INFORME DE AUDITORIA ETAPA 2 DE SISTEMAS DE GESTIÓN

1. INFORMACIÓN GENERAL ORGANIZACIÓN

EJÉRCITO NACIONAL SITIO WEB: www.ejército.mil.co CERTIFICADO 1 LOCALIZACIÓN:

Avenida El Dorado Carrera 52 CAN, Comando del Ejército, Bogotá, D.C., Colombia. Dirección del sitio diferente al principal División I

División II

División III

División I V

División V

División VI

División VII

División VIII DAVAA División de Aviación y Asalto Aéreo CEMIL Centro de Educación Militar.

Localización Carrera 4 vía Rodadero Batallón Córdoba, Santa Marta, Magdalena, Colombia Carrera 33 calle 14 N° 14-35 Batallón San Alonso, Bucaramanga, Santander, Colombia Avenida Los Cuarteles Batallón de Infantería N° 7, Popayán, Cauca, Colombia Kilómetro 12 vía Puerto López Cantón Militar de Apiay, Villavicencio, Meta, Colombia;

Actividades del alcance o procesos desarrollados en este sitio Actividades del alcance en la división Actividades del alcance en la división

Actividades del alcance en la división Actividades del alcance en la división

Cantón Norte carrera 7 calle 106, Bogotá, D.C. D.C., Colombia;

Actividades del alcance en la división

Calle 16 No 16-00 Batallón El Centro, Florencia, Caquetá Colombia Calle 50 No 76-126 Barrio Los Colores Séptima, Medellín, Antioquia, Colombia Avenida Marginal de la Selva Décima Sexta Brigada, Yopal, Casanare, Colombia Aeropuerto Internacional El Dorado Calle 102 No. 7-80, Cantón Norte, Bogotá, D.C.)

Actividades del alcance en la división Actividades del alcance en la división Actividades del alcance en la división Actividades del alcance en la división Actividades del alcance en la división

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1. INFORMACIÓN GENERAL ALCANCE DE LA CERTIFICACION:

Direccionamiento estratégico, emisión y control de políticas del Ejército nacional, con el fin de conducir operaciones militares orientadas a defender la soberanía, la independencia, la integridad del territorial Nacional y el orden constitucional de la nación.

Strategic direction, policy issuance and control of the National Army, to conduct military operations aimed to defend the sovereignty, independence, territorial integrity and constitutional order of the nation CERTIFICADO 2 LOCALIZACIÓN

División I. Carrera 4 vía Rodadero Batallón Córdoba, Santa Marta, Magdalena, Colombia ALCANCE ESPAÑOL

Direccionamiento estratégico, emisión y control de políticas del Ejército nacional, con el fin de conducir operaciones militares orientadas a defender la soberanía, la independencia, la integridad del territorial Nacional y el orden constitucional de la nación ALCANCE EN INGLES Strategic direction, policy issuance and control of the National Army, to conduct military operations aimed to defend the sovereignty, independence, territorial integrity and constitutional order of the nation. CERTIFICADO 3 LOCALIZACIÓN

División II. Carrera 33 calle 14 N° 14-35 Batallón San Alonso, Bucaramanga, Santander, Colombia ALCANCE ESPAÑOL

Direccionamiento estratégico, emisión y control de políticas del Ejército nacional, con el fin de conducir operaciones militares orientadas a defender la soberanía, la independencia, la integridad del territorial Nacional y el orden constitucional de la nación. ALCANCE EN INGLES Strategic direction, policy issuance and control of the National Army, to conduct military operations aimed to defend the sovereignty, independence, territorial integrity and constitutional order of the nation. CERTIFICADO 4 LOCALIZACIÓN

División III. Avenida Los Cuarteles Batallón de Infantería N° 7, Popayán, Cauca, Colombia ALCANCE ESPAÑOL

Direccionamiento estratégico, emisión y control de políticas del Ejército nacional, con el fin de conducir operaciones militares orientadas a defender la soberanía, la independencia, la integridad del territorial Nacional y el orden constitucional de la nación.

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1. INFORMACIÓN GENERAL

ALCANCE EN INGLES Strategic direction, policy issuance and control of the National Army, to conduct military operations aimed to defend the sovereignty, independence, territorial integrity and constitutional order of the nation. CERTIFICADO 5 LOCALIZACIÓN

División IV. Kilómetro 12 vía Puerto López Cantón Militar de Apiay, Villavicencio, Meta, Colombia ALCANCE ESPAÑOL

Direccionamiento estratégico, emisión y control de políticas del Ejército nacional, con el fin de conducir operaciones militares orientadas a defender la soberanía, la independencia, la integridad del territorial Nacional y el orden constitucional de la nación ALCANCE EN INGLES Strategic direction, policy issuance and control of the National Army, to conduct military operations aimed to defend the sovereignty, independence, territorial integrity and constitutional order of the nation CERTIFICADO 6 LOCALIZACIÓN

División V. Cantón Norte carrera 7 calle 106, Bogotá, D.C. D.C., Colombia ALCANCE ESPAÑOL

Direccionamiento estratégico, emisión y control de políticas del Ejército nacional, con el fin de conducir operaciones militares orientadas a defender la soberanía, la independencia, la integridad del territorial Nacional y el orden constitucional de la nación. ALCANCE EN INGLES Strategic direction, policy issuance and control of the National Army, to conduct military operations aimed to defend the sovereignty, independence, territorial integrity and constitutional order of the nation CERTIFICADO 7 LOCALIZACIÓN

División VI. Calle 16 No 16-00 Batallón El Centro, Florencia, Caquetá Colombia ALCANCE ESPAÑOL

Direccionamiento estratégico, emisión y control de políticas del Ejército nacional, con el fin de conducir operaciones militares orientadas a defender la soberanía, la independencia, la integridad del territorial Nacional y el orden constitucional de la nación. ALCANCE EN INGLES Strategic direction, policy issuance and control of the National Army, to conduct military operations aimed to defend the sovereignty, independence, territorial integrity and constitutional order of the nation. CERTIFICADO 8 LOCALIZACIÓN

División VII. Calle 50 No 76-126 Barrio Los Colores Séptima, Medellín, Antioquia, Colombia ALCANCE ESPAÑOL Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoria únicamente a la empresa y no será divulgado a terceros sin autorización de la empresa. ES-P-SG-02-F-025 Versión 03

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1. INFORMACIÓN GENERAL

Direccionamiento estratégico, emisión y control de políticas del Ejército nacional, con el fin de conducir operaciones militares orientadas a defender la soberanía, la independencia, la integridad del territorial Nacional y el orden constitucional de la nación. ALCANCE EN INGLES Strategic direction, policy issuance and control of the National Army, to conduct military operations aimed to defend the sovereignty, independence, territorial integrity and constitutional order of the nation. CERTIFICADO 9 LOCALIZACIÓN

División VIII. Avenida Marginal de la Selva Décima Sexta Brigada, Yopal, Casanare, Colombia ALCANCE ESPAÑOL

Direccionamiento estratégico, emisión y control de políticas del Ejército nacional, con el fin de conducir operaciones militares orientadas a defender la soberanía, la independencia, la integridad del territorial Nacional y el orden constitucional de la nación ALCANCE EN INGLES Strategic direction, policy issuance and control of the National Army, to conduct military operations aimed to defend the sovereignty, independence, territorial integrity and constitutional order of the nation CERTIFICADO 10 LOCALIZACIÓN

Jefatura de Reclutamiento del Ejército. Avenida Caracas N° 9-51 Bogotá, D.C. Zona 13 Avenida de las Américas Nº 58-38 Bogotá, D.C. Zona 15 Calle 106 Nº 9-41 Bogotá, D.C.. Colombia ALCANCE ESPAÑOL Definición de la situación militar de los ciudadanos colombianos, incorporación al servicio militar del personal requerido por el gobierno nacional y control de las reservas del Ejército nacional en la ciudad de Bogotá, D.C..

ALCANCE EN INGLES Definitions the arranging of the military status of the Colombia citizens, incorporation persons to military service required by the national government, and control the reserves recruitment for the National Army, provided in Bogotá, D.C..

CERTIFICADO 11 LOCALIZACIÓN

Jefatura de ingenieros del Ejército. Carrera 50 Nº 18-06 Edificio Sabio Caldas Escuela de Ingenieros Puente Aranda. Bogotá, D.C.. Colombia ALCANCE ESPAÑOL Legalización, manejo, control y adquisición de predios que sean propiedad del Ministerio de Defensa Nacional. Estudios y diseños arquitectónicos, estructurales y técnicos de obras militares y civiles. Gestión de auditoria de obras militares y civiles. Administración de los equipos de campaña, fijos y de construcciones militares y civiles

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1. INFORMACIÓN GENERAL Legalization, managements, control and procurement of lands owned by the National Department of Defense. Architectural, structural and technical studies and designs of military and civil construction projects. Audit of military and civil construction projects. Managements of campaign, survival and military and civil construction equipments

CERTIFICADO 12 LOCALIZACIÓN

CENTRO NACIONAL DE ENTRENAMIENTO DEL EJÉRCITO DE COLOMBIA “CENAE” Fuerte Militar de Tolemaida. Km. 1 Vía Melgar- Girardot, Nilo, Cundinamarca, Colombia ALCANCE ESPAÑOL

Capacitación y especialización de Oficiales, Suboficiales, alumnos de las escuelas de formación y soldados en los diferentes cursos de Lancero, Paracaidista, Fuerzas Especiales, Avanzado de Combate y Tirador de Alta Precisión, Entrenamiento y Reentrenamiento de las Unidades de la Fuerza. ALCANCE EN INGLES

Training and specialization of Officers, Noncommissioned Officers, students of formation school and soldiers in different courses of Lancer, Airborne, Special Forces, Combat Advanced and Sniper, training and Retraining of Units Army" CERTIFICADO 13 LOCALIZACIÓN

ESCUELA MILITAR DE SUBOFICIALES SARGENTO INOCENCIO CHINCA- “EMSUB”. Fuerte Militar de Tolemaida. Km. 1 Vía Melgar- Girardot, Nilo, Cundinamarca, Colombia ALCANCE ESPAÑOL Formación de cabos terceros del Ejército Nacional y tecnólogos en gestión y entrenamiento Militar

ALCANCE EN INGLES Education to the corporals of the Colombian army and technicians in military training and management.

CERTIFICADO 14 LOCALIZACIÓN Centro de Educación Militar “CEMIL”: Calle 102 No.7-80, Cantón Norte, Bogotá. ALCANCE ESPAÑOL

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1. INFORMACIÓN GENERAL Ofrecer servicios de educación militar para oficiales, suboficiales y soldados profesionales apoyando la generación, actualización y difusión de la doctrina” en las siguientes Unidades:  Centro de Educación Militar  Escuela de las Armas y Servicios  Escuela de Infantería  Escuela de Caballería  Escuela de Artillería  Escuela de Ingenieros  Escuela de Comunicaciones  Escuela de Inteligencia y Contrainteligencia  Escuela de Aviación  Escuela de Logística  Escuela de Misiones Internacionales y Acción Integral  Escuela de Policía Militar  Escuela de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario  Escuela de Equitación  Batallón de Apoyo y Servicios para la Educación Militar

ALCANCE EN INGLES Offering services of military training for officers, non commissioned officers and professional soldiers supporting the development, upgrading and promotion of the doctrine dissemination

CERTIFICACIÓN 15 LOCALIZACIÓN DAVAA División de Aviación y Asalto Aéreo. Aeropuerto Internacional El Dorado ALCANCE ESPAÑOL Direccionamiento estratégico, emisión y control de políticas del Ejército nacional, con el fin de conducir operaciones militares orientadas a defender la soberanía, la independencia, la integridad del territorial Nacional y el orden constitucional de la nación.

ALCANCE EN INGLES Strategic direction, policy issuance and control of the National Army, to conduct military operations aimed to defend the sovereignty, independence, territorial integrity and constitutional order of the nation EXCLUSIONES JUSTIFICADAS (En el caso de sistema de gestión de calidad) NINGUNA CÓDIGO SECTOR:36 REQUISITOS DE CERTIFICACION: NTCGP1000:2009 e ISO 9001/2008 REPRESENTANTE DE LA DIRECCION Nombre: Brigadier General Alberto José Mejía Cargo: Director de Planeación Correo electrónico [email protected]

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1. INFORMACIÓN GENERAL TIPO DE AUDITORIA:

□ Otorgamiento □ Seguimiento X Renovación X Ampliación de alcance □ Reducción de alcance □ Extraordinaria FECHA

AUDITORIA AUDITORIA COMPLEMENTARIA (Si aplica) EQUIPO AUDITOR Auditor líder Darío Carreño Villamizar Constanza Cornejo, Fernando Ángel, Auditor José Fernando Ruiz, Héctor Colmenares y Arturo Mc Cormick Experto Técnico DATOS DEL CERTIFICADO SC 6310-1 Código 2009-07-21 Fecha de aprobación inicial Fecha última renovación (si aplica) NA 2012-07-20 Fecha vencimiento:

2012-05-07 al 18

DURACIÓN (días – auditoría) 40

GP 113-1 2009-07-21 NA 2012-7-20

2. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA



Determinar la conformidad del sistema de gestión con los requisitos de la norma de sistema de gestión.



Evaluar la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento de los requisitos. legales y reglamentarios aplicables al alcance del sistema de gestión y a la norma de requisitos de gestión.



Determinar la eficaz implementación y mantenimiento del sistema de gestión



Identificar oportunidades de mejora en el sistema de gestión

3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS

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3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS

 Revisión del Manual de Calidad MD-CGFM-CE-JEM-DIPLA-MC-001 Versión:5 de 201107-29, el cual se encontró conforme con los requisitos especificados en las normas NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008.  Elaboración del plan de auditoría el 30 de abril de 2012 en la sede del Comando del Ejército, con base en el Manual de calidad y en el marco de la legislación de los servicios y la norma NTCGP1000:2009 y al norma NTC-ISO 9001/2008  Ampliación para incluir la División de Aviación de Asalto Aéreo DAVAA y el CEMIL Centro de Educación Militar.  Para la auditoria de renovación se tomo la siguiente muestra de sedes: Comando Ejército, IV División, V División, VI División, VII División, la Jefatura del Ejército, y para la ampliación DAVAA Y CEMIL-ESCOM-ESAVE-EAS-ESINF-ESMAI.  La metodología de la auditoría se orientó de acuerdo al ciclo P-H-V-A (Planear-HacerVerificar-Actuar) y el enfoque por procesos tomando como criterios de auditoría las normas NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008, la normatividad legal aplicable y la documentación definida e implementada por la institución para asegurar la eficaz planificación, operación y control de sus procesos. Se realizaron entrevistas con los responsables de los procesos, muestreo selectivo de evidencias de las actividades de los procesos, revisión de documentos y de registros.  Realización de la Auditoría en Sitio los días 07 y 08 de Mayo de 2012, a los siguientes procesos del Sistema de Gestión de la Calidad:  Direccionamiento Estratégico: Planeación Estratégica, Gestión de Calidad (en la sede del Comando del Ejército, Avenida Eldorado, Carrera 52 CAN, Bogotá, D.C.)  Gestión Educación y Doctrina: Gestión Doctrina (en el Centro de Educación Militar CEMIL, Calle 102 No. 7-80, Cantón Norte, Bogotá, D.C.)  Gestión Desarrollo Humano: Administración de personal (en la Dirección de Bienestar y Disciplina del Ejército).  En la auditoria al procesos de Diseño y de desarrollo y Auditoria de obras se selecciono el proyecto(Div28(BR28/Biter8):  Rancho de comedor de tropa del BITER 28 Carimagua Meta  Objetivo Diseño tipo del rancho de comedor para la tropa  Financiación y desarrollo 100% con ingeniería del ejercito  Fecha de inicio 18 de marzo/11  Fecha de finalización 3 de mayo del 2011  Ubicación Camarigua Meta. 

Se visitaron tres Escuelas: Escuela de Misiones Internacionales y Acción Integral (ESMAI), Escuela de Armas y Servicios (EAS) y Escuela de Infantería (ESINF), Escuela Se realizo un muestreo a la capacidad de la Entidad para la identificación, planificación y cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios aplicables al producto, Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoria únicamente a la empresa y no será divulgado a terceros sin autorización de la empresa.

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3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS

como son:  de Comunicaciones y de Aviación  En cada Escuela se tiene establecido claramente los tres servicios: EDUCACIÓN MILITAR, DOCTRINA Y CIENCIA/TECNOLOGÍA.  En dos de ellas se hizo trazabilidad en campo directamente con estudiantes, los cuales fueron entrevistados: ESMAI con el curso de Impresos Tácticos a los integrantes del GEOS de diferentes partes del país. En la Escuela ESINF se pudo asistir a la presentación de la nueva Doctrina a 200 futuros comandantes para su ascenso de Mayor a Coronel. La percepción fue positiva.  Se cerraron las seis ( 6) no conformidades menores detectadas en la auditoria anterior después de evaluar la eficacia del plan de acción.  La capacidad del ejercito para cumplir la legislación se evaluó a través de la siguiente:         

GENERAL. Constitución Política de Colombia 1991 Plan Nacional de desarrollo 2010-2014 Ley 152 de Julio de 1994. Plan de desarrollo. Documento CONPES 2688-DNP de 1994 Política del Ministerio de Defensa Política de seguridad y defensa para la prosperidad Ley 42 de Enero del 1993. Organización del sistema de control fiscal. Directiva Permanente No. 300-28/2007 Registro No. 34210 de Noviembre del 2007

   

GESTIÓN TELEMATICA. Lineamientos del ministerio de la tecnología. Directiva 02 de gobierno en línea del 2002. Directiva de Comando General – N- 200-12 del 2008. Seguridad Informática. Directiva ministerial 0016 del 2009. Políticas del sector defensa.

INTELIGENCIA  Ley 1288 de 2009, el cual reglamenta la Ley de Inteligencia. (Declara Inconstitucional). Por lo anterior se tiene el proyecto de Ley 195 del 2011, la cual está en trámite de aprobación presidencial.  Ley 1098 del 2006 Código de Infancia y adolescencia.  Ley 906 Código de Procedimiento Penal.  Ley 504. Código de Penal.  Directiva del Ejército Transitoria 113 y 059. OPERACIONES.  Plan de campaña del Ejército “Bicentenario” 2011-2012”.  Disposición de Ejército 0025 de 2010. Denominación de batallón de combate terrestre. Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoria únicamente a la empresa y no será divulgado a terceros sin autorización de la empresa. ES-P-SG-02-F-025 Versión 03

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3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS

 Directiva permanente del Ejército. 0137 del 2011. Formulación de planes de acción y de  gestión de resultados del Ejército. ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.  Directiva de Ejército 0408- del 2011. Para moral y bienestar. (Para Normas de bienestar y  Recreación).  Decreto 1796 del 2000. Disposiciones de capacidad psicofísica y régimen de pensión para  las fuerzas militares.  Directiva transitoria 0003 del 2011. Para campañas de preservación de la fuerza. INTEGRAL  Directiva Transitoria 0137 del 2011. Para Planear y desarrollar programas que incrementen  la moral combativa de las tropas, consoliden la legitimidad y debilite la voluntad de lucha de  las organizaciones narcoterroristas, para facilitar el cumplimiento de la misión constitucional. INSPECCIÓN Y EVALUACIÓN.  Ley 87 de Noviembre del 1993. Normas para el ejercicio de control interno  Ley 190 de Junio de 1995 Moralidad de la integridad del a administración Pública. DERECHOS HUMANOS  Política Integral de derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario.  Directiva permanente 222 del 2008. Funcionamiento del sistema de recepción de quejas y  reclamos por presunta violación a los derechos humanos e infracción al DIH en las fuerzas  militares. GESTIÓN DE DESARROLLO HUMANO.  Decreto 1790 de 2000 – Plan de carrera del personal Militar.  Decreto 091 del 2007. Sistema especial del sector Defensa.  Directiva permanente 0163 del 2010 – Imparte las directrices para fortalecer la formación de  la capacitación al personal militar.  Decreto ley 1567 de 1998.Sisitema Nacional de capacitación y estímulos. Personal Civil.  Ley 909 del 2004 – Plan de carrera Administrativa. Evaluación de desempeño    

CENAE Y EMSUB. Plan de acción- Ley 152 de 1994 (Ley orgánica del plan de desarrollo) Difusión política integral DDHH- Directiva permanente No. 044 de 2010 Capacitación- Manual de DDHH y DIH Control de documentos- Ley 594 de 2000 (Ley general de archivo)

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3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS

 Política y objetivos de calidad- Ley 872 de 2003 (Creación del sistema de calidad)  Acción integral y acción humanitaria- Constitución política  Selección, instrucción, evaluación y clausura, cursos de combate, cursos de  especialización- Ley 30:1992, Decreto 1790:2000, Decreto 1605.1998, Estatuto de  Educación de las Fuerzas Militares de Colombia:1993, Ley 29:1990  Curso preparatorio instructores- Manual de pedagogía Militar EJC.3-161 del Comando del  Ejército  Curso avanzado de combate, Entrenamiento y reentrenamiento- Directivas permanentes del  Ejército, Manuales EJC  Doctrina- Directiva 098:2009, Directiva 300-6:2007  Investigación- Ley 29.1990, Ley 30.1992, Ley 1286:2009  Planeamiento logístico, Adquisición bienes y servicios- Decreto 2472, Decreto 538, Ley 80,  Resolución 1311  Ascensos- Ley 48, ley 403  Folios de vida, historias laborales- Ley 594:2000, Ley 734:2002, Ley 836:2003  Atención y orientación al ciudadano- Ley 489, Ley 190, Decreto reglamentario 2232:1995  Mantenimiento de transportes- Directiva logística de transportes 00012 de 1999. 

Durante la auditoria se detectaron dieciséis(16) no conformidades menores para las cuales el Ejercito Presento el plan de acción que fue aprobado el 2012-05-30

4. INFORMACIÓN RELACIONADA CON LOS SITIOS PERMANENTES AUDITADOS Número de sitios permanentes auditados diferentes al sitio principal

14 X SI

Es aplicable el procedimiento de toma de muestra como múltiple sitio En caso afirmativo cuantos sitios permanentes remotos se auditaron?

8 sitios

5. CONFORMIDAD DEL SISTEMA DE GESTIÓN Número de no conformidades detectadas en esta auditoria Número de no conformidades pendientes de solución de la anterior auditoria Número de no conformidades pendientes solucionadas en esta auditoría Número total de no conformidades pendientes

0 16 0 6 0 6 0 16

Mayores Menores Mayores Menores Mayores Menores Mayores Menores

Comentario adicionales:

6. ASPECTOS QUE APOYAN LA CONFORMIDAD Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoria únicamente a la empresa y no será divulgado a terceros sin autorización de la empresa. ES-P-SG-02-F-025 Versión 03

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6. ASPECTOS QUE APOYAN LA CONFORMIDAD Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN

ASPECTOS RELEVANTES GENERALES  La imagen de favorabilidad del ejército. Por los resultados positivos (87%) y en ascenso de las encuestas de percepción de la ciudadanía, que ubican al ejercito como la institución en el país con el mejora y mayor reconocimiento por su gestión.  Los resultados de la guerra. Porque los resultados de las capturas, neutralización y bajas a los diferentes actores de los blancos objetivos, están mostrando la efectividad de la estrategia en cumplimiento del plan de campaña.  La planeación estratégica. Por las siguientes mejoras que se han estructurado  La articulación entre el “Plan de acción” y el direccionamiento estratégico del sistema de gestión integral.  El fortalecimiento del proceso de Planeación, como Dirección y Jefaturas, que ha permitido contar con más personal para dar peso a este proceso, y responder a la mejora del SGC  Las decisiones del Direccionamiento de la Fuerza del Ejército, que obedecen a las decisiones consensuadas de la Mesa de Honor (con los Generales del Primer nivel estratégico), lo que permite una planeación asertiva sobre el actuar de la Entidad. - campaña FE EN LA CAUSA  El diseño y metodología de la transformación del Ejército a través del Sistema de Planeación Total, bajo un concepto funcional por procesos para el logro de la optimización de los mismos y el cumplimiento de los indicadores establecidos  La RAE. Porque esta herramientas definida para la medición, el análisis y la mejora del procesos que incluya ; el BSC, el sistema semáforo, el registro del análisis, las causas y el impacto de los resultados, que además que les permiten el seguimiento, monitoreo del desempeño del proceso la mejora de los procesos, como parte integral de la gestión del proceso.  Los “Planes de acción” Porque esta herramienta se constituye en la “Columna Vertebral de los procesos” porque además de representar la estructura del PHVA del proceso muestra, integra y articula las disposiciones a desarrollara para alcanzar los objetivos de los procesos. 

El Ejército y el Proceso de Gestión Financiera. Porque las cuentas del Ejército ante la Contraloría han sido fenecidas en los últimos cuatro años, con calificación limpia y sin observaciones, lo cual respalda el manejo transparente de los recursos de la institución durante el desarrollo de sus actividades administrativas, logísticas y operativas.

 Gestión Acción Integral. Se resalta la gestión de este proceso por: las manifestaciones de cariño de la comunidad para con la tropa en las diferentes actividades de acercamiento con la misma, las estrategias, las campañas iniciadas, los recursos asignados, el material publicitarios, el compromiso, la pasión y la Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoria únicamente a la empresa y no será divulgado a terceros sin autorización de la empresa. ES-P-SG-02-F-025 Versión 03

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6. ASPECTOS QUE APOYAN LA CONFORMIDAD Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN

convicción de cada uno de los miembros en el comando y en las divisiones por el trabajo realizado para: mejorar la moral de la tropa, el acercamiento con la comunidad y el incremento de la desmovilización del enemigo.  El proceso de Inteligencia Quinta División. Se resalta la gestión del procesos, por: el involucramiento del personal, el liderazgo de su equipo, el considerar al sistema de gestión como una herramienta que está contribuyendo a la transformación del Ejercito, pero sobre todo por el valioso aporte de los productos de inteligencia a los resultados obtenidos sobre los blancos de mayor impacto para la seguridad nacional. 

El proceso de Operaciones. El reconocimiento para este proceso por los logros militares, la imagen y el cariño del pueblo, el cumplimiento disciplinado del plan de campaña y el empleo de los indicadores del sistema de gestión como una herramienta de control y seguimiento de la gestión y resultados. GESTION DE CALIDAD

 La asesoría personalizada y acompañamiento permanente para implementar, mantener y mejorar el Sistema de Gestión de la Calidad, porque en cumplimiento del objetivo del proceso, se han fortalecido el compromiso y la toma de conciencia del personal hacia la gestión de la calidad, no solo a nivel del Comando sino también a nivel de las Unidades Operativas Mayores y Menores del Ejército.  La implementación del software Suite de Visión Empresarial, porque permitirá desarrollar de forma integral y perfectamente articulada las actividades relacionadas con el control de la documentación, la gestión de riesgos y el comportamiento de los indicadores de desempeño de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad.  El reconocimiento unánime de los beneficios obtenidos de la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad según lo expresado por el personal en las entrevistas realizadas durante la auditoría, porque se manifiesta un cambio importante en la actitud de las personas hacia el logro de los objetivos estratégicos del Ejército Nacional y en correspondencia con los principios y valores institucionales.  El desempeño del proceso Gestión de Calidad medido a través de los indicadores de: optimización de los procesos, implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora, satisfacción del cliente inmediato, porque los resultados obtenidos en las mediciones efectuadas permiten asegurar el cumplimiento de las metas dentro de rangos de gestión aceptable o excelente.

ASPECTOS RELEVANTES POR PROCESO 

Gestión de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario:  El programa Memoria histórica, la nueva línea de acción “Seguimiento y

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6. ASPECTOS QUE APOYAN LA CONFORMIDAD Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN

denuncia de crímenes GAML”, lo cual evidencia la evolución y el mejoramiento continuo del proceso dentro del marco de la nueva legislación.  El Seguimiento y denuncia de crímenes de los organismos a margen de la ley contra miembros del ejército y la sociedad civil, que ha permitido denunciar la Utilización de métodos no convencionales, para crear conciencia y demanda de estas prácticas  El indicador de mantener la variación en cero porcentual de las investigaciones formales abiertas por PHPP que permite evidenciar el seguimiento y cierre efectivo de los casos investigados  El incorporar un nuevo riesgo sobre el manejo de la información privilegiado que permite el cumplimiento de la ley de anticorrupción blindado la información sobre posibles fugas  El proceso de Gestión ambiental DAVAA. Por la configuración de este “Joven” proceso que en poco tiempo tiene consolidado los elementos estructurales para la implementación de un sistema de gestión ambiental en el ejército.  El proceso de Gestión de Ingenieros, Porque se ha constituido en una herramienta vital de soporte y apoyo a la logística y operaciones del ejército, comenzando por la mejora sustancial de la comodidad y bienestar de la tropa y de la comunidad afectada por el conflicto, trabajando con un “Ejercito” de ingenieros y arquitectos que aplican los estándares nacionales e internacionales más reconocidos en sus obras de infraestructura.  Gestión Tecnológica. Porque sus servicios de soporte y respaldo en informática y comunicaciones está contribuyendo al desarrollo de las operaciones y porque cuenta con un respaldo en equipos y tecnología que garantiza en un alto porcentaje la continuidad de los servicios informáticos. 

El compromiso del personal activo en las actividades tanto del CEMIL como de las Escuelas, que se evidencia en el desarrollo y seguimiento de los procesos, como parte integral de la pertinencia con los objetivos estratégicos del Ejército.

 El control ejercido a través de las reuniones semanales en el servicio de EDUCACION MILITAR que permiten la revisión de las actividades propias del curso para la toma de decisiones correctivas y preventivas y de mejora continua.  El desarrollo del servicio CIENCIA Y TECNOLOGIA en las escuelas, lo que ha permitido evidenciar el desarrollo de proyectos que son viables y de beneficio para todo el Ejercito.  Los controles ejercidos en el seguimiento de las actividades propias de los servicios de Educación Militar, Doctrina y Ciencia y Tecnología, que permiten lograr los resultados esperados de cada uno de los procesos.  La percepción positiva de los alumnos entrevistados en el servicio de Educación Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoria únicamente a la empresa y no será divulgado a terceros sin autorización de la empresa. ES-P-SG-02-F-025 Versión 03

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6. ASPECTOS QUE APOYAN LA CONFORMIDAD Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Militar con respecto a la capacitación recibida en la Escuela Misiones Internacionales y Acción Integral ESMAI , lo que permite evidenciar no solo la calidad de la educación, sino la oportunidad de profesionalizar el trabajo del personal activo. De la misma manera la percepción de los alumnos de la Escuela de Infantería con el nuevo proyecto de Doctrina sobre el Manual de EQUIPO DE COMPAÑÍA DE INFANTERIA MACANIZADA Y TANQUES.  La conciencia y cultura creada en la Escuela de Infantería sobre la viabilidad de proyectos, que van a permitir mejorar en la parte de seguridad y los procesos operacionales de la tropa a pie, mejorando las condiciones en la prestación del servicio.  Los desarrollos tecnológicos de las virtualizaciones de los cursos que permiten mejorar la comprensión de temas y coberturas en tiempos y participación de alumnos.  Administrativo Comando General. Se identifican como aspectos relevantes en este proceso los siguientes:  Los resultado de las encuestas de satisfacción realizadas a los usuarios de los servicios del proceso, las cuales evidencian el cumplimiento del equipo de trabajo ante los requerimientos de los clientes internos que de manera oportuna y eficaz son atendidos  Las estrategias de sensibilización hacia los conductores en relación con la seguridad vial; como prueba de ello la emisión periódica de Boletines que contienen información que sensibiliza sobre las acciones de prevención a tener en cuenta durante la conducción, así como las capacitaciones que se realizan con este mismo propósito  .

VII DIVISIÓN DERECHOS HUMANOS  La mejora continua en el indicador de personal capacitado; que desde el año 2007 evidencia un aumento importante, con tendencia a la fecha de dar total cobertura a todos los miembros de la División.  La relevancia que tiene el proceso DDHH y DIH en la División VII, de lo cual se evidencia la implementación de diferentes estrategias de comunicación, sensibilización, divulgación, que han permitido la generación de una cultura enfocada en dar cumplimiento a las directrices planificadas por la Institución. ACCION INTEGRAL  La organización operativa del proceso; por medio de los Grupos Especiales de Operación Sicológica, la Compañía de Acción Integral, con la participación de un grupo de oficiales que realizan la Dirección, suboficiales y soldados con capacidad de combate y técnica para realizar toda la labor necesaria para interactuar con las Comunidades y para tomar en el campo la información que es necesario comunicar Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoria únicamente a la empresa y no será divulgado a terceros sin autorización de la empresa.

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6. ASPECTOS QUE APOYAN LA CONFORMIDAD Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN

a las partes interesadas y la Sociedad en general.  La elaboración del plan semestral de trabajo del proceso; que se realiza con el concurso de los Oficiales a cargo de de las Brigadas adscritas a la División, con el fin de atender las necesidades prioritarias y estratégicas que se articulan con la operación misional de la Institución. Así mismo es importante destacar la asignación de los recursos humanos, técnicos, logísticos y económicos asignados para asegurar el cumplimiento de los objetivos planificados para el proceso. OPERACIONES  Los procedimientos aplicados para el planeamiento y seguimiento de las operaciones; en los que participan todas las partes involucradas, se aplican los protocolos de seguridad, se documentan las estrategias, se asignan los recursos necesarios y en general se fija la línea de actuación a desarrollar en el campo. Así mismo son rigurosos los protocolos del seguimiento al desarrollo operativo y el manejo de la información que permite determinar el grado de conformidad frente al plan y las estrategias formuladas.  Las acciones de instrucción, entrenamiento y re entrenamiento realizadas de parte de los procesos de la Formación; como parte fundamental y necesaria para que los soldados adquieran los conocimientos necesarios para su mejor desempeño en el campo: Directivas Institucionales, Derechos humanos y Derecho Internacional humanitario, manejo de armas, estrategias de combate, entre muchos otros temas. TECNOLOGIA  El control en la aplicación de las Directivas relacionadas con la Seguridad de la Información; para lo cual la Institución tiene definidas las políticas de control que son aplicadas en la División. Se cuenta para ello con las herramientas necesarias que permiten realizar los controles y asegurar la conformidad con las directrices planificadas.  La estructura y organización del proceso; evidente en la recopilación de la información que se debe realizar para elaborar y enviar los reportes solicitados por la Dirección general, en los que se hace un reporte detallado de todos los aspectos que tienen que ver con la aplicación de los controles procedimentales del proceso y que permite además hacer un análisis del estado de desempeño para identificar oportunidades de mejora que aumenten la eficiencia y eficacia de la gestión.  ATENCION AL CIUDADANO. Por el control de las PQRS presentadas por los ciudadanos y demás partes interesadas; de las cuales se evidencia a través del aplicativo de control y de los registros del proceso, el seguimiento que se realiza a cada una desde la recepción hasta que se emite la respuesta por el área involucrada. Es importante destacar en este aspecto la gestión realizada por la líder del proceso para hacer el seguimiento con las áreas respectivas encargadas de la respuesta, para que los términos establecidos en las políticas de la Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoria únicamente a la empresa y no será divulgado a terceros sin autorización de la empresa. ES-P-SG-02-F-025 Versión 03

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6. ASPECTOS QUE APOYAN LA CONFORMIDAD Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Institución se cumplan a satisfacción y que en forma diligente se esté proporcionando una declaración al solicitante.  CONTROL Y SEGUIMIENTO. En La realización de campañas en la División que promueven el fortalecimiento de la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Calidad; de lo cual se evidencia la publicación de carteleras, piezas descriptivas de los mapas de procesos, objetivos de calidad, misión, visión, políticas, además de la realización de sesiones de capacitación, reuniones de seguimiento y evaluaciones periódicas de la gestión a través de revistas a los procesos.  PLANEAMIENTO LOGISTICO. Por el enfoque de control en las Brigadas; a fin de asegurar que se están cumpliendo las Directivas Institucionales en relación con el suministro, manejo y preservación de los bienes que son requeridos para la realización de las operaciones. Con este propósito se realizan ejercicios periódicos de verificación que permiten evidenciar la conformidad frente a los requisitos especificados, asó como oportunidades de mejora para la gestión.  GENERALES. Por los informes de las revistas realizadas a las Brigadas y batallones; en los cuales se hace una referencia detallada de los resultados observados por cada uno de los procesos que participan en el ejercicio, los hallazgos encontrados, las oportunidades de mejora y demás información relevante que se necesita para concluir sobre el cumplimiento de las Directivas Institucionales en la Unidad evaluada. Son importantes también en este sentido los recursos asignados para ejecutar la revista, el grado de detalle con el que se realiza y el seguimiento para que se ejecuten los planes de acción de mejora que se generan con el ejercicio. GESTION DOCTRINA

 La metodología utilizada para la generación de la doctrina del Ejército Nacional representada por manuales y reglamentos, mediante el desarrollo de proyectos siguiendo las fases de: investigación, preliminar, estandarización y aprobación, acompañadas de seguimiento y evaluación, porque permite asegurar el logro de los objetivos relacionados con la optimización de la capacitación, instrucción y entrenamiento del personal del Ejército Nacional.  Las actividades de educación y entrenamiento para la adaptación rápida a técnicas, tácticas y procedimientos generadas en el sistema de lecciones aprendidas, porque con un enfoque eminentemente preventivo se busca el mejoramiento del desempeño de las tropas en los campos táctico, técnico y administrativo. Así como la optimización de los recursos asignados.  El desempeño del proceso, porque de acuerdo con los resultados obtenidos en las mediciones periódicas de los indicadores relacionados con la difusión de las doctrinas y la generación de proyectos, se evidencia el cumplimiento de las metas en el rango de gestión excelente (100%). Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoria únicamente a la empresa y no será divulgado a terceros sin autorización de la empresa. ES-P-SG-02-F-025 Versión 03

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6. ASPECTOS QUE APOYAN LA CONFORMIDAD Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN ADMINISTRACION DE PERSONAL

 Los planes de bienestar para el personal de la institución y las altas calificaciones obtenidas en la medición de la satisfacción de los planes vacacionales, porque evidencian el cumplimiento de las actividades planificadas para el logro de los objetivos de proporcionar merecido descanso en centros recreacionales.  Los programas de Salud Ocupacional, Medicina preventiva y del trabajo, porque están orientados adecuadamente a reducir la accidentalidad del personal mediante la divulgación masiva de boletines técnicos informativos sobre la prevención de accidentes.  El desempeño general del proceso , porque de acuerdo con los datos suministrados respecto a la medición de los indicadores, se evidencia un desempeño en los rangos de excelencia ( superior a 80% de cumplimiento de las respectivas metas)

7. OPORTUNIDADES DE MEJORA

OPORTUNIDADES DE MEJORA GENERALES 

Gestión del Desarrollo Humano. Para que la consiga prioritaria en el ejército con respecto al “Sistema de Gestión Integral” sea celeridad para terminar el proyecto de “Gestión por competencias”, con todo el liderazgo, recursos, seguimiento y apoyo del alto mando. Para lo cual es importante tener en cuenta:  Más recursos para agilizar el desarrollo del proyecto  Terminar de documentar las competencias de los cargos críticos en las divisiones  Identificar para los cargos no-críticos los perfiles de competencias (directivas, organizacionales y de gestión).  La evaluación inicial para identificar las brechas de acuerdo con las competencias organizacionales, directivas y de gestión para los cargos críticos.  Evaluar las habilidades comportamentales de los civiles que ingresen.  Replantear el objetivo del macro proceso para que incluya lo que pretenda alcanzar, en términos del desarrollo integral.  Alinear y articular los objetivos de los procesos (vinculación, administración de personal y retiro)  Identificar un indicador que evalué la gestión del macro proceso  Para que sean consideradas y tramitadas con agilidad las solicitudes de capacitación recibidas de las divisiones por este proceso en el comando, en cumplimiento del procedimiento(Diagnóstico de capacitación”  Evaluar la eficacia de las capacitaciones a corto plazo y en su sitio de trabajo a través de resultados relacionados con el objetivo de las capacitaciones.

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7. OPORTUNIDADES DE MEJORA



El control de producto o servicio no conforme. Para reactivar el empleo de esta herramienta e incentivar el uso masivo de la misma en los procesos misionales, tener en cuenta:  Claridad en el uso y en el alcance de la aplicación de esta herramienta  Reorientar y complementar esta herramienta de manera que también se consideren los productos no conformes que a nivel táctico y operacional encuentren los usuarios de las directivas o planes.  Considerar también como PNC las directivas temporales con errores o que generan problemas en la aplicación en los procesos misionales.  Identificar plenamente en la matriz de producto no conforme la gama de PNC por cada proceso.  Definir un registro, práctico, ágil que motive al usuario a registrar un PNC, como por ejemplo los informes al final de cada operación, junto a las lecciones aprendidas.  Concientizar a los usuarios sobre la importancia de la aplicación y cumplir este requisito de la norma NTC GP 1000.  Seguimiento estricto en las auditorías internas de calidad a este requisito.  Seguimiento en la Revisión por la dirección del alto mando a la aplicación de esta herramienta.



Las acciones preventivas. Para mejorar la documentación de las acciones preventiva, es necesario considerar y analizar, los siguientes lineamientos:  Las acciones preventivas de la “Gestión del Riesgo” no son la única fuente para identificar acciones preventivas.  Revisar y fortalecer el concepto de prevención  Liderazgo de los dueños de proceso en la identificación de las acciones preventivas  Separar en el procedimiento definido de acciones correctivas y preventivas, las fuentes que les permiten identificar las acciones preventivas de las correctivas y de las acciones de mejoramiento continuo.  Enriquecer el procedimiento definido con herramientas adicionales para identificar las acciones preventivas, como; la planificación para cumplir los objetivos de los procesos (que impediría cumplirlos-riesgos), un DOFA (las amenazas), el análisis de tendencias de los indicadores y sobre todo al analizar el impacto de los cambios y los proyectos de mejora sobre el sistema de gestión pueden permitir identificar riesgos y por tanto acciones preventivas.  Establecer espacios mandatorios para la identificación y seguimiento de las acciones preventivas.  La revisión por la dirección es la herramienta más importante para el seguimiento de las acciones preventivas, para lo cual se le pueden estructurar gráficos que le indiquen al alto mando, las tendencias de las acciones, las fuentes, los procesos que más generan etc.



Los riesgos de los procesos. Para Fortalecer la aplicación de esta herramienta, tener en cuenta:  Reforzar con una capacitación práctica el manejo de esta herramienta, fundamentalmente en cuanto al seguimiento del nivel de riesgo  Establecer una herramienta que demuestre que los dueños de proceso hacen

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7. OPORTUNIDADES DE MEJORA

seguimiento al nivel de riesgos de su proceso y a la gestión relacionada con la misma.  Que en las divisiones se tomen los mismos riesgos del comando(cuando apliquen) 

Las acciones correctivas. Para fortalecer la disciplina de la documentación de las acciones correctivas, es importante, considerar:  Las auditorías internas no son la única fuente para identificar las acciones correctivas.  Liderazgo de los dueños de proceso en la identificación de las acciones correctivas  Los dueños de procesos conocen a través de su gestión los problemas más reiterativos o impactantes, los cuales son fuentes para la identificación de acciones correctivas.  También son fuentes para identificar acciones correctivas en los procesos: las quejas y reclamos de los clientes internos o externos, el incumplimiento de las metas de los indicadores, el servicio o producto no conforme, la autogestión etc.  Establecer espacios mandatorios (por ejemplo: cada mes con el seguimiento a los indicadores) para la identificación y seguimiento de las acciones correctivas.  Las auditorías internas de calidad y la revisión por la dirección son las herramientas más importantes para el seguimiento de las acciones correctivas.  Para una mejor evaluación de la generación de acciones correctivas, por parte del alto mando en la revisión por la dirección, sería conveniente que se presentara de manera gráfica y comparativa la información en cuanto a: fuentes, procesos aportantes, tendencias con respecto al ciclo anterior, etc.



El mejoramiento continúo. Para fortalecer la cultura del mejoramiento continuo en la institución es importante tener en cuenta:  Que el Mejoramiento continuo es “aumentar la capacidad de los procesos para cumplir los requisitos de sus servicios”  Incluir en el procedimiento “Acciones Correctivas y Preventivas”, el concepto de mejoramiento continuo y un capitulo adicional que relacione las fuentes que les van a permitir identificar acciones de mejoramiento continuo, como: proyectos de mejora, autoevaluación con la norma ISO 9004/2009, Benchmarking, estudios de mercado, sugerencias, optimización de procesos y métodos, cuellos de botellas (Teoría de restricciones) etc.  El “Mejoramiento continuo” en los procesos debería ser planificado e identificarse según necesidades prioritarias de la organización en la última Revisión por la Dirección del sistema de gestión del año  Los dueños (Lideres) de proceso al evaluar su gestión y presentar su informe de gestión anual final, proponen nuevas metas y proyectos de mejoramiento continuo, que contribuirán a alcanzarlas.  Consultar el modelo propuesto por la norma UNE 66178 “Mejoramiento Continuo”, como una guía para el reenfoque del proceso actual de

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7. OPORTUNIDADES DE MEJORA

mejoramiento continuo.  Definir un indicador que mida el “Mejoramiento Continuo de los Procesos” y la proactividad del sistema de gestión, como por ejemplo MC= (N°APVAS+N° AMC) X100/N°ACVAS.  Los indicadores de los procesos de las divisiones sean los mismos que se definieron para los homólogos del comando. 

Los clientes tácticos y operativos del sistema de gestión integral a nivel estratégico. Para que sean incluidos formalmente estos usuario y beneficiario de los servicios al sistema de gestión integral, lo cual implicaría:  Formalizar las expectativas y necesidades de los usuarios y beneficiarios a nivel táctico y operacional  Identificar formalmente la percepción de la satisfacción de los clientes.



La planeación estratégica. Para complementar esta herramienta, considerar:  Definir un indicar que mida directamente el objetivo estratégico de “Desarrollo integral”  Definir un indicador que mida el nivel de competencias del personal  Indicador que cumpla la meta y no tenga posibilidad ampliarla, desmontarlo como indicador y dejarlo como un control  En la auditoría externa que sean los dueños de proceso los que demuestren la gestión de su proceso.  Implementar al BSC y el sistema semáforo el color azul que sería el que demuestra la fase de mejoramiento continuo de los indicadores de los procesos.  Definir un indicador que mida la pro actividad del sistema de gestión integrado y ayude a la medición del mejoramiento continuo de los procesos y de la institución. Ip= (N°Apvas+N° Ame)/Acvas  Identificar indicadores de efectividad de los procesos misionales adicionales a los actuales, de manera que evalúen el ciclo completo de los objetivos e incluyan todas las partes interesadas definidas en los mismos.



La revisión de los Diseño y Desarrollos en los procesos misionales. Para consolidar este control tener en cuenta:  Definir adicional a la revisión de entrada que otras revisiones existen a lo largo del diseño.  Incluir en el procedimiento los criterios contra los cuales se efectúan las revisiones a lo largo del diseño.  Formalizar el registro que evidencia las diferentes revisiones del diseño.



La implementación del sistema de gestión a nivel táctico y operacional en los procesos misionales. Para que sea considerado por el Alto Mando el desarrollo del proyecto que le permita migrar gradualmente al sistema de gestión al nivel táctico y operacional, en los procesos misionales, lo anterior considerando que ya están definidas y consolidadas las bases y directrices a nivel estratégico y empieza a forjarse de la cultura de calidad en el ejercito. Para tener un referente de nivel internacional en el desarrollo de este proyecto se sugiere consultar la “Serie Aeroespacial. Sistemas de Gestión de la Calidad”(UNE 9100 y 9104-001/002/003) las cuales son normas especificas para el sector aeronáutico y tienen como base las

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7. OPORTUNIDADES DE MEJORA

norma ISO 9001 e ISO 9004.

OPORTUNIDADES DE MEJORA POR PROCESO 

Inspección y auditorias. Para fortalecer la gestión del proceso, tener en cuenta:  Prioridad para el desarrollo de un proyecto que permita integrar y articular plenamente las inspecciones y las auditorías internas de calidad de manera que se logren aunar esfuerzos, optimizar recursos y resultados más integrales.  Implementación de indicadores que evalúen el cubrimiento gradual y planificado de las inspecciones y que también evalúen la efectividad de la gestión de esta herramienta (por ejemplo a través de hallazgos de entidades externas de control)  Incrementar la meta del indicador de la satisfacción de las unidades inspeccionadas (Esta en 80% y el promedio del año terminó en 96%).  Auditar siempre a las unidades que se van a incorporan al sistema de gestión de la calidad.  Formalizar una herramienta (matriz, tabla o cuadro de control) que les permita una visión especifica y detallada del cubrimiento de las inspecciones y evaluar y controlar el cubrimiento gradual de las inspecciones en todo el ejercito.  Formalizar los criterios para la programación anual de las inspecciones.  Conservar registros que respalden la competencia de los inspectores o especialistas civiles y del cumplimiento de la formación necesaria para llegar a ser inspectores.  Complementar las listas de verificaciones de casinos, con preguntas acerca de los elementos básicos del BPM, coherente con el indicador actualización de listas de verificación.  Incluir en el seguimiento a los indicadores en la casilla de impacto el análisis de los problemas más reiterativos (ej: riesgos, archivos etc.) como valor agregado para la revisión por la dirección.  Incluir como entrada a la “Revisión por la dirección del alto mando” un resumen gráfico, comparativo de los resultados de las inspecciones en donde se presenten los hallazgos más repetitivos y de mayor impacto para la institución, además de mostrar la evolución y mejora de las diferentes divisiones, brigadas, batallones a través de esta herramienta.



Gestión de los Derechos Humanos. Para consolidar la gestión de este proceso, tener en cuenta:  Consultar con las encuestas de percepción si alguna pregunta ayudaría a evaluar la gestión del proceso desde el punto de vista de efectividad(impacto)  Identificar acciones preventivas, correctivas y de mejora en el proceso  Seguimiento a los riesgos  Revisar los registros de las capacitaciones extracurriculares para verificar que estén completos para cada servicio  El ampliar el objetivo del proceso de DDHH/ DIH, que permita involucrar y evidenciar el trabajo de seguimiento a los casos presentados permitirá analizar y aportar a la creación de cultura por el respeto de los Derechos Humanos

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7. OPORTUNIDADES DE MEJORA

 Es importante modificar el indicador 1 del objetivo estratégico (Investigaciones disciplinarias abiertas activas fallidas en el 10%) presentado de manera positiva y no negativa con casos fallados, lo que permite demostrar la eficacia del seguimiento en este proceso  El contar con indicadores de efectividad sobre el manejo de los casos militares que violan los derechos humanos, permite evaluar la percepción de mejora en este aspecto y favorece la imagen institucional 

Gestión de evaluación, control y seguimiento: Difusión, asesoría y acompañamiento. Para consolidar este proceso, tener en cuenta:  Completar el objetivo (que es lo que hacen) con lo que se quiere alcanzar, lo anterior para definir indicadores que evalúen la efectividad de la gestión.  Incluir una pregunta en la encuesta que evalué los resultados de los servicios



Gestión de acción integral. Para consolidar la gestión de este proceso tener en cuenta:  Definir un indicador para medir la efectividad y todos los esfuerzos para con la población y la tropa.  Documentar las acciones correctivas, preventivas y de mejora  Completar la casilla de observaciones de seguimiento a los indicadores del proceso(DAVAA)  Aplicar y registrar el procedimiento de producto no conforme



Operaciones DAVAA. Para mejorar el desempeño de este proceso tener en cuenta  Incluir en el procedimiento para elaborar las campañas las disposiciones especificas para la elaboración de “Planes Operativos”  Fortalecer las revisiones al diseño de directivas o planes  Reingeniería para la herramienta Control de producto o servicio no conforme  Documentar las acciones correctivas, preventivas y de mejora  Completar la casilla de observaciones de seguimiento a los indicadores del proceso  Completar la matriz de riesgos tomando los ejemplos de riesgos del comando (que apliquen).  Capitalizar las lecciones aprendidas como oportunidades de mejora( correctivas, preventivas y mejora continua)



DDHH Y DIH en DAVAA. Para continuar consolidando este proceso, tener en cuenta:  Documentar las acciones correctivas, preventivas y de mejora(por autogestión)  Definir un indicador que mida la efectividad de la gestión



Gestión de Ingenieros Diseño y desarrollo. Para mejorar el procesos, tener en cuenta:  Lanzar con prioridad el Indicador de calidad del diseño  Documentar las acciones correctivas, preventivas y de mejora del

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7. OPORTUNIDADES DE MEJORA

proceso(por autogestión)  Tomar acciones(correctivas para el procesos o contra otro proceso que les este afectando) para cumplir cronogramas de diseño en cuanto al desfase para el inicio  Modificar el procedimiento para que se formalice la diferentes opciones para validar los diseños( Software, Auditoria de obras y durante el proceso constructivo.  Incluir en el formato” Revisión, verificación y VALIDACIÓN” el espacio para el registro del concepto de la validación y el espacio para el registro del concepto de control de calidad. 

Gestión de Ingenieros Auditoria de obra. Para mejorar este proceso, tener en cuenta:  Definir la estructura mínima que deberían tener los planes de calidad para constructores e interventores  Definir los criterios para la revisión de los planes de manejo ambiental.  Generar informe de supervisión de obras de directores de interventoria  Incluir dentro del alcance del sistema de gestión de la calidad el proceso de Post Ejecución para que permita la retroalimentación del trabajo de diseñadores, constructores, auditores de obra e interventores  Formalizar un resumen ejecutivo del análisis del desempeño de los indicadores del proceso.



Quinta División. Gestión de acción integral e Inteligencia. Para continuar desarrollando su positiva gestión, tener en cuenta:  Documentar los productos no conformes  Identificar y documentar por autogestión las acciones correctivas, preventivas y de mejora.  Apropiación en el manejo del seguimiento al nivel de riesgo

ESCUELAS 

La definición de los indicadores de eficacia, efectividad en los diferentes servicios de las Escuelas, que permitan mirar el impacto de las acciones y mostrar los resultados positivos y de largo plazo en aspectos de educación, implementación de proyectos, entre otros.



Es importante desde la Estructura orgánica del Ejército, organizar y reafirmar las acciones y actividades de las estancias JEDOC, CEMIL y Escuelas de tal manera que se garantice su interdependencia, apoyo y divulgación de funciones, que permitan planear, verificar y validar los proyectos y acciones de los servicios de EDUCACION MILITAR, DOCTRINA Y CIENCIA Y TECNOLOGÍA.



La transformación y cambio de la Escuela ESMAI con el nuevo proyecto de Mayo del 2012 debe estar alineada con los procesos del SGC y afecta directamente la estructura de los servicios, por lo tanto debe ser presentada en la Revisión por la

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7. OPORTUNIDADES DE MEJORA

Dirección para controlar las modificaciones futuras. 

Cuando se efectúen cambios en materias puntuales (nombre del tema, intensidad, número de alumnos) es importante dejarlos registrados y difundidos, ya que pueden afectar las condiciones y calidad en la prestación del servicio.

 El analizar las diferentes acciones y campos afectados en los proyectos desde el ANTEPROYECTO nos va a permitir clasificar los viables y no inviables con los criterios conocidos y validados objetivamente. 

Dentro del quehacer de los servicios, cuando sea aplicable se debe gestionar la autoría intelectual de los distintos desarrollos y proyectos, lo que permite garantizar la objetividad en las alianzas y la optimización de recursos conjuntos, sin que se pierda el objetivo y control de estos desarrollos.



Aunque se cuenta con los Manuales de Funciones que definen los criterios o requisitos de estudios y experiencias, para el personal de las Escuelas, es importante complementar con requisitos de formación y habilidades para los cargos de docentes y gestores de proyectos en el personal activo, para que se garanticen las competencias necesarias estipuladas en la Norma y que permiten la eficacia y mejora de los procesos.



Es importante en las condiciones controladas del servicio educativo en la Escuela ESMAI, acordar el número de alumnos establecidos para la calidad del servicio educativo.



En la ejecución de proyectos nuevos en Ciencia y Tecnología dentro de las Escuelas, es importante registrar las modificaciones del proyecto inherentes a cambios de fecha, nombres, alcances y demás aspectos que afecten la planeación de estos.



Cuando por razones de Directivas de la JEDOC, no se cuenten con proyectos de actualización o generación del servicio de DOCTRINA, es importante ampliar el objeto del proceso en la Escuelas incluyendo actividades de difusión, entrenamiento, actualización de los cambios doctrinales de tal manera que se garantice el conocimiento y aplicación de los mismos.



Los análisis de datos y estadística de la información recopilada en los registros evaluación de la instrucción, aplicados por los inspectores de estudios; de la cual es posible identificar oportunidades de mejora en relación con las observaciones de cumplimiento o no de los criterios evaluados, que además determinan el grado de conformidad de la prestación del servicio. En la medida que este ejercicio es posible asociarlo con el procedimiento para identificar y controlar el Producto o Servicio no conforme, así mismo es conveniente en el mismo periodo trimestral de consolidación de la información, evaluar la necesidad de implementar acciones

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7. OPORTUNIDADES DE MEJORA

correctivas y/o preventivas a partir del análisis de estos datos. 

La Revista / Inspección /seguimiento en la realización de clases; para que esta estrategia de control no se pierda en el Sistema de Gestión de Calidad con la implementación de la evaluación 360 grados de los Docentes, sino que más bien se reestructure o fortalezca considerando que el concepto de la revista se enfoca en evaluar el grado de conformidad del servicio incluyendo además del Docente, la infraestructura, el programa académico y en general el cumplimiento de todos los elementos involucrados en la prestación del servicio, lo cual es diferente al esquema de evaluar solamente al Docente; por tanto es conveniente que ambos mecanismos se mantengan por su importancia para el aseguramiento de la calidad de la prestación del servicio.



El concepto y aplicación del Producto / Servicio No Conforme en los procesos misionales; que si bien es aplicable para el caso de que no se cumpla la programación de cursos, no aplica solo en este caso, sino también en otros relacionados con el incumplimiento a las especificaciones de la prestación del servicio, como bien son ejemplo los registrados en los informes de inspección de clases. Con el fin de fortalecer el uso de la metodología propuesta en el Sistema de Gestión de Calidad, es conveniente realizar nuevas sesiones de capacitación sobre el tema y profundizar en este como fuente de mejora para la eficacia y efectividad de la gestión de calidad en la Institución.



El enfoque por competencias de los Programas Académicos; para que se evalúe con prioridad la iniciativa de estructurar este modelo educativo, con la finalidad de fortalecer la formación integral de los alumnos vinculado los conocimientos, habilidades, actitudes y valores, para de esta manera orientar en mejor manera el perfil del militar hacia el cumplimiento misional de la Institución.



El conocimiento del modelo pedagógico de la Institución por parte del personal Docente de la Institución; del cual es conveniente que el equipo de trabajo fortalezca su entendimiento para que así mismo sea su aplicación en el desarrollo de los programas académicos.

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El procedimiento de DOCTRINA; para que en su actualización se tengan en cuenta los lineamientos propuestos por el numeral 7.3 Diseño y desarrollo de la norma GP 1000:2009, el cual provee elementos de gestión y de mejora que bien son aplicables para la elaboración de este tipo de documentos Institucionales.

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Las acciones preventivas definidas a partir de los riesgos identificados en los procesos; en las que deben ser tenidas en cuenta todas las causas que se identifican en la metodología, con el fin de iniciar acciones enfocadas en la eliminación de las mismas y así dar tratamiento eficaz a la acción de disminuir, mitigar o eliminar el riesgo.

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7. OPORTUNIDADES DE MEJORA

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La metodología para el desarrollo de proyectos de Investigación y Tecnología; para que su contenido tenga en cuenta la propuesta de elementos de mejora que expone la norma NTC 5801 Gestión de la Investigación y Desarrollo e Innovación, Requisitos del Sistema de Gestión. Esta norma proporciona directrices que van más allá de los requisitos establecidos en otras normas de sistemas de gestión, con el fin de considerar tanto la eficacia como la eficiencia de un sistema de gestión de la I + D + I y el potencial de mejora de los resultados, así como la mejora de los procedimientos de transferencia interna de estos resultados para optimizar los procesos de innovación de la Organización.

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Los objetivos estratégicos del proceso de Ciencia y Tecnología; en los cuales es conveniente definir algunos relacionados con el fortalecimiento de este tipo de actividades como son el fortalecimiento de los grupos de investigación y su calificación en las categorías de COLCIENCIAS, la producción de artículos científicos que puedan ser indexados, al igual que revistas de ciencia y tecnología, entre otros.

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Los indicadores de efectividad; en los cuales es conveniente definir algunos relacionados con el objetivo misional de los procesos de formación como es el de capacitar personal que evidencie sus competencias en el desarrollo de la misión Institucional. En la medida que los Militares tengan su mejor desempeño en las áreas de Operaciones, administrativas y logísticas en las diferentes Unidades en donde laboran, así mismo se reflejará la efectividad de las actividades de las Escuelas.

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El procedimiento de calibración / verificación de equipos en la Escuela de comunicaciones; para que este se perfeccione adicionando aspectos relacionados con la identificación de los equipos en los puntos de uso, la definición de los errores permisibles o tolerancia ante los resultados de las mediciones de verificación, los elementos que se deben observar y evaluar en los certificados de calibración de los laboratorios empleados para realizar dicha actividad, la calificación necesaria de los técnicos que realizan las actividades de verificación, entre otros aspectos.

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La evaluación de los proveedores de servicios / Convenios que realizan las Escuelas; para que en un análisis del tipo de servicios prestados por las diferentes Entidades educativas, Institucionales gubernamentales, otras unidades del Ejército, laboratorios de ciencia y tecnología, calibración de equipos, se establezca un modelo especial de evaluación y re evaluación de este tipo de servicios, que permita una retroalimentación benéfica con este tipo de Entidades para la Institución, en la medida que se identifican oportunidades de mejora que se pueden capitalizar para aumentar la eficiencia y eficacia en la prestación del servicio.

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7. OPORTUNIDADES DE MEJORA

PROCESO ADMINISTRATIVO COMANDO GENERAL 

La consolidación del plan de mejora identificado en la Unidad, referido a la aplicación de un software especializado que facilite el control de los requerimientos desde su recepción, registro hasta su atención, evaluado las oportunidad y satisfacción del cliente interno atendido. Así mismo se facilitan las actividades de consolidación y análisis de la información que permite identificar nuevas oportunidades de mejora para aumentar la eficiencia y eficacia del proceso. Tal es el caso de los eventos de reprocesos de mantenimientos efectuados que pueden indicar oportunidades de mejora por efectos de tender a disminuir o evitar que esto se presente.

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El control del consumo de gasolina en relación con los km recorridos por los vehículos; para lo cual es conveniente fortalecer los mecanismos utilizados para recopilar la información y realizar los análisis pertinentes que permitan determinar la adecuación del consumo a los kilómetros recorridos y el uso mismo de los automotores. Con este propósito se sugiere revisar la posibilidad de implementar aplicativos de software disponibles hoy en día en el mercado y a disposición incluso de las FFAA para facilitar este control y hacer uso óptimo de los recursos disponibles.



El programa de Salud Ocupacional; para que se fortalezca la aplicación de los controles relacionados con el control de los riesgos generados por las actividades de mantenimiento de los vehículos en los talleres, en especial los temas de capacitación relacionados con el uso de los elementos de protección personal y las herramientas, así mismo son importantes la realización de inspecciones frecuentes a los puestos de trabajo, con el fin de identificar y controlar eventuales situaciones de riesgos para los funcionarios.

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Los registros del mantenimiento realizado a los equipos de los talleres; de los cuales es pertinente conservar las evidencias que demuestran que periódicamente se realiza el control al funcionamiento de estos equipos y asegurar que son atendidas las recomendaciones que realizan los proveedores de este servicio. VII DIVISIÓN DERECHOS HUMANOS

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El cuadro de registro y seguimiento de las quejas por presuntas violaciones a los DDHH y DIH interpuestas por la Comunidad; para que se complemente con mayor información que facilite evidenciar la trazabilidad de la respuesta y cierre de cada uno de los casos que se presenten. De igual manera la consolidación de esta información que permita el análisis estadístico de los datos y la identificación de oportunidades de mejora para proponer acciones correctivas y preventivas.

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7. OPORTUNIDADES DE MEJORA

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La información de las lecciones aprendidas relacionadas con los casos presentados de presuntas violaciones los DDHH y el DIH; para que esta información se consolide de manera práctica y sencilla en un documento tipo Boletín que permita realizar su fácil divulgación y comunicación a las partes interesadas. De igual manera es importante que a partir de esta información se documenten las acciones correctivas y preventivas que sean necesarias, a fin de que queden por escrito las acciones definidas para prevenir la reincidencia o bien la posible materialización de este tipo de situaciones. ACCION INTEGRAL

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El cuadro de seguimiento de los indicadores de gestión; en el cual es conveniente realizar las operaciones aritméticas de las cifras formuladas para el cálculo de los indicadores, con el fin de presentar un resultado comparado frente a las metas planificadas y facilitar así la toma de acciones de mejora, producto del análisis de estos datos. OPERACIONES



La evaluación de la conformidad que realiza el proceso Jurídico en las operaciones; para que su observación se adopte como una forma de identificar los No conformes en el proceso de operaciones, toda vez que esta gestión es una verificación de las condiciones de los requisitos especificados y en la medida que alguno de estos se incumpla, se convierte en un No Conforme que bien vale la pena documentar, tratar y analizar en forma consolidada cuando se presentan varios de este tipo. Es importante asignar la responsabilidad al Oficial de la parte Jurídica para que una vez que identifique incumplimiento a los requisitos legales y reglamentarios, documente un Producto o Servicio No Conforme y genere el inicio del procedimiento para su tratamiento. TECNOLOGIA



La asignación de un cuarto de servidores / cómputo; que permita separar el área de oficina y la que ocupan las instalaciones de los equipos, con el fin de asegurar las condiciones de seguridad y el mejor estado de preservación de los mismos. ATENCION AL CIUDADANO



El procedimiento de Atención y orientación al ciudadano; para que en este se incluyan nuevas actividades procedimentales relacionadas con el fortalecimiento de los análisis de la información para determinar en la estadística de las PQRS las situaciones que evidencian repetitividad y/o mayor impacto y por tanto requieren un plan de acción específico de mejora. De igual manera es importante colocar en el procedimiento una actividad relacionada con la evaluación de la información recopilada por el proceso, para que en el escenario de la Alta Dirección de la

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7. OPORTUNIDADES DE MEJORA

División sea posible que los oficiales una vez enterados tomen decisiones y documenten acciones en el formato de las correctivas y preventivas para la mejora de los procesos relacionados con el cumplimiento normativo y la prestación de los servicios al ciudadano. PLANEAMIENTO LOGISTICO 

Las listas de chequeo utilizadas en los ejercicios de inspección; para que estas se fortalezcan con la inclusión de nuevos aspectos de revisión aplicables a los bienes y servicios. Ejemplo de ello es el caso de los servicios de alimentos, en los que aplican requisitos específicos relacionados con la normatividad del Decreto 3075, entre otros aplicables a los demás bienes y servicios que se manejan en la División. GENERALES



La documentación de las estrategias que se implementan para el logro de los objetivos planificados; para que complementario al plan de acción que refiere básicamente metas e indicadores de gestión de los procesos, se describan las acciones particulares a desarrollar, cronogramas de trabajo, recursos asignados, responsables que van a facilitar dar cumplimiento a los objetivos establecidos. En términos generales desde la planeación es importante documentar además de la respuesta a cuál es el objetivo, el cómo, dónde, quién, cuando, con quién y con qué.



La documentación de las acciones correctivas; para las cuales se evidencia la oportunidad de generar otras adicionales a las ya documentadas en el Sistema de Gestión de Calidad. Con este propósito es importante fortalecer la capacitación a los equipos de trabajo, de modo que los colaboradores se sensibilicen respecto de la importancia de documentar y poner por escrito el método aplicado para dar solución a las situaciones problema que permanentemente se presentan en los procesos, tal como se ha establecido en el procedimiento de las acciones del Sistema de Gestión de Calidad. La conservación de esta información resulta ser de gran importancia como evidencia en procesos de auditoría, y aún de mayor relevancia es información que conserva parte de la memoria de la gestión realizada por los líderes de los procesos para la mejora continua, que en la medida que sea conocida y retroalimentada, potencializa la base del conocimiento institucional.



El desarrollo de las acciones preventivas; que si bien se han documentado en todos los casos como parte del procedimiento para dar atención a los riesgos, en varios casos estas acciones son solamente apartes de los procedimientos que corresponden a actividades que ya realizan los procesos como parte de su gestión. Con el fin de generar gestión de mejora para los procesos, es conveniente dar una

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7. OPORTUNIDADES DE MEJORA

revisión a la metodología implementada, para asegurar de esta manera que las iniciativas para controlar los riesgos, genera gestión en los procesos y nuevas propuestas de mejora tendientes no solo a mitigar riesgos, sino también a perfeccionar los procedimientos para hacerlos de mayor eficiencia y eficacia. 

El procedimiento para el control del producto / servicio no conforme; el cual debe ser ampliado en la descripción de las posibles situaciones en las que se presenta el No Conforme, considerando no solo los aspectos relacionados con la planeación, sino que también deben ser contemplados los que tienen que ver con el seguimiento realizado a los procesos, como bien son las actividades principales de planeación y seguimiento las realizadas por la División en relación con sus clientes Brigadas y Batallones. En este sentido la posibilidad del No Conforme entre otros puede ser relacionado con los informes de gestión, informes de revista, reportes de información, reuniones de seguimiento, inspecciones, verificaciones. De igual forma es conveniente fortalecer la capacitación de los equipos de trabajo en los conceptos normativos de la calidad en cuanto al cumplimiento de estos requisitos.



Los mecanismos de retroalimentación en relación con los clientes Brigadas y Batallones; los cuales para el Sistema de Gestión de Calidad tienen la connotación importante de ser objeto de la entrega de los productos y servicios de la División y por ende están en la capacidad de interponer peticiones, quejas, reclamos, solicitudes, como también pueden ser objeto de practicar las encuestas de satisfacción, con el fin de determinar su grado de percepción frente al servicio y gestión realizada por parte de la División. En este sentido se debe precisar en la documentación del Sistema de Gestión de Calidad, los mecanismos implementados para lograr obtener esta información de la retroalimentación de los clientes, hacer análisis de los resultados de la misma y así proponer las acciones de mejora que sean necesarias parta aumentar el grado de satisfacción de los clientes con los servicios prestados.

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Una Revisión por la Dirección a nivel de la División VII; para que con el concurso de los Altos oficiales se realice un ejercicio de evaluación, tal como lo tiene propuesto la norma de calidad GP 1000, considerando todas las entradas de información que producen los procesos que se desarrollan en la División. Esto con el fin de profundizar en los análisis de la gestión del Sistema de Gestión de Calidad y proponer con base en los resultados las acciones de mejora necesarias que al nivel de las decisiones de la División es posible implementar.

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El Sistema de Administración del Riesgo; en razón a lo importante que resulta para la gestión de la Institución contar con un sistema eficaz que permita enfocarse hacia la prevención más que a la corrección, se sugiere tener en cuenta para la mejora los siguientes aspectos:

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7. OPORTUNIDADES DE MEJORA

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En un siguiente ejercicio de actualización de los mapas de riesgos es conveniente profundizar / detallar la identificación y descripción de los riesgos susceptibles de presentarse en los procesos del Sistema de Gestión, a fin de considerar todos los aspectos fundamentales que pueden afectar la eficiencia, eficacia y efectividad de la gestión.

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La descripción y caracterización de los controles de los riesgos en cada proceso; los cuales deben ser relacionados con un efecto específico en la etapa de un procedimiento / proceso y no de manera general. Para este efecto es conveniente describir cada control especificando los elementos que permitan determinar si es eficaz o no, como son la periodicidad de la aplicación, el responsable, si queda o no documentado, el alcance, si es manual o si es automático por efecto de uso de un aplicativo, entre otros. De esta manera es posible concluir sobre la eficacia de los controles, el grado de confiabilidad del proceso para asegurar la conformidad y la disminución de la probabilidad de la ocurrencia.



El concepto de aplicación de los controles debe producir un efecto en la evaluación del riesgo y evidenciar que su aplicación cambia en algún grado su calificación. No es preciso que una vez aplicados los controles el riesgo mantenga la misma calificación, en cuyo caso indica que los controles aplicados no son lo suficientemente adecuados y que es necesario fortalecer o implementar nuevos que conlleven a disminuir la probabilidad de ocurrencia. Con este propósito es pertinente que la Institución también defina el nivel de riesgo tolerable para que así mismo los procesos inicien las acciones necesarias de control en los procesos para llevar el riesgo a estos niveles permisibles.



El concepto del riesgo residual, mencionado así en la metodología del riesgo de la Institución; el cual es importante aclarar para los líderes de los procesos que presentan dudas al respecto.



Un Sistema de Riesgos no es estático en cuanto a los posibles riesgos que se presentan, por tal motivo es pertinente comprometer a los líderes de los procesos / áreas / Unidades para que en la medida que se puedan observar nuevos riesgos que no han sido documentados en la matriz de riesgos del proceso, exista la posibilidad de reportarlos y gestionarlos a través del uso de las acciones preventivas.



Los planes de acción / mitigación planificados para controlar los riesgos, deben impactar el Sistema de Gestión de Calidad en la medida que se definen nuevos controles o se fortalecen otros que deben ser registrados en los procedimientos del Sistema y no solo realizar acciones que ya están contempladas y hacen parte del qué hacer normal de los procesos.



El enfoque de la auditoría de Control Interno debe ser complementado con ejercicios de auditoría que evalúen además del cumplimiento, los controles existentes para los riesgos así como la verificación de la eficacia de los mismos, de lo cual es posible también proponer nuevos en los procesos que fortalezcan la prevención de ocurrencia de los riesgos.

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7. OPORTUNIDADES DE MEJORA

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Si bien la metodología del DAFP es la que se aplica en la Institución, es conveniente adicional revisar otras existentes que permitan el fortalecimiento de la establecida como bien puede ser a manera de referencia la propuesta en la ISO 31000 y el Sistema de Administración del Riesgo Operativo del Sistema Financiero SARO de la Superintendencia Financiera de Colombia.



Caracterizar y evaluar la eficacia de los controles existentes en cada proceso, es importante para determinar el grado y la capacidad que tiene cada uno de estos para controlar / mitigar la posibilidad de que un riesgo se materialice y en esta misma medida se tomen las acciones del caso para colocar nuevos o bien fortalecer los existentes



El análisis de datos; para que a partir de la generación de datos en los procesos que son producidos por la gestión y haciendo uso de las técnicas Estadísticas, se analicen las diferentes variables que se presentan, las cuales previo análisis proporcionan información de tendencias y características particulares de la gestión que pueden aportar y apoyar la identificación y puesta en marcha de acciones de mejora que coadyuvan a la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad y la prestación del servicio. Así mismo es pertinente profundizar en los análisis de los resultados de los indicadores de gestión de cada proceso, de modo que en cada periodo evaluado se analicen las causas del comportamiento de los datos y así mismo se describan



El Producto No conforme en los procesos misionales; que eventualmente se puede presentar como parte de las actividades del día a día y que son identificados por los grupos de trabajo; que si bien en todos los casos se implementan las acciones necesarias de corrección, mantener un registro de estos eventos permite elaborar un análisis de recurrencia, impacto o de características especiales, que conlleve a la formulación de planes de acción correctivas y preventivas que permitan trabajar sobre la mitigación / disminución / eliminación de los mismos y por ende la mejora continua del desempeño. Es importante sensibilizar a los colaboradores para que registren los propios No Conformes y de los demás procesos, para dar la oportunidad al Sistema de Gestión de Calidad de revisar este tipo de situaciones a fin de estudiar cuál es el comportamiento del error en la Institución y así mismo trabajar para su detección, control y disminución. En la medida en que el Producto / Servicio No conforme se entienda en la Institución como un evento natural que se presenta, que no corresponde solamente a calificar la gestión de cumplimiento de los miembros de la Institución, sino que en realidad son oportunidades de mejora para la gestión, así mismo será posible fortalecer los procesos en su objeto de cumplir metas y aumentar su eficiencia, eficacia y efectividad.



IV DIVISIÓN. Proceso de Inteligencia: Producción de inteligencia militar Producto No conforme. Para que se adicione al actual registro dentro del formato “Registro y Control del producto no conforme” la característica incumplida y especificada en el manual de lección 2ª; actualmente se registra el incumplimiento particular de que adolece el plan de búsqueda de información en curso, sin

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7. OPORTUNIDADES DE MEJORA

especificar la cualidad incumplida definida en el citado manual. Hacerlo permitirá que se cuantifique en cuales características se detectan incumplimientos durante la producción anual del plan de búsqueda. 



Precisar en el documento de caracterización del proceso versión 7 que las salidas son los planes de búsqueda “por blanco”. De igual manera hacer la precisión del tipo de plan de búsqueda en la entrada como plan de búsqueda por blanco; esta especificación de la cualidad del plan lo hace exacto con la realidad.

Proceso de mejora continua, aplicable a los procesos de Inteligencia y operaciones La mejora continua. Para que se cree un formulario específico que permita realizar propuestas de mejora al interior de cada proceso y cada División, en el que sea posible formular elementos como: La propuesta de mejora planteada (o el proyecto de mejora) el beneficio, que describa cual es la capacidad del proceso que se aumenta con la implementación de la mejora, el costo estimado de la implementación, la aprobación, el plan de acción para llevar a cabo las mejoras. La creación de este formulario independiente de el formulario de solicitud de acción correctiva y preventiva permitirá gestionar mejoras que actualmente están llevándose a cabo que se han iniciado a partir de propuestas basadas en la experiencia que están aumentando la capacidad de mejorar la calidad de la información que se despliega desde las brigadas y batallones hacia los oficiales de inteligencia sin requerir el análisis de causalidad solicitado por la acción correctiva y preventiva. Adicionalmente favorecerá la realización de un inventario de acciones de mejora implementadas en cada proceso al nivel de divisiones.



Considerar la ampliación de la cobertura de las diferentes acciones de mejora planteadas en una división en particular, como mejores prácticas que sea posible implementar en otras divisiones del ejército nacional, a fin de aprovechar el conocimiento generado en el mismo proceso a nivel institucional.



En el procedimiento “Producto y/o servicio no conforme v.3, actividad 6 se define como criterio para iniciar acciones correctivas, la frecuencia de las no conformidades; aplicando este criterio a las no conformidades detectadas en los planes de búsqueda de información por blanco se requiere de esperar un nuevo año de ocurrencia de éstas para considerar la iniciación de una acción correctiva a partir de que recurran algunas no conformidades. En consecuencia puede suceder que no se lleven a cabo acciones correctivas a no conformidades que pudieron ameritar este tratamiento. Se recomienda determinar y adicionar criterios al interior del citado procedimiento que favorezcan el inicio de acciones sin necesidad de esperar un año como por ejemplo: el impacto en la satisfacción de los clientes, el costo económico, el costo en vidas humanas en riesgo con esta no conformidad, el costo legal, el costo de pérdida de reputación, entre otros posibles. Hacerlo permitirá que se inicien acciones dentro de cada periodo anual de manera oportuna.



Plantear el objetivo que se persigue con la implementación de las acciones correctivas y con las acciones preventivas al interior del formulario “solicitud de acción correctiva y preventiva” hacerlo favorece la definición de la eficacia de este

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7. OPORTUNIDADES DE MEJORA

tipo de acciones, teniendo en cuenta que actualmente se evalúa el grado de implementación de las acciones, sin embargo no se valora el logro del objetivo propuesto, orientados por la definición de eficacia aplicado a la implementación de estos tipos de acción. 





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Fortalecer la redacción de los riesgos que se inician acciones preventivas con el fin de hacer mayor énfasis en el carácter preventivo de las acciones resultantes. Proceso gestión de evaluación-control seguimiento, inspección y auditoria La autoevaluación de los controles de los procesos. El paso 8 de la caracterización versión 6 del proceso, especifica: “Autoevaluar los controles del proceso” cuya salidas esperadas en la misma actividad son: el informe de actividades y las actas de reunión, documentos que no muestran en realidad si se ha llevado a cabo la actividad de autoevaluación de los controles definidos en el procedimiento, en este caso, en el procedimiento de inspección sección 3 en el que se definen cuatro controles específicos. En la administración de las quejas de clientes. Quejas de los clientes. Asociar el concepto de reclamo al incumplimiento de requisitos, de acuerdo con lo que establece el instructivo respectivo, para que se clasifiquen adecuadamente éstos en caso de que se incumplan algunos de los requisitos del servicio. GESTION DE CALIDAD Fortalecer las habilidades del personal en las metodologías establecidas para describir las no conformidades reales o potenciales así como la determinación de las causas, con el propósito de que no se incluya en la descripción del problema las causas o los planes de acción propuestos.



Reforzar el conocimiento e interpretación de los conceptos relacionados con la auditoría, con el propósito de que los incumplimientos de requisitos o disposiciones establecidas sean declarados como no conformidades y no como observaciones u oportunidades de mejora como sucede en la actualidad.



Velar por el diligenciamiento completo de los formatos, con el propósito de registrar en su totalidad la información requerida.



Revisar los porcentajes actuales de los rangos de gestión del indicador relacionado con las acciones correctivas, preventivas y de mejora vencidas, con el fin de asegurar su coherencia con lo que se desea medir realmente.



Revisar las metas de los indicadores que evidencian un cumplimiento aceptable o excelente de forma relativamente fácil, con el propósito de hacerlas más retadoras y promover la identificación de oportunidades de mejora.

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Fortalecer el análisis de los datos generados en el seguimiento y medición de los procesos, mediante la aplicación de otras metodologías estadísticas de acuerdo con el documento ISO/TR 10017 “Guía de las técnicas estadísticas para la Norma ISO 9001”.

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7. OPORTUNIDADES DE MEJORA

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GESTION DOCTRINA Implementar la gestión del producto no conforme, con el propósito de documentar el tratamiento dado a las no conformidades o incumplimientos detectados durante el desarrollo y evaluación de las diferentes fases contempladas para los proyectos de generación de doctrina.

Fortalecer la seguridad de la información relacionada con la gestión de doctrina a través de los requisitos especificados en la norma NTC-ISO /IEC 27001.

8. RESULTADO DE LA REVISIÓN DE LAS CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS PENDIENTES DE LA AUDITORIA ANTERIOR

Se implementaron los planes de correcciones y acciones correctivas aceptados por ICONTEC? La organización modificó los planes de correcciones y acciones correctivas acordados con ICONTEC? Se evidencia eficacia de los planes implementados?

X SI

□ NO

□ SI

X NO

X

SI

□ NO

9. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA 9.1. Análisis de la eficacia del sistema de gestión certificado

El análisis y revisión de los datos generados en la operación de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad a los que hace referencia el presente informe, permiten evidenciar el cumplimiento de sus objetivos así como su capacidad para alcanzar los resultados planificados con eficacia, eficiencia y efectividad Igualmente se complementa la eficacia y efectividad de la gestión del ejército por el alto índice de favorabilidad (percepción de satisfacción de los clientes) mediante la consulta pública realizado por una encuestadora de prestigio reconocido. 9.2. Uso del certificado de sistema de gestión y autenticidad del certificado:

La organización utiliza la marca del Certificado ICONTEC en la papelería de la correspondencia administrativa y comercial y en material publicitario, de conformidad con las disposiciones establecidas en el Reglamento de la Certificación ICONTEC de Sistemas de Gestión (ES-R-SG-01 Versión: 02). Se verificó la autenticidad del Certificado ICONTEC de Gestión de la Calidad que posee la institución, se evidenció que está libre de referencias y/o alteraciones fraudulentas. Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoria únicamente a la empresa y no será divulgado a terceros sin autorización de la empresa. ES-P-SG-02-F-025 Versión 03

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10. REGISTRO DE NO CONFORMIDADES, CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD

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CLASIFICACIÓN (MAYOR O MENOR)

REQUISITO(S) DE LA NORMA

CEIGE- Control Interno DIV VI La entidad no asegura el control para prevenir el uso de los documentos obsoletos

CORRECCIÓN PROPUESTA Y FECHA DE IMPLEMENTACIÓN

Notificar a la DIV6 respecto a la errata en la versión del documento empleado. Fecha: 2012-06-01

1

Evidencia: El Informe de auditoría interna de calidad realizado al proceso de Producción de Inteligencia Militar en la VI DIV en Mayo de 2011, se presento en el formato MD-CGFMCEIGE-R-019 Versión 2 de fecha de emisión 2010-0429, y el informe de seguimiento que se presentó en octubre de 2011, se reportó en el mismo formato pero con versión 1, el cual es obsoleta desde el 2010-0429.

Menor

4.2.3 g

Implementar acciones correctivas con el fin de asegurar el control y prevenir el uso de documentos obsoletos en la DIV VI. Fecha:2012-12-31

ANÁLISIS DE CAUSAS (INDICAR LAS CAUSAS RAÍCES)  Omisiones no intencionadas en la consulta a la página web para obtener versiones vigentes de los formatos del procedimiento.  Empleo de informes anteriores como referencia de trabajo para elaboración de documentos.  Desconocimiento de la versión del documento, ya que la Unidad Operativa Mayor no elabora Informes de Auditoria, este procedimiento lo realiza la Inspección General del Ejército.  Falta de revisión de las versiones de los documentos que se reciben con relación a las Auditorias Internas de Calidad.

ACCIÓN CORRECTIVA PROPUESTA Y FECHA DE LA IMPLEMENTACIÓN Fortalecer específicamente en el empleo de los formatos establecidos en el procedimiento de auditorías mediante la documentación de instrucciones sobre la aplicación de versiones vigentes a los auditores que ejecutarán dichas actividades programadas

ACEPTACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN POR AUDITOR LIDER X SI 2012-05-30

Fecha:2012-06-31

 Verificar a partir de la fecha la versión del documento Informe de Auditoria, para estar informado de la versión actualizada del documento. Fecha:2012-12-31

X SI 2012-05-30

 Verificar Semanalmente a partir de la fecha la versión de los documentos que se reciben en relación a aquellos que se manejan en el proceso con el fin de garantizar su correcto control y evitar el uso desactualizado de los mismos. Fecha:2012-12-31

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10. REGISTRO DE NO CONFORMIDADES, CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS #

DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD

CLASIFICACIÓN (MAYOR O MENOR)

REQUISITO(S) DE LA NORMA

CORRECCIÓN PROPUESTA Y FECHA DE IMPLEMENTACIÓN

ANÁLISIS DE CAUSAS (INDICAR LAS CAUSAS RAÍCES)

ACCIÓN CORRECTIVA PROPUESTA Y FECHA DE LA IMPLEMENTACIÓN

ACEPTACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN POR AUDITOR LIDER

 Solicitar a las Jefaturas y Unidades Operativas Mayores las evidencias del cumplimiento al plan de capacitación anual Fecha: 2012-06-11

2

Proceso Administración de Personal A la fecha no se ha evaluado la eficacia de las capacitaciones.

Menor

6.2

Con base en la Directiva Permanente No. 0163 de 2010, solicitar a las Jefaturas y Unidades Operativas Mayores la evaluación de la eficacia de las capacitaciones realizadas en 2011 a la fecha.

 No seguimiento oportuno a lo descrito en la Directiva Permanente No. 0163 “Capacitación”

 Consolidar las evidencias de acuerdo al plan de capacitación de las Jefaturas y Unidades Operativas Mayores. Fecha: 2012-09-28 X SI  Realizar la evaluación de la eficacia de las capacitaciones efectuadas en las Jefaturas y Unidades Operativas Mayores. Fecha: 2012-10-12

2012-05-30

Fecha: 2012-10-29 Enviar a la Jefatura de Desarrollo Humano, el informe de la evaluación de las capacitaciones realizadas por las Jefaturas y Unidades Operativas Mayores del Ejército. Fecha: 2012-10-29

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10. REGISTRO DE NO CONFORMIDADES, CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS #

DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD

CLASIFICACIÓN (MAYOR O MENOR)

REQUISITO(S) DE LA NORMA

CORRECCIÓN PROPUESTA Y FECHA DE IMPLEMENTACIÓN

ANÁLISIS DE CAUSAS (INDICAR LAS CAUSAS RAÍCES)



3

Proceso Administración de Personal No hay registros que evidencien la evaluación de las habilidades técnicas de los civiles que ingresen al Ejército.

Menor

6.2

La circular que define las actividades que soportan el ingreso del personal civil al Ejército se encuentra desactualizada.

Definir y aplicar pruebas que permitan valorar las competencias comportamentales de  De acuerdo al los civiles que se trabajo desarrollado nombren en el Ejército. en la mesa sectorial de competencias del Fecha: 2012-08-17 MDN hasta hora se están definiendo formatos y criterios para valoración de competencias.

ACCIÓN CORRECTIVA PROPUESTA Y FECHA DE LA IMPLEMENTACIÓN

ACEPTACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN POR AUDITOR LIDER

 Definir técnicas de acuerdo a las necesidades y condiciones institucionales de las pruebas a aplicar a los servidores que ingresan mediante nombramiento al Ejército para valorar las competencias comportamentales descritas en las normas vigentes. Fecha: 2012-06-22  Adquisición de las pruebas para valoración de competencias comportamentales siguiendo los procedimientos contractuales establecidos en las normas vigentes para el sector público. Fecha: 2012-07-24  Capacitación del personal sobre el manejo de las pruebas adquiridas. Fecha: 2012-08-10

X SI 2012-05-30

 Aplicación y registro de las pruebas para valorar competencias comportamentales al personal civil que se nombra en el Ejército. Fecha: 2012-08-17

 Actualización circular de nombramientos, incorporando los avances efectuados en el tema de competencias  Fecha: 2012-08-17 Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoria únicamente a la empresa y no será divulgado a terceros sin autorización de la empresa. ES-P-SG-02-F-025 Versión 03

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10. REGISTRO DE NO CONFORMIDADES, CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS #

DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD

CLASIFICACIÓN (MAYOR O MENOR)

REQUISITO(S) DE LA NORMA

CORRECCIÓN PROPUESTA Y FECHA DE IMPLEMENTACIÓN

ANÁLISIS DE CAUSAS (INDICAR LAS CAUSAS RAÍCES)

ACCIÓN CORRECTIVA PROPUESTA Y FECHA DE LA IMPLEMENTACIÓN

ACEPTACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN POR AUDITOR LIDER

 Solicitar los recursos al mando superior para la adquisición de software que permita evaluar las competencias comportamentales y técnicas. Fecha: 2012-07-25  Identificar los cargos por áreas funcionales. Fecha: 2012-12-27 

4

Proceso Administración de Personal A pesar de que existe un modelo de gestión por competencias aun no se evalúan las competencias técnicas.

Menor

6.2

Implementación del modelo de gestión humana por competencias. Fecha: 2013-08-30

No se ha implementado el modelo de gestión humana por competencias. En la actualidad se están desarrollando las actividades relacionadas con la fase de sensibilización para su posterior implementación.

 Obtener la información relacionada con estudios, formación y experiencia de cada cargo desempeñado por Personal Militar de cada una de las dependencias del Cuartel General. Fecha: 2012-07-27

X SI 2012-05-30

 Obtener la información relacionada con estudios, formación y experiencia de cada cargo desempeñado por Personal Militar, de cada una de las Divisiones, Brigadas y unidades Tácticas. Fecha: 2012-08-03  Determinar la formación mínima y las equivalencias entre estudios y experiencia para cada uno de los cargos. Fecha: 2013-02-28

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10. REGISTRO DE NO CONFORMIDADES, CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS #

DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD

CLASIFICACIÓN (MAYOR O MENOR)

REQUISITO(S) DE LA NORMA

CORRECCIÓN PROPUESTA Y FECHA DE IMPLEMENTACIÓN

ANÁLISIS DE CAUSAS (INDICAR LAS CAUSAS RAÍCES)

ACCIÓN CORRECTIVA PROPUESTA Y FECHA DE LA IMPLEMENTACIÓN

ACEPTACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN POR AUDITOR LIDER

 Revisar, actualizar y validar en todos los aspectos los Manuales de Funciones de cada una de las dependencias del Cuartel General por parte de la Jefatura de Desarrollo Humano. Fecha: 2013-04-30



4

Proceso Administración de Personal A pesar de que existe un modelo de gestión por competencias aun no se evalúan las competencias técnicas.

Menor

6.2

Implementación del modelo de gestión humana por competencias. Fecha: 2013-08-30

No se ha implementado el modelo de gestión humana por competencias. En la actualidad se están desarrollando las actividades relacionadas con la fase de sensibilización para su posterior implementación.

 Revisar, actualizar y validar en todos los aspectos los Manuales de Funciones de cada una de las unidades operativas Mayores (Divisiones) por parte de la Jefatura de Desarrollo Humano. Fecha: 2013-05-28  Revisar, actualizar y validar en todos los aspectos los Manuales de Funciones de cada una de las unidades operativas Menores y por parte de la Jefatura de Desarrollo Humano. Fecha: 2013-06-28

X SI 2012-05-30

 Revisar, actualizar y validar en todos los aspectos los Manuales de Funciones de cada una de las unidades Tácticas por parte de la Jefatura de Desarrollo Humano. Fecha: 2013-07-29  Diseñar la guía metodológica que permita evaluar las competencias técnicas.  Fecha: 2013-07-29  Solicitar resolución de aprobación de los manuales de funciones y competencias laborales. Fecha: 2013-08-30

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10. REGISTRO DE NO CONFORMIDADES, CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS #

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DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD

Proceso Gestión Atención al Ciudadano La entidad no analiza los datos recopilados para evaluar dónde puede realizarse la mejora continua de su eficacia, eficiencia y efectividad.

CLASIFICACIÓN (MAYOR O MENOR)

Menor

REQUISITO(S) DE LA NORMA

7.2.3

CORRECCIÓN PROPUESTA Y FECHA DE IMPLEMENTACIÓN

ANÁLISIS DE CAUSAS (INDICAR LAS CAUSAS RAÍCES)

Realizar, un debido análisis de los datos recopilados por medio de la encuesta implementada por esta oficina para medir la satisfacción de la ciudadanía ante la respuesta a su solicitud; con el fin de tomar acciones como generar oficios y/o reuniones solicitando realizar gestiones por parte de las dependencias que generen inconformismo entre la ciudadanía. Conjuntamente se busca tener un contacto directo con la ciudadanía con el fin de fortalecer mejoramiento de la imagen institucional. Además se capacitara a todo el personal de gestores de las diferentes oficinas de Atención al Ciudadano en busca de afianzar los conocimientos de los mismos en el Link Atención al Ciudadano, normatividad, SGC.

 La encuesta actual es muy generalizada y no permite ver datos específicos para poder tomar acciones frente a la inconformidad de ciertas personas.  No se está tomando contacto directo con la ciudadanía que queda inconforme en algún aspecto con nuestro servicio debido a que no se puede evidenciar esa persona específicamente.  No se está documentando el análisis de las encuestas ni los soportes de las acciones tomadas frente al mismo.  A pesar de que las capacitaciones a los gestores de las oficinas de OAC son constantes se evidencia que debido a la alta rotación de personal que sufre la entidad estos conocimientos adquiridos no se mantienen.

Fecha: 2012-06-29

ACCIÓN CORRECTIVA PROPUESTA Y FECHA DE LA IMPLEMENTACIÓN

ACEPTACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN POR AUDITOR LIDER

 Realizar reunión con la empresa encargada de manejar las modificaciones o mejoras del aplicativo Link Atención al Ciudadano para solicitarle poder ver la respuesta de cada una de las encuestas diligenciadas por la ciudadanía. Fecha: 2012-06-14  Designar una persona encarga especialmente de hacer el análisis de la encuesta y tomar contacto mensual con la ciudadanía que presente inconformidad. Fecha: 2012-06-29

X SI 2012-05-30

 Modificar las preguntas de la encuesta, ya que las actuales no permiten medir la satisfacción del cliente Fecha: 2012-06-29  Realizar capacitación al personal de gestores de las oficinas de OAC de las diferentes Unidades Mayores, dando a conocer todo lo relacionado con el funcionamiento de la misma. Fecha: 2012-07-31

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10. REGISTRO DE NO CONFORMIDADES, CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS #

DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD

CLASIFICACIÓN (MAYOR O MENOR)

REQUISITO(S) DE LA NORMA

CORRECCIÓN PROPUESTA Y FECHA DE IMPLEMENTACIÓN

ANÁLISIS DE CAUSAS (INDICAR LAS CAUSAS RAÍCES)

 Mal manejo de la pagina WEB y LOGIN por falta de conocimientos.

6

Proceso Gestión Atención al Ciudadano DIV VI- Florencia La entidad no ha implementado disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes con relación a las peticiones, quejas, reclamos, consultas y solicitudes

Menor

7.2.3

Implementar acciones correctivas tendientes a mejorar la comunicación con los clientes y obtener su satisfacción en las respuestas a sus peticiones, quejas, reclamos, consultas y solicitudes Fecha: 2012-12-31

 Falta de capacitación sobre el manejo de las herramientas tecnológicas

 Falta de iniciativa para difundir las repuestas de las P.Q.R. a los usuarios que son difíciles de acceder por los medios tradicionales implementados o por su ubicación geográfica.

ACCIÓN CORRECTIVA PROPUESTA Y FECHA DE LA IMPLEMENTACIÓN

ACEPTACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN POR AUDITOR LIDER

 Solicitar capacitación a la oficina de atención y orientación al ciudadano del Comando del Ejercito, sobre manejo de la pagina web y el login en lo que compete a la recepción, seguimiento y diligenciamiento de las P.Q.R. tramitadas por este medio. Fecha:2012-06-01  Implementar a los usuarios que se encuentran en condiciones mas vulnerables es decir (sin acceso internet, celular, cobertura o por su ubicación geográfica), el uso de anuncios en el periódico en la sección de edictos y por la radio de forma prudente que su PQR ha sido tramitada, solicitando su presencia o que se comunique a la oficina para informarle del tramite realizado a la PQR. Instaurada, acerca de a las repuestas tramitadas por los medios convencionales se guardara el pantallazo del correo electrónico como evidencia del envió del mismo y se corroboraran las encuestas telefónicas de los homólogos llamando a números al azar, de los usuarios que tramitaron sus PQR con las oficinas de estas unidades Fecha:2012-06-10

X SI 2012-05-30

 Solicitar a la sección de telemática de la unidad, capacitación de herramientas tecnológicas orientadas a mejorar el uso de la (WEB) y sus derivados. Fecha:2012-06-15

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10. REGISTRO DE NO CONFORMIDADES, CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS

#

DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD

CLASIFICACIÓN (MAYOR O MENOR)

REQUISITO(S) DE LA NORMA

CORRECCIÓN PROPUESTA Y FECHA DE IMPLEMENTACIÓN

ANÁLISIS DE CAUSAS (INDICAR LAS CAUSAS RAÍCES)

ACCIÓN CORRECTIVA PROPUESTA Y FECHA DE LA IMPLEMENTACIÓN

ACEPTACIÓ N DEL PLAN DE ACCIÓN POR AUDITOR LIDER

 Realizar capacitación al personal de la Dirección de Difusión, Promoción y Prevención del proceso de programas especiales y la aplicación de los formatos establecidos por el SGC. Fecha: 2012-06-15

7

Proceso Gestión de los derechos humanos Para la capacitación extracurricular “El uso de la fuerza” que se impartió en junio del 2011 no se encontraron los registros: Acta de capacitación y las encuestas de evaluación por parte de los participantes al curso.

Menor

7.5

Aplicar el formato acta de capacitación y realizar encuestas de evaluación para cada evento de Programa Especial. Fecha: 2012-12-17

 La capacitación fue realizada por personal externo de la Jefatura, el cual no tenía conocimiento de la aplicación de los documentos que se deben utilizar para obtención de las evidencias en el proceso de programas especiales.

 Realizar reunión con el personal de la Dirección de Difusión, Promoción y Prevención y establecer el compromiso de desarrollar el ciclo completo del proceso de casos especiales y la obtención de evidencias que demuestren la estandarización del proceso en la realización de los eventos planteados en plan de capacitación anual. Fecha: 2012-06-15

X SI 2012-05-30

 Desarrollar seguimiento a la capacitación de los programas especiales realizados por los instructores de la dirección, verificando que cumpla con el ciclo completo y que contenga las evidencias correspondientes. Fecha:  2012-06-29  2012-09-28  2012-12-27 Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoria únicamente a la empresa y no será divulgado a terceros sin autorización de la empresa. ES-P-SG-02-F-025 Versión 03

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10. REGISTRO DE NO CONFORMIDADES, CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS #

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DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD

No se ha evaluado formalmente la percepción de los clientes tácticos y operativos de los servicios a nivel estratégico.

CLASIFICACIÓ N (MAYOR O MENOR)

Menor

REQUISITO(S) DE LA NORMA

8.2.1

CORRECCIÓN PROPUESTA Y FECHA DE IMPLEMENTACIÓN

Formalizar la percepción de los clientes inmediatos a través de una evaluación en cuanto las expectativas y necesidades. Fecha: 2012-12-30

9

En los procesos no se documentan las acciones preventivas diferentes a las de los riesgos de los procesos.

Menor

8.5.2

Implementar mecanismos para fortalecer los conceptos y documentación de las acciones Correctivas, preventivas y de mejora.

ANÁLISIS DE CAUSAS (INDICAR LAS CAUSAS RAÍCES)  No se tiene formalizada una evaluación para la percepción del cliente inmediato.  El nivel de percepción que se obtiene del cliente inmediato es generalizado mas no centralizado a nivel unidad.

 Limitación a la aplicación del procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas y de mejora.  Comprensión del manejo y documentación de acciones correctivas, preventivas y de mejora, diferentes a los de los riesgos, auditorias, inspecciones o revistas.  No tener en cuenta otras fuentes de identificación de acciones.

Fecha: 2012-12-30 10

En los procesos no se documentan las acciones correctivas diferentes a las identificadas por auditorias, inspecciones o revistas.

Menor

8.5.3

 Desconocimiento de la integración que tienen el establecer acciones que conlleven a la mejora continúa.

ACCIÓN CORRECTIVA PROPUESTA Y FECHA DE LA IMPLEMENTACIÓN

ACEPTACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN POR AUDITOR LIDER

 Identificar las necesidades y expectativas del cliente inmediato Fecha: 2012-06-30  Diseñar un mecanismo de evaluación para la percepción del cliente inmediato. Fecha: 2012-08-30  Aplicar el mecanismo evaluación. Fecha: 2012-11-30

de

X SI 2012-05-30

 Analizar los resultados de la evaluación y tomar acciones. Fecha: 2012-12-30  Revisar y ajustar el procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas y de mejora. Fecha: 2012-07-30  Implementar mecanismos para fortalecer la documentación de las acciones. Fecha: 2012-07-30

X SI 2012-05-30

 Sensibilizar al personal en relación al concepto y documentación de las acciones. Fecha: 2012-12-30  Identificar otras fuentes conlleven a tomar acciones. Fecha: 2012-07-30

que

 Retroalimentar a los procesos en cuanto a la generación y gestión de las acciones. Fecha: 2012-12-30

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10. REGISTRO DE NO CONFORMIDADES, CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS #

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DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD

DIV VII Las acciones preventivas implementadas para dar tratamiento a los riesgos no generan en los procesos gestión de mejora continua que permita asegurar la mitigación del impacto / probabilidad de los mismos.

CLASIFICACIÓN (MAYOR O MENOR)

Menor

REQUISITO(S) DE LA NORMA

4.1 / 8.5.3

CORRECCIÓN PROPUESTA Y FECHA DE IMPLEMENTACIÓN

ANÁLISIS DE CAUSAS (INDICAR LAS CAUSAS RAÍCES)

Efectuar un  Análisis breve con diagnostico en cada relación a la uno de los procesos a identificación de fin de identificar controles para mitigar oportunidad de mejora los riesgos. en cuanto a la adopción de controles  Se toma la gestión del adicionales, que riesgo como el permitan mitigar el cumplimiento a un impacto y la requisito y no como probabilidad en cada oportunidad de uno de los riesgos mejora y prevención. identificados. para contribuir al Fecha: 2012-06-15 logro de los objetivos.

ACCIÓN CORRECTIVA PROPUESTA Y FECHA DE LA IMPLEMENTACIÓN  Realizar Diagnostico uno de los procesos. Fecha:2012-06-15

ACEPTACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN POR AUDITOR LIDER

a cada

 Implementar capacitaciones mensuales a partir del segundo semestre, con el fin de fortalecer el proceso de identificación, análisis y mitigación del riesgo, mediante la adopción de controles que generen gestión y mejora continua. Fecha:2012-07-10

X SI 2012-05-30

 Realizar seguimiento al tratamiento de los riesgos trimestralmente Fecha: 2012-07-10

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10. REGISTRO DE NO CONFORMIDADES, CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS

#

DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD

CLASIFICACIÓN (MAYOR O MENOR)

REQUISITO(S) DE LA NORMA

CORRECCIÓN PROPUESTA Y FECHA DE IMPLEMENTACIÓN

ANÁLISIS DE CAUSAS (INDICAR LAS CAUSAS RAÍCES)

Procesos Gestión de Calidad Educación Militar - CEMIL

 Diseñar herramienta de control sobre las acciones correctivas preventivas y de mejora, definiendo % de avance. Fecha: 2012-06-30

No se evidencia el seguimiento a las acciones planificadas correctivas, preventivas y de mejora. Evidencia: No se evidencia la ejecución

12

del plan definido para la Acción Correctiva No. 020 de 2011-04-11 que establece la actualización del procedimiento de acciones correctivas y preventivas para realizar en Junio de 2011. El cuadro de seguimiento del estado de las acciones correctivas, preventivas y de mejora del año 2011 no se encuentra actualizado a la fecha. No se evidencia seguimiento y cierre eficaz de las acciones correctivas planificadas para dar tratamiento a las No Conformidades identificadas en la auditoría externa realizada en Abril del 2011.

ACCIÓN CORRECTIVA PROPUESTA Y FECHA DE LA IMPLEMENTACIÓN

ACEPTACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN POR AUDITOR LIDER

Menor

8.5.2

Implementar herramienta de control y seguimiento sobre acciones correctivas, preventivas y de mejora. Fecha: 2012-06-21

 Falta seguimiento.

de

 No se definió una herramienta que garantizara el seguimiento puntual de las acciones tomadas.

En el proceso misional de Educación Militar Se identifican situaciones de riesgo y eventos de no conformidad que no han sido tratados como acciones correctivas y preventivas: Riesgos registrados en el Mapa de riesgos, seguimiento a las inspecciones y seguimiento a la planeación del servicio

 Realizar seguimiento Mensual a las acciones a tomar. Fechas: 2012-07-05 2012-08-06 2012-09-05 2012-10-05 2012-11-06 2012-12-05  Presentar informe trimestral a la alta dirección con % de avance de cada una de las acciones correctivas, preventivas y de mejora. Fechas: 2012-07-05 2012-10-06 2012-12-27

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X SI 2012-05-30

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10. REGISTRO DE NO CONFORMIDADES, CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS

#

DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD

CLASIFICACIÓN (MAYOR O MENOR)

REQUISITO(S) DE LA NORMA

CORRECCIÓN PROPUESTA Y FECHA DE IMPLEMENTACIÓN

ANÁLISIS DE CAUSAS (INDICAR LAS CAUSAS RAÍCES)

ACEPTACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN POR AUDITOR LIDER

ACCIÓN CORRECTIVA PROPUESTA Y FECHA DE LA IMPLEMENTACIÓN

Procesos Gestión de Calidad Educación Militar CEMIL No se evidencia el seguimiento de los riesgos identificados en el proceso de Gestión de Calidad y Educación Militar. 13

14

Evidencia: Se definen en el mapa de riesgos delos procesos indicadores de gestión para hacer seguimiento a los riesgos, de los cuales para los años 2011 y 2012 no se registran datos que permitan determinar la eficacia de los controles implementados para su mitigación. Proceso Educación Militar CEMIL No se evidencia la congruencia entre los resultados del indicador 1 del servicio educación militar con respecto al presentado por la dirección estratégica.

Menor

Menor

Evidencia: En el servicio de educación militar se presentaron los datos de 71 cursos realizados con una eficacia del 101%, mientras que en la Dirección estratégica del CEMIL son del 103% con 72 cursos realizados.

8.5.2

8.4

Diligenciar cuadro Matriz de análisis y medición del Riesgo Fecha: 2012-06-15

Revisión, corrección y actualización de la información reportada, y presentada a la alta Dirección. Fecha: 2012-06-15

 Fallas de gestión Documental.  Falta de Seguimiento.

 Datos reportados por las Unidades centralizadas con errores.  Falta de control de los líderes de proceso del CEMIL con respecto a la información suministrada.

 Organización de Gestión. Fecha: 2012-06-15

archivo

de

 Hacer seguimiento a los archivos de Gestión mediante revistas. Fecha: 2012-06-15

 Diseñar e implementar herramientas de consolidación y revisión de datos de las diferentes Unidades, por parte de los Líderes de proceso del CEMIL. Fecha: 2012-06-28  Revisión y confrontación de datos consolidados con respecto al plan de acción, por parte de Control Interno de CEMIL Fecha: 2012-07-05

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X SI 2012-05-30

X SI 2012-05-30

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10. REGISTRO DE NO CONFORMIDADES, CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS DESCRIPCIÓN # DE LA NO CONFORMIDAD

CLASIFICACIÓN (MAYOR O MENOR)

REQUISITO(S) DE LA NORMA

CORRECCIÓN PROPUESTA Y FECHA DE IMPLEMENTACIÓN

ANÁLISIS DE CAUSAS (INDICAR LAS CAUSAS RAÍCES)

Proceso Educación Militar CEMIL

15

No se evidencia la eficacia y la efectividad de las acciones de la educación militar con respecto a la percepción de los comandantes de las Unidades sobre el proceso de educación, para la toma de acciones oportunas y concretas y la mejora de este servicio.

 Diseño de herramienta para verificar la efectividad de la Educación Militar. Fecha: 2012-10-18

Menor

6.2.2 c

Evidencia:No se registra información sobre el desempeño de los alumnos militares en la consecución de los objetivos institucionales para evidenciar la eficacia y la efectividad de los programas de formación

16

ProcesoDoctrina: No se evidencia seguimiento a los proyectos por parte del proceso de Doctrina en CEMIL, de acuerdo a las directrices emanadas por JEDOC en el oficio con fecha Marzo 01 de 2012 sobre la calidad de los proyectos presentados por las Escuelas.

ACCIÓN CORRECTIVA PROPUESTA Y FECHA DE LA IMPLEMENTACIÓN

Menor

7.3.5

Diseñar herramienta para verificar la efectividad de la Educación Militar impartida en las Escuelas del CEMIL. Fecha: Octubre de 2012

Hacer verificación inmediata de los 38 manuales con respecto a las observaciones plasmadas en el oficio de 01 de Marzo de 2012 emitido por JEDOC. Fecha: 2012-06-26

La efectividad del proceso de educación está dirigida a la percepción del cliente inmediato (Estudiante), sin considerar la percepción del cliente final.

 Falta de control y seguimiento.  Falta de procedimiento documentado que permita controlar las etapas de diseño de los manuales.

ACEPTACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN POR AUDITOR LIDER X SI 2012-05-30

 Implementar herramienta para verificar efectividad del proceso de Educación. Fecha: 2012-11-21  Análisis de resultados. Fecha: 2012-12-29  Formulación de acciones correctivas preventivas o de mejora con respecto a los resultados obtenidos Fecha: 2013-01-19  Diseñar e implementar procedimiento de Diseño y Desarrollo que defina responsabilidades y controles sobre las etapas de Diseño. (De manuales, de Proyectos de Ciencia y Tecnología, y sobre los programas académicos). Fecha: 2012-10-18  Capacitación al personal sobre procedimiento de Diseño y Desarrollo. Fecha: Diciembre de 2012

 Seguimiento a la implementación de procedimiento. Fecha: Enero de 2013 Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoria únicamente a la empresa y no será divulgado a terceros sin autorización de la empresa. ES-P-SG-02-F-025 Versión 03

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X SI 2012-05-30

INFORME DE AUDITORIA ETAPA 2 DE SISTEMAS DE GESTIÓN

11. CONCEPTO DEL AUDITOR LIDER DE ACUERDO CON EL ES-R-SG-01 Se recomienda otorgar la Certificación del Sistema de Gestión Se recomienda no otorgar la Certificación del Sistema de Gestión

Se recomienda renovar la Certificación del Sistema de Gestión

X

Se recomienda reactivar la Certificación del Sistema de Gestión

Se recomienda ampliar la Certificación del Sistema de Gestión(CEMIL y DAVAA)

X

Se recomienda no ampliar la Certificación del Sistema de Gestión Se recomienda suspender la Certificación del Sistema de Gestión Mantener la Certificación del Sistema de Gestión Se recomienda cancelar o retirar la Certificación del Sistema de Gestión Comentarios adicionales: Darío Carreño V.

Nombre auditor líder:

FECHA:

2012

05

30

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