Captación y Organización de Eventos como Fórmula de Promoción Económica

EVALUACIÓN DE RESULTADOS

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EVALUACIÓN DE RESULTADOS 1.Seguimiento 2.Evaluación 3.Elaboración de la memoria 4.Monitorización de resultados online

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1. SEGUIMIENTO La labor del profesional no termina con la organización del evento Es necesario realizar un seguimiento durante la celebración del mismo, así como una evaluación a posteriori Esto nos dará la pauta para que la calidad de nuestro trabajo vaya en aumento.

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El SEGUIMIENTO implica una INSPECCIÓN directa y constante sobre CÓMO se está desarrollando el evento FIN/OBJETIVOS: que todo resulte conforme a las previsiones para poder resolver, de la mejor forma posible, cualquier problema que pueda surgir. Asegurar una perfecta coordinación de todos los elementos que intervienen en el desarrollo de un evento

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Aspectos que tienen que controlarse: Comprobar la distribución de la documentación Dar instrucciones y comprobar que todos cumplen con su cometido Cerciorarse de que los proveedores proporcionan puntualmente sus servicios Asegurarse de que todos los asistentes estén alojados

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Comprobar las salas, equipos audiovisuales, etc. Ocuparse de la adecuada recepción de los invitados en general, de los especiales, autoridades y personalidades Comprobar que se cumple puntualmente los programas Cuidar que los costes no sobrepasen lo presupuestado

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2. EVALUACIÓN DE RESULTADOS OBJETIVOS La hora de comprobar si los objetivos se han cumplido es cuando el evento finaliza. Los métodos para hacerlo son: – Describir las impresiones de los asistentes durante el evento. (Inconveniente??) – Conocer las opiniones de los dos grandes grupos de personas involucradas: los asistentes y los organizadores

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Objetivos muy distintos: Organizadores: evento bien organizado y libre de problemas Asistentes: buen programa, en un lugar complaciente Promotor: atraer el máximo posible de asistentes (para poder financiar el congreso) Expositores: atraer compradores etc

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El objetivo del organizador es intentar satisfacer en la medida de lo posible a todos ellos, para lo cual se deberá obtener la siguiente información: Si el acontecimiento respondió a las expectativas Detectar los aspectos que fueron bien realizados y aquellos no satisfactorios que pueden ser mejorados Sugerencias

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Cómo conseguirlo??? Realización de cuestionarios, encuestas. Con los datos obtenidos se procederá de la siguiente forma: - Analizar el resultado de las encuestas - Recoger todas las estadísticas posibles, para completar la información de las encuestas - Comparación de estos resultados con los de eventos/congresos anteriores

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Es importante la realización de una memoria, que deberá tener el mayor número de datos posibles. En cuanto a los organizadores, es importante que tras el evento/congreso se celebre una reunión con todas las partes que intervinieron en su organización.

Puesta en común: al objeto de obtener información sobre diferentes aspectos de la organización y la visión desde todos los puntos de vista.

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Es imprescindible evaluar los resultados en el aspecto económico, en el sentido de valorar si el presupuesto fue demasiado alto o bajo o si, por el contrario, fue el adecuado. Revisar cuidadosamente cada área de forma personalizada, para determinar con exactitud, dónde se presentó escaso (ponentes, equipos audiovisuales, material gráfico, actividades complementarias, restauración, etc…)

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ENCUESTAS Para evaluar la satisfacción de los asistentes, podemos realizarlo de numerosas formas, como por ejemplo: Distribuyendo impresos con los cuestionarios al principio de cada sesión y recogiéndolos al final de cada una. Realizando un gran cuestionario en el que el asistente pueda reflejar su opinión sobre cada una de las sesiones, que será recogido al final del evento.

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DISEÑO DE LOS CUESTIONARIOS El diseño de los cuestionarios es fundamental para obtener resultados útiles Los expertos recomiendan ofrecer una gama de respuestas en los propios cuestionarios tales como: muy bueno, bueno, regular, malo No se acotan las respuestas, sino que se introduce un criterio uniforme para su valoración, evitando una extensa variedad de respuestas que dificultaría obtener los datos y conclusiones. Los cuestionarios deben servir para obtener conclusiones que conduzcan a acciones concretas para corregir los posibles problemas detectados que producen bajos niveles de satisfacción.

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Las encuestas de satisfacción constituyen la herramienta mas utilizada por todas las empresas. Su eficacia depende de que el cuestionario esté bien elaborado, por lo que su objetivo es registrar lo mejor posible los sentimientos del cliente y no conseguir un simple listado de respuestas que no haya pensado. Deben conocerse cuáles son los aspectos que más preocupan a los clientes y en qué forma éstos pueden expresarse mejor.

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Desarrollo del contenido El desarrollo del cuestionario nos debe llevar a la valoración de una información concreta que se correlacione con las exigencias del cliente, teniendo en cuenta los siguientes pasos: Confección de las preguntas Selección del formato de respuestas Redacción de la introducción del cuestionario

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Confección de las preguntas Ser inequívocas: el encuestado debe ser capaz de entender perfectamente lo que se pregunta Ser concisos: intentando no cansar al encuestado Ser neutrales: ni positivos ni negativos

Selección del formato de respuestas Formato checklist: al cliente se le ofrecen dos posibles respuestas que son “si” o “no”. Formato tipo Likert: este formato da la posibilidad de elegir entre varios grados para su contestación, de los cuales el extremo bajo representa una respuesta negativa y el alto una positiva. Es más fiable que la de checklist por ser una escala con 5 opciones de respuesta.

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Ejemplo de respuestas del formato de tipo Likert

1º

Estoy en total desacuerdo 1

2º

Muy insatisfecho 1

3º

Muy deficiente 1

No estoy de acuerdo 2

No estoy de acuerdo ni en desacuerdo 3

Estoy de acuerdo 4

Estoy muy de acuerdo 5

Insatisfecho 2

Ni satisfecho ni insatisfecho 3

Satisfecho 4

Muy satisfecho 5

Deficiente 2

Ni deficiente ni correcto 3

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Bien/bueno 4

Muy bien/bueno 5

Redacción de la introducción del cuestionario El cuestionario debe ir presentado por una explicación del objetivo o propósito del mismo, lo que aumentará la percepción del cliente de que su opinión es importante y tenida en cuenta por nosotros. Se incentiva a que rellene el cuestionario. La explicación debe ir acompañada también por las instrucciones necesarias para su cumplimentación.

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Se puede solicitar al encuestado algunas variables sociodemográficas como edad, sexo, u otras. Pero sin ser demasiado comprometidas y de número no muy elevado. Debe incluirse también el agradecimiento al encuestado por su colaboración prestada, dejando al final un apartado donde el cliente pueda expresar sugerencias para obtener opiniones diversas sobre la calidad del servicio que se le ha ofrecido.

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ELABORACIÓN DE UNA MEMORIA La realización de la memoria es probablemente el elemento más importante para la evaluación de los resultados.. Los datos que debe contener la memoria son: Antecedentes Comités, Secretarías y otros órganos Convocatoria y Difusión del evento/congreso Datos de la organización Gabinete de prensa Documentación Estadísticas

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Antecedentes Se realizará un análisis de los eventos/congresos realizados previamente por la misma organización, destacando los aspectos relevantes que rodearan la decisión de la realización del próximo evento/congreso y la elección de su sede: Cuáles fueron las ciudades candidatas Por qué se eligió la ciudad donde se ha realizado el actual Cómo y cuándo se acordó la constitución del nuevo comité organizador para el siguiente evento/congreso Miembros designados para dicho comité Reuniones habidas para la organización del nuevo evento/congreso y sus resultados

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Comités, secretarías, y otros órganos Se relacionarán todos los órganos constituidos en relación con la organización del evento/congreso, como pueden ser: Comité organizador del nuevo congreso Comité local organizador Comité científico Secretaría técnica o secretaría del congreso: se deben comentar todas las incidencias, comenzando por la fecha en que comenzó su actividad, el lugar o los lugares en los que estuvo instalada, las consultas que atendieron, los horarios de atención al público, etc.

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Convocatoria y difusión del Evento/Congreso Los datos mas importantes que deben figurar en este apartado son: La fecha en la que se hizo pública por primera vez la convocatoria del Congreso/Evento Cómo se llevó a cabo su divulgación y a través de qué medios Cómo se hizo la presentación oficial Todos aquellos aspectos que se estimen oportunos en relación con la convocatoria y difusión del congreso/evento

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Datos de la Organización Reflejando todos los datos referidos al personal que llevó a cabo alguna labor en el congreso/evento, haciendo alusión en cada uno de ellos a los puestos concretos que ocuparon: - Personal al servicio de la organización oPersonal de la secretaría general oPersonal de la administración oPersonal de protocolo oPersonal de medios técnicos - Medios de comunicación

- Viajes - Interpretes y traductores, etc.

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Documentación Es importante llevar un control sobre la documentación que se entrega, información que debe incluir los obsequios. Es necesario dejar constancia tanto del contenido como de la cantidad de la documentación y todo el material que le sea entregado al congresista/asistente

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Estadísticas: Las estadísticas del congreso/evento suponen una de las herramientas más útiles en la evaluación de los resultados. Deben recoger cifras de todos los aspectos que rodean al congreso/evento e irán recogidas en la memoria. Estos aspectos son:

-Personas oMiembros tanto del comité organizador como del comité local organizador oPonentes oInvitados oCongresistas oAcompañantes oRepresentantes de instituciones oficiales

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oRepresentantes de instituciones oficiales oRepresentantes de instituciones privadas oCancelaciones oProcedencia de los participantes oNúmero de hombres y mujeres oEdades oNúmero de congresistas por idioma solicitado

-Actos Relación de actos sociales en torno al Congreso/evento: recepciones, conciertos, cenas, fiestas, inauguración, etc., junto con el número de asistentes a cada uno de ellos, diferenciando el número de congresistas del de acompañantes. Número y tipos de sesiones del congreso/evento, así como número de asistentes a cada uno de ellos, si es posible.

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-Transportes oMedios de transportes utilizados por los visitantes para sus desplazamientos desde los lugares de origen hasta la ciudad donde se celebra el congreso oTransportes utilizados por los congresistas en sus traslados desde los hoteles hasta la sede del congreso oMedios de desplazamiento utilizados por los congresistas y sus acompañantes en el tiempo libre durante su estancia

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-Otros oMaterial repartido (fotocopias, folletos, programas, carpetas, bolígrafos, etc.) oPresencia de los medios de comunicación oNúmero y tipos de hoteles donde se alojaron los congresistas oNúmero y tipos de sala utilizadas oEquipamiento utilizado (montaje, sillas, mesas, etc.) oEquipos audiovisuales utilizados oEtc.

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4. Monitorización de resultados: transformación de resultados en información útil para la organización Las encuestas y todas aquellas acciones realizadas para obtener información sobre la satisfacción del cliente, deben llevarnos a acciones concretas. Aquellos cuestionarios que se limitan a recopilar información no son en nada útiles, si de ellos no obtenemos conclusiones que nos faciliten soluciones de mejora.

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Transformación de Resultados en información útil para la organización Una vez que tengamos los resultados de las encuestas, nos dispondremos a extraer las conclusiones. Los resultados de las investigaciones deben aportarnos, como mínimo, un conocimiento del grado medio de satisfacción de los clientes, así como de aquellos aspectos mejorables del producto o servicio prestado y de los errores cometidos, en su caso.

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El análisis de estos datos deberá permitir conocer los siguientes aspectos acerca de nuestro producto o servicio: Aspectos bien evaluados por los clientes Aspectos que en su opinión son mejorables Cualidades del producto o servicio que el cliente valora más y, por tanto, más influyen en la percepción de la calidad por parte del cliente, es decir, en el resultado final del producto o del servicio

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En caso de problemas de insatisfacción, reflejados a través de quejas e incluso reclamaciones, el estudio deberá permitirnos localizar dónde se originan los fallos, para poder aportar las soluciones. Junto a un mejor conocimiento de la opinión de los clientes sobre nuestros productos o servicios, el análisis de la pérdida de clientes y sus causas deberá aportarnos otros datos importantes que igualmente debemos saber interpretar, al objeto de poner en marcha los planes de acción necesarios para evitar la pérdida.

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Ente los datos que el análisis de la pérdida de clientes debe aportar, pueden citarse los siguientes: oCuantificar la cantidad de clientes perdidos y de los que mantiene la empresa oDefinir con claridad las causas de la pérdida de clientes oEstimar qué utilidades deja de percibir cuando se pierde a un cliente oCuánto cuesta reducir la cantidad de clientes que se pierde

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Los resultados de estos estudios (tanto de la satisfacción, como de la insatisfacción o de la pérdida de clientes) también pueden indicar cómo rentabilizar el producto o servicio obteniendo la máxima calidad, ya que la orientación de la empresa al cliente implica ofrecer un producto a medida de la demanda. El objetivo de dichas medidas será aumentar la satisfacción de sus clientes, la calidad final de su producto o servicio y, como consecuencia, su competitividad en el mercado.

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¡¡¡MUCHAS GRACIAS!!!

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