Análisis, Constitución, Estructura y Direccionamiento Estratégico.

HOTEL SUITE BOGOTA COLONIAL SAS NIT: 900433225 – 3 CALLE 25 BIS 39ª – 23 TEL: 269 5200 JONATHAN GOMEZ BASTO ADMINISTRADOR

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TABLA DE CONTENIDO GLOSARIO ...........................................................................................................................3 INTRODUCCIÓN ...............................................................................................................5 INTRODUCTION ...............................................................................................................6 1: CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS ......................................................................7 CLASIFICACIÓN DEL HOTEL SUITE BOGOTA COLONIAL .........................7 2: CARACTERÍSICAS DE LA CONSTITUCIÓN DE LA SOCIEDAD ......................9 3: ORGANIZACIÓN INTERNA ......................................................................................11 ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA DE LA EMPRESA: ....................................11 PRINCIPIOS ADMINISTRAVOS...............................................................................12 4: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL........................................................................15 Organigrama Estructural...................................................................................................15 5: MAPA DE PROCESOS .................................................................................................16 Procesos Estratégicos ........................................................................................................17 Procesos de Apoyo ...........................................................................................................18 6: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO.................................................................19 Misión ..............................................................................................................................19 Visión ................................................................................................................................20 Objetivos ...........................................................................................................................21 7: ESTRUCTURA DE CARGOS ......................................................................................21 8: CONCLUSIONES ..........................................................................................................28

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GLOSARIO ALTA GERENCIA: Es la responsable de administrar toda empresa. CAPITAL AUTORIZADO: Será el máximo capital que se podrá tener en una sociedad. CAPITAL PAGADO: Es el capital real, pagado al momento de la constitución.

CAPITAL SUSCRITO: Es el capital que el socio se compromete a aportar a la sociedad. BASE OPERATIVA: Elemento que recoge los centros operativos de la empresa y el conjunto de personas (técnicos y colaboradores) que están directamente relacionados con la producción y venta de los bienes y servicios. CARGO: Se compone de todas las actividades desempeñadas por una persona, consiste en un conjunto de deberes que lo separan y distinguen de los demás cargos.

CÓDIGO CIIU: Es la Clasificación Industrial Internacional Uniforme que tiene como propósito agrupar todas las actividades económicas similares por categorías. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO: Es el instrumento metodológico por el cual establecemos los logros esperados y los indicadores para controlar. DIRECCIÓN INTERMEDIA: Elemento que representa el papel de los mandos intermedios o de los ejecutivos o directivos de la línea jerárquica de la empresa. EMPRESA: Es un conjunto integrado de recursos físicos, tecnológicos y humanos, que desarrollan una actividad económica legal y que busca generar un fin económico.

HOTEL: Es un edificio planificado y acondicionado para otorgar servicio de alojamiento a las personas y que permite a los visitantes sus desplazamientos. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA: Es la forma en la que la empresa se va a gestionar. Pueden diferenciarse dos partes la estructura organizativa formal y la informal.

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MISIÓN: Es el conjunto de objetivos generales y principios de operación de una organización. ORGANIGRAMA: Es la representación gráfica de la estructura de una empresa. ORGANIGRAMA DE ESTRUCTURA: Es la representación gráfica que muestra el nivel jerárquico, denominación del área, funciones y autoridades existentes.

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS: Es la manera como el área administrativa de la empresa, aplica el manejo de un conjunto de actividades en forma sincronizada en sus diferentes niveles para alcanzar la visión, misión y objetivos trazados por los empresarios. PROCEDIMIENTO: Es la forma de realizar cada parte del proceso o incluso el proceso entero. PROCESO: Es un conjunto de actividades interrelacionadas que convierten entradas en salidas.

PYME: Es el acrónimo de pequeña y mediana empresa. SERVICIO: Son las actividades que intentan satisfacer las necesidades de los clientes. SOCIEDAD SIMPLIFICADA POR ACCIONES: Es una sociedad comercial de capital que estimula el emprendimiento debido a la facilidad que posee para su constitución y funcionamiento. VISIÓN: Es la proyección de una empresa en el futuro.

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INTRODUCCIÓN

En una empresa ya sea micro, pequeña, mediana o grande, se manejan recursos humanos, físicos o tecnológicos los cuales se administran utilizando herramientas y estrategias para lograr definir su organización de acuerdo a los principios administrativos. La estructura formal, el direccionamiento estratégico y la constitución legal, marcan las pautas y estándares para consolidar: la razón de ser, dónde se quiere llegar, como se quieren alcanzar las metas planteadas,

la organización interna estructurada y todos los elementos que

componen una empresa. El Hotel Suite Bogotá Colonial identifica la necesidad de implementar dichos parámetros para su formación organizacional. Este documento contiene el análisis y una propuesta para mejorar su estructura y su direccionamiento estratégico.

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INTRODUCTION

A medium, small and big company has resources physical, humans and technological. These resources are managed for the benefit of the company. The structure, the addressing and the legal constitution are very important to give the mission vision and the structure. The company HOTEL SUITE BOGOTA COLONIAL identifies the need of makes the formal structure, the addressing and the legal constitution. This paper has the analysis and an offer to improve the structure and Strategic management.

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1. CLASIFICACIÒN DE LAS EMPRESAS

Las empresas en Colombia se clasifican según: su lucro, tamaño, actividad económica, capital y distribución. CLASIFICACION DEL HOTEL SUITE BOGOTA COLONIAL



Según el Lucro

Las empresas con ánimo de lucro tienen como característica principal que sus propietarios toman utilidades o ganancias para sí. Las empresas sin ánimo de lucro reinvierten en la misma organización las utilidades. El Hotel SUITE BOGOTA COLONIAL SAS, es una empresa con ánimo de lucro, ya que se toman las utilidades de la organización. 

Según el Tamaño

Las empresas pequeñas están caracterizadas por tener de 11 a 49 colaboradores, el HOTEL SUITE BOGOTA COLONIAL SAS, es una pequeña empresa ya que cuenta con 12 colaboradores directos por nómina. 

Según el Sector

Las empresas se caracterizan por el sector en el cual desarrollan sus actividades, estos están clasificados así: 

Primario: Explotación de los recursos naturales



Secundario: Transformación de la materia prima



Terciario: Sector de servicios



Cuaternario: Telecomunicaciones

El HOTEL SUITE BOGOTA COLONIAL SAS,

presta el servicio de alojamiento

a

diferentes personas, por lo cual pertenece al sector terciario.

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

Según su Capital

Las empresas están clasificadas por su solvencia económica o la proveniencia de su capital de esta manera: 

Publica: Capital proveniente del estado.



Privado: Capital proveniente de personas naturales.



Mixto: Capital proveniente del estado y de personas naturales.

EL HOTEL SUITE BOGOTA COLONIAL SAS, es una empresa privada ya que su capital proviene de personas naturales. 

Según la Distribución del Producto o por Presencia.

De acuerdo a la presencia que hagan las empresas se clasifican en: 

Local: presencia en la ciudad



Nacional: Presencia en el país



Multinacional: presencia en varios países



Transnacional: Presencia en varios países con su planta de producción en cada uno de ellos

La cadena de HOTELES SUITE BOGOTÁ COLONIAL, están ubicados en la localidad de Teusaquillo de la ciudad de Bogotá, por lo tanto, es una empresa presencia local.

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2. CARACTERISTICAS DE LA CONSTITUCIÓN DE LA SOCIEDAD

El hotel Bogotá Suite Colonial está identificado como Sociedad Simplificada por Acciones SAS. Esta sociedad motiva el emprendimiento debido a las facilidades que posee para su constitución y funcionamiento.

Documentó e Información Según La Cámara de Comercio 

Razón Social

HOTEL SUITE BOGOTA COLONIAL S.A.S 

Actividad Económica

La sociedad tiene como objeto la prestación de servicios de hotelería y turismo, en alojamiento de personas tipo suite. Según el Código CIIU- Alojamiento en hoteles. 

Socios

EL HOTEL SUITE BOGOTA COLONIAL: Cuenta con un solo propietario. 

Duración de la Sociedad

EL HOTEL SUITE BOGOTA COLONIA: certifica que el término de duración de la sociedad es indefinido. 

Documento de Constitución

Por documento privado de asamblea constitutiva del 27 de abril del 2011, inscrita el 2 de mayo del 2011bajo el número 01474830 de libro lx, se constituyó la sociedad comercial denominada HOTEL SUITE BOGOTA COLONIAL SAS. 

Representante Legal

Jairo Gómez Ortiz identificado con cedula de ciudadanía Nª 79307359.

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

Funciones y Responsabilidades

La sociedad será gerenciada, administrada y representada legalmente ante terceros por el representante legal, quien no tendrá restricciones de contratación por razón de la naturaleza ni de la cuantía de los actos que celebre. 

Capital

Autorizado Valor: $100.000.000 No acciones: 100.00 Valor nominal: 1.000.000.00 Suscrito 100.000.000.00 Pagado Valor: 100.000.000.00 No acciones: 100.00 Valor nominal: 1.000.000.00

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3. ORGANIZACIÓN INTERNA

Según Susana delgado “La organización interna describe ordenadamente cómo: se agrupan, identifican y se relacionan los distintos elementos que forman la empresa. Con base a esto se determina el nivel de autoridad y responsabilidad de cada uno de los miembros de la empresa. La organización interna está formada por el conjunto de elementos que integran la empresa, así como también las funciones que tienen y las relaciones jerárquicas y funcionales que existen en los diferentes elementos.”

Información extraída del libro guía “recursos humanos” Susana Delgado

3.1 ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA DE LA EMPRESA:  Alta Dirección: Formada por personas que realizan funciones de dirección general 

Dirección intermedia: Formada por mandos intermedios cada uno tiene personal a su cargo.



Base Operativa: Formado por un conjunto de personas directamente relacionados con la producción del servicio



Tecno estructura: Analistas que estudian las distintas funciones de la empresa con el fin de encontrar fortalezas y debilidades.



Estructura de Apoyo: Personal capacitado que asesora de manera directa los directivos sobre diferentes materias.

LOS ELEMENTOS DE UNA EMPRESA SE CONFIGURAN EN UNIDADES 

Unidad Directiva o Jerárquica: Integradas por la alta dirección y la dirección intermedia.



Unidad de Gestión Funcional: Integradas por la tecno estructura



Unidad de Apoyo: Formadas por la estructura de apoyo



Unidad Operativa: Formada por la base operativa

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UNIDADES APLICADAS AL HOTEL SUITE BOGOTA COLONIAL: 

Unidad Directiva o Jerárquica

Está conformada por la Gerencia y la administración 

Unidad de Gestión Funcional

Alojamiento de todo tipo de clientes. 

Unidad de Apoyo

Asesoría Contable 

Unidad Operativa

Departamento operativo: Dentro de esta unidad se encuentra Servicios Generales, mantenimiento y transporte. Departamento de Alimentos: Dentro de esta unidad se encuentra Mesa y Bar.

3.2 PRINCIPIOS ADMINISTRAVOS

Diseñados por Henry Fayol (1911), Sirven de guía para diseño de la estructura de la empresa. Principios Administrativos Aplicados en el Hotel Suite Bogotá Colonial: En el Hotel Suite Bogotá Colonial se implementan de la siguiente manera: 

Principio de Autoridad y Jerarquía

Según este principio deben existir diferentes niveles de autoridad ordenados de forma jerárquica según el grado de responsabilidad.

En el Hotel Suite Bogotá Colonial, se aplica este principio, puesto que existen diferentes niveles de autoridad, el área Administrativa es quien tiene el control sobre las demás áreas. 

Principio de Unidad de Dirección

Según este principio debe existir una única dirección en cada área de la empresa.

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Este principio no se cumple a cabalidad en el hotel, debido al número de personas que conforman la empresa; el Administrador está a cargo de todas las áreas funcionales y es quien define los objetivos generales y las estrategias a seguir. 

Principio de Unidad de Mando

Según este principio cada colaborador debe tener únicamente un líder al mando. Este principio no se aplica en su totalidad, puesto que las áreas de la empresa no están definidas, por ende el administrador es el jefe inmediato de todos los colaboradores. 

Principio de Delegación

Según este principio la empresa debe delegar

funciones específicas a cada uno de los

colaboradores. En la empresa el administrador delega funciones específicas a cada persona y se hace responsable de los resultados obtenidos 

Principio de Descentralización

En este Principio se delega autoridad y responsabilidad por parte de la alta dirección a las áreas que conforman la empresa para que estas de forma autónoma tomen decisiones permanentes Este principio en el HOTEL SUITE BOGOTA COLONIAL se aplica ya que la gerencia general, delego a la administración autoridad y autonomía en la toma de decisiones. 

Principio de División de Trabajo y Especialización

Según este principio se descompondrán las tareas propias de una actividad entre diferentes personas, de forma en que cada persona se le asigne una función específica y esta a su vez se especialice desempeñando dicha función. En el Hotel Suite Bogotá Colonial, se lleva a cabo un debido procedimiento de selección; a cada persona se le asignan funciones de acuerdo a sus conocimientos y experiencia. 

Principio de Departamentalización

Según este principio la empresa se dividirá en áreas o departamentos los cuales realizaran tareas específicas.

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Debido al tamaño de la empresa, las áreas o departamentos no se encuentran estructuradas. 

Principio de Coordinación

Según este principio debe existir un nivel de coordinación entre todas las personas y áreas de la empresa. Todas las personas y colaboradores del Hotel Suite Bogotá Colonial trabajan en pro de la satisfacción de los huéspedes 

Principio de Motivación y Participación

Según este principio existirán métodos para motivar a las personas que trabajan en la empresa. En el HOTEL SUITE BOGOTÁ COLONIAL, se implementan métodos de bienestar, tales como: Celebración de fechas especiales; se les otorga un día o se les remunera. Fechas Especiales: Se realizan actividades de integración



Principio de Comunicación

Según este principio debe existir en la empresa un sistema de comunicación en varios sentidos. Este principio en el Hotel Suite Bogotá Colonial se cumple, ya que existe una comunicación asertiva entre todos los colaboradores.

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4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Organigrama Estructural Según Susana Delgado 2008 “El organigrama Estructural refleja, la representación de los niveles jerárquicos, la denominación de las áreas y las autoridades existentes en la empresa.” El HOTEL SUITE BOGOTÁ COLONIAL no tiene establecido ningún organigrama, debido al poco personal y áreas definidas que maneja en la actualidad, por tanto esta es la propuesta de organigrama estructural según los niveles jerárquicos, áreas funcionales y responsables, del mismo:

Figura 1

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5. MAPA DE PROCESOS

Es la representación gráfica donde se plasman los procesos y procedimientos que lleva la empresa para lograr la satisfacción del cliente. EL HOTEL SUITE BOGOTÁ Colonial toma como base para la realización de los procesos, el servicio personalizado a los clientes. Los procesos y procedimientos llevados son:

Información extraída Documento Elaboración de Mapas de procesos SENA

Figura 3

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

Procesos Estratégicos

Gestión Gerencia Lidera los procesos que conllevan al cumplimiento de los objetivos que se desean obtener a corto, mediano y largo plazo, siendo estos el punto de partida para el direccionamiento estratégico del hotel. Gestión Administrativa Comprende el conjunto de acciones mediante las cuales el administrador y sus colaboradores desarrollan sus actividades con el fin de darle cumplimiento a las directrices impartidas por la Gerencia General del hotel. 

Procesos Misionales

Bienestar de los Clientes Son los procesos extras que se prestan a los clientes, para crear en ellos confiablidad, satisfacción durante la estadía en el hotel y armonía, transmitiendo calor de hogar para cada uno de ellos, entre los programas de bienestar se encuentran:  La atención personalizada de acuerdo a la condición del cliente las 24 horas.  Se presta servicio de transporte, que facilita al cliente la movilidad por la ciudad, puntualmente hacia sus citas o tratamientos médicos. Gestión de Servicio al cliente En el proceso de Gestión Servicio al Cliente se realizan los procedimientos habituales en los hoteles regidos por el artículo 69 de la Ley 300 de 1996 tales como:  Servicio de camareras  Recepción

 Servicio de botones  Valet Parking  Salida y Entrada  Servicio de Habitaciones

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 Transporte Aeropuerto/hotel. Gestión de cocina y restaurante Abarca todo lo relacionado con el servicio gastronómico, desde su producción hasta el servicio y entrega. Esta dentro de los Procesos Misionales porque los principales clientes del hotel son personas con algún tipo de discapacidad, por tanto este servicio es vital e importante. 

Procesos de Apoyo

Gestión de Servicios Complementarios Son los servicios adicionales que ofrece el hotel para la comodidad de los clientes, durante su estadía allí, entre estos servicios se encuentran:  Lavandería  Parqueadero  Fax  Internet, Discado Local  Caja de seguridad  Mini bar. Gestión de mantenimiento Son las diferentes actividades que se realizan para mantener el buen estado de la infraestructura y las propiedades del hotel. También es responsable de las adecuaciones para hacer que este sea más accesible para las personas en condición especial.

Gestión Contable Dentro de este proceso se encuentran todos los procedimientos contables tales como: registrar, clasificar, resumir las operaciones mercantiles del hotel. También se encuentran los procedimientos de tesorería, facturación y compras.

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Marketing y Publicidad Dentro de estos procesos se encuentran la comodidad de las instalaciones, y las alianzas comerciales con EPS en Bogotá. En cuanto la publicidad se cuenta con la página web http://www.suitebogotacolonial.com/, tarjetas y volantes que buscan el reconocimiento del hotel en toda Colombia.

6. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

Integra varias estrategias, que incorporan diversas tácticas. El conocimiento, fundamentado en información de la realidad y en la reflexión sobre las circunstancias presentes y previsibles.

Información extraída del documento direccionamiento organizacional SENA 6.1 Misión Es la declaración que sirve para saber cuál es la razón de ser de la empresa, lo da la alta gerencia y debe responder a preguntas como:

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

¿para que esta creada la empresa?



¿Cuánto tiempo lleva realizando presencia en el mercado?



¿Cuál es la filosofía o pensamiento?



¿con que cuenta la organización?

Misión del Hotel Suite Bogotá Colonial Ofrecer a nuestros clientes el mejor de los servicios, brindando altos estándares de calidad, cumpliendo con la necesidad de cada huésped. Propuesta de Mejora para la Misión del Hotel Suite Bogotá Colonial Somos una cadena hotelera creada con el objetivo principal de ofrecer a nuestros clientes el mejor de los servicios de alojamiento, brindando altos estándares de calidad, para lograr la satisfacción de cada huésped. 6.2 Visión Es la proyección a donde se quiere llegar en un tiempo determinado, lo da la alta gerencia y responde a preguntas como: 

¿Qué se quiere conseguir?



¿Cuáles son los valores corporativos?



¿Cómo producir los resultados?



¿Cómo enfrentarse al cambio?



¿Cómo seremos competitivos?

Visión del Hotel Suite Bogotá Colonial Ser reconocidos como la cadena de hoteles especializada, en servicio personalizado para todo tipo de clientes.

Propuesta de Mejora para la Visión del Hotel Suite Bogotá Colonial Para el año 2016, el HOTEL SUITE BOGOTA COLONIAL S.A.S será reconocido como la cadena de hoteles especializada, en servicios personalizados para todo tipo de clientes,

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implementando estrategias de gestión de calidad y mejora continua para optimizar la atención de cada uno de nuestros huéspedes. 6.3 Objetivos Son enunciados que orientan el camino hacia un fin concreto, son las metas a corto o mediano plazo que permiten el cumplimiento de la visión. Tienen como característica principal que están compuestos por: Verbo en Infinitivo + Objeto + Complemento o Justificación. El Hotel Suite Bogotá Colonial toma como base los siguientes objetivos para cumplir la Misión y la Visión propuestas.  Lograr la categorización de tres estrellas para el posicionamiento en el sector turístico y hotelero en el ámbito local.  Obtener un reconocimiento de servicios personalizados en el medio turístico y hotelero.  Crear estrategias eficaces para la optimización del servicio al cliente.  Desarrollar estrategias para lograr la satisfacción de los huéspedes.  Capacitar el personal del hotel para fortalecer el servicio con nuestros huéspedes.

7. ESTRUCTURA DE CARGOS

Dentro de una empresa, los roles de las personas deben estar bien definidos, esto facilita a la empresa, el orden dentro de ella. Es necesario definir los roles o cargos, para que las personas sepan identificar cuál es su posición.

Información extraída del documento Descripción de Cargos SENA

En el Hotel Suite Bogotá Colonial se han definido los siguientes cargos, con las siguientes características.

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Gerencia

Denominación

Gerente

Área

Gerencia

Jefe inmediato

No aplica.

Rango Salarial

40.000.000 - 60.000.000

Descripción

Toma decisiones y establece normas para el desarrollo de todos los procesos y procedimientos realizados en el hotel.

Administración

Denominación

Administrador

Área

Administración

Jefe inmediato

Gerente

Rango Salarial

2.000.000 - 3.000.000

Ejerce liderazgo para guiar a los colaboradores, así como Descripción

Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar todos los procesos y procedimientos del hotel.

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Departamento de Operaciones

Denominación

Recepcionista

Área

Administración

Jefe inmediato

Administrador

Rango Salarial

1.000.000 - 1.500.000

Descripción

Recibe a los huéspedes y da información general del hotel.

Denominación

Camareras

Área

Administración

Jefe inmediato

Administrador

Rango Salarial

616.000 - 700.000

Descripción

Se encarga de limpiar todas las habitaciones.

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Denominación

Botones

Área

Administración

Jefe inmediato

Administrador

Rango Salarial

616.000 – 700.000

Descripción

Reciben a los huéspedes del hotel, a su llegada.

Denominación

Conductor

Área

Administración

Jefe inmediato

Administrador

Rango Salarial

1.000.000 – 1.500.000

Descripción

Se encarga de movilizar a los huéspedes del aeropuerto/hotel y a los tratamientos médicos.

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Denominación

Auxiliar de Mantenimiento

Área

Administración

Jefe inmediato

Administrador

Rango Salarial

1.000.000 – 2.000.000

Descripción

Se encarga de mantener en excelentes condiciones las instalaciones e infraestructura del hotel.

Administración de Cocina

Denominación

Administrador de Cocina

Área

Departamento de Alimentos

Jefe inmediato

Administrador

Rango Salarial

2.000.000 – 3.000.000

Descripción

Vigila el consumo racional de las materias primas y controla que los platos solicitados salgan en las condiciones exigidas.

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Denominación

Cocinero

Área

Departamento de Alimentos

Jefe inmediato

Administrador de Cocina

Rango Salarial

800.000 – 900.000

Descripción

Se encarga de la preparación de todos los platos.

Denominación

Auxiliar de Cocina

Área

Departamento de Alimentos

Jefe inmediato

Chef

Rango Salarial

616.000 – 700.000

Descripción

Realiza trabajos sencillos y mecánicos necesarios para la preparación de los platos.

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Denominación

Auxiliar de Limpieza

Área

Departamento de Alimentos

Jefe inmediato

Chef

Rango Salarial

616.000 – 700.000

Descripción

Se encargan de la limpieza de la vajilla, cristalería y cubiertos.

Denominación

Mesero

Área

Departamento de Alimentos

Jefe inmediato

Chef

Rango Salarial

616.000 – 700.000

Descripción

Se encarga de atender las mesas, a los clientes, servir los alimentos y llevar la cuenta.

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CONCLUSIONES



Según el análisis realizado al Hotel Suite Bogotá Colonial se puede concluir que varios de los principios no se cumplen y la organización interna no se encuentra definida.



Se determina que en el Hotel Suite Bogotá Colonial no se encuentra constituida una de las áreas más importantes para el buen funcionamiento del hotel (Gestión del Talento Humano).



Por último, teniendo claro las fallas de la Pyme se realiza una propuesta para mejorar la estructurada interna de la empresa y lograr el cumplimiento de los objetivos propuestos.

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