INSTRUCTIVO CALIBRACION DE SURTIDORES LIQUIDOS

ELABORÓ Gabriel Enrique Tovar Coordinador de Control Interno

REVISÓ Cecilia Vargas Méndez Gerente de Procesos y Control Interno

Página 1 de 4 Versión: 02 Código: I-3 Fecha de actualización: 22/11/2011

APROBÓ Juan Antonio Perez Cadavid Gerente General

1. 0BJETIVO Describir las actividades a realizar para la calibración periódica de los surtidores y/o dispensadores de combustibles líquidos en las EDS a fin de garantizar la cantidad de entrega a nuestros clientes y asegurar las lecturas tanto de volumen como de inventarios en tanques. 2. ALCANCE Aplica para las estaciones de servicio donde se expenden combustibles líquidos y su realización ésta reglamentada en el decreto 1521 de 1998 del ministerio de minas y energía (art. 30 y 31). 3. DEFINICIONES EDS: Estación de servicio. Isla: Lugar en el que se encuentran los surtidores de combustible líquido o gaseoso. Surtidor: Dispositivo que cuenta con una bomba independiente en su parte inferior y registra el volumen entregado y el precio vigente del combustible, con el cual se entrega el producto directamente en los tanques o cilindros de combustible de los automotores de propiedad de los clientes Dispensador: Dispositivo que funciona a través de un bomba sumergible que succiona el producto directamente desde el tanque al cual corresponde el producto a dispensar y registra el volumen entregado y el precio vigente del combustible, con el cual se entrega el producto directamente en los tanques o cilindros de combustible de los automotores de propiedad de los clientes. Calibrador o Serafín: Recipientes volumétricos para medición y calibración de equipos surtidores y/o dispensadores de combustibles usados en las estaciones de servicio. Servipunto: software para administración y control de EDS que permite establecer los niveles de salida de combustible y transformarlos a unidades de venta. 4. CONDICIONES GENERALES a) El administrador de la EDS es el responsable de la custodia de las llaves de los surtidores y por ningún motivo debe delegar dicha responsabilidad. b) El cumplimiento de las actividades descritas en el presente documento son responsabilidad del administrador de la EDS. c) La ejecución de las actividades de calibración son responsabilidad del auxiliar de mantenimiento. d) La calibración de surtidores y/o dispensadores para líquidos se realizará una vez al mes para todas y cada una de las mangueras de combustible de forma independiente. e) La calibración se realizara de acuerdo a la programación establecida y se hará con el acompañamiento de un funcionario de responsabilidad dentro de la organización,

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f) g)

h) i) j) k) l) m)

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preferiblemente de la agencia más cercana a la EDS y deberá quedar como soporte el acta de calibración debidamente firmada por los participantes F 22 V.2 El retiro de combustible para calibración deberá realizarse utilizando únicamente el chip creado para tal fin. Cada vez que se realice la actividad de calibración deben instalarse los correspondientes sellos de seguridad y dejar registrada su numeración en el acta de calibración para evitar que en un futuro estos sean cambiados, sin la debida supervisión de calibración. A cada acta de calibración F.22 v_2.se debe adjuntar el reporte de Servipunto (extracto de cliente) en el cual se evidencien todos los retiros de combustible realizados por cada una de las mangueras. El administrador es responsable de asegurar el perfecto estado y conservación del equipo de calibración (SERAFIN) y en caso de cualquier golpe o abolladura éste deberá reportarse y ser recalibrado de inmediato El serafín deberá ser calibrado y/o certificado anualmente por un ente acreditado. En caso de tener algún golpe o abolladura después de la certificación este certificado pierde validez. En caso de identificar fugas en mangueras o surtidores y/o dispensadores deben ser reportadas en el campo de observaciones del acta de calibración F.22 v_2 La calibración debe realizarse en lo posible a la misma hora con el fin de no tener variaciones por el efecto de la temperatura. De acuerdo al decreto 1521 de 1998 del ministerio de minas y energía en su art. 30 El margen de calibración establecido por la norma API (American Petroleum Institute) es de más o menos siete (+ ó -7) líneas en relación con la línea cero (0) del serafín o calibrador de cinco (5) galones de capacidad; lo anterior, sin perjuicio de la responsabilidad que cada distribuidor minorista de combustible tiene –en todo tiempode mantener en perfecto estado de conservación, funcionamiento y debidamente calibrada , la unidad de medida de los surtidores y/o dispensadores. Sin embargo al realizar la calibración se debe confirmar con la Gerencia y/o dirección de la línea, la medida de calibración con el cual quedaran los equipos la cual por ninguna razón podrá ser inferior a -2 líneas. Es claro que prima en todo caso el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.

5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ID

1

2

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

RESPONSABLE

REGISTRO / DOC. REFERENC

Llene el serafín con combustible hasta su capacidad total con el fin de humedecerlo. Asegúrese de devolver el producto al tanque correspondiente para evitar contaminación del Auxiliar de producto y que el serafín quede totalmente vacío. F.22 v_2 mantenimiento Lea en la escala graduada del serafín el número de líneas entregadas por el surtidor y/o dispensador. Registre el dato en el campo de medidas del F.22 v_2 Lleve a ceros (0) la cantidad marcada en el surtidor y7o dispensador, programe el despacho de cinco (5) galones y Auxiliar de F.22 v_2 viértalos en el serafín con la pistola a su máxima tasa de flujo mantenimiento

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ID

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

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RESPONSABLE

REGISTRO / DOC. REFERENC

(rata de llenado).

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Lea en la escala graduada del serafín el número de líneas entregadas por el surtidor y/o dispensador, en exceso o en defecto (por encima o por debajo de la línea cero), registre el dato en el campo de medidas del F.22 v_2 Desocupe el serafín y repita lo señalado en el punto anterior pero con la pistola del surtidor parcialmente cerrada, para limitar el flujo. En este caso el llenado debe tomar aproximadamente un minuto. Determine si la manguera está descalibrado, esto es, si existen diferencias (en defecto o en exceso) entre las lecturas de las mangueras y el serafín

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F.22 v_2

Auxiliar de mantenimiento

De acuerdo al resultado de las medidas anteriores, retire los Auxiliar de sellos y calibre la manguera para dejarla en la medida mantenimiento autorizada por la Gerencia y/o Dirección de la línea. Repita el paso 2 y 3 para comprobar la calibración. En caso de Auxiliar de F.22 v_2 ser necesario repita el punto anterior. mantenimiento Coloque los sellos de seguridad y registre sus números en el F.22

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Auxiliar de mantenimiento

v_2 Verificación del precio: En la última prueba de la manguera, multiplique el volumen entregado por el precio unitario autorizado (tablero). Si el resultado no corresponde al precio marcado en el comprobante de venta para los cinco (5) galones, el surtidor o registradora del mismo tiene descalibrado el precio Registre en el F.22 v_2 la hora de finalización de la calibración, firme y recoja las firmas del administrador y del funcionario de control interno que realizaron el acompañamiento.

Auxiliar de F.22 v_2 mantenimiento

Auxiliar de mantenimiento

Auxiliar de F.22 v_2 mantenimiento

Recomendaciones que mejoran la confiabilidad de la calibración � � � �

No pisar las mangueras Cortar el exceso de guaya de los sellos una vez instalados Quebrar las mariposas de los sellos de seguridad El serafín debe quedar perfectamente nivelado para toma de medida

6. DOCUMENTOS ASOCIADOS � �

F.22 v_2 Acta de calibración surtidores de líquidos Decreto 1521 de 1998 del ministerio de minas y energía

7. CAMBIOS RESPECTO A LA VERSION ANTERIOR

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Se incluyeron políticas y condiciones generales y responsables de las actividades Se incluyeron recomendaciones para mejorar la confiabilidad de la calibración.

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