBS 3X3 Objetivo lo particionas en 3 hitos principales Cada Hito lo particionas en 3 entregables tangibles Cada entregable en 3 actividades o WP principales WBS WP1 WP1.1

WP1.2

WP1.3.1

13

WP2

WP3

2

WP1.3

WP1.3.2

1

WP1.3.3

3

Método 3X3: Tiempo T medio (Tm)

T optimista (To)

T pesimista (Tp)

Al considerar tiempo, se debe tener en cuenta el esfuerzo, complejidad y conocimiento del WP En algunos casos, podemos usar la metodología ágil considerando la serie de Fibonacci 1, 2, 3, 5, 13, 21, 34,…

El análisis de tiempos lo podemos manejar de dos formas PERT To + 4Tm + Tp T=

3 points estimation T= 14

6 To + Tm + Tp 3

Método 3X3: Costos

Reserva actividad

Análisis Financiero de viabilidad de proyecto FV (VF) Reserva Contingencia o Riesgo

r (tasa) •

Reserva Gestión o cambio

n (periodo)

Valor Presente, Futuro y TIR

VAN   Io 

m

Cn

 1  r 

n  0

n

0   INV 

C3 C1 C2    ... 1  TIR 1  TIR 2 1  TIR 3

VAN = 0

significa VA INGRESOS = VA EGRESOS

VAN < 0

significa VA INGRESOS < VA EGRESOS

VAN > 0

significa VA INGRESOS > VA EGRESOS 15

WP1.3.2

WP1.3

WP1

WBS

Método 3X3: Control Tiempo y Costo Análisis de avance de obra EV (VG)

PV (VP) •

AC (CA)

Valor Ganado EV= BDGT*%Av SPI=

EV PV

CPI=

EV AC 16

Método 3X3: Monitoreo y Control Monitoreo y Control Avance

Issues

Issues y Riesgos Plan

Responsable 17

Fecha

Riesgos

Riesgos Eliminar

Transferir

Mitigar

Método 3X3: Monitoreo y Control

PROYECTO 5: SH no quiere firmar WIP

PROYECTO 8: Retraso en la producción de terminales PROYECTO 15: Capacitación personal de Sistemas

PROYECTO 12: Error planos de Ing.

Estado Desviado Alerta * No desviado

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Tendencia*

↑ ↔ ↓

Acrónimos*

A mejorar

C

Contract

WP

Estable

R

Relationship

SUP Suppliers

A empeorar

* Solo aplica para indicadores Cualitativos

SCH Schedule

P

Work Packages

Project

CAX=EAC0/EAC MIX= 1+ PM/Rev

Método 3X3: Monitoreo y Control Status EPR

Proyecto

IC Last IC Report Trend

PM

CAX

MIX

RIX

TIX

IC

Cerrado MTT-13-TAB-6569 PROYECTO 1

VE

0.950

0.970

0.000

1.000

1.010

1.153

↑

Abierto MTT-13-CHIH-6296 PROYECTO 2 Abierto MTT-13-NAY-6580 PROYECTO 3

SC

1.100

1.060

0.010

1.000

0.863

0.758

↓

RC

1.020

1.010

0.000

1.000

0.810

0.659

↓

PROYECTO 4 Cerrado MTT-12-TAM-5669

HR

0.810

0.890

0.000

1.000

1.001

0.503

↓

PROYECTO 5 Cerrado MTT-13-AHOM-6211

JD

1.150

1.070

0.000

1.000

0.916

0.916

↔

PROYECTO 6 Cerrado MTT-13-SEDE-6285

JC

1.100

1.050

0.000

1.000

1.000

1.000

↔

PROYECTO 7 Cerrado MTT-13-SSPDF-6355

IL

1.030

1.020

0.000

1.000

0.820

0.820

↔

PROYECTO 8 Cerrado MTT-13-YUC-6270

VE

0.910

0.960

0.010

1.000

10.000

10.000

↔

Abierto MTT-13-OAX-6607 PROYECTO 9

OR

0.870

0.930

0.000

1.000

10.000

10.000

↔

Abierto MTT-12-BANX-5705 PROYECTO 10

JC

1.270

1.150

0.000

0.987

1.111

0.936

↓

PROYECTO 11 Abierto MTT-12-BANX-5710

JC

0.820

0.880

0.000

1.000

0.647

0.642

↓

PROYECTO 12 Abierto MTT-14-SPF-6807

JC

0.870

0.940

0.000

1.000

1.000

1.000

↔

PROYECTO 13 Abierto MTT-14-BC-6804

JD

1.010

1.010

0.000

1.000

1.000

1.000

↔

PROYECTO 14 Abierto MTT-14-SDN-6857

JC

0.840

0.930

0.060

1.000

1.000

1.000

↔

PROYECTO 15 Abierto MTT-14-SSPDF-6947

IL

1.030

1.020

0.000

1.000

1.000

1.000

↔

PROYECTO 16 Abierto MTT-14-COL-6809

JD

0.990

1.000

0.030

1.000

1.000

1.000

↔

Abierto MTT-14-MOR-6815 PROYECTO 17

JC

0.990

0.990

0.000

1.000

1.000

1.000

↔

PROYECTO 18 Abierto MTT-14-SON-6855

JD

0.950

0.970

0.010

1.000

1.000

1.000

↔

PROYECTO 19 Abierto MTT-14-QRO-6901_02

ER

0.948

0.974

0.000

1.000

1.000

1.000

↔

0.895

0.941

0.003

1.000

1.199

1.186

↓

RESUMEN

Budget ejercido

100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 45% 60% 84% 37% 37% 21% 2% 6% 100% 4% 1%

Tiempo para cumplir LB (%)

100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 93% 100% 100% 100% 100% 100% 94% 94% 90%

SPI

Status CR (Critical Ratio)

CPI

1.00 0.99 0.99 1.00 1.00 1.00 1.00 1.00 0.75 0.75 0.72 0.54 0.53 0.49 0.27 0.29 0.13 0.13 0.13

1.05 0.91 0.98 1.23 0.87 0.91 0.97 1.10 1.15 1.24 0.79 1.45 1.42 2.35 0.98 4.75 1.01 2.70 1.05

1.04 1.04 1.20 1.23 0.95 0.91 1.18 0.11 0.09 0.84 0.89 0.78 0.75 1.15 0.26 1.38 0.13 0.34 0.14

0.84

1.42

0.74

REV / WIP

Causa

REV WIP WIP REV REV REV REV REV REV REV REV REV REV REV REV REV WIP REV REV

CAX=EAC0/EAC MIX= 1+ PM/Rev 19

Método 3X3: Monitoreo y Control (Riesgos) PROYECTO 2 PROYECTO 16

PROYECTO 4

PROYECTO 7

PROYECTO 14

PROYECTO 12

PROYECTO 17

PROYECTO 19

PROYECTO 8

PROYECTO 12

PROYECTO 11

20

RIESGOS vs TIEMPO PROYECTO 9

PROYECTO 2

Método 3X3: Monitoreo y Control (Riesgos)

PROYECTO 12 PROYECTO 7 PROYECTO 4 PROYECTO 2 PROYECTO 14 PROYECTO 16

PROYECTO 17 PROYECTO 2 PROYECTO 12 PROYECTO 19

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RIESGOS vs PROBABILIDAD E IMPACTO

Que dice PMI y SCRUM:

Que dice PMI Calidad

Alcance

Costo

Tiempo

RH (SH) Compras (SH) STAKEHOLDERS Plan

Poder 23

Influencia

Integración

Riesgo Comunicación (SH)

Que dice SCRUM Sprints

Product BL

Fast dayly meetings

Sprint Product on Process (WIP)

Sprint BL

Product done

Product BL

Dayly meetings

Complejidad

Que se hizo?

Riesgo y conocimiento

Esfuerzo

Serie de Fibonacci para catalogar el product BL 1, 2, 3, 5, 13, 21, 34,…

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Que se va hacer? Que problemas? Que no se hizo?

Conclusiones:

Método 3X3 Conclusiones • Siempre: DOCUMENTAR, COMUNICAR Y PLANIFICAR • Un PM es LIDER, NEGOCIADOR Y TRABAJA EN EQUIPO • El éxito en un proyecto se basa en PERSONAS, HERRAMIENTAS Y PROCESOS • WBS simple para controlarlos (3X3)

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Agradecemos su atención. Ing. Gregorio Bulnes 044(55) 4090-1636 [email protected]