ALCALDIA  MUNICIPAL  DE  BARRANCABERMEJA INFORMACION  SOBRE  PLANES  DE  MEJORAMIENTO informe  presentado  a  la  Contraloria  Municipal  de  Barrancabermeja Entidad:

ALCALDIA  MUNICIPAL  DE  BARRANCABERMEJA

Representante  Legal: NIT: Modalidad  de  la  auditoria: Pelriodo  Fiscal  que  cubre: Fecha  de  Suscripción:

ELKIN  DAVID  BUENO  ALTAHONA 890.201.900-­‐6

Hallazgo No.

AUDITORIA  GUBERNAMENTAL  CON  ENFOQUE  INTEGRAL  MODALIDAD  ESPECIAL  AUSTERIDAD  DEL  GASTO  PUBLICO  DE  LA  ADMINISTRACION  CENTRAL  DEL  MUNICIPIO 2011 30/01/13

(C)  Acción  Correctiva

1

No  se  encontro  Inventario  Fisico  o   levantamiento  fisico  total  de  bienes  a  31  de   diciembre  de  2011.  Se  constato  archivos  con   carpetas  y  listados  de  algunas  dependencias   donde  se  muestran  bienes  de  estas,  pero   estos  listados  no  concuerdan  con  la  realidad   de  la  entidad.  

Consolidar  y  cruzar  los   Gestionar  ante  la  secretaria   saldos  de  las  cuentas  de   General  la  contratacion  de  un   bienes  con  la  unidad  de     levatameinto  fisco  y  avaluo  de   contabilidad,  para   los  bienes  totales  del  municipio,   reflejar  en  los  estados   para  poder  reflejar  la  realidad   financieros  las  realidad   de  los  bienes  con  sus  valores   de  la  cuenta  Propiedad   que  tiene  la  entidad Plan  y  Equipo

Proyectar  gestion  del   Contrato  de  levantamiento  y   avaluos  de  los  bienes   muebles  del  municipio

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Se  observa  en  el  área  de  Almacén,  equipos   celulares  los  cuales  corresponden  al  periodo   fiscal  2011  y  vigencias  anteriores,   desactualizaos,  obsoletos  y  deteriorados.  Se   muestra  una  clara  contraposición  a  los   principios,  filosofía  de  eficiencia  del  gasto   público,  en  especial  al  artículo  16  del  decreto   1737  de  1998  y  el  decreto  Municipal  168  del   02  de  septiembre  2005.

Gestionar  ante  las  entidades   proveedoras  de  estos  equipos   (Claro  -­‐  Avantel)  para   Entregar  la  totalidad  de   entregarlos,  teniendo  en  cuenta   equipos  que  se   que  son  elementos  de   encuentran  en  la   altamente  contaminantes  y  no   División  de  Almacen  e   se  pueden  llevar  a  un  proceso   Inventarios  a  la  entidad   de  martillo,  como  los  demas   respectiva  (Claro  -­‐   elementos Avantel)

1)  Oficiar  a  las  entidades   respectivas,  para  conocer  el   procedimiento  de  la  entrega   de  estos  elementos.                                        Oficio         -­‐  Acta  de  entrega 2)  Elaboración  y  firma  de   acta  de  entrega  de  estos   elementos.

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Se  constató  reposición  de  celulares,  de   diferentes  valores,  suntuosos,  de  alta  gama,   Socializar  a  los  secretarios  y   como  son  los  Blackberry,  los  cuales  no  son  en   directores  de  oficina    la   ninguna  circunstancia  indispensables  para  el   administracion  central  la   normal  funcionamiento  de  la  entidad  o  para   justificacion  de  la  necesidad  de   la  prestación  de  su  servicio.  No  se  observa  el   los  equipos  de  alta  gama  que   estudio  técnico  que  soportara  la  necesidad  de   estan  en  uso. adquisición  de  estos  equipos.

Auditorias OACI

(C)  Objetivo

(F)  Fecha  Terminación   De  Las  Metas

(N)  Plazo  En   Semanas  De   Meta

2013/03/01

2013/12/31

43

Dos  (2)  Oficios                                     Dos  (2)  Actas  de   2013/03/01 entrega

2013/12/31

43

2013/07/31

43

(C)  Descripción  De  Las   (C)  Unidad  Medidas  De   (C)  Dimensión  De   (F)  Fecha  Iniciación  De   Metas Las  Metas Las  Metas La  Metas

(C)  Descripción  Del  Hallazgo

Contrato

Un  (1)  Contrato

1).Organizar  reunión  con  el   gabinete  para  socializar  .                                                               2).  Gestionar  ante  cada   Una  (1)  Reunión                         Gestionar  el  estudio   dependencia  el  estudio   Uno  (1)  estudio   tecnico  que  justifique  la   tecnico  de  cada  uno  de  los   Reunión  -­‐  Estudio  Tecnico tecnico  de  cada   necesidad  de  uso  de   equipos  que  tienen  en   equipo  en  total   estos  equipos servicio,  para  sutentar  la   Cuarenta  y  Tres  (43) necesidad  de  estos   elementos.

2013/03/01

4

Se  observó  la  entrega  de  una  cantidad   elevada,  permanente  e  indiscriminada  de   celulares  (43)  a  los  diferentes  funcionarios,  es   decir  no  solo  se  entrega  a  los  secretarios  de   despacho  y  al  Alcalde,  sino  que  además  hay   secretarias  que  cuentan  con  varias  líneas  de   celulares,  sin  que  se  soporte  en  alguna  Ley.   No  se  observó  un  estudio  técnico  de  la   necesidad  para  la  cantidad  de  minutos  a   asignar  a  cada  línea  celular.

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Se  observaron  las  actas  de  entrega  de   avanteles  a  los  diferentes  funcionarios  sin   ningún  control,  estudio  técnico  de  la   necesidad  de  su  uso;  esto  sin  reducir  el   número  de  celulares,  aumentando  los  gastos   por  compra  y  consumo  del  servicio  de   telefonía.  

6

En  lo  referente  a  telefonia  fija  rubro   elevado  por  excesivo  consumo  sin   justificar  tenencia  de  lineas  con   multiplicidad  de  sistemas  de   comunicación      

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8

Auditorias OACI

Socializar  a  los  secretarios  y   directores  de  oficina  de  la   administracion  central,  la   elaboración  de  un  estudio   tecnico  de  la  encesidad  que   justifique  este  gasto

Socializar  a  los  secretarios  y   directores  de  oficina  de  la   administracion  central,  la   elaboración  de  un  estudio   tecnico  de  la  encesidad  que   justifique  este  gasto

Reducir  las  lineas  fijas  

1).Organizar  reunión  con  el   gabinete  para  socializar  .                                                               Gestionar  el  estudio   Una  (1)  Reunión                         2).  Gestionar  ante  cada   tecnico  a  las   Uno  (1)  estudio   dependencia  el  estudio   dependencias  para  que   Reunión  -­‐  Estudio  Tecnico tecnico  de  cada   tecnico  de  cada  uno  de  los   justifique  la  necesidad   equipo  en  total   equipos  que  tienen  en   de  uso  de  estos  equipos Cuarenta  y  Tres  (43) servicio  que  justifique  la   cantidad.

2013/03/01

2013/07/31

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1).Organizar  reunión  con  el   gabinete  para  socializar  .                                                               2).  Gestionar  ante  cada   dependencia  el  estudio   Reunión  -­‐  Estudio  Tecnico tecnico  de  cada  uno  de  los   equipos  que  tienen  en   servicio  que  justifique  la   cantidad.

2013/03/01

2013/07/31

21

Cancelar  el   servicios  de  20   lineas  fijas    

1/03/13

30/12/13

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Vinculacion  de  12   aprendices  SENA   por  año

1/02/13

30/12/13

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Gestionar  el  estudio   tecnico  a  las   dependencias  para  que   justifique  la  necesidad   de  uso  de  estos  equipos

Disminuir  el  numero   de  lineas  para  bajar  el   Llegar  a  un  minino  de   numero  de  lineas   consumo  que  afecta  el   utilizacion  de  lineas  fijas   canceladas   rubro  

Cumplir  con  el  mandato   Mantener  la  vinculacion  de   legal  que  ordena  la   Disminuir  la  afectacion   Incremento  excesivo  en  gastos  indirectos   aprendices  sena  en  un   vinculacion  de  los   contratos  de   del  rubro  aprendices   por  vinculacion  aprendices  SENA.   numero  no  superior  a  12   aprencidces  SENA  sin   aprendices  sena   SENA   personas   exceder  del  numero  que   nos  corresponde.   Registro  diario  de   entrada  y  salida  de  los   vehiculos  que  ingresan   Mantener  vigilancia   Diseñar  y  aplicar  formatos   y  egresan  de  los   directa  sobre  cada   de  registro  de  entrada  y   parqueaderos  oficiales   vehiculo  oficial   salida  de  vehiculos  para   identificando  al   Ausencia  de  control  efectivo  en  el  uso  de   Implementar  controles   asegurando  el  uso   hacer  efectiva  la  exigencia   responsable  de  cada   los  vehiculos  del    parque  automoror  de  la   efectivos  sobre  el  uso  de  los   exclusivo  en  la   dirigida  a  los  conductores   uno  de  ellos   Entidad   vehiculos  oficiales.     actividad  laboral  y   asegurando  el   Registro  de  salida  y   permamencia  en  los   cumplimiento  de  las   entrada  de  vehiculo  en   garajes  oficiales  en   directrices  emandas  de  la   los  dias  y  horas  no   horario  no  laboral Secretaria  General laborales  previa   autorizacion  de  la   secretaria  general

Una  (1)  Reunión                         Uno  (1)  estudio   tecnico  de  cada   equipo  

100%  de  los   vehiculos  de   propiedad  del   municipio  de   Barrancabermeja   controlados  en  su   uso

30/12/13

5/02/13

45

30/12/13

9

10

11

12

Planear  el  proceso  de   mantenimiento  y   reparacion  de  areas   Implementar  en  el  gasto  del   Disminuir  los  gastos  en   locativas  como  de  los   rublo  de    mantenimiento  y   mantenimiento  y   elementos  requeridos   reparacion reparacion   para  el  normal   funcionamiento  de  la   entidad

Incremento  en  el  gasto  del  rubro  de   mantenimiento  y  reparaciones  y  falta  de   Ejercer  control  en  el   control  en  el  consumo  de  combustible  y   Ejercer  el  debido  control   consumo  del  combustible   lubricantes   sobre  el  consumo  de   Disminuir  de  forma   de  acuerdo  a  la   Formato  de  control  de   combustible  y  lubricantes,     relativa  el  consumo  de   programacion  de  labores     recorrido  de  vehiculos   actuacion  que  se  inicia  con  la   combustible  y   verificando  el  registro  de   vs  actividades   no  circulacion  de  los   lubricantes   kilometraje  recorrido  con   programadas vehiculos  que  terminaron  su   el  consumo  de  por   vida  util. galores  de  combustible.  

100%

1/02/13

30/12/13

46

UNO

1/02/13

30/12/13

46

Efectuar  la  revision   general  por  parte  del   Informe  de  revisión   ingeneiro  mecanico  de   Efectuar  la  revision  general   Garantizar  el  correcto   general  de   estado  fisico  y   de  los  vehiculos  de   funcionamiento  de  los   funcionamiento  y   Uno funcionamiento  de  los   Vehiculos  deteriorados  sin  ninguna   propiedad  del  municipio,   vehiculos   estado  fisico  de   vehiculos  generando  hoja   practica  de  conservacion,  mantenimiento,   definiendo  funcionamiento  y   contemplando  ademas   vehiculos   de  vida  de  cada  uno  de   custodia,  reutilizacion  o  un  tratamiento   depreciacion  para  ingresar  al   la  posibilidad  del   ellos acorde  a  la    naturaleza  oficial  del  bien.   plan  de  mantenimiento  o   destino  final  por   Aplicar  el  procedimiento   Informe  del  Comité  de   iniciar  el  procedimiento  de   cumplimiento  de  la   de  dar  de  bajo  de  los   Inventarios  donde  se   dar  de  baja vida  util. vehiculos  cuya   demuestra  el  destino   Uno depreciacion  y  vida  util   final  de  los  vehiculos   lleven  a  tal  fin oficiales  dados  de  baja  

5/03/13

Dentro  del  informe  de  auditoría  especial   donde  se  confirma  hallazgo  administrativo   por  similitud  en  el  informe  de  actividades  de   los  contratos  0183  de  2011  de  publicidad  y   0185  de  2011  de  diseño  gráfico.

100%

22/01/13

30/12/13

52

100%

22/01/13

30/12/13

52

Un  formato  diligenciado  por   Implementar  un  formato  para   cada  Publicista  y  diseñador   presentar  informes  mensuales     Clarificar  los  entregables   donde  se  relacionen   Formatos diligenciado  por  el  contratista   de  cada  contrato. actividades  con  sus   donde  se  diferencie  los  alcances   respectivas  evidencias.   y  las  actividades  a  desarrollar. Verificar  que  dentro  de  las   minutas  de  los  contratos  de   material  institucional  impreso   Dentro  del  informe  de  auditoría  especial   direccionado  a  publicitar   donde  se  confirma  hallazgo  administrativo  y   actividades  o  eventos  se  incluya   Establecer  una  clausula   Minutas  que  se  originen  por   disciplinario  por  gastos  innecesarios  frente  a   una  clausula  donde  se  aclare   donde  se  haga  alusión   concepto  de  la  necesidad  de   Minutas   las  impresiones  objeto  del  contrato  No.  261   que  en  cumplimiento  de  la   del  artículo  10  de   contratar  impresos   de  2011  para  la  publicidad  del  Aniversario   estatuto  anticorrupción. institucionales. norma  frente  al  tema  de   numero  89  de  Barrancabermeja. austeridad  en  el  gasto  público   se  realizarán  impresiones   máximo  a  4  tintas.

Auditorias OACI

Plan  de  mantenimiento   y  reparacion  de   muebles,  inmuebles,   vehiculos  y  equipos

30/12/13 41

30/12/13

ELKIN  DAVID  BUENO  ALTAHONA Alcalde  Municipal

Proyectó:  Yolanda  Bedoya  Gomez

Auditorias OACI

RAFAEL  JAVIER  CANTILLO  PEDROZO Jefe  Oficina  Asesora  de  Control  Interno

Dependencia   Responsalbe

ALMACEN

ALMACEN

ALMACEN

Auditorias OACI

ALMACEN

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GENERAL

GENERAL

GENERAL

GENERAL

Auditorias OACI

GENERAL

GENERAL

GENERAL

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PRENSA

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