ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS INFORMES DE GESTION 2014, PRESUPUESTO 2015

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EDIFICIO PLAZUELAS DE TIBANA II P.H. Calle 4 No. 36-85 Nit. 830.058.882-0

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

OLGA LUCIA VEGA Presidente

FABIO GIRALDO Vicepresidente

ANGHELA ARANZALEZ Tesorero

ROBINSON GOMEZ Fiscal

MERCEDES GONZALEZ Vocal

EDGAR CALDERON Vocal

ANGELICA VIVIANA PEREZ Revisor Fiscal

WERNER GÁMEZ Administrador

NANCY MUÑOZ Contador

COMITÉ DE CONVIVENCIA

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CONVOCATORIA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS DEL EDIFICIO PLAZUELAS DE TIBANA II P.H. 07/03/2015

Art. 39 de la ley 675 de 2001 La convocatoria se ajusta a la ley y Reglamento de Propiedad Horizontal La administración del Edificio Plazuelas de Tibaná II P.H., se permite citar a ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS DEL EDIFICIO PLAZUELAS DE TIBANA II P.H., que tendrá lugar en el salón Social del Conjunto, ubicado en Calle 4 No. 36-85 a las 3.30 p.m., del día domingo 22 de marzo de 2015, con el siguiente orden del día: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

Himno nacional. Verificación del quórum. Lectura y aprobación del orden del día. Aprobación reglamento de la asamblea. Elección de presidente y secretario de la asamblea. Elección Comisión Verificadora de la redacción del acta. Lectura y aprobación del acta anterior. Informe Consejo de Administración, Administración y Revisor Fiscal. Presentación y aprobación de estados financieros a diciembre 31 de 2014. Presentación y aprobación del proyecto de presupuesto para la vigencia de 2015. Elección Consejo de Administración. Elección Revisor Fiscal. Elección Contador. Elección administrador Elección Comité de Convivencia. Proposiciones y varios

De no cumplir con el quórum del 51% se hará la segunda convocatoria, de acuerdo a lo establecido en los artículos 41 y 45 de la ley 675 de 2001, “ARTÍCULO 41 REUNIONES DE SEGUNDA CONVOCATORIA. “Si convocada la asamblea general de propietarios, no puede sesionar por la falta de quórum, se convocará a una nueva reunión que se realizará el 6 de abril de 2015, a las ocho (5:30 p.m.) sin perjuicio de lo dispuesto en el reglamento de propiedad horizontal, la cual sesionará y decidirá válidamente con un número plural de propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficiente representado. En todo caso, en la convocatoria prevista en el artículo anterior deberá dejarse constancia de lo establecido en el presente artículo”. “ARTÍCULO 45 QUÓRUM Y MAYORIAS. Con excepción de los casos en que la ley o el reglamento de propiedad horizontal exijan un quórum o mayoría superior y de las reuniones de segunda convocatoria previstas en el artículo 41, la asamblea general sesionará con un número plural de propietarios de unidades privadas que representen por lo menos, más de la mitad de los coeficientes de propiedad, y tomará decisiones con el voto favorable de la mitad más uno de los coeficientes de propiedad representados en la respectiva sesión. Para ninguna decisión, salvo la relativa a la extinción de la propiedad horizontal, se podrá exigir una mayoría superior al setenta por ciento (70%) de los coeficientes que integral el conjunto.

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Las mayorías superiores previstas en los reglamentos se entenderán por no escritas y se asumirá que la decisión correspondiente se podrá tomar con el voto favorable de la mayoría calificada aquí indicada. La no asistencia ocasionará una sanción por valor del 10% de un salario SMMLV, la cual está aprobada por la Asamblea General de Copropietarios

Nota: Si esta interesado en postularse como administrador, contador, revisor fiscal, empresa de vigilancia, empresa de aseo, haga llegar sus propuestas en sobre sellado a la portería antes del 22 de marzo de 2015. Cordialmente, ORIGINAL FIRMADO WERNER GÁMEZ Administrador

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RECOMENDACIONES PARA LA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA La administración del Conjunto Residencial, se permite hacer algunas sugerencias para tener en cuenta antes y durante el desarrollo de la Asamblea. Por lo tanto es importante que todos asistamos puntualmente o se hagan representar (según poder anexo) por personas idóneas que tomen decisiones acertadas.

1. En caso de no estar registrado en el Libro de Copropietarios, por favor regístrese antes de la asamblea. Para esto únicamente se necesita presentar el Certificado de Libertad (documento que acredite la propiedad) en la Administración y firmar el libro correspondiente. 2. Si tiene promesa de compraventa o escritura en curso, debe solicitar el poder de quien aparece en el certificado de libertad, quien a su vez debe estar registrado. 3. Si es titular o aparece en el Certificado de Libertad, solo presenta su cédula de ciudadanía; si es persona jurídica, certificado de existencia y representación legal vigente junto con la cédula de ciudadanía, si es mandatario o trae poder. 4. Solo puede asistir una persona por apartamento o inmueble y representar un máximo de dos (2) unidades privadas, mediante poder especial. 5. Leer anticipadamente los informes y estados contables y cuentas en general con el propósito de resolver sus inquietudes anticipadamente. 6. Manifestar sus inquietudes de forma respetuosa. 7. Recuerde que la sanción por inasistencia es del 10% de un SMMLV. 8. PD: Si requiere el formato de poder, solicítelo en la administración.

REGLAMENTO DE ASAMBLEA

ARTICULO 1. ELECCIÓN MESA DIRECTIVA. La Asamblea elegirá de su seno un Presidente y un Secretario para dirigir y orientar el desarrollo de la reunión. ARTICULO 2. FUNCIONES DEL PRESIDENTE. El Presidente será el Director de la Asamblea, hará cumplir el orden del día una vez éste sea aprobado, concederá el uso de la palabra en el orden en que le sea solicitada, evitará que las discusiones se salgan del tema que se está tratando y someterá a decisión de la Asamblea los temas que lo requieran, cuando a su juicio, haya habido suficiente ilustración y debate. Evitará involucrarse en las discusiones. ARTICULO 4. FUNCIONES DEL SECRETARIO. Es función del secretario de la asamblea elaborar el acta, en la cual se dejarán registradas todas las deliberaciones y decisiones que se tomen en la misma. ARTICULO 5. DESIGNACIÓN DE LA COMISIÓN PARA LA REVISIÓN DEL ACTA. La Asamblea General nombrará a dos (2) copropietarios presentes, quienes en

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nombre de ella revisaran el contenido del acta y si la encuentran ajustada a la realidad de lo ocurrido y acordado en la reunión, la firmarán junto con el Presidente y Secretario de la Asamblea en constancia de su conformidad. ARTICULO 6. USO DE LA PALABRA. Los copropietarios presentes tendrán derecho al uso de la palabra por espacio de tres (3) minutos, salvo que el Presidente de la Asamblea permita un debate más amplio sobre el asunto; permitiendo hasta dos (2) intervenciones sobre el tema que se discute. ARTICULO 7. DEL VOTO Y LAS DECISIONES. Cada copropietario presente tendrá derecho a un (1) voto y aquellos que tengan poderes, solo podrán representar a dos propietarios. No serán válidos los poderes extendidos por los arrendatarios en representación del copropietario, si no traen la debida autorización. Las decisiones relacionadas con los temas para los cuales fue convocada la Asamblea se tomarán con el voto favorable de la mitad más uno de los presentes. ARTICULO 8. COMISIÓN PARA ESCRUTINIOS. Se votará de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 675 por mayoría presente, levantando la mano e identificando el apartamento y el conteo de votos afirmativos. La mayoría la constituye la mitad más uno de los presentes en la votación. ARTICULO 9. COMPORTAMIENTO Y DECORO DURANTE LA ASAMBLEA. Los asistentes a la Asamblea en calidad de propietarios o representantes de éstos, deberán observar en todo momento un comportamiento respetuoso y decoroso durante el desarrollo de la reunión, respetando el uso de la palabra de los demás participantes. ARTICULO 10. En la Asamblea se resolverá cualquier duda nacida de la lectura que los propietarios realizaron a los documentos que con antelación han sido entregados, por ningún motivo se hará lectura de los mismos durante el desarrollo de la Asamblea, todo encaminando a la agilidad de la realización y atendiendo el principio del respeto del tiempo de todos los participantes. ARTICULO 11. APROBACIÓN DEL REGLAMENTO. El Presidente lo someterá a consideración una vez instalada la Asamblea y nombramiento de su cargo.

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Bogotá D.C., Marzo de 2015

Señores (as) ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS EDIFICIO PLAZUELAS DE TIBANA II Ciudad Respetados (as) Señores (as): INFORME GESTIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN PERIODO 2014-2015 El Consejo de Administración del EDIFICIO PLAZUELAS DE TIBANA II, en cumplimiento del reglamento de propiedad horizontal y de conformidad con la Ley 675 de 2001, presentamos a la asamblea general de propietarios, un resumen de las actividades relevantes del año en cuestión y una proyección de las necesidades de la copropiedad El Consejo y la administración han venido ejecutando las acciones requeridas, basados en estrategias consolidadas de los dos órganos, con el fin lograr los objetivos primordiales del Edificio. Así mismo el Consejo se permite agradecer a todos los propietarios, arrendatarios, proveedores, colaboradores y residentes por su apoyo en el desarrollo de estas estrategias a seguir para evacuar las necesidades del edificio. INFORME DE GESTION 1. ADMINISTRATIVA: Soporte en la Elección de Administrador El Consejo de administración en su encargo de revisar las posibilidades del edificio para contratar al Señor Werner Gámez para un tercer periodo consecutivo por decisión de la asamblea, en primera instancia verifica la norma que plasma la prohibición de la continuidad en los estatutos el edificio, determinando una posible ambigüedad en la redacción del articulo 77 que reza así: “De la Naturaleza del administrador, El Administrador es designado por la asamblea general de propietarios y tiene la representación legal de la persona jurídica y la administración del edificio. Será elegido para periodos de un año, pudiendo ser reelegido hasta por dos periodos sucesivos únicamente, aunque después para otro periodo pueda ser posteriormente electo nuevamente.”

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Se presenta esta opción a la asamblea en reunión extraordinaria con el fin de incurrir en el menor costo en el contrato del Sr Werner Gámez y en segunda instancia para tomar una decisión sobre la claridad de las restricciones del artículo. Finalmente la asamblea toma la decisión de contratar al Sr Werner Gámez como persona jurídica, igualmente el consejo sugiere a la asamblea tener en cuenta la posible ambigüedad del articulo lo cual puede generar futuras controversias Propuesta de Proyecto de Fachada Con el fin de maximizar el recurso de la asamblea extraordinaria, efectuada para el nombramiento del Administrador, el Consejo de administración decidió presentar a la asamblea el Proyecto de restauración de fachada del edificio, con el fin de tomar ventaja en la provisión de una parte de los fondos ya que de acuerdo a las evaluaciones técnicas del estado actual de la fachadas exterior e interior del edificio, las obras de restauración son considerables y por lo mismo posiblemente onerosas. (Ver anexo de Informe Técnico Plazuelas de tebana II elaborado por Pintico). La asamblea decidió efectuar una provisión de $800.000 ochocientos mil pesos mate, Por apartamento en cuotas extraordinarias mensuales por valor de $100.000 cien mil pesos mate a partir del mes de junio de 2014 hasta el mes de febrero de 2015 inclusive. Estos fondos han sido depositados en la fiducia de Bancolombia de acuerdo con el mandato de la asamblea, con ese destino específico a nombre del edificio hasta que se definan y aprueben los detalles de la obra en asamblea de copropietarios y se efectúe su contratación. Reuniones Informativas por Interiores Cuota Extraordinaria, Gastos de aseo y Software Contable El Consejo de administración con el fin de desvirtuar comentarios sobre la legalidad de la cuota extraordinaria para el proyecto de fachada y otro tipo de comentarios desinformativos sobre los gastos en productos de aseo , temas ampliamente expuestos en la asamblea, convoco a reuniones informativas por interiores para aclarar de viva voz a los residentes y propietarios de cada interior por fechas, ilustrando sobre la cuota fija ya que nuestro estatuto en su Parágrafo Primero del Articulo 47 Obligatoriedad y Efectos del los índices de los coeficientes de copropiedad menciona que estas pueden ser por coeficientes, salvo que la asamblea lo estipule de otra manera, que fue como se aprobó por la asamblea extraordinario en nuestro caso, con cuotas fijas por apartamento para esta etapa del proyecto. Sobre los productos de aseo se recalco que no se contratan con la empresa de aseo en principio por economía y porque el producto que manejamos tipo cera de pisos no lo referencian. Igualmente se aprovecho la oportunidad para hablar sobre los temas de convivencia en relación a los gastos en el tratamiento de los pisos, por ejemplo, razón por la cual se promovió la evacuación de elementos ajenos a las zonas comunes y pasillos del edificio y en misma dirección temas de las mascotas Por ultimo se da amplia claridad sobre el funcionamiento del paquete y las políticas contables del edificio en la actualidad, ya que informamos a propietarios y residentes que el objetivo principal de este software es ofrecer la seguridad a los mismos

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usuarios, ya que una vez se aprueban fondos específicos para el edificio estos se constituyen en obligaciones por pagar contables y de allí no se pueden eliminar, ni obviar, todo dinero consignado o entregado al administrador se genera recibo de caja y ya no puede ser eliminado ni modificado por el. Los ajustes contables se aplican con la supervisión del contador y/o revisor fiscal. Cuenta Fiduciaria El Consejo de administración toma la decisión de trasladar la cuenta de la Fiducia de Col patria debido a que esta entidad en ultimo año no suministran los extractos de movimiento de la cuenta a la dirección, ni en la sucursal, por lo cual se ha tenido que solicitar copias de los mismos de todo el año con costos máximos por duplicado. Esta dificultad ha generado un obstáculo para la elaboración de las conciliaciones bancarias de la cuenta, situación agravada por los movimientos que decidieron hacer unilateralmente algunos propietarios y que conocemos por carta emitida por ellos mismos. Por lo anterior el saldo de esa cuenta no corresponde a los movimientos de la reserva o fondo legal de imprevistos que efectúa el edificio únicamente. Finalmente basados en que debíamos abrir una cuanta para la provisión de restauración de fachada y de la pintura, se toma la decisión de trasladar la reserva a esta misma cuenta para no tener más costos adicionales. Seguro de Áreas Comunes El Consejo efectúo un análisis juicioso y profundo para la toma del seguro de áreas comunes y encuentra que con la antigüedad de la propiedad la viabilidad de la respuesta de una compañía de seguros para la reconstrucción de las áreas comunes que es por lo único que responden ellos si llegaren a responder en caso de una catástrofe, es mínima. Por los demás valores asegurados con relevada importancia como son las motobombas del edificio las cuales se encuentran, en un estado que requiere un urgente mantenimiento profundo (El cual será explicado en detalle en las proyecciones del edificio), tampoco en la practica respoderien por el estado técnico en el que se encuentran. En consecuencia de esto el concejo decide tomar un seguro mas bajo que los que le antecedieron en los últimos años y en la misma medida bajar el gasto por este concepto, ahorro que se puede capitalizar en las reparaciones que requieren las motobombas, el cuarto de maquinas y el mismo chut de basuras del edificio. Conceptos Técnicos Restauración y Pintura de Fachada El Consejo ha participado activamente y promovido directamente la obtención de diferentes conceptos técnicos sobre la restauración de la fachada y la pintura del edificio, en aras de avanzar en esta importante ilustración y poder entregar a la asamblea las opciones más convenientes técnicamente. En complemento a esto el Consejo de administración solicitó la elaboración de una muestra del proceso de restauración de fachada en la entrada peatonal al costado de la portería y en los techos de esta entrada y la entrada vehicular, como terminado del

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resane se solicito aplicar "Esgrafiado" proceso que vemos avalado por Pintico en su informe técnico adjunto. Esta muestra ya cumple un año de aplicación y puede ser evaluada y apreciada por los propietarios

Cartera En el tema de la cartera que es un tema que ha estado y permanecido en uno de los niveles mas altos que haya tenido el edificio y previendo el aumento exponencial que deriva directamente del ingreso a estas cuentas contables de la cuota extraordinaria del proyecto de restauración de fachada y pintura, el Consejo de Administración decide el contrato de un abogado para que efectúe los cobros pre jurídicos y jurídicos de cartera directamente. El Doctor Robert Hernández es el profesional contratado que efectúa el proceso pre jurídico de cobro de la cartera directamente, pero el recaudo de los valores pagados por los propietarios sigue siendo por cuenta del edificio, esto con el fin de evitar que los pagos que hacen los propietarios se hagan al abogado, ya que las empresas de cobranza y algunos abogados consultados y contratados en periodos anteriores que recaudan el valor de la cobranza, primero retienen los honorarios completos sobre el valor total de la cartera aun cuando no la hallan recibido completa y luego si giran al edificio, el valor residual si es que queda algún valor después de todos los cobros Igualmente el Doctor Rober Hernández es el abogado apoderado para adelantar los procesos jurídicos de los apartamentos con altos saldos de cartera, sostenidos y persistentes a lo largo de varios periodos y con los que una vez se han procurado y firmado acuerdos de pago, no han sido cumplidos, en ningún porcentaje. Reclamación a Compañía de Seguridad Toronto Tal como informamos en asamblea ordinaria del año 2014, el Edificio mantiene desde el año 2013 una reclamación a la compañía de seguridad Toronto por valores de propietarios y del edificio de los que se apropiaron los guardas de seguridad de esa compañía. Valores que fueron reconocidos por el edificio a los propietarios y residentes y que asumió el edificio como el caso de parte de la venta de gaseosa y otros, cuyas reclamaciones oportunas quedaron sustentadas y aceptadas por la empresa de seguridad a través de los funcionarios en línea de rango y que por razones realmente de falta de responsabilidad y de ética comercial no son reconocidas hasta el día de hoy por los altos funcionarios de la empresa, basándose en que ninguno de los mandos de la línea, incluso de la persona que nos gestiono el contrato con la misma no laboran ya para esta empresa. El valor en suma defraudado y asumido por el edificio por los guardas de esta empresa, es de $1.100.000 un millón cien mil pesos. Este valor consultado a abogados puede ser cobrado jurídicamente pero tiene un costo superior al mismo valor reclamado y un amplio desgaste jurídico y mientras tanto la obligación con la

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empresa por el tercer y ultimo mes de servicio que nos prestaron es una obligación con implicaciones jurídicas que genera intereses de mora y gastos de cobranza, valores que con la calidad ética de la empresa son ajustados a los máximos valores posibles Finalmente el consejo esta haciendo todas las gestiones posibles y respalda al la administración en sus posiciones para obtener la mejor salida de esta controvertida reclamación y en procura del menor impacto económico para el edificio.

Ratificación segundo periodo empresa de seguridad SKYROS El Consejo ratifica la empresa de seguridad Suyos ya que considera que ha mantenido una buena gestión con el edificio y hemos contado con el respaldo en el caso de guardas que no se compadecen con las políticas de la empresa y las necesidades propias del edificio. En el caso de guardas que no han tenido actuaciones éticas o han tenido perdidas por omisiones o fallas en la prestación del servicio la empresa ha respondido con dichas reclamaciones oportunamente. Reversión aumento cuota IPC asamblea 2013 En el desarrollo normal de la asamblea de copropietarios del año 2013, dentro de varias proposiciones de aplicación del aumento de cuota de administración para cubrir el presupuesto anual, Emiliano Gutiérrez propietario, propone una cuota extraordinaria para cubrir el déficit retroactivo de los 3 tres primeros meses del año por causa de los aumentos que efectúan las empresas prestadoras de servicio a partir del mes de enero de cada año. Y sumado a esto propone que se hagan aumentos automáticos anuales en el mes de enero por el mismo valor del IPC de cada año respectivamente, tal como esta soportado en grabación de la reunión, Propuesta plasmada en el acta de asamblea del mismo año. Al no quedar registrado en el acta de la asamblea la palabra "de cada año" tal como lo menciona el señor en la reunión, la Revisora Fiscal, recomienda la reversión del aumento de este año efectuado a partir del mes de enero en el aplicativo contable, a raíz de la reclamación de Elizabeth Gutiérrez propietaria, hermana del proponente autor de la propuesta aprobada en la asamblea. El consejo de administración que por principios respeta y acata la recomendaciones del Revisor Fiscal, esta medida no la comparte en el sentido de que no es una medida que protege los intereses del edificio, ni ésta en contravía del espíritu de la propuesta del propietario titular, sino que mas bien va en contra de los intereses del mismo por los costos que genera la reversión en el aplicativo y la disminución de los ingresos recibidos y por recibir mientras se efectúa la asamblea de propietarios y porque mas bien parece obedecer a una salida oportunista del propietario reclamante sobre una redacción limitada de un acta de asamblea Parqueo de Motos El Consejo de administración siguiendo su línea de ordenar todas las áreas y servicios del edificio, y asumiendo el encargo con el que quedo en la última asamblea de revisar

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el tema del parqueo de motos en las áreas comunes, toma las decisiones en vía a solucionar de la mejor manera esta situación real del edificio. Haciendo un análisis del edificio y del parqueo prácticamente hacinado de motos con ciclas y motos aglomeradas en espacios mas abiertos de las zonas comunes pero contaminando con gases y altos niveles de ruido, determina que por estas razones y otras adicionales es conveniente retirar las ciclas a un punto fijo cerrado cubierto y organizado para tal fin dentro del mismo edificio denominado bicicletero y así tener una visión de los espacios que se pueden adecuar para un mínimo parqueo de motos de manera organizada, sometido a reglamentaciones propias de los parqueaderos a un costo medio , asumido por los usuarios, en primera instancia con el fin de retribuir a los gastos que generan adecuar los posibles parqueaderos, incluyendo el costo del mismo bicicletero y en segunda instancia y en caso de que se determine continuar con este servicio, con el fin de que contribuyan en algo al mantenimiento de los parqueaderos. Cabe anotar que se a partir de la ejecución de la mediada se disminuyo completamente la aglomeración de motos que se instalaban en el punto fijo de los interiores 3y4 que llegaban a ser hasta 6 y 7 motos ya que en el momento solo parquea en esta zona 1 una moto y máximo se habilito para 3 tres motos. Razón por la cual es claro que si no se continúa con el servicio, se deben utilizar igual los mecanismos de bloqueo para evitar el uso de estas zonas 2. EQUIPOS, MANTENIMIENTOS Y OBRAS El Consejo de Administración promovió y respaldo la obtención y elaboración de las siguientes obras y equipos de mantenimiento.  Hidrolavadora Katcher indispensable para mantenimiento de áreas comunes.  Fachada acceso peatonal muestra de restauración de fachada  Tanque de agua potable impermeabilización, cambio de válvulas de pie y acoples,  Parqueadero pintura de parcial de techo, evacuación de bicicleteros antiguos bajo las escaleras, adecuaciones y señalización de parqueo de motos  Tapetes del acceso peatonal al edificio y de los interiores  Karaoke para actividades infantiles  Bodegas para deposito de elementos de loa administración bajo las escaleras de las torres 1, 3  Bicicletero  Parque infantil re acomodación y pintura  Soportes de aéreas comunes para el parqueo Motos  Sensor vehicular para salida de vehículos y motos, sin pitar. (en proceso de instalación)  Esquineros de las torres (En proceso de instalación)  Electroimán (En proceso de instalación)

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3. PROYECCIONES DEL EDIFICIO       

Restauración y Pintura de fachada Motobombas Cuarto de maquinas Chut Plazoleta ala occidental Tapetes de entrada apartamentos Mantenimientos Semestrales de Pintura interiores, demarcaciones y pisos

Finalmente reiteramos nuestros agradecimientos a todos y cada uno de ustedes por sus aportes positivos, respaldo y confianza a lo largo de este proceso y nos permitimos resaltar la importancia del análisis detallado de los informes financieros, administrativo y el presupuesto presentado a su consideración, resultados que evidencian la actividad del Edificio y las metas por alcanzar.

Cordialmente,

ORIGINAL FIRMADO OLGA LUCIA VEGA RAMIREZ Presidente

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Bogotá D.C., Marzo de 2015

Señores (as) ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS CONJUNTO RESIDENCIAL BALCONES DE TIBANÁ III Ciudad Respetados (as) Señores (as):

REFERENCIA: INFORME GESTIÓN AÑO 2014

La administración durante el periodo enero a diciembre de 2014 atendió diferentes aspectos tanto administrativos como operativos para el buen sostenimiento y cuidado de la copropiedad los cuales se detallan a continuación: 1.

GESTIONES ADMINISTRATIVAS:



En cumplimiento de la ley y las normas que lo regulan el conjunto solicito durante la vigencia 2014 se solicito la certificación de la representación de la personería jurídica ante la alcaldía, al igual que se realizaron actualización del RUT ante la Dian, así mismo se realizaron oportunamente, la presentación y pagos de las obligaciones tributarias (retención en la fuente e información exógena), se hicieron los pagos de las obligaciones económicas adquiridas por el conjunto con el personal que tiene contrato de prestación de servicios, así como las con las empresas que prestan sus servicios hacia la copropiedad Vigilancia, aseo, mantenimientos, (los servicios de vigilancia seguridad Toronto factura pendiente Año 2013 se culmino pago en diciembre y la disputa legal se finalizo en el mes de febrero con el reconocimiento de honorarios e intereses al abogado)., Frente a las quejas y sugerencias de residentes, la administración atendió personalmente junto con los miembros del comité de convivencia y el consejo de administración cada de las situaciones notificadas entendiendo que de la buena fe y las buenas maneras, el sentido común, el respeto, la tolerancia y la colaboración son factores claves en la resolución de los conflictos.

Como parte del control interno mensualmente se convocó al consejo de administración, al contador, a la empresa de vigilancia y a la administración para analizar la situación administrativa, financiera y de seguridad de la copropiedad, al igual que se archivo y custodio debidamente toda la documentación del conjunto a fin de mantener evidencia del manejo administrativo, contable y legal de la copropiedad.

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2.

MANTENIMIENTOS Y OBRAS:

 

Se realizo la compra del software contable para el conjunto. Se realizo el arreglo mantenimiento general de la iluminación del conjunto mediante cambio de lámparas averiadas y bombillos ahorradores en interiores y garajes. Se hicieron debajo de las escaleras de los interiores 3 y 4 en espacios habilitados bodegas para la administración personal aseo y mantenimiento. Se hicieron arreglos en la cubierta, para solucionar problemas de filtraciones de agua, se aplicó emulsión y se instaló tela asfáltica y pintura bituminosa, se hizo mantenimiento a canales de aguas lluvias en cubierta para evitar la hechura de nidos y permanencia de palomas en estos lugares, problemas reiterativos en la copropiedad. Se realizo la remodelación del parque instalación de bicicletero y reorganización y rehabilitación de los juegos. Se realizo trabajos de impermeabilización plazoleta con aplicación de cera plastificada para exteriores. Se realizo el mantenimiento a los jardines. Se hizo el mantenimiento a la puertas de ingreso vehicular arreglos de ornamentación y eléctrico. Se realizo la compra de tapetes de entrada interiores. Se realizo mantenimiento al tanque de agua potable y mantenimientos al sistema de presión. Se fumigaron las áreas comunes de la copropiedad. Se realizo el mantenimiento general de la consola de citofonia. Se arreglaron algunas filtraciones de agua en los parqueaderos y corredores interiores.

 

        

3.

EVENTOS:

 

Se organizó y celebró el día de la madre. Se celebró el día de los niños con entrega de obsequios a cada uno de los apartamentos que conforman el conjunto. Se celebró la novena de aguinaldos. Se decoró la copropiedad para el mes de diciembre con iluminación general del conjunto.

 

4.

SEGUROS:

El Conjunto Residencial renovó la póliza de seguros de áreas comunes con la compañía de seguros Solidaria de Colombia. 5.

CARTERA:

Durante el año 2014 la administración envió comunicados a los residentes propietarios y arrendatarios de los apartamentos que reportaron mora en el pago de las expensas

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comunes para llegar a acuerdos de pago pre jurídicos, en el mismo sentido en las cuentas de cobro mensuales se les solcito de manera general el cumplimientos de sus obligaciones pecuniarias de esta manera se buscaba ayudar a mitigar el impacto negativo que genera la mora por parte de los apartamento en la ejecución presupuestal y la incomodidad de realizar el cobro a través de un profesional del derecho, posteriormente se utilizo los servicio de un abogado quien actualmente esta realizando los cobros de los apartamentos que no realizaron acuerdos directos con la administración o aquellos que incumplieron los acuerdos realizados con la misma. La administración agradece la lectura y análisis de los informes y recuerda que el cumplimiento de los pagos de administración permite cumplir con los objetivos y las metas propuestas.

Cordialmente,

ORIGINAL FIRMADO WERNER GAMEZ Administrador